MENINGKATKAN STRATEGI, OPERASI, DAN TEKNOLOGI PADA PT. MEGA DAYA DENGAN MENGGUNAKAN METODE ENTERPRISE ARCHITETURE Mika Dwirani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Reza Ardianto Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract TUJUAN PENULISAN, ialah menganalisis proses bisnis dan kebutuhan strategi perusahaan dan membuat perencanaan strategi, operasi dan teknologi yang sesuai untuk mendukung tercapainya visi dan misi perusahaan. M ETODOLOGI ANALISA yang digunakan dalam penelitian ini antara lain adalah metode pengumpulan data berupa wawancara dengan pihak perusahaan dan survey ke perusahaan langsung. HASIL YANG DICAPAI dari penelitian ini adalah meningkatkan nilai kompetitif perusahaan secara maksimal dengan melihat dari kelemahan yang dimiliki perusahaan. Kekuatan yang sekarang dimiliki perusahaan belum bisa secara penuh mendukung strategi perusahaan. SIM PULAN yang didapatkan adalah PT. M ega Daya harus meningkatkan strategi perusahaan dengan menggunakan enterprise architecture agar mampu bersaing dengan perusahaan lainnya. Dukungan dari pihak-pihak perusahaan sangat diperlukan guna mewujudkan hal tersebut dan diharapkan dengan diterapkannya enterprise architecture dalam perusahaan dapat menciptakan keunggulan di masa mendatang.
Kata Kunci: strategi, enterprise architecture, current, future.
1. Introduction Perkembangan industri jasa perbaikan mesin berat dewasa ini semakin dibutuhkan dan bisa dikatakan semakin meningkat, hal itu karena adanya permintaan perbaikan mesin-mesin berat yang digunakan perusahaan-perusahaan sebagai mesin yang digunakan untuk menjalankan bisnis utama mereka terlalu mahal untuk melakukan investasi mesin baru. Selain itu alasan mengapa industri jasa perbaikan masih akan meningkat dalam beberapa tahun kedepan Penggunaan teknologi informasi pada suatu perusahaan mengalami pertumbuhan yang semakin pesat serta memunculkan persaingan bisnis yang besar di antara perusahaan lainnya. Selain itu munculnya inovasi-inovasi baru dalam bidang teknologi, menciptakan sebuah teknologi informasi yang dapat mendukung sebuah perusahaan dan juga memperhatikan proses bisnisnya agar mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. Oleh karena itu perusahaan yang ingin memajukan perkembangan bisnisnya diharapkan dapat mengintegrasikan antara strategi bisnis, alur informasi dan sumber daya teknologi yang menunjang harapan perusahaan agar dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan tersebut. Dalam pencapaian strategi bisnis, dibutuhkan strategi dalam menangani Enterprise Architecture, karena EA merupakan salah satu bagian dari strategi bisnis untuk mencapai tujuan perusahaan. Demikian juga halnya dengan PT. M ega Daya merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa perbaikan electrical rotating untuk industri manufaktur, kimia, pertambangan, dan juga untuk generator pembangkit daya lokal. Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang jasa perbaikan electrical rotating, PT. M ega Daya menyadari bahwa penerapan EA memerlukan keunggulan sistem dan teknologi informasi dalam mendukung kinerja bisnisnya. M aka untuk menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompetitif perencanaan strategi bisnis bagi perusahaan merupakan salah satu solusi yang dapat membantu perusahaan dalam pencapaian target perusahaan.
2. Management Plan 2.1 EA Program Management 2.1.1 Governance and Principles EA Program yang dilakukan pada PT. M ega Daya bertujuan untuk melakukan perubahan atau perbaikan pada proses bisnis perusahaan dengan cara merubah beberapa kegiatan dari PT. M ega Daya yang sebelumnya menjadi kelemahan dalam persaingan di industri yang serupa. Dan juga mencoba mengusulkan penggunaan teknologi informasi yang dapat lebih efektif dalam membantu kegiatan di setiap divisi perusahaan. Dalam tim EA Program, manajemen perusahaan sepakat menunjuk president director sebagai pemimpin eksekutif pada program EA, dan beberapa manager yang terkait, untuk siap dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, selain itu karena perusahaan memiliki keterbatasan dalam kompetensi yang dimiliki oleh para karyawan, maka perusahaan sepakat untuk melakukan kerjasama kepada konsultan IT untuk mengisi beberapa posisi dalam EA Program seperti system analyst, data architect dan juga webmaster. Untuk waktu yang kerja tim EA program ini akan memakan waktu dari satu sampai tiga tahun kedepan.
2.1.2 Support for Strategy and Business Dukungan EA program dalam startegi dan bisnis pada PT. M ega Daya ialah untuk membantu strategi bisnis agar lebih menuju kepada visi dan misi yang dimiliki perusahaan, dengan menggunakan teknologi informasi yang diharapkan dapat membantu dari proses aktivitas bisnis pada bagian workshop, personalia dan keuangan dalam perusahaan. Selain itu diharapkan dapat
merubah budaya kerja dari perusahaan yang selama ini kurang tertata dengan baik.
2.1.3 EA Roles and Responsibility Tugas dan tanggung jawab tim EA dalam pelaksanaan EA program pada PT. M ega Daya telah menunjuk president director sebagai sponsor dan juga pengambil keputusan dalam EA program. Dalam rangka pengidentifikasian kebutuhan sistem dan perubahan proses bisnis yang akan dibuat, yang bertanggung jawab adalah para manager dimasing-masing divisi (workshop manager, personnel manager dan finance manager). Untuk posisi system analsyt, data architect dan webmaster, perusahaan memutuskan untuk menggunakan jasa konsultan
yang nantinya
akan bertugas untuk menyediakan analisis yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem informasi. Untuk Programmer dipercayakan oleh bagian IT perusahaan hal ini untuk memperkecil pengeluaran biaya EA program. Dan yang terakhir juga EA program ini juga melibatkan para pengguna akhir dari sistem tersebut ialah para pekerja, gunanya untuk mengetahui umpan balik langsung dari sistem yang digunakan oleh para pekerja kedepanya. Tabel 2.1 EA Roles and Responsibility EA Team Position President director Division Manager System analyst Data Architect
EA Team Role EA Responsibility Sebagai pimpinan eksekutif M emberikan sponsor dalam dan pengambil keputusan pensuksesan program EA. Untuk mengidentifikasi dan M engidentifikasi kebutuhan memutuskan kebutuhan IS di masingsistem. masing bagian. M enyediakan analisis sistem dan Analysis dan design design yang dibutuhkan perusahaan. M enyediakan analisis terhadap Analysis dan design penyatuan database.
Webmaster
Website support
IT Staff
Programmer
End-User Representative
M engidentifikasi pengguna sistem
Dapat melakukan customization sistem manajemen perusahaan menjadi berbasis website. M embuat dan memodifikasi source code sistem aplikasi perusahaan. M elakukan identifikasi kebutuhan kebutuhan pengguna terhadap sistem yang akan dirancang untuk membantu para staff
2.1.4 EA Program Budget Dalam beberapa tahun kedepan perusahaan memerlukan teknologi untuk mengembangkan bisnis perusahaan. Perusahaan akan mengembangkan sebagian teknologinya yang dirasakan perlu untuk kemajuan bisnis perusahaan, seperti: •
Tahun Pertama ¾ Penerapan CCTV, ini difungsikan untuk keamanan perusahaan dalam menjaga kecurangan para karyawan di workshop. ¾ Penggunaan absensi sidik jari berfungsi untuk seluruh karyawan agar lebih disiplin dan memaksimalkan budaya perusahaan. ¾ Penyediaan server, ini difungsikan untuk penyimpanan data perusahaan agar bisa diintegrasikan keseluruh bagian perusahaan. ¾ M engganti M icrosoft office 2003 menjadi M icrosoft office 2007 sebagai standar office perusahaan. ¾ M engembangkan sistem informasi Attendance & Payroll Management System. (integrasi Sistem informasi Absensi dan Sistem Informasi penggajian) ¾ M embuat Time sheet workshop system dan juga sistem informasi workshop Perkiraan biaya yang dugunakan untuk EA program pada tahun yang
pertama sebagai berikut : Tabel 2.2 Program Budget Tahun Pertama 2012
Rate
Satuan
1 Enterprise Architecture 1.1 System analyst
Biaya pembelian
-
Rp 800.000 /hari Rp 400.000 /hari
1.2 Data Architect
Estimasi pengerjaan
Total biaya Rp 20.000.000
15 hari
Rp 12.000.000
20 hari
Rp 8.000.000
2 Infrastructure
Rp 42.000.000
2.1 Pemasangan 2.2 2.3 2.4 2.5
CCTV 8 camera Absensi sidik jari Server HP ProLiant M L150G6-131 Windows server 2010 M icrosoft office 2007
Rp 9.000.000
Rp 9.000.000
Rp 3.000.000
Rp 3.000.000
Rp12.000.000
Rp 12.000.000
Rp8.000.000
Rp 8.000.000
Rp10.000.000
3 lain-lain 3.1 Pelatihan
Rp 3.000.000 Rp3.000.000 Rp 3.000.000
Total
Rp 65.000.000
•
Tahun Kedua ¾ M erubah sistem yang ada sebelumnya yaitu sistem informasi Attendance & Payroll
Management System dan time sheet workshop system
menjadi OrangeHRM System yang berbasis web. ¾ M engembangkan sistem sebelumnya yaitu sistem infomasi gudang, sistem informasi pengadaan barang dan sistem informasi keuangan menjadi sistem informasi penyimpanan dan pengadaan barang yang telah di integrasikan dengan finance didalamnya. Perkiraan biaya yang digunakan untuk EA program pada tahun yang pertama sebagai berikut :
Tabel 2.3 Program Budget Tahun Kedua 2013
Rate
1 Enterprise Architecture 1.1 System analyst 1.2 Data Architect
1.3 Webmaster
Satuan
Rp1.200.000 /hari Rp600.000 /hari Rp500.000 /hari
Estimasi pengerjaan
Biaya pembelian
Total
10 hari
Rp34.000.000 Rp12.000.000
20 hari
Rp12.000.000
20 hari
Rp10.000.000
2 Infrastructure
Rp0
3 lain-lain
Rp5.000.000
3.1 Pelatihan
Rp3.000.000
Total
Rp3.000.000 Rp37.000.000
• Tahun Ketiga ¾ M erubah sistem lama yaitu sistem informasi penyimpanan dan pengadaan barang menjadi OpenBravo ERP yang berbasis web application. Perkiraan biaya yang dugunakan untuk EA program pada tahun yang pertama sebagai berikut : Tabel 2.4 Program Budget Tahun Ketiga 2014 1
Rate
Satuan
Enterprise Architecture 1.1 System analyst 1.2 Data Architect 1.3 Webmaster
Rp900.000 /hari Rp700.000 /hari Rp600.000 /hari
Estimasi pengerjaan
Biaya pembelian
Total
10 hari
Rp31.500.000 Rp9.000.000
15 hari
Rp10.500.000
20 hari
Rp12.000.000
2
Infrastructure
Rp0
3
lain-lain
Rp3.000.000
3.1 Pelatihan
Rp3.000.000
Total
Rp3.000.000 Rp34.500.000
Perkiraan biaya yang akan dikeluarkan untuk investasi penggunaan teknologi informasi pada EA program selama 3 tahun akan mengeluarkan biaya sebesar Rp.136.500.000.
2.1.5 EA Program Performance Measu res Pengukuran performa dari EA program dapat dilakukan dengan cara melihat dan mengukur apakah hasil dari program tersebut telah efektif dan efesien, selain itu juga konsistensi dari EA program serta tujuan yang ingin dicapai dalam penggunaan EA program.
2.2 EA Current Architecture Summary 2.2.1 Strategic Goals and Initiatives Dari strategi dan tujuan perusahaan yang sudah dibuat, dalam penerapannya sudah berjalan dengan baik dengan memberikan pelayanan sesuai visi dan misi perushaan. Untuk mencapai strategi perusahaan, seluruh karyawan harus mengikuti prosedur perusahaan yang sudah ada. Tabel 2.5 Strategy Goals and Initiatives Summary
Dari proses bisnis yang berjalan sekarang dan prosedur yang ada, dibuat untuk mencapai visi dan misi perusahaan yang menjadi tujuan perusahaan akan terus ditingkatkan lagi pelayananya seperti memperluas wilayah service melalui website serta meningkatkan kualitas hasil service agar dapat memperoleh kepercayaan dari pelanggan.
2.2.2 Business Service and Information Flows Dari proses bisnis yang sedang berjalan dengan yang akan diusulkan tidak jauh berbeda, karena proses bisnis yang sebelumnya sudah baik, hanya saja cara pengiriman data dan informasinya masih terbilang memakan waktu lama karena belum terintegrasi dengan sistem. Dalam pengusulan yang diajukan di proses bisnis perusahaan semua bagian dapat terhubung langsung dengan LAN agar mencapai kinerja yang efektif. Dengan langkah penambahan komputer pada bagian tertentu dan adanya sistem absensi yang akan terhubung langsung dengan bagian HRD. Untuk teknisi yang sedang dinas luar (outside) dapat terus meng-update dengan diadakanya aplikasi yang akan terhubung langsung dengan perusahaan yang menggunakan jaringan internet.
2.2.3 Systems and Applications Jaringan yang ada di PT. M ega Daya telah terhubung dengan sistem yang terdapat di lantai 1, yang mana dalam pembuatan dan pengiriman form, bagian admin workshop dapat mengambil / mengirim data dari technical advisor dan general manager yang diberikan sesuai bagiannya.
2.2.4 Technology Infrastructure Jaringan yang berada di perusahaan terbagi 3 divisi yaitu personnel, finance, dan service. Divisi service terletak dilantai 1 yang telah terkoneksi dengan LAN dan divisi finance dan personnel terletak di lantai 2. Setiap divisi dapat mencetak file yang diperlukan ke 1 printer (ethernet printer) yang terhubung dengan switch yang terletak dilantai 1.
2.2.5 IT Security Jenis security yang dijalankan sekarang belum berbasis IT masih secara fisik seperti satpam. Dalam perencanaan yang diusulkan pengamanan perusahaan beserta data perusahaan, telah memilih beberapa jenis IT Security seperti technical, detection system, access control, physical control, formal control, informal control, dan industry standard. Dengan cara perencanaan pengeluaran budget yang diperlukan untuk pemenuhan IT security yang telah diusulkan.
2.2.6 EA Standards Teknologi yang digunakan oleh perusahaan sudah cukup menunjang kinerja perusahaan dalam menjalankan bisnis perusahaan untuk mencapai tujuan / strategi perusahaan. Untuk menunjang kinerja perusahaan, persiapan yang diperlukan yaitu pemeriksaan spesifikasi hardware dan software yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan perencanaan teknologi yang akan digunakan dalam beberapa tahun kedepan untuk menunjang bisnis perusahaan agar mencapai tujuan / strategi perusahaan.
2.2.7 Workforce Requirement Dalam perekrutan karyawan di PT. M ega Daya, telah mengikuti peraturan perusahaan seperti, penempatan karyawan sesuai keahlian dan keterampilan di bagian yang dibutuhkan. Untuk meningkatkan rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan, dimulai dari pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tepat, diterapkannya budaya perusahaan untuk seluruh karyawan, dan pemasangan visi, misi, dan strategi perusahaan ditempat yang sering dilihat seluruh karyawan agar terus bekerja sama untuk mencapai strategi perusahaan.
2.3 EA Future Architecture Summary 2.3.1 Future Operating Scenario Operating Scenario yang diusulkan untuk masa depan ialah dengan merubah sebagian komponen dari operasi binis sesuai dengan tujuan dari perusahaan, hal ini didasarkan dari peluang – peluang yang muncul untuk menjalani bisnis dalam satu hingga tiga tahun kedepan. Selain itu juga karena penggunaan
teknologi informasi untuk
mendukung operasional bisnis
perusahaan yang digunakan dapat membantu organisasi untuk mempercepat pekerjaan, mengurangi human error dan dapat mendisiplinkan kinerja para pekerja. Contohnya nyata dalam perusahaan terhadap budaya kerja yang berjalan jika diubah dengan menggunakan teknologi yang lebih maju seperti, pada PT. M ega Daya yang sedang berjalan proses absensi karyawan menggunakan barcode tetapi hal itu dirasakan kurang efektif dalam kedisiplinan para karyawan, banyak terjadi praktek menitip absen pada karyawan lain
padahal karyawan tersebut datang terlambat, maka perubahan harus dilakukan dengan menggunakan teknologi yang dapat menghilangan budaya kerja seperti itu dengan menggunakan mesin absensi sidik jari yang di padukan dengan sistem penggajian. Jadi bagian personalia dapat secara langsung dapat memantau kehadiran karyawan dan
juga dapat langsung mengetahui
penghasilan yang didapatkan oleh karyawan dalam satu bulan.
2.3.2 Planning Assumptions Planning assumption untuk mengusulkan yang sebelumnya menjadi masalah dan kendala dalam bisnis perusahaan
PT.M ega Daya untuk
menghadapi tantangan yang ada dimasa depan yaitu sebagai berikut : PT. M ega Daya harus melakukan regenerasi pekerja dengan melakukan perekrutan
karyawan
yang berumur
lebih
muda tetapi tetap
harus
mempertahankan beberapa pekerja yang berpengalaman dalam pekerjaan untuk menjadi penasihat bagi para pekerja junior. Dan pada perencanaan jangka panjang yang masih berhubungan dengan solusi yang diusulkan diatas ialah penggunaan Knowledge Mangement System agar ada panduan pekerjaan yang bertujuan agar kualitas yang dihasilkan tidak akan berubah-ubah. Tentu saja hal itu sejalan dengan visi perusahaan yang telah ditetapkan sebagai arah perusahaan satu sampai tiga tahun kedepan. Terkait dengan peningkatan kualitas service yang harus terus meningkat pada PT. M ega Daya untuk melakukan persaingan oleh para pesaing sejenis maka usulan yang selanjutnya ialah dengan mempergunakan mesin bantu pekerjaan yang up to date, yang memiliki kemampuan yang lebih besar dan banyak. Penambahan sumber daya manusia juga harus dilakukan oleh
perusahaan agar pekerja yang ada disatu posisi tidak terjadi penumpukan pekerjaan, jadi karyawan dapat lebih fokus dengan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawab di masing-masing posisi. Untuk mempercepat dalam mengetahui atau memonitor progress perbaikan yang sedang dikerjakan oleh para pekerja, baik yang dilakukan di workshop maupun diluar workshop, perusahaan diusulkan membuat suatu sistem untuk membantu proses-proses yang terlibat didalamnya seperti penggunaan sistem human resource mangement (HRM ) yang berbasis web. Dengan ini diharapkan para pemimpin bagian yang bertanggung jawab dapat dengan cepat memberikan keputusan, penugasan dan umpan balik dari para pekerjanya walaupun tidak bertatap muka secara langsung.
2.3.3 Updating Current & Future Views •
Goal & Initiative Terdapat strategi yang bisa digunakan untuk pencapaian tujuan perusahaan kedepan, hal itu muncul dari analisis SWOT yang telah dilakukan pada PT. M ega Daya. dengan kata lain perusahaan harus melakukan strategistrategi di setiap tahunnya agar dapat memanfaatkan peluang dan ancaman yang muncul pada industri yang serupa.
•
Product & Service Adanya beberapa perubahan dari proses aktifitas perusahaan karena dampak
dari penggunaan
teknologi
informasi
dalam
membantu
operasional perusahaan agar menjadi lebih efektif. •
Data & Information Pada bagian data dan informasi juga terdapat perubahaan yang terjadi
untuk arsitektur di masa depan, hal itu karena ada beberapa penyimpanan data dan informasi pada PT. M ega Daya yang masih berbentuk fisik kertas/form yang dapat memunculkan resiko yang besar seperti lama dalam pencarian data tersebut jika diinginkan, hilang, rusak dan lain-lain. untuk itu seperti yang diusulkan kedepannya akan dirubah menjadi data digital dari output sistem informasi yang diusulkan untuk perusahaan. •
System & Application Pada sistem dan aplikasi banyak terjadi perubahan yang harus dilakukan untuk membantu fungsi-fungsi dalam perusahaan dalam melakukan pekerjaanya. Adapun sistem yang telah digunakan pada saat ini tetapi sistem tersebut belum seluruhnya dapat terhubung dengan bagian atau proses yang saling berkaitan. Jadi penambahan yang diusulkan pada sistem dan aplikasi bertujuan untuk melakukan integrasi dan pengurangan jumlah sistem yang ada pada PT. M ega Daya tetapi tidak mengurangi fungsi-fungsi dari sistem yang sebelumnya.
•
Networks and Infrastructure Pada bagian network & infrastucture terjadi penambahan yang harus dilakukan untuk mendukung sistem informasi yang diusulkan untuk tiga tahun kedepan. Seperti membeli server untuk penyimpanan data yang diperlukan. selain itu juga pembaharuan infrastruktur dekstop komputer pada bagian yang telah tertinggal dalam spesifikasi komputer.
•
Security Pada bagian keamanan telah diusulkan penambahan pada keamanan fisik oparsional perusahaan maupun keamanan dalam penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan.
2.3.4 Sequencing Plan Berikut ini merupakan skema rencana berkelanjutan pada PT. M ega Daya, pada Q1 sampai Q2 adalah sistem yang telah digunakan oleh perusahaan, selanjutnya Q2 sampai Q5 adalah usulan sistem yang dapat digunakan oleh PT. M ega Daya untuk menghadapi persaingan kedepan.
Gambar 2.1 Sequencing Plan usulan Penjelasan sequencing diagram: •
Q2 – Q3 Tahun 1 (2012) Usulan yang diberikan pertama adalah penyatuan atau integrasi Attendance and Payroll Management System yang didukung dengan teknologi absensi sidik jari, sistem ini untuk membantu personalia dalam melakukan perhitungan gaji karyawan sesuai dengan kehadiran mereka dan komponen lain dalam satu bulan. Kedua, melakukan pengadaan server untuk gudang
penyimpanan data yang sebelumnya berada dimasing-masing komputer. Ketiga, membuat Time sheet system untuk membantu para level manager melihat
kinerja para bawahnya,
kemudian
dapat
secara langsung
memerintahkan apa yang harus dikerjakan oleh karyawan dan juga dapat melihat status progress dari pekerjaan yang memiliki waktu deadline. Keempat, membuat sistem workshop untuk membantu para pekerja untuk mengetahui apa saja yang harus dilakukan dalam penanganan pekerjaan sesuai dengan model mesin yang dihadapi pada saat penanganan service. •
Q3 – Q4 tahun 2 (2013) Usulan pada tahun kedua, pertama adalah menggunakan sistem yang berbasis web aplikasi bernama OrangeHRM System, sistem ini akan menggantikan dua sistem sebelumnya yaitu Attendance and Payroll Management System dan Time sheet system, alasan dari penggantian sistem tersebut karena HRM system memiliki fitur dari kedua sistem sebelumnya, dan HRM system ini berbasis web aplikasi yang memiliki Licenses opensource, jadi pengeluaran biaya yang akan dikeluarkan perusahaan hanya pada biaya kostumisasi modul HRM system sesuai dengan proses yang berjalan di perusahaan. Kedua, melakukan integrasi terhadap tiga sistem awal yaitu sistem informasi gudang, sistem informasi pengadaan barang dan juga sistem informasi keuangan. Selain melakukan integrasi ketiga sistem awal, sistem yang baru ini juga melengkapi modul-modul yang sebelumnya belum ada.
•
Q4 – Q5 tahun 3 (2014) Pada tahun ketiga usulan untuk perusahaan ialah menggunakan Knowledge Management System dan OpenBravo ERP application yang berbasis web
dan juga memiliki license opensource. Dalam usulan penggunaan Knowledge Management System dan OpenBravo ERP ini dapat dilakukan pada tahun ketiga karena kebutuhan akan sistem ini belum begitu terasa pada 1-2 tahun kedepan, tetapi untuk waktu kedepan sistem ini akan membantu perusahaan dalam terus bersaing dalam persaingan yang global.
2.3.5 Configuration Management Berikut ini configuration management dalam penerapan EA di dalam perusahaan :
Gambar 2.2 Configuration Management
2.4 EA Glossary and References •
Enterprise Suatu area tempat segala aktivitas dan tujuan-tujuannya dalam suatu organisasi atau antara beberapa organisasi dimana informasi dan sumber daya lainnya saling bertukar data dan berinteraksi.
Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture. •
Enterprise Architecture Suatu profesi dan praktek manajemen yang didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara membuat perusahaan tersebut secara keseluruhan
mengintergrasikan
strategi,
praktek-praktek
bisnis
alur-alur
informasinya dan sumber daya teknologinya. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture. •
Current View Sebuah EA artefak yang mewakili komponen EA atau proses yang saat ini ada dalam perusahaan. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture.
•
Future View Sebuah EA artefak yang mewakili komponen EA atau proses yang belum ada dalam perusahaan untuk masa mendatang. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture.
.
3. Conclusion Kesimpulan dalam lingkup enterprise architecture yaitu pada strategi perusahaan masih dapat digunakan sebagai acuan perusahaan dalam menjalankan bisnis untuk menghadapi ancaman dan peluang yang ada, hanya saja dalam penggunaan teknologi harus ditingkatkan untuk mendukung segala proses yang ada ditiap lini yang terlibat. Tetapi juga harus memperhatiakan kemampuan perusahaan dari segi financial dalam melaksanakan program enterprise architecture untuk mengintegrasikan sistem yang belum dan yang sudah tersedia pada PT. M ega Daya. M aka sistem yang diusulkan pada bab yang sebelumnya ialah
mengadakan sebuah sistem yang menggunkan License Open Source mengurangi pengeluaran dana yang cukup besar ketimbang perusahaan harus melakukan pembuatan sistem yang membutuhkan penggunakan license.
References Bernard, S. A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture (2nd Edition ed.). Blooming, IN: Author House. M cLeod, R. J. (2004). Sistem Informasi Manajemen (Edisi 8 ed.). Jakarta: Indeks. O'Brien, J. A. (2005). Intoduction to Information Systems (12th Edition ed.). New York: Higher Education.
ENHANCING STRATEGIES, OPERATIONS, AND TECHNOLOGY AT PT. MEGA DAYA BY THE ENTERPRISE ARCHITETURE METHOD Mika Dwirani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Reza Ardianto Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract PURPOSE OF WRITING, is to analyze business processes and needs of corporate strategy and strategic planning, operations and technology appropriate to support the achievement of the vision and mission. M ETHODOLOGY ANALYSIS used in this study include data collection methods of interviews and surveys with the company to the company directly. The result of this research is to increase the maximum value of the company competitive with the view of the company's weaknesses. Power that is now owned companies can’t fully support the company's strategy. CONCLUSION obtained is PT. M ega Daya should increase the company's strategy of using enterprise architecture to be able to compete with other companies. Support from corporate parties is necessary in order to achieve this goal and is expected with the implementation of enterprise architecture within a company can create advantages in the future.
Kata Kunci: strategy, technology, enterprise architecture, current, future.
1. Introduction Development of heavy machinery repair services industry today is increasingly required and can be increased, it is because of the demand for repairs of heavy machinery companies are used as a machine used to run their main business is too expensive to invest in new machinery. M oreover the reason why the repair service industry will increase in coming years. Use of information technology in a company experiencing rapid growth and increasing competition led to a large business among other companies. Besides the emergence of new innovations in technology, creating an information technology that can support a company and also pay attention to business processes in order to achieve corporate goals and objectives. Therefore, companies that want to promote business growth is expected to integrate the business strategy, the flow of information and technology resources that support the company's expectations in order to improve the company's competitive advantage. The achievement of business strategy, a strategy is needed in dealing with Enterprise Architecture, as EA is one part of the business strategy to achieve corporate objectives. Similarly, PT. M ega Daya is a company engaged in rotating electrical repair services for industrial manufacturing, chemical, mining, and also to the local power generators. As a company engaged in rotating electrical repair services, PT. M ega Daya EA needs to realize that the application of excellence in information technology and systems support business performance. Then to face the competition of an increasingly competitive business plan for the company's business strategy is one solution that can help the company in achieving its targets.
2. Management Plan 2.1 EA Program Management 2.1.1 Governance and Principles EA Program conducted at PT. M ega Daya aims to make changes or improvements in business processes by changing some of the activities of PT. M ega Daya which had been the weakness in a similar competition in the industry. And also try to propose the use of information technology can be more effective in helping activities in each division of the company. In the EA program team, the management company president agreed to appoint an executive director as the leader of the EA program, and some managers are concerned, to be ready with the duties and responsibilities of each, but it's because the company has its limitations in the competency of the employees, then companies agreed to cooperate to the IT consultants to fill several positions in the EA program as system analyst, data architect and webmaster. For a program EA team work and it will take from one to three years.
2.1.2 Support for Strategy and Business EA support in strategy and business program at PT. M ega Daya business strategy is to help make it more toward the vision and mission of companyowned, with the use of information technology is expected to help from the business activity on the part of the workshop, personnel and finance within the company. In addition it is expected to change the work culture of the company that is less well ordered.
2.1.3 EA Roles and Responsibility Duties and responsibilities in the implementation of the EA team program at PT. M ega Daya has been appointed president director as a sponsor and also decision makers in the EA program. In order to identify the needs of the system and business process changes to be made, which is responsible for the manager in each of the divisions (workshop manager, personnel manager and finance manager). To position analsyt system, data architect and webmaster, the company decided to use the services of consultants who will be tasked to provide the analysis required in the manufacturing information system. For the Programmer entrusted by the IT companies to minimize this expenditure EA program. And the latter also EA program also involves the end users of such systems is that the workers, good to know the direct feedback of the system used by workers in the future. Tabel 2.1 EA Roles and Responsibility EA Team Position President director Division Manager System analyst Data Architect Webmaster IT Staff End-User Representative
EA Team Role EA Responsibility The chief executive and Realize the program sponsor in EA decision-makers. Identify the needs of the To identify and decide on the needs system. of IS in each section. Provide systems analysis and design Analysis and design required the company. Provide an analysis of the union Analysis dan design database. enterprise Customization based Website support management system into the website. Create and modify the source code Programmer system enterprise applications. Identifying the needs of users of the Identify the needs of system system to be designed to assist the users staff
2.1.4 EA Program Budget
In recent years the company needs to develop a business technology company. The Company will develop some technology that is necessary for the advancement of the company's business, such as: •
First Year ¾ Application of CCTV, security is enabled for the company in keeping cheating employees in the workshop. ¾ The use of fingerprint work for all employees to be more disciplined and maximize corporate culture. ¾ Provision of servers, data storage is enabled for the company to be integrated into other parts of the company. ¾ Changing M icrosoft Office 2003 to M icrosoft Office 2007 as standard corporate office. ¾ Developing information systems Attendance & Payroll M anagement System. (Attendance information systems integration and payroll Information Systems) ¾ Time sheet system making workshop and workshop information system. The estimated costs used for the EA program's first year as follows: Tabel 2.2 First Year Budget
2012
Rate
Satuan
1 Enterprise Architecture 1.1 System analyst 1.2 Data Architect
Estimasi pengerjaan
Biaya pembelian
-
Rp 800.000 /hari Rp 400.000 /hari
Rp 20.000.000
15 hari
Rp 12.000.000
20 hari
Rp 8.000.000
2 Infrastructure 2.1 Pemasangan
CCTV 8 camera 2.2 Absensi sidik jari
Total biaya
Rp 42.000.000 Rp 9.000.000
Rp 9.000.000
Rp 3.000.000
Rp 3.000.000
Server HP ProLiant 2.3 M L150G6-131 Windows server 2.4 2010 M icrosoft office 2.5 2007
Rp12.000.000
Rp 12.000.000
Rp8.000.000
Rp 8.000.000
Rp10.000.000
3 lain-lain
Rp 3.000.000
3.1 Training
Rp3.000.000
Total
Rp 3.000.000 Rp 65.000.000
•
Second Year ¾ Change the system that existed before the Attendance & Payroll system information and time sheet management system workshop system into OrangeHRM web-based system. ¾ Develop a system before the warehouse information system, information systems procurement and financial information system into a system of information storage and procurement of goods that have been integrated with finance on it. The estimated costs used for the EA program in the second as follows:
Tabel 2.3 Second Year Budget 2013
Rate
Satuan
1 Enterprise Architecture 1.1 System analyst 1.2 Data Architect
1.3 Webmaster 2 Infrastructure 3 lain-lain 3.1 Training Total
Estimasi pengerjaan -
Rp1.200.000 /hari Rp600.000 /hari Rp500.000 /hari
Biaya pembelian
Total Rp34.000.000
10 hari
Rp12.000.000
20 hari
Rp12.000.000
20 hari
Rp10.000.000 Rp0 Rp5.000.000 Rp3.000.000 Rp3.000.000 Rp37.000.000
• Third Year ¾ Change the old system is the storage of information systems and procurement of goods into Openbravo ERP web-based application. The estimated costs used for the EA program in the third as follows: Tabel 2.4 Third Year Budget 2014 1
Rate
Satuan
Enterprise Architecture 1.1 System analyst 1.2 Data Architect 1.3 Webmaster
Rp900.000 /hari Rp700.000 /hari Rp600.000 /hari
Estimasi pengerjaan
Biaya pembelian
Total
10 hari
Rp31.500.000 Rp9.000.000
15 hari
Rp10.500.000
20 hari
Rp12.000.000
2
Infrastructure
Rp0
3
lain-lain
Rp3.000.000
3.1 Training
Rp3.000.000
Total
Rp3.000.000 Rp34.500.000
Estimated costs to be incurred for the use of information technology investment in the EA program for 3 years it will spend for Rp.136.500.000. 2.1.5 EA Program Performance Measu res Performance measurement of the EA program can be done in a way to see and measure whether the outcomes of the program has been effective and efficient, while also the consistency of the EA program as well as goals to be achieved in the use of the EA program.
2.2 EA Current Architecture Summary 2.2.1 Strategic Goals and Initiatives Strategies and objectives that have been made, the application is running properly by providing appropriate vision and mission of Performance M anagement. To achieve the company's strategy, all employees must follow the
procedures of existing companies. Tabel 2.5 Strategy Goals and Initiatives Summary
Of business processes that are running now and procedures, designed to achieve the vision and mission of the company that became the company's goal will be increased again as it expands its service area through the website and to improve the service quality of the service in order to gain the trust of customers.
2.2.2 Business Service and Information Flows business processes that are running with that will be proposed is not much different, because the business processes that are already good, it's just a way of sending data and information is still somewhat time consuming because it has not been integrated with the system. In the proposal put forward in all parts of the company's business processes can be connected directly to the LAN
in order to achieve effective performance. With the addition step and the computer in certain parts of the attendance system that will connect directly with the human resources department. For the technician was on duty outside WHO (outside) can continue to update with the holding of applications That will connect directly with a company That uses the internet.
2.2.3 Systems and Applications Existing network in PT. M ega daya has been connected to the system contained on one floor, which in the manufacture and delivery of the form, the admin workshop can take or send the data from the technical advisor and general manager according to a given part.
2.2.4 Technology Infrastructure Corporate network that are divided into three divisions, namely personnel, finance, and service. Division 1 service is located on the floor that has been connected to the LAN and the division of finance and personnel located on the 2nd floor. Each division can print the necessary files to a printer (Ethernet printer) connected with a switch located on the floor.
2.2.5 IT Security Type of security that is run is not yet physically-based IT was like a security guard. In the proposed plan along with corporate data security company, has selected several types of IT security such as technical, detection systems, access control, physical control, formal control, informal control, and
industry standards. By way of budget expenditure planning necessary for the fulfillment of IT security that has been proposed.
2.2.6 EA Standards The technology used by companies is sufficient to support the company's performance in running the company to achieve business objectives / strategy. To support the company's performance, preparation for the examination required hardware and software specifications that are tailored to the needs of companies and planning technology to be used in the next few years to support the company's business in order to achieve the objectives / strategy.
2.2.7 Workforce Requirement In the recruitment of employees in PT. M ega Daya, has been following the company rules, such as appropriate placement of employees on the expertise and skills required. To increase the sense of employee loyalty to the company, starting from the division of duties and responsibilities are clear and precise, the implementation of corporate culture for all employees, and the installation of the vision, mission and corporate strategy in place that is often seen all employees to continue working together to achieve the corporate strategy.
2.3 EA Future Architecture Summary 2.3.1 Future Operating Scenario Operating Scenario proposed for the future is to change some components of business operations in accordance with the objectives of the company, it's based of opportunities - opportunities that arise to lead the business in one to three years. In addition, because the use of information technology to support the company's business operations are used to help the organization to speed up work, reduce human error and can discipline the performance of the workers. Real example of the work culture within the company that runs when modified by using more advanced technology such as, in the PT. M ega Daya ongoing process of absenteeism using the barcode but it felt less effective in the discipline of employees, many of the practice of others entrusted to employees absent when the employee was late, then changes must be made using technology that can eliminate such a work culture with use the fingerprint machine in the mix with the payroll system. So hiring managers can directly monitor employee attendance and also can directly know the income earned by the employee within one month.
2.3.2 Planning Assumptions Planning assumption for the previously proposed to be problems and obstacles in the company's business PT. M ega Daya to face the challenges that exist in the future are as follows: PT. M ega Daya must perform regeneration of hiring workers to perform a younger age but still have to retain some experienced workers on the job to
become a counselor to junior workers. And the long-term planning that is still associated with the proposed solution is the use of Knowledge M anagement, on the System for any work that aims to guide the resulting quality will not change. Of course it is in line with company vision that has been defined as the direction of the company of one to three years. Associated with improved quality of service that should continue to increase at PT. M ega Daya to conduct a kind of competition by competitors so that the next proposal is to use auxiliary engines work up to date, which has a larger capacity and more. The addition of human resources should also be made by the company that workers there are in one position is not the accumulation of work, so employees can better focus the work of the duties and responsibilities in each position. To accelerate progress in the know or monitor repairs being done by the workers, whether committed in or outside workshop workshop, the company proposed a system to assist the processes involved such as the use of human resource management system (HRM ) is a web-based. This is expected with the leaders who are responsible can quickly render a decision, assignments and feedback from their employees, although not directly face to face.
2.3.3 Updating Current & Future Views •
Goal & Initiative There are strategies that can be used for the achievement of corporate objectives in the future, it emerged from the SWOT analysis has been done in PT. M ega Daya. in other words a company must perform these strategies each year to take advantage of emerging opportunities and
threats in the similar industry. •
Product & Service There are some changes from the activities of the company because of the impact of the use of information technology in helping the company's operations to become more effective.
•
Data & Information On the data and information is also contained changes that happen to architecture in the future, it is because there are some data storage and information on the PT. M ega Daya is still the physical form of paper / form that can bring such great risks in search of old data if desired, lost, damaged, and others. as proposed for the future will be converted into digital data output from the proposed information system for corporate.
•
System & Application Systems and applications on many changes to be done to assist the functions of the company in doing his job. The system has been used at this time but the system is not fully connect with a part or process of interrelated. So the proposed additions to the system and aims to integrate applications and reducing the amount of the existing system on PT. M ega Daya but does not reduce the functions of the previous system.
•
Networks and Infrastructure On the Network & Infrastructure the addition to be done to support the proposed information system for three years. Like buying a server for data storage is required. it is also the renewal of infrastructure on the desktop computer that has been left in the computer's specs.
•
Security In the security section has proposed additions to the company's physical security and operational security in the use of information technology in enterprises.
2.3.4 Sequencing Plan Here is an ongoing plan scheme in the PT. M ega Daya, in Q1 to Q2 is a system that has been used by the company, then Q2 to Q5 is proposed that the system can be used by PT. M ega Daya untuk menghadapi persaingan kedepan.
Picture 2.1 Sequencing Plan Explanation sequencing diagram: •
Q2 – Q3 Tahun 1 (2012) he proposal was first given the unification or integration of Attendance and Payroll M anagement System is supported by fingerprint technology, the
system is to assist personnel in performing the calculation of employees' salaries in accordance with their presence and other components in a single month. Second, to procure a server for data storage that were previously located in each of the computers. Third, make Time sheet system to help managers see the performance level of the bottom, then can be directly ordered what should be done by employees can also view the status and progress of the work that has a time deadline. Fourth, create a system of workshops to help workers to find out what should be done in handling the work in accordance with the model facing the engine when handling service. •
Q3 – Q4 tahun 2 (2013) The proposal in the second year, the first is to use web-based system application called OrangeHRM system, this system will replace the two previous systems Attendance and Payroll M anagement System and Time sheet system, the reason for the replacement of the system because of the HRM system has features of both previous systems, and the HRM system is web-based application that has the Licenses opensource, so spending much it will cost the company only at the cost of customization module HRM system in accordance with the processes running on the company. Second, integrating with respect to the three systems, namely the initial storehouse of information systems, information systems procurement and financial information systems. In addition to the initial integration of the three systems, the new system also provides modules that did not previously exist.
•
Q4 – Q5 tahun 3 (2014) In the third year for the company's proposal is to use the Knowledge M anagement System and OpenBravo ERP web-based application and also
has a opensource license. The proposed use of the Knowledge M anagement System and Openbravo ERP can be done in the third year because the need for the system was not so pronounced in the next 1-2 years, but for the future this system will help the company continue to compete in the global competition.
2.3.5 Configuration Management The following configuration management in the application of EA within the company :
Picture 2.2 Configuration Management
2.4 EA Glossary and References •
Enterprise An area where all the activities and objectives within an organization or between organizations in which information and other resources to exchange data and interact.
Source : An Introduction to Enterprise Architecture. •
Enterprise Architecture A professional and dedicated management practices to improve the performance of an enterprise by making the company as a whole integrate strategy, business practices and the grooves of the information technology resources. Source : An Introduction to Enterprise Architecture.
•
Current View An EA artifacts that represent EA components or processes that currently exist within the company. Source : An Introduction to Enterprise Architecture.
•
Future View An EA artifacts that represent the EA component or process that does not exist in the company for future. Source : An Introduction to Enterprise Architecture.
.
3. Conclusion Conclusions within the scope of enterprise architecture is the company's strategy can still be used as a reference company in business to face the threats and opportunities that exist, only in the use of technology should be enhanced to support all existing processes involved in each line. But should also note capabilities in terms of financial companies in executing a program to integrate enterprise architecture and systems that have not already available on the PT. M ega Daya. Then the system proposed in the previous chapter is holding a system that use Open Source License reduce spending substantial funds than the company had to do making system that requires the use of license.
References [1] Bernard, S. A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture (2nd Edition ed.). Blooming, IN: Author House. [2] Council, C. (2001). A Practical Guide to Federal Enterprise Architecture Framework, version 1.0, the Chief Information Officers. Washington D.C. [3] David, F. R. (2006). Manajemen Strategi : Konsep (Edisi 10 ed.). Jakarta: Terjemahan Salemba Empat. [4] Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2002). Management Information System (7th Edition ed.). New Jersey: Prentice Hall, Inc. [5] M cLeod, R. J. (2004). Sistem Informasi Manajemen (Edisi 8 ed.). Jakarta: Indeks. [6] O'Brien, J. A. (2005). Intoduction to Information Systems (12th Edition ed.). New York: Higher Education. [7] Rangkuti, F. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus: Reorientasi Strategi Untuk Menghadapi Abad 21. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. [8] Turban, R. P. (2003). Introduction to Information Technology (2nd Edition ed.). New Jersey: John Willey & Sons. [9] Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information System (3rd Edition ed.). Buffins Lane, Chichester: John Willey & Sons.
