MENINGKATKAN KUALITAS STRATEGI, TEKNOLOGI, DAN BISNIS PADA PT DEKORPLAS INDAH MELALUI KERANGKA KERJA ENTERPRISE ARCHITECTURE EA3 Neswin Thetanto Universitas Bina Nusantara, Sunter Jaya Baru Blok D2/41, Jakarta, 089687913308,
[email protected]
ABSTRACT
The purpose of this writing focused on analysis and design of strategy, technology, and business, where the unconformity happened in this area that make the company is hard to grow and achieve their strategic goals. This writing is using the EA 3 cube framework which is a very complex to analyze, devise, and implement a new information system. The expected result of implementing this new information system is the integration between each division of the company, sharpen the marketing activity, a good distribution of information, and to help the executive in order to take the company’s strategic decisions. The conclusion of this writing is the EA3 is a very precise framework to use on PT DEKORPLAS INDAH that expect to help the company achieve their strategic goals. Keywords: Strategy, Technology, Business, Enterprise Architecture EA3
ABSTRAK
Tujuan penulisan ini difokuskan kepada analisis dan perancangan strategi, teknologi, dan bisnis, dimana terjadi ketidak-selarasan pada area tersebut yang mengakibatkan perusahaan sulit untuk berkembang dan mencapai tujuan strategisnya. Penelitian ini menggunakan kerangka kerja Enterprise Architecture EA3 yang merupakan sebuah kerangka kerja yang sangat kompleks dalam menganalisa, merancang, dan mengimplementasikan sebuah sistem informasi baru. Hasil yang diharapkan tercapai dengan pengimplementasian usulan sistem informasi baru ini adalah adanya integrasi antara tiap-tiap divisi perusahaan, mempertajam kegiatan marketing, penyaluran informasi yang baik, dan membantu eksekutif dalam pengambilan keputusan strategis perusahaan. Simpulan dari penulisan ini adalah bahwa EA3 merupakan sebuah kerangka kerja yang sangat tepat digunakan pada PT DEKORPLAS INDAH yang diharapkan dapat membantu perusahaan tersebut untuk mencapai tujuan strategisnya.
Kata kunci: Strategi, Teknologi, Bisnis, Enterprise Architecture EA3
PENDAHULUAN Di era globalisasi seperti sekarang, persaingan di semua jenis bisnis semakin ketat, terutama dalam sektor teknologi. Hal ini yang sedang dihadapi oleh pelaku bisnis di Indonesia, ditambah lagi dengan masuknya Indonesia kedalam pasar bebas dunia yang membuat persaingan bisnis semakin kompleks. Pada masa ini, perusahaan yang tidak menggunakan teknologi di dalam proses bisnisnya dapat dipastikan tidak akan bertahan dalam persaingan yang hebat ini. Hal inilah yang sedang dihadapi oleh PT. Dekorplas Indah, perusahaan yang bergerak dibidang furniture ini hampir tidak mengalami kemajuan selama beberapa tahun terakhir, hal ini dapat dilihat dari pendapatan perusahaan yang tidak mengalami kenaikan signifikan selama 5 tahun terakhir. Hal ini dikarenakan perusahaan ini masih tergolong primitif dalam penggunaan teknologi dan sistem informasi, dan masih kesulitan untuk mencari pangsa pasar yang besar. Hal ini juga yang membuat saya tertarik untuk membuat terobosan untuk perusahaan ini, dengan cara meggabungkan teknologi dan sistem informasi yang tepat ke dalam proses bisnis perusahaan tersebut, agar dapat bertahan dari persaingan bisnis di Indonesia atau bahkan dapat mengalami kemajuan pesat di berbagai sektor dari perusahaan tersebut. Dengan penerapan teknologi dan sistem informasi dalam proses bisnis PT. Dekorplas Indah, diharapkan akan terjadi penambahan efisiensi dan produktivitas dalam proses bisnis perusahaan tersebut. Akan tetapi penerapan teknologi dan sistem informasi tentu harus disesuaikan dengan strategi perusahaan itu sendiri, agar teknologi dan sistem informasi tersebut dapat tepat sasaran dan menghasilkan kemajuan seperti yang diharapkan dan tentu akan menambah nilai dari perusahaan itu sendiri.
METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan dalam penulisin skripsi ini meliputi: 1. Studi Kepustakaan Mempelajari buku teks, penelitian-penelitian sebelumnya yang berhubungan dengan perancangan strategi sistem dan teknologi informasi, jurnal, majalah ilmiah, surat kabar yang mengangkat isu permasalahan yang berhubungan dengan industri furniture. 2. Survei Melakukan wawancara dengan Tan Khun Tek selaku koordinator PT. DEKORPLAS INDAH untuk mendapatkan data-data yang diperlukan untuk penelitian ini. 3. Pengamatan proses bisnis Melakukan pengamatan proses bisnis di kantor PT. Dekorplas Indah yang berlokasi di Bumi Raya Utama Building, Jalan Pembangunan 1 no.3, Jakarta dan di pabrik yang berlokasi di Zona Industri Manis, Jalan Manis IV no.3, Tangerang. 4. Kerangka kerja Enterprise Architecture Metode analisis dan perencanaan yang digunakan adalah dengan pendekatan secara Enterprise Architecture . Enterprise Architecture adalah profesi dan praktek manajemen yang didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara membuat perusahaan tersebut mampu secara keseluruhan mengintegrasikan strategi, praktek bisnis, alur informasi, dan sumber daya teknologi.
HASIL DAN BAHASAN SWOT Analysis Tabel 3.1 Internal Factory Analysis Summary
Faktor-faktor strategi eksternal
Bobot
Rating
Nilai skor
Strength (S): 0,095
3
0,285
S2. Peralatan produksi yang memadai.
0,095
4
0,38
S3. Kualitas produk yang baik.
0,13
3
0,39
S4. Memberikan garansi produk
0,06
4
0,24
0,06
3
0,18
0,03
3
0,09
S7. Tenaga kerja yang setia.
0,03
4
0,12
Sub total
0,5
S1. Pengiriman bahan baku selalu sesuai jadwal
selama 2 Bulan. S5. Pengalaman produksi sejak tahun 1992. S6. Budget yang selalu menutupi pembelian bahan baku.
1,685
Weaknesses (W): W1. Pengerjaan proyek sering tidak
0,075
2
0,15
0,06
3
0,18
0,075
4
0,3
0,06
2
0,12
tepat waktu W2. Proses pengiriman barang jadi ke konsumen belum terintegrasi dengan baik. W3. Pemasaran belum menggunakan website, saat ini masih menggunakan multiply dan tidak pernah di-update.. W4. Pengadaan sparepart untuk klaim garansi belum tepat waktu.
W5. Tugas Kepala Produksi terlalu
0,06
4
0,24
0,06
3
0,18
W7. Pendidikan karyawan tidak tinggi.
0,025
4
0,1
W8. Belum ada divisi khusus yang
0,025
4
0,1
0,06
3
0,18
Tberat. W6. Merk dagang belum dikenal luas oleh masyarakat
bertugas untuk meneliti dan mengembangkan teknologi. W9. Distribusi informasi yang kurang baik, sehingga eksekutif sulit mengambil keputusan. Sub total
0,5
1,55
Total
1
3,235
Tabel 3.2 External Factory Analysis Summary
Faktor-faktor strategi internal
Bobot
Rating
Nilai skor
Opportunities (O): O1. Peraturan pemerintah untuk mencegah
0,02
4
0,08
0,07
4
0,28
0,04
3
0,12
0,07
2
0,14
0,08
1
0,08
O6. Mempelajari perusahaan pesaing untuk 0,04
3
0,12
monopoli. O2. Pertumbuhan ekonomi yang tinggi menyebabkan perluasan pasar. O3. Menaikan image perusahaan dimata masyarakat. O4. Pengaplikasian SI/TI baru yang lebih terintegrasi. O5. Penggunaan CRM.
dijadikan knowledge. O7. Negosiasi harga bahan baku dari
0,07
4
0,28
0,07
3
0,21
0,04
2
0,08
supplier. O8. Inovasi produk yang tidak kalah dengan pendatang baru. O9. Produk dengan harga yang bersaing dengan furnitur plastik. Sub total
0,5
1,39
Threats (T): 0,02
2
0,04
T2. Kurs mata uang asing yang tidak stabil. 0,04
2
0,08
T3. Kecelakaan pekerja saat proyek.
0,05
1
0,05
T4. Biaya yang besar untuk pengaplikasian
0,04
2
0,08
T5. Pangsa pasar baru sulit diraih.
0,1
4
0,4
T6. Perusahaan pesaing sudah mempunyai
0,07
2
0,14
0,07
2
0,14
0,07
2
0,14
0,04
4
0,16
T1. Kegiatan Monopoli.
teknologi.
website dan menggunakan CRM. T7. Supplier tetap menjual barang lebih mahal dari supplier lain. T8. Pendatang baru mempunyai produk yang inovatif. T9. Furniture berbahan plastik dijual dengan harga yang murah. Sub total
0,5
1,23
Total
1
2,62
Diagram Cartesius
Gambar 3.3 Diagram Cartesius Analisis SWOT
Berdasarkan analisis SWOT dapat diketahui bahwa PT DEKORPLAS INDAH berada dalam strategi SO.
Table 4.1 Penyelarasan Strategi SO dengan strategi bisnis dan SI/TI
Current CONOD
Gambar 3.4 Proses Menerima Order
1.
Customer menemui sales untuk membeli produk sesuai yang diinginkan.
2.
Sales menyampaikan informasi yang di dapat dari customer kepada Interior Designer untuk dibuatkan design produk sesuai yang diinginkan Customer.
3.
Interior Design memberikan design produk kepada Marketing Manager untuk dibuatkan PO.
4.
Marketing Manager memberikan PO kepada Sales yang bersangkutan.
5.
Sales memberikan PO kepada Customer yang bersangkutan.
6.
7. 8.
Customer menyetujui PO tersebut dan membayar uang muka sebesar 50% dari total harga yang harus dibayar. Sales mengembalikan PO kepada Marketing Manager. Sales memberikan uang muka yang diterima dari Customer kepada Administrasi.
9.
Customer membayar sisa pelunasan kepada Sales yang bersangkutan setelah barang diterima.
10. Sales memberikan sisa pelunasan kepada Staff Administrasi.
Gambar 3.5 Proses Penyelesaian Proyek
1. Marketing Manager memberikan PO kepada Koordinator. 2. Koordinator memeriksa dan mengesahkan PO tersebut. 3. Koordinator membuat SPK sesuai dengan PO yang diterima oleh Marketing Manager, dan menyerahkan SPK tersebut kepada Pimpinan Pabrik. 4. Pimpinan Pabrik membuat copy SPK dan menyerahkan copy SPK tersebut kepada Kepala Produksi untuk segera mengerjakan proyek.
5. Kepala Produksi meminta bahan baku kepada Staff Administrasi. 6. Staff Administrasi membuat Surat Pembelian Bahan Baku sesuai data yang diterima dari Kepada Produksi dan menyerahkannya kepada Koordinator 7. Koordinator mengesahkan SPBB tersebut lalu memerintahkan Administrasi untuk melakukan pembelian bahan baku kepada Supplier. 8. Staff Administrasi segera membeli bahan baku di Supplier sesuai dengan SPBB. 9. Supplier melakukan pengiriman barang yang ditujukan kepada Kepala Produksi 10. Setelah menerima bahan baku yang dibutuhkan, Kepala Produksi segera mengerjakan proyek tersebut. 11. Setelah selesai mengerjakan proyek maka Kepala Produksi mengirim barang yang sudah jadi kepada Customer. 12. Setelah melakukan pengiriman, Kepala Produksi membuat Laporan Penyelesaian Proyek dan memberikan kepada Staff Administrasi. 13. Staff Administrasi menerima LPP tersebut, dan membuat Invoice
Future CONOD
Gambar 4.2 CONOD PT DEKORPLAS INDAH
1.
Customer menemui Sales untuk memesan produk.
2.
Sales memberikan informasi tentang produk yang diinginkan Customer kepada Interior Designer untuk dibuatkan design produk sesuai keinginan Customer.
3.
Design produk tersebut diberikan kepada Marketing Manager.
4.
Marketing Manager membuat Surat Penawaran yang berisi tentang design produk, keterangan produk dan peraturan untuk melakukan pembelian produk tersebut kepada Customer.
5.
Customer menerima Surat Penawaran tersebut, menyetujuinya dan membayar DP sebesar 50 persen dari total biaya yang telah disetujui dengan cara transfer ke rekening PT DEKORPLAS INDAH.
6.
Marketing Manager memberikan Surat Penawaran yang telah disetujui Customer tersebut kepada Koordinator.
7.
Koordinator segera membuat SPK sesuai dengan Surat Penawaran yang diterima dari Marketing Manager dan memberikannya kepada Pimpinan Pabrik.
8.
Pimpinan Pabrik meminta bahan baku yang diperlukan untuk pengerjaan proyek kepada Administrasi.
9.
Staff Administrasi membuat PO untuk pembelian bahan baku sesuai dengan permintaan Pimpinan Pabrik dan memberikannya kepada Supplier.
10. Supplier segera mengirim bahan baku sesuai PO ke Pabrik PT DEKORPLAS INDAH. 11. Pimpinan Pabrik memberikan SPK kepada Kepala Produksi untuk segera mengerjakan proyek. 12. Kepala Produksi segera mengerjakan proyek sesuai SPK. 13. Setelah produk selesai dikerjakan, Marketing Manager memberitahukan Customer bahwa produk sudah jadi dan mengharuskan melakukan pelunasan pembayaran ke rekening PT DEKORPLAS INDAH. 14. Customer melunasi pembayaran ke rekening PT DEKORPLAS INDAH dan memberitahukannya kepada Marketing Manager. 15. Setelah itu Staff Pengiriman mengirim produk tersebut kepada Customer. 16. Pimpinan Pabrik membuat Laporan Penyelesaian Proyek dan memberikannya kepada Staff Administrasi. 17. Staff Administrasi membuat Invoice.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan: Berikut adalah kesimpulan dari analisa dan perancangan sistem informasi pada PT DEKORPLAS INDAH: 1.
Berdasarkan analisis SWOT pada PT DEKORPLAS INDAH dapat diketahui bahwa PT DEKORPLAS INDAH berada di dalam strategi SO(Strength Opportunity) yang merupakan strategi
agresif yang menandakan perusahaan memiliki kekuatan untuk menggapai peluang-peluang yang ada untuk dapat melakukan perubahan dalam proses pencapaian tujuan strategis perusahaan. 2.
Berdasarkan analisis Current and Future Architecture, perusahaan dapat meningkatkan kualitas dari proses bisnis, struktur organisasi, keamanan dan visi misi perusahaan dengan memanfaatkan sumber daya manusia dan SI/TI yang diaplikasikan kedalam sistem perusahaan yang diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan strategis perusahaan 3 tahun mendatang.
3.
Dalam mendukung usulan arsitektur baru, maka terjadi penambahan staff dalam struktur organisasi yaitu HRD Manager, IT Manager, Web Master, IT Support, Knowledge Worker, Customer Service Online, dan Staff Pengiriman
4.
Dalam mendukung sistem informasi usulan, maka terjadi perubahan Technology Forecast, yaitu perubahan operation system menjadi Microsoft Windows 7, Processor dirubah menjadi Intel Pentium Core2Dou, penambahan memory menjadi 2GB DDR2, dan penambahan storage menjadi 640GB.
5.
Aplikasi baru yang diusulkan untuk membantu perusahaan untuk mencapai tujuan strategisnya adalah CRM (Customer Relationship Management) yang diaplikasikan bersamaan dengan website sebagai wadah untuk menampung kritik dan saran dari pelanggan, serta untuk melakukan order, namun tetap praktis melalui website. Lalu dengan pengaplikasian KMS (Knowledge Management System) dan EIS (Executive Information System) yang bekerja bersamaan untuk menyalurkan data yang diperlukan untuk menunjang proses bisnis ke seluruh divisi perusahaan dan membantu pengambilan keputusan strategis untuk eksekutif.
Saran: Apabila perusahaan mengimplementasikan usulan yang telah dibuat, maka perusahaan harus melakukan: 1.
Melakukan penelitian lebih lanjut untuk terus meningkatkan kualitas dari strategi, teknologi, dan bisnis pada PT DEKORPLAS INDAH.
2.
Melakukan evaluasi tahunan untuk dapat mengukur keefektifitasan dari usulan sistem yang diimplementasikan.
3.
Melakukan pelatihan secara berkala kepada seluruh staff PT DEKORPLAS INDAH agar dapat menggunakan dan memanfaatkan aplikasi terbaru perusahaan secara baik.
REFERENSI Bernard, Scott A (2005). An Introduction To Enterprise Architecture 2ndEdition. International Edition, USA. Brian K Williams, S. C. (2010). Using Information Technology. New York: McGraw-Hill. Greenstein-Prosch, Marilyn.. McKee, Thomas E.. Quick, Reiner. (2008). A Comparison of the Information Technology Knowledge of United States and German Auditors. The International Journal of Digital Accounting Research. 2(8):45-79
Hamidin, Dini. (2008). Model Customer Relationship Management (CRM) di Intansi Pendidikan. Journal of Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2008 (SNATI 2008). 1(3): 31-34. Koumparoulis, Dimitrios Nikolaou (2013). PEST Analysis: The case of E-shop. International Journal of Economy, Management and Social Sciences. 2(2):31-36 Kristanti, Tanti.. Pamela, Niko. (2011). Penerapan Knowledge Management System Berbasis Website CMS pada Divisi Produksi CV. Indotai Pratama Jaya. Jurnal Sistem Informasi, 1(6): 89 -99 McLeod, Raymond Jr.(2008). Sistem Informasi Manajemen, edisi 10. Terjemahan Yulianto, Ali Akbar, Salemba Empat, Jakarta Mudrajad, Kuncoro. (2005). Strategi Bagaimana Meraih Keunggulan Kompetitif. Erlangga, Jakarta Rainer Jr, R. Kelly., Turban, Efraim. (2009). Information Systems : Enabling and Transforming Business. (2nd Edition). John Wiley & Sons (Asia) Pre Ltd. Rama. Dasaratha V. dan Jones, Frederick L. (2006). Accounting Information Systems. Publishing Roff, J. T, South-Western College. Shelly, Gary B., Vermaat, Misty E. (2011). Discovering Computer 2011 : Living in a Digital World. Course Technology, Cengange Learning. Stephen P. Robbins, Mary K. Coulter. (2005). Management, 8th Edition. Pearson Prentice Hall, 2005. Susanto, A.B. (2007). Visi dan Misi : Langkah awal menuju strategic management. Jakarta: The Jakarta Consulting Group. Umar, Husein. (2001). Strategic Management in Action. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Ward, John., Joe, Peppard. (2002). Strategic Planning for Information System. (3rd Edition). United Kingdom: John Wiley & Sons. Inc. Whitten, Bentley, Dittman. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem, Edisi 6. ANDI, Jakarta. Wibisono, Dermawan. (2006). Manajemen Kinerja. Penerbit Erlangga Jakarta. Azad, Dr Mir Mohammad.. Amin, Mohhamad.. Alauddin, Md. (2012). Executive Information System. IJCSNS International Journal of Computer Science and Network Security. 3(12):106-110 Williams, Chuck. (2011). Principles of Management, 6th Edition.Cengage Learning, Indianapolis.
RIWAYAT HIDUP Nama
: Neswin Thetanto
Tempat, tanggal lahir
: Jakarta, 16 November 1991
Pendidikan
: Universitas Bina Nusantara / S1
Tahun
: 2009-sekarang
