MELDING EN REGISTRATIE VERZUIM EN VSV Eerste heronderzoek ROC Leiden te Leiden Opleiding Helpende zorg en welzijn
April 2014
H3417218
Plaats: BRIN: Onderzoeksnummer: Onderzoek uitgevoerd in: Conceptrapport verzonden op: Rapport vastgesteld te Utrecht op:
Leiden 25MA 271999 Februari 2014 19 maart 2014 7 april 2014
Inhoudsopgave 1. Inleiding ................................................................................................... 3 2. Aanleiding voor het heronderzoek ................................................................ 3 3. Conclusie heronderzoek .............................................................................. 3 4. Nadere toelichting op de conclusie ............................................................... 3 5. Consequenties van het onvoldoende oordeel ................................................. 4 6. Bijlage ...................................................................................................... 7
Rapport eerste heronderzoek melding en registratie verzuim en vsv – ROC Leiden pagina 1 van 11
Rapport eerste heronderzoek melding en registratie verzuim en vsv – ROC Leiden pagina 2 van 11
1. Inleiding De Inspectie van het Onderwijs voerde op 10 februari 2014 een eerste heronderzoek uit naar de melding en registratie van verzuim zonder geldige reden en voortijdig schoolverlaten bij ROC Leiden, locatie Centraal Station te Leiden, opleiding crebo 92640 Helpende zorg & welzijn. Tijdens het onderzoek bij de instelling hebben wij gesprekken gevoerd met docenten, een studieloopbaanbegeleider, een studentbegeleider, een medewerker centrale studentenadministratie, een verzuimmedewerker, de manager Onderwijs en ten slotte met de locatiedirecteur. Scholen en instellingen zijn verplicht ongeoorloofd verzuim en schoolverlaten te melden. Dit is een wettelijke plicht die niet op zichzelf staat. Door te melden draagt de instelling eraan bij dat ongeoorloofd verzuim en voortijdig schoolverlaten wordt teruggedrongen. 2. Aanleiding voor het heronderzoek De aanleiding voor het heronderzoek was de eerdere conclusie dat niet voldaan werd aan de wettelijke bepalingen. Dat onderzoek werd door ons uitgevoerd op 26 maart 2013 bij de genoemde opleiding als deelonderzoek bij het onderzoek Staat van de Instelling. De instelling is via het rapport Staat van de Instelling, vastgesteld d.d. 3 juli 2013, gevraagd de situatie te herstellen. 3. Conclusie heronderzoek Wij constateren dat opnieuw niet voldaan wordt aan de wettelijk voorgeschreven meldingsplicht, zoals neergelegd in artikel 21a, tweede lid, van de Leerplichtwet 1969. Hieronder lichten wij deze conclusie nader toe. 4. Nadere toelichting op de conclusie De procedure van de instelling omtrent de verzuimregistratie en de uitvoering ervan in de praktijk volstaat niet. Docenten registreren per lesblok de aan- en afwezigheid van studenten in het digitale systeem. De studieloopbaanbegeleider krijgt een automatische melding in het systeem wanneer een student 16 klokuren ongeoorloofd heeft verzuimd. De studieloopbaanbegeleider gaat dan na of er contact is geweest met de student/ouders en geeft binnen 5 werkdagen aan de eenheid Studentenzaken door of de student gemeld kan worden, onder aanlevering van een inhoudelijk onderbouwd formulier Melding Verzuim loket DUO. Een medewerker van Studentenzaken doet de feitelijke meldingen. De opleiding heeft met de gemeente Leiden afgesproken ook de 18-23 jarigen zonder startkwalificatie bij 16 klokuren ongeoorloofd verzuim te melden. In de praktijk blijkt dit systeem niet toereikend om te kunnen voldoen aan de wettelijke meldingsplicht van verzuim zonder geldige reden van 16 uur gedurende een periode van 4 opeenvolgende lesweken voor studenten waarop de Leerplichtwet 1969 van toepassing is. Het lukt de studieloopbaanbegeleiders niet altijd om bij 16 klokuren ongeoorloofd verzuim alle benodigde acties (tijdig) uit te
Rapport eerste heronderzoek melding en registratie verzuim en vsv – ROC Leiden pagina 3 van 11
voeren zodat de melding onverwijld (d.w.z. binnen 5 werkdagen) kan worden gedaan. Ook als de studieloopbaanbegeleider aan het eind van de afgesproken 5 werkdagen de informatie aanlevert lukt het Studentenzaken niet altijd nog dezelfde dag de melding te doen; de melding is in dat geval niet onverwijld gedaan (d.w.z. binnen 5 werkdagen). Soms neemt een studiebegeleider of een verzuimmedewerker taken deels van de studieloopbaanbegeleider over; dit gebeurt niet systematisch. Na de eerste 16 klokuren ongeoorloofd verzuim telt het digitale systeem door zodat de studieloopbaanbegeleider geen automatische melding meer krijgt en handmatig na moet gaan of opnieuw 16 klokuren ongeoorloofd verzuim zijn bereikt en een vervolgmelding moet worden gedaan. Ook dit gebeurt in de praktijk niet altijd (tijdig). De opleiding voldoet niet aan de wettelijk voorgeschreven meldingsplicht van verzuim zonder geldige reden van 16 uur gedurende een periode van 4 opeenvolgende lesweken voor studenten waarop de Leerplichtwet 1969 van toepassing is. Dit betreft de wettelijke bepaling in artikel 21a, tweede lid, van de Leerplichtwet 1969. De instelling doet in onvoldoende mate vervolgmeldingen wanneer het ongeoorloofd verzuim na de initiële melding voortduurt. Voor leerplichtigen geldt dat na de eerste 16 uur ongeoorloofde afwezigheid een vervolgmelding plaats dient te vinden zodra er binnen een periode van vier weken wederom 16 uur ongeoorloofd verzuim is opgebouwd. Dit dient te gebeuren, ongeacht of er een actie vanuit de instelling of leerplichtambtenaar loopt. Wanneer een leerplichtige na de initiële melding helemaal niet meer op school verschijnt, en als gevolg daarvan meerdere keren per week een overschrijding van 16 uur en dus melding aan de orde zou zijn, kunt u volstaan met een wekelijkse vervolgmelding in plaats van na iedere 16 uur afwezigheid opnieuw te melden. De opleiding voldoet wel aan de wettelijk voorgeschreven meldingsplicht van verzuim zonder geldige reden van een aaneengesloten periode van vier weken voor studenten van 18 tot 23 jaar zonder startkwalificatie. Dit betreft de wettelijke bepaling in artikel 8.1.8a van de Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB). Ten slotte voldoet de opleiding aan de wettelijke verplichting om in de onderwijsovereenkomst het verzuimbeleid kenbaar te maken. Dit betreft de wettelijke bepaling in artikel 8.1.3f van de Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB). 5. Consequenties van het onvoldoende oordeel Wij verzoeken ROC Leiden de tekortkoming te herstellen binnen drie maanden na vaststelling van dit rapport. Na die periode zullen wij een hercontrole uitvoeren. Indien bij de volgende hercontrole blijkt dat de onderzochte opleiding wederom niet aan de wettelijke bepalingen aangaande het melden van verzuim zonder geldige reden en voortijdig schoolverlaten voldoet kan een melding aan de minister van OCW plaatsvinden. Naar aanleiding van deze melding kan door de minister op grond van artikel 27 van de Leerplichtwet 1969 aan het hoofd van de school een bestuurlijke boete worden opgelegd indien de Leerplichtwet 1969 niet wordt nageleefd. Deze boete zal worden
Rapport eerste heronderzoek melding en registratie verzuim en vsv – ROC Leiden pagina 4 van 11
geadresseerd aan het College van Bestuur, omdat het hoofd van de school namens het College van Bestuur verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de verzuimregeling. Indien niet wordt voldaan aan de voor melding en registratie van ongeoorloofd verzuim en voortijdig schoolverlaten relevante artikelen uit de WEB kan een sanctie opgelegd worden.
Rapport eerste heronderzoek melding en registratie verzuim en vsv – ROC Leiden pagina 5 van 11
Rapport eerste heronderzoek melding en registratie verzuim en vsv – ROC Leiden pagina 6 van 11
6. Bijlage Algemene gegevens Brinnummer Naam instelling Hoofd van de school1 Crebocode en naam Opleiding Locatie naam Adres locatie straat Postcode en plaats Contactpersoon Datum onderzoek Naam inspecteur/onderzoeker Gemeente met samenwerkingsovereenkomst
Het onderzoek betreft Onderwerp van onderzoek
25MA ROC Leiden Mevr. XXX 92640 Helpende zorg & welzijn Leiden Centraal Station Bargelaan 190 2333 CW Leiden Dhr. XXX 10 februari 2014 Mevr. XXX, inspecteur Dhr. XXX, analist Dhr. XXX, analist Ja Neen eerste heronderzoek tweede heronderzoek verzuimregistratie melden relatief verzuim (ongeoorloofd verzuim) leerplichtigen (artikel 21a Leerplichtwet 1969) niet-leerplichtigen zonder startkwalificatie (artikel 8.1.8.a WEB) controle op langdurige afwezigheid (artikel 8.1.7 WEB) verwijderingen leerplichtigen (artikel 18.1 Leerplichtwet 1969) niet-leerplichtigen zonder startkwalificatie (artikel 8.1.8 WEB) verzuimbeleid (artikel 8.1.3f WEB)
1 De term “Hoofd van de school” komt uit de Leerplichtwet 1969. Binnen het mbo wordt onder het hoofd van de school de door het CvB aangewezen persoon verstaan die formeel verantwoordelijk gesteld kan worden voor de uitvoering van de verzuimregeling van de betreffende instelling
Rapport eerste heronderzoek melding en registratie verzuim en vsv – ROC Leiden pagina 7 van 11
Tabel 6.1: Conclusie onderzoek melding en registratie van verzuim en vsv Conclusie onderzoek Voldoet Voldoet Oordeel Geen niet niet aan onderwerp de orde** van onderzoek Verzuimregistratie Melden relatief verzuim (ongeoorloofd verzuim) Leerplichtigen Niet leerplichtigen zonder startkwalificatie* Controle op langdurig verzuim Verwijdering Leerplichtigen Niet leerplichtigen zonder startkwalificatie* Verzuimbeleid * leerlingen van 18 tot 23 jaar zonder startkwalificatie ** betreffend aspect was niet aan de orde in onderzoeksgroep of is niet onderzocht, zodat geen beoordeling heeft plaatsgevonden
Tabel 6.2: Overzicht bevindingen verzuimregistratie Bevindingen verzuimregistratie Onderwerp onderzocht: ja nee Wijze waarop aspecten van de verzuimregistratie geregeld zijn en worden uitgevoerd: A 1. de registratie maakt onderscheid in geoorloofd en ongeoorloofd verzuim ja nee 2. de verzuimregistratie geeft een kloppend overzicht van het verzuim per leerling, per (les)uur ja nee 3. verzuimregistratie vindt minimaal dagelijks plaats ja nee 4. meldingen in verzuimloket DUO vinden indien nodig minimaal wekelijks plaats ja nee 5. de werkwijze* van registreren en melden is vastgelegd en actueel ja nee deels 6. er wordt eenduidig geregistreerd volgens een binnen de school afgesproken codering/legenda ja nee 7. verantwoordelijkheden en taken m.b.t. registratie en melding zijn eenduidig belegd ja nee deels 8. indien een functionaris belast met registratie/melding afwezig is, is vervanging geregeld ja nee deels
Rapport eerste heronderzoek melding en registratie verzuim en vsv – ROC Leiden pagina 8 van 11
9. verzuim tijdens stage is binnen één week bij school bekend en wordt door school wekelijks geregistreerd ja nee n.v.t. 10. bij verzuim worden de uren die op school en tijdens stage verzuimd worden bij elkaar opgeteld ja nee n.v.t. B 1. bij geoorloofd verzuim wordt de reden aangetekend ja nee * er is een goede beschrijving van wat er geregistreerd moet worden, hoe dit geregistreerd wordt, wie waarvoor verantwoordelijk is en wat de frequentie is.
Bijzonderheden: Tabel 6.3: Overzicht bevindingen verzuimbeleid Bevindingen artikel 8.1.3f Wet Educatie en Beroepsonderwijs Onderwerp onderzocht: ja nee Verzuimbeleid maakt onderdeel uit van onderwijsovereenkomst: Bijzonderheden:
ja
nee
Tabel 6.4: Overzicht bevindingen melden ongeoorloofd verzuim leerplichtigen Bevindingen artikel 21a Leerplichtwet 1969 Onderwerp onderzocht: ja nee Leerplichtigen in onderzoeksgroep: ja nee Aantal meldingen van verzuim zonder geldige reden dat tijdig is gemeld:24 niet aan de orde Aantal meldingen van verzuim zonder geldige reden dat niet of niet tijdig is gemeld: 17 (Zie specificatie t.b.v. de instelling)
niet aan de orde Bij bovenstaande meldingen is verzuim zonder geldige reden tijdens stage wel meegeteld niet meegeteld niet aan de orde Bijzonderheden: De opleiding heeft zelf 24 meldingen gedaan. Bij controle bleek dat 17 meldingen extra gedaan hadden moeten zijn. Deze betroffen zowel eerste meldingen als vervolgmeldingen Tabel 6.5: Overzicht bevindingen melden ongeoorloofd verzuim niet-leerplichtigen Bevindingen artikel 8.1.8.a Wet Educatie en Beroepsonderwijs Onderwerp onderzocht: ja nee Niet leerplichtigen in onderzoeksgroep: ja nee Aantal meldingen van verzuim zonder geldige reden dat tijdig is gemeld: 5 niet aan de orde Aantal meldingen van verzuim zonder geldige reden dat niet of niet tijdig is gemeld: 0 (zie specificatie t.b.v. de instelling)
Rapport eerste heronderzoek melding en registratie verzuim en vsv – ROC Leiden pagina 9 van 11
niet aan de orde Bij bovenstaande meldingen is verzuim zonder geldige reden tijdens stage wel meegeteld niet meegeteld niet aan de orde Bijzonderheden: Tabel 6.6: Overzicht bevindingen controle op langdurige afwezigheid Bevindingen artikel 8.1.7 Wet Educatie en Beroepsonderwijs Onderwerp onderzocht: ja nee Niet leerplichtigen in onderzoeksgroep: ja nee Aantal meldingen aan de deelnemer van aantekening van diens afwezigheid in de administratie en informeren naar de reden van afwezigheid dat tijdig is gedaan: Niet aan de orde Aantal meldingen aan de deelnemer van aantekening van diens afwezigheid in de administratie en informeren naar de reden van afwezigheid dat niet tijdig is gedaan: Niet aan de orde Aantal meldingen aan DUO-IB-groep (met afschrift aan deelnemer) dat tijdig is gedaan: Niet aan de orde Aantal meldingen aan DUO-IB-groep (met afschrift aan deelnemer) dat niet tijdig is gedaan: Niet aan de orde Bijzonderheden: Tabel 6.7: Bevindingen verwijdering leerplichtigen Bevindingen artikel 18.1 Leerplichtwet 1969 Onderwerp onderzocht: ja nee Verwijdering in onderzoeksgroep: ja nee Aantal onderzochte verwijderingen: Aantal beslissingen tot verwijdering dat tijdig is gemeld aan gemeente: Aantal beslissingen tot verwijdering dat niet tijdig is gemeld aan gemeente: (zie specificatie t.b.v. de instelling)
Bijzonderheden: Tabel 6.8: Bevindingen verwijdering niet-leerplichtigen Bevindingen artikel 8.1.8 Wet Educatie en Beroepsonderwijs Onderwerp onderzocht: ja nee Verwijdering in onderzoeksgroep: ja nee Aantal onderzochte verwijderingen: Aantal verwijderingen dat tijdig is gemeld aan gemeente:
Rapport eerste heronderzoek melding en registratie verzuim en vsv – ROC Leiden pagina 10 van 11
Aantal verwijderingen dat niet tijdig is gemeld aan gemeente: (zie specificatie t.b.v. de instelling)
Bijzonderheden:
Rapport eerste heronderzoek melding en registratie verzuim en vsv – ROC Leiden pagina 11 van 11
