Welzijn en verzuim :

Netwerken Lokale besturen November 2011

Welzijn en verzuim : Formuleren en implementeren van een doeltreffend verzuimbeleid

Bart Nouwen

© Copyright 2010 USG People. This report nor any part of it may be copied, circulated, quoted without prior written approval from USG People

Agenda

• Wie is USG People ?

• Resultaten en bevindingen enquête

• Integrale verzuimaanpak “ tussen zalven en slaan”

• Vragen

1

1

Voorstelling USG People


Public Sector services

Public Sector Services Werkmaatschappijen

3

2

Resultaten Enquête

OCMW – Gemeenten


Opzet en doelstellingen • Visie omtrent welzijn op het werk (engagement) • In kaart brengen van welzijn en verzuim binnen lokale besturen • Partnership VVOS & VFG • Respons bevraging

OCMW :

87

Gemeenten :

88

Totaal :

175

5

3

In welke provincie bevindt uw organisatie zich?

Vlaams-Brabant; 10,70%

Antwerpen; 27,20%

West-Vlaanderen; 23,70%

Limburg; 16,60%

Oost-Vlaanderen; 21,90%

6

Heeft uw organisatie volgens u voldoende aandacht voor het aspect 'welzijn en verzuim'?

34,3% Ja Neen 65,7%

7

4

Indien ja, op welk niveau? 50,00% 45,00% 40,00% 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% Bestuur

Management

OCMW

Leidinggevenden

HRM (Personeel & Organisatie)

Gemeenten

8

Bestaat er zoiets als een 'Welzijns- en Verzuimbeleid' binnen uw organisatie?

Ja, schriftelijk (protocol, nota's, ...); 25,30%

Neen; 36,70%

Ja, mondeling (informeel); 38,00%

9

5

Bestaat er zoiets als een 'Welzijns- en Verzuimbeleid' binnen uw organisatie? 70,00% 60,20% 60,00% 50,00% 42,20% 38,60%

40,00% 30,00% 22,90% 20,00%

16,90%

19,30%

10,00% 0,00% Ja, expliciet (nota, beleidsvisie,...)

Ja, impliciet OCMW

Neen

Gemeenten

10

Heeft uw organisatie een visie op welzijn en verzuim? 50,00%

47,00% 44,60%

45,00% 40,00% 35,00% 28,90%

30,00% 25,00%

28,90%

26,50% 24,10%

20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% Ja, schriftelijk (protocol, nota's, ...)

Ja, mondeling (informeel) OCMW

Neen

Gemeenten

11

6

Wordt er aandacht besteed aan volgende aspecten van welzijn en verzuimbeleid (totaal)? 90%

85,40%

80%

70,30% 70%

63,90%

60% 50%

42,40% 40%

29,10%

30%

25,30%

20%

6,30%

10% 0% Algemene preventie Persoonsgerichte Begeleiding van Reïntegratie van Voorschriften over Gevolgd beleid over & Oorzaken preventie zieke medewerkers zieke medewerkers ziekmelding ziektecontrole

Overige

12

Gebeuren er specifieke acties/taken door de directe leidinggevende? 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Neen

Ja, contact houden met de afwezigen

Ja, verzuimgesprekken voeren bij terugkeer OCMW

Betrokkenheid

Ja, preventieve acties (vb. hulpmiddelen)

Ja, situationeel leiderschap

Overige (geef nadere toelichting)

Gemeenten

Gedragenheid

Acties 13

7

Is de leidinggevende getraind in het voeren van verzuimgesprekken (OCMW)?

22,20%

77,80%

Ja

Nee

14

Integrale aanpak Formuleren en implementeren van een doeltreffend verzuimbeleid


8

16

Hoog verzuim = indicator

Privé situatie

Leiderschap

Functie - job

Generatie - diversiteit

Collega’s Cultuur Waardering Communicatie

Onzekerheid Artsen (voorschrijfgedrag) Ergonomie Structuur

Gebrek aan monitoring 17

9

Visie op verzuim = visie op personeelsbeleid

Wij hebben als organisatie de verantwoordelijkheid om te werken aan alle aspecten die de betrokkenheid van onze medewerkers verhogen.

18

Meerwaarde voor de organisatie

Visie op verzuim = visie op personeelsbeleid

Betrokken Geëngageerd

Afwezig Ontevreden

Aanwezig Tevreden

Meerwaarde voor de medewerker

19

10

Verzuimbeleid: plan van aanpak Medisch-sociaal comité Verzuimgesprekken

Ziektemelding

Ziektecontrole Ziekte-administratie

Communicatie en informatie “contact”houden

Duiding “rol” leidinggevenden

Vermaningsprocedure

Verzuimcijfers

20

Noodzakelijke elementen

Welzijn -Verzuim beleid

X

Leiderschap

=

Resultaat

21

11

Resultaat Daling van het kortdurend verzuim Heldere en werkbare procedures Verzuimmonitor (cijfergegevens) Hogere betrokkenheid van de medewerkers Daling van de directe en indirecte kosten Leiderschapsontwikkeling

22

Integrale aanpak Verzuimcijfers Intern - algemeen - specifiek Extern - benchmarking

Formele afspraken Afspraken (melding, attest, controle ed)

Welzijn - Verzuim beleid

Policy m.b.t. verzuimgesprekken, langdurig zieken, K Vermaningsprocedure

Preventieprogramma’s Veiligheid Gezondheid Psycho-sociaal welbevinden

23

12

Integrale aanpak Verzuimpercentage Totaal aantal dagen verzuim x 100

Verzuimcijfers

Totaal aantal te werken dagen per jaar (analyseperiode) Frequentie van het ziekteverzuim Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar Totaal aantal medewerkers in de organisatie Frequentie van het ziekteverzuim bij de verzuimers Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar Aantal verzuimers in de organisatie Gemiddelde ziekteduur Totaal aantal dagen ziekteverzuim per jaar Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar De Bradford factor = totaal aantal dagen ziekteverzuim x frequentie x frequentie Percentage verzuimers: verdeling ziekteverzuim binnen organisatie Aantal MW met 1 of meer ziekteperiodes Aantal MW

24

Segmentatie Minder verzuim

Meer verzuim

Mannen

Vrouwen

Totaal antal te werken dagen per jaar (analyseperiode)

Bedienden

Arbeiders

Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar

< leeftijd

> leeftijd

Vaste uren

ploegen

Kleine entiteit

Grote entiteit

Verzuimpercentage Totaal aantal dagen verzuim x 100 Frequentie van het ziekteverzuim Totaal aantal medewerkers in de organisatie Frequentie van het ziekteverzuim bij de verzuimers Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar Aantal verzuimers in de organisatie Gemiddelde ziekteduur Totaal aantal dagen ziekteverzuim per jaar Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar De Bradford factor = totaal aantal dagen ziekteverzuim x frequentie x frequentie Percentage verzuimers: verdeling ziekteverzuim binnen organisatie Aantal MW met 1 of meer ziekteperiodes Aantal MW

25

13

26

Integrale aanpak

Formele afspraken Afspraken (melding, attest, controle ed) • ziektemelding • attest van de arts • werkhervatting – verlening • ziektecontrole (methodiek en richtlijnen) • rolbepaling (arbeidsgeneesheer – controle arts – HRM - leidinggevenden Policy m.b.t. verzuimgesprekken, langdurig zieken, K • afspraken m.b.t. formele gesprekken + opvolging • langdurige zieken (medisch-sociaal comité) Vermaningsprocedure • formele afspraken • ondersteuning leidinggevenden

27

14

Voorbeelden

Ziektemelding Elk personeelslid dat wegens ziekte of ongeval niet in staat is het werk aan te vatten of voort te zetten, is er - behoudens overmacht - toe gehouden zijn leidinggevende of diens vervanger van zijn arbeidsongeschiktheid zelf telefonisch te verwittigen en dit zo snel mogelijk (ten minste voor aanvang van de voorziene shift). Voor personeelsleden, tewerkgesteld in continudiensten, wordt deze limiet gebracht op uiterlijk anderhalf uur voor het normale aanvangsuur. Voor nachtdiensten wordt dit gebracht op 4 uur vóór het normale aanvangsuur. Hetzelfde principe is geldig voor een verlenging wegens ziekte of ongeval

28

Voorbeelden

Ziektemelding -De werknemer neemt zelf telefonisch contact op met de leidinggevende of diens vervanger. -Indien de leidinggevende niet bereikbaar is, neemt men contact op met de afdeling. -Werknemers die geen leidinggevende op afdelingsniveau hebben (vb stafmedewerkers) of werknemers die individueel werken, nemen zelf telefonisch contact op met het secretariaat van het departement waartoe zij behoren. -Men dient zich zo snel mogelijk ziek te melden en dit vóór de aanvang van de shift. - Voor personeelsleden, tewerkgesteld in continudiensten, wordt deze limiet gebracht op uiterlijk anderhalf uur voor het normale aanvangsuur, dit om de leidinggevende toe te laten eventueel in vervanging te voorzien. Voor nachtdiensten wordt dit gebracht op 4 uur vóór het normale aanvangsuur.

29

15

Voorbeelden

Ziektemelding - Bij een ziektemelding worden de afspraken en de duur van de afwezigheid genoteerd op het ziektemeldingsformulier. - Indien de duur nog niet gekend is op het ogenblik van de melding dan wordt een afspraak gemaakt mbt het terugbellen met volledige informatie betreffende de afwezigheid. - Indien de werknemer tijdens de duur van de ziekte verblijft op een adres verschillend van de woonplaats, dan dient dit gemeld te worden bij de ziektemelding.

30

Integrale aanpak

Formele afspraken Afspraken (melding, attest, controle ed) • ziektemelding • attest van de arts • werkhervatting – verlening • ziektecontrole (methodiek en richtlijnen) • rolbepaling (arbeidsgeneesheer – controle arts – HRM - leidinggevenden Policy m.b.t. verzuimgesprekken, langdurig zieken, K • afspraken m.b.t. formele gesprekken + opvolging • langdurige zieken (medisch-sociaal comité) Vermaningsprocedure • formele afspraken • ondersteuning leidinggevenden

31

16

Voorbeelden

Ziektecontrole Bevoegdheid (art. 31 WAO): Nagaan of medewerker werkelijk arbeidsongeschikt is Verifiëren van de duur van de arbeidsongeschiktheid en andere medische gegevens voor zover noodzakelijk voor de toepassing van de wetgeving ivm gewaarborgd loon Alle andere vaststellingen = beroepsgeheim Mogelijkheden: Nooit Altijd, bij elke zieke Willekeurig (bv elke 5e ziektemelding) Gericht, bv enkel op vraag van leidinggevende of vanaf bepaalde frequentie of Bradfordfactor

32

Voorbeelden

Ziektecontrole Voordelen: Mogelijk afschrik-effect op korte termijn Signaalfunctie van opvolging, best gevolgd en/of voorafgegaan door een verzuimgesprek ! Nadelen: Kost zeer veel Schendt het vertrouwen tussen medewerker en werkgever => tegendraadse reactie van sommige medewerkers Geen lange termijneffect 90% wordt diagnose van huisarts bevestigd

33

17

Integrale aanpak

Preventieprogramma’s Veiligheid Gezondheid Psycho-sociaal welbevinden

34

Leiderschap

Hoe leidinggevenden ondersteunen ? • • • • • • •

Duiden van leiderschap binnen jullie organisatie Samen “visie” ontwikkelen Heldere richtlijnen Pragmatische acties (procedures) en templates Vaardigheidstrainingen Ondersteuning in opvolging Continue coaching

35

18

Integrale aanpak

Aanspreken en aansturen Ziektemelding Contact tijdens ziekteperiode

Leiderschap

Terugkomgesprek Reïntegratiegesprek Verzuimgesprek

Opvolging en bijsturing

36

Integrale aanpak Leiderschap

Ziektemelding

• Wat is de oorzaak van de afwezigheid (ongeval, ziekte, K)? • Is er een verband tussen de ziekte en het werk? • Werd er reeds een arts geraadpleegd? • Hoe lang zal of zou het kunnen duren? • Wil je iets laten weten als je meer weet omtrent jouw ziekte (duur, aard, K)? • Is het nodig of wenselijk dat er iets doorgegeven wordt aan collega’s • Waar ben je tijdens je afwezigheid en hoe kan ik je eventueel bereiken? • Wanneer kan ik je eventueel nog eens contacteren (zeker indien een afwezigheid van langer als een week mogelijk is)?

• “Sterkte en beterschap!”

37

19


Terugkomgesprek

• Vraag naar de gezondheidstoestand van je medewerker; • Moet er (tijdelijk) iets geregeld worden in het werk (taakverlichting, aanpassing, uurregeling K)? • Wat moet je nog doen om je herstel te bestendigen (bv. regelmatige controlebezoeken, revalidatie, psycho-sociale ondersteuning, K)?

• Overloop en bespreek de zaken die tijdens de afwezigheid zijn gebeurd: - nieuwe afspraken; - recente ontwikkelingen; - wie nam een deel van het werk over; - wat er is blijven liggen; -K

• “Fijn dat je er weer bent.”

38


Verzuimgesprek

• Doel = verzuimfrequentie doen dalen Focus van een verzuimgesprek : -Frequentie van ziekte is een probleem -Verantwoordelijkheid geven aan de medewerker (spiegel) -Gezamenlijk zoeken naar oplossingen -Afspraken maken (opvolgen)

39

20


Verzuimgesprek

Structuur van een verzuimgesprek :

-

Voorbereiding

-

Het gesprek + afspraken

-

Opvolging

40


Verzuimgesprek

Voorbereiding van een verzuimgesprek : -

Feiten over het verzuim verzamelen:

• Cijfers (patronen, werkzaamheden) • Houding, uitspraken, V • Informatie uit het personeelsdossier -

Het algemene functioneren van de medewerker ?

-

Diverse informatie.

-

Welke informatie wenst je te verkrijgen ?

-

Uitnodigen (tijd en ruimte)

41

21


Verzuimgesprek

Mogelijke reacties -> houding van de leidinggevende

• De medewerker stelt zich “open” op (reikt de hand) * samen mogelijke acties bespreken * hulp bieden (indien mogelijk en opportuun) -> doorverwijzen

• Medewerker durft of wil geen openheid van zaken geven (apathie) * herhaal de problematiek * geef de mogelijkheid om hierover na te denken

• Medewerker gaat in de aanval (maakt een vuist) * tracht rustig te herhalen * concludeer dat gezamenlijk overleg over het verzuimprobleem niet blijkt

42


Verzuimgesprek

Het verzuimgesprek :

-

Afsluiten

- Het gesprek samenvatten - Afspraken herhalen - Datum vastleggen voor een vervolggesprek

43

22

Integrale aanpak Verzuimgesprek

Leiderschap

Opvolging van het verzuimgesprek

-

Verslaggeving : bevestiging van het gesprek

-

Uitvoeren van acties en afspraken

-

Contacten leggen (leidinggevende, HRM, bedrijfsarts)

-

“contact”houden met de medewerker

44

Aandacht voor het belang van de medewerker

Coachend leiderschap

Meehuilen, bemoederen, zorgen, K

Streng, rechtvaardig, peoplemanagement, K

Ik doe mee omdat het moet K

Aanpassen of eruit

Aandacht voor het belang van de organisatie

45

23

Integrale begeleiding = uw resultaten

Quickscan Verzuim & Welzijn

Opmaak verzuimen welzijnsbeleid

Juridische ondersteuning

RESULTATEN

Analyse van de cijfergevens

Ondersteuning communicatie en informatie

Responsabilisering leidinggevenden

46

Integrale begeleiding = randvoorwaarden • Validatie en ondersteuning door het management • Visie op HR (aanwezigheid -> betrokkenheid) • Projectmatige aanpak • Betrokkenheid van stakeholders • Constructieve (positieve) vertaling (geen jacht) • Ruime scoop mbt werkpunten (incl welzijn) • Duiden van de “rollen” (HR- leidinggevenden - vakbonden,V) • Opvolging en evaluatie • Durf en doorzetting

47

24

Werken aan waarden, cultuur,K

48

Vragen

[email protected]

49

25

Welzijn en verzuim :

Recommend Documents