MASARYKOVA UNIVERZITA PEDAGOGICKÁ FAKULTA Katedra didaktických technologií
Vzdělávání úředníků statutárního města Jihlavy v oblasti používání elektronického podpisu Bakalářská práce
Brno 2013
Vedoucí práce: Ing. Jan Děcký
Vypracoval: Martin Sobotka DiS.
Anotace Bakalářská práce „Vzdělávání úředníků statutárního města Jihlavy v oblasti používání elektronického podpisu“ bude pojednávat o vzdělávání úředníků statutárního města Jihlavy v oblasti práce s dokumenty podepsanými zaručeným elektronickým podpisem a o vlivech vzdělávání v této oblasti na jejich práci. Vzdělávání v této oblasti zajišťovalo tři roky vzdělávací eGoncentrum Jihlava. V eGoncentru se vzdělávali zaměstnanci úřadu, komunální politici a zaměstnanci příspěvkových organizací. Vzdělávání eGoncentra bylo zaměřeno na elektronizaci státní správy a samosprávy. Metodicky bylo vedeno Institutem pro veřejnou správu Praha. V práci bude popsána i problematika elektronických dokumentů a elektronických podpisů. Zavedením zákona o elektronickém podpisu a zejména spuštěním informačního systému datových schránek vzrostl význam elektronicky podepisovaných dokumentů při práci ve státní správě i územních samosprávách. Úroveň znalostí v této oblasti je velmi různá. Úředníci a zaměstnanci samospráv nedokáží vždy s elektronicky podepsanými dokumenty správně pracovat. Postupné vzdělávání v této oblasti má nejednoznačné a nejasné výsledky. Bakalářská práce má zjistit účinnost vzdělávání v oblasti elektronicky podepsaných dokumentů u úředníků statutárního města Jihlavy, vlivy absolvování těchto vzdělávacích kurzů na jejich práci. Dalším cílem práce je zjištění příčin malého zájmu úředníků o oblast elektronicky podepisovaných dokumentů. Základní metodou výzkumu bude dotazník a jeho vyhodnocování. Všichni úředníci statutárního města Jihlavy obdrží dotazník s otázkami týkající se jak dosavadních absolvovaných kurzů v této oblasti, tak i oblasti elektronických dokumentů a elektronického podpisu. Výsledky práce mohou být využity pro případné změny organizace vzdělávání úředníků v oblasti elektronicky podepsaných dokumentů.
Annotation The thesis “The education of officials of the City of Jihlava in the use of electronic signature” will discuss the education of officials of the City of Jihlava in working with documents with the secure e-signature and its impacts on their work. The education in this area was for three years provided by education centre eGoncetrum Jihlava where officials, local politicians and employees of contributory organizations were trained. The education, methodically conducted by the Institute for Public Administration, was focused on the computerization of state and local government. The thesis will further 2
describe the issue of electronic documents and electronic signatures. With the introduction of the Electronic Signature Act and especially launching of the Data Box system, the importance of e-signed documents in the area of state and local government increased. The level of knowledge in this field differs highly. Officials and the employees of local governments aren’t always able to work properly with the e-signed documents. Progressive education has ambiguous and unclear results. The thesis should determine the effectiveness of the training of officials of the City of Jihlava in the use of e-signed documents and the impacts of the training on their work. Another goal of the thesis is to identify the causes of the low interest of officials on this field. As a basic research method, a questionnaire and its evaluation will be used. All officials of the City of Jihlava will receive the questionnaire with questions regarding their so far passed training as well as questions regarding e-documents and e-signature. Results of this work can be used in any possible changes in education organization.
Klíčová slova Egovernment, vzdělávání dospělých, elektronický podpis, elektronický dokument, Jihlava
Keywords Egovernment, adult education, electronic signature, electronic document, Jihlava
Bibliografický záznam SOBOTKA, Martin. Vzdělávání úředníků statutárního města Jihlavy v oblasti používání elektronického podpisu. Brno, 2013. 71 l. 6 l. příl. Bakalářská práce. Masarykova univerzita, Fakulta pedagogická, Katedra didaktických technologií. Vedoucí práce Ing. Jan Děcký.
3
Prohlášení Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci vypracoval samostatně, s využitím pouze citovaných literárních pramenů, dalších informací a zdrojů v souladu s Disciplinárním řádem pro studenty Pedagogické fakulty Masarykovy univerzity a se zákonem č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů.
Souhlasím, aby práce byla uložena na Masarykově univerzitě v Brně v knihovně Pedagogické fakulty a zpřístupněna ke studijním účelům.
V Brně 9. 12. 2013
Martin Sobotka, DiS.
4
Poděkování Na tomto místě bych rád poděkoval Ing. Janu Děckému za metodickou pomoc při tvorbě mé bakalářské práce. Dále za cenné rady a připomínky, a v neposlední řadě za trpělivost, kterou mi při vedení této práce věnoval.
5
Obsah Úvod............................................................................................................................. 8 1.
2.
Vymezení řešené problematiky ........................................................................... 11 1.1.
Elektronizace státní správy............................................................................ 11
1.2.
Kdo je to úředník .......................................................................................... 12
1.3.
Vzdělávání úředníků ..................................................................................... 13
1.4.
Jak se vzdělává na úřadech............................................................................ 15
1.5.
Oblasti vzdělávání ........................................................................................ 16
1.5.1.
Vstupní vzdělávání ................................................................................ 16
1.5.2.
Průběžné vzdělávání .............................................................................. 17
1.5.3.
Zvláštní odborná způsobilost ................................................................. 17
1.5.4.
Vzdělávání vedoucích úředníků ............................................................. 17
1.6.
Průběžné vzdělávání v oblasti elektronizace veřejné správy .......................... 17
1.7.
eGoncentrum ................................................................................................ 18
1.7.1.
Organizace eGoncenter.......................................................................... 20
1.7.2.
Metody a formy výuky v eGoncentrech ................................................. 20
1.7.3.
Kurz Zaručený elektronický podpis........................................................ 21
Elektronický podpis ............................................................................................ 24 2.1.
Co je ve skutečnosti elektronický podpis....................................................... 25
2.2.
Zaručený elektronický podpis ....................................................................... 25
2.2.1. 2.3.
Komerční elektronický certifikát............................................................ 27
Principy vkládání a používání elektronického podpisu .................................. 27
2.3.1.
Podepsání elektronického dokumentu – technický popis ........................ 27
2.3.2.
Ověření integrity elektronicky podepsaného dokumentu – technický popis 28
3.
Dokument a elektronický dokument .................................................................... 29
6
4.
3.1.
Elektronicky podepsaný dokument................................................................ 30
3.2.
Řešené problémy v oblasti elektronických dokumentů .................................. 31
Shrnutí dosavadního stavu................................................................................... 32 4.1.
Elektronizace státní správy a samosprávy...................................................... 32
4.2.
Používání elektronických dokumentů na Magistrátu města Jihlavy ............... 32
4.3.
Používání elektronického podpisu v systému CzechPOINT na Magistrátu
města Jihlavy .......................................................................................................... 33 4.4.
Používání elektronického podpisu v elektronické spisové službě Magistrátu
města Jihlavy .......................................................................................................... 34 4.5. 5.
Nedostatečné vzdělání v této oblasti.............................................................. 34
Vlastní provedení dotazníkového šetření ............................................................. 36 5.1.
Výběr metody ............................................................................................... 36
5.2.
Sestavení otázek ........................................................................................... 40
5.3.
Návratnost dotazníku .................................................................................... 42
5.4.
Demografické údaje respondentů .................................................................. 43
5.5.
Relevantnost výsledků dotazníku .................................................................. 45
5.6.
Práce s elektronickým podpisem ................................................................... 46
5.7.
Kurz Zaručený elektronický podpis............................................................... 48
5.8.
Shrnutí dotazníkového šetření ....................................................................... 61
5.8.1.
Řešené otázky........................................................................................ 62
Závěr .......................................................................................................................... 66 Resumé....................................................................................................................... 67 Summary .................................................................................................................... 67 Seznam tabulek a grafů ............................................................................................... 68 Použitá literatura......................................................................................................... 69 Seznam příloh ............................................................................................................. 71
7
Úvod Jako téma své bakalářské práce jsem si vybral průzkum v oblasti vzdělávání a používání elektronického podpisu. Práce se zabývá vzděláváním úředníků v oblasti práce s dokumenty podepsanými zaručeným elektronickým podpisem a také vlivy vzdělávání v této oblasti na jejich práci. Zabývá se vyučovacími metodami, dopady a procesem vzdělávání úředníků statutárního města Jihlavy. V dnešní době, kdy moderní technologie ICT prostupují celou naší společností, se již několik let nazpět hovoří o potřebě přiblížení se úřadů občanům. Přiblížení se občanům lze chápat několika způsoby a jeden z nich je zvýšení dostupnosti služeb, které úřady občanům poskytují. Proto se vznikl dnes už mezinárodně uznávaný pojem eGovernment. Lidinský definuje eGovernment jako „využívání informačních technologií veřejnými institucemi pro zajištění výměny informací s občany, soukromými organizacemi a jinými veřejnými institucemi za účelem zvyšování efektivity vnitřního fungování a poskytování rychlých, dostupných a kvalitních informačních služeb.“1 Jinými slovy jde tedy o možnost elektronické komunikace občanů s úřady státní správy i samosprávy a s tím související postupnou elektronizaci státní správy i samosprávy. Má-li být úřad na elektronickou komunikaci připraven, musí být nejen zelektronizována příslušná agenda. Je také nutné naučit úředníky s elektronickými agendami pracovat a hlavně naučit je plně využívat možnosti elektronické komunikace jakou nám nabízí elektronické dokumenty, zprávy a v neposlední řadě i elektronické podpisy. Zavedením zákona o elektronickém podpisu a zejména spuštěním informačního systému datových schránek vzrostl význam elektronicky podepisovaných dokumentů a úroveň znalostí v této oblasti je velmi různá. Můj průzkum se týká úředníků a zaměstnanců samospráv. Lidí, kteří s občany komunikují každý den a v poslední době jsou různými legislativními úpravami přímo nuceni zákonem, aby komunikovali elektronicky, pokud si to občan přeje. Lidí, kteří mohou být postihováni, za to že elektronicky nekomunikovali i když měli, nebo že při elektronické komunikaci postupovali špatně. Průzkum byl proveden mezi úředníky a zaměstnanci Magistrátu města Jihlavy. Na Magistrátu města Jihlavy pracuje cca 388 zaměstnanců, z toho je 285 na úřednickém místě. Má celkem 14 odborů. Z toho minimálně na odborech správním, 1
LIDINSKÝ, Vít, Ivana ŠVARCOVÁ, Petr BUDIŠ, Zbyněk LOEBL a Barbora PROCHÁZKOVÁ. EGovernment bezpečně. 1. vyd. Praha: Grada, 2008, 145 s. ISBN 978-80-247-2462-1.
8
odboru dopravy, odboru životního prostředí, sociálním odboru, živnostenském úřadě, stavebním úřadě, odboru školství, ekonomickém odboru, odboru správy realit, úřadu územního plánování, kanceláři tajemníka a majetkovém odboru, musí jejich úředníci s občany každý den komunikovat a musí dodržovat správné úřední postupy. Výsledkem průzkumu bude, na základě vyhodnocení dotazníku, zjištění účinnosti vzdělávání úředníků v oblasti elektronických dokumentů a elektronického podpisu, jeho vlivy na jejich práci a zjištění příčin malého zájmu o oblast elektronicky podepisovaných dokumentů, kterou postihoval výukový kurz s názvem Zaručený elektronický podpis.
9
Cíl bakalářské práce Cílem této bakalářské práce je zjistit účinnost vzdělávání v oblasti elektronicky podepisovaných dokumentů u úředníků statutárního města Jihlavy, vlivy absolvování těchto kurzů na jejich práci a případně navržení změn v organizaci vzdělávání úředníků v této oblasti. Dalším cílem bakalářské práce je zjištění příčin malého zájmu úředníků o oblast elektronicky podepisovaných dokumentů.
10
1. Vymezení řešené problematiky Ve své bakalářské práci se zaměřím na vzdělávání úředníků v oblasti práce s dokumenty podepsanými elektronickým podpisem a vlivy vzdělávání v této oblasti na jejich práci. Bakalářská práce se bude také zabývat vyučovacími metodami, dopady a procesem vzdělávání úředníků. Tato problematika bude sledována konkrétně na skupině úředníků statutárního města Jihlavy. Vzdělávání úředníků v oblasti elektronických dokumentů a elektronicky podepsaných dokumentů zajišťovalo na Magistrátu města Jihlavy tři roky vzdělávací eGONcentrum Jihlava a vyškolený tým lektorů, rovněž zaměstnanců Magistrátu města Jihlavy. V eGONcentru se vzdělávali nejenom úředníci úřadu, ale také zaměstnanci příspěvkových organizací, zaměstnanci obcí v působnosti statutárního města Jihlavy a komunální politici. Vzdělávání v eGONcentru bylo zaměřeno na probíhající elektronizaci státní správy a samosprávy a z hlediska metodiky bylo vedeno Institutem pro veřejnou správu Praha. I přes intenzivní nabídku různých typů školení zaměřených na témata související s elektronizací státní správy a samosprávy je výsledná úroveň znalostí v této oblasti velmi různá. Práce s elektronicky podepsanými dokumenty přináší určitá specifika, která se nesmí v žádném případě podceňovat. Úředníci ale nedokáží s takovými dokumenty vždy správně pracovat, postupné vzdělávání v této oblasti má tak nejednoznačné výsledky. V práci vysvětlím i celou problematiku elektronických dokumentů a elektronických podpisů, z důvodu lepšího porozumění problematice elektronických dokumentů a elektronických podpisů. Vzdělávání úředníků, komunálních politiků a zaměstnanců zřizovaných organizací v eGONcentru Jihlava je součást vzdělávacího procesu, který úzce souvisí s elektronizací státní správy a samosprávy.
1.1.
Elektronizace státní správy
Oblast elektronizace ve státní správě nabývá zejména v posledních letech na velikém významu. Elektronizace státní správy a samosprávy bývá označována jedním sjednocujícím výrazem – eGovernment. Slovo eGovernment je novým pojmem, které prostupuje celou veřejnou správu. Jak by mohl nepřesný český popis či „překlad“ – elektronizace – napovídat, pod slovem eGovernment nelze vidět pouze výpočetní techniku či převedení dosud „papírově“ vykonávaných agend do elektronické podoby, 11
do aplikace na PC. Je v něm ukryt daleko hlubší význam. Nejedná se tedy o jakýsi software, ale spíše „o komplexní filozofii přístupu státu k občanovi“2. Lze ho spíše charakterizovat jako „možnost komunikace s institucemi státní a veřejné správy v elektronické podobě a veškeré procesy s tím související, zejména tvorba příslušné legislativy a přechod úřadů na elektronickou verzi vedení agendy.“3 K pochopení významu pomůže ještě následující cíl eGovernmentu a tím je: „usnadnit styk veřejnosti s úřady, zejména z hlediska úspory času, ať už se to týká občanů nebo podnikatelů. Egovernment by také měl zajistit větší efektivitu fungování úřadů a tím (teoreticky) ušetřit finance potřebné na výplatu později zbytečných úředníků. Další peníze, jak na straně veřejnosti, tak na straně úřadů, ušetří i zmiňovaná možnost uchovávání veškeré agendy pouze v elektronické podobě.“4 Mimo jiné přináší eGovernment výhody zejména v oblasti efektivity a zvyšování konkurenceschopnosti. Služby, které eGovernment přináší, nebo bude přinášet, mají za cíl zlepšovat důvěru mezi veřejnou správou a občanem. Efektivitu služeb zvyšuje především podpora ICT technologií a to tím, že komunikace občan-obec, občan-stát ale i obec-stát může probíhat elektronickým způsobem, nejčastěji prostřednictvím internetu. Využitím ICT technologií se zvyšuje i transparentnost poskytovaných služeb a ve směru k občanům především dostupnost. Občané tak ve výsledku budou mít možnost komunikovat s veřejnou správou prakticky kdykoliv prostřednictvím internetu. Elektronizace státní správy a samosprávy je ale proces, který v tuto chvíli právě probíhá. Aby bylo splněno očekávání, které eGovernment přináší, je nutné nejenom postupně zelektronizovat téměř všechny agendy, ale také naučit úředníky s novými technologiemi pracovat.
1.2.
Kdo je to úředník
Ve své práci se zabývám vzděláváním úředníků, konkrétně vzděláváním skupiny úředníků Magistrátu města Jihlavy, kdo je, a kdo není úředník, definuje zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků, který nabyl účinnosti 2
Egovernment krok za krokem. ZIKMUND, Martin. PVS - parlament, vláda, samospráva [online]. 2013 [cit. 2013-08-17]. Dostupné z: http://www.parlament-vlada.eu/index.php/hlavni-temata-egovernment/331-egovernment-krok-za-krokem 3 E-government. Adaptic [online]. © 2005–2013 [cit. 2013-08-18]. Dostupné z: http://www.adaptic.cz/znalosti/slovnicek/e-government/ 4 E-government. Adaptic [online]. © 2005–2013 [cit. 2013-08-18]. Dostupné z: http://www.adaptic.cz/znalosti/slovnicek/e-government/
12
1. ledna 2013. Zákon v § 2 odst. 4 definuje úředníka jako zaměstnance, který vykonává svoji činnost pro veřejnou správu. Místem, kde takový zaměstnanec pracuje, je úřad. Ve své práci se tedy budu věnovat zaměstnancům Magistrátu města Jihlavy – úředníkům. Každý úředník se musí při své práci řídit přesnými úředními postupy, které jsou definovány v zákonech. K tomu aby svoji činnost vykonával zodpovědně a správně, je potřebný fungující systém vzdělávání. I když jsem se v této práci zaměřil pouze na jednu oblast vzdělávání, je nejdříve nutné popsat celý systém vzdělávání úředníků.
1.3.
Vzdělávání úředníků
Vzdělávání úředníků probíhá systémem prohlubování případně zvyšování kvalifikace. Cílem vzdělávání úředníků je zvýšení efektivnosti a hospodárnosti v rámci vykonávání veřejné správy. Cílem každého úřadu je odvést co nejvíce efektivní práce a poskytování profesionálních služeb všem občanům. Těchto dvou cílů je možné dosáhnout prostřednictvím plně kvalifikovaných úředníků. Vzdělávání úředníků, přesněji vzdělávání úředníků samosprávných celků, je důležitý pojem, který zavádí zákon č. 312/2012 Sb., o úřednících územních samosprávných celků. Vzdělávání by mělo postihnout zejména oblasti potřebné k práci úředníka a tím mu umožnit získat nové odborné znalosti. Dalším cílem vzdělávání úředníků je zvyšování konkurenceschopnosti především na trhu práce. V dnešním překotně rychlém vývoji zvyšuje konkurenceschopnost i systém kvalitního vzdělávání. Toto platí jak ve firemním prostředí, tak i v prostředí veřejné správy. Ve veřejné správě se často mění legislativa, často se stanovují nové úřední postupy, mění se metodika, z těchto důvodu je nutný systém dalšího vzdělávání. K dalšímu urychlení tohoto vývoje přispěl i vstup České republiky do Evropské unie, kdy vzrostla nejenom firemní konkurence ale i požadavek na kvalitnější veřejnou správu. Vzdělávací oblastí vzdělávání úředníků chápeme jako vzdělávání dospělých. Vzděláváním dospělých, resp. vzděláváním v této oblasti se zabývá andragogika. Dle Palána je andragogika „věda o výchově dospělých, vzdělávání dospělých a péči o dospělé, respektující všestranně zvláštnosti dospělé populace a zabývající se její personalizací, socializací a enkulturací. V oblasti výchovy a vzdělávání se zabývá zvláštnostmi působení pedagogických zákonitostí na dospělou populaci, definuje 13
osobnost dospělého ve výchovném a vzdělávacím procesu, definuje systém výchovy a vzdělávání dospělé populace, jakož i zvláštnosti ve vztahu k ostatním pedagogickým a společenským vědám. Na obsah pojmu i obsah andragogiky jako vědecké disciplíny, nejsou dosud názory sjednoceny. A bývá většinou chápána jako synonymum pojmu vzdělávání dospělých, eventuálně jako věda o vzdělávání dospělých. Řidčeji (Hanselmannova „sociální andragogika“, holandské pojetí jako teorie a praxe jednání lidí /pochopitelně s terminologickými důsledky/ nebo olomoucké pojetí integrální andragogiky jako teorie a praxe vedení lidí a péče o ně) v širším pojetí, v němž vzdělávání dospělých je pouze jedním aspektem.“5 Vzděláváním podle Palána rozumíme „proces uvědomělého a cílevědomého zprostředkování a aktivního utváření a osvojování soustavy vědeckých a technických vědomostí, intelektuálních a praktických dovedností a lidských zkušeností, utváření morálních rysů a osobitých zájmů.“6 Obecný pojem vzdělávání je třeba zpřesnit pojmem vzdělávání dospělých. Vzdělávání dospělých „je obecný pojem pro vzdělávání dospělé populace a zahrnuje veškeré vzdělávací aktivity realizované jako řádné školské vzdělávání dospělých (získání stupně vzdělání), nebo jako další vzdělávání. Vystupuje jako:
Vzdělávací proces. Proces cílevědomého a systematického zprostředkování, osvojování a upevňování schopností, znalostí, dovedností, návyků, hodnotových postojů i společenských forem jednání a chování osob, jež ukončily školní vzdělání a přípravu na povolání a vstoupily na trh práce.
Vzdělávací systém. Systém institucionálně organizovaných i individuálních (sebevzdělávacích) vzdělávacích aktivit, které nahrazují, doplňují, rozšiřují, inovují, mění nebo jinak obohacují počáteční vzdělání dospělých osob, které záměrně a intencionálně rozvíjejí své znalosti a dovednosti, hodnotové postoje,
5
PALÁN, Zdeněk. Základy andragogiky [online]. Praha: Vysoká škola J.A. Komenského, 2002, 207 s. [cit. 2013-10-01]. Skripta k předmětu Úvod do studia personalistiky. Dostupné z: http://media0.wgz.cz/files/media0:5100491c3f8cb.pdf.upl/Zaklady_andragogiky.pdf 6 PALÁN, Zdeněk. Základy andragogiky [online]. Praha: Vysoká škola J.A. Komenského, 2002, 207 s. [cit. 2013-10-01]. Skripta k předmětu Úvod do studia personalistiky. Dostupné z: http://media0.wgz.cz/files/media0:5100491c3f8cb.pdf.upl/Zaklady_andragogiky.pdf
14
zájmy a jiné osobní a sociální kvality, potřebné pro plnohodnotnou práci a plnění životních a společenských rolí.“7 Výše uvedené pojmy, vzdělávání a vzdělávání dospělých jsou základní součástí celoživotního učení, které dle Palána „chápeme jako zásadní změnu pojetí celého vzdělávání, kdy všechny možnosti učení – ať v tradičních vzdělávacích institucích v rámci vzdělávacího systému či mimo ně – jsou chápány jako jediný propojený celek, který dovoluje rozmanité a četné přechody mezi vzděláváním a zaměstnáním a který umožňuje získávat stejné kvalifikace a kompetence různými cestami a kdykoli během života.“8 Tak jako každý jiný zaměstnanec, musí i úředník projít ve svém zaměstnání systémem vzdělávání. Zvláště dnes, kdy se dá obecně říci, že žádný člověk nevystačí ve svém zaměstnání se svými znalostmi a dovednostmi, které nabyl ve škole. Pokud chce být úspěšný na trhu práce, musí se průběžně vzdělávat po celý svůj pracovní život.
1.4.
Jak se vzdělává na úřadech
Podle zákona č. 312/2012 Sb. vzniká zákonná povinnost vzdělávání, jehož rozsah musí být minimálně 18 dnů během období tří let. Dále je úřad povinen vypracováním plánu vzdělávání a nejméně jednou za tři roky hodnotit jak se tento plán plní. Jednou za tři roky musí být provedena aktualizace plánu vzdělávání. Mnoho úřadů k evidenci plánů vzdělávání jednotlivých úředníků používá sofistikovaný software nebo modul v personalistice. Vzdělávání úředníků - prohlubování kvalifikace -
je zákonem č. 312/2012 Sb.,
dovoleno vykonávat pouze některým subjektům nebo fyzickým osobám. Může jej poskytovat pouze: 1. Právnická nebo fyzická osoba oprávněná ke vzdělávací činnosti podle zvláštního předpisu, jíž byla udělena akreditace (§ 30) 2. Příspěvková organizace zřízená Ministerstvem vnitra
7
PALÁN, Zdeněk. Základy andragogiky [online]. Praha: Vysoká škola J.A. Komenského, 2002, 207 s. [cit. 2013-10-01]. Skripta k předmětu Úvod do studia personalistiky. Dostupné z: http://media0.wgz.cz/files/media0:5100491c3f8cb.pdf.upl/Zaklady_andragogiky.pdf 8 PALÁN, Zdeněk. Základy andragogiky [online]. Praha: Vysoká škola J.A. Komenského, 2002, 207 s. [cit. 2013-10-01]. Skripta k předmětu Úvod do studia personalistiky. Dostupné z: http://media0.wgz.cz/files/media0:5100491c3f8cb.pdf.upl/Zaklady_andragogiky.pdf
15
3. Územní samosprávný celek, jemuž byla udělena akreditace podle § 30 Výše uvedené vzdělávací instituce musí poskytovat vzdělávání na základě vzdělávacích programů. Samotné vzdělávací programy musí být také akreditovány a to podle § 31 pro odpovídající druh kvalifikace (§ 18 odst. 1 a 2).
1.5.
Oblasti vzdělávání
Prohlubování kvalifikace úředníka se děje účastí na vzdělávání. Oblasti vzdělávání úředníků stojí na 4 základních pilířích. Jsou to: 1. Vstupní vzdělávání 2. Prohlubování kvalifikace 3. Zvláštní odborná způsobilost 4. Vzdělávání vedoucích úředníků Každý úředník je povinen prokazatelným způsobem účastnit se nejdříve vstupního vzdělávání. Vstupní vzdělávání musí být ukončeno do 3 měsíců od nástupu do zaměstnání. V průběhu zaměstnání se musí účastnit průběžného vzdělávání a do 18 měsíců od nástupu do zaměstnání musí prokázat zvláštní odbornou způsobilost. Vedoucí úředníci a vedoucí úřadu musí prohlubovat kvalifikaci ještě svojí účastí na vzdělávání vedoucích úředníků. 1.5.1. Vstupní vzdělávání Ke vstupnímu vzdělávání nastupuje úředník co nejdříve po svém nástupu do zaměstnání. Pro Magistrát města Jihlavy provádění vstupního vzdělávání zajišťuje krajský úřad Kraje Vysočina. Úřad má udělenu akreditaci ministerstvem vnitra. Vstupní vzdělávání úředníků v sobě zahrnuje zejména základy veřejné správy, zásady organizace a činnosti veřejné správy, základy veřejného práva, základy veřejných financí, evropské správní právo a v neposlední řadě i práva, povinnosti a etiku úředníka. Dále se vstupní vzdělávání zabývá i základy používání informačních technologií a základními komunikačními i organizačními schopnostmi. To, že úředník ukončil vstupní vzdělávání, prokazuje osvědčením vydaným institucí, ve které vstupní vzdělání navštěvoval.
16
1.5.2. Průběžné vzdělávání Průběžné vzdělávání probíhá formou kurzů. O účasti na kurzu rozhoduje vedoucí úřadu a úředník se pak musí kurzu účastnit. Vedoucí úřadu rozhoduje na základě potřeb úřadu i s ohledem na vzdělávací plán úředníka. Průběžné vzdělávání plní funkci prohloubení nebo aktualizace vzdělání úředníka. Vzdělávací kurzy musí být poskytovány akreditovanými institucemi nebo akreditovanou fyzickou osobou. Účast na kurzu průběžného vzdělávání musí být prokazatelná. Instituce, která kurz prováděla, proto vydává o účasti na kurzu osvědčení. 1.5.3. Zvláštní odborná způsobilost Správní činnosti může vykonávat pouze úředník, který prokázal zvláštní odbornou způsobilost. Zvláštní odborná způsobilost se dělí na obecnou část a část zvláštní, obecná část ve svém obsahu zahrnuje zejména znalost základů veřejné správy a znalostí o jednotlivých zákonech, které se výkonu správní činnosti dotýkají. Jedná se zejména o zákon o obcích, zákon o krajích a také správní řád. Zvláštní část v sobě zahrnuje znalosti, které jsou nezbytné pro vykonávání správní činnosti stanovené zvláštním prováděcím právním předpisem. Ověření zvláštní odborné způsobilosti je prováděno zkouškou a po jejím úspěšném splnění je vydáno osvědčení. V České republice splnění těchto povinností zajišťuje Institut pro veřejnou správu Praha. Ke zkoušce ze zvláštní odborné způsobilosti je úřad povinen úředníka vykonávajícího správní činnost přihlásit do šesti měsíců od nástupu do zaměstnání, nebo do třech měsíců kdy správní činnost začal vykonávat. 1.5.4. Vzdělávání vedoucích úředníků Do tohoto pilíře vzdělávání úředníků spadají všichni vedoucí úředníci. Vedoucí úředníci mají povinnost do 2 let od nástupu do funkce vedoucího úředníka ukončit vzdělávání. Vzdělávání vedoucích úředníků obsahuje obecnou část a zvláštní část. Vzdělávání v obecné části je zaměřeno na znalosti a dovednosti v řízení úředníků. Zvláštní část vzdělávání se zabývá přehledem o činnostech stanovených prováděcím právním předpisem vykonávaných podřízenými úředníky.
1.6.
Průběžné vzdělávání v oblasti elektronizace veřejné správy
V posledních několika letech je elektronizace státní správy a samosprávy široce skloňované a ze všech stran diskutované téma. Problematika elektronizace státní správy 17
a samosprávy je komplexní téma a proto bylo nutné jej označit nějakým vhodným termínem. Tímto termínem, sjednocujícím výrazem, se stal eGovernment. Jak jsem výše uvedl, jedná se o komplexní problematiku, která musí také vyřešit zejména filozofickou otázku změny komunikace ve vztahu občan, státní správa a samospráva. Je otázkou, zda je tato filozofická změna vůbec dostatečně diskutována, ale také dostatečně propagována do světa občanů a v neposlední řadě i úředníků. Hlavní myšlenkou elektronizace státní správy a samosprávy je zpřístupnění informací poskytovaných občanům i úřadům mezi sebou navzájem. Zpřístupněním je nutno chápat snadnější dostupnost služeb úřadů, v nejlepším případě tzv. z pohodlí domova, pomocí nástrojů, které jsou v současnosti běžně dostupné – tedy dnes nejčastěji pomocí Internetu. Vzdělávání v oblasti elektronizace státní správy a samosprávy pomáhá zvyšovat povědomí o probíhající elektronizaci agend v místě, kde je to pro další rozvoj nejdůležitější. Mezi úředníky veřejné správy. Cíly elektronizace státní správy a samosprávy je v prvopočátku zvyšování efektivity stání správy, která ve svém důsledku zvýší i konkurenceschopnost státu. Rozvoj eGovernmentu tedy není možný bez patřičné podpory vzdělávání. Právě z tohoto důvodu začala ve městech s rozšířenou působností vznikat eGoncentra. Jednalo o konkrétní vzdělávací projekty, které měly za úkoly působit v oblasti vzdělávání úředníků, zaměstnanců příspěvkových organizací a komunálních politiků.
1.7.
eGoncentrum
Zákon 300/2008 o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů vyžaduje po úřadech nový typ komunikace pomocí systému datových schránek. Bylo tedy třeba reagovat na všeobecně nízké znalosti jak úředníků právě v oblasti elektronických a elektronických dokumentů podepsaných zaručeným elektronickým podpisem. Ne že by se do té doby takové dokumenty nepoužívaly, byly to však pouze nahodilé případy. Teprve zavedením povinnosti komunikovat prostřednictvím systému datových schránek se takové dokumenty začaly používat v širším měřítku. Stát reagoval podporou vzniku eGoncenter.
18
Ve městech s rozšířenou působností začala vznikat eGoncentra v průběhu roku 2009. Vznik eGoncenter byl podpořen státem, v roce 2009 vypsalo ministerstvo vnitra výzvu číslo 40 – „Vzdělávání v eGon Centrech krajů a obcí s rozšířenou působností“ z operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Globálním cílem výzvy bylo „posilování institucionální kapacity a efektivnosti výkonu veřejné správy a veřejných služeb.“9 Provoz eGoncenter byl metodicky zajišťován Institutem pro veřejnou správu Praha. Hlavním cílem eGoncenter bylo proškolení a příprava úředníků v celoplošném měřítku a během relativně krátké doby v oblasti eGovernmentu. V první chvíli šlo hlavně o to, naučit úředníky pracovat s novým systémem datových schránek, naučit je zacházet s elektronickými a elektronicky podepsanými dokumenty. Metodickým zajištěním pod hlavičkou Institutu pro veřejnou správu Praha byl naplněn i požadavek zákona č. 312/2012 Sb. který vyžaduje, aby vzdělávání úředníků prováděl akreditovaný subjekt. „Institut pro veřejnou správu Praha se zaměřuje na vzdělávání úředníků veřejné správy, tedy územních samosprávných celků a (ústředních) správních úřadů. Prostřednictvím akreditovaných vzdělávacích programů tak zabezpečuje úředníkům veřejné správy (samosprávy) vzdělání, které jim ukládá zákon o úřednících – připravuje je na zkoušku zvláštní odborné způsobilosti (ZOZ) a je zároveň jedinou institucí autorizovanou k vydávání osvědčení o složení takové zkoušky. Kromě tohoto zákonného vzdělávání poskytuje Institut úředníkům ÚSC rovněž rozmanité průběžné vzdělávání ke zvyšování jejich odborných i obecných kompetencí. Úředníkům státní správy nabízí Institut v souladu s pravidly vzdělávání zaměstnanců ve správních úřadech vstupní vzdělávání následné a prohlubující vzdělávání. To se skládá z manažerského vzdělávání a vzdělávání v dalších oblastech."10 Schválením zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi vznikly datové schránky. Ty byly zřízeny povinně všem orgánům veřejné moci, tedy všem státním i samosprávným úřadům i těm nejmenším. Prostřednictvím datových schránek je možné učinit podání úřadu nebo úřad může doručit písemnost do schránky fyzické, právnické osoby nebo jinému úřadu. Zákon dále stanovil povinnost datovou schránku využívat, pokud ji dotčené subjekty mají aktivní a neméně důležité je i 9
Výzva pro předkládání IP 4.1 - Vzdělávání v eGon Centrech krajů a obcí s rozšířenou působností. Strukturální fondy EU [online]. 2009 [cit. 2013-10-03]. Dostupné z: http://www.strukturalnifondy.cz/cs/Jak-na-projekt/Vyzvy-a-akce-(1)/Vyzva-c-40-pro-predkladani-IP-4-1-Vzdelavani-v 10 Základní charakteristika Institutu. Institut pro veřejnou správu Praha [online]. © 2013 [cit. 2013-1003]. Dostupné z: http://www.institutpraha.cz/o-nas/zakladnicharakteristikainstitutu
19
postavení elektronických dokumentů na stejnou úroveň jako dokumentů papírových. Úřadům vznikla navíc povinnost evidovat veškeré došlé i odeslané dokumenty v elektronické spisové službě. Byla to zcela zásadní změna ve způsobu komunikace ve všech úrovních úřadů vč. těch nejmenších úřadů bez uvolněného starosty a úředníků. Panovaly oprávněné obavy z nedostatečné úrovně vzdělání v oblasti informačních technologií. 1.7.1. Organizace eGoncenter Všechny eGoncentra byla metodicky řízena Institutem pro veřejnou správu Praha. Byla zřízena většinou na obcích s rozšířenou působností. V čela každého eGoncentra byl manažer eGoncentra a ten měl oprávnění vypisovat jednotlivé kurzy. Egon centra vyučovala pomocí prezenčních a elearningových kurzů. Samotná výuka v eGoncentrech byla prováděna lektory. Lektorem eGoncentra mohl být pouze ten, kdo absolvoval v Institutu pro veřejnou správu Praha povinný prezenční kurz „Základní kompetence školitele eGon centra“ a kurz „Pedagogické minimum pro školitele eGovernmentu“. Po dobu činnosti eGoncentra Jihlava jsem byl jeho lektorem a mimo jiné jsem vyučoval také na kurzu „Zaručený elektronický podpis“. 1.7.2. Metody a formy výuky v eGoncentrech V eGoncentru Jihlava probíhala výuka dvěma způsoby a to prezenční a distanční formou. Elearningová forma byla podpořena systémem ELEV, který provozoval institut pro veřejnou správu Praha. V tomto systému pak každé eGoncentrum vypisovalo vybrané kurzy a dle svého uvážení je nabízelo zájemcům. V eGoncentru pak výuku touto formou měli na starost tutoři. Byli to v podstatě garanti vypsaných kurzů, na které se mohli účastníci v určitý čas i den obracet se svými dotazy. Další výuka, v eGoncentru Jihlava preferovanější, probíhala pomocí prezenční formy. Vedení kurzů měli na starost lektoři. Každé eGoncentrum mělo za povinnost zajistit k této formě výuky odpovídající prostory, eGoncentrum Jihlava mělo k těmto účelům vytipovány celkem tři místnosti. Největší skupiny studentů byli situováni do kinosálu kina Dukla s kapacitou 160 míst. Menší skupiny pak do zasedací místnosti zastupitelstva města Jihlavy s kapacitou 50 míst a skupiny pro kurzy vyžadující i ověřování praktických dovedností práce s výpočetní technikou pak do počítačové 20
učebny s kapacitou 12 míst. Počítačová učebna byla nejvíce využívanou místností, hodně kurzů eGoncentra bylo zaměřeno na praktické příklady a učebna umožňoval větší interakci lektora s účastníky. V učebně bylo k dispozici 12 počítačů, vzájemně propojených, výkonná síťová tiskárna, internet, interaktivní tabule a projektor. Hlavní metodou používanou při prezenční formě kurzů byl výklad, další často užívanou metodou bylo cvičení, ojediněle byla použita i metoda rozhovoru. Při některých kurzech eGoncentra byla použita i metoda práce s textem, například pro kurzy práce s aplikacemi Microsoft Word a Excel byly lektory eGoncentra vytvořeny příručky, které byly k dispozici všem účastníkům těchto kurzů. Všem účastníkům ostatních kurzů byly k dispozici i veškeré prezentace používané lektory při výkladu. Další z používaných metod byla metoda předvádění, například při kurzech zabývajících se systémem CzechPOINT nebo systémem datových schránek. Přesto byla nejužívanější metodou metoda výkladu. Velká většina výuky byla podporována počítačem. 1.7.3. Kurz Zaručený elektronický podpis Kurz zaručený elektronický podpis byl vytvořen přímo lektory eGoncentra Jihlava a vycházel z elearningového kurzu zveřejněném v systému ELEV jehož cílem bylo seznámení s platnou právní úpravou a použitím elektronického podpisu v praxi. Prezenční kurz byl v eGoncentru Jihlava mírně upraven hlavně po potřeby úředníků Magistrátu města Jihlavy a přizpůsoben jejich činnosti a aplikacím, které při své práci používají. Účast na kurzu byla pouze dobrovolná, termíny a popis kurzu byl vystaven na informačních stránkách na intranetu. Kurz se zabýval nejenom elektronickým podpisem a elektronickým podepisováním a ověřováním podpisů. Podrobně vysvětloval i práci s elektronickými dokumenty a obsahoval i praktickou část, kde si mohli účastníci kurzu vyzkoušet práci s elektronickým podpisem, vytváření elektronických dokumentů ve formátu PDF nebo nastavení aplikace MS Outlook tak, aby mohla využívat elektronický podpis. Pro úplnost uvádím osnovu kurzu, tak jak byla zveřejněna na intranetu Magistrátu města Jihlavy: 1. Elektronický podpis a. Co je to elektronický podpis b. Veřejná a tajná část klíče 21
c. Důležitost bezpečného uchování tajné části klíče d. Co je to certifikát e. Otisk dokumentu (HASH) f. Platnost elektronického podpisu g. Revokace (revokační seznamy) 2. Certifikační autorita 3. Časové razítko 4. Legislativní souvislosti a právní platnost elektronického podpisu 5. Co je to autorizovaná konverze dokumentů 6. Dokument, elektronický dokument – výhody PDF formátu 7. Ověřování elektronických podpisů a. Základní pravidla ověřování platnosti elektronických podpisů b. Ověření integrity podepsaného dokumentu c. Posuzovaný okamžik d. Ověření platnosti certifikátu (CRL seznamy) e. Nastavení ověřování platnosti el. podpisů v Adobe Reader f. Ověření platnosti el. podpisu v MS Outlook 8. Cvičení a. Import a export certifikátu b. Vytvoření a podepsání PDF dokumentu c. Ověření platnosti podpisu d. Nastavení MS Outlook a podepsání emailu Výuka na kurzu probíhala formou přednášky s využitím připravené výukové prezentace. Přednáška byla prokládána praktickými ukázkami a také praktickým cvičením. Každý z účastníků měl k dispozici počítač a měl možnost si práci s elektronickým podpisem a elektronickými dokumenty vyzkoušet. Kurz měl časovou dotaci 4 hodiny. Na kurz „Zaručený elektronický podpis“ bylo vypsáno 10 termínů s kapacitou dvanácti účastníků. Dle přesných údajů z evidence školení11 však bylo využito pouze 6 termínů s průměrnou účastí 5,5 účastníků na jeden kurz. Nejvíce se jich jednoho kurzu účastnilo
11
Webová aplikace, která byla vytvořena výhradně pro potřeby eGoncentra a evidenci školení, která v něm probíhala.
22
12 a nejméně pak 4, dohromady kurz absolvovalo 33 úředníků Magistrátu města Jihlavy.
23
2. Elektronický podpis „Elektronický podpis je zajímavým fenoménem naší současnosti. Mnoho lidí jej již používá a ještě více by jej rádo používalo. Stát dokonce v mnoha situacích jeho užití nařizuje a vymáhá, zejména v souvislosti s celkovou elektronizací veřejné právy a jejich agend.“12 S elektronizací státní správy a samosprávy úzce souvisí i tzv. elektronický podpis. Jeho používání v posledních pěti letech vzrostlo exponenciálně. Masivní rozšíření jeho používání bylo způsobeno hlavně startem informačního systému datových schránek, jehož používání je povinné pro orgány veřejné moci a právnické osoby. Mnoho lidí neví co si pod pojmem elektronický podpis vlastně představit a bagatelizuje práci s elektronickým podpisem tvrzením, že se s ním pracuje stejně jako s vlastnoručním podpisem. Přitom „práce s elektronickými podpisy je přeci jen zásadně jiná, než práce s vlastnoručními podpisy. Může být srovnatelně jednoduchá a může dokonce přinášet mnohonásobně vyšší míru spolehlivosti, než podpisy vlastnoruční. Na druhé straně se opírá o zcela jiné principy, vyžaduje zcela odlišné postupy a může mít také dosti odlišné souvislosti a dopady, než práce s vlastnoručními podpisy na listinných dokumentech.“13 Elektronický podpis je novinka poslední doby, se kterou se musíme naučit pracovat. Podepsat dokument elektronickým podpisem je velmi jednoduchá záležitost, o něco složitější na pochopení jsou ale důsledky takového kroku a zejména pak princip ověřování elektronických podpisů. Tuto situaci sleduji jako zaměstnanec odboru informatiky na Magistrátu města Jihlavy a zároveň jako osoba pověřená ke správě elektronických podpisů všech zaměstnanců. Celá problematika elektronického podpisu je značně široká a obsáhlá. Zákonné ukotvení v právním řádu české republiky má elektronický podpis v zákoně č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. „Smyslem zákona o elektronickém podpisu je umožnit použití digitálního podpisu v rámci elektronické komunikace jako ekvivalent podpisu vlastnoručního při běžné listinné
12
PETERKA, Jiří. Báječný svět elektronického podpisu. Praha: CZ.NIC, 2011, 430 s. CZ.NIC. ISBN 978-80-904248-3-8. 13 PETERKA, Jiří. Báječný svět elektronického podpisu. Praha: CZ.NIC, 2011, 430 s. CZ.NIC. ISBN 978-80-904248-3-8.
24
formě komunikace. Zákon byl vytvořen na základě směrnice Evropské unie 1999/93/EC ze dne 13. 12. 1999“14
2.1.
Co je ve skutečnosti elektronický podpis
V současné době se nejvíce pracuje s elektronickými podpisy založenými na technologii PKI. V takovém případě elektronický podpis ve skutečnosti představuje tzv. pár klíčů, který slouží k rozpoznání dvou stran, které spolu elektronicky komunikují. Klíče jsou tedy vždy dva, z nichž jeden bývá označován jako privátní a druhý jako veřejný. Privátní klíč slouží k vytvoření elektronického podpisu a veřejný klíč slouží k jeho ověření. Oba klíče ale nevzniknou sami o sobě, klíče musí být založeny na certifikátu, který vydává certifikační autorita. Pomocí takto vydaného certifikátu elektronického podpisu pak ten kdo podepisuje, prokazuje svoji identitu. Obrazně řečeno, certifikát je jakýsi občanský průkaz, který v sobě obsahuje identifikační údaje vlastníka certifikátu k vytvoření elektronického podpisu. V každém certifikátu je obsaženo datum počátku platnosti, datum ukončení platnosti (nejčastěji se jedná o jeden rok), jméno samotné certifikační autority, název certifikátu, kterým například může být jméno vlastníka certifikátu, sériové číslo certifikátu a případně další potřebné údaje. V podstatě tedy není elektronický podpis ničím jiným než jakýmsi kódem, který bývá zpravidla připojen v elektronickém dokumentu jako součást jeho digitálního kódu. Tento kód je jistým způsobem svázán s obsahem dokumentu, jeho výpočet je velmi složitý, aby nebylo jednoduché jej zfalšovat. Jeho zfalšování je při využití současné výpočetní techniky téměř nemožné, resp. by to bylo tak časově náročné, že by se to nevyplatilo. V praxi ale s elektronickým podpisem nepřijdeme do styku v podobě „čísla“, jako s číslem pracují s elektronickým podpisem programy, které podpis rozpoznají, dokáží ho případně ověřit a výsledek nám nabídnou ve srozumitelně formě.
2.2.
Zaručený elektronický podpis
Důvod potřeby využívat elektronický podpis k podepisování dokumentů v elektronické formě souvisí právě se zvýšenou elektronizací dokumentů a narůstající elektronickou komunikací. K takovýmto účelům ale nelze v našem legislativním prostředí použít jakýkoliv elektronický podpis. Proto tyto účely se využívá zaručený elektronický podpis. Zaručený elektronický podpis je zjednodušeně řečeno jiný druh elektronického 14
Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. In: Sbírka zákonů. 2000. Dostupné z: http://www.mvcr.cz/soubor/zakon-c-227-2000-sb-o-elektronickem-podpisu.aspx
25
podpisu, který už svým názvem říká, že se zaručuje, zaručuje se za toho, kdo elektronický podpis vytvořil. Podle Zákona č. 227/200 Sb., o elektronickém podpisu část I. § 2 písm. b) „je zaručeným elektronickým podpisem elektronický podpis, který splňuje následující požadavky 1. je jednoznačně spojen s podepisující osobou, 2. umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, 3. byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou 4. je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojen takovým způsobem, že je možno zjistit jakoukoliv změnu dat“15 Zaručený elektronický podpis tedy poskytuje následujíc záruky: integritu – dokument nebyl změněn či nedošlo k jeho poškození autentizaci – jednoznačně identifikuje osobu, která dokument podepsala nepopiratelnost – osoba, která dokument podepsala, nemůže na základě této záruky svůj podpis odmítnout Elektronický podpis může poskytovat ještě jednu nepopiratelnou záruku a tou je časový údaj okamžiku vytvoření podpisu. K těmto účelům se využívá časové razítko. Abychom mohli elektronický podpis používat ke komunikaci s orgány veřejné moci, definuje Zákon o elektronickém podpisu ještě tzv. uznávaný elektronický podpis. Jedná se o zaručený elektronický podpis, který byl vytvořen na základě certifikátu vydaného uznávanou certifikační autoritou. V tuto chvíli existují v České republice tři takové certifikační autority. Jsou to První certifikační autorita, a.s., Certifikační autorita Postsignum a eIdentity, a.s. Certifikáty vystavené těmito certifikačními autoritami jsou orgány veřejné moci automaticky uznávány, elektronický podpis vytvořený na základě takového certifikátu pak lze bez problémů použít pro komunikaci s nimi.
15
Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. In: Sbírka zákonů. 2000. Dostupné z: http://www.mvcr.cz/soubor/zakon-c-227-2000-sb-o-elektronickem-podpisu.aspx
26
2.2.1. Komerční elektronický certifikát Komerční certifikát elektronického podpisu má trochu jiné využití než kvalifikovaný. Technicky se jedná o naprosto stejný certifikát, není ale automaticky uznávaným certifikátem. Jeho využití spočívá hlavně v technickém ověřování identity dvou komunikujících subjektů. Na jeho používání se musí obě strany dohodnout samy. Používá se například pro zabezpečené přihlašování nebo k šifrování e-mailů. Konkrétním příkladem praktického využití certifikátu je například přihlašování do systému CzechPOINT. Pokud se uživatel chce do systému přihlásit, musí nejdříve přesně určit svoji identitu doložením svého komerčního certifikátu a teprve potom zadáním uživatelského jména a hesla.
2.3.
Principy vkládání a používání elektronického podpisu
2.3.1. Podepsání elektronického dokumentu – technický popis Princip vzniku elektronického podpisu dokumentu je při použití technologie PKI poměrně jednoduchý. Tato technologie je založena na existenci dvou klíčů a aplikování matematických funkcí. Jeden z klíčů bývá označován jako soukromý a druhý jako veřejný, veřejný klíč je matematicky závislý na soukromém klíči. Soukromý klíč má, jak už název napovídá, k dispozici pouze majitel podpisu, a jeho povinností je tento klíč střežit, protože tento klíč obsahuje data, která jednoznačně identifikují majitele certifikátu. Při podepisování dokumentu se postupně provede několik kroků. Nejdříve je nutné vypočítat tzv. HASH dokumentu, výsledek této funkce bývá označován jako otisk dokumentu. Otisk dokumentu má význam jako otisk lidského prstu, nemůže být nikdy spočítán stejný na dvou různých dokumentech, ale dopředu známe jeho velikost. Pokud by se v dokumentu změnilo i jedno písmeno, výsledný otisk by byl diametrálně odlišný. Z libovolně „dlouhého“ dokumentu získáme vždy stejně „dlouhý“ otisk. Aplikování HASH funkce lze označit za inteligentní zmenšování dokumentu. Vypočtený otisk dokumentu je potom zašifrován soukromým klíčem a tím dojde ke vzniku elektronického podpisu. Výsledek – elektronický podpis – a veřejný klíč majitele podpisu je pak uložen do dokumentu. V elektronickém dokumentu ale nemusí mít viditelnou prezentaci, nejčastěji je prezentován pouze informační ikonou někde v aplikaci, ve které je elektronický dokument zobrazen. 27
2.3.2. Ověření integrity elektronicky podepsaného dokumentu – technický popis Ověření integrity elektronického dokumentu s elektronickým podpisem je opět relativně jednoduchý úkon. Nejdříve se zpětně pomocí veřejného klíče podepsané osoby vypočítá HASH dokumentu. Souběžně s tímto výpočtem se vypočítá HASH přímo ze samotného dokumentu. Oba výsledky jsou porovnány, a pokud se naprosto přesně shodují, lze s jistotou říct, že integrita dokumentu nebyla porušena, že se dokument nezměnil.
28
3. Dokument a elektronický dokument Elektronické dokumenty a elektronické podpisy nabyly na významu schválením zákona 300/2008 o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Zejména pak startem projektu ministerstva vnitra – datovými schránkami. Objevil se tedy zcela nový komunikační kanál a zákonná povinnost úřadu tento komunikační kanál využívat. Povinnost stanovuje zejména §17 Doručování dokumentů orgánů veřejné moci prostřednictvím datové schránky, který zní: „(1) Umožňuje-li to povaha dokumentu, orgán veřejné moci jej doručuje jinému orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje na místě. Umožňuje-li to povaha dokumentu a má-li fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba zpřístupněnu svou datovou schránku, orgán veřejné moci doručuje dokument této osobě prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje veřejnou vyhláškou nebo na místě. Doručuje-li se způsobem podle tohoto zákona, ustanovení jiných právních předpisů upravující způsob doručení se nepoužijí. (2) Připouštějí-li jiné právní předpisy doručování prostřednictvím datových schránek, pořadí způsobů doručování stanovené těmito právními předpisy zůstává ustanovením odstavce 1 nedotčeno.“16 Tímto ustanovením zákona byla zavedena povinnost elektronické komunikace mezi orgány veřejné moci. Orgány veřejné moci mimo jiné zahrnují také samosprávné úřady až po ten nejmenší obecní úřad v České republice. Potřeba vytvářet elektronické dokumenty a také elektronicky podepsané dokumenty tedy prudce vzrostla. Podle České terminologické databáze knihovnictví a informační vědy je dokument „Informační pramen tvořený nosičem informací a množinou informací na něm fixovaných a sloužící k přenosu dat v čase a prostoru. Dokumenty se dělí podle řady kritérií, např. podle způsobu záznamu dat (písemné, obrazové, zvukové, audiovizuální, strojem čitelné - elektronické či digitální), podle odvozenosti obsahu (primární, sekundární a terciární), podle kontinuity (periodické a neperiodické), podle stupně
16
Zákon 300/2000 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. In: Sbírka zákonů. 2000. Dostupné z: https://www.mvcr.cz/soubor/sb098-08-pdf.aspx
29
zveřejnění (zveřejněné, nezveřejněné, interní).“17 Dokument tedy může mít řadu podob. Pokud je tedy míněn „papírový“ dokument má se správně hovořit o listinné podobě nebo formě dokumentu. Protikladem papírového dokumentu je jeho elektronická forma, elektronický dokument. Elektronický dokument je tedy „Dokument, který se od tištěných typů dokumentů odlišuje nikoliv obsahovými, ale formálními vlastnostmi, zejména digitálním způsobem záznamu informací a z něho vyplývající větší nezávislostí a oddělitelností obsahu dokumentu od nosiče dat. Digitální uložení informace umožňuje aplikaci operativnějších individuálních metod práce s informacemi (vyhledávání, změny). Pro účely bibliografického popisu elektronických zdrojů se termínem elektronický dokument označuje zdroj, který obsahuje převážně textová data.“18 Je důležité vědět, že za elektronický dokument nelze považovat dokument, který sice vznikl digitálně (např. v PC) ale potom byl vytištěn. Elektronický dokument existuje pouze v „digitálním světě“. Jinými slovy, dokument byl digitálně zpracován, existuje a může být upravován pouze v počítačové paměti a není fyzicky na papíře. Správně bychom tedy neměli rozlišovat pojem dokument jako takový, dokument bude vždy jeden, ale rozlišujeme jeho formu. Formu listinnou a elektronickou. Listinné dokumenty provází naši společnost velmi hluboko do historie. Teprve až rozvoj moderních informačních technologií v posledních pár desetiletích přinesl podstatné změny ve veřejných ale i soukromých organizacích. Možnost vytvářet dokumenty prostřednictvím moderních informačních technologií, namísto psaní na stroji, urychlila zejména vytváření dokumentů. Tak jako bylo a je nutné u vybraných dokumentů v listinné formě zajistit jejich dlouhodobé uložení, autentičnost a neměnnost je tomu i u elektronické formy dokumentů. Dokonce v posledních letech mohou vznikat dokumenty, které budou existovat už jen v elektronické formě. Stejně tak jako u listinné formy dokumenty musíme být schopni ověřit jeho pravost, musíme tomu být schopni u elektronické formy dokumentu.
3.1.
Elektronicky podepsaný dokument
Snadnost vzniku elektronického dokumentu logicky vyvolává otázku důvěry v takové dokumenty. Dokumenty je nejenom jednodušší pomocí počítače a tiskárny vytvořit, ale 17
MATUŠČÍK, Zdeněk a Zdeněk JONÁK. Dokument. In: KTD [online]. © 2009 [cit. 2013-12-08]. Dostupné z: http://aleph.nkp.cz/F/?func=direct&doc_number=000000502&local_base=KTD 18 CELBOVÁ, Ludmila. Elektronický dokument. In: KTD [online]. © 2009 [cit. 2013-12-08]. Dostupné z: http://aleph.nkp.cz/F/?func=direct&doc_number=000000870&local_base=KTD
30
i mnohem snadněji vyrobíme dvě i více zcela identických kopií elektronického dokumentu. U listinných dokumentů lze také vyrobit identickou kopii, je to ale mnohem náročnější, museli bychom k tomu mít prostředky a i tak byly dlouhodobým požíváním listinných dokumentů vymyšleny široce uznávané metody zjištění jejich pravosti. Jsou to například metody zkoumání písma – grafologie, nebo metoda kdy se zkoumá stáří inkoustu či stáří papíru. U elektronických dokumentů je to ale složitější, doba jejich používání je relativně krátká. Přesto byl vymyšlen nástroj, kterým jsme schopni autenticitu dokumentu ověřit. Jedná se o elektronický podpis, který jsem v této práci popisoval výše ve spojení s časovým razítkem. Elektronický podpis zajišťuje integritu dokumentu a přesně určuje jeho autora, časové razítko pak prokazuje vznik dokumentu v určitém čase. Chceme-li tedy prokázat pravost elektronického dokumentu, musí takový dokument obsahovat alespoň elektronický podpis a v lepším případě i časové razítko.
3.2.
Řešené problémy v oblasti elektronických dokumentů
Jedním z velkých problémů elektronických dokumentů je však jejich dlouhodobé ukládání a archivace. Kdo nám zaručí, že dokument, který my dnes elektronicky vytvoříme, případně i elektronicky podepíšeme, bude čitelný i za 5, 10, 50 či 100 let? Budeme vůbec schopni ověřit platnost elektronického podpisu za 50 let? K ověření platnosti elektronického podpisu jsou potřeba určitá data, která už v té době nemusí být k dispozici. V této oblasti nemá stále jasno ani naše legislativa. Novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, která reagovala na postupující elektronizaci státní správy a samosprávy byla vydána až v roce 2012. Do této chvíle zatím ani neexistuje státní digitální archiv.
31
4. Shrnutí dosavadního stavu 4.1.
Elektronizace státní správy a samosprávy
Elektronizace státní správy a samosprávy nabyla na významu zejména spuštění informačního systému datových schránek. Datové schránky byly povinně zavedeny dne 1. 11. 2009 pro všechny orgány veřejné moci bez výjimky a právnické osoby a dobrovolně pro fyzické osoby. Od tohoto data vznikla zákonná povinnost k elektronické komunikaci požívat přednostně systém datových schránek. Zejména orgány veřejné moci mají povinnost komunikovat prostřednictvím datové schránky. Také se začal v daleko větším měřítku používat elektronický podpis. Magistrát města Jihlavy má cca 350 zaměstnanců a do doby zavedení informačního systému datových schránek byl vystaven pouze jeden jediný certifikát uznávaného elektronického podpisu pro pracovnici podatelny. V současnosti (listopad 2013) je pro úředníky magistrátu vystaveno cca 115 certifikátů uznávaného elektronického podpisu a většina z nich elektronický podpis ke své práci využívá. Úroveň znalostí v této oblasti je však velmi různá. Úředníci a zaměstnanci magistrátu nedokáží vždy s elektronickými a elektronicky podepsanými dokumenty správně pracovat.
4.2.
Používání elektronických dokumentů na Magistrátu města
Jihlavy Dle údajů z elektronické spisové služby provozované na Magistrátu města Jihlavy je poměr elektronické formy dokumentu proti papírové jednoznačně ve prospěch formy elektronické. Ze statistických údajů je ověřeno, že 63% komunikace se nyní děje pomocí elektronické formy a 37% pak z úřadu odchází v listinné podobě v obálkách klasickou poštou. Z výše uvedených údajů je zřejmé, že dnešní úředník ať chce nebo nechce, dříve nebo později, s elektronickým dokumentem do styku přijde. V takovém případě pak musí zcela přesně vědět jak s takovým dokumentem naložit. Elektronické dokumenty na úřad přicházejí několika cestami. Nejčastější je datová schránka Magistrátu města Jihlavy, dále pak e-mailová adresa elektronické podatelny, anebo může být elektronický dokument na úřad přinesen na nějakém fyzickém nosiči např. flash disk nebo CD. Všechny dokumenty přicházející na úřad se ale i tak sbíhají do jednoho místa na úřadě, kterým je podatelna. Zde jsou elektronické dokumenty 32
zaevidovány do elektronické spisové služby a rozesílány dále na jednotlivé odbory. Na těchto odborech dokumenty končí v tzv. spisovém uzlu. Z tohoto místa jsou pak už rozesílány konkrétním úředníkům k vyřízení. V tuto chvíli by mělo dojít k ověření všech náležitostí na elektronickém dokumentu samotným úředníkem. Úředník musí správně posoudit, zda je dokument v pořádku, zda ho může například založit do spisu, nebo zda na jeho základě může založit spis nový. Zmínil jsem slovo základ, každý základ by měl být stabilní, toto platí i u elektronických dokumentů. Pokud by úředník založil spis nebo zahájil správní řízení na špatně posouzeném elektronickém dokumentu, mohou být veškerá jeho následná rozhodnutí posouzena jako neplatná. Pokud se úředníkovi objeví „na stole“ elektronický dokument, který ale nemusí být podepsaný, je pak postup velmi jednoduchý, k takovému dokumentu se potom chová, jako k papírovému u kterého nevyžaduje podpis. Pokud ale přijde do styku s dokumentem, u něhož je podpis vyžadován, musí nejdříve zkontrolovat přítomnost elektronického podpisu, musí ověřit platnost certifikátu elektronického podpisu v čase podepsání dokumentu, například i zda nebyl certifikát předčasně zneplatněn, musí ověřit identitu podepisujícího z přiloženého certifikátu a musí ověřit neporušenost dokumentu. Je to určitý sled kroků, které nelze opomenout. Pokud totiž úředník ověří elektronický podpis na dokumentu špatně, odpovídá za škody způsobené jeho rozhodnutím on sám.
4.3.
Používání elektronického podpisu v systému CzechPOINT na
Magistrátu města Jihlavy Magistrát města Jihlavy poskytuje mimo jiné i službu CzechPOINT využitelnou širokou veřejností. Systém CzechPOINT poskytuje zejména ověřené výpisy z veřejných i neveřejných rejstříků. Například výpis z obchodního, živnostenského rejstříku, nebo rejstříku trestů. Kromě ověřených výpisů jsou prostřednictvím CzechPOINTu činěny i různé úkony v systému datových schránek a to zejména zpřístupnění nebo znepřístupnění datové schránky, přidávání oprávněných osob, zneplatnění přístupu, obnovy přístupových hesel atd. Tyto zmíněné služby jsou využitelné pro občany, systém lze ale využít i pro samotný úřad, který jej provozuje. Této části CzechPOINTu se říká CzechPOINT@office. Jeho prostřednictvím jsou například prováděny změny v evidenci obyvatel, vydávány opisu rejstříků trestů nebo ověřovány údaje v systému 33
základních registrů a v neposlední řadě lze jeho pomocí konvertovat dokumenty z listinné formy do elektronické a naopak. Jako takový potřebuje systém CzechPOINT kvalitní a bezpečné prostředí. Uživatelé se musí přihlašovat pomocí komerčního certifikátu, který navíc musí být uložena na tokenu nebo čipové kartě. Na žádosti o některé výpisy musí být připojen i elektronický podpis pracovníka obsluhy. Každý uživatel CzechPOINTu tedy musí vlastnit dva typy svého podpisového certifikátu. Jeden kvalifikovaný a druhý komerční certifikát. Oba certifikáty pak denně využívá ke své práci. Na Magistrátu města Jihlavy jsou standardně v provozu 3 kontaktní místa pro veřejnost a cca 35 pracovišť v kancelářích na úřadě pak přistupuje do systému CzechPOINT@office. Jedná se tedy o 49 úředníků, kteří mají vytvořenu roli v systému CzechPOINT, ne všichni z nich ale do systému opravdu přistupují. Role v systému jsou vytvořeny i z důvodu zastupitelnosti, např. v případě onemocnění a podobně.
4.4.
Používání elektronického podpisu v elektronické spisové službě
Magistrátu města Jihlavy Další speciální aplikací na Magistrátu města Jihlavy je pak elektronická spisová služba EZOP. Toto je stěžejní aplikace na úřadě. Pomocí ní je evidována veškerá došlá a odeslaná pošta. Spisová služba poskytuje i automatické propojení do systému datových schránek a její pomocí lze z datové schránky příchozí datové právy doručit a naopak i prostřednictvím datové schránky úřadu vypravit dokumenty v elektronické formě do datových schránek adresátů. Prostřednictvím spisové služby dochází i k elektronickému podepisování dokumentů v elektronické formě. V databázi spisové služby jsou uloženy certifikáty elektronických podpisů uživatelů, kteří mají uděleno popisové právo, a pomocí nich pak uživatel vygeneruje po zadání svého podpisového hesla elektronický podpis na dokumentu.
4.5.
Nedostatečné vzdělání v této oblasti
Pracuji na odboru informatiky Magistrátu města Jihlavy. Mimo jiné mám v náplni práce evidenci certifikátů elektronického podpisu, působil jsem jako lektor eGoncentra Jihlava v oblasti elektronických dokumentů a elektronických podpisů a jsem správcem elektronické spisové služby a poskytuji i metodickou pomoc úředníkům v těchto všech oblastech. Dle mých pracovních zkušeností je i přes postupné vzdělávání úředníků 34
v oblasti elektronizace, vzdělání zřejmě nedostatečné. Má hypotéza vychází z poznání při každodenní komunikaci s úředníky. Postupné vzdělávání v této oblasti má nejednoznačné a nejasné výsledky. Vzdělání v této oblasti není systematicky vedeno. Na celou oblast se soustředila pouze eGoncentra, která měla jen dočasný charakter a v roce 2012 ukončila svoji činnost. Nijak není řešeno vzdělávání nově nastupujících úředníků právě v této oblasti. Vzhledem k malému zájmu úředníků v kombinaci s tím, že nabídka dalšího vzdělávání v této oblasti je velmi omezená (prakticky žádná), můžeme rovněž říci, že postupné vzdělávání je v této oblasti nedostatečné a to zejména pro nové úředníky, kterých se vzdělávací činnost eGoncenter, v době jejich běhu, nemohla dotknout. Dá se očekávat, že velká část úředníků nemá zcela správné povědomí o fungování elektronického podpisu a o dopadech jeho nesprávného ověření na elektronicky podepsaných dokumentech. Nelze ale dopředu odhadnout o jak velkou část úředníků se jedná, ale to bude jeden z výstupů této práce. Předpokládám, že absolvování kurzu Zaručený elektronický podpis bude mít pozitivní vliv na práci úředníků, kteří zmíněný kurz absolvovali. Zejména na jejich práci s elektronickými dokumenty a elektronicky podepsanými dokumenty a jejich správné ověření. I v tomto případě nelze přesně odhadnout, zda se pozitivní účinky absolvování kurzu Zaručený elektronický podpis, projeví úplně u všech absolventů. Z dostupných dat projektu eGoncentrum vyplývá, že kurz Zaručený elektronický podpis měl malou účast úředníků. Z celého úřadu se kurzu zúčastnilo pouze 33 úředníků. Tento nezájem je obzvláště zarážející, vzhledem k důležitosti této problematiky v jejich práci. A to i v kontextu s mými pracovními zkušenostmi, kdy v této oblasti dochází k častým chybám, způsobené nesprávnou prací s elektronicky podepsanými dokumenty. Lze očekávat, že neochota úředníků vychází z přirozené neochoty učit se novým věcem. Je také možné, že úředníci mají nechuť ke kurzu, protože se domnívají, že jejich znalosti jsou v této oblasti pro jejich práci dostatečné. Nebo této oblasti nepřikládají velkou důležitost.
35
5. Vlastní provedení dotazníkového šetření 5.1.
Výběr metody
S ohledem na cíle této práce, bylo důležité ujasnit si otázky, ke kterým jsem chtěl najít odpovědi. Jako lektor eGoncentra Jihlava a zároveň zaměstnanec Magistrátu města Jihlavy, pozoruji určité nedostatky při práci úředníků s elektronickými dokumenty. V době probíhající elektronizace občané předpokládají, že úředníci budou umět s jejich elektronickými dokumenty správně nakládat. Bohužel se ve své praxi setkávám s chybnými postupy, které mohou mít vliv na další rozhodování úředníka. Další velké nedostatky spatřuji v samotném používání elektronického podpisu. I přesto, že na Magistrátu města Jihlavy je k dnešnímu dni vystaveno cca 115 certifikátů elektronických podpisů, mnoho úředníků neví jak elektronický podpis používat, je pro ně abstraktním pojmem a obávají se ho. Právě na tyto nedostatky mělo reagovat eGoncentrum. Výuka v eGoncentrech byla určena relativně širokému okruhu lidí. Konkrétně vzdělávání v eGoncentru Jihlava bylo určeno zaměstnancům, úředníkům, voleným zástupcům kromě Jihlavy i dalším 78 obcím a měst v správním odboru města Jihlavy. Město Jihlava samozřejmě využilo nabízené možnosti a své zaměstnance školilo v eGoncentru také. Zaměstnancům byly vybrané kurzy nabízeny v široké škále termínů, aby pro ně nebyl problém se jich účastnit. Některé kurzy dokonce vedení města označilo pro zaměstnance města jako povinné, aby se ještě zvýšila jejich účast. Nabízí se otázka, zda toto byla správná motivace. Kurz s názvem Zaručený elektronický podpis, který byl určen právě pro oblast elektronických a elektronicky podepisovaných dokumentů. Jako lektor tohoto kurzu jsem ale pozoroval velmi malý zájem o účast na něm. Na Magistrátu města Jihlavy mají elektronické dokumenty, dle přesných záznamů z elektronické spisové služby, výraznou převahu na těmi v papírové formě. Navíc Magistrát města Jihlavy využívá i systém CzechPOINT, jak pro svoji vlastní potřebu, tak nabízí jeho služby i pro širokou veřejnost. V elektronické spisové službě se s elektronickým podpisem pracuje samozřejmě také. Elektronický podpis je vkládán do téměř každého dokumentu, který opustí úřad elektronickou cestou. I přes tyto všechny skutečnosti se mnozí do sledovaného kurzu nepřihlásili. Účast byla velmi malá. Nabízí se další otázka proč tomu 36
tak bylo, kurz byl propagován tak jako všechny ostatní kurzy, možnost přihlášení měli všichni zaměstnanci stejnou. Navíc byl kurz připravován jeho lektory přesně po potřeby Magistrátu města Jihlavy, v popisu kurzu to bylo uvedeno, a praktické příklady byly předváděny na aplikacích, které zaměstnanci Magistrátu města Jihlavy používají na svých počítačích. Úvahou o těchto skutečnostech jsem dospěl k následujícím konkrétnějším otázkám: 1. Vědí úředníci o tom, že vlastní a používají elektronický podpis? 2. Považovali kurz „Zaručený elektronický podpis“ za důležitý? 3. Podepisují elektronickým podpisem, pokud ano jak často? 4. Jaký je pohled zaměstnanců na elektronický podpis? 5. Zda sami pociťují potřebu v dalším vzdělávání v této oblasti? 6. Jaké byly příčiny malého zájmu o kurz? 7. Zda účastníci spatřují v návštěvě kurzu nějaký přínos? 8. Byl kurz „Zaručený elektronický podpis“ pro práci v oblasti elektronicky podepisovaných dokumentů přínosný? 9. V jaké míře zaměstnanci s elektronickými dokumenty pracují? 10. Zda využívají ke své práci systém CzechPOINT? 11. Zda mají povědomí o principech elektronického podepisování a právních důsledcích použití elektronického podpisu? Z těchto dílčích otázek vznikly nakonec tři stěžejní otázky, na které jsem orientoval výzkum: 1. Zjištění
účinnosti
vzdělávání
v oblasti
elektronicky
podepsaných
dokumentů u úředníků statutárního města Jihlavy 2. Vlivy absolvování těchto vzdělávacích kurzů na jejich práci 3. Zjištění příčin malého
zájmu o oblast elektronicky podepsaných
dokumentů Vzhledem k organizaci a pořádání kurzu lze očekávat, že účinnost dalšího vzdělávání úředníků
statutárního
města
Jihlavy
v oblasti
elektronických
dokumentů
a
elektronického podpisu musí být pozitivní. Lze předpokládat, že absolvováním kurzů eGoncentra, jednotlivými úředníky, má pozitivní dopady na jejich práci s dokumenty v elektronické formě a elektronickým podpisem. Nelze však odhadnout do jaké míry a 37
přesnější zjištění vlivů absolvování tohoto vzdělávacího kurzu lze dosáhnout pouze výzkumem. Malý zájem o oblast elektronicky podepsaných lze přisuzovat velké technické složitosti dané problematiky. Dá se předpokládat, že malý zájem o tento kurz ze strany úředníků statutárního města Jihlavy, je způsoben i přirozenou neochotou se učit nové věci. K uvedeným otázkám se nejvhodnější metodou výzkumu jevil dotazník. Gavora označuje dotazník jako „jednu z nejčastěji používaných metod ve výzkumu. Používá se ve společenských vědách na hromadné a rychlé zjišťování faktů, názorů, postojů, preferencí, hodnot, motivů, potřeb, zájmů a jiné.“19 Dotazník lze podle Gavory použít jako hlavní metodu, pomocnou nebo doplňující nebo explorační. V mém výzkumu jsem dotazník použil jako hlavní metodu výzkumu. Potřeboval jsem zajistit zejména co nejpravdivější odpovědi respondentů, a proto jsem zvolil anonymní dotazník. Protože všichni oslovení zaměstnanci pracují denně s počítačem, rozhodl jsem se rozeslat dotazník elektronickou cestou. Dotazník jsem vytvořil ve speciální aplikaci dostupné na intranetu a všem zaměstnancům rozeslal e-mail s žádostí o vyplnění a webovým odkazem pro vyplnění dotazníku. Gavora popisuje výhody a nevýhody elektronických dotazníků takto: „Výhody elektronického dotazníku
Časově a místně nezávislé vyplnění. Respondent může vyplnit dotazník kdykoliv a kdekoliv chce.
Ekonomická metoda - relativně nízké finanční náklady nezávisle na počtu respondentů. Po zapracování se do softwarového programu výzkumníkovi usnadní práci a šetří čas. Případně může výzkumník celou elektronickou stránku dotazníku zadat specialistovi, který dotazník vytvoří i vyhodnotí.
Automatická administrace a vyhodnocení - výzkumník má zlehčenou roli, protože dotazníky se vyhodnocují elektronicky, netřeba je tedy manuálně vyhodnocovat. Po vyplnění dotazníků jsou získaná data hned k dispozici.
Přesnost vyhodnocení - elektronická realizace odstraňuje riziko nesprávného vyhodnocení, které je v jisté míře typické pro manuální vyhodnocování.
19
GAVORA, Peter a kol. Elektronická učebnica pedagogického výskumu [online]. 2010 [cit. 2013-1111]. ISBN 978–80–223–2951–4. Dostupné z: http://www.e-metodologia.fedu.uniba.sk/index.php/kapitoly/dotaznik.php?id=i12
38
Anonymita je zajištěna lépe než u klasických dotazníků.
Multimedialita - kromě textu je možné využít různá média (obrázky, animace, zvuk, video a hudební ukázky).
Nevýhody elektronického dotazníku
Vzhledem k nehomogennímu rozšíření uživatelů internetu nejsou vždy možné vhodné výběry respondentů, protože odpovědět může jen respondent dostupný a počítačově gramotný.
Minimální kontrola nad respondenty (při webových dotaznících) - je třeba zajistit, aby se respondenti nemohli zúčastnit výzkumu vícekrát.
Zvýšené riziko "vlastní selekce" (při webových dotaznících) - tj. účast některých skupin na výzkumu, která může výrazně ovlivnit výsledek. Respondenti se na webových dotaznících účastní dobrovolně, většinou mají na to jistý motiv.
Nevyžádané zasílání e-mailových dotazníků může respondentů obtěžovat.
Webový dotazník je náročnější na zhotovení jako papírový nebo e-mailový a jeho cena se zvyšuje, když ho výzkumník neumí sestavit sám.“20
Nevýhoda počítačové gramotnosti byla značně eliminována tím, že všichni oslovení respondenti musí umět s počítačem pracovat a jsou v práci na počítačích pravidelně vzděláváni. Nevýhoda, kterou se podařilo zcela eliminovat, bylo vícenásobné vyplňování dotazníku. Protože byl dotazník distribuován pouze ve vnitřní síti Magistrátu města Jihlavy a všichni respondenti měli k dispozici vlastní počítač, mohl jsem jej omezit na maximálně jedno vyplnění z každého počítače. Před rozesláním informačního e-mailu s žádostí o vyplnění dotazníku jsem o tomto kroku informoval tajemníka úřadu, který k rozeslání dotazníku dal svolení. Gavora doporučuje dobře promyslet i technické detaily dotazníku, kromě internetové zručnosti respondentů i způsob označování odpovědí a za velmi důležitou označuje i grafickou podobu dotazníku. Aplikace, ve které jsem dotazník vytvářel, umožňuje výběr z velkého množství formulářových prvků, používá příjemný grafický vzhled.
20
GAVORA, Peter a kol. Elektronická učebnica pedagogického výskumu [online]. 2010 [cit. 2013-1111]. ISBN 978–80–223–2951–4. Dostupné z: http://www.e-metodologia.fedu.uniba.sk/index.php/kapitoly/dotaznik.php?id=i12
39
5.2.
Sestavení otázek
Dotazník může obsahovat tři typy otázek. Otázky mohou být uzavřené, otevřené nebo polootevřené. U uzavřených otázek mají respondenti možnost výběru z předem připravených odpovědí, u otevřených otázek mají možnost sami napsat odpověď a u polootevřených otázek mají respondenti možnost výběru odpovědi z předem připravených nebo mohou napsat vlastní variantu odpovědi. Protože dotazník byl rozesílán velkému množství respondentů, a také s ohledem na snadnost vyhodnocování zvolil jsem pro svůj dotazník uzavřené otázky. Podle Gavory mohou být uzavřené otázky těchto typů:“ Tabulka 1
Forma
Příklad Jsem se svým zaměstnáním spokojený?
Dichotomická nabídka
Ano
Ne
Co považujete za nejdůležitější ve vašem povolání? Zaškrtněte pouze jednu možnost. Jednoduchý výběr
Finanční ohodnocení
Pracovní dobu
Pocit uspokojení z práce
Pracovní prostředí a klima
Jak trávíš nejčastěji volný čas? Můžeš označit nejvíce tři odpovědi.
Vícenásobný výběr
Dívám se na TV
Hraji si na PC
Sportuji
Setkávám se s přáteli
Čtu
Uspořádejte následující hodnoty podle jejich Určení pořadí
důležitosti ve vašem životě.
____ přátelství
____ finance
40
____ zdraví
____ láska
„21 V použitém dotazníku je celkem 24 uzavřených otázek. Otázka číslo 23 je jediná, která umožňuje vícenásobný výběr. V této otázce ty byl nejvhodnější způsob výběru odpovědi. Zbytek otázek umožňuje jednoduchý výběr a pouze u několika z nich se jedná o dichotomickou nabídku. Téměř všechny otázky jsou s povinnou odpovědí, pouze čtyři otázky jsou nepovinné, protože jejich zodpovězení je podmíněno odpovědí z předchozí otázky. Otázky jsou rozdělené do tematických celků, první dvě otázky jsou demografické. Dále jsou rozděleny do 4 částí, v první části se týkají elektronického podpisu a jeho používání. Ve druhé části otázky zjišťují skutečnosti k tématu vzdělávání a ve třetí pak k samotnému kurzu Zaručený elektronický podpis. Poslední čtvrtá část obsahuje doplňující otázky, kterými jsou zjišťovány dopady vzdělávání v oblasti elektronicky podepisovaných dokumentů. Na začátku dotazníku je uveden vysvětlující text, který obsahuje i všeobecné pokyny pro vyplňování dotazníku. Doplňující nápověda je pak uváděna přímo u otázek ve formě nápovědného textu, který buď upřesňuje otázku, nebo poskytuje další pokyny pro její vyplnění. Pokud respondent dotazník vyplní, je před jeho odesláním provedena automatická kontrola, zda jsou vyplněny všechny povinné otázky. Pokud je zjištěn nějaký nedostatek, zobrazí se o tomto upozornění. Po úspěšném odeslání dotazníku je respondentům zobrazeno poděkování. Gavora dále doporučuje, dříve než bude realizován výzkum, dotazník pilotně vyzkoušet na vzorku několika respondentů: „Předtím, než budete realizovat samotný výzkum, je třeba udělat pilotní odzkoušení dotazníku. Potřebujete na to 4-5 respondentů, kteří by měli po vyplnění dotazníku odpovědět na tyto otázky:
jsou pokyny pro odpovídání srozumitelné?
jsou otázky jazykově správně formulované?
jsou otázky snadno pochopitelné?
21
GAVORA, Peter a kol. Elektronická učebnica pedagogického výskumu [online]. 2010 [cit. 2013-1111]. ISBN 978–80–223–2951–4. Dostupné z: http://www.e-metodologia.fedu.uniba.sk/index.php/kapitoly/dotaznik.php?id=i12
41
jsou některé otázky nadbytečné?
jsou položky logicky uspořádány?
je dotazník dostatečně motivující?
Po pilotním přezkoušení následuje předvýzkum, při kterém se zaměříte nejen na obsahovou, ale i na formální stránku a jazykovou správnost položek dotazníku. Realizuje se na menším vzorku lidí, přičemž by to měly být osoby z cílové populace, které však nejsou výzkumným souborem. Je to vlastně výzkum v malém s použitím celého dotazníku a vyzkoušení statistiky. Cílem předvýzkumu je odstranit drobné chyby, které se přehlédly při pilotáži.“22 Svůj dotazník jsem v rámci pilotního vyzkoušení a předvýzkumu rozeslal pěti svým kolegům. Pilotní vyzkoušení odhalilo několik chyb zejména ve skladbě odpovědí. Na základě těchto skutečností jsem dotazník ještě poupravil, aby jeho vyplňování bylo srozumitelné a zjištěné chyby odstraněny.
5.3.
Návratnost dotazníku
Dotazník jsem rozeslal všem úředníkům Magistrátu města Jihlavy, což je dohromady 285 respondentům. Magistrát města Jihlavy má sice o něco více zaměstnanců, ale několik z nich nejsou úředníci, kteří by pracovali s elektronickými dokumenty. Dotazník vyplnilo a odeslalo 189 respondentů. Podle Gavory ale nejde jen „o počet vyplněných dotazníků, ale také o strukturu respondentů. Ta by měla odpovídat struktuře plánovaného výzkumnému souboru. Jinými slovy, respondenti, kteří vyplnili dotazník, by měly mít stejnou strukturu, jako byla struktura respondentů, kterým byly dotazníky odeslány.“23 Vzhledem k tomu, že struktura oslovených respondentů byla celistvá, dá se předpokládat, že při této návratnosti je i relevantnost odpovědí poměrně vysoká. Dotazník jsem rozeslal v červnu 2013, uzavření dotazníku proběhla cca po měsíci od odeslání. Webová aplikace, ve které jsem dotazník vytvářel a byl v ní vyplňován, po té provedla automatické vyhodnocení. Získal jsem soubor dat, který jsem použil pro ověření výzkumu této bakalářské práce.
22
GAVORA, Peter a kol. Elektronická učebnica pedagogického výskumu [online]. 2010 [cit. 2013-1111]. ISBN 978–80–223–2951–4. Dostupné z: http://www.e-metodologia.fedu.uniba.sk/index.php/kapitoly/dotaznik.php?id=i12 23 GAVORA, Peter a kol. Elektronická učebnica pedagogického výskumu [online]. 2010 [cit. 2013-1111]. ISBN 978–80–223–2951–4. Dostupné z: http://www.e-metodologia.fedu.uniba.sk/index.php/kapitoly/dotaznik.php?id=i12
42
5.4.
Demografické údaje respondentů
Dle přesných údajů z databáze personalistiky měl Magistrát města Jihlavy ke dni rozeslání dotazníku celkem 388 zaměstnanců v evidenčním stavu. Ne všichni z tohoto počtu ale pracují na úřednických pozicích. Abych zaručil relevantnost sbíraných dat, bylo třeba rozeslat dotazník zaměstnancům vykonávajícím úřednickou práci, tedy těm, kteří přicházejí do styku s elektronickými a elektronicky podepsanými dokumenty. Z personální databáze jsem zjistil, že 103 zaměstnanců nepracuje na úřednických pozicích. Těmto zaměstnancům nebyl dotazník rozesílán, jedná se totiž o pracovníky pracujících na pozicích údržby, pomocného personálu nebo strážníků městské policie. Dotazník byl tedy rozeslán přesně 285 úředníkům. Z toho bylo 193 žen a 92 mužů, rozložení úředníků Magistrátu města Jihlavy je tedy v poměru 32,2% mužů vůči 67,8% žen. Rozložení úředníků Magistrátu města Jihlavy Graf 1
Respondenti měli na vyplnění dotazníku cca měsíc. Za tuto dobu se vrátilo 189 vyplněných dotazníků. Z údajů dotazníku vyplývá, že jej vyplnilo 53 mužů a 136 žen. Návratnost dotazníku byla dle tohoto zjištění relativně vysoká, činila 66,3%. Tento jev si vysvětluji složením cílové skupiny respondentů, jedná se o úředníky, kteří jsou zvyklí reagovat na žádosti. Poměr vyplněných dotazníků je tedy 28% mužů, vůči 72% žen. 43
Složení respondentů dotazníků Graf 2
Zajímavé je i porovnání počtu mužů a žen, kteří vyplnili dotazník, vůči počtu mužů a žen pracujících na úřednických pozicích a kterým byl dotazník rozeslán, vyplývá, že častěji odpovídaly ženy. Mužů odpovědělo 57,6% a žen odpovědělo 70%. Poměr rozeslaných dotazníků a vrácených dotazníků Graf 3
44
Věkové složení úředníků Magistrátu města Jihlavy odpovídá obvyklému věkovému průměru produktivních občanů. Věková skupina 31 a více let pokrývá více jak 90% respondentů, přesně 175 respondentů. Z tohoto počtu je pak opět více jak 70% respondentů ve věkové skupině 41 a více let. K porovnání a ověření tohoto údaje jsem využil personální systém Magistrátu města Jihlavy a jeho databázi. Podle dat z této databáze je věkový průměr úředníků (bez ostatních zaměstnanců v evidenčním stavu) 44,5 let. Rozložení respondentů dotazníků podle věku Graf 4
5.5.
Relevantnost výsledků dotazníku
Je třeba se nejdříve zamyslet na relevantností vzorku úředníků, tedy těch, kteří dotazník vyplnili oproti těm, kteří tak neučinili. Aby nedošlo ke zkreslení dat, musí vzorek odpovídat svým složením celku. Z některých otázek lze do určité míry relevantnost posoudit, porovnáním získaných dat s dalšími zdroji informací jako je personální systém, či záznamy o provedených školeních. Získaná data ukazují, že podíl mužů a žen, kteří vyplnili dotazník, odpovídá skutečnému podílu mužů a žen na Magistrátu města Jihlavy, pracujících na úřednických pozicích. Tato data byla ověřena v personálním systému.
45
Obdobně i věková struktura respondentů, kteří vrátili vyplněný dotazník, odpovídá zhruba 45 rokům, což opět koresponduje s ověřeným údajem z personálního systému, kdy průměrný věk úředníků je 44,5 let. Relevantnost vzorku je velmi mírně zhoršena tím, že 73 % účastníků kurzu Zaručený elektronický podpis dotazník vyplnilo a odeslalo. Jde tedy o srovnatelné procento jako je návratnost všech dotazníků (66,3%). Přesný počet účastníků kurzu byl ověřen v systému evidence školení eGoncentra. Tato skutečnost se však projeví pouze velmi omezeně, jelikož absolventů kurzu není početně mnoho. Při analýze dat není nutné s tímto počítat, protože se jedná o statisticky nevýznamnou odchylku.
5.6.
Práce s elektronickým podpisem
Aby bylo možné dojít k hlavním cílům této práce, je důležité ověřit i povědomí úředníků o tom zda vlastní certifikát elektronického podpisu, zjistit míru využití elektronického podpisu, zda vůbec elektronicky podepisují a pokud ano jak často podepisují dokumenty elektronickým podpisem. Úředníci Magistrátu města Jihlavy mají podle evidence kvalifikovaných certifikátů elektronického podpisu vystaveno 115 certifikátů.
Znamená
to
tedy,
že
115
z celkového
počtu
oslovených
respondentů,24 vlastní certifikát elektronického podpisu a mělo by elektronický podpis používat. Vyjádřeno v procentech má kvalifikovaný certifikát vystaveno 40% úředníků. To se může zdát jako malé procento, ale lze říct, že to odpovídá počtu lidí, kteří mají uděleno právo podepisování úředních dokumentů. I v tomto případě dotazník odpovídá skutečnosti, protože z došlých odpovědí 81 respondentů potvrdilo, že certifikát elektronického podpisu vlastní. To je 42,8% z došlých odpovědí. Dle výsledku otázky č. 3 lze říci, že úředníci mají povědomí o vlastnictví certifikátu, protože procenta si vzájemně odpovídají.
24
Osloveno 285 respondentů.
46
Poměr respondentů, kteří vlastní certifikát elektronického podpisu Graf 5
Otázkou je, zda respondenti, kteří vlastní elektronický certifikát, také podepisují elektronickým podpisem.25 Zde odpovědělo 75 respondentů kladně, což je více jak 90% vlastníků certifikátů elektronického podpisu. Toto číslo odpovídá zaběhnuté praxi na Magistrátu města Jihlavy, kdy certifikát je vystavován i úředníkům, kteří jej mají pro příležitostné použití. Jako další byla položena otázka, zda respondenti podepisují ve spisové službě EZOP, na tuto otázku odpovědělo kladně 67 respondentů26 a další otázka ptající se na četnost využití elektronického podpisu ve spisové službě. Lze říci, že se v podstatě potvrdil výsledek předchozí otázky, která zjistila, že z vlastníků certifikátu elektronického podpisu jej ve skutečnosti využívá 90% respondentů, z toho poměrně často, tedy jednou denně či týdně, podepisuje elektronickým podpisem 18% úředníků.
25
Otázka č. 4 v dotazníku Rozdíl 8 respondentů (proti předchozí otázce na vlastnictví elektronického certifikátu, kdy odpovědělo kladně 81 respondentů) je způsoben tím, že elektronický podpis mohou skutečně používat jinde, v jiné aplikaci. V této části dotazníku měla být spíše použita polootevřená otázka s možností zadání „jiné“. Nicméně na výsledky dotazníku to nemá větší vliv. 26
47
Četnost podepisování dokumentů ve spisové službě Graf 6
5.7.
Kurz Zaručený elektronický podpis
Jedním z hlavních cílů této bakalářské práce je také zjistit důvody nízkého zájmu o oblast elektronicky podepisovaných dokumentů. Vzdělávání v této oblasti bylo zastoupeno kurzem Zaručený elektronický podpis. Úvodní otázkou této série otázek byl dotaz týkající se sebeposouzení, zda respondenti sami pociťovali potřebu se v oblasti elektronických podpisů dále vzdělávat. Zde většina respondentů odpověděla kladně. Celkem 131 jich odpovědělo buď „ano rozhodně …“ nebo „ano pravděpodobně …“. Celkem tedy téměř 70% respondentů, 30% jich naopak odpovědělo, buď „nevím…“, nebo že nepotřebují další vzdělávání v této oblasti.
48
Vyjádření potřeby se dále vzdělávat v oblasti elektronického podpisu Graf 7
Tyto výsledky značně nekorespondují se skutečnou návštěvností kurzu Zaručený elektronický podpis, kdy kurz navštívilo 12% úředníků. V další otázce dostali respondenti možnost říci, zda se účastnili kurzu Zaručený elektronický podpis. V této otázce bylo pamatováno i na skutečnost, že uplynula již nějaká doba od pořádání kurzu a kurzů eGoncentra bylo pořádáno velké množství, respondentům byla nabídnuta i možnost „nevím, nepamatuji se…“. Této možnosti využilo 23% z nich. Dále 13% respondentů uvedlo, že se kurzu účastnili, což přibližně odpovídá skutečné účasti. Na respondenty, kteří odpověděli „nevím, nepamatuji se …“ může být tedy pohlíženo jako na úředníky, kteří se kurzu neúčastnili. Otázka číslo 12 měla určit, proč se respondenti odmítli účastnit se kurzu, zde jich 75% opovědělo, že s elektronickým podpisem nepracuje, nebo že neměli čas.
49
Účast na kurzu Zaručený elektronický podpis Graf 8
V případě sebehodnocení v otázkách 10 a 11, kdy měli respondenti zhodnotit své povědomí o elektronickém certifikátu před konáním kurzu a po jeho konání, byly použity odpovědi pouze těch respondentů, kteří odpověděli kladně na otázku účasti na kurzu Zaručený elektronický podpis. Z grafu je vidět posun od horšího k lepšímu hodnocení svých znalostí. Nejvíce patrná je změna v hodnocení „minimální“ na hodnocení „dobré“. Z těchto dat vyplývá, že konání kurzu mělo pozitivní dopady na úroveň znalostí o elektronickém podpisu těch úředníků, kteří se kurzu účastnili.
50
Vlastní hodnocení vědomostí před a po konání kurzu Zaručený elektronický podpis Graf 9
Nabízí se i srovnání pohledu na elektronický podpis z hlediska účasti nebo neúčasti na kurzu. V grafu jsou porovnány odpovědi respondentů, kteří se kurzu zúčastnili i těch, kteří na kurzu nebyli. Tento výsledek je svým způsobem překvapující pro lektory kurzu. Ti se totiž snažili elektronický podpis prezentovat jako užitečný nástroj, který v mnohém urychluje práci úředníka.
51
Srovnání pohledu na elektronický podpis Graf 10
Dalším důležitým tématem kurzu byl princip vytváření elektronického podpisu na dokumentech. Následující graf ukazuje srovnání znalosti tohoto principu opět na jedné straně zúčastněných respondentů, tak i nezúčastněných. Je z nich vidět, že na Magistrátu města Jihlavy úředníci princip vzniku elektronického podpisu znají, v obou případech se jedná o více jak 65% úředníků. Posun je patrný v neznalosti principu. Nezúčastněných respondentů přiznalo celkem 29% neznalost, zatímco ze zúčastněných, neznalost nevyjádřil nikdo. Přepočte-li se 29% na úředníky Magistrátu města Jihlavy, jedná se tedy cca o 80 úředníků, kteří neznají princip elektronického podpisu.
52
Znalost principu elektronického podpisu a podepisování elektronických dokumentů Graf 11
Otázky číslo 15 a 16 se týkaly systému CzechPOINT a četnosti práce s ním. Tento systém se na magistrátu města používá jako služba veřejnosti nebo jako služba některým úředníkům, pro získání ověřených výpisů z neveřejných rejstříků. Nejčastěji opisu z rejstříku trestů. Kromě četnosti využití, která je vidět na dvou níže uvedených grafech, však otázka nabízí i srovnání povědomí úředníků o tom, že v tomto případě aktivně používají elektronický podpis. Celkem 24 respondentů odpovědělo, že se systémem CzechPOINT pracují a 6 z nich (jedna čtvrtina) pak že nepoužívají elektronický podpis, což je chybná domněnka. Z databáze uživatelů systému CzechPOINT lze ověřit, že přístup do tohoto systému má na Magistrátu města Jihlavy celkem 49 úředníků.
53
Práce v CzechPOINT nebo CzechPOINT@office Graf 12
Četnost práce se systémem CzechPOINT a CzechPOINT@office Graf 13
Od startu systému datových schránek je pro úředníka velmi důležitá znalost Zákona 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Otázka číslo 17 jasně ukázala 2 skutečnosti. Podstatný vliv kurzu na zvýšení poměru znalosti
54
dopadů tohoto zákona a poměrně neblahé zjištění, že téměř 60% úředníků27 dopady zákona nezná nebo o nich neslyšelo. Znalost dopadů zákona 300/2008 Sb. na veřejnou správu? Graf 14
Trend pokračuje v následujícím grafu, který zachycuje zájem úředníků o oblast elektronického podepisování. 63% z nich o tuto oblast nemá zájem.
27
Tento údaj je vypočítán ze všech došlých odpovědí, není rozdělen na účastníky a ty co se kurzu neúčastnili.
55
Vyjádření zájmu o oblast elektronického podepisování dokumentů – celkový přehled Graf 15
Vyjádření zájmu o oblast elektronického podepisování dokumentů – podrobně Graf 16
Ve výsledcích otázek 19 a 20, které se týkají četnosti práce s elektronickými dokumenty, je vidět velký podíl práce s elektronickými dokumenty mezi úředníky. Celých 86% respondentů uvedlo, že s elektronickými dokumenty pracují. Zde je jasně 56
vidět, jaké dopady má elektronizace státní správy a samosprávy na chod úřadů a že by úředníci měli mít poměrně značné vědomosti v této oblasti. Nejvíce respondentů uvedlo, že s elektronickými dokumenty pracuje každý den, zbylí pak, že méně často. Pouze 14% respondentů uvedlo, že s elektronickými dokumenty nepracuje. Práce s elektronickými dokumenty Graf 17
Graf 18
57
Podrobné výsledky otázky číslo 20 ukazují neočekávaný výsledek. Podle údajů ze spisové služby Magistrátu města Jihlavy je patrno, že poměr dokumentů zpracovávaných v elektronické formě je 63% proti 37% v papírové podobě. V otázce číslo 20 však 53% respondentů uvedlo, že zpracovávají více dokumentů v listinné podobě. Nevidím to ale jako chybu, papírových dokumentů může být skutečně ve výsledku pro úředníka více než elektronických, i když většina komunikace se na Magistrátu města Jihlavy odehrává elektronicky. Úředníci musí totiž všechny dokumenty, i ty, které vytvoří nebo na úřad přijdou, tisknout. Z toho důvodu pak mohou mít pocit, že vlastně pracují s papírovými dokumenty, i když tomu tak ve výsledku není. Poměr práce s elektronickými dokumenty a papírovými dokumenty Graf 19
Z hlediska další práce úředníků s elektronicky podepsanými dokumenty a důležitostí některých rozhodnutí, na která navazují rozhodnutí další, například ve správních řízeních, je důležitá i oblast ověřování elektronických podpisů. Při nesprávném ověření, nebo pokud úředník proces ověření vynechá zcela, může v případě chybného nebo dokonce podvodného elektronického podpisu dojít až k řadě rozhodnutí, která nebudou platná a za která může být úředník sankcionován, zejména v případě, že způsobí někomu třetímu škodu. Z následujících dvou grafů sestavených z výsledků otázek číslo 21 a 22 je vidět, že 43% úředníků princip a postup ověřování elektronického podpisu nezná a 48% jej zná přibližně. Pouze 9% úředníků si je jisto s postupem ověřování 58
elektronických podpisu na dokumentech v elektronické formě. Ve druhém grafu je pak vidět, že 53% z těch respondentů, kteří přijdou do styku s elektronicky podepsaným dokumentem, na nich elektronický podpis vůbec neověřuje. V době elektronizace státní správy a samosprávy toto považuji za velký problém, v tuto chvíli spolu z velké části elektronicky komunikují pouze orgány veřejné moci, tudíž by nemělo docházet k podvodným jednáním, ale s postupem elektronizace toto vidím jako velkou výzvu v dalším vzdělávání úřadníků v oblasti elektronicky podepisovaných dokumentů.
Znalost postupu a principu ověřování elektronického podpisu na dokumentu Graf 20
59
Ověřování elektronického podpisu na dokumentech Graf 21
S předchozími dvěma grafy souvisí i znalostí otázka číslo 23 – „Pokud je cizí elektronický podpis na dokumentu nesprávně ověřen (neplatný podpis je vyhodnocen jako platný), odpovídá za důsledky:“. Toto byla jediná otázka umožňující vícenásobný výběr odpovědí. V jejím výsledku se odráží neznalost principu a postupu ověřování elektronického podpisu na dokumentech. Celých 48% respondentů uvedlo chybnou odpověď. Další znalostní otázka se ptala na délku platnosti certifikátu elektronického podpisu. Zde opovědělo špatné 7% respondentů a 32% jich uvedlo, že neví. Z hlediska důležitosti není tato znalost tak významná, nicméně byla zmiňována na kurzu Zaručený elektronický podpis.
60
Výsledky otázky kdo odpovídá za škody při nesprávném vyhodnocení a ověřen elektronického podpisu na dokumentu Graf 22
Výsledky otázky na jak dlouho je vystavován certifikát elektronického podpisu Graf 23
5.8.
Shrnutí dotazníkového šetření
V této bakalářské práci jsem hledal odpovědi na otázky ve vzdělávání úředníků statutárního města Jihlavy v oblasti používání elektronického podpisu. Ze své praxe 61
jsem pozoroval v této oblasti nedostatky. Na stanovené otázky jsem nalezl následující odpovědi. 5.8.1. Řešené otázky
Jak je účinné vzdělávání v oblasti elektronicky podepisovaných dokumentů u úředníků statutárního města Jihlavy?
V hypotéze jsem očekával, že velká část úředníků nemá zcela správné povědomí o fungování elektronického podpisu a o dopadech jeho nesprávného ověření na elektronicky podepsaných dokumentech. Podle Grafu 9 je patrný určitý posun vnímání vlastních znalostí o elektronickém podpisu z doby před konáním kurzu Zaručený elektronický podpis a v době po konání kurzu. V době před konáním kurzu bylo většinové vnímání znalostí označeno jako minimální. V době po konání kurzu se vnímání přesunulo do pozice „dobré znalosti“. Podívám-li se na výsledky ještě podrobněji a budu-li hodnotit odpovědi „žádné znalosti a minimální znalosti jako nežádoucí a naproti tomu odpovědi „dobré znalosti“ a „velmi dobré znalosti“ jako žádoucí je zlepšení opět vidět a to velmi výrazné jak ukazuje následující tabulka a graf. Z tabulky lze spočítat, že posun k lepšímu vnímání vlastních znalostí zaznamenalo 85% účastníků kurzu. Podobný výsledek je vidět i v grafu, který zachycuje poměr vnímaných znalostí před a po konání kurzu. Poměr vnímání se zrcadlově otočil. Z těchto zjištění je tedy jasně vidět, že kurz byl účinný. Tabulka 2
Vnímání znalostí
Před kurzem
Po kurzu
Zlepšení
Žádné
3
0
100%
Minimální
17
3
82%
Dobré
2
17
88%
Velmi dobré
2
4
50%
62
Poměr nežádoucích a žádoucích znalostí v době před a po konání kurzu Zaručený elektronický podpis Graf 24
Jaký má vliv absolvování těchto kurzů na jejich práci?
V hypotéze byl předpokládán pozitivní vliv kurzu Zaručený elektronický podpis na práci zúčastněných úředníků. Zejména pak na jejich práci s elektronickými dokumenty a elektronicky podepsanými dokumenty a jejich správné ověřování. Podle evidence elektronických certifikátů lze přesně doložit, že certifikát elektronického podpisu má vystaveno 115 úředníků. Jedná se tedy o přibližně 40% úředníků, kteří by měli elektronický certifikát používat. Graf 6 dokládá, že opravdu cca 40% úředníků také elektronicky podepisuje. Na práci úředníka má podstatný vliv znalost dopadů zákona 300/2008 Sb. Na grafu 14 je vidět, že účast na kurzu na kurzu zvedla poměr úředníků, kteří dopady zákona znají. Poměr je 64% mezi absolventy kurzu a 29% mezi nezúčastněnými. Toto lze označit jako žádoucí a viditelné zlepšení. Naproti tomu ale z grafu 15 vyplývá, že 63% úředníků nemá zájem o oblast elektronického podepisování, přestože 86% s elektronickými dokumenty pracuje (graf 17). V kontrastu s tímto zjištěním je výsledek grafu 21, který ukazuje, že 54% úředníků elektronické podpisy neověřuje a dokonce 43% úředníků nezná princip a postup ověřování elektronických podpisů na elektronických 63
dokumentech, což ukazuje graf 20. Z těchto údajů by se dalo usuzovat, že určitý vliv na posun znalostí dopadů zákona a z toho vyplývající posuzování elektronických dokumentů účast na kurzu má. Nicméně přímý vliv na práci úředníků zjištěn nebyl, například zda s elektronickými dokumenty pracují lépe před nebo po konání kurzu.
Jaké jsou příčiny malého zájmu o oblast elektronicky podepisovaných dokumentů?
Prvním hypotetickým předpokladem malé účasti na kurzu Zaručený elektronický podpis byla přirozená neochota úředníků učit se novým věcem. Skutečná účast na kurzu byla dle evidence školení eGoncentra 33 úspěšných absolventů. To je v přepočtu necelých 12% úředníků statutárního města Jihlavy. Z grafu 8 je ale patrno, že účast na kurzu potvrdilo celých 13% respondentů dotazníku. Pohled na důvody neúčasti na kurzu ukazuje následující graf. Z něj je patrno že celých 75% úředníků, kteří se kurzu neúčastnili se
takto
rozhodli
z důvodu
buď časových,
nebo že
nepracují
s elektronickými dokumenty. Důvody neúčasti na kurzu Zaručený elektronický podpis Graf 25
Druhým hypotetickým předpokladem byla nechuť úředníků k účasti na kurzu, protože se domnívají, že jejich znalosti jsou v tomto směru dostatečné. Tento předpoklad ale vyvrací graf 7. Pouhých 24% úředníků dle něj nepociťuje potřebu se vzdělávat v této 64
oblasti, protože své znalosti považuje za dostatečné. Ostatní úředníci pak váhají (6%), nebo rozhodně potřebu vzdělávání pociťují (17%) či by uvítali možnost dalšího prohloubení znalostí (53%). Tento výsledek by měl tedy naopak účast na kurzu zvyšovat, ale nestalo se tomu tak. Třetím předpokladem nezájmu bylo, že úředníci této oblasti vzdělávání nepřikládají patřičnou důležitost. To do jisté míry ukazuje graf 14, kdy 61% úředníků nezná dopady zákona 300/2008 Sb. V tomto výsledku spatřuji další důvod nezájmu a tím je právě neznalost dopadů tohoto zákona. Hypotézy se tedy potvrdily pouze částečně. Vliv neochoty se dále vzdělávat je do jisté míry patrný z domněnky více jak poloviny úředníků, že nepotřebují další vzdělávání v této oblasti, protože s elektronickými dokumenty nepracují a protože neznají dopady zákona 300/2008 Sb. tak tomuto vzdělávání nepřikládají ani důležitost. Naopak předpoklad, že dalším důvodem nízké účasti byl pocit úředníků, že jejich znalosti jsou v této oblasti dostatečné, se nepotvrdil, protože takto uvažuje pouhá třetina úředníků Magistrátu města Jihlavy.
65
Závěr Tato bakalářská práce se snažila najít odpovědi na tři základní otázky týkající se oblasti elektronického podepisování dokumentů. Účinnost kurzu Zaručený elektronický podpis byla v této práci potvrzena a doložena výsledky dotazníku. Vliv vzdělávání v této oblasti na práci úředníků se nepodařilo zcela přesvědčivě ukázat. Znatelný posun byl potvrzen zejména v oblasti povědomí o povinnostech vyplývajících ze zákona 300/2008 o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Nicméně přímý vliv například na zlepšení práce s elektronickými dokumenty prokázán nebyl. Výsledkem, který nebyl očekáván, bylo zjištění ve třetí otázce týkající se nízké účasti na kurzu Zaručený elektronický podpis. Zde se hypotéza potvrdila pouze. Jedním z možných cílů práce bylo i navržení změn v této oblasti vzdělávání. Kurzy zaměřené na tuto oblast musí být daleko intenzivněji propagovány a zdůrazňována musí být i jejich přínosnost pro práci úředníků a dopady zákona 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Činnost eGoncentra byla ukončena v roce 2012, nicméně potřeba vzdělávání v této oblasti nadále trvá, například není vůbec řešena potřeba vzdělávání nově nastupujících úředníků. Této oblasti proto navrhuji se intenzivněji věnovat a připravit jak nové kurzy zaměřené na další vzdělávání tak úvodní kurzy pro nově nastupující úřadníky.
66
Resumé V bakalářské práci jsem se zabýval problematikou vzdělávání úředníků statutárního města Jihlavy v oblasti používání elektronického podpisu. K tomuto vzdělávání bylo určeno eGoncentrum Jihlava, vzdělávací projekt statutárního města Jihlavy, resp. jeden z jeho kurzů s názvem „Zaručený elektronický podpis“. Kurz měl neočekávaně malou návštěvnost, v bakalářské práci jsem hledal důvody tohoto stavu. Snažil jsem se najít odpovědi na otázky z toho vyplívající. Hledal jsem odpovědi na otázku účinnosti kurzu, vlivu účasti na kurzu na práci úředníků a v neposlední řadě i na důvody nízké účasti na kurzu. Zjištěné skutečnosti mohou být použity při plánování vzdělávání úředníků statutárního města Jihlavy. V závěru práce jsem navrhnul možné změny v přístupu ke kurzům v oblasti kurzů z oblasti elektronických dokumentů a jejich elektronickém podepisování.
Summary In the thesis I dealt with the issue of the education of officials of the City of Jihlava in the use of electronic signatures. The training took place within eGoncentrum Jihlava, educational project of the City of Jihlava, respectively one of its courses called “Secure electronic signature”. The training had unexpectedly poor attendance. In this thesis I tried to determine the reason why. Furthermore I tried to find answers to related questions – effectiveness of the course, the impact of passing the course on the work of officials and last but not least the reasons of poor attendance in the course. Findings can be used in planning of the further education of officials of the City of Jihlava. In conclusion, I have suggested possible changes in the approach to courses in the field of e-documents and e-signatures.
67
Seznam tabulek a grafů Tabulka 1.................................................................................................................... 40 Tabulka 2.................................................................................................................... 62
Graf 1 ......................................................................................................................... 43 Graf 2 ......................................................................................................................... 44 Graf 3 ......................................................................................................................... 44 Graf 4 ......................................................................................................................... 45 Graf 5 ......................................................................................................................... 47 Graf 6 ......................................................................................................................... 48 Graf 7 ......................................................................................................................... 49 Graf 8 ......................................................................................................................... 50 Graf 9 ......................................................................................................................... 51 Graf 10 ....................................................................................................................... 52 Graf 11 ....................................................................................................................... 53 Graf 12 ....................................................................................................................... 54 Graf 13 ....................................................................................................................... 54 Graf 14 ....................................................................................................................... 55 Graf 15 ....................................................................................................................... 56 Graf 16 ....................................................................................................................... 56 Graf 17 ....................................................................................................................... 57 Graf 18 ....................................................................................................................... 57 Graf 19 ....................................................................................................................... 58 Graf 20 ....................................................................................................................... 59 Graf 21 ....................................................................................................................... 60 Graf 22 ....................................................................................................................... 61 Graf 23 ....................................................................................................................... 61 Graf 24 ....................................................................................................................... 63 Graf 25 ....................................................................................................................... 64
68
Použitá literatura GAVORA, Peter a kol. Elektronická učebnica pedagogického výskumu [online]. 2010 [cit. 2013-11-11]. ISBN 978–80–223–2951–4. Dostupné z: http://www.emetodologia.fedu.uniba.sk/index.php/kapitoly/dotaznik.php?id=i12 CELBOVÁ, Ludmila. Elektronický dokument. In: KTD [online]. © 2009 [cit. 2013-1208]. Dostupné z: http://aleph.nkp.cz/F/?func=direct&doc_number=000000870&local_base=KTD MATUŠČÍK, Zdeněk a Zdeněk JONÁK. Dokument. In: KTD [online]. © 2009 [cit. 2013-12-08]. Dostupné z: http://aleph.nkp.cz/F/?func=direct&doc_number=000000502&local_base=KTD Zákon 300/2000 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. In: Sbírka zákonů. 2000. Dostupné z: https://www.mvcr.cz/soubor/sb098-08-pdf.aspx PALÁN, Zdeněk. Základy andragogiky [online]. Praha: Vysoká škola J.A. Komenského, 2002, 207 s. [cit. 2013-10-01]. Skripta k předmětu Úvod do studia personalistiky. Dostupné z: http://media0.wgz.cz/files/media0:5100491c3f8cb.pdf.upl/Zaklady_andragogiky.pdf Základní charakteristika Institutu. Institut pro veřejnou správu Praha [online]. © 2013 [cit. 2013-10-03]. Dostupné z: http://www.institutpraha.cz/onas/zakladnicharakteristikainstitutu PETERKA, Jiří. Báječný svět elektronického podpisu. Praha: CZ.NIC, 2011, 430 s. CZ.NIC. ISBN 978-80-904248-3-8. Výzva pro předkládání IP 4.1 - Vzdělávání v eGon Centrech krajů a obcí s rozšířenou působností. Strukturální fondy EU [online]. 2009 [cit. 2013-10-03]. Dostupné z: http://www.strukturalni-fondy.cz/cs/Jak-na-projekt/Vyzvy-a-akce-(1)/Vyzva-c-40-propredkladani-IP-4-1-Vzdelavani-v PALÁN, Zdeněk. Základy andragogiky. Praha: Vysoká škola J.A. Komenského, 2003, 199 s. ISBN 80-867-2303-8.
69
E-government. Adaptic [online]. © 2005–2013 [cit. 2013-12-08]. Dostupné z: http://www.adaptic.cz/znalosti/slovnicek/e-government/ Egovernment krok za krokem. ZIKMUND, Martin. PVS - parlament, vláda, samospráva [online]. 2013 [cit. 2013-08-17]. Dostupné z: http://www.parlamentvlada.eu/index.php/hlavni-temata-e-government/331-egovernment-krok-za-krokem LIDINSKÝ, Vít, Ivana ŠVARCOVÁ, Petr BUDIŠ, Zbyněk LOEBL a Barbora PROCHÁZKOVÁ. EGovernment bezpečně. 1. vyd. Praha: Grada, 2008, 145 s. ISBN 978-80-247-2462-1. KOMÁREK, Štěpán. Vzdělávání v EgonCentru Jihlava. 2011, Brno. 77 s., 8 s. příl. Diplomová práce. Masarykova univerzita, Fakulta pedagogická, Katedra didaktických technologií. Vedoucí práce Ing. Martin Dosedla. Oponent práce Ing. Gabriela Štěpánová. Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. In: Sbírka zákonů. 2000. Dostupné z: http://www.mvcr.cz/soubor/zakon-c-227-2000-sb-o-elektronickem-podpisu.aspx
70
Seznam příloh Příloha 1 – Dotazník
71
Příloha 1 Používání elektronického podpisu Máte před sebou zobrazen dotazník, jehož výsledky budou použity při zpracování bakalářské práce na téma: "Vzdělávání úředníků statutárního města Jihlavy v oblasti používání elektronického podpisu". Prosím o přibližně 5 až 10 minut Vašeho času a vyplnění dotazníku. Dotazník obsahuje celkem 24 otázek. Otázky označené hvězdičkou je nutné zodpovědět vybráním jedné varianty odpovědi. Pod některými otázkami je doplněn nápovědný text. U otázky č. 23 lze vybrat více variant odpovědi. Po vyplnění prosím dotazník odešlete kliknutím na tlačítko Uložit. Vyplněná data jsou zcela anonymní a nikde nejsou a nebudou spojována s Vaším jménem. Pokud byl dotazník správně vyplněn a odeslán zobrazí se po jeho odeslání potvrzení. Děkuji za Váš čas.
1. Pohlaví:
*
Muž Žena Vyberte jednu z možností.
2. Věk:
*
18 - 30 let 31 - 40 let 41 - 50 let Více než 50 let Vyberte prosím do jaké věkové kategorie spadáte.
3. Vlastníte svůj zaručený elektronický podpis?: Ano Ne Nevím 4. Používáte zaručený elektronický podpis?: * Ano
*
Ne 5. Podepisujete elektronické dokumenty ve spisové službě EZOP?: * Ano, podepisuji Ne, nepodepisuji Nevím 6. Pokud ano, jak často?: Několikrát za den Několikrát za týden Několikrát za měsíc Méně častěji Pokud jste na předchozí otázku odpověděl/a kladně, vyberte prosím jednu z možností.
7. Potřebujete v oblasti elektronického podpisu vzdělávat nebo alespoň nějaké informace?: * Ano, rozhodně potřebuji, o elektronickém podpisu toho moc nevím Pravděpodobně ano, něco o elektronickém podpisu vím, ale uvítal/a bych možnost dalšího prohloubení znalostí Nevím, nejsem si jistý/á Ne, vím vše co potřebuji ke své práci Posuďte prosím zda potřebujete v oblasti elektronického podpisu vzdělávat, nebo zda potřebujete alespoň nějaké informace o funkci a používání zaručeného elektronického podpisu.
8. Zúčastnil/a jste se kurzu zabývající se elektronickým podpisem?: * Ano Nevím, nyní si to neuvědomuji, účastnil jsem se více kurzů z projektu eGONcentrum Ne V rámci projektu eGONcentrum probíhal kurz o používání zaručeného elektronického podpisu s názvem "Zaručený elektronický podpis".
9. Jaké byly vaše znalosti o elektronickém podpisu PŘED konáním kurzu?: *
Žádné Minimální Dobré Velmi dobré Neúčastnil(a) jsem se žádného kurzu Pokud jste se účastnili kurzu "Zaručený elektronický podpis" ohodnoťte prosím na jaké úrovni byly Vaše znalosti o fungování elektronického podpisu před konáním kurzu. Pokud jste se kurzu neúčastnili vyberte prosím poslední možnost odpovědi.
10. Jaké byly Vaše znalosti o elektronickém podpisu PO konání kurzu?: * Žádné Minimální Dobré Velmi dobré Neúčastnil(a) jsem se žádného kurzu Pokud jste se účastnili kurzu "Zaručený elektronický podpis" ohodnoťte prosím na jaké úrovni byly Vaše znalosti o fungování elektronického podpisu po konání kurzu. Pokud jste se kurzu neúčastnili vyberte prosím poslední možnost odpovědi.
11. Absolvování kurzu vám k používání nebo povědomí o elektronickém podpisu pomohlo?: * Velmi Částečně Jen velmi málo Neúčastnil(a) jsem se kurzu 12. Pokud jste se kurzu neúčastnil(a), co vás k tomuto rozhodnutí vedlo?: Nepracuji s elektronickým podpisem Mé znalosti práce s elektronickým podpisem jsou dostatečné Tato oblast mě nezajímá Z časových důvodů
Tuto otázku vyplňte pouze pokud jste se kurzu neúčastnil(a).
13. Jaký je váš pohled na elektronický podpis?: * Je to užitečný nástroj Je to nástroj, který pouze komplikuje práci s dokumenty Je to zbytečně přeceňovaný nástroj 14. Znáte princip elektronického podpisu a podepisování elektronických dokumentů a jak to vlastně funguje?:
*
Neznám Přibližně princip elektronického podpisu znám Ano znám 15. Pracujete s aplikací CzechPOINT nebo CzechPOINT@office?: * Pracuji s aplikaci CzechPOINT Pracuji s aplikací CzechPOINT i CzechPOINT@office Pracuji s aplikací CzechPOINT@office Nepracuji s CzechPOINTem (ani z CzechPOINT@office) Uveďte prosím, zda pracujete s aplikací CzechPOINT nebo CzechPOINT@office.
16. Pokud pracujete s CzechPOINTem tak jak často?: Několikrát za den Několikrát za týden Několikrát za měsíc Méně častěji Pokud s aplikací CzechPOINT nepracujete, tuto otázku nevyplňujte.
17. Znáte dopady zákona 300/2008 Sb. na veřejnou správu?: * Ano, znám Ne, neznám O žádných dopadech jsem neslyšel(a)
18. Zajímáte se o oblast elektronického podepisování dokumentů?:
*
Ano, mám dobré znalosti o této oblasti Ano, ale moje znalosti o této oblasti jsou nedostatečné Ano, ale nic o tom nevím Nevím, moc ne Ne, nijak zvlášť se nezajímám Vůbec mě tato oblast nezajímá 19. Pracujete s elektronickými dokumenty?:
*
Ano, pracuji s nimi prakticky každý den Ano pracuji, ale ne tak často Ano pracuji, ale pouze vyjímečně Ne Přicházíte do styku s elektronickými dokumenty?
20. Pokud ano, v jakém poměru oproti papírovým dokumentům s elektronickými dokumenty pracujete?: Pracuji více s elektronickými dokumenty Přibližně polovina dokumentů je papírové podoby a polovina elektronické Pracuji více s papírovými dokumenty Pokud s elektronickými dokumenty nepracujete, tuto otázku nevyplňujte.
21. Znáte postup a princip ověřování platnosti elektronického podpisu?:
*
Neznám Přibližně princip ověření elektronického podpisu znám Ano znám 22. Ověřujete platnost elektronických podpisů na dokumentech se kterými přijdete do styku?: Ano
*
Ne Nepřicházím do styku s elektronicky podepsanými dokumenty 23. Pokud je cizí elektronický podpis na dokumentu nesprávně ověřen (neplatný podpis je vyhodnocen jako platný), odpovídá za důsledky:
*
Ten kdo dokument vytvořil a podepsal Ten kdo na dokumentu špatně vyhodnotil platnost elektronického podpisu Nikdo Oba dva Záleží na okolnostech Můžete vybrat i více možností.
24. Na jak dlouho je vystavován certifikát zaručeného elektronického podpisu používaný zde na úřadě?:
*
Na 1 rok Na 2 roky Na 3 roky Neomezeně Podle objednávky vlastníka elektronického podpisu Nevím
