Masarykova univerzita. Tvorba Spisového a skartačního řádu a zavádění automatizované spisové služby v Městské knihovně v Praze

Masarykova univerzita Filozofická fakulta Ústav české literatury a knihovnictví Kabinet knihovnictví

Informační studia a knihovnictví

Michal Fojtík

Tvorba Spisového a skartačního řádu a zavádění automatizované spisové služby v Městské knihovně v Praze Magisterská diplomová práce

Vedoucí práce: PhDr. Radomír Ševčík

2008

Identifikační záznam FOJTÍK, Michal. Tvorba Spisového a skartačního řádu a zavádění automatizované spisové služby v Městské knihovně v Praze [Creation of Classification Scheme and implementation of Electronic Record Management in Municipal Library of Prague], Brno, 2008. 135 s., 43 s. příloh. Magisterská práce. Masarykova univerzita v Brně, Filozofická fakulta, Ústav české literatury a knihovnictví, Kabinet knihovnictví 2008. Vedoucí práce PhDr. Radomír Ševčík.

Anotace Tématem magisterské práce je tvorba Spisového a skartačního řádu a výkon spisové služby v Městské knihovně v Praze dle zákona č. 499/2004 Sb. a na něj navazujících vyhlášek. Tento zákon určuje vyjmenovaným subjektům zásady příjmu, evidence, rozdělování, oběhu, vyřizování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů a nařizuje povinnost umožnit výběr archiválií, které se po uložení do archivu stávají součástí sbírky národního kulturního a intelektuálního dědictví. První kapitola stručně shrnuje vývoj spisové služby na našem území od prvních písemných záznamů až do roku 2004. V druhé kapitole je rozebrána aktuální legislativní úprava výkonu spisové služby, podrobně především zákon č. 499/2004 Sb. Evidenci a správě dokumentů obecně, systémům správy dokumentů a systémům automatizované spisové služby se věnují kapitoly tři a čtyři. V kapitole páté jsou představeny

výsledky

průzkumu

ohledně

automatizované

spisové

služby

v knihovnách s krajskými a regionálními funkcemi. Kapitola šestá popisuje zásady výběru a implementace systému automatizované spisové služby. V kapitole sedmé je rozebráno vnitřní a vnější prostředí Městské knihovny v Praze, ukázána SWOT analýza toku dokumentů v Městské knihovně a popsán průběh zavádění její automatizované spisové služby. V nejrozsáhlejší kapitole osmé, pojaté jako výklad vyhlášky č. 646/2004 Sb., je podrobně popsána tvorba Spisového a skartačního řádu Městské knihovny v Praze a na konkrétních textech jsou tak ukázány jednotlivé legislativní požadavky. Devátá kapitola představuje práci v prostředí systému automatizované spisové služby GINIS® společnosti GORDIC® spol. s.r.o. Součástí diplomové práce je i v přílohách umístěný slovníček pojmů a především archivem schválený text Spisového a skartačního řádu MKP. 2

Klíčová slova spisová služba * automatizovaná spisová služba * spisový a skartační řád * skartační plán * systémy správy dokumentů * legislativa * Městská knihovna v Praze * Česká republika * GINIS

Annotation This thesis deals with the creation of Classification Scheme and the service of Record Management in Municipal Library of Prague in accordance with the law no. 499/2004 subsequently amended. This law designates principles of receiving documents, document registration, document distribution, circulation of records, handling of documents, signing, document forwarding and document archiving to the listed subjects. It enacts duty to enable choice of archival documents. After archiving they become a part of collection of national cultural and intellectual heritage The first chapter summarizes historical development of Record Management in Czech Republic since its first written records until the end of year 2004. The second chapter analyses the present legislation for Record Management, first of all the law no. 499/2004 in detail. The chapters three and four deal with document registration and management in general, document management systems and systems of Electronic Record Management. The fifth chapter introduces the research findings on Electronic Record Management systems in libraries with regional functions in the Czech Republic. The chapter six describes the principles of selection and implementation of Electronic Record Management systems. The seventh chapter analyses internal and external environment of the Municipal Library of Prague and presents SWOT analysis of document flow in this institution. The progress of implementation of Electronic Record Management system is described here too. The largest chapter eight is conceived like the interpretation of the edict no. 646/2004. It contains a description of creation of Classification Scheme of Municipal Library of Prague in detail and individual legislation requirements are shown on specific examples. The chapter nine introduces how to work using Electronic Record Management system GINIS®.

3

The vocabulary of used definitions and namely the final text of Classification Scheme of Municipal Library of Prague are a part the thesis.

Key words records management * electronic record management * classification scheme * retention schedule *document management systems * legislation * Municipal Library of Prague * Czech Republic * GINIS

4

Prohlášení Prohlašuji, že jsem předkládanou práci vypracoval samostatně a že jsem uvedl všechny použité informační zdroje. Současně dávám svolení k tomu, aby tato diplomová práce byla umístěna v Ústřední knihovně FF MU a používána ke studijním účelům.

V Brně dne 5. května 2008

Michal Fojtík

5

Poděkování Na tomto místě bych rád poděkoval PhDr. Radomíru Ševčíkovi za velkou vstřícnost, cenné rady a ochotu při vedení mé magisterské práce. Také děkuji PhDr. Janě Schwallerové, hlavní autorce Spisového a skartačního řádu Městské knihovny v Praze.

6

Obsah Úvod ........................................................................................................................... 11 1.

2.

Vývoj SSL ............................................................................................................. 14 1.1.

Období kanceláří - období knižních registratur ........................................... 14

1.2.

Období aktových registratur ........................................................................ 15

1.3.

Osvícenská SSL ............................................................................................. 15

1.4.

Od roku 1848 ............................................................................................... 16

1.5.

Vznik ČSR a období německé okupace ........................................................ 17

1.6.

Od roku 1945 ............................................................................................... 18

1.7.

Léta 1974 až 2004 ........................................................................................ 19

Legislativní úprava výkonu SSL ........................................................................... 22 2.1.

Zákon č. 499/2004 Sb. ................................................................................. 22

2.1.1.

Hlava I: úvodní ustanovení ................................................................... 24

2.1.2.

Hlava II – Díl 1: výběr archiválií a jejich evidence ................................. 24

2.1.3.

Hlava II – Díl 2: kategorizace archiválií ................................................. 24

2.1.4.

Hlava II – Díl 3: ochrana archiválií a povinnosti vlastníka a držitele

archiválií.............................................................................................................. 24 2.1.5.

Hlava II – Díl 4: nahlížení do archiválií, vystavování archiválií

a pořizování výpisů, opisů a kopií ....................................................................... 25 2.1.6.

Hlava II – Díl 5: soustava archivů a výkon veřejné správy na úseku

archivnictví a výkonu SSL .................................................................................... 25 2.1.7.

Hlava II – Díl 6: akreditace archivů a povinnosti zřizovatele archivů ... 25

2.1.8.

Hlava III: spisová služba ........................................................................ 26

2.1.9.

Hlava IV: kontrola ve věcech archivnictví a spisové služby .................. 26

2.1.10.

Hlava V: správní delikty..................................................................... 27

2.1.11.

Hlava VI: společná, přechodná a závěrečná ustanovení .................. 27

7

3.

2.2.

Vyhláška č. 645/2004 Sb. ............................................................................. 27

2.3.

Vyhláška č. 646/2004 Sb. ............................................................................. 28

2.4.

Další související zákony ................................................................................ 29

Evidence a správa dokumentů ........................................................................... 31 3.1.

Systémy evidence a správy dokumentů ...................................................... 31

3.2.

ASSL versus DMS .......................................................................................... 33

3.3.

ASSL a standard MoReq ............................................................................... 34

3.4.

ASSL a elektronický podpis (značka) a časové razítko ................................. 35

4.

ASSL a oběh dokumentů..................................................................................... 38

5.

Průzkum ohledně ASSL v knihovnách s krajskými a regionálními funkcemi ...... 41

6.

Výběr a implementace ASSL ............................................................................... 45

7.

Analýza prostředí MKP ....................................................................................... 50 7.1.

Vnější prostředí ............................................................................................ 50

7.2.

Vnitřní prostředí .......................................................................................... 51

7.2.1.

Knihovní síť MKP ................................................................................... 51

7.2.2.

Organizační struktura MKP................................................................... 52

7.2.3.

Informační toky v MKP ......................................................................... 52

7.2.4.

SWOT analýza toku dokumentů v MKP ................................................ 53

7.3. 8.

Zavádění ASSL v MKP ................................................................................... 55

Spisový a skartační řád ....................................................................................... 57 8.1.

Spisový a skartační řád v MKP ..................................................................... 57

8.2.

Titulní strana ................................................................................................ 58

8.3.

Spisový řád ................................................................................................... 59

8.3.1.

Úvodní ustanovení................................................................................ 59

8.3.2.

Příjem dokumentů ................................................................................ 62

8.3.3.

Třídění a otvírání zásilek a třídění dokumentů..................................... 66 8

8.3.4.

Označování dokumentů ....................................................................... 68

8.3.5.

Evidence dokumentů ............................................................................ 69

8.3.6.

Příjem a evidence dokumentů, na které se vztahují zvláštní předpisy 76

8.3.7.

Rozdělování a oběh dokumentů........................................................... 77

8.3.8.

Vyřizování dokumentů ......................................................................... 80

8.3.9.

Odesílání dokumentů ........................................................................... 85

8.3.10.

Ukládání dokumentů ........................................................................ 87

8.3.11.

Stavebně-technické a bezpečnostní parametry spisoven ................ 93

8.4.

9.

Skartační řád ................................................................................................ 94

8.4.1.

Úvodní ustanovení................................................................................ 94

8.4.2.

Skartační řízení ..................................................................................... 99

8.4.3.

Řízení a kontrola SSL........................................................................... 103

8.4.4.

Sankce ................................................................................................. 104

8.5.

Závěrečná ustanovení ................................................................................ 105

8.6.

Přílohy Řádu ............................................................................................... 106

Automatizovaná spisová služba GINIS® ............................................................ 107 9.1.

Moduly GINIS® SSL ..................................................................................... 108

9.1.1.

Modul Podatelna (POD)...................................................................... 108

9.1.2.

Modul Univerzální spisový uzel (USU) ................................................ 109

9.1.3.

Modul Vedoucí (VED) ......................................................................... 109

9.1.4.

Modul Výpravna (VYP)........................................................................ 109

9.1.5.

Modul Spisovna (SPI) .......................................................................... 110

9.1.6.

Modul Generátor podacích deníků (TPD) .......................................... 110

9.1.7.

Modul Úkoly (UKO)............................................................................. 110

9.1.8.

Modul Usnesení a porady (USN) ........................................................ 110

9.1.9.

Modul e-Podatelna ............................................................................. 111 9

9.1.10.

Modul e-Výpravna .......................................................................... 111

9.1.11.

Digitalizace dat prostřednictvím skenovací linky ........................... 111

9.2.

Obecné činnosti v GINIS® SSL ..................................................................... 111

9.3.

Dokument a GINIS® SSL ............................................................................. 114

9.4.

Redistribuce dokumentů v GINIS® SSL ....................................................... 119

9.5.

Spis a GINIS® SSL......................................................................................... 121

Závěr ......................................................................................................................... 126 Seznam použité literatury ........................................................................................ 129 Seznam použitých zkratek ........................................................................................ 133 Seznam obrázků a grafů ........................................................................................... 134 Seznam příloh ........................................................................................................... 135

10

Úvod Výměna informací doprovází lidstvo už od prvních civilizací. Od okamžiku, kdy se informace začala předávat v písemné formě na hmotných nosičích, lze vypozorovat také první snahy o její uspořádání a uchování. Sbírky písemných dokumentů vznikaly nejen při státních úřadech, chrámech, bohatých klášterech, ale všude tam, kde se používalo písmo. O dnešní době mluvíme jako o době informační. Informace, které jsou díky technickému pokroku a rozvoji internetu nezávislé na hmotném nosiči, prudce expandují a zrychluje se jejich předávání v prostoru a čase. Oproti minulosti výrazně vzrostl jejich společenský a ekonomický význam. Co se nezměnilo, ba naopak nabylo na ještě větší důležitosti, je potřeba informace pořádat, třídit a archivovat. Pokročilá digitalizace umožňuje produkovat dříve neuvěřitelné množství informací. Vyznat se v nich, dokázat určit, co je důležité a co ne, nestát se obětí informačního zahlcení – toto jsou jedny z důležitých podmínek úspěchu v osobním i profesním životě. Aby se potřebné informace daly najít a využít, je nutné vnést do práce s nimi řád. Zatímco v 10. století našeho letopočtu se písemné záznamy využívaly výhradně v církevních kruzích a později v oblasti práva, s rozšířením knihtisku postupně upadá ústní forma jednání a veškerá vyřízení se dějí písemně. Na pravidla zacházení s dokumenty se s rozvinutím písemného úřadování klade velký důraz a v 16. a 17. století tak vzniká spisová služba, resp. je určen základní pohyb dokumentů tak, jak ho známe dodnes. Spisová služba (dále jen SSL) je tedy „soubor legislativních opatření, pravidel a vnitřních úkonů organizace, jenž má za účel efektivní nakládání s dokumenty organizace, jejich příjem, evidenci, oběh, vyřizování a odesílání, ukládání a vyřazování. Jejím smyslem je co nejjednodušší nakládání s dokumenty při současném vyhovění všem požadavkům příslušné agendy.“1 Čím více dokumentů instituce zpracovává, o to více záleží na tom, aby měla jasná a přesná pravidla pro oběh a hlavně ukládání spisů, tedy přesně stanovená pravidla pro SSL, protože přesná evidence a přehledné zakládání spisů je důležité pro snadné pozdější vyhledávání. 1

JELÍNEK, Tomáš. Spisová služba pro školy, s. 11.

11

Součástí toku dokumentů v organizaci je i jejich vyřazování. Je důležité si uvědomit, že dokumenty nemají pouze právní a ekonomickou hodnotu, ale i hodnotu historickou. Mimo právního krytí tedy poskytují i informace o stavu organizace v minulosti i v současnosti a tvoří tak důležitou součást kulturního dědictví. Mnohé ve své době naprosto nepodstatné dokumenty mohou vypovídat velmi mnoho, dochovají-li se ovšem v určité struktuře a úplnosti. A právě proto ve fázi vyřazování dokumentů vstupuje do hry archivní služba (dále jen ASL) a navazuje tak na službu spisovou. Přemíra písemných záznamů vedla v 18. a 19. století k masovým skartacím, kdy byly neodbornými zásahy vyhazovány důležité věci a archivovány zbytečnosti. To vedlo k poznání, že vyřazování dokumentů musí být svěřeno odborníkům – právníkům, historikům a archivářům. Při vyřazování dokumentů se tedy určuje, které z nich mají trvalou dokumentární a historickou hodnotu a budou tak předány příslušnému archivu jako archiválie. ASL, jako soubor úkonů, které se týkají pouze vybraných dokumentů, tedy archiválií, není předmětem této diplomové práce. Výběr archiválií je ovšem jednou z důležitých funkcí SSL, proto považuji za nutné se o ASL alespoň takto krátce zmínit v úvodu.

Výkon SSL v organizaci se řídí vnitřní směrnicí zvanou Spisový a skartační řád (dále jen Řád), ve kterém jsou definovány základní pojmy a upraveny náležitosti zacházení s dokumenty v organizaci. Jeho součástí je spisový plán, což je seznam veškerých typů dokumentů, které se v organizaci vyskytují v souvislosti s její činností, tj. dokumenty vzniklé uvnitř i přišlé zvenku. Každý typ dokumentu má svůj spisový znak. Připojením skartačních znaků a skartační lhůty vzniká spisový a skartační plán. Nový zákon č. 499/2004 Sb. o a archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen zákon) a jeho prováděcí vyhláška č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby postavil Městskou knihovnu v Praze (dále jen MKP) před řadu nových povinností, mj. i před nutnost upravit podle výše uvedených norem svůj Řád. Nárůst množství produkovaných a zpracovávaných dokumentů, velký podíl elektronické komunikace a fyzické rozmístění poboček na asi 50 místech po celém 12

území Prahy nutilo MKP už od roku 2003 uvažovat o informačním systému, který by vyřešil nepříliš efektivní práci jak s analogovými, tak i digitálními dokumenty. Tímto řešením se zdá být zavedení systému automatizované spisové služby (dále jen ASSL), jehož vlastnosti umožňují zefektivnit vlastní práci s dokumenty a zároveň lépe dostát povinnostem kladeným zákony.

Tato diplomová práce si klade za cíl popsat vznik a náležitosti Řádu v souvislosti s jeho tvorbou v MKP. Text je strukturován do devíti kapitol, pomyslně lze ovšem práci rozdělit na dva hlavní bloky. Jeden se zabývá již zmíněnou tvorbou Řádu a druhý okolnostmi implementace systému ASSL v prostředí MKP. Protože oba procesy probíhaly souběžně a úzce spolu souvisejí, nelze je jednoznačně od sebe oddělit ani v této práci.

13

1. Vývoj SSL Společně s rozvojem dokumentů, jejich množstvím a typy, se měnil i názor na prospěšnost a význam SSL. Někdy byly výrazně zdůrazňovány formální stránky a porušení těchto pravidel znamenalo obvykle i ztrátu právních nároků. Jindy se SSL považovala za projev byrokratizmu, který je nutno vymýtit, a pro práci v registraturách a kancelářích býval přidělován nekvalifikovaný a často fluktuující personál. Spisovou službu podceňují především mladé instituce. Není totiž vždy snadné skloubit snahu po co největší hospodárnosti v administrativě (nedopustit přebujelou „byrokracii“) s požadavky přesnosti, spolehlivosti a rychlosti ve vyhledávání a využívání dokumentů. Je důležité, aby archiváři mohli spolupracovat již při tvorbě kancelářských řádů a norem pro SSL a mohli se také spolupodílet, resp. byli oprávněni dohlížet na předarchivní a archivní péči (předarchivní péče u veřejnoprávních původců už vychází z archivního zákona), protože správné zpracování a ukládání spisů a dokumentů už při vzniku je jedním z nejdůležitějších předpokladů jejich dobré práce. V dějinách spisové služby můžeme sledovat několik základních období, přičemž o SSL u nás můžeme hovořit až v době, kdy se i na našem území začaly pevněji organizovat především u nejdůležitějších vydavatelů a příjemců dokumentů (tj. panovníků, biskupů, klášterů a měst) vlastní kanceláře.

1.1. Období kanceláří - období knižních registratur Kanceláří byl původně nazýván celý úřad (např. česká kancelář), později byl tento pojem omezen jen na jeho část, zabývající se zpracováním došlé i vyšlé písemné agendy. Nakonec byl pak ještě zúžen vyčleněním skladu vyřízené agendy (registratura), od níž se pak později oddělil archiv. Do 16. století dokumenty vznikaly nesystematicky a bylo jich málo, jelikož předběžná jednání před zlistiněním nebo zápisem do veřejných knih se děla ústně. Zlistiňování byl jen výsledek právního aktu. Před expedicí byly expedované dokumenty (většinou listiny psané na pergamenu) zaznamenávány do registratur, do kopiářů se zapisovaly listiny došlé. 14

1.2. Období aktových registratur V 16. století končí úplná převaha listin a několika málo typů úředních knih. Ve spisové službě u nás dochází k velkým změnám spojeným s nárůstem aktového materiálu, který je důsledkem vzniku nových zeměpanských úřadů - české a dvorské kanceláře, komory a apelačního soudu. Vznikem těchto úřadů začíná tradice byrokratického správního aparátu, jehož hlavními rysy je systematické písemné vyřizování přikázané agendy, rozdělení práce v kanceláři na několik speciálních na sebe navazujících úkonů, snaha po dokumentaci celého oběhu spisů, zavádění přesnější evidence o uložení spisů a zavádění tzv. aktových registratur (celé spisy již nemohly být opisovány do register a kopiářů). Od 17. století se objevuje ve všeobecné státní správě větší pestrost spisů, rozšiřuje se počet písemností statistických, anketních, rozvah, osobních spisů (žádostí o místo, jmenovací dekrety apod.).

1.3. Osvícenská SSL V druhé polovině 18. století došlo k dalšímu zdokonalení SSL na všech úsecích správy, justice a legislativy. O změnách a vývoji jsme informováni již z četných a podrobných kancelářských instrukcí, z řady praktických příruček a tento vývoj je patrný i z jednotlivých archivních fondů, které se u nás dochovaly většinou již v těchto původních strukturách. Rozmach agendy byl tak velký (např. u krajských úřadů se v letech 1750-1790 zvýšil roční počet podacích čísel v průměru dvanáctkrát2), že nebylo již dále možné u zemských a krajských politických úřadů zachovat kolegiální systém rozhodování, který se tak udržel jen u některých soudních instancí. Některé úřady se tedy rozpadly na oddělení (departmenty), v nichž rozhodovali jednotliví referenti samostatně, což mělo další důsledky: vyloučením stavovských přísedících a vytvářením hierarchie zaměstnaneckých tříd rostla byrokracie státní správy, došlo k další diferenciaci kancelářských úkonů, k osamostatňování registratur, do nichž se ukládaly již nevyužívané dokumenty (mj. také listiny starých zrušených úřadů a klášterů), k zavádění jednotných zjednodušených evidenčních pomůcek a k užívání věcně tříděných ukládacích

2

Archivní příručka, s. 60.

15

schémat.3 Konceptní služba kladla velký důraz na bezchybnou znalost předpisů (neustále se vytvářely nové sbírky vyšších rozhodnutí), na důsledné prostudování materiálů a na zřetelnost, krátkost a správnou stylizaci vyřízení. V letech 1784-1786 byly pro reorganizované zemské úřady, gubernia a zemské vlády vydány nové manipulační řády. Spisy se ukládaly podle věcného hlediska, z evidenčních pomůcek zůstává pouze všeobecný podací protokol, hlavní index a zvláštní indexy. Přes velkou snahu se nepodařilo ani josefinskému centralismu prosadit zásadu jednotné SSL ve všech habsburských zemích a ve všech institucích. Od 2. pol. 18. století byla ve všeobecné státní správě agenda dělena na tajnou, presidiální a všeobecnou. Od 2. pol. 18. století byly pro zvládnutí péče o agendu vydávány kancelářské a registraturní řády. Agenda byla podle nich dělena do věcných skupin, ke kterým byly vedeny rejstříky se zápisy v chronologickém pořadí. Mnohé nedostatky se od počátku 19. století častěji objevují i ve SSL ve státní správě. Rostoucí počet spisů vedl nejen k rychlejším a praktičtějším formám kancelářské práce, ale i k přeplňování registratur písemným balastem, neuváženým skartacím a celkově k podceňování novějších akt vůbec. Nepatřičně velký význam byl, zcela v duchu romantismu, přikládán starým dokumentům (pergamenům) z dávné slavnější historie, pro jejichž uložení byly ve velkém zřizovány zemské a rodinné archivy, naprosto odloučené od registratur.

1.4. Od roku 1848 Po roce 1848 došlo k zásadní přestavbě celého rakouského správního aparátu, a to od prvních instancí až po ministerstva. Pro nově vzniklé politické, soudní a finanční úřady s rozsáhlou a různorodou agendou bylo třeba upravit i SSL. Tyto úpravy byly ve skutečnosti jen povrchními a nepatrnými zásahy do josefinského systému spisové evidence, manipulace a registrace. Nové jednací řády - z roku 1853 soudní, z roku 1855 politický - jsou vlastně pouze přetiskem starých spisových řádů. Nejmarkantnějším neduhem celé rakouské veřejné správy (a tím i její SSL) bylo odtržení přímého ústního styku úřadů s občany a úřady se staly orgány bez vlastní iniciativy, jejichž jediným úkolem bylo písemně vyřizovat došlé dopisy. Bylo to vlastně vyřizování agendy pro agendu. Tato situace na přelomu 19. a 20. století 3

Archivní příručka, s. 60-61.

16

narostla natolik, že se volalo po zásadní kancelářské reformě, jejímž cílem by bylo zjednodušení a zrychlení oběhu spisů. K největší dokonalosti a ujednocení došlo v oblasti justiční správy. Zde se agenda v jednotlivých zemích natolik podobala, že bylo snadné orientovat se ve spisech na té či oné straně monarchie. Jednací řád z roku 1897 znamenal skutečně velký krok vpřed i ve SSL. Tyto snahy o zásadnější reformu vedly k celé řadě pokusů o nápravu, které se ovšem na našem území setkaly jen s vlažnou odezvou: byl přizpůsoben registraturní plán českého místodržitelství, zavedeny podací listy a kmenová čísla, začaly se využívat růžové obaly pro nevyřízené spisy atd. Kancelářská služba obcí a měst byla velmi špatně vedena. Nebyla upravena jednotným řádem, ale byla ponechána na vůli, znalostech a ochotě obecních a městských orgánů. V důsledku to vedlo ke stavu, že u většiny obecních úřadů se dokumenty nezakládaly vůbec, jinde se zapisovaly do podacích protokolů a svazovaly do ročních fasciklů, někde byl používán registraturní plán okresních hejtmanství, jinde byl sestaven vlastní manipulační klíč apod. U průmyslových podniků byl celkový registraturní plán zcela výjimečný. Rovněž v ukládání hospodářsko-administrativní agendy velkostatků byla značná libovůle. Dobrý ukládací systém mělo jen několik velkých panství (např. Schwarzenbergové).

1.5. Vznik ČSR a období německé okupace Vznik ČSR v oblasti SSL nepřinesl žádné zásadní změny, protože nová republika převzala jak systém veřejné správy, tak také s ním související kancelářský pořádek. Nový kancelářský a spisový plán, závazný pro všechny zemské a okresní úřady, vznikl až v roce 1935. Zachovával podací deník vedený u okresních úřadů ústředně a u zemských úřadů a policejních ředitelství podle skupin. Celá agenda byla rozdělena do jedenácti skupin, podle nichž byl sestaven i spisový plán. K základním skupinám se pak tvořily podskupiny. Spisovou značku tvořilo římské číslo skupiny, arabské číslo dílu, malé písmeno oddílu, arabské číslo pododdílu a roční pořadové číslo (např. IV/2/a/3/1936). Za okupace byl zaveden a oblíben desetinný registraturní plán, a to jak u okupačních orgánů, tzv. landrátů, které využívaly všech deset skupin, tak i u českých

17

orgánů (pouze osm skupin). Desetinný systém byl zaveden i u některých měst a podniků. Evidenci spisů zajišťovaly jednací žurnály a rejstříky.

1.6. Od roku 1945 V letech 1945-1948 v oblasti SSL nedošlo k nějakým výraznějším změnám. Rok 1945 v podstatě znamenal návrat k prvorepublikovému systému, u okresních úřadů zůstaly podatelny s jednotným podacím protokolem s obvyklou rubrikací, u zemských národních výborů a některých ministerstev se vedl vlastní poněkud zjednodušený protokol v každém referátu (skupině). Zásadní změny v nejednotném způsobu evidence agendy ve veřejné správě po válce měl přinést nový spisový plán pro krajské národní výbory a okresní národní výbory sestavený na základě desetinného třídění a zavedený 1. 1. 1949. Vydržel do roku 1951, další pak do roku 1954. V roce 1951 byla při ministerstvu vnitra zřízena Státní archivní komise. Ta, jako centrální orgán pověřený řízením archivnictví, měla připravit konečnou zákonnou úpravu československého archivnictví. Z činnosti této komise vyšlo vládní nařízení o archivnictví č. 29/1954 Sb., které vstoupilo v platnost 7. 5. 1954.4 Tímto prvním centrálním unifikujícím vládním nařízením vztahujícím se k archivnictví bylo rozhodnuto o jednotné organizaci a řízení archivnictví (svěřeno ministerstvu vnitra), o vytvoření jednotného státního archivního fondu a o zřízení Státního ústředního archivu v Praze. Další dokumenty jednotného státního archivního fondu byly svěřeny státním archivům, jimiž se staly Moravský zemský archiv, Slezský zemský archiv a krajské archivy. Krajským archivům podléhaly všechny ostatní archivy v kraji a byly řízeny krajským národním výborem. Během 2. poloviny 50. let a v průběhu let 60. byla vydávána celá řada nejrůznějších metodických návodů pro práci v archivech, které se vztahovaly k jednotlivým druhům archivů, k pořádacím metodám, skartačním lhůtám, způsobu přebírání archiválií apod. Jednalo se vesměs o resortní metodické návody a návody vydávané příslušnými státními archivy. SSL nebyla v ústředních úřadech jednotná. Existovala značná pestrost evidenčních a ukládacích systémů. Po vydání směrnic v roce 1954 a úpravách v roce 4

BROM, Bohumír. Předarchivní péče, spolupráce s původci, akvizice. In: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto : K jubileu ústředního archivu českého státu 1954-2004. 1. vyd. Praha : [s.n.], 2004. s. 45-66. ISBN 80-86712-11-7.

18

1956 se značně zlepšila spisová manipulace u většiny národních výborů. Vedl se podací deník, obsah dokumentů se zapisoval do rejstříku. Pro místní a okresní národní výbory se obvykle vedl jednotný podací deník pro všechny záležitosti. Naopak u krajských národních výborů se vedl zvlášť podací deník pro každý odbor. Obdobný vývoj prodělávaly i jiné oblasti veřejné správy, ať to byla správa městská, církevní, průmyslová.

1.7. Léta 1974 až 2004 V roce 1974 došlo konečně k vydání archivního zákona. Jednalo se o zákon č. 97/1974 Sb. o archivnictví. Zákon byl koncipován na federálním principu, byl vydán Českou národní radou a usměrňoval archivnictví v České republice. Slovenské archivnictví se řídilo archivním zákonem vydaným Slovenskou národní radou. Zákon přesně definuje archiválii5 a objevuje se zde institut archiválie uznané za kulturní památky (§ 3) a archiválie prohlášené za národní kulturní památky (§ 4). Pozornost je věnována předarchivní péči (§ 6), ochraně písemností a archiválií (§ 7) a jsou stanoveny podmínky nahlížení do archiválií (§ 11 a § 12). Povinnost vyřazovat dokumenty přes skartační řízení byla zavedena sice v roce 19546, ale uzákoněna byla až v § 2, odst. 2 tohoto zákona. V samostatných částech jsou vymezeny rozsahy působností, pravomocí, úkoly a povinnosti archivních orgánů: ministerstva vnitra, státního ústředního archivu, státních oblastních archivů, Archivu hlavního města Prahy, Archivů měst Brna, Ostravy a Plzně, okresních archivů a archivů zvláštního významu. Tímto byla také dána struktura českého archivnictví. Samostatná část byla věnována archiváliím ozbrojených sil, ozbrojených bezpečnostních sborů, politických stran, orgánů Národní fronty, orgánů Revolučního odborového hnutí, kulturních a kulturně výchovných organizací a zařízení. Na zákon č. 97/1974 Sb. o archivnictví navázala celá řada prováděcích norem, kterými byly především:7 5

Viz §2 odst. 1: „Archiválie jsou písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které vzešly z činnosti státních a jiných orgánů a organizací i z činnosti jednotlivců a které vzhledem k svému významu historickému, politickému, hospodářskému nebo kulturnímu mají trvalou dokumentární hodnotu.“ 6 JELÍNEK, Tomáš. Spisová služba pro školy, s. 10. 7 Česká archivní společnost : člen Mezinárodní archivní rady a Rady vědeckých společností ČR [online]. c2003-2006 [cit. 2008-04-13]. Dostupný z WWW: .

19

•

Vyhláška MV ČSR č. 101/1974 Sb., o uznávání archiválií za kulturní památky a o zvýšené ochraně archiválií jako kulturních a národních kulturních památek;

•

Vyhláška MV ČSR č. 102/1974 Sb., kterou se stanoví podrobnosti převodu vlastnictví k archiváliím;

•

Vyhláška MV ČSR č. 117/1974 Sb., kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení;

•

Vyhláška MV ČSR č. 118/1974 Sb., o podnikových archivech;

•

Směrnice MV ČSR č. 1/1975 Ú.v., o způsobu vedení evidence archiválií a skladbě Jednotného archivního fondu v České socialistické republice;

•

Směrnice MV ČSR č. 2/1975 Ú.v., o ochraně a kategorizaci archiválií;

•

Směrnice MV ČSR č. 6/1975 Ú.v., o ukládání archiválií do archivů;

•

Směrnice MV ČSR č. 7/1975 Ú.v., o využívání archiválií;

•

Instrukce MV ČSR č.10/1977 Ú.v., o způsobu vedení evidence archiválií;

•

Vyhláška Ministerstva vnitra č. 362/2002 Sb., o postupech při provádění spisové rozluky v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů a o náležitostech spisové evidence při provádění spisové rozluky;

•

Archivů se přímo dotýkají i další právní normy (např. zákon č.256/1992 Sb., o ochraně osobních údajů v informačních systémech, autorský zákon, zákon o účetnictví apod.). Archivním zákonem z roku 1974 se naše archivnictví řídilo do archivní novely

č. 343/1992 Sb., která provedla několik drobných úprav (především slovní úpravy v textu, vynechání některých slov apod.) a několik změn větších (hlavně navrácení historických názvů Státnímu oblastnímu archivu v Brně – Moravský zemský archiv a Státnímu oblastnímu archivu v Opavě – Zemský archiv v Opavě). K další právní úpravě českého archivnictví došlo zákonem č. 320/2002 Sb. o změně a zrušení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů. Na základě tohoto zákona dochází k celé řadě změn novelizovaného zákona č. 97/1974 Sb. o archivnictví ve znění zákona č. 343/1992 Sb. o archivnictví. Došlo ke změnám v nahlížení do archiválií: souhlas k nahlížení do archiválií nelze odepřít soudním exekutorům a exekutorským kandidátům, osobám, které jsou podle

20

zvláštního právního předpisu oprávněny nahlížet do písemností, jde-li o spisové materiály a archiválie Komunistické strany Československa. K výrazné změně došlo ve vymezení funkcí archivů, které se dle tohoto zákona staly správními úřady (dříve ústavy).8 Byla vypuštěna část týkající se státních okresních archivů, které se staly organizačními složkami státních oblastních archivů. Došlo k vymezení územní působnosti jednotlivých státních oblastních archivů. Archiv hlavního města Prahy, archivy měst Brna, Ostravy, Plzně a Ústí nad Labem se staly organizačními složkami těchto měst. Ke změnám dochází také v části věnované sankcím a v části o ukládání a vybírání pokut. Vedle těchto dvou zásadních novel se řada dílčích novel v rámci jiných zákonů týkala především nahlížení do archiválií.

8

Viz čl. XLV zákona č. 320/2002 Sb. o změně a zrušení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů. Sbírka zákonů 2002, částka 117, s. 6810 (2002).

21

2. Legislativní úprava výkonu SSL Do konce roku 2004 platil zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví ve znění novel č. 343/1992 Sb., 27/2000 Sb., 120/2001 Sb., 107/2002 Sb. a 320/2002 Sb. Poslední novela byla provedena zákonem č. 320/2002 Sb., o změně a zrušení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů (viz kap. 1.7.). Všechny změny v archivnictví byly ovšem jen nezbytným minimem. Postupná společenská transformace po roce 1989 odkrývala neudržitelnost dosavadní právní úpravy: některá ustanovení byla v rozporu s platnou Ústavou, zákon nereflektoval nové pojetí ochrany dat ani svobodného přístupu k informacím, sankční ustanovení neodpovídala soudobému pojetí přestupkového práva a rozhodování archivů nebylo vázáno na možnost odvolání nebo soudního přezkumu.9 Proto se již od roku 2000 začal připravovat zákon nový, který byl přijat v roce 2004 a 1. 1. 2005 vstoupil v platnost. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů tedy ruší původní zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví a jeho prováděcí vyhlášky č. 101/1974 Sb., č. 102/1974 Sb., č. 117/1974 Sb., č. 118/1974 Sb. a vyhlášku č. 225/1988 Sb. Zákon provázejí dva prováděcí předpisy: •

Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů;

•

Vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Obě vyhlášky vyšly v částce 220 Sbírky zákonů rozeslané dne 22. prosince 2004 a společně se zákonem se jedná o poslední právní úpravy českého archivnictví.

2.1. Zákon č. 499/2004 Sb. Jedním z hlavních účelů nového zákona bylo jednoznačně stanovit výkon státní správy v archivnictví. Nejsou zřizovány nové správní úřady, ale zpřesňuje se, které subjekty mají postavení správních úřadů na úseku archivnictví a SSL. Jedná se o: •

Ministerstvo vnitra ČR;

•

Národní archiv;

9

BABIČKA, Vácslav. Změny v archivaci a spisové službě. Právní rádce : měsíčník Hospodářských novin. 2004, roč. 12, č. 10, s. 46-48.

22

•

sedm státních archivů, utvořených už zákonem č. 320/2002 Sb.

Tito vykonávají státní správu na úseku archivnictví a výkonu SSL na celém území státu nebo na území vymezeném zákonem, následující subjekty vykonávají tuto činnost pouze samy u sebe či u podřízených subjektů:10 •

příslušná ministerstva;

•

další ústřední správní úřady;

•

Česká národní banka;

•

zpravodajské služby.

•

Kancelář Poslanecké sněmovny;

•

Kancelář Senátu;

•

Kancelář prezidenta republiky.

Výraznou koncepční změnou je ve srovnání s předchozím zákonem začlenění problematiky SSL. Přes dlouholeté spory prosadili zastánci právní úpravy SSL pouze začlenění § 6 do archivního zákona z roku 1974 (viz kap. 1.7.). Naplnění svých představ se jim dostalo právě až při tvorbě nového zákona a ten je tak prvním zákonem v historii, který nese v názvu i „spisovou službu“.

Zákon je rozdělen na patnáct částí, šest hlav, šest dílů, sto tři paragrafů a doplněn čtyřmi přílohami. Nejdůležitější paragrafy z hlediska SSL v první části, týkající se archivnictví a SSL, budou popsány níže. Druhá až patnáctá část je věnována změnám dalších zákonů po vydání zákona č. 499/2004 Sb. Přílohy zákona jsou tyto: 1. Příloha č. 1 - Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií. 2. Příloha č. 2 - Dokumenty, které budou podle obsahu vždy vybrány za archiválie. 3. Příloha č. 3 - Archiválie, které se zařazují do I. kategorie. 4. Příloha č. 4 - Vnitřní organizační jednotky státních oblastních archivů.

10

BABIČKA, Vácslav. Nový zákon přináší změny v archivaci a spisové službě. Moderní obec : měsíčník pro komunální politiku a regionální rozvoj. 2004, roč. 10, č. 12, s. 44-45.

23

2.1.1. Hlava I: úvodní ustanovení Zde je specifikován předmět zákonné úpravy (§ 1) a vymezeny některé pojmy (§ 2), které nejsou definovány na jiných příslušných místech v zákoně. Všechny definice jsou přizpůsobeny pro účel zákona. Zcela mizí starší termín písemnost, který je nahrazen pojmem dokument, což je podle § 2 písm. d) „každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce“.11

2.1.2. Hlava II – Díl 1: výběr archiválií a jejich evidence V § 3 odst. 1 jsou vymezeni tzv. veřejnoprávní původci (určení původci), kteří mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií, a v § 3 odst. 2 soukromoprávní původci (neurčení původci), kteří mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií za podmínek stanovených tímto zákonem. V § 4 až § 5 jsou uvedena kritéria výběru archiválií a k tomuto tématu se vztahují přílohy č. 1 a č. 2 zákona. Výběr archiválií musí být původcem umožněn, jelikož je to ve veřejném zájmu (§ 2 písm. e). § 7 - § 10 se věnují výběru archiválií ve skartačním řízení (více viz kap. 8.4.2.), zákon ale nově umožňuje provést výběr archiválií i mimo skartační řízení (§ 11 a § 12).

2.1.3. Hlava II – Díl 2: kategorizace archiválií Archiválie jsou nyní zařazovány pouze do dvou kategorií – I. a II. (předchozí zákon rozeznával kategorie tři). K tomu se vztahuje příloha zákona č. 3, která určuje archiválie zařazené do I. kategorie, a vyhláška č. 645/2004 Sb.

2.1.4. Hlava II – Díl 3: ochrana archiválií a povinnosti vlastníka a držitele archiválií Dochází ke změnám v oblasti převodu a vlastnictví archiválií. Zatímco předchozími zákony bylo stanoveno, že veškeré archiválie jsou vlastnictvím státu, nyní pouze archiválie vzniklé z činnosti veřejnoprávních původců jsou vždy ukládány do veřejných archivů a jsou vlastnictvím státu. Soukromoprávní původci mají právo

11

Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Sbírka zákonů 2004, částka 173, s. 9742 (2004).

24

si archiválie ponechat ve svém držení, mohou je uložit v kterémkoliv soukromém archivu, mohou je uložit ve veřejném archivu, a to natrvalo nebo do úschovy. V případě trvalého uložení je vždy nutné vyhotovit záznam, v případě úschovy smlouvu o úschově. Majitelé archiválií mají ze zákona při splnění daných podmínek nárok na jednorázový státní příspěvek v souvislosti s prohlášením dokumentu za archiválii (§ 24 odst. 2) i na jednorázový příspěvek v souvislosti s ochranou archiválií (§ 24 odst. 4).

2.1.5. Hlava II – Díl 4: nahlížení do archiválií, vystavování archiválií a pořizování výpisů, opisů a kopií Do archiválií uložených v archivech lze nahlížet jen při splnění příslušných podmínek stanovených zákonem (§ 34 odst. 1) a badatelským řádem, jenž vydá každý archiv na základě vzorového badatelského řádu, který je přílohou č. 1 vyhlášky č. 645/2004 Sb. K nahlédnutí jsou přístupné pouze archiválie starší třiceti let, nestanoví-li zákon jinak (§ 37).

2.1.6. Hlava II – Díl 5: soustava archivů a výkon veřejné správy na úseku archivnictví a výkonu SSL Dle § 42 se archivy dělí na veřejné (Národní archiv, státní oblastní archivy, specializované archivy, bezpečnostní archivy, archivy územních samosprávních celků) a soukromé. Soukromé archivy jsou novou kategorií v soustavě českého archivnictví a upravují je § 56 a § 57.

2.1.7. Hlava II – Díl 6: akreditace archivů a povinnosti zřizovatele archivů Akreditace archivů je nová záležitost stanovená zákonem č. 499/2004 Sb. a jsou jí věnovány § 58 - § 61. Akreditovanými archivy se stanou všechny soukromé archivy. O akreditaci je nutné požádat a při splnění dosti náročných stavebnětechnických, bezpečnostních, finančních a personálních podmínek může být akreditace uložena. Soukromé archivy v případě přiznání akreditace mají nárok na jednorázový státní příspěvek. Při neplnění podmínek udělení akreditace může být tato odejmuta. Archivy hlavního města Prahy a měst Brna, Ostravy, Plzně a Ústí nad Labem se považují ke dni nabytí účinnosti tohoto zákona za akreditované, ale jsou 25

povinni ve lhůtě do tří let prokázat splnění podmínek daných pro udělování akreditace.

2.1.8. Hlava III: spisová služba Dle § 63 odst. 2 musí vykonávat SSL: •

organizační složky státu;

•

státní příspěvkové organizace;

•

státní podniky;

•

organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávními celky, pokud vykonávají veřejnou správu nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců;

•

školy a vysoké školy;

•

právnické osoby zřízené zákonem;

•

zdravotnická zařízení;

•

kraje;

•

hlavní město Praha;

•

obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem;

•

městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti stavebního úřadu nebo matričního úřadu.

§ 64 - § 68 stanovují jednotlivé etapy SSL (více viz kap. 8) a § 70 ustanovuje vydání prováděcího předpisu o podrobnostech výkonu spisové služby ve všech jejích oblastech. Tímto prováděcím předpisem se stala vyhláška č. 646/2004 Sb.

2.1.9. Hlava IV: kontrola ve věcech archivnictví a spisové služby Kontrolu vykonávají archivní inspektoři na základě zákona č. 522/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů, který upravuje obecné – formální podmínky provádění kontroly a stanovuje její základní pravidla. Konkrétní předmět kontrol vyplývá právě ze zákona č. 499/2004 Sb.

26

2.1.10.

Hlava V: správní delikty

Oproti dřívějším právním úpravám jsou konkretizovány přestupky a jsou zformulovány jejich skutkové podstaty a současně je stanovena výše pokut. § 73 stanovuje přestupky fyzických osob, § 74 osob právnických a podnikajících.

2.1.11.

Hlava VI: společná, přechodná a závěrečná ustanovení

§ 77 je důležitý pro soukromoprávní (neurčené) původce, protože podle něj mohou se všemi právy a povinnostmi vykonávat SSL dle zákona i ti původci, kteří to nemají ze zákona uloženo. § 83 odst. 2 stanovuje povinnosti pro určené původce, jejichž spisový a skartační řád neodpovídá ustanovení tohoto zákona, uvést do šesti měsíců ode dne nabytí účinnosti zákona, tj. k 30. 6. 2005, spisový a skartační řád do souladu s tímto zákonem. Metodický návod MV doporučuje nový Řád začít používat až od začátku nového roku, tj. od 1. 1. 2006.12 § 87, zrušovací ustanovení, vyjmenovává zákony a vyhlášky zrušené ke dni nabytí účinnosti zákona.

Hlavním nedostatkem současného zákona je nedobrá (téměř žádná) úprava ASSL, kterou převážná většina původců začíná používat. Mnozí ji používají na takové úrovni, že archivní inspektoři výrazně zaostávají ve výkladu a pomoci. Zde je tedy jednoznačně zákon pozadu za praxí a vývojem v této oblasti a v současnosti se už připravuje novelizace, která je momentálně ve fázi vnitřního připomínkového řízení návrhu.13

2.2. Vyhláška č. 645/2004 Sb. Je prováděcí vyhláškou zákona č. 499/2004 Sb. Tato vyhláška je věnována především záležitostem kolem archiválií – evidence, ochrana, způsoby vyřazování archiválií z evidence, označování archiválií, státním příspěvkům v souvislosti s prohlášením dokumentu za archiválií, archiválii za archivní kulturní památku

12

Stanovisko Ministerstva vnitra k některým metodickým otázkám výkonu spisové služby. [cit. 200804-13]. Dostupný z WWW: . 13 ŠEVČÍK, Radomír. Diplomová práce [elektronická pošta]. Message to: Michal Fojtík. 2008-04-09 13:52 [cit. 2008-04-22]. Osobní komunikace.

27

a prohlášením archivní kulturní památky za národní kulturní památku. Jednotlivé oblasti archivní péče jsou důkladně rozvedeny v jednotlivých přílohách. Jedná se zejména o evidenční pomůcky, druhy archivních pomůcek, vzory badatelského řádu, dokladu předložených a navrácených archiválií, žádosti o souhlas s použitím vlastního reprodukčního zařízení, ceníky služeb poskytovaných veřejnými archivy, parametry stavebně-technických podmínek v archivech. Ačkoliv se vyhláška zabývá archivy, mohou v ní původci načerpat doporučení ke zřízení hlavní spisovny (příloha č. 5 vyhlášky) a jejího badatelského řádu a (příloha č. 3 vyhlášky). Více viz kap. 8.3.12., resp. 8.3.11.

2.3. Vyhláška č. 646/2004 Sb. Je prováděcí vyhláškou zákona č. 499/2004 Sb., která se věnuje SSL. Jsou zde rozebrány jednotlivé etapy výkonu SSL: příjem, evidence, rozdělování a oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a skartace dokumentů. Jedná se o stěžejní zákonnou normu ke tvorbě Řádu a podrobně se jí věnuje právě kap. 8 – Spisový a skartační řád. Za zmínku stojí § 5 této vyhlášky, který stanovuje povinnost vyhotovovat dokumenty, jimž bude přidělen skartační znak „A“ (viz kap. 8.4.1.), na trvanlivém papíru dle normy ČSN ISO 9706.14 Důvodem tohoto opatření je potřeba minimalizovat možnost degradace dokumentů vybraných jako archiválie, pokud by byly vytištěny na kyselém papíře. Trvanlivý papír používá jako svou značku matematický symbol nekonečna (ležatá osmička) v kroužku. Využívání této značky se ovšem pouze doporučuje.15 Výrobci trvanlivého papíru ji tedy nemusí používat. Zda je tedy archiválie opravdu vytištěna na trvanlivém papíře nelze pohledem ani hmatem zjistit a v praxi se tak toto nařízení nedodržuje.

14

BABIČKA, Vácslav. Metodický pokyn k vyhotovování dokumentů na trvanlivém papíru [online]. 2005, [cit. 2008-04-23]. Dostupný z WWW: . 15 BABIČKA, Vácslav. Doplnění metodického pokynu k vyhotovování dokumentů na trvanlivém papíru [online]. 2005, [cit. 2008-04-23]. Dostupný z WWW: .

28

2.4. Další související zákony S archivní a SSL určitým způsobem souvisejí následující zákony z celé řady oblastí:16 •

zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění;

•

zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění;

•

zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti;

•

zákon č. 413/2005 Sb., o změně zákonů v souvislosti s přijetím zákona o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti;

•

zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů;

•

zákon 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších právních předpisů;

•

zákon č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání, ve znění pozdějších předpisů;

•

zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů;

•

zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů;

•

zákon č. 328/1991 Sb., o konkurzu a vyrovnání, ve znění pozdějších předpisů;

•

zákon č. 273/1993 Sb., o některých podmínkách výroby, šíření a archivování audiovizuálních děl a o změně a doplnění některých zákonů a některých dalších předpisů, ve znění pozdějších předpisů;

•

zákon č. 35/1992 Sb., o zeměměřičských a katastrálních orgánech, ve znění pozdějších předpisů;

•

zákon č. 27/2000 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o veřejných dražbách, ve znění pozdějších předpisů;

•

zákon č. 120/2001 Sb., o soudních exekutorech a exekuční činnosti a o změně dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů;

16

Management procesů : průvodce manažera kvality. 2006- . Praha : Dashöfer. Aktualizováno čtvrtletně. Základní dílo listopad 2006, 1. aktualiz. únor 2007-5. aktualiz. únor 2008-. ISSN 1802-1697. Část 9, díl 3, kapitola 1, s. 7-8.

29

•

zákon č. 107/2002 Sb., kterým se mění zákon č. 140/1996 Sb., o zpřístupnění svazků vzniklých z činností bývalé Státní bezpečnosti, a některé další zákony, ve znění pozdějších předpisů;

•

zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném a sociálním zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších právních předpisů;

•

zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů;

•

vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách;

•

zákon č. 101/2002 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů;

•

zákon č. 500/2004 Sb., správní řád v platném znění;

•

zákon č. 81/2006 Sb., kterým se mění zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů a další související zákony;

•

zákon č. 182/ Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolventní zákon);

•

a další zákony, které už jsou ovšem specifické pro určité činnosti.

30

3. Evidence a správa dokumentů Nastala doba, kdy jsme svědky postupného úbytku papírové komunikace. Je to zřejmý a nevratný proces a jedinou otázkou zůstává, jak rychle bude postupovat. Před námi je vize bezpapírové kanceláře, nicméně řada procesů stále zůstává svázána s papírovými (tj. analogovými) dokumenty. Současnou situaci tedy můžeme charakterizovat jako směs papírových a počtem stále narůstajících elektronických dokumentů. Hovoří-li se v organizaci o koncepci práce s dokumenty, často zmiňovaná slova bývají „pořádek“, „dostupnost“ a „bezpečnost“. Pravidla podobná těm pro evidenci a archivaci papírových dokumentů je nutno transformovat na pravidla pro práci s elektronickými dokumenty, které se už svou podstatou v některých aspektech od analogových výrazně odlišují. A co víc – je nutno práci s elektronickými a papírovými dokumenty zkoordinovat tak, aby jejich využití pro organizaci bylo co největší a bezpečnostní rizika co nejmenší. Dokumenty provázející činnost organizace nezřídka obsahují i její know-how. Absencí jasných pravidel pro evidenci a správu dokumentů tak může dojít nejen k porušení zákonných norem, neschopnosti dokladovat procesy při auditech či soudních sporech, ale i k nemalým bezpečnostním rizikům.

3.1. Systémy evidence a správy dokumentů Zatímco pro většinu lidí je evidence a udržování pořádku v např. účetních dokladech samozřejmostí, u elektronicky vytvářených dokumentů už taková shoda neplatí. Je nutno archivovat, ale především i evidovat a třídit emaily? Jejich množství je ohromné, na druhou stranu informace v nich obsažené mohou být velkým přínosem. Na základě emailové komunikace se spouští projekty, domlouvají podmínky a přijímají zásadní rozhodnutí. Vyhledání např. předběžné dohody o slevách v neutříděné emailové poště se může v okamžiku podepisování smlouvy stát téměř neproveditelnou záležitostí. Východiskem z takovýchto situací může být nástroj, který je přístupný všem pracovníkům a který sjednocuje evidenci papírových a elektronických dokumentů, tzv. systém pro správu dokumentů (Document Management System, neboli DMS 31

systém)17. DMS systémů je nepřeberné množství, ale jejich společným znakem je, že nahrazují tradiční analogové pomůcky (např. knihy doručené a odeslané pošty, knihy faktur, archivní knihy apod.). Komplexní a rozsáhlá řešení, o kterých mluvíme jako o tzv. řešeních pro správu obsahu (Enterprise Content Management, neboli ECM), sjednocují (zjednodušeně řečeno) veškerou roztříštěnou evidenci dokumentů (např. tabulky, grafy, poštovní systémy apod.) se systémy DMS.18 Důležitou vlastností ECM řešení je mimo jiné i funkce vynutitelnosti evidenčních postupů, které zabraňují nepřesným a nepovoleným operacím. Přijetí jakýchkoliv směrnic a pravidel bývá jen prvním krokem, tím druhým je zavedení do reálné praxe, jelikož návyky uživatelů bývají mnohdy silnější než motivace k zavedení změny. Vše může být ovšem jednodušší, využije-li organizace řešení, která jsou úzce integrovaná do kancelářských aplikací. Bude-li množství evidenčních náležitostí odpovídat reálným potřebám organizace, nebude evidence chápana jako zbytečná byrokracie.19 Samotná evidence dokumentů ovšem nestačí, je nutné zajistit i jejich dostupnost. A to je právě úkolem DMS systému. Spolupráce nástrojů evidence a správy dokumentů tedy řeší nejen mnoho operačních a bezpečnostních problémů, ale je i velkým kvalitativním přínosem pro každodenní využívání informací uvnitř organizace.20

Archivace některých druhů dokumentů je přímo určena legislativou, která stanovuje i konkrétní minimální dobu uložení pro různé typy dokumentů. Někdy je to i sama organizace, kdo reguluje skartaci dokumentů, které považuje za důležité. Tato směsice pravidel potom vede k nutnosti organizovat archivované dokumenty zcela jiným způsobem než pro běžnou práci, protože není možné uchovat všechno a zároveň nelze archivovat nic.

17

Lze se také setkat se zkratkou EDM či EDMS. MAZLOVÁ, Tamara. Spisová služba v elektronické podobě. IT Systems. 2006, roč. 8, č. 1-2, s. 42-44. Stanovisko Ministerstva vnitra k některým metodickým otázkám výkonu spisové služby. [cit. 2008-0413]. Dostupný z WWW: . 19 ŠIRL, Mirek. Papírové dokumenty navždy?. IT Systems. 2005, roč. 7, č. 6, s. 32-33. 20 Tamtéž. 18

32

3.2. ASSL versus DMS V literatuře se můžeme setkat s různými pojmy, z nichž část jsou pouhými marketingovými triky jednotlivých dodavatelů informačních systémů, kteří se snaží zajímavými zkratkami odlišit od konkurence, ale ve své podstatě označují podobné produkty. V souvislosti se SSL se setkáváme také s různými názory na to, co vlastně systém ASSL zahrnuje, zda a čím se liší od DMS systémů, je-li pouhou součástí ECM21 či má ambice sám vykonávat funkce ECM. V zásadě jde o střet při interpretaci pojmů

„dokument“

a

„písemnost“,

přičemž

dle

starších

výkladů

se

(neautomatizovaná) SSL stará o evidenci a archivaci písemností v analogové formě a především v organizacích úředního typu, které se musejí v této oblasti řídit přísnější legislativou. Ovšem dle nového chápání se (automatizovaná) SSL stává nástrojem správy veškerých dokumentů i v soukromých (tj. ne typu státní správy apod.) subjektech, čímž se dostává na půdu ovládanou DMS systémy, resp. systémy, které DMS zastřešují. Pro účely této práce chápu ASSL a DMS systémy z hlediska evidence, toku a archivace dokumentů jako rovnocenné. Nepovažuji je sice za synonyma označující „jednu věc“, ale z hlediska jejich funkcionality a postupů implementace do organizace mají mnohem více společného než rozdílného. Tradičně lze nazývat informační systém spisovou službou v organizacích úředního typu a DMS systémem v organizacích především soukromých.

SSL dnes zdaleka neznamená jen evidenci došlé pošty či v opačném extrému jen správu elektronických dokumentů. Vymezují ji obecně právní předpisy, resortní nařízení a instrukce. Firmy zabývající se vývojem a implementací systémů ASSL jsou nuceny se pohybovat v ne zcela vyjasněných hranicích. ASSL nemůže tedy být „jednou aplikací“, naopak, skládá se vždy z několika modulů. Kancelářské systémy, nástroje na tvorbu a zveřejňování dokumentů, ekonomické systémy, nástroje na práci s elektronickými informacemi, workflow, nástroje na řízení procesů a činností a další jsou součástí každé dobré ASSL, ale samy o sobě ASSL nejsou. Jsou pouhými pomocnými nástroji, ASSL je cílovým řešením. 21

Viz PIPEK, Martin. EDMS versus Spisová služba. IT System. 2001, roč. 3, č. 7-8, s. 51-52.

33

Bylo už řečeno, že potřeba evidovat dokumenty nevyplývá jen ze zákonů, ale je dána i potřebami původce dokumentu, pro něhož jsou zdrojem důležitých informací. V tomto pojetí SSL, tak jak ji známe dnes, není jen souhrnem pracovních úkonů nebo péčí o později nepotřebný „starý papír“. Naopak vystupuje jako ucelený informační systém, který je nadřazený všem dalším systémům (nebo programům) s možností integrace do systémů vyšších.22 Výstavba takového systému a jeho implementace do požadovaného prostředí bývá otázkou i několika let.

3.3. ASSL a standard MoReq Vedle národních a legislativních požadavků se dodavatelé obvykle řídí také doporučeními zveřejněnými Evropskou komisí, tzv. MoReq (Model Requirements for the management of the electronic recocords). Standard MoReq, neboli „Modelové požadavky pro správu elektronických dokumentů“, je souhrnem minimálních požadavků, které musí splňovat jakýkoliv systém ASSL, aby byl funkční a kompatibilní s jinými systémy.23 Vychází z normy ISO 15489. Je určen pro použití v organizacích veřejného i soukromého sektoru a díky své modularitě si uživatelé mohou přidávat nebo odebírat jednotlivé aspekty podle vlastních potřeb. Jelikož standard obsahuje „vzorové“ požadavky, je navržen tak, aby byl obecně použitelný, tj. nezabývá se žádnou konkrétní platformou ani sektorem. Úspěch standardu, který vznikl v rámci projektu Evropské komise IDA (Interchange of data between administrations), byl od svého dokončení v roce 2001 přeložen z angličtiny do 9 jazyků a jako závazný standard ho pro své systémy zavedla i firma IBM24, podnítil vytvoření nové pracovní skupiny, která si dala za cíl tvorbu standardu MoReq2, jenž má navázat a rozšířit standard MoReq. V březnu 2008 byla specifikace MoReq2 oficiálně vydána v konečné verzi.25

22

ČEJKA, Miroslav. Spisová služba versus EDMS. IT System. 2001, roč. 3, č. 7-8, s. 48-49. MoReq2 - spolupráce českých archivářů na tvorbě standardu pro elektronickou spisovou službu [online]. c2005 [cit. 2008-04-20]. Dostupný z WWW: . 24 SZUNYOGOVÁ, Blanka, WANNER, Michal. MoReq – standard pro správu dokumentů v digitální podobě.Veřejná správa. 2006, roč. 17, č. 25, s. 12-13. 25 HUTAŘ, Jan. Specifikace MoReq2 dokončena a publikována [online]. c2001-2008 , Poslední změna: Pondělí 10.03.2008 [cit. 2008-04-20]. Dostupný z WWW: . 23

34

Problematika standardizace informačních systémů SSL překračuje rámec této práce, podrobnější informace o tématu lze získat na webových stránkách původce.26

3.4. ASSL a elektronický podpis (značka) a časové razítko Komplexní řešení ASSL nemůže existovat bez zaručeného elektronického podpisu. Chceme-li nahradit maximum papírové korespondence elektronickou, je nutné také zajistit autenticitu digitálních dokumentů v prostředí internetu. K tomu slouží tzv. zaručený elektronický podpis. Ten se od obyčejného elektronického podpisu liší tím, že pomocí kryptografických metod zaručuje nejen autentizaci podepsaného, ale i integritu dokumentu. Některé operace (např. komunikace se státní správou) vyžadují elektronický podpis, jenž je založený na kvalifikovaném certifikátu vydávaným pouze předepsanými certifikačními autoritami. Elektronická značka je jakousi obdobou úředního razítka. Zatímco zaručený elektronický podpis vytváří fyzická osoba, elektronickou značkou může označit zprávy i osoba právnická. Výhodou elektronické značky je, že ji lze přidělovat ke zprávám automatizovaně (v elektronické výpravně dokumentů) a stačí obvykle pouze jedna na organizaci. Princip časového razítka, pomocí nějž je možno dokázat existenci konkrétních digitálních dat v určeném časovém okamžiku, je založen na digitálním podpisu a tzv. hash funkci. Prvním krokem je vygenerování jedinečného otisku, který je ihned zaslán certifikační autoritě, která poskytuje časové razítkování. Ta doplní otisk o časové údaje a další identifikátory. Takto upravený „časový hash“ podepíše privátním klíčem časové autority a podepsanou sadu informací vrací zpět jako časové razítko. Tímto způsobem lze prokázat, zda byl dokument podepsán elektronickým podpisem v době, kdy platil jeho certifikát.27 Používání elektronického podpisu upravuje v ČR zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů a na něj navazující vyhlášky. 26

MoReq2 - the next generation of the Model Requirements for Electronic Records Management [online]. [2007] , Page last updated 07 April 2008 [cit. 2008-04-20]. Dostupný z WWW: . 27 Časová razítka : jednoznačná prokazatelnost archivovaných dat [online]. [cit. 2008-04-29]. Dostupný z WWW: .

35

Elektronický podpis (značku) provází nejen v souvislosti s výkonem SSL a archivací dokumentů tři zásadní problémy, o kterých se v poslední době hovoří: 1. Součástí životního cyklu dokumentu je i jeho archivace po určitou minimální dobu, která je dána zákonem a provozními potřebami původce. Při současném tempu rozvoje výpočetní techniky hrozí u digitálních dokumentů velké riziko, že současné kryptografické algoritmy, realizující elektronický podpis, se stanou překonatelnými.28 Právě z důvodu možného překonání šifry v čase bývá platnost certifikátů obvykle omezena na určitou dobu, např. jeden rok. Toto je velmi zásadní nedostatek, který vede k tomu, že důležité dokumenty je stále výhodnější raději vyhotovit v analogové formě a opatřit ručním podpisem. Hashovací algoritmy lze v čase prolomit i u časového razítka. U papírové formy je na rozdíl od té digitální zaručeno jednoduché ověření

autenticity

a

neměnnost

dokumentu,

protože

opakovaně

obnovovaná certifikace archivovaných elektronických dokumentů je složitá a ve větším množství nereálná. 2. Podle § 8 odst. 8) vyhlášky 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby musí být dokumenty se skartačními znaky „A“ a „V“ (viz kap. 8.4.1.) zapsány ve formátu, který zaručí jejich neměnnost. V předchozích odstavcích bylo naznačeno, že nejen v souvislosti s elektronickým podpisem lze těžko takovou podmínku u digitálních dokumentů splnit. 3. Ke skartačnímu řízení (viz kap. 8.4.1.) se musí archivu některé dokumenty (především ty se skartačním znakem „A“) předkládat v analogové (tištěné) formě, což je také zcela v protikladu s myšlenkou toku dokumentů v digitální podobě. Zásadním problémem je velmi obtížná přenositelnost digitálního podpisu na tištěnou kopii dokumentu. Vzhledem k tomu, že dokumenty, u nichž je na pováženou přidělení skartačního znaku „A“, stejně bude muset původce nejpozději ke skartačnímu řízení vytisknout a opatřit náležitostmi originálu, doporučují archivy toto provést už při příjmu dokumentu či jeho vzniku v organizaci.

28

Viz HRUBÝ, Jaroslav. E-archivace a bezpečnost elektronických dokumentů v éře kvantových počítačů. Co po nás zbude [online]. 2007 [cit. 2008-04-20]. Dostupný z WWW: <www.cnz.cz/kestazeni/cnz-2007-prispevky/2007-Hruby-AVCR-Earchivace-a-bezpecnost-el.pdf>.

36

Z výše uvedeného je zřejmé, že koexistence digitálních a papírových dokumentů bude ještě nějaký čas, než dojde k vyřešení legislativních a technických překážek, nutná.

37

4. ASSL a oběh dokumentů SSL sleduje celý životní cyklus dokumentů od jejich příchodu či vzniku v organizaci až do odeslání z organizace ven nebo archivace a skartace. Základním pravidlem je, že v organizaci se nesmí nacházet žádný dokument, který by nebyl evidován a o kterém by se nedal zjistit jeho aktuální výskyt.29 ASSL musíme vnímat jako ucelený informační systém, nadřazený všem dalším programům a systémům, který je možné v případě potřeby integrovat do vyšších informačních systémů, např. státní informační systém (v případě úřadů), ERP systém atd. ASSL má přinést především možnost vyhledávání, zobrazování a sdílení dokumentů, dále musí udržovat jejich logickou strukturu a zajišťovat bezpečnost. Charakterizujme si teď stručně tok dokumentů v organizaci, která vykonává SSL (postup je stanoven vyhláškou č. 646/2004, viz kap. 3; podrobně rozpracováno v kap. 8) Veškeré dokumenty, tedy jak ty do organizace přišlé, tak i ty vzniklé z činnosti organizace, jsou evidovány v podacím deníku (jednacím protokolu), který je základní evidenční pomůckou sloužící ke stanovení momentu životního cyklu dokumentů. Z deníku je patrno, zda jsou dokumenty stále v podatelně nebo zda již byly předány k vyřízení pověřené osobě. Předání dokumentů mezi organizačními jednotkami je zaznamenáno v manipulační knize. Též vyřizování dokumentů je zaznamenáno v podacím deníku. Během vyřizování si příslušní pracovníci ponechávají dokumenty obvykle u sebe v příruční registratuře. Dokumenty se mohou dle souvislostí sdružovat do spisů. Spisy vytváříme pomocí tzv. priorace nebo pomocí sběrného archu (viz Příloha 2 – Zásady tvorby spisu). Po uzavření jsou dokumenty předány do spisovny. Vyvstane-li potřeba vrátit se k už jednou uzavřeným dokumentům, potom se provede ze spisovny jejich zápůjčka, která musí být zaznamenána v zápůjční knize. Po uplynutí skartační lhůty jsou dokumenty skartovány. Jedná-li se o archiválie, jsou předány do příslušného archivu. Při skartaci a archivaci se postupuje následovně: nejdříve se vyhotoví skartační návrh, který musí být odsouhlasen. Poté je příslušnou komisí vyhotoven skartační zápis, který se musí také zaevidovat v podacím deníku.

29

KRATOCHVÍL, Vít. Dokumenty ve výslužbě : řešení oběhu dokumentů spisovou službou. Connect!. 2006, roč. 11, č. 9, s. 20-21.

38

Všechny v předchozím odstavci uvedené činnosti musí samozřejmě zvládat i ASSL, přičemž dokumenty vstupují do ASSL buď v elektronické podatelně nebo jako dokumenty vzniklé z vlastní činnosti původce. Koncepce ASSL tedy definuje:30 •

samotný systém ASSL, který tvoří ústřední bod celého řešení. Skládá se z několika modulů, jejichž prostřednictvím je tvořena veškerá funkcionalita SSL a Workflow (viz níže).

•

pracoviště

podatelny/výpravny,

které

slouží

pro

příjem/expedici

a zpracování papírové i elektronické komunikace. Podatelna přijímá i elektronické dokumenty a v případě plně funkční ASSL jsou zde i příchozí papírové dokumenty okamžitě pomocí skeneru digitalizovány. •

pracoviště uživatelů, dnes obvykle založené na tzv. „tenkém“ klientovi, tzn. do systému ASSL se přistupuje přes rozhraní webového prohlížeče.

Součástí řešení ASSL musí být i nástroj, modul, nazvěme ho dle své funkce Workflow, který umožňuje směrování dokumentů a jiných objektů, tj. řízený oběh po odděleních či funkčních místech. Za tímto účelem je sestavena organizační struktura společnosti, která obvykle vychází z konkrétního uspořádání kanceláří a přiřazených funkčních pozic. Protože se některé procesy často opakují, bývá účelné předem nastavit typy workflow (zpracování spisu, zápisu, kontrola smlouvy, dopisu atd.), které pak lze jednoduše spojit s určitým typem dokumentu, případně uživatelským profilem. Tím budou konkrétnímu dokumentu vždy nabízeny pouze definované oběhy po konkrétních odděleních a útvarech. Všichni účastníci workflow mohou mít nastaveny termíny splnění daného úkolu. Lze zvolit, zda se má příjemce s dokumentem (tj. informací v něm obsaženou) pouze seznámit nebo bude muset vykonat jinou aktivitu, např. přiřadit konkrétnímu referentovi k vyřízení, rozhodnout o vyřízení, schválení konceptu apod. Pro všechny účastníky bývá k dispozici možnost oznamování informace o směrovaném dokumentu prostřednictvím emailové pošty, čímž aplikace upozorní uživatele o směrování na PC, i když není klient SSL spuštěn. V okamžiku odeslání odesílatelem,

30

KRATOCHVÍL, Vít. Dokumenty ve výslužbě : řešení oběhu dokumentů spisovou službou. Connect!. 2006, roč. 11, č. 9, s. 20-21.

39

tj. spuštění workflow, je automaticky ostatním uživatelům kromě příjemce zamezena možnost provádět v dokumentu jakékoliv změny.

Příjemce v rámci oběhu dokument kontroluje nebo schvaluje a následně jej odešle na dalšího příjemce nebo workflow ukončí. Další typ oběhu představuje vrácení dokumentu odesílateli po neschválení nebo stav, kdy příjemce dostane objekt pouze na vědomí a tím se automaticky doručí dalšímu účastníkovi. Má-li uživatel dostatečná práva, může definovat dodatečně další příjemce. Veškerá historie dokumentu včetně všech operací s ním je v systému uložena a celý proces je tak zdokumentován. V rámci oběhu je možné směrovat i více dokumentů (složek spisů apod.) najednou buď přímo, nebo jako nadřízené a podřízené dokumenty. Workflow umožňuje jak sériové, tak i paralelní schvalování.31

31

KRATOCHVÍL, Vít. Dokumenty ve výslužbě : řešení oběhu dokumentů spisovou službou. Connect!. 2006, roč. 11, č. 9, s. 20-21.

40

5. Průzkum ohledně ASSL v knihovnách s krajskými a regionálními funkcemi V průběhu vypracovávání diplomové práce narazil autor hned z počátku na fakt, že problematika ASSL v knihovnách v ČR nebyla prozatím nijak zkoumána. Při zavádění ASSL se MKP nemohla opřít o významné zkušenosti jiných knihoven a veškeré operace byly prováděny pouze pod zásadami implementace obecných informačních systémů a instrukcí z manuálu systému, který je primárně koncipován pro správní úřady. V únoru 2008 byl tedy autorem diplomové práce vypracován krátký dotazník, který byl v březnu odeslán více než 100 knihovnám v ČR s krajskými a regionálními funkcemi. Smyslem tohoto pilotního průzkumu bylo zjistit, jakým způsobem vykonávají knihovny SSL a jaký panuje v tomto oboru názor na zavádění systémů ASSL. Dotazník obsahoval následující otázky: 1. Je Vaše knihovna povinna vykonávat spisovou službu (dále jen SSL) podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a na něj navazujících vyhlášek? 2. Má Vaše knihovna k výkonu SSL implementován automatizovaný systém? Pokud ano uveďte prosím jeho jméno a/nebo dodavatelskou firmu. 3. Využíváte-li automatizovanou SSL, jsou její součástí i specializované agendy, např. účetní, ekonomická či personální, nebo stojí tyto v samostatných evidencích? 4. Můžete číselně vyjádřit Váš osobní názor, zda automatizovaná SSL přispěla k lepší (rozuměj rychlejší, jednodušší atd.) práci s dokumenty uvnitř organizace ( 1-určitě ANO, 2-spíše ANO, 3-STEJNÉ JAKO DŘÍV, 4-spíše NE, 5-určitě NE; 6neumím posoudit nebo je automatizovaná SSL v organizaci zavedena příliš krátce). 5. Z jakých důvodů nepoužíváte systém automatizované SSL? 6. Kolik má knihovna všech zaměstnanců? Prosím o aktuální údaj nebo průměrný údaj za rok 2007.

41

Dotazník byl rozeslán emailovou cestou na kontakty uvedené na stránkách knihoven. V případě, že kontaktní adresa nebyla uvedena, byl email zaslán na adresu PR pracovníka, ředitele knihovny, případně jeho zástupce. Několik zpráv se i po opakovaných pokusech vrátilo jako nedoručitelných. Celkový počet skutečně doručených dotazníků byl nakonec přesně 100 a v průběhu března a dubna 2008 se sešlo 39 odpovědí. Z 39 respondentů jich má 28 (72 %) povinnost vykonávat SSL v plném rozsahu podle zákona, 9 (23 %) zajišťuje řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, podepisování a odesílání dokumentů jen v přiměřeném rozsahu, 2 (5 %) knihoven nevykonávají samostatně SSL vůbec, protože jsou organizační součástí městských úřadů.

Graf č. 1 - SSL v knihovnách s krajskými a regionálními funkcemi Knihovna vede plnohodnotnou SSL

Knihovna nevede plnohodnotnou SSL

Knihovna nevede SSL vůbec

5% 23%

72%

Průměrný počet zaměstnanců knihoven vykonávajících SSL je po zaokrouhlení 63, medián tohoto souboru je 35 zaměstnanců. Pouze jediná z knihoven (mimo MKP) má více jak 100 zaměstnanců. Z toho je zřejmé, že MKP se svými cca 500 zaměstnanci převyšuje většinu knihoven o jeden řád. Z 28 knihoven, které mají za povinnost vést plnohodnotnou SSL, využívá (mimo MKP) ASSL pouze jediná knihovna. Součástí ASSL této knihovny nejsou žádné další odborné agendy, ty jsou vedeny v samostatných systémech. Ovšem na otázku, zda 42

ASSL zkvalitnila v organizaci práci s dokumenty, nemůže knihovna odpovědět, protože ASSL zde využívají teprve krátkou dobu.

Graf č. 2 - Důvody, proč knihovny nezavádějí systémy ASSL Zatím o ASSL vůbec neuvažovaly ASSL řešení je drahé Malý oběh dokumentů Ruční agenda už je zaběhaná Jiné důvody 0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Z jakého důvodu knihovny nezavádějí systémy ASSL ve větším měřítku? Z 37 odpovědí (některé knihovny uváděly více důvodů) tvoří mírnou většinu dvojice odpovědí, které se často vyskytovaly společně s dalšími důvody. 10 respondentů odpovědělo, že v organizaci je tok dokumentů malý a k jeho zvládnutí není potřeba zavádět automatizovaný systém. Dalších 10 uvedlo, že ruční vedení agendy SSL je dostačující a především je už dlouholetou praxí odzkoušené a probíhá rutinou. Nezvýší-li se výrazně množství zpracovávaných dokumentů, nebudou o ASSL uvažovat ani do budoucna, protože ruční evidence je pro ně levnější, jednodušší i přehlednější. 5 knihoven ostatně o ASSL doposud neuvažovalo, automatizované řešení v souvislosti se SSL je nenapadlo. Jiné důvody, proč knihovna nezavádí nebo nemá v plánu zavádět ASSL, jsou: •

bez vysvětlení důvodu - pokud to nedostane knihovna příkazem, žádné elektronické řešení zavádět nechce a nebude;

•

diskuze, zda zavést ASSL teprve v knihovně probíhá;

•

nespolehlivost automatizovaných systémů – zatím nedokáží jednoduše a především bezpečně elektronické dokumenty archivovat;

43

•

knihovny mají v plánu převést většinu agend na elektronickou, nicméně před zavedením ASSL mají prioritu jiné projekty (např. elektronická inventarizace, elektronická docházka, rozvoj automatizovaného knihovního systému, dokonalejší software pro účetnictví, mzdy a ekonomiku, podpora manažerského řízení atd.);

•

ASSL plánují až s výstavbou nové knihovny.

Ve světle zjištěných faktů je zjevné, že MKP v množině zkoumaných knihoven zaujímá zvláštní postavení: počtem zaměstnanců několikanásobně převyšuje ostatní knihovny, klade na automatizaci toku a správy dokumentů v organizaci větší důraz než většina jiných knihoven a vzhledem k množství dokumentů jí připadá investice do ASSL smysluplná a nutná.

44

6. Výběr a implementace ASSL Vybírá-li dnes organizace systém pro vedení ASSL, má na výběr z poměrně velkého množství. Samozřejmostí u zvoleného systému by měla být plná podpora evidence, oběhu, ukládání, archivace a skartace jak tradičních papírových dokumentů, tak i dokumentů elektronických. Velmi důležitá je centralizace evidence s možností různorodých pohledů na data, flexibilní výstupy z nich a možnost tvorby a integrace spisového plánu, bez něhož není žádná automatizace úplná.32 Ještě před rozhodnutím o způsobu automatizace SSL je tedy nutné provést u původce analýzu, která by se měla týkat:33 •

rozboru časové náročnosti úkonů SSL při stávajícím řešením;

•

rozsahu původce a jeho agend;

•

personálního zajištění v kontextu s personální náročností;

•

potřebné rychlosti vyhledání dokumentu v systému;

•

potřeby sdílet některé dokumenty na více pracovištích;

•

možnost a potřeby integrace s dalšími agendami, např. účetnictvím, evidencí smluv apod.;

•

zabezpečení technickými prostředky, tj. existencí a výkonem počítačové sítě, propojením

všech

potřebných

míst

sítí,

prostorem

pro

ukládání

elektronických dokumentů, kvality jednotlivých pracovních stanic atd.; •

použití kancelářského software na pracovišti ke zpracování dokumentů, především jeho co největšího sjednocení.

Výběr systému by měl odrážet skutečné potřeby původce, brát v potaz technologickou základnu a odpovídat legislativním a metodickým požadavkům SSL. Důraz je třeba klást především na českou legislativu a metodiku, ale současně je vhodná i orientace v mezinárodních, především evropských, normách. Tyto požadavky plní jen komplexní systémy, ostatní typy programů jsou vlastně jen doplňkem SSL. Z hlediska funkčnosti by mělo být při výběru systému automatizované SSL sledováno především:34 32

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 16. 33 Tamtéž.

45

•

zda umožňuje centralizaci výkonu jednotlivých činností SSL;

•

jak systém odpovídá stávající praxi (rozdílnost nemusí být pouze negativní, předem promyšlená změna na základě analýzy práci s dokumenty spíše zkvalitňuje);

•

zda umožňuje evidenci a oběh všech druhů dokumentů na jakémkoli typu nosiče;

•

jak je zabezpečena kontrola oběhu dokumentů, zejména papírových, a jednoznačná identifikace dokumentů a osob v systému;

•

možnost nastavení různých přístupových práv k jednotlivým činnostem;

•

možnost důsledného zaznamenávání historie dokumentu v průběhu jeho života včetně uchování změn důležitých evidenčních údajů v systému;

•

způsob záznamu a sledování termínů;

•

integrace kancelářského softwaru, používání šablon, možnost exportu a importu elektronických dokumentů v různých formátech;

•

možnost definování různých oběhových grafů, způsob distribuce a evidence oběhu kopií mateřského dokumentu;

•

možnost tvorby různých evidenčních pomůcek (v elektronické podobě i formou tiskových výstupů);

•

možnost pracovat současně s více spisovými plány ve spisovnách;

•

nasazení OCR (optického rozpoznávání znaků), tj. převod výstupů ze skenovací linky na počítači čitelný text;

•

fulltextové vyhledávání řetězců, slov, slovních spojení s uplatněním lingvistických pravidel a logických operátorů;

•

možnost trvalého ukládání (archivace) elektronických dokumentů (softwarově nezávislý formát dat).

Implementace rozsáhlého systému není nikdy záležitostí rychlou ani jednorázovou. V jejím průběhu se obvykle začnou ukazovat důsledky chyb a nepřesností v analýze, kdy zvolené řešení neodpovídá plně požadavkům, případně se změnou legislativy nebo působnosti původce vyvstanou potřeby nové. 34

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 16-17.

46

Vybudování plně funkčního systému může být i dlouhodobou záležitostí. Vždy je však nutné mít na paměti, že systém je pouze pomocným nástrojem, nikoliv ústředním bodem činnosti organizace. Z technologického hlediska lze současnou etapu budování moderních systémů správy dokumentů označit za přechod od vývoje tzv. tlustých klientů na vytváření tzv. distribuovaných aplikací. Zcela převažuje platforma .NET, na níž založené aplikace mají důsledně oddělenou prezentační vrstvu od aplikační logiky. Další předností je široká podpora XML standardů a díky tomu možnost integrovat aplikace do rozsáhlejších systémů.35 Postup při implementaci systému je důležitým faktorem úspěšné realizace ASSL. Musí být řešeno několik základních principů:36 1. Princip funkcionality a ekonomické efektivity. Řešení ASSL musí být koncipováno tak, aby splňovalo nejen současné, ale i budoucí potřeby organizace. To znamená analyzovat současné i předpokládané budoucí potřeby a identifikovat kritické oblasti. Hledisko nákladů vynaložených na ošetření těchto úzkých míst je při porovnávání jednotlivých variant řešení stejně důležité jako hledisko očekávaných přínosů. 2. Princip systémové integrace. Ideálním řešením je nasadit v organizaci pouze jeden archiv dokumentů. V praxi provozuje organizace obvykle několik aplikací (elektronická pošta, ekonomický systém, evidence norem atd.) a každý z nich si vytváří svůj vlastní archiv dokumentů. Běžný uživatel se potom jen obtížně orientuje. Při návrhu ASSL musí být brán tento princip v potaz. 3. Princip podpory procesů. Rutinní činnost v organizaci je založena na optimalizovaných procesech, které maximálně zefektivňují práci uživatelů. V praxi to znamená definování workflow, které je založeno na sdílení a pohybu dokumentů mezi zaměstnanci. Tyto pracovní toky musí být možné jednoduše měnit - jak fyzicky, tak i v ASSL. Rozdíly mezi pracovními procesy

35

Gordic : specializované informační systémy pro státní správu, samosprávu a bankovnictví [online]. c2007 , Poslední aktualizace 11.4.2008 [cit. 2008-04-21]. Dostupný z WWW: . 36 PIPEK, Martin. EDMS versus Spisová služba. IT System. 2001, roč. 3, č. 7-8, s. 51-52.

47

založenými na toku analogových dokumentů a mezi procesy podporujícími tok elektronických dokumentů jsou velké. Toto musí být při návrhu systému bráno na zřetel. 4. Princip ochrany investic. Organizace obvykle již dříve investovala do informačních technologií a komunikační struktury, a proto jakákoliv další investice musí zajistit maximální využití současného stavu HW, SW, sítě, investic do proškolení uživatelů atd. Často to ale nestačí a je nutné stávající technologie rozšířit, aby mohlo dojít k širšímu využití. Návrh ASSL tedy musí být koncipován tak, aby přímo zajišťoval investice už vynaložené. 5. Princip zabezpečeného provozu. Zabezpečení systému, který bude kompletně evidovat a archivovat veškeré dokumenty, je pro chod organizace naprosto kritické. Návrh ASSL musí zajistit: •

spolehlivý provoz, dostupnost dokumentů a odolnost proti výpadkům;

•

možnost migrace dokumentů;

•

dostatečnou záruku rozvoje elektronického archivu (archiv, který je „mrtvý“, je jenom plýtvání financemi);

•

trvalou podporu administrátora a uživatelů při provozu systému;

•

odpovídající záruky na provoz, dlouhodobou záruku na uložení dokumentů v elektronickém archivu.

Na závěr je nutno uvést, že kritickým faktorem pro úspěšnou implementaci jakéhokoliv informačního systému je vzájemný soulad přístupů, cílů a priorit dodavatele

a

zákazníka,

motivace

pracovníků

v organizaci,

kde

probíhá

implementace, a kompetentnost poradců dodavatele řešení. Přes to, že se nakonec výrazně zjednoduší správa dokumentů, jedná se stále pouze o technologie, kterým se bude potřeba v určité míře přizpůsobit a nelze se tedy vyhnout i změnám pracovních postupů na všech úrovních organizace. Achillovou patou úspěchu řešení jsou samotní uživatelé: až 51 % manažerů má negativní postoj k procesním změnám, 45 % pracovníků je nepříliš ochotných změnit své pracovní návyky

48

a celkově 37,5 % zaměstnanců je skeptických vůči změnám v organizaci.37 Nebudouli změny spojené se zaváděním ASSL vhodně prezentovány uživatelům, využití nové aplikace se bude rozvíjet velmi pomalu a bez velkého přínosu.

37

RAČKO, Ján, KLAČAN, Jozef. Kdy uvažovat o enterprise content managementu? IT Systems. 2007, roč. 9., č. 12, s. 12-13.

49

7. Analýza prostředí MKP Implementaci poměrně rozsáhlého systému, jakým bezpochyby plnohodnotná ASSL je, není možné provádět bez předem připravené koncepce, která musí vycházet z analýzy vnějšího, ale především vnitřního prostředí organizace. Městská knihovna v Praze (MKP) poskytuje veřejné knihovnické a informační služby v souladu se svou Zřizovací listinou a jakožto veřejná knihovna evidovaná Ministerstvem kultury ČR (evidenční číslo 0025/2002) také v souladu se zákonem č. 257/2001 Sb. o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon).38 Zřizovatelem knihovny jako příspěvkové organizace je Hlavní město Praha. Tato kapitola je zaměřena na MKP jako na instituci, která má od 1. 1. 2005 dle zákona č. 499/2004 Sb. za povinnost uchovávat dokumenty ve větší míře než doposud a umožnit z nich navíc výběr archiválií. Za tímto účelem se rozhodla zavést automatizovaný informační systém, jehož cílem je v první řadě usnadnit naplňování zákona, ale v delším časovém horizontu má potenciál stát se hlavním prostředkem správy toku dokumentů uvnitř organizace.

7.1. Vnější prostředí MKP se ve své činnosti řídí platnou legislativou, především knihovním zákonem, občanským zákoníkem, obchodním zákoníkem a dalšími zákony a vyhláškami, které se vztahují na jednotlivé agendy činnosti organizace (mj. právě i zákon č. 499/2004 Sb. a na něj navazující vyhlášky). MKP se dále řídí svou již zmiňovanou zřizovací listinou a ostatními závaznými dokumenty zřizovatele, tj. Hlavního města Prahy, a jeho orgánů: Zastupitelstva HMP, Rady HMP, Magistrátu HMP a jeho odborů. Významně ovlivňují směřování MKP i strategické a koncepční materiály a doporučení státních orgánů (vláda, ministerstva), samosprávy (kraj a město), odborných institucí a spolků (Národní knihovna ČR, SKIP, SDRUK, IFLA) a doporučeními EU.39

38 39

VÁVRA, Jan. Přehled činnosti Městské knihovny v Praze v roce 2006, s. 4. BIMKOVÁ, A., et al. Strategie Městské knihovny v Praze do roku 2015, s. 35.

50

V příštích letech lze očekávat legislativní změny, které se ovšem budou týkat především hlavní činnosti MKP. Půjde hlavně o novelizaci knihovního zákona a autorského zákona.

7.2. Vnitřní prostředí 7.2.1. Knihovní síť MKP Knihovní síť tvoří Ústřední knihovna na Mariánském nám. v Praze 1, 43 poboček umístěných po celém území Hlavního města Prahy a 3 pojízdné knihovny, tzv. bibliobusy. Každá pobočka spadá z hlediska služeb do jedné z těchto oblastí:40 •

Městská knihovna v Praze – Ústřední knihovna (dále ÚK);

•

Městská knihovna v Praze – oblast střed (tj. území správních obvodů Praha 1, 2, 3);

•

Městská knihovna v Praze – oblast jih (tj. území správních obvodů Praha 4, 11, 12);

•

Městská knihovna v Praze – oblast jihozápad (tj. území správních obvodů Praha 5, 13, 16);

•

Městská knihovna v Praze – oblast severozápad (tj. území správních obvodů Praha 6, 7, 17);

•

Městská knihovna v Praze – oblast severovýchod (tj. území správních obvodů Praha 8, 9, 14, 18 až 21);

•

Městská knihovna v Praze – oblast jihovýchod (tj. území správních obvodů Praha 10, 15, 22).

Pojízdné knihovny jsou organizačně podřízeny vedení té oblasti, v níž je pro ně logistické zázemí. Oblastní členění ale není jediné. Každá z poboček spadá dále do jedné z těchto kategorií:41

40 41

•

Ústřední knihovna (pouze ÚK);

•

Spádové knihovny (v současnosti 13 poboček);

•

Lokální páteřní knihovny (podle počtu spádových knihoven);

•

Lokální doplňkové knihovny (max. 10).

BIMKOVÁ, A., et al. Strategie Městské knihovny v Praze do roku 2015, s. 15. Tamtéž, s. 19.

51

Část poboček, které zaručující funkčnost sítě a tím i plynulé poskytování služeb MKP v souladu s jejím posláním, představuje tzv. páteřní síť. Tvoří ji ÚK a spádové a lokální páteřní knihovny. Na knihovny páteřní sítě je kladen důležitý požadavek velké stability v čase, tj. knihovny musí mít možnost působit v jednotlivých lokalitách dlouhodobě. Z hlediska toku dokumentů je také důležité, že ne všechny pobočky jsou napojeny na internet.

7.2.2. Organizační struktura MKP Základem organizační struktury MKP je odbor služeb, který zajišťuje především knihovnické služby (ÚK, oblastní knihovny a jejich pobočky, bibliobusy) a činnost vzdělávací a kulturní (Lidová univerzita). V budově MKP na Mariánském nám. sídlí ředitelství, ÚK a následující další čtyři odbory umožňující chod instituce:42 •

odbor organizační, který je spojený s ředitelstvím MKP;

•

odbor knihovních fondů – oddělení katalogizace, odd. akvizice a odd. speciálních fondů;

•

odbor ekonomicko-správní – oddělení ekonomické a odd. speciálních fondů;

•

odbor informačních technologií – oddělení automatizace a odd. metodiky automatizovaných knihoven.

Tyto odbory, z nichž každý se dále člení na další oddělení, zajišťují chod instituce z hlediska organizačního, personálního, právního, edukačního, bezpečnostního, ekonomického, servisního a dalších obecně provozních hledisek. Zajišťují též akvizici, evidenci a zpracování knihovního fondu, budování a udržování příslušné databáze fondu MKP, implementaci a užívání IT, softwarové zabezpečení automatizovaného knihovního systému a metodický rámec jeho užívání.43

7.2.3. Informační toky v MKP MKP má v současnosti přibližně 500 zaměstnanců na 50 místech v Praze. 42 43

BIMKOVÁ, A., et al. Strategie Městské knihovny v Praze do roku 2015, s. 11. Tamtéž, s. 15.

52

Personálně větší pobočky mají určeného vedoucího pobočky, malé jsou řízeny z pozice vedoucího oblasti, přičemž na pobočce je jenom pověřený pracovník (knihovník), který knihovnu zastupuje vůči veřejnosti. Organizační řízení MKP probíhá přímo po liniích naznačených výše nebo pomocí závazných dokumentů, tzv. vnitřní legislativy. Tyto dokumenty mají písemnou podobu, jejich vydávání je decentralizováno (vydávají je mimo ředitele knihovny i další řídící pracovníci) a jsou zveřejňovány na intranetu. V MKP je používáno několik způsobů vnitropodnikové komunikace. Vynechámeli porady, setkání a jiné způsoby osobního sdělování, jsou nejdůležitějšími komunikačními nástroji:44 •

oběh dokumentů - probíhá z velké části v analogové (papírové) podobě;

•

elektronická pošta – její užití je částečně limitováno omezeným rozsahem automatizované sítě, resp. tím, že stále ne všechny pobočky nejsou napojeny na internet;

•

intranet – se potýká s problémy typickými u větších organizací: přístup k dokumentům není příliš přehledný, neexistuje opravdu efektivní vyhledávání a některé jeho oblasti jsou dlouhodobě neaktualizované;

•

Informační bulletin MKP – bylo upuštěno od tištěné formy a dnes vychází jednou za dva týdny v čistě elektronické podobě.

7.2.4. SWOT analýza toku dokumentů v MKP V letech 2003 až 2004 vypracovala MKP podrobnou SWOT analýzu svého dosavadního stavu a činnosti, ze které mimo jiné vyplývá, že si je dobře vědoma nevelké efektivnosti vnitřních komunikačních kanálů, ale na druhou stranu jednoznačně chápe informační technologie jako nástroj k vyřešení těchto problémů.45 Tato základní premisa byla výchozím bodem při SWOT analýze toku dokumentů v MKP.

44 45

BIMKOVÁ, A., et al. Strategie Městské knihovny v Praze do roku 2015, s. 37. Tamtéž, s. 14.

53

S – Silné stránky

W – Slabé stránky - Poměrně složitá struktura MKP.

- Vybudovaná stabilní komunikační

- Ne všechny pobočky jsou

struktura.

automatizované.

- Dostatečné HW zajištění.

- Systém ASSL nebude zaveden na všech

- Vlastní zkušené IT oddělení.

pobočkách. - Intranet není efektivní.

O – Příležitosti

T – Hrozby

- Koncepce MKP do roku 2015 přikládá elektronickému toku dokumentů velkou

- Omezené finanční možnosti knihovny.

váhu.

- Ustrnutí ASSL jen jako omezeného

- S ASSL se počítá jako s významným

systému ulehčujícího naplnění zákona.

nástrojem.

- Vnitropodnikové klima není příhodné

- Nejpozději v roce 2010 automatizace

pro radikální zavádění nových systémů.

všech poboček.

Z uvedeného vyplývá, že do doby, než budou automatizované všechny pobočky MKP, musí být v Řádu podchycena jistá „dvoukolejnost“ současné knihovní sítě, tj. dělení knihoven na automatizované a neautomatizované. Dalším důležitým faktorem ovlivňujícím toky dokumentů je, že ASSL nebude zavedena na všechny pobočky, ale jen na některé, vybrané tak, aby co nejlépe pokryly celou síť knihoven. ASSL nebude zavedena především v takových pobočkách, jejichž produkce dokumentů, které je nutno evidovat, je naprosto minimální. V případě přijetí dokumentu, u něhož je nutná evidence, budou mít pověření pracovníci (tj. vedoucí knihovny) uloženo co nejrychlejší doručení dokumentu na pobočku, kde lze dokument zaevidovat. Takovéto řešení není ovšem vhodné v případě, chceme-li ASSL chápat jako komplexní systém pro správu dokumentů, který by měl mimo jiné i převzít funkce současného intranetu. S dokončenou automatizací všech poboček padne jedno omezení, které by ovšem mělo být následováno zavedením ASSL na všechny pobočky MKP, protože jedině v případě, kdy má každý zaměstnanec okamžitý 54

přístup ke všem náležitým informacím (dokumentům), může systém začít plnohodnotně plnit svou funkci. Důležitý dokument Strategie Městské knihovny v Praze do roku 2015 výslovně počítá s tím, že maximum vnitřní komunikace bude převedeno do elektronické podoby a oběh papírových dokumentů bude minimalizován. Jako s významným nástrojem se v tomto počítá s informačním systémem ASSL. MKP má vlastní IT oddělení s velkou zkušeností vývoje systémů (knihovnický systém Koniáš) a správou už vlastněné technologické infrastruktury, tj. HW i SW prvků. Toto všechno znamená značnou úsporu finančních prostředků.

7.3. Zavádění ASSL v MKP O možnosti zavedení automatizovaného systému správy dokumentů, který by zefektivnil a usnadnil jejich tok v organizaci, se začalo uvažovat na konci roku 2003. Probíhala postupná automatizace a rekonstrukce poboček a MKP výrazně rozšiřovala také okruh svých služeb. To vše, společně s nutností přizpůsobit se novým zákonům, vedlo k velkému nárůstu objemu dokumentů, které do organizace přicházely, ale i těch, které v organizaci vznikaly. Prvotní úvahy se týkaly možnosti, že by byla zavedena pouze elektronická podatelna/výpravna. Záměrem bylo minimalizovat množství odesílaných papírových dokumentů a zajištění maximálního množství korespondence pomocí elektronické pošty se zaručeným a ověřitelným elektronickým podpisem (značkou). Zavádění elektronického podpisu ovšem narazilo na praktické a technické potíže: důležité dokumenty by se stejně musely tisknout, problematika archivace elektronických dokumentů, těžkopádnost ověřování elektronického podpisu, jeho minimální užívání, reálná možnost zneužití atd. V první polovině roku 2004 začala MKP na doporučení MHMP zvažovat nasazení konkrétního komplexnějšího systému správy dokumentů, který v té době MHMP užíval, a který měl zajistit bezproblémovou komunikaci mezi MKP a MHMP. První moduly byly nasazeny v červenci 2004. V počáteční fázi měla tato ASSL fungovat jen v omezeném provozu. Na modulu došlé pošty probíhalo „zaučování“ příslušných pracovníků a postupně se připojovala i práce s modulem odeslané pošty.

55

Zásadním problémem, který se ani přes opakovanou snahu nepodařilo vyřešit, se ukázala neschopnost ASSL komunikovat s ekonomickým systémem firmy GORDIC®. Přidružovaly se další problémy (např. u modulu odeslané pošty nemožnost tisku sestav dle požadovaných parametrů), které nakonec vyústily na konci roku 2005 rozvázáním spolupráce s firmou dodávající tento informační systém. Implementace byla neúspěšná mimo jiné i díky podmínkám uvnitř MKP: chybělo dostatečné metodické vedení, školení neprobíhala podle plánu, nepodařilo se získat důvěru zaměstnanců v nový systém a ani Spisový a skartační řád neodpovídal požadavkům kladeným v té době novým zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláškou č. 646/2004 Sb. V průběhu roku 2006 probíhala jednání s firmou GORDIC® spol. s.r.o. o implementaci jejich informačního systému GINIS® a od 1. 1. 2007 začala tato ASSL v okleštěné míře fungovat. Byl pořízen i frankovací stroj, který nahradil do té doby fungující poštovní převod. Problém zůstává stále v Řádu, jenž je zastaralý a nevhodný pro automatizované systémy. Ve světle nového zákona se ukázala i nutnost implementovat SSL na v ideálním případě všechny pobočky MKP, protože i zde náhle vyvstala nutnost řádně evidovat dokumenty. Přestože MKP zvolila kompromisní řešení (viz kap. 8.2.4.), okruh uživatelů SSL se dramaticky zvedl. Tím vznikla potřeba opětovných školení teď už nejen na nový systém ASSL, ale i školení o základech SSL jako takové. Dne 1. 5. 2008 začne platit novela Řádu MKP a společně s ní se zahájí plnohodnotný provoz ASSL dle nových aktualizovaných pravidel. Vize je taková, že poté, co bude dostatečně zvládnut tok papírových dokumentů, začnou se s pomocí skenovací linky převádět dokumenty do elektronické podoby, aby byl v nejbližším možném termínu snížen oběh analogových dokumentů na minimum.

56

8. Spisový a skartační řád Spisový a skartační řád (Řád) je nejdůležitějším dokumentem pro oblast SSL, tedy pro práci s dokumenty jak do organizace došlými, tak v organizaci vytvořenými a z organizace odeslanými, který podrobně popisuje celý proces SSL v organizaci a stanovuje zásady jejího výkonu. Jeho vytvoření je stanoveno zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a jeho náležitosti upraveny prováděcí vyhláškou č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby (více viz kap. 3).

8.1. Spisový a skartační řád v MKP Knihovny, MKP nevyjímaje, nejsou úřady v obvyklém slova smyslu a práce s provozními dokumenty v nich nemá velkou tradici. Knihovny nevykonávají státní či veřejnou správu, nikdy neměly povinnost řídit se správním řádem, který tok dokumentů v organizacích úředního typu podrobně ustanovuje. SSL vykonávaly knihovny v nejnutnější míře dostatečné k práci s ekonomicko-právními dokumenty. Nový zákon postavil MKP před problém, jak jeho ustanovení co nejlépe naplnit při

podmínkách

daných

organizační

strukturou,

technickým

vybavením

a podnikovou kulturou. Zjednodušeně lze říci, že MKP se musí práci s dokumenty teprve začít učit, protože nemá s takovouto činností velké zkušenosti. Společně s tvorbou novelizace Řádu probíhá (probíhala) i implementace systému ASSL a jeho příprava na plný provoz. Velká skupina zaměstnanců tedy bude muset nejen nově zvládnout metodiku práce s dokumenty, ale zároveň se bude muset naučit toto vše vykonávat v novém systému ASSL. Aktuální novelizaci Řádu začala MKP připravovat v polovině roku 2007. Po předchozích neúspěšných pokusech, jejichž počátek můžeme vysledovat až do doby začátku platnosti nového zákona, tj. do roku 2005, najala MKP na částečný úvazek metodika SSL. Jeho úkolem bylo v první řadě vytvořit Řád, který by splňoval podmínky zákona. Druhým úkolem bude vést pro vybrané zaměstnance nová školení o výkonu SSL. Do konce roku 2007 probíhal ve všech jednotlivých odděleních a na pobočkách předběžný průzkum o množství a typech dokumentů, se kterými se v nich přichází 57

do styku. Byl vypracován interní dokument Harmonogram novelizace spisového řádu MK a změn ve výkonu spisové služby v MK v roce 2008, kde byly přesně časově vymezeny jednotlivé kroky práce na Řádu, byla stanovena nutnost vypsání výběrového řízení na pozici vedoucího spisovny MKP, potřeba hledání kapacitně, stavebně-technicky a bezpečnostně vyhovujících prostor pro zřízení centrální spisovny, její vybavení a uvedení do provozu. Na druhou polovinu roku 2008 je naplánována příprava návrhu skartačního řízení dokumentů s prošlými skartačními lhůtami, které jsou stále uložené v registraturách jednotlivých organizačních složek MKP, případně jejich stahování do nově vzniklé centrální spisovny. Toto by měl zajistit vedoucí spisovny MKP. 7. 1. 2008 byl rozeslán návrh Řádu, který podle plánu prošel dvěma koly připomínkových řízení, a Dotazník o stavu spisové služby v jednotlivých organizačních jednotkách (viz Příloha 7). Na základě připomínek a odpovědí byla vypracována konečná verze Řádu a odeslána ke schválení Archivu hl. m. Prahy.

Následující kapitoly 8.2. až 8.6. jsou pojaty jako komentovaný Řád MKP a vznikaly souběžně s procesem jeho tvorby. Názvy jednotlivých podkapitol víceméně postupně sledují paragrafy vyhlášky č. 646/2004 Sb. V každé části jsou shrnuty všechny náležitosti a doporučení, které musí a může obsahovat příslušná část Řádu, a přímo ukázána konkrétní aplikace v Řádu MKP. Konečná verze Řádu MKP schválená příslušným archivem je součástí příloh diplomové práce (Příloha 3).

8.2. Titulní strana Titulní strana Řádu nese označení Spisový a skartační řád, dále následuje úřední název původce v právním předpisu nebo v zápisu v obchodním rejstříku.46 Do závorky lze uvést zkratku původce. Jak už bylo zmíněno v kapitole 3.1.8., povinnost vykonávat SSL mají všechny subjekty vyjmenované v § 63 odst. 2 zákona a tito určení původci musejí dle § 66 odst. 2 zákona vydat vnitřní předpis pro výkon SSL. Toto může být uvedeno 46

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 14.

58

v preambuli. MKP zde také informativně uvádí další údaje, které obvykle bývají součástí závěrečných ustanovení (účinnost). Vnitropodniková směrnice č. xx/2008 Spisový a skartační řád MKP Určeno: všem odborům MKP Účinnost: od 1. 5. 2008 Preambule Na základě § 66 odst. 2 zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhlášky 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby vydává ředitel Městské knihovny v Praze (dále jen MKP) tento Spisový a skartační řád MKP.

8.3. Spisový řád 8.3.1. Úvodní ustanovení Úvodní ustanovení obvykle obsahuje:47 •

komu je Řád určen, kdo má za povinnost vykonávat SSL.

•

cíl Řádu. Cílem Řádu je jednoznačně definovat výkon SSL u původce, sjednotit manipulaci s dokumenty vzniklými nebo vyřízenými v organizaci v zájmu racionalizace správní, operativní a provozní potřeby.

•

co je SSL. Výkonem SSL, prováděné na základě zákona, „se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.“48

1.1. Tento spisový a skartační řád upravuje výkon spisové služby MKP. 1.2. Výkonem spisové služby (dále jen SSL) se rozumí zajištění odborné správy všech dokumentů došlých nebo vzešlých z činnosti původce zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení. 1.3. Cílem tohoto řádu je jednotně upravit, zjednodušit a urychlit výkon spisové služby ve všech organizačních jednotkách MKP tak, aby byla zabezpečena úplná evidence všech dokumentů a spisů vyřizovaných MKP a možnost jejich rychlého vyhledání v kterémkoliv stadiu jejich vyřizování nebo po jejich vyřízení a uložení do spisovny.

•

kdo vykonává manipulaci s dokumenty. S dokumenty manipulují podatelna (jejíž součástí může být i výpravna) a spisovna. Tyto jsou společné pro

47

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 13-15. 48 § 2, písm. k) zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.

59

všechny útvary původce, pokud to lze zajistit.49 Manipulaci s dokumenty provádějí i všichni pověření zaměstnanci a zaměstnanci, kteří přijdou s dokumenty do styku v rámci výkonu některých činností SSL či výkonu své funkce. •

formy

výkonu

SSL

(centralizovaná,

decentralizovaná,

písemná,

automatizovaná). Formu výkonu SSL nařizuje zákon písemnou nebo za použití výpočetní techniky. Písemná forma vedení SSL znamená, že veškeré zápisy do evidenční pomůcky se provádí manuálně. Zákon nařizuje provádět zápisy do jednoho centrálního podacího deníku, v případě, že to není možné technicky zajistit, jsou v jednotlivých dislokovaných útvarech vedeny samostatné

podací

deníky.

V takovémto

případě

hovoříme

o decentralizované SSL. Termínem „použití výpočetní techniky“ se rozumí vedení SSL v plně automatizovaném systému, který vede písemné i elektronické dokumenty a samozřejmě zabezpečuje všechny činnosti SSL v souladu se zákonem a předpisy. Automatizovat lze jen některé části SSL a ostatní činnosti provádět manuálně. Praktické požadavky moderního vedení SSL (okamžitý přístup k informacím, propojení s dalšími agendami atd.) ovšem stále více prosazují zavádění plně automatizovaných modulárních systémů. 1.4. Centrální výkon SSL umožňuje prostřednictvím spisových uzlů automatizovaný informační  systém GINIS Spisová služba.

•

další informace dle uvážení.

1.5. Dohledem nad výkonem spisové služby v MKP je dle výše uvedeného zákona pověřen Archiv hlavního města Prahy. 1.6. Žádné dokumenty nesmějí být zničeny bez řádného skartačního řízení a souhlasu Archivu hlavního města Prahy (více viz článek II. Skartační řád MKP). Řádným skartačním řízením musí projít i dokumenty, které se neevidují v automatizovaném systému SSL či jiné evidenci, ale mají ve Spisovém a skartačním plánu MKP přiděleny spisové znaky (např. fotodokumentace, propagační materiály MKP atd.). Rovněž i razítka. 1.7. Skartační znaky a lhůty uvedené v příloze č. 1 této směrnice jsou závazné pro všechny odbory MKP.

49

Např. jsou-li útvary rozmístěné v různých budovách nebo je to účelné, může původce pro manipulaci s dokumenty vytvořit další podatelny a spisovny, přičemž podatelna v hlavní budově bývá zpravidla označena jako centrální. Výjimečně může být také pro příjem specializovaných podání zřízeno podací místo. BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 15.

60

Součástí úvodních ustanovení Řádu by měly být definice základních pojmů, zejména dokumentu, prvotní identifikace (PID), spisu a spisového a skartačního plánu. Původce zde může vysvětlit i další pojmy nebo je definuje ve slovníku, který se stane přílohou Řádu.50 Spisový řád MKP definuje všechny pojmy abecedně seřazené v samostatné kapitole č. 2 hned po úvodních ustanoveních. 2.1. Pro účely tohoto řádu se rozumí: […] b) dokumentem - písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, v podobě analogové či digitální, vzniklý z činnosti MKP; z hlediska elektronického systému SSL je dokumentem každý záznam, došlý MKP nebo v ní vzniklý, který byl vzat alespoň do prvotní spisové evidence (PID); […] h) prvotním identifikátorem dokumentu nebo spisu (dále jen „PID“) – jednoznačný identifikátor (alfanumerický čárový kód) dokumentů a spisů, který je vytištěn na samolepícím štítku a je nalepen na dokument či spis, nebo může být na dokument či spis přímo vytištěn; PIDem musí být označovány všechny dokumenty a spisy do systému vstupující nebo v něm vzniklé; je prvotní spisovou evidencí; […] l) spisem - veškeré dokumenty týkající se téže věci (podání, přílohy, záznamy, stejnopis vyřízení, doručenky atd.); všechny vložené dokumenty získávají spisovou značku tohoto spisu; všechny dokumenty tvořící jeden spis jsou vloženy ve spisové obálce, která nese evidenční údaje spisu; […] n) spisovým a skartačním plánem - seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami;

Spisový a skartační plán je součástí příloh Řádu. V přílohách mohou být mimo jiné definovány i oběhy dokumentů.

Pokud jde o účetnictví, které se řídí vnitřními směrnicemi51, jež přímo či nepřímo vyplývají ze zákonů a postupů vydaných Ministerstvem financí ČR, neměl by být oběh účetních dokladů úplně oddělen od SSL. Řád musí stanovit oběh neúčetních dokumentů účetního charakteru a oběh a ukládání multiplicit, které při práci s těmito dokumenty vznikají, není-li toto řešeno jinde.52

50

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 18. 51 Základní směrnicí obvykle bývá Oběh účetních dokladů, která může být zakomponována do Řádu různými způsoby. Viz KUNTOVÁ, Olga, KUNT, Miroslav. Správa dokumentů v praxi spisové služby a účetnictví, s. 65-66. 52 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 18.

61

Řád ovšem neřeší postupy zpracování odborných agend (správní řízení, personální atd.), to je řešeno obvykle ústředně vydávanými prováděcími předpisy, na které však může být z Řádu odkazováno či mohou být uvedeny v přílohách.53 Problematika odborných agend a SSL svým rozsahem a komplexností překračuje rámec této práce, stručně o ní pojednávám v kap. 8.3.3. a kap. 8.3.7.

8.3.2. Příjem dokumentů Příjmem rozumíme převzetí doručených zásilek v místě k tomu určeném, tj. v podatelně či podacím místě pro specializované agendy. V Řádu může být uvedeno, kde se podatelna nachází a další provozní údaje.54 Je-li zřízeno více podatelen, je v Řádu specifikováno jejich umístění a pro jaké útvary byly zřízeny. I u podacích míst musí být uvedeno, pro jaké útvary a agendy byla zřízena. Jedna podatelna a podací místo, obvykle v hlavní budově, vystupují jako centrální. 55 3. Příjem dokumentů 3.1. Příjem dokumentů v MKP provádí zejména hlavní podatelna MKP, která je zřízena jako hlavní spisový uzel MKP.

MKP nemá všechny pobočky napojeny na systém ASSL (viz 8.2.4.), proto musí být v Řádu zakotvena pravidla upravující podání i na takovéto organizační jednotky. 3.2. V případě doručení dokumentu na organizační jednotku, která není připojena na automatizovaný systém SSL, je tato jednotka povinna dokument přijmout, nalepit na podání samolepící štítek PID, jehož kód opíší místo čísla jednacího do otisku podacího razítka, zapsat do pomocné spisové evidence (tj. knihy došlé a odeslané pošty) a neprodleně jej doručit příslušné organizační jednotce, která zajistí jeho zaevidování v automatizovaném systému SSL. 3.3. Příjmem dokumentů se rozumějí tyto úkony: a)

převzetí a prvotní třídění dokumentů dle obsahu (tj. zásilky, které se neotevírají, nepodléhají evidenci v systému SSL).

b) označování podání otiskem podacího razítka. c)

přiřazení PID.

Podatelna by neměla přijímat zásilky pro jiné adresáty. Pokud tak činí, tak jen na základě vzájemně uzavřené smlouvy.56 53

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 19. 54 Např. číslo podlaží, číslo místnosti a úřední hodiny. 55 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 21 56 Tamtéž, s. 22.

62

Za podatelnu odpovídá pověřený pracovník (vedoucí podatelny či jeho zástupce). Vedoucí podatelny odpovídá za organizaci práce v podatelně, určuje dobu převzetí zásilek, pověřuje další pracovníky převzetím zásilek a dalším zpracováním. Pracovníci zmocnění k manipulaci s cennými zásilkami musí mít uzavřenou dohodu o hmotné odpovědnosti. Přijímá-li podatelna velké množství zásilek, může být organizace práce rozepsána v Provozním řádu podatelny a výpravny, jenž se může stát součástí příloh Řádu.57 Podatelnou (podacími místy) musí projít všechny zásilky určené původci a to včetně dokumentů pořízených jednotlivými pracovníky např. na služebních cestách, konferencích, poradách, osobních jednáních, dokumentů vzniklých z podání učiněných telefonicky nebo ústně a dokumentů doručených mimo podatelnu (např. při vnitřním styku).58 Zaměstnanec, který dokument převzal nebo pořídil záznam, je povinen zabezpečit jeho neprodlené předání podatelně k evidenci.59 Příjem zásilek je založen na:60 1. poštovní přepravě a službách specializovaných firem. Poštovní přeprava, tj. poštovní služba, je prováděna na základě poštovní smlouvy. Zásilky poštovní přepravy adresované mimo poštovní schránku doručí pošta podatelně. Zásilky adresované na poštovní schránku přejímá komisionálně zmocněný pracovník podatelny. Příjem zásilek potvrdí přejímající pracovník doručovací poště, evidované zásilky (např. doporučené) přijímá podle předávacího seznamu a na potvrzení. Totéž platí při přejímání zásilek od firem specializovaných na doručování zásilek. Při přebírání doporučených zásilek na jméno se musí přejímající pracovník prokázat platným zmocněním k převzetí, u doporučených zásilek na jméno s dodejkou může přejímající pracovník převzít jen výzvu k vyzvednutí a tu ještě téhož dne předat adresátovi. Doručené zásilky se v přítomnosti doručitele zkontrolují, zjištěné závady se ihned řeší a případně se provede reklamace či odmítnutí zásilky.61 57

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 22. 58 Tamtéž. 59 § 1, odst. 2 vyhlášky č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. 60 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 25-31.

63

3.8. Závadné nebo poškozené zásilky, zejména zásilky zapečetěné, jejichž uzávěr byl porušen, zaměstnanci pozastaví, sepíší záznam o poškození zásilky a předají adresátovi.

2. přepravě vlastními prostředky. Přepravou vlastními prostředky se rozumí: rozvoz roztříděných zásilek z hlavní podatelny a interní i externí předávání vlastním kurýrem. Vždy se děje oproti potvrzení o převzetí v předávacím seznamu. 3. použití spojových nebo elektronických prostředků. Je-li závažné sdělení podáno telefonicky (včetně SMS u mobilních telefonů), učiní se o tomto podání úřední zápis, který musí být co nejdřív předán adresátovi, který převzetí stvrdí podpisem. Úřední zápis obsahuje datum, hodinu a minutu podání, stručný obsah podání a jmenovitě komu je určeno. Takto učiněné podání podléhá evidenci, tzn. mu je přiděleno číslo jednací. Součástí centrální podatelny může být také centrální telefax (fax), v jehož paměti by mělo být předdefinováno identifikační záhlaví.62 Podle jeho technické výbavy lze přijímat podání různými způsoby, přičemž elektronické podání není třeba tisknout, pokud systém automaticky zaznamenává datum a čas příjmu. Používá-li se k záznamu termopapír, je nutno okamžitě pořídit na kopírovacím stroji kopii, sepnout ji s originálem, obojí opatřit razítkem a co nejdříve předat adresátovi oproti podpisu či elektronickému potvrzení. I tato podání podléhají evidenci. Zpětná hlášení faxu o správném doručení bývají také součástí spisu. Příjem elektronických podání se děje dvojím způsobem: •

na elektronickou (emailovou) adresu. Pro příjem těchto podání může (v případě elektronické podatelny musí) původce zřídit centrální adresu na hlavní podatelně nebo dále elektronické adresy útvarů a funkcí.63 Složení adresy není v úplnosti stanoveno žádným právním předpisem, ale lze doporučit takové adresy, které jednoznačně vyjadřuje plné úřední jméno či zkratku.

61

Zásilky jinému adresátovi, plně nevyplacené zásilky atd. Tj. název původce, případně jeho útvaru a číslo stanice. Tyto údaje by měly být uvedeny v Řádu. 63 Nedoporučují se elektronické adresy na jméno, protože tak by muselo být na takto adresované podání nahlíženo jako na podání na jméno, které podléhá listovnímu tajemství. Viz BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 28-29. 62

64

•

prostřednictvím elektronické podatelny jako doručená datová zpráva. Elektronická podatelna bývá zpravidla součástí hlavní podatelny, je dodávána jako součást informačního systému původce. Musí splňovat nejen provozní požadavky původce, ale i všechny zákonné normy.64 Adresu podatelny je obvykle nutné nebo alespoň praktické uveřejnit na webových stránkách. Hlavní podatelna (přijímací útvar, funkční místo) provede evidenci postupem stanoveným uživatelskou příručkou systému, který používá. V souvislosti s elektronickou podatelnou je nutno zmínit problematiku filtrování dokumentů při příjmu. Podle oběžníku firmy Symantec tvořila v březnu 2008 81 % veškeré elektronické komunikace nevyžádaná pošta, tzv. spam.65 Zpracování těchto zpráv může zbytečně zatížit technické vybavení podatelny a klade nároky i na obsluhující personál. Možným řešením je nastavení elektronické podatelny tak, aby nevyžádaná obchodní sdělení neukládala a neevidovala, ale přímo odmítala. I u dobře nastaveného antispamového filtru ovšem hrozí riziko odmítnutí platného podání. To lze částečně řešit seznamem adres, z nichž bude podání vždy přijato, tzv. whitelistem. Ať už původce zvolí jakékoliv řešení, je dobré ho popsat v Řádu.66 O problematice elektronického podpisu viz kap. 3.4.

4. osobním doručením zásilek kurýrem nebo doručovatelem. Osobním doručením zásilek je myšleno předání zásilky (prostřednictvím kurýra a oproti podpisu o převzetí) jednoho původce druhému nebo předání mezi útvary jednoho původce. 5. osobním podáním fyzické nebo právnické osoby podatelně nebo pracovníku původce. Rozumí se podání učiněné písemnou formou nebo nadiktované do protokolu (úředního záznamu). Přebírající pracovník nesmí příjem podání odepřít a je povinen překontrolovat, není-li to časově 64

Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, ve znění pozdějších předpisů. 65 The State of Spam : A Monthly Report – April 2008 [online]. 2008 [cit. 2008-04-20]. Dostupný z WWW: . 66 Best practice : jak vyřizova elektronickou poštu verze 2.0, s. 10.

65

neúměrné, zda originál souhlasí s kopií. Nelze-li kontrolu provést, je pořízen z originálu stejnopis (kopie), který je označen razítkem s datem podání. Tímto je potvrzeno přijetí a už nelze podání vydat doručiteli ani jiné osobě. Již jednou podané podání lze zrušit dalším písemným podáním. 3.4. Dále platí že: […] b) osobní podání fyzické osoby je potvrzeno na kopii podání nebo vydáním potvrzení o převzetí podání, které jsou opatřeny podacím razítkem a podpisem přijímajícího zaměstnance. […]

6. zvláštními technickými prostředky. Podání učiněná prostřednictvím technického nosiče - diskety, CD, DVD apod. S technickým nosičem přiloženým k listinné zásilce zacházíme jako s nedílnou součástí zásilky, tj. evidujeme ho jako přílohu. Při osobním převzetí technického nosiče je nutno ověřit obsah. Byl-li doručen pouze technický nosič, je vhodná jeho evidence a následné předání elektronické podatelně k datovému zpracování zprávy uložené na nosiči, přičemž dále se se správou zachází stejně, jako by byla doručena na elektronickou podatelnu prostřednictvím sítě.

8.3.3. Třídění a otvírání zásilek a třídění dokumentů Převzaté zásilky jsou roztříděny na obyčejné, doporučené, na dodejku, utajené a adresované na jméno. Posléze se opět zkontrolují, zda jsou všechny určeny původci a provede se jejich otevření. Neotvírají se:67 •

utajované zásilky - označí se na obálce podacím razítkem a předají proti podpisu pověřeného pracovníka dále;

•

zásilky, u nichž je na prvním místě uvedeno jméno adresáta zásilky a zásilky, kde sice na prvním místě figuruje název původce, ale pod názvem je uvedeno „do vlastních rukou“ („k rukám“) a titul funkce, např. ředitel, primátor, vedoucí odboru atd. Pokud je adresátem po otevření obálky zjištěno, že se jedná o věc úřední, je povinen okamžitě ji předat

67

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 32.

66

k zaevidování. Totéž musí adresát vykonat i v případě elektronické zásilky doručené na jméno; 3.10 Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta (zaměstnance), ten zabezpečí neprodleně jeho dodatečné zaevidování v automatizovaném systému spisové služby.

•

zásilky specificky označené.68

3.5. Otevírají se všechna podání vyjma: a)

podání, kde je zřejmé, že se jedná o dokumenty obsahující utajované skutečnosti;

b) podání adresované na jméno, které je uvedené na prvním místě v adrese a podání označené „do vlastních rukou“. Pokud zaměstnanec po otevření takovéto zásilky zjistí, že zásilka je úředního charakteru, je povinen zabezpečit její dodatečné zaevidování; c)

podání adresované odborové organizaci;

d) zásilky, z níž je patrné, že jde o výběrové řízení na obsazení pracovního místa nebo obálku s nabídkou či návrhem ve smyslu zákona o veřejných zakázkách.

Je-li otevřena zásilka, u které z obálky nebylo zřejmé, že otevřena být nemá, nakládá se s ní podle pravidel vyplývajících z jejího obsahu. 3.6. Zásilky, které se neotevírají, se označí na obálce podacím razítkem, PID a pokud byla takováto zásilka otevřena omylem, tak se o tom vyznačí na obálce úřední záznam a předloží se neprodleně adresátovi.

Z otevřených zásilek se vytřídí dokumenty, které nepodléhají evidenci a dokumenty podléhající samostatné evidenci. Zbylé zásilky se roztřídí podle obsahů a útvarů, jimž přísluší vyřízení. 3.11. Dokumenty, které není nutno zaznamenávat do automatizovaného systému SSL (viz příloha č. 2 tohoto řádu), nejsou označovány a evidovány, nýbrž pouze roztříděny a předány jednotlivým organizačním jednotkám MKP.

U otevřených zásilek se kontroluje:69 •

obsahuje-li zásilka všechny dokumenty odpovídající číslům jednacím uvedeným na obálce či vloženém přehledu;

•

zda souhlasí počty a druhy příloh a jsou-li přílohy obsahově úplné (jedná-li se o spisy či stavební paré). Je-li přílohou technický nosič, zkontrolujeme obsah

68

Např. „výběrové řízení“ - zásilka se po označení obálky podacím razítkem předá útvaru, který výběrové řízení vypsal. 69 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 33.

67

dle popisu příloh uvedeného jako součást podání nebo vyhotovíme záznam o obsahu nosiče.70 Datový nosič musí být vždy označen adresou odesílatele. Nesrovnalosti se vyznačí na průvodní dokument, pokud je obsažen, nebo příjemce sepíše „úřední připomínku“ (viz slovníček pojmů) a okamžitě uvědomí odesilatele. Neoznačené datové nosiče se vrací, popřípadě nepřijímají.71 3.7. Obsahuje-li dokument přílohy, vyznačí se na předtištěném místě podacího razítka počet a druh příloh. Přílohy se označí v pravém horním rohu stejným číslem jednacím, jakým je označen dokument, jehož součástí jsou přílohy. Chybí-li některá z příloh, ztráta se poznamenává vedle podacího razítka.

Obálky se vyřazují okamžitě po otevření dokumentu. Výjimku tvoří níže vyjmenované případy, kdy se obálka ponechává u dokumentu a spolu s ním putuje k vyřízení:72 •

zásilka je doručována určenému původci do vlastních rukou v souladu se zvláštními právními předpisy;

•

je-li obálka nezbytná pro určení, kdy byla zásilka předána k poštovní přepravě, nebo kdy byla určenému původci doručena;

•

je-li obálka rozhodná pro zjištění adresy odesílatele;

•

další případy dle libovůle původce.73

Všechny případy musí být zveřejněny v Řádu. 3.9. Obálka zásilky se ponechá jako její součást pouze je-li: a)

zásilka doručována do vlastních rukou,

b) to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla doručena, c)

to nutné pro zjištění adresy odesílatele.

8.3.4. Označování dokumentů Všechny došlé dokumenty podléhající evidenci se označují. Označování se provádí při příjmu i po vyřízení dokumentu či spisu. Označování se provádí otiskem podacího razítka, které musí splňovat všechny náležitosti (viz slovníček pojmů), do záhlaví dokumentu nebo do pravého horního 70

Nejsou-li datové soubory chráněny proti přepsání, je potřeba vždy zaznamenat datum změny. BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 33. 72 Tamtéž, s. 33-34. 73 Tamtéž, s. 34. 71

68

rohu nebo, není-li zde volné místo, tak kamkoliv do dokumentu, případně na volný list papíru, který se s dokumentem spojí. Zásilky, které se neotvírají, se opatří otiskem razítka na obálce. Doporučovaná barva inkoustu je červená a otisk razítka nesmí zasahovat do textu.74 Elektronický dokument se opatřuje podacím razítkem pouze tehdy, nenese-li požadované identifikační údaje stanovené pro identifikaci, tj. PID (viz slovníček pojmů), v elektronické podatelně. 3.4. Dále platí že: a)

podací razítko obsahuje označení MKP, datum doručení, číslo jednací, PID, počet listů nebo svazků příloh a jejich druh, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů; v systému elektronické evidence GINIS se stává nositelem těchto údajů PID. […]

Používá-li původce více podacích razítek, je nutno je při výrobě označit v pravém horním rohu pořadovým číslem a zapsat do evidence.75 Elektronicky vedená SSL jako nejčastější jednoznačný identifikátor dokumentu používá tzv. prvotní identifikátor (PID), což je obvykle systémem generovaný alfanumerický kód (obsahující mimo jiné zkratku původce), který je na dokument vytištěn nebo nalepen prostřednictvím nálepky.76 PID se na dokument umisťuje podle stejných pravidel jako podací razítko. PID není totožný s číslem jednacím!77

8.3.5. Evidence dokumentů Evidencí dokumentů se rozumí zaznamenání jak dokumentů doručených, tak i těch vzniklých z vlastní činnosti v evidenčních pomůckách, přičemž podle zákona jsou evidenčními pomůckami podací deník (jednací protokol) a rejstříky.78 4.5. Základní evidenční pomůckou SSL je podací deník MKP, který je veden elektronicky v automatizovaném systému SSL. Dokumenty jsou do něj automaticky vkládány v časovém pořadí vzniku. Vzetím dokumentu do evidence je mu přiděleno číslo jednací, které musí být na dokumentu viditelně označeno.

74

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 36. 75 Tamtéž, s. 37. Evidence razítek viz slovníček pojmů. 76 Tamtéž, s. 37-38. 77 Tamtéž, s. 38. 78 Tamtéž, s. 40.

69

Účelem evidence je postihnout celý tzv. životní cyklus dokumentu či spisu spolu s jejich oběhem a vazbami na jiné dokumenty a spisy. Dále má v reálném čase poskytnout informace o vyřizované věci a celkově je základem informačního systému původce. Záznam v podacím deníku má právní relevanci a například u skartovaných dokumentů se znakem „S“ (viz kap. 8.4.1.) je právě záznam z podacího deníku jedinou informací o tom, jak těmito dokumenty bylo naloženo.79 Evidují se všechny dokumenty kromě těch, jenž z hlediska původce nejsou úředního charakteru. Seznam dokumentů, které se neevidují, musí být součástí Řádu. Podací deník vede podatelna či podací místo. Předpokládá se a doporučuje vedení jednoho centrálního deníku, tzv. centrálně vedená SSL. Podle zákona i vyhlášky č. 646/2004 Sb. je nepřípustné dvojí vedení evidence, např. v knize došlé pošty a v knize odeslané pošty. Původce je oprávněn používat takový deník, který mu vyhovuje a splňuje požadované náležitosti. Pro písemnou formu je možno používat např. tiskopisy SEVT (kód 01170300, resp. 01170800)80, u nichž máme jistotu, že vyplňujeme pouze legislativou předepsané údaje. Evidence dokumentů v písemné formě je vhodná jen pro malé původce, kteří můžou dodržet ustanovení o tvorbě spisu v § 2 odst. 11 vyhlášky č. 646/2004 Sb., což v podstatě znamená, že všichni účastníci SSL mají přímý kontakt s podatelnou. Pokud tuto možnost nemají, je vhodnější zvolit automatizovanou formu deníku. 4.1. Základní evidenci dokumentů provádí hlavní podatelna či pověřené organizační jednotky záznamem do automatizovaného systému SSL. Úplnou evidenci provádí zpracovatel, jemuž je dokument přidělen k vyřízení nebo u něhož dokument vznikl. 4.2. Pokud není organizační jednotka připojena na automatizovaný systém SSL, tak pověřený zaměstnanec okamžitě zaeviduje dokument v pomocné spisové evidenci, tj. knize došlé a odeslané pošty, a neprodleně ho předá určenému zaměstnanci v pověřené organizační jednotce k zaevidování v automatizovaném systému SSL. Veškerý pohyb dokumentu (předání, převzetí) je potvrzen podpisem obou stran v knize došlé a odeslané pošty.

79

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 40. 80 SEVT [online]. c2007 [cit. 2008-04-16]. Dostupný z WWW: .

70

Podací deník je kniha vytvořená z tiskopisů předem svázaných, očíslovaných a označených názvem původce, rokem v němž je užíván a počtem všech listů. Tisk podacího deníku musí být proveden na trvanlivém papíru a vytištěné listy musí být následně svázány. Tisk u velkých původců může být zdlouhavou a náročnou činností, optimální se proto jeví záloha deníku v textovém tvaru na technický nosič (CD, DVD atd.) s případným následným tiskem při vzniku potřeby. Podací deník se tiskne zpravidla 3 měsíce po uzavření, aby bylo možné ještě doplnit údaje o vyřízení. 81 Dokumenty se v podacím deníku evidují v pořadí, v němž byly původci doručeny nebo vznikly z jeho činnosti.82 Zápisy do podacích deníků a rejstříků vedených v listinné podobě musí být prováděny čitelným a trvalým způsobem, nelze v něm gumovat, škrtat ani přepisovat. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný, a oprava se opatří datem, jménem a podpisem toho, kdo ji provedl. V případě chybného zápisu už nelze znovu použít pořadové číslo z podacího deníku, které bylo tomuto chybnému zápisu přiděleno.83 4.8. […] Zápisy v podacím deníku MKP (i knihách došlé a odeslané pošty) musí být vedeny trvalým způsobem (chybné zápisy nelze smazat, jen stornovat/přeškrtnout) a musí zůstat čitelné.

Elektronická forma zápisu také musí umožňovat vyřazení chybného záznamu. Stornovaný záznam zůstává nadále v poznámkách v historii dokumentu nebo spisu. Používají-li se při zapisování do podacího deníku zkratky, musí být jejich seznam s vysvětlením jeho součástí. Při vedení SSL automatizovaně se užívání zkratek omezuje a nedoporučuje, protože je nutno brát v potaz, že všechny evidované údaje včetně užitých klíčových slov slouží k vytváření různých rejstříků, přehledů, statistik a k vyhledávání.84 V podacím deníku jsou o dokumentu vedeny následující údaje:85

81

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 42-43. 82 Tamtéž, s. 43. 83 Tamtéž. 84 Tamtéž, s. 44. 85 § 2 odst. 5 vyhlášky č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.

71

a) Pořadové číslo dokumentu - číslo, pod kterým je dokument v deníku evidován.86 Pořadové číslo tvoří základ čísla jednacího (viz slovníček pojmů) V některých případech číslo jednací nedostačuje a je třeba uvádět i další identifikaci (např. spisovou značku, číslo spisu). Uvádění čísla jednacího v určitých dokumentech vyžadují některé zákony.87 Číslo jednací či jeho část bývá součástí spisové značky (také značka spisu, registraturní značka), pod kterou je povinně označen spis ve spisovně již od svého založení. Dokumentům lze také přidělovat každému samostatné číslo jednací a v případě, že se zjistí již dříve zaevidovaný dokument v téže věci, připojí se předchozí dokument k novému. Na nový dokument se dodá kromě podacího razítka i číslo jednací předchozího dokumentu a v podacím deníku se u předchozího dokumentu poznamená v kolonce „Uloženo“ číslo jednací nového dokumentu.88 Tomuto procesu se říká priorace a těsně souvisí se zásadami tvorby spisu (viz Příloha 2 – Zásady tvorby spisu). 4.11. Základním evidenčním označením dokumentu je číslo jednací MKP, které je přiřazováno elektronickými prostředky při úplné evidenci dokumentu v systému SSL. Vyznačuje se na dokumentu spolu s PID.

b) Datum doručení dokumentu, resp. datum jeho vzniku vlastní činností původce. U datových zpráv se jedná o čas, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně původce. c) Identifikaci odesílatele, tj. jeho plný úřední název, resp. jeho zkratku, pokud se název nevejde do rubriky pro zápis. Dokument vzniklý z vlastní činnosti původce se zapíše jako „Vlastní“. ASSL vede externí subjekty v databázi (kartotéce). d) Číslo jednací odesílatele, které společně s přiděleným číslem jednacím původce nazýváme korespondenční značkou (na obecných formulářích ji najdeme pod „Naše značka/Vaše značka“). Zapisuje se též počet listů dokumentu, počet listů nebo svazků příloh, u nelistinných příloh jejich počet a druh. Je-li od průvodního dokumentu příloha oddělena, označíme ji jeho 86

Číselná řada podacích čísel začíná 1. ledna číslem 1 a končí 31. prosince téhož roku. Např. zákon č. 500/2004 Sb. správní řád. 88 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 45. 87

72

číslem jednacím, totéž platí o kopiích. Je-li kopie součástí spisu, zapisujeme ji také do sběrného archu. e) Stručný obsah dokumentu, tzv. „Věc“ nebo také regest či anotace. Podatelna obvykle nemá z časových důvodů možnost dokument číst, proto lze použít i „věc“, která je uvedena v podání, přičemž stejnou „věc“ je možno uvést jako klíčové slovo v podacím deníku v rubrice „Věc“. Skutečný obsah a klíčová slova pak doplní pracovník zpracovávající dokument. f) Název útvaru, kterému byl dokument přidělen k vyřízení, nebo jména pracovníků pověřených vyřízením. Jeden určený pracovník je vždy zodpovědný za vyřízení dokumentu a odpovídá i za jeho případnou ztrátu nebo zničení. g) Způsob vyřízení, tj. stručný skutečný obsah odpovědi, nikoliv technický způsob vyřízení. Poznamenává se sem také založení Sběrného archu. h) Den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh. U hromadných zásilek nelze v rubrice vše zapsat, proto se poznamenává založení „sběrače“. Datum odeslání musí být shodné s datem odeslání zásilky (uvedeném v Poštovním a podacím archu). U elektronických zpráv se musí datum shodovat s datem zaznamenaným v elektronické evidenci dokumentu nebo spisu a i jejich rozsah musí být vyjádřen odpovídajícím způsobem (případně doplněn i o časové údaje, nebyly-li poznamenány už v podatelně). Zvýšenou pozornost je třeba věnovat tomu, aby datové soubory nebyly později zaměnitelné s jinými. i) Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, značka svazku, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu. Všechny tyto údaje zapisuje vlastník dokumentu (tj. pracovník, který dokument zpracovává), u spisu se uvádí nejvyšší znak a nejvyšší lhůta. j) Záznam o vyřazení ve skartačním řízení, tj. datum skartačního řízení a číslo jednací skartačního protokolu.

73

Mimo tyto předepsané údaje se doporučuje evidovat další údaje:89 k) Den, kdy bylo podání napsáno. Není-li datum v podání uvedeno, zapisuje se datum doručení a ponechává obálka. l) Datum, kdy byl dokument přidělen k vyřízení, protože je nutno sledovat lhůty dané pro vyřízení dokumentů. Lhůty se odvíjí od data doručení, evidence data přidělení slouží ke kontrolám v případě prodlev či zpoždění termínu vyřízení. m) Termín vyřízení jako nezbytný údaj pro kontrolu vyřízení spisu. n) Uloženo. Do této rubriky se: •

zapisuje spisový znak ze spisového a skartačního plánu;

•

u předchozího dokumentu, jenž se připojuje k novému dokumentu, poznamenává číslo jednací nového dokumentu;

•

v případě ASSL zaznamenává skutečné místo, kde je dokument uložen, obvykle označení příruční spisovny.

4.7. Podací deník obsahuje tyto údaje: číslo jednací dokumentu, PID, datum přijetí podání (vzniku iniciačního dokumentu), počet listů, obsah podání (věc), název identifikaci odesilatele/původce/podatele (název, adresa či označení “vlastní“), spisový uzel, jemuž byl dokument přidělen k vyřízení, spisovou značku spisu, ve kterém může být dokument vložen, datum vypravení, odeslání vyřizujícího dokumentu, počet listů odesílaného vyřízení, počet listů nebo svazků příloh, datum uzavření dokumentu, uložení dokumentu předáním do spisovny, spisový znak, skartační znak a lhůtu dokumentu a údaj o jeho vyřazení ve skartačním řízení.

Jakmile je dokument evidovaný v podacím deníku, zapíše se do rejstříku (viz slovníček pojmů) vedeného podatelnou.90 Forma rejstříku může být: •

vázaná kniha;

•

kartotéka;

•

digitální podoba s možností tisku.

Rejstřík je uzavírán k datu uzavření podacího deníku a je společně s podacím deníkem také ukládán.91

89

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 49. 90 Přesahuje-li průměrný počet dokumentů evidovaných v podacím deníku za posledních pět let v jednom roce číslo 3000, vede se vždy rejstřík jmenný a věcný, další rejstříky mohou být založeny dle libovůle. § 2 odst. 4 písm. j) vyhlášky č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. 91 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 50.

74

4.9. V digitální podobě je k podacímu deníku rovněž veden rejstřík jmenný a věcný, který je na konci roku vytištěn a uložen společně s podacím deníkem.

Další evidenční pomůckou může být rozdělovník používaný:92 •

k periodickému zasílání dokumentů určitého charakteru stálým adresátům;

•

pro přidělování došlých dokumentů stejným příjemcům (útvarům nebo pracovníkům původce).

ASSL umožňuje navíc vést i jiné evidenční pomůcky, např. lhůtník (viz slovníček pojmů), záznamy o oběhu dokumentu, přehledy nevyřízených dokumentů atd.93 Podací deník se uzavírá k 31. prosinci. V listinném podacím deníku se zbývající prázdné kolonky proškrtnou a označí slovy „Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím…“ a jménem a podpisem pracovníka (pracovníků) pověřeného vedením SSL.94 4.8. V záhlaví musí být každý list podacího deníku označen názvem MKP. Číselná řada začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince téhož kalendářního roku. Pořadové číslo tvoří číslo jednací. […]

Elektronicky vedený deník včetně rejstříku se zálohuje na externí technický prostředek a v čase stanoveném Řádem vytiskne na trvanlivý papír, sváže, označí a předá do spisovny.95 Rejstříky se uzavírají a je s nimi postupováno naprosto stejným způsobem. Podací deníky se navrhují ke skartaci spolu s v nich evidovanými dokumenty. Zaevidované dokumenty se uloží do schránek označených názvem (zkratkou) útvaru, v případě písemné evidence se přikládá k dokumentům připraveným k předání předávací seznam96 nebo stvrzenku o převzetí utajovaných písemností, ASSL nabízí předávací seznam v elektronické podobě s automatizovaným předáním a převzetím.

92

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s, 50. 93 Tamtéž. 94 Tamtéž, s. 57. 95 Tamtéž. 96 Seznam musí obsahovat: datum předání, název útvaru, kterému je dokument předáván, evidenční číslo (čísla) předávaného dokumentu z předávacího dne ve vzestupné řadě, od koho došlo, věc, jméno a podpis předávajícího a přebírajícího.

75

8.3.6. Příjem a evidence dokumentů, na které se vztahují zvláštní předpisy Příjem dokumentů, na které se vztahují zvláštní právní předpisy (např. zákon o účetnictví, zákon o ochraně osobních údajů, zákon o ochraně utajovaných skutečností aj.), včetně manipulace s nimi, je vykonáván odděleně a vede se pro ně samostatná evidence, jejíž náležitosti jsou upraveny v Řádu. Ekonomické dokumenty účetního charakteru mohou být po označení podatelnou vedeny pouze v samostatných ekonomických evidencích nebo se evidují současně i v systému ASSL. První způsob je jednodušší – příjem a evidenci dokumentů zajišťuje pověřený útvar dle vlastních (účetních) směrnic. Druhý způsob je vhodný zvláště pro větší původce, protože umožňuje sledovat životní cyklus dokumentů účetního charakteru společně s ostatními dokumenty v jediném systému (ASSL). Jako personální dokumenty chápeme:97 •

dokumenty přijímané k plnění povinností podle zákoníku práce;

•

dokumenty vznikající v rámci vztahů na základě zákoníku práce;

•

dokumenty přijímané podle zvláštních zákonů, které upravují personální otázky veřejnoprávních původců uvedených v § 3 odst. 1 zákona.

Podobně jako u ekonomických dokumentů účetního charakteru je možno personální dokumenty evidovat pouze odděleně nebo i v systému ASSL. Odděleně je nutno vést evidenci dokumentů obsahujících utajované skutečnosti. Knihovny žádné takové dokumenty nepřijímají ani neprodukují, proto se jimi nebudeme zabývat. Podrobnosti lze zjistit především z vyhlášky č. 137/2003 Sb. o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti.98 Je třeba připomenout, že chceme-li aby ASSL efektivně fungovala jako ucelený systém správy dokumentů, musí být veškeré samostatné evidence se SSL propojitelné.

97

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 24. 98 Vyhláška č. 137/2003 Sb. o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti. Sbírka zákonů 2003, částka 52, s. 3150 (2003).

76

Problematika nakládání s dokumenty, na které se vztahují zvláštní předpisy, je příliš rozsáhlá a není předmětem této diplomové práce. Základní seznámení lze nalézt v knize BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře na stranách 50 – 57.

8.3.7. Rozdělování a oběh dokumentů Postup rozdělování a způsob přebírání dokumentů musí být popsán v Řádu. Rozdělování dokumentů evidovaných v podacím deníku můžeme provádět následujícími způsoby:99 a) dokument je vložen spolu s předávacím seznamem případně sběrným archem do schránky příslušného útvaru, odkud jej přebírá útvarem pověřený pracovník oproti podpisu (psanému i elektronickému) předávajícího i přebírajícího; b) dokument je předán oproti podpisu nebo zapsáním šifry100 v podacím deníku přímo pracovníkovi pověřenému vyřízením; c) vzájemné předávání mezi pracovníky a útvary se vždy musí dít oproti podpisu (psanému i elektronickému); d) pracovník, který dokument převzal, připojí k dokumentu referátník nebo spisovou obálku, kam poznamená číslo jednací, PID a věc. Dokument (spolu s referátníkem či spisovou obálkou) následně předá pověřenému vedoucímu pracovníkovi; e) vedoucí pracovník s pověřením přidělovat dokumenty k vyřízení uvede do referátníku nezbytné údaje (tj. příjmení pracovníka, kterému byl dokument přidělen, datum přidělení, termín a pokyny k vyřízení) a předá dokument i s referátníkem pracovníkovi pověřenému vyřízením; f) neužívá-li původce spisovou obálku nebo referátník, mohou být potřebné údaje poznamenány na dokument; g) zásilky adresované na jméno, do vlastních rukou a k rukám musí adresát, pokud je obsah úřední povahy, obratem vrátit k zaevidování; h) utajované zásilky jsou oproti předpisu předány příslušnému pracovníkovi. 99

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 59-60. 100 Používá-li původce šifry, musí být jejich seznam uveden v příloze Řádu.

77

5.1. Přidělování a postupování dokumentů k dalšímu vyřízení, předávání došlých nebo vnitřních dokumentů mezi organizačními jednotkami MKP, vedoucími zaměstnanci a jednotlivými zpracovateli tvoří oběh dokumentů, který musí být v souladu s postupem vyřizování spisu. Jeho jednotlivé kroky musí být evidovány v automatizovaném systému SSL (podacím deníku), případně i pomocné spisové evidenci, tj. v knize došlé a odeslané pošty.

Způsoby přebírání dokumentu:101 a) písemnou formou oproti podpisům či šifrám; b) elektronickým potvrzením předání a převzetí, čímž rozumíme zadání kódu pracovníka z klávesnice nebo sejmutí kódu pomocí snímače. Kód nese obvykle identifikační karta, kterých existuje mnoho druhů, ale nejjednodušší a nejlevnější způsob je využití čárového kódu (PID) překrytého plastem. Volba druhu karty je zcela v režii původce, její vzor musí být ovšem součástí přílohy Řádu.102 O přidělených kartách se eviduje, komu a kdy byla přidělena, vrácena, ztracena nebo zničena. Oběhem se rozumí pohyb dokumentu uvnitř původce a musí při něm být zabezpečeno „sledování jeho předávání a přebírání a zaručena průkaznost předávání a přebírání zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem.“103 To je zaručeno u písemné formy SSL zápisem v referátníku nebo spisové obálce, u automatizované formy tzv. historií dokumentu v kombinaci s automatizovaně vedeným referátníkem nebo spisovou obálkou.104 5.4. Zaměstnanec pověřený vedením spisové služby eviduje v podacím deníku, případně knize došlé a odeslané pošty pohyb dokumentů a spisů. Z nich musí být patrno, kde se v daném okamžiku dokumenty a spisy nacházejí. Zachyceny musí být všechny změny jejich stavu.

Oběh dokumentů by měl být řízený a měl by probíhat dle písemného nebo grafického postupu uvedeného v Řádu. Pohyb dokumentů, jejichž určený oběh je nařízen zákony či vyhláškami (např. účetní dokumenty), by měl být v Řádu alespoň stručně zakotven také.105 101

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 60-61. 102 Multifunkčnost karty, tj. její využívání k různým činnostem v rámci organizace, je samozřejmě výhodou. 103 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 61. 104 Tamtéž. 105 Tamtéž.

78

Dokument nebo spis může být převeden do elektronické podoby a v této formě obíhat. Toto musí být uvedeno v Řádu. Tam musí být také zmíněno, kde je uložen originál.106 Dokumenty nebo spisy se vždy předávají tzv. štafetovým způsobem oproti podpisu (písemnému či elektronickému) a celý oběh musí být zaznamenán v podacím deníku (písemném či automatizovaném). Není přípustné předávat nebo přebírat dokumenty nebo spisy bez potvrzení.107 5.2. Při převzetí dokumentů či spisů v elektronickém systému SSL musí být zaručeno i následné předání dokumentů a spisů ve fyzické podobě; pokud nedojde k fyzickému převzetí do následujícího pracovního dne, je předávající zaměstnanec povinen neprodleně zajistit nápravu, aby došlo k opětovnému souladu mezi vlastnictvím dokumentů a spisů předávaných elektronicky a fyzicky.

Byl-li dokument chybně předán, provede se jeho redistribuce stejným způsobem jako distribuce. U písemné SSL obvykle přes podatelnu, v ASSL přímo nebo přes podatelnu.108 5.5. Zjistí-li zpracovatel, že dokument (spis) patří jinému zaměstnanci v rámci vlastního spisového uzlu, postoupí (předá) spis prostřednictvím spisového uzlu příslušnému zaměstnanci. Pokud dokument (spis) patří jinému spisovému uzlu MKP, postoupí (přidělí) jej příslušnému zaměstnanci prostřednictvím systému SSL s poznámkou „Postupuje se (komu: název odboru MKP)“. Pokud je příslušným k vyřízení dokumentu (spisu) jiný subjekt, bezodkladně jej tomuto subjektu postoupí (odešle) prostřednictvím spisového uzlu a hlavní výpravny MKP, podatele o tom vyrozumí a příslušný spis se uzavře s tím, že postoupení se považuje za specifický typ vyřízení.

Požádá-li vyřizující pracovník jiný útvar původce o vyjádření, může tak učinit přímo nebo přes podatelnu, v každém případě musí být opět dodrženy postupy oběhu uvedené v Řádu. Pro oslovený útvar je to nové podání s vlastním číslem jednacím a PID, původní dokument nebo jeho elektronická evidovaná kopie může být součástí příloh.109 V případě nutnosti storna se postupuje dle pravidel uvedených v kap. 8.3.6. Evidence dokumentů.

106

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 61. 107 Tamtéž. 108 Tamtéž. 109 Tamtéž.

79

Za ztrátu dokumentu nese odpovědnost vlastník dokumentu zaznamenaný v historii nebo v záznamu podacího deníku. Ztráta dokumentu nebo spisu je závažným porušením pracovní kázně a je nutno o ní vypracovat úřední záznam, kde bude uvedeno kdo, kdy a za jakých okolností dokument ztratil.110 6.1. Od převzetí evidovaného dokumentu, vytvoření spisu až po jeho konečné vyřízení zpracovatel odpovídá za jeho bezpečné uložení ve vlastní kanceláři nebo jiném k tomu určeném místě (např. uzamykatelná skříň), které bude zabezpečeno proti přístupu nepovolaných osob.

8.3.8. Vyřizování dokumentů Každou věc je nutno vyřizovat samostatně a v souladu s obecně závaznými pokyny, tj. předpisy, instrukcemi, nařízeními, pokyny nadřízeného pracovníka. Věc je vyřízena vyhotovením čistopisu (viz slovníček pojmů). Každou věc je nutno vyřizovat samostatně.111 Je-li k vyřízení podání nutná samostatná odpověď dalších útvarů nebo jiných původců, pořídí se z podání stejnopis (kopie, nejlépe elektronická), který je samostatně vyřizován pod svým novým číslem jednacím, jež je zároveň poznamenáno v rubrice „vyřízeno“ iniciačního dokumentu (sběrného archu). U ASSL se v „dotčených subjektech“ zaznamenává útvar původce, který byl vyřizováním pověřen. Pouhá stanoviska k iniciačnímu dokumentu se vyřizují pod původním číslem jednacím.112 Je-li vyjádření jiného útvaru téhož původce předáno zpět útvaru vyřizujícímu iniciační dokument, vloží se do spisu a podání se vyřizuje pod číslem jednacím iniciačního dokumentu (spisu). Postupuje-li se vyjádření několika útvarům původce nebo dalším původcům k vyjádření či stanovisku, může se tak dít dle rozdělovníku, který bude součástí sběrného archu.113 Dokument je přidělen k vyřízení určenému pracovníkovi spolu se sdělením, za jakým účelem je mu dokument postupován, např. k vyřízení, k vyjádření, ke zpracování stanoviska, k informaci, k nahlédnutí, k prostudování, k založení. Sdělení

110

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 61. 111 Tamtéž, s. 63. 112 Tamtéž. 113 Tamtéž.

80

bývá učiněno ústně či poznámkou na dokumentu, referátníku nebo spisové obálce.114 5.3. Dokumenty řádně zaevidované v podacím deníku MKP se předávají k vyřízení příslušné organizační jednotce, případně zaměstnanci určenému k vyřízení (zpracovateli).

K dokumentu může být zadán termín vyřízení, přičemž každý termín má zadavatele (obvykle nadřízeného pracovníka) a nositele termínu. Za dodržení termínu zodpovídá určený pracovník, obvykle zpracovatel dokumentu. Termín lze zaznamenat na dokument, referátník, spisovou obálku nebo do ASSL. Lhůty se stanoví:115 •

zákony a předpisy (např. pro stížnosti, faktury, správní řízení);

•

pokynem nadřízeného;

•

odvozením dle obsahu a naléhavosti záležitosti.

Lhůty se vedou v lhůtníku. Není-li možné z omluvitelných důvodů lhůtu dodržet, zasílá se písemně podateli důvod nedodržení a termín nový.116 Automatizovaně vedená SSL sleduje dodržování termínů automaticky a centralizovaně, u písemné formy podacího deníku kontrolu provádí zpravidla jednou měsíčně vedoucí pracovník. MKP podobně jako ostatní knihovny nemusí takto přísně termíny vyřízení sledovat, proto ve své ASSL většinu souvisejících funkcí deaktivuje. Před zahájením vyřizování pověřený pracovník:117 •

vyhledá priora (pravá i nepravá);

•

založí k dokumentu spis nebo dokument přiřadí k již založenému spisu;

•

založí sběrný arch, je-li zřejmé, že spis bude obsahovat větší množství dokumentů, ASSL sběrný ach (spisový přehled) zakládá ke každému spisu.

K vyřízení je použita písemná forma obvykle za předpokladu, že není možné spolehlivě vyřídit danou věc osobním, telefonickým či elektronickým projednáním. Ovšem s přihlédnutím k požadavku právní průkaznosti se nejčastěji využívá písemná

114

Tamtéž, s. 63-64. BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 64. 116 Tamtéž. 117 Tamtéž. 115

81

forma, případně elektronická forma s ověřeným elektronickým podpisem, ostatní formy jen okrajově. Spis je vždy vyřízen jako jeden celek. Vyřízení lze provést:118 1. referátníkem (spisovou obálkou), v případě ASSL klasický referátník (či spisová obálka) nebo soubor na spis pevně navázaných elektronických údajů, které vznikají v procesu vyřizování. Všechny dokumenty vkládané do spisu musí být označeny svým identifikačním číslem a číslem jednacím spisu. 2. čistopisem (prvopisem), tj. vyhotovením jediného vyřizujícího dokumentu, který se odesílá. Za čistopis se považuje i elektronické vyřízení opatřené ověřitelným elektronickým podpisem. Kopie (stejnopis) čistopisu se nepodepsaná přikládá k iniciačnímu dokumentu nebo spisu. Stejnopis vyřízení s vypsaným datem předání musí být uveden ve sběrném archu a je vždy součástí uzavřeného spisu. 6.4. Konečné vyhotovení vyřízení (resp. jeho kopie) či jeho stejnopis musí být součástí spisu. 6.5. Pokud je konečné vyhotovení vyřízení v digitální podobě, musí být u dokumentu (spisu) záznam o místě jeho uložení. Pokud je dokument či spis pouze v digitální podobě, konečné vyhotovení vyřízení se připojuje rovněž v digitální podobě.

3. průpisem, tj. zpracováním potřebného počtu výtisků (průpisů) rozesílaných příslušným adresátům. Odesílá se čistopis a kopie nebo více stejnopisů, přičemž pravidla stanovují právní předpisy pro vyřizování příslušné věci. Kopie (stejnopisy) jsou rozesílány adresátům podle rozdělovníku. Jde-li o jediného adresáta, potom je jejich počet uveden v příloze a kopie (stejnopisy) musí být číslovány pořadovým číslem. Je-li použita elektronická forma, musí být ve stanovených případech určených právním předpisem kopie (stejnopis) opatřeny elektronickým podpisem. 4. záznamem na iniciační dokument u věcí, kde není nutné písemné vyřízení a u dokumentů, které se berou pouze na vědomí a ukládají ad acta. Vyřizující pracovník provede stručný záznam o vyřízení na dokument, který obsahuje také datum a podpis, skartační znak a lhůtu.

118

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 65-67.

82

6.2. Evidované dokumenty označené číslem jednacím, k nimž se nevytváří jiný dokument nebo nemohou být vloženy do spisu, musí být vyřízeny „Ad acta“, tj. „Vzato na vědomí“ a označeny spisovým a skartačním znakem a skartační lhůtou. 6.3. Dojde-li k vyřízení jiným způsobem než dokumentem v listinné podobě (ústním, e-mailovým sdělením), provede se o tom v dokumentu (spisu) záznam. Tento způsob vyřízení se vyznačí na dokumentu (spisu) a také v elektronickém systému SSL.

5. převedením do jiné evidence, zpravidla u ekonomických a jiných dokumentů, které byly řádně zaevidovány v podacím deníku, ale budou evidovány v jiné evidenci původce. Nejedná se o vyřízení v pravém slova smyslu. Záznam o doručení je zachycen v podatelně a předání a převzetí dokumentu musí být zachyceno taktéž. Není-li právním předpisem stanoveno jinak, považuje se za vyřízení dokumentu jeho podepsání pověřeným pracovníkem a odeslání.119 6.6. Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený. 6.11. Za den vyřízení je považován den podpisu vyřizujícího dokumentu pověřeným zaměstnancem. Po vyřízení, které se zaznamenává do automatizovaného systému SSL, je kompletní dokument nebo spis spolu s evidovaným vyřízením předán zpět zpracovateli ke kompletaci a uzavření spisu.

Formální stránka vyřizování je určena kancelářským systémem, jehož součástí je i kancelářský řád. Mohou být součástí Řádu (ať už formou přílohy či jako samostatná kapitola) a musí v nich být definovány:120 •

druhy použitých formulářů (i elektronických);

•

stylizace odpovědí, je-li možné je předdefinovat;

•

posloupnost a umístění podpisů;

•

užití a umístění razítek;

•

druhy a použití obálek.

Pracovník, který dokument (spis) vyřídil, jej spolu s vyřízením založí do určených závěsných desek (samostatných nebo takových, které nesou stejný spisový znak) a ty poté uloží do kartonu. V referátníku (spisové obálce) se poznamená pokyn k založení a datum a podpis pracovníka, který dokument (spis) vyřídil. Dále je

119

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 67. 120 Tamtéž.

83

pracovník zodpovědný za správné označení závěsné desky, pevné desky či kartonu ze zákona povinnými údaji:121 •

spisovým znakem;

•

skartačním znakem;

•

skartační lhůtou, případně i rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení;

•

výčtem čísel jednacích obsažených ve spisu, přičemž první číslo jednací se zvýrazní.

Spis lze také označit značkou spisu. Pro snadnější vyhledání se doplňují ještě tyto údaje:122 •

název původce;

•

název útvaru původce, který dokument (spis) vyřídil;

•

přesný popis vyřízené věci;

•

vročení, tj. od kdy do kdy byla věc vyřizována.

Pracovník dále zodpovídá za přehledné uspořádání dokumentů ve spisu, přičemž dokumenty setřídí v pořadí, v jakém jsou evidovány ve sběrném archu, který se v tištěné formě přikládá do spisu jako přehled písemností. Dokumenty se dále vnitřně třídí abecedně, účetní doklady se řadí dle číselné řady stanovené pro jednotlivé typy dokladů vnitropodnikovou směrnicí, dokumenty spojené s cennými zásilkami se řídí příslušnými interními pokyny, utajované dokumenty se řadí stejně jako běžné dokumenty.123 Spis, který prošel všemi úpravami, je založen do příruční spisovny. 6.14. Vyřízený, zkompletovaný a uzavřený spis zpracovatel či vedoucím zaměstnancem pověřený zaměstnanec uloží do příruční spisovny. Po uzavření spisu začíná plynout skartační lhůta od 1. ledna následujícího kalendářního roku.

Pracovník pověřený vedením podacího deníku (jednacího protokolu) v něm zaznamená:124 •

jak byl dokument (spis) vyřízen;

121

Tamtéž, s. 71-72. BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 72. 123 Tamtéž, s. 72-73. 124 Tamtéž, s. 73. 122

84

•

kdy a komu bylo zasláno písemné vyhotovení vyřízení dokumentu.

U ASSL provede výše uvedené úkony pracovník, který má k tomu oprávnění. Dokumenty vyřízené spolu s jiným spisem, mají v rubrice „Vyřízeno“ podacího deníku (jednacího protokolu) tuto skutečnost uvedenou. Údaje může do protokolu uvést i pracovník, který byl pověřen vyřízením spisu, není-li toto možno zabezpečit pracovníkem vedoucím jednací protokol.125 Záznamem o vyřízení je rozuměn stručný obsah písemného vyřízení, nikoliv technický způsob. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu včetně kontroly a doplnění údajů dle § 66 zákona. Spis je možno uzavřít v okamžiku, kdy vyřízení nabude právní moci, resp. je splněná jiná podmínka stanovená právním předpisem. Uzavřený spis se ukládá do spisovny. 6.12. Po vyřízení spisu a poté, co se již neočekává vkládání dalších dokumentů, případně po uplynutí odvolacích lhůt, provede pověřený zaměstnanec uzavření spisu. Rozumí se tím kontrola úplnosti spisu, jeho kompletace, doplnění údajů na spisové obálce a ve sběrném archu spisu, označení spisu odpovídajícím spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou podle spisového plánu V případě potřeby (tj. při rozdílných skartačních znacích a lhůtách u jednotlivých dokumentů) se upraví skartační znak a lhůta podle vyřizujícího nebo nejvýznamnějšího dokumentu. Spisový a skartační znak se skartační lhůtou musí být viditelně vyznačen na spisové obálce.

8.3.9. Odesílání dokumentů Odesílání dokumentů (zásilek) provádí k tomu určené a v Řádu uvedené pracoviště, obvykle výpravna, která někdy bývá součástí podatelny. Ve výpravně se dokumenty opatří náležitostmi k odeslání.126 7.3. Vypravováním zásilek je pověřena hlavní podatelna MKP. Obyčejné zásilky je rovněž možno vypravovat přímo (o tomto způsobu vypravení musí být proveden zápis v elektronickém systému spisové služby – podacím deníku, případně i knize došlé/odeslané pošty).

Odpovědný pracovník (zpravidla sekretářka nebo asistentka) převezme od pracovníků nebo vedoucího útvaru vyřízení (tj. písemné odpovědi) či celý spis, vedeli příruční nebo centrální spisovnu, případně správní archiv.127

125

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 74. 126 Tamtéž, s. 75. 127 Tamtéž.

85

Se zásilkou připravenou k vypravení provede pracovník zodpovědný za vyřízení, popřípadě pracovník zodpovědný za vypravení, tyto úkony: a) přezkoumá, byla-li vyhotovena všechna potřebná a vyžadovaná vyřízení, zkontroluje počet příloh a odstraní případné závady; b) vyřízení včetně příloh vkládá do obálek s adresami příjemce i odesilatele včetně čísla jednacího, případné neúplné adresy doplní; c) neučinil-li tak už zpracovatel dokumentu, poznamená v podacím deníku vyřízení; d) při odesílání vyřízení podle rozdělovníku zkontroluje adresáty, zatrhne je a rozdělovník vloží do spisu, kde bude sloužit jako podklad ke kontrole; 7.2. Dokumenty určené více adresátům se odesílají hromadně podle rozdělovníku. Rozdělovník, který slouží jako podklad pro vložení dokumentů do obálek a pro kontrolu úplnosti vypravované hromadné zásilky, se zaeviduje jako samostatný dokument a vloží se do spisu, jehož je součástí.

e) vloží do obálky soupis čísel jednacích, je-li v jedné obálce zasíláno několik vyřízení pohromadě; f) fyzická vyřízení mezi jednotlivými útvary původce probíhají pomocí podatelny nebo kurýra; g) předá dokument výpravně, veškerá předávání a převzetí musí být jmenovitě i časově zachycena; h) uloží uspořádaný spis do příslušné spisovny. 7.1. U odesílaného dokumentu zaměstnanec pověřený odesláním dokumentu zkontroluje, byly-li vyhotoveny, podepsány a opatřeny razítky všechny dokumenty a jsou-li připojeny všechny přílohy určené k odeslání.

Vypravováním se rozumí odeslání dokumentu mimo původce. Provoz výpravny (výpraven) se nejčastěji řídí provozním řádem výpraven. Fyzické převzetí dokumentu k vypravení je potvrzeno podpisem přebírajícího. Výpravna zabezpečuje i odesílání zásilek v elektronickém tvaru.128 Výpravna provádí třídění dokumentů podle způsobu odeslání obvykle na nesledovanou, sledovanou a elektronickou poštu. Nesledované dokumenty jsou ty,

128

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 76-77.

86

které se předáním poště považují za doručené. U sledovaných dokumentů se v jejich historii eviduje návrat potvrzení o dodání a tento písemný doklad bude vždy součástí spisu. Sledované dokumenty se dále roztřídí na zásilky doporučené, zásilky podle druhu doručenek a na zásilky zasílané doručovatelskou službou. Pracovník výpravny poté provede kontrolu dle doručovacího seznamu (knížky) a vyškrtne z něj a vyřadí ty zásilky, které nebudou z různých důvodů odesílány.129 7.4. O způsobu odeslání dokumentu rozhoduje zpracovatel nebo vedoucí zaměstnanec. Je-li dokument zasílán na dodejku (dříve tzv. doručenku), připojí se dodejka po vrácení k příslušnému dokumentu (spisu). Návrat dodejek zaznamenává zpravidla hlavní podatelna MKP a údaje o jejich navrácení jsou v systému SSL sledovány jako další evidenční údaj příslušného dokumentu.

Typy doručenek a pravidla pro nalepení PID jsou upraveny normami a předpisy České pošty s. p. Všechny zásilky předané k poštovní přepravě musí být plně vyplaceny s výjimkou odpovědních zásilek. K vyplacení lze použít na základě povolení místní příslušné zprávy pošt výplatního stroje, který může být též začleněn do systému SSL. Přebírající pošta u sledovaných zásilek potvrdí příjem zásilek na poštovní podací arch.130 Dokumenty v elektronickém tvaru (i fax, dálnopisy či telegramy) odesílá výpravna nebo specializované pracoviště. Elektronické soubory musí odpovídat závazným předpisům pro tuto oblast, např. ověřitelný elektronický podpis apod. Odeslání prostřednictvím elektronické výpravny nebo prostřednictvím emailu musí být poznamenáno v podacím deníku.131 7.5. Dokument lze vyhotovit a odeslat rovněž elektronicky. I takovýto dokument musí být zaevidován v systému SSL.

8.3.10.

Ukládání dokumentů

Uložením dokumentu se završuje celý cyklus úkonů s ním spojených. Dokumenty jsou uloženy podle pravidel Řádu, vyčkávají vypršení skartačních lhůt a posléze se stávají předmětem skartačního řízení.132 129

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 77. 130 Tamtéž, s. 77-78. 131 Tamtéž, s. 78. 132 Tamtéž, s. 79.

87

Dokumenty musí být ukládány tak, aby byla zajištěna jejich co nejlepší přístupnost, rychlost vyhledávání a ochrana proti poškození. 8.5. Příruční spisovna je podle množství ukládaných spisů zřízena buď jako samostatná uzamykatelná místnost nebo uzamykatelná skříň. Příruční spisovna musí být zabezpečena proti vniknutí neoprávněných osob, zatopení a požáru.

Do spisovny ukládané dokumenty (spisy) musí být vyřízené, uzavřené, v původních obalech. Do centrální (útvarové) spisovny se doporučuje předávat spisy v označených ukládacích jednotkách (viz slovníček pojmů), přičemž jednu ukládací jednotku tvoří dokumenty věcně k sobě příslušné (dle spisových znaků). Není vhodné ukládat podle čísel jednacích či spisových značek.133 Na ukládací jednotce musí být uvedeno:134 1. název původce (i razítko) na hřebu či titulní straně přebalu; 2. značku a název útvaru původce; 3. spisová (ukládací) značka; 4. označení agend v ukládací jednotce; 5. vročení, tj. rok vniku dokumentu (spisu) a rok jeho vyřízení; 6. skartační znak, skartační lhůta a rok skartace; 7. doporučuje se označit červenou římskou jedničkou ukládací jednotky obsahující dokumenty (spisy) I. kategorie a modrou římskou dvojkou úložné jednotky s dokumenty (spisy) II. kategorie; 8. digitální dokument se skartačními znaky „A“ a „V“ musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a následné čtení. Nelze-li toto zabezpečit, je nutné nejpozději před zařazením do skartačního řízení převést dokument do analogové podoby a opatřit jej náležitostmi originálu. 9.5. Dokumenty a spisy jsou předávány do hlavní spisovny MKP seřazené podle spisových znaků v balících; dlouhodobě uložená spisová dokumentace je označena pořadovým číslem lomeným rokem předání, názvem nebo číselným kódem předávajícího oddělení, spisovým znakem, názvem obsažené agendy, udáním příslušného kalendářního roku (vročením) a skartačním znakem a lhůtou.

133

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 80. 134 Tamtéž, s. 80-81.

88

Za označení vyřízeného dokumentu (spisu) včetně označení ukládací jednotky zodpovídá vždy jeho zpracovatel, který také poznamenává, jaký spisový a skartační znak byl dokumentu (spisu) přidělen v podacím deníku.135 9.4. Zaměstnanec předávající dokumenty a spisy do hlavní spisovny MKP odpovídá za to, že předávané spisy splňují všechny předepsané náležitosti. Je povinen před předáním zkontrolovat úplnost odevzdávaných spisů podle sběrných archů a správnost jejich označení na spisové obálce.

Pro ukládání dokumentů (spisů) je možno využít několik typů spisoven:136 •

příruční spisovnu;

•

centrální spisovnu;

•

útvarovou spisovnu;

•

správní archiv;

•

úložiště datových zpráv.

Jaké druhy spisoven bude původce používat, záleží na prostorových, materiálně technických, organizačních a dalších podmínkách. Obvykle se užívá dvojstupňový (příruční nebo útvarová spisovna
centrální spisovna) či třístupňový (příruční spisovna
útvarová spisovna
centrální spisovna) způsob.137 MKP zvolila dvojstupňový způsob příruční spisovna
centrální spisovna. 8.1. Spis vyřízený a uzavřený, tj. řádně označený, zkompletovaný a setříděný, s vyplněným sběrným archem spisu, spisovou obálkou a se všemi dokumenty řádně označenými PID a evidovanými v systému SSL, se ukládá podle věcné příslušnosti vyjádřené spisovým znakem v příruční spisovně. 8.2. Do příruční spisovny se předávají všechny dokumenty, i ty které nebyly zaevidovány v systému SSL (např. fotodokumentace, propagační materiály atd.). Před uložením musí být rovněž řádně označeny spisovými znaky a podle nich roztříděny. 8.3. V příruční spisovně jsou ukládány též knihy došlé a odeslané pošty, uzavřených spisových period (ročníků). 9.1. Pro ukládání vyřízených a uzavřených spisů do uplynutí jejich skartačních lhůt je zřízena hlavní spisovna MKP. Do hlavní spisovny MKP jsou povinny ukládat spisovou dokumentaci všechny odbory MKP. 9.2. V příruční spisovně se ukládají spisy a dokumenty zpravidla na dobu do skončení jejich aktuální nutné provozní potřeby. Doba uložení by zde neměla být delší než jeden kalendářní rok od uzavření spisu. Po uplynutí této doby jsou uzavřené spisy předávány do hlavní spisovny MKP.

135

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 81.

136 137

Tamtéž. Tamtéž, s. 82.

89

Uspořádané dokumenty se ukládají podle věcného členění daného Řádem, nejlépe do kovových regálů, případně do speciálních skříní či trezorů. Každá spisovna musí mít vyvěšený pravidelně aktualizovaný přehled uložení dokumentů, tzv. lokační přehled (viz slovníček pojmů), kde jsou vyznačeny dokumenty, jež je nutné při havárii evakuovat jako první. Pracovník spisovny nebo jiný pověřený pracovník přebírající úložné jednotky kontroluje (vše i namátkově), zda obsah souhlasí s označením ukládací jednotky. Předávající pracovník vytvoří seznam předávaných dokumentů, přičemž potvrzenou kopii o převzetí si nechá a originál zůstane pracovníkovy spisovny. Protokoly o předání jsou na obou pracovištích označeny patřičným spisovým znakem a založeny do náležitého pořadače. Bez předávacího seznamu nemohou být žádné úložné jednotky do spisovny převzaty.138 9.6. Zaměstnanec pověřený vedením hlavní spisovny MKP po provedení namátkové kontroly a následném převzetí předávaných spisů a dokumentů, potvrdí seznam předávaných dokumentů vypracovaný zaměstnancem pověřeným vedením příruční spisovny. 9.7. Nesoulad mezi obsahem předávacího seznamu a skutečným stavem předávané spisové dokumentace, zjištěné zaměstnancem pověřeným vedením hlavní spisovny MKP, musí předávající oddělení neprodleně odstranit. Zaměstnanec hlavní spisovny MKP je v tomto případě oprávněn odmítnout přijetí spisové dokumentace k uložení.

Předávání úložných jednotek do spisovny je prováděno v intervalech a pořadí uvedených v Řádu. První termín je totožný s datem tisku podacího deníku a rejstříků, další termíny se odvozují od tohoto data.139 Evidenci dokumentů předávaných do spisovny lze vést prostřednictvím:140 a) předávacích seznamů (protokolů) roztříděných dle předávajících útvarů a uložených chronologicky v jedné složce (pořadači); b) archivní (přírůstkové) knize. 9.3. Předání se provádí na základě předávacího seznamu. U elektronicky evidovaných spisů a dokumentů je předávací seznam po převzetí do hlavní spisovny MKP generován automaticky. V případě dokumentů, neevidovaných v automatizovaném systému SSL, vyhotoví předávací seznam zaměstnanec pověřený vedením příruční spisovny.

138

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 84-85. 139 Tamtéž, s. 85. 140 Tamtéž.

90

Součástí celkových údajů o uložení jsou i kapacitní údaje (využité a volné místo) spisovny v běžných metrech.141

Spisovna plní mimo funkce úložní také funkci ochrany před zneužitím. Proto se smí do dokumentů nahlížet jen s vědomím a souhlasem vedoucího spisovny, v případě dokumentů jiného útvaru, než v jakém žadatel pracuje, také vedoucího tohoto útvaru. Zásady půjčování a prohlížení dokumentů (spisů) je řízeno pravidly uvedenými v Řádu.142 10.1. Nahlížení do dokumentů či spisů uložených v hlavní spisovně MKP je povoleno zaměstnancům organizační jednotky, z jejíž činnosti dokument nebo spis vznikl.

O přehledu výpůjček se vede evidence, obvykle kniha zápůjček, kde je uvedeno:143 a) číslo zápůjčky; b) komu zapůjčeno; c) co zapůjčeno; d) kdy vrátit; e) kdy vráceno; f) kdy urgováno; g) povolení zápůjčky v případě žadatele, který není z útvaru, kde dokument vznikl; h) kdy a proč ztraceno či zničeno. Pro každou zápůjčku se vypisuje půjčovní lístek, který se obvykle vkládá do úložní jednotky místo vypůjčeného dokumentu (spisu). 10.3. Pověřenému zaměstnanci může být vydán dokument či spis mimo prostory hlavní spisovny MKP pouze na výpůjční lístek a to na dobu nejdéle 30 dnů. V případě potřeby je možno tuto dobu prodloužit. Výpůjčka musí být zapsána v knize výpůjček.

Vypůjčovatel je povinen se o dokument starat, mimo jiné i zabraňovat jeho zneužití. 141

Tamtéž. BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 85-86. 143 Tamtéž, s. 86. 142

91

8.8. Spisy vyžádané z příruční spisovny je nutné uchovat v původních obalech a v tom pořádku, jak byly ze spisovny vydány. 10.2. Spisy vyžádané z hlavní spisovny MKP je nutno uchovat ve stavu, ve kterém byly zapůjčeny k nahlédnutí.

V případě zničení nebo ztráty dokumentu musí být sepsán protokol, kde se uvede:144 •

příčina ztráty nebo zničení;

•

míra zavinění zapůjčovatele;

•

následky ztráty či zničení;

•

způsob nahrazení nebo jiná opatření.

Kopie protokolu je vložena na místo ztraceného dokumentu (spisu), do rubriky Vyřízeno v podacím deníku se zapíše „ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena. Podobně se postupuje i v případě zničení dokumentu (spisu) požárem, povodní atd.145 8.6. Zjistí-li se ztráta spisu nebo dokumentu [z příruční spisovny, pozn. autora], musí se tato skutečnost neprodleně oznámit vedoucímu zaměstnanci; o ztrátě se provede zápis (rovněž se provede záznam v elektronické spisové službě. Do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena); o rekonstrukci spisu rozhoduje vedoucí zaměstnanec. 10.4. Vedoucí hlavní spisovny je povinen se přesvědčit, zda je vrácený dokument či spis v pořádku a kompletní. 10.5. V případě poškození či ztráty dokumentů [z hlavní spisovny, pozn. autora] je o tomto proveden záznam do podacího deníku do rubriky o vyřazení, společně s číslem jednacím, kterým byla ztráta či poškození vyšetřeno.

Dokumenty lze také studovat přímo ve spisovně, má-li k tomu určené prostory. O návštěvách se vede kniha návštěv, kde se uvádí:146 •

pořadové číslo návštěvy v rámci kalendářního roku;

•

jméno studujícího;

•

účel studia;

•

kdo udělil povolení ke studiu v případě, že studující je z jiného útvaru, než ve kterém dokument vznikl.

144

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 86. 145 Tamtéž. 146 Tamtéž.

92

8.3.11.

Stavebně-technické a bezpečnostní parametry spisoven

Řádný výkon SSL je nutno zabezpečit i řádným uložením dokumentů do spisoven, které musí splňovat podmínky stanovené § 61 odst. 2 a odst. 4 zákona: •

budova, v níž se spisovna nachází, nesmí být umístěna v oblastech ohrožených záplavami a ve startovacích a přistávacích koridorech letišť;

•

budova, v níž se spisovna nachází, musí být mimo oblasti plynného a prašného znečištění;

•

v prostorech pro umístění archiválií nesmí vést vodovodní, teplovodní, parovodní a plynová potrubí a dešťová a splašková kanalizace;

•

prostory pro umístění dokumentů musí být nad hladinou spodní vody, musí být zajištěno přírodní nebo umělé odvětrávání k udržení stanovené teploty a relativní vlhkosti vzduchu a prostory musí být opatřeny přístroji k měření těchto hodnot;

•

prostory pro uložení archiválií s magnetickým záznamem musí být chráněny před účinky elektromagnetického pole;

•

spisovna, případně budova, v níž je spisovna umístěna, musí mít zpracovanou bezpečnostní dokumentaci a to včetně opatření proti vniknutí nepovolaných osob;

•

spisovna, případně budova, v níž je spisovna umístěna, musí mít zpracovanou požární dokumentaci a musí být vybavena ručními práškovými přístroji;

•

na plášti budovy umístěná mechanická a elektronická zabezpečovací zařízení oken a dveří až do výše druhého patra nebo do vyššího podlaží, do něhož by bylo možné vniknout z vodovodních prvků konstrukce budovy;

•

úložné prostory jsou zajištěny ochranným mechanickým a elektronickým bezpečnostním zařízením proti přístupu nepovolaných osob a proti násilnému vniknutí;

•

klíče od vstupů do úložných prostor jsou uloženy u pověřeného zaměstnance.

93

Dle přílohy č. 5 vyhlášky č. 645/2004 Sb. a Zásad pro výstavbu a adaptaci archivních budov a prostor podnikových archivů z roku 1981 dále musí být zajištěna optimální: •

vlhkost (v rozpětí 45 – 65 %);

•

teplota (v rozpětí 14 – 18 °C);

•

světlost (omezení pronikání přímých slunečních paprsků okenními fóliemi, žaluziemi, zabílením oken);

•

výměna vzduchu (nejméně 30 m3 za hodinu - okny, klimatizací);

•

nosnost podlah (u kovových regálů nosnost podlah 10 kNm2);

•

omyvatelná krytina podlah, dlažba či nátěr;

•

bezpečnostní vzdálenost mezi regály, od oken, topných těles (uličky mezi regály 80-90 cm, hlavní ulička 120 – 150 cm, úniková cesta 150 cm široká);

•

členění spisovny na prostory s přístupem veřejnosti a bez přístupu veřejnosti.

MKP bude mít velké problémy naplnit některé výše uvedené podmínky pro svou hlavní spisovnu, která má být zřízena k 30. 6. 2009.147 V některých případech je možný kompromis a vždy záleží na archivním inspektorovi, zda konkrétní stav, i když není naprosto v souladu se zákonem, uložené dokumenty ohrožuje nebo ne, případně v jakém rozsahu. 100% dodržení podmínek, zejména ohledně udržení teploty a vlhkosti, by splnilo jen velmi málo spisoven. V každém případě se doporučuje nechat si před zřízením spisovny vypracovat statikem odborný posudek na nosnost podlah.

8.4. Skartační řád 8.4.1. Úvodní ustanovení Postupy pro vyřazování dokumentů ze spisoven včetně úložiště datových zpráv jsou stanoveny skartačním řádem. 1.1. Skartační řád MKP upravuje postup hlavní spisovny MKP při vyřazování dokumentů ve skartačním řízení.

147

Zápis porady vedení 28. března 2008. březen 2008. Dostupný z intranetu MKP.

94

Dokumenty evidované v evidencích a pomocné dokumenty, které sloužily k vyřízení zpracovateli spisu, nemohou být zničeny bez posouzení ve skartačním řízení. Skartačním řízením procházejí i razítka vyřazená z evidence. Ke skartačnímu řízení mohou být navrženy i dokumenty neevidované mající sbírkový nebo dokumentární charakter.148 Za provedení skartačního řízení je zodpovědný pracovník řídící SSL původce či jeho pověřený zástupce. 1.2. Dohledem nad výkonem skartačního řízení v MKP je dle výše uvedeného zákona pověřen Archiv hlavního města Prahy. 1.3. Za řádný průběh skartačního řízení odpovídá vedoucí hlavní spisovny MKP, jakožto předseda skartační komise MKP.

Nejsou-li potřebné pojmy definovány už dříve (nebo v příloze), je úvodní ustanovení Skartačního řádu pro definice vhodným místem. 2.1. Pro účely tohoto řádu se rozumí: a) archivem – zařízení, kde jsou ukládány archiválie za účelem jejich trvalé ochrany a odborného archivního zpracování; archivem vykonávajícím dohled nad řádným skartačním řízením v MKP je Archiv hlavního města Prahy. a) archiválií – dokument, který byl pro svou trvalou hodnotu vybrán ve skartačním řízení k trvalému uchování v archivu; c) skartačním návrhem – návrh, kterým se žádá archiv o odborné posouzení dokumentů s uplynulou skartační lhůtou. Sestává z žádosti o schválení skartace a seznamu dokumentů s uplynulou skartační lhůtou d) skartačním řízením - postup při vyřazování dokumentů, jimž prošla skartační lhůta, a při výběru dokumentů trvalé dokumentární hodnoty pro archivní uložení. e) spisovými znaky – znaky, kterými jsou označeny typy dokumentů dle věcného obsahu jednotlivých agend.

Dokumenty, kterým je přiřazen dle skartačního plánu skartační znak „A“ a u soukromoprávních původců dokumenty uvedené v příloze 1 zákona, musí být ke skartačnímu řízení předloženy v psané nebo tištěné podobě. Dokumenty se skartačním znakem „S“ a dokumenty se skartačním znakem „V“, u kterých se předpokládá převedení do skupiny „S“, mohou být předloženy i v jiné podobě, např.

148

Např. vlastní reklamní brožury, plakáty, letáky, knihy a jiné materiály vydávané původcem, záznamy webových stránek, dokumenty týkající se historie činnosti původce apod.

95

na technickém nosiči (DVD atd.). Dokumenty se skartačním znakem „V“, u nichž je předpoklad jejich převedení do skupiny „A“, jsou předkládány v tištěné podobě.149 3.8. Dokumenty v digitální podobě se skartačními znaky „A“ a „V“ vzniklé z činnosti MKP musí být po dohodě s pracovníkem Archivu hl. města Prahy před provedením skartačního řízení převedeny do analogové (písemné podoby), odpovídající jejich podobě, kterou měly při převzetí či vyřízení a opatřeny náležitostmi originálu. 3.9. Dokumenty se skartačním znakem „S“ a lhůtou, která nepřekračuje 10 let, mohou být do skartačního řízení předloženy v jakékoliv podobě, pokud není pro jejich autenticitu požadována listinná podoba s náležitostmi originálu.

Dokumenty, které nelze převést do analogové formy, musí být předkládány na typizovaných nosičích ve formátu čitelném pomocí dostupných prostředků (audio či video přehrávače atd.).150 Skartační znaky a skartační lhůty jsou definovány skartačním plánem původce, který společně se spisovým plánem tvoří spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán je tedy spisový plán rozšířený o skartační znaky a lhůty. Aby bylo umožněno jejich rychlé vyhledávání, jsou dokumenty kromě čísel jednacích označeny také spisovými (ukládacími) znaky, které dle spisového plánu vyjadřují jejich věcné zařazení do pevně stanovených skupin.151 Spisový plán společně se skartačním plánem jsou součástí příloh Řádu. V určitých případech (např. pro školy) je možné je nahradit skartačním rejstříkem (viz slovníček pojmů), který ovšem není vhodný pro automatizovaný systém. Při tvorbě spisového plánu, který musí vycházet z plánu organizačního, resp. statutu původce152, jsou dvě hlavní možnosti:153 •

jednotné věcné hledisko pro celého původce - jeho výhodou je, že není narušováno organizačními změnami;

•

hledisko strukturální, tedy věcné seskupování v rámci jednotlivých organizačních celků původce.

149

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 87. 150 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 87-88. 151 Tamtéž, s. 88. 152 Organizační plán či statut původce stanovují konkrétní činnosti původce, jeho struktura a dělbu práce mezi jednotlivé útvary. 153 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 88-89.

96

Základní hesla spisového plánu vymezují určitou agendu z určitého hlediska. Pro spisové znaky se obvykle používají číselné sestavy, někdy i v kombinaci s abecedními znaky. Spisový znak připojuje k dokumentu až pracovník, který dokument vyřídil a který jej ukládá do spisovny. Při uložení dokumentu do spisovny přebírá spisový znak i funkci znaku ukládacího, resp. jako ukládací znak může být využit spisový znak celý nebo jeho část. Setříděné ukládací znaky tvoří ukládací plán.154 Skartační plán jako nejdůležitější pomůcka pro skartační praxi je tvořen přehledem věcných agend a jím přidělených skartačních znaků a lhůt. Přesný postup skartačního řízení (příprava a samotné provádění skartace) je definován ve skartačním řádu, jehož součástí je i skartační plán (rejstřík).155 Skartační řád je jako součást Řádu obvykle vydáván pod souhrnným názvem Spisový a skartační řád s přílohou spisový a skartační plán (skartační rejstřík).156 3.2. Při skartačním řízení se spisy, navržené k vyřazení, posoudí podle Spisového a skartačního plánu MKP uvedeného v příloze č. 1, kde jsou stanoveny hlavní spisové znaky a podznaky. Dále pak skartační znaky a skartační lhůty.

Dokumenty jsou označovány skartačními znaky a vyřazovány podle pravidel, která platila v době jeho uzavření. Neobsahuje-li spisový a skartační plán sledovanou agendu, může se po dohodě s příslušným archivem do spisového plánu vložit.157 Skartační znaky ukazují informační závažnost jednotlivých druhů dokumentů a jsou důležitým kritériem při rozhodování, zda daný dokument trvale zachovat či skartovat. Skartační znak pro jednotlivé skupiny se stanovuje zásadně podle spisového a skartačního plánu. Rozeznáváme tyto tři typy skartačních znaků:158 •

„A“ (archiv) – dokumenty určené do trvalé úschovy. Do této kategorie spadají dokumenty s velkou dokumentární či informační hodnotou, např.

154

Tamtéž, s. 90. BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 90-91. 156 Tamtéž, s. 91. 157 Tamtéž. 158 Tamtéž, s. 92. 155

97

dokumenty tvořící organizační, statutární, majetkoprávní základy organizace atd. •

„S“ (stoupa, sběr) – úschova těchto dokumentů po uplynutí skartační lhůty není nutná. Např. faktury aj.

•

„V“ (výběr) – dokumenty, u nichž je potřeba rozhodnout o jejich trvalém uložení nebo zničení až při samotném skartačním řízení. Tento znak by se měl ve spisovém a skartačním plánu vyskytovat jen velmi zřídka.

Obsahuje-li spis dokumenty s různými skartačními znaky, je znakem rozhodujícím pro spis vždy znak nejvyšší, tj. „A“, dále „V“ a nakonec „S“.159 Skartační lhůty se udávají počtem let, po které musí být dokument původcem uložen. Skartační lhůty jsou stanovené skartačním a spisovým plánem. § 9, odst. 2 vyhláška č. 646/2004 Sb. stanovuje, že „skartační lhůty počínají běžet dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo jeho uzavření.“160 U naprosté většiny dokumentů je lhůta stanovena na 1, 2, 3, 5 a 10 let, výjimečně na dobu delší (15, 20, 45, 50, 75, 100 let). Skartační lhůty jsou vždy minimálními dobami uchovávání dokumentu. Je-li nutné uchovávat v rámci věcné skupiny dokumenty s různou skartační lhůtou, potom je pro vyřazení celého svazku určující dokument se lhůtou nejdelší.161 Normy a směrnice vyřazování dokumentů se vždy vztahují pro jedno vyhotovení dokumentu (originál), vyřazení dalších vyhotovení je vnitřní záležitostí původce a může být provedeno i mimo stanovený termín skartace, je ovšem nutné, aby i k vyřazení multiplicitních dokumentů byl vypracován skartační návrh a ze skartačního řízení pořízen protokol.162 3.3. Dokumenty a spisy, které jsou v držení oddělení, které není jejich původcem (kopie), se zahrnují do skartačního návrhu jako tzv. multiplikáty se skartačním znakem a lhůtou „S/1“.

159

Tamtéž. Vyhláška č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. 161 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 93. 162 Tamtéž. 160

98

Po dohodě s příslušným archivem mohou být skartační lhůty prodlouženy, nikdy ne zkráceny. Skartační znaky a lhůty uvedené ve spisovém a skartačním plánu jsou pro původce závazné.163

8.4.2. Skartační řízení Skartační řízení, tj. souhrn všech činností prováděných při vyřazování dokumentů ze spisovny, se provádí komplexně za celého původce, pravidelně v intervalech určených Řádem a vždy po dohodě s příslušným archivem.164 3.5. Skartační řízení se provádí zpravidla jedenkrát ročně a týká se všech spisů a dokumentů, u nichž v právě uplynulém kalendářním roce prošly skartační lhůty. Pokud je nárůst dokumentů během jednoho kalendářního roku malý, je možné se s Archivem hlavního města Prahy dohodnout, že skartační řízení bude provedeno za delší období. 3.6. Skartační řízení musí být provedeno, pokud si to vynutí zvláštní okolnosti, zejména hrozící ztráta, poškození či zničení dokumentů. Skartační řízení se provádí vždy při organizační změně v MKP, pokud znamená zánik některých dosavadních odborů MKP nebo jinou zásadní změnu organizační struktury MKP.

Skartační řízení provádí skartační komise, kterou sestavuje původce a jejímž členem je vždy pracovník pověřený vedením spisoven. 3.1. Pro provedení skartačního řízení je zřízena skartační komise, jejímž členem je vždy ředitel či ekonomicko-správní náměstek ředitele, vedoucí oddělení celopodnikových služeb a vedoucí hlavní spisovny, který odpovídá za řádnou přípravu a provedení skartačního řízení.

Předmětem skartačního řízení jsou dokumenty s prošlými skartačními lhůtami, vyřazená razítka, evidenční pomůcky, jsou-li v nich zapsané dokumenty všechny vyřízené, případně i předměty propagačního, dokumentárního nebo sbírkového charakteru (i trojrozměrné).165 3.4. Evidenční pomůcky spisové služby (podací deník, rejstříky, knihy došlé a odeslané pošty) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných.

V určeném termínu vedoucí pracovník centrální spisovny (případně pracovníci útvarových spisoven či správních archivů) roztřídí dokumenty do skupin „A“ a „S“, dokumenty se skartačním znakem „V“ posoudí skartační komise a nově zařadí buď

163

Tamtéž. Tamtéž, s. 95. 165 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 95. 164

99

do „A“ nebo „S“. Seznamy roztříděných dokumentů tvoří skartační návrh, k němuž pracovník zodpovědný za skartační řízení přikládá průvodní dopis, podepsaný členy komise a statutárním zástupcem původce, v němž zdůvodňuje vyřazení dokumentů s odvoláním na příslušné předpisy. Skartační návrh ve dvojím vyhotovení je s průvodním dopisem zaslán příslušnému archivu, jímž pověřený zaměstnanec provede na základě skartačního návrhu odbornou archivní prohlídku dokumentů navržených ke skartaci166, při níž se také se skartační komisí původce dohodne doba a způsob předání archiválií k uložení do archivu.167 3.7. Hlavní spisovna MKP předkládá skartační návrhy na vyřazení dokumentů v listinné podobě ve dvojím vyhotovení Archivu hlavního města Prahy. Odděleně jsou vyhotovovány skartační návrhy (seznamy) pro spisy skupin „A“, „V“ a „S“.

Po odborné archivní prohlídce je sepsán protokol, který obsahuje:168 a) identifikační údaje archivu vyhotovujícího skartační protokol (provádějícího dohled nad skartačním řízením), tj. název, sídlo, IČ, telefon, email; b) adresu, název, IČ původce provádějícího skartaci a jehož dokumenty jsou navrhovány ke skartaci; c) číslo jednací a datum; d) odvolání na předpisy, na jejichž základě je skartační řízení prováděno; e) datum vzniku a číslo jednací skartačního návrhu; f) datum skartačního řízení; g) rozhodnutí jak naložit s dokumenty; h) jméno pracovníka pověřeného archivem, který provedl nad skartačním řízením dohled a vyhotovil protokol; i) poučení o právu určeného původce podat proti výsledku posouzení dokumentů námitku dle § 10 odst. 3 zákona; j) přílohy; k) razítko;

166

Posuzuje, zda dokumenty skupiny „A“ odpovídají kritériím stanoveným zákonem, jsou-li dokumenty „S“ opravdu bez trvalé hodnoty a zda dokumenty „V“ byly správně rozřazeny do skupin „A“ a „S“. 167 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 95-96. 168 Tamtéž, s. 96.

100

l) podpis. Jsou-li předmětem skartačního řízení dokumenty ze skupiny „A“, potom musí protokol obsahovat i:169 m) samostatnou přílohu vybraných archiválií včetně jejich zařazení do příslušných kategorií; n) určení místa, kde budou archiválie uloženy. 3.11. Na základě předloženého skartačního návrhu provede zástupce Archivu hlavního města Prahy (dále jen „archivář“) odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek. O skartačním řízení se sepisuje protokol, který podepisuje vedoucí hlavní spisovny a schvaluje a podepisuje zástupce Archivu hlavního města Prahy, který vykonává dohled nad skartačním řízením.

Námitka dle bodu i) (viz výše) se podává do 15 dnů ode dne doručení protokolu o skartačním řízení a jejím podáním je zahájeno správní řízení, ve kterém do 30 dnů rozhodne příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu SSL podle § 43 písm. b) a c) zákona. Proti rozhodnutí o vypořádání námitek může určený původce do 15 dní od doručení rozhodnutí podat odvolání nebo rozklad. Rozhodl-li v první instanci správní úřad uvedený:170 •

v § 43 písm. b) zákona, rozhoduje o odvolání v druhé instanci Ministerstvo vnitra ČR;

•

v § 43 písm. c) zákona, provede rozklad orgán, který je k tomu příslušný.

Jsou-li pověřeným zaměstnancem archivu během provádění skartačního řízení zjištěny další nedostatky, např. ničení dokumentů mimo skartační řízení, ztráty dokumentů, nedostatečné vedení spisovny atd., uvede je v samostatném záznamu s návrhy opatření, které povedou k odstranění těchto závad.171 Archiválie vybrané z dokumentů skupiny „A“ budou uloženy dle určení uvedeného ve skartačním protokolu, jsou-li předány příslušnému archivu, sepíše se o tom záznam. Dokumenty skupiny „S“ jsou po archivem vydaném písemném souhlasu zničeny.172

169

Tamtéž. BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 97. 171 Tamtéž. 172 Tamtéž. 170

101

3.12. Po provedení skartačního řízení Archiv hlavního města Prahy udělí písemný souhlas (skartační povolení) ke zničení dokumentů, které nemají trvalou dokumentární hodnotu se skartačním znakem „S“ a dohodne s předávajícím, kdy, kde a jakým způsobem budou spisy určené k zařazení do trvalé archivní péče se skartačním znakem „A“ správnímu archivu předány. 3.13. Předání spisů skupiny „A“ do Archivu hlavního města Prahy zajišťuje MKP, která též nese případné náklady skartačního řízení, převozu a předání spisů.

U dokumentů s věcně stejným obsahem, které se opakují a vyřazují v kratších intervalech, lze požádat příslušný archiv o vydání trvalého skartačního povolení, jež umožňuje samostatně vyřazovat. Takovéto dokumenty nesmí být předány to tzv. lidového sběru.173 Dokumenty s osobními údaji se musí po provedení skartace zlikvidovat, tj. papírový nosič fyzicky zničit, technické nosiče elektronických dokumentů likvidovat např. pomocí jednoúčelové drtičky (DVD, CD) nebo zajistit jejich přepsání či v případě údajů utajovaných a jinak chráněných skutečností použít prostředků pro bezpečné mazání.174 U likvidace dokumentů s utajovanými skutečnostmi či osobními údaji musí být přítomna skartační komise a jejich zničení je stvrzeno podpisem v protokolu o skartačním řízení.175 Alternativou je smluvní ujednání se subjektem, který provede likvidaci dle zákonných podmínek.176 3.15. Dokumenty určené při skartačním řízení ke zničení (zničením se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu) musí být po podepsání protokolu o skartačním řízení a po vydání skartačního povolení zničeny buď ve vlastním zařízení MKP nebo předány ke zničení jiné, k tomu příslušné právnické osobě.

Původce je povinen dokumentovat bezpečnostní opatření odpovídající všem právním předpisům k ochraně osobních údajů a to i vůči vyřazeným dokumentům, které prošly skartačním řízením. Protože tato povinnost platí po celý životní cyklus dokumentů v rámci SSL (a její porušení je správním deliktem, hrozí pokuty až 5 mil.

173

BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 97. 174 Viz např. § 18 odst. 5 a 6 vyhlášky Národního bezpečnostího úřadu č. 56/1999 Sb., o zajištění bezpečnosti informačních systémů nakládajících s utajovanými skutečnostmi, provádění jejich certifikace a náležitostech certifikátu. 175 § 31 odst. 6 vyhlášky Národního bezpečnostního úřadu č. 137/2003 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti. 176 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 98.

102

Kč, v některých případech až 10 mil. Kč), je dobré na ni pamatovat už při tvorbě skartačního řádu a zanést postup likvidace dokumentů do Řádu.177 O provedení výběru archiválií mimo skartační řízení se žádá příslušný archiv, pod jehož působnost původce patří.178 Po skartaci je u skartovaných dokumentů a u dokumentů předaných k trvalému uložení do archivu poznamenáno v podacím deníku a archivní knize číslo jednací skartačního protokolu včetně data skartace.179 Původce i příslušný archiv si ukládají:180 •

skartační návrhy;

•

protokol o skartačním řízení;

•

předávací protokol;

•

potvrzení příslušného archivu o převzetí.

3.14. Dokumentace skartačního řízení (skartační návrh, protokol o skartačním řízení, potvrzení příslušné organizace, jíž byly skartované dokumenty předány ke zničení, protokol o předání archiválií a potvrzení Archivu hlavního města Prahy o jejich převzetí) se ukládá v hlavní spisovně MKP a v Archivu hlavního města Prahy.

Určení původci ukládají dokumenty v příslušném archivu dle zákona, neurčení (soukromoprávní) původci mohou ukládat jak ve veřejných archivech či na základě smlouvy o deponování i v jiných archivech, které splňují podmínky stanovené zákonem.181

8.4.3. Řízení a kontrola SSL Na řízení a kontrolu SSL se v plném rozsahu použije úprava povinností v zákoníku práce. Není-li řízení a kontrola upravena vnitřní normou a delegována na níže postavené vedoucí zaměstnance (což je u určených původců téměř vždy, povinnosti vedoucích zaměstnanců jsou stanoveny např. organizačním řádem,

177

Tamtéž, s. 99. Tamtéž. 179 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 99. 180 Tamtéž. 181 Tamtéž, s. 100. 178

103

rutinní kontroly a i některé řídící funkce mohou být delegovány na další podřízené zaměstnance), potom za ně odpovídá statutární zástupce.182 Řízením a kontrolou SSL bývá zpravidla pověřen útvar, v němž je začleněna ústřední spisovna a případně správní archiv, ustanovení o tomto musí být ovšem součástí Řádu. Organizační plán může stanovit odpovědnost za kontrolu prováděnou po jiné organizační linii.183 Kontrola vykonávaná kontrolním útvarem probíhá na základě plánu schváleného statutárním zástupcem či určeným orgánem. O kontrolách se pořizuje zápis, záznam či protokol, odstraňování nedostatků se dále sleduje a kontroluje, ovšem ustanovení o této kontrole už Řád neobsahuje. SSL je také cílem vnějších kontrol, které provádějí, nestanoví-li zákon jinak, Ministerstvo vnitra, Národní archiv nebo Státní oblastní archivy podle své územní působnosti. Kontrola je prováděna archivními inspektory dle jednorázového oprávnění, které vystavuje ten, kdo je výkonem kontroly pověřil (§ 71-72 zákona).184 Počítat je třeba také s kontrolami prováděnými Úřadem pro ochranu osobních údajů a zaměřenými především na evidence a bezpečnostní opatření.185 SSL s dokumenty označenými jako utajované skutečnosti bývá kontrolována i podle zákona o ochraně utajovaných skutečností, které provádějí zaměstnanci Národního bezpečnostního úřadu.186 Dílčí části SSL mohou být předmětem kontroly podle dalších zvláštních zákonů.

8.4.4. Sankce Sankce se ukládají při nesplnění povinností stanovených právními předpisy či Řádem původce. Nesplnil-li povinnosti pracovník původce, uloží mu sankci vedoucí pracovník dle ustanovení Řádu, která vycházejí zejména ze zákoníku práce. Dopustilli se porušení předpisů původce, sankce ukládá archivní inspektor provádějící kontrolu.187

182

Tamtéž, s. 103. Tamtéž. 184 BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 103-104. 185 Tamtéž, s. 104. 186 Tamtéž. 187 Tamtéž, s. 105. 183

104

Nevykonává-li původce SSL nebo nezajišťuje-li odbornou správu dokumentů, může mu být uložena pokuta do výše 50 000 Kč. Další pokuty mohou být původci uděleny:188 •

zničí-li dokumenty bez souhlasu příslušného archivu (pokuta do výše 250 000 Kč);

•

nevydá skartační a spisový řád, ačkoliv mu to zákon nařizuje (pokuta do výše 50 000 Kč);

•

nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů (pokuta do výše 50 000 Kč);

•

neumožní oprávněné osobě výběr archiválií (pokuta do výše 5 000 Kč).

Výše pokuty je dle § 75 zákona stanovena s přihlédnutím k závažnosti správního deliktu. Porušení zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů původcem vykonávajícím SSL může Úřad pro ochranu osobních údajů trestat pokutou až 5 mil. Kč, resp. až 10 mil. Kč u citlivých údajů dle § 4 písm. b) tohoto zákona. Do rozporu se zákonem o ochraně osobních údajů se původce může dostat i tehdy, shromažďuje-li v evidencích a evidenčních pomůckách údaje, které nejsou nezbytné pro naplnění vlastního účelu řádného vedení a výkonu SSL.189

8.5. Závěrečná ustanovení V závěrečných ustanoveních se uvede, pokud již není jinde (v případě MKP v preambuli), že:190 •

Se ruší dosud platná norma č. ..... ze dne ..... – Spisový a skartační řád.

•

Spisový a skartační řád byl projednán se Státním okresním (oblastním, městským) archivem dne .....

•

Spisový a skartační řád byl schválen vedením původce dne ..... .

•

Spisový a skartační řád vstupuje v platnost dne ..... .

•

Účinnost od ..... .

188

§ 74 zákona č. 499/2004 Sb. BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, s. 105-106. 190 Tamtéž, s. 107. 189

105

Závěrečná ustanovení 1. Spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance MKP, kteří manipulují s dokumenty. Za jeho dodržování odpovídají vedoucí zaměstnanci MKP. 2. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. 5. 2008. Současně se ruší vnitropodniková směrnice MKP č. 74/1999. V Praze dne 1.5. 2008 RNDr. Tomáš Řehák ředitel Městské knihovny v Praze

8.6. Přílohy Řádu Rozsah příloh Řádu není omezený, ale především by měly obsahovat: •

spisový a skartační plán organizace;

•

seznam dokumentů nepodléhajících evidenci v SSL, resp. ASSL.

Dále je možné do příloh dát: •

otisk podacího razítka;

•

otisky všech typů razítek v organizaci používaných;

•

vzory skartačních návrhů;

•

vzory předávacích protokolů k uložení ve spisovně;

•

vzory seznamů dokumentů „A“ uložených v příručních registraturách;

•

vzory výpůjčních lístků ze spisovny;

•

tištěná podoba podacího deníku;

•

a další.

106

9. Automatizovaná spisová služba GINIS® GINIS® společnosti GORDIC® spol. s.r.o. je komplexním řešením informačního systému pro střední a velké organizace, které v sobě zahrnuje ekonomické agendy, řízení oběhu dokumentů prostřednictvím SSL, množství registrů a správních agend. Součástí jsou také aplikace pro podporu e-governmentu.191

Obr. 1 – Wokflow systému GINIS®

Výraznou vlastností GINIS® je jeho otevřenost vůči dalším informačním systémům v organizaci i mimo ni. Integrační platforma GINIS® zahrnuje soubor technologií, které umožňují procesní a datovou integraci heterogenních systémů a aplikací a kontrolovatelnou a bezpečnou výměnu dat mezi nimi. SSL je jedním ze subsystémů informačního systému GINIS®. Je určen pro kompletní správu papírových i elektronických dokumentů v organizaci. Umožňuje evidenci veškerých údajů o dokumentech a spisech včetně sledování jejich pohybu. 191

Gordic : specializované informační systémy pro státní správu, samosprávu a bankovnictví [online]. c2007 , Poslední aktualizace 11.4.2008 [cit. 2008-04-21]. Dostupný z WWW: .

107

Protože vyhovuje zákonným požadavkům na řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, lze GINIS® SSL použít jako nástroj odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce.

Obr. 2 – Schéma workflow systému GINIS® SSL

9.1. Moduly GINIS® SSL GINIS® SSL je složena z několika modulů, přičemž oběh dokumentů mezi nimi je závislý na vykonávaném procesu, který je řízen metodikou SSL a interními předpisy organizace, zejména Spisovým a skartačním řádem.192

9.1.1. Modul Podatelna (POD) Slouží především pro hromadný příjem, označování a roztřiďování dokumentů a ve své rozšířené podobě řeší i problematiku elektronické podatelny, tj. umožňuje příjem podání dokumentů v digitální podobě dle vyhlášky č. 499/2004 Sb. o elektronických podatelnách a zákona 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu. Dále zajišťuje i tok dokumentů uvnitř organizace.

192

Gordic : specializované informační systémy pro státní správu, samosprávu a bankovnictví [online]. c2007 , Poslední aktualizace 11.4.2008 [cit. 2008-04-21]. Dostupný z WWW: .

108

9.1.2. Modul Univerzální spisový uzel (USU) Modul Spisový uzel je základním nástrojem SSL. Je určen pro úplnou evidenci dokumentů a spisů v podacím deníku (včetně přidělení, převzetí, vyřízení, přípravy k vypravení či stornování zápisu) a umožňuje sledovat jejich pohyb v organizaci. Důležité je, že modul umožňuje práci s dokumenty a spisy celé organizační jednotky bez ohledu na aktuálního vlastníka dokumentu. Základní funkčnost modulu:193 •

příjem dokumentů z podatelny, ze spisového uzlu, příjem interního podání a vlastního dokumentu;

•

evidence údajů o dokumentu: profilových (věc, odesilatel,…) i pomocných (klíčová slova, typ dokumentu, stupeň utajení…);

•

předání a převzetí dokumentu v organizaci, odeslání dokumentu mimo organizaci;

•

zpracování doručenek;

•

vytvoření spisu, vložení a vyjmutí dokumentu;

•

zadání způsobu vyřízení;

•

zadání údajů o stornu, ztrátě, nalezení, pozastavení a obnově řízení, nabytí právní moci;

•

zadání spisových znaků a skartačních znaků a lhůt;

•

ukládání dokumentů a spisů do příručních spisoven;

•

obecné přehledové a vyhledávací funkce.

9.1.3. Modul Vedoucí (VED) Slouží pouze pro vybrané činnosti příslušející vedoucím, pro prohlížení záznamů o evidovaných dokumentech a pro manažerské pohledy na ně. Předpokládá součinnost s dalšími moduly.

9.1.4. Modul Výpravna (VYP) Jeho hlavní funkce spočívá v příjmu odesílaných zásilek od jednotlivých spisových uzlů, jejich zpracování, třídění a vypravení mimo organizaci. Je možno ho rozšířit o tzv. elektronickou výpravnu, tj. o elektronické odesílání z jednoho místa 193

GINIS – Spisová služba (SSL), s. 2.

109

organizace se všemi náležitostmi, např. s připojeným elektronickým podpisem či elektronickou značkou. Modul disponuje legislativně nezbytnými tiskovými výstupy, např. Poštovní doručovací arch pro obyčejné i sledované zásilky aj. Výpravna umožňuje propojení s frankovacími stroji a lze tedy přes interface automaticky z nich načítat do systému údaje o poplatku a váze k jednotlivým zásilkám.

9.1.5. Modul Spisovna (SPI) Je určen pro správu centrálních i odborových spisoven a evidenci dokumentů v předarchivní péči. Umožňuje: •

příjem dokumentů do spisovny;

•

sledování a kontrolu kapacity úložných míst;

•

sledování a evidenci zápůjček;

•

vytváření skartačních návrhů a protokolů.

9.1.6. Modul Generátor podacích deníků (TPD) Slouží zejména pro tisk podacího deníku za celou organizaci a dané období a dalších legislativně povinných výstupům, např. jmenných a věcných rejstříků.

9.1.7. Modul Úkoly (UKO) Úkoly jsou chápány jako „evidované činnosti vyvolané písemným zadáním s termíny splnění a s povinností hlásit splnění, případně i průběh, anebo ohrožení splnění úkolu.“194 V rámci jednoho úkolu je jeden zadavatel a jeden nositel, který je zodpovědný za jeho splnění. Nositel může část nebo i celé zadání delegovat dalším pracovníkům, čímž se nezbavuje zodpovědnosti za splnění, ale stává pouze zadavatelem dalších úkolů.

9.1.8. Modul Usnesení a porady (USN) Řeší agendu usnesení, tj. souboru informací k jednomu konkrétnímu řešenému problému, pro kterou bývá obvykle podkladem zápis z jednání (např. orgánů obce). 194

Gordic : specializované informační systémy pro státní správu, samosprávu a bankovnictví [online]. c2007 , Poslední aktualizace 11.4.2008 [cit. 2008-04-21]. Dostupný z WWW: .

110

9.1.9. Modul e-Podatelna Funkčnost e-podatelny je standardně zajištěna pomocí modulu POD-Podatelna.

9.1.10.

Modul e-Výpravna

S ohledem na rostoucí potřebu zabezpečené a ověřitelné elektronické komunikace byl vyvinut modul elektronické výpravny, jakožto jediného výstupního místa organizace směrem ven. Předností je tedy bezpečnost (jediný styčný bod s internetem), jedna emailová adresa a jediný elektronický podpis (značka).

9.1.11.

Digitalizace dat prostřednictvím skenovací linky

Toto řešení umožňuje rychle a efektivně převést papírové dokumenty do elektronické podoby. Originální fyzické dokumenty se okamžitě po skenování mohou uložit do spisovny a další práce s dokumenty již probíhá pouze v elektronickém tvaru. Výhody skenování dokumentů jsou: •

snížený objem předávaných fyzických dokumentů;

•

zmenšení množství kopírovaných dokumentů;

•

riziko ztráty dokumentu je minimalizováno;

•

vyšší dohledatelnost;

•

možnost provázanosti na fulltextové prohledávání obsahu dokumentů.

9.2. Obecné činnosti v GINIS® SSL Z pohledu toku dokumentů lze rozčlenit funkce do následujících skupin:195 •

vznik dokumentu a jeho zavedení;

•

podání do systému;

•

přidělení dokumentu;

•

příjem dokumentu;

•

vazbu na dokumenty vzniklé a podané na podkladě již existujících dokumentů;

195

•

slučování dokumentů do skupin;

•

odeslání dokumentu subjektu mimo organizaci;

GINIS – Spisová služba (SSL), s. 2.

111

•

archivaci dokumentů.

Obecné pojmenování pro pracoviště původce, v rámci něhož mají uživatelé přístup do SSL a mohou realizovat činnosti v rámci svých kompetencí, je spisový uzel.196 Spisové uzly obvykle odpovídají organizačním jednotkám původce a jejich vzájemné vztahy (nadřízenost, podřízenost) zachycuje tzv. spisový graf. Základní pracovní plocha GINIS® SSL je rozdělena na dvě okna. Okno Seznam se zobrazuje formou tabulky a odpovídá vybrané položce v okně Strom. V Seznamu není možné pracovat s evidenčními údaji, k tomu slouží okno Detail, kde se po kliknutí na příslušný dokument/spis zobrazí okno s podrobnostmi.

Okno Strom

Okno Seznam

Obr. 3 – Okno Strom a Seznam

196

Metodické zásady spisové služby GINIS® : výběr některých metodických pojmů z pohledu elektronického vedení spisové služby [online]. [cit. 2008-04-20]. Dostupný z WWW: .

112

Obr. 4 – Okno Detail dokumentu/spisu Každý dokument (spis) je možno vyhledat i na základě pouhých zlomkových informací některého z evidenčních údajů. Základem vyhledávacích možností je samozřejmě dohledávání podle PID nebo čísla jednacího.

Obr. 5 – Možnosti hledání

113

Obr. 6 – Hledání podle PID nebo čísla jednacího

9.3. Dokument a GINIS® SSL Systém považuje každý dokument za jedinečný a nedovoluje duplicitní evidenci jednoho a téhož dokumentu. Při podání dochází k prvotní evidenci dokumentu, tj. označení dokumentu identifikátorem PID, který má podobu štítku s čárovým kódem nalepeným na dokument. Podání do systému rozeznáváme interní (vlastní), tj. prvotní identifikaci dokumentů vytvořených v organizaci, a externí (cizí), tj. příjem a prvotní identifikaci osobních podání na spisovém uzlu, dokumentů došlých faxem, podaných osobně apod.

114

Obr. 7 – Nové podání vlastního dokumentu

Obr. 8 – Nové podání cizího dokumentu Pomocí Univerzálního spisového uzlu (USU) lze zobrazit informace o přílohách dokumentu.

115

Okno příloh

Otevření okna Obr. 9 – Zobrazení příloh dokumentu Dotčené externí subjekty, tj. takové, které souvisí s daným dokumentem nepřímo, lze také zobrazovat pomocí USU.

Okno dotč. subj.

Otevření okna

Obr. 10 – Zobrazení dotčených externích subjektů 116

I kopii dokumentu, u níž chceme sledovat oběh v systému SSL, je nutno evidovat. Je považována za nový dokument s vlastním PIDem (identifikátorem) a všechny ostatní evidenční údaje má shodné s originálem. Systém sám založí samostatnou evidenční kartu každému zkopírovanému dokumentu, s každou kopií je možno samostatně manipulovat a je možné o všech kdykoliv získat přehled.

Otevření okna

Okno kopií

Obr. 11 – Vytváření samostatných kopií Stornování dokumentu/spisu, tj. zrušení zápisu, znamená z hlediska SSL ukončení životního cyklu dokumentu. Dokument je vyřazen mimo systém, záznam o něm ovšem zůstává v databázi. Storno je nevratná akce.

117

Obr. 12 – Stornování dokumentu Dokumentu lze přiřadit záznam o vyřízení (ad acta). Vyřízeným dokumentům může být hned automaticky přidělen spisový znak, který je určen Řádem organizace. Vyřizovat lze pouze aktivní dokumenty, které jsou v daném okamžiku ve vlastnictví uživatele nebo spisového uzlu. Záznam o vyřízení, včetně osoby, která ho provedla, je zaznamenán v historii dokumentu a dokument se přesune do složky Vyřízené.

118

Tlačítko vyřízení

Obr. 13 – Přiřazení záznamu o vyřízení (ad acta) Dokument lze také tzv. operativně uložit (umístit). Toto není vázáno na předchozí vyřízení dokumentu a je tak možno vytvářet systematické členění nevyřízených dokumentů podle skutečné lokalizace v rámci příslušného spisového uzlu. Aby bylo možné dokument umístit, je nutné přepnout evidenční okno do editačního módu.

9.4. Redistribuce dokumentů v GINIS® SSL Na úrovni spisových uzlů je nejčastějším způsobem redistribuce dokumentů tzv. přidělení přes podatelnu, tj. dokument je předán podatelně, která zajistní předání dalšímu definovanému subjektu. V naléhavých případech, kdy je přidělení pro následné předání nutno uskutečnit co nejrychleji, se využívá tzv. přidělení přímo, kterým je dokument připraven k předání definovanému subjektu.

119

Tlačítko přidělení

Obr. 14 – Redistribuce dokumentů přes podatelnu a přímo Při předávání v rámci uzlu dochází k jednoznačnému předání odpovědnosti za dané dokumenty bez potvrzení přebírající osoby. Tento způsob předávání využívají nejčastěji pracovníci uzlu při přerozdělování zaevidovaných dokumentů převzatých z podatelny. Při předávání s potvrzením přebírajícího dochází i k jednoznačnému předání zodpovědnosti za dané dokumenty. Akt potvrzení probíhá čárovým kódem (elektronickým podpisem) přebírající osoby. Tento způsob předávání má využití v naléhavých případech.

120

Tlačítko předání

Obr. 15 – Redistribuce v rámci uzlu nebo s potvrzením přebírajícího Dokument v redistribuci (tzn. je právě přidělen) nelze přepnout do editačního módu.

9.5. Spis a GINIS® SSL Vytvoření spisu v praxi ASSL znamená: •

vnik nového čísla jednacího;

•

založení jednoznačně identifikovatelné evidenční karty (tj. spisové obálky), na kterou jsou přeneseny evidenční údaje z iniciačního dokumentu a do které je možno vkládat nebo vyjímat dokumenty týkající se téže věci.

121

2) Spis aktivován

1) Vytvořit spis

Obr. 16 – Vytvoření spisu Spis je v GINIS® SSL základním prostředkem pro vytváření vazby mezi dokumenty/spisy vázanými k téže věci. Do spisu lze vkládat pouze aktivní dokumenty v dosahu své funkce a po vložení (stav „vložen do spisu“) lze s nimi manipulovat už pouze omezeně, tj. pro určité typy operací je nutné dokument ze spisu opět vyjmout.

122

Vložení do spisu

Obr. 17 – Vkládání dokumentu do spisu

Vyjmutí ze spisu

Obr. 18 – Vyjmutí dokumentu ze spisu 123

Pomocí Univerzálního spisového uzlu (USU) lze zobrazit seznam subjektů, které nepřímo s daným spisem souvisí, tzv. dotčené subjekty (postup stejný jako u dotčených subjektů u dokumentu).

K jednotlivým spisům lze přiřazovat klíčová slova a tematicky je tak členit. Klíčová slova je vhodné přiřazovat po vytvoření spisu a jejich seznam si může vytvořit každý spisový uzel samostatně. Tento seznam lze kdykoliv doplňovat a aktualizovat. Podle klíčových lze zpětně efektivně spisy vyhledávat a tvořit i tzv. věcné rejstříky.

Přiřazení klíč. slov

Obr. 19 – Přiřazování klíčových slov Stornování spisu se provádí stejně jako stornování dokumentu.

V případech, kdy se odkládá řízení na pozdější dobu, je možno výkon vyřizování spisu přerušit a později (např. po rozhodnutí soudu atd.) opět obnovit.

124

Tlačítko přerušení

Obr. 20 – Přerušení vyřízení spisu Priorace spisu probíhá tak, že veškerý obsah jednoho spisu se vloží jako tzv. „priora“ do dalšího spisu. Původní, tj. priorovaný, spis zůstává prázdný a je považován za vyřízený, resp. priorace je vždy způsobem vyřízení, i když původně spis vyřízen nebyl. Spis, do kterého je priorováno, musí být v okamžiku priorace nevyřízený. Priorace je nevratnou akcí. Pomocí USU lze zadat do systému ASSL záznam o vyřízení spisu (viz kap. 9.3. vyřízení dokumentu). Po vyřízení následuje další etapa životního cyklu spisu – uložení v příruční nebo centrální spisovně organizace. V okamžiku uložení už musí být spisu přidělena příslušná ukládací značka, tj. spisový a skartační znak a skartační lhůta. Spisy je možné také operativně umisťovat stejně jako dokumenty (viz kap. 9.3.).

125

Závěr Klasická spisová služba (SSL), tedy soubor pravidel, jejichž smyslem je co nejjednodušší nakládání s dokumenty při dodržení legislativních opatření, vnitřních pravidel organizace a vyhovění požadavkům příslušných agend, má za sebou staletí vývoje a její základní postupy jsou praktikovány dodnes. SSL upravuje celý životní cyklus dokumentů, tj. jejich příjem, evidenci, oběh, vyřizování, odesílání, ukládání a vyřazování. Od 16. století množství produkovaných písemností postupně rostlo a technologický rozvoj 20. a 21. století přinesl nejen další druhy analogových dokumentů, ale především novou formu dokumentů – dokumenty digitální. Praktická každodenní zkušenost nás utvrzuje, že udržet si pořádek ve směsi digitálních a analogových dokumentů není nic jednoduchého. Nemůžeme si dovolit důležité dokumenty (resp. informace v nich obsažené) ztratit, na druhou stranu není v našich silách je uchovávat všechny. Subjekty komerční a správní sféry produkují, přijímají a zpracovávají mnohonásobně větší množství dokumentů a jakákoliv chyba při práci s nimi může mít za následek výrazné právní postihy a/nebo finanční ztráty. Této skutečnosti si je dobře vědoma i Městská knihovna v Praze (MKP) a už v roce 2003 začala hledat řešení, které by jí umožnilo nejen dodržet zákonné normy, ale i zefektivnit práci s dokumenty uvnitř organizace. Takovýmto řešením se zdá být systém automatizované spisové služby (ASSL). 1. 1. 2005 vstoupil v platnost zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a dvě na něj navazující vyhlášky č. 645/2004 Sb. a č. 646/2004 Sb. Zákon uvádí pouze zásady příjmu, evidence, rozdělování, oběhu, vyřizování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů, podrobnosti jsou obsaženy v prováděcích vyhláškách. Oproti předchozí legislativní úpravě SSL, která byla metodická a doporučující, je legislativa nová direktivní. Zákon č. 499/2004 Sb. je prvním, který má ve svém názvu obsaženou „spisovou službu“ na zvýraznění toho, že právě na ni je kladen větší důraz než dříve. SSL byla do zákona zakomponována především z těchto důvodů:197

197

BABIČKA, Vácslav. Nový zákon přináší změny v archivaci a spisové službě. Moderní obec : měsíčník pro komunální politiku a regionální rozvoj. 2004, roč. 10, č. 12, s. 44-45.

126

•

kompletnost, přehlednost a fyzický stav archivních souborů jsou přímo úměrné kvalitě výkonu SSL původcem;

•

dobře vedená SSL předchází formálním vadám správních aktů, tedy snižuje počet odvolání kvůli formálním chybám a urychluje veškerá řízení.

Protože nový zákon je stále především archivním zákonem, jeho cílem je co nejlepší péče o archiválie, které tvoří součást nejen národního, ale i evropského a světového kulturního dědictví. SSL se na zachování a výběru těchto památek výrazně podílí.

Povinnost evidovat dokumenty nevyplývá jen ze zákonů a předpisů, protože chápeme-li dokument jako zdroj povinných a důležitých informací, je v zájmu každého původce evidenci vykonávat co nejlépe. SSL společně s ASL (archivní službou) je v tomto pojetí základem informačního systému původce, neboť ošetřuje dokumenty vzniklé ve všech programech a systémech a zároveň umožňuje integraci s vyššími informačními systémy.

Výše uvedené normy nařizují MKP vykonávat SSL ve větším rozsahu než dříve, dávají jí za povinnost umožnit výběr archiválií a přikazují novelizaci Spisového a skartačního řádu (Řád) tak, aby vyhovoval novým úpravám. Tvorba Řádu, v němž jsou specifikovány způsoby provádění jednotlivých činností SSL, není jednoduchou záležitostí. Kromě legislativních podmínek je nutné zohlednit i jednotlivá specifika původce. Plánuje-li původce implementovat k vedení SSL automatizovaný systém, je Řád i metodickým a praktickým návodem a základem osnovy tvorby ASSL. Úsilí vložené do přípravy Řádu a do jeho tvorby vede k minimalizaci pozdějších novelizací. Výběr systému ASSL musí odrážet skutečné potřeby původce, odpovídat legislativním a metodickým požadavkům SSL. Tyto požadavky plní jen komplexní systémy, přičemž jejich implementace rozhodně není jednorázovou záležitostí, vybudování plně funkčního systému může trvat i několik let. Implementace ASSL jako informačního systému musí proběhnout na základě důkladné analýzy funkčních a materiálních potřeb původce. V ideálním případě jsou

127

tyto potřeby zahrnuty společně s první verzí Řádu do projektové studie, která může sloužit i jako seznam požadavků pro případná výběrová řízení. MKP klade na oběh digitálních dokumentů velký důraz a po období tápání a hledání nejvhodnějšího systému se rozhodla implementovat řešení SSL GINIS® firmy GORDIC® spol. s.r.o., které bez problémů komunikuje s už dříve zavedeným ekonomickým systémem od téže firmy. Tok informací uvnitř MKP a mezi jejími pobočkami zajišťuje intranet, email a elektronický oběžník, doposud ale nebyla vyzkoušena žádná platforma, která by roztříštěnou a neefektivní komunikaci sjednotila. Systém ASSL má takovéto ambice. Systémy ASSL nejsou v prostředí městských knihoven (a knihoven v ČR obecně) běžnou záležitostí a MKP je možno počítat k průkopníkům jejich zavádění. To mimo jiné znamená, že jen obtížně získávala za cenu četných omylů a časových prodlev první zkušenosti, které bylo obtížné předem načerpat odjinud. Tato diplomová práce může být důležitým informačním pramenem pro ostatní knihovny a jiné instituce, které se rozhodnou aktualizovat svůj Spisový a skartační řád, přizpůsobit ho současným trendům a normám a/nebo zavést pro správu svých dokumentů a výkon SSL automatizovaný systém. K tomu by jim měly výrazně pomoci i dodatky a přílohy práce: slovníček důležitých pojmů, několik vnitropodnikových norem MKP týkajících se SSL a především kompletní a archivem schválená verze Spisového a skartačního řádu MKP.

128

Seznam použité literatury Archivní přiručka. Zprac. kol. za red. Zdeňka Šambergra. 2. nezm. vyd. Praha : Archivní správa MV ČSR, 1971. 216 s. BABIČKA, Vácslav. Doplnění metodického pokynu k vyhotovování dokumentů na trvanlivém papíru [online]. 2005, [cit. 2008-04-23]. Dostupný z WWW: . BABIČKA, Vácslav. Metodický pokyn k vyhotovování dokumentů na trvanlivém papíru [online]. 2005, [cit. 2008-04-23]. Dostupný z WWW: . BABIČKA, Vácslav. Nový zákon přináší změny v archivaci a spisové službě. Moderní obec : měsíčník pro komunální politiku a regionální rozvoj. 2004, roč. 10, č. 12, s. 4445. BABIČKA, Vácslav, KAUCKÝ, Jiří. Tvorba spisu a spisové značky a evidence spisů při jejich půjčování. Metodický návod odboru archivní správy a spisové služby a odboru legislativy MV [online]. 2007, [cit. 2008-04-29]. Dostupný z WWW: . BABIČKA, Vácslav. Změny v archivaci a spisové službě. Právní rádce : měsíčník Hospodářských novin. 2004, roč. 12, č. 10, s. 46-48. Best practice : jak vyřizova elektronickou poštu verze 2.0. Ministerstvo informatiky ČR, [2004?]. [cit. 2008-04-21]. 25 s. Dostupný z WWW: . BIMKOVÁ, A., et al. Strategie Městské knihovny v Praze do roku 2015. 1. vyd. Praha : Městská knihovna v Praze, 2007. 65 s. ISBN 978-80-85041-00-2. BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře. 3. aktualiz. a přeprac. vyd. Praha : Linde, 2005. 305 s. ISBN 807201-549-4. BROM, Bohumír. Předarchivní péče, spolupráce s původci, akvizice. In: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto : K jubileu ústředního archivu českého státu 19542004. 1. vyd. Praha : [s.n.], 2004. s. 45-66. ISBN 80-86712-11-7.

129

Časová razítka : jednoznačná prokazatelnost archivovaných dat [online]. [cit. 200804-29]. Dostupný z WWW: . ČEJKA, Miroslav. Spisová služba versus EDMS. IT System. 2001, roč. 3, č. 7-8, s. 4849. Česká archivní společnost : člen Mezinárodní archivní rady a Rady vědeckých společností ČR [online]. c2003-2006 [cit. 2008-04-13]. Dostupný z WWW: . FRÝDLOVÁ, Miroslava, HÁŠOVÁ, Kateřina. Informační systém spisové služby – IS SSL. Systémová integrace. 2006, roč. 13, č. 1, s. 81-84. GINIS – Spisová služba (SSL). Dostupný z intranetu MKP. Gordic : specializované informační systémy pro státní správu, samosprávu a bankovnictví [online]. c2007 , Poslední aktualizace 11.4.2008 [cit. 2008-04-21]. Dostupný z WWW: . HOROVČÁK, Pavel, GRÁSBURGER, Lukáš. Systémy pro správu dokumentů. IT Systems. 2005, roč. 7, č. 1-2, s. 46-47. HUTAŘ, Jan. Specifikace MoReq2 dokončena a publikována [online]. c2001-2008 , Poslední změna: Pondělí 10.03.2008 [cit. 2008-04-20]. Dostupný z WWW: . HRUBÝ, Jaroslav. E-archivace a bezpečnost elektronických dokumentů v éře kvantových počítačů. Co po nás zbude [online]. 2007 [cit. 2008-04-20]. Dostupný z WWW: <www.cnz.cz/ke-stazeni/cnz-2007-prispevky/2007-Hruby-AVCR-Earchivacea-bezpecnost-el.pdf>. JELÍNEK, Tomáš. Spisová služba pro školy. 1. vyd. Praha : Vojtěch Kučera, 2006. 103 s. ISBN 80-239-6816-5. KRATOCHVÍL, Vít. Dokumenty ve výslužbě : řešení oběhu dokumentů spisovou službou. Connect!. 2006, roč. 11, č. 9, s. 20-21. KUNTOVÁ, Olga, KUNT, Miroslav. Správa dokumentů v praxi spisové služby a účetnictví. 1. vyd. Ostrava - Mariánské Hory : MONTANEX, 2002. 171 s. ISBN 807225-078-7. 130

Management procesů : průvodce manažera kvality. 2006- . Praha : Dashöfer. Aktualizováno čtvrtletně. Základní dílo listopad 2006, 1. aktualiz. únor 2007-5. aktualiz. únor 2008-. ISSN 1802-1697. MAZLOVÁ, Tamar. Spisová služba v elektronické podobě. IT Systems. 2006, roč. 8, č. 1-2, s. 42-44. Stanovisko Ministerstva vnitra k některým metodickým otázkám výkonu spisové služby. [cit. 2008-04-13]. Dostupný z WWW: . Metodické zásady spisové služby GINIS® : výběr některých metodických pojmů z pohledu elektronického vedení spisové služby [online]. [cit. 2008-04-20]. Dostupný z WWW: . MoReq2 - the next generation of the Model Requirements for Electronic Records Management [online]. [2007] , Page last updated 07 April 2008 [cit. 2008-04-20]. Dostupný z WWW: . MoReq2 - spolupráce českých archivářů na tvorbě standardu pro elektronickou spisovou službu [online]. [cit. 2008-04-20]. Dostupný z WWW: . PIPEK, Martin. EDMS versus Spisová služba. IT System. 2001, roč. 3, č. 7-8, s. 51-52. PŘECH, Vladimír. Systémy pro řízení dokumentů veřejné správy. IT Systems. 2007, roč. 9, č. 3, s. 28-29. RAČKO, Ján, KLAČAN, Jozef. Kdy uvažovat o enterprise content managementu? IT Systems. 2007, roč. 9., č. 12, s. 12-13. SEVT [online]. c2007 [cit. 2008-04-16]. Dostupný z WWW: . SKALA, Luděk, VÍT, Marcel. Slovníček spisové služby a archivnictví : pomocník pro: pracovníky samosprávy a státní správy, pracovníky škol a školských zařízení, pracovníky zdravotnických zařízení, podnikatele, pracovníky neziskového sektoru a obecně prospěšných společností, likvidátory a správce konkursní podstaty. 1. vyd. Ústí nad Orlicí : OFTIS, 2005. 80 s. ISBN 80-86845-31-1. 131

SZUNYOGOVÁ, Blanka, WANNER, Michal. MoReq – standard pro správu dokumentů v digitální podobě.Veřejná správa. 2006, roč. 17, č. 25, s. 12-13. ŠEVČÍK, Radomír. Diplomová práce [elektronická pošta]. Message to: Michal Fojtík. 2008-04-09 13:52 [cit. 2008-04-22]. Osobní komunikace. ŠIRL, Mirek. Papírové dokumenty navždy?. IT Systems. 2005, roč. 7, č. 6, s. 32-33. The State of Spam : A Monthly Report – April 2008 [online]. 2008 [cit. 2008-04-20]. Dostupný z WWW: . VÁVRA, Jan. Přehled činnosti Městské knihovny v Praze v roce 2006. Praha : Městská knihovna v Praze, 2007. 41 s. Vyhláška č. 137/2003 Sb. o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti. Sbírka zákonů 2003, částka 52, s. 3150 (2003). Vyhláška č. 645/2004 Sb. kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Sbírka zákonů 2004, částka 220, s. 11637 (2004). Vyhláška č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. Sbírka zákonů 2004, částka 220, s. 11664 (2004). Zákon č. 97/1974 Sb. o archivnictví. Sbírka zákonů 1974, částka 18, s. 334 (1974). Zákon č. 320/2002 Sb. o změně a zrušení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů. Sbírka zákonů 2002, částka 117, s. 6810 (2002). Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Sbírka zákonů 2004, částka 173, s. 9742 (2004). Zákon č. 500/2004 Sb. o správní řád. Sbírka zákonů 2004, částka 174, s. 9782 (2004). Zápis porady vedení 28. března 2008. březen 2008. Dostupný z intranetu MKP.

132

Seznam použitých zkratek ASL – Archivní služba ASSL – Automatizovaná spisová služba MKP – Městská knihovna v Praze Řád – Spisový a skartační řád SSL – Spisová služba Zákon – zákon č. 499/2004 Sb.; není-li z kontextu patrno jinak

133

Seznam obrázků a grafů Graf č. 1 – SSL v knihovnách s krajskými a regionálními funkcemi Graf č. 2 – Důvody, proč knihovny nezavádějí systémy ASSL Obr. 1 – Wokflow systému GINIS® Obr. 2 – Schéma workflow systému GINIS® SSL Obr. 3 – Okno Strom a Seznam Obr. 4 – Okno Detail dokumentu/spisu Obr. 5 – Možnosti hledání Obr. 6 – Hledání podle PID nebo čísla jednacího Obr. 7 – Nové podání vlastního dokumentu Obr. 8 – Nové podání cizího dokumentu Obr. 9 – Zobrazení příloh dokumentu Obr. 10 – Zobrazení dotčených externích subjektů Obr. 11 – Vytváření samostatných kopií Obr. 12 – Stornování dokumentu Obr. 13 – Přiřazení záznamu o vyřízení (ad acta) Obr. 14 – Redistribuce dokumentů přes podatelnu a přímo Obr. 15 – Redistribuce v rámci uzlu nebo s potvrzením přebírajícího Obr. 16 – Vytvoření spisu Obr. 17 – Vkládání dokumentu do spisu Obr. 18 – Vyjmutí dokumentu ze spisu Obr. 19 – Přiřazování klíčových slov Obr. 20 – Přerušení vyřízení spisu

134

Seznam příloh Příloha 1 - Slovníček pojmů Příloha 2 - Zásady tvorby spisu Příloha 3 - Spisový a skartační řád MKP Příloha 4 – Rejstřík znaků Spisového a skartačního plánu MKP dle hlavních skupin Příloha 5 - Spisový a skartační plán MKP Příloha 6 - Přehled dokumentů nepodléhajících evidenci v ASSL systému GINIS® SSL Příloha 7 - Dotazník o stavu SSL v jednotlivých odděleních MKP

135