MASARYKOVA UNIVERZITA. Time management: možnosti využití informačních technologií při efektivním hospodaření s časem

MASARYKOVA UNIVERZITA FILOZOFICKÁ FAKULTA Ústav české literatury a knihovnictví Kabinet knihovnictví Informační studia a knihovnictví

Time management: možnosti využití informačních technologií při efektivním hospodaření s časem Bakalářská diplomová práce

Autor práce: Dana Koláčková Vedoucí práce: PhDr. Petr Škyřík

Brno 2007

Bibliografický záznam KOLÁČKOVÁ, Dana. Time management: možnosti využití informačních technologií při efektivním hospodaření s časem. Brno : Masarykova univerzita, Filozofická fakulta, Ústav české literatury a knihovnictví, Kabinet knihovnictví, 2007. 60 s. Vedoucí diplomové práce PhDr. Petr Škyřík.

Anotace Bakalářská práce „Time management: možnosti využití informačních technologií při efektivním hospodaření s časem“ se zabývá významem time managementu a jeho hlavními principy. Autorka se věnuje stanovování cílů a priorit, uvádí metody plánování a pomůcky, které lze při organizování času využít. Popisuje rovněž některé techniky, s jejichž pomocí je možné zefektivnit práci s informačními a komunikačními technologiemi, a navrhuje postupy při zpracovávání stále narůstajícího počtu informací. Práce je koncipována tak, aby její poznatky mohl využít co nejširší okruh čtenářů.

Klíčová slova Time management, hospodaření s časem, plánovací systémy, informační a komunikační technologie.

Annotation Diploma thesis „The Time Management: Possibilities of Using Information Technologies in the Effective Managing of Time” deals with importance of time management and its basic principles. The author concentrates on aims and priorities assessment, mentions planning methods and tools that can be used in the time organizing. She also describes some techniques, which can help to make working information and communication technologies more effective, and suggests methods of processing the constantly growing number of information. The thesis is conceived in make all the findings useful for widest range of readers.

Keywords Time management, managing of time, planning systems, information and communication technologies.

Prohlášení Prohlašuji, že jsem předkládanou práci zpracovala samostatně a použila jen uvedené prameny a literaturu. Současně dávám svolení k tomu, aby tato diplomová práce byla umístěna v Ústřední knihovně FF MU a používána ke studijním účelům.

V Brně dne 11. května 2007

Dana Koláčková

Poděkování Na tomto místě bych ráda poděkovala za podporu, optimistický přístup, cenné rady a připomínky svému vedoucímu práce PhDr. Petru Škyříkovi.

OBSAH 1. Úvod.......................................................................................................................... 8 2. Vymezení tématu práce .......................................................................................... 9 3. Význam time managementu................................................................................. 10 3.1 Pojem time management.............................................................................. 10 3.2 Východiska time managementu................................................................... 11 3.3 Komu je time management určen ................................................................ 12 4. Vývoj time managementu..................................................................................... 14 4.1 První generace ............................................................................................. 14 4.2 Druhá generace ............................................................................................ 14 4.3 Třetí generace .............................................................................................. 15 4.4 Čtvrtá generace ............................................................................................ 15 4.5 Pátá generace ............................................................................................... 16 5. Vybrané principy fungování lidského těla a mysli............................................. 18 5.1 Vnímání času ............................................................................................... 18 5.2 Produktivní čas a biorytmy.......................................................................... 19 5.3 Levá a pravá hemisféra mozku .................................................................... 19 5.4 Vědomí, podvědomí a nevědomí ................................................................. 20 5.5 Důležitost návyků ........................................................................................ 21 5.6 Proaktivita.................................................................................................... 22 6. Stanovování cílů .................................................................................................... 24 6.1 Hledání cílů.................................................................................................. 24 6.2 Formulování cílů.......................................................................................... 25 7. Určování priorit..................................................................................................... 26 7.1 Priority z pohledu třetí generace.................................................................. 26 7.1.1 Eisenhowerův princip .......................................................................... 26 7.1.2 Analýza ABC ....................................................................................... 28 7.1.3 Paretův princip ..................................................................................... 29 7.2 Priority podle čtvrté generace time managementu ...................................... 30 8. Plánování času ....................................................................................................... 32

8.1 Vytváření časového snímku......................................................................... 32 8.2 Plánování – zásady a metody....................................................................... 33 8.2.1 Denní plánování ................................................................................... 34 8.2.2 Týdenní plánování ............................................................................... 34 8.3 Zloději času.................................................................................................. 35 8.3.1 Odmítání .............................................................................................. 36 8.3.2 Vyrušování ........................................................................................... 36 9. Plánovací systémy.................................................................................................. 38 9.1 Papírové plánovací systémy ........................................................................ 39 9.2 Elektronické plánovací systémy .................................................................. 41 9.2.1 PIM v osobních počítačích (PC) .......................................................... 42 9.2.2 PIM v kapesních počítačích (PDA) ..................................................... 43 10. Čas a moderní technologie.................................................................................. 44 10.1 Telefony..................................................................................................... 44 10.2 Mobilní telefony ........................................................................................ 46 10.3 Osobní počítače ......................................................................................... 46 10.4 Internet ....................................................................................................... 48 10.5 E-mail ........................................................................................................ 49 11. Zpracovávání informací ..................................................................................... 51 11.1 Příchozí informace..................................................................................... 51 11.2 Archivování informací............................................................................... 52 12. Závěr..................................................................................................................... 54 13. Použité zdroje ...................................................................................................... 56 14. Seznam schémat .................................................................................................. 60

1. ÚVOD Pro svou práci jsem si zvolila téma time managementu, protože se domnívám, že problém hospodaření s časem je v dnešní době velmi aktuální a poznatky z této práce mohou být dobře využitelné v praxi. Čas je velmi cenná věc. Nedá se koupit nebo uložit na později. Čas nelze ani rozmnožit, plyne nepřetržitě a neovladatelně. Důležitost této neobnovitelné suroviny si lidé obvykle uvědomují, až když jí začíná být kritický nedostatek. V každodenní komunikaci se již pevně zabydlely věty o tom, že lidé čas nemají, nebo ho sice mají, ale málo. Řada z nich si každý den stěžuje, že nestíhají to, co by chtěli a že kdyby čas měli, vypadalo by všechno úplně jinak. V práci i soukromí se na ně valí řada akutních problémů, pro samé povinnosti se nemohou věnovat své rodině, přátelům, sami sobě. Mají pocit, že tento stav nelze změnit. Proč? Mají přece málo času. Každodenní život navíc ovlivňuje i prudký rozvoj informačních a komunikačních technologií. Díky nim se zkracují vzdálenosti, čas pro výměnu informací se zmenšuje na minimum. Lidská síla je drahá, je nutné snižovat náklady, proto se od lidí očekává, že zvládnou stále více pracovních úkolů. Moderní technologie hrají roli velmi účinné, ale zároveň dvousečné zbraně. Jejich rozvoj sice přináší nástroje, které urychlují práci, avšak na druhou stranu přispívají ke zvyšování nároků, které jsou na pracovníky kladeny. I kvůli nim jsou vystaveni velkému tlaku. Nehrnou se na ně jen kvanta informací, ale také spousty možností, mezi kterými se musí rozhodovat. Takové zátěži ovšem lidské tělo není uzpůsobeno, dlouhodobý stres je pro ně velmi vyčerpávající. Je vůbec možné tento tlak ustát? Může člověk vykonávat náročnou práci a zároveň žít spokojeně? Domnívám se, že ano. Vždy je možné svůj život změnit. Chce to ovšem přehodnotit svůj náhled na něj, naučit lépe se rozhodovat, umět rozpoznat, co je důležité, nebát se některé věci odmítat. Rovněž při práci s moderními informačními a komunikačními technologiemi je možné naučit se je využívat tak, aby práci zefektivnily a přitom nezvyšovaly stres, kterému musí lidé čelit.

8

2. VYMEZENÍ TÉMATU PRÁCE Tato bakalářská práce si klade za cíl zmapovat, jak se v současnosti přistupuje k času a hospodaření s ním. Popisuje význam time managementu jako takového, zabývá se jeho vývojem. Rovněž se věnuje některým poznatkům o lidském těle a mysli, které time management využívá. Předkládá způsoby stanovování cílů a priorit, popisuje hlavní zásady plánování. Druhá část práce je koncipována spíše prakticky, věnuje se využívání pomůcek (klasických i elektronických) při hospodaření s časem. Dále se zaměřuje na to, jak hospodaření s časem ovlivňují informační a komunikační technologie a zda je možné je využívat efektivněji. Vzhledem ke svému rozsahu se ovšem nezabývá detailními technickými parametry jednotlivých přístrojů nebo programů, jejichž možnosti využití popisuje. Práce se věnuje také efektivnímu zpracovávání stále narůstajícího počtu informací a jejich archivování. Cílem práce není shromáždit co nejvíce konkrétních technik a postupů z time managementu, ale spíše představit možnosti, které jeho aplikování přináší. Práce je zaměřena hlavně na obecně platné principy, které ve svém každodenním životě může využít co nejširší okruh čtenářů.

9

3. VÝZNAM TIME MANAGEMENTU V této kapitole se budu věnovat tomu, co to vlastně time management je, jaká jsou východiska jeho vzniku a kdo může time management ve svém životě využít.

3.1 Pojem time management Time management můžeme definovat například tak, že je „vyvíjející se a praxí neustále prověřovanou metodikou racionálního využití času.“

1

Toto umění

efektivního hospodaření s časem se stává čím dál podstatnější. Je jednou z oblastí tzv. soft skills, což jsou dovednosti, které přímo nesouvisí s odbornou kvalifikací, ale v praxi jsou velmi ceněné. Podle Stephena R. Coveyho je time management „jedna z oblastí manažmentu, která se zabývá efektivním plánováním času.“ 2 Ovšem tato disciplína zahrnuje daleko širší oblast než pouze plánování. V širším pojetí sem lze také zařadit nauku o zvládání konfliktů, metody rychločtení, zásady ergonomie na pracovišti, umění vedení porad a schůzek a podobně. Time management staví na poznatcích z řady oborů, kromě managementu vychází také například z psychologie, filozofie, fyziologie, sociologie nebo sociální komunikace. Management času úzce souvisí s prací na osobním růstu a rozvoji, je součástí sebeřízení (řízení sebe sama). Někdy bývá zahrnut do širšího oboru, který se nazývá life management, tedy management života.3 Pojem time management je možné do češtiny přeložit doslova jako řízení času. Ovšem čas jako takový řídit nelze. Řídit lze však to, jak lidé čas využívají. To jim může pomoci být výkonnější a dosahovat lepších pracovních výsledků. Mezi cíle time managementu patří snaha i při vysokém pracovním nasazení umožnit lidem žít spokojeně a vyrovnaně. Efektivní využívání času přispívá k tomu, že se lidé cítí lépe, umějí se vypořádat s náročnými situacemi a stresem, jejich život je kvalitnější a jistým způsobem intenzivnější.

1

Náhlovský, P. Time management pro práci i pro život. Moderní řízení. 2002. s. 43. Covey, S. R. 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život. 1994. s. 329. 3 Life management lze rovněž považovat za další krok ve vývoji time managementu, protože problém organizování času posouvá do roviny řízení celého lidského života. 2

10

Nejde o to čas získat a nějak s ním naložit, ale naopak dát svému času nějaký smysl, umět žít naplno. Dobré a efektivní hospodaření s časem nespočívá ve schopnosti splnit všechny činnosti, které si člověk poznačil do diáře, ale v tom, jak si dokáže tyto činnosti zorganizovat, jak dokáže řídit sám sebe v čase, který má. Čas není nepřítel, není třeba s ním bojovat. Dobrý time management pomáhá člověku trávit méně času řešením krizových situací, vede ho k tomu, aby se více soustředil na věci, které mu přinášejí největší výsledky (prospěch či zisk). Dává mu však také prostor pro relaxaci a pro jeho koníčky, podporuje ho v tom, aby se soustředil na své vztahy s ostatními lidmi, aby si našel čas na svou rodinu a přátele, na kterých mu záleží. Dává také člověku šanci ohlédnout se za dobře vykonanou prací a prožít pocit uspokojení z vlastního úsilí. Hlavním cílem time managementu je lidský život harmonizovat, nikoliv udělat z člověka otroka plánovacích systémů.

3.2 Východiska time managementu Není jednoduché odpovědět na to, jak vůbec koncept time managementu, tedy systému řízení času, vznikl. Otázku, co to vlastně čas je, si lidé kladou velmi dlouho, zabývali se jí již antičtí filozofové. Každý člověk tento pojem jistým vnitřním způsobem chápe, ale většinou ho nedokáže vysvětlit. Dříve lidé odměřovali svůj čas pomocí přirozených událostí, jako je pohyb slunce po obloze. Postupně začali čas měřit pomocí hodin, nejprve slunečních a poté mechanických. Tak jak se přístroje k měření času zmenšovaly a zvyšovala se přesnost jejich měření, postupně klesala jejich cena a mohlo si je dovolit vlastnit čím dál více lidí. Tím se čas stával postupně daleko více osobní záležitostí a lidé získávali větší svobodu v nakládání s ním. Asi každý zná obchodnické přísloví „Čas jsou peníze“. Tento komerční význam času podle Johna Erica Adaira4 pravděpodobně vznikl v pozdním středověku

4

Adair, J. E. Hospodaření s časem. 2004. s. 14.

11

mezi italskými obchodníky. V této době morových epidemií a neustálého ohrožení si lidé začali uvědomovat, že by se měli svůj život snažit využít, jak nejlépe to jde.5 O účelné hospodaření s časem se také velmi zajímali angličtí puritánští kazatelé, kteří zastávali názor, že je třeba každý den naplánovat a doporučovali vést si deník jako prostředek sebeanalýzy. Počátkem 20. století vyšla populární kniha Arnolda Bennetta „Jak přežít denně dvacet čtyři hodin“ (How to Live on Twenty-Four Hours a Day), kterou je možné považovat za jednu z prvních knih o osobním time managementu. V současnosti se time managementu věnuje mnoho autorů a řízení času se stalo do jisté míry módní záležitostí. Organizováním kurzů time managementu se zabývá řada komerčních firem, většinou v nich kladou důraz na analýzu nejbolestnějších problémů při hospodaření s časem a na zvládnutí jednotlivých metod plánování nebo konkrétních technik (např. odbourávání stresu apod.). Na druhé straně se čím dál více prosazuje pohled, který vidí time management v širším kontextu. Snaží se z něj udělat určitou životní filozofii. Pokouší se do něj aplikovat i poznatky tzv. východního myšlení a uvědomuje si, že na hospodaření s časem není možné nahlížet bez souvislostí.

3.3 Komu je time management určen Řada autorů knih o time managementu vychází z toho, že je určen především manažerům. Time management je asi nejzajímavější pro velmi zaměstnané lidi, ovšem jeho aplikování může být užitečné každému. „Čas je na rozdíl od většiny jiných zdrojů mezi lidmi spravedlivě rozdělen. Všichni lidé ho mají každý den stejně. Rozdíl mezi námi spočívá v tom, jakým způsobem ho využíváme a jak dalece se ho snažíme natáhnout.“ 6 Každý, kdo chce, může na sobě pracovat. Musí si však uvědomit, že změna musí přijít zevnitř člověka, čili že jediný, koho může člověk změnit, je on sám. Každý může jednat podle toho, co je pro něj v životě důležité, podle svých priorit.

5

Adair dále cituje z korespondence italského kupce Leonarda Albertiho: „Ten, kdo ví, jak neztrácet čas, se může pustit do čehokoli; a ten, kdo ví, jak ho využít, se stane tohoto čehokoli pánem.“ 6 Caunt, J. Time management : jak hospodařit s časem. 2001. s. 13.

12

Zásadní podmínkou spokojeného života je nastavit a udržovat rovnováhu mezi jeho jednotlivými oblastmi. Je samozřejmě rozdíl mezi osobním a pracovním životem. V osobním životě máme obvykle mnohem širší možnost volby než v práci. Záleží ale také na druhu zaměstnání. Jsou profese, kde je možné si téměř celý pracovní čas zorganizovat podle sebe a přizpůsobit ho svým individuálním požadavkům, a naopak existují pracovní pozice, kde je svoboda nakládání s časem více omezená. Jsou však i povolání, která vyžadují umět se okamžitě rozhodovat, přizpůsobovat se a zvládat nečekané situace, takže pracovník nemůže svou činnost plánovat příliš dopředu. I v těchto případech si time management ví rady. Může pomoci lépe organizovat jednotlivé činnosti, rozlišovat jejich relevanci a naléhavost. O time management se lidé začínají zajímat často ve chvíli, kdy jsou zahlceni prací a mají pocit, že jim život utíká mezi prsty, a chtějí to změnit. Užitečný může být time management i pro člověka, který nastoupí do nové pozice a potřebuje svoji práci efektivně zorganizovat.

13

4. VÝVOJ TIME MANAGEMENTU Jednotlivé vývojové fáze time managementu není možné ohraničit konkrétními daty. Jediné rozdělení, které autoři používají, vychází z toho, jak vývoj time managementu charakterizoval Stephen R. Covey.7 Ten rozdělil přístupy v oblasti plánování času do čtyř vln neboli generací. Tyto vlny vznikaly postupně tak, jak se zvyšovaly nároky lidí na využívání času. Coveyho rozdělení použiji v této práci i v dalších kapitolách, zejména při popisu odlišného pojetí cílů a priorit podle třetí a čtvrté generace.

4.1 První generace První generaci time managementu je možné nazvat systémem upomínek. Spočívala v sepisování úkolů, popřípadě jejich opatřením poznámkami. Šlo vlastně pouze o to, aby člověk zjistil, jaké činnosti si jeho čas nárokují. Jisté ulehčení se zakládalo na tom, že si pak nemusel úkoly pamatovat. Slabostí první generace time managementu je kupříkladu to, že se soustředí jen na konkrétní věci, které je nutné udělat, ale nesnaží se své konání zařadit do širších souvislostí.

4.2 Druhá generace Pro druhou generaci time managementu je typické používání kalendářů a diářů. Nejde pouze o to, zjistit co se má udělat, ale také si naplánovat (s větší či menší přesností), kdy se člověk bude konkrétní činnosti věnovat. Model první a druhé generace intuitivně využívá řada lidí, jsou na něj zvyklí, je pro ně přirozený a příjemný svou jednoduchostí. Avšak nové technologie a stále se zrychlující tempo každodenního života zvyšuje nároky na využívání času a jeho jednoduché organizování přestává lidem stačit.

7

Covey, S. R. 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život. 1994. s. 144-169.

14

4.3 Třetí generace Na nedostatky prvních dvou generací zareagovala generace třetí. Nezabývá se jen tím, co a kdy se má dělat, ale také jakým způsobem. Sleduje stanovování cílů (krátkodobých, střednědobých i dlouhodobých), porovnává jejich důležitost a přiřazuje jim priority. Využívá týmovou spolupráci, podrobné plánování a delegování úkolů a definuje nástroje kontroly jejich plnění. Je velmi dobře propracovaná a logická, avšak postrádá lidský přístup. Člověk podle ní jedná vždy logicky a předvídatelně, víceméně jako stroj. V praxi je velmi těžké její filozofii přesně naplňovat, je obtížné ji integrovat do každodenního života. Soustředí se na čas a věci, které je v něm třeba stihnout, ale nebere v potaz individuální postoje a hodnoty každého člověka. Její snahou je svázat čas do denních, týdenních, měsíčních a ročních, vzájemně provázaných plánů.

4.4 Čtvrtá generace Čtvrtá generace time managementu vychází z toho, že samotný pojem time management je ve skutečnosti nesprávný. Člověk nemůže řídit čas, může řídit pouze sám sebe v čase. V centru pozornosti třetí generace byl hlavně čas a pomůcky k jeho ovládnutí, čtvrtá generace se soustřeďuje na člověka a jeho myšlení. Uvědomuje si totiž jednoduché poznání, že času již nikdy nebude dostatek. Moderní doba a digitální technologie stále zvyšují nároky, lidé se dostávají do složitých stresových situací, na jejichž zvládání je příroda nevybavila. Proto se čtvrtá generace soustřeďuje na člověka jako takového, na jeho spokojenost, která může zajistit dlouhodobou efektivitu jeho práce. Zabývá se sebepoznáním, vedením i řízením. Zkoumá přirozené zákonitosti a strukturu lidské mysli, hledá, kam chce člověk ve svém životě směřovat a co je pro něj opravdu důležité. Tyto principy se potom snaží aplikovat na každodenní život. Předchozí generace time managementu zcela nezavrhuje, používá některé jejich techniky, které se v minulosti osvědčily.

15

Petr Pacovský8 charakterizoval pět základních principů čtvrté generace time managementu: 1. „Člověk je víc než čas“, dosahování výsledků by mělo být stejně důležité jako osobní spokojenost jedince, protože pouze spokojený a vyrovnaný člověk je schopen dlouhodobě velmi efektivně pracovat. 2. „Cesta je víc než cíl“, je nesmyslné pouze čekat na naplnění svého cíle a nechat si dny, týdny či dokonce roky proklouzávat mezi prsty. Člověk by měl prožít naplno každý den. Jaké jsou jeho jednotlivé dny, takový je pak i celý jeho život. 3. „Zevnitř je víc než zvenku“, není možné dosáhnout dlouhodobého úspěchu pouhým nastudováním různých technik a návodů, byť by byly sebelepší. Důležité je pracovat na svém osobním růstu, na svém charakteru. Zralá osobnost, jejíž hodnoty vycházejí z pevných základů, se daleko lépe vyrovnává se situacemi, které přináší život, a svým příkladem může ovlivnit i ostatní. I tak je ale dobré mít na paměti, že člověk může změnit pouze sám sebe. 4. „Pomalu je víc než rychle“, rychlá řešení, zejména na poli osobního růstu, obvykle nezpůsobí trvalou změnu či zlepšení situace. Pokud člověk chce něco skutečně a natrvalo změnit, je lepší začít pomalu s drobnými změnami, které je schopen dlouhodobě dodržovat. 5. „Celek je víc než část“, chce-li člověk doopravdy zkvalitnit svůj život, dotknou se změny všech oblastí jeho života. Nemá smysl se zaměřit jen na změny v hospodaření s časem v zaměstnání, protože život se skládá z daleko více složek. Je důležité se věnovat všem životním oblastem a udržovat mezi nimi rovnováhu.

4.5 Pátá generace Vývoj time managementu zcela jistě ještě není ukončen. Prostředí, ve kterém lidé žijí, se neustále mění a je pravděpodobné, že i nadále budou narůstat nároky na využívání času, kterým bude chtít time management vyhovět.

8

Pacovský, P. Člověk a čas : time management čtvrté generace. 2000. s. 37-41.

16

Pomalu se začíná rodit nová generace, která vychází ze základu čtvrté, z modelu NASA a z postupů neurolingvistického programování.9 Konkrétní principy nebo techniky páté generace time managementu však zatím publikovány nebyly. Pacovský na otázku o vzniku páté generace v roce 2002 odpovídal: „Myslím si, že to není otázka filosofie, ale marketingu. Jakmile někdo vymyslí odlišnost, která má sílu konkurenční výhody, “ objeví” se pátá generace.“ 10

9

Činka, L. Organizér pro zvládání času - time management [online]. Turek, J. Rozhovor s Petrem Pacovským, ředitelem poradenské firmy Time Expert [online].

10

17

5. VYBRANÉ PRINCIPY FUNGOVÁNÍ LIDSKÉHO TĚLA A MYSLI V této kapitole se hodlám zabývat některými poznatky o fungování lidského těla a především mysli, které jsou v time managementu využívány. Snažila jsem se vybrat zejména ty, o nichž se přímo či nepřímo zmiňuji v dalších kapitolách. Tím, že se člověk pokusí pochopit strukturu vlastní mysli a přirozené vlastnosti svého těla, může zkvalitnit to, jak přemýšlí, a naučit se dávat vlastní mysli takové podněty, se kterými umí přirozeně nejlépe pracovat.

5.1 Vnímání času K vnímání času člověk nemá žádný zvláštní orgán, vnímá ho pouze na základě zkušenosti. Vnímání času je velmi proměnlivé a ovlivňují ho různé psychologické a biologické procesy. Mají na něj kupříkladu vliv rytmické děje v lidském těle, tedy dýchání, puls nebo trávení. Dále je ovlivněno také věkem člověka, jeho momentální kondicí nebo rovněž různými hormonálními a chemickými látkovými přeměnami v jeho těle (může se jednat jak o přirozené procesy, tak také například o působení drog). Psychologickými aspekty, které vnímání času ovlivňují, jsou kupříkladu pozornost, která je plynutí času věnována, atraktivita vykonávané činnosti, očekávání konce a emoční zabarvení aktivity. Představa člověka o čase se vytváří v dětství, mezi šestým a sedmým rokem života. Do té doby žijí děti ve svém vlastním čase, zajímá je pouze přítomný okamžik, soustředí se samy na sebe, nikoliv na ostatní a na budoucnost. Čas dětí tedy plně usměrňuje jich okolí. Jak děti rostou, učí se strukturovat a koordinovat své mentální představy a jejich vztah k času pomalu zraje až do dospělosti. Někteří lidé si mohou špatné návyky ve vztahu k času přenést až do dospělosti. Je pro ně potom těžší naučit se svůj čas plánovat a organizovat.

18

5.2 Produktivní čas a biorytmy Biologické potřeby a nároky na čas není možné ignorovat. Ne vždy je lidské tělo připraveno k maximálnímu výkonu. „Každá sekunda našeho života nepřináší zcela shodnou možnost se na něco soustředit nebo zcela stejný pocit vnitřní síly. Tyto a jim podobné parametry se mění v čase a spolu s nimi se mění i naše schopnost či možnosti podávat výkon a dosahovat cílů.“ 11 Produktivní čas je jednoduše doba, kdy má člověk maximální energii a kdy dělá svou práci nejlépe. Je dobré si na tuto dobu plánovat významné a náročné činnosti, protože v tomto čase je možné vykonat je rychleji a s menší námahou. Do doby, kdy naše energie klesá a kdy také hrozí největší vyrušování (např. po obědě), je vhodné přesunout jednak podružné úkoly a pak také zajímavou práci, která člověka sama od sebe povzbudí. S produktivním časem úzce souvisí biorytmy. Každý živý organizmus má v sobě jakési vnitřní hodiny, které řídí pochody v celém těle, a předpokládá se, že jejich existence souvisí se střídáním světla a tmy. U člověka se obvykle hovoří o dvou chronotypech. Podle nich se lidé dělí na tzv. skřivany (kteří jsou nejčilejší po ránu) a sovy (jejichž vrchol energie přichází až s večerem). Ovšem toto rozdělení je spíše extrémní a většina lidí se pohybuje někdy mezi těmito krajnostmi. Podle Johna Erica Adaira12 se lidé obvykle nejlépe soustředí před desátou hodinou dopoledne, nebo dokonce hned ráno, ještě před snídaní. Člověk je v této době po noci jak fyzicky tak psychicky odpočatý a jeho tělo je připraveno pracovat. Je rovněž důležité naučit se předcházet únavě, během práce dělat zavčas krátké přestávky na odpočinek a nepřepínat se, protože tím se produktivita práce jenom snižuje.

5.3 Levá a pravá hemisféra mozku Podle tzv. teorie mozkové dominance13 je podstatný rozdíl mezi pravou a levou hemisférou mozku. Levá hemisféra je spíše logická, pracuje se slovy a

11

Plamínek, J. Sebeřízení : praktický atlas managementu cílů, času a stresu. 2004. s. 166. Adair, J. E. Hospodaření s časem. 2004. s. 64. 13 Covey, S. R. 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život. 1994. s. 128. 12

19

jednotlivými částmi. Pravá hemisféra je více intuitivní a tvořivá, pracuje s obrazy, s celými objekty a dokáže skládat jednotlivosti v celek. Lidé používají při přemýšlení obě hemisféry, avšak obvykle má jedna z nich snahu dominovat. „Žijeme ve světě, ve kterém převládá dominance levé hemisféry mozku, kde kralují slova, míra a logika, a kde tvořivější, intuitivnější, senzitivnější a umělečtější stránky naší povahy jsou často podřízené. Pro mnohé z nás je proto obtížnější využívat kapacitu pravé hemisféry mozku. (…) Uvědomíme-li si různé schopnosti svého mozku, můžeme podle specifických potřeb vědomě využívat svoji mysl efektivnějším způsobem.“ 14 Je užitečné naučit se do svého každodenního života zapojovat co nejvíce představivost, tedy využívat pravou hemisféru. Například čeká-li člověka něco nepříjemného či velmi důležitého, je dobré, aby se pokusil ve své mysli tuto situaci co nejpodrobněji vykreslit a aby si představil, že jedná úspěšně. Svou představivost obvykle umějí velmi dobře zapojovat vrcholoví sportovci, ale i jiní lidé, kteří jsou špičkami ve svém oboru.

5.4 Vědomí, podvědomí a nevědomí Lidskou mysl je možné rozdělit do tří vrstev, na vědomí, podvědomí a nevědomí. Tento model aplikuje ve své práci Petr Pacovský.15 Tvořivá složka mysli, ve které se odehrávají všechny tvůrčí procesy, se nazývá vědomí. Zapojuje se jen pokud dostane vhodný podnět, úzce souvisí s koncentrací. Dokáže v jednu chvíli pracovat pouze na jedné činnosti. Pokud je podnětů mnoho, mysl mezi nimi velmi rychle přepíná, což způsobuje menší výkon a větší únavu. Naopak podvědomí pracuje neustále a zvládá i více činností najednou. Řídí základní životní funkce, úzce souvisí s pamětí, je v něm vše, co člověk zažil a o čem přemýšlí, je zdrojem nápadů pro vědomí. Jsou v něm uloženy všechny návyky. Nejhlubší vrstvou lidské psychiky je nevědomí. Jeho činnost si člověk nedokáže uvědomit, přesto je pro něj nepostradatelná. Jsou zde uloženy jeho základní 14 15

Covey, S. R. 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život. 1994. s. 127. Pacovský, P. Člověk a čas : time management čtvrté generace. 2006. s. 54-57.

20

hodnoty, vize či víra, jež vytváří pozitivní energii. Mohou sem být však také odsunuty různé psychické problémy a traumata. V běžném životě si člověk obvykle neuvědomuje, které činnosti dělá vědomě a pro které podvědomě spouští již vytvořený návyk Ovšem právě zamyšlení nad tímto rozdílem, může být prvním krokem k sice pozvolné, avšak trvalé změně vlastního života.

5.5 Důležitost návyků Návyk je možné definovat jako: „relativně ustálený (někdy až automatický a nevyžadující si vědomou kontrolu), používaný a vnitřně osvojený způsob myšlení, resp. činnosti, vyplývající z psychických struktur, tj. charakteru a mentality člověka.“ 16 Návyky jsou přínosné především v dlouhodobějším časovém horizontu. Jejich vytvoření je otázkou delšího úsilí. Dobře vypěstovaný návyk může člověku podstatně ulehčit situaci, protože pracuje v podvědomí a jakoby „sám“ bez většího volního úsilí. Základem vytvoření návyků je pravidelné opakování činností. Zpočátku je tento proces náročný a vyčerpávající a může dokonce dočasně omezit svobodu konání. Avšak je dobré si uvědomit, že „buď si svůj život na chvíli svážeme systémem, dokud si nenavykneme – a máme možnost věci změnit, nebo pod argumentem volnosti budeme stále dělat to samé.“ 17 Člověk si ve svém každodenním životě vypěstoval řadu návyků, například provádění osobní hygieny, ranní rituál pití kávy, večerní sledování televize. Některé z nich jsou racionální a pro člověka užitečné, jiné je dobré změnit. Návyky se totiž v jeho mysli spouštějí bez ohledu na to, jestli je to v tu chvíli správné a vhodné. Kdykoliv už je podvědomí obeznámeno s nějakou konkrétní situací, snaží se návyk spustit. Osobní růst lze tedy charakterizovat také jako přepisování nevhodných návyků. Podle principů čtvrté generace time managementu je vhodné při zavádění nových návyků postupovat raději pomalu, krůček po krůčku, než se snažit okamžitě 16 17

Vágner, I. Systém managementu. 2006. s. 39. Pacovský, P. Člověk a čas : time management čtvrté generace. 2000. s. 176.

21

převrátit svůj život naruby. Čtvrtá generace také zdůrazňuje, že návykem by se měla stát také péče o kondici člověka, a to nejen fyzickou, ale i duševní.

5.6 Proaktivita S návyky úzce souvisí téma proaktivity. Hlavním principem fungování lidského těla je jeho schopnost reagovat na podněty, vnější či vnitřní. Tato reakce se odehrává na vědomé nebo podvědomé úrovni. Na věci, které člověk zná, reaguje podvědomě, automaticky, navyklým způsobem, což šetří jeho čas i energii. Teprve, je-li podnět nový, neznámý, reaguje na něj vědomí a aktivně s ním pracuje. Problém spočívá v tom, že řada návyků a podvědomých reakcí člověka velmi omezuje. Návyky ho drží ve vyjetých kolejích, nedovolují mu na sobě pracovat a rozvíjet se, avšak již nestačí vysokým nárokům dnešní doby. Proaktivní způsob myšlení spočívá ve vědomém zachycení toho krátkého okamžiku, kdy se mysl „rozhoduje“, zda bude reagovat podvědomě, podle nějakého již navyklého schématu, nebo zda reakci na podnět přenechá vědomí. Proaktivita „znamená v praxi neomezenou možnost volby mezi reakcí vědomou, podvědomou, logickou, emocionální, kreativní. (…) Návyk “uvědomování si bodu proaktivity” je svým způsobem návykem paradoxním. Jeho jedinou funkcí je totiž zapojit do práce vědomí. Jedině to je totiž schopno posouzení, nové myšlenky, volby.“ 18 Pacovský dále upřesňuje, ze pouze prostřednictvím proaktivity je možné zavádět do svého života nové návyky, naučit se myslet pozitivně, umět přemýšlet sám o sobě a tak se zdokonalovat, dokázat se na svůj život a situace, které přináší, podívat s nadhledem. „Podstatou proaktivních lidí je schopnost podřídit impulsy hodnotám. Reaktivní lidé jsou ovládáni pocity, okolnostmi, podmínkami, prostředím. Proaktivní lidé se řídí hodnotami – pečlivě promyšlenými, zvolenými a niterně zakotvenými.

18

Pacovský, P. Člověk a čas : time management čtvrté generace. 2000. s. 117.

22

Proaktivní lidé jsou také ovlivňováni vnějšími podněty, klimatickými, fyzickými, sociálními nebo psychologickými. Avšak jejich odezva na tyto podněty, ať vědomá či nevědomá, je volbou nebo odezvou založenou na hodnotách.“ 19 V proaktivitě je svoboda. Je v ní možnost nenechat se pouze pasivně ovládat od okolí, ale aktivně přistupovat ke svému životu a měnit ho tak, aby člověk žil spokojeněji.

19

Covey, S. R. 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život. 1994. s. 69-70.

23

6. STANOVOVÁNÍ CÍLŮ Nemá smysl shromažďovat poučky o hospodaření s časem, aniž by si člověk ujasnil, co pro něj plynoucí čas znamená a čeho v něm chce dosáhnout. Cíle je možné charakterizovat jako představy, které jsou zaměřeny do budoucnosti. Třetí a čtvrtá generace time managementu vnímají problematiku cílů poněkud odlišně. Zatímco čtvrtá generace se zaměřuje hlavně na priority a stanovování jednotlivých cílů nepovažuje za tolik podstatné, pro třetí generaci je naopak stanovování cílů jedním z hlavních postupů. Proto se v této kapitole zaměřím na cíle hlavně z pohledu generace třetí.

6.1 Hledání cílů Rozhodne-li se člověk, že si začne stanovovat cíle, měl by se nejprve podívat na svůj život z širšího pohledu. „První krok v organizování sebe sama se neprovádí na stole, ve složkách nebo v počítači: musí se uskutečnit ve vaší hlavě. Máte-li zvládnout svůj pracovní život a začít rozlišovat, musíte se nejprve přesvědčit, že jste správně pochopili svou roli a své zásadní cíle.“ 20 Není efektivní zaměřovat svoji pozornost pouze na jednotlivé úkoly, vždy je třeba mít na zřeteli jejich širší rámec, tedy konkrétní cíl. Cíl souvisí úzce se záměrem. Pokud existuje záměr, ale není definován přesný cíl, obvykle se jej jen těžko podaří naplnit. Na druhou stranu je absurdní plnit nějaké cíle, ale nevědět proč. Při hledání cílů rovněž není možné brát v potaz jen to, co člověk chce, ale musí také posoudit, jaké má (nebo by mohl mít) k dispozici prostředky. Cíle dokáží člověka motivovat, pokud se mu podaří splnit, jsou nejen důvodem k radosti a hrdosti na sebe sama, ale také povzbuzují k dalším výkonům. Tím, že si člověk žádné cíle nedává, se vlastně ochuzuje o dobrý pocit z úspěchu, postupně ztrácí motivaci a chuť v činnosti (ať už jakékoliv) dále pokračovat. Ze začátku je lepší neklást si velmi mnoho cílů. Jednotlivé cíle by také neměly být příliš vysoké, ale raději menší, jednodušší a na kratší dobu. Cíle však

20

Caunt, J. Time management : jak hospodařit s časem. 2001. s. 5.

24

rovněž nemohou být směšně nízké, protože nemusí-li člověk vyvinout téměř žádné úsilí, jeho růstu a pokroku to rozhodně nepomůže. K sebepoznání a následnému stanovení cílů může dobře posloužit například vytvoření SWOT analýzy vlastních silných a slabých stránek.

6.2 Formulování cílů Je důležité, aby cíl byl dobře vyjádřen a tedy aby bylo možné zkontrolovat, zda ho bylo dosaženo. „Tím, že si člověk dokáže cíl přesně vymezit, překoná už poloviny cesty k jeho dosažení. Je tomu tak proto, že v samotném stanovení cíle je obsažena jeho pevná vůle a víra, že to zvládne, že to chce dosáhnout.“ 21 I při formulování cílů platí osvědčené pravidlo time managementu, které říká zapisovat si pokud možno vše. Je-li cíl zapsán, motivuje to k jeho plnění a také se člověk nemůže po čase sám sobě vymlouvat, že cíl zněl jinak a byl splněn, i když to není pravda. Když už je cíl zapsán, pomůže při jeho uskutečňování mít ho neustále na očích. (Zapsat ho například na desky svého diáře nebo vyvěsit na nástěnku v kanceláři.) Pravidla pro formulování cílů jsou nazývána akronymem SMART.22 Cíle by tedy měly být: -

specifické - tedy konkrétní a jednoznačné, má být srozumitelně definované, čeho se cíl týká;

-

měřitelné - mělo by se dát prokazatelně zjistit, že cíle bylo dosaženo;

-

akceptovatelné a ambiciózní - cíle mají být přijatelné pro všechny, kdo je mají plnit;

-

realizovatelné - mělo by být opravdu reálné cíle dosáhnout;

-

termínované - je třeba, aby bylo stanoveno dokdy má být cíl splněn.

Někdy není možné cíl přesně podle těchto kritérií definovat, je však dobré je znát a při vytyčování cílů se je snažit dodržet.

21 22

Porvazník, J. Celostní management : pilíře kompetence v řízení. 2003. s. 388. Vágner, I. Systém managementu. 2006. s. 159.

25

7. URČOVÁNÍ PRIORIT Stanovování priorit je možné zjednodušeně charakterizovat jako umění si vybrat. Spočívá v tom dát svobodně jednomu přednost před druhým. A toto rozhodování nebývá vždy jednoduché. Třetí a čtvrtá generace time managementu pracují s prioritami odlišným způsobem. Podle třetí generace se priority vytváří podle jednotlivých cílů a úkolů. Naproti tomu čtvrtá generace priority konkrétním cílům a úkolům nadřazuje.

7.1 Priority z pohledu třetí generace Třetí generace time managementu vnímá priority spíše z krátkodobého hlediska, kdy pomáhají v rozvržení každodenní práce a souvisí s operativním rozhodováním. Vybrala jsem tři asi nejčastěji zmiňované metody, jak lze priority stanovovat. 7.1.1 Eisenhowerův princip

Schéma 1: Eisenhowerův princip23 Podle Eisenhowerova principu je možné všechny činnosti rozdělit do čtyř kvadrantů podle jejich důležitosti a naléhavosti. Tento princip aplikuje ve svých

23

upraveno podle Covey, S. R. 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život. 1994. s. 149.

26

pracích řada autorů, rozhodla jsem se vycházet z toho, jak jej použil Stephen R. Covey.24 Do kvadrantu I patří činnosti, které jsou naléhavé a důležité, náleží sem všechny krizové situace, termínované úkoly a neodkladné záležitosti. Kvadrant II tvoří činnosti nenaléhavé, ale důležité, tedy aktivity jako například prevence, práce na osobním růstu, rozvíjení vztahů, plánování nebo také odpočinek. Do kvadrantu III spadá vše, co je sice naléhavé, ale vlastně nedůležité, kupříkladu přerušování některých návštěv, některé porady, pošta, telefonáty, různá hlášení a podobně. Do posledního kvadrantu IV patří všechny ostatní záležitosti, tedy činnosti nenaléhavé a nedůležité. Jedná se například o některé telefonické hovory, různé jednoduché a běžné úkoly, ale i příjemné a zábavné činnosti (třeba bezcílné surfování na internetu). Anita a Klaus Bischofovi25 (a nejen oni) doporučují ihned a osobně vyřizovat činnosti z kvadrantu I a činnosti z kvadrantu II naplánovat a odložit na pozdější dobu. V tomto se ale dostávají do sporu s Stephenem R. Coveym nebo Petrem Pacovským,26 kteří naopak radí důsledně se soustředit na kvadrant II a trávit v něm co nejvíce času. Upozorňují, že většina lidí se nejvíce zabývá činnostmi naléhavými a důležitými (tedy kvadrantem I), kvůli tomu pak žijí v neustálém spěchu a stresu, nemohou se věnovat předcházení problémům a stále jen „hasí“ ty aktuální. Pacovský27 dále uvádí, že lidé tráví zhruba 50 % svého času v kvadrantu důležitých a naléhavých činností (kvadrant I), 28 % v kvadrantu důležitých činností (kvadrant II), 15 % času tráví řešením naléhavých, ale nedůležitých záležitostí (kvadrant III) a 7 % času věnují činnostem, které nejsou ani důležité ani naléhavé (kvadrant IV). Důležité a naléhavé úkoly obvykle vznikají dvěma způsoby. Zaprvé tak, že důležité a nenaléhavé úkoly se stanou naléhavými a zadruhé tak, že přichází k člověku zvenčí (je jimi pověřen či nastane nějaká nepředvídatelná situace). Tím, že

24

Covey, S. R. 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický živo. 1994. s. 148-153. Bischof, A., Bischof, K. Aktivní sebeřízení : jak získat kontrolu nad svým časem a prací. 2003. s. 54-55. 26 Pacovský, P. Člověk a čas : time management čtvrté generace. 2006. s. 201-204. 27 tamtéž s. 196. 25

27

se člověk primárně zabývá důležitými a nenaléhavými úkoly, tak z nich nevznikají nové naléhavé. K úkolům, které k člověku přicházejí z vnějšího prostředí, je nezbytné přistupovat proaktivně, buď je rovnou odmítnout, nějak modifikovat či delegovat, nebo se jim důkladně věnovat (jako by patřily do kvadrantu II) a pokusit se zapracovat i na tom, aby se příště již naléhavými nestaly. V tom, jak zacházet s nedůležitými úkoly, se již oba tábory autorů shodují. Naléhavé, avšak nedůležité činnosti z kvadrantu III, je nejlepší buďto delegovat nebo je vyřídit až po splnění důležitých úkolů. Činnostmi z kvadrantu IV, tedy nenaléhavými a nedůležitými, doporučují odborníci na time management se vůbec nezabývat. 7.1.2 Analýza ABC

Schéma 2: Analýza ABC28 Další metodou, jak stanovovat krátkodobé priority je analýza ABC. Podle této metody je možné rozdělit všechny činnosti do tří úrovní.29 V úrovni A se nacházejí ty nejdůležitější činnosti, kterým by se člověk měl věnovat přednostně. Jedná se o zhruba 15 % úkolů ze všech, které během dne

28

upraveno podle Bischof, A., Bischof, K. Aktivní sebeřízení : jak získat kontrolu nad svým časem a prací. 2003. s. 58. 29 Bischof, A., Bischof, K. Aktivní sebeřízení : jak získat kontrolu nad svým časem a prací. 2003. 5658.

28

vykonává. Měl by jim věnovat asi 15 % ze svého pracovního času, čímž dosáhne až 65 % všech svých výsledků (výkonu, zisku apod.). Asi 20 % pracovního času člověku zabírají úkoly úrovně B, což je zhruba pětina ze všech činností. Tyto úkoly mu přinášejí asi 20 % výsledků. Nikdy by kvůli nim neměl zanedbávat úkoly z úrovně A, naopak je dobré je delegovat, pokud je to možné, a pouze kontrolovat jejich plnění. Nejvíce pracovního času (asi 65 %) tvoří úkoly úrovně C, jedná se obvykle o denní rutinní činnosti. Úkoly C přinášejí pouze 15 % z celkového zisku. Člověk by se jim tedy měl věnovat až v poslední řadě, je možné je odkládat, leckdy se i časem vyřídí samy od sebe. Analýzu ABC je možné aplikovat nejen na čas. Podle ní například zhruba 15 % nejlepších zákazníků přináší 65 % z celkových tržeb, 15 % nejvýkonnějších pracovníků přispívá k 65 % z celkového pracovního výsledku a podobně. 7.1.3 Paretův princip

Schéma 3: Paretův princip30 Princip, s nímž přišel kolem roku 1900 italský ekonom Vilfredo Pareto, pracuje s poměrem 80:20. Pareto jím původně vyjádřil, že asi 80 % bohatství kontroluje 20 % lidí. Obecně tedy tvrdí, že významné prvky v každé skupině tvoří

30

upraveno podle KNOBLAUCH, Jörg, WÖLTJE, Holger. Time management : Jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 2006. s. 23.

29

relativně malou část celku. Tento princip byl postupně aplikován na různé aspekty obchodu. V rámci time managementu říká, že zhruba 20 % činností přináší až 80 % výsledků (jinými slovy také 80 % zisku). Jak dodává John Caunt,31 není důležité zda tento poměr platí úplně přesně, avšak jisté je, že pokud člověk své úsilí nerozmělňuje na množství malých a téměř bezvýznamných úkolů a zaměří se zejména na těch pár úkolů opravdu důležitých, dosáhne bezesporu lepších výsledků. Paretův princip také naznačuje, že není výhodné se snažit všechny činnosti provádět naprosto perfektně a dokonale. Pečlivost a dokonalost je velmi drahá, je důležité se naučit rozeznávat situace, kdy je možné úkol vykonat nedbale a na výsledku se to téměř neodrazí (protože zmíněných 20 % vytvořilo 80 % výsledku). Samozřejmě je řada situací, které vyžadují naprosto perfektní vypracování zadaného úkolu, ale ty se obvykle neodehrávají v kanceláři, ale spíše na operačním sále.

7.2 Priority podle čtvrté generace time managementu Z pohledu čtvrté generace time managementu jsou priority to, co člověk považuje za dlouhodobě nejdůležitější a úzce souvisí s jeho životním přáním (či jinými slovy osobním posláním). „Provádění našich osobních plánů v čase našeho života je o to jednodušší a víc motivující, že se tyto plány vpisují do našich hlubších záměrů, v nichž realizujeme svá životní přání. Podle nich si pak můžeme jasně určit priority, mobilizovat svou energii a uvědomit si, jak potom nakládat se svým časem.“ 32 Právě vědomí toho, že člověk dělá opravdu důležité věci a nezabývá se podružnostmi, ho dobíjí novou energií a přináší mu dobrý pocit z vlastního života. Čtvrtá generace se smířila se skutečností, že není možné stihnout všechno, každý úkol precizně provést a přitom žít spokojeně. Lidé se nemusí stresovat tím, že něco nestíhají, pokud to, čemu se věnují na úkor ostatních aktivit, souhlasí s jejich prioritami, tedy tím nejdůležitějším v jejich životě. „To je kouzlo principu “prioritám přidělovat úkoly”. Prioritu nemusíme naplňovat dogmatickým sledem

31 32

Caunt, J. Time management : jak hospodařit s časem. 2001. s. 11. Delivré, F. Buďte pány svého času. 2002. s. 61.

30

činností jako cíl. Můžeme každý den dělat maličkosti, každý den jiné. Volně, bez stresu.“ 33 Stanovit si své nejvyšší priority, životní cíle či osobní poslání není záležitost pár minut přemýšlení. Stephen R. Covey34 doporučuje použít techniku, při které si člověk představuje svůj vlastní pohřeb. Co by o sobě chtěl slyšet ve smutečním projevu? Jak by chtěl aby na něj vzpomínali jeho blízcí? Nezdají se některé současné problémy z tohoto pohledu malichernými? Po tomto zamyšlení by si člověk měl zkusit zjednodušeně sepsat jakousi svou osobní ústavu, pravidla, která říkají, co je skutečně důležité a čemu chce věnovat nejvíce energie. Měl by zvážit, čeho chce dosáhnut ve svých různých životních rolích a pokusit se nastavit mezi všemi oblastmi svého života rovnováhu. Tento náčrt životních cílů a zásad může vznikat několik dnů či týdnů, je dobré se k němu pravidelně vracet a klidně ho i upravit. Názory člověka se postupem času vyvíjí, proto i priority se mohou měnit. Další metodou, kterou je možné použít nejen při hledání životních priorit, je vytvoření mentální mapy. Velkou výhodu mentálních map je možnost přehledného zaznamenání hierarchických struktur a spojitostí mezi jednotlivými body. David Gruber35 navrhuje rozpracovat pomocí mentální mapy podtémata jako jsou soužití s jinými lidmi, stav dobré mysli, práce, finanční zdroje, volný čas a zdraví. Člověk by se měl rozhodovat v souladu se svými životními přáními a také by měl začít pracovat na jejich realizaci. Není nutné jim okamžitě podřídit veškeré své jednání, ale je vhodné je mít stále na paměti. „Pro převládající vnitřní spokojenost, jako spolehlivý ukazatel životní úspěšnosti nejsou rozhodující mezníky, ale to, jestli na cestě jsme a jdeme po ní, byť zvolna, správným směrem.“ 36

33

Pacovský, P. Člověk a čas : time management čtvrté generace. 2000. s. 174. Covey, S. R. 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život. 1994. s. 92-93. 35 Gruber, D. Time management : rady a tipy jak efektivně hospodařit s časem. 2002. s. 18. 36 Pacovský, P. Člověk a čas : time management čtvrté generace. 2000. s. 179. 34

31

8. PLÁNOVÁNÍ ČASU Plánování může být definováno jako „ vědomá lidská činnost, jejímž účelem je “stavět mosty” mezi tím, kde jsme a mezí tím, kam se chceme dostat.“

37

Jakmile

člověk zná své cíle a priority, tedy ví, co chce dělat, je třeba jednotlivé činnosti umět dobře zařadit do svého rozvrhu. Úspěšně organizovat čas, tedy plánovat, má smysl tehdy, naučí-li se člověk znát sám sebe. Je žádoucí poznat své silné i slabé stránky, mít zmapovaný svůj styl práce a své pracovní návyky. Pro pracovní, ale i soukromý den je při plánování důležité mít své priority stále na vědomí, tak aby byly součástí každého rozhodování. Je nutné soustředit se na důležité činnosti a udržovat rovnováhu mezi všemi oblastmi svého života. „O prioritách a cílech musíte mít jasnou představu, na cestě k nim, ale musíte postupovat pružně.“

38

Je tudíž třeba umět se flexibilně přizpůsobovat změnám

(zvyknout si, že není možné zařídit, aby nepřicházely) a svému okolí. Některé, již naplánované úkoly je například možné vůbec nedělat, protože časem ztratily na své důležitosti. Některé je naopak najednou možné delegovat někomu jinému nebo je řešit jiným způsobem, než si člověk původně představoval.

8.1 Vytváření časového snímku Předtím než člověk začne se zaváděním nového systému plánování času, nebo vůbec začne svůj čas plánovat, je užitečné věnovat pozornost tomu, jak tráví svůj čas nyní. K tomu může sloužit právě metoda časového snímku. S jeho pomocí je možné rozpoznat, zda se činnosti, kterým se během dne věnuje, shodují s jeho prioritami a dlouhodobými cíly. Vytváření časového snímku spočívá v tom, že si člověk po dobu týdne či dvou zaznamenává veškeré své činnosti. Nejde o to si každou aktivitu měřit na minutu přesně. Nejlepší je vytvořit si jednoduchý systém, předem si sepsat nejběžnější činnosti a k nim například za každých patnáct minut udělat čárku. Na konci dne se všechny tyto poznámky shrnou a po pár dnech už z těchto údajů lze

37 38

Vágner, I. Systém managementu. 2006. s. 150 Pacovský, P. Člověk a čas : time management čtvrté generace. 2000. s. 215.

32

vypozorovat řadu užitečných poznatků. Je možné odhalit, s čím člověk během dne ztrácí nejvíce čas, kdy je nejčastěji vyrušován nebo naopak, kdy má největší klid na práci. Podle toho je pak možné lépe plánovat.

8.2 Plánování – zásady a metody Existuje řada obecně platných doporučení, kterých je užitečné se při plánování držet. V podstatě jde o to, využívat čas co nejefektivněji a přitom se vyhýbat tzv. zlodějům času. Jednou z nejpodstatnějších zásad při plánování času je, pokud je to jen trochu možné, všechno si zapisovat. Veškeré úkoly, schůzky, běžné denní práce a podobně, protože jen tak si může člověk udělat skutečnou představu, co ho čeká. Je nutné snažit se odhadovat, kolik času která činnost zabere. Zpočátku je lepší počítat i s mírnou rezervou, v odhadování také může pomoci časový snímek. Při plánování je nutné myslet na nepředvídatelné záležitosti a ve svém časovém rozvrhu s nimi počítat. Doporučuje se nechávat si rezervu od jedné desetiny39 až po 40 % pracovního času.40 Toto číslo se samozřejmě liší s ohledem na charakter práce, kterou člověk vykonává. Na druhou stranu je rovněž vhodné mít také v záloze nějaký rezervní program, nastanou-li nepředvídatelné okolnosti. Člověk by také měl brát v úvahu svoji současnou kondici, náročné činnosti je vhodné soustředit do tzv. produktivního času a do doby, kdy je člověk nejméně vyrušován. Vyplatí se podobné aktivity spojovat do účelných celků nebo je zařazovat do plánu následně po sobě. Je-li třeba naplánovat řešení nějakého složitého a náročného úkolu, je možné využít tzv. sloní techniku. Ta spočívá v rozdělení úkolu na malé části, jejichž řešení se naplánuje na každý den (či týden). Člověk se tak nenechá zastrašit velikostí celého úkolu a snáze si s ním poradí.41

39

Porvazník, J. Celostní management : pilíře kompetence v řízení. 2003. s. 413. Bischof, A., Bischof, K. Aktivní sebeřízení : jak získat kontrolu nad svým časem a prací. 2003. 63. 41 Název této techniky je odvozen podle toho, že slona také není možné sníst najednou, ale jen v menších a pravidelných porcích. 40

33

Na konci pracovního dne je dobré zkontrolovat, jak si člověk v plnění úkolů vedl, pokusit se poučit ze svých nezdarů a nevyřízené úkoly naplánovat tak, aby je příště splnit dokázal. Při plánování by se lidé neměli zaměřovat pouze na práci. Je důležité si také plánovat čas na vlastní rozvoj, na péči o svou kondici (tělesnou i duševní) a nesmí být rovněž opomíjena rodina a přátelé. Co se týče samotných metod plánování, třetí generace time managementu upřednostňuje plánování denní, čtvrtá generace zase zavádí plánování týdenní. 8.2.1 Denní plánování Denní plány, už podle názvu, sdružují všechny aktivity, které chce v jednom dni člověk vykonat. Zajišťují rychlý přehled o všech aktivitách, starají se o to, aby člověk na nic nezapomněl. Používají se především v time managementu třetí generace, vycházejí z plánů měsíčních a ročních. Jonh Caunt42 doporučuje vytvářet plán nikoliv na začátku daného dne, nýbrž vyhradit si na plánování například pár minut před ochodem z práce předchozí den. Obvykle se postupuje tak, že naplánované úkoly, které člověk nestihl v daném dni vykonat, se automaticky přesunují na další den. Tento způsob plánování se však může stát chaotickým. 8.2.2 Týdenní plánování Principům time managementu čtvrté generace lépe než denní plánování vyhovuje plánování týdenní. „Týdenní organizování poskytuje lepší možnost zachování rovnováhy a souvislostí než denní. (…) Většina lidí myslí v pojmech týdnů. Avšak většina plánovacích nástrojů třetí generace se soustřeďuje na denní plánování. Mohou vám pomoci seřadit činnosti podle důležitosti, avšak v podstatě vám pouze pomáhají organizovat krize a pracovní shon.“ 43 Je důležité do svého plánu zařazovat činnosti s vysokou prioritou. Vzhledem k tomu, že by se měl člověk věnovat rovnoměrně všem důležitým oblastem svého

42 43

Caunt, J. Time management : jak hospodařit s časem. 2001. s. 16. Covey, S. R. 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život. 1994. s. 159

34

života, je týdenní plánování vhodnější. Obvykle také nejrůznější události (ať už v zaměstnání nebo v rodině) probíhají v týdenních cyklech. Je dobré stanovit si den, kdy člověk bude pravidelně připravovat plán na další týden. Součástí této činnosti, vlastně jakéhosi rituálu, by mělo být zpětné zhodnocení týdne minulého. Zpětná vazba by měla mít vždy pozitivní charakter, aby člověka motivovala v jeho dalším úsilí. Hlavně by se měl zabývat tím, jak se vypořádal s plněním důležitých úkolů z kvadrantu II (viz Eisenhowerův principu), a snažit se poučit do budoucna. Pro plánování by si tedy měl člověk vyhradit asi hodinu svého času jednou týdně, poté každý den ráno věnovat plánování pár minut, ve kterých může plán vhodně upravit podle aktuální situace.

8.3 Zloději času Při plánování často lidé ztroskotají na tom, že se jim nepodaří jejich plán přenést do skutečnosti. Mohou mít na tom svůj podíl viny i tzv. zloději času nebo také časožrouti. Zloděje času je možné rozdělit na vnitřní a vnější. Mezi vnitřní patří například to, že se člověk vůbec plánovat nesnaží, dále neschopnost delegovat úkoly, neschopnost odmítat požadavky ostatních, snaha o perfekcionismus, řešení zejména naléhavých krizí a nevěnování se prevenci problémů. Vnější zloději času vyplývají ze skutečnosti, že nikdo nepracuje ve vakuu, izolovaný od všech ostatních. Je proto důležité kontrolovat vliv, který na čas mají ostatní lidé. Okolí se bude k člověku chovat právě tak, jak mu on sám dovolí. Je dobré stanovit určitá pravidla a důsledně trvat na jejich dodržování. Samozřejmě člověk musí tato pravidla ctít i směrem k ostatním. Mezi vnější zloděje času je možné zařadit vyrušování. Dále také špatné vedení porad a schůzek a neschopnost zvládat konflikty.44

44

Tyto problémy však již však souvisí s dalšími oblastmi time managementu a nejsou předmětem obsahu této práce.

35

Zlodějů času je možné samozřejmě nalézt mnohem více, jak odstranit ty, které jsem zde zmínila, jsem popsala již v předchozích kapitolách. Podrobněji proto rozeberu jenom jak odmítat a jak se vypořádat s vyrušováním. 8.3.1 Odmítání Řada lidí má s odmítáním problémy, avšak „odmítání je jednou z nutností time managementu, důsledkem komprese času. Všechny potenciálně nedůležité úkoly je třeba proaktivně odhalovat, posuzovat a… pokud to jde, odmítat.“

45

Člověk je

obvykle vychováván v tom, že by měl naplňovat očekávání druhých lidí. Má obavy, že bude-li odmítat žádosti či prosby ostatních, bude považován za sobce a nebude oblíbený. Je však nutné si uvědomit, že tím, že dělá za jiné jejich práci, jim vlastně nepomáhá, dá se dokonce říci, že je naopak brzdí v jejich osobním růstu. Čas všech lidí je stejně hodnotný, neměli by se tedy o něj vzájemně okrádat. Při odmítání by se ovšem nemělo zapomenout na slušnost a odmítnutí by mělo být podpořeno stručným argumentem. Člověk rovněž musí být připraven za následky svého odmítnutí nést odpovědnost. 8.3.2 Vyrušování Vyrušování je velmi nepříjemná záležitost. Člověku se kvůli němu může stát i to, že za celý den se pořádně nedostane ke své práci a řeší pouze maličkosti, za kterými k němu chodí jeho podřízení a kolegové. Ovšem jsou i profese, ve kterých právě zvládání vyrušování je jednou z hlavních náplní práce, a v tomto případě není možné vyrušování drasticky omezovat. „Nejlepším prostředkem proti vyrušování je pochopitelně prevence – naše i firemní pracovní návyky a taková vnější opatření, která v době, kdy pracujeme na důležitých věcech, sníží riziko vyrušování na minimum.“ 46 Osvědčeným způsobem, jak vyrušování omezit, je dohoda o tom, že nutné záležitosti budou pracovníci mezi sebou řešit například vždy okolo celé hodiny. Krátká pauza jednou za hodinu může sloužit také jako vítaná přestávka a prostor na malý odpočinek. 45 46

Pacovský, P. Člověk a čas : time management čtvrté generace. 2000. s. 223. tamtéž s. 221.

36

Vyrušování také mají na svědomí často informační technologie (tedy spíše lidé, kteří je využívají). Jak pracovat konkrétně s nimi se ještě zmíním v pozdější kapitole.

37

9. PLÁNOVACÍ SYSTÉMY Nutným předpokladem každého plánování je písemnost. Díky tomu, že si člověk vše důležité poznamená, nemusí se stresovat, že by na něco zapomněl. Problémy a úkoly se dostávají do podvědomí, které na nich může průběžně pracovat. Člověk pak také ví, co konkrétně chce dělat a snadněji může odmítat podružné činnosti. Za otce plánovacích systému je všeobecně považován Němec Gustav Grossman. Grossman se narodil se v roce 1893, pracoval v mnichovském nakladatelství a svůj vynález, tedy první diář, nazval Šťastný deník a vytvořil také metodiku, jak s ním pracovat. Na Grossmana pak navazovali další autoři a dnes existují desítky různých metod plánování času, jež pracují s nejrůznějšími pomůckami, od vylepšených kalendářů až po ucelené systémy s podporou výpočetní techniky. Nespornou výhodou diářových systémů je, že ctí důležitost pravidelnosti, která je jednou ze základních podmínek k vytvoření návyku, jenž může velmi zjednodušit vykonávání opakujících se činností. Ovšem je důležité se s plánovacím systémem naučit pracovat efektivně a tak, aby se člověk nestal jeho otrokem, nevěnoval značnou část plánování úkolů, ale už by mu nezbývaly síly na jejich vykonání. Stephen R. Covey47 popsal šest důležitých kritérií, které musí splňovat organizační a plánovací kalendář. 1. Soudržnost – znamená soulad mezi osobním posláním člověka, jeho prioritami a životními rolemi a také mezi jeho krátkodobými i dlouhodobými cíli a plány. 2. Rovnováha – plánovací systém by měl člověku pomoci udržet rovnováhu mezi všemi důležitými oblastmi jeho života a pomáhat mu, aby některé nezanedbával, např. péči o zdraví a kondici nebo snahu o osobní růst. Je nutné si uvědomit, že úspěch jen v jedné životní oblasti může sice nahradit neúspěch v oblastech jiných, avšak nikoliv dlouhodobě, pouze na omezený čas. 47

Covey, S. R. 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život. 1994. s. 158-160.

38

3. Soustředění pozornosti na kvadrant II – je důležité, aby plánovací nástroj člověka podporoval v tom, aby co nejvíce svého času strávil konáním důležitých a nenaléhavých činností a tak účinně předcházel krizím. 4. „Lidská“ dimenze – plánovací systém by měl zahrnovat i variantu, že pokud člověk koná podle svých osobních hodnot, musí občas své plány přirozeně podřídit zájmům jiných lidí. 5. Pružnost – každý člověk má jiný styl práce a jiné návyky, těm by se plánovací systém měl umět co nejlépe přizpůsobit. 6. Přenosnost – je důležité mít svůj diář či plánovací systém (ať už elektronický nebo papírový) vždy při sobě, aby člověk mohl kdykoliv pracovat s důležitými údaji, které v něm má zaznamenané. Existuje celá řada nástrojů, které mohou člověku při plánování pomoci. Od čistého listu papíru až po nejmodernější kapesní počítač. Každému vyhovuje něco jiného, neexistuje obecně nejlepší systém. Důležité si je vybrat takový, který nejlépe vyhovuje stylu a charakteru práce konkrétního člověka. Jsou lidé, kteří mají negativní vztah k výpočetní technice a pokud to není nezbytné, tak ji raději nepoužívají. Na druhou stranu jsou lidé, kteří téměř výhradně pracují s počítačem. Pro ty je zase nesmyslné používat papírový plánovací systém, když všechny ostatní činnosti provádějí elektronicky. Je dobré pamatovat na to, že špatně používaný plánovací nástroj může efektivitu práce naopak ještě snížit. Jak papírové, tak elektronické systémy mají určité výhody i nevýhody. Dobrým a efektivním řešením při volbě pomůcky k plánování času může být kombinace papírové a elektronické formy.

9.1 Papírové plánovací systémy Naučit

se

pracovat

s papírovým

systémem

bývá

jednodušší

než

s elektronickým. Nespornou jeho výhodou je, že si ho člověk může vzít kamkoliv sebou, nedojdou mu baterie, nenapadne ho počítačový virus ani se nepoškodí tím, že upadne na zem. Na druhou stranu neumožňuje tak pružně reagovat na změny, jako systém elektronický. Někdy je nutné škrtat a přepisovat, což může celý systém plánování

39

dost znepřehlednit. Také nelze navzájem propojovat odkazy na jednotlivé činnosti. Jediným způsobem zálohování je buď zhotovování xerokopií, nebo skenování jednotlivých listů, což je poměrně nepraktické. Nejjednodušší a nejlevnější, ovšem pro složitější plánování nevhodné, je vedení si seznamu činností. Spočívá ve vytvoření soupisu činností, které je třeba provést (dnes, tento týden apod.), je možné zde i připsat, jakou má úkol důležitost a kdy přesně musí být hotov. Vůbec nejpoužívanější pomůckou při plánování času jsou kalendáře a diáře nejrůznějších formátů. Ovšem i ty slouží vlastně pouze k záznamu termínů a nepodporují aktivní přístup k problémům a tvořivé myšlení. Právě z jednoduchých diářů, v nichž každému dni odpovídala jedna stránka, se postupně vyvinuly složité, mnohostranně provázané systémy. Už se nehovoří o diáři ale o tzv. time manageru, zkráceně TM48 nebo také o organizéru. I ty existují v různých provedeních, liší se jednak svým vzhledem (mohou mít obyčejné plastové desky, ale i luxusní kožené, je v nich použit různě kvalitní papír apod.), svou propracovaností a také cenou. Ceny TM se pohybují zhruba v rozmezí od 500 do 15 000 Kč. Přičemž nejdražší organizéry obvykle neposkytují nějaké převratné funkce, ale mají spíše za úkol zvyšovat prestiž jejich uživatele. Drahé je především první pořízení takového organizéru, později je možné dokupovat pouze formuláře, které se člověku osvědčily a používá je. Profesionální plánovací systémy obsahují kromě několika druhů kalendářů také kupříkladu formuláře na nejrůznější seznamy a přehledy, listy na poznámky, adresář a sekci telefonních kontaktů, sekci projektů a rovněž řadu užitečných informací o mezinárodních svátcích, školních prázdninách, vzdálenostech apod. Podle principů čtvrté generace doporučuje Petr Pacovský49 TM o formátu A4, který umožňuje plánovat celý týden na jedné straně. Důležité je také, aby podporoval tvořivost například tím, že umožňuje pracovat v myšlenkových mapách či různých grafech.

48

autoři Gruber a Pacovský raději používají pouze zkratku TM, vzhledem k tomu, ze osoba, jež řídí svůj čas je také time manager, či time manažer 49 Pacovský, P. Člověk a čas : time management čtvrté generace. 2006. s. 214.

40

Obal diářového systému má obvykle různé kapsičky na vizitky, cd, místo na psací potřeby, může být doplněn kalkulačkou a dalšími užitečnými doplňky. Mezi formuláře s různými funkcemi je možné si vložit barevné oddělovače. Obsah TM bývá spojen kroužkovou mechanikou, díky tomu je možné jednotlivé listy přeskupovat, staré vyjmout, archivovat a dokoupit si nové. Výrobou diářů i složitých organizérů se zabývá řada firem, například americká společnost FranklinCovey, jejímž spoluzakladatelem je uznávaný autor Stephen R. Covey, britská firma s dlouholetou tradicí Filofax, dále pak Tempus, Time/system, Succes a mnoho dalších. Z českých firem se prodejem plánovacích systémů zabývá kupříkladu ADK, která v roce 1992 představila vůbec první původní český time organizer, který vycházel z teorie o autodynamickém plánování, nebo KPsoft, jež dodává plánovací systém Regio7.

9.2 Elektronické plánovací systémy Význam elektronických pomůcek při hospodaření s časem stále roste. Díky technologickému pokroku se tyto přístroje neustále zdokonalují, posilují se výhody, které obecně výpočetní technika přináší, a zároveň se intenzivně pracuje na odstraňování jejích nedostatků. Výrobci se snaží jejich používání co nejvíce zjednodušit, práci s nimi učinit intuitivní a uživatelské rozhraní navrhovat přátelské k uživateli. Asi největší výhodou elektronických plánovacích systémů je, že umožňují komunikovat s okolním světem, přičemž patrně nejvíce je k tomuto účelu využíváno připojení k internetu. Elektronické plánovací systémy jsou na rozdíl od těch papírových mnohem skladnější, na menším prostoru je možné uložit daleko více informací. Navíc jejich kapacita se neustále zvyšuje (jde o obecný trend u všech druhů informačních technologií). Uložená data se dají snadněji zálohovat, ale také přepisovat a likvidovat. Rovněž je možné citlivé údaje je chránit heslem. Nespornou výhodou je rychlejší vyhledávání, možnost použití fulltextového vyhledavače a různé funkce variabilního třídění a seskupování vložených dat.

41

Na druhou stranu vkládání a vyhledávání informací v počítačových plánovacích systémech může člověka odvádět od jeho skutečné práce. Zadávání dat rovněž vyžaduje daleko větší pozornost než rychlé načmárání poznámky rukou. Nevýhodou se může stát, že struktura jednotlivých aplikací je více méně daná a člověk si je nemůže tolik přizpůsobit svému stylu práce a zvyklostem. Některé sice umožňují vytváření různých obrázků a náčrtů, ale ty není možné vložit kamkoliv. Tyto tzv. diářové aplikace se souhrnně nazývají zkratkou PIM (Personal Information Management, lze přeložit jako správce osobních informací). Lze je rozdělit podle toho, zda se používají pro osobní nebo kapesní počítače. 9.2.1 PIM v osobních počítačích (PC) Existuje řada diářových aplikací, jež se instalují do osobních počítačů (ať už stolních či přenosných). Často bývají součástí velkých kancelářských programových balíků, nebo je možné je možné je stáhnout přes internet, některé dokonce zdarma. Obvykle tyto programy obsahují adresář na správu kontaktů, plánovač schůzek propojený s funkcí připomínání, plánovací formuláře, záznamy výdajů a volný prostor na nejrůznější poznámky. Většinou fungují také jako poštovní klient, mohou být propojeny s prohlížečem webových stránek. Typickým představitelem takového softwaru je program Microsoft Office Outlook. Umožňuje z jednoho místa komplexně spravovat všechny informace, uspořádávat práci, plánovat čas a zároveň komunikovat s ostatními. Je vhodný spíše pro podnikové prostředí než pro používání doma. Podporuje týmovou spolupráci, umožňuje sdílet kalendáře nebo adresáře kontaktů. Poměrně rozšířeným programem je rovněž Lotus Organizer, který také nabízí řadu pokročilých funkcí, namátkou třeba automatické vytáčení telefonních čísel. Zdarma ke stažení jsou na internetu k dispozici také programy jako například český Organizér, Sunbird, nebo Chandler. Mezi přednosti těchto aplikací patří především jednoduché a přehledné ovládání. Existuje také řada jednoduchých kalendářů, které se spouštějí jako aktivní tapeta na ploše, například Desktop Calendar nebo Rainlendar. Obvykle umožňují

42

různá nastavení vzhledu, některé umí spolupracovat i s poštovními klienty, ovšem jejich funkce nejsou natolik propracované a postačují jen k jednoduchému plánování. 9.2.2 PIM v kapesních počítačích (PDA) Předchůdcem kapesních počítačů byly různé digitální diáře a databanky, které však dostačovaly pouze požadavkům druhé generace time managementu a neumožňovaly komunikovat s okolním světem. Kapesní počítače nebo počítače do dlaně se souhrnně označují jakou PDA (Personal Digital Assistent, tedy osobní digitální pomocník). PDA jsou zpravidla z hlediska time managementu na úrovni třetí generace. Velkou výhodou kapesních počítačů je šíře jejich využití. Obvykle si je lidé nepořizují jen za účelem plánování, ale využívají i řadu dalších funkcí, které nabízí. Například budík, přehrávač hudby a videa, poštovní klient a webový prohlížeč, mapa a navigační systém, mobilní telefon a řada dalších. Mohou být také využívány ke čtení elektronických knih. Předností PDA je možnost synchronizování dat s osobním počítačem a možnost propojení s mobilním telefonem za účelem přístupu k internetu. PDA se obvykle ovládají přes dotykový displej speciálním perem, jež se nazývá stylus. Vyrábí se také kapesní počítače s klávesnicí označované jako handheldy. Existují dvě základní platformy kapesních počítačů, Pocket PC a Palm. Na trhu je řada PDA, je poměrně těžké si mezi nimi vybrat ten pravý, výběr je vhodné konzultovat s odborníkem, vzhledem k výši jejich ceny. Ceny kapesních počítačů se pohybují od přibližně 3 000 Kč za základní modely až po částky překračující výrazně 20 000 Kč za špičkové modely vybavené nejnovějšími technologiemi.50 Diářové aplikace PIM bývají také součástí mobilních telefonů. Funkce kapesních počítačů a mobilních telefonů se dnes velmi prolínají a dá se předpokládat, že tento trend bude nadále pokračovat. PDA je možné používat k volání a mobilní telefony zase využívat coby organizéry. Je na každém, aby si vybral z široké nabídky takového pomocníka, který bude odpovídat jeho nárokům a finančním možnostem. 50

Hájek, P. Proč PDA? [online].

43

10. ČAS A MODERNÍ TECHNOLOGIE V současnosti

přichází

do

každodenního

kontaktu

s informačními

technologiemi čím dál více lidí. Zatímco ještě před dvaceti lety s počítači pracovali hlavně programátoři, dnes je využívá široké spektrum pracovníků, počínaje skladníky, přes zdravotní sestry a učitele, až po vrcholové manažery. Informační technologie používají k usnadnění a zrychlení své práce, ovšem to přináší i jistá úskalí. Díky moderním technologiím jsou informace dostupné v jakoukoliv denní či noční dobu. Výměna informací je téměř okamžitá, umožňuje daleko rychlejší rozhodování, což však logicky zvyšuje i nároky na využívání času. Tedy i samotný time management se musí přizpůsobovat změnám, které tyto technologie přináší. Hlavní otázkou se stává to, jak využívat informační technologie tak, aby člověku sloužily, aby díky nim ušetřil čas. Ale zároveň aby se nestal jejich obětí a aby dokázal odolat jejich šílenému tempu, pro které jej příroda nevybavila. Jak jsem již naznačila v předchozí kapitole, v současnosti dochází k prolínání funkcí jednotlivých technických přístrojů. Pro přehlednost budu při popisu efektivní práce s nimi vycházet z jejich primární funkce, pro kterou byly původně určeny. Některé možnosti jejich využití jsem již jmenovala dříve, zejména v kapitole o plánovacích systémech, nebudu se proto k nim již podrobně vracet.

10.1 Telefony Telefony obecně nám mohou ušetřit spoustu času. S jejich pomocí lze spoustu záležitostí rychle vyřídit, můžeme jejich prostřednictvím operativně rozhodovat nebo delegovat úkoly podřízeným a podobně. Telefonická komunikace se od komunikace tváří v tvář liší především tím, že partneři se během telefonátu nevidí a jsou tak ochuzeni o mimoslovní komunikaci. Existují sice například videotelefony, ale ty se zatím ještě běžně nepoužívají. Volající také vzájemně neznají okolnosti, ve kterých se nachází jejich partner, což může způsobovat různá nedorozumění a tedy i zbytečně zdržovat.

44

Nejhorší vlastností telefonů je to, že obvykle zazvoní v tu nejnevhodnější chvíli, že člověka vyrušují. Jsou profese, kde to až tak nevadí, poněvadž telefonáty vytváří hlavní náplň pracovního dne, avšak jak říká David Gruber: „Čím tvořivější něčí práce je, tím více potřebuje dotyčný mít nerušené podmínky, spřádat úvahy, čekat na nápad. Tím více se kladný výsledek projeví až v samém závěru takového nerušeného časové úseku.“ 51 Lidský organismus funguje tak, že na každý nečekaný smyslový podnět reaguje chvilkovou, asi dvě až tři sekundy trvající, mobilizací pozornosti. Tomuto reflexu se není možné ubránit, chrání totiž člověka před různými druhy nebezpečí. Gruber52 tedy navrhuje, jak se zachovat, když už člověka zvonící telefon vyruší a dostane se tedy do jeho pozornosti. Je podle něj dobré se asi během tří sekund rozhodnout, zda je okamžité vyrušení důležité, či nikoliv. Například zjistit pohledem na display, kdo volá (to dnes umožňují i telefonní přístroje pevných linek). Pokud jde o malé, nedůležité vyrušení, je dobré se pomalu, asi během čtyř sekund, zase vrátit k původní práci. Je-li vyrušení nezbytné, doporučuje opět čtyři sekundy k tomu, aby se člověk myšlenkově naladil na telefonát. Těchto, dohromady sedm sekund na změnu obsahu vědomí, není ani nezdvořilých k volajícímu, který nečeká na telefonu dlouho a zároveň mu je poskytnut i prostor pro to, aby si mohl utřídit myšlenky a telefonát tak mohl proběhnout v klidu a stručně. Samozřejmě doba sedmi sekund je jen orientační a byl by nesmysl se snažit ji přesně měřit, záleží na aktuálním stavu člověka, například při únavě může být trochu delší. Dále je při telefonování dobré dodržovat některé obecně platné zásady. Mezi ně patří volba správného času telefonování, přemýšlet nad tím, kdy je člověk nejvíce zaneprázdněn a v té době ho nevyrušovat, a naopak dát najevo svému okolí dobu, kdy si člověk nepřeje být rušen. K dalším užitečným doporučením patří snaha mluvit zřetelně a nedrmolit, nejdůležitější věcné údaje zopakovat a ověřit, jestli je partner správně chápe a účinně tak předejít případným budoucím nedorozuměním. Důležité je rovněž nenechat se vmanévrovat do situace, kdy partner bude vyžadovat další zbytečný upřesňující telefonát (který člověka bude příště zase 51 52

Gruber, D. Time management : rady a tipy jak efektivně hospodařit s časem. 2002. s. 77. tamtéž s. 79.

45

zdržovat). Je lepší vše vyřídit najednou a pevně se domluvit. Na druhou stranu, pokud je třeba si některé detaily dohody ještě upřesnit, lze si také stanovit podmínku, když partner zapomene znovu zavolat, bude mít člověk v této situaci z jeho nečinnosti užitek.

10.2 Mobilní telefony Podobné principy jako u pevných linek (či stále se rozšiřujícího volání přes internet) platí i při používání mobilních telefonů. To, že jsou mobilní telefony, jak už z názvu vyplývá, přenosné, násobí klady i zápory obyčejných telefonů. V rámci firmy je důležitým aspektem efektivního používání mobilních telefonů dohodnutí tzv. mobilové kultury. Ta spočívá například v tom, že pokud to charakter práce dovolí, není třeba být 24 hodin denně k dispozici. Je užitečné stanovit si nějakou část dne, která je pro vyřizování mobilních hovorů určena a naopak vymezit si časový úsek, kdy člověk potřebuje nerušeně pracovat a mobil má vypnutý. V této době je možné využít služby hlasové schránky nebo jiného typu záznamového zařízení, případně přesměrovat příchozí hovory na telefon sekretářky, nebo určit kolegu, který bude držet „mobilní pohotovost“. Další možností je vyřizovat vzkazy pomocí SMS. Předností SMS (krátkých textových zpráv) je, že jsou přátelské vůči adresátovi, poněvadž jej víceméně nevyrušují. Adresát na ně může reagovat, až bude mít čas a nemusí se jimi zaobírat hned. SMS také nutí pisatele co nejlépe formulovat hlavní myšlenku svého sdělení, což šetří čas samo o sobě. David Gruber53 doporučuje formulovat SMS tak, aby bylo jasné, co konkrétního pisatel po adresátovi chce, proč to chce a jaké pozitiva z toho pro adresáta vyplývají.

10.3 Osobní počítače Počítač může dnes při své práci využívat téměř kdokoliv. Kromě nejběžnějších programů jako je textový editor, tabulkový procesor, popřípadě grafický editor, využívají lidé při práci i různé specializované aplikace, programy pro

53

Gruber, D. Time management : rady a tipy jak efektivně hospodařit s časem. 2002. s. 84.

46

účetnictví apod. Pomocí osobního počítače se také lidé nejběžněji připojují k internetu. Mezi hlavní obecné zásady práce s počítačem, které by z hlediska time managementu měly být dodržovány, patří: používat počítač tam, kde to čas skutečně šetří, znát dobře funkce jednotlivých programů a vytvořit si při práci s ním svůj systém a ten dodržovat. Je dobré si uvědomit, že informační technologie není nutné používat za všech okolností. Je například zbytečné pracně vytvářet elektronickou databázi kontaktů (adres, telefonních čísel apod.), je-li počet těchto kontaktů nízký a nijak dramaticky se nerozšiřuje. Neúčelné je také kupříkladu věnovat velkou část energie k tomu, aby se člověk naučil používat při práci nějaký software na činnost, která je v jeho zaměstnání jen okrajová a může ji snadno a rychle vyřídit ručně. Při nákupu nového softwaru pro práci, kterou člověk vykonává, je nutné srovnat výhody plynoucí z vyšší produktivity při používání nového softwaru s časovou investicí, kterou člověk bude muset vložit do toho, aby se s programem naučil pracovat. Podobné je to také s upgradováním již zaběhnutého programu. Zde by si člověk měl položit otázku, zda nové funkce skutečně potřebuje a opět se zamyslet nad tím, kolik ho přechod na vyšší verzi bude stát času. Samozřejmě se v tomto každá profese může výrazně lišit a zejména zaměstnanci velkých organizací obvykle nemohou tyto změny ovlivnit. Jednou za čas je dobré provést kontrolu svých počítačových návyků. Některé běžně používané postupy, které se člověk naučil dříve používat, už nemusí být těmi nejrychlejšími a nejefektivnějšími. Je proto dobré prozkoumat nápovědu či manuál k danému programu a ověřit si, jestli činnosti, které člověk provádí nejčastěji, nejdou zrychlit nebo zjednodušit. Například úpravou zobrazení panelů nabídek, využitím automatických funkcí či klávesových zkratek a podobně. Je rovněž vhodné vytvořit si svůj systém při volbě názvu souborů. Snadnější je vyhledání souboru, jehož název má pro jeho uživatele nějaký konkrétní význam. Vhodné bývá například použití názvu, který vychází z nadpisu dokumentu. Pokud hrozí, že postupem času vznikne více souborů s podobnými nadpisy, je dobré do

47

názvu zakomponovat datum vzniku dokumentu. Jednotlivé soubory by pak měly být ukládány do vhodně pojmenovaných, hierarchicky seskupených adresářů. Při práci s počítačem by se člověk měl snažit udržovat pořádek. (Podobně jako na pracovním stole.) Měl by průběžně mazat nepotřebné dokumenty a odstraňovat nepoužívané ikony z pracovní plochy, aby byla stále přehledná. Důležité je rovněž důležité soubory zálohovat. Zálohování se budu věnovat v další kapitole.

10.4 Internet Používání internetu je mezi lidmi stále rozšířenější. Řada z nich si už bez něj dovede představit svůj život jen stěží. Internet umožňuje překonávat čas a hranice, neustále se rozvíjí a mění. Díky němu má téměř každý na dosah obrovské množství informací, ale o to horší je se v nich zorientovat a vybrat z nich ty, které jsou pro něj skutečně důležité. Internet je velké lákadlo, nabízí obrovské množství zajímavých informací, zábavy, člověk zde může potkat nové přátele nebo sám vystupovat jako někdo úplně jiný. Avšak internet často odvádí člověka od jeho vlastní práce a většina lidí obvykle tráví na internetu mnohem více času než skutečně potřebují. I v tomto případě platí pravidlo, které varuje před zaměřováním se pouze na jednu oblast svého života. Stále se rozšiřuje nabídka internetových služeb, které mohou uspořit mnoho času. Velmi oblíbené je elektronické obchodování nebo využívání elektronického bankovnictví. Postupně se rozšiřuje používání elektronického podpisu, který by v budoucnu měl velmi usnadnit komunikaci s úřady. Při využívání těchto služeb je však nutné být velmi obezřetný, zejména pokud jde o finanční transakce nebo sdělování osobních údajů. Co se týče samotné práce s internetem, je důležité naučit se posuzovat kvalitu a důvěryhodnost informací, které jsou zde vystaveny. Důvěryhodnost webové stránky se obecně zvyšuje, je-li na ní uveden její autor (nebo instituce, která ji spravuje), údaje o aktualizaci, odkazy na zdroje, ze kterých čerpá a podobně. Rovněž je užitečné osvojit si základy efektivního vyhledávání, neomezovat se na používání pouze jednoho vyhledávače či katalogu stránek.

48

Stránky, které člověk často navštěvuje, je dobré si přidat do seznamu oblíbených položek (Internet Explorer nebo podobná funkce v jiném prohlížeči). I zde se vyplatí vytvořit si jednoduchý systém v ukládání odkazů, aby tato funkce čas skutečně šetřila. Nejdůležitější stránku je vhodné si nastavit jako domovskou. Zajímavé jsou také služby některých internetových serverů,54 které umožňují registrovaným uživatelům spravovat oblíbené odkazy online a ti je tak mají k dispozici, ať už se připojují z jakéhokoliv počítače.

10.5 E-mail S internetem také souvisí využívání elektronické pošty. Největší přednost emailu spočívá v tom, že kombinuje rychlost (podobná jako u telefonování) a možnost přijmout a odeslat informaci v čase, který vyhovuje samotnému uživateli. Další výhodou je, že je možné posílat nejen text, ale jakýkoliv digitální dokument. Pro práci s e-mailem je možné používat buď poštovního klienta nainstalovaného na svém počítači, nebo je možné si vytvořit e-mailovou schránku na některém z mnoha serverů a přistupovat k ní přes webové rozhraní. Je důležité se naučit systematicky pracovat s e-mailovými zprávami a uzpůsobit vše tak, aby člověka co nejméně vyrušovaly od jeho práce. E-mail je sice okamžitým komunikačním nástrojem, avšak to neznamená, že člověk musí doručenou poštu okamžitě vyřizovat. Naopak je dobré si pro její čtení naplánovat určitou dobu a jinak, pokud to není nutné, s ní nepracovat. E-mail lze používat jak k formálním, tak k neformálním kontaktům. Je zbytečné mít pro pracovní účely více adres, pokud je to z nějakého důvodu výhodnější, je stejně lepší si všechnu poštu přesměrovat na jeden účet, aby ji člověk nemusel kontrolovat na více místech. Při psaní zprávy je vhodné se zamyslet nad formulací předmětu, může pak urychlit zpracování zprávy příjemcem. E-mailové zprávy je snadné archivovat, v poštovním klientovi je možné buďto filtrovat již příchozí zprávy, nebo je ukládat po přečtení do různých adresářů a podadresářů. Vyplatí se věnovat čas tomu, aby si člověk vytvořil systém, který bude

54

např. www.domovska.cz nebo www.bookmarky.cz

49

přesně odpovídat jeho nárokům a také bude dostatečně jednoduchý, aby bylo rychlé jej využívat. Dnes už je také nutností používat ochranu před nežádoucí poštou, aplikace již většinou mají zabudován antispamový filtr. Nespornou výhodou elektronické pošty je také snadná likvidace zpráv, které nás nezajímají.

50

11. ZPRACOVÁVÁNÍ INFORMACÍ V předchozí kapitole jsem se pokusila nastínit konkrétní možnosti práce s různými technickými přístroji. V této kapitole se chci věnovat obecným postupům jak na kvanta příchozích informací reagovat a jak s nimi dále účelně pracovat. „Dokonalost ve světě informací - tedy stav, kdy máte vždy v pravý čas po ruce tu pravou informaci - je neuskutečnitelný ideál. Dostupnost dobrých informací je pro efektivní pracovní výkon sice důležitá, ale to ještě neznamená, že budete pracovat tím lépe, čím více informací budete mít k dispozici. Existuje určitá mez za níž hodnota informací upadá, a v případě, že jich je tolik, že už je nelze správně interpretovat a pochopit, je jejich význam prakticky nulový.“ 55 Je lepší (a to nejen při každodenní práci s informacemi) smířit se s jistým stupněm nedokonalosti a raději se soustředit rozlišování mezi důležitými a naléhavými věcmi. Velmi naléhavé položky mohou vypadat daleko naléhavější než jsou jen proto, že se dožadují okamžité reakce.

11.1 Příchozí informace John Caunt56 doporučuje k příchozím dokumentům zaujmout systematický a pozitivní přístup a naložit s nimi jedním z pěti způsobů. To nejsnazší, co může člověk s příchozím dokumentem udělat, je rovnou ho zničit. Pokud to vypadá, že dokument k ničemu není užitečný, je lepší ho rovnou vyhodit, protože většina informací má jen omezenou životnost a to, co nevypadá důležitě dnes, obvykle nebude důležité ani v budoucnu. Pokud je možné příchozí informaci ihned zpracovat, je dobré to hned napoprvé učinit, aby se člověk k tomuto dokumentu již příště nemusel věnovat. Jestliže příjemce chce s dokumentem pracovat v budoucnu, je dobré si ho označit a přiřadit k podobným dokumentům.

55 56

Caunt, J. Time management : jak hospodařit s časem. 2001. s. 46. tamtéž s. 46-49.

51

Některé dokumenty je také možné přesměrovat na spolupracovníka nebo podřízeného, člověk by se ale takto neměl zbavovat těch dokumentů, které se mu jen zpracovávat nechce. Poslední možností je uložení informace do archivu, v tom případě je hned při příchodu informace vhodné si poznačit, do které složky má bát zařazena. Proti přetížení příchozími informacemi je rovněž nutné aktivně bojovat, zbytečně nekopírovat, neodebírat nepotřebná periodika, nedávat zbytečně k dispozici kontakt na sebe různým zásilkovým firmám a podobně.

11.2 Archivování informací Archivování dokumentů a v nich obsažených informací je v současné době již nezbytností. „Jediný důvod, proč ukládáme dokument do složky, je ten, že ho tam můžeme snadno najít. A jediný důvod, proč to děláme, je zase ten, že si tím chceme usnadnit některé oblasti své práce v budoucnu.“

57

Logicky je tedy lepší věnovat

jeden den vytváření archivního systému, než pak řadu let dennodenně pracně dohledávat potřebné dokumenty. I při archivování je vhodné se držet některých zásad. Předně má být archivováno jen to, co zřejmě bude ještě v budoucnu užitečné. Archiv nemá sloužit jako odkladiště dokumentů, které se pracovníkům nechce rovnou zpracovat. Je rovněž zbytečné archivovat informace, které jsou snadno dostupné z jiných zdrojů. Užitečné je vytvořit si několik hlavních kategorií složek, šanonů nebo krabic a zamyslet se nad vhodným popisem. Jednotlivé dokumenty je obvykle nejrozumnější řadit podle data, abecedy nebo podle jejich čísla (např. u faktur). Při vedení archivu je také nezbytné naplánovat si jeho pravidelné probírky. Klasické papírové archivování se však stává zastaralým a důraz se postupně přesouvá na archivaci elektronickou. Elektronicky je možné archivovat i naskenované papírové dokumenty, avšak řada informací přichází již rovnou v digitální podobě.

57

Caunt, J. Time management : jak hospodařit s časem. 2001. s. 85.

52

Dokumenty, které jsou uloženy v počítači je nutné pravidelně zálohovat (například vypálením na CD nebo DVD). Před zálohováním je možné ještě soubory zkomprimovat. Zálohy na hmotných nosičích je výhodné uložit mimo sídlo firmy nebo je možné k zálohování využít prostor na internetu. I při vedení elektronického archivu je třeba dodržovat určitý systém. Například provádět malé zálohování na konci týdne a potom velké jednou za rok či čtvrtletí. Pokud se dá předpokládat využití dokumentů i do budoucna, je nutné pamatovat na to, že jakýkoliv nosič informací má omezenou životnost. Také samotné formáty, ve kterých jsou informace uloženy zastarávají a nový software s nimi nemusí být kompatibilní. S archivováním informací rovněž souvisí vedení osobního informačního systému. Jeho součástí jsou veškeré kontakty, adresy, e-mailové adresy, telefonní čísla apod. Může být součástí klasického papírového diáře, počítačové diářové aplikace, může ho tvořit i například databáze uložená v tabulkovém procesoru, nebo seznam kontaktů v mobilním telefonu. Asi největším problémem při vedení kontaktů je to, že se jich řada časem mění. V elektronické databázi není složité kontakt upravit nebo úplně vymazat, zato běžný adresář se může častými úpravami téměř znehodnotit. Řešením může být buď poznamenávání kontaktů obyčejnou tužkou nebo pořízení adresáře s vyjímatelnými listy.

53

12. ZÁVĚR Naučit se umění time managementu není možné ze dne na den. Tím, že si člověk přečte knihu o time managementu, se nezbaví stresu a hromady úkolů. Klíč k této změně spočívá v přehodnocení pohledu na svůj život. Je třeba nejprve se zamyslet nad současným stavem, nad tím, čemu člověk věnuje až příliš času a na které aktivity mu už čas nezbývá. Je nutné, aby sám sobě položil otázku, kam chce ve svém životě směřovat a co je pro něj skutečně důležité. Na základě této sebereflexe lze stanovovat konkrétní cíle, kterých chce člověk dosáhnout, a jednotlivé činnosti naplánovat. Následně je vhodné aplikovat různé techniky, aby realizace cílů stála co nejméně času a sil. Při zvládání návalu každodenních úkolů je dobré pamatovat na to, že i menší část vykonané práce může přinést velké výsledky. Nezbývá, než se tyto činnosti naučit rozpoznávat a věnovat se jim přednostně. Obvykle rovněž nemá příliš cenu se snažit perfektně vypracovat naléhavé úkoly, protože z dlouhodobého hlediska se často ukáží jako nepodstatné. K tomu, aby čas byl využíván co nejefektivněji, mohou posloužit i různé plánovací systémy. Lze je rozdělit na papírové a elektronické. Každý si musí sám zvážit, která forma mu bude lépe vyhovovat vzhledem k jeho stylu práce a pracovním návykům. Vhodným řešením může být používání kombinace obou forem. V souvislosti s rozvojem informačních technologií vyvstává otázka, jak s nimi z hlediska hospodárného využívání času co nejlépe pracovat. Jde především o to, používat je pouze tehdy, má li to smysl, nenechávat se jimi zbytečně rozptylovat, vytvořit si a dodržovat při práci s nimi jednoduchý, avšak účelný systém. Při využívání moderních technologií ke komunikaci je třeba si stanovit její jasná pravidla a trvat na jejich vzájemném dodržování. Rovněž k příchozím informacím je nutné přistupovat systematicky, hodnotit jejich přínos a důležitost, bezcenných se neodkladně zbavovat. Zároveň je třeba nezapomenout podstatné informace pravidelně zálohovat. Sebelepší technologie ani nejpropracovanější postupy time managementu nevyřeší za člověka jeho problémy s nedostatkem času. Jedinou cestou je postupná,

54

avšak trvalá změna jeho chování, návyků, přístupu k životu. Jen tato změna mu může přinést kvalitnější náplň života, lepší mezilidské vztahy a zbavit ho nadměrného stresu. Na začátku práce jsem zmínila známé rčení, že „Čas jsou peníze“. Jenže je třeba si uvědomit, že čas je mnohem cennější. Jeho přísun je striktně omezen, není možné si ho koupit víc, než mají ostatní. Tím větší pozornost by smysluplnému využívání času měla být věnována. Nejdůležitější zásady efektivního hospodaření s časem jsem se pokusila shrnout v této práci. Snažila jsem se, aby její poznatky, mohly být užitečné širokému okruhu čtenářů, nejen určité úzké skupině lidí. K tomuto tématu by zajisté mohlo být napsáno i mnohem více, protože time management souvisí s řadou dalších oblastí, jejichž společným cílem je umožnit lidem spokojeněji žít a pracovat.

55

13. POUŽITÉ ZDROJE ADAIR, John Eric. Hospodaření s časem. 1. vyd. Praha : Alfa Publishing, 2004. 134 s. ISBN 8086851079. About Us : Heritage [online]. c2007 , 1.11.2000 [cit. 2007-03-25]. Dostupný z WWW: . BISCHOF, Anita, BISCHOF, Klaus. Aktivní sebeřízení : jak získat kontrolu nad svým časem a prací. Praha : Grada, 2003. 118 s. ISBN 8024706474. CAUNT, John. Time management : jak hospodařit s časem. 1. vyd. Praha : Computer Press, 2001. 125 s. ISBN 8072264419. CLEGG, Brian. Time management. 1. vyd. Brno : CP Books, 2005. 110 s. ISBN 8025105520. COVEY, Stephen R. 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život : návrat etiky charakteru. 1. vyd. Praha : Pragma, 1994. 329 s. ISBN 8085213419. ČINKA, Libor. Organizér pro zvládání času - time management [online]. [cit. 2007-04-10]. Dostupný z WWW: . DANÍČKOVÁ, Sylva. Co nového s biorytmy aneb žena ve vědě. Akademický bulletin [online]. 2006, č. 9 [cit. 2007-04-10]. Rozhovor s profesorkou Helenou Illnerovou. Dostupný z WWW: . DELIVRÉ, François. Buďte pány svého času. 1. vyd. Praha : Portál, 2002. 176 s. ISBN 8071785776. DOLEŽAL, Jan. Plánovací systémy mohou člověku pomoci v boji s časem. IDNES.cz [online]. 13.12.2000 [cit. 2007-03-24]. Dostupný z WWW: . DVOŘÁK, Jakub. Udělejte si na internetu vlastní rozcestník : Oblíbené stránky vždy po ruce [online]. c1998-2007 , 19.4.2007 [cit. 2007-04-28]. Dostupný z WWW: . GRUBER, David. Time management : rady a tipy jak efektivně hospodařit s časem. 1. vyd. Praha : Management Press, 2002. 175 s. ISBN 8072610651.

56

HÁJEK, Petr. Proč PDA? [online]. c2001-2006 , 2.1.2004 [cit. 2007-04-01]. Dostupný z WWW: . HEINZ, Vít. Workoholismus, lenost, organizovanost a time management [online]. c2002-2007 , 18.9.2003 [cit. 2007-03-25]. Dostupný z WWW: . Chcete dokázat víc? [online]. c1996-2007 , 10.6.2004 [cit. 2007-03-31]. Dostupný z WWW: . KNOBLAUCH, Jörg, WÖLTJE, Holger. Time management : Jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1. vyd. Praha : Grada Publishing, 2006. 106 s. ISBN 802471440X. Moderní plánování času : manažerské diáře [online]. c2000-2004 , 10.10.2006 [cit. 2007-03-25]. Dostupný z WWW: . NÁHLOVSKÝ, Pavel. Time management pro práci i pro život. Moderní řízení. 2002, roč. 37, č. 2, s. 43-44. ISSN 0026-8720. NÖLLKE, Matthias. Praktický management : jak úspěšně vést a řídit sebe, druhé lidi, firmy a jiné organizace. 1. vyd. Praha : Grada, 2004. 112 s. ISBN 8024709120. PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas : time management čtvrté generace. 1. vyd. Tábor : Time Expert, 2000. 251 s. ISBN 8090278302. PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas: time management IV. generace. 2. aktualiz. vyd. Praha : Grada Publishing, 2006. 259 s. ISBN 8024717018. PACOVSKÝ, Petr. Organizace času jako podmínka úspěchu a zdraví. 1. vyd. Praha : Pragoeduca, 1994. 51 s. ISBN 8085856140. PACOVSKÝ, Petr. Time management IV. generace (5) – Pomůcky [online]. 04.04.2000 [cit. 2007-03-24]. Dostupný z WWW: . PLAMÍNEK, Jiří. Sebeřízení : praktický atlas managementu cílů, času a stresu. 1. vyd. Praha : Grada, 2004. 182 s. ISBN 8024706717. Plánovací systém FranklinCovey [online]. c2005 [cit. 2007-03-25]. Dostupný z WWW: .

57

Plánovací systém Regio7 [online]. c1996-2006 [cit. 2007-03-25]. Dostupný z WWW: . PORVAZNÍK, Ján. Celostní management : pilíře kompetence v řízení. 2. přeprac. a dopl. vyd. Bratislava : Sprint, 2003. 509 s. ISBN 8089085059. Proč používat ADK Plánovací systém? [online]. c2004 [cit. 2007-03-25]. Dostupný z WWW: . Přehled aplikace Microsoft Office Outlook 2007 [online]. c2007 , 23.7.2006 [cit. 2007-04-10]. Dostupný z WWW: . RUSEK, Ondřej. Poznávací procesy [online]. [cit. 2007-03-31]. Dostupný z WWW: . SCHICKER, Jan. Vademecum úspěšného manažera : sebeřízení, komunikace, řízení času. 1. vyd. Praha : Management Press, 1994. 127 s. ISBN 8085603365. SNÍŽEK, Martin. Šetřete svým časem! [online]. 20.9.2004 [cit. 2007-03-24]. Dostupný z WWW: . STANLEY, T. S. Zloději času manažera. Moderní řízení. 2002, roč. 37, č. 10, s. 48-50. ISSN 0026-8720. ŠEBESTA, Karel. Nenechte si přerůst chaos přes hlavu [online]. c1999-2007 , 11.11.2006 [cit. 2007-04-23]. Dostupný z WWW: . ŠEBESTA, Karel. Plánování času jednoduše na ploše [online]. c1999-2007 , 25.10.2006 [cit. 2007-04-23]. Dostupný z WWW: . ŠIKL, Radovan. Vnímání času [online]. 7.9.2004 [cit. 2007-03-31]. Dostupný z WWW: . ŠNAJDR, Petr. Nejčastější omyly v řízení času. Lupa.cz, server o českém Internetu. [online]. 2.4.2006 [cit. 2007-03-24]. Dostupný z WWW: . ISSN 12130702. Time management [online]. 20.3.2007 [cit. 2007-03-24]. Dostupný z WWW: . TUREK, Jan. Rozhovor s Petrem Pacovským, ředitelem poradenské firmy Time Expert [online]. c2001-2007 , 20.11.2002 [cit. 2007-04-10]. Dostupný z WWW: .

58

VÁGNER, Ivan. Systém managementu. 1. vyd. Brno : Masarykova univerzita, 2006. 432 s. ISBN 8021039728. VEBER, Jaromír. Management : základy, prosperita, globalizace. 1. vyd. Praha : Management Press, 2006. 700 s. ISBN 8072610295. VONDRA, Zdeněk. Time management v proměnách času [online]. c2002-2007 , 17.4.2006 [cit. 2007-03-25]. Dostupný z WWW: . Wikipedia, the free encyclopedia : Time management [online]. 22.3.2007 [cit. 200703-25]. Dostupný z WWW: . ZANDL, Dita. Life management : jak získat více času, energie a pořádku v životě. 1. vyd. Praha : Grada, 2006. 161 s. ISBN 8024714884.

59

14. SEZNAM SCHÉMAT Schéma 1: Eisenhowerův princip.............................................................................. 26 Schéma 2: Analýza ABC........................................................................................... 28 Schéma 3: Paretův princip......................................................................................... 29

60