MANAJEMEN DAN MANAGER Dosen : Diana Ma’rifah
PENDAHULUAN • Setiap dari kita menjadi anggota dari satu atau lebih organisasi • Tiap-tiap organisasi disatukan dan dipertahankan kesatuannya oleh kelompok orang yang melihat bahwa ada manfaat untuk bekerjasama ke arah sasaran yang sama • Tanpa adanya sasaran, tidak ada oragnisasi yang perlu untuk dipertahankan • Semua organisasi memiliki program dan metode untuk mencapai sasaran --yaitu rencana • Tanpa rencana yang harus dikerjakan, kemungkinan organisasi tidak bertindak secara efektif
MENGELOLA ORGANISASI • Organisasi harus memiliki dan mengalokasikan sumber daya yang perlu untuk mencapai sasaran • Manajemen adalah kebiasaan yang dilakukan secara sadar dan terus menerus dalam membentuk organisasi. • Semua organisasi memiliki orang yang bertanggungjawab untuk mencapai sasarannya • Jadi, apa itu Organisasi? Sasaran? Manajemen? Manajer?
DEFINISI • ORGANISASI Dua orang atau lebih yang bekerjasama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran • SASARAN Tujuan yang diusahakan untuk dicapai oleh suatu organisasi • MANAJEMEN Proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumberdaya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan • MANAJER Orang yang bertanggungjawab untuk mengarahkan usaha yang bertujuan membantu organisasi dalam mencapai sasaran
MENGAPA MANAJEMEN DIBUTUHKAN Ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen: 1. Untuk mencapai tujuan 2. Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan 3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas
Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar. Ini merupakan konsep matematika, atau merupakan perhitungan ratio antara keluaran (output) dan masukan (input). (melakukan segala sesuatu secara benar) Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapaian tujuan yang telah ditetapkan. (melakukan segala sesuatu yang benar) Seorang manager efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metode (cara) yang tepat untuk mencapai tujuan.
DEFINISI MANAJEMEN MENURUT PARA AHLI 1. Mary Parker Follet Manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini mengandung arti bahwa para manager mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan, atau berarti dengan tidak melakukan tugastugas itu sendiri. 2. James A.F. Stoner Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN 1. Perencanaan Para manager memikirkan kegitan-kegitan mereka sebelum dilaksanakan. Kegitan ini didasarkan pada berbagai metoda, rencana atau logika, bukan hanya atas dasar dugaan atau firasat. 2. Pengorganisasian Para manager mengkoordinasikan sumber daya-sumber daya manusia dan material organisasi. 3. Pengarahan Para manager mengarahkan, memimpin dan mempengaruhi para bawahan. Manager tidak melakukan semua kegitan sendiri, tetapi menyelesaikan tugastugas esensial melalui orang-orang lain. 4. Pengawasan Para manager berupaya untuk menjamin bahwa organisasi bergerak ke arah tujuan-tujuannya.Bila beberapa organisasi ada pada jalur yang salah, manager harus membetulkannya.
MERENCANAKAN • Rencana mengarahkan tujuan organisasi dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapainya • Perencanaan memberikan gambaran masa depan yang diinginkan • Langkah merencanakan : 1. Memilih sasaran 2. Sasaran ditetapkan untuk setiap unit/ divisi 3. Menentukan program untuk mencapai sasaran
MENGORGANISASIKAN • Merupakan proses mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumber daya sehinggan dapat mencapai sasaran organisasi • Sasaran yang berbeda membutuhkan struktur yang berbeda, manajer harus menyesuaikan struktur organisasi dengan sasaran dan sumber dayanya. Sebuah proses yang disebut dengan desain organisasi
TINGKATAN MANAJEMEN 1. Manajer lini-pertama (manager pd tingkatan paling rendah yang mengelola pekerjaan para karyawan non-managerial yang terlibat dlm produksi dan penciptaan organisasi) 2. Manager menengah (Manager diantara tingkatan lini pertama dan tingkatan puncak organisasi yang mengelola pekerjaan para lini pertama 3. Manajer puncak (manager di dekat tingkatan puncak organisasi yang bertanggungjwb membuat keputusan yang berlingkup keseluruhan organisasi dan menyusun sasaran serta rencana yang mempengaruhi organisasi scr keseluruhan)
Gambar Tingkatan manajemen
Manajemen Puncak Tingkatan manajemen Manajemen menengah Manajemen Lini-Pertama Karyawan Opersional
Perbedaan tingkatan manajemen membedakan pula fungsi-fungsi manajemen yang dilaksanakan. 1.
Manajemen administratif lebih berurusan dengan penetapan tujuan dan kemudian perencanaan, penyusunan kepegawaian dan pengawasan kegiatan-kegiatan yang terkoordinasi untuk mencapai tujuan.
2.
Manajemen operatif lebih mencakup kegiatan memotivasi, supervisi, dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka untuk mencapai hasil secara efektif
MANAJER FUNGSIONAL DAN UMUM 1. Manajer fungsional Manajer fungsional mempunyai tanggung jawab hanya atas satu kegiatan organisasi seperti produksi, pemasaran, keuangan, kepegawaaian atau personalia. 2. Manajer umum Manajer umum mengatur, mengawasii dan bertanggung jawab atas satuan kerja atau divisi operasi yang mencakup semua atau beberapa kegiatan fungsional satuan kerja
FUNGSI YANG DILAKSANAKAN MANAJER •
Fungsi perencanaan (planning)
•
Pengorganisasian (organizing)
•
Penyusunan personalia (staffing)
•
Pengarahan (Directing)
•
Pengawasan (controlling)
PLANNING •
Adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem anggaran dan standart yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
ORGANIZING •
Adalah penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut kearah tujuan, penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individ-individu untuk melaksanakan tugasnya.
STAFFING • Adalah penarikan latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif
DIRECTING • Adalah membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan.
CONTROLLING •
Adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup 4 unsur : 1. Penetapan standar pelaksanaan 2. Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan 3. Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkan dengan standar yang telah ditetapkan 4. Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar
TUGAS MANAGER 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain Manajer mamadukan dan meyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggung jawabkan. Manajer harus berpikir secara analitis dan konsepsual. Manajer adalah seorang mediator. Manajer adalah seorang politisi. Manajer adalah seorang diplomat. Manajer mengambil keputusan-keputusan sulit.
KEGIATAN YANG DILAKUKAN MANAJER 1.
Pribadi Pengaturan waktu, pengembangan karier pribadi, keterlibatan dengan kehidupannya sendiri.
2.
Teknis Pekerjaan dengan peralatan-peralatan, pemecahan masalah teknis, pelaksanaan fungsi-fungsi teknis.
3.
Administratif Pemrosesan kertas kerja, penyiapan dan administrasi anggaran, monitoring kebijaksanaan dan prosedur, pemeliharaan stabilitas operasi
4.
Interaksional Peranan antar pribadi, peranan informasional, peranan pembuatan keputusan
Peranan Manajer •
Peranan antar pribadi
•
Peranan informasional
•
Peranan pembuatan keputusan
PERANAN ANTAR PRIBADI 1. Pemuka simbolis : misalnya menerima dan menjamu tamu, menghadiri perkawinan karyawan, upacaraupacara seremonial lainnya. 2. Pemimpin : mengatur, mendidik, ,memimpin, memberi motivasi, bimbingan, nasehat dan lain-lain kepada bawahannya. 3. Perantara : berhubungan dengan pihak luar seperti klien, rekanan, pemerintah, partner, dsb.
PERANAN INFORMASIONAL 1. Monitoring aliran informasi 2. Penerusan informasi : menyebarkan keputusankeputusan baru pada perusahaan. 3. Perwakilan : sebagai wakil organisasi memberi ceramah, ikut seminar, pertemuan kadin, wawancara TV, dsb.
PERANAN PEMBUAT KEPUTUSAN 1. Wiraswasta : inisiatif dan kreatif 2. Penangkal kesulitan : penanggulangan pemogokan, pembatalan kontrak, penampung keluhan, kekurangan bahan, dsb. 3. Pengalokasian sumber daya : kepada siap kapan, untuk apa, bagaimana sumber daya dialokasikan.
KETRAMPILAN MANAJERIAL Ketrampilan Manajerial yang dibutuhkan untuk menjadi manajer: 1. Keterampialn konsepsual (conseptual skills). 2. Keterampilan kemanusian (human skills) 3. Keterampilan administratif (administratif skills) 4. Keterampilan teknik (teknical skills)
Manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain Ilustrasi : Pat Carigan seorang bekas Kepala Sekolah Dasar yang kemudian menjadi manajer dipabrik komponen mobil “General Motor” - Saya belum pernah membuat komponen selama ini, saya tidak pernah mempunyai rencana untuk membuat satu pun. - Itu bukanlah pekerjaan saya - Pekerjaan saya adalah menciptakan lingkungan dimana orang bertugas, dapat membuatnya dengan baik, dapat membuatnya dengan cepat, dapat membuatnya dengan biaya bersaing dan dapat membuatnya dengan perasaan bertanggung jawab serta bangga akan apa yang mereka kerjakan - Saya tidak perlu mengetahui bagaimana membuat sebuah komponen
