1
BAB 4 ASPEK MANAJEMEN
By : Diana Ma’rifah
4.1 PENDAHULUAN 2
Pelaksanaan pembangunan bisnis
Mengetahui apakah pembangunan dan implementasi bisnis dapat direncanakan, dilaksanakan dan dikendalikan sehingga rencana bisnis dapat dinyatakan layak atau sebaliknya
Direncanakan dgn baik, sesuai jadwal, kesiapan TK (ide bisnis layak berdsr aspek manaj)
Tujuan aspek Manajemen
4.2 TUJUAN 3
MENGANALISIS : Perencanaan dari implementasi bisnis Pengorganisasian dari implementasi bisnis Pelaksanaan dari implementasi bisnis Pengendalian dari implementasi bisnis
4.3.1 Perencanaan & Penjadwalan 4
PERENCANAAN BISNIS
Membuat & menentukan apa yg harus dicapai , kapan & bgmn bisnis dilaksanakan, agar kegiatan dpt berjln lancar sesuai jadwal yg tlh ditentukan.
Menjadwalkan kegiatan urutan tertentu dr awal sampai akhir dr suatu bisnis yg hrs diselesaikan & wkt yg dibutuhkan oleh stp aktivitas dlm bisnis. Hal yg peru di Identifikasi pd perenc bisnis
PENJADWALAN BISNIS
Kegiatan yg diperlukan, SDM yg akn melakukan, fasilitas yg dibutuhkan, waktu mulai, wkt pelaks & berakhirnya stp pelaks thp pekerj pengawas an yg dibthkn, usha2 & biaya yg dibutuhkan,
TEKNIK-TEKNIK PERENCANAAN & PENJADWALAN 1.
5
Bagan GANTT : memberikan informasi ttg jenis2 pekerjaan & lama waktu dr setiap aktivitas. 2. PERT (Program Evaluation & Review Technique) : teknik penjadwalan proyek dgn m’mbagi proyek dr induk menjadi kegiatan2 lebih kecil. & menyusun jalur kerja yg logis shg wkt & bea program dpt dioptimalkan. 3. CPM (Critical Path Method) : jalur terlama ant titik dimulai s/d titik penyelesaian proyek. PERT : waktu CPM : biaya Beda PERT & CPM
BAGAN GANTT 6
No Nama Aktivitas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Menggali Fondasi Tembok P’msngan ledeng Atap Pkrjaan listrik Lantai Pengecatan
Jan
Periode Peb Mar
Apr
Mei
Jun
Kelebihan GANTT
Sederhana, mudah dibuat & dipahami menggambarkan jadwal aktivitas & kenyataan kegiatan & kemajuan sebenarnya pd saat pelaporan
kurang jelasnya hub ketergantungan ant aktivitas satu dgn lainnya, shg sulit diketahui dampak yg diakibatkan oleh keterlambatan kegiatan thd jdwl keseluruhan proyek. sulit mengadakan penyesuaian or perbaikan bila diperlukan. 7
Kekurangaan GANTT
PERT (Program Evaluation & Review Technique) 8
Prinsip PERT
1 2
teknik penjadwalan suatu proyek dengan cara membagi proyek atau kegiatan induk menjadi kegiatan2 yg lbh kcl & menyusunnya mnjdi jalur kerja Aktivitas or kegiatan
Peristiwa or event “A”
3
4 D=Dummy
Peristiwa or event “B”
• Kegiatan 1, 2, 3 diakhiri pada titik akhir 4 • Kegiatan 1,3 & 2,3 harus selesai lebih dulu sblm kegiatan 3,4 dimulai
TIGA PERKIRAAN WAKTU PADA PERT 1.WAKTU OPTIMIS (a) Wkt yg dibutuhkan oleh sebuah kegiatan, jk semua hal berlangsung sesuai rencana. Dalam memprkirakan nilai ini, biasanya terdpt peluang yg kcl (waktu kegiatan < a) 2. WAKTU PESIMIS (b) wkt yg dibutukan sebuah kegiatan, dg asumsi kondisi yg sangat tdk diharapkan. (wkt kegiatan > b) 3. WAKTU REALISTIS (m) perkiraan wkt yg dibutuhkan utk menyelesaikan sebuah kegiatan yg paling realistis. 9
Data Analisis PERT suatu Perusahaan Aktivitas A B C D E F G H I J K 10
Akt.yg mendahului A A A A B B C D F,G,H E,I,J
Wkt Optimis (a) Wkt Realistis (m) Wkt Pesimis(b) 1 1 1 3 6 8 4 5 6 2 3 4 9 9 15 7 8 8 4 7 9 1 3 9 5 6 7 3 4 8 2 3 7
Questions : Tunjukkan jalur kritis & hitung waktu kritisnya. Ket : waktu penyelesaian adalah bulan. Setiap aktivitas di rumuskan : Example : aktivitas A B
11
wktu perkiraan aktivitas (expected time)
aktivitas G H
C
I
D
J
E
K
F
wktu perkiraan aktivitas (expected time)
DIAGRAM PERT A (1)
B (5,83)
F (7,83)
J (4,5) 12
C (5)
G (6,83)
D (3)
H (3,67)
E (10)
I (6)
K (3,5)
JALUR-JALUR AKTIVITAS 1. A – B – F – J – K 2. A – B – G – J – K 3. A – C – H – J – K 4. A – D – I – K 5. A – E – K
WAKTU YANG DIBUTUHKAN (BULAN) 1 + 5,83 + 7,83 + 4,5 + 3,35 = 22,6 1 + 5,83 + 6,83 + 4,5 + 3,5 = 21,6 1 + 5 + 3,67 + 4,5 + 3,5 = 17,6 1 + 3 + 6 + 3,5 = 13,5 1 + 10 + 3,5 = 14,5
kelebihan kekuraangan mdh mengidentifikasi tk prioritas tdk s’s’derhana bagan GANTT pd s’buah proyek tdk dpt menggambarkan jdwl mdh mengetahui ketergantungan kegiatan & kenyataan kemajuan ant activity yg satu dgn yg lainnya s’sungguhnya pd saat pelaporan 13
Critical Path Methode (CPM) 14
CPM
Rangkaian aktivitas dari titik awal sampai titik akhir yang waktunya paling lama (Critical Path) EST (Earnlest Start Time = waktu mulai lebih awal Forward Pass/dari depan = dihitung mulai dari awal, kmd ditelusuri sampai akhir LST (Latest Completion Time=wkt penyelesaian paling lambat). Backward Pass/dari belakang = di hitung mulai dari belakang (akhir), kmd di telusuri sampai ke depan (awal).
Example:
Aktivitas
(0,1) (0,2) (1,3) (2,3) (2,4) (3,4) (3,5) (3,6)
WSK (Wkt Stp Kegiatan)
0
2
3
2
0 0
2
3
2
3 3
3
0
3
4
6
2
3
d1 5
2
2
3
6
5
3
6
19 6
13
6 6
15
5
6
13 1
5
7
2 4
2
(4,5) (4,6) (5,6)
2
19
Contoh : Sistem Komputerisasi pesanan di restoran Ngobrol terus keluar
10 3
30
5 0 0
0
2
5 2 5
Buyer nunggu tempat duduk
5
30
15 4 10
32 6
30 2
32
77
62 7 30
62
8 15
25 30 5
Taking Order, Customer diteruskan ke dapur makan u/ dimasak Makanan diantar ke meja customer
106 1 keluar
2
30
9
bayar
107 107
PERENCANAAN 17
Visi
dan Misi Target keberhasilan/ pencapaian sasaran Jenis pekerjaan yang perlu dilakukan Waktu penyelesaian/ penjadwalan Anggaran biaya, Peralatan, dan Tenaga pelaksana.
PENGORGANISASIAN 18
Bentuk usaha Struktur organisasi
PENGGERAKAN/ PELAKSANAAN 19
Kepemimpinan
PENGAWASAN 20
Pengendalian yang akan dilakukan Teknik-teknik yang sering digunakan meliputi : (1) pengamatan (control byobservation), (2) inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spotinspection), (3) pelaporan lisan dan tertulis (control by report), (4) evaluasi pelaksanaan, dan (5) diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatukegiatan
7.3.2 Analisis Jabatan 21
menganalisis seluk beluk pekerjaan melalui pertanyaan2 yg berkaitan dgn pekerjaan2 berikut : pekerjaan apa yg hrs dilakukan? bagaimana menjalankan pekerjaan mengapa pekerjaan tsb hrs dilakukan hasil yg diperoleh dari Analisis jabatan DESKRIPSI JABATAN & SPESIFIKASI JABATAN
7.3.3 DESKRIPSI JABATAN 22
Uraian ttg tgs, kewajiban suaatu jabatan tertentu mulai dari fs pekerjaan, tugas, tanggungjawab & wewenang, pengawasan yg diberikan & diterima, hub dgn jabatan2 lain, bahan & alat yg digunakan, kondisi kerja, penjelasan2 istilah yg tdk lazim & komentar tambahan utk menlengkapi penjelasan sebelumnya. Adalah penentuan syarat2 minimum yg dpt diterima agar s’s’org dpt menjalankan pekerjaan dgn baik. A. Ident. Jbtn (nama jabatan, kode pekerj, bagian) B. Persyaratan kerja (tk pendidikan, tk kecerdasan, pengalaman yg diperlukan, pengethuan & ketrampilan), persyrtn fisik, status perkwn, jns kelamin, usia, kewarganegaraan.
7.3.4 SPESIFIKASI JABATAN
7.3.5 PROYEKSI KEBUTUHAN TK semakin besar proyeksi penjualan & luas produksi, smkn besar proyeksi kebutuhan TK. Menentukan kebut TK dg metode : a. Work Force Analysis (WFA) = Work Load Analysis + % absensi + % turn over. → TK bag operasional , hsl pekerj mdh diukur, tdk utk mandor, supervisi & staf krn hsl kerja sulit diukur. ex : prod sepatu 25.000 psg, utk 1 psg sepatu bth wkt 5 jam kerja/ karyw (beban kerja 1 bulan 125.000 jam = 25.000 x 5). TK dibutuhkan 625 org. Tk absensi 5% & turnover 2%. Brp jml kebthn TK? jwb: Work load = 125.000 Absensi 125.000 x 5% = 6.250 Turnover 125.000 x 2% = 2.500 jd jml TK yg dibthkn 133.750 : 200 jam = 669 orang 23
8j x 25 hr (1 karyw dlm 1 bln rata2 kerja 200 jam)
b. Metode Antrean Teori: “Jika jml karyw terlalu banyak, maka akan terjadi pengangguran, shg timbul pemborosan. Jk karyw terlalu sedikit akan terjd antrean yg panj shg optimalisasi profit tdk akan tercapai”. (lht buku manaj opersnl)
7.3.6 REKRUTMEN KARYAWAN
24
a. b. c. d. e. f. g. h.
Iklan (media cetak or elektronik) Kantor Penempatan TK (DEPNAKER Negri or swasta) Rekomendasi dr karyawan yg sedang bekerja Lembaga pendidikan (menjalin kerjasama) Lamaran yg masuk scr kebetulan Nepotisme (pemberian kesempatan pd sanak saudara Leasing (kontrak TK yg sesuai spesifikasi msg2 & jk wkt pendek) Serikat Buruh (memberikan info ttg TK/jd sumber pengadaan TK)
7.3.7 STRUKTUR ORGANISASI 25
Susunan & hubungan2 antarkomponen bag2 & posisi2 dlm organisasi a. S.O FUNGSIONAL b. S.O PRODUK c. S.O MATRIKS
7an disu2n Strukt. Orgns: agr pekerj. dpt diselesai kan dgn baik krn ada pembag tgs
a. S.O Fungsional 26
Mengelompokkan indiv2 berdasar pekerjaan yg sama. Co2k utk orgns kcl dgn SD terbatas. Mis: dir.ut m’mbwhi mnjr pmsrn, oprs, keu & SDM. Kelebihan co2k buat lingk yg stabil Skala ekonomis dpt di cpi msg2 bag Keterampilan bersifat fgsional bs berkembang Co2k utk orgns kcl Co2ok utk orgn p’nghsl produk jml kcl
Kekurangan respon thd perub lingk lambat pengambiln keputs menump pd puncak orgns Koordn. Antarbag tdk baik Inovasi terbatas Pand. Thd sa2ran orgns terbatas, perhatian pd sa2ran bag msg2
STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL 27
DIREKTUR UTAMA
MANAJER PEMASARAN
MANAJER OPERASIONAL
MANAJER KEUANGAN
MANAJER SDM
b. S. O Produk 28
Mengelomp individu2 pd organisasi berdsrkan jenis produk yg dihasilkan / dipasarkan. (dirut m’mbwhi manajer sabun mandi, shampo, pasta gigi & sabun cuci). Co2k utk orgns dgn lini produk yg banyak.
Kelebihan/kekurangan (s’baliknya): s’suai utk lingk yg cpt berubh penanggungjwb produk jelas koordinasi antarfungsi baik mdh beradapt dgn tunt. luar co2k utk orgns ukuran besar co2k utk orgns yg menghslkn byk jenis produk
STRUKTUR ORGANISASI PRODUK 29
DIREKTUR UTAMA
MANAJER SABUN MANDI
MANAJER SHAMPO
MANAJER PASTA GIGI
MANAJER SABUN CUCI
c. S O Matriks Struktur Organisasi Matriks : kombinasi dari S.O fsional & S.O produk. Mis : Dirut m’mbwhi manajer sabun mandi (SDM, Keu, produksi & pemasaran). Co2k utk orgns yg kompleks. hbs byk wkt utk koordnsi bs berjln jk hub bersifat kolegial bkn vertikal 30
Kelebihan: mampu m’ncpi tk koord yg diperlukan utk m’njwb tuntutan “ganda”lingkungan. dpt memanfaatkan karyw scr fleksibel. sesuai utk pengambilan keputs. Yg sifatnya rumit & lingk yg tdk stabil sesuai utk orgns skala sedang. Kekurangan : tdk mmpu m’ncpi efisiensi ekonomis koordn. Antarproduk sulit k’ahlian tekns hilng krn tdk ada spesialsi. Fsional standarisasi antarprod sulit t’rcpi mncl kebingungn krn ada we2nang gnda
STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS 31
DIREKTUR UTAMA
MANAJER SABUN MANDI
MANAJER SHAMPO
MANAJER PASTA GIGI
MANAJER SABUN CUCI
SDM, KEUANGAN, PRODUKSI, PEMASARAN
7.4 SUMBER DATA 32
A. DATA PRIMER
tahap2 pelaks pekerj (jns2 pekerj, persyrtn yg dibthkn utk memangku jbtn, strukt orgns, met pengadaan TK)→p’laku usaha sejenis lama waktu dr stp thp penyelesaian pekerj aan pembngunan proyek → konsult/pemborong proy. kemamp para calon karyw utk menjlnkn pekerjaan → calon karyawan
Data ttg kondisi psr TK & literatur yg berkaitan dgn p’njdwln proyek (mnj operasional & operasional research), perenc. TK (MSDM).
B. DATA SEKUNDER
7.5 RESPONDEN 7.6 METODE PENGUMPULAN DATA
33
a. Pelaku usaha sejenis b. Konsultan/pemborong proyek c. Lembaga penempatan TK/Departemen TK d. Calon karyawan
Wawancara pelaku bisnis sejenis pihak/SDM sbg pelaksana tahap pemb. proyek calon pelaku bisnis calon pesaing (jk memungkinkan)
Pedoman Wawancara Aspek Manaj – penjdwln proyek No Pertanyaan 1 Kegiatan2 apa yg dibthkn dlm pemb Bisnsi? 2 Siapa SDM yg m’lkukn thp pelaks kegiatan? 3 Fasilitas apa yg dibthkn utk stp thp pelaksanaan kegiatan? 4 Kpn wkt mulai/berakhirnya stp pelaks thp pekerj? 5 Brp lma wkt p’lksnaan stp thp pekerj? 34
Responden plku bisnis sjns
Hsl Wa2ncara
p’lku bisnis sejns, SDM p’lku bisnis sejns, SDM Cal p’lku bisnis, SDM, p’lku bisn s’jns Cal p’lku bisnis, SDM, p’lku bisnis s’jns
7.7 INSTRUMEN PENGUMPULAN DATA
No Pertanyaan 6 Bhn & p’raltn apa yg dibthkn utk stp thp p’kerjaan? 7 Brp bea yg dibthkn? 8 P’ngawasan apa yg dibthkn utk stp thp p’kerj? Usaha2 apa yg hrs dilkukn utk 9 m’lkukn p’rbaikn jk t’rdpt k’tdks’suai an ant renc dgn p’lksnaan thp pemb? 10 K’giatan mna yg mgkn dpt dipercpt? Brp bea yg dibthkn utk m’mp’rcpt 11 k’giatan yg mgkn bs dip’rcpt? 35
Responden Hsl Wa2ncara p’lku bisnis s’jns, SDM p’lku bisnis s’jns, SDM p’lku bisnis s’jns, SDM p’lku bisnis s’jns, SDM
SDM p’lku bisnis s’jns, SDM
Pedoman wa2ncara manaj-SDM No Pertanyaan Responden 1 Brp wkt yg dibthkn utk m’nghslkn 1 • p’lku bisnis s’jns produk/m’lyni 1 p’langgan? 2 Berapa wkt kerja dlm 1 hari? • cal p’lku & p’lku bisnis s’jns 3 Brp hari kerja dlm 1 tahun? • cal p’lku bisnis •p’lku bisnis s’jns 4 Bag2 apa saja yg ada dlm 1 orgns? • cal p’lku & p’lku bisnis s’jns 5 Bgmna alur kerja dlm perush? • cal p’lku & p’lku bisnis s’jns 6 Bgmn spesfksi org2 yg dibthkn utk • cal p’lku & p’lku bisnis s’jns m’njlnkn tgs msg2 dlm perush? 7 Bgmn hub antarbag dlm perush? • cal p’lku & p’lku bisnis s’jns 36
Hsl wa2ncara
7.8 ANALISIS DATA 37
Perenc & p’njdwln proyek Perenc SD
Analisis Kualitatif Analisis Kuantitatif Pihak2 yg akn m’lksnakn PERT & CPM stp aktiv. & fasilitas yg dibthkn K’t’rsediaan & k’siapan WFA (Work Force TK yg dibthkn utk Analysis) m’njlnkn bisnis
KESIMPULAN : ide bisnis dinyatakan layak/tdk berdsr aspek manaj & SDM , jk hsl analisis cal p’lku bisnis mmpu m’mbngun bisnis s’suai wkt yg direnc & SDM dpt mengelola kegiatan bisnis pd msa yad tersedia.
