Pengawasan DOSEN : DIANA MA’RIFAH
MENGAPA FUNGSI PENGAWASAN DIPERLUKAN? • Perusahaan seringkali berhadapan dg masalah dalam pencapaian tujuan. • Hal tersebut mendorong perlu adanya fungsi manajemen yang diarahkan untuk memastikan apakah rencana yang diimplementasikan berjalan sebagaimana mestinya dan telah mencapai tujuan yang ditetapkan ataukah tidak. • Selain memastikan juga perlu diketahui apa yang menjadi penyebab dan tindakan koreksi apa yang perlu dilakukan • Fungsi manajemen yang diarahkan untuk melakukan tindakan-tindakan tersebut adalah fungsi pengawasan/ pengendalian
DEFINISI • Pengawasan merupakan sebuah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut ( Schemerhorn) • Pengawasan merupakan proses untuk memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan (Stoner, Freeman, Gilbert) • Pengawasan tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan sesuai dengan yang direncanakan ataukah tidak, akan tetapi termasuk tindakan korektif yang mungkin diperlukan, maupun penentuan sekaligus penyesuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu (Mockler)
FUNGSI PENGAWASAN • Fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam: – menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, – mendesain sistem informasi umpan balik, – membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, – menentukan apakah ada penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tersebut, dan – mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.
TUJUAN DARI FUNGSI PENGAWASAN • Adaptasi Lingkungan • Meminimumkan Kegagalan • Meminimumkan Biaya • Antisipasi Kompleksitas Organisasi
LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PENGAWASAN
PENETAPAN STANDAR DAN METODE PENILAIAN KERJA
PENILAIAN KINERJA
APAKAH KINERJA YANG DICAPAI SESUAI DENGAN STANDAR?
YA
TUJUAN TERCAPAI
TIDAK
PENGAMBILAN TINDAKAN KOREKSI DAN MELAKUKAN EVALUASI ULANG ATAS STANDAR YANG TELAH DITETAPKAN
BEBERAPA GEJALA YANG MEMERLUKAN PROSES PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN • Terjadinya penurunan pendapatan/ profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya • Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari keluhan pelanggan) • Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktivitas kerja yang menurun, dsb) • Berkurangnya kas perusahaan • Banyaknya pegawai yang menganggur • Tidak terorganisirnya setiap pekerjaan dengan baik • Biaya yang melebihi anggaran • Adanya penghamburan/ inefisiensi
FUNGSI PENGAWASAN DALAM PRAKTIK • PENGAWASAN BERDASARKAN PROSES KEGIATAN
FEEDFORWARD CONTROLS Memastikan bahwa petunjuk yang jelas dan faktor input yang ditetapkan telah tersedia
CONCURRENT CONTROLS
POSTACTION CONTROLS
Memastikan bahwa segala proses dan perangkat penunjang berjalan sebagaimana mestinya
Memastikan bahwa output yang dihasilkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
FUNGSI PENGAWASAN DALAM PRAKTIK • PENGAWASAN INTERNAL DAN EKSTERNAL – Pengawasan internal : pengawasan yang dilakukan secara mandiri oleh setiap pekerja terhadap tugas yang dibebankan kepadanya – Pengawasan eksternal : pengawasan yang dilakukan terhadap seseorang atau bagian oleh orang lain
FUNGSI PENGAWASAN DALAM PRAKTIK • PENGAWASAN DI BAGIAN SDM • PENGAWASAN DI BAGIAN INFORMASI • PENGAWASAN DI BAGIAN KEUANGAN • PENGAWASAN DI BAGIAN PEMASARAN • PENGAWASAN DI BAGIAN OPERASI/ PRODUKSI
MEMPERTAHANKAN FUNGSI PENGAWASAN SISTEM PENGAWASAN TRADISIONAL • Adalah upaya atau sistem untuk mempertahankan fungsi pengawasan melalui prosedur dan kegiatan yang melibatkan penentuan standar dan berbagai upaya untuk mencapai standar tersebut. • Jika standar dapat dicapai, maka kinerja tercapai dengan baik, sebaliknya jika standar tidak tercapai, maka kinerja dianggap tidak tercapai dengan baik • Umumnya, sistem pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring yang bersifat eksternal
MEMPERTAHANKAN FUNGSI PENGAWASAN SISTEM PENGAWASAN BERDASARKAN KOMITMEN • Lebih menekankan pengawasan dari fungsi internal • Mendasarkan pada kesadaran diriindividudalam setiap pekerjaan yang dilakukan • Pengawasan mandiri oleh individu diyakini akan mampu mempertahankan sistem pengawasan dalam jangka panjang, dikarenakan pegawai akan terbiasa dengan budaya kerja yang produktif dan independen sehingga berbagai standar kinerja perusahaan akan diupayakan sebagai bentuk kesadaran, komitmen, perasaan memiliki sehingga menginginkan perusahaan mencapai tujuan terbaik
SELESAI SELAMAT BERJUANG UNTUK UJIAN, SEMOGA SUKSES!
