2013
Managementrapportag e Zelfevaluatietool Kwaliteitscriteria 2.1 MasterMeester Gemeente Boxtel
0
Managementrapportage zelfevaluatietool gemeente Boxtel Voor u ligt een managementrapportage van de individuele rapportage van de zelfevaluatietool van de gemeente Boxtel. Op 7 november 2012 heeft MasterMeester samen met Bart van Mil, Wim Kanters, Desiree Bastin en Bart van de Staak van de gemeente Boxtel de zelfevaluatietool op basis van de nieuwe kwaliteitscriteria 2.1. ingevuld. Na lancering van de nieuwe tool heeft MasterMeester op 16 januari deze nieuwe versie ingevuld voor gemeente Boxtel.
Achtergrond zelfevaluatietool De aangepaste zelfevaluatietool voor de VTH Kwaliteitscriteria 2.1 is op 16 januari live gegaan en daarmee beschikbaar voor alle organisaties die zich gaan meten aan de kwaliteitscriteria voor de uitvoering van de VTH-taken. De zelfevaluatietool is aangepast aan de nieuwe set kwaliteitscriteria die op 28 juni 2012 bestuurlijk geaccordeerd is. Het invullen van de zelfevaluatietool VTH-kwaliteitscriteria is de (verplichte) start van een implementatietraject dat doorloopt tot 1 januari 2015. Daarna krijgen de kwaliteitscriteria een wettelijke grondslag en zal het toezicht hierop worden ondergebracht in het interbestuurlijk toezicht bij de provincie. Het instrument zal dus gedurende de komende jaren beschikbaar blijven, zodat het gebruikt kan worden om de kwaliteitsontwikkeling inzichtelijk te maken. De provincie verzoekt de gemeenten om de zelfevaluatietool vóór 1 mei 2013 in te vullen, de zogenaamde ‘1-meting’. Op basis van de uitkomsten weet de gemeenten op welke punten de organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria en waar nog een verbeterslag nodig is. Van gemeenten wordt verwacht dat de gemeente, als er nog verbeterslagen gemaakt kunnen worden, hiervoor uiterlijk 1 september 2013 een verbeterplan opstelt. Hierna hebben gemeenten één jaar de tijd om de verbeteringen door te voeren. Aan het eind van het verbetertraject (eind 2014) dienen de gemeenten dan nog een keer de zelfevaluatietool invullen om te laten zien dat de organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria. De provincies hebben de taak gekregen om het implementeren van de kwaliteitscriteria bij de omgevingsdiensten en gemeenten te bevorderen. Gemeente Boxtel heeft door het invullen van de zelfevaluatietool aan haar verplichting voor 2013 voldaan.
Wat hebben we gemeten? Met dit zelfevaluatieinstrument kan elke organisatie, voor zichzelf of voor een samenwerkingsverband waar zij deel van uitmaakt, een realistisch beeld vormen over de vraag: in hoeverre voldoet mijn organisatie of mijn samenwerkingsverband aan de referentieset van kwaliteitscriteria? Het antwoord op die vraag zal voor een belangrijk deel bepalend zijn voor de vraag die er logisch op volgt: als onze organisatie niet (geheel) aan deze criteria voldoet, welke keuzes maken we dan bestuurlijk om wel tot de beoogde kwaliteit te komen. 1
Met het invullen van de zelfevaluatietool heeft gemeente Boxtel gemeten hoe de organisatie zich verhoudt tot de vastgestelde zogenaamde VTH-kwaliteitscriteria 2.1. De tool bestaat uit 2 onderdelen:
1. Kritieke massa 2. procescriteria Ad 1) Kritieke Massa Het fundament van kwaliteit is het afleveren van een zo goed mogelijk product. Hiervoor is vooral vakmanschap nodig. De criteria voor kritieke massa adresseren dit vakmanschap in termen van voldoende opleiding, ervaring, kennis en het onderhouden en borgen daarvan. Organisaties en medewerkers die aan deze criteria voldoen moeten in de kern in staat zijn om producten af te leveren met de gewenste kwaliteit. Met de kwaliteitscriteria voor kritieke massa kan een antwoord gegeven worden op de vraag of een organisatie en haar medewerkers in principe in staat zijn om de taken en onderliggende operationele activiteiten uit te voeren, gegeven de minimaal benodigde deskundigheid voor de uitvoering van deze taken en de continuïteit daarvan. Definities die gebruikt worden in de tool omtrent de kwaliteitscriteria:
Deskundigheid • Opleiding: de minimale basisopleiding en een indicatie van de aard en de omvang van de benodigde aanvullende opleidingen waarmee de kennis is te verkrijgen. • Werkervaring: het minimale aantal jaren relevante werkervaring die men nodig heeft om de taak zelfstandig uit te kunnen voeren. 2
•
Continuïteit • •
•
Aanvullende kennis: de minimaal benodigde basiskennis en diepgaande kennis voor de zelfstandige uitvoering van de taak, in aanvulling op de opleidingen.
Frequentie: de minimale frequentie per jaar waarmee een taak zelfstandig moet worden uitgevoerd om de deskundigheid te behouden. Aantal: het minimale aantal medewerkers met de omschreven deskundigheid en frequentie waarover de organisatie moet kunnen beschikken om de noodzakelijke deskundigheid te kunnen borgen. Borging: de omgeving waar deze activiteiten uitgevoerd moeten worden (binnen de overheid of uitbesteed) en de mogelijkheden die er zijn om in te huren.
De deskundigheidsgebieden in de tool zijn gelijk aan de criteria onderverdeeld in 5 subhoofdstukken, namelijk: • generiek • juridisch • specialistisch (accent bouwen) • specialistisch (accent milieu) • specialistisch (accent ruimtelijke ordening) Afhankelijk van de afbakening die in de ‘Scope van de zelfevaluatietool’ worden de deskundigheidsgebieden, activiteiten en kwaliteitscriteria getoond.
3
2 Procescriteria Door het invullen van de tool heeft gemeente Boxtel geëvalueerd op de procescriteria zoals vermeld in kwaliteitscriteria 2.1. De procescriteria beschrijven de eisen die gesteld worden aan de beleidscyclys (BIG 8). Door de kwaliteitscriteria te volgen wordt de cyclus gesloten.
De procescriteria volgen de verschillende elementen van een sluitende beleidscyclus: • Rapportage en evaluatie • Strategisch beleidskader • Operationeel beleidskader • Planning en control • Voorbereiden • Uitvoeren • Monitoren
4
Wat moet er nog gebeuren? Wachtwoord Het wachtwoord voor de gemeente Boxtel is veranderd in: boxtel2013. Dit wachtwoord kan je weer wijzigen onder ‘My account’.
Speelveld Op dit moment is de zelfevaluatietool ingevuld op ‘speelveld’. Dit betekent dat de provincie nog geen inzage heeft in de gegevens. Desiree Bastin heeft de rol van invuller en reviewer en kan de zelfevaluatie omzetten in een officiële zelfevaluatie door speelveld uit te schakelen en zelfevaluatie in te schakelen. De provincie heeft de rol van regisseur en om te kunnen om deze rol goed te kunnen vervullen heeft de provinciaal coördinator van Provincie Noord Brabant vervolgens inzicht in de resultaten. Zie onderstaande afbeelding.
5
Verbeterplan Voor 1 september dient gemeente Boxtel een verbeterplan op te stellen op basis van de resultaten en dient deze te uploaden. Deze managementrapportage kan als input dienen voor het verbeterplan.
6
Toelichting managementrapportage gemeente Boxtel Afhankelijk van de afbakening die in de ‘Scope van de zelfevaluatietool’ worden de deskundigheidsgebieden, activiteiten en kwaliteitscriteria getoond.
Scopebepaling: De scope bepaalt welke deskundigheidsgebieden en bijbehorende criteria relevant zijn. Het onderverdelen van de gemeentelijke inrichtingen behorend bij de verschillende klasse is een belangrijk onderdeel van de scope. De groene kleur ( ) betekent dat de activiteiten binnen de betreffende gemeente plaatsvindt ofwel dat de inrichtingen bestaan onder genoemde klasse. De rode kleur ( ) geeft aan dat deze activiteiten en of inrichtingen niet voorkomen binnen de betreffende gemeente.
Voor mijn organisatie zijn complexe situaties m.b.t. casemanagen van toepassing.
Voor mijn organisatie zijn complexe situaties m.b.t. bouwen van toepassing.
Voor mijn organisatie zijn complexe situaties m.b.t. afwijkingsbesluiten van toepassing. Voor mijn organisatie zijn complexe situaties m.b.t. geluid van toepassing.
Klasse inrichtingen milieu en inrichtingen per sector Voor mijn organisatie zijn eenvoudige klasse II inrichtingen van toepassing Voor mijn organisatie zijn complexe klasse II inrichtingen van toepassing Voor mijn organisatie zijn klasse III inrichtingen (procesindustrie) van toepassing Voor mijn organisatie zijn klasse III inrichtingen (agrarisch) van toepassing Voor mijn organisatie zijn klasse III inrichtingen (afval) van toepassing Voor mijn organisatie zijn klasse III inrichtingen (BRZO) van toepassing Voor mijn organisatie zijn klasse III inrichtingen (overig) van toepassing
7
De rode kleur betekent dat het deskundigheidsgebied is uitbesteed (Ja ). De groene kleur betekent dat de vermelde activiteiten intern worden uitgevoerd binnen het deskundigheidsgebied (Nee ).
Gemeente Boxtel
Uitbesteding
Specialisme bouwfysica Specialisme constructieve veiligheid Specialisme bouwakoestiek Specialisme sloop en asbest Specialisme afvalwater Specialisme bodem, bouwstoffen en water Specialisme externe veiligheid Specialisme geluid Specialisme groen en ecologie Specialisme luchtkwaliteit Specialisme stedenbouw en inrichting openbare ruimte Specialisme planeconomie Specialisme sloop en asbest
Deze betekenis van de kleuren in de rapportage: Groen
Mijn organisatie voldoet.
Geel
Mijn organisatie voldoet niet, want het criterium is niet toepasbaar of bruikbaar binnen mijn organisatie.
Oranje
Mijn organisatie voldoet niet, maar er zijn maatregelen getroffen zodat mijn organisatie binnen een jaar voldoet.
Rood
Mijn organisatie voldoet niet.
Bij het moment van invullen is gekozen voor een brede scope. De rapportage is een weergave van situatie zoals die eind 2012 was. Er is door de gemeente gekozen om de basistaken (BTP) ook in de scope te laten terugkomen. In de toelichting is aangegeven wanneer het een BTP taak betreft.
8
Generieke deskundigheden Gemeente Boxtel kleurt op alle generieke deskundigheidsgebieden rood en is daarmee niet robuust. De eisen die gesteld worden aan de frequentie, het aantal en de benodigde capaciteit zijn overwegend rood waardoor het geheel rood kleurt. De opleiding en ervaring zijn overwegend groen. De essentie van de Frequentie- eis is het maken van voldoende vlieguren om een activiteit dusdanig vaak uit te voeren dat deze activiteit beheerst wordt, zelfstandig en met voldoende, up to date, kennis kan worden uitgevoerd. Deze frequentie is bij voorkeur uitgedrukt in aantal keren dat activiteiten dienen te worden verricht. Door de diversiteit in tijdsbesteding is het uitdrukken in aantallen keren vaak niet eenduidig te maken. Daarom is er in veel gevallen gekozen voor een richtinggevende tijdsbesteding vertaald in een percentage van de totale tijdsbesteding van een fulltime medewerker gebaseerd op een 36-urige werkweek. Het Aantal beschrijft hoeveel medewerkers over een bepaalde deskundigheid moeten beschikken. Eén medewerker kan over deskundigheid voor meerdere activiteiten, groepen van activiteiten of deskundigheidsgebieden beschikken. De frequentie waarmee de taak uitgevoerd moet worden is bepalend voor over hoeveel deskundigheidsgebieden één medewerker kan beschikken. De benodigde capaciteit is een richtinggevende tijdsbesteding vertaald in een deel (1/3 of 2/3 deel van de totale tijdbesteding van een fulltime medewerker gebaseerd op een 36-uurige werkweek. Verdiepingsslag op de generieke deskundigheidsgebieden Casemanagen complex en Vergunningverlening Bouwen en RO Dit deskundigheidsgebied dient samen met deskundigheidsgebied Vergunningverlening Bouwen en RO te worden beoordeeld. Immers indien voldaan wordt aan VV Bouwen en RO is ook voldaan aan casemanagment. Op basis van de invulsessie is ervoor gekozen om casemanagen complex groen in te vullen. Officieel mag dit alleen als het deskundigheidsgebied Vergunningverlening Bouwen en RO complex volledig groen is. Gemeente Boxtel voldoet niet aan dit deskundigheidsgebied op dit moment vanwege te weinig werkaanbod en kleurt op beide deskundigheidsgebieden rood. Dit deskundigheidsgebied betreft geen basistaak. Vergunningverlening Milieu Dit deskundigheidsgebied bevat drie klasse I II &III. Klasse III is een basistaak die over is gegaan naar de RUD. Dit betekent dat gemeente Boxtel hoeft te voldoen aan de kwaliteitscriteria voor klasse I en II. Toezicht en Handhaving Bouwen en RO Dit deskundigheidsgebied betreft geen basistaak. Gemeente Boxtel haalt de frequentie-eis van 2/3 niet. Het overige is groen. Toezicht en Handhaving Milieu Dit deskundigheidsgebied betreft een basistaak. Toezicht en Handhaving bodem Dit deskundigheidsgebied betreft geen basistaak. Frequentie aantal en benodigd FTE kleuren rood. Toezicht en handhaving groene wetten Dit deskundigheidsgebied betreft geen basistaak. Alle vereisten kleuren rood.
Juridische deskundigheden Gemeente Boxtel kleurt op bijna alle juridische deskundigheidsgebieden rood en is daarmee niet robuust. Ketentoezicht en BOA voldoen op geen enkele vereisten en gemeente Boxtel geeft aan dit in samenwerking op te pakken. Het enige deskundigheidsgebied dat volledig robuust is het behandelen juridische aspecten handhaving. 9
Specialistische deskundigheidsgebieden Specialistisch met accent Bouw Bij het kopje ‘uitbesteden’ in de tool heeft de gemeente Boxtel aangegeven veel van de deskundigheidsgebieden met het accent ‘Bouw’ te hebben uitbesteed. De deskundigheidsgebieden die zijn overgebleven zijn ‘Bouwakoestiek’ en ‘Sloop en Asbest’. Deze deskundigheidsgebieden kleuren gemeente Boxtel rood en voldoen niet aan de vereisten. Bouwakoestiek kleurt volledig rood en Sloop en Asbest op Frequentie en benodigd FTE. Specialistisch met accent Milieu De score voor deze deskundigheidsgebieden is rood en gemeente Boxtel voldoet niet aan de vereisten. De gemeente Boxtel in de scope en bij uitbestedingen heeft aangegeven de deskundigheden te hebben uitbesteed. Aan de achterblijvende vereisten van deze deskundigheden kan gemeente Boxtel niet voldoen. De opleiding, kennis en ervaring van het deskundigheidsgebied Geluid, Groen en Ecologie, en Lucht is wel aanwezig. Het overig kleurt groen. Specialistisch met accent RO Exploitatieplaneconomie dient nog door de gemeente Boxtel nog te worden ingevuld. Voor het overige kleurt gemeente Boxtel rood op alle vereisten.
10
PROCESCRITERIA De gemeente Boxtel scoort op de procescriteria groen op het onderdeel uitvoeren. De overall score van de overige procescriteria kleuren rood.
Rapportage en evaluatie Verantwoording van prestaties, mensen en middelen Gemeente Boxtel heeft wel een systematiek over het proces van vergunningverlening (inclusief meldingen), de resultaten en effecten hiervan op het gebied van Milieu maar niet op het gebied van Bouw en Milieu. De vraag is of het ook bestuurlijk is vastgesteld. De gemeenten verantwoorden tenminste op de volgende onderwerpen •
•
•
• • • •
prestaties vergunningverlening (aantal, actualiteit, tijdigheid, juridische kwaliteit), inclusief de 'afwijkingsbesluiten' (aard, complexiteit, overwegingen, aantal, genomen besluiten, juridische kwaliteit) scoort groen. evaluatie prestaties vergunningverlening ter verbetering van de vergunningverlenings(beleid)cyclus (inclusief afwijkingsbesluiten). gemeente Boxtel kleurt rood prestaties toezicht en handhaving (aantal, toepassing toezicht- en sanctiestrategie, bezoekfrequenties, tijdigheid hercontrole en aanschrijving, naleefgedrag). gemeente Boxtel kleurt rood evaluatie prestaties toezicht en handhaving ter verbetering van de handhavings(beleid)cyclus. Gemeente Boxtel kleurt groen prestaties ten opzichte van andere Bevoegd Gezagen in de vorm van benchmarking. gemeente Boxtel kleurt rood prestaties op afspraken uit bestuursovereenkomsten of handhavingsarrangementen. Boxtel kleurt groen actualiteit van bestemmings- en inpassingsplannen. Gemeente Boxtel kleurt Oranje 11
Probleemanalyse voor vergunningverlening (inclusief het afhandelen van meldingen) Gemeente kleurt overwegend rood behalve op het gebied van Milieu Probleemanalyse voor toezicht en handhaving De probleemanalyse is overwegend groen. Bij de probleemanalyse voor toezicht en handhaving verantwoord de gemeente Boxtel in ieder geval op de onderwerpen, feitelijk naleefgedrag, klachten en signalen, landelijke prioriteiten. In de bouw en gebruiksfase en de analyse van stofstromen kleurt gemeente Boxtel rood. Vergelijking en auditing Bij gemeente Boxtel is er geen systematiek aanwezig/ ontwikkeld voor het vergelijken, toetsen en beoordelen van inzet, organisatie en prestaties. De uitkomsten van vergelijking en auditing worden op vergunningverleningsgebied niet vergeleken met andere diensten. Om te voldoen aan de wettelijke criteria die uit artikel 7.7 van de BOR voortvloeien dient de gemeente Boxtel te vergelijken, toetsen en beoordelen of op de tijdigheid, actualiteit, juridische kwaliteit van de vergunning en de juridische kwaliteit van bezwaar en beroep , het toepassen van toezicht- en sanctiestrategie, op naleefgedrag, op bezoekfrequenties, op tijdigheid (her)controle, op tijdigheid van aanschrijvingen. Gemeente Boxtel kleurt volledig Rood Strategisch beleidskader Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor vergunningverlening en toezicht en handhaving De gemeente heeft een strategisch beleidskader maar past geen prioriteitsstelling toe voor uit te voeren actualisatie en heeft geen meetbare indicatoren voor alle doelstellingen vergunningverlening en toezicht en handhaving. Operationeel beleidskader Strategie en basiswerkwijze vergunningverlening De gemeente Boxtel kleurt volledig groen Beleid ruimtelijke ordening t.a.v. vergunningverlening De gemeente Boxtel is niet actueel met de bestemmingsplannen. 1 juli is de deadline. Boxtel kleurt oranje Objectieve criteria voor beoordelen en beslissen over omgevingsvergunning. Gemeente Boxtel kleurt groen op de objectieve criteria voor beoordelen en beslissen over een omgevingsvergunning. Toetsing bij gecertificeerde bouwaanvragen op de geldigheid van het certificaat van de aanvrager is niet van toepassing en de gemeente geel. Nalevingstrategie De gemeente Boxtel kleurt volledig groen Toezichtstrategie Gemeente Boxtel handelt wel op grond van een bestuurlijk vastgestelde toezichtstrategie, waarin is vastgelegd welke vormen van toezicht worden onderscheiden en wat de basiswerkwijze daarbij is (met onderscheid tussen toezicht tijdens bouw- en gebruiksfase). Het heeft geen toezichtprotocol voor Bouw en RO. Sanctiestrategie De gemeente Boxtel kleurt volledig groen
12
Gedoogstrategie De gemeente Boxtel kleurt volledig groen Planning en control Borging personele en financiële middelen Gemeente Boxtel kleurt groen op de procescriteria behoudens het voldoen aan het aantoonbaar voldoende personele capaciteit hebben voor de uitvoering van de Wabo taken en er is geen jaarlijkse reservering voor capaciteit en middelen die nodig zijn voor de uitvoering van de landelijke prioriteiten en de regionale samenwerkingsafspraken. Gemeente Boxtel kan niet aantonen dat zij voldoen aan de kritieke massa door dat zij geen periodieke beoordeling opleiding, kennis, ervaring, frequentie van taakuitoefening en beschikbare deskundigen in overeenstemming met de deskundigheidstabellen uitvoeren. Er vindt geen evaluatie en registratie van gevolgde opleidingen (inclusief vastlegging van de tijd en financiële middelen) plaats. Evenmin wordt er een leveranciersbeoordeling bij uitbesteding (laten) aantonen dat partijen voldoen aan kwaliteitscriteria. Uitvoeringsprogramma vergunningverlening en handhaving Gemeente Boxtel kleurt groen op het uitvoeringsprogramma vergunningverlening en handhaving. Er ontbreekt een uitwerking van het uitvoeringsprogramma in een concrete werkplanning uitsluitend op het gebied van vergunningverlening. Organisatorische condities Gemeente Boxtel scoort groen en handelen op grond van een organisatorische opbouw en condities die nodig zijn om de gestelde doelen te bereiken met de benodigde onafhankelijkheid, integriteit, deskundigheid en capaciteit voor handhaving. Boxtel past geen functiescheiding toe op objectniveau voor specialisten en juristen en voor vergunningverleners en toezichthouders op persoonsniveau voor het bouwdeel van de omgevingsvergunning enerzijds en het toezicht en handhaving in de bouwfase anderzijds. Ook biet bij het voorbereiden van het afwijkingsbesluit en de verantwoordelijkheid voor het beslissen over het afwijkingsbesluit. Bij de gemeente Boxtel ontbreekt er een roulatiesysteem bij T&HH omdat ze maar 1 toezichthouder hebben. Ook een regeling voor de BOA’s ontbreekt. Kwaliteitsborging Gemeente Boxtel kleurt rood op bijna alle onderdelen omdat er geen kwaliteitssysteem is dat voldoet aan de vereisten behalve de klachtenprocedure en de standaarden voor projectdossier. Voorbereiden Protocollen en werkinstructies voor vergunningverlening Gemeente Boxtel kleurt groen en handelt op grond van protocollen voor de voorbereiding en uitvoering van Wabo taken. De werkinstructies en procedurebeschrijvingen voor de naleefstrategie, toezichtstrategie, sanctiestrategie, gedoogstrategie en de interne en extern afstemming voor Bouw en RO ontbreken. Voor het milieudeel is deze wel aanwezig behalve de vereisten van de interne en externe afstemming. Protocollen en werkinstructies voor toezicht en handhaving De gemeente Boxtel kleurt volledig groen Interne en externe afstemming
13
Bij gemeente Boxtel ontbreekt de interne afstemming tussen vergunningverlening en toezicht en handhaving. De externe afstemming kleurt volledig groen.
Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatie-uitwisseling De gemeente Boxtel scoort rood op de protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatie-uitwisseling van vergunning- en toezichtresultaten, aangekondigde op opgelegde sancties en gedoogbesluiten. Uitvoeren De gemeente Boxtel kleurt volledig groen Monitoren Gemeente Boxtel handelt niet op grond van een systematiek van monitoring van het proces, de resultaten en voor zover mogelijk de effecten daarvan.
14
Conclusies •
•
• •
Gemeente Boxtel kleurt op alle generieke deskundigheidsgebieden rood en is daarmee niet robuust. De eisen die gesteld worden aan de frequentie, het aantal en de benodigde capaciteit zijn overwegend rood waardoor het geheel rood kleurt. De opleiding en ervaring zijn overwegend groen. Gemeente Boxtel kleurt op bijna alle juridische deskundigheidsgebieden rood en is daarmee niet robuust. Ketentoezicht en BOA voldoen op geen enkele vereisten en gemeente Boxtel geeft aan dit in samenwerking op te pakken. Het enige deskundigheidsgebied dat volledig robuust is het behandelen juridische aspecten handhaving. Gemeente Boxtel kleurt op alle specialistische deskundigheidsgebieden met accent Bouw, Milieu en RO rood en is daarmee niet robuust. De gemeente Boxtel scoort op de procescriteria groen op het onderdeel uitvoeren. De overall score van de overige procescriteria kleuren rood.
Bijlage • • •
Managementrapportage individuele rapportage gemeente Boxtel FTE schema van gemeente Boxtel Aanzet verdiepingsslag
15
