VeranderRendementScan® “In control” en gericht op renderende veranderingen Utrecht, februari/maart 2012
© Victalis Services B.V. 2012
Context Een groot deel van het budget wordt besteed aan projecten. Veel energie en middelen kunnen onnodig verloren gaan aan de verkeerde projecten of uitvoering daarvan. Dat zijn gemiste kansen; het is noodzakelijk om de kans op meer succesvolle projecten te vergroten. Ontwikkelingen, waar onder o
o o o o o o
Vraagstukken voor uw organisatie
Organisaties zijn voortdurend aan het veranderen en complexiteit en snelheid van veranderingen nemen toe Veranderingen vinden plaats op verschillend niveau en zijn van verschillende omvang Projecten op diverse terreinen die strijden om (dezelfde) mensen, middelen en prioriteit Vele projecten worden in gang worden gezet, maar veelal mislukken. Was dit nodig? Het wordt moeilijker het overzicht te houden en de samenhang te bewaren Het nut en de noodzaak van projecten is niet voor iedereen altijd evident De beschikbare middelen nemen af en de druk op resultaat neem toe
o o o
o o o
Waarom gebruikt niemand meer het businessplan nadat het is geschreven? Waarom worden projecten gestart die niet waren voorzien? Hoe komt het dat iedere keer weer projecten onverwacht uitlopen en meer kosten dan begroot? Waarom merk ik bijna nooit verschil als er een project wordt opgeleverd? Waarom duiken er steeds projecten op waarvan ik niet wist dat ze zijn gestart? Hoe kan ik wél meer projecten sneller succesvol afgerond krijgen?
“Veranderingen zijn geen doel op zich, maar een middel om resultaten te bereiken. Centraal staat de vraag: worden de juiste dingen gedaan en worden ze goed uitgevoerd?” 2 © Victalis Services B.V. 2012
Onze visie Het rendement van projecten wordt bepaald door een viertal geschakelde resultaatgebieden. De kwaliteit van de zwakste schakel is van grote invloed op het resultaat van het geheel 1. Business plan (of afdelingsplan, etc.) Het businessplan vormt het kader waarin de organisatie zich ontwikkelt. De doelstellingen, verwachte resultaten en projecten daartoe moeten zijn beschreven en ook (feitelijk) onderbouwd 2. Projectadministratie De projectadministratie is controleinstrument t.b.v. overzicht en inzicht. De administratie, processen en besturing dienen juist, volledig en tijdig ingeregeld te zijn 3. Projectbeoordeling De uitvoering van projecten is complex en vol afhankelijkheden en risico’s. De beoordeling van projecten en het rendement daarvan dient realistisch en onderbouwd te zijn om werkelijk prioriteiten te kunnen stellen 4. Succesfactoren Projecten worden uitgevoerd in een sociale en technisch omgeving. De randvoorwaarden of succesfactoren om effectief projecten te kunnen uitvoeren dienen op orde te zijn
Resultaatgebieden 1
2 Businessplan
Projectadministratie
Projectbeoordeling
Succesfactoren
3
4
Toelichting 1. “Waar gaan we onze middelen op inzetten en wat gaan we daarmee bereiken” 2. “Welke projecten voeren we uit en wat is daarvan de operationele en financiële status” 3. “Worden de beoogde resultaten met de projecten bereikt of moeten we bijsturen” 4. “Zijn alle randvoorwaarden ingevuld om projecten succesvol te kunnen uitvoeren”
Het resultaat van de VeranderRendementScan® is inzicht in de status van de projectenportefeuille, de mate waarin projecten afdoende worden beheerst en ondersteund en de aansluiting bij uw bedrijfsdoelstellingen. 3 © Victalis Services B.V. 2012
VeranderRendementScan® De scan richt zich op het rendement van de lopende projecten. Afgeleid van significante ‘value drivers’ worden punten gescand en beoordeeld. Het resultaat betreft een concrete en samenhangende beoordeling van de projecten en suggesties voor verbetering Functies en / of rollen
Vertreksituatie Doelstellingen
Projectkwaliteit Technische Organisatie complexiteit
Sociale complexiteit
Bemensing
Beheersing
Rendement
Opdrachtgever Aspecten
Projectmanager Lijnmanager
Value drivers
Doelgroepen en rollen
Projectsupport
Scanpunten
Beoordeling
Advies
Voorwaarden
Projectmedewerker Urgentie
Visie
Waarden
Strategie
Communicatie
Leiderschap
Bronnen & Vermogen Motivatie Draagvlak Budget
Plan
Succesfactoren voor verandering
De scan kan zich richten op vier resultaatgebieden. In onderling overleg en afhankelijk van uw uitdaging wordt een op maat keuze gemaakt en aanpak gehanteerd Resultaatgebieden 1 Businessplan Business plan beoordeelt op hardheid en gevoeligheid met aanbevelingen
2 Projectadministratie Lijst op orde met aanbevelingen voor structurele oplossing
3 Projectuitvoering Projecten met advies starten, stoppen of temporiseren
© Victalis Services B.V. 2012
4 Succesfactoren Sterke en verbeterpunten rond succesfactoren voor projectuitvoering 4
Planning De scan wordt uitgevoerd in 2 fasen en is maatwerk. De eerste fase betreft een beoordeling op basis van beschikbare documentatie en enkele oriënterende interviews. De tweede fase betreft een gericht en diepgaand onderzoek op een afgebakend gebied Resultaatgebieden 1 Businessplan
2 Projectadministratie
Fase 1 Scoping
o Doornemen ((business) plannen) o Inventariseren projecten o Vaststellen kwaliteit administratie o Beoordelen succesfactoren o Rapportage bevindingen o Besluit en scope vervolg 1 tot 3 weken
3 Projectuitvoering
4 Succesfactoren
Fase 2 Voorbereiden
o Afbakenen scope o Bepalen deelnemers o Aankondigen onderzoek o Informatie verzamelen & fact finding (secretariaat) o Interviews plannen (secretariaat)
Globaal beeld
o Inventariseren lopende (niet) officiële projecten o Doornemen materiaal o Victalis Teamsessie (s) o Klantsessie(s) o Afstemmen opdrachtgever o Vaststellen zwarte, grijze en witte vlekken
Totaalbeeld & samenhang
o Interview (s) managers o Fact finding o Victalis Teamsessie (s) o Klantsessie(s) o Afstemmen opdrachtgever
Verbeteringen
o Interview (s) managers o Victalis Teamsessie (s) o Klantsessie(s) o Mijlpaalplanning o Business case o Afstemmen opdrachtgever
Rapportage
o Opstellen rapportage o Validatie management o Presenteren
2 tot 5 weken
De VeranderRendementScan® is maatwerk; uw situatie en concrete vraagstuk bepaalt de aanpak, benodigde inzet en planning. Uw medewerkers worden actief betrokken zodat zij in het vervolg zelfstandig de scan kunnen uitvoeren om het effect van doorgevoerde verbeteringen te kunnen volgen. © Victalis Services B.V. 2012
5
Scanoverzicht We beschikken over zowel inhoudelijke als veranderkundige scans. De Scans zijn modulair en kunnen in samenhang worden gebruikt. Tevens is het mogelijk een business case (rekenmodel) te ontwikkelen om verandertrajecten te monitoren of om uw situatie te benchmarken Inhoudelijke scans: “wat zouden we willen veranderen” 1
2
3
4 Credit Management®
Strategische Fit®
KlantBediening®
Organisatie Effectiviteit®
“In hoeverre is onze strategie consistent, realistisch en met feiten onderbouwd. Welke scenario’s zijn mogelijk?”
“In hoeverre bedienen we onze klanten via diverse kanalen eenduidig en optimaal en halen we het maximale uit de kanalen?”
“In welke mate is onze organisatie, proces en ICT klantgericht, efficiënt en effectief ingericht, zijn we “lean&mean”?”
“Hoe kan ik meer liquiditeit genereren en meer up- en cross selling realiseren?”
Veranderkundige scans: “in hoeverre kunnen we veranderen” 5
6
7
8
VeranderCapaciteit®
VeranderRendement®
ProjectVersnelling®
TeamPerformance®
“Sluiten de veranderingen aan bij de strategie en zijn we ‘in control’ aangaande de administratie en projectbeheersing?”
“In hoeverre zitten we als stakeholders en projectteam op één lijn en hoe kunnen we het project (of programma) versnellen?”
“In hoeverre zitten we als afdeling of Management Team op één lijn en hoe komen we tot betere samenwerking en hogere performance?”
“Zijn we in voldoende mate in staat om te veranderen en de verbeteringen door te voeren?”
De VeranderRendementScan® kan in combinatie met andere scans worden uitgebreid aansluitend bij uw situatie © Victalis Services B.V. 2012
6
Enkele uitgevoerde opdrachten Opdrachtgever Toelichting Opdracht
Auditen vastgelopen programma rond de installatie van nieuwe kranen voor de afhandeling van containers bij European Container Terminal Rotterdam
Situatie
ECT had de ambitie om geautomatiseerd schepen / bulkcarriers te laten leeghalen. Hiervoor was een programma gestart kraanleverancier (Duits), softwarepartner (USA) en ECT. Partijen waren volledig met elkaar gebrouilleerd a.g.v. gebrekkige levering, uitlopende planningen en onduidelijke taakverdeling tussen de partijen
Aanpak en oplossing
Gestart met doornemen van documentatie en voorbereiden interviews op basis van projectevaluatie framework. Interviews met de stakeholders om de situatie te verklaren. Diepgaande analyse van de probleemgebieden resulteerde in en een drietal scenario´s voor vervolg. Naast inhoud veel aandacht voor change management
Resultaat
Programma vlot getrokken en door partijen gezamenlijk afgerond
Opdracht
Audit op het programma voor de vervanging van de verzekeringenadministratie
Situatie
Programma gestart met als doel de organisatie en het applicatielandschap te vernieuwen en met volmachten te werken. Het programma liep jaren met voortdurende wijzigingen in de scope en planning. Door verandering in de bedrijfsomgeving was het onduidelijk of het programma nog de waarde zou leveren die bij aanvang was begroot
Aanpak en oplossing
Diagnose van de historie, haalbaarheid en business case van het programma. Diverse interviews met betrokkenen om oorzaken, gevolgen en actualiteit c.q. rendement van het programma te bepalen resulterend in expert advies
Resultaat
Programma gestaakt en strategische koers van de organisatie bijgesteld
Opdracht
Op orde brengen van de ICT-projectadministratie en aansturing van de afdeling Projectsupport
Situatie
Organisatie had vele lopende projecten, maar status en voortgang was onduidelijk resulterend in budgetoverschrijdingen, uitloop en afstel van projecten
Aanpak en oplossing
Gestart met inventariseren en opschonen projecten en organiseren en aansturen projectsupport. Via workshop inrichten van het projectbesturingsmodel en daaruit afgeleid inrichten van de tooling. Specifiek aandacht voor portfoliomanagement en de resourceplanning rond kritieke resouces
Resultaat
Administratie op orde en projecten weer in control
© Victalis Services B.V. 2012
7
Over Victalis Victalis is een jong en snelgroeiend onafhankelijk strategisch adviesbureau met een passie voor het versterken van de vitaliteit en duurzame concurrentiekracht van organisaties. Wij geloven in de flexibiliteit van het nieuwe werken gecombineerd met de gedegen aanpak van onze adviseurs, die ieder voor zich minimaal 15 jaar ervaring hebben op hun vakgebied. Een netwerk van ervaren, zelfstandige en ondernemende professionals, die in iedere gewenste samenstelling beschikbaar zijn voor u als klant. Wij zijn niet aan targets of structuren gebonden, zodat wij het beste team kunnen samenstellen voor een optimaal resultaat. Wij zijn uw partner voor zowel grote als kleine strategische verandervraagstukken, of het nu gaat om financieel advies, een strategische heroriëntatie, de implementatie van een nieuw IT-systeem of een herpositionering van het merk. Onze aanpak is persoonlijk, praktisch en to-the-point: wij staan graag met onze voeten in de klei. Ons inspirerende kantoor (zie foto) is gelegen in de Oranjerie van Landgoed Verwolde te Laren (GLD). Op deze prachtige, rustieke en cultuurhistorische plaats brengen wij inhoud, plezier en duurzaamheid samen. Victalis is partner van MVO Nederland en is georganiseerd rond een uniek netwerkmodel van experts met zowel inhoudelijke als bestuurlijke ervaring: onze associés. Neem voor meer informatie contact op via telefoon op 030- 2881931 of bezoek onze website: www.victalis.nl
© Victalis Services B.V. 2012
8
