Logeer- en zorgboerderij De Paradijsvogel

Jaarverslag 2012

Logeer- en zorgboerderij De Paradijsvogel Boerderijnummer: 1714

Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen

Versie 4.1, juni 2011. © Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van de Federatie Landbouw en Zorg

Pagina 1

Bedrijfsgegevens Naam van de zorgboerderij: Adres: Postcode: Woonplaats Provincie: Land: Website: E-mailadres:

Logeer- en zorgboerderij De Paradijsvogel Schotweg 38 8077 SV Hulshorst Gelderland Nederland www.zorgboerderijdeparadijsvogel.nl [email protected]

Gegevens 1e contactpersoon Naam: Adres: Postcode: Woonplaats Land: Telefoonnummer: Mobiel nummer: E-mailadres:

Gerben Ekelmans Schotweg 38 8077 SV Hulshorst Nederland 0341-760155

Jaarverslag opgesteld door: Overige betrokkenen:

Gerben Ekelmans Jeannette van Oostrum

[email protected] Datum laatste wijziging: 23-02-2013

Pagina 2

Het algemene beeld van het afgelopen jaar 2012 Algemeen In 2010 zijn wij onze zorgboerderij gestart door het aanbieden van logeeropvang en dagbesteding. Deze vormen van opvang voorzien heel duidelijk in een behoefte. De vraag naar zorg is boven verwachting groot. Voor ons betekende dit een druk jaar waarin er veel op ons afkwam. Tegelijk zijn we ook bijzonder blij en dankbaar voor deze ontwikkelingen. We doen het werk met veel plezier. Het enthousiasme van ons personeel, vrijwilligers en stagiaires en niet in de laatste plaats van onze deelnemers zelf, geven ons steeds weer veel motivatie om door te gaan. Groei Het afgelopen jaar kenmerkte zich door een grote groei in het aantal deelnemers. We begonnen het jaar met 26 deelnemers, aan het einde van het jaar was dit aantal gegroeid naar 40. Er is met name veel belangstelling voor de zaterdagopvang, maar ook de logeergroepen zijn gegroeid. Opening extra logeerweekend Vanwege de groei van het aantal deelnemers, hebben wij halverwege het jaar besloten om een extra logeerweekend per maand aan te bieden. We zijn nu alle weekenden geopend. Deelname aan NL-doet dagen. Op 16 en 17 maart waren de NL-doet dagen. Op deze dagen zijn we geweldig geholpen door een aantal enthousiaste vrijwilligers. Op de eerste dag waren er zes leerlingen van het Nuborghcollege aanwezig en op de tweede dag werden we geholpen door de Rotaryclub in Nunspeet. Samen met diverse sponsoren hebben zij gezorgd voor twee geslaagde dagen waarin veel werk is verzet. Sponsoring In november ontvingen wij van Stichting Kringloopcentrum “de Cirkel” uit Nunspeet een gift, bestemd voor de aanschaf van een nieuw zwembad voor onze deelnemers. Eerste stap naar het keurmerk ‘Kwaliteit laat je zien’ gezet Persoonlijke aandacht voor onze deelnemers en een goede sfeer op de zorgboerderij, vinden wij erg belangrijk. Niet minder belangrijk is het waarborgen van de kwaliteit van onze zorg. Daarom hebben wij in 2012 een eerste belangrijke stap naar certificering van onze zorgboerderij gezet. De Federatie Landbouw en Zorg heeft op 6 december 2012 de evaluatie van ons kwaliteitssysteem positief beoordeeld. Deze positieve beoordeling heeft de geldigheid van één jaar. Na een jaar zullen wij een audit voor het Branchekeurmerk ‘Kwaliteit laat je zien’ aanvragen. Het behalen van de positieve evaluatie heeft een grote inspanning gevergd. Risico-inventarisatie In april is er een risico-inventarisatie uitgevoerd. De acties voortvloeiend uit deze inventarisatie zijn opgenomen in de actielijst van de zorgboerderij. Zoönosencertificaat Onze deelnemers komen regelmatig in contact met dieren. We vinden het belangrijk om hier verantwoord mee om te gaan en hygiënisch te werken. Daarom hebben ons daarom ingezet om het zoönosencertificaat te behalen. Begin dit jaar mochten wij het certificaat in ontvangst nemen. Het certificaat is ook een van de vereisten voor het verkrijgen van het kwaliteitskeurmerk.

Pagina 3

De belangrijkste ontwikkelingen van het aflopen jaar Aantal Deelnemers In 2012 was ons deelnemersbestand als volgt samengesteld:

Doelgroep

Begin

Instroom

Uitstroom

Eind

Volwassenen met verst. Beperking Jeugdigen tot 12 jaar Jeugdigen 12 – 18 jaar

6 12 8

2 11 5

0 2 2

8 19 13

totaal

26

18

4

40

Reden uitstroom: Einde aan zorgvraag: 2 Wens voor andere zorg: 1 Zorg door zorgboerderij beëindigd: 1 Zijn er nieuwe doelgroepen toegevoegd aan uw zorgaanbod Nee. Scholing en ontwikkeling De zorgboerin heeft in november een herhalingscursus BHV gedaan. In december heeft vrijwel het voltallige team de basiscursus BHV gevolgd. Alle begeleiders (op één na) zijn nu in het bezit van een BHV-diploma. Alle medewerkers lazen het boek “Geef me de vijf” van Colette de Bruin, over het omgaan met autisme. De zorgboerin volgde samen met een medewerker in maart ook een eendaagse cursus over omgaan met autisme in de kerk. De zorgboerin heeft samen met alle medewerkers de theatervoorstelling “Een indiaan in huis” bijgewoond. Dit is een voorstelling over het omgaan met een autistisch gezinslid. Zijn de beoogde opleidingsdoelen bereikt? Voor 2012 was één doel gesteld, namelijk dat alle medewerkers een BHV-certificaat behalen. Dit doel is vrijwel bereikt. Één medewerker kon niet meedoen aan de georganiseerde BHV-training vanwege langdurig verblijf in het buitenland. In 2013 zal er een document worden opgesteld waarin er afspraken worden gemaakt over het scholingsaanbod voor onze begeleiders. Een van de acties daarin is dat ook de laatste medewerker een BHV-certificaat haalt.

Pagina 4

Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden? Ja Overzicht Vervolgactie

Afgerond?

1 Vergeten om medicatie te geven

Ja

2 Vergeten om medicatie mee te nemen bij uitstapje; daardoor medicijn te laat gegeven 3. Deelnemer dronk ranja met laxatiemedicatie van andere deelnemer 4 Deelnemer is tijdens een wandeling in de jas gebeten door een voorbijkomende hond

Besproken in medewerkersoverleg. Afspraak: medicijnlijst aan eind van de dienst laten controleren door zorgboerin. Besproken in medewerkersoverleg. Afspraak: voor vertrek nagaan of er medicijnen mee moeten. Ouders ingelicht. Afgesproken met medewerkers dat medicijnen direct na uitreiking moeten worden ingenomen Contact opgenomen met hondenuitlaatservice. Schade is door hen vergoed.

Ja

Ja

Ja

Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen? Ja Overzicht Vervolgactie Afgerond? Ja Er is twee keer een melding gedaan Na de eerste melding is een gesprek door een medewerker vanwege gevoerd met de betreffende deelnemer en ongewenst seksueel gedrag van een diens ouders. Er is een waarschuwing deelnemer; dit betrof dezelfde gegeven met de mededeling dat bij deelnemer. herhaling de zorg beëindigd zou worden. Ook is een gesprek gevoerd met de deelnemers die met dit gedrag geconfronteerd werken en hun ouders, conform protocol 4.6.1. uit ons kwaliteitssysteem. Na de tweede melding is de zorg onmiddellijk beëindigd. Er is besloten tot strenger toezicht in een aantal situaties en het opstellen van kamerregels. Zijn er meldingen van klachten? Nee Overzicht Er zijn geen meldingen van klachten geweest.

Vervolgactie

Afgerond?

n.v.t.

n.v.t.

Zijn er evaluatiegesprekken met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest? Overzicht Vervolgactie Er is één evaluatiegesprek gehouden met één deelnemer en diens ouder.

Afgerond?

Inmiddels zijn in het kader van het kwaliteitssysteem afspraken gemaakt voor het inplannen en houden van evaluatiegesprekken met alle deelnemers en hun ouders/vertegenwoordigers.

Nee

Overzicht

Vervolgactie

Afgerond?

Omdat de positieve evaluatie van ons kwaliteitssysteem in december 2012 is verkregen, is over het verslagjaar nog geen informatie te geven over inspraak.

Er zijn inmiddels 2 inspraakmomenten vastgelegd en gecommuniceerd naar de deelnemers en hun ouders/vertegenwoordigers.

Nee

Invloed op beleid

Pagina 5

Functioneringsgesprekken met medewerkers en stagiaires Overzicht

Vervolgactie

Afgerond?

Met alle medewerkers is een functioneringsgesprek gevoerd. Hiervan is een schriftelijk verslag gemaakt dat door beide partijen is ondertekend. Met alle stagiaires zijn meerdere voortgangsgesprekken gevoerd, afgestemd op de eisen van de betreffende opleiding.

Dit wordt in 2013 herhaald.

Nee

In 2013 wordt dit op dezelfde wijze gedaan

Nee

Overzicht

Vervolgactie

Afgerond?

Omdat de positieve evaluatie van ons kwaliteitssysteem in december 2012 is verkregen, is over het verslagjaar nog geen informatie te geven over de kwaliteit van de zorg.

In 2013 wordt het eerste tevredenheidsonderzoek gehouden. Over de uitkomst en daaruit voortkomende acties wordt verslag gedaan in het jaarverslag over 2013.

Nee

Kwaliteit van de zorg

Conclusies uit bovenstaand overzicht (De nieuwe acties in de actielijst zouden idealiter te herleiden moeten zijn tot deze conclusies)

In 2012 heeft Logeer- en zorgboerderij De Paradijsvogel een verdere groei doorgemaakt. Tegelijk is een start gemaakt met het kwaliteitsbeleid van de organisatie. De positieve schriftelijke evaluatie op ons kwaliteitssysteem is in december 2012 verkregen. Daarom zal 2013 met name het jaar van de implementatie van het kwaliteitssysteem zijn. Dit betreft o.a. het houden van evaluatiegesprekken met alle deelnemers, een tevredenheidsonderzoek en het bieden van mogelijkheden voor inspraak. De resultaten worden vermeld in het jaarverslag over 2013. Het houden van functioneringsgesprekken is reeds standaard beleid. Zowel met medewerkers als met stagiaires vinden gesprekken plaats met schriftelijke verslaglegging. In 2013 zullen alle medewerkers een (herhalings) cursus BHV volgens om hun kennis en vaardigheden op peil te houden. Ook zullen er verdere scholingsafspraken met het personeel worden gemaakt. De aanpassingen in het medicijnbeleid zijn reeds ingevoerd en zouden ertoe moeten leiden dat het aantal meldingen van (bijna) ongevallen af zal nemen. Dit geldt ook voor meldingen inzake agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen.

Pagina 6

Actielijst 2012 Voortgang ten aan zien van de actielijst van vorig jaar

gerealiseerd

toelichting

Medewerkersoverleg (MWO) plannen voor juni 2012

nee

Uitgesteld naar oktober omdat de te bespreken protocollen nog niet klaar waren

Medewerkersoverleg (MWO) plannen voor oktober 2012 2.1.2. functiebeschrijvingen van stagiaires en vrijwilligers opstellen 2.1.2 functiebeschrijvingen laten tekenen voor gezien door alle medewerkers (begeleiders, stagiaires en vrijwilligers)

ja

2.4.1. Jaarlijkse functioneringsgesprekken houden met alle begeleiders en vrijwilligers die betrokken zijn bij de zorg 2.6.1 Medewerkerovereenkomst laten ondertekenen door alle begeleiders, stagiaires en vrijwilligers 3.1.3. Informatiepakketten (volgens KS) voor nieuwe deelnemers samenstellen 3.2.2. Deelnemersovereenkomst actualiseren (zie bijlage bij werkmap). Overeenkomst beeld en geluid, vervoersafspraken, medicatieafspraken invoegen. 3.3.3. Begeleidingsplannen van iedere deelnemer actualiseren en afronden 3.4.1. Twee maanden na start met elke nieuwe deelnemer evaluatiegesprek houden en vastleggen op formulier 3.4.3. Eenmaal per jaar evaluatiegesprek houden met bestaande deelnemers en vastleggen op formulier; hierbij ook de individuele afspraken m.b.t. gebruik machines betrekken (4.2.3) 3.5.1.1. Jaarlijkse tevredenheidsmeting uitvoeren 4.1.2. Privacyreglement bespreken in MWO 4.2. Document afspraken m.b.t. gebruik machines bespreken in MWO 4.2.2. Indien van toepassing individuele afspraken m.b.t. gebruik machines vastleggen 4.4. Medicatiebeleid bespreken in MWO 4.5.1. Huisregels actualiseren, o.a. maatregelen m.b.t. hygiëne toevoegen

ja

ja deels

nee

Alleen voor begeleiders uitgevoerd; actie voor stagiaires en vrijwilligers doorgeschoven naar 2013

Dit is voor begeleiders inmiddels meegenomen in de nieuwe arbeidsovereenkomsten 2013

ja ja

ja nee

Dit wordt in 2013 ingevoerd

nee

Dit is voor één deelnemer uitgevoerd. In 2013 wordt dit voor alle deelnemers gedaan

nee

In februari 2013 gehouden

ja ja ja ja ja

Pagina 7

4.6. Protocol omgaan met agressie/ongewenste intimiteiten bespreken in MWO 4.7.1. Klachtenprocedure deelnemers bespreken in MWO 5.4.2.1. Inventariseren of deelnemers verzekerd zijn tegen aansprakelijkheid 5.6.1.2. Hygiënecode kinderboerderijen doornemen op relevante informatie 5.6.5. BHV uitbreiden/herhalingscursus, zodanig dat er altijd één BHV’er aanwezig is 5.6.5. Incompany-training BHV organiseren voor alle medewerkers 5.6.5. Herhalingscursus BHV M. Ekelmans 5.6.7.2 Noodplan bespreken in MWO

ja

5.6.9 en 5.8.14 Gebruikersvergunning aanvragen indien nodig 5.6.11. FOBO-formulier bespreken in MWO 5.6.11. Teken- en insectenprotocol opstellen Alle dossiers van alle deelnemers zijn compleet en up-to date

ja

ja nee ja ja ja ja nee

ja

Oefening calamiteitenplan

nee

Evaluatie gesprekken met deelnemers Tevredenheidonderzoek deelnemers

deels nee

Functioneringsgesprekken Actualisatie BHV Zoönosencertificaat

ja ja ja

Acties vanuit kwaliteitssysteem,evaluatie of audit

Geagendeerd voor medewerkersoverleg in maart 2013 Contact met gemeente is gelegd; loopt nog

ja ja Ja

Jaarlijks terugkerende acties Actualisatie van de RI&E

Actie n.a.v. de RI&E BHV-training gehouden Huisregels zijn opgesteld, afgerond Insecten- en tekenprotocol is opgesteld Calamiteitenplan is opgesteld Huisvesting laten controleren of deze aan de veiligheidseisen voldoet Controle veiligheid machines en terrein

Inventarisatie loopt nog; grotendeels uitgevoerd

ja ja ja ja ja nee

nee

Is in 2012 uitgevoerd t.b.v. schriftelijke evaluatie Was in 2012 nog geen actie i.v.m. invullen KS tbv schriftelijke evaluatie Zie 3.4.3 Zie 3.5.1.1; Was in 2012 nog geen actie i.v.m. invullen KS tbv schriftelijke evaluatie

2e ronde geweest eind 2012 i.v.m. verlenging voor 2013

Zie 5.6.9; is opgestart door contact met gemeente Onderdeel van implementatie kwaliteitssysteem in 2013 In december. 2012 is de positieve evaluatie verkregen Acties die hieruit voortvloeien staan op de actielijst 2013

Pagina 8

Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen? Omdat de evaluatie van ons kwaliteitssysteem pas in december 2012 is afgerond, is het nog te vroeg om het beleid bij te gaan sturen. We moeten nu eerst enige tijd met alle procedures in de praktijk werken. De evaluatie daarvan komt terug in het jaarverslag over 2013. Een verandering die al wel doorgevoerd is, is het zelf in dienst nemen van de medewerkers (was inleen via payrolling). Hierdoor hebben we meer zekerheid over de beschikbaarheid van personeel. Dit is van belang vanwege het gegroeide aantal deelnemers.

Doelstellingen voor het komende jaar 1. Een goede implementatie van het kwaliteitssysteem; hiervoor is een aantal acties opgenomen in de actielijst 2013 2. Vanwege de decentralisatie van begeleiding en jeugdzorg naar de gemeenten gaan we contact leggen met de gemeenten in de regio over de plek van zorgboerderijen onder de WMO. 3. We verwachten dat er veel vragen komen over het vervoer van deelnemers naar de zorgboerderij. We gaan onderzoeken welke wijzigingen in regelgeving en vergoedingen aan de orde zijn en bepalen hoe we hiermee om kunnen gaan. Neem de concrete acties die hier uit voortkomen op in de actielijst voor het komende jaar.

Pagina 9

Actielijst 2013 Actielijst naam zorgboerderij : Logeer- en zorgboerderij De

Datum: 16 november 2012;geactualiseerde planning per 23-2-2013

Toelichting

Paradijsvogel

Boerderijnummer: 1714 Acties Onderwerp actiepunt Medewerkersoverleggen (MWO) plannen voor 2013 2.1.2 functiebeschrijvingen laten tekenen voor gezien door alle medewerkers (begeleiders, stagiaires en vrijwilligers) 2.3.2. Document maken w.b. afspraken m.b.t. scholing van werknemers 2.3.3. Afspraken m.b.t. scholing bespreken in MWO 2.4.1. Jaarlijkse functioneringsgesprekken houden met alle begeleiders en vrijwilligers die betrokken zijn bij de zorg 2.6.1 Medewerkerovereenkomst laten ondertekenen door alle begeleiders, stagiaires en vrijwilligers 3.4.1. Twee maanden na start met elke nieuwe deelnemer evaluatiegesprek houden en vastleggen op formulier 3.4.3. Eenmaal per jaar evaluatiegesprek houden met bestaande deelnemers en vastleggen op formulier; hierbij ook de individuele afspraken m.b.t. gebruik machines betrekken (4.2.3)

Wie is verantwoordelijk

Kwaliteitsjaar: van 1 januari 2013 tot 31 december 2013 Planning Realisatie Begin datum Eind datum Begin datum Eind datum

Marina

1 maart 2013

31 maart 2013

Gerben

1 april 2013

30 april 2013

Gerben

1 mei 2013

31 mei 2013

Marina

1 juni 2013

30 juni 2013

Marina

1 november 2013

30 november 2013

Verschoven i.v.m. aflopen jaarcontracten eind 2013

Gerben

1 april 2013

30 april 2013

Voor begeleiders reeds uitgevoerd via arbeidscontracten

Marina

1 januari 2013

31 december 2013

Marina

1 januari 2013

30 november 2013

Voor begeleiders reeds uitgevoerd

2 maanden na aanmelding

Pagina 10

3.5.1.1. Jaarlijkse tevredenheidsmeting uitvoeren 3.5.3. Deelnemers en ouders/verzorgers informeren over uitkomst tevredenheidsmeting 3.5.3. Uitkomsten tevredenheidsmeting bespreken in MWO 3.5.4 Inspraakavonden houden; 4 keer per jaar 4.5.3. Indien van toepassing individuele afspraken m.b.t. huisregels vastleggen; algemeen sjabloon opstellen 4.7.1 klachtenprocedure deelnemers uitreiken 4.7.3. Klachtenprocedure medewerkers bespreken in MWO 5.4.2.1. Inventariseren of deelnemers verzekerd zijn tegen aansprakelijkheid 5.6.5. BHV (herhalings)cursus

Gerben/Jeannette

1 januari 2013

31 januari 2013

Uitgevoerd in februari

Gerben

1 feb 2013

28 feb 2013

Staat geagendeerd voor inspraakavond in maart

Marina

1 april 2013

30 april 2013

Gerben

1 maart 2013

De data van de eerste 2 avonden zijn al bekend gemaakt

Marina

1 mei 2013

30 november 2013 31 mei 2013

Gerben

1 jan 2013

31 jan 2013

Uitgevoerd in februari

Marina

1 maart 2013

28 maart 2013

Medewerkersoverleg vindt plaats in maart

Gerben

1 januari 2013

31 maart 2013

Gerben

1 oktober 2013

30 november 2013

5.6.8. Ontruimingsoefening organiseren en leiden 5.6.9 en 5.8.14 Gebruikersvergunning aanvragen indien nodig Jaarverslag opstellen Noodplan controleren en zo nodig actualiseren en bespreken in medewerkersoverleg Blusmiddelen controleren

Gerben

1 jan 2013

31 maart 2013

Gerben

1 januari 2013

31 mei 2013

Actie opgestart

Gerben/Jeannette Gerben

1 januari 2013 1 september 2013

31 januari 2013 30 september 2013

Ingezonden februari 2013

Gerben

1 april 2013

30 april 2013

Planning aangepast aan jaarlijkse afspraak

EHBO-doos controleren Actualisatie van de RI&E Machines en CE-markering

Gerben Jeannette Gerben

1 maart 2013 1 maart 2013 1 april 2013

31 maart 2013 31 maart 2013 31 mei 2013

verschoven naar het najaar omdat in december 2012 cursus gevolgd is

Pagina 11

Nederlandstalige handleiding machines Aandacht voor veilig werken Aandacht voor veiligheid terrein Alarmnummers bij telefoon plaatsen Kwaliteitssysteem actualiseren

Gerben Gerben Gerben Gerben Gerben/Jeannette

Decentralisatie naar WMO Vervoer deelnemers

Gerben Gerben

1 april 2013 1 juni 2013 1 juni 2013 1 maart 2013 1 september 2013 1 april 2013 1 april 2013

31 mei 2013 31 juli 2013 31 juli 2013 31 maart 2013 31 oktober 2013 1 juni 2013 1 juni 2013

Pagina 12