LAPORAN KINERJA INSTANSI PEMERINTAH BADAN ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KOTA PALEMBANG TAHUN 2016

LAPORAN KINERJA INSTANSI PEMERINTAH BADAN ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KOTA PALEMBANG TAHUN 2015

PEMERINTAH KOTA PALEMBANG TAHUN 2016

DAFTAR ISI

Ikhtisar Eksekutif .................................................................................................. i Kata Pengantar ...................................................................................................... iv Daftar Isi ............................................................................................................... vi Daftar Tabel ............................................................................................................ vii BAB I. PENDAHULUAN 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

Gambaran Umum ....................................................................................... 1 Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi ............................................................. 2 Struktur Organisasi ...................................................................................... 6 Maksud dan Tujuan ...................................................................................... 9 Sistematika Penyajian .................................................................................. 11

BAB II. PERENCANAAN STRATEGIS DAN PERJANJIAN KINERJA 2.1. Rencana Strategis (umum) .......................................................................... 13 2.1.1. Visi dan Misi ....................................................................................... 15 2.1.2. Tujuan .............................................................................................. 15 2.1.3. Sasaran ............................................................................................ 16 2.1.4. Program Instansi ............................................................................... 16 2.2. Rencana Kinerja Tahun 2015 ....................................................................... 20 2.3. Perjanjian Kinerja 2016 ............................................................................... 20 2.4. Indikator Kinerja Utama (IKU) ...................................................................... 22 BAB III. AKUNTABILITAS KINERJA 3.1. Capaian Kinerja ........................................................................................ 24 3.2. Realisasi Anggaran .................................................................................... 33 BAB IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan Hasil Capaian Kinerja SKPD Tahun 2014 ..................................... 39 4.2. Permasalahan yang berkaitan dengan Pencapaian Kinerja ............................. 40 4.3. Solusi Pemecahan Masalah .......................................................................... 41 LAMPIRAN 1. 2. 3. 4. 5.

Rencana Kinerja Tahunan (RKT) Tahun 2015 Pengukuran Kinerja (PK) Tahun 2015 Penatapan Kinerja Tahun 2015 Perjanjian Kinerja Tahun 2016 Indikator Kinerja Utama (IKU)

vi

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Komposisi Pegawai Berdasarkan Pendidikan Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang Tahun 2015 ............................................... 6 Tabel 2. Capaian Kinerja antara Target dan Realisasi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang (Misi 1) Tahun 2015 .................................. 25 Tabel 3. Capaian Kinerja antara Target dan Realisasi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang Palembang (Misi 6) Tahun 2015 ................. 29 Tabel 4. Perbandingan antara Realisasi Kinerja serta Capaian Kinerja Tahun 2015 dengan Tahun 2014 Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang ............................................................................................. 31 Tabel 5.

Perbandingan Realisasi Kinerja 2015 dengan Target Jangka Menengah yang terdapat pada RENSTRA Tahun 2016 ........................................................ 32

Tabel 6.

Target dan Realisasi APBD Barpusdok Tahun 2015 ..................................... 34

Tabel 7.

Realisasi Serapan Anggaran Barpusdok Tahun 2015 ................................... 37

vii

IKHTISAR EKSEKUTIF Dalam rangka pelaksanaan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, serta mengacu pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Kota Palembang Tahun 20132018, Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang melaksanakan penerapan sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah melalui penyusunan Rencana Strategis tahun 2013-2018, Penyusunan Rencana Kerja Tahun 2015 serta Laporan Kinerja Instansi Pemerintah tahun 2015. Untuk mewujudkan kinerja yang diharapkan, sasaran yang ingin dicapai pada tahun 2015 sebagai berikut : 1. Penerapan Arsip Secara Baku 2. SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital 3. Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik 4. Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan 5. Koleksi buku yang tersedia di perpustakaan daerah 6. Pengunjung Perpustakaan Bedasarkan hasil evaluasi dan analisis terhadap pencapaian kinerja sasaran diperoleh untuk hasil evaluasi dan analisis terhadap Penerapan arsip secara baku, SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital didapat capaian sebesar 100%, sarana prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik Untuk hasil evaluasi dan analisis terhadap Penerapan arsip secara baku, SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital, sarana prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik dan

i

kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan didapat capaian sebesar 200 % dan kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan didapat capaian sebesar 140 %, capaian kinerja sasaran untuk Tingkat/Jumlah Kunjungan Perpustakaan sebesar 111, 22 % dari target. Sasaran tersebut dicapai melalui pelaksanaan Program dan Kegiatan Mobil Pintar (Perpustakaan Keliling), perpustakaan daerah kota Palembang dengan acara berbagai macam lomba, membentuk Taman Bacaan Masyarakat (ada 2 TBM), Perpustakaan kelurahan (21 Perpustakaan Kelurahan). sedangkan untuk koleksi buku yang tersedia di perpustakaan daerah dan tingkat pengunjung perpustakaan masing-masing tercapai 117.42%. Sasaran tersebut dicapai melalui pelaksanaan Program dan Kegiatan yang dianggap relevan sesuai dengan tujuan dan sasaran kearsipan. Dalam pelaksanaan program dan kegiatan Tahun 2015, Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang memperoleh dana anggaran yang bersumber dari APBD Kota Palembang sebagai berikut : JUMLAH ANGGARAN BELANJA KEGIATAN APBD BADAN ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KOTA PALEMBANG TAHUN ANGGARAN 2015 No

JENIS BELANJA

JUMLAH ANGGARAN

1.

BELANJA LANGSUNG

Rp.

7.002.405.600,00-

2.

BELANJA TIDAK LANGSUNG

Rp.

2.903.610.381,60,-

JUMLAH

Rp.

9.906.015.981,60,-

dan berhasil direalisasikan sampai tgl 31 Desember Tahun 2015, untuk Belanja Langsung dan Belanja Tidak langsung realisasi keuangan sebesar Rp. 8.658.422.577,- atau 87,41 %. Kendala dan hambatan yang dihadapi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang adalah sebagai berikut :

i

1. Belum

tersedianya

gedung

perpustakaan

&

arsip

yang

representatif. 2. Belum terpenuhinya jabatan fungsional arsiparis 3. Masih rendahnya kesadaran dan pemahaman aparatur dan masyarakat tentang perpustakaan, arsip dan dokumentasi; Untuk mengatasi masalah tersebut, Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang telah menetapkan strategi pemecahan masalah sebagai berikut : 1. Terus mengajukan anggaran pembangunan gedung perpustakaan pada tahun berikutnya. 2. Mengajukan usul pengangkatan calon Arsiparis; 3. Meningkatkan bentuk-bentuk Pembinaan dan pengawasan/monitoring kearsipan di seluruh Dinas/Instansi, Kecamatan/Kelurahan maupun swasta di Lingkungan Pemerintah Kota Palembang;

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke Khadirat Ilahi Robbi, karena atas Rahmat dan Karunia-Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Kinerja

Instansi

Pemerintahan

Badan

Arsip,

Perpustakaan

dan

Dokumentasai Kota Palembang tahun 2015. Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintahan ini merupakan perwujudan

salah

satu

indikator

(tolok

ukur)

dalam

rangka

penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance), dan berkaitan dengan Kinerja Instansi

Pemerintah dalam memberikan

pelayanan prima serta menyampaikan pertanggungjawaban kinerja kepada pemerintah dan masyarakat pada umumnya. Laporan Kinerja Instansi Pemerintahan ini secara garis besar berisikan informasi mengenai rencana kinerja dan capaian kinerja yang telah dilaksanakan dalam Tahun Anggaran 2015 yang mengacu kepada Rencana Strategi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang Tahun 2013 – 2018. Secara yuridis formal Laporan Kinerja Instansi ini disusun sebagai tindak lanjut dari Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, dengan berpedoman pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2014

iv

tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah. Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah ini, kami telah berupaya secara optimal, namun kami menyadari bahwa dalam penyusunannya masih jauh dari sempurna dan belum sepenuhnya dapat memenuhi harapan sebagaimana mestinya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka, masukan dan saran yang konstruktif sangat kami harapkan untuk perbaikan serta penyempurnaan penyusunan laporan di tahun yang akan datang. Akhir kata, semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua khususnya dalam mengevaluasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang.

Palembang, Januari 2016 Kepala Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang

Drs. H. Hanafiah, MM Pembina Tingkat I Nip. 19581010 197803 1 003

iv

Lampiran RKT

FORMULIR RENCANA KINERJA TAHUNAN TAHUN 2015 Kota Nama SKPD

Sasaran Strategis (1) Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah 1.1

: :

1 2 3 4

1.2

Meningkatnya Pelayanan Kepustakaan Umum

1 2

Palembang Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang Indikator Kinerja (2) Penerapan Arsip Secara Baku

Target (3) 15.69

SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan Koleksi Buku yang tersedia di perpustakaan daerah Pengunjung Perpustakaan

Palembang,

2 SKPD 1 SKPD 5

Keg

44.36

%

1.96

%

Januari 2016

Kepala Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang


%

Lampiran PK

FORMULIR PENGUKURAN KINERJA TAHUN 2015 Kota Nama SKPD Sasaran Strategis (1) Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah 1.1

: :

Palembang Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang

1

Indikator Kinerja (2) Penerapan Arsip Secara Baku

2 3 4

Meningkatnya Pelayanan 1.2 Kepustakaan Umum

1 2

SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan Koleksi Buku yang tersedia di perpustakaan daerah Pengunjung Perpustakaan

Target (3) 15.69 %

Realisasi (4) 15.69 %

% (5) 100

%

2

SKPD

2

SKPD

100

%

1

SKPD

2

SKPD

200

%

5

Keg

7

Keg

140

%

44.36

%

49.99

%

112.69

%

1.96

%

2.66

%

135.71

%

Palembang,

Januari 2016



Lampiran PK

FORMULIR PENGUKURAN KINERJA TAHUN 2015 Kota Nama SKPD

: :

Sasaran Strategis (1) Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah 1.1

1.2

1

2

Indikator Kinerja

Target 2015

Realisasi 2015

(2) Penerapan Arsip Secara Baku

(3) 15.69 %

(4) 15.69 %

% Capaian 2015

Target 2014

(5) 100 %

(4) 9.80 %

Realisasi 2014 (5) 9.80 %

SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik

2 SKPD

2 SKPD

100 %

1 SKPD

1 SKPD

1 SKPD

2 SKPD

200 %

1 SKPD

1 SKPD

4

Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan

5

7

140 %

4

4

1

Koleksi Buku yang tersedia di perpustakaan daerah

2

Pengunjung Perpustakaan

3



Keg

Keg

Keg

Keg

44.36

%

49.99

%

112.69 %

43.55

%

51.14

%

1.96

%

2.18

%

111.22 %

1.87

%

2.66

%

Palembang,

Januari 2016



Lampiran PK

FORMULIR PENGUKURAN KINERJA TAHUN 2014 Kota Nama SKPD

: :

Sasaran Strategis

Indikator Kinerja

(1) Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah 1.1

(2) 1

Penerapan Arsip Secara Baku

2

SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan

3

4

1.2



1


2


Target 2015 (3) 15.69

%

Realisasi 2015

Persentase 2015

(4)

(5)

15.69

%

100 %

2 SKPD

2 SKPD

100 %

1 SKPD

2 SKPD

200 %

5

7

140 %

Keg

Keg

44.36

%

49.99

%

112.69 %

1.96

%

2.18

%

111.22 %

Palembang,

Januari 2016



PERENCANAAN STRATEGIS PERIODE TAHUN 2008 - 2013 Instansi Visi Misi

No

: Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang : Menjadikan Lembaga Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi yang diakui Nasional : Membangun Sektor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi yang Professional dan Terpercaya

Tujuan

Sasaran

Indikator Kinerja

Satuan

Target Indikatif Tahun Capaian 2009 2010 2011 0 14,000 16,880

2012 20,256

Transisi 2013 24,307

Kebijakan

Program

Keterangan

1 Meningkatkan wawasan masyarakat

15 Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

2008-2013

1 Meningkatnya sarana dan prasarana pendukung operasional aparatur

15 Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan

2008-2013

16 Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah

2008-2013

1.1 Terciptanya tenaga kerja yang berdaya saing internasional

1.1.1 Meningkatnya Minat a Baca Masyarakat

Jumlah Kunjungan Perpustakaan

%

2008 0

2.1 Terwujudnya kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi SKPD

2.1.1 Meningkatnya kualitas pengelolaan arsip daerah

a

Ketersediaan sistem administrasi kearsipan yang handal

%

40

60

75

80

90

100

b

Persentase arsip yang tersimpan baik

%

50

60

70

80

90

100

c

Ketersediaan sarana dan prasarana kearsipan

%

20

40

75

85

90

100

17 Program pemeliharaan rutin/berkala sarana dan prasarana kearsipan

2008-2013

d

Tingkat ketepatan pelayanan

%

100

100

100

100

100

100

18 Program peningkatan kualitas pelayanan informasi

2008-2013

Palembang,

Maret 2014


Hj. Asmawati, S.Pd.,MM Pembina Tingkat I Nip. 19631217 198703 2 006

Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Tahun 2015

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Gambaran Umum Badan Arsip, Perpustakaan, dan Dokumentasi Kota Palembang, merupakan satuan kerja perangkat daerah yang menyelenggarakan tugas Pemerintah Kota Palembang khususnya dalam bidang arsip, perpustakaan dan dokumentasi yakni menyangkut pembinaan, penataan, pengelolaan arsip, perpustakaan dan dokumentasi instansi pemerintah, swasta, BUMD dan masyarakat dalam lingkungan Pemerintah Kota Palembang serta menumbuh

kembangkan

minat

baca

masyarakat

dalam

rangka

mencerdaskan kehidupan bangsa. Perkembangan pembangunan Kota Palembang hingga tahun 2015 jelas memberikan dampak yang sangat berarti bagi terlaksananya program kegiatan pada Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang.

Dalam perjalanannya, Badan Arsip, Perpustakaan dan

Dokumentasi Kota Palembang, telah berupaya mewujudkan keterkaitan dan kerjasama antar instansi baik horizontal maupun vertikal melalui koordinasi dalam upaya penelusuran, pembenahan, penataan kearsipan. Hal ini tercermin dari berbagai kegiatan pembinaan internal dan eksternal yang telah dilakukan selama tahun 2015, yang meliputi: pengembangan 1


sumber

daya

manusia

baik

pengelola

kearsipan

dan

pengelola

perpustakaan. Bahwa kegiatan Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang

merupakan

tolok

ukur

capaian

kinerja

meliputi

pengembangan sumber daya manusia melalui kegiatan sosialisasi, bimbingan teknis, pembinaan kearsipan di unit instansi dalam lingkungan Pemerintah Kota Palembang, lomba perpustakaan sekolah dan lombalomba yang diselenggarakan dalam upaya menumbuh kembangkan minat baca masyarakat kota Palembang. Prioritas kegiatan Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang adalah melakukan pembinaan dan penataan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Palembang serta pembinaan perpustakaan dalam lingkungan Pemerintah Kota Palembang.

1.2. Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi Sesuai Peraturan Daerah Kota Palembang Nomor 04 Tahun 2012 tentang Pembahasan kedua atas Peraturan Daerah Kota Palembang Nomor 10 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota Palembang,

Badan Arsip,

Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian urusan pemerintahan daerah di bidang arsip, 2


perpustakaan dan dokumentasi,

untuk melaksanakan tugas pokoknya

Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang mempunyai fungsi : a. Perumusan kebijakan teknis di bidang arsip, perpustakaan dan dokumentasi. b. Mendukung penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang arsip, perpustakaan dan dokumentasi. c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang arsip, perpustakaan dan dokumentasi d. Pelaksanaan pelayanan teknis ketatausahaan Badan. e. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya. Kemudian

dalam

melaksanakan

tugas

pokok

dan

fungsi

sebagaimana dimaksud, berdasarkan Peraturan Walikota Palembang Nomor 47 Tahun 2012 tentang Perubahan atas Peraturan Walikota Palembang No. 51 Tahun 2009 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Lembaga Teknis Daerah

Kota Palembang, bahwa Kepala Badan

mempunyai fungsi : a. Memimpin kegiatan Badan dan urusan kesekretariatan serta bidang yang ada dalam lingkungannya sesuai dengan tugas yang diberikan oleh Walikota. 3


b. Penyusunan visi, misi dan rencana strategis Badan. c. Perumusan, penjabaran dan pelaksanaan kebijakan teknis daerah dibidang arsip, perpustakaan dan dokumentasi. d. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang arsip, perpustakaan dan dokumentasi. e. Penyelenggaraan

usaha-usaha

pembinaan

terhadap

pelaksanaan

bantuan baik bersumber dari Pemerintah maupun Swasta. f. Pelaksanaan komunikasi, konsultasi dan kerjasama dengan unsur Pemerintah Kota dan Instansi serta masyarakat dalam usaha pelaksanaan tugas dan fungsi. g. Monitoring, evaluasi dan pelaporan. h. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Walikota. Untuk

kelancaran

dalam

pelaksanaan

tugas

sebagaimana

dimaksud, Kepala Badan dibantu oleh : a. Sekretaris Badan a.1. Kasubbag Umum dan Kepegawaian a.2. Kasubbag Keuangan a.3. kasubbag Program, Evaluasi dan Pelaporan b. Kepala Bidang Deposit, Pengolahan, Pelestarian dan Pelayanan Perpustakaan. b.1. Kasub. Bidang Deposit dan Pengolahan Bahan Pustaka 4


b.2. Kasub. Bidang Pelestarian dan Pelayanan Peprustakaan c. Kepala Bidang Pengolahan dan Pelayanan Arsip In-aktif dan Dokumentasi. c.1. Kasub. Bidang Pengolahan Arsip In-Aktif dan Dokumentasi c.2. Kasub. Bidang Pelayanan Arsip In-Aktif dan Dokumentasi d. Kepala Bidang Pengolahan dan Pelayanan Arsip Statis dan Dokumentasi. d.1. Kasub. Bidang Pengolahan Arsip Statis dan Dokumentasi d.2. Kasub. Bidang Pelayanan Arsip Statis dan Dokumentasi Selanjutnya sebagai gambaran mengenai keberadaan sumber daya aparatur pada Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang sebagian besar berpendidikan sarjana. Hal ini merupakan salah satu pendorong dan motivasi untuk menciptakan budaya kerja yang kondusif

dalam

melaksanakan

tugas.

Adapun

komposisi

pegawai

berdasarkan tingkat pendidikan per 31 Desember 2015 dapat dilihat pada tabel 1 berikut :

5


Tabel 1. Komposisi Pegawai Berdasarkan Pendidikan Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang Tahun 2015 Golongan No 1 2 3 4 5 6

Pendidikan SD SLTP SLTA Sarjana Muda Sarjana (S1) Pasca Sarjana Jumlah

Tenaga Jasa 0 0 0 0 1 0 1

Non PNSD 0 0 10 0 12 0 22

Jumlah I 0 0 1 0 0 0 1

II 0 0 3 2 1 0 6

III 0 0 2 2 4 5 13

IV 0 0 0 0 4 8 12

0 0 16 4 22 13 55

Sumber : Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang, 2015

1.3. Struktur Organisasi Dalam rangka melaksanakan otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggung jawab sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor Undang-Undang 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, yang memberikan kesempatan luas kepada Daerah untuk mengatur dan mengurus rumah tangganya sesuai dengan aspirasi dan inspirasi masyarakat.

6


Atas dasar hal tersebut di atas, berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah, maka Pemerintah Kota Palembang telah menetapkan Peraturan Daerah Kota Palembang Nomor 04 Tahun 2012 tentang Pembahasan Kedua atas Peraturan Daerah Kota Palembang No. 10 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota Palembang. Kedudukan Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang termasuk ke dalam Lembaga Teknis Daerah, yang merupakan unsur pendukung tugas Kepala Daerah, dipimpin oleh seorang kepala Badan yang berkedudukan dibawah serta bertanggung jawab kepada Kepala

Daerah

melalui

Sekretaris

Daerah

dengan

tugas

pokok

melaksanakan sebagian urusan pemerintahan daerah di bidang arsip, perpustakaan dan dokumentasi. Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Palembang Nomor 4 2012, susunan organisasi

Tahun

Badan Arsip, Peprustakaan dan Dokumentasi

Kota Palembang terdiri atas : a. Kepala Badan. b. Sekretariat membawahi : - Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian - Sub. Bagian Program, Evaluasi dan Pelaporan 7


- Sub. Bagian Keuangan c. Bidang

Deposit,

Pengolahan,Pelestarian

dan

Pelayanan

Perpustakaan membawahi : - Sub. Bidang Deposit dan Pengolahan Bahan Pustaka - Sub. Bidang Pelestarian dan Pelayanan Perpustakaan. d. Bidang Pengolahan dan Pelayanan Arsip Inaktif dan Dokumentasi membawahi : - Sub. Bidang Pengolahan Arsip Inaktif dan Dokumentasi - Sub. Bidang Pelayanan Arsip Inaktif dan Dokumentasi e. Bidang Pengolahan dan Pelayanan Arsip Statis dan Dokumentasi membawahi : - Sub. Bidang Pengolahan Arsip Statis dan Dokumentasi - Sub. Bidang Pelayanan Arsip Statis dan Dokumentasi f.

Unit Pelaksana Teknis Badan

g. Kelompok Jabatan Fungsional Adapun Struktur Badan Arsip, Pepustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang dapat dilihat pada bagan dibawah ini ::

8


STRUKTUR ORGANISASI BADAN ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KOTA PALEMBANG KEPALA BADAN SEKRETARIAT KEL. JAB. FUNGSIONAL SUBBAG.UMUM & Kepegawaian

SUBBAG. PROG, EVALUASI & PELAPORAN

BID. PENG DAN PELAYANAN. ARSIP INAKTIF DAN DOKUMENTASI

BID.DEPOSIT DAN PENG. BAHAN PUSTAKA

SUBBAG. KEUANGAN

BID. PENG. DAN PELAYANAN ARSIP STATIS DAN DOKUMENTASI

SUBBID DEPOSIT DAN PENG. BAHAN PUSTAKA

SUBBID PENGO. ARSIP INAKTIF DAN DOKUMENTASI

SUBBID PENGO. ARSIP STATIS DAN DOKUMENTASI

SUBBID PELESTARIAN DAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN

SUBBID PELAY. ARSIP INAKTIF DAN DOKUMENTASI

SUBBID PELAY. ARSIP STATIS DAN DOKUMENTASI

UPTB

1.4.

Maksud dan Tujuan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Bahwa sebagai salah satu upaya meningkatkan pelaksanaan

pemerintahan yang lebih berdayaguna, berhasil guna, bersih dan bertanggung jawab, dan untuk memantapkan pelaksanaan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah sebagai wujud pertanggungjawaban dalam mencapai misi dan tujuan instansi pemerintah, serta dalam rangka perwujudan good governance yang merupakan syarat bagi setiap

9


pemerintahan

untuk

mewujudkan

aspirasi

masyarakat

dan

untuk

mencapai tujuan serta cita-cita berbangsa dan bernegara. Atas dasar hal tersebut di atas, untuk mempertangungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, serta kewenangan pengelolaan sumber daya dengan didasarkan suatu perencanaan strategik yang ditetapkan oleh masing-masing instansi. Setiap instansi pemerintah yang merupakan unsur penyelenggara pemerintahan negara, berdasarkan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja, wajib memberikan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah yang merupakan dokumen berisi gambaran perwujudan Kinerja Instansi Pemerintah yang disusun dan disampaikan secara sistematik dan melembaga. Laporan Kinerja Instansi Pemerintah merupakan kewajiban untuk memberikan pertanggungjawaban kinerja dan tindakan seseorang/badan hukum/pimpinan kolektif suatu organisasi. Sedangkan kinerja itu sendiri merupakan

hal

mengenai

tingkat

pencapaian

pelaksanaan

suatu

kegiatan/program/ kebijaksanaan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, misi dan visi organisasi. Oleh sebab itu maka Laporan Kinerja Instansi 10


Pemerintah merupakan perwujudan kewajiban suatu instansi pemerintah untuk mempertanggungjawaban keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan organisasi. Adapun informasi yang diharapkan dari Laporan Kinerja Instansi Pemerintah,

yaitu

menyelenggarakan

guna tugas

mendorong umum

instansi

pemerintahan

pemerintah dan

untuk

pembangunan

sehingga beroperasi secara efisien, efektif dan responsif terhadap masyarakat, sehingga menjadi masukan dan umpan balik bagi pihak-pihak yang berkepentingan serta dapat menjaga terpeliharanya kepercayaan masyarakat. 1.5. Sistematika Penyajian Bab I : Pendahuluan; 1.1. Gambaran Umum 1.2. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi 1.3. Struktur Organisasi 1.4. Maksud dan Tujuan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah 1.5. Sistematika Penyajian Bab II : Perencanaan Strategis dan Perjanjian Kinerja 2.1. Rencana Strategis (Umum) 2.1.1. Visi dan Misi 2.1.2. Tujuan 11


2.1.3. Sasaran 2.1.4. Program Instansi 2.2. Rencana Kinerja Tahun 2014 2.3. Perjanjian Kinerja 2015 2.4. Indikator Kinerja Utama (IKU) Bab III : Akuntabilitas Kinerja 3.1. Capaian Kinerja 3.2. Realisasi Anggaran Bab IV : Penutup 4.1. Kesimpulan Hasil Capaian Kinerja SKPD Tahun 2013 4.2. Permasalahan yang berkaitan dengan Pencapaian Kinerja 4.3. Solusi Pemecahan Masalah LAMPIRAN

12


BAB II PERENCANAAN STRATEGIS DAN PERJANJIAN KINERJA 2.1. Rencana Strategis (Umum) Sebagaimana

telah

diamanatkan

dalam

Peraturan

Presiden

Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, disebutkan bahwa dalam penyelenggaraan pemerintahan, baik pemerintahan pusat maupun pemerintahan daerah wajib menetapkan/merumuskan rencana strategis. Rencana strategis sebagai dasar dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban atas keberhasilan dan atau kegagalan dalam pelaksanaan tugas

pokok dan fungsinya masing-masing. Rencana

Strategis mengandung Visi, Misi, tujuan, saran, kebijakan, program dan kegiatan yang realistis dengan mengantisipasi perkembangan masa depan. Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang sebagai salah satu organisasi perangkat daerah, yang dipimpin oleh seorang Kepala Badan dengan esselon II, telah mengambil langkah13


langkah kebijakan guna merumuskan dan menetapkan Rencana Strategis Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang yang disusun berdasarkan pertimbangan kondisi internal dan ekternal yang mempengaruhi terhadap kebijakan Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang. Rencana Strategis dibuat dengan tujuan untuk memberikan pedoman dan fasilitasi dalam penyelenggaraan pemerintahan umum demi tercapainya Strategis

akuntabilitas

ini,

Badan

kinerja.

Arsip,

Dengan

Perpustakaan

dirumuskannya dan

Rencana

Dokumentasi

Kota

Palembang telah menetapkan arah perkembangan organisasi dengan pemahaman dan respon dari organisasi perangkat daerah lainnya. Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang sebagai unsur staf dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya, agar berdaya guna dan berhasil guna, efisien dan efektif perlu mempunyai suatu Visi untuk menjadi acuan pencapaian kegiatan yang tertuang dalam perancangan Renstra secara menyeluruh. Renstra meliputi pengelolaan sumber daya, pengembangan indikator kinerja, cara pengukuran kinerja, evaluasi kinerja yang terintegrasikan secara sinergis dalam melaksanakan amanat institusional.

14


2.1.1. Visi dan Misi Visi mempunyai peran yang paling penting dalam menentukan dinamika perubahan yang merupakan acuan dari setiap instansi-instansi

Visi

Badan

Palembang

adalah

dalam melaksanakan kegiatan selama periode tertentu. Arsip,

Perpustakaan

dan

Dokumentasi

Kota

“Mewujudkan Lembaga Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Yang Profesional Dalam Mendukung Palembang Emas 2018” Untuk mewujudkan Visi tersebut Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang menetapkan Misi yaitu : “Meningkatkan

Sistem Pengolahan Dan Pelayanan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi melalui peningkatan Sarana Prasarana dan Sumber Daya Manusia “ 2.1.2. Tujuan Adapun tujuan dan kegiatan Badan

Arsip, Perpustakaan

dan

Dokumentasi Kota Palembang adalah : 1. Memberdayakan Arsip sebagai tulang punggung, Manajemen dan Pembangunan. 2. Mengoptimalkan layanan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi. 3. Melakukan pengabdian masyarakat melalui pelayanan prima. 4. Menumbuh kembangkan minat baca masyarakat. 15


2.1.3. Sasaran 1. Meningkatkan kuantitas dan kualitas arsip pemerintah. 2. Meningkatkan kuantitas dan kualitas layanan arsip, perpustakaan dan dokumentasi. 3. Meningkatkan kuantitas dan kualitas pengabdian masyarakat melalui pelayanan prima. 4. Meningkatkan kuantitas dan kualitas minat baca masyarakat. 2.1.4. Program Instansi 1. 01. Pelayanan Adminisrasi Perkantoran 2. 02. Peningkatan Sarana & Prasarana Aparatur 3. 03. Peningkatan Disiplin Aparatur 4. 05. Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur 5. 06. Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan 6. 15. Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan 7. 15. Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan 8. 16. Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah 9. 17. Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan 10. 18. Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi

16


2.2. Rencana Kinerja Tahun 2015 Sebagai penjabaran lebih lanjut dari Penyusunan Rencana Stategis (RENSTRA) Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang tahun 2013-2018, disusun suatu Rencana Kinerja (Performance Plan) setiap tahunnya. Rencana kinerja ini merupakan penjabaran target kinerja yang harus dicapai dalam satu tahun pelaksanaan yang menunjukkan nilai kuantitatif yang melekat pada setiap indikator kinerja, baik pada tingkat sasaran strategis maupun tingkat kegiatan, dan merupakan pembanding bagi proses pengukuran keberhasilan organisasi yang dilakukan akhir periode pelaksanaan. Program dan Kegiatan Tahun 2015 adalah sebagai berikut : SASARAN STRATEGIS

INDIKATOR KINERJA

TARGET CAPAIAN KINERJA

1

2

3

PROGRAM/KEGIATAN

01. 100 % 1

Meningkatnya Pelayanan Administrasi Perkantoran

01. 02.

Tingkat Layanan Administrasi Perkantoran

06.

07. 08. 10. 11.

4 Program Pelayanan Administrasi Perkantoram Penyediaan Jasa Surat menyurat Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air & Listrik Penyediaan Jasa Pemeliharaan & Perizinan Kendaraan Dinas / Operasional Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor Penyediaan Alat Tulis Kantor Penyediaan Barang Cetakan & Penggandaan

17


12 .

13. 15. 17. 18. 20. 02.

2

Meningkatnya kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana aparatur

Tingkat kelengkapan sarana dan prasarana aparatur

05. 100% 22.

24. 26.

42

03.

3

Meningkatnya Kedisiplinan Aparatur

Tingkat Disiplin Aparatur

100%

02. 05. 07.

4

Meningkatnya kualitas aparatur Barpusdok

Kapasitas aparatur meningkat

100%

05.

01.

Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/ Penerangan Bangunan Kantor Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan Penyediaan Makan dan Minuman Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah Penyediaan Jasa Tenaga Pegawai Tidak Tetap Program Peningkatan Sarana & Prasarana Aparatur Pengadaan Kendaraan dinas/operasional Pemeliharaan Rutin/Berkala gedung kantor Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas / operasional Pemeliharaan rutin/berkala perlengkapan gedung kantor. Rehabilitasi sedang/berat gedung kantor Program Peningkatan Disiplin Aparatur Pengadaan Pakaian Dinas beserta perlengkapannya Pengadaan Pakaian Khusus hari-hari tertentu Senam Kesegaran Jasmani Program Peningkatan Kapasitas Sum ber Daya Aparatur Pendidikan dan Pelatihan Formal

18


5

Meningkatnya Disiplin dalam Penyusunan & penyampaian laporan capaian kinerja dan keuangan

Tingkat keakuratan & ketepatan waktu dalam penyusunan dan penyampaian laporan capaian kinerja dan keuangan

06. 100% 01.

02. 04.

Penerapan Pengelolaan Arsip Secara Baku

15. 15,69 % 05. 06.

6

Meningkatnya kualitas pengelolaan arsip daerah

SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital

16. 2 SKPD

02. 03.

Sarana dan Prasarana Kearsipan yang berfungsi dengan baik

17. 1 SKPD 01.

18. Kegiatan peningkatan SDM pengelola Keuangan

5 Keg

01.

03.

Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja Keuangan Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Iktisar Realisasi Kinerja SKPD Penyusunan Pelaporan Keuangan Semesteran Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan Pengadaan sarana penyimpanan Kajian sistem administrasi kearsipan Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah Pendataan dan Penataan Dokumen/ Arsip Daerah Penduplikasian dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika Program Pemeliharaan Rutin/berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan Pemeliharaan rutin/berkala sarana pengolahan dan penyimpanan arsip Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Infromasi Penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah/Swasta

19


7

Koleksi Buku yang tersedia di Perpustakaan Daerah

44,36 %


1,96 % (26.507 org)

Meningkatnya Minat Baca Masyarakat

15.

01.

02. 09.

Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan Pemasyarakatan Minat dan kebiasaan Membaca untuk mendorong terwujudnya Masyarakat Pembelajar Pengembangan Minat dan Budaya Baca Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah

2.3. Perjanjian Kinerja 2016 Dokumen Perjanjian Kinerja merupakan suatu dokumen pernyataan kinerja / kesepakatan kinerja / perjanjian kinerja antara atasan dan bawahan, untuk mewujudkan target kinerja tertentu berdasarkan pada sumber data yang dimiliki oleh instansi. Perjanjian Kinerja dimanfaatkan oleh setiap pimpinan instansi pemerintah untuk memantau dan mengendalikan pencapaian kinerja organisasi,

melaporkan

capaian

realisasi

kinerja

alam

Laporan

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, menilai keberhasilan organisasi. Dalam Rencana Kinerja Tahunan SKPD terdapat Sasaran yang ingin dicapai, yaitu : 1.

Meningkatkan Pengelolaan Arsip Daerah secara baku

2.

Melaksanakan Pengarsipan digital 20


3.

Sarana dan Prasarana Kearsipan yang berfungsi dengan baik

4.

Meningkatkan SDM pengelola kearsipan

5.

Menyediakan koleksi buku di perpustakaan daerah

6.

Meningkatkan jumlah pengunjung perpustakaan daerah Adapun Program

yang wajib dilaksanakan untuk Strategi

Pencapaian, yaitu : 1.

Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan - Pengadaan sarana penyimpanan.

2.

Program Penyelamatan dan Pelestarian

Dokumen/Arsip Daerah

dengan kegiatan sebagai berikut : - Pendataan, Penataan Dokumen Arsip Daerah. 3.

Program

Pemeliharaan Rutin / Berkala

Sarana

dan Prasarana

Kearsipan dengan kegiatan sebagai berikut: - Pemeliharaan Rutin / Berkala

Sarana Pengolahan dan

Penyimpanan Arsip. 4.

Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi sebagai berikut: - Penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip - Sosialisasi Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah / Swasta.

5.

Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan dengan kegiatan sebagai berikut: 21


- Pemasyarakatan Minat dan Kebiasaan Membaca untuk Mendorong Terwujudnya Masyarakat Pembelajar. - Pengembangan Minat dan Budaya Baca - Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah 2.4. Indikator Kinerja Utama (IKU) Indikator Kinerja Utama (IKU) dapat diartikan sebagai ukuran atau Indikator yang akan memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan

sasaran

strategis

yang

telah

kita

tetapkan

(Rumus

Terlampir).

22


BAB III

AKUNTABILITAS KINERJA Akuntabilitas kinerja adalah kewajiban untuk menjawab dari perorangan, badan hukum atau pimpinan kolektif secara transparan mengenai

keberhasilan

atau

kegagalan

dalam

melaksanakan

misi

organisasi kepada pihak-pihak yang berwenang menerima pelaporan akuntabilitas. Pengukuran Kinerja digunakan sebagai dasar untuk penelitian keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang dimaksud, yang ditetapkan dalam Visi dan Misi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang. Pengukuran yang dimaksud itu merupakan suatu hasil dari suatu penilaian yang sistematis dan didasarkan pada kelompok Indikator Kinerja Kegiatan berupa, hasil, manfaat dan dampak. Penilaian dimaksud tidak terlepas dari penilaian dalam proses penyusunan/kegiatan yang dianggap penting dan berpengaruh terhadap pencapaian sasaran tujuan. Pada pembahasan Akuntabilitas Kinerja Tahun 2015 ini ada 2 (dua) aspek yang akan dibahas, yaitu : 1. Capaian Kinerja 2. Realisasi Anggaran 23


3.1. Capaian Kinerja Capaian Kinerja dibuat harus sesuai dengan hasil pengukuran kinerja organisasi, untuk mengetahui tingkat capaian kinerja Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang diukur dari masing-masing kelompok kinerja kegiatan. Pengukuran kinerja merupakan proses sistematis dan berkesinambungan yang digunakan sebagai dasar untuk menilai keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam rangka mewujudkan visi dan misi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang. Pengukuran Kinerja Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi 2013-2018

Kota

Palembang berdasarkan renstra dan RPJM Tahun

Kota Palembang yang tercantum dalam Misi 1 (satu) yaitu

“Menciptakan Tata Kelola Pemerintahan Yang Amanah Dan

Berwibawa Serta Peningkatan Pelayanan Masyarakat “ dapat dilihat pada tabel 2 berikut ini :

24


Tabel 2. Capaian Kinerja antara Target dan Realisasi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang (Misi 1) Tahun 2015 Sasaran Strategis

Indikator Kinerja

Target

Realisasi

%

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah

1.1

1

Penerapan Arsip Secara Baku

2

15,69

%

15,69

%

100

%

SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital

2

SKPD

2

SKPD

100

%

3

Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik

1

SKPD

2

SKPD

200

%

4

Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan

5

Keg

7

Keg

140

%


Hasil

capaian

kinerja

dari

sasaran

meningkatnya

kualitas

pengelolaan arsip / dokumentasi daerah tahun 2015, semua indikator sasaran mencapai target yang ditentukan yakni : i. Penerapan pengelolaan Arsip Secara Baku

: 15,69 %

ii. SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital

: 2 SKPD

iii. Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik iv. Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan

: 2 SKPD : 7 Kegiatan

ad.1. Penerapan Pengelolaan Arsip Secara Baku adalah perbandingan antara jumlah SKPD yang sudah menerapkan sistem kearsipan secara 25


baku dengan jumlah SKPD yang ada di Lingkungan Pemerintah Kota Palembang. Jumlah SKPD di Lingkungan Pemerintah Kota adalah 51 SKPD. Adapun Target tahun 2015 adalah 8 SKPD (15,69%) yang sudah harus menerapkan sistem kearsipan secara baku. Berdasarkan analisa perhitungan dari hasil pantauan pembinaan kami, sudah ada 8 SKPD yang sudah menerapkan sistem kearsipan secara baku yaitu : 1.

Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang

2.

Badan

Pemberdayaan

Masyarakat

dan

Kelurahan

Kota

Palembang 3.

Dinas Tata Kota Palembang

4.

Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu (KPPT) Kota Palembang

5.

Sekretariat Daerah Kota Palembang Bagian Agraria dan Batas Wilayah

6.

Dinas Perhubungan Kota Palembang

7.

Badan Lingkungan Hidup Kota Palembang

8.

Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Adapun

penerapan

yang

sudah

dilakukan

yaitu

sudah

menggunakan : Klasifikasi, kartu Kendali/buku agenda, kartu kendali surat masuk, kartu kendali surat keluar, kartu kendali lembar disposisi, jadwal retensi arsip (JRA), map gantung, map folder kuping, filling cabinet, depo 26


arsip, blangko deskripsi, daftar pencarian arsip (DPA), computer entry, printer cetak data, box arsip, rak arsip, rool opeck. Realisasi

Persentase

Indikator

sebesar

100

%

telah

memenuhi target yang ditetapkan sebesar 15,69 % (8 SKPD).

ad.2. SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital adalah Jumlah SKPD yang telah menggunakan aplikasi digital. Adapun SKPD yang sudah menerapkan pengarsipan secara digital adalah : 1. Badan Kepegawaian Diklat dan Daerah 2. Bagian Agraria dan Batas Wilayah khususnya dalam penerapan arsip aktif. Realisasi Persentase indikator sebesar 100 % yaitu 2 SKPD dari Target 2 SKPD pada tahun 2015.

ad.3. Sarana Prasarana Kearsipan yang berfungsi dengan baik adalah Target SKPD yang sudah mempunyai sarana dan prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik yaitu 1 SKPD. Realisasi Persentase indikator sebesar 200 % yaitu 2 SKPD dari target 1 SKPD tahun 2015 yaitu Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kota Palembang dan Bagian Agraria dan Batas Wilayah.

27


Ad.4. Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan adalah Jumlah kegiatan yang dilaksanakan dalam upaya peningkatan SDM pengelola kearsipan. Adapun target pada tahun 2015 adalah 5 kegiatan, Realisasi Persentase indikator sebesar 140 % dengan 7 kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahun 2015 yaitu melalui : 1. Pembinaan Kearsipan 2. Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian 3. Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kepegawaian 4. Sosialisasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) 5. Diklat Dasar-Dasar Kearsipan 6. Workshop Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Subtantif 7. Bimbingan Teknis Pengawasan Kearsipan Pengukuran Kinerja Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang berdasarkan renstra dan RPJM Kota Palembang Tahun 20132018 juga tercantum dalam Misi 6 (enam) RPJM Kota Palembang yaitu : “Melanjutkan Pembangunan Kota Palembang Yang Elok

Sebagai Kota Metropolitan Bertaraf Internasional, Beradat Dan Sejahtera” dapat di lihat pada Tabel 3 berikut :

28


Tabel 3. Capaian Kinerja antara Target dan Realisasi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang (Misi 6) Tahun 2015

1.2

Sasaran Strategis

Indikator Kinerja

Target

Realisasi

%

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)


1


44,36

%

49,99

%

112.69

%

2


1,96

%

2,18

%

111,22

%


A.d 1. Koleksi Buku yang tersedia di perpustakaan daerah adalah Jumlah koleksi judul buku yang tersedia di perpustakaan daerah dengan jumlah koleksi jumlah buku yang tersedia di perpustakaan daerah, jumlah koleksi judul buku di perpustakaan daerah saat ini adalah 29.394 examplar, jumlah koleksi buku di perpustakaan daerah saat ini adalah 38.199 examplar dengan target 44.36 persen dan realisasi 49.99 persen berarti Realisasi Persentase indikator sebesar 112,69 %.

A.d 2. Pengunjung Perpustakaan

adalah jumlah kunjungan ke

perpustakaan selama 1 tahun di bagi dengan jumlah orang dalam populasi yang harus dilayani,

target pengunjung perpustakaan daerah pada

Rencana strategis (Renstra) Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) 29


Kota Palembang tahun 2013-2018 adalah 28.007 dengan jumlah orang dalam populasi yang harus dilayani adalah 1.350.000 dengan persentase target 1,96 persen. Realisasi pengunjung perpustakaan daerah pada tahun 2015 adalah 29.394 orang terdiri dari : pengunjung perpustakaan kota Palembang, pengunjung perpustakaan keliling, pengunjung Taman Bacaan Masyarkat dan Pengunjung Perpustakaan kelurahan, maka dari jumlah total pengunjung perpustakaan pada tahun 2015 di bagi dengan jumlah populasi yang harus dilayani sebanyak 1.350.000 orang maka persentase pengujung tercapai 2,18 %. Berdasarkan data ini maka Realisasi Persentase indikator pengujung perpustakaan sebesar 111,22 %. Berdasarkan keterangan pada tabel Capaian Kinerja diatas maka dapat

diketahui

bahwa

Tingkat

Pencapaian

Target

Badan

Arsip,

Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang dilihat dari masingmasing Indikator Kinerja Kegiatan adalah 100 %, atau semua kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik. Untuk melihat realisasi kinerja serta capaian kinerja tahun 2015 dengan tahun 2014 dapat dilihat pada table 4 di bawah ini :

30


Tabel 4. Perbandingan antara Realisasi Kinerja serta Capaian Kinerja tahun 2015 dengan tahun 2014 Badan Arsip, Perpustakaan danDokumentasi Kota Palembang Sasaran Strategis (1) Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah

1

2

3

1.1

4


1

1.2 2

Indikator Kinerja

Target 2015

Realisasi 2015

% Capaian 2015

(2)

(3)

(4)

(5)

Penerapan Arsip Secara Baku SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan Koleksi Buku yang tersedia di perpustakaan daerah Pengunjung Perpustakaan

Target 2014

Realisasi 2014

% Capaian 2014

(4)

(5)

(5)

9,80 15,69

%

15,69

%

100

%

%

9,80

%

100

%

SKPD

1

SKPD

100

%

SKPD

1

SKPD

100

%

1 2

SKPD

2

SKPD

100

%

1 1

SKPD

2

SKPD

200

%

5

Keg

7

Keg

140

%

4

Keg

4

Keg

100,0

%

44,36

%

49,99

%

112,69

%

43,55

%

51,14

%

117,43

%

1,96

%

2,18

%

111,22

%

1,87

%

2,66

%

142,25

%


Berdasarkan keterangan pada tabel diatas maka dapat diketahui bahwa realisasi kinerja dan capaian kinerja tahun ini dengan tahun lalu menunjukkan masing-masing Indikator Kinerja Kegiatan mengalami peningkatan dan pencapaian persentase 100 %, atau semua kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik. 31


Untuk melihat realisasi kinerja sampai dengan tahun 2015 dengan target jangka menengah 2016 yang terdapat dalam rencana strategis (RENSTRA) dapat dilihat pada table 5 di bawah ini : Tabel 5. Perbandingan Realisasi Kinerja 2015 dengan target jangka menengah yang terdapat pada RENSTRA Tahun 2016 Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang

Sasaran Strategis (1) Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Arsip/Dokumentasi Daerah

1

2

3

1.1

4


1

1.2 2

Indikator Kinerja

Target 2015

Realisasi 2015

Persentase 2015

Target 2016

Persentase pencapaian

(2)

(3)

(4)

(5)

(3)

(5)

Penerapan Arsip Secara Baku SKPD yang telah melaksanakan pengarsipan digital Sarana dan Prasarana kearsipan yang berfungsi dengan baik Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan Koleksi Buku yang tersedia di perpustakaan daerah Pengunjung Perpustakaan

15,69

%

15,69

%

100

%

23,53

%

66,68

%

2

SKPD

2

SKPD

100

%

3

SKPD

66,67

%

1

SKPD

2

SKPD

200

%

1

SKPD

200

%

5

Keg

7

Keg

140

%

5

Keg

140

%

44,36

%

49,99

%

112,69

%

44,98

%

111,14

%

1,96

%

2,18

%

111,22

%

2,07

%

105,31

%

Berdasarkan keterangan pada tabel diatas maka dapat diketahui bahwa realisasi kinerja dan capaian kinerja tahun ini dengan tahun depan menunjukkan tren positif dalam pencapaiannya.

32


Perbandingan realisasi kinerja tahun 2015 dengan standar nasional tidak ada sehingga tidak dapat disajikan. Keberhasilan dalam capaian kinerja operasional ini karena sudah berfungsinya peran pembinaan yang ditunjang oleh efektifitas dan efisiensi anggaran serta sumber daya telah berjalan dengan baik, dengan menjalankan program-program sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsi Badan sesuai dengan Undang-undang No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan dan Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan.

3. 2. Realisasi Anggaran Alokasi dan realisasi anggaran pada suatu organisasi akan menentukan kelancaran tugas dan pencapaian tujuan yang terlebih dahulu ditetapkan, khusus Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sangat penting ditunjang oleh sektor keuangan atau anggaran yang memadai. Oleh karena itu, pada Tahun 2015 Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang mengelola anggaran belanja untuk kegiatan sampai dengan anggaran perubahan sebesar Rp 9.906.015.981,60, dengan rincian :

33


a. Belanja Tidak Langsung sejumlah Rp 2.903.610.381,60 b. Belanja Langsung sejumlah Rp 7.002.405.600,00 Target dan Realisasi APBD Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang disajikan dalam Tabel 6 berikut : Tabel 6. Target dan Realisasi APBD Barpusdok Tahun 2015 Kegiatan 1

1.24 1.24

1

Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang A. Belanja Tidak Langsung B. Belanja Langsung Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

1

1

2

6 7 8 10

11

Penyediaan Jasa Surat Menyurat Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air & Listrik Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perizinan Kendaraan Dinas/Operasional Penyediaan Jasa Administrasi Kuangan Penyediaan Jasa Kebesihan Kantor Penyediaan Alat Tulis Kantor Penyediaan Barang Cetakan & Penggandaan

Target

Realisasi

%

2

3

3

9.906.015.981,60

8.658.422.577,00

87,41

2.903.610.381,60

2.737.674.122,00

94,29

7.002.405.600,00

5.920.748.455,00

84,55

2.452.196.000,00

2.134.501.056,00

87,04

15.000.000,00

4.408.000,00

29,39

144.000.000,00

99.888.651,00

69,37

11.650.000,00

4.858.375,00

41,70

229.716.000,00

177.180.000,00

77,13

81.600.000,00

42.161.225,00

51,67

180.000.000,00

176.986.500,00

98

123.000.000,00

118.332.500,00

96,21

34


Kegiatan 1

12

13

15 17

18

20

2 05

22

24

26

42 3

2

5

Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Gedung Kantor Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan Penyediaan Makan dan Minuman Rapat-rapat koordinasi & konsultasi ke luar daerah Penyediaan jasa tenaga pegawai tidak tetap Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Pengadaan Kendaraan Dinas/Operasional Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas Pemeliharaan rutin/berkala perlengkapan gedung kantor Rehabilitasi sedang/berat gedung kantor Program Peningkatan Disiplin Aparatur Pengadaan Pakaian Dinas beserta perlengkapannya Pengadaan Pakaian khusus hari-hari tertentu

Target

Realisasi

%

2

3

3

24.000.000,00

19.367.000,00

80,70

882.000.000,00

878.516.000,00

99,60

1.800.000,00

1.485.000,00

82,50

158.430.000,00

118.557.080,00

74,83

200.000.000,00

135.010.725,00

67,51

401.000.000,00

357.750.000,00

89,21

1.301.560.000,00

900.704.699,00

69,20

549.438.000,00

497.710.175,00

90,59

48.000.000,00

46.876.500,00

97,66

493.682.000,00

159.738.024,00

32,36

31.100.000,00

17.040.000,00

54,79

179.340.000,00

179.340.000,00

100,00

112.550.000,00

111.028.000,00

98,65

39.000.000,00

39.000.000,00

100,00

73.550.000,00

72.028.000,00

97,93

35


Kegiatan 1 5 1

6

1 2 4

15 5 6

16 2

3

17

1

Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur Pendidikan dan Pelatihan Formal Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD Penyusunan Pelaporan Keuangan Semesteran Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan Pengadaan sarana penyimpanan Kajian Sistem Administrasi Kearsipan Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah Pendataan & Penataan Dokumen Arsip Daerah Penduplikasian dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip

Target

Realisasi

%

2

3

3

28.000.000,00

2.650.200,00

9,47

28.000.000,00

2.650.200,00

9,47

68.450.000,00

50.746.500,00

74,14

45.000.000,00

31.034.000,00

68,96

10.225.000,00

9.325.000,00

91,20

13.225.000,00

10.387.500,00

78,54

136.233.600,00

121.632.600,00

89,28

76.233.600,00

76.056.000,00

99,77

60.000.000,00

45.576.600,00

75,96

755.110.200,00

587.477.000,00

77,80

725.630.000,00

558.077.000,00

76,91

29.480.200,00

29.400.000,00

99,73

50.000.000,00

49.248.000,00

98,50

50.000.000,00

49.248.000,00

98,50

36


Kegiatan

Target

Realisasi

%

2

3

3

620.310.000,00

559.200.800,00

90,15

78.910.000,00

66.046.700,00

83,70

541.400.000,00

493.154.100,00

91,09

1.477.995.800,00

1.403.559.600,00

94,96

1.232.820.000,00

1.168.655.000,00

94,80

56.160.000,00

48.626.000,00

86,58

189.015.800,00

186.278.600,00

98,55

1 18

1

3

Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Penyusunan dan Penerbitan naskah sumber arsip Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah/Swasta

1.26

15

1 2

9

Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan Pemasyarakatan minat & kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajar Pengembangan minat dan budaya baca Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah

Tabel 7. Persentase Serapan Anggaran Barpusdok Tahun 2015 Belanja

Alokasi Anggaran (Rp)

% alokasi Anggaran

Realisasi (Rp)

% Realisasi

Selisih (Rp)

% Selisih

Serapan Anggaran (%)

BTL

2.903.610.381,60

29,31

2.737.674.122,00

94,29

165.936.259,60

1,68

27,64

BL

7.002.405.600,00

70,69

5.920.748.455,00

84,55

1.081.657.145,00

10,92

59,77

Total

9.906.015.981,60

100,00

8.658.422.577,00

87,41

1.247.593.404,60

12,59

87,41

37


Berdasarkan Tabel diatas dan berdasarkan pagu anggaran belanja tidak langsung serapan anggaran sebesar 27.64 % dan belanja langsung serapan anggaran sebesar 59,77 % dengan total serapan anggaran sebesar 87,41 % dari total anggaran tahun 2015, kegiatan terealisasi 100 %.

namun secara fisik

Hal ini mengindikasikan bahwa program dan

kegiatan yang disusun selama tahun 2015 telah terlaksana dengan baik. Dari

tabel

diatas

juga terlihat

efisiensi

ditandai

dengan

adanya

penghematan penggunaan dana untuk melaksanakan setiap program dan kegiatan. Nilai efisiensi tersebut, sebesar juga

terdapat

terhadap

penggunaan

dana

anggaran

Rp. 1.247.593.404,60,- Selain efisiensi anggaran,

efektifitas

kinerja

Dokumentasi Kota Palembang, berdasarkan telah terlaksananya

Badan

Arsip,

Perpustakaan

dan

efektifitas kegiatan ini digambarkan 34 kegiatan dengan nilai tingkat

efektifitas 100 % atau telah terselenggaranya seluruh program dan kegiatan yang dianggarkan pada tahun 2015 dengan baik.

38


BAB IV PENUTUP 4.1 . KESIMPULAN HASIL CAPAIAN KINERJA SKPD TAHUN 2015 Laporan kinerja Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang tahun 2015, merupakan bentuk dari suatu pertanggung jawaban dari serangkaian perencanaan, pengukuran, evaluasi dan analisis capaian kinerja dalam rangka pencapaian Visi dan Misi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang selama tahun anggaran 2015. Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang sebagai instansi teknis yang melayani kegiatan kearsipan, Perpustakaan dan Dokumentasi selalu berusaha untuk memanfaatkan sumber dana dan sarana yang ada dengan baik, dan berusaha melaksanakan tugas seoptimal mungkin. Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang sebagai pelaksana atau instansi teknis telah melaksanakan tugas / kegiatan baik kegiatan yang didanai seperti yang telah disampaikan di atas, maupun kegiatan yang tidak didanai sebagai implementasi dari tugas pokok dan fungsi Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang. Dengan memperhatikan paparan yang disampaikan pada 39


point-point sebelumnya, tingkat keberhasilan pencapaian pelaksanaan tugas Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Palembang secara umum dapat dikatakan berhasil, karena semua target yang ada dapat dicapai dengan baik. Pernyataan tersebut didukung oleh : i.

Hasil Pengukuran Kinerja dicapai 100 % untuk semua kegiatan atau dilaksanakan dengan efektif dan efisien dari segi anggaran;

ii.

Telah berjalannya fungsi pembinaan, yang diindikasikan dengan mulai berjalannya pengelolaan pengarsipan secara baku di beberapa SKPD;

iii.

Telah tersimpan dengan baik arsip-arsip yang telah di serahkan oleh dinas instansi di Lingkungan Pemerintah Kota Palembang di Badan Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi;

iv.

Jumlah pengunjung perpustakaan yang terus meningkatnya;

v.

Telah terpenuhinya jabatan fungsional pustakawan sebanyak 2 (dua) orang

4.2. PERMASALAHAN ATAU KENDALA YANG BERKAITAN DENGAN PENCAPAIAN KINERJA Permasalahan atau kendala yang ditemui dalam pelaksanaan kegiatan, diantaranya :

40


1. Belum

tersedianya

gedung

perpustakaan

&

arsip

yang

representatif. 2. Belum terpenuhinya jabatan fungsional arsiparis 3. Masih rendahnya kesadaran dan pemahaman aparatur dan masyarakat tentang perpustakaan, arsip dan dokumentasi; 4.3.

STRATEGI PEMECAHAN MASALAH

Strategi yang dilaksanakan dalam menghadapi permasalahan tersebut adalah: 1. Terus mengajukan pembangunan gedung perpustakaan pada tahun berikutnya. 2. Mengajukan usul pengangkatan calon Arsiparis; 3. Perlu peningkatan sumber daya manusia di bidang

kearsipan

khususnya untuk jabatan fungsional arsiparis dengan magang dan sosialisasi ke Perpustakaan Nasional dan Arsip Nasional Republik Indonesia; 4. Meningkatkan bentuk-bentuk Pembinaan dan pengawasan/monitoring kearsipan di seluruh Dinas/Instansi, Kecamatan/Kelurahan maupun swasta di Lingkungan Pemerintah Kota Palembang;

41

LAPORAN KINERJA INSTANSI PEMERINTAH BADAN ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KOTA PALEMBANG TAHUN 2016

Recommend Documents