Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Kinerja Universitas Brawijaya Badan Layanan Umum Tahun Anggaran 2014 Oleh: Tim Monitoring dan Evaluasi Direktorat Jenderal Pembinaan PK-BLU
Malang 2015
Kata Pengantar Alhamdulillah, Laporan Hasil Monitoring Kinerja dan Evaluasi Universitas Brawijaya (UB) Badan Layanan tahun dapat anggaran 2014 diselesaikan. Laporan ini dibuat sebagai pertanggungjawaban atas pemenuhan semua kewajiban UB sebagai Satuan Kerja UB BLU; pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan barang dan/atau jasa tanpa mengutamakan mencari keuntungan yang dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas. Tujuan dari dibuatnya laporan ini adalah untuk membantu dan memudahkan pejabat pengelola BLU; pimpinan BLU (Rektor, Wakil Rektor), Pejabat Teknis (fakultas/jurusan, Lembaga, Biro, Unit Kerja teknis lainnya), Pejabat Keuangan (pejabat perbendaharaan, KPA, PPK, PPSPM, Bendahara Penerima, Bendahara Pengelola beserta pembantunya), Satuan Pengawasan Internal, Pusat Jaminan Mutu, serta Dewan Pengawas, dalam pengelolaan UB, untuk meningkatkan mutu layanan, dalam rangka pencapaian target “berdaya saing Asia”. Terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta untuk terwujudnya kegiatan ini.
Malang, 2 Mei 2015 Ketua Panitia Inventarisasi Permasalahan dan Implentasi PPK BLU,
Ratno Bagus Edy Wibowo, S.Si., M.Si., Ph.D. NIP. 19750908 200003 1 003
i|Page
Daftar Isi Kata Pengantar ...................................................................................................................................... i Daftar Isi ............................................................................................................................................... ii A.
B.
Pendahuluan ................................................................................................................................. 3 1.
Perencanaan Kinerja ............................................................................................................ 3
2.
Laporan Kinerja .................................................................................................................... 3
Monev Kinerja UB-BLU ................................................................................................................. 4 1.
Persiapan Panitia Monitoring dan Evaluasi Kinerja UB-BLU .............................................. 4
2.
Pelaksanaan Monev ............................................................................................................. 5
3.
Saran PPK BLU ...................................................................................................................... 6
C.
Permasalahan ............................................................................................................................... 6
D.
Penutup ........................................................................................................................................ 7
E.
Lampiran ....................................................................................................................................... 8 1.
Lampiran-1: Kertas Kerja Monitoring dan Evaluasi Satker BLU.......................................... 8
2.
Lampiran-2: Data Monitoring dan Evaluasi UB BLU ......................................................... 17
3.
Lampiran-3: Kontrak Kinerja Rektor Tahun Anggaran 2014 ............................................. 89
4.
Lampiran-4: SK Panitia ....................................................................................................... 91
5.
Lampiran-5: Surat Dirjen PPK BLU ..................................................................................... 92
ii | P a g e
A. Pendahuluan Status Universitas Brawijaya (UB) menjadi instansi pemerintah yang menerapkan Pola Keuangan Badan Layanan Umum (PK-BLU) telah disahkan Menteri Keuangan melalui ketetapannya nomor: 361/KMK.05/2008 tanggal 17 Desember 2008. Pada dasarnya, usulan UB menjadi PTN BLU merupakan upaya memperoleh status hukum sebagai Badan yang lebih otonom khususnya dalam pengelolaan keuangannya, setelah pada tahun 2007 memperoleh persetujuan dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemdiknas Nomor 4022/D/T/2007 tertanggal 29 November 2007 atas usulan UB menjadi PT-BHMN.
1. Perencanaan Kinerja Sejak UB melaksanakan pola keuangan BLU pada tahun 2009, maka didalam menyusun perencanaan program/kegiatan dan penganggaran telah mengacu kepada ketentuan tata kelola BLU, yaitu wajib menyusun dokumen perencanaan strategis dalam bentuk Rencana Strategis Bisnis (RSB) yang diyakini mampu mengarahkan alokasi sumberdaya secara konsisten, efektif, efisien dan mengarah pada pencapaian kualitas pelayanan yang diharapkan. Rencana Strategis Bisnis pada dasarnya merupakan implementasi dari semua program dan kegiatan yang disusun dan direncanakan di dalam Renstra UB. Di dalamnya memuat pernyataan indikator ketercapaian sesuai visi, misi, tujuan dan sasaran yang diinginkan UB. Selanjutnya, RSB tersebut akan dijadikan dasar acuan proses perencanaan program/kegiatan tahunan yang dituangkan dalam Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA), untuk diajukan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari APBN Kementerian yang menaungi UB, yaitu Kemenristek dan Dikti bersama Kemenkeu. Untuk menjamin agar semua kewajiban Satuan Kerja (Satker) UB BLU dapat dilaksanakan dengan baik dan benar, dengan tujuan utama agar fleksibilitas pengelolaan keuangan UB BLU dapat dipertanggungjawabkan, maka untuk memonitor, mengevaluasi, dan mengendalikan penyelenggaraan organisasi UB BLU, melalui Peraturan Menteri Keuangan (PMK) nomor 109/PMK.05/2007 telah dibentuk Dewan Pengawas Badan Layanan Umum. Sebagai organ kepanjangan tangan Kemenristek Dikti dan Kemenkeu, Dewas mengemban tugas dan fungsi untuk melakukan pengendalian dan pengawasan Satker BLU dimana Dewas berada, mulai dari sejak disusunnya Rencana Strategis Bisnis (RSB untuk kurun waktu 5 tahun, yang tentunya wajib mengacu kepada Renstra PT bersangkutan), sampai dengan penyusunan sekaligus pelaksanaan Rencana Bisnis Anggaran (RBA untuk kurun waktu 1 tahun) yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari syarat penetapan Rencana Kegiatan dan Anggaran Kementerian-Lembaga (RKAKL).
2. Laporan Kinerja Kegiatan keuangan dan penganggaran adalah sumberdaya yang mutlak harus dilakukan untuk mendukung ketercapaian kinerja sebuah institusi. UB adalah satuan kerja pengelola anggaran (entitas akuntansi) dari Kemenristek dan Dikti yang berkewajiban menyelenggarakan akuntansi dan laporan pertanggungjawaban capaian kinerja, atas pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dengan menyusun laporan keuangan berupa Realisasi Anggaran, Neraca, dan Catatan atas Laporan Keuangan. 3|Page
Penyusunan laporan keuangan UB mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 233/PMK.05/2011 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat serta Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor: Per 57/PB/2013 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Keuangan Kementerian Negara/Lembaga. Informasi yang disajikan di dalamnya telah disusun sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Model Pelaporan Keuangan yang dibuat UB sejak menjadi Perguruan Tinggi PK-BLU pada tahun 2010, antara lain adalah: (1)Laporan Realisasi Anggaran (LRA), (2)Laporan Realisasi Anggaran Belanja (LRAB), (3)Laporan Realisasi Anggaran Pendapatan (LRAP), (4)Laporan Realisasi Pengembalian Belanja (LRPB), (5)Laporan Realisasi Pengembalian Pendapatan (LRPP), (6)Neraca Komparatif, dan (7)Neraca Percobaan
B. Monev Kinerja UB-BLU Berdasarkan surat edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor S-2114/PB/2015 tanggal 17 Maret 2015 dengan Susulan Surat Nomor 2410/PB/2015 tentang Perubahan Jadwal monitoring dan evaluasi kinerja BLU tahun 2015, maka Rektor Universitas Brawijaya menerbitkan Surat Tugas Nomor: 2345/UN10/KP/2015 tentang Panitia Inventarisasi permasalahan dan Implementasi PPK-BLU. Pembentukan Panitia tersebut dimaksudkan untuk mempersiapkan data dukung ketercapaian kinerja UB yang tertuang di dalam Kontrak Kinerja Rektor Tahun Anggaran 2014, sesuai ketentuan format yang disyaratkan untuk memenuhi penilaian pada Monitoring dan Evaluasi kinerja BLU yang diselenggarakan pada acara visitasi Tim Monev Direktorat PPK BLU Ditjen Perbendaharaan Kementerian Keuangan. Di dalam Kontrak Kinerja Rektor UB telah tercantum bahwa:
UB menyatakan kesanggupan untuk mencapai target kinerja sesuai dengan Kontrak Kinerja, dan bersedia menerima konsekuensi atas pencapaian target kinerja.
Dirjen Perbendaharaan Kemenkeu RI melakukan review dan evaluasi atas capaian kinerja, dan dipergunakan sebagai pertimbangan pemberian Remunerasi UB.
1. Persiapan Panitia Monitoring dan Evaluasi Kinerja UB-BLU Berdasarkan Surat Tugas Rektor Nomor: 2345/UN10/KP/2015 telah tersusun personalia di bawah Penanggung Jawab (Rektor) yang didukung para narasumber terdiri atas para Wakil Rektor dan tenaga ahli dari unsur Dewan Pengawas UB, Ketua, Sekretaris, Bendahara, Anggota yang terdiri atas para Kepala Biro, unsur monev internal, staf IT, staf akuntansi, dan staf pendukung lainnya. Beberapa tahapan proses persiapan acara Monev yang dilakukan panitia adalah sebagai berikut: a.
Rapat panitia Untuk menetapkan pembagian tugas dan fungsi masing-masing kelompok
b.
Konfirmasi Data Dukung Pelaporan sesuai Format Wajib dari Tim Monev PK BLU Mengumpulkan data dukung sub komponen sesuai indikator yang mendukung output Program Kinerja Rektor sesuai Kontrak Kinerja Rektor
4|Page
c.
Menyusun Materi Menghimpun, mengelompokkan, dan menganalisa data dukung pencapaian target yang ditetapkan di dalam kontrak kinerja Rektor berkoordinasi dengan unit-unit kerja: 1) Biro Keuangan, Bagian Akuntansi, 2) Unit Teknologi Informasi dan Komunikasi, 3) Biro Akademik dan Kerjasama, Bagian Akademik, 4) Biro Umum dan Kepegawaian, Bagian Kepegawaian, Bagian Barang Milik Negara.
d.
Format Isian Wajib Mengisi format wajib sesuai dengan indikator yang ditetapkan di dalam Kotrak Kinerja Rektor. Capaian UB terhadap Kontrak Kinerja Rektor UB Tahun Anggaran 2014 adalah cerminan dari akumulasi capaian semua Unit Kerja yang ada di UB. Dari 10 indikator yang harus dicapai, 5 indikator kinerja telah melampaui target yang ditetapkan, 2 indikator belum dapat dicapai, yaitu: 1) Jumlah Dosen Bergelar Doktor dibandingkan dengan Total Jumlah Dosen hanya tercapai 34% dari 60% yang ditargetkan. 2) Jumlah Mahasiswa (UKT golongan I dan II serta bidik misi) S1 dan Diploma dibandingkan dengan Total Jumlah Mahasiswa S1 dan Diploma dengan capaian 11,5% dari 20% yang ditargetkan.
e.
Format Isian Data Dukung Dari 10 indikator kinerja capaian yang ditargetkan pada Kontrak Kinerja Rektor harus dilengkapi dengan data dukung dengan mengisi borang format data yang telah ditetapkan yang wajib memuat informasi pentig terkait dengan hal-hal sebagai berikut: 1) Perencanaan, mencakup Rencana Strategis Bisnis (RSB), dan Rencana Bisnis Anggaran (RBA). 2) Pelaksanaan, mencakup aspek administrasi, aspek keuangan, dan aspek pertanggungjawaban 3) Lampiran terdiri atas: SOP/Manual Prosedur Rekrutmen Profesional Non PNS, SOP Penerimaan Kas/Uang, SK Penunjukan Bendahara, Copy persetujuan Kuasa BUN (KPPN dan Direktorat PKN), dan Data Revisi DIPA UB TA 2012-2014.
2. Pelaksanaan Monev Kegiatan monitoring dan evaluasi Satker BLU di UB berlangsung mulai tanggal 27 April 2015 sampai dengan tanggal 30 April 2015. Acara monev dibuka oleh Wakil Rektor-II UB Dr. Sihabudin, SH, MH dengan mengenalkan UB secara singkat. Telah hadir pada kesempatan tersebut antara lain: Rektor UB Prof. Dr. Ir. M. Bisri, MS, Wakil Rektor-I Prof. Dr. Ir. Kusmartono, Ketua Dewas Prof. Dr. Ir. A. Latief Abadi, MS, Kepala Biro Keuangan Drs. Drs. Syarif Utomo, M.M, Ketua Pantia Ratno Bagus Edy Wibowo, S.Si., M.Si., Ph.D, Sekretaris Dewas Helmy Adam, S.E., M.S.A., Ak, Kepala Bagian Akuntansi Drs. Suhartono, Kepala Bagian Angaran dan Perbendaharaan Drs. Sagiya, Ketua 5|Page
Unit TIK Achmad Basuki, ST., MMG., Ph.D, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Dr. Tjahjanulin Domai, MA, dan Kasubbag PNBP Heri Prawoto P. , S.Sos. Sedangkan tiga orang tim review yang hadir adalah masing-masing: Ma’mun Ashari dan Pramudia M.M (keduanya dari Direktorat Pembinaan PK BLU), dan Agus Hidayat dari Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Jatim. Selain review data laporan capaian kinerja UB, tim review juga mengadakan kunjungan lapangan ke UB Media, UB Press, dan UPT Brawijaya Smart School (BSS) untuk melihat dari dekat tentang Unit Bisnis yang dikelola UB. Pada akhir sesi dan berpamitan kepada Warek-II, perwakilan Ditjen Pembinaan PK BLU menyatakan, bahwa secara umum UB sangat bagus untuk pelayanan (sudah on the track).
3. Saran PPK BLU Dari hasil review dan kunjungan lapangan tim review, telah terhimpun beberapa saran perbaikan dari Ditjen Pembinaan PK BLU, yaitu: 1) Dalam hal validasi data diperlukan: Manual Prosedur Pengelolaan Data (SIM-UB) Perbaikan Manual Prosedur dan Instruksi Kerja untuk memastikan data yang dilaporkan adalah valid. 2) Merevisi MP Review SPI sampai dengan jurnal akuntansi (SPI dan PJM) 3) Penyusunan Standar Tarif (Perhitungan dan Hasilnya) untuk Unit Bisnis (Unit Usaha: BSS dan Griya Brawijaya). 4) Perlu mengadakan pendekatan dengan BLU Pusat tentang usaha penggalian dana PNBP.
C. Permasalahan 1. Belum adanya rekonsiliasi data dari semua unit, yang berakibat terhadap pemenuhan data yang dibutuhkan universitas masih bervariasi dan tidak bisa dipertanggungjawabkan. Himpunan data yang dicatat dan dipublikasikan pada UB Dalam Angka masih belum menjawab kebutuhan yang diharapkan sebagai bahan masukan untuk mampu membaca gambaran perkembangan (sustainability) UB. Sehingga masih ada pertanyaan, bahwa: Apakah poses bisnis UB sudah memenuhi kebutuhan untuk mencapai Indikator Kinerja Utama (IKU) UB yang telah ditetapkan? 2. Updating Buku Pedoman dan menghimpun semua definisi business process dan output di UB untuk dijadikan Handbook of UB. 3. Status Unit Bisnis (Unit Usaha: BSS dan Griya Brawijaya) perlu diperjelas dengan Manual Prosedur (MP) dan Instruksi Kerja (IK), termasuk pengelolaan SDM, prosedur akuntansi, tata kelola keuangan (mekanisme pencairan anggaran), dan Standar Tarif, yang dituangkan di dalam SOP. Pejabat terkait: Warek-II, Kepala Biro Keuangan dan Kabag terkait (Kabag Akuntansi, dan Kabag Anggaran dan Perbendaharaan); beserta staf pendukung.
6|Page
4. Belum optimalnya peran Ditjen Pembinaan PK BLU untuk membantu membina proses penyelenggaraan UB-BLU yang sedang berjalan, karena kurangnya komunikasi dan konsultasi. Pejabat terkait: Rektor, semua Warek, Biro Akademik dan Kemahasiswaan; Biro Umum dan Kepegawaian; Biro Keuangan, dan Semua Kabag beserta perangkatnya. (Memilih Manual Prosedur yang sesuai) 5. Masih perlunya kejelasan terkait dengan fungsi instrumen pengawasan SPI dan PJM melalui SOP.
D. Penutup Akhirnya, kami berharap dengan dibuatnya laporan ini akan dapat dimanfaatkan secara optimal, dan terus menerus diperbaiki secara “istiqomah”, sehingga UB menjadi semakin dekat dengan apa yang dicita-citakan di dalam Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran yang ingin dicapai, sesuai dengan motto UB “Built up Noble Future” (Membangun Kemuliaan Masa Depan).
7|Page
E. Lampiran 1. Lampiran-1: Kertas Kerja Monitoring dan Evaluasi Satker BLU
8|Page
9|Page
10 | P a g e
11 | P a g e
12 | P a g e
13 | P a g e
14 | P a g e
15 | P a g e
16 | P a g e
2. Lampiran-2: Data Monitoring dan Evaluasi UB BLU
17 | P a g e
18 | P a g e
19 | P a g e
20 | P a g e
21 | P a g e
22 | P a g e
23 | P a g e
24 | P a g e
25 | P a g e
26 | P a g e
27 | P a g e
28 | P a g e
29 | P a g e
30 | P a g e
31 | P a g e
32 | P a g e
33 | P a g e
34 | P a g e
35 | P a g e
36 | P a g e
37 | P a g e
38 | P a g e
39 | P a g e
40 | P a g e
41 | P a g e
42 | P a g e
43 | P a g e
44 | P a g e
45 | P a g e
46 | P a g e
47 | P a g e
48 | P a g e
49 | P a g e
50 | P a g e
51 | P a g e
52 | P a g e
53 | P a g e
54 | P a g e
55 | P a g e
56 | P a g e
57 | P a g e
58 | P a g e
59 | P a g e
60 | P a g e
61 | P a g e
62 | P a g e
63 | P a g e
64 | P a g e
65 | P a g e
66 | P a g e
67 | P a g e
68 | P a g e
69 | P a g e
70 | P a g e
71 | P a g e
72 | P a g e
73 | P a g e
74 | P a g e
75 | P a g e
76 | P a g e
77 | P a g e
78 | P a g e
79 | P a g e
80 | P a g e
81 | P a g e
82 | P a g e
83 | P a g e
84 | P a g e
85 | P a g e
86 | P a g e
87 | P a g e
88 | P a g e
3. Lampiran-3: Kontrak Kinerja Rektor Tahun Anggaran 2014
KONTRAK KINERJA REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN RI TAHUN 2014 Dalam rangka mewujudkan Badan Layanan Umum yang efektif, transparan, akuntabel, dan berorentasi pada hasil, kami yang bertandatangan di bawah ini: Nama
: Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS
Jabatan
: Rektor Universitas Brawijaya Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA. Nama
: Dr. Marwanto Harjowiryono, MA
Jabatan
: Direktur Jenderal Perbendaharaan Kementerian Keuangan RI
Selanjutanya disebut sebagai PIHAK KEDUA. PIHAK PERTAMA menyatakan kesanggupan untuk mencapai target kinerja sesuai lampiran perjanjian ini dan bersedia menerima konsekuensi atas capaian target kinerga tersebut. PIHAK KEDUA akan melakukan reviu dan evaluasi atas capaian kinerja dan dipergunakan sebagai pertimbangan pemberian remunerasi.
Pihak Kedua,
Jakarta, Juni 2014 Pihak Pertama,
Dr. Marwanto Harjowiryono, MA NIP. 195906061983121001
Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS NIP. 195811261986091001
89 | P a g e
KONTRAK KINERJA Badan Layanan Umum
: Universitas Brawijaya
Tahun Anggaran
: 2014
NO
SASARAN STRATEGIS
INDIKATOR
TARGET
[1]
[2]
[3]
[4]
I
Aspek Keuangan
II
1
Rasio Pendapatan PNBP terhadap Biaya Operasional
Prosentase Pendapatan PNBP BLU dibandingkan dengan Total Biaya Operasional (RM & PNBP)
65%
2
Prosentase PNBP
Prosentase Total PNBP dibandingkan dengan Total Anggaran
50%
3
Akuntabilitas Laporan Keuangan BLU
Opini Laporan Keuangan BLU (SAK) oleh Auditor Eksternal
WTP
4
Terciptanya Budaya Bebas Korupsi pada PTN BLU
Jumlah kasus korupsi yang sudah dinyatakan bersalah oleh pengadilan
0
Jumlah Mahasiswa (UKT golongan I dan II serta Bidik Misi) S1 dan Diploma dibandingkan dengan Total Jumlah Mahasiswa S1 dan Diploma
20%
Aspek Operasional 5
Prosentase Mahasiswa Miskin S1 dan Diploma
6
Akreditasi Program Studi
Jumlah Program Studi S1 terakreditasi A dibandingkan dengan Total Jumlah Program Studi
60%
7
Rasio Dosen Bergelar Doktor
Jumlah dosen bergelar doktor dibandingkan dengan total jumlah dosen
40%
8
Produktifitas Publikasi Ilmiah (nasional, internasional, terindeks atau tidak terindeks)
Jumlah Publikasi Ilmiah dibandingkan dengan total jumlah dosen
100%
9
Produktiifitas Publikasi Internasional yang terindeks Scopus
Jumlah Publikasi Internasional terindeks Scopus dibandingkan dengan total jumlah dosen
25%
10
Prestasi Nasional Mahasiswa
Jumlah gelar dari berbagai kompetisi nasional mahasiswa
4
Direktur Jenderal Perbendaharaan,
Jakarta, Juni 2014 Rektor Universitas Brawijaya,
Dr. Marwanto Harjowiryono, MA NIP. 195906061983121001
Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS NIP. 195811261986091001
90 | P a g e
4. Lampiran-4: SK Panitia
91 | P a g e
5. Lampiran-5: Surat Dirjen PPK BLU
92 | P a g e
93 | P a g e
94 | P a g e
95 | P a g e
96 | P a g e
97 | P a g e
98 | P a g e
99 | P a g e
100 | P a g e
