Laporan Akuntabilitas Kinerja Biro Umum Tahun 2014
Jakarta, Januari 2015
DAFTAR ISI
Kata Pengantar .......................................................................................... i Daftar Isi .................................................................................................... ii Daftar Bagan dan Tabel ............................................................................. iii BAB I
PENDAHULUAN ........................................................................... 1 A. Latar Belakang .............................................................................. 1 B. Gambaran Organisasi Biro Umum ................................................... 2 C. Gambaran Aspek Strategis (Strategic Issues) .................................. 4
BAB II
PERENCANAAN KINERJA ............................................................ 6 A. Gambaran Umum Perencanaan Kinerja Biro Umum ......................... 6 B. Ringkasan Penetapan Kinerja Biro Umum Tahun 2014 ..................... 8 C. Ihktisar IKU Biro Umum Tahun 2014 .............................................. 9
BAB III CAPAIAN KINERJA ...................................................................... 18 A. Capaian Kinerja Jangka Menengah (Capaian Resntra) Biro Umum Tahun 2010-2014.........................................................................20 B. Capaian Kinerja Biro Umum Tahun 2014........................................24 C. Akuntabilitas Keuangan ................................................................50 PENUTUP .................................................................................... 52
ii
A. Pengaruh Kinerja .........................................................................53 B. Kendala .......................................................................................54 C. Upaya Mengatasi Kendala .............................................................54
Halaman
BAB IV
DAFTAR BAGAN DAN TABEL A. DAFTAR BAGAN Bagan 1.1
: Struktur Organisasi Biro Umum ............................................ 4
B. DAFTAR TABEL Tabel 2.1
: Formulir Penetapan Kinerja Biro Umum Tahun 20134 ............ 9
Tabel 2.2
: Skema Perubahan IKU Biro Umum Tahun 2010-2014 ............11
Tabel 3.1
: Kategori Pencapaian Kinerja.................................................19
Tabel 3.2
: Capaian Kinerja Renstra Biro umum untuk Periode 2010-2014 ..........................................................................20
Tabel 3.3
: Capaian Indikator Kinerja Utama Biro Umum Tahun 2014 ......25
Tabel 3.4
: Perbandingan antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 1 Tahun 2014 ........................................................................26
Tabel 3.5
: Rerata Waktu Penyelesaian Administrasi Ketatausahaan dan Keprotokoleran per Klasifikasi Tahun 2013 .....................26
Tabel 3.6
: Perbandingan antara Realisasi Kinerja IKU 1 s.d. Tahun 2014 Dengan Target Jangka Menengah dalam Dokumen Renstra Biro Umum Tahun 2010-2014 ..............................................28
Tabel 3.7
: Perbandingan antara target dan Realisasi Kinerja IKU 2 Tahun 2014 ........................................................................29
Tabel 3.8
: Pendistribusian Surat/Berkas selama Tahun 2014 ..................30
Tabel 3.9
: Perbandingan antara target dan Realisasi Kinerja IKU 3 Tahun 2014 ........................................................................31
Tabel 3.10
: Rincian Realisasi Paket Pengadaan Tahun 2014 .....................32
Tabel 3.11
: Rekapitulasi Pelaksanaan Paket Pengadaan Tahun 2014 ........32
Tabel 3.12
: Perbandingan antara target dan Realisasi Kinerja IKU 4 : Kesesuaian Input Data dalam Laporan BMN TA 2013 .............37
Tabel 3.14
: Perbandingan antara target dan Realisasi Kinerja IKU 5 Tahun 2014 ........................................................................39
Tabel 3.15
: Akuntabilitas Keuangan Tahun 2014 .....................................50
Halaman
Tabel 3.13
iii
Tahun 2014 ........................................................................34
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
D
alam
rangka
pelaksanaan
Tap.
MPR
RI
Nomor
IX/MPR/1998 dan Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan
Bebas Dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme, maka diterbitkan Inpres Nomor 7 tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Dalam
ketentuan
penyelenggaraan
tersebut negara
dinyatakan
meliputi
bahwa
kepastian
azas-azas
hukum,
umum
azas
tertib
penyelenggaraan negara, azas kepentingan umum, azas keterbukaan, azas proporsionalitas dan profesionalitas serta akuntabilitas. Dari 7 (tujuh) azas-azas umum penyelenggaraan negara tersebut dinyatakan bahwa
azas
akuntabilitas
merupakan
azas
paling
utama
yang
mensyaratkan bahwa setiap kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan penyelenggara
Negara
harus
dipertanggungjawabkan
kepada
masyarakat dan rakyat sebagai pemegang kedaulatan tertinggi negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Inpres
Nomor
7
Tahun
1999
mewajibkan
setiap
instansi
pemerintah sebagai unsur penyelenggara negara mulai dari pejabat eselon II ke atas untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya yang dipercayakan padanya berdasarkan Rencana Strategis
(RENSTRA)
dan
Penetapan
Kinerja
yang
dirumuskan
sebelumnya. Pertanggungjawaban
dimaksud
disampaikan
kepada
atasan
masing-masing, kepada lembaga-lembaga pengawasan dan penilai akuntabilitas yang berkewenangan, dan akhirnya kepada Presiden selaku
Kepala
Pemerintahan
serta
dilakukan
melalui
sistem
akuntabilitas dan media pertanggungjawaban yang harus dilaksanakan secara periodik dan melembaga. Dalam kaitan dengan hal tersebut, maka disusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Biro Umum Sekretariat Kabinet Tahun 2014 sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja dan penggunaan sumber daya yang dihasilkan dan digunakan oleh Biro Umum.
B. Gambaran Organisasi Biro Umum a. Kedudukan, Tugas , Dan Fungsi Mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 82 Tahun 2010 tentang Sekretariat Kabinet, Sekretaris Kabinet telah menetapkan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet, yang telah diubah dengan
Peraturan
Sekretaris
Kabinet
Nomor
4
Tahun
2012
(Perseskab). Berdasarkan Perseskab tersebut, maka kedudukan, tugas dan fungsi Biro Umum adalah sebagai berikut: 1.
Kedudukan Biro Umum dipimpin oleh Kepala Biro Umum yang berada di bawah
dan
bertanggungjawab
kepada
Deputi
Bidang
Administrasi. 2.
Tugas Biro
Umum
diberikan
tugas
untuk
melaksanakan
penyelenggaraan dukungan pelayanan teknis dan administrasi serta pengendalian persuratan, ketatausahaan pimpinan dan perbantuan,
penyelenggaraan
acara
dan
keprotokoleran
Sekretaris Kabinet, penomoran Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, Instruksi Presiden, Peraturan Sekretaris Kabinet, Keputusan
Sekretaris
Kabinet,
peraturan
dan
keputusan
lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet, penyelenggaraan dukungan pelayanan teknis dan administrasi pengadaan barang dan jasa, penatausahaan barang milik negara, penyiapan dan pelayanan kerumahtanggaan, pemeliharaan barang, bangunan dan kendaraan, serta pelayanan umum lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet. Dalam
melaksanakan
menyelenggarakan fungsi:
tugas
tersebut,
Biro
Umum
2
Fungsi Halaman
3.
a)
Penyelenggaraan
dukungan
pelayanan
teknis
dan
administrasi, ketatausahaan pimpinan dan perbantuan, serta pengendalian persuratan; b)
Penyelenggaraan
acara
dan
keprokoleran
Sekretaris
Kabinet; c)
Penomoran
Peraturan
Presiden,
Keputusan
Presiden,
Instruksi Pesiden, Peraturan Sekretaris Kabinet, Keputusan Sekretaris Kabinet, peraturan dan keputusan lainnya di lingkungan Sekretariat kabinet; d)
Pelaksanaan dukungan pelayanan teknis dan administrasi pengadaan barang dan jasa, serta penatausahaan barang milik negara;
e)
Pelaksanaan dukungan teknis dan administrasi penyiapan dan pelayanan kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya, termasuk
komputer
beserta
perangkat
lunaknya,
bangunan, kendaraan, serta sarana dan prasarana lainnya di lingkungan Sekretariat kabinet; f)
Pelaksanaan dukungan teknis dan administrasi pelayanan umum lainnya; dan
g)
Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Deputi Bidang Administrasi.
b. Struktur Organisasi Untuk melaksanakan tugas, fungsi tersebut, sesuai Perseskab Nomor 1 Tahun 2011, Kepala Biro Umum dibantu oleh: 1.
Bagian Tata Usaha dan Protokol, yang terdiri atas: a) Subbagian Persuratan dan Penomoran; b) Subbagian Tata Usaha Pimpinan; dan c) Subbagian Acara dan Protokol. a) Subbagian Lelang; dan b) Subbagian Pengadaan Langsung.
3.
Bagian Rumah Tangga, yang terdiri atas:
3
Bagian Pengadaan, yang terdiri atas: Halaman
2.
a) Subbagian Penatausahaan Barang Milik Negara; dan b) Subbagian Penyiapan dan Pelayanan. 4.
Bagian Pemeliharaan, yang terdiri atas: a) Subbagian Barang dan Bangunan; dan b) Subbagian Kendaraan. Secara rinci, struktur organisasi Biro Umum, dapat dilihat
pada bagan berikut: Bagan 1.1 Struktur Organisasi Biro Umum
C. Gambaran Aspek Strategis (Strategic Issues) Biro Umum sebagai salah satu unit yang berkedudukan dibawah Deputi Bidang Administrasi, berperan dalam rangka peningkatan kepuasan dan kualitas atas pelayanan teknis dan administrasi di lingkungan Sekretariat Kabinet. Peningkatan kepuasan dan kualitas tersebut diwujudkan melalui pelaksanaan tugas dan fungsinya. Namun, disadari bahwa peningkatan kepuasan dan kualitas pengguna layanan sulit untuk diwujudkan tanpa dukungan kebijakan
Kabinet maupun dengan instansi lain terkait untuk melakukan
Halaman
meningkatkan kerja sama dan koordinasi dengan internal Sekretariat
4
dan sistem yang baik. Untuk itu, Biro Umum mulai tahun 2014 telah
peningkatan atas pelayanan teknis dan administrasi secara bertahap dan berkelanjutan. Perwujudan peningkatan kepuasan dan kualitas yang telah dilakukan, antara lain: a) Mendukung pelaksanaan e-government yaitu dengan pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Dokumen dan Alur Kerja (SIDA) atau Document and Workflow Management System (DWMS). Sistem ini merupakan perangkat lunak yang berfungsi sebagai alat untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi; b) Telah melaksanakan penetapan Peraturan Presiden 54 tahun 2010 pasal 14 ayat 1 bahwa Kementerian/Lembaga/Departemen/Instansi diwajibkan mempunyai Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang dapat memberikan
pelayanan/pembinaan
dibidang
Pengadaan
Barang/Jasa. ULP dimaksud, saat ini secara structural masih melekat pada Bagian Pengadaan di Biro Umum. Telah dilakukan alih status Barang Milik Negara kepemilikan Sekretariat
Negara
menjadi
Barang
Milik
Negara
Sekretariat
5
Kabinet.
Halaman
c)
BAB II PERENCANAAN KINERJA A. Gambaran Umum Perencanaan Kinerja Biro Umum
P
elaksanaan tugas dan fungsi Biro Umum, dilakukan berdasarkan pasal 300 Perseskab Nomor 1 tahun 2011 yang telah diperbaharui dengan Perseskab Nomor 4 Tahun 2012. Agar pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut efektif,
Biro Umum berpedoman pada dokumen perencanaan yang terdapat dalam Rencana Strategis (Renstra) Biro Umum Tahun 2010-2014, dan Penetapan Kinerja Tahun 2014. 1. Renstra Biro Umum Tahun 2010-2014 Renstra
Biro
Umum
Tahun
2010-2014
yang
telah
diperbaharui pada tahun 2011 merupakan perencanaan jangka menengah Biro Umum yang berisi tentang gambaran sasaran atau kondisi hasil yang akan dicapai dalam kurun waktu lima tahun oleh Biro Umum beserta strategi yang akan dilakukan untuk mencapai sasaran sesuai dengan tugas, fungsi, dan peran yang diamanahkan. Penyusunan Renstra Biro Umum telah mengacu pada Renstra Sekretariat Kabinet Tahun 2010-2014, yang telah direvisi pada tahun 2011, khususnya pada program Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya. Secara ringkas substansi Renstra Biro Umum dapat diilustrasikan sebagai berikut: Visi Visi Biro Umum adalah “Menjadi Biro yang andal dalam menyelenggarakan dukungan dan pelayanan teknis dan administrasi secara cepat, tepat, dan akuntabel kepada Sekretaris Kabinet
dan unit-unit kerja di lingkungan
Sekretariat Kabinet”. Visi tersebut mengandung pengertian bahwa Biro Umum dukungan dan pelayanan teknis dan administrasi bagi unit kerja lainnya yang ada di Sekretariat Kabinet dengan pelayanan yang prima. Pelayanan yang prima tersebut antara lain adalah
6
sebagai unit kerja Sekretariat Kabinet yang menyelenggarakan Halaman
1.
pemberian pelayanan secara cepat/responsif, tepat, aman, akurat, dan akuntabel. Untuk mendukung visinya tersebut Biro Umum menerapkan prinsip-prinsip good governance dalam pelaksanaan
tugas
dan
fungsinya
seperti
transparansi,
partisipasif, akuntabilitas, sesuai aturan hukum, keadilan, dan kejujuran (fairness). Adanya visi ini diharapkan Biro Umum mampu mengantisipasi dan menghadapi setiap tantangan yang ditemui di masa depan sekaligus meningkatkan kualitas kinerja secara maksimal dalam rangka memberikan dukungan dan pelayanan kepada Sekretaris
Kabinet
dan
unit-unit
kerja
di
lingkungan
Sekretariat Kabinet. 2.
Misi Dalam rangka mewujudkan visi tersebut, Biro Umum telah menetapkan Misi, yaitu ”Meningkatkan kualitas dukungan dan pelayanan teknis dan administrasi kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet”. Misi tersebut mengandung pengertian bahwa Biro Umum dalam memberikan dukungan dan pelayanan teknis administrasi kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet harus semakin baik. Hal ini juga berarti, pelayanan yang dilakukan oleh Biro umum harus dapat memberikan kepuasan yang optimal dan terus meningkat secara gradual. Dukungan pelayanan teknis dan administrasi harus lebih cepat dalam pelaksanaannya, tepat sasaran, terjaga kerahasiaannya, dan mempunyai tingkat akurasi yang tinggi, sehingga dapat memberikan kepuasan yang tinggi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
3.
Tujuan Berdasarkan visi dan misi yang telah ditetapkan, Biro Umum menetapkan tujuan yang akan dicapai oleh organisasi dalam jangka waktu sampai tahun 2014, yaitu Meningkatnya
kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang
ketatausahaan
dan
keprotokolan,
pengadaan
barang dan jasa, kerumahtanggaan dan pemeliharaan, kepada
Sekretaris
Kabinet
dan
unit-unit
kerja
di
lingkungan Sekretariat Kabinet. Dengan diformulasikannya tujuan
tersebut,
maka
Biro
Umum
dapat
secara
tepat
mengetahui hal-hal yang harus dilaksanakan oleh organisasi dalam mencapai visi dan misinya. 4.
Sasaran Strategis Berdasarkan atas tujuan tersebut, selanjutnya Biro Umum menjabarkannya dalam sasaran strategis yang akan dicapai secara tahunan selama periode Renstra, yaitu Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokolan, Pengadaan
barang
dan
jasa,
pemeliharaan,
dan
kerumahtanggaan kepada Sekretaris Kabinet dan unitunit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet. B. Ringkasan Penetapan Kinerja Biro Umum 2014 Penetapan Kinerja pada dasarnya adalah pernyataan komitmen yang merepresentasikan tekad dan janji untuk mencapai kinerja yang jelas
dan
terukur
dalam
rentang
waktu
satu
tahun
dengan
mempertimbangkan sumberdaya yang dikelolanya. Tujuan khusus penetapan
kinerja,
antara
lain
adalah
untuk
meningkatkan
akuntabilitas, transparansi, dan kinerja aparatur sebagai wujud nyata komitmen antara penerima amanah dengan pemberi amanah sebagai dasar penilaian keberhasilan/kegagalan pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, menciptakan tolok ukur kinerja sebagai dasar evaluasi kinerja
aparatur,
dan
sebagai
dasar
pemberian
reward
atau
penghargaan dan sanksi. Biro Umum telah membuat penetapan kinerja tahun 2014, dengan indicator kinerja dan target tahunan yang mengacu pada
Renstra Biro Umum tahun 2010-2014. Penetapan kinerja tersebut dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 2.1 Formulir Penetapan Kinerja Biro Umum Tahun 2014 Sasaran Strategis
Indikator Kinerja
Target
(1)
(2)
(3) 1 hr
Kecepatan pelayanan administrasi ketatausahaan Persentase pelaksanaan pendistribusian surat yang tepat sasaran Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang dan jasa, kerumahtanggaan, dan pemeliharaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet
Persentase kesesuaian paket pengadaan barang dan jasa dengan rencana pengadaan Akurasi laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan laporan pertanggungjawaban akan pelaksanaan pengelolaan BMN Tingkat kepuasan layanan teknis dan administrasi keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya
100% 80%
100%
75%
C. Ikhtisar IKU Biro Umum Tahun 2014 Dalam Formulir Penetapan Kinerja Biro Umum, ditetapkan indikator kinerja utama (IKU), serta target yang akan dicapai dalam satu tahun untuk mengukur pencapaian sasaran strategis. IKU Biro Umum ditetapkan pertama kali pada pada tahun 2008 dan telah mengalami beberapa kali perubahan dan penyempurnaan. IKU Tahun 2014 ditetapkan dengan merujuk kepada Renstra Biro Umum Tahun 2010-2014.
Apabila dibandingkan dengan IKU dari tahun 2010, terdapat beberapa perubahan.Pada tahun 2011, adanya reorganisasi Sekretariat Kabinet pada pertengahan tahun, menyebabkan perubahan struktur di dalam Biro Umum, sehingga dilakukan penyesuaian dengan struktur baru. Sedangkan pada tahun 2013, perubahan dilakukan terhadap beberapa indikator, yang dapat lebih menggambarkan pencapaian kinerja Biro Umum karena semakin berkembangnya kebutuhankebutuhan terkait dukungan administrasi dan teknis layanan di Biro Umum. Kemudian pada tahun 2014, untuk lebih dapat mengukur kinerja pelayanan yang dilakukan oleh Biro Umum, terdapat beberapa indikator yang diubah, menjadi indikator kepuasan layanan. Gambaran perubahan IKU Sekretariat Kabinet tersebut dapat dilihat pada skema perbandingan berikut:
Tabel 2.2 Skema Perubahan IKU Biro Umum Tahun 2010-2014 IKU Tahun 2010 dan Awal 2011
IKU Perubahan Tahun 2011 dan 2012
IKU tahun 2013
IKU Tahun 2014
1. a. Kecepatan
1. a. Kecepatan
1. a. Kecepatan
b. Ketepatan
b. Ketepatan
b. Ketepatan
pengadaan barang/jasa dengan
Pemenuhan permintaan sarana
Pemenuhan permintaan
tindak lanjut pemenuhan
rencana pengadaan
dan prasarana dalam hal
pengadaan sarana dan prasarana
permintaan pengadaan sarana
pengadaan dan
berupa BMN dan Barang
dan prasarana berupa BMN dan
pendistribusiannya berupa BMN
Persediaan
barang persediaan
dan Barang Persediaan
1. Persentase kesesuaian paket
2. Persentase pengadaan barang/jasa sesuai rencana
2. a. Kecepatan
2. a. Kecepatan
3. a. Kecepatan
b. Ketepatan
b. Ketepatan
b. Ketepatan
keprotokoleran, kerumahtanggaan
pemenuhan permintaan
pemenuhan permintaan
tindak lanjut pemenuhan
(jamuan dan perlengkapan rapat)
pemeliharaan/perbaikan sarana
pemeliharaan/perbaikan sarana
permintaan
dan prasarana
dan prasarana
pemeliharaan/perbaikan sarana
Digabung dengan layanan
dan prasarana 2. a. Kecepatan
3. a. Kecepatan
4. a. Kecepatan
b. Ketepatan
b. Ketepatan
b. Ketepatan
pemenuhan permintaan
pemenuhan permintaan
tindak lanjut pemenuhan
kerumahtanggaan (jamuan dan
kerumahtanggaan (jamuan,
permintaan kerumahtanggaan
perlengkapan rapat)
perlengkapan rapat, BMN, dan
(jamuan, perlengkapan rapat,
barang persediaan)
BMN, dan barang persediaan)
2. Akurasi Laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan pengelolaan BMN
IKU Tahun 2010 dan Awal 2011
4. Kecepatan uploading
IKU Perubahan Tahun 2011 dan 2012
IKU tahun 2013
IKU Tahun 2014
Indikator ini dihapus sejak Restrukturisasi Organisasi Sekretariat kabinet pada Mei 2011
data/informasi: a. PUU b. Kepegawaian c. Press Release Hasil Sidang Kabinet d. Pengumuman CPNS e. Pengumunan Lelang f. Berita Seskab 5. Jumlah pengakses data/informasi 6. Jumlah dokumen yang diunduh 7. Persentase keberlanjutan pelayanan (continuity of service) 4. a. Kecepatan
5. a. Kecepatan
b. Ketepatan
b. Ketepatan
pelayanan administrasi
pelayanan administrasi
ketatausahaan dan protokoleran
ketatausahaan dan protokoleran
3. Kecepatan pelayanan administrasi ketatausahaan 4. Persentase pelaksanaan pendistribusian surat yang tepat sasaran 5. Persentase kepuasan layanan teknis administrasi keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan/perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya
Berikut akan diuraikan tentang penyempurnaan sasaran dan indikator sasaran yang menjadi dasar penetapan IKU di atas. SASARAN: Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis
dan
administrasi
keprotokoleran,
pengadaan
di
bidang
ketatausahaan
dan
pemeliharaan,
dan
barang/jasa,
kerumahtanggaan kepada Sekretaris kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet Pada kurun waktu pelaksanaan Rencana Strategis Biro Umum Tahun
2010
–
penyempurnaan
2014,
pada
rumusan
pertengahan
sasaran tahun
ini
telah
2011.
mengalami
Penyempurnaan
tersebut dilakukan dengan: 1. menambahkan bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, serta mengubah bidang perlengkapan menjadi pengadaan barang/jasa; dan 2. menghapuskan sasaran kedua yang ditetapkan tahun 2010, yaitu terwujudnya peningkatan kecepatan aksesibiltas penyediaan informasi
yang
dihasilkan
Sekretariat
Kabinet
kepada
stakeholders. Penyempurnaan tersebut dimaksudkan untuk menyesuaikan dengan tugas dan fungsi Biro Umum hasil reorganisasi yang ditetapkan dengan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi
dan
Tata
Kerja
Sekretariat
Kabinet.
Berdasarkan
reorganisasi, Biro Umum mendapat mandat untuk melaksanakan dukungan layanan teknis dan administrasi bidang ketatausahaan dan keprotokoleran,
pengadaan
kerumahtanggaan.
Sedangkan
barang/jasa, pengelolaan
pemeliharaan, sistem
informasi
serta yang
sebelumnya berada di bawah Biro Umum menjadi unit kerja tersendiri. Pencapaian sasaran ini diukur melalui beberapa indikator, yang dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Indikator
pertama
“Kecepatan
pelayanan
administrasi
ketatausahaan”. Penetapan target kecepatan pelayanan pada indikator sasaran disesuaikan dengan waktu yang dibutuhkan dan telah disepakati,
yaitu 1 (satu) hari).Kecepatan pelayanan administrasi ketatausahaan diukur berdasarkan: a)
Surat/berkas masuk pengukurannya terhitung 1 hari dengan uraian sebagai berikut: 1) Diterima oleh Sub BagianPersuratan dan Penomoran; 2) Mengagendakan surat atau dokumen pada database dan menuliskan nomor agenda pada surat; 3) Memilah dan menyusun surat atau dokumen berdasarkan prioritasnya (Biasa, Segera, Sangat Segera, Rahasia, Sangat Rahasia); 4) Menyampaikan surat atau dokumen sesuai alamat yang dituju di lingkungan Sekretariat Kabinet; 5) Menyampaikan surat atau dokumen melalui Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan untuk mendapatkan disposisi dan arahan lebih lanjut Sekretaris Kabinet (catatan: turunnya disposisi menyesuaikan jadwal atau kegiatan Sekretaris Kabinet yang padat); dan 6) Setelah berkas diterima oleh Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan, dilakukan pencatatan disposisi Sekretaris Kabinet kedalam database dan segera didistribusikan kepada unit kerja yang terkait sesuai disposisi Sekretaris Kabinet.
b)
Memorandum masuk dari unit kerja pemroses pengukurannya terhitung 1 hari dengan uraian sebagai berikut: 1) Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan menerima pengajuan surat/memorandum
untuk
Sekretaris
Kabinet
dan
mengecek kelengkapan berkas surat/memorandum. Apabila ada
kekurangan
akan
dikembalikan
oleh
staf
untuk
dilengkapi; 2) Mengagendakan surat/memorandum pada data base dan menuliskan nomor agenda pada surat/memorandum serta memilah dan menyusun surat/memorandum berdasarkan prioritasnya (Biasa, Segera, Sangat Segera, Rahasia, Sangat Rahasia);
3) Menyampaikan surat/memorandum melalui Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan untuk mendapatkan disposisi dan arahan lebih lanjut Sekretaris Kabinet (catatan: turunnya disposisi menyesuaikan jadwal atau kegiatan Sekretaris Kabinet yang padat); 4) Setelah berkas diterima dilakukan pencatatan disposisi Sekretaris Kabinet kedalam data base. Apabila berkas tersebut berbentuk: (a) memorandum, maka Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan memberikan nomor kemudian berkas segera dikirim kepada Presiden/Wakil Presiden/Mensesneg. (b) Surat keluar, maka Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan akan
mengembalikan
kepada
unit
pemproses
(Deputi/Waseskab) sesuai dengan disposisi Sekretaris Kabinet untuk segera diberikan penomoran surat dan dikirim oleh Sub Bagian Persuratan dan Penomoran. c)
Surat/berkas Keluar pengukurannya terhitung 1 hari dengan uraian sebagai berikut: Apabila Sekretaris akan mengirimkan surat atau dokumen maka prosedur penomorannya dilakukan sama seperti Halnya penerimaan surat dari pihak atau instansi lain.
d)
Pelaksanaan
keprotokolan
Pengukurannya
dihitung
memiliki
apabila
target
kegiatan
yang
100%. akan
dilaksanakan ditentukan oleh kesesuaian jadwal yang telah diagendakan dan pelaksanaannya tidak bersamaan dengan jadwal pendampingan terhadap Presiden RI. Kegiatan
Sekretaris
Rencana
Acara
pendampingan menghadiri
Kabinet
Bulanan kunjungan
undangan
–
diagendakan
Sekretaris
dalam
Kabinet
kerja; b)menerima undangan
pernikahan, penganugerahan
seperti
bentuk
meliputi
a)
audiensi; c) menghadiri
penghargaan, upacara
resmi
kenegaraan, upacara pembukaan dan peresmian; d) siding kabinet; dan e) melakukan peninjauan.
2. Indikator kedua “Persentase pelaksanaan pendistribusian surat yang tepat sasaran” Indikator
ketepatan
pelaksanaan
pendistribusian
surat
yang
tepatsasaran digunakan apabila tindaklanjut dari administrasi pendistribusiantelah
disampaikan
kepada
yang
orang/jabatan
dituju dalam surat/disposisi dan sesuai dengan materi yang disampaikan. Untuk indikator sasaran ini, ditetapkan targetnyaadalah 100%. Penetapan target tersebut, diambil dengan perhitungan seluruh jenis surat, disposisi, danberkas yang diterima dapat ditindaklanjuti seluruhnya. 3. Indikator
ketiga
“Persentase
kesesuaian
paket
pengadaan
barang/jasa dengan rencana pengadaan” Target yang ditetapkan untuk kesesuaian pelaksanaan pengadaan barang/jasa
adalah
80%.
Target
ini
dihitung
dengan
membandingkan jumlah paket pengadaan yang dilaksanakan sesuai rencana dengan jumlah paket pengadaan yang direncanakan sesuai Rencana Umum Pengadaan (RUP) Tahun 2014. Metode penghitungannya adalahsebagaiberikut:
Jumlah paket pengadaan yang dilaksanakan sesuai rencana
X 100% Jumlah paket pengadaan yang direncanakan
4. Indikator keempat “Akurasi Laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan
laporan
pertanggungjawaban
akan
pelaksanaan
pengelolaan BMN” Barang Milik Negara (BMN) meliputi:1) barang yg dibeli/diperoleh atas
beban
APBN
dengan
jenis
belanja,
antara
lain:
a)
BelanjaBarang (52), b) Belanja Modal (53), c) BelanjaHibah (56), d) BelanjaSosial (57), dan e) Belanja Lain-lain (58); dan 2) barang yang
berasal
dari
perolehan
hibah/sumbangan
lain
atau
yang
yang
sah,
sejenis,
antara b)
lain:
a)
pelaksanaan
perjanjian/kontrak, c) berdasarkan ketentuan undang-undang, dan d)
berdasarkan
putusan
pengadilan
yang
telah
memperoleh
kekuatan hokum tetap. Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN), dalam hal pelaksanaan pencatatan, inventarisasi dan revaluasi aset harus ada dilakukan koordinasiyang baik, sehingga dalam siklus pengelolaan aset, yaitu mulai
dari
proses
perencanaan
dan
diakhiri
dengan
pertanggungjawaban/pelaporan aset dapat dinilai akuntabilitasnya dan memberikan nilai tambah/nilai guna bagi pemerintah. Oleh karena itu, akurasi Laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan laporan pertanggungjawaban akan pelaksanaan pengelolaan BMN dijadikan indicator kinerja utama Biro Umum. 5. Indikator
kelima
administrasi
“Tingkat
kepuasan
keprotokolan,
layanan
teknis
kerumahtanggaan,
dan serta
pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya” Untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna layanan terhadap pelayanan assessment)
Biro
Umum
yang
diperlukan
mengacu
penilaian
kepada
mandiri
Keputusan
(self
Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/25/M.PAN/2/2004 mengenai
Pedoman
Umum
Penyusunan
Indeks
Kepuasan
Masyarakat terhadap unit pelayanan instansi pemerintah, dengan beberapa penyesuaian. Tingkat kepuasan layanan dihitung melalui penyebaran kuesioner kepada Sekretaris Kabinet (untuk layanan keprotokolan), serta unitunit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet (untuk layanan kerumahtanggaan dan pemeliharaan).
BAB III CAPAIAN KINERJA
L
aporan kinerja merupakan ikhtisar yang menjelaskan secara ringkas dan lengkap tentang capaian kinerja yang disusun berdasarkan
rencana
kerja
yang
ditetapkan
dalam
rangka
pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). Dengan demikian
laporan
kinerja
merupakan
bentuk
akuntabilitas
dari
pelaksanaan tugas dan fungsi yang dipercayakan kepada setiap instansi pemerintah atas penggunaan anggaran. Hal terpenting yang diperlukan dalam penyusunan laporan kinerja adalah pengukuran kinerja dan evaluasi serta pengungkapan secara memadai hasil analisis terhadap pengukuran kinerja. Pengukuran kinerja tersebut dimaksudkan sebagai hasil dari suatu penilaian yang sistematik dan didasarkan pada kelompok indikator kinerja yang berupa indikator-indikator masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan dampak. Pengukuran kinerja merupakan aktivitas pembandingan antara sesuatu dengan alat ukurnya. Dalam hal ini proses pengukuran kinerja merupakan suatu proses sistematis dan berkesinambungan untuk menilai keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program, kebijakan, sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam mewujudkan visi, misi dan strategi instansi. Pengukuran kinerja di lingkungan instansi pemerintah dilakukan sesuai
dengan
peran,
tugas,
dan
fungsi
masing-masing
instansi
pemerintah, sehingga dilakukan secara berjenjang dari tingkatan unit kerja sampai pada tingkatan tertinggi organisasi suatu instansi. Guna mengatasi berbagai kerumitan pengukuran di berbagai tingkatan dan agregasinya, digunakan beberapa indikator kinerja utama (IKU) yang dipilih diantara berbagai indikator yang paling dapat mewakili dan menggambarkan apa
kinerja selain memuat analisis capaian kinerja juga dilengkapi dengan evaluasi atas hasil capaian kinerja tersebut. Evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui progress realisasi kinerja yang dihasilkan maupun kendala dan
Halaman
Guna mendapatkan hasil yang komprehensif, proses pengukuran
18
yang diukur.
tantangan yang dihadapi dalam mencapai sasaran, serta menilai efisiensi, efektivitas, keekonomisan maupun perbedaan kinerja (gap), sebagai umpan balik untuk mengetahui pencapaian implementasi perencanaan strategis maupun perencanaan kinerja. Pengukuran beberapa
rumus
persentase yang
capaian
disesuaikan
kinerja dengan
dihitung
menggunakan
karakteristik
komponen
realisasinya, yaitu: 1. Semakin tinggi realisasi menunjukkan pencapaian kinerja yang semakin baik. Untuk hal ini, digunakan rumus: Realisasi
Persentase pencapaian rencana tingkat capaian
=
Realisasi
Rencana
×
Rumus 1 100%
2. Semakin tinggi realisasi menunjukkan semakin rendah pencapaian kinerja. Untuk hal ini, digunakan rumus:
Persentase pencapaian
Rencana – (Realisasi - Rencana) Realisasi
rencana tingkat capaian = Rencana
Rumus 2
Rencana× 100%
Penilaian atas capaian kinerja Biro Umum tahun 2014 menggunakan kategori
capaian
kinerja
dengan
skala
ordinal,
sebagaimana
yang
ditetapkan pada tahun-tahun sebelumnya, yaitu:
Rentang Capaian Kinerja
Kategori Pencapaian Kinerja
1.
≥ 100
Memuaskan
2.
85% - < 100%
Sangat Baik
3.
70% - < 85%
Baik
4.
55% - < 70%
Cukup Baik
5.
< 55%
Kurang Baik
Halaman
No.
19
Tabel. 3.1 Kategori Pencapaian Kinerja
A. Capaian Kinerja Jangka Menengah (Capaian Renstra) Biro Umum Tahun 2010-2014
Pencapaian tujuan Biro Umum dapat digambarkan melalui capaian sasaran strategisnya selama periode jangka menengah maupun jangka panjang. Tahun 2014 merupakan tahun terakhir pelaksanaan Renstra Biro Umum Tahun 2010—2014. Oleh karena itu, perlu diungkapkan informasi kinerja terkait resume/rekapitulasi pencapaian tujuan jangka menengah 2010—2014. Pencapaian
tujuan
tersebut
dapat
digambarkan
dalam
capaian beberapa indikator sasaran strategis Renstra Biro Umum selama periode 5 (lima) tahun terakhir yaitu 2010—2014, yang digambarkan dengan uraian sebagai berikut: Tabel. 3.2 Capaian Kinerja Renstra Biro Umum untuk Periode 2010-2014 No
Indikator Kinerja Sasaran Strategis
1.
Capaian Kinerja (%) 2010
2011
2012
2013
2014
Kecepatan tindak lanjut pemenuhan permintaan sarana dan prasarana a. Pengadaan (pengukuran indikator hanya sampai 2013) 1) BMN
107,14
102,52
104,56
112
-
2) Barang Persediaan
106,25
106,67
117,07
107,86
-
b. Pendistribusian (pengukuran indikator hanya sampai 2010) 100
-
-
-
-
2) Barang Persediaan
100
-
-
-
-
Ketepatan pemenuhan permintaan sarana dan prasarana dalam hal: a. Pengadaan
1) BMN
100
105,18
111,11
2) Barang Persediaan
100
100
100
100
-
20
(pengukuran indikator hanya sampai 2013)
Halaman
2.
1) BMN
No
Indikator Kinerja Sasaran Strategis
Capaian Kinerja (%) 2010
2011
2012
2013
2014
b. Pendistribusian (pengukuran indikator hanya sampai 2010) 1) BMN 2) Barang Persediaan 3.
Persentase kesesuaian
111,11
-
-
-
-
100
-
-
-
-
-
-
-
100
58
100
100
102,66
124,33
-
77,16
112,34
125
124,33
-
200
100
102
132
-
106,98
119,61
117,65
100
-
paket pengadaan barang/ jasa dengan rencana pengadaan (indikator ini baru ada tahun 2013) 4.
Kecepatan tindak lanjut pemenuhan permintaan pemeliharaan/perbaikan sarana dan prasarana (pengukuran indikator hanya sampai 2013)
5.
Ketepatan pemenuhan permintaan pemeliharaan/ perbaikan sarana dan prasarana (pengukuran indikator hanya sampai 2013)
6.
Kecepatan tindak lanjut pemenuhan permintaan kerumahtanggaan (jamuan dan perlengkapan, BMN, dan barang persediaan) (pengukuran indikator hanya sampai 2013) Ketepatan pemenuhan tanggaan (jamuan dan perlengkapan, BMN, dan barang persediaan)
21
permintaan kerumah-
Halaman
7.
No
Indikator Kinerja Sasaran Strategis
Capaian Kinerja (%) 2010
2011
2012
2013
2014
-
-
-
-
83,33
(pengukuran indikator hanya sampai 2013) 8.
Akurasi laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan pertanggung-jawaban akan pelaksa-naan pengelolaan BMN (indikator ini baru ada tahun 2014)
7.
Kecepatan uploading data/informasi: (pengukuran indikator hanya sampai 2010) a. PUU
228,57
-
-
-
-
b. Kepegawaian
160
-
-
-
-
c. Press Release Hasil
100
-
-
-
-
d. Pengumuman CPNS
100
-
-
-
-
e. Pengumuman Lelang
171,87
-
-
-
-
28,57
-
-
-
-
178,06
-
-
-
-
100
-
-
-
-
99,99
-
-
-
-
Sidang Kabinet
f. Berita Setkab 8.
Jumlah pengakses data/ informasi (pengukuran indikator hanya sampai 2010)
9.
Jumlah dokumen yang diunduh (pengukuran indikator hanya sampai 2010) Persentase keberlanjutan pelayanan (continuity of service) hanya sampai 2010)
22
(pengukuran indikator
Halaman
10.
No
Indikator Kinerja Sasaran Strategis
11.
Capaian Kinerja (%) 2010
2011
2012
2013
2014
100
100
Kecepatan pelayanan administrasi ketatausahaan terhadap (indikator ini baru ada tahun 2011) a. Ketatausahaan
-
b. Keprotokoleran 12.
133,33
100
-
-
Ketepatan pelayanan administrasi (indikator ini baru ada tahun 2011) (pengukuran indikator hanya sampai 2013) a. Ketatausahaan
-
b. Keprotokoleran 13.
Persentase pelaksanaan
100
100
100
-
99,62 -
-
-
-
100
-
-
-
-
104,24
pendistribusian surat yang tepat sasaran (indikator ini baru ada tahun 2014) 14.
Persentase kepuasan layanan teknis dan administrasi keprotokoleran, kerumahtanggan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya (indikator ini baru ada tahun 2014)
Data pada tabel di atas menunjukkan bahwa capaian kinerja Biro Umum selama 5 (lima) tahun terakhir memang berfluktuasi, meskipun demikian masih menunjukkan trend yang positif ke arah peningkatan capaian kinerja. Secara umum rata-rata capaian indikator kinerja apabila terdapat penurunan hal itu disebabkan adanya perubahan
23
target yang cukup subtansial dibandingkan tahun sebelumnya sehingga
Halaman
utama dan indikator kinerja penunjang lainnya cukup memuaskan, dan
mempengaruhi angka capaian. Selain itu, terdapat kondisi lain yang
mempengaruhi
besaran
capaian
kinerja
antara
lain
perbedaan/
perubahan metode dan instrumen pengukuran, perluasan cakupan kinerja yang diukur, peningkatan requirement/persyaratan kinerja, dan lain-lain. Meskipun demikian, sejumlah capaian kinerja Biro Umum di tahun
2014
cenderung
meningkat
dibandingkan
tahun-tahun
sebelumnya. Dalam rangka peningkatan capaian kinerja jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang, Biro Umum telah melakukan upaya perbaikan terhadap manajemen kinerja Biro Umum secara terusmenerus dan berkesinambungan. B. Capaian Kinerja Biro Umum Tahun 2014 Sasaran
strategis
yang
ingin
dicapai
Biro
Umum
adalah
Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang
ketatausahaan dan keprotokoleran,
Pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan, dan
kerumah-
tanggaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet. Sasaran strategis tersebut dicapai dengan 5 (lima) indikator kinerja yang telah ditetapkan pada tahun 2014.Dari indikator kinerja tersebut,dipilih indikator sasaran yang dianggap paling strategis dan mencerminkan core business Biro Umum sebagai dasar penetapan Indikator Kinerja Utama (IKU). Capaian IKU Biro Umum Tahun 2014 direpresentasikan oleh capaian indikator sasaran yang berhubungan langsung atau yang dijadikan dasar penetapan IKU serta ditunjang indikator lain yang juga memberikan kontribusi bagi pencapaian IKU tersebut. Dari sasaran strategis yang telah ditetapkan, indikator sasaran keseluruhannya merupakan IKU yang harus dicapai oleh Biro Umum.
Halaman
Desember 2014, secara ringkas dapat dilihat pada tabel berikut:
24
Gambaran pencapaian IKU Biro Umum periode Januari s.d.
Tabel. 3.3 Capaian Indikator Kinerja Utama Biro Umum Tahun 2014
No.
Indikator Kinerja Utama
Target
Realisasi
% Capaian
Kategori Capaian Kinerja
1.
Kecepatan pelayanan admnistrasi ketatausahaan
1 hari
1 hari
100
Memuaskan
2.
Persentase pelaksanaan pendistribusian surat yang tepat sasaran
100%
100%
100
Memuaskan
3.
Persentase kesesuaian paket pengadaan barang dan jasa dengan rencana pengadaan
80%
46,40
58,00
Cukup Baik
4.
Akurasi laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan pengelolaan BMN
100%
83,33%
83,33
Baik
5.
Persentase kepuasan layananteknis dan administrasi keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya
75%
78,18%
104,24%
Memuaskan
Penjelasan secara rinci tabel di atas, dapat dilihat pada uraian masing-masing capaian IKU sebagai berikut: 1. IKU 1 “Kecepatan Pelayanan Administrasi Ketatausahaan” Uraian mengenai perbandingan antara target dan realisasi
Halaman
table berikut:
25
kinerja capaian IKU pertama Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada
Tabel 3.4 Perbandingan Antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 1 Tahun 2014 Indikator Kinerja Kecepatan pelayanan administrasi ketatausahaan
Target
Realisasi
% Capaian
1 hari
1 hari
100%
Berdasarkan tabel di atas, capaian sasaran untuk kecepatan dihitung menggunakan rumus 2, dengan realisasi sebesar 1 hari, dengan capaian sasaran sebesar 100%, sehingga berdasarkan kategori pencapaian kinerja, dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk sasaran ini adalah memuaskan. Rerata waktu penyelesaian administrasi ketatausahaan dan protokoleran dihitung dengan menggunakan
metode rata-rata
sederhana. Perhitungan tersebut melibatkan populasi seluruh berkas administrasi ketatausahaan yang dihitung reratanya setiap bulan guna memperoleh rerata keseluruhan (realisasi kecepatan) penyelesaian berdasarkan kesepakatan yang dibuat pada awal tahun. Perhitungan dilakukan terhadap 25.437 berkas masuk, meliputi 13.572 surat/memo masuk, 887 pengajuan memorandum keluar, 4.966 pengajuan surat keluar, 5.178 surat yang harus dikirim, 751 naskah Perpres, Inpres, Kepseskab, dan peraturan dan keputusan lainnya yang berasal dari unit-unit kerja Eselon I maupun Eselon II di lingkungan Sekretariat Kabinet, dengan rerata waktu sebagaimana tercantum dalam tabel berikut:
Ketatausahaan
a. Surat masuk dari Luar Instansi
10.911
13.572
Rerata Waktu Penyelesaian 1 hari
Halaman
Berkas
Klasifikasi Bidang
26
Tabel 3.5 Rerata Waktu Penyelesaian Administrasi Ketatausahaan Dan Keprotokolan Per Klasifikasi Tahun 2014
Berkas
Klasifikasi Bidang
Penomoran surat
b. Memo masuk dari internal Setkab
2.661
a. Memo Internal
887
b. Surat Keluar Pengiriman surat Penomoran dan Pengiriman Perpres, Inpres, Kepseskab, Serta Peraturan Lainnya
Protokol
5.853
Rerata Waktu Penyelesaian
1 hari
4.966
Surat a. Inpres
9
b. Perpres
194
c. Ampres
38
d. Keppres
435
e. Kepseskab
44
f. Perseskab
6
g. Peraturan Lainnya
25
1. Kegiatan Dalam Negeri
73
2. Kegiatan Luar Negeri
10
Jumlah
5.178
1 hari
751
1 hari
83
1 hari
25.437
1 hari
Rerata waktu penyelesaian administrasi
1 hari
ketatausahaan
Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa dari 5 (lima) klasifikasi
permasalahan
administrasi
ketatausahaan
yang
ditangani Biro Umum, semua diselesaikan dalam waktupaling lama 1 hari. Hal ini mengingat ketatausahaan merupakan pintu masuk dari semua pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat Kabinet,
Apabila dibandingkan tahun sebelumnya, yaitu tahun 2013, tidak
ada
perubahan
capaian.
Hal
tersebut
dikarenakan
Halaman
berpengaruh signifikan terhadap kinerja Sekretariat Kabinet.
27
sehingga kecepatan penyelesaian administrasi kedua hal tersebut
penghitungan kecepatan penyelesaian layanan selama 1 (satu) hari sudah merupakan standar yang harus dipenuhi oleh Biro Umum. Mengingat IKU ini pertama kali muncul pada tahun 2011 setelah
adanya
re-organisasi
di
Sekretariat
Kabinet,
yang
menyebabkan bergabungnya ketatausahaan dengan Biro Umum, perkembangan
pencapaian
sasaran
dapat
diketahui
melalui
perbandingan dengan kinerja dari tahun 2011-2014, sebagaimana tabel berikut: Tabel 3.6 Perbandingan Antara Realisasi Kinerja IKU 1 sampai dengan Tahun 2014 Dengan Target Jangka Menengah Dalam Dokumen Renstra Biro Umum Tahun 2010-2014 2011
Indikator Kinerja Kecepatan pelayanan administrasi ketatausahaan
2012
2013
2014
Realisa si
% Capai an
Realisasi
% Capai an
Realisasi
% Capai an
Realisasi
% Capai an
10 menit
133, 33
1 hari
100
1 hari
100
1 hari
100
Berdasarkan data pada gambar di atas, dapat dilihat bahwa capaian tahun 2012-2014 menurun dibandingkan tahun 2011. Hal ini disebabkan karena perbedaan target dan metode pengukuran. Pada tahun 2011, target ditetapkan selama 15 (lima belas) menit dengan realisasi 10 (sepuluh) menit. Sedangkan sejak tahun 2012 target tersebut diubah menjadi 1 (satu) hari. Perubahan target tersebut dikarenakan sistem informasi persuratan yang digunakan oleh
Biro
Umum
mengalami
pergantian,
yaitu
dari
sistem
mailtracking menjadi Workflow Management System (WMS). Pada saat menggunakan mailtracking, penyelesaian layanan ketatausahaan dapat dipantau sampai dengan perhitungan menit, penyelesaian
lebih
layanan.
akurat
dalam
Namun,
dengan
mengukur
kecepatan
digunakannya
WMS,
terdapat perbedaan penggunaaan, yang mempersulit perhitungan
28
dapat
Halaman
sehingga
kecepatan
layanan,
sehingga
pengukuran
hanya
dilakukan
berdasarkan catatan manual dengan hitungan hari. Terkait hal ini, Biro Umum telah beberapa kali meminta dilakukan perbaikan terhadap sistem WMS, agar dapat melakukan perhitungan kecepatan layanan secara akurat, tetapi belum ada tindak lanjut hingga akhir 2014. 2. IKU 2 “Persentase Pelaksanaan Pendistribusian Surat Yang Tepat Sasaran” Uraian mengenai perbandingan antara target dan realisasi kinerja capaian IKU kedua Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada table berikut: Tabel 3.7 Perbandingan Antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 2 Tahun 2014 Indikator Kinerja
Target
Realisasi
% Capaian
Persentase pelaksanaan pendistribusian surat yang tepat sasaran
100 %
100%
100%
(15.380) berkas/surat
(15.877) berkas/surat
Berdasarkan tabel di atas, capaian sasaran untuk kecepatan dihitung menggunakan rumus 1, dengan realisasi sebesar 100%, dengan capaian sasaran sebesar 100%, sehingga berdasarkan kategori pencapaian kinerja, dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk sasaran ini adalah memuaskan. Rumusan “tepat sasaran” yang digunakan menekankan pada telah dilaksanakannyadistribusisurat dengan menyampaikannya kepada Pimpinandan untuk selanjutnya dapat ditindaklanjuti/diproses oleh unit kerja Eselon I dan Eselon II terkait berkas administrasi ketatausahaan yang telah didistribusikan
29
secara tepat kepada pemangku kepentingan berarti kinerja Biro
Halaman
berdasarkan arahan Pimpinan. Dengan demikian, semakin banyak
Umum semakin tinggi.
Perhitungan
dilakukan
dari
15.380
surat/berkas
yang
masuk, seluruhnya didistribusikan kepada unit kerja Pengolah secara tepat. Dengan kata lain, tidak ada satu berkaspun yang didistribusikan bukan kepada unit kerja /stakeholder yang dituju dalam surat/berkas dimaksud. Capaian IKU kedua ini tidak dapat dibandingkan dengan tahun sebelumnya karena IKU ini baru ada pada tahun 2014. Gambaran
lebih
rinci
terhadap
realisasi
penanganan
surat/berkas yang didistribusikan tepat sasaran selama tahun 2014, dapat dilihat pada tebel berikut: Tabel 3.8 Jumlah berkas yang didistribusikan tepat sasaran
Persentase realisasi
Januari
1.234
1.280
100%
Februari
1.238
1.279
100%
Maret
1.257
1.298
100%
April
1.345
1.386
100%
Mei
1.143
1.184
100%
Juni
1.270
1.311
100%
Juli
1.371
1.412
100%
Agustus
1.092
1.133
100%
September
1.418
1.459
100%
Oktober
1.409
1.450
100%
November
1.137
1.178
100%
Desember
1.466
1.507
100%
15.380
15.877
100%
Bulan
Total
Halaman
Jumlah surat/berkas
30
Pendistribusian Surat/Berkas Selama Tahun 2014
3. IKU 3 “Persentase kesesuaian pelaksanaan paket pengadaan barang dan jasa dengan rencana pengadaan ” Uraian mengenai perbandinganantara target dan realisasi kinerja capaian IKU ketiga Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada table berikut: Tabel 3.9 Perbandingan Antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 3 Tahun 2014 Indikator Kinerja
Target
Realisasi
% Capaian
Persentase kesesuaian pelaksanaan paket pengadaan barang/jasa dengan rencana pengadaan
80 %
46,40%
58%
Berdasarkan
tabel
di
atas,
capaian
IKU
3
dihitung
menggunakan rumus 1, dengan realisasi sebesar 46,40%, dengan capaian sasaran sebesar 58%, sehingga berdasarkan kategori pencapaian kinerja, dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk IKU ini adalah cukup baik. Kesesuaian pelaksanaan pengadaan barang/jasa dihitung dengan membandingkan jumlah paket pengadaan yang dilaksanakan sesuai rencana dengan jumlah paket pengadaan yang dilaksanakan. Dalam hal ini kesesuaian diukur dengan membandingkan jenis metode pengadaan yang digunakan dalam pelaksanaan pengadaan dengan jenis metode pengadaan yang direncanakan dalam
Rencana
Umum
Pengadaan
(RUP).
Rencana
Umum
Pengadaan (RUP) Sekretariat Kabinet berisi paket-paket pengadaan yang akan dilaksanakan sekaligus jenis metode pengadaannya yang ditetapkan oleh Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet
paket pengadaan, meliputi 9 paket dilaksanakan melalui Lelang Umum/Penunjukan Langsung, dan 435 paket dilaksanakan melalui Pengadaan Langsung, dengan rincian sebagai berikut:
Halaman
Pada akhir tahun 2014, telah dilaksanakan sebanyak 444
31
selaku Kuasa Pengguna Anggaran Sekretariat Kabinet
Tabel 3. 10 Rincian Paket Pengadaan Tahun 2014 No.
LU/TL
Periode
Barang
PL
Modal
Barang
Modal
Jumlah
1.
TW 1
4
-
90
1
95
2.
TW 2
1
1
94
-
96
3.
TW 3
-
1
105
1
107
4.
TW 4
2
-
134
10
146
7
2
432
12
444
Jumlah
Berdasarkan hasil di atas, secara keseluruhan persentase jumlah paket pengadaan yang telah dilaksanakan dibandingkan dengan jumlah paket pengadaan yang direncanakan adalah sebesar 205,56%. Namun, karena yang dihitung adalah kesesuaian dengan rencana, maka harus dilihat lebih lanjut apakah paket pengadaan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah disusun sebelumnya, dalam hal pemilihan metode pengadaannya. Berdasarkan hasil telaah tersebut, dapat dilihat rincian pengadaan yang sesuai dengan rencana, sebagaimana tabel berikut: Rincian jumlah paket pengadaan yang dilaksanakan selama tahun 2014, dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel. 3.11 Rekapitulasi Pelaksanaan Paket Pengadaan Tahun 2014 Pengadaan Yang Dilaksanakan
LU/TL
14
PL
32
91
47
LU/TL
14
2
2
PL
60
TW 1
4
Pengadaan Yang Sesuai Rencana
46
TW 2
96 94
(%)
4 95
74
Realisasi
40
51
53,68
42
43,75
32
Jumlah Rencana Pengadaan
Halaman
Periode
Periode
Jumlah Rencana Pengadaan
LU/TL
10
PL
46
LU/TL
4
Pengadaan Yang Dilaksanakan 1
TW 3
107 106
Jumlah
146 144
216
37
34,58
76
52,05
2
40 36
(%)
36
2
TW 4
Realisasi
1
56
PL
Pengadaan Yang Sesuai Rencana
74 444
206
46,40
Berdasarkan tabel di atas, realisasi pelaksanaan pengadaan yang sesuai rencana sebesar 46,40%. Mengingat target yang ditetapkan adalah 80%, maka capaiannya adalah 58%. Apabila dibandingkan dengan tahun 2013, terjadi penurunan sebesar 42%. Hal ini dikarenakan perbedaan metode pengukuran yang dilakukan. Pada tahun 2013, pengukuran hanya dilakukan dengan membandingkan
jumlah
dengan
paket
jumlah
paket
pengadaan
pengadaan
yang
yang
dilaksanakan
direncanakan.
Jika
pengukuran tersebut yang digunakan, maka pada tahun 2014 terjadi kenaikan yang cukup signifikan, yaitu sebesar 105,56%. Namun, pengukuran pada tahun 2014 lebih dititikberatkan pada paket pengadaan yang sesuai dengan rencana, dalam hal ini metode pengadaannya, dengan pertimbangan agar dapat lebih mengukur kinerja Biro Umum, khususnya pengadaan, secara lebih akurat.
Karena
banyaknya
jumlah
paket
pengadaan
yang
dilaksanakan tidak berbanding lurus dengan perbaikan kinerja. Dengan
metode
pengukuran
tersebut,
dari
444
paket
pengadaan yang dilaksanakan di tahun 2014, ternyata hanya 206 paket yang sesuai rencana atau sebesar 46,40%.
perbaikan terhadap proses perencanaan pengadaan yang dilakukan, dengan mempertimbangkan kondisi internal organisasi, maupun
Halaman
sesuai dengan rencana menggambarkan bahwa perlu dilakukan
33
Besarnya persentase pengadaan yang dilaksanakan tidak
perubahan anggaran yang terjadi pada tahun berjalan. Dengan memaksimalkan
proses
perencanaan,
diharapkan
pelaksanaan
pengadaan di tahun berikutnya akan terlaksana sesuai dengan rencana. 4. IKU 4 “Akurasi laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan laporan
pertanggungjawaban
akan
pelaksanaan
pengelolaan
BMN” Uraian mengenai perbandingan antara target dan realisasi kinerja capaian IKU keempat Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada table berikut: Tabel 3.12 Perbandingan Antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 4 Tahun 2014 Indikator Kinerja Akurasi laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan laporan pertanggungjawaban akan pelaksanaan pengelolaan BMN Berdasarkan
tabel
di
Target
Realisasi
% Capaian
100 %
100%
100%
atas,
capaian
IKU
4
dihitung
menggunakan rumus 1, dengan realisasi sebesar 83,33%, dengan capaian sasaran sebesar 83,33%, sehingga berdasarkan kategori pencapaian kinerja, dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk IKU ini adalah baik. Akurasi laporan BMN dihitung dengan membandingkan kesesuaian antara data yang diinput oleh Biro Umum dalam penyusunan Laporan BMN Anaudited dengan data yang tersaji dalam Laporan BMN hasil audit BPK (Audited). Berdasarkan
Pada tahun 2014, target yang ditetapkan untuk akurasi sebesar 100%. Penetapan target ini disebabkan penatausahaan
Halaman
persentase ketidaksesuaian data yang ada dalam Laporan BMN.
34
indikator tersebut, tingkat akurasi ditetapkan dengan menghitung
BMN yang tertib, akurat, dan konsisten mutlak diperlukan untuk menyediakan
informasi
yang
dapat
dipercaya
tentang
posisi
keuangan suatu instansi pemerintah secara keseluruhan. Hasil penatausahaan penyusunan
BMN neraca
nantinya
juga
pemerintah
dapat
digunakan
pusat
setiap
untuk
tahunnya,
perencanaan kebutuhan pengadaan dan pemeligaraan BMn setiap tahun, serta pengamanan administrasi BMN. Selain itu, BMN mempunyai porsi nilai yang cukup besar dalam Neraca Laporan Keuangan
Sekretariat
Kabinet,
sehingga
keakuratan
dalam
pelaporan dan pertanggungjawabannya dapat secara signifikan mempengaruhi pemberian opini Laporan Keuangan oleh BPK. Laporan BMN yang diukur keakuratannya adalah Laporan BMN Tahun 2013. Hal tersebut dikarenakan penyusunan dan audit Laporan BMN Tahun 2013 dilakukan pada tahun 2014. Laporan BMN merupakan laporan yang mencakup seluruh aspek BMN yang ditatausahakan dan dikelola oleh Biro Umum Sekretariat Kabinet selaku Unit Akuntansi Kuasa pengguna Barang (UAKPB). Laporan ini disusun menggunakan sistem aplikasi sebagi alat bantu guna mempermudah dalam melakukan Penatausahaan BMN. Laporan BMN terdiri atas: a) Neraca; b) Laporan Barang Persediaan; c) Laporan Aset Tetap (Intrakomptabel, Ekstrakompatbel, dan Gabungan); d) Laporan Konstruksi Dalam Pengerjaan (KDP); e) Laporan Aset Tak Berwujud; f)
Laporan Barang Bersejarah;
i)
Laporan Barang Hilang yang Telah Diusulkan Penghapusanya kepada Pengelola Barang;
Halaman
h) Laporan Penyusutan;
35
g) Laporan Kondisi Barang;
j)
Laporan
Barang
Rusak
Berat
yang
telah
Diusulkan
Penghapusannya kepada Pengelola Barang; k) Laporan Barang Bantuan Pemerintah yang Belum Ditetapkan Statusnya (BPYBDS); l)
Catatan atas Laporan Barang Milik Negara;
m) Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) internal SAK-SIMAK pada UAKPB; n) Laporan PNBP yang terkait Pengelolaan BMN; o) Arsip Data Komputer (ADK). Prosedur penyusunan Laporan BMN berawal dari input yang berupa dokumen sumber, yang diperoleh melalui entry data. Dokumen sumber yang dimaksud adalah: a) Untuk transaksi Saldo Awal, dokumen sumber yang diperlukan meliputi catatan dan/atau Laporan BMN periode sebelumnya dan apabila diperlukan dapat dilakukan inventarisasi. b) Untuk
transaksi
perolehan/pengembangan/penghapusan,
dokumen sumber yang diperlukan meliputi Berita Acara Serah Terima BMN, Bukti Kepemilikan BMN, Dokumen pengadaan dan/atau
pemeliharaan
BMN
(Surat
Perintah
Membayar
(SPM)/Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), Faktur Pembelian, Kuitansi, Surat keterangan Penyelesaian Pembangunan, Surat Perintah Kerja (SPK), dan Surat Perjanjian/Kontrak), Surat Keputusan Penghapusan, dokumen pengelolaan BMN, serta dokumen lain yang sah. Adapun rincian data yang dimasukkan serta kesalahan yang
Halaman
36
terjadi dalam laporan BMN Tahun 2013, adalah sebagai berikut:
Tabel 3.13 Kesesuaian Input Data dalam Laporan BMN TA 2013 No.
Jumlah Input
Jumlah hasil
(Anaudited)
audit (Audited)
(Rp)
(Rp)
Uraian
1.
Saldo Awal
2.
Mutasi Masuk
Ya
5.708.737.996
5.708.737.996
0
14.364.003.345
8.984.892.354
8.984.892.354
0
0
a. Persediaan b. Peralatan dan
Kesesuaian Tidak
v
v v
Mesin c. Aset tetap dalam Renovasi
d. Aset Lainnya
465.388.600
465.388.600
v
e. Aset Tetap
77.582.020
77.582.020
v
44.505.723.231
44.505.723.231
v
a. Persediaan
1.233.158.213
15.051.248.558
b. Peralatan dan
o
0
v
o
0
v
Lainnya f. Alih Status 3.
Mutasi Keluar v
Mesin c. Aset tetap dalam Renovas d. Aset Lainnya
o
v
e. Aset Tetap
o
v
Lainnya
Setelah dicermati lebih mendalam, kesalahan terjadi pada penginputan Mutasi Barang Persediaan, baik yang masuk maupun
akurasi sebesar 100%, dapat dicapai realisasi sebesar 83,33%. hal itu dikarenakan dari 12 jenis data yang diinput, jumlah kesalahan
Halaman
penginputan yang terjadi. Berdasarkan hal tersebut, dari target
37
yang keluar. Sedangkan di mutasi lainnya tidak ada kesalahan
data sebanyak 2 jenis yang artinya persentase tingkat kesalahan dalam Laporan BMN sebesar 16,67%. Terjadinya kesalahan dalam pemasukkan data di Laporan BMN, disebabkan karena: 1. Pada awal penyusunan laporan, nilai mutasi Barang Persediaan sebesar Rp.14.364.003.345,- tidak dicantumkan karena saldo mutasi tersebut 0 (nol), yang artinya semua barang yang masuk telah dikeluarkan seluruhnya. Namun, berdasarkan hasil audit BPK, walaupun mutasi habis, harus tetap dimasukkan nilainya dalam Laporan BMN yang disusun. Oleh karena itu, dalam Laporan BMN Audited terdapat perubahan nilai mutasi masuk Barang
Persediaan
berdasarkan
Pembelian
sebesar
Rp.14.364.003.345,-, dan nilai mutasi keluar barang Persediaan sebesar Rp. 15.051.248.558,-. 2. Selain itu, ternyata berdasarkan opname fisik BPK di kantor Staf Khusus Presiden, masih terdapat buku cetakan yang belum dibagikan
kepada
masyarakat
senilai
Rp.545.913.000,-.
Berdasarkan pencatatan, barang tersebut sudah
dikeluarkan
nilainya, tetapi karena barang tersebut belum dibagikan, BPK menganggap barang tersebut masih ada di gudang. Oleh karena itu, dalam Laporan BMN Audited, terdapat penambahan saldo akhir
Barang
Persediaan
dari
Rp.1199.382.402,-
menjadi
Rp.1.745.295.402,-. Hasil capaian IKU 4 ini tidak dapat dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya, karena IKU ini baru ada di tahun 2014. Pada prinsipnya akurasi Laporan BMN dapat ditinjau dari beberapa indikator, tetapi untuk tahun ini, hanya satu indikator yang dipakai yaitu kesesuaian antara data yang diinput (dalam artian jumlah
diupayakan perbaikan-perbaikan agar capaian sasaran untuk akurasi Laporan BMN menjadi semakin tinggi karena semakin kecil
Halaman
opname fisik). Namun, di tahun-tahun mendatang akan terus
38
nilai barang), dengan data hasil audit BPK (berdasarkan hasil
tingkat kesalahannya, sehingga kinerja yang dilakukan semakin baik dan akuntabel. 5. IKU 5 ” Tingkat kepuasan layanan teknis dan administrasi keprotokoleran,
kerumahtanggaan,
serta
pemeliharaan
dan
perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya” Uraian mengenai perbandingan antara target dan realisasi kinerja capaian IKU kelima Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada table berikut: Tabel 3.14 Perbandingan Antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 5 Tahun 2014 Indikator Kinerja
Target
Realisasi
% Capaian
Tingkat kepuasanlayanan teknis dan administrasi keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya
75 %
78,18%
104,24%
Berdasarkan
tabel
di
atas,
capaian
IKU
5
dihitung
menggunakan rumus 1, dengan realisasi sebesar 78,18%, dengan capaian sasaran sebesar 104,4%, sehingga berdasarkan kategori pencapaian kinerja, dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk IKU ini adalah memuaskan. Untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna layanan terhadap pelayanan Biro Umum diperlukan penilaian mandiri (self assessment) dengan maksud untuk memberikan masukan sebagai upaya peningkatan kinerja pelayanan Biro Umum. Adapun penetapan target untuk indikator ini memang belum
mekanisme serta standar pengukuran yang tepat atau sebaiknya digunakan.
Halaman
yang baru ada di tahun 2014, juga masig memerlukan atau mencari
39
bisa ditetapkan secara optimal, karena, selain merupakan indikator
Sehubungan dengan hal itu, penetapan target terkait dengan indikator kepuasan ditetapkan sebesar 75%, dengan asumsi bahwa masih banyak perbaikan yang perlu dilakukan oleh Biro Umum dalam memberikan pelayanan. Pengukuran tingkat kepuasan stakeholder terhadap layanan Biro Umum dilakukan dalam 2 (dua) bagian. Untuk layanan keprotokolan, pengukuran dilakukan kepada Sekretaris Kabinet, yang dalam hal ini diwakili oleh Ibu (Istri Sekretaris Kabinet). Sedangkan untuk layanan kerumahtanggaan dan pemeliharaan dilakukan kepada unit kerja Eselon I, dan Eselon II di lingkungan Sekretariat Kabinet. Survei yang dilakukan dengan memberikan 12 (dua belas) pertanyaan yang berkaitan dengan tingkat kepuasan stakeholder mengenai layanan yang diberikan oleh Biro Umum. Survei tingkat kepuasan ini mengacu pada pemberian layanan yang berkualitas, yaitu: 1. Prosedur pelayanan. 2. Persyaratan Pelayanan. 3. Kejelasan petugas pelayanan. 4. Kedisiplinan petugas pelayanan. 5. Tanggung jawab petugas pelayanan. 6. Kemampuan petugas pelayanan. 7. Kecepatan pelayanan. 8. Keadilan mendapatkan pelayanan. 9. Kesopanan dan keramahan petugas. 10. Kepastian jadwal pelayanan. 11. Kenyamanan lingkungan. 12. Keamanan pelayanan
kurang puas diberi nilai persepsi 2, puas diberi nilai persepsi 3, sangat puas diberi nilai 4, dan sangat puas sekali diberi nilai persepsi 5.
Halaman
kriteria, yaitu untuk kategori tidak puas diberi nilai persepsi 1,
40
Pengukuran tingkat kepuasan dilakukan dalam 5 (lima)
Dari
134
(seratus
tiga
puluh
empat)
kuesioner
yang
disebarkan, yang kembali sebanyak 62 (enam puluh dua) kuesioner. Banyaknya
kuesioner
yang
tidak
kembali
dikarenakan,
para
responden, khususnya dari Staf Khusus Presiden, dan Utusan Khusus Presiden, telah habis masa tugasnya sebelum kuesioner disebarkan, sehingga hanya sebagian kecil yang dapat mengisi kuesioner. Berikut adalah responden dari kuesioner kepuasan pimpinan dan unit kerja di lingkungan sekretariat kabinet terhadap pelayanan Biro Umum dengan hasil survei sebagai berikut: 1.
Bagaimana
tingkat
kepuasan
Saudara
terkait
dengan
kemudahan prosedur pelayanan yang diberikan oleh Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum?
Sangat Puas Sekali
8%
Sangat Puas
34%
Puas
52%
Kurang Puas
5%
Tidak Puas
1%
Prosedur Pelayanan 5% 1% Sangat Puas Sekali
8% 34% 52%
Sangat Puas Puas kurang Puas
Kesamaan persyaratan pelayanan dengan jenis pelayanannya yang diberikan oleh Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan
Halaman
2.
41
Tidak Puas
(Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum?
Sangat Puas Sekali
6%
Sangat Puas
32%
Puas
54%
Kurang Puas
5%
Tidak Puas
3%
Persyaratan Pelayanan 5%
3% 6%
Sangat Puas Sekali 32%
Sangat Puas Puas
54%
Kurang Puas Tidak Puas
Kejelasan dan kepastian staf pada Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung
dan
Bangunan),
Biro
Umum
yang
memberikan
Sangat Puas Sekali
8%
Sangat Puas
26%
Puas
51%
Kurang Puas
11%
Tidak Puas
4%
42
pelayanan?
Halaman
3.
Kejelasan Petugas Pelayanan 4% 11%
8%
Sangat Puas Sekali 26%
Sangat Puas Puas
51%
Kurang Puas Tidak Puas
4.
Kedisiplinan staf pada Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum dalam memberikan pelayanan?
Sangat Puas Sekali
4%
Sangat Puas
25%
Puas
57%
Kurang Puas
11%
Tidak Puas
3%
Kedisiplinan Petugas Pelayanan 3% 4% 11%
Sangat Puas Sekali
25%
Sangat Puas Puas 57%
Kurang Puas Tidak Puas
Tanggungjawab staf pada Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian dan Bangunan), Biro Umum dalam memberikan pelayanan?
Sangat Puas Sekali
9%
Sangat Puas
31%
43
Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung
Halaman
5.
Puas
57%
Kurang Puas
3%
Tidak Puas
0%
Tanggungjawab Petugas Pelayanan 3% 0%
9% Sangat Puas Sekali Sangat Puas
31%
Puas
57%
Kurang Puas Tidak Puas
6.
Kemampuan staf Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum dalam memberikan pelayanan?
Sangat Puas Sekali
3%
Sangat Puas
31%
Puas
63%
Kurang Puas
3%
Tidak Puas
0%
Kemampuan Petugas Pelayanan 3% 0% 3% Sangat Puas Sekali 31% 63%
Sangat Puas Puas Kurang Puas Tidak Puas
Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum?
44
Kecepatan pelayanan yang diberikan oleh Bagian Rumah Halaman
7.
Sangat Puas Sekali
5%
Sangat Puas
26%
Puas
41%
Kurang Puas
25%
Tidak Puas
3%
Kecepatan Pelayanan 3% 5% 25%
Sangat Puas Sekali
26%
Sangat Puas Puas Kurang Puas
41%
Tidak Puas
Keadilan untuk mendapatkan pelayanan dari Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum?
Sangat Puas Sekali
3%
Sangat Puas
28%
Puas
57%
Kurang Puas
11%
Tidak Puas
1%
Keadilan Mendapatkan Pelayanan 1% 3% 11% 28%
Sangat Puas Sekali Sangat Puas Puas Kurang Puas Tidak Puas
45
57%
Halaman
8.
9.
Kesopanan dan keramahan staf pada Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum dalam memberikan pelayanan?
Sangat Puas Sekali
14%
Sangat Puas
26%
Puas
52%
Kurang Puas
6%
Tidak Puas
2%
Kesopanan dan Keramahan Petugas Pelayanan 6% 2%
14% Sangat Puas Sekali Sangat Puas
26%
Puas
52%
Kurang Puas Tidak Puas
10. Ketepatan pelaksanaan terhadap jadwal waktu pelayanan yang dilakukan
Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan
Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Sangat Puas Sekali
4%
Sangat Puas
25%
Puas
54%
Kurang Puas
14%
Tidak Puas
3%
Halaman
46
Biro Umum?
Kepastian Jadwal Pelayanan 3% 4% 14%
Sangat Puas Sekali
25%
Sangat Puas Puas
54%
Kurang Puas Tidak Puas
11. Kenyamanan di lingkungan unit pelayanan khususnya pada Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum?
Sangat Puas Sekali
6%
Sangat Puas
18%
Puas
65%
Kurang Puas
11%
Tidak Puas
0%
Kenyamanan Lingkungan 0% 6% 11%
18%
Sangat Puas Sekali Sangat Puas Puas
65%
Kurang Puas Tidak Puas
Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum?
Halaman
Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik
47
12. Keamanan pelayanan yang diberikan oleh Bagian Rumah
Sangat Puas Sekali
6%
Sangat Puas
26%
Puas
65%
Kurang Puas
3%
Tidak Puas
0%
Kenyamanan Pelayanan 3% 0% 6%
Sangat Puas Sekali
26%
Sangat Puas Puas
65%
Kurang Puas Tidak Puas
Pada survei tahun 2014, capaian tertinggi diperoleh dari aspek “Kenyamanan lingkungan” dan “Kenyamanan pelayanan”. Kedua aspek tersebut mendapatkan jumlah yang sama yaitu 65% responden dengan menjawab puas. Adapun hal yang perlu mendapat perhatian dan perbaikan adalah terkait “Kecepatan pelayanan”,
yang dirasakan oleh para
responden masih kurang cepat dimana terhadap pertanyaan ini responden menjawab puas sebesar (41%). Sedangkan terkait dengan pertanyaan mengenai “Kejelasan petugas pelayanan”, responden menjawab puas sebesar 51%, yang artinya pentingnya kejelasan dan kepastian staf pada Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian
Barang
Milik
Negara)
dan
Bagian
Pemeliharaan
(Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro
hasilnya
sebanyak
(52%)
responden
menjawab
puas
bahwa
pentingnya kemudahan prosedur pelayanan yang diberikan oleh Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang
Halaman
Selanjutnya terkait pertanyaan menyangkut “Prosedur Pelayanan”,
48
Umum yang memberikan pelayanan atas kebutuhan unit kerja.
Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum. Untuk memperoleh hasil penghitungan akhir, setiap jawaban dari responden diberi bobot nilai sesuai dengan kategori jawaban, kemudian dilakukan pengolahan data dengan mengacu pada Keputusan
Menteri
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor:
KEP/25/M.PAN/2/2004 mengenai Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat terhadap unit pelayanan instansi pemerintah, dengan beberapa penyesuaian. Dari hasil perhitungan tersebut atas, dapat jua disimpulkan bahwa kepuasan unit kerja terhadap pelayanan Biro Umum sebesar 78,875%.
Tingkat
kepuasan
tersebut
melebihi
target
yang
ditetapkan yaitu 75%, dengan capaian sebesar 104, 25%. Namun, walaupun tingkat kepuasan tersebut telah melebihi target yang ditentukan, bukan berarti tidak ada kritik, masukan, atau saran dari pengguna layanan terhadap kinerja Biro Umum. Kritik, masukan, dan saran tersebut, antara lain: 1. Perlu dilakukan pengecekan dan pembuatan daftar kebutuhan setiap bulan untuk memastikan perlengkapan atau peralatan kantor tersedia. 2. Agar pelayanan yang diberikan selama ini dapat ditingkatkan. Perlu dilakukan evaluasi ke setiap unit kerja terhadap kelayakan barang - barang yang masih atau tidak dapat dipakai dan diinventarisir
untuk
segera
penggantiannya.
Contohnya:
melakukan inventarisir perangkat komputer untuk kemudian dilakukan peremajaan kembali, mengingat banyak perangkat komputer yang berusia hampir 10 tahun. Kemudian dilakukan pemeriksaan
"berkala
secara
rutin"
terhadap
perangkat
kenyamanan dalam bekerja.
Halaman
dan pemeliharaan AC secara berkala, sehingga memberikan
49
komputer yang ada, dapat secara triwulan; Melakukan perbaikan
3. Perlu peningkatan pelayanan dan peningkatan kemampuan Sumber Daya Manusia. C. Akuntabilitas Keuangan Akuntabilitas keuangan merupakan pertanggungjawaban lembaga publik untuk menggunakan dana publik secara ekonomis, efisien dan efektif, tidak ada pemborosan dan kebocoran dana, serta korupsi. Oleh karena itu, fokus pengukuran pada fungsi dan kegiatan pada suatu unit organisasi dimana setiap kegiatan yang ada harus dapat diukur kinerjanya dan setiap penggunaan anggaran untuk membiayai kegiatan tersebut harus dapat dipertanggungjawabkan. Gambaran
umum
tentang
realisasi
anggaran
dan
kinerja
Sekretariat Kabinet tahun 2013 dapat dijelaskan dalam tabel sebagai berikut: Tabel 3.15 Akuntabilitas Keuangan Tahun 2014 Pagu
Sasaran
Realisasi
%
Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan
19.952.984.000 17.596.592.839 88,19
administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, Pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan, dan kerumahtanggaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet
Pada awal tahun 2014, Biro Umum mendapatkan alokasi dipergunakan
Rp.23.203.632.000,-,
untuk
Rp.19.952.984.000,-,
mencapai
dengan
realisasi
tetapi
sasaran di
akhir
anggaran hanya tahun
yang sebesar sebesar
Rp.17.596.592.839,-. Belum optimalnya realisasi anggaran, yaitu hanya 88,19% dikarenakan masih kurang matangnya perencanaan anggaran, sehingga pada saat pelaksanaan angaran sering terjadi revisi anggaran,
50
sebesar
Halaman
anggaran
bahkan ada anggaran yang pada akhirnya tidak dipergunakan, karena tidak sesuai kebutuhan. Untuk mengatasi hal ini, perlu dilakukan upaya-upaya perbaikan, khususnya dalam merencanakan anggaran kegiatan agar pada saat
Halaman
51
pelaksanaannya semua dapat terealisasi dengan baik.
Halaman
13
BAB IV PENUTUP
K
setiap
eberhasilan dalam pencapaian tugas dan fungsi oleh setiap instansi pemerintah merupakan suatu tuntutan yang harus dipenuhi. Untuk memperoleh gambaran keberhasilan tersebut,
instansi
pemerintah
diwajibkan
menyiapkan,
menyusun,
dan
menginformasikan capaian kinerjanya secara tertulis dalam bentuk LAKIP sesuai Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999. Laporan akuntabilitas kinerja secara tepat dan terukur dalam bentuk LAKIP diperlukan agar capaian kinerja suatu instansi pemerintah dapat tercermin secara jelas. Laporan Akuntabilitas Kinerja pada hakekatnya dimaksudkan untuk menjawab atau menerangkan mengenai kinerja suatu instansi pemerintah dan tindakan pimpinan organisasi kepada pihak yang memiliki kewenangan untuk meminta keterangan atau pertanggungjawaban. Akuntabilitas kinerja merupakan
pertanggungjawaban
keberhasilan
atau
kegagalan
suatu
instansi pemerintah atas pelaksanaan tujuan dan sasaran organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam kaitan tersebut, Biro Umum menyusun LAKIP Tahun 2014 yang sekaligus merupakan bentuk pertanggungjawaban dari pelaksanaan program dan kegiatan selama kurun waktu Tahun 2014. LAKIP ini diharapkan dapat menjadi informasi mengenai kinerja Biro Umum sekaligus menjadi bahan masukan bagi peningkatan akuntabilitas kinerja pada masa yang akan datang. Peningkatan kinerja ini diperlukan agar Biro Umum dapat lebih meningkatkan tugas dan fungsinya dalam rangka berperan memberikan dukungan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang/jasa, kerumahtanggaan, dan pemeliharaan.
berdasarkan RKT Biro Umum Tahun 2014, Biro Umum menghadapi beberapa permasalahan/kendala. Kendala-kendala tersebut perlu diatasi pada Tahun 2015. Rencana untuk mengatasi akan mempertimbangkan
Halaman
Dalam melaksanakan tujuan, program, sasaran, dan kegiatan
52
Rekomendasi bagi Perbaikan Kinerja
juga arah kebijakan dan strategi dalam Renstra Sekretariat Kabinet 20152019 dan Renstra Biro Umum 2015-2019 yang akan disusun. Rencana tersebut tidak dapat dilakukan oleh Biro Umum sendiri, tapi juga membutuhkan dukungan dan kooordinasi dengan unit-unit kerja di Lingkungan Sekretariat Kabinet (Biro Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana, Biro Perencanaan dan Keuangan, serta unit-unit kerja lain). Upaya-upaya tersebut perlu direncanakan dan diimplementasikan secara terkoordinasi dan harmonis agar berhasil. Pengaruh Kinerja Pada Tahun 2014 upaya Biro Umum dalam mewujudkan Sasaran Strategis Pertama dipengaruhi, antara lain oleh: 1.
Komitmen Biro Umum dalam meningkatkan kualitas kinerja melalui penyempurnaan visi, misi, sasaran strategis, kebijakan, program, kegiatan, indikator kerja, dan
IKU dalam kurun
waktu 2011-2014 sesuai penyempurnaan Renstra dan RKT, PK, IKU Deputi Bidang Administrasi dan Sekretariat Kabinet. 2.
Penyusunan Standar Pelayanan Internal di lingkungan Biro Umum yang akan menetapkan pedoman untuk pemenuhan dukungan
layanan
teknis
dan
administrasi
bidang
ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang/jasa, kerumahtanggaan, dan pemeliharaan. Adapun kondisi dan dan situasi yang berpengaruh pada Sasaran Strategis adalah sebagai berikut: 1.
Peran dan posisi Biro Umum dalam pemberian dukungan layanan teknis dan administrasi bidang ketatausahaan dan keprotokoleran,
pengadaan
barang/jasa,
kerumahtanggaan,
dan pemeliharaan Meningkatnya Manajemen kebutuhan
peran sehingga
sarana
Sekretariat
Kabinet
berpengaruh dan
pelaksanaan tugas dan fungsi.
prasarana
sebagai
pada untuk
Kabinet
meningkatnya menunjang
53
2.
Halaman
A.
B.
Kendala Meskipun
capaian
kinerja
telah
melampaui
target
yang
ditetapkan, namun dalam pengukuran tingkat capaian sasaran strategis masih ditemui kendala umum, yaitu, antara lain: 1.
Terkait dengan sumber daya manusia, program peningkatan kualitas
sumber
daya
manusia
(capacity
building)
belum
optimal, demikian juga dari sisi kuantitas perlu penambahan pegawai, baik staf maupun pegawai administrasi. 2.
Belum
adanya
terhadap
Standar
pemberian
Pelayanan
layanan
sehingga
kepada
berpengaruh
unit-unit
kerja
di
lingkungan Sekretariat Kabinet. 3.
Peningkatan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana penunjang pelaksanaan tugas dan fungsi belum optimal.
Upaya Mengatasi Kendala 1.
Sosialisasi Renstra, RKT, PK dan IKU Sekretariat Kabinet, Deputi Bidang Administrasi dan Biro pada pejabat dan pegawai di lingkungan Biro Umum.
2.
Peningkatan kualitas (capacity building) dan kuantitas sumber daya manusia.
3.
Peningkatan kualitas dan kuantitas sarana dan prasanana penunjang pelaksanaan tugas dan fungsi. Pengelolaan anggaran berbasis kinerja
54
4.
Halaman
C.
