Kwaliteitsbeleid Bond zonder Naam Sinds 4 juli 2009 is Bond zonder Naam ISO 9001 gecertificeerd. In 2012 kreeg BZN een hercertificiering voor 3 jaar. Bij deze laatste doorlichting kwam er geen enkele fundamentele opmerking naar voren hoe het kwaliteitsbeleid nog meer kan verbeteren. We stellen vast dat het ISO 9001 systeem vooral geschreven is voor profit organisaties. Voor een beweging zoals Bond zonder Naam zijn er dan heel wat zaken overbodig die ons kwaliteitsbeleid geen meerwaarde geven. Daarom besloot BZN te zoeken naar een kwaliteitsbeleidssysteem op maat. Bond zonder Naam wenst een efficiënt kwaliteitsbeleid uit te werken gebaseerd op de principes van ISO 9001 waarbij de volgende zaken worden gewijzigd/geschrapt: • De onderaannemers worden op dezelfde manier als leveranciers beoordeeld en opgevolgd. • KPI, KMS, correctieve en preventie maatregelen worden weggelaten omdat dit ook voorkomt in andere hoofdstukken. • De stuurgroep komt 2 maal per jaar samen om de interne audits en de algemene werking van ons kwaliteitsbeleid te bespreken. Dit aanzien we dan ook als de directiebeoordeling. Daarnaast willen we ons MVO beleid integreren in ons kwaliteitsbeleid. Onze inspanningen rond MVO op vlak van Planet, People, Profit en Transparantie zijn hieronder opgelijst, alsook een lange termijnsvisie.
1. Planet Papierbeleid en drukwerken • Het printpapier heeft een FSC label. • Fout geprint papier wordt gebruikt als kladpapier. • Onder elke mail staat ook het verzoek om even na te denken voordat je een pagina print. • Het drukwerk wordt waar mogelijk met biologische afbreekbare inkten gedrukt. • Daarnaast vermeldt strategische doelstelling 2 van het beleidsplan dat BZN Cultuur vzw streeft naar een online communicatieplatform (via de website én social media). Op die manier wordt er ook minder papier en inkt verbruikt; beter voor het milieu en kostenefficiënt. • Een deel van de mailing naar de leden gebeurt digitaal (40.000 digitale leden). Afvalbeleid • Het afval wordt gesorteerd per categorie. • Afgedankte laptops worden geschonken aan een goed doel. Energiebeleid • Aardgas en elektriciteit zijn 100% groen. • Verlichting: enkel spaarlampen of ledlampen. • Verlichting: het licht in de trappenhal gaat automatisch uit na enkele minuten. • Er hangen stickers dat de laatste het licht moet uitdoen.
www.bzn.be
Transport • Er is een fietsvergoeding en openbaar vervoer wordt volledig of gedeeltelijk terugbetaald (100% treinabonnement, 60% voor tram- of busabonnement). Ecologisch naar het werk komen wordt dus zeker aangemoedigd. • Daarnaast zijn er ook 2 abonnementen van de stad Antwerpen waarmee werknemers zich kunnen verplaatsen binnen Antwerpen. Beheer gebouwen • Ecoscan uitgevoerd in 2011. • 100% groene energie. • Verlichting: enkel spaarlampen of ledlampen. • Alle toiletten hebben spaarknoppen. • Ventilatiesysteem waarbij de warmte van de uitstoot van lucht gerecupereerd wordt bij de instroom van verse lucht. Aankoop Algemeen principe: bij alle aankopen stellen we ons de vraag of de aankopen verantwoord zijn t.o.v milieu met speciale aandacht voor: • Gerecycleerd materiaal. • Herbruikbaar materiaal. • Aanvoer binnen Europa. • Geen kinderarbeid. • Van leveranciers die ook een MVO beleid voeren. Meer specifiek: • Aankopen catering en onderhoud gebouwen - Retourglas. - Wegwerpverpakking tot minimum herleiden. - Onderhoudsproducten: daar waar mogelijk producten die geen afbreuk doen aan het milieu. - Papierwaren: FSC label. • Kantoormateriaal - Waar mogelijk aankoop van kantoormateriaal met respect voor het milieu. • Verpakkingsmateriaal - Papierwaren en karton: altijd met FSC label. - Ander verpakkingsmateriaal: gerecycleerd en/of biologisch afbreekbaar.
www.bzn.be
• Handelsgoederen - Wij geven voor al onze handelsgoederen ter info aan de consument het eerlijke verhaal van deze handelsgoederen. Als voorbeeld:
Het eerlijke productverhaal van de Geluksbrenger
Positief voor milieu Voor de Geluksbrenger kozen we 100% gerecycleerd glas uit Spanje, gekleurd met organische kleurstoffen. De bijhorende kaars is een Belgisch product, gemaakt van 100% gerecycleerde paraffine. Maar deze kaars werd nadien wel overkleurd met nieuwe paraffine om een mooie egale witte kleur te bekomen. De kaarsenfabrikant werkt op 100% groene energie. De bijsluiter werd gedrukt op FSC papier met biologische inkten. De detaildoos werd gemaakt met FSC gekeurd karton en bedrukt met vegetale en solventvrije inkten. In het drukproces van het detaildoosje zit warmterecuperatie, waterbesparing, 100% scheiding van afval, recyclage van grondstoffen en er wordt gebruik gemaakt van solventen klasse 3 (d.w.z. met lage verdampingsfactor). Dit product is verpakt in een omdoos deels vervaardigd uit gerecycleerd karton en deels uit pulpafval van houtzagerijen. Positief voor mens & samenleving In de eerste plaats gaat de opbrengst van dit product integraal naar onze BZN projecten die een positief verschil maken in onze samenleving zoals positieve waardebeleving, opvang van gezinnen waar huiselijk geweld heerst, begeleiden van tienerouders of opkomen voor de rechten van mensen in armoede. Daarnaast werkt Bond zonder Naam ook met een beschutte werkplaats om het product en de bijsluiter te verpakken in de detail- en omdozen. •
Duurzaamheidsdoorlichting: Bij keuze van de leverancier zullen we telkens deze checklist overlopen:
www.bzn.be
Checklist duurzame leveranciers Grondstoffen - natuurlijk - gerecycleerd - goed beheerd (bv. FSC, PEFC) - vegetale inkten - solventvrije inkten
Directe productie - ISO 9001 - ISO 14001 - EMAS - warmterecuperatie - groene energie: ….. % : • zonne-energie • wind-energie • andere: ………. - waterbesparing - opvang van regenwater - scheiding van afval: …..% - recyclage van grondstoffen - green packaging: • minder verpakkingsmaterialen • gerecycleerde verpakkingsmaterialen - Klimaatneutraal door compensatie met groene emissiecertificaten
Drukproces - ISO 12647 - FSC gecertificeerd - uitsluitend gebruik van chloorvrij papier - drukken zonder toevoeging van alcohol - standaardgebruik van solventen klasse 3 (lage verdampingsfactor)
Interne productie - green car fleet: • wagens met beperkte CO2-uitstoot • hybride wagens • eco driving training - gratis openbaar vervoer voor werknemers - fietspremies voor werknemers - gebruik van gerecycleerd papier voor kantoortoepassingen - energiezuinige kantoren met bv. groene energie, spaarlampen, etc - homeworking, videoconference - screening leveranciers op duurzaamheid - voorkeur geven aan leveranciers binnen Europa
www.bzn.be
Sociaal engagement - samenwerking met beschutte werkplaatsen - financiële steun aan sociale en/of culturele projecten (BZN niet meegerekend)
2. People Het hele bestaansrecht van BZN is gebaseerd op de pijler People. Met alle projecten wil BZN het beste in mensen naar boven halen. Of dat nu een gevangene is of iemand die huiselijk geweld heeft meegemaakt, iemand die arm is of de gewone mens in de straat, BZN zet zich in voor de burgers. Bij de activiteiten grijpt BZN ook terug naar de basiswaarden van onze samenleving. Via de waardepeiling is er gepeild naar de mening van de bevolking, en die mening wordt dan ook daadwerkelijk gebruikt voor het bepalen van de campagnes. Verder worden er nieuwe middelen aangegrepen om dieper te gaan met die dialoog en nieuwe doelgroepen aan te trekken (social media). Buiten dat, wat de corebusiness is, heeft BZN ook aandacht voor andere stakeholders en hecht veel belang aan relaties met stakeholders zoals de verschillende doelgroepen, partners, personeel enzovoort. Er is een actieve dialoog met de stakeholders: voor alle belangrijke evenementen/gebeurtenissen wordt er via online enquêtes gepeild naar de mening van de personen die er iets mee te maken hadden. Er wordt dus geluisterd naar de klant, en met die feedback wordt ook rekening gehouden. Stakeholdermanagement binnen BZN Cultuur vzw Stakeholder - bevolking: • Alle projecten van BZN staan in functie van de bevolking. BZN ambieert het beste in mensen te versterken. Via de sociale diensten wordt er aan concrete hulpverlening gedaan vanuit een emancipatorische insteek. Vanuit het waardetraject wil BZN waarden hoger op de maatschappelijke agenda zetten en zo het duurzaam geluk van mensen verhogen. Vragen van burgers, ook moeilijke vragen (bijv. omtrent campagnes) worden zo snel mogelijk beantwoord. • BZN informeert de bevolking over haar activiteiten via verschillende kanalen: zowel online (social media, website) als offline (via de traditionele perskanalen). • BZN waakt erover dat zoveel mogelijk activiteiten worden voor het brede publiek (ook niet-leden). Het waardetraject lanceert campagnes bedoeld voor de brede samenleving en organiseert activiteiten die openstaan voor niet-leden (zoals een fotowedstrijd). Het onthaal van de Sociale Diensten is toegankelijk voor iedereen. Stakeholder - klanten/leden: Met meer dan 200.000 leden heeft BZN behoorlijk wat klanten met wie ze een duurzame relatie wil opbouwen: • Die leden krijgen maandelijks gratis een spreuk en een nieuwsbrief. • Er is geen lidgeld: zo wordt het lidmaatschap democratisch gehouden en toegankelijk voor alle lagen van de bevolking. • Er is een digitale en fysieke winkel waar men producten van BZN kan kopen. • Daarnaast zijn er ook nog verschillende verkoopspunten doorheen Vlaanderen. • Er zijn er regelmatig promoties zodat je goedkopere producten kan kopen. • De Sociale Dienst zet twee keer per jaar zijn deuren open (tijdens Open Poortdag en Restaurantdag) voor alle geïnteresseerden.
www.bzn.be
Stakeholder - major donors: Voor major donors is er een speciaal traject opgezet, waarbij ze worden uitgenodigd voor grote events (zoals persconferenties). Stakeholder - partners: Er wordt ingezet op duurzame relaties met partners binnen het waardetraject: • Partners krijgen een profiel/paspoort op de website waarin hun engagement en/of hun waardebeleid visibel wordt gemaakt. • Partners krijgen de kans om blogs te schrijven voor de website. • Het engagement staat open voor de eigenheid van de partner. • Er zijn 2 partnermeetings per jaar: de lancering van de campagne in het voorjaar en de lunch-to-lunch meeting in het najaar die partners uit verschillende sectoren dichter bij elkaar brengt. Er wordt dan niet alleen geïnvesteerd in het netwerk, maar het is ook een bedankboodschap naar de partners toe. Al die zaken leiden tot een duurzame relatie met partners.
Stakeholder - vrijwilligers: BZN heeft meer dan 500 actieve vrijwilligers die functioneren als verkooppunt. Voor hen is er de Dienst Promotoren, die steeds telefonisch of via e-mail bereikbaar is. Via verschillende trefdagen (jaarlijks 1 per provincie) brengt BZN Promotoren samen en luistert naar hun feedback. Verder heeft BZN een aantal vaste vrijwilligers in huis die een aantal vaste taken opnemen, van archiefbeheer tot gesprekken met de doelgroep. Vrijwilligers die in contact komen met de doelgroep worden gecoacht door een medewerker. Vaste vrijwilligers worden ook uitgenodigd voor belangrijke events, zoals persconferenties. Stakeholder - personeel: • Geen onderscheid meer tussen arbeiders en bedienden. Iedereen is bediende. • Geen onderscheid in leeftijd of afkomst. • Jaarlijkse functioneringsgesprekken met alle personeelsleden. • Indien opleidingen noodzakelijk zijn zullen die aangeboden worden. • Thuiswerk is mogelijk voor personeelsleden die inhoudelijke en marketing taken hebben. Deze taken zijn taken die niet specifiek op het kantoor moeten gebeuren.Thuiswerk heeft het voordeel om de balans tussen werk en privé mogelijk te maken. • Aandacht voor communicatie door organisatie van overlegmomenten binnen elke afdeling en overkoepelend met alle personeelsleden. • Aandacht voor diversiteit in het personeel. • BZN werkt met vrijwilligers en stagiairs. Binnen het vrijwilligersbeleid wordt er aandacht geschonken aan diversiteit en zwakkere groepen zoals ex-gedetineerden. • Terugbetaling woon-werk-verkeer: - 100% terugbetaling voor treingebruikers. - 60% terugbetaling voor tram bus gebruikers. - Fietsvergoeding. • Ter beschikking stellen van 2 Velo-abonnementen voor dienstverplaatsingen in Antwerpen. • Respecteren van de sociale wetgeving in samenwerking met SD Worx.
www.bzn.be
Stakeholder - concurrentie: Als NGO is de term concurrentie misschien niet relevant, maar in principe kunnen we organisaties in hetzelfde werkveld als concurrentie aanschouwen. Net zoals de meeste NGO’s beschouwt BZN gelijkaardige organisaties als collega’s. BZN gaat dan ook duurzame partnerschappen aan met andere vzw’s zoals De Rode Antraciet, vzw Within-without Walls, vzw Free hands, vzw Touché, vzw Leif, e.a.
3. Profit • Interne en audits i.f.v ISO 9001. • Volledige cijfermatige verslaggeving naar RVB en AV. • Publicatie en de inkomsten en uitgaven worden jaarlijks gepubliceerd op de website (www.bzn.be) en in het ledenblad BZN Info. • BZN is lid van VEF (Vereniging Ethiek in de Fondsenwerving). • Controle ministerie van Financiën. • Controle ministerie van Cultuur. • De boekhouding wordt doorgelicht door een onafhankelijk bedrijfsrevisorenkantoor (BB&B bedrijfsrevisoren). • Elke afdeling brengt jaarlijks een begroting naar voor en deze worden al of niet goedgekeurd in RVB en AV. Indien overschrijding van de begroting zal hier een degelijke verantwoording tegenover moeten staan die ook goedgekeurd moet zijn door RVB en AV. • Er worden de nodige reserves aangelegd voor de toekomst i.v.m. werking en sociaal passief. • De partners die hier onder Profit worden vernoemd worden ook gesensibiliseerd om hier hun verantwoordelijkheid in op te nemen zodat deze structuur gedragen is door deze partners, zodat dit ten goede komt aan de sociale bescherming van onze werking in de breedste zin van het woord (social governance).
4. Transparantie Een 4de pijler van duurzaam ondernemen is transparantie. Ze kan evengoed ondergebracht worden bij people (transparantie naar de stakeholders toe), maar omdat transparantie steeds belangrijker wordt, wordt het steeds meer als een 4de pijler gezien. Transparantie gaat verder dan alleen geld. Ook de keuze van partners draait voor een deel rond transparantie. Hoe zijn de partners gekozen? Moeten ze voldoen aan bepaalde eisen, of kan iedereen partner worden? Hoe worden de producten gemaakt die je verkoopt? Wat voor energie gebruik je? Hoeveel energie heb je verbruikt? Hoe transparant is de organisatie naar het personeel toe? Enzovoort.
www.bzn.be
Transparantie wat betreft partners: • De zoektocht naar hoe als vzw om te gaan met bedrijfswereld blijft een aandachtspunt binnen BZN. Tijdens het leggen van contacten en het voeren van gesprekken ontwikkelden we een aantal richtlijnen voor onze inhoudelijke samenwerkingsverbanden met partners in het kader van het waardetraject. We zoeken naar partners die op een duurzame manier ondernemen en bij wie het MVO-verhaal doorleefd is. Het is echter niet altijd eenvoudig in te schatten in welke mate duurzaam ondernemen in de organisatie/het bedrijf ingesijpeld is. Een leidraad hierbij is een document waarin 8 procescriteria voor waardegedreven ondernemerschap worden gedefinieerd en uitgewerkt. Dit document, ‘The 8 Habits of Highly Responsible Organisations’, is het resultaat van groepsdenken van mensen uit verschillende sectoren. Aan het manuscript wordt om de beurt gewerkt, zodat er verschillende perspectieven aan bod komen. De 8 criteria, tot hiertoe geïdentificeerd, zijn: 1: Mensen zijn veel meer dan middelen of resources. “De mens kan nooit enkel als middel beschouwd worden in het halen van doelen.” 2: Een open en veilig klimaat & cultuur waar ruimte is voor participatie. “Een organisatie waar mensen hun volledige zelf aan bod kunnen laten komen.” 3: Denken vanuit win-win. “Een basisattitude van vertrouwen die leidt tot samenwerking.” 4: Continu de maatschappelijke rol van het bedrijf in vraag stellen. “Blijvend zichzelf heruitvinden naargelang de maatschappelijke noden.” 5: Ruimte voor emoties. “Handelingen hebben vaak hun fundament in een dieperliggend bewustzijn.” 6: Walk your talk. “Doen wat je zegt en zeggen wat je doet.” 7: Vereenvoudigen tot op de essentie. “Het belangrijkste is erachter te komen wat het belangrijkste is.” 8: Tijd en ruimte durven nemen. “Voldoende tijd nemen zodat men zichzelf niet voorbij loopt.” •
BZN bepaalde ook de volgende drie parameters voor de partnerwerking. Deze parameters worden meegedeeld aan de partners op de jaarlijkse lunch-to-lunch meeting.
Kwaliteit vs kwantiteit BZN Cultuur vzw kiest resoluut voor kwaliteit in de partnerwerking in plaats van kwantiteit. Bijgevolg werken we liever met minder partners met wie we een diepgaande werking kunnen opzetten, dan met veel partners waarbij voor enkelen het partnerschap wordt gezien als window-dressing. Een partnerschap met een non-profit organisatie als BZN kan immers gebruikt worden om het eigen blazoen op te poetsen.
www.bzn.be
Dienend/waarderend BZN neemt een waarderende houding aan tegenover haar partners en vermeldt ze uitdrukkelijk in haar communicatie.
Duurzame relaties BZN zet in op duurzame relaties met partners, waarbij vriendschap en vertrouwen centraal staat. Transparantie wat betreft activiteiten • Een realisatieverslag van BZN Cultuur en BZN Sociale projecten wordt jaarlijks gepubliceerd op de website.
Transparantie naar personeel toe • Op de drie maandelijkse personeelsvergadering worden de inkomsten van BZN meegedeeld en worden mogelijke veranderingen binnen de organisatie toegelicht.
Transparantie naar oorsprong van producten • De herkomst van producten van de eerlijke productenlijn wordt meegedeeld.
Financiële transparantie • Zie profit.
5. Addendum Sommige organisaties gebruiken de 3 P’s van MVO als een soort draaiboek voor hun organisatie. Daarbij fungeert de harmonie tussen de 3 P’s een draagvlak voor de activiteiten van de organisatie. Er zijn 4 belangrijke punten: • Verantwoordelijkheid opnemen: als maatschappijkritische beweging neemt BZN die taak zeker op. Vanzelfsprekend via BZN Sociaal, maar ook via BZN Cultuur die een sensibiliserende functie opneemt via het waardetraject, maar ook via het VPID en andere initiatieven. • Zelfreflectie: onder andere door middel van het jaarverslag, maar ook door de feedback (online enquêtes) van klanten/leden. • Het veranderingsproces continu verbeteren: er wordt geluisterd naar en geleerd van feedback. • Stakeholders betrekken en engageren: dit is een belangrijk punt voor BZN.
www.bzn.be
Lange termijn visie Net zoals veel van de kwaliteitssystemen die we hier gebruiken, waren de Aziaten (en dan vooral de Japanners) de rest van de wereld een stapje voor. Het grote verschil zat erin dat zij op lange termijn dachten, en wij op korte termijn. Er zijn enkele succesfactoren die in Azië geleid hebben tot duurzaam ondernemen: • Open dialoog: zowel intern en extern is er een open dialoog gaande bij BZN. • Maatschappelijke controle financiële verslaggeving: de boekhouding wordt doorgelicht door bedrijfsrevisoren, er is een volledige financiële verslaggeving naar RVB en AV + een controle van de ministeries van Financiën en Cultuur. • 0% afval beleid: in Europa nog niet echt doorgedrongen. BZN wenst inspanningen te doen om afval te verminderen. • Integraal duurzaamheidbeleid: BZN zet hierop in. • Ondernemingsidentiteit: met +50 jaar ervaring en meer dan 200.000 leden heeft BZN Cultuur een bepaalde reputatie en een identiteit als organisatie. Moest er iets fout gaan binnen de organisatie, dan heeft BZN nog altijd die reputatie om op terug te vallen. • Transparantie: dit streeft BZN na.
www.bzn.be
