Kunstendecreet
Projectsubsidies voor organisaties in het kader van het Kunstendecreet
Handleiding
Richtlijnen voor het aanvragen van subsidies: Projecten binnen de sector kunsten Kunsteducatieve of sociaal-artistieke projecten
Inleiding Deze handleiding is bedoeld als leidraad voor organisaties die een subsidie willen aanvragen voor de realisatie van een project op het vlak van de kunsten (cfr. pagina 2) of voor een kunsteducatief project of sociaal-artistiek project.
Inhoud Inleiding
1
Het Kunstendecreet en het besluit van de Vlaamse Regering ter uitvoering van dit decreet voorzien in de mogelijkheid tot subsidiëring van deze projecten.
Subsidiëring van projecten binnen de sector kunsten
2
Subsidiëring van kunsteducatieve en sociaal-artistieke projecten
5
U vindt in deze handleiding een samenvatting van de belangrijkste informatie uit het decreet, het uitvoeringsbesluit en de memorie van toelichting. Enkel de eerste twee zijn rechtsgeldig. De memorie van toelichting beoogt, net als de handleiding, louter verduidelijking. De volledige tekst van deze documenten kunt u terugvinden op www.kunstenenerfgoed.be.
Aanvraagdossier en procedure
8
Kwaliteitsbeoordeling
8
De handleiding streeft geen volledigheid na, vandaar de verwijzingen naar het decreet (aangegeven als Kd) en het uitvoeringsbesluit (aangegeven als BVR, afkorting van besluit van de Vlaamse Regering). Vertrekkend vanuit de vele doelgroepen die het Kunstendecreet beoogt, worden in deze handleiding de verschillende subsidiemogelijkheden, voorwaarden, beoordelingscriteria, de te volgen aanvraagprocedure …op een rijtje gezet. Daarnaast bevat de handleiding praktische (rand)informatie en inhoudelijke opmerkingen, die de bedoelingen van het decreet helpen verduidelijken.
Kunstendecreet
Pagina 2
Subsidiëring van projecten van kunstenorganisaties 1. Subsidiemogelijkheden, -voorwaarden en beoordelingscriteria Aan kunstenorganisaties kunnen subsidies worden toegekend voor de realisatie van een project. Deze vorm van subsidiëring heeft tot doel organisaties die niet op meerjarige basis ondersteund worden, de kans te bieden om één project, afgerond in tijd en qua doelstelling, te realiseren. Projectsubsidies zijn gericht op het uitproberen van allerhande initiatieven en experimenten, en dit buiten de bestaande structuren. Concreet gaat het om projecten: · · · · · · · · ·
Nederlandstalige dramatische kunst dans muziektheater muziek beeldende kunsten architectuur vormgeving audiovisuele kunsten festivals.
Ook een mengvorm van bovenstaande disciplines kan voor een projectsubsidie in aanmerking komen. Het aanvraagdossier kan pas ontvankelijk verklaard worden als, op het moment van de aanvraag, aan de eerste twee basisvoorwaarden voldaan is.
Volgende activiteiten komen niet voor subsidiëring in aanmerking: de creatieve activiteit van organisaties die zich situeert binnen het werkterrein van het Fonds voor de Letteren, opgericht krachtens het decreet van 30 maart 1999 houdende de oprichting van een Vlaams Fonds voor de Letteren, met uitzondering van de creatieopdrachten; de creatieve activiteit van organisaties die zich situeert binnen het werkterrein van het Vlaams Audiovisueel Fonds, opgericht krachtens het decreet van 13 april 1999 houdende machtiging van de Vlaamse Regering om toe te treden tot en mee te werken aan de oprichting van de vereniging zonder winstgevend doel Vlaams Audiovisueel Fonds; ontwerp en uitvoering van al dan niet experimentele bouwprojecten. Organisaties die een werkingssubsidie ontvangen binnen het Kunstendecreet die lager is dan 300.000 euro kunnen een aanvraag indienen voor de subsidiëring van kunsteducatieve en sociaal-artistieke projecten, én voor internationaal initiatieven. Organisaties die een werkingssubsidie ontvangen binnen het Kunstendecreet die gelijk is aan of hoger is dan 300.000 euro, steunpunten en instellingen van de Vlaamse Gemeenschap komen niet in aanmerking voor aanvullende subsidies.
2. Basisvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor deze subsidiëring moet uw organisatie voldoen aan de volgende basisvoorwaarden : 1° beschikken over rechtspersoonlijkheid; 2° gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied BrusselHoofdstad.
Kunstendecreet
Pagina 3
De organisaties moeten, wanneer ze subsidies ontvangen, bij de realisatie van het project bovendien voldoen aan de volgende subsidiëringsvoorwaarden: 1° de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten naleven, gesloten tussen de erkende vakbonden en werkgeversfederaties en geregistreerd op de bevoegde federale overheidsdienst; 2° aan de bezoldigde zelfstandige artistieke en artistiek-technische medewerkers op wie de organisatie een beroep doet, minstens evenveel betalen als wat minstens aan loonkosten verschuldigd is aan een werknemer voor dezelfde prestatie, en enkel met zelfstandige medewerkers werken die een zelfstandigheidsverklaring kunnen voorleggen*; 3° een overzicht kunnen voorleggen van alle inkomsten en uitgaven, verbonden aan het project. * Alle informatie over de zelfstandigheidsverklaring is te verkrijgen bij het Kunstenloket— www.kunstenloket.be.
3. Kwalitatieve subsidiëringsvoorwaarden en beoordelingscriteria Bij de beoordeling van de aanvraag worden de volgende beoordelingscriteria gehanteerd, voor zover die relevant zijn voor de beoordeling van de gesubsidieerde activiteit: 1° kwaliteit van inhoudelijk concept en concrete (uit)werking; 2° bovenlokale dimensie; 3° samenwerking en netwerking met artistieke en niet-artistieke actoren in het binnen - en/of in het buitenland; 4° haalbaarheid; 5° het sporen van de artistieke met de financiële planning; 6° de concretisering van de interculturaliteit. De Vlaamse Regering kan aanvullende criteria bepalen in functie van de door haar geformuleerde prioriteiten. De adviescommissie adviseert de Vlaamse Regering bij het bepalen van aanvullende criteria met betrekking tot de artistieke of inhoudelijke kwaliteit van de gesubsidieerde activiteit. Ze kan zelf ook aanvullende artistieke of inhoudelijke criteria ter goedkeuring voorleggen aan de Vlaamse Regering. De lijst van aanvullende criteria moet uiterlijk drie maanden voor de aanvraag tot subsidiëring moet worden ingediend, kenbaar gemaakt worden. Als dit niet is gebeurd, gelden de aanvullende criteria die het laatst van toepassing zijn.
4. Timing Projectperiode Projecten alle disciplines en mengvormen
Indiening Ontvanke- Beslissing lijkheid
Mededeling beslissing
vanaf januari 15 septem- binnen 15 uiterlijk 4 15 dagen vanaf van het volber werkdagen maanden na de datum van gende jaar voorafgaand na ontuiterlijke het ondertejaar vangst indienda- kende toekentum ningsbesluit vanaf juli tem. 15 maart december van zelfde jaar hetzelfde jaar
Het aanvraagformulier is verplicht voor alle aanvragen voor een projectsubsidie van kunstenorganisaties. Wij raden u ook aan om voor uw begroting het model op de site te gebruiken.
Kunstendecreet
Pagina 4
5. Samenstelling dossier Een aanvraag tot subsidiëring van een project moet alle informatie en documenten bevatten die nodig en nuttig zijn om zowel de artistieke/inhoudelijke kwaliteit van de georganiseerde activiteit, als de werking en het beheer van de organisatie te kunnen beoordelen aan de hand van de voorwaarden en beoordelingscriteria. U gebruikt het verplichte aanvraagformulier (te vinden op onze website: http:// www.kunstenenerfgoed.be/ake/view/nl/2465364-Formulieren.html). Om een volledig overzicht te hebben over alle uitgaven en inkomsten van het project, vraagt het agentschap om dan ook alle voorstellingen op te nemen die tijdens de projectperiode gepland staan. Bovendien moet de aanvraag tot subsidiëring ook de volgende documenten bevatten: 1° een overzicht van de financiële situatie en de nodige elementen waaruit blijkt dat kan worden voldaan aan de basisvoorwaarden en aan de beoordelingscriteria; 2° een overzicht van reeds gerealiseerde activiteiten.
6. Uitbetalingsmodaliteiten De subsidies worden als volgt beschikbaar gesteld: 1° een voorschot van 90 procent van de subsidie wordt uitbetaald na de ondertekening van het besluit waarin de projectsubsidie wordt toegekend; 2° het saldo van 10 procent van de subsidie wordt uitbetaald nadat de administratie heeft vastgesteld dat de voorwaarden waaronder de subsidie toegekend werd, nageleefd werden en dat de subsidie aangewend werd voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend. Het aanvraagdossier met de begroting moet in voldoende exemplaren worden ingediend. De begroting moet ook elektronisch aan het agentschap worden bezorgd (zie emailadressen op het aanvraagformulier).
Uiterlijk 15 maanden na de datum van ondertekening van het besluit waarin de projectsubsidie werd toegekend en uiterlijk op 15 oktober van het jaar volgend op het jaar waarin de subsidie werd toegekend, moeten de volgende documenten in drie exemplaren per aangetekende brief naar de administratie verstuurd worden of tegen ontvangstbewijs aan de administratie bezorgd worden: 1° de resultatenrekening over de realisatie van het project met een specificatie van alle vermelde kosten- en opbrengstenrekeningen en een toelichting per post; 2° de specificatie van alle bezoldigingen, sociale lasten, vergoedingen, commissie- en erelonen, uitkoopsommen en voordelen in natura voor de personen die op artistiek, technisch, administratief of organisatorisch vlak hebben meegewerkt aan de realisatie van het project, met vermelding van de namen van de begunstigden; 3° als de toegekende projectsubsidie minstens 50.000 euro bedraagt: het verslag van een erkende accountant die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse artistieke, organisatorische of zakelijke werking van de organisatie die het project heeft gerealiseerd, met commentaar bij de resultatenrekening; 4° een inhoudelijk verslag van het gerealiseerde project.
Kunstendecreet
Subsidiëring van kunsteducatieve en sociaal-artistieke projecten (Kd art 46-51, BVR art 30-34) 1. Subsidiemogelijkheden, -voorwaarden en beoordelingscriteria Dit hoofdstuk is gewijd aan de subsidiemogelijkheden voor kunsteducatieve en sociaalartistieke projecten. De kunsteducatieve projecten zijn projecten die de kunsten centraal stellen in hun educatieve bezigheden. Nieuwsgierig maken naar de kunsten is de basisdoelstelling. Dit kan zowel op passieve (leren kijken, luisteren ...) als op actieve (zelf kunst beoefenen) wijze gebeuren. De sociaal-artistieke projecten leggen zich toe op het ontwikkelen van artistieke projecten met een sterk sociale inslag. Betrokkenheid van de doelgroep en de procesmatige benadering zijn even belangrijk als het artistieke resultaat. Het gaat dus niet enkel om het realiseren van artistieke projecten maar vooral om het investeren in het ontwikkelen van manieren/methodes om bepaalde doelgroepen te betrekken bij het artistieke proces.
2. Basisvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor deze subsidiëring moeten de organisaties voldoen aan de volgende basisvoorwaarden: 1° beschikken over rechtspersoonlijkheid; 2° gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied BrusselHoofdstad. De organisaties die subsidies ontvangen moeten bij de realisatie bovendien voldoen aan de volgende subsidiëringsvoorwaarden: 1° de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten naleven, gesloten tussen de erkende vakbonden en werkgeversfederaties en geregistreerd op de bevoegde federale overheidsdienst; 2° aan de bezoldigde, zelfstandige, artistieke en inhoudelijk-technische medewerkers op wie de organisatie een beroep doet, minstens evenveel betalen als wat minstens aan loonkosten verschuldigd is aan een werknemer voor dezelfde prestatie, en enkel met zelfstandige medewerkers werken die een zelfstandigheidverklaring kunnen voorleggen*; 3° een overzicht kunnen voorleggen van alle inkomsten en uitgaven verbonden aan het project. * Alle informatie over de zelfstandigheidsverklaring is te verkrijgen bij het Kunstenloket— www.kunstenloket.be.
Pagina 5
Kunstendecreet
Pagina 6
3. Kwalitatieve subsidiëringsvoorwaarden en beoordelingscriteria Bij de beoordeling van kunsteducatieve projecten worden, rekening houdend met de specificiteit van de organisatie, de volgende beoordelingscriteria gehanteerd, voor zover die relevant zijn voor de beoordeling van de gesubsidieerde activiteit: 1° kwaliteit van het educatieve concept; 2° samenwerking met kunstenaars, artistieke praktijk en samenwerkingsverbanden met socio-culturele verenigingen en onderwijsinstellingen; 3° vernieuwend karakter van de gehanteerde methoden; 4° geografische spreiding; 5° voorbeeldfunctie binnen het educatieve veld; 6° betrokkenheid van de deelnemers; 7° kwaliteit van de procesbegeleiding; 8° publieksgerichtheid; 9° het sporen van de inhoudelijke met de financiële planning; 10° de concretisering van de interculturaliteit. Bij de beoordeling van sociaal-artistieke projecten worden, rekening houdend met de specificiteit van de organisatie, de volgende beoordelingscriteria gehanteerd, voor zover die relevant zijn voor de beoordeling van de gesubsidieerde activiteit:
Het aanvraagformulier is verplicht voor alle aanvragen tot subsidiëring van een kunsteducatief of sociaal-artistiek project. Wij raden u aan voor uw begroting het model op de site te gebruiken.
1° kwaliteit van het sociaal-artistieke concept en concrete uitwerking; 2° betrokkenheid van de deelnemers; 3° kwaliteit van de procesbegeleiding; 4° samenwerking met kunstenaars, artistieke praktijk, sociale en culturele organisaties; 5° vernieuwend karakter van de gehanteerde methoden; 6° het sporen van de inhoudelijke met de financiële planning; 7° de concretisering van de interculturaliteit. De Vlaamse Regering kan aanvullende criteria bepalen in functie van de door haar geformuleerde prioriteiten. De adviescommissie adviseert de Vlaamse Regering bij het bepalen van aanvullende criteria met betrekking tot de inhoudelijke kwaliteit van de gesubsidieerde activiteit. Ze kan zelf ook aanvullende inhoudelijke criteria ter goedkeuring voorleggen aan de Vlaamse Regering. De lijst van aanvullende criteria moet uiterlijk drie maanden voor de aanvraag tot subsidiëring moet worden ingediend, kenbaar gemaakt worden. Als dit niet is gebeurd, gelden de aanvullende criteria die het laatst van toepassing zijn.
4. Timing ProjectIndiening OntvankeBeslissing periode lijkheid Projecten vanaf janu- 15 septem- binnen 15 uiterlijk 4 kunsteducatie en ari van het ber werkdagen maanden na sociaal-artistiek volgende voorafna ontuiterlijke jaar gaand jaar vangst indiendatum vanaf juli 15 maart tem. De- zelfde jaar cember van hetzelfde jaar
Mededeling beslissing 15 dagen vanaf de datum van het ondertekende toekenningsbesluit
Kunstendecreet
Pagina 7
5. Samenstelling dossier Een aanvraag tot subsidiëring van een project moet alle informatie en documenten bevatten die nodig en nuttig zijn om de inhoudelijke kwaliteit van de georganiseerde activiteit, als de werking en het beheer van de organisatie te kunnen beoordelen aan de hand van de voorwaarden en beoordelingscriteria. U gebruikt het verplichte aanvraagformulier (te vinden op onze website: http://www.kunstenenerfgoed.be/ake/view/ nl/2465364-Formulieren.html). Bovendien moet de aanvraag tot subsidiëring de volgende documenten bevatten: 1° een overzicht van de financiële situatie en de nodige elementen waaruit blijkt dat kan worden voldaan aan de basisvoorwaarden en aan de beoordelingscriteria; 2° een overzicht van reeds gerealiseerde activiteiten.
6. Uitbetalingsmodaliteiten De subsidies worden als volgt beschikbaar gesteld: 1° een voorschot van 90 procent van de subsidie wordt uitbetaald na de ondertekening van het besluit waarin de projectsubsidie wordt toegekend; 2° het saldo van 10 procent van de subsidie wordt uitbetaald nadat de administratie heeft vastgesteld dat de voorwaarden waaronder de subsidie toegekend werd, nageleefd werden en dat de subsidie aangewend werd voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend. Uiterlijk 15 maanden na de datum van ondertekening van het besluit, waarin de projectsubsidie werd toegekend, maar tevens uiterlijk op 15 oktober van het jaar volgend op het jaar waarin de subsidie werd toegekend, moeten de volgende documenten in drie exemplaren per aangetekende brief naar de administratie verstuurd worden of tegen ontvangstbewijs aan de administratie bezorgd worden: 1° de resultatenrekening over de realisatie van het project met een specificatie van alle vermelde kosten- en opbrengstenrekeningen en een toelichting per post; 2° de specificatie van alle bezoldigingen, sociale lasten, vergoedingen, commissie- en erelonen, uitkoopsommen en voordelen in natura voor de personen die op artistiek, technisch, administratief of organisatorisch vlak hebben meegewerkt aan de realisatie van het project, met vermelding van de namen van de begunstigden; 3° als de toegekende projectsubsidie minstens 50.000 euro bedraagt: het verslag van een erkende accountant die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse werking van de organisatie die het project heeft gerealiseerd, met commentaar bij de resultatenrekening; 4° een inhoudelijk verslag van het gerealiseerde project.
Het aanvraagdossier met de begroting moet in voldoende exemplaren worden ingediend. De begroting moet ook elektronisch aan het agentschap worden be-zorgd (zie emailadressen op het aanvraagformulier).
Kunstendecreet
Pagina 8
AANVRAAGDOSSIER EN PROCEDURE U dient uw aanvraag voor een projectsubsidie in bij het agentschap Kunsten en Erfgoed, afdeling Kunsten. Indienen kan per aangetekende brief of door het dossier af te geven tegen ontvangstbewijs. Het aantal exemplaren moet steeds gelijk zijn aan het aantal leden van de beoordelingscommissie in kwestie of van de ad-hoccommissie plus drie exemplaren voor de afdeling Kunsten (cf. infra). Organisaties dienen hun aanvraag in bij of sturen hun aanvraag naar: IVA Kunsten en Erfgoed Afdeling Kunsten Arenbergstraat 9 1000 Brussel De eerste stap die het dossier doorloopt, is de ontvankelijkheidstoets. De administratie kijkt na of het aanvraagdossier: (1) tijdig is ingediend (cf. supra – timingtabel) (2) voldoet aan de nodige voorwaarden (cf. supra). Binnen 15 werkdagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag, stuurt de administratie een bericht naar de organisatie met de melding of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is. In geval van onontvankelijkheid vermeldt het bericht de reden daarvan. U gebruikt hiervoor het verplichte aanvraagformulier.
Binnen 15 werkdagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag, stuurt de administratie een bericht naar de organisatie met de melding of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is.
KWALITEITSBEOORDELING In het Kunstendecreet slaat de kwaliteitsbeoordeling zowel op de artistiekinhoudelijke als op de zakelijke, beheersmatige aspecten van het aanvraagdossier. Tenzij hoger anders vermeld, is het hiernavolgende het scenario voor het beoordelingsproces.
1. Stappen in het beoordelingsproces 1. Het agentschap beheert het aanvraagdossier. Ze treft de nodige voorbereidingen, controleert alle vormelijke aspecten (ontvankelijkheidstoets) en legt het dossier voor aan de beoordelingscommissie in kwestie of de adviescommissie. 2. Het agentschap zal vervolgens ook een zakelijk advies opmaken over de werking en het beheer van de organisaties. 3. De beoordelingscommissies stellen een artistiek of inhoudelijk advies op. 4. Een definitieve beslissing valt uiterlijk vier maanden na de uiterlijke indiendatum van de aanvragen. Belangrijke opmerking! De Vlaamse Regering is niet verplicht de adviezen van het agentschap en de beoordelingscommissies te volgen.
Kunstendecreet
2. Beoordelingcommissies (BVR artikel 47 § 1, § 2) De beoordelingscommissies bestaan steeds uit een voorzitter, een ondervoorzitter en een vast aantal leden. Hieronder geven we het totale aantal leden (inclusief voorzitter en ondervoorzitter). De leden worden benoemd voor vier jaar. Om een gezond evenwicht te verkrijgen tussen continuïteit en flexibiliteit (en vernieuwing), wordt de helft van de leden om de vier jaar vervangen. Een lid kan maximaal twee mandaten vervullen.
Architectuur en vormgeving: 9 leden Audiovisuele kunsten: 11 leden Beeldende kunst: 11 leden Dans: 9 leden Kunsteducatie: 9 leden Multidisciplinaire kunstencentra, werkplaatsen en festivals: 13 leden Muziek: 17 leden Muziektheater: 9 leden Publicaties: 9 leden Sociaal-artistiek: 9 leden Theater: 15 leden
3. Adviescommissie Kunsten Naast de beoordelingscommissies voorziet het Kunstendecreet ook een overkoepelende Adviescommissie Kunsten die een belangrijke scharnierfunctie vervult tussen de kwaliteitsbeoordeling en de strategische advisering. De adviescommissie moet zorgen voor de doorstroming van alle relevante beleidsinformatie, die voortvloeit uit het concrete advieswerk, naar de Strategische Raad voor Cultuur, Jeugd, Media en Sport. Daarnaast heeft de adviescommissie een belangrijke coördinerende taak in het advieswerk zelf. Indien nodig voorziet de adviescommissie de beoordelingscommissies van feedback of stuurt ze het advieswerk bij. De adviescommissie bemiddelt ook voor dossiers die niet binnen één beoordelingscommissie kunnen worden behandeld. De adviescommissie bestaat uit 12 leden die voor vier jaar benoemd worden. Een lid kan niet meer dan twee mandaten vervullen. Leden van een beoordelingscommissie kunnen ook lid zijn van de adviescommissie.
Pagina 9
INLEIDING
1
SUBSIDIERING VAN PROJECTEN KUNSTENORGANISATIES 1. Subsidiemogelijkheden, -voorwaarden en beoordelingscriteria 2. Basis– en subsidiëringsvoorwaarden 3. Beoordelingscriteria 4. Timing 5. Samenstelling dossier 6. Uitbetalingsmodaliteiten
2 2 2 3 3 3 4
SUBSIDIERING VAN KUNSTEDUCATIEVE EN SOCIAALARTISTIEKE PROJECTEN 1. Subsidiemogelijkheden, -voorwaarden en beoordelingscriteria 2. Basis– en subsidiëringsvoorwaarden 3. Beoordelingscriteria 4. Timing 5. Samenstelling dossier 6. Uitbetalingsmodaliteiten
5
AANVRAAGDOSSIER EN PROCEDURE
8
KWALITEITSBEOORDELING 1. Stappen in het beoordelingsproces 2. Beoordelingscommissies 3. Adviescommissie Kunsten
8 8 9 9
Bezoek ons op het web! www.kunstenenerfgoed.be
IVA Kunsten en Erfgoed Afdeling Kunsten Arenbergstraat 9 1000 Brussel
5 5 6 6 7 7
