Algemene informatie Tegemoetkoming in de reis-, verblijfen transportkosten in het kader van het kunstendecreet Algemene
Doel De ‘tegemoetkoming in de reis-, verblijf- en transportkosten’ is één van de subsidievormen binnen het Kunstendecreet die financiële tussenkomsten voorzien voor (de deelname aan) internationale initiatieven. Een tegemoetkoming in de reis-, verblijf- en transportkosten is in de eerste plaats bedoeld als impuls voor de deelname van Vlaamse kunstenaars of kunstenorganisaties aan initiatieven in het buitenland. Hierbij komt enkel “presentatie” in aanmerking. Dit wil zeggen dat er een actieve deelname is in de vorm van concerten, voorstellingen, tentoonstellingen,…. De ontvangst van buitenlandse kunstenaars in Vlaanderen is binnen deze subsidievorm niet prioritair en zal slechts in zeer uitzonderlijke gevallen worden toegestaan. Het betreft hier dus de ondersteuning van relatief eenvoudige initiatieven waarbij er op een korte termijn wordt gepland. Voor grotere internationale initiatieven met een langere voorbereidingstijd, hogere kosten,… voorziet het Kunstendecreet een andere subsidievorm, nl. de internationale projecten. Deze subsidievorm richt zich voornamelijk naar: − jonge Vlaamse kunstenaars en kunstenorganisaties die geen of weinig ervaring hebben opgedaan in het buitenland; − meer gevestigde Vlaamse kunstenaars en middelgrote kunstenorganisaties om op een snelle manier te kunnen inspelen op kansen in het buitenland; − sectoren die omwille van hun specifieke karakter niet in staat zijn om op lange termijn te plannen. Opgelet: Prospectiereizen of het louter bijwonen van activiteiten komen niet in aanmerking voor ondersteuning.
Ondersteunde kosten − reiskosten: dit zijn de kosten voor het vervoer van personen; − verblijfkosten: dit zijn de kosten voor overnachtingen en ontbijt; − transportkosten: dit zijn de kosten voor vervoer van materiaal. Volgende kosten komen niet in aanmerking: − Reiskosten die niet onmiddellijk verband houden met het initiatief; − Boetes (waarbij de verantwoordelijkheid bij de uitvoerder van het project ligt), financiële boetes, kosten verbonden aan gerechtelijke procedures; − Per diem of dagvergoedingen; − Maaltijden, andere dan het ontbijt.
TEGEMOETKOMING IN D E REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECR EET 2
Kom ik in aanmerking? Om een tegemoetkoming in de reis-, verblijf- en transportkosten aan te kunnen vragen moet u voldoen aan de volgende voorwaarden: − u bent een natuurlijk persoon of een organisatie met rechtspersoonlijkheid; − uw officiële adres bevindt zich in Vlaanderen, in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad of u bent verbonden met het artistieke leven binnen de Vlaamse Gemeenschap; − per betrokken persoon bedragen de kosten minstens 75 euro. Organisaties die een werkingssubsidie ontvangen van de Vlaamse Gemeenschap van 300.000 euro of meer (oorspronkelijk toegekende bedrag) komen niet in aanmerking.
Zijn er beperkingen? U kunt maximum 3 aanvragen per jaar indienen. Indien u meerdere organisaties, kunstenaars of groepen vertegenwoordigt, kunt u maximum 3 aanvragen per organisatie, kunstenaar of groep indienen. De hoogte van het toegekende subsidiebedrag wordt per aanvraag beperkt tot: − 2500 euro voor natuurlijke personen; − 5000 euro voor organisaties die een werkingssubsidie ontvangen van minder dan 300.000 euro; − 7000 euro voor organisaties die geen werkingssubsidie ontvangen.
Een aanvraag heeft steeds betrekking op de kosten die te maken hebben met 1 initiatief. Dit initiatief kan echter meerdere momenten omvatten. Het is dus mogelijk dat u meerdere reizen maakt voor hetzelfde initiatief. Hou er echter rekening mee dat u dit goed moet argumenteren. De meerwaarde moet duidelijk worden aangetoond, en kostenefficiëntie staat voorop. Bv. een aanvraag voor een concerttournee kan meerdere presentatiemomenten omvatten. Het kan dan gaan om een reeks voorstellingen op verschillende locaties. Bv. een aanvraag voor een tentoonstelling kan zowel de opbouwfase als de afbraakfase omvatten.
Aanvraag 1.
Aanvraagdossier
Het aanvraagdossier voor een tegemoetkoming in de reis-, verblijf- en transportkosten bestaat uit: − een beknopte brief, ondertekend en gedateerd, met motivering van de aanvraag; − een aanvraagformulier met de noodzakelijke administratieve gegevens; − officiële naam; TEGEMOETKOMING IN D E REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECR EET 3
−
− −
− −
2.
− ondernemingsnummer of rijksregisternummer; − officieel adres; − telefoon-, GSM- en/of faxnummer; − e-mail adres; − website; − rekeningnummer (IBAN en BIC); − … omschrijving/situering van het initiatief en het belang ervan binnen het oeuvre of de langetermijnplanning van de aanvrager met aandacht voor de doelmatigheid van het initiatief en ecologische aspecten; situering en belang van de buitenlandse locatie/organisatie; een begroting voor de reis-, verblijf- en transportkosten, d.w.z. een zo realistisch mogelijke inschatting van de uitgaven en de inkomsten m.b.t. de reis-, verblijf- en transportkosten; een actueel artistiek curriculum vitae; documentatie en/of kritische teksten over het oeuvre van de aanvrager (persknipsels, recensies, beeldmateriaal, …).
Aanvraagformulier
De laatste versie van het aanvraagformulier kan u vinden op de website van Kunsten en Erfgoed: http://www.kunstenenerfgoed.be (onder Internationaal – Kunsten – subsidies Internationaal).
3.
Praktisch
U bezorgt uw aanvraag in 1 exemplaar aan Kunsten en Erfgoed. Hiertoe stuurt u uw aanvraag met de gewone post, of brengt het binnen tegen afgiftebewijs. Uw aanvraag moet gedateerd en ondertekend zijn. Daarnaast mag u uw aanvraagdossier per e-mail opsturen.
Opgelet: Als indiendatum geldt steeds de datum van de poststempel of datum van het afgiftebewijs. Met de datum van het elektronische exemplaar wordt dus geen rekening gehouden. Het dient enkel als extra opvolgingsdossier voor de administratie.
Wanneer indienen? U dient uw aanvraag minstens 2 maanden voor de start van het initiatief in. Wanneer het voor u niet mogelijk is deze deadline te halen door onvoorziene omstandigheden, kan uw aanvraag toch nog ingediend worden mits u de reden van laattijdigheid grondig motiveert. Opgelet: De deadline van 2 maanden blijft de richtlijn. Wanneer een aanvraag wordt aanvaardt die later werd ingezonden (met motivatie), zal de doorlooptijd even lang in beslag nemen als wanneer het op tijd wordt ingediend. Er is dus geen versnelde procedure van toepassing op deze dossiers.
TEGEMOETKOMING IN D E REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECR EET 4
Beoordeling 1.
Is de aanvraag op tijd ingediend?
Wanneer uw aanvraag niet op tijd werd ingediend, zal de administratie beslissen of uw motivering voor laattijdig indienen volstaat om het dossier toch ontvankelijk te verklaren. Bijvoorbeeld: Indien u pas 1 maand voor de start van het initiatief wordt uitgenodigd door de buitenlandse organisatie en u dus onmogelijk uw aanvraag eerder kon indienen, kan de administratie het dossier toch in aanmerking nemen. U moet dit echter duidelijk vermelden in uw aanvraagdossier en de uitnodiging van de buitenlandse organisator (indien mogelijk) toevoegen. Niet op de hoogte zijn van deze subsidievorm of van de regelgeving is geen geldige reden om het dossier laattijdig in te dienen.
2.
Voldoet de aanvraag aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een subsidie?
De administratie zal nakijken of uw aanvraag voldoet aan de voorwaarden zoals eerder aangehaald onder het puntje “Kom ik in aanmerking?”
3.
Is de begroting correct en volledig?
In de begroting vermeldt u alle inkomsten en uitgaven voor de reis-, verblijf- en transportkosten met betrekking tot het initiatief waarvoor u een subsidie aanvraagt. De administratie zal nagaan of de begrote bedragen in aanmerking komen voor subsidiëring. Dit wil zeggen dat enkel de reis-, verblijf- en transportkosten, zoals eerder vermeld onder het puntje ‘Welke kosten worden ondersteund?’, door de administratie in aanmerking worden genomen. Er zal ook gekeken worden of de begrote bedragen realistisch zijn ingeschat. Hiervoor steunt de administratie op gelijksoortige dossiers. Wanneer de kosten te hoog worden geschat, zal de administratie deze checken op verschillende internetsites met de gangbare prijzen. Te hoge begrote kosten zullen door de administratie worden verminderd. Het is belangrijk dat de begroting voldoende gedetailleerd is. Wanneer u er dus voor kiest om bepaalde kosten te groeperen onder 1 bepaalde post, zorg er dan voor dat u deze post voldoende toelicht.
4.
Inschatting artistieke kwaliteit/meerwaarde
De administratie moet een duidelijk beeld krijgen van wie u bent en wat u precies gaat doen. Het is dus zeer belangrijk dat u ons voldoende en juiste informatie bezorgt.
TEGEMOETKOMING IN D E REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECR EET 5
De administratie zal op basis van deze bezorgde informatie een inschatting maken van: − de artistieke kwaliteit van de aanvrager; − de internationale uitstraling en belang van het initiatief en van de buitenlandse locatie of partner(s); − de meerwaarde van het initiatief voor de artistieke ontwikkeling van de aanvrager.
5.
Doelmatigheid
Op welke manier past het initiatief binnen uw langetermijnplanning? Wat is het belang van het initiatief in het kader van de uitbouw van uw oeuvre? Wat wilt u bereiken met dit project? Denk aan netwerkuitbouw, publieksverbreding, kennisopbouw, …
6.
Ecologisch aspect
Bij de beoordeling van het aanvraagdossier zal de administratie ook rekening houden met uw inspanningen om de ecologische impact van het initiatief zo klein mogelijk te houden. Uit de aanvraag moet blijken dat u heeft nagedacht over de best mogelijke manier om dit te realiseren.
Beslissing De Vlaams minister, verantwoordelijk voor cultuur, beslist over het al dan niet toekennen van een subsidie op basis van de adviezen van Kunsten en Erfgoed.
Timing en communicatie Kunsten en Erfgoed verzamelt en beoordeelt de aanvragen. Eén keer per maand worden de adviezen naar de minister gestuurd voor een beslissing. Nadat de minister haar beslissing heeft genomen, maakt Kunsten en Erfgoed de subsidiebesluiten op. Na ondertekening van de besluiten gebeurt de officiële communicatie per brief via de gewone post. Opgelet: Er worden geen ontvangstmeldingen gestuurd. De motivatie voor het al dan niet toekennen van een subsidie wordt niet opgenomen in de meldingsbrieven. Indien u dit wenst kunt u deze motivatie opvragen bij Kunsten en Erfgoed.
TEGEMOETKOMING IN D E REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECR EET 6
Logo van de Vlaamse overheid Wanneer u een subsidie ontvangt, moet u de steun van de Vlaamse overheid kenbaar maken. Daarom moet u in het kader van het initiatief het logo van de Vlaamse overheid opnemen in uw publicaties (drukwerk, websites ...). U vindt dit logo op de website van Kunsten en Erfgoed: http://www.kunstenenerfgoed.be (onder Agentschap – logo’s).
Afrekenen De subsidie wordt na de realisatie van het initiatief afgerekend. Hiervoor moet u zowel een inhoudelijk als financieel (d.m.v. overzicht van de uitgaven en bewijsstukken) verslag indienen. Let er dus op dat u alle bewijsstukken (facturen, bonnetjes,…) goed bijhoudt. Uitgebreide richtlijnen voor het opmaken van een afrekeningsdossier en belangrijke aandachtspunten vindt u terug op de website van Kunsten en Erfgoed: http://www.kunstenenerfgoed.be (onder Internationaal – Kunsten - Subsidies Internationaal).
TEGEMOETKOMING IN D E REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECR EET 7
Inhoud DOEL
2
ONDERSTEUNDE KOSTEN
2
KOM IK IN AANMERKING?
3
ZIJN ER BEPERKINGEN?
3
AANVRAAG 1. Aanvraagdossier 2. Aanvraagformulier 3. Praktisch
3 3 4 4
WANNEER INDIENEN?
4
BEOORDELING 1. Is de aanvraag op tijd ingediend? 2. Voldoet de aanvraag aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een subsidie? 3. Is de begroting correct en volledig? 4. Inschatting artistieke kwaliteit/meerwaarde 5. Doelmatigheid 6. Ecologisch aspect
5 5
BESLISSING
6
TIMING EN COMMUNICATIE
6
LOGO VAN DE VLAAMSE OVERHEID
7
AFREKENEN
7
5 5 5 6 6
TEGEMOETKOMING IN D E REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECR EET 8
