Richtlijnen afrekening Tegemoetkoming in de reis- verblijfen transportkosten in het kader van het kunstendecreet
Inleiding De Vlaamse minister van Cultuur heeft beslist om voor uw initiatief een tegemoetkoming in de internationale reis-, verblijf- en/of transportkosten toe te kennen. Deze subsidie kan enkel uitbetaald worden op basis van een afrekeningsdossier dat bestaat uit: − het afrekeningsformulier; − een inhoudelijk verslag met verworven leerpunten; − een overzicht van de uitgaven; − bewijsstukken. Deze richtlijnen zullen u helpen om het afrekeningsdossier op te stellen.
Samenstelling afrekeningsdossier Een afrekeningsdossier moet de volgende verplichte documenten bevatten:
1.
Afrekeningsformulier
In dit formulier vult u de basisgegevens van uw subsidieaanvraag in en eventueel gewijzigde identificatiegegevens. U kunt het formulier terugvinden op de website van Kunsten en Erfgoed: http://www.kunstenenerfgoed.be (onder Internationaal – Kunsten – subsidies Internationaal).
2.
Een inhoudelijk verslag met verworven leerpunten
U maakt een korte evaluatie van het initiatief. Hierin vermeldt u of de doelstellingen werden bereikt (cfr. motivatie in het aanvraagdossier). Werden er nieuwe contacten gelegd, wat zijn de directe resultaten (bv. platencontract aangeboden gekregen, tentoonstelling opgepikt door curator van een ander museum,…), wat was uw persoonlijke ervaring, … . Dit inhoudelijke verslag dient als rapportage aan de administratie, er hangt geen verdere inhoudelijke inschatting aan vast. Het inhoudelijke verslag hoeft dus niet per definitie positief te zijn, een realistisch verslag is voor ons interessanter en relevanter.
3.
Een overzicht van de uitgaven
Dit is een overzicht van alle uitgaven met betrekking tot de reis-, verblijf- en transportkosten verbonden aan het international initiatief waarvoor een subsidie is toegezegd. Nummer elke post in dit overzicht en breng deze nummering over op de corresponderende bewijsstukken.
RICHTLIJNEN AFREKENING TEGEMOETKOMING REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN 2
4.
Bewijsstukken
Deze bewijsstukken zijn de facturen, bonnetjes, tickets,… voor de reis-, verblijfen transportkosten. Deze bewijsstukken worden genummerd zoals hierboven omschreven. Alle bewijsstukken van klein formaat worden op A4-bladen gekleefd (meerdere bewijsstukken mogen op hetzelfde blad maar mogen elkaar niet overlappen). Kopies van de bewijsstukken worden voorzien van de formule “voor echt verklaard” en worden ondertekend.
Wanneer indienen? U dient uw afrekening in na de realisatie van het initiatief en vóór 1 september van het jaar volgend op het jaar waarvoor u een subsidie werd toegekend. Wanneer u het afrekeningdossier niet tijdig instuurt kan de subsidie vervallen. Hou er ook rekening mee dat hoe sneller het afrekeningsdossier ons bereikt, hoe sneller we het kunnen behandelen. Vb: In de loop van 2011 werd u een subsidie toegezegd. U moet dan uw afrekeningdossier ten laatste insturen op 1 september 2012.
Aandachtspunten 1.
Ecologisch verantwoord
Voor verplaatsingskosten wordt verwacht dat zo veel mogelijk gebruik gemaakt wordt van het openbaar vervoer. Bij het onnodig belasten van het milieu, zoals bvb. het systematische en overdreven gebruik van taxi’s, zal de administratie de desbetreffende kosten schrappen.
2.
Bewijsstukken
Het is zeer belangrijk dat alle facturen, huurovereenkomsten e.d. op naam staan van de subsidiebegunstigde. De subsidiebegunstigde is de natuurlijke persoon of de organisatie die de subsidie heeft aangevraagd. Wanneer dit niet het geval is moet door middel van onkostennota’s of schuldvorderingen bewezen worden dat de kosten werden gedragen door de subsidiebegunstigde.
3.
Niet aanvaardbare kosten
De algemene regel is: kosten die geen verband houden met de uitvoering van het initiatief komen niet in aanmerking voor de subsidie.
RICHTLIJNEN AFREKENING TEGEMOETKOMING REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN 3
Er kunnen enkel kosten ingediend worden die effectief gemaakt werden tijdens de gesubsidieerde periode (de periode die u hebt ingevuld in het aanvraagformulier). Naast facturen/schuldvorderingen gelden ook leveringsbonnen (met vermelding van de leveringsdatum binnen de subsidieperiode) als bewijsstuk. Facturen met een factuurdatum die binnen de gesubsidieerde periode valt, maar waarvan de uitvoering of levering na de gesubsidieerde periode valt, worden niet aanvaard. Volgende kosten worden niet aanvaard: − Reiskosten die niet onmiddellijk verband houden met het initiatief; − Boetes (waarbij de verantwoordelijkheid bij de uitvoerder van het project ligt), financiële boetes, kosten verbonden aan gerechtelijke procedures; − Per diem of dagvergoedingen (de gemaakte kosten voor reis-, verblijf- en transportkosten moeten steeds bewezen worden met facturen, bonnetjes,…).
CONTACTGEGEVENS Wanneer u nog vragen heeft over de samenstelling van het afrekeningdossier, kan u steeds contact opnemen met Peggy Hoefkens. t. 02 553 69 06 e.
[email protected]
RICHTLIJNEN AFREKENING TEGEMOETKOMING REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN 4
inhoud INLEIDING
2
SAMENSTELLING AFREKENINGSDOSSIER 1. Afrekeningsformulier 2. Een inhoudelijk verslag met verworven leerpunten 3. Een overzicht van de uitgaven 4. Bewijsstukken
2 2 2 2 3
WANNEER INDIENEN?
3
AANDACHTSPUNTEN 1. Ecologisch verantwoord 2. Bewijsstukken 3. Niet aanvaardbare kosten
3 3 3 3
CONTACTGEGEVENS
4
RICHTLIJNEN AFREKENING TEGEMOETKOMING REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN 5
