ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA, O.P.S.
BAKALÁŘSKÁ PRÁCE
2014
Adéla Matoušková
ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA, O.P.S.
Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu
ANALÝZA SYSTÉMU SELFBILLING VE ŠKODA AUTO a.s.
Adéla MATOUŠKOVÁ
Vedoucí práce: doc. Ing. Jiří Strouhal, Ph.D.
Tento list vyjměte a nahraďte zadáním bakalářské práce
Prohlašuji,
že
jsem
bakalářskou
práci
vypracovala
samostatně
s použitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná a v práci jsem neporušila autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským).
V Mladé Boleslavi dne 4. 12. 2014
3
Děkuji doc. Ing. Jiřímu Strouhalovi, Ph.D. za odborné vedení bakalářské práce, poskytování rad a informačních podkladů. Děkuji také zaměstnancům oddělení EUU za poskytnutí materiálů, rad a informací nutných k vypracování mé bakalářské práce.
4
Obsah Seznam použitých zkratek a symbolů .................................................................... 7 Úvod a cíle bakalářské práce ................................................................................. 8 1
Teoretická východiska řešení .......................................................................... 9 1.1
Účetnictví .................................................................................................. 9
1.1.1Kvantitativní požadavky účetnictví .......................................................... 9 1.2 Zúčtovací vztahy a závazky ........................................................................ 10 1.3 Účetní dokumenty ....................................................................................... 10 1.3.1 Účetní doklad ........................................................................................ 10 1.3.2 Účetní záznamy .................................................................................... 11 1.3.3 Daňový doklad ...................................................................................... 12 1.3.3.1 Náležitosti daňového dokladu ....................................................... 12 1.3.4 Faktura.................................................................................................. 13 1.3.4.1 Druhy faktur ................................................................................. 13 1.3.5 Opravný daňový doklad ........................................................................ 13 1.4 Doklady v elektronické podobě ................................................................... 14 1.4.1 Elektronická fakturace (dále jen E- fakturace)....................................... 14 1.4.1.1 Vlastnosti E-fakturace .................................................................. 14 1.4.2 Teoretické vymezení metod pro zpracování závazků ve firmě ŠA ........ 14 1.4.2.1 Selfbilling...................................................................................... 14 1.4.2.1.1 Rozdíl mezi klasickou a selfbillingovou fakturací ............. 15 1.4.2.2 EDI ............................................................................................... 16 1.4.2.2.1 Zpráva EDI ....................................................................... 16 1.4.2.3 OCR .............................................................................................. 16 2
ŠKODA AUTO a.s. ........................................................................................ 18
3 Zavedení metody selfbilling v dodavatelské účtárně ve firmě ŠKODA AUTO a.s. ………………………………………………………………………………………..19 3.1 Organizační struktura oddělení účtárny kontokorentů (EUU) ve firmě ŠKODA AUTO a.s. ........................................................................................... 19 3.2 Základní princip metody selfbilling ve firmě ŠA ........................................... 19 3.3 Zdroje dat pro metodu selfbilling ................................................................. 20
5
3.3.1 Odchylky v DL ....................................................................................... 21 3.4 Elektronické kanály ..................................................................................... 21 3.5 Archivace selfbillingových dokladů.............................................................. 23 3.6 Zařazení dodavatele do selfbillingu............................................................. 23 3.6.1 Oslovení dodavatele ............................................................................. 23 3.6.2 Testování .............................................................................................. 24 3.6.3 Selfbillingová smlouva .......................................................................... 24 3.6.4 Nastavení dodavatele ........................................................................... 24 3.7 Vystavení selfbillngového dokladu .............................................................. 25 3.10 Shrnutí matody selfbilling ve firmě ŠA ...................................................... 25 4 Porovnání efektivnosti metody selfbilling s ostatními metodami fakturace užúvané ve firmě ŠKODA AUTO a.s. ................................................................... 27 4.1 Srovnání z hlediska množství příchozích faktur .......................................... 27 4.2 Srovnání metod dle času ............................................................................ 28 4.3 Shrnutí výhod a nevýhod metod pro zpracování dokladů ve firmě ŠA ........ 30 4.3.1 Výhody fakturačních metod ve firmě ŠA ............................................... 30 4.3.2 Nevýhody fakturačních metod ve firmě ŠA ........................................... 31 4.4 Zhodnocení analyzované části ................................................................... 31 Závěr .................................................................................................................... 33 Seznam literatury ................................................................................................. 34 Seznam obrázků a tabulek ................................................................................... 36 Seznam příloh ...................................................................................................... 37
6
Seznam použitých zkratek a symbolů ČR
Česká republika
EDI
Electronic Data Interchange
E-Fakturace
Elektronická fakturace
EUU
Účtárna kontokorentů
DIČ
Daňové identifikační číslo
DL
Dodací list
IČO
Identifikační číslo osoby
INVOICE EDIFACT D00A
Elektronická zpráva pro selfbillingovou fakturu
INVOICE EDIFACT D07A
Elektronická zpráva pro selfbillingovou fakturu
Logis
Logistický systém ve kterém se provádí příjmy
OCR
Metoda optického rozpoznávání znaků
PDF
Portable Document Format
SAP
Systeme Anwendungen Produkte
SBI
Selfbilling Invoice
Selfbilling
Metoda vystavování dokladů zákazníkem za dodavatele
ŠA
ŠKODA AUTO a.s.
VDA4908
Elektronická zpráva pro selfbillingovou fakturu
WEBCARGO
Webová aplikace pro selfbillingové doklady
WEBSBI
Webová aplikace pro selfbillingové doklady
XML
Extensible Markup Language
7
Úvod a cíle bakalářské práce Bakalářská práce byla napsána a inspirována zkušenostmi, jež jsem nabyla v rámci své praxe na oddělení dodavatelské účtárny ve firmě ŠKODA AUTO a.s. (dále jen ŠA). Předkládaná závěrečná práce se věnuje oblasti účetnictví a novým trendům elektronické fakturace užívaných ve ŠA. Stěžejním pojmem je metoda selfbilling, která je rozšířená pouze mezi středními a velkými podniky. Mým cílem je představit, či zvýšit povědomí o tomto způsobu zpracování dodavatelských dokladů, porovnat a zhodnotit selfbilling s dalšími fakturačními metodami. Bakalářská práce se skládá z teoretické a praktické části. V teoretické části se pojednává o pojmu účetnictví jako celku. Kapitola je dále rozvinuta o kvantitativní požadavky, účetní dokumenty a stručné vysvětlení zúčtovacích vztahů a závazků. Závěrečnou část teorie tvoří nové trendy z oblasti fakturačních metod užívaných ve firmě ŠA. V praktické části je detailně rozpracováno zavedení systému selfbilling ve firmě ŠA. Je zde vysvětlen princip fungování selfbillingu z pohledu firmy ŠA vůči jejím dodavatelům. Z hlediska komunikace s dodavatelem bakalářská práce pojednává o elektronických kanálech, které jsou využity k přenosu dat mezi komunikujícími stranami. V neposlední řadě se tato kapitola zmiňuje o zařazení nového dodavatele a o vystavení dokladů jménem dodavatele. V poslední praktické části se srovnává metoda selfbilling s dalšími metodami používanými ke zpracování dodavatelských dokladů ve firmě ŠA. Jako porovnávající kritéria jsem zvolila čas objem a výhody/nevýhody. V závěru praktické části je zmíněno zhodnocení analyzované části.
8
1
Teoretická východiska řešení
V první části této práce bych se ráda věnovala základním účetním principům, které je nutné vysvětlit pro pochopení dalších kapitol v praktické části práce. Teoretická část rozpracovává pojem účetnictví, zúčtovací vztahy a závazky.
Závěrečná
práce se dále zabývá účetními dokumenty. Následně jsou teoreticky vymezeny jednotlivé termíny jako je elektronická fakturace, selfbilling, electonic data inchange (dále jen EDI) a metoda optického rozpoznávání znaků (dále jen OCR), což jsou pro mou bakalářskou práci stěžejními pojmy.
1.1
Účetnictví
Účetnictví
představuje
část
informačního
systému,
který
zjišťuje,
měří,
zaznamenává, třídí a zpracovává data. Dále také předkládá finanční informace o ekonomické entitě. Ekonomickou entitou je jednotka, která existuje nezávisle jako například firma, škola, nemocnice, fundace, ale i státní instituce. (Bokšová, 2013) Účetnictví má v dnešní moderní době širší podobu, než tomu bylo v minulosti. Není však do dnešní doby jednotně definováno. Podle Čechové (2011) se účetnictví vyznačuje určitými znaky: Účetnictví zaznamenává a zjišťuje určité skutečnosti. Tyto záznamy skutečnosti musí být správné. Zaznamenáváním skutečností vznikají informace, které umožňují rozbor a hodnocení situace. Výsledky jsou podkladem pro další rozhodování a stanovování úkolů do budoucna. 1.1.1 Kvantitativní požadavky účetnictví Kvantitativními požadavky účetnictví jsou podle § 8 zákona o účetnictví následující. Dodržení srozumitelnosti, což znamená, že účetní informace musí být zcela srozumitelné. Dále uživatelé, pro které jsou určeny, by měli vykazovat určitou ekonomickou znalost. Relevantním účetnictvím účetní jednotky se rozumí informace, která pomáhá uživatelům v rozhodování např. porovnáváním minulých událostí. Dalším požadavkem je spolehlivost, neboť spolehlivé informace jsou ty, které podávají věrný a poctivý obraz, zobrazují ekonomickou realitu, jsou úplné a nestranné. Účetnictví účetní jednotky je srovnatelné, jestliže uživatelé mohou srovnávat účetní závěrky různých firem mezi sebou a v čase. Posledním kvantitativním požadavkem účetnictví je dokladovost. V účetních dokladech jsou
9
obsaženy účetní informace, na základě kterých může účetní jednotka účtovat. Tyto doklady musí splňovat určité charakteristiky. Měly by být úplné, přesné, pravdivé, přehledné a včasné. (Strouhal a kol., 2012)
1.2 Zúčtovací vztahy a závazky „Zúčtovací vztahy zobrazují převážnou část vztahů k vnějšímu světu. Tato třída je co do obsahu asymetrická: zahrnuje výhradně krátkodobé závazky, zatímco některé pohledávky zde účtované mohou být dlouhodobé i krátkodobé povahy“ (Kovanicová, 2011, str. 283) Podle § 1721 občanského zákoníku je závazek definován tak, že ze závazku má věřitel vůči dlužníkovi právo na určité plnění jako na pohledávku a dlužník má povinnost toto právo splněním dluhu uspokojit. (Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, 2014) Závazky reprezentují povinnost firmy ocenitelnou v penězích, postoupit své ekonomické užitky, a to v důsledku minulých hospodářských aktivit. Vychází
z očekávání,
že
jejich
vyrovnání
vyústí
ke
snížení
prostředků
představující ekonomický prospěch. Základní kritérium klasifikace závazků je doba, po kterou budou firmě sloužit jako zdroj financování:
Krátkodobé závazky – jejich základním úkolem je financování běžného provozu firmy.
Dlouhodobé závazky – tj. závazky, jež mají dobu splatnosti zpravidla delší než 1 rok. Jsou využívány k financování složek aktiv, které mají delší dobu použitelnosti.
(Kovanicová, 2011)
1.3 Účetní dokumenty 1.3.1 Účetní doklad Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. přesně definuje pojem účetní doklad. „Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5.“ (Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, 2014, str. 338) Účetní doklad je průkazný účetní záznam, který dle § 11 musí obsahovat následující údaje. Označení účetního dokladu, obsah účetního případu, účastníky
10
účetního případu, peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku, vyjádřené množství, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu (není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu), podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ, podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Dle § 4 odst. 10 zákona o účetnictví jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů. Přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Za účetní záznam se považují data, která jsou záznamem skutečností vedených v účetnictví. Každou skutečnost týkajíce se vedení účetnictví jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy. (Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, 2014) 1.3.2 Účetní záznamy Podle § 33 odst. 1 zákona o účetnictví se konkrétní způsob zaznamenání informace označuje jako forma účetního záznamu. Formy účetního dokladu mohou být tři, a to listinná, technologická a smíšená. Použití určité formy účetního dokladu záleží na tom, jak účetní jednotka vede účetnictví. Všechny tři tyto formy účetních dokladů jsou rovnoprávné. Listinná forma účetního dokladu může mít podobu dle § 33 odst. 2 a) :
rukopisu,
psanou na psacím stroji či na stroji výpočetní techniky,
provedenou tiskařskými nebo reprografickými technikami,
vyhotovenou tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný.
Technická forma účetního dokladu může být znázorněna § 33 odst. 2 b):
elektronicky,
opticky
jiným způsobem nespadajícím pod listinnou formu dokladu , který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný
Smíšená forma účetního dokladu dle § 33 odst. 2 c):
účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný. 11
(Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, 2014) Účetní jednotka smí převádět účetní záznamy z jedné formy do druhé, ale je povinna zabezpečit průkaznost tohoto převodu. Takto může učinit např. dokladem, že obsah účetního záznamu v původní formě odpovídá obsahu po převodu na jinou formu. Tato povinnost je prokázána pokud účetní jednotka předloží obě formy účetního dokladu a jejich obsah je shodný. (Ryneš, 2013) 1.3.3 Daňový doklad Daňový doklad může plnit úlohu účetního dokladu. Pouze však v případě, pokud je upraven dle daných náležitostí, které odpovídají zákonu o účetnictví. Daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu. Elektronickou podobu má daňový doklad tehdy, pokud byl vystaven a obdržen v elektronické podobě. S použitím elektronického daňového dokladu musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje. (Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, 2014) V praxi se používá faktura jako daňový doklad u plátců daně z přidané hodnoty, což znamená, že se vystavuje pouze jeden doklad. Tento doklad obsahuje náležitosti faktury i daňového dokladu. (Jeřábek, 2011) 1.3.3.1 Náležitosti daňového dokladu
Podle § 28 zákona o dani z přidané hodnoty musí daňový doklad obsahovat následující údaje. Název obchodní firmy nebo jméno a příjmení. Popřípadě název, dodatek ke jménu a přímení nebo názvu, sídlo či místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění. Daňové identifikační číslo (dále jen DIČ) plátce, který uskutečňuje plnění. Jméno obchodní firmy nebo jméno a příjmení popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění. DIČ plátce, pro kterého se uskutečňuje plnění. Dalšími náležitostmi daňového dokladu jsou evidenční číslo daňového dokladu, rozsah a předmět plnění, datum vystavení daňového dokladu, datum uskutečnění zdanitelného plnění, základ daně a sazba daně, základní nebo snížená cena daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona a výši daně; tato daň se uvádí pouze v české měně. Daňový doklad musí rovněž obsahovat údaje o tom, zda byl doklad vystaven zákazníkem a je-li tato osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zplnomocněna k vystavování daňových dokladů. Také zde musí být odkaz na
12
příslušné ustanovení tohoto zákona, ustanovení předpisu Evropské unie popřípadě jiný údaj upozorňující, že plnění je od daně osvobozeno. Pokud je osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, pak v daňovém dokladu musí být informace o tom, že daň odvede zákazník. (Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, 2014) 1.3.4 Faktura Termín faktura není v současné době upraven obchodním ani účetním právem, nicméně je tento pojem velmi využíván v praxi. Faktura se stává účetním dokladem, pokud obsahuje náležitosti v souladu se zákonem o účetnictví. V případě, že faktura nemá všechny potřebné náležitosti, pak musí být doplněna o písemnosti a dokumenty tak, aby byly splněny podmínky stanovené právem. 1.3.4.1 Druhy faktur
Faktura vydaná – představuje doklad, který vystavuje dodavatel za určitý výkon. Tímto vzniká dodavateli pohledávka za odběratele.
Faktura přijatá − doklad, ve kterém je stanoven závazek odběratele za přijetí určité služby, zboží apod.
Proforma faktura – znamená, že je to ve skutečnosti nabídka podávaná ve formě budoucí faktury, při které nevzniká povinnost o této hospodářské operaci účtovat. Nevzniká zde závazek ani pohledávka.
Zálohová faktura – znamená doklad, jímž dodavatel po odběrateli žádá zaplacení peněžní částky v předstihu za zboží, služby apod.
(Paseková, Otrusinová, 2005) 1.3.5 Opravný daňový doklad Opravný daňový doklad je určitý typ faktury, který se využívá při reklamacích nakupovaného zboží, výrobků, služeb apod. Vychází z předpokladu, že dodavatel nedodržel své povinnosti nebo ustanovení kupní smlouvy a dodávka má vady. Např. pokud nesouhlasí dovezené množství, druh, cena zboží, nebo hodnoty stanovené na fakturách. (Paseková, Otrusinová, 2005)
13
1.4 Doklady v elektronické podobě 1.4.1 Elektronická fakturace (dále jen E- fakturace) E-fakturace je plně automatizovaná bezpapírová výměna daňových dokladů mezi systémy dvou daňových subjektů. V České republice se elektronická fakturace řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákonem č.199/1998 Sb., o dani z přidané hodnoty a dalšími souvisejícími zákony. (Vinter, 2010) Elektronické a listinné formy fakturace se staly po novele zákona o DPH rovnoprávné a nemusejí být opatřeny elektronickým podpisem ani elektronickou značkou. (Mikula, Strnadová, 2013) To by mělo přispět ke snížení administrativy pro podnikatele a správce daně. Pro některé firmy může být novela zákona o DPH důvodem pro ukončení užívání papírové formy fakturace. E-fakturace zahrnuje nejen vystavení daňového dokladu, ale i jeho předání nebo zpřístupnění, včetně jeho uchování po celou dobu stanovenou pro uchovávání daňových dokladů. Dle § 35a zákona o dani z přidané hodnoty lze daňový doklad převést z listinné podoby do elektronické a naopak. Nicméně elektronická faktura musí mít stejné náležitosti
jako
prostřednictvím uchovávána
písemná
faktura.
elektronických
data
zaručující
„Při
prostředků věrohodnost
uchovávání musí
být
původu
daňových rovněž
daňových
dokladů
elektronicky dokladů
a
neporušenost jejich obsahu.“ (Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, 2014, str. 188) 1.4.1.1 Vlastnosti E-fakturace
Elektronická fakturace má mnoho vlastností. Ráda bych uvedla ty nejdůležitější, které jsou podstatné pro pochopení tohoto pojmu. E-fakturace umožňuje přístup přes webový vyhledávač, šifrování, elektronický podpis, rychlé vyhledávání dokumentů v archivu, možné nahlížení do dokumentů, zajištění archivace, platbu faktur, úsporu času i peněz, eliminaci chyb apod. (Editel, © 2014) 1.4.2 Teoretické vymezení metod pro zpracování závazků ve firmě ŠA 1.4.2.1 Selfbilling
Oproti obecně používaným modelům, kdy dodavatelé posílají své faktury odběratelům je selfbilling metodou vystavování dokladů zákazníkem na základě pořízených dat o příjmu zboží a následně její elektronický přenos (obvykle pomocí
14
EDI) k dodavateli. EDI v tomto případě představuje elektronickou výměnu strukturovaných
fakturačních
údajů
ze
systému
odběratele
do
systému
dodavatele, která se vyznačuje standardizací obsahu předávaných zpráv i způsobu spojení a identifikace stanic partnerů. (Koblovský, 2005) Selfbilling představuje inovativní způsob fakturace, díky které se stává fakturace rychlejší a efektivnější. Velkým kladem SBI je vysoký přehled o fakturách a jejich splatnostech. (Podnikátor, 2012) Snahou SBI je co nejvíce omezit papírový vztah mezi oběma subjekty. Vystavení dokladů se děje automaticky, prakticky bez lidského zásahu. 1.4.2.1.1 Rozdíl mezi klasickou a selfbillingovou fakturací
Při klasické fakturaci dodavatel vystavuje fakturu na základě expedice svých výrobků a páruje ji s dodacími listy. Odběratel řeší problémy se zaúčtováním faktury, která neodpovídá dodacím listům – může se jednat o nedodaný materiál, nekvalitní materiál, možné rozpory v datech na faktuře a dodacích listech. Pokud dodavatel použije selfbillingovou fakturaci, pak odběratel vystavuje fakturu na základě příjmu materiálu. Odběrateli odpadají problémy při párování faktury s dodacími listy. Dále je zde možnost okamžité platby spolu s elektronickým přenosem faktur (EDI). (Koblovský, 2005)
Zdroj: Vlastní zpracování dle interních dat ŠKODA AUTO a.s.
Obr. 1 Srovnání klasické fakturace s metodou selfbillig
15
1.4.2.2 EDI
Neboli elektronická výměna dat se zabývá komunikací mezi dvěma subjekty, které si navzájem zasílají obchodní, či jiné dokumenty elektronickou formou. Hlavním cílem EDI je nahradit papírové obchodní dokumenty elektronickou formou dokumentů. Tento krok zajistí pro firmu úsporu času a peněz. EDI je rychlým, spolehlivým a přesným nástrojem. EDI dokumenty mají stejnou právní váhu jako listiny papírové. (EDIZone, © 2008-2014) Při užívání systému EDI odpadají mnohé přímé náklady, které při klasické výměně informace vznikají. EDI eliminuje opakované vkládání dat, chyby při vyřizování obchodních případů v důsledku chybně vložených dat, výdaje za papír, poštovné, obálky, přepravu. EDI přináší výrazné úspory pomocí zrychlení toku materiálu a plateb, kdy se minimalizují stavy zásob. Uvolňují jinak vázané finanční prostředky – zlepšení likvidity a automatizace vyřizování obchodních případů. (Vojta, 2007) EDI je metodou pro zpracování dodavatelských dokladů a zároveň hlavním kanálem
přenosu
selfbillingových
dokladů
ve
standardizované
Zpracování dokladů pomocí metody EDI probíhá ve ŠA
struktuře.
na opačné bázi jako
metoda selfbilling. V praxi to znamená, že dodavatel odesílá datové věty odběrateli (ŠA) a ŠA tyto data vloží do přednastavené šablony. Pro nastavení procesu EDI fakturace ve ŠA je nutné, aby obchodní partneři uzavřeli smlouvu o používání e-fakturace. (Interní zdroj ŠA, 2014) 1.4.2.2.1 Zpráva EDI
Tuto zprávu si lze představit jako tabulku, ve které je jednotlivé pole přesně definováno podle obsahu např. datum, cena, kód zboží apod. Zpráva má přesně stanovenou strukturu, která nesmí být narušena. (Editel, © 2014) 1.4.2.3 OCR
Jedná se o technologii, jež umožňuje převádět listinné dokumenty do elektronické podoby. (Abbyy, ©2014) Systém OCR slouží pro optické rozpoznávání znaků. Ve spolupráci se skenerem lze převést tištěné znaky na digitální text, což umožňuje vyhledat nebo upravit dokumenty v textovém editoru. Tudíž je možné upravovat obsah původního dokumentu. (HP, ©2011) Systém je založen na algoritmu, který se postupně učí a zdokonaluje výsledky vytěžování (rozpoznávání) dokumentů. S přibývajícím počtem zpracovávaných dokumentů si systém automaticky ukládá
16
nejnovější informace podle typu dokumentu a při zpracování vybírá vždy nejlepší umístění jednotlivých hodnot pro vytěžení. Systém umožňuje automatickou validaci (kontrolu) vytěžených i zadaných údajů Hlavní výhodou toho systému je, že dokáže rozpoznat z obrázku písmena, poskládat je do slov a slova následně do vět. Odpadá tak nutnost údaje z dokumentů přepisovat. Ve firmě ŠKODA AUTO a.s. se systém OCR využívá již od roku 2008. (Interní zdroj ŠA, 2014)
17
2
ŠKODA AUTO a.s.
Historie mlado-boleslavské automobilky ŠKODA AUTO a.s. začala v roce 1895, kdy mechanik Václav Laurin a knihkupec Václav Klement založili malou firmu na výrobu jízdních kol. V roce 1899 Laurin & Klement spustil výrobu motocyklů, se kterými se účastnili soutěží. První model automobilu Voiturette A se začal vyrábět v roce 1905 a ihned se stal trhákem. Firma hledala silného partnera a v roce 1925 se spojila se strojírenským podnikem Škoda. Což způsobilo konec názvu i značky Laurin & Klement, postupně se přešlo na jméno a značku Škoda. Po druhé světové válce se stala automobilka monopolním výrobce osobních automobilů v Československu. Také v této době došlo k oddělení automobilky od plzeňské části podniku Škoda a byla přeměněna na „Automobilové závody, národní podnik“. Jelikož automobilka neměla možnosti spolupracovat se zahraničím, pak měla zaostalou technologii a nerozvíjela se. Tato situace způsobila, že Škoda se stávala málo konkurenceschopnou na západních trzích. Německá automobilka Volkswagen se stala zahraničním partnerem automobilky v roce 1990. Faktické spojení se uskutečnilo 16. dubna 1991. Škoda byla opět přejmenována, tentokrát na „Škoda, automobilová akciová společnost.“ Automobilka prošla dlouhou cestu k technologické modernizaci a opět se dostala na vrchol automobilového světa. Továrna opět změnila název a to na dnešní „Škoda Auto“. (Škoda auto, © 2014) Následovalo několik dalších modelů automobilů: Favorit, Felicia, Octavia, Superb, Fabia, Pick-up, Roomster, Yeti, Citigo a Rapid. Firma ŠKODA AUTO má jednoznačný cíl, dosáhnout produkce 1,8 miliónů automobilů do roku 2018. Dalšími cíli automobilky je představení třetí generace modelu Superb v roce 2015 a dále v roce 2016 by ŠKODA AUTO ráda představila nový SUV model označovaný jako Snowman. (Novák, 2014)
18
3 Zavedení metody selfbilling v dodavatelské účtárně ve firmě ŠKODA AUTO a.s. Tato kapitola se věnuje detailnímu uvedení do problematiky zavedení systému selfbilling v účtárně kontokorentů ve firmě ŠKODA AUTO a.s. Dodavatelská účtárna je součástí oddělení EUU, kde se tento systém využívá od roku 2004.
3.1 Organizační struktura oddělení účtárny kontokorentů (EUU) ve firmě ŠKODA AUTO a.s. Oddělení odběratelské účtárny (EUU/1)
Odběratelé
Fakturace
Oddělení dodavatelské účtárny (EUU/2)
Zahraniční oddělení Zpracování přijatých dokladů od zahraničních dodavatelů
Tuzemské oddělení Zpracování přijatých dokladů od tuzemských dodavatelů
Správa kmenových dat
Cenová, množstevní a kvalitativní vyrovnání
Selfbilling
Platební styk
Rozdělovna Třídění a příprava na digitalizaci přijatých tištěných dokladů
Bakalářská práce se bude dále zaměřovat na činnosti oddělení dodavatelské účtárny (EUU/2), které je dlouhodobým a zkušeným uživatelem metody pro zpracování závazků, tedy metody selfbilling.
3.2 Základní princip metody selfbilling ve firmě ŠA Jak již bylo uvedeno v teoretické části systém selfbilling znamená vystavování dokladů
zákazníkem.
Selfbillingový
doklad
je
daňový
doklad
vystavený
zákazníkem jménem dodavatele. Tento doklad obsahuje všechny náležitosti daňového dokladu. Snahou selfbillingu je co nejvíce omezit papírový vztah mezi
19
oběma subjekty a v neposlední řadě i další administrativu na straně ŠA. Vystavování dokladů se děje automaticky, bez lidského zásahu. Od roku 2013 nesmí doklad obsahovat logo ŠA, ale musí zde být zveřejněno, že je vystaven zákazníkem dle zákona o dani z přidané hodnoty. Vztah firmy ŠA s dodavatelem musí být vždy ošetřen smlouvou. Základním principem vystavování selfbillingových dokladů je, že jsou vystaveny na základě příjmu materiálu.
3.3 Zdroje dat pro metodu selfbilling Selfbilling je závislý na několika zdrojích dat. Zejména na informacích z oddělení nákupu a logistiky firmy ŠA. Rámcová smlouva se vytváří pro stanovení smluvních podmínek mezi firmou ŠA a dodavatelem. Jejím obsahem jsou stanovené ceny, dodací podmínky, měna, splatnost, doba trvání rámcové smlouvy apod. Tuto smlouvu uzavírá oddělení nákupu firmy ŠA spolu s dodavateli. Dalším podstatným zdrojem dat pro metodu selfbilling jsou kmenové věty jednotlivých dodavatelů. Kmenová věta obsahuje komplexní informace o dodavateli např. IČO, DIČO, sídlo firmy, bankovní spojení apod. Každá kmenová věta je v účetním systému SAP evidována pod jedinečným číslem – tzv. dodavatelským číslem. Kmenové věty jsou nezbytné pro vystavení daňového dokladu. Jedním z nejdůležitějších zdrojů informací je logistika. Logistika provádí příjem materiálu do logistického systému. Tomuto kroku předchází odvolávka dispozic, tzn. požadavek na dodání příslušného množství daného materiálu. Odvolávka je vypsána na určité množství materiálu, které má být dodáno v daný čas na příslušný sklad ve ŠA. Příjem materiálu je stěžejním zdrojem dat pro metodu selfbilling. Dodavatelé dodávají materiál na základě odvolávky ŠA. Už při samotném odvolání materiálu se s dodavatelem upřesní podmínky dodání, které vyplývají částečně i z rámcové smlouvy. Další potřebné informace spojené s metodou selfbilling jsou uvedeny na dodacím listu. Datum dodacího listu řídí cenu, splatnost a zdanitelné plnění. Příjem materiálu je proveden k určitému dodavatelskému číslu, které by mělo souhlasit s dodavatelským číslem uvedeným na DL. Pokud jeden z těchto prvků chybí, příjem není možné převést do systému SAP a ten uvízne v konvektoru (rozhraní mezi logistickým a účetním systémem).
20
3.3.1 Odchylky v DL Ve firmě ŠA jsou řešeny odchylky v DL. Odchylky tvoří rozdíl v množství a kvalitativní rozdíly. Pokud je zjištěn rozdíl v množství garantovaném na dodacím listě, sklad firmy ŠA diferenci zaznamená a vyplní tzv. checklist. Checklistem se rozumí protokol o dané chybě, kde jsou vypsané veškeré podrobnosti. Tato odchylka se projeví v programu SAP a následují úkony spojené s korekcí. Korekce dodacího listu – pokud sklad udělal chybu, tímto způsobem chybu opraví. Záměna dílu – nastává v okamžiku, kdy dodavatel dodal místo dílu uvedeného na DL díl jiný. Nedostatečné množství – tento úkon se provádí v případě, že dodavatel dodal jiné než smluvené množství uvedené na DL. Kvalitativní rozdíly znamenají, že pokud se zjistí dodání nekvalitního výrobku, je zahájeno reklamační řízení. V té chvíli je výrobek izolován na skladě reklamací a je vystaveno problémové hlášení. Následně se provede kontrolní nález a sepíše reklamační protokol. Reklamace je dále řešena s dodavatelem.
3.4 Elektronické kanály Hlavním elektronickým kanálem přenosu selfbillingových dokladů je EDI. Je to kanál pro přenos elektronických datových zpráv ve standardizované struktuře. EDI je obecně drahou technologií a proto s ním nedisponuje každá firma. Zpravidla se jedná o velké evropské koncerny, které mají dobré finanční zázemí. Pro ŠA EDI spravuje firma Teledin s.r.o. EDI nepřenáší jen zprávu pro SBI, ale umožňuje přenos dalších dat z oblasti logistiky, vývoje, faktoringu apod. Selfbilling používá pro přenos EDI tři druhy zpráv a to VDA4908, INVOICE EDIFACT D00A a INVOICE EDIFACT D07A. VDA4908 je zpráva jednoduchá a nejžádanější od zahraničních dodavatelů. Obsahuje všechna potřebná data k identifikaci daňového dokladu, nicméně česká legislativa ji nepodporuje. Z tohoto důvodu se do budoucna uvažuje o jejím zrušení.
V českém
prostředí
je
tato
věta
nepřípustná,
protože
nemá
funkci přepočtu na domácí měnu. Fakturám z pohledu zákona o DPH chybí jedna ze základních náležitostí daňového dokladu (viz. § 29, odstavec 1, písmeno l). V prostředí ŠA je tato věta přesto využívána i pro české dodavatele, zejména pro
21
dceřiné společnosti velkých zahraničních koncernů.
Neúplnná datová věta je
podpořena fakturou zaslanou ve formátu PDF, která obsahuje veškeré zákonné požadavky. INVOICE EDIFACT D00A je zpráva, která vyhovuje české legislativě. Její struktura je složitější. Nevyžaduje podporu v zasílání elektronicky podepsaných PDF, nicméně její implementace je pro mnohé dodavatele finančně i časově náročná. INVOICE EDIFACT D07A je datová věta, která v budoucnu nahradí datové zprávy INVOICE EDIFACT D00A a VDA4908 . Tato datová věta se ve firmě ŠA užívá od 1. 1. 2014, budou ji moci používat jak zahraniční, tak i tuzemští dodavatelé. Zmíněná zpráva zcela odpovídá české legislativě. Hlavním kladem INVOICE EDIFACT D07A je, že pojme oproti předchozím zprávám větší objem dat. Cílem ŠA je přejít k užívání pouze této věty. Z tohoto důvodu ŠA doporučuje nově přistupujícím dodavatelům jen zprávu INVOICE EDIFACT D07A. U menších firem nelze očekávat zavedení kanálu EDI, jelikož je pro ně příliš nákladný. Menším firmám jsou doporučované jiné kanály např. WEBSBI. Jde o webový portál, ke kterému má dodavatel přístup a může si zde stáhnout vystavený selfbillingový doklad ve formě PDF a XML. WEBSBI je jednoduchá webová aplikace, kde zaměstnanec ŠA vytváří a spravuje účty dodavatelů. Dodavatelé po každé změně obdrží informační e-mail. Tento e-mail obsahuje informace o novém účtu, změně hesla, či o vystavení nových dokladů. Aplikace WEBSBI neslouží k archivaci dat, pouze na přechodnou dobu data uchovává. Doklady z WEBSBI jsou po třiceti dnech automaticky vymazány. Webová aplikace WEBSBI je dodávána jako služba třetí strany a je provozována na zařízeních a prostředcích firmy Teledin s.r.o. Tento vztah mezi ŠA a firmou Teledin s.r.o. probíhá na základě uzavřené smlouvy. Smlouva obsahuje dodatek o zacházení s utajovanými skutečnostmi. WEBCARGO je jednosměrná aplikace, která slouží k zobrazení selfbillingových dokladů.
V rámci SBI se v této aplikaci zobrazují dodavatelům denní objemy
daňových dokladů ve formátu PDF. WEBCARGO používají převážně významní dodavatelé ŠA, z důvodu velkého objemu příchozích dokladů. Dodavatelská účtárna firmy ŠA tyto doklady komprimuje, komprimovaný soubor obsahuje maximálně 1000 dokladů ve formě PDF. Současně s doklady ve formátu PDF
22
přicházejí dodavateli i datové věty. Doklady z aplikace WEBCARGO jsou stejně jako u WEBSBI po třiceti dnech automaticky vymazány. Další způsob doručení selfbillingových dokladů je pomocí e-mailu. Dodavateli jsou zasílány doklady ve formátu PDF. Tento způsob využívají především zahraniční dodavatelé, jelikož zasílají firmě ŠA menší objem faktur.
3.5 Archivace selfbillingových dokladů Ve firmě ŠA dochází k automatické archivaci v okamžiku, kdy se vystaví daňový doklad příslušnému dodavateli. Daňové doklady formátu PDF se archivují v systému IXOS, kde jsou trvale uloženy. Spolu s daňovým dokladem ve formátu PDF firma ŠA archivuje datové věty tzv. IDOC. V kompetenci dodavatele je archivace daňových dokladů ve formátu PDF. Data ve formátu XML (z WEBSBI) slouží pouze k interním potřebám dodavatele a nenahrazují v žádném případě daňový doklad.
3.6 Zařazení dodavatele do selfbillingu Zařazení
dodavatele
do
selfbillingu
předchází
jeho
oslovení,
testování
připravenosti, dohoda na případných úpravách smlouvy, její podepsání a nastavení systémů. 3.6.1 Oslovení dodavatele Dodavatelé se oslovují na základě následujících podnětů:
Počet doručených faktur – jednou za určité období se vypracovává přehled dodavatelů s počtem příchozích faktur a vybírají se ti s největším objemem.
Kvalita faktur – nekvalitní tisk, nekvalitní papír, neúplné informace potřebné pro zpracování dodavatelských dokladů
Samotný podnět k zařazení dodavatele dávají sami dodavatelé – z důvodu zkušenosti s používáním metody selfbilling v rámci koncernu VW
Budoucímu dodavateli je zaslán oslovovací dopis spolu s volbou způsobu komunikace a dotazník. Pokud dodavatel projeví zájem, je nutné o tom informovat správce EDI a upřesnit jaký typ spojení bude dodavatel používat. V případě klasického EDI je třeba upřesnit typ zprávy. Správci EDI připraví a nastaví pro nového selfbillingového dodavatele zvolený typ komunikace s firmou ŠA.
23
V případě, že dodavatel si zvolí jako typ spojení WEBSBI, pak pro správce stačí jen tato informace. 3.6.2 Testování K testování dochází vždy, pokud má dodavatel zájem o fakturaci pomocí metody selfbilling. Při testování se dodavateli odešle testovací zpráva, jež vypadá stejně jako produktivně zaúčtovaný doklad. Obsahem testovací zprávy jsou reálná data, leč starší. Při testování je dobré dodavateli zaslat několik zkušebních zpráv. Testováním metody selfbilling se prověřuje připravenost dodavatele i firmy ŠA. Důraz se klade na průchodnost datových kanálů a na kontrolu úplnosti dat z hlediska legislativy. Pokud testování proběhne v pořádku, dodavatel potvrdí firmě ŠA správnost obdržených testovacích dat a přejde se k podpisu selfbillingové smlouvy. 3.6.3 Selfbillingová smlouva Pokud dodavatel splní všechna kritéria testování a souhlasí se zařazením do selfbillingu, dodavatelská účtárna firmy ŠA vystaví návrh smlouvy a odešle ji dodavateli k podpisu. Do doby než firma ŠA neobdrží dodavatelem podepsanou smlouvu,
dodavatelská
účtárna
nemůže
spustit
s daným
dodavatelem
selfbillingovou fakturaci. Selfbillingová smlouva (příloha č. 1) se vystavuje ve třech provedeních. Jedna podepsaná smlouva zůstává ve ŠA, další dva originály smluv jsou odeslány dodavatelské firmě pod podmínkou, že se jeden podepsaný originál vrátí zpět do ŠA. Pokud dodavatelé mají zásadní připomínky ke smlouvě, pak je tyto podněty nutné konzultovat s právním oddělením firmy ŠA. 3.6.4 Nastavení dodavatele Za předpokladu, že jsou dodavatelem dojednány veškeré detaily potřebné k jeho produktivnímu spuštění v selfbillingu, je třeba provést jeho nastavení v systému SAP. Pro nastavení dodavatele do selfbillingu musí být zkontrolována a upravena kmenová věta dodavatele a je nezbytné zadat informace o dodavateli do řídící tabulky. Řídící tabulka je klíčová pro správnou funkci selfbillingu. Obsahuje např. číslo dodavatele, zvolený způsob odesílání vystavených dokladů, kontakty, platnost selfbillingové smlouvy (od - do), číselník faktur, povinné texty týkající se registrace firmy v dané zemi dodavatele, další texty, které vyžaduje dodavatel.
24
3.7 Vystavení selfbillngového dokladu Vystavení selfbillingového dokladu lze provést za předpokladu, že dodavatelská účtárna pracuje s dodavatelem, který je řádně nastaven v řídící tabulce pro selfbilling. Dále dodavatelská účtárna musí disponovat příjmem materiálu, jenž je
označen
k automatickému
zúčtování
pomocí
selfbillingu.
K vystavení
selfbillingového dokladu je nezbytná platná rámcová smlouva s
cenovou
podmínkou a dodavatelem. V poslední řadě musí firma ŠA evidovat podepsanou selfbillingovou smlouvou a kompletní kmenovou větu. Pokud jsou všechny tyto předpoklady splněny, mohou být doklady vystavovány. Selfbillingové doklady pro tuzemské dodavatele se vystavují v denních dávkách automatickým nočním během. Základní varianta účtovacího programu je nastavena tak, aby se zaúčtovaly všechny příjmy tuzemských selfbillingových dodavatelů, u kterých se nevyskytují reklamace. Zpracování příjmů, kde se reklamace vyskytují, proběhne manuálně po důkladné kontrole. V rámci tuzemska se selfbillingový doklad vystavuje pro každý jednotlivý dodací list. Doklady zahraničních dodavatelů se vystavují jednou týdně, kdy jeden selfbillingový doklad obsahuje dodávky za celý týden. Na přelomu měsíce je zajištěno, aby se dodávky z různých období zaúčtovali zvlášť. Účtování se spouští manuálně, v několika nastavených variantách. Do těchto variant jsou dodavatelé rozděleni podle typu dodávek a specifických požadavků na účtování (např. dodavatelé ze zahraniční s českou registrací, dodavatelé mimo EU, dodavatelé, kteří mají dodávky současně z více zemí, dodavatelé s jiným výstavcem faktur atd.).
3.10 Shrnutí metody selfbilling ve firmě ŠA Každý dodavatel je do selfbillingu zařazen k datu uvedenému ve smlouvě. Toto datum stanovuje, že všechny dodávky s datem dodacího listu (dále jen DL) od daného data budou zpracovávány selfbillingem. Zdrojem dat pro
vystavení selfbillingových
dokladů
je
příjem materiálu
v logistických systémech. Příjem materiálu je proveden s určitým datem DL, číslem DL, číslem dílu, počtem kusů a označen dodavatelským číslem. Příjem materiálu se provádí v systému LOGIS, který se v noci převrátí do systému SAP. Tak učiní pomocí několika konvektorů. Před zaúčtováním příjmů musí být pro dané datum DL, číslo dílu a dodavatele nalezena rámcová smlouva. V rámcové 25
smlouvě je uvedena cenová podmínka, tak aby mohl být příjem oceněn. Poté přichází na řadu selfbillingové programy, které vyberou příjmy, jenž mají být zaúčtované selfbillingem. Selfbillingové programy vhodné příjmy označí a zapíší je do příslušné tabulky. Po tomto úkonu přichází na řadu samotný selfbilling, který automaticky nebo ručně označené příjmy zaúčtuje. Spolu se zaúčtováním daňových dokladů se vytvoří datová zpráva. Následně se ve formátu PDF vygeneruje faktura, která je připravena k odeslání dodavateli. Všechny datové zprávy od jejich zapsání do souboru přebírá firma Teledin s.r.o. Zmíněná firma zprávy zformátuje na požadované typy zpráv a odešle je zpět na server ŠA, ze kterého se doklady pošlou dle zadaných parametrů na servery dodavatelů. V okamžiku, kdy data dorazí na dodavatelský server, obdrží ŠA delivery report – potvrzení o přijetí EDI zprávy. Od této chvíle je zpráva majetkem dodavatele a za její případné změny apod. ŠA neručí.
26
4 Porovnání efektivnosti metody selfbilling s ostatními metodami fakturace užívané ve firmě ŠKODA AUTO a.s. Tato část bakalářské práce se bude zabývat porovnáním systému selfbilling s jednotlivými metodami fakturace, jež jsou využívány v dodavatelské účtárně ve firmě ŠKODA AUTO a.s. Detailní analýza se bude věnovat srovnání těchto metod dle času, dle použití lidského faktoru a počtu příchozích dodavatelských dokladů.
4.1 Srovnání z hlediska množství příchozích faktur Dodavatelská účtárna využívá pro zpracování dodavatelských faktur tři základní technologie. Pro zpracování dodavatelských dokladů se používá systém selfbilling, OCR a EDI. V dodavatelské účtárně je ročně zpracováváno přibližně 1 030 000, což je cca 86 000 měsíčně.
Zdroj: Vlastní zpracování dle interních dat ŠKODA AUTO a.s.
Obr. 2 Množství zpracovaných dokladů za rok
Na zpracování faktur se podílí v oddělení dodavatelské účtárny firmy ŠA celkem 19 referentů/specialistů. Systém selfbilling
je druhou nejvyužívanější metodou
zpracování dokladů a tvoří 41 % z celku. Touto metodou se zpracovává ročně přibližně 389 000 dokladů, kterou zajišťují dvě specialistky. Metoda OCR zaujímá první místo v počtu zpracovaných dokladů a tvoří 55% z celkového
množství
zpracovaných
dokladů.
zpracovává touto metodou dodavatelské doklady.
27
Celkem
čtrnáct
referentek
Jak je zřejmé z obrázku č. 2, metoda EDI je zatím nejméně využívanou metodou. Firma ŠA začala využívat metodu EDI v roce 2012. Do budoucna ŠA plánuje rozšíření zpracování dokladů za režijní materiál. Touto metodou je ročně zpracováno 44 000 dodavatelských dokladů a tvoří 4% z celkového množství dokladů. Nicméně pro obsluhu systému EDI je zapotřebí pouze půl člověka.
4.2 Srovnání metod dle času V následující kapitole je srovnán systém selfbilling s metodou EDI a se systémem OCR. Srovnání je na základě času. Metoda selfbilling je znázorněna na obrázku č. 3. Jak je zřejmé, zpracování dodavatelských dokladů probíhá v rámci jednoho dne a zcela automaticky. Z toho vyplývá, že u metody selfbilling stačí dvě specialistky na denní zpracování přibližně 1100 dodavatelských faktur, což firmě ŠKODA AUTO šetří mzdové náklady na lidský kapitál. Během jednoho dne se zcela automaticky (pokud nevznikly nějaké nesrovnalosti) provede přenos dat o příjmu materiálu ze systému LOGIS. Dalším krokem je zaúčtování a vystavení dokladů za dodavatele. Provede se automatická archivace a odesílání dokladů dodavatelům. Posledním krokem se stává automatická platba dokladů dle splatnosti.
Zdroj: Vlastní zpracování dle interních dat ŠKODA AUTO a.s.
Obr. 3 Zpracování dodavatelských dokladů za materiál metodou Selfbillingu
Druhým příkladem fakturační metody je systém OCR. Tato metoda je nejvyužívanější v dodavatelské účtárně. Systém OCR obsluhuje čtrnáct účetních referentek, což je v porovnání s metodou selfbilling sedminásobek. Referentky denně při digitalizaci dokladů zpracují přibližně 1400 dokladů. Tento proces probíhá během dvou dnů. První den začíná zcela manuálním rozdělením a přípravou dokladů k zaúčtování. Dále následuje skenování listinných daňových
28
dokladů a jejich verifikace v systému OCR. Během tohoto dne dochází k archivaci dokladů. Zaúčtování dokladů probíhá během jednoho až dvou dnů v účetním systému SAP. Posledním krokem na časové ose je platba dokladů dle splatnosti.
Zdroj: Vlastní zpracování dle interních dat ŠKODA AUTO a.s.
Obr. 4 Zpracování při digitalizaci dokladů
Relativně novou metodou zpracování závazků v dodavatelské účtárně firmy ŠA je metoda EDI. Prozatím chod této metody může zastat půl člověka, jelikož celý běh zpracování (pokud nenastanou problémy) probíhá zcela automaticky. Metodou EDI se denně zpracovává přibližně 122 dokladů. Jak je patrné z obrázku č. 4 celý koloběh se odehrává během jednoho dne. Pouze však za předpokladu, že materiál je již na skladě. V případě, že firma ŠA již obdržela data od dodavatele, ale materiál není fyzicky na skladě, systém čeká i několik dnů na příjem materiálu na sklad. Uvažuji první variantu, že materiál již byl na skladě v momentě, kdy data od dodavatele byla doručena do firmy ŠA. Všechny kroky metody EDI probíhají v jednom dni. Prvním krokem je přenos dat do firmy ŠA od dodavatele, dalším krokem je převedení datových vět od dodavatelů do IT firmy ŠA. Dále se tyto datové věty zaúčtují v programu SAP na základě již přijatého materiálu na skladě. Posledním krokem je platba dokladů.
29
Zdroj: Vlastní zpracování dle interních dat ŠKODA AUTO a.s.
Obr. 5 Zpracování závazků metodou EDI
Při grafickém porovnání tří metod zpracování dodavatelských faktur za materiál vyplývá, že pokud chceme zhodnotit efektivnost z hlediska času a potřeby lidských zdrojů, metoda selfbilling je pro dodavatelskou účtárnu z možných typů fakturace nejvýhodnější. Zpracování dodavatelských dokladů pomocí metody selfbilling trvá od přijetí materiálu jeden den a k jejímu chodu je zapotřebí pouze dvou kvalifikovaných osob. Zpracování dokladů formou digitalizace probíhá v rozmezí jednoho až dvou dnů. K obsluze tohoto systému je zapotřebí větší počet personálu. Úkony spojené s digitalizací probíhají z části manuálně a automaticky. Zpracování závazků metodou EDI probíhá v rámci jednoho dne. Pouze však za předpokladu již předem přijatého materiálu na sklad, toto hledisko samozřejmě platí i pro metodu selfbilling.
4.3 Shrnutí výhod a nevýhod metod pro zpracování dokladů ve firmě ŠA Jednotlivé metody zpracování dokladů mají určité klady a zápory, tudíž se jimi bakalářská práce zabývá podrobněji. 4.3.1 Výhody fakturačních metod ve firmě ŠA Selfbilling je pro ŠA výhodný z hlediska flexibility, porovnání času a množství zpracovaných dokladů. Dalším kladem je úspora nákladů za papír a poštovné na straně dodavatele, jelikož s touto metodou odpadá mezi ŠA a dodavateli papírová komunikace. Metoda selfbilling plní úkol plně automatizovaného vystavení dokladů, zaúčtování a jejich optické archivace. Selfbilling je zabezpečená komunikace, jelikož se jedná o zákonem podporované řešení. Dalšími výhodami
30
selfbillingu pro firmu ŠA jsou např. možnost kontroly hodnot stanovených na faktuře a tvorba faktur do standardního formátu. Samotná digitalizace papírových dokladů je jednou z výhod metody OCR, což znamená, že doklad je ihned po naskenování elektronicky archivován. Systém OCR umožňuje přímé účtování vytěžených dat a přehled o toku dokladu schvalovacím procesem. Toto vede ke zrychlení schvalovacího procesu. Systém EDI má několik kladů. Pro firmu ŠA umožňuje rychlou výměnu dat, poskytuje úsporu administrativních nákladů, přímo integruje data do aplikací. Metoda EDI je spolehlivá a bezpečná z hlediska výměny dat. Eliminuje rizika, která s sebou nese metoda selfbilling. 4.3.2 Nevýhody fakturačních metod ve firmě ŠA Systém selfbilling má také určité nevýhody. Příkladem může být lidský faktor v případě, že vznikne duplicitní příjem ze strany ŠA, chybné nastavení ceny či jednotkové ceny v rámcové smlouvě. Logistika může také zadat chybné množství při příjmu materiálu. Z tohoto výčtu nesrovnalostí vychází zásadní nevýhoda metody selfbillng ta, že veškeré přijaté dodávky materiálu od dodavatele jsou ihned vyfakturovány. ŠA je částečně odpovědná za vystavené doklady a také jí vzniká nutnost důkladnějšího odsouhlasení podmínek s obchodními partnery. Hlavní nevýhodou metody OCR jsou vysoké náklady na pořízení a mzdy. Nevýhody systému OCR mohou nastat např. v okamžiku pořízení této metody, kdy je nejistá účinnost vytěžení dat. Může dojít i k problému s vytěžením položkových dat z důvodu různorodé kvality papírových vstupů. Nevýhodou EDI jsou relativně vysoké pořizovací náklady. Za nevýhodu se dá považovat poměrná nerozšířenost metody EDI mezi dodavateli, což ji momentálně činí méně efektivní pro firmu ŠA.
4.4 Zhodnocení analyzované části V této části závěrečné práce byla srovnávána metoda selfbilling se systémy OCR a EDI. Ke srovnání došlo z hlediska času, lidského faktoru, objemu příchozích faktur a výhod/nevýhod těchto metod pro firmu ŠA. Selfbilling je dle tohoto srovnání nejefektivnější metodou, jež ŠA v současné době používá. Selfbilling znamená pro firmu ŠA úsporu nákladů a času. V současné
31
době si metodu selfbilling vybralo přes 500 dodavatelů jak z tuzemska, tak i ze zahraničí. Nicméně velký potenciál pro firmu ŠA nese metoda EDI. EDI by se mohla stát během několika let efektivnější metodou, pro zpracování dokladů, než je nyní systém selfbilling. Současným cílem ŠA je bezpapírová kancelář. Z tohoto plyne, že dodavatelská účtárna plánuje zvyšovat dodavatelské základny pro metody selfbilling a EDI. Zároveň ale plánuje snižování počtu dodavatelů zpracovávaných metodou OCR. Tento krok by pravděpodobně snížil náklady v dodavatelské účtárně ve firmě ŠA o třetinu. Největší úskalí však pro dodavatelskou účtárnu ŠA skýtá stále nedostatečná legislativa ČR, která by zpřesnila výklad pojmu elektronická fakturace. Přesnější výklad by mohl dosud konzervativní firmy přimět k přechodu na elektronickou fakturaci.
32
Závěr Cílem bakalářské práce bylo analyzovat a zhodnotit metodu selfbilling ve firmě ŠKODA AUTO a.s. Navazujícím cílem bylo srovnání metody selfbilling s dalšími metodami pro fakturaci dodavatelských dokladů, jež se používají ve firmě ŠA. Teoretická část bakalářské práce pojednává o účetnictví, účetních dokumentech, zúčtovacích vztazích a závazcích. V navazující teoretické části závěrečné práce jsou vysvětleny jednotlivé metody pro zpracování dokladů ve firmě ŠA. V praktické části je detailně rozpracovaný popis zavedení metody selfbilling v oddělení dodavatelské účtárny firmy ŠA. V této části bakalářské práce je zmíněna organizační struktura dodavatelské účtárny. Je zde detailně popsán chod metody selfbilling. Porovnala jsem systém selfbilling s ostatními systémy, které dodavatelská účtárna firmy ŠA používá pro zpracování daňových dokladů. Srovnání metod je vypracováno z hlediska času, lidského faktoru, objemu příchozích dokladů a výhod/nevýhod pro firmu ŠA. V závěru praktické části je zmíněno zhodnocení analyzované části. Jak je zřejmé metoda selfbilling je stále nejefektivnější metodou pro zpracování dodavatelských dokladů ve firmě ŠA. Nicméně z této analýzy vyplývá, že v budoucnu bude metoda EDI na stejné úrovni jako systém selfbilling. V závěrečné práci je také zmíněn problém s legislativou ČR, jež je hlavním úskalím pro plnění cílů dodavatelské účtárny firmy ŠA.
33
Seznam literatury ABBYY: Co je OCR [online], [cit. 1. listopadu 2014]. Dostupné http://www.abbyy.cz/products/personal/finereader/about_ocr/whatis_ocr/
z:
Auto.idnes: Novák, A: Plány Škody: superb i jako hybrid, mluví se i o fešáckém SUV [online], 2014, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://auto.idnes.cz/skodasuperb-jako-hybrid-a-dalsi-plany-d87-/ak_aktual. BOKŠOVÁ, Jiřina. Účetní výkazy pod lupou. Praha: Linde Praha a.s., 2013. 510 s. ISBN 978-80-720-1-921-2 CFO world: Vinter, J.: Vy ještě nepoužíváte elektronickou fakturaci? [online], 2010, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://cfoworld.cz/analyzy/vy-jeste-nepouzivateelektronickou-fakturaci-304 ČECHOVÁ, Alena. Manažerské účetnictví. Brno: Computer Press, 2011. 194 s. ISBN 978-80-251-2831-2 Editel: E-fakturace [online], © 2014, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://www.editel.cz/cs/produkty-sluzby/produkty/e-fakturace EDIZone: Co je EDI? [online], © 2008-2014, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://www.edizone.cz/elektronicka-vymena-dat-edi/co-je-edi/ HP: OCR: The most important scanning feature you never knew you needed [online], © 2011, [cit. 1. listopadu 2014]. Dostupné z: http://h71036.www7.hp.com/hho/cache/608037-0-0-39-121.html Ihned.cz: Byznys: Mikula, M., Strnadová, B.: Konec jedné éry: Přílohy ve formátu PDF už nemusíte tisknout, na e-faktuře nepotřebujete e-podpis [online], 2013, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://byznys.ihned.cz/c1-59084730-konec-jedne-eryprilohy-ve-formatu-pdf-uz-nemusite-tisknout-na-e-fakture-nepotrebujete-e-podpis Interní materiály dodavatelské účtárny ŠKODA AUTO a.s. KOVANICOVÁ, Dana. Abeceda účetních znalostí pro každého. 20. vyd. Praha: BOVA POLYGON, 2012. 412 s. ISBN 978-80-7273-169-5 Orcz: Časopis síla informace: Koblovský V: Selfbilling [online], 2005, [cit. 18. října 2014].
Dostupné
z:
http://www.orcz.cz/www/www-
new.nsf/0/04D2772F08851F22C12577A00029504C/$FILE/Casopis05.pdf Orcz: Časopis síla informace: Vojta, J: EDI KOMUNIKACE - ŘEŠENÍ, BEZ KTERÉHO SE DNES NEOBEJDETE [online], 2007, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://www.orcz.cz/www/wwwnew.nsf/0/02941FE6954FDFB3C12577A000295048/$FILE/Casopis07.pdf
34
Podnikátor: Co je to self billing? [online], [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://www.podnikator.cz/provoz-firmy/ucetnictvi-a-dane/praktickerady/n:18458/Co-je-to-self-billing RYNEŠ, Petr. Podvojné účetnictví a účetní závěrka. 13. vyd. Olomouc: ANAG, 2013. 1111 s. ISBN 978-80-7263-793-5 STROUHAL, Jiří, ŽIDLICKÁ, Renata, KNAPOVÁ, Bohuslava, CARDOVÁ, Zdenka. Účetnictví 2012, Velká kniha příkladů + CD. Brno: BizBooks, 2012. 760 s. ISBN 978-80-265-0008-7 System online: Časopis IT systems: Ondrášek, P.: Co přinese novela zákona o DPH pro e-fakturaci? [online], 2013, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://www.systemonline.cz/sprava-dokumentu/co-prinese-novela-zakona-o-dphpro-e-fakturaci.htm Škoda Auto: Historie společnosti [online], © 2014, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://www.skodaskoda.estranky.cz/ Účetní kavárna: Jeřábek, A: Účetní doklad a faktura [online], 2011, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/docd34447v43945-ucetni-doklad-a-faktura/?search_query=$index=193 Účetní kavárna: Paseková, M., Otrusinová, M.: Účetní doklady a jejich použití v praxi [online], 2005, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d1624v1600-ucetni-dokladya-jejich-pouziti-v-praxi/?search_query= Zákon č. 89/2012 Sb. ze dne 3. února 2012, Občanský zákoník. In: Sbírka zákonů. 1. 1. 2014. Dostupné online: http://zakony.centrum.cz/obcansky-zakonik-novy Zákon č. 235/2004 Sb. ze dne 1. dubna 2004, O dani z přidané hodnoty. In: Sbírka zákonů. 1. 5. 2004. ISSN 1802-8268 Zákon č. 563/1991 Sb. ze dne 12. prosince 1991, O účetnictví. In: Sbírka zákonů. 1. 1. 1992. ISSN 1802-8268
35
Seznam obrázků a tabulek Seznam obrázků Obr. 1 Srovnání klasické fakturace s metodou selfbilling ..................................... 15 Obr. 2 Množství zpracovaných dokladů za rok ..................................................... 27 Obr. 3 Zpracování dodavatelských dokladů za materiál metodou Selfbillingu…... 28 Obr. 4 Zpracování při digitalizaci dokladů…………………………………………….29 Obr. 5 Zpracování závazků metodou EDI…………………………………….………30
36
Seznam příloh Příloha č. 1 – Smlouva o vystavování daňových dokladů a elektronická forma komunikace a komunikační zařízení…………………………………………………. 38
37
Příloha č. 1 Smlouva o vystavování daňových dokladů kterou níže uvedeného dne, měsíce a roku uzavřely ŠKODA AUTO a.s. sídlem Tř. Václava Klementa 869, 293 60 Mladá Boleslav zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 332 IČ: 00177041 DIČ: CZ00177041 zastoupená: Bc. Danou Němečkovou, MBA, vedoucí útvaru účetnictví a panem Luďkem Koliášem, vedoucím útvaru účtárna kontokorentů dále jen „odběratel“ a ………………………. ………sídlo / místo podnikání……….... IČ: ……………..…. DIČ: ……………..…. zapsaná v ……………..…. jednající / zastoupená
jméno: .……………………, funkce: …………………… a jméno: .…………………., funkce: ……………………
dále jen „dodavatel“
I. Účel smlouvy Odběratel vyrábí vysoce kvalitní automobily podle přání a potřeb širokých vrstev zákazníků. Smluvní strany shodně prohlašují, že mezi nimi existují obchodní závazkové vztahy, příp. o navázání takových obchodních vztahů uvažují. Za účelem rychlého a administrativně nenáročného vyřizování odběratelských vztahů mezi smluvními stranami dohodly se strany na smluvní úpravě fakturování dodávek zboží dodavatele odběrateli a úpravě dalších vztahů s dodávkami souvisejících. Vzhledem k narůstajícímu objemu výroby v závodech odběratele dochází logicky i k nárůstu dodávek od zahraničních i tuzemských dodavatelů. S tím souvisí vystavování a zpracování dodavatelských faktur a značné množství administrativních pracovních úkonů. Současně bývá mezi odběratelem a jeho dodavateli přesouváno velké množství papírových dokumentů. Postupem dohodnutým touto smlouvou směřují strany k omezení nepříznivých důsledků narůstající agendy dodavatelských vztahů, stejně jako ke zrychlení vzájemných zúčtovacích vztahů a zvýšené informovanosti, přehledu dodavatele o jeho provedených dodávkách a k zavedení možnosti elektronické komunikace a optické archivace. II. Předmět smlouvy
1. Strany se dohodly k naplnění účelu smlouvy, že odběratel bude v zastoupení dodavatele vystavovat daňové doklady pro všechny dodávky: výrobního materiálu,
38
režijního materiálu (bude uvedeno na příslušných objednávkách), originálních dílů, které dodavatel dodá odběrateli v době účinnosti této smlouvy o selfbillingu pro potřeby některého ze závodů odběratele (dále jen „zboží“). 2. Dodavatel tímto výslovně zmocňuje odběratele, aby vystavoval daňové doklady dle předchozího odstavce; odběratel zmocnění přijímá. 3. Termínem „daňové doklady“ se rozumí daňové doklady a opravné daňové doklady odpovídající definici termínu „faktury“ dle směrnice Rady EU 2006/112/ES. 4. Zmocní-li odběratel více svých zaměstnanců k vystavování daňových dokladů podle této smlouvy, je každý z nich oprávněn jednat samostatně
III. Vystavování daňových dokladů
1. Odběratel se zavazuje podle čl. II. odst. 1. této smlouvy vystavovat v zastoupení dodavatele daňové doklady v technické formě (formě datové věty), případně dle své volby ve fyzické papírové formě. Doklady budou vždy vystaveny nejpozději do 15 dnů po uskutečnění plnění, poskytne-li dodavatel potřebnou součinnost. Daňové doklady musí být vystaveny v souladu se směrnicí Rady EU 2006/112/ES a obsahovat minimální náležitosti uvedené v čl. 226 směrnice Rady EU 2006/112/ES. 2. Doklady vystavované odběratelem v zastoupení dodavatele budou číslovány vzestupně od 31000000. Dodavatel je povinen zajistit, aby příslušná číselná řada nebyla z jeho strany používána ve vztahu k jinému odběrateli. 3. Dodavatel se zavazuje přijmout všechny daňové doklady vystavené odběratelem dle této smlouvy. Dodavatel není oprávněn bez písemného souhlasu odběratele po dobu platnosti této smlouvy sám vystavovat nebo jakkoliv pozměňovat daňové doklady za dodávky zboží, které je oprávněn a povinen vystavovat v jeho zastoupení odběratel. Stejně tak není dodavatel oprávněn pověřit vystavováním, resp. upravováním daňových dokladů třetí osobu. 4. Pro identifikaci dodavatele na daňových dokladech použije odběratel tyto údaje: ……………………….. ……………………….. 5. Odběratel dále vystaví daňový doklad na základě dodacího listu. Dodavatel odpovídá za čitelnost, srozumitelnost, správnost a úplnost údajů uvedených v dodacím listě či jiných dokladech sloužících k vystavení daňového dokladu. 6. O změnách identifikačních či jiných údajů dodavatele potřebných ke správnému vystavení daňových dokladů se dodavatel zavazuje informovat odběratele písemnou formou nejpozději 5 pracovních dnů před započetím účinnosti změny. 7. Pokud se místo dodání zboží nachází v České republice, musí být daňové doklady vystaveny s českou daní z přidané hodnoty. Pokud se místo dodání zboží nachází v České republice a částky uvedené na faktuře jsou vedeny v jiné měně než v českých korunách, použije se pro přepočet na českou měnu denní kurz devizového trhu vyhlášený Českou národní bankou platný pro odběratele ke dni vzniku povinnosti přiznat daň. 8. Dodavatel se zavazuje uvést v dodacím listu či jiných dokladech, zasílaných spolu se zbožím všechny údaje potřebné k vystavení daňového dokladu, to se netýká Denních sběrných dodacích listů (DSDL) vystavených odběratelem. 9. Zjistí-li odběratel nesoulad dodacího listu či jiného dokladu zasílaného se zbožím, se skutečným stavem (např. množstevní, kvalitativní odchylku), je odběratel oprávněn u kvantitativní odchylky vystavit daňový doklad dle deklarovaného množství na dodacím listu
39
a na rozdíl vystavit opravný daňový doklad. V případě kvalitativní reklamace je odběratel oprávněn vystavit na reklamované množství opravný daňový doklad. 10. Dodavatel odpovídá za správnost údajů na daňovém dokladu a je tedy povinen bezodkladně veškeré obdržené daňové doklady prověřit z hlediska srozumitelnosti, úplnosti a správnosti údajů a náležitostí daňového dokladu. V případě, že dodavatel v obdržených dokladech identifikuje chybu z důvodu nesprávné ceny, kontaktuje dodavatel bezodkladně pověřeného pracovníka útvaru nákupu odběratele. Je-li nesprávně uvedeno množství, kontaktuje dodavatel bezodkladně pověřeného pracovníka útvaru logistiky či konkrétního příjemce. V případě ostatních nesprávností kontaktuje pověřeného pracovníka útvaru účetnictví odběratele. V případě nutné korekce původního dokladu bude odběratelem vystaven opravný daňový doklad.
11. Dodavatel je povinen zkontrolovat obdržené doklady i z hlediska úplnosti vyúčtování všech dodávek uskutečněných v předmětném časovém období, v případě nesouladu či chybějícího dokladu takovou skutečnost bezodkladně nahlásí pracovníkovi útvaru účetnictví odběratele. V případě nesplnění povinnosti podle odstavce 10. a 11. nese dodavatel veškerou škodu, která vznikne jemu nebo odběrateli v souvislosti s nesprávným anebo chybějícím dokladem. 12. Obě strany se zavazují informovat se o vzniklých problémech a spolupracovat při jejich řešení. V případě závažných technických problémů při vystavování daňových dokladů na straně odběratele oznámí odběratel neprodleně dodavateli takovou skutečnost spolu s určením dokladů, které poté dodavatel sám vystaví a zašle odběrateli. 13. Obě strany podniknou v případě potřeby opatření k identifikaci a eliminaci chyb za účelem zamezení škodám, nebudou-li náklady na opatření ve zřejmém nepoměru k hrozící škodě. 14. Odběratel souhlasí s vystavováním daňových dokladů v elektronické formě. IV. Zasílání vystavených dokladů; elektronická komunikace 1.
Odběratel bude vystavené doklady zasílat dodavateli v elektronické formě a způsobem, jak je dále specifikováno v příloze č. 1 „Elektronická forma a komunikační zařízení“, která tvoří nedílnou součást této smlouvy. Odběratel si vyhrazuje právo provádět změny přílohy č. 1, o čemž bude dodavatel vždy včas informován. Dodavatel se zavazuje dbát na změněné technické požadavky a tyto v přiměřené lhůtě realizovat.
2.
Vystavené doklady bude odběratel zasílat dodavateli souhrnně každý pracovní den.
3.
Obě strany se zavazují zajistit na vlastní náklady a odpovědnost svá potřebná elektronická komunikační zařízení podle minimálních požadavků specifikovaných v Příloze č. 1 „Elektronická forma a komunikační zařízení“ a udržovat je po celou dobu ve funkčním stavu.
4.
Přijetí zprávy dodavatelem se považuje za technicky potvrzené po úspěšném přenosu pomocí OFTP protokolu (tj. obdržení tzv. „End-to-End Response“ je dostatečným důkazem, že odesílající splnil své povinnosti vzhledem k přenosu zpráv).
5.
Okamžikem doručení získává dodavatel možnost sjednat si ke zprávě přístup. Dodavatel je povinen denně kontrolovat svá elektronická komunikační zařízení, resp. server poskytovatele služeb na došlé zprávy od odběratele.
6.
Všechny náklady, které dodavateli vzniknou v souvislosti s touto smlouvou, zejména náklady na pořízení a provoz komunikačního zařízení, software, zaměstnance, identifikaci a odstraňování případných poruch a chyb, jdou k tíži dodavatele.
7.
Dodavatel se zavazuje, že svoje komunikační zřízení zabezpečí proti neoprávněnému přístupu nepovolaných zaměstnanců anebo třetí strany, proti neoprávněnému přenosu informací nebo proti srovnatelnému zneužití jeho komunikačních zařízení, proti ztrátě a změně dat i proti zničení elektronických informací podle daného stavu techniky.
40
8.
Strany se zavazují, že budou k veškerým nikoliv veřejným ekonomickým a technickým detailům, o kterých se dozvědí při realizaci smlouvy, přistupovat jako k obchodnímu tajemství, tzn. zejména nezpřístupní takové informace třetí osobě ani je neoprávněně nevyužijí ve svůj prospěch.
9.
Dodavatel se zavazuje využívat služby poskytovatele služeb řádným a bezpečným způsobem, a pouze pro smluvní účely. Po ukončení této smlouvy vrátí dodavatel odběrateli poskytnutý software a další materiály a podklady, které obdržel v souvislosti s touto smlouvou.
10. Strany se zavazují dodržovat dostatečné bezpečnostní postupy a opatření odpovídající stavu techniky. V. Závěrečná ustanovení
1. Smlouva nezbavuje smluvní strany smluvních či zákonných povinností, které nejsou touto smlouvou upraveny odchylně. 2. Smlouva se uzavírá ve dvou vyhotoveních, z nichž každá strana obdrží jedno vyhotovení. 3. Smlouva se vztahuje na dodávky zboží provedené dodavatelem odběrateli po dobu účinnosti smlouvy, počínaje ode dne dodání ….. ….. ……………. / od prvního dne měsíce následujícího po dni uzavření této smlouvy. Strany se výslovně dohodly, že tato smlouva je speciální vůči všem ujednáním (smlouvám, obchodním podmínkám, objednávkám apod.) uzavřeným mezi stranami a má před nimi přednost.
4. Veškeré změny a dodatky k této smlouvě musí být uzavřeny písemně a řádně podepsány oprávněnými zástupci obou smluvních stran; to platí i pro vzdání se požadavku písemné formy.
5. Smlouva se uzavírá na dobu trvání rámcové kupní smlouvy na dodávky zboží, uzavřené mezi smluvními stranami. Neexistuje-li žádná taková smlouva nebo dojde-li k zániku účinnosti poslední takové smlouvy, je každá ze stran oprávněna tuto smlouvu o vystavování daňových dokladů vypovědět bez udání důvodu s tříměsíční výpovědní dobou, která se počítá od prvního dne kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi protistraně. Uzavřou-li strany za běhu výpovědní lhůty novou rámcovou kupní smlouvu, ruší se taková výpověď od samého počátku. Odběratel si vyhrazuje právo tuto smlouvu vypovědět bez udání důvodů ve lhůtě 30 dnů od doručení výpovědi dodavateli.
6. Pro veškeré spory vznikající ze smlouvy nebo v souvislosti s ní je příslušný: pro dodavatele se sídlem v ČR Krajský soud v Praze a pro dodavatele se sídlem v zahraničí soud příslušný pro Wolfsburg, SRN. 7. U dodavatelů se sídlem v České republice je rozhodné právo České republiky a u dodavatelů se sídlem v zahraničí právo Spolkové republiky Německo, přičemž použití ustanovení Úmluvy OSN z 11.4.1980 o smlouvách o mezinárodní koupi zboží, jakož i německého mezinárodního soukromého práva se vylučují. 8. Smluvní strany sjednávají, že se jejich vztahy řídí Nákupními podmínkami pro výrobní materiál ŠKODA AUTO a.s. v aktuálním znění, zveřejněnými na www.vwgroupsupply.com.
9. V případě, že některé ustanovení této smlouvy je nebo se stane neplatné, zůstávají ostatní ustanovení této smlouvy platná. Smluvní strany se zavazují nahradit neplatné ustanovení smlouvy ustanovením jiným, platným, které svým obsahem a smyslem odpovídá nejlépe
41
původnímu ustanovení. Stejné pravidlo platí obdobně i pro jednotlivý úkon učiněný na základě této smlouvy. 10. Obě smluvní strany prohlašují, že si tuto smlouvu před podepsáním přečetly a že byla uzavřena po vzájemném projednání jako projev jejich svobodné a vážné vůle, určitě a srozumitelně.
V Mladé Boleslavi dne ….. ….. ……………
V ………………… dne ….. ….. ……………
Za ŠKODA AUTO a.s.
Za …………………………
……………………………
……………………………
Bc. Dana Němečková, MBA
dodavatel
vedoucí útvaru účetnictví
…………………………… Luděk Koliáš, vedoucí útvaru účtárna kontokorentů
42
Příloha k selfbillingové smlouvě - Elektronická forma komunikace a komunikační zařízení Elektronická forma komunikace
1.
Klasické EDI – elektronická výměna dat prostřednictvím protokolu OFTP nebo OFTP2 a standardních EDI zpráv používaných v automobilovém průmyslu Formát a obsah zpráv dle standardu VDA 4938 - Global INVOIC D07A Formát zprávy je popsán v Implementační příručce Škoda Auto a je volně k dispozici na http://edi.skoda-auto.cz
2.
WebEDI
a)
WebSBI Formát dat
b)
přístup prostřednictvím www prohlížeče protokolem HTTPS
pro potřeby daňového dokladu jsou data v souboru pdf, který odpovídá tištěnému dokladu
pro potřeby účetnictví jsou data ve struktuře xml
WebCARGO Formát dat
přístup prostřednictvím www prohlížeče protokolem HTTPS
pro potřeby daňového dokladu jsou data v souboru pdf, který odpovídá tištěnému dokladu
Hardware a software HW a SW vybavení na straně dodavatele i odběratele musí odpovídat požadavkům stanoveným pro elektronickou výměnu dat. Požadavky jsou popsány v dokumentu „Profil pro EDI komunikaci – obchodní data“ a jsou volně k dispozici na http://edi.skoda-auto.cz. Zabezpečení elektronické zprávy ve směru dodavatel - Škoda Auto Klasické EDI - standardní zabezpečení v rámci protokolu OFTP / OFTP2 WebEDI – zabezpečené přihlášení prostřednictvím HTTPS WebCARGO – zabezpečené přihlášení prostřednictvím HTTPS Škoda Auto se bude snažit zajistit co nejméně poruchové fungování software, používaného při elektronické komunikaci. Dodavatel však bere na vědomí, že dle současného stavu techniky nelze vytvořit bezchybný software. Škoda Auto tak negarantuje bezchybnost a nemůže být odpovědná za škody, ledaže vzniknou z důvodu úmyslu ze strany Škoda Auto.
43
Obě smluvní strany jsou si vědomy toho, že existuje riziko, které se nedá úplně vyloučit, že konkurence nebo třetí osoby, například kvůli nedostatkům použitého software či způsobu elektronické komunikace, na základě cíleného neoprávněného přístupu nebo jiným způsobem získají přístup k zasílaným daňovým dokladům. Zájmem a cílem obou stran je takové riziko minimalizovat. Strany v případě potřeby (dlouhodobé technické potíže apod.) dohodnou podle svých možností náhradní způsoby doručování apod.
44
ANOTAČNÍ ZÁZNAM AUTOR
Adéla Matoušková
STUDIJNÍ OBOR
6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu Analýza sytému selfbilling ve ŠKODA AUTO a.s.
NÁZEV PRÁCE VEDOUCÍ PRÁCE
doc. Ing. Jiří Strouhal, Ph.D.
KATEDRA
KFMU - Katedra finančního a manažerského účetnictví
POČET STRAN
44
POČET OBRÁZKŮ
5
POČET TABULEK
0
POČET PŘÍLOH
1
STRUČNÝ POPIS
Bakalářská práce je zaměřena na analýzu systému selfbilling ve firmě ŠKODA AUTO a.s. Teoretická část práce pojednává o pojmu účetnictví jako celku. Kapitola je dále rozvinuta o kvantitativní požadavky, účetní dokumenty a stručné vysvětlení zúčtovacích vztahů a závazků. Závěrečnou část teorie tvoří nové trendy z oblasti fakturačních metod užívaných ve firmě ŠA. V praktické části je detailně rozpracováno zavedení systému selfbilling ve firmě ŠA. V poslední praktické části se srovnává metoda selfbilling s dalšími metodami používanými ke zpracování dodavatelských dokladů ve firmě ŠA. Závěr této bakalářské práce zhodnocuje analyzovanou část.
KLÍČOVÁ SLOVA
Selfbilling, dodavatelé, ŠKODA AUTO a.s., analýza, zhodnocení
PRÁCE OBSAHUJE UTAJENÉ ČÁSTI: Ne
ROK ODEVZDÁNÍ
2014
ANNOTATION AUTHOR
Adéla Matoušková
FIELD
6208R087 Business Management and Sales Analysis of selfbilling system in ŠKODA AUTO a.s.
THESIS TITLE
SUPERVISOR DEPARTMENT
KFMU - Department of Financial and Managerial Accounting
NUMBER OF PAGES
44
NUMBER OF PICTURES
5
NUMBER OF TABLES
0
NUMBER OF APPENDICES
1
YEAR
2014
SUMMARY
This Bachelor’s work is focused on selfbilling system analysis in SKODA AUTO a.s. The theoretical part of work is about accounting conception as a whole. This chapter is further developed into quantitative demands, accounting documents and brief explanation as well as account and obligation relationship. New trends in the field of invoice methods used in SKODA AUTO a.s. form the final theory part of Bachelor’s work. The implementation of selfbilling system in SKODA AUTO a.s. is worked up in details in the practical part Bachelor’s work. The comparison of selfbilling method to other methods usually used for supplier invoice processing in SKODA AUTO a.s. is embraced in the last practical part of the work. The final of the Bachelor’s work evaluates the analysis part.
KEY WORDS
Selfbilling, suppliers, ŠKODA AUTO a.s., analysis, evaluation
THESIS INCLUDES UNDISCLOSED PARTS: No
