ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA, O.P.S.
BAKALÁŘSKÁ PRÁCE
2013
Michal Horyna
ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA, O.P.S.
Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu
GLOBE Concern Global Sourcing System
Michal HORYNA
Vedoucí práce: Ing. Jana Šturmová
Tento list vyjměte a nahraďte zadáním bakalářské práce
Prohlašuji,
že
jsem
bakalářskou
práci
vypracoval
samostatně
s použitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná a v práci jsem neporušil autorská práva
(ve
smyslu
zákona
č.
121/2000
a o právech souvisejících s právem autorským).
V Mladé Boleslavi, dne .........
3
Sb.,
o
právu
autorském
Děkuji Ing. Janě Šturmové za odborné vedení bakalářské práce a poskytování cenných rad. Děkuji kolegům z oddělení Všeobecného nákupu ve společnosti ŠKODA AUTO a. s. za poskytování informačních podkladů.
4
Obsah Seznam použitých zkratek a symbolů .................................................................... 6 ÚVOD ..................................................................................................................... 7 1
2
TEORETICKÉ PŘEDSTAVENÍ NÁKUPNÍHO PROCESU ............................... 8 1.1
Základní funkce nákupu ............................................................................ 8
1.2
Charakteristika nákupního procesu ........................................................... 9
1.3
Marketingové pojetí nákupu .................................................................... 10
1.4
Užití metody ABC v nákupním procesu ................................................... 11
CHARAKTERISTIKA SYSTÉMU GLOBE ...................................................... 13 2.1 2.1.1 2.2
Všeobecný nákup ................................................................................ 14 Nákupní proces ve ŠKODA AUTO a. s. .................................................. 15
2.2.1
Objednací návrh (ON) .......................................................................... 16
2.2.2
Metoda ABC ve Všeobecném nákupu ŠKODA AUTO a. s. ................. 17
2.3
3
Oddělení Nákupu ŠKODA AUTO a. s. .................................................... 13
Představení systému GLOBE ................................................................. 18
2.3.1
Postup zpracování nákupního případu v systému GLOBE .................. 19
2.3.2
Založení případu .................................................................................. 20
2.3.3
Schvalování BL dle celkové hodnoty případu ...................................... 21
2.3.4
Poptávání dodavatelů .......................................................................... 22
2.3.5
Obchodní jednání ................................................................................. 23
2.3.6
Prezentace případu .............................................................................. 26
2.3.7
Objednávka .......................................................................................... 29
2.3.8
Uzavření případu v GLOBE ................................................................. 30
ANALÝZA KRITICKÝCH MÍST A NÁVRHY NA ZLEPŠENÍ ........................... 32
ZÁVĚR ................................................................................................................. 35 Seznam literatury ................................................................................................. 36 Seznam obrázků a tabulek ................................................................................... 38 Seznam příloh ...................................................................................................... 39
5
Seznam použitých zkratek a symbolů BTM
B-Teile Management
CSC
Corporate Sourcing Committee
CTM
C-Teile Management
MD
Manday - člověkoden
ON
Objednací návrh
OVS
Online Verhandlung System
VW
Volkswagen
V.V.
Vergabevorschlag
6
ÚVOD Jako téma bakalářské práce byl zvolen systém GLOBE – Concern Global Sourcing System. Jedná se o systém, který využívá každé oddělení všeobecného nákupu ve všech značkách koncernu Volkswagen. Tento systém slouží k jednoduššímu poptávkovému řízení a celkově usnadňuje nákupní proces. Nákup je jednou z nejdůležitějších složek jakékoliv organizace a i běžný člověk se s nákupem setkává téměř denně. Každému nákupu předchází určitá potřeba, kterou je cílem určitým způsobem uspokojit. Cílem bakalářské práce je analýza postupu tvorby objednávek v hodnotě nad 49.999 EUR ve Všeobecném nákupu firmy ŠKODA AUTO a. s., jehož nedílnou součástí je právě systém GLOBE. Některé postupy zmíněné v bakalářské práci mohou sloužit jako informativní zdroj nebo návod pro nákupčí ve ŠKODA AUTO a. s. Podklady pro vypracování bakalářské práce byly získány během praktikantského pobytu v oddělení Všeobecného nákupu služeb a IT. V úvodu bakalářské práce je definováno několik základních pojmů, které se týkají nákupu. V teoretické části bude objasněn význam nákupu a jeho specifika. Tato část se zaměří na základní funkce nákupu, a taktéž bude charakterizován nákupní proces. V práci bude zmíněno zasahování marketingu do nákupu podniku a teoretickou část zakončí popis metody řízení zásob ABC, která je klíčová pro pochopení významu systému GLOBE. Aby byl princip fungování systému GLOBE co nejlépe pochopen, v praktické části bude popsán nákupní proces Všeobecného nákupu ŠKODA AUTO a. s., alespoň zjednodušeně. Praktická část se orientuje především na tvorbu případů v systému GLOBE, jaké musí mít náležitosti, a jak probíhá jejich schvalování. Na závěr bakalářské práce budou navržena optimalizační řešení pro případná slabá místa v tomto procesu, respektive systému.
7
1
TEORETICKÉ PŘEDSTAVENÍ NÁKUPNÍHO PROCESU
V této kapitole budou představeny základní zásady a specifika nákupu a nákupního procesu. Jakékoli podnikání je nakupování a prodávání za účelem uspokojení určité potřeby. Aby mohla být směna realizována a potřeba uspokojena, musí být splněny určité podmínky. Směna musí zahrnovat minimálně dvě strany, kde každá z nich musí mít něco, co je pro druhou stranu zajímavé nebo nějakým způsobem atraktivní. Strany spolu musí komunikovat, být schopny dodávky, a současně zde musí být možnost nabídku odmítnout. Pokud jsou všechny podmínky splněny, dochází k dohodě. Když se strany dohodnou, vzniká tak transakce, kde na jedné straně stojí prodávající a na straně druhé buď konečný spotřebitel, čili kupující, anebo nákupčí, pokud se nacházíme na trhu organizací (Lukoszová, 2004). Nákupem je možné nazvat zabezpečení materiálového vstupu v požadovaném druhu, kvalitě, termínu a množství. Musí být přitom respektována určitá kritéria – např.
podnikatelské,
technické,
ekonomické,
ekologické.
Nákup
prochází
neustálým vývojem a nyní, díky používání marketingu v nákupu, se dodavatel stává čím dál více předmětem zkoumání. Dobře fungující nákup je známkou toho, že podnik dokázal přesně vymezit úkoly a funkce, ale především metody a procesy, kterými má nákup řešit své úkoly. Dále pak záleží na prostředcích, které má nákup k dispozici (Tomek, G. a Tomek, J., 1996).
1.1
Základní funkce nákupu
Za základní funkci nákupu můžeme považovat efektivní uspokojení potřeby, která vyplývá z plánovaného vývoje základních, pomocných i obslužných výrobních i nevýrobních procesů. To se zabezpečuje dodávkami surovin potřebných pro výrobu, polotovarů i náhradních dílů a nařádí. Nákup se ale musí starat i o nevýrobní složky podniku, musí nakupovat režijní materiál a pomůcky pro správu a řízení podniku, přes kancelářský nábytek až po tužky a papír (Synek, M., Kislingerová, E. a kol., 2010).
8
Splnění základní funkce nákupu – tedy uspokojení potřeby – v souladu s ekonomickými kritérii efektivnosti předpokládá:
zjištění
budoucí
předpokládané
potřeby
materiálu
co
nejpřesněji
a s dostatečným předstihem,
volbu optimálních zdrojů pro uspokojení potřeby,
trvale
sledovat
realizaci
uzavřených
smluv
a
projednávat
změny
v potřebách nebo případné odchylky v dodávkách,
zabezpečovat co nejefektivnější využití zásob, systematicky je sledovat a případně regulovat stav,
v případě
ohrožení
uspokojení
vnitropodnikové
potřeby
operativně
zasáhnout,
zabezpečit fungování materiálové a technické základy nákupu, především skladového hospodářství a ostatních logistických procesů při řízení materiálového toku,
sledovat a zajistit odpovídající kvalitu nakupovaných materiálů,
vytvořit a optimalizovat informační systém pro co nejefektivnější řízení nákupního procesu,
postarat se o personální, organizační, metodicý a technický rozvoj řídících i hmotných procesů (Tomek, J. a Hofman, J., 1999).
V dobře řízených společnostech je útvar nákupu zodpovědný za nákup zařízení, investičních strojních systému a služeb výrobního i nevýrobního charakteru (Synek, M., Kislingerová, E. a kol., 2010).
1.2
Charakteristika nákupního procesu
V této kapitole je popsán základní princip nákupního procesu. Jednotlivé aktivity v oddělení nákupu mají svou posloupnost a obsah, ale v mnoha případech je možná určitá modifikace podle toho, o jaký nákup se jedná:
opakovaný nákup beze změny – nákup na základně předchozích zkušeností, lze využívat zkušenosti nabyté během minulých obchodů,
9
modifikovaný nákup – nakupující podnik požaduje určité změny (specifikace výrobku, dodací nebo platební podmínky. Může se jednat i o změnu dodavatele),
nová nákupní úloha – prvotní nákup bez předchozích zkušeností (Synek, M., Kislingerová, E. a kol., 2010).
Za hlavní fáze nákupního procesu se považují:
vznik potřeby – podnět k nákupu,
identifikace nezbytnosti – charakter a rozsah potřeby,
zkoumání nabídek – výzkum trhu,
volba určitého dodavatele,
zadání objednávky – formulace podmínek,
logistické aktivity (přejímka s následnou kontrolou kvality a množství),
úhrada dodávky,
zpětné
vyhodnocení
nákupu,
hodnocení
dodavatele
(Synek,
M.,
Kislingerová, E. a kol., 2010). Některé fáze nákupního procesu se mohou vypustit, ale například u nového nákupu musí podnik projít prakticky všemi fázemi. Naproti tomu nejméně je jich pak u nákupu opakovaného (Synek, M., Kislingerová, E. a kol., 2010).
1.3
Marketingové pojetí nákupu
V posledních letech se především ve vyspělých ekonomikách do nákupu začaly mísit marketingové metody a techniky. Marketing jako takový se nejdříve soustředil pouze na stranu výstupu, čili prodej. Mnohem později v USA, se začali nákupčí snažit prakticky využívat marketing i na straně vstupu, tedy v nákupu. V Evropě dokonce až o 20 let déle (Synek, M., Kislingerová, E. a kol., 2010). Podniky začaly klást větší důraz na stratetigické a taktické aktivity, protože se dřívější, většinou deficitní trhy, náhle změnily na dynamicky vyrovnané, na kterých se zvyšoval konkurenční boj mezi dodavateli o zákazníky. Marketingové pojetí nákupu začleňuje podobné metody a techniky jako marketing klasický. Vše začíná
10
výzkumem dodavatelského trhu, to znamená potenciálních nabídek, rozhodování o správném dodavateli, podmínkách dodávek (jak cenových, tak i dodacích, platebních). Zabývá se přitom dále i logistickým zajištěním nákupu, nevyjednává pouze cenu převozu, ale také způsob dopravy a případně i druh balení (Synek, M., Kislingerová, E. a kol., 2010). Kupující i prodávající shodně usilují o výhodné dodavatelsko-odběratelské vztahy. Do toho se počítá i kvalita nabízených služeb a výrobků, spolehlivost, schopnost pružně reagovat na měnící se požadavky jedné ze stran, plnění smluvených dodávek apod. (Tomek, J. a Hofman, J., 1999). Existuje několik zásad, které při marketingových přístupech v nákupu nesmí být zanedbány:
nákup se musí aktivně zapojovat do procesu plnění podnikových cílů,
musí vytvořit a průběžně aktualizovat informační základnu pro optimální rozhodování,
nákupčí musí splňovat přísné požadavky, které jsou na něj během jeho práce vyžadovány. Dnes znalost pouze nakupovaného materiálu nestačí, nákupčí by měl alespoň z části znát i ekonomické zásady, psychologii a etiku a v neposlední řadě i základní právní normy (Synek, M., Kislingerová, E. a kol., 2010).
1.4
Užití metody ABC v nákupním procesu
Zapojením marketingových činností už do oblasti nákupu vyvstala otázka, jak řídit své zásoby, a to především efektivně. Oddělení nákupu zajišťuje pro podnik veškeré výrobní zásoby, které v sobě zahrnují materiál, komponenty, polotovary, obaly, nářadí, ale také zásoby nevýrobní, které jsou důležité pro řízení a správu podniku (Synek, M., Kislingerová, E. a kol., 2010). Ekonomicky efektivně zabezpečit základní funkce zásobování může podnik dosáhnout pouze komplexním přístupem k řízení a neustálým zdokonalováním metod a postupů. Podnik by se měl soustředit především na strategické řízení,
11
plánování a řízení zásob a na operativní řízení nákupního procesu (Tomek, G. a Tomek, J., 1996). Jednou z často užívaných metod řízení zásob je diferencované řízení zásob podle principů ABC. Skutečnost je taková, že je téměř nemožné věnovat se všem druhům materiálu stejnou měrou a podrobně zkoumat stejnými postupy a metodami. Metoda ABC, označována taktéž jako Paretto metoda nebo P-Q systém, roztřiďuje sortiment skladovaných a spotřebovaných skupin materiálu na tři až čtyři kategorie dle jejich celoroční spotřeby a podle jejich podílu na celkové spotřebě. Průměrný podnik má většinou několik desítek tisíc položek. Už při 2 - 3 tisících položek se ukazuje, že pouhých 5 – 15 % druhů představuje 60 – 80% podíl na celkové hodnotě spotřeby – tento materiál je označován jako skupina A. Do skupiny B se řadí přibližně 15 – 25 % druhů, které představují 15 – 25% podíl. Přibližně 60 – 80 % druhům připadá pouze 5 - 15% podíl na celkové spotřebě. Toto rozdělení do skupin umožňuje nákupčím mnohem efektivněji jednat a účinněji se zaměřit na důležitější skupiny materiálu, které větší vahou přispívají v konečném důsledku k dosažení výraznějších ekonomických efektů (Synek, M., Kislingerová, E. a kol., 2010).
12
CHARAKTERISTIKA SYSTÉMU GLOBE
2
V této kapitole bude představeno oddělení Všeobecného nákupu ŠKODA AUTO a. s. a systém GLOBE (Concern Global Sourcing System), který se používá v celém koncernu Volkswagen v odděleních Všeobecného nákupu.
2.1
Oddělení Nákupu ŠKODA AUTO a. s.
Oblast N - Nákup zabezpečuje pro celou společnost ŠKODA AUTO a. s. nákup výrobních materiálů, režijních materiálů, služeb a investic. Hlavními činnostmi jsou:
stanovení a optimalizace struktury dodavatelů,
smluvní zajištění dodávek,
snižování materiálových nákladů,
zajištění dodavatelských kapacit,
podpora lokalizace v zahraničních lokalitách společnosti (Zaměstnanecký portál: Předmět činnosti Nákupu ve ŠKODA AUTO a. s).
V oblasti zahraničních projektů podporuje nákupní oddělení dceřiných společností a společných podniků při lokalizaci materiálů pro výrobky značky ŠKODA AUTO a. s. Nákupní oddělení ŠKODA AUTO a. s. zastupuje nákupní týmy jiných koncernových společností v České republice při poptávkovém řízení v rámci procesů forward a global sourcingu. U části speciálních nákupů je delegována nákupní pravomoc do dalších útvarů, jako např. prototypové materiály, propagační služby, doprava. Mimo Nákup ŠKODA AUTO a. s. je samostatně zajišťován nákup originálních dílů a příslušenství útvarem PD, a to v těsné spolupráci (Zaměstnanecký portál ŠKODA AUTO a. s.: Předmět činnosti Nákupu ve ŠKODA AUTO a. s). Vnitřně je N - Nákup člěněn na dvě části. První z nich je výrobní nákup, druhou nákup všeobecný. Dále se celá oblast dělí na jednotlivá oddělení, která zabezpečují nákup různých druhů hmotných i nehmotných statků:
NP – Řízení projektů nákupu – dodávky stěžejních nakupovaných dílů,
13
NM – Nákup kovy – veškerý kovový materiál,
NX – Nákup chemie exteriér – veškeré plasty z vnějšku, barvy, laky, skla, pneu,
NI – Nákup chemie interiér – veškeré plasty uvnitř automobilu, sedačky, cocpity,
NE – Nákup elektro – kabeláž, osvětlení, dveřní moduly,
NF – Forward a Global Sourcing – poptávkový a zadávací proces na nové díly, benchmarking,
NV – Všeobecný nákup – viz kapitola 2.1 (Zaměstnanecký portál ŠKODA AUTO a. s.: Oddělení nákupu ŠKODA AUTO a. s.).
N Nákup
NP Řízení projektů nákupu
NM Nákup Kovy
NX
NI
Nákup chemie exteriér
Nákup chemie interiér
NE Nákup elektro
NF
NV
Forward a Global Sourcing
Všeobecný nákup
NVI
NVS
Nákup investic a režijního materiálu
Nákup služeb a logistických potřeb
Zdroj: Zaměstnanecký portál ŠKODA AUTO a. s.: Oddělení nákupu ŠKODA AUTO a. s. Obr. 1 Struktura nákupu ve ŠKODA AUTO a. s.
2.1.1 Všeobecný nákup Útvar NV – Všeobecný nákup má na starosti nákup investičních celků, náhradních dílů pro stroje a zařízení, provozních prostředků, služeb a ostatních aktivit nevýrobního charakteru. Mezi hlavní činnosti Všeobecného nákupu patří stanovení a optimalizace struktury dodavatelů, snižování nákladů, podpora lokalizace v zahraničních lokalitách společnosti, smluvní zajištění dodávek, prodej nepotřebného výrobního materiálu, investičního majetku a výrobního šrotu, koordinace aktivit nákupu související s recyclingem (Zaměstnanecký portál ŠKODA AUTO a. s.: Předmět činnosti Nákupu ve ŠKODA AUTO a. s.).
14
Oddělení NVI – Nákup investic a režijního materiálu – je zaměřeno především na nákup staveb nebo investičních celků, lisovacích a montážních zařízení, tlakových a jiných forem, dále pak toto oddělení nakupuje ruční nářadí, nábytek a kancelářský materiál. Oddělení NVS – Nákup služeb a logistických potřeb – podle druhu nakupovaných komodit se dělí na NVS/1 – Nákup služeb – kde se řeší všeobecné služby, překladatelství a služební cesty. V oddělení NVS/4 – Nákup IT – se poptává a nakupuje software i hardware, slaboproud (kabeláž, požární hlásiče a jiné), dále se zde nakupují konstrukční a plánovací výkony. Nákupčí v NVS/5 – Nákup vývojových materiálů – se zaměřují na služby pro motorsport a oblast T Technický vývoj. Posledním oddělením je NVS/6 – Nákup recycling – v jehož kompetenci jsou veškeré logistické služby a recyklace odpadu (Zaměstnanecký portál ŠKODA AUTO a. s.: Oddělení Všeobecného nákupu ve ŠKODA AUTO a. s.).
2.2
Nákupní proces ve ŠKODA AUTO a. s.
Celý nákupní proces má ve ŠKODA AUTO a. s. přesně vymezená pravidla, kterými se nákupčí musí řídit, a podle toho i organizovat svou práci. Konečné objednávce předchází soubor činností, které mají danou posloupnost a nedají se nijak přeskočit. Přitom záleží na více okolnostech, které náležitosti budou muset být splněny. Aby vůbec vznikl obchodní případ, musí zde být nějaký impuls, určitá potřeba koupě. Pokud toto nastane, vzniká nejdříve ON – Objednací návrh, což je systémová podpora nákupního procesu. Objednací návrh zadává příslušná osoba na oddělení, které požaduje objednávku. Součástí ON je technické zadání a ve většině případů určitý počet navrhovaných dodavatelů, jehož množství závisí na velikosti tzv. „košíku“ (tzn. Objednacího návrhu). Pokud je ON schválen, je vytvořena poptávka na dodavatele a čeká se na jejich odpověď v podobě nabídky a nebo odmítnutí účastnit se dalších jednání. Po obdržení nabídek následuje technické vyhodnocení odborným útvarem, kde se určí vhodnost nabízených řešení. V této chvíli přichází na řadu série obchodních
15
jednání nejen o ceně, ale i o dodacích podmínkách, incoterms, datech dodání a splatnosti, záruk apod. (Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. - Prozess ŠKODA Bestell- und Sourcingprozess BA, 2012).
2.2.1 Objednací návrh (ON) Obchodní případ vzniká založením objednacího návrhu. ON je určitým způsobem zprocesovaná potřeba do předem stanovené podoby pro snažší zacházení. „Košík" se vyplňuje do systému EBP (systém pro elektronické vytváření a schvalování obchodních případů).
Při vyplňování příslušných náležitostí se
stanovuje i druh činnosti, které je blíže specifikováno v přiloženém Technickém zadání. Na každém ON musí být:
Číslo ON,
jméno žadatele a z jakého je oddělení,
předmět dodávky,
množství a měrná jednotka (u materiálu počet kusů, u služeb například počet MD – Manday – člověkodní),
cena za měrnou jednotku,
termín dodání, který by měl být závazný pro dodavatele,
nákladové středisko a účet, ze kterého má být obchodní případ zaplacen,
přehled schvalovacího procesu – seznam zaměstnanců, kteří se podílí na kontrole případu a jejich rozhodnutí.
Všechny ON musí projít interním schvalovacím procesem. V něm se jednotliví členové Controllingu a vedoucí příslušného oddělení vyjadřují k danému obchodnímu případu. Pokud je „košík“ schválen, automaticky se v systému EBP přepošle na oddělení Nákupu. Jednou z požadovaných položek, která se při zakládání ON musí vyplnit, je kategorie produktu. Ta je spojena s určitou nákupní skupinou, takže v konečném důsledku je ON poslán přesně tomu nákupčímu, který se danou tématikou zabývá (Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. Einleitung zum Beschaffungsprozess NV). 16
2.2.2 Metoda ABC ve Všeobecném nákupu ŠKODA AUTO a. s. V oddělení Všeobecného nákupu jsou
tři různé možnosti, jak má nákupčí
s „košíkem“ zacházet, podle toho, jakou hodnotu má obchodní případ:
CTM – C-Teile Management – objednávky, kde suma nepřekročí 4.999,EUR,
BTM – B-Teile Management – objednávky od 5.000,- EUR do 49.999,EUR,
Obchodní případy nad 50.000,- EUR (Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. - Einleitung zum Beschaffungsprozess NV, 2012).
V případě CTM – případů do 4.999,- EUR jsou objednávky vystavovány automaticky pomocí systému SAP bez jakéhokoli projednání. Děje se tak průběžně
každý
pracovní
den.
Podmínkou
je,
aby
„košík“
obsahoval
požadovaného dodavatele a jeho platnou nabídku. Pokud má obchodní případ přepočtenou hodnotu větší než 5.000,- EUR, musí být projednán nákupčím, který následně vystaví objednávku. Zde se dále rozlišuje podle hodnoty, jaké náležitosti musí „košík“ obsahovat. V hodnotě od 5.000,- EUR do 9.999,- EUR musí být k ON přiložena alespoň 1 technicky vyhovující nabídka a V.V.
–
Vergabevorschlag,
což
je
technické
vyhodnocení
nabídek.
Vergabevorschlag může sloužit také jako návrh zadání, kde se konkrétně popíše, jakou službu žadatel chce, ještě před začátkem výběrového řízení. Pokud se jedná o Single Sourcing, musí zde být specifikovány důvody, z jakého důvodu je právě tento dodavatel jediný možný. Od 10.000,- EUR do 49.999,- EUR musí vystavovatel ON k V. V. přiložit nejméně tři srovnatelné, konkurenční, technicky vyhovující nabídky. V těchto případech probíhají technická jednání podle stávajících procesů. Rozesílají se jednací protokoly, po jejich vrácení zpět (vyplněná nová cena po jednání, podpis) nákupčí vyhodnotí nejlepší nabídku (zpravidla cenově nejvýhodnější, pokud zde nejsou nějaké další okolnosti, které nebyly ze strany odborného útvaru dříve specifikovány) a vystavuje objednávku (Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. Prozess ŠKODA Bestell- und Sourcingprozess BA, 2012).
17
2.3
Představení systému GLOBE
Ve Všeobecném nákupu firmy Škoda se obchodní případy s hodnotou větší než 50.000,- EUR zadávají do systému GLOBE. GLOBE, celým názvem Concern Global Sourcing Systém, je informační systém sloužící, jak už jeho název napovídá, pro celý koncern VW. Ve ŠKODA AUTO a. s. se začal používat na konci roku 2007. Jedná se o komplexní systém řešení případů nad výše zmiňovanou hodnotu. Do tohoto systému se může přihlásit uživatel přes Volkswagen B-portál, který je dostupný z jakéhokoli počítače. Jediné kritérium pro přihlášení je, aby stanice (počítač, notebook), ze které se uživatel přihlašuje, měla nainstalovaný potřebný protokol (certifikaci). Systém GLOBE ke svému fungování potřebuje internetové připojení, protože veškerá data se ukládají na centrální servery. Jednotliví
nákupčí
koncernu
VW
zde
prezentují
své
případy,
dochází
k poptávkovému řízení, cenovým srovnáním (ať už v rámci jednoho případu, tak i pomocí vyhledávání případů podobných, založených kterýmkoli nákupčím v koncernu VW) a v neposlední řadě schvalováním před komisí. Podle hodnoty ON se rozlišuje, kolika úrovněmi schvalování bude muset případ projít, aby mohla být vystavena objednávka:
Direkt sourcing – takto jsou označovány zakázky od 50.000,- do 99.999,EUR, které se musí podle interních předpisů kvůli jejich výši zadávat do GLOBE. Jedná se o nejjednodušší formu případu, která se v systému projednává. Nákupčí u nich nemusí dělat funkční srovnání a tyto případy se schvalují v rámci oddělení – vedoucí útvaru Všeobecného nákupu má pravomoc schválit či požadovat určitá doplnění. Děje se tak na pravidelném Pre-Meetingu.
Local sourcing – zakázky s celkovou hodnotou od 100.000,- do 249.999,EUR, které taktéž schvaluje pouze vedoucí Všeobecného nákupu na pravidelném Pre-Meetingu, ale zde je požadováno funkční srovnání.
Kontinental sourcing – případy od 250.000 do 999.999,- EUR musí být schváleny jak v rámci oddělení (schvaluje vedoucí oblasti nákupu na pravidelném
Pre-Meetingu),
tak
na
FB-Meetingu.
FB-Meeting
je
videokonference, která se ve Všeobecném nákupu opakuje každé úterý či
18
středu. Zakázka se prezentuje příslušnému oddělení ve VW a většinou jsou zde přítomni i nákupčí ostatních koncernových značek.
Global sourcing – pokud případ přesáhne hodnotu 1.000.000,- EUR, musí být schválen vedoucím NV na pravidelném Pre-Meetingu a zároveň na FBMeetingu. Navíc ale zakázku musí potvrdit vedoucí koncernového Všeobecného nákupu na CSC Meetingu. Po schválení je možné vystavit objednávku (Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. – Prozess ŠKODA Bestell- und Sourcingprozess BA, 2012).
2.3.1 Postup zpracování nákupního případu v systému GLOBE Každý nákupčí ve Všeobecném nákupu firmy Škoda má povinnost vkládat ON s celkovou sumou větší než 50.000,- EUR do tohoto informačního systému. Pokud není „košík“ založen rovnou v této měně, musí nákupčí cenu přepočítat. Provadí to pomocí denního nebo fixního kurzu. Nákupčí může mít samozřejmě založeno více případů najednou a jednotlivé případy editovat a dokončovat průběžně.
Zdroj: Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. – systém GLOBE Obr. 2 Základní menu, zásoba práce
19
2.3.2 Založení případu Při zakládání nového GLOBE případu musí nákupčí vyplnit povinná pole na úvodní záložce „Grunddaten – základní data“:
E-Mailová adresa – zadává se e-mail osoby, která požaduje objednávku. Po zadání e-mailové adresy se automaticky odesílají e-maily o změnách a postupu případu. Doporučuje se e-mail žadatele zadávat až po schválení případu z toho důvodu, že jsou zprávy o průběhu odesílány při každé změně, tzn. při přidání dalšího možného dodavatele, při zadání nabídky atd.,
druh nákladů – zda se jedná o jednicové náklady, režijní, investice či prodej. K určení, o které z nákladů se jedná, napomáhá objednací návrh, kde žadatel musí označit nákladové středisko,
druh objednávky – jednotlivá objednávka nebo její změna, rámcová smlouva nebo její změna, smlouvy / podmínky,
závod – pro jaký závod je zakázka určena,
program – pokud případ přímo souvisí s nějakým modelem,
e-Cl@ss – vymezení skupiny a podskupiny nakupovaného materiálu nebo služby,
Budget – rozpočet, kolik bude zakázka přibližně stát. V kombinaci s e-Cl@ssem výše rozpočtu určuje, do kterého schvalovacího grémia bude případ spadat. Jako každá položka se i výše rozpočtu může v průběhu měnit, avšak konečná výše by měla odpovídat sumě objednacích návrhů.
termín odevzdání nabídek – datum, do které musí dodavatelé odevzdat nabídky,
dodací termín – termín realizace,
referenční projekt – označení případu podobného typu, popřípadě předchozího případu, pokud nový případ z původního vychází nebo jej rozšiřuje,
interní popis případu – účel případu, předmět a jeho popis.
20
Po vyplnění všech povinných polí se může případ založit. To znamená přidělení jedinečného označení zakázky ve formátu SK_rok založení_pořadí případu. To znamená například „SK 2013 001009“. Veškerá data se dají měnit až do uzavření případu. Největší důraz na správnost dat je přikládán kolonce e-Cl@ss a rozpočet (Interní materiály VW – GLOBE Training Manual, 2013).
Zdroj: Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. – systém GLOBE Obr. 3 Zakládání případu v GLOBE – záložka „Grunddaten“
2.3.3 Schvalování BL dle celkové hodnoty případu Když je případ založen, následuje navržení okruhu potenciálních dodavatelů. K jednotlivým případům je přidělen různý počet dodavatelů. Tento seznam se nazývá „Bieterliste – BL“. Bieterliste může být ve dvou podobách, první je takzvaná Standart Bieterliste – SBL, což je seznam předem schválených dodavatelů k určitému druhu poptávaného zboží nebo služby. SBL nepotřebuje další schválení, pokud není rozšířena o další dodavatele. Druhá forma BL je tzv. Individual Bieterliste – IBL. V tomto případě si seznam dodavatelů sestavuje sám nákupčí. Aby byla IBL schválena, musí projít schvalovacím řízením (viz dále). Od celkového finančního objemu poté odvíjí, kdo je zodpovědný za rozhodnutí.
21
Při nejjednoduší formě případu – Direkt sourcingu – Bieterliste nepodléhá schvalovacímu řízení. U Local sourcingu rozhoduje o schválení okruhu dodavatelů vedoucí Všeobecného nákupu. Pokud se jedná o Kontinental sourcing, rozesílá se seznam nejprve k rozšíření do evropských značek koncernu (to znamená, že kterákoli společnost může přiřadit k případu další, dle nich vhodné dodavatele). Takto rozšířený okruh musí být schválen příslušným vedoucím ve VW. Při případech nad 1.000.000,- EUR – Global sourcingu – jsou podmínky stejné jako u Kontinental sourcingu, ale Bieterliste může rozšířit kterákoli značka koncernu po světě. Vzhledem k vyšší náročnosti při Kontinental a Global sourcingu je doba, po kterou mohou společnosti v koncernu rozšiřovat Bieterliste omezena na 24 hodin. Po uplynutí této doby je možnost ukončena, a to i v případě, že k dalšímu rozšíření nedošlo. U Local sourcingu doba schvalování není stanovena. (Interní materiály VW – GLOBE Training Manual, 2013).
Zdroj: Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. – systém GLOBE Obr. 4 Schvalování Bieterliste
2.3.4 Poptávání dodavatelů Pokud je schválen seznam dodavatelů a nákupčí disponuje i technickým zadáním, přichází na řadu poptání dodavatelů. Poptávku může nákupčí rozeslat přímo pomocí systému GLOBE. Tento způsob je velmi efektivní a rychlý způsob komunikace. Nákupčímu stačí nahrát do systému příslušné podklady a ty jsou potom rozeslány na všechny dodavatele současně. Jsou tu však nějaká omezení, jako například množství dat, které je GLOBE schopno přenést a také fakt, že k takovéto komunikaci musí mít dodavatel dokončenou registraci s aktuálními kontakty (Interní materiály VW – GLOBE Training Manual, 2013).
22
Pokud z nějakého důvodu nelze poptávka rozeslat on-line pomocí GLOBE, může tak nákupčí učinit klasicky pomocí e-mailu či poštou. Součástí poptávky musí být vždy technické zadání a také tzv. „krycí list nákupu“. Zde jsou specifikovány kontakty pro dodavatele – na koho se mají obracet s technickými nebo obchodními otázkami, dále závazný termín pro odevzdání nabídek, rámcové datum realizace zakázky, dodací a platební podmínky (Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. - Prozess ŠKODA Bestell- und Sourcingprozess BA, 2012).
2.3.5 Obchodní jednání Poté, co nákupčí obdrží nabídky, přichází na řadu zaevidování do systému GLOBE. Pokud nabídky přijdou v tištěné podobě, musí se obálka označit datumem přijetí. Podle organizačních pokynů se otevření nabídky musí účastnit koordinátor (případy 50.000 – 100.000,- EUR) a při zakázkách nad 100.000,- EUR vedoucí oddělení (Interní materiály ŠKODA AUTO a. s.: Prozess - ŠKODA Bestellund Sourcingprozess BA, 2012). Kopie nabídek musí nákupčí odeslat odbornému útvaru k jejich technickému vyhodnocení. Odborný útvar sdělí výsledek prostřednictvím porovnání všech technicky vyhovujících nabídek a musí uvést důvody pro nabídky, jež byly označeny jako technicky nevyhovující. Součástí je i V.V. – Vergabevorschlag, který rekapituluje účel a označení případu, technicky vyhovující i nevyhovující nabídky s důvody pro jejich vyloučení. Výsledek technických jednání musí nákupčí taktéž zaznamenat do GLOBE. (Interní materiály ŠKODA AUTO a. s.: Prozess ŠKODA Bestell- und Sourcingprozess BA, 2012). Když jsou technická jednání ukončena, může nákupčí začít s cenovým jednáním. Nejedná se pouze o celkové nebo jednotkové ceně, ale projednávají se i dodací a platební podmínky a případné opce – nárok odběratele na udržení stejné cenové hladiny dodavatele na určitou dobu. Nákupčí má několik možností, jak daný obchodní případ projednat. Nejčastěji probíhá jednání pomocí jednacího protokolu (viz příloha č. 1), telefonicky, online nebo osobně.
23
Počet kol jednání není pevně stanoven, některé případy mohou mít dvě i více kol a každé z nich může být učiněno jiným způsobem. Po telefonické domluvě může být cena ještě snížena v jednacím protokolu, pokud bude výsledek stále nejednoznačný, může nákupčí vyhlásit ještě kolo třetí. Nejlepším způsobem jednání je osobní, avšak z časových důvodů je kladen důraz osobně projednávat především hodnotově významné případy (Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. Prozess - ŠKODA Bestell- und Sourcingprozess BA, 2012). V některých případech se používá tzv. paketový jednací protokol, zkráceně „Paket“. Na tomto jednacím protokolu je uvedeno více objednacích návrhů, které spolu nemusí nutně souviset, jejich označení, původní cenová nabídka a cena po jednání. Smyslem „Paketu“ je na základě synergického efektu získat od výherce zmíněných obchodních případů dodatečnou slevu v rozmezí 0,5 % - 2 % z ceny po jednání, a tím snížit konečnou cenu zakázek, které získal stejný dodavatel. Nákupčí do systému po ukončení obchodních jednání zadává výsledky. Hodnoty jsou zadávány na záložce „Angebote – Nabídky“ a mohou být zadány buď ručně, nebo přímo exportovány z předpřipravené tabulky či systému OVS.
Zdroj: Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. – systém GLOBE Obr. 5 Zadávání nabídek a jejich změna po jednání
Online Verhandlung System K online jednání slouží v koncernu VW systém OVS – Online Verhandlung System. Je to vlastně aukce na internetové bázi, kde jednotliví technicky vyhovující dodavatelé soutěží o zakázku. Aby se firma tohoto jednání mohla
24
účastnit, musí mít hotovou registraci spolu se všemi náležitostmi. Tento systém je s GLOBE úzce provázán a výsledky OVS se dají do GLOBE přímo importovat. OVS může mít dvě podoby, a to: Klasická aukce – Nákupčí během jednotlivých kroků zadává přesné parametry aukce. Je důležité si uvědomit, že některá ze základních dat už nejdou během samotného průběhu aukce editovat, a proto je žádoucí nastavit správné hodnoty napoprvé. Nákupčí musí definovat základní parametry, jako jsou popisky druhů poptávky, časového pásma a kontaktních údajů, přes minimální hodnotu, o kterou může dodavatel snížit svou nabídku, až po čas, který je k aukci vymezen a množství prodlužování (aby měli ostatní účastníci jednání šanci zareagovat na změnu). Dodavatelé jsou k online jednání přizváni e-mailem a za společnost jedná pověřená osoba. Uchazeč o zakázku by neměl vědět, s kolika organizacemi soupeří. Nákupčí většinou povolí parametr - tzv. „semafor“, na kterém dodavatel vidí, jakou má jeho nabídka hodnotu – zelená znamená, že je mezi prvními (nemusí nutně znamenat na prvním místě), žlutá vyjadřuje nabídku někde ve středu a červená poukazuje na nekonkurenceschopnou nabídku. Po ukončení aukce následuje rozeslání jednacích protokolů pro potvrzení nabízené ceny. Zde má však dodavatel ještě možnost svou nabídku poupravit, takže se může stát, že firma, která vyhrála klasickou aukci, ještě nemusí získat zakázku.
Category SK13XXXX
Sub Category SK13XXXX
Item AVAYA RZ a BRZ
Quantity 1
Bidder
Celková cena Total Volume [USD] (DOWN) Cost
Total Volume Savings
Savings %
Dodavatel A
1.000.000
900.000
100.000
10
Dodavatel B
1.222.222
1.200.000
22.222
1,82
Zdroj: Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. – systém GLOBE Obr. 6 Exportovaný výsledek OVS v GLOBE „Holand Ticker“ neboli holandská aukce – většinu parametrů má tento druh aukce shodnou s klasickou formou. Rozdíl je však v tom, že při normální aukci mají dodavatelé svou nabídku a tu snižují o určité slevy. Při holandské aukci
25
všichni dodavatelé vidí základní cenu (například 1.000.000,- CZK), která je definovaná nákupčím a nemají možnost ji měnit. Nákupčí nastaví „tik“, tzn. po určitém časovém intervalu (1 minuta) se základní nabídka zvýší o nějakou částku (záleží na velikosti zakázky – např. 20.000,- CZK). První z dodavatelů, který potvrdí zobrazenou cenu, ukončí aukci a automaticky získává zakázku. Po holandské aukci už nenásledují žádná další jednání. Na to je potřeba dodavatele předem upozornit.
2.3.6 Prezentace případu Po obchodním projednání případu musí nákupčí své výsledky prezentovat nadřízeným, aby mohla být vystavena objednávka. Podle celkové hodnoty se pak rozlišuje, v jaké úrovni je zakázka prezentována a kdo dává souhlas k vystavení objednávky. Ve Všeobecném nákupu ŠKODA AUTO jsou tři schvalovací grémia, která určují požadavky na informace o případu: Direct sourcing – hodnota případu od 50.000,- EUR do 99.999,- EUR – nákupčí prezentuje svůj případ na Pre-Meetingu, který se v NVS koná každé pondělí a rozhodovací pravomoc má vedoucí NV. U těchto případů není požadováno funkční srovnání. Local sourcing – suma 100.000,- EUR do 249.999,- EUR – případy v této cenové relaci jsou taktéž schvalovány pouze na úrovni NV, ale je u nich vyžadováno funkční srovnání. Kontinental sourcing – 250.000,- EUR až 999.999,- EUR – Případy musí být schváleny na Pre-Meetingu a současně také na FB-Meetingu. Fachbereich Meeting se uskutečňuje ve videokonferenční místnosti a nákupčí prezentuje svůj případ příslušnému vedoucímu oddělení ve Volkswagenu. Global sourcing – hodnota nad 1.000.000,- EUR – případy, na které je kladen největší důraz. Případ musí být schválen na pondělním Pre-Meetingu, poté na FBMeetingu. Poslední úrovní schvalování je tzv. CSC Meeting – Corporate Sourcing Committee. Takovéto zakázky prezentuje vedoucí NV před schvalovací komisí přímo ve Wolfsburgu.
26
Samotná prezentace není v Powerpointu, jak by se na první pohled mohlo zdát. Součástí každého případu založeného do GLOBE je tzv. „Anhang“ – „Příloha“. Tento excelovský soubor se vytváří automaticky při prvním spuštění a přebírá většinu základních informací, jako je jméno nákupčího, popis případu a jeho označení, přímo z GLOBE. Soubor má několik listů a většinu z nich musí nákupčí pro schválení případu vyplnit. Tento Anhang je poté prezentován vedoucím, a proto je tento dokument označován místo „Příloha“ jako „Prezentace“. Je žádoucí, aby forma podávaných informací byla co nejvíce standardizovaná, aby nedocházelo k nesrovnalostem a informace z různých případů se dal jednoduše porovnat. Na listu Grunddaten se nachází základní data případu. Tento list klasifikuje případ, zmiňuje předmět a termín uskutečnění. Je na něm jméno nákupčího, oddělení a jakým způsobem byl případ projednán. Dále se zde uvádí celková hodnota případu, případná OPCE (zachování cenové hladiny pro další roky) a dodavatel, který má získat zakázku.
Zdroj: Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. – systém GLOBE Obr. 7 Anhang – list Grunddaten
27
Druhou stránkou Anhangu je Vizualizační listina (Visualisierung Layout), která slouží spíše pro jednodušší pochopení poptávaných dílů pomocí obrazků nebo naznačení postupu implementace softwaru na časové ose a podobně. První ze dvou nejdůležitějších stránek celé prezentace je „Einzelpreisvergleich – srovnání jednotkových cen“. Na tomto listu se srovnávají nabídkové ceny a ceny po jednání jedné firmy a porovnávají se s ostatními. Pořadí jednotlivých společností po cenových jednáních je ustalené od nejlevnější po nejdražší, pro co nejpřehlednější komparaci. Pokud zakázka obsahuje mnoho druhů materiálu (například při poptávání slaboproudých tras), může nákupčí na tomto listu uvést pouze top pozice. Budou zmíněny ty položky, které představují největší procento z celkové ceny, tedy nezáleží na jejich jednotkové ceně, ale na součinu jednotkové ceny a množství.
Zdroj: Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. – systém GLOBE Obr. 8 Anhang – list Einzelpreisvergleich (část) Pro případy nad 100.000,- EUR je určena záložka Funktionaler Vergleich. Jedná se o list, kde se jednotkové ceny nejvýhodnějšího dodavatele srovnávají s jinými případy nebo s případy, které tomuto předcházely. V této tabulce je uveden v prvním sloupci stávající případ, a poté časově seřazené případy předcházející. V hlavičce je označení případu, datum prezentace, dodavatel, jež získal zakázku, celková cena a sleva, která byla poskytnuta. Je žádoucí, aby ceny porovnávaných komponent byly nižší, nebo alespoň stejné, jako u dřívějších zakázek. Při ceně vyšší musí nákupčí zdůvodnit tento rozdíl, příkladem mohou být některé upgradované komponenty, které si zachovaly původní označení.
28
Zdroj: Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. – systém GLOBE Obr. 9 Anhang – list Funktionaler Vergleich (část) Další, nákupčími často používaný, list v „Prezentaci“ je Pakete Allgemeine Konditionen, na kterém se uvádí případná paketová sleva, které obchodní případy jsou součástí paketu a datum paketového jednacího protokolu. U některých případů dodavatel umožňuje nakoupit ve více měnách. Aby nákupčí vybral měnu, ve které je to pro firmu nejvýhodnější, slouží speciální útvar ve Volkswagenu, kde se analytici zabývají změnami kurzů a prognózují do budoucnosti. Výsledné doporučení a odůvodnění tohoto oddělení, jakou měnu má nákupčí zvolit, se objeví v záložce Währung. Pokud byl případ projednáván pomocí OVS (Online Verhandlung System), je výsledná tabulka vložena do předem připravené záložky. Součástí každého Anhangu musí být Vergabevorschlag, a také se na nový list přikládá nabídka dodavatele, který získal zakázku.
2.3.7 Objednávka Posledním krokem výběrového řízení je objednávka. Nákupčí může objednávku vystavit na základě vyplněného a schváleného objednacího návrhu, nabídky dodavatele a vyplněného jednacího protokolu. U případů nad 49.999 EUR musí mít nákupčí navíc schválen případ i v systému GLOBE příslušnými grémii, aby mohla být objednávka vystavena.
29
Ve ŠKODA AUTO a. s. se pro tento účel používá systém SAP. SAP je informační systém umožňující psaní nových objednávek, změnám v objednávkách, ale také slouží jako evidence kontaktních údajů pro veškeré dodavatele. Každá objednávka má určité náležitosti, bez kterých by nebyla platná. Základní údaje jako adresa dodavatele, číslo a vystavení objednávky a jméno nákupčího jsou na první straně. V objednávce musí být přesně vymezen předmět dodávky, co do obsahu a množství. Objednávka také musí obsahovat jednotkové ceny i cenu celkovou. U případů, které musí být kvůli interním předpisům projednávány v GLOBE, se i na objednávce vyplňuje dané označení (SK 2013 000001). Dále objednávka specifikuje závazný termín dodání a případné penále za nesplnění, jsou zde určeny dodací a platební podmínky. Aby byla objednávka platná, musí být podepsána oběma stranami. Když vedoucí oddělení podepíší objednávku, nechává si nákupčí jednu kopii a druhou kopii odesílá na výstavce objednacího návrhu. Originál a třetí kopie se zasílá dodavateli, který ji potvrdí svým podpisem a razítkem a podepsanou kopii objednávky vrátí zpět nákupčímu (Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. - Prozess ŠKODA Bestell- und Sourcingprozess BA, 2012).
2.3.8 Uzavření případu v GLOBE Objednávkou sice končí nákupní proces, ale pokud byl případ větší než 49.999,EUR a podléhá tedy schvalování v systému GLOBE, musí ho nákupčí uzavřít i zde. Uzavřít případ může nákupčí až potom, co zodpovědná osoba (vedoucí Všeobecného nákupu, případně vedoucí útvaru nákupu ve VW) udělí případu status „Entschieden – Rozhodnutý“. Nákupčí v záložce „Grunddaten“ zadá e-mail žadatele, který je na objednacím návrhu. Na stejné stránce potom vyplní i číslo objednávky. Poté musí v záložce „Präsentation“ označit dodavatele, jež vyhrál výběrové řízení a zhodnotit ho. Po označení dodavatele a kliknutí na „Lieferanten Bewerten“ je uživatel přesměrován na portál VW. Tam je pět kategorií, ve kterých musí dodavatele procenty zhodnotit. Jedná se o následující kategorie:
cenová hladina a jednání o slevách,
30
cenová a nákladová transparentnost / úplnost nabídky,
transparentnost v projektovém managementu,
inovace, inovativnost,
service a dostupnost (Interní materiály VW – GLOBE Training Manual, 2013).
Po uložení výsledků je umožněno nákupčímu případ uzavřít. Je žádoucí, aby všechna zadaná data byla správná, protože po změně statusu z Entschieden na „Abgeschlossen – uzavřený“ už nelze nic změnit. Když nákupčí potvrdí uzavření případu, systém sám odešle informativní e-mail žadateli ON (jehož e-mail byl zadán v předchozích krocích nákupčím), že byl případ uzavřen.
31
3
ANALÝZA KRITICKÝCH MÍST A NÁVRHY NA ZLEPŠENÍ
Nákupní proces ve Všeobecném nákupu má přesně stanovená pravidla a posloupnosti všech činností. Celkově může tento proces vypadat bezchybně, avšak při analyzování procesu zpracovávání případů nad 49.999,- EUR jsem odhalil několik nedostatků, kritických míst, či námětů na zlepšení. Jedno takové místo jsem našel v systému GLOBE, a to hned v prvotní fázi zadávání nákupího případu. Jedná se o schvalování Bieterliste u případů nad 250.000,- EUR (Kontinental a Global sourcing), u kterých je třeba odsouhlasení příslušného vedoucího ve VW nákupu, není stanovena žádná doba, po kterou musí být Bieterliste schválena. To v praxi znamená, že pokud je nákupčí ve Volkswagenu v časovém presu, náš případ může být schvalován i v řádech týdnů. Proto bych navrhoval možnost stanovit přesný datum, do kterého musí být seznam potenciálních dodavatelů schválen, jinak se odsouhlasí automaticky. Druhou věcí, která je také spojena s Bieterliste, je fakt, že do GLOBE se jako možný dodavatel dá zadat pouze ta organizace, která má platnou registraci. Pokud tedy dodavatel z nějakého důvodu není v systému zachycen (čeká na vyřízení, úplně nová společnost), nemůže být fakticky projednáván (online poptáván apod.) a uvádí se pouze do poznámek k případu, které nejsou na první pohled viditelné, a proto může být zavádějící, kolik dodavatelů bylo poptáno a na jakém místě se umístili. Myslím, že by nákupčí měl mít možnost vložit takového dodavatele ručně a vyplnit u něj alespoň základní údaje a zvýšit tak transparentnost při vyhodnocování daného nákupního případu. Dalším úskalím je kurzovní přepočet. Pokud jsou nabídky zadávány v korunách, systém je sám přepočítává do měny euro. Když si nákupčí přihlásí případ na agendu – na prezentaci – a termín prezentace je za delší dobu, například za týden, může se stát, že vlivem změny kurzu se nabídky změní a může to zamíchat i s pořadím dodavatelů. Možnost zafixovat kurz sice systém nabízí, ale není zde přesně specifikováno, zda se zafixuje kurz pouze u nabídky, která vyhrála zakázku nebo je to fixace celého případu. Možným řešením by mohla být automatická fixace kurzu v momentě přihlášení případu k prezentaci. S měnou souvisí i další slabší stránka GLOBE. Pokud totiž nákupčí v rámci případu projednává i paketovou slevu, musí případy v GLOBE „propojit“. Při tomto
32
úkonu zmiňuje číslo případů a cenu po paketovém jednání. Problém vyvstává ten, že i když jsou ceny zadávány v korunách, paketová sleva musí být v eurech. To znamená, že nákupčí musí zohledňovat měnový kurz a přepočítávání dodatečné paketové slevy. Navrhuji proto, aby byla možnost vybrat si, jakou měnu má daná paketová sleva. Když si sám systém zvládne přepočítat nabídku v korunách do eur, neměl by být takový problém udělat to samé s paketovou slevou. Minoritním problémem je to, že po zadání paketové slevy se v listu Grunddaten, na kterém jsou zachyceny základní údaje, políčko „Vorgangsvolumen“ samo nezaktualizuje na hodnotu sníženou o paketovou slevu, i když je zaškrtnuta nabídka „automatisch berechnen – automaticky přepočítat“. Není to sice žádný velký problém, ale poměrně výrazně to zvyšuje pravděpodobnost této formální chyby. Občas se stane, že se uživateli v GLOBE objeví u případu okno s hláškou, že „Vorgangsvolumen“ je nižší, než „Vergabewert“, i když jsou čísla naprosto identická. Problém zřejmě spočívá v tom, že GLOBE počítá i s desetinnými čísly, která ale nejsou uživateli zobrazena, a proto může nastat tato situace. Momentálně se to řeší tím, že se o 1,- EUR zvedne hodnota Vorgangsvolumen. Nicméně by nemělo být tak těžké tuto drobnou chybu opravit přímo v systému. I když má systém GLOBE nějaké nedostatky, nejsou provozuohrožující. Tyto návrhy na zlepšení nemusí nutně zlepšit celkový proces, ale umožnily by nákupčímu zefektivnit především využití pracovního času. Systém GLOBE nabízí v podstatě všechny jazykové mutace – angličtina, čeština, španělština aj. Bohužel, česká verze GLOBE je značně nepřesná a dle mého názoru, a jak jsem zjistil, tak i názoru převážné většiny uživatelů, je nejlepší používat GLOBE v jeho „rodném jazyce“. K tomuto systému existuje pravidelně aktualizovaná příručka, která přesně popisuje jednotlivá menu, možnosti a způsob použití veškerých funkcí. Bohužel je pouze v německé a anglické verzi (anglická verze je zjednodušená, chybí část grafických podkladů). Český překlad příručky chybí úplně, takže když se nákupčí snaží pochopit někdy složitější procesy v GLOBE, musí také překonávat jazykovou bariéru. Drtivou většinu dat musí do GLOBE uživatel zadávat ručně. Jako usnadnění této časově náročné práce by mohlo být propojení systémů GLOBE a EBP, kdy
33
například po zadání čísla objednacího návrhu GLOBE sám vygeneroval alespoň část základních dat, jako popis případu, rozpočet, nákladové středisko aj. To ovšem předpokládá bezchybné vytváření objednacích návrhů žadatelem. Na konci tohoto procesu je systém SAP, ve kterém se vytváří objednávka. Kdyby byl propojen s GLOBE, mohl by nákupčí v pár krocích uzavřít případ přímo ze SAPu, když by se číslo objednávky nahrálo do GLOBE automaticky. Na tomto propojení se již pracuje. I když je v systému několik míst, které by se daly zlepšit, celkově je to velice stabilní software, díky kterému můžou nákupčí z celého světa sledovat veškeré zakázky Všeobecných nákupů všech značek koncernu VW. Mohou porovnávat dodavatele po celém světě, dosahovat nižších cenových hladin a lepších dodacích podmínek, informovat své kolegy o nových možnostech a mimo jiné komunikovat s dodavateli po celém světě v reálném čase. Pro Všeobecný nákup ŠKODA AUTO a. s. a vlastně celého koncernu je tento systém neocenitelným pomocníkem.
34
ZÁVĚR Nákup tvoří jednou z velmi důležitých částí každého podniku. Nákupní proces má své předepsané postupy, které se v různých podnicích liší. Cílem bakalářské práce bylo zanalyzovat a vyhodnotit nákupní proces ve Všeobecném nákupu ŠKODA AUTO a. s. se zaměřením na případy s hodnotou větších než 49.999 EUR, které podléhají projednávání a schvalování v systému GLOBE.
Mnoho
zkušeností
a
cenných
informací
získaných
během
praktikantského pobytu bylo v bakalářské práci charakterizováno a popsáno. V úvodu bakalářské práce byl obecně charakterizován pojem nákup, jeho základní funkce a cíle. Dále se teoretická část zaměřila na vliv marketingu v oblasti nákupu a na řízení zásob metodou ABC. V úvodu bakalářské práce byl charakterizován Nákup ŠKODA AUTO a. s. a jeho vnitřní členění. Hlavní část práce patřila nákupnímu procesu ve Všeobecném nákupu firmy ŠKODA AUTO a. s., jehož nedílnou součástí je systém GLOBE. V této části byl popsán postup zpracování obchodních případů v tomto systému s vysvětlením role, jakou hraje Concern Global Sourcing System v nákupním procesu Všeobecného nákupu všech značek koncernu. Na závěr práce byl vyhodnocen nákupní proces a především systém GLOBE. Nákupní proces firmy ŠKODA AUTO a. s. se může zdát bezchybný, ovšem při zpracovávání bakalářské práce bylo odhaleno několik nedostatků či slabých míst, které se v závěru identifikovaly a byla navržena optimalizační řešení či opatření, která by mohla vést k jejich odbourání. Nedostatky nemají sice velký negativní dopad na chod procesu jako celku, ale mohly by vést ke zlepšení či zjednodušení práce nákupčích a efektivnějšímu využívání času. Domnívám se, že jsem splnil cíl bakalářské práce a podrobně představil systém GLOBE, potažmo celý nákupní proces ve Všeobecném nákupu ŠKODA AUTO a. s. Tato bakalářská práce by mohla být přínosem nejen pro výše zmíněné oddělení, ale také může fungovat jako zdroj informací či návod k lepší orientaci v sytému GLOBE a nákupním procesu pro nákupčí.
35
Seznam literatury Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. – Einleitung zum Beschaffungsprozess NV SKODA, 2012. Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. – GLOBE Schulungsanbuch, 10/2013. Interní materiály ŠKODA AUTO a. s. – Prozess ŠKODA Bestell- und Sourcingprozess BA, 2012. LUKOSZOVÁ, X., Nákup a jeho řízení. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2004. 170 s. ISBN 80-251-0174-6. TOMEK, J. a HOFMAN, J., Moderní řízení nákupu podniku. 1. vyd. Praha: Management Press, 1999. 276 s. ISBN 80-85943-73-5. SYNEK, M., KISLINGEROVÁ, E. a kol., Podniková ekonomika. 5. přepracované a doplněné vydání. Praha: C. H. Beck 2010. ISBN 978-80-7400-336-3. TOMEK, G. a TOMEK, J., Nákupní marketing. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 1996. 173 s. ISBN 80-85623-96-X. Zaměstnanecký portál ŠKODA AUTO a. s.: Předmět činnosti Nákupu ve ŠKODA AUTO [online], 2013, [cit. 17.10.2013]. Dostupné z: https://eportal.skoda.vwg/b2ewps80/myportal/!ut/p/b1/04_Sj9CPykssy0xPLMnMz0 vMAfGjzOI9LF0dDY1MDLwMvAzdDBzdA_wD3I3DDA0MDIEKIoEKDHAARwNU_f 5GjoYGnuYuBp7Oft6G7mYGUP24FAQaEWc_HgsI6A_Xj8LrRJALwArweNHPIz83 Vb8gNzQ0wiDLBAD34GXS/pw/Z7_H9EA1240J0B0F0A8K7H1EU0082/act/id=ns1 JcfL_3QFB/p=deptNr=10000028/p=ACTION_NAME_PARAM=ChangeDepartmentAc tion/246359444389/=/#Z7_H9EA1240J0B0F0A8K7H1EU0082 Zaměstnanecký portál ŠKODA AUTO a. s.: Předmět činnosti Všeobecného nákupu ve ŠKODA AUTO [online], 2013, [cit. 17.10.2013]. Dostupné z: https://eportal.skoda.vwg/b2ewps80/myportal/!ut/p/b1/jY9Lj4JAEIR_iweO2j34IB4n uuIjQY1BhcumRVSU6cE4vsd3L14AO1bdb6qroYYthAzPbIjmUwz5aWOe7_j_o8UbgenOBUjlP5ivvDba4EoLB BZACtG4rt_7kqBE2Ik0EwE37o_furgKX73f2aAx_8G4hrK5YNXkDNi5Ht4FUmiB6syozkWpA5QeRgotm kbBzcualVNwdNqsiQg4eMiRO7ZLrci9bJqPzPyjonPiq9h0jAKrlBMNYqhUKF4RbP 3eIRNKVsNJ6kgLfT/pw/Z7_H9EA1240J0B0F0A8K7H1EU0082/act/id=wl1JcfMANA/p=deptNr=10000030/p=ACTION_NAME_PARAM=ChangeDepartmentActi on/246359558935/=/#Z7_H9EA1240J0B0F0A8K7H1EU0082
36
Zaměstnanecký portál ŠKODA AUTO a. s.: Oblast Nákupu ŠKODA AUTO [online], 2013, [cit. 17.10.2013]. Dostupné z: https://eportal.skoda.vwg/b2ewps80/myportal/!ut/p/b0/ZYs9EgIhDEbPQkFL0NLO0 hPo0kXI7jILAZfo-Y12jtX3M9BgBsExldeUHJjLLqnRNRL5u00tpbQ9bYLlvuRXMeFhrvw3Pb65c0foa2Q_ELx0V FWDW4FeaktGWN9bCzEYr16uob1Qiqg9XNm5Kgn4_bsbpVazAGuECB8fJjigF7rQ0iY8mN/
37
Seznam obrázků a tabulek Seznam obrázků Obr. 1 Struktura nákupu ve ŠKODA AUTO a. s. .................................................. 14 Obr. 2 Základní menu, zásoba práce ................................................................... 19 Obr. 3 Zakládání případu v GLOBE – záložka „Grunddaten“ ............................... 21 Obr. 4 Schvalování Bieterliste .............................................................................. 22 Obr. 5 Zadávání nabídek a jejich změna po jednání ............................................ 24 Obr. 6 Exportovaný výsledek OVS v GLOBE ....................................................... 25 Obr. 7 Anhang – list Grunddaten .......................................................................... 27 Obr. 8 Anhang – list Einzelpreisvergleich (část) ................................................... 28 Obr. 9 Anhang – list Funktionaler Vergleich (část) ............................................... 29
38
Seznam příloh Příloha č. 1 – Jednací protokol ............................................................................. 40
39
Příloha č. 1 – Jednací protokol
40
ANOTAČNÍ ZÁZNAM AUTOR
Michal Horyna
STUDIJNÍ OBOR
6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu GLOBE Concern Global Sourcing System
NÁZEV PRÁCE VEDOUCÍ PRÁCE
Ing. Jana Šturmová
KATEDRA
KMM - Katedra managementu a marketingu
POČET STRAN
40
POČET OBRÁZKŮ
9
ROK ODEVZDÁNÍ
2013
POČET TABULEK POČET PŘÍLOH
1
STRUČNÝ POPIS
Závěrečná bakalářská práce analyzuje postup tvorby objednávek v hodnotě nad 50.000,- EUR v oddělení Všeobecného nákupu ŠKODA AUTO a. s. Teoretická část je zaměřena na všeobecné představení pojmu nákup, jeho charakteristiky a cílů, je zde objasněn pojem řízení zásob ABC a vliv marketingu na nákupní proces. V praktické části je zmíněno oddělení Nákupu ŠKODA AUTO a. s. se zaměřením na Všeobecný nákup. Hlavní část práce je věnována analýze případů v hodnotě vyšší jak 50.000 EUR, především na systém GLOBE, ve kterém jsou případy řešeny. Výsledkem analýzy je vyhodnocení tohoto procesu, respektive systému a návrhy na opatření, které by mohly vést k zefektivnění celého procesu.
KLÍČOVÁ SLOVA
Nákupní proces, systém GLOBE, Všeobecný nákup
PRÁCE OBSAHUJE UTAJENÉ ČÁSTI: Ne
ANNOTATION AUTHOR
Michal Horyna
FIELD
6208R087 Business Management and Sales GLOBE Concern Global Sourcing System
THESIS TITLE
SUPERVISOR
Ing. Jana Šturmová
DEPARTMENT
KMM - Department of Management and Marketing
NUMBER OF PAGES
40
NUMBER OF PICTURES
9
YEAR
2013
NUMBER OF TABLES NUMBER OF APPENDICES
1
SUMMARY
The final bachelor’s thesis provides the analysis of creating orders with sum over 50.000,- EUR in the Purchasing Department of SKODA AUTO a. s. The theoretical part is focused on characteristics of the purchase, its targets, goals and functions. The theoretical part also includes the description of the ABC stock management. Furthermore, this part includes how marketing influences the purchasing process. The practical part describes the area of SKODA AUTO a. s. Purchasing Departments, mainly the Department General Purchase. The main part of the thesis analyses the purchasing process of orders with the sum over 50.000,- EUR, mainly the GLOBE system. The result of the analysis is the evaluation of purchasing process and a proposal of some improvements that should be done in order to make the whole purchasing process more effective.
KEY WORDS
Purchasing process, GLOBE, General Purchase
THESIS INCLUDES UNDISCLOSED PARTS: No
