ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola
BAKALÁŘSKÁ PRÁCE
2009
Tomáš Novotný, DiS.
ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola
Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu
OUTSOURCING TISKOVÝCH SLUŢEB
Tomáš NOVOTNÝ, DiS.
Vedoucí práce: doc. Ing. Romana Nývltová, Ph.D.
ANOTAČNÍ ZÁZNAM AUTOR
Novotný Tomáš, DiS.
STUDIJNÍ OBOR
6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu
NÁZEV PRÁCE
Outsourcing tiskových služeb
VEDOUCÍ PRÁCE
doc. Ing. Romana Nývltová, Ph.D.
KATEDRA
Účetnictví a finančního řízení podniku
POČET STRAN
40
POČET OBRÁZKŮ
4
POČET TABULEK
12
POČET PŘÍLOH
0
ROK ODEVZDÁNÍ
2009
STRUČNÝ POPIS Tématem bakalářské práce je popis a ekonomické hodnocení procesu optimalizace nákladů na tisk v podniku Škoda Auto. Práce je zaměřena na konkrétní formu optimalizace – outsourcing. Cílem této bakalářské práce je analyzovat současný stav tiskového řešení ve Škoda Auto a.s. a navrhnout postupy vyčlenění této činnosti mimo podnik. V rámci vybraných analýz jsou posouzeny ekonomické dopady transformace a výhodnost navrhovaného řešení. V práci je poukázáno na rizika, která existují při volbě metody hodnocení projektu. Nevhodný výběr metody může vést k zavádějícím výsledkům a následně ke špatnému manažerskému rozhodnutí.
V závěru je provedeno celkové hodnocení stávajících a navrhovaných řešení. KLÍČOVÁ SLOVA
Outsourcing, Cost-Benefit analýza, TCO analýza, Škoda Auto
ANNOTATION AUTHOR
Novotný Tomáš, DiS.
FIELD
Business Economics and Management Outsourcing of Company Printing Services
THESIS TITLE
SUPERVISOR
doc. Ing. Romana Nývltová, Ph.D.
INSTITUTE
Institute of Accounting and Financial Management
NUMBER OF PAGES
40
NUMBER OF PICTURES
4
NUMBER OF TABLES
12
NUMBER OF APPENDICES
0
YEAR
2009
SUMMARY The theme of the bachelor´s work is a description and an economic evaluation of the process relating to optimizing of printing costs in SKODA AUTO Company. The work is focused on a specific form of optimizing - outsourcing. The goal of this bachelor´s work is to analyze the current state of the printing how it is done in SKODA AUTO and to suggest steps to detach the printing activities outside of the SKODA Company.
Within the frame of the chosen analyzes of economic impacts of the transformation are evaluated, as well as, advantage of the suggested solution. The risks existing in the choice of the project evaluating method are pointed out in this work. An improper choice of a method can result in incorrect results and then in bad management decisions.
The conclusion of the work deals with a complete evaluation of current and suggested solutions. KEY WORDS
Outsourcing, Cost-Benefit analysys, TCO analysys, Škoda Auto
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci vypracoval samostatně s použitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce. Prohlašuji, že citace použitých pramenu je úplná a v práci jsem neporušil autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb. o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským).
V Mladé Boleslavi, dne 6.12.2009
………………….. 3
Tato bakalářské práce obsahuje údaje podléhající utajení, které bez souhlasu firmy Škoda Auto a.s. nesmí být zveřejněny. Kapitoly 4.2, 4.3 a 4.4 jsou proto neveřejné.
4
Děkuji doc. Ing. Romaně Nývltové, Ph.D za odborné vedení bakalářské práce, poskytování rad a informačních podkladů.
5
Osnova 1. Úvod 1.1. Cíl práce 1.2. Členění práce 2. Teoretická východiska řešení 2.1. Outsourcing a jeho význam pro podnik 2.2. Outsourcing tiskových služeb 2.2.1. Fáze outsourcingu tiskového řešení 2.2.2. Service level agreement - SLA 2.3. Příklady řešení outsourcingu tiskových služeb ve srovnatelných organizacích 2.3.1. Visteon – Autopal s.r.o. 2.3.2. Erste Bank Group 2.4. Vybrané nástroje pro rozhodování o outsourcingu 2.4.1. Total cost of ownership - TCO 2.4.2. Cost-Benefit analýza - CBA 3. Systém řešení tiskových úloh ve Škoda Auto 3.1. Popis podniku Škoda Auto 3.2. Současný stav 3.2.1. Pořizování zařízení 3.2.2. Správa zařízení 3.2.3. Náklady na zařízení 3.2.4. Likvidace 3.3. Navrhované řešení 3.3.1. Sběr dat – analýza současného stavu 3.3.2. Akceptace navrhovaného řešení 3.3.3. Vyjednání podmínek o úrovni poskytovaných služeb 3.3.4. Realizace 4. Ekonomická analýza variant 4.1. Použité metody analýzy 4.2. Total cost of ownership –TCO 4.3. Cost-Benefit analýza – CBA
6
4.3.1. Definice podstaty 4.3.2. Výčet beneficientů 4.3.3. Kvantifikace relevantních cost-benefitů 4.3.3.1.
Původní stav – varianta 0
4.3.3.2.
Nové řešení - outsourcing
4.4. Vyhodnocení 5. Závěr
7
Seznam pouţitých zkratek a symbolů A4
formát strany
AJ
akceptační jednotka
CBA
analýza nákladů a přínosů
HP
Hewlett Packard
IT
informační technologie
Mld.
miliard
NS
nákladová střediska
PC
pořizovací náklady
PN
provozní náklady
SLA
dohoda o úrovni poskytovaných služeb
SN
servisní náklady
TCO
celkové náklady na vlastnictví
TM/2
koordinátorská skupina Škoda Auto a.s.
VT
výpočetní technika
VW
Volkswagen
8
1. Úvod Tématem bakalářské práce je popis a ekonomické hodnocení procesu optimalizace nákladů na tisk v podniku Škoda Auto. Práce je zaměřena na jednu konkrétní formu optimalizace a tou je vytěsnění činnosti mimo podnik outsourcing. Díky již delšímu pracovnímu úvazku v oddělení speciálních IT projektů v rámci koordinátorské skupiny TM/2 v oblasti technického vývoje Škoda Auto jsem měl možnost načerpat praktické zkušenosti s provozem nevyhovujícího tiskového řešení. Stejně tak jsem měl možnost podílet se prostřednictvím koordinace projektu v oblasti technického vývoje na integraci nové formy tiskového řešení. To mi umožňuje zasvěceně tyto způsoby řešení popsat, zdůraznit jejich úskalí, popřípadě vyzdvihnout přednosti. Díky aplikaci studijních znalostí lze zároveň navrhované řešení popsat z ekonomického pohledu a na základě výsledků analýz posoudit. Bude tak možné potvrdit, popř. vyvrátit správnost rozhodnutí managementu společnosti. Společnosti na konkurenčním trhu nejsou v situaci, kdy tvorba cen jejich produktů respektuje náklady. Spíše jsou aplikovány strategie tvorby cen na základě nabídky a poptávky, cílové návratnosti resp. vnímané hodnoty zákazníkem. V období, kdy došlo k významnému otřesu na trhu a ke snížení poptávky, dochází krátkodobě ke snižování cen produktů pod úroveň, která byla stanovena při hodnocení rentability projektu. Jediným způsobem udržení ziskovosti je tak optimalizace nákladů. V automobilovém průmyslu se zostřuje konkurenčnímu boj a na trhu mohou zůstat jen ti nejsilnější. Z tohoto důvodu, ale například i z důvodu potřeby neustálé racionalizace, je nutné zvyšovat efektivitu organizace a snižovat provozní ale i investiční náklady. K tomu je nutné neustále prověřovat možnosti, jak zefektivnit veškeré procesy ve firmě. Nejen ty klíčové výrobní, související s náklady na vlastní produkt, ale také ty nepřímé, související například se sensitivní administrativní částí firmy.
9
1.1. Cíl práce Předložená bakalářská práce je zaměřena na racionalizaci procesu tisku ve Škoda Auto. Cílem managementu Škoda Auto je pomocí outsourcingu zvýšit kvalitu a komfort tisku a optimalizovat jeho náklady. Proces tisku se dotýká všech administrativních pracovníků firmy včetně vedení. Při realizaci navržených opatření existuje vysoký potenciál k úsporám IT nákladů. Hlavní důvody k tomuto tvrzení jsou velikost firmy, současné nekoncepční řešení, různorodost jednotlivých zařízení, rozličný způsob pořizování a správa, absence kontroly vytížení a zneužívání k privátním účelům. Cílem této práce je popsat a analyzovat původní stav, navrhnout jak bude dosaţeno cílů managementu a ekonomicky posoudit správnost rozhodnutí. V práci je akcentováno především ekonomické hodnocení projektu. Záměrem bakalářské práce je také poukázat na rizika při volbě metody hodnocení projektu. Je ukázáno, že různá volba hodnotící metody může vést k odlišným výsledkům.
1.2. Členění práce V první části práce jsou popsány možnosti, jak je možné problém řešit teoreticky. Jsou objasněny pojmy, které jsou z hlediska řešení důležité. Dále jsou uvedeny příklady,
jakým
způsobem
postupují
v této
problematice
obdobně
velké
organizace. V další části je charakterizováno původní nekoncepční řešení. Na příkladech jsou uvedeny jeho výhody a nevýhody a následně nastíněno nové řešení, které však není, tak jako aplikovaný projekt, popsáno do úplného detailu. V poslední části bakalářské je srovnáno pomocí TCO a tzv. Cost-Benefit analýzy navrhované
řešení
s původním
stavem
nevýhodnost nasazení projektu do praxe.
10
a
zhodnocena
výhodnost
resp.
2. Teoretická východiska řešení V této kapitole je vysvětlen pojem outsourcing. Jsou vyjmenovány důvody pro jeho aplikaci, nastíněny trendy jeho nasazení v různých odvětvích v Evropě a USA. Naleznete zde také způsoby aplikace outsourcingu do praxe. V kapitole jsou uvedeny příklady aplikace outsourcingu ve velikostí srovnatelných organizacích. Nechybí zde také metody pro vyhodnocení jeho výhodnosti.
2.1. Outsourcing a jeho význam pro podnik Pojem outsourcing pochází z angličtiny a v českém jazyce neexistuje jeho ekvivalent. Dost často je pro tento pojem využíván opis využívání externích služeb. Vznikl spojením slov outside a resourcing. [1] Přestože se v českém jazyce používá již delší dobu, zopakuji jednu z mnoha jeho definic. Jedná se o „vyčleňování činností mimo podnik s cílem dosáhnout úspory nákladů nebo zvýšení kvality“. „Cílem je redukce nákladů, především fixních nákladů.“1 Outsourcovaná služba není zajišťována interními zaměstnanci firmy, ale na základě smluvních podmínek prostřednictvím firmy poskytující outsourcing. Cílem může být například soustředění se na hlavní činnost firmy. Komplexně lze důvody pro volbu outsourcingu shrnout do čtyř celků. Jedná se o důvody konkurenční, věcné, finanční a organizační. Konkurenční důvody jsou hlavně strategické. Každá firma chce získat konkurenční výhodu, náskok před konkurencí. V případě, že se společnost rozhodne proces nebo činnost outsourcovat z tohoto důvodu, nelze tuto změnu ekonomicky hodnotit v krátkodobém horizontu. Věcným důvodem může být udržení tradice nebo soustředění se na hlavní činnost firmy. Finančními důvody jsou snížení nákladů a maximalizace zisku. Mezi organizační důvody patří především
1
[2, s.96] 11
zjednodušení manažerské činnosti a redukce řídícího personálu vyžadovaného na outsourcovanou činnost.
Důvody pro volbu outsourcingu lze shrnout taktéž na základě závěru výzkumu organizace The Outsourcing Institute (viz tabulka č. 1). Co se týče činností, tak nejčastěji jsou v Evropě takto vyčleňovány z procesů firmy vedení mezd, fakturace, správa IT, právní služby nebo činnosti související s finančním popř. personálním poradenstvím. (viz tabulka č. 2)
Tab. č. 1 - Výsledek průzkumu, 10 hlavních důvodů pro outsourcing Soustředění se na hlavní činnost podniku
55%
Snížení operativních nákladů a redukce kontrolních činností
54%
Uvolnění zdrojů pro jiné účely
38%
Přístup ke schopnostem a možnostem na vysoké úrovni
36%
Zdroje nejsou dostupné interně
25%
Rozšíření přínosů reengineeringu podnikových procesů
20%
Zrychlení cesty na trh
18%
Sdílení rizik
12%
Výhoda zahraniční kvalifikace
12%
Některé aktivity jsou obtížně zvladatelné nebo zcela mimo kontrolu
10%
Respondenti volili více jak jednu odpověď. Součet hodnot tedy není 100%
Zdroj: [3],[4]
12
Tab. č. 2 - Manažerský barometr PricewaterhouseCoopers, nejčastěji vytěsňované činnosti Outsourcovaná činnost
USA
Evropa
Vedení mezd, fakturace a zpracování závazků
74%
48%
Podpora IT a informačních systémů
45%
70%
Daňové záležitosti
54%
59%
Správa zaměstnaneckých výhod a nároků
70%
29%
Právní služby
43%
42%
Poradenské služby
39%
34%
Účetnictví
22%
38%
Řízení rizik
32%
18%
Interní audit
34%
16%
Personální záležitosti / nábor pracovníků
19%
30%
Správa majetku
17%
22%
Jiné procesy
3%
3%
Respondenti volili více jak jednu odpověď. Součet hodnot tedy není 100%
Zdroj: [1]
2.2. Outsourcing tiskových sluţeb Tak
jak
vyplývá
ze
studie
Manažerský
barometr
společnosti
PricewaterhouseCoopers [1], je mezi evropskými společnostmi podpora IT a informačních systémů nejvíce outsourcovanou činností. Mnohdy však ze strategických, někdy ryze z technických důvodů nelze celý informační systém a jeho správu předat do rukou externího partnera. Jednodušší je to však s jeho částí. Například se službou zajišťující tiskové prostředí. Nespornou výhodou vyčlenění tohoto IT procesu z firmy je jeho relativně lehká uchopitelnost. Tiskové služby jsou univerzální na celém světě. Poměrně jednoduše lze službu charakterizovat a ocenit. Při dodávce služby je měřitelnou 13
jednotkou cena jedné vytištěné stránky. Cena za stránku bývá také základním parametrem dohody o úrovni poskytovaných služeb, takzvané SLA. (Service Level Agreement). Další výhodou při outsourcingu tohoto procesu je optimalizace tiskového prostředí, při kterém je pravděpodobný vysoký potenciál úspory finančních prostředků. Zjednodušení systému, sjednocení tiskového prostředí a transformace na multifunkční zařízení umístěné na chodbách vede při zlepšení kvality a nabídce nových vlastností při tisku k úsporám v rozmezí od 30 do 50%.
2.2.1.
Fáze outsourcingu tiskového řešení
Outsourcing tiskového řešení obsahuje 4 hlavní fáze. V první fázi je nutné vypracovat detailní analýzu současného stavu a požadavků zákazníka. Dochází ke zpracování detailních plánů rozmístění tiskových zařízení. Prověřují se dílčí objemy vytištěných stran. Analyzují se potřeby jednotlivých uživatelů. Klíčové je odhadnout objem tisků za určité období. V ideálním případě dochází ke spolupráci s IT oddělením firmy a je nasazen sledovací software, který přesně odhalí počet a charakter tiskových výstupů. V druhé fázi dochází k návrhu nového tiskového řešení. Zde se poprvé ukáže kvalita integrátora, kdy musí dobře analyzovaná data vyhodnotit a učinit správné závěry a navrhnout optimální řešení. Toto řešení je nutné uvnitř organizace prosadit. Ve třetí fázi dochází k řešení detailních parametrů dohody o úrovni poskytovaných služeb (SLA) a následně po uzavření kontraktu k vlastní realizaci řešení.
V poslední čtvrté fázi outsourcingu je dlouhodobě vyhodnocován a optimalizován realizovaný stav.
14
2.2.2.
Service level agreement - SLA
SLA neboli dohoda o úrovni poskytovaných služeb je nedílnou součástí outsourcingu a definuje co nejpřesněji rozsah, úroveň a intenzitu poskytovaných služeb. Jedná se o právní dokument a definuje v případě porušení možné postihy. SLA se zaměřuje především na záruku nad infrastrukturou. Patří do ní především charakteristiky typu vybavení, spolehlivosti, počtu zařízení, typu integrované technologie. Dále se zaměřuje na procesní záruky, kde popisuje, jak bude postupováno při změně procesu. Např. přidání nového uživatele, rozšíření kancelářských prostor atp. Klíčovým parametrem SLA je doba pro zprovoznění nebo odstranění závad, případně kritéria pro garanci dostupnosti tisku. Nadto existuje bohatá nabídka dalších služeb. Mezi ně patří automatická správa zařízení, kdy si zařízení sama umí nahlásit poruchu, automatické doplňování tonerů bez nutnosti telefonického kontaktu, způsob komunikace s uživateli, vytvoření helpdesku, reportování služeb, statistiky nebo například školení uživatelů. [5]
2.3. Příklady řešení outsourcingu tiskových sluţeb ve srovnatelných organizacích
2.3.1.
Visteon – Autopal s.r.o.
Společnost Visteon–Autopal je členem nadnárodní společnosti, která má více jak 170 poboček po celém světě a vyrábí autodíly pro největší výrobce automobilů na světě. Korporace zaměstnává 50 000 zaměstnanců. Regionální pobočka v Novém Jičíně vytiskne měsíčně cca 550 000 stran A4 na dokumentaci k výrobkům. Zhruba 10% je barevných. Spolu s administrativními doklady vygeneruje společnost na 300 tiskárnách měsíčně okolo 900 000 stran.
Původní stav: přes 300 tiskáren různých typů a parametrů, několik set tisíc stran tisků měsíčně neumožňuje jejich organizaci, 15
nekontrolovatelné výdaje na papír a spotřební materiál (tonery, cartridge), složité vkládání dokumentů do interního systému správy dokumentů, nízká rychlost tisku a zpracování dokumentů.
Řešení: kompletní outsourcing tiskových, kopírovacích a snímacích zařízení a převedení jejich využívání na službu, pořízení výkonných multifunkčních tiskových zařízení HP v rámci outsourcingu, zavedení systému správy a monitoringu tisku a tiskových úloh.
Přínosy: až 30 % snížení nákladů na tisk, důsledná správa, sledování a monitorování tisků, čtyřhodinový servis a průběžná modernizace tiskových řešení, výrazné zrychlení tisku a správy dokumentů. [6]
2.3.2.
Erste Bank Group
Erste Bank Group je nadnárodní společnost, která se zaměřuje na bankovní služby především ve střední a východní Evropě. Erste Bank Group má pobočky v Rakousku, České republice, Slovensku, Maďarsku, Chorvatsku, Srbsku, Rumunsku a na Ukrajině. Tato nadnárodní společnost se společně s firmou Konica Minolta dohodla na pětiletém kontraktu o poskytování tiskových služeb ve všech pobočkách této nadnárodní sítě.
16
Původní stav: Ve 3 169 pobočkách je odhadováno přes 47 535 tiskáren různých typů a parametrů, téměř 8 milionů stran tisků měsíčně, nízká bezpečnost tisků, nehomogenní prostředí správy tisků, chybějící centrální statistika tiskových úloh, různá kvalita, rychlost tisku a zpracování dokumentů.
Řešení: 75% snížení počtu zařízení, převedení zodpovědnosti za tisková zařízení na společnost Konica Minolta, odkup a likvidace starých zařízení, centralizace tiskových služeb, sjednocení tiskových zařízení.
Přínosy: Snížení nákladů na tisk, snadná správa systému, evidence statistiky tiskových úloh, zabezpečený tisk, flexibilita služeb při otevírání nových poboček. [7]
17
2.4. Vybrané nástroje pro rozhodování o outsourcingu Přestože se jedná o klíčovou činnost při úvahách o nasazení outsourcingu, v dostupné
literatuře neexistuje obecná metodika
hodnotící
ekonomickou
výhodnost rozhodnutí. Autoři se uchylují jen ke slovnímu hodnocení. Přesto je nutné finančně zhodnotit uvažované varianty. Při rozhodování o outsourcingu je nutné metody volit individuálně dle definovaných cílů podniku. Z důvodu stanoveného rozsahu a cílů této bakalářské práce byly zvoleny 2 metody, které je vhodné použít. Zároveň se typově liší a je možné ukázat potenciální různost výsledků při použití odlišných způsobů hodnocení projektu.
2.4.1.
Total cost of ownership - TCO
Pojem TCO znamená v češtině celkové náklady na vlastnictví a vyjadřuje, kolik finančních prostředků vynaložíme nejen na pořízení zařízení, ale také na jeho provoz. Jedná se vlastně o metodu systematického oceňování všech nákladů, které vzniknou v průběhu životního cyklu zařízení. Pořizovací cena zařízení je mnohdy jen zlomkem částky, která je vynaložena do zařízení během používání. Mnohem důležitější jsou náklady na provoz. U tiskových zařízení to jsou náklady na tonery, cartridge, papír, opravy a servisní zásahy. Celkovou výši nákladů na vlastnictví lze vyjádřit následující rovnicí:
TCO = PC + PN + SN, kde: PC – pořizovací cena, PN – provozní náklady (zjednodušeně vyjádřeny cenou spotřebního materiálu, který je nutný pro provoz tiskového zařízení), SN – servisní náklady (výdaje související s údržbou zařízení a případnými opravami). [8] Finanční analýza projektu založená na TCO se velmi často používá při hodnocení IT projektů. Důvodem toho je, že v IT projektech je velmi složité ocenit očekávané přínosy projektu a proto se vedoucí pracovníci při rozhodování orientují na minimalizaci nákladů projektu. Celková analýza založená na TCO je jen velmi
18
zjednodušená. V případě, že cílem projektu není jen minimalizace nákladů, ale například maximalizace přínosů, může být závěr zavádějící.
2.4.2.
Cost-Benefit analýza - CBA
Analýza nákladů a přínosů je ve světě běžně užívanou metodou hodnocení veřejných ale i privátních investičních projektů. V České republice se začala používat až před vstupem do Evropské unie. Tato analýza je požadovaným podkladem při výběru projektů financovaných ze strukturálních fondů Evropské unie. Podstatou této metody je ohodnotit projekt porovnáním nákladů a výnosů, kde výnosy jsou chápány jako přímé nebo nepřímé pozitivní přínosy na všechny členy projektu. Náklady jsou pak přímé nebo nepřímé negativní dopady. Klíčovým faktorem není zisk ale prospěch, který vznikne realizací projektu.
Hlavním principem je vyčíslení veškerých přímých i nepřímých nákladů a pozitivních dopadů projektu. Následně je rozdílovou metodou učiněno srovnání původní výchozí a nové navrhované varianty projektu. Úskalím této metody je vyčíslení očekávaného prospěchu při realizaci projektu. [9]
19
3. Systém řešení tiskových úloh ve Škoda Auto 3.1. Popis podniku Škoda Auto Pro krátké seznámení s místem, kde jsou aplikována navrhována řešení znamenající úsporu finančních prostředků, uvádím několik základních informací o podniku. Podnik Škoda Auto má již stoletou historii a v současné době je součástí nadnárodního automobilového koncernu Volkswagen Group. Jejím 100% vlastníkem je Volkswagen International Finance N.V. se sídlem v Amsterdamu, Nizozemské království. V roce 2008 prodala firma Škoda Auto 674 530 automobilů a přes celosvětové ochlazení poptávky po automobilech udržela rostoucí tendenci prodejů. Firma utržila 200,2 Mld. Kč a zisk po zdanění činil 10,8 Mld. Kč. Rentabilita tržeb po zdanění byla 5,4%. K tomuto velmi dobrému výsledku přispělo celkem 26 695 zaměstnanců. Poměr vlastního kapitálu k celkový pasivům byl 58,5% a míra investic byla 5,6%. [10] Firma Škoda Auto se dělí na 6 klíčových oblastí, které se dále rozpadají na oddělení první, druhé, třetí úrovně a dále na koordinační skupiny. Každá oblast je zodpovědná za specifickou část činností. Jedná se o oblasti Technického vývoje, Řízení lidských zdrojů, Výrobu a logistiku, Ekonomii, Prodej a marketing a oblast předsedy představenstva. Detailnější struktura je uvedena v organigramu viz obrázek č. 1.
20
Zdroj: [11] obr. č. 1 - organizační struktura společnosti Škoda Auto a.s.
3.2. Současný stav Současný systém poskytování tiskových služeb je neuspokojující. Tisk je zajišťován převážně pomocí lokálních tiskáren, kterých je ve firmě více jak 4000. Přes definovaný standard existuje vysoký počet různých modelů a značek. Z tohoto důvodu je téměř nemožné centrálně udržovat tato zařízení v dobrém technickém stavu.
21
3.2.1.
Pořizování zařízení
Dosavadní způsob pořizování tiskáren je nevhodný. Jakékoliv oddělení si může v případě volných finančních prostředků bez dodržení koncepce a regulace počtu zařízení pořídit tiskárnu. Způsob pořízení tiskáren není důsledně IT oddělením prosazován a tím pádem ho nákladová střediska nedodržují. Na začátku procesu pořizování IT oddělení definuje zařízení vhodná k provozu. Prostřednictvím oddělení nákupu vypracuje spolu s dodavatelskou firmou smlouvu o odběru těchto zařízení a zprostředkuje NS možnost interního nákupu těchto zařízení ze skladu IT. Jednotlivá NS mají každý rok přidělen rozpočet na nákup a provoz tiskových zařízení. S tímto rozpočtem hospodaří nezávisle na IT oddělení. Neexistuje povinnost nakoupit tisková zařízení z interního skladu IT. Jednotlivá NS v případě, že uznají, že pro jejich potřeby existují vhodnější typy tiskových zařízení, realizují nákup přímo prostřednictvím nákupu a dodavatelské firmy. Z tohoto důvodu se portfolio zařízení neustále rozšiřuje.
3.2.2.
Správa zařízení
Správa zařízení prostřednictvím IT oddělení z kapacitních důvodů téměř neexistuje. Jednotlivá zařízení spravují technicky zdatnější uživatelé resp. IT specialisté s dlouhou reakční dobou. Neexistuje žádná kontrola počtu vytištěných stran. Obsah tisku je mimo kontrolu. Kvalita tisku u jednotlivých tiskáren je různá. Reakční doba technické podpory je nepřiměřeně dlouhá. Komfort pro uživatele je nízký.
3.2.3.
Náklady na zařízení
Náklady na pořízení tiskáren jsou jen pod částečnou kontrolou a jsou obtížně regulovatelné. Neexistuje kontrakt postihující dodávku do celé firmy a tím nejsou
22
vyjednány nejlepší objemové ceny. Provozní náklady jsou naprosto mimo kontrolu. Taktéž nejsou vyjednány díky objemu nejlepší ceny.
3.2.4.
Likvidace
Za likvidaci zařízení jsou odpovědná NS, která mají zařízení v majetku. Neexistuje standardní systém na likvidaci zařízení. Jednotlivá NS musí vynakládat vlastní energii na tuto činnost.
3.3. Navrhované řešení Na základě nedostatků, které byly popsány v předchozí kapitole, je nutné navrhnout a zavést nový systém zajišťující tisk ve Škoda Auto. Hned na začátku byla vedením společnosti zvolena strategie vyčlenění této činnosti mimo firmu, tedy outsourcingu. Důvodů pro toto rozhodnutí existuje hned několik. IT oddělení má velmi omezené možnosti vyhradit pro tuto službu dostatečné množství zaměstnanců. Firma jako taková se chce věnovat své hlavní činnosti, tedy produkci automobilů, náhradních dílů a příslušenství. Škoda Auto chce integrovat do svých firemních procesů vysoce profesionální systém, který není schopna sama vytvořit. Ale hlavně chce společnost radikálním způsobem snížit náklady na tisk. Ve strategickém rozhodnutí hrál významnou roli i postoj mateřské společnosti Volkswagen, která vyhodnotila toto řešení jako nejlepší a podepsala s firmou Ricoh Europe B.V. rámcovou dohodu o dodávkách tiskových služeb v rámci celého koncernu VW. Pro Českou republiku byla zvolena firma Impromat CZ, která je výhradním dodavatelem značky Ricoh na českém trhu.
3.3.1.
Sběr dat – analýza současného stavu
Tak jak hovoří teorie, v první fázi je nutné zpracovat analýzu současného stavu a sběr potřeb jednotlivých uživatelů. To reprezentuje rozdělení firmy na menší části. Důvodem je čistě organizace práce. Není kapacitně možné analyzovat celou firmu naráz. Dále pak je nutná akceptace navrhovaných změn od zástupců uživatelů. To
23
lze realizovat jen tak, že se budou k jednotlivým částem vyjadřovat uživatelé, kterých se navrhované změny týkají. Tyto jednotlivé části jsou pojmenovány jako akceptační jednotky. Akceptační jednotky jsou vytvářeny na základě dělení jednotlivých budov popř. důležitých center firmy. Seznam akceptačních jednotek uvádím v přiložené tabulce č. 3. Spolu s rozdělením firmy na akceptační jednotky probíhá paralelně jednání s IT oddělením a oddělením nákupu a jsou laděny detailní podmínky kontraktu - SLA, jako jsou reakční doby, způsoby ručení za služby, cena služby, zodpovědné osoby atp. Po rozdělení firmy na AJ je realizována vlastní analýza. Jsou kontaktování koordinátoři VT, se kterými je dohodnut termín fyzické obchůzky kanceláří a dílen. Koordinátoři VT jsou klíčoví uživatelé, kteří zařizují pro ostatní uživatele výpočetní techniky jejich požadavky. Zodpovědný pracovník firmy Impromat spolu s koordinátorem VT projde vymezený prostor AJ. Do mapky budovy resp. podlaží zaznamenají umístění jednotlivých tiskových zařízení včetně jejich parametrů. Zároveň je analyzován počet pracovníků v kancelářích, jejich potřeby, počet dveří nutných k překonání při přístupu k tiskárně. Spolu s tím je nasazen do tiskových úloh jednotlivých tiskáren sledovací software, který vyhodnocuje počet, velikost a typ vytištěných stran. Po zpracování sebraných údajů z celé akceptační jednotky dojde k vyhodnocení těchto dat. Na základě analýzy stavu a potřeb uživatelů je navržen stav nový. Ten je vzhledem k rozdílné filosofii tisku odlišný. Na rozdíl od vysokého počtu původních zařízení počítá nová koncepce s centrálními chodbovými tiskárnami a kopírkami, které obslouží vysoký počet uživatelů.
24
Tab. č. 3 - Seznam akceptačních jednotek Budova/y
číslo AJ
MB hlavní závod
Budova/y
číslo AJ
V10
22
PTG patro 0 - 3
1
V12, V12A, V12B, V13, U23
23
PTG patro 4 - 9 + ubyt. 3.sek
2
V8, V7
24
AC 4-7 patro
3
V19, U19, D2
25
ASAL, ZC, Muzeum
4
V18, C13, D8, D10, U33
26
SPC
5
U20, U31, V17A
27
Kosmonosy
6
V17B
28
PHAR
7
C21, U12, U18, V2-V6, U7, 3.b.
29
C24, C25
8
HSKO, Jadran
30
C26
9
Vysoká škola (nová budova)
31
C27, C28
10
Rolnická škola
32
M1, Krček
11
AC 0-3 patro; ubyt. 1.sekce
33
M1A, M1C, 357, AHA, U26
12
AC 8-12 patro
34
M2
13
Ostatní
35
M3, M9, M10, U3, C15, M4
14
Technický vývoj
M6, M2A, E1, E2, E3
15
510 - V1
36
M13
16
Konstr. Centrum
37
M14, M15
17
M4, V1, 509
38
M11A, M11B, U2, D13,D13A
18
502 - 508, 521
39
M12A, M12B, M12C, M12D
19
Rücker, Volke, 513 - vila
40
H1, H2, H3, U10
20
Vrchlabí
Vrchl.
V1
21
Kvasiny
Kvas
Zdroj: [12]
25
3 000 2 500 1
počet ks
2 000
2 3
1 500
4 5 6 a více
1 000
neurčeno 500 0 stáří v letech
obr. č. 2 – Graf stáří tiskových zařízení ve Škoda Auto a.s. Tab. č. 4 – Parametry stavu tiskových zařízení Statistika portfolia
Rok
Nejstarší kopírka
2000
Nejstarší fax
1999
Nejstarší inkoustová tiskárna
1995
Nejstarší laserová tiskárna
1993
Nejstarší MFP
2000
Průměrný rok pořízení
2001
3.3.2.
Akceptace navrhovaného řešení
Navrhované řešení nelze autoritativně prosadit. Je nutná minimálně formální akceptace návrhu. V ideálním případě skutečná akceptace všech uživatelů. To je však cíl většinou nereálný. Návrh rozmístění jednotlivých zařízení je předložen koordinátorovi VT a vedoucím dotčených oddělení, kteří mají prostor na připomínky. Připomínky jsou diskutovány, avšak ve významném množství jsou
26
oponovány, vysvětleny a není nutné je zapracovávat. Na základě odsouhlasené akceptační jednotky dojde následně po vyřešení SLA k objednání zařízení a realizaci navrhovaného řešení.
Obr. č. 3 – Ukázka grafického znázornění stávajícího stavu rozmístění tiskáren Zdroj: [13]
Obr. č. 4 - Ukázka grafického znázornění návrhu řešení rozmístění tiskáren Zdroj: [14]
27
3.3.3.
Vyjednání podmínek o úrovni poskytovaných sluţeb
Vyjednání konkrétních podmínek dohody o poskytování tiskových služeb je klíčovou činností, která ovlivní rentabilitu projektu, a proto je nutné jí věnovat velkou pozornost. Do vyjednávání vstupuje kromě IT oddělení a dodavatelské firmy také oddělení všeobecného nákupu, které má za cíl při udržení kvality služby snížit cenu na minimum. Mantinely konkrétních jednání určuje rámcová smlouva mezi Volkswagen A.G. a Ricoh Europe B.V.
3.3.4.
Realizace
Instalaci zařízení, jejichž rozmístění bylo akceptováno koordinátory výpočetní techniky resp. vedoucími oddělení, realizuje firma integrující tiskové řešení. Veškeré náklady jsou na straně dodavatele. Objednavatel, v tomto případě Škoda Auto, musí prostřednictvím svých zástupců jen porovnávat schválené akceptační jednotky se skutečností zaznamenanou prostřednictvím předávacích protokolů.
4. Ekonomická analýza variant Velmi důležitým, ne-li nejdůležitějším kritériem úspěšnosti projektu outsourcingu tiskových služeb ve fázi rozhodování o nasazení, ale taktéž při hodnocení již realizovaného projektu jsou finanční přínosy. Přínosy mohou být snížení provozních nákladů, vyšší spokojenost zaměstnanců nebo třeba vyšší kvalita tisku. Aby mohly být jednotlivé varianty porovnány, musí být však tyto přínosy vyčísleny.
4.1. Pouţité metody analýzy Pro srovnání, zda projekt budeme nebo nebudeme realizovat, nám poslouží variantně metoda celkových nákladů na vlastnictví - TCO a analýza nákladů a výnosů - Cost-Benefit analýza (viz. kapitola 2). Následně vyhodnotíme, jak se výsledky jednotlivých variant od sebe liší a učiníme z toho závěry. 28
Zatímco TCO analýza se zaměřuje především na nákladovou stránku projektu a nezohledňuje neekonomické přínosy projektu, analýza CBA nazývaná také prospěchovou analýzou klade důraz na vyčíslení benefitů, které z projektu plynou. CBA se používá například i k hodnocení veřejných projektů. Důvodem je především akcent analýzy na vyjádření špatně identifikovatelných přínosů projektu. V projektu navrhovaném ve Škoda Auto existují pozitivní přínosy, které je nutné vyčíslit. Naopak v případě nerealizace vzniknou náklady, které je nutné při srovnávání taktéž zohlednit.
29
30
31
32
33
34
35
36
37
5. Závěr Outsourcing se již plně etabloval na českém trhu a je nedílnou součástí podnikání v České republice. Pro vedoucí pracovníky podniku je velkou výzvou, která může přinést konkurenční výhodu. Při rozhodnutí o případné implementaci je však nutné dbát na rizika outsourcingu a pečlivě vážit, které procesy mimo firmu vyčleníme.
Vytěsnění služby zajišťující tisk je tou službou, která je poměrně jednoduše identifikovatelná, a proto patří k méně složitým. Riziko chybné implementace outsourcingového řešení je malé. Navíc skýtá vysoký potenciál k úsporám nákladů. Přičteme-li k tomu hodnotu dalších přínosů (např. kratší čas uživatelů strávený tiskem, vyšší bezpečnost tisku, automatické rozúčtování nákladů), které nový projekt může přinést, je až nepochopitelné, že se jej zatím nerozhodlo implementovat více firem.
K úskalím outsourcingu patří proces transformace tiskového řešení, které je poměrně náročné a pokud se s ním neztotožní většina zaměstnanců společnosti, existuje možnost neúspěchu.
Ekonomické hodnocení projektu je velmi důležitou částí při rozhodování o nasazení. Mnohem důležitější je však identifikace cílů našeho rozhodování a jejich priority. Na základě takového postupu můžeme zvolit správný způsob při ekonomickém hodnocení variant. Je rozdíl, jestli je hlavní prioritou snížení nákladů, integrovat do podniku vysoce profesionální systém, který bychom vlastními silami nevytvořili nebo třeba nutně potřebujeme finanční prostředky, které chceme investovat do jiných aktivit. Volba postupu ekonomického vyhodnocení projektu musí být individuální a vždy přizpůsobena konkrétnímu projektu. Opomenutí nějaké složky postupu nebo výběr nevhodné metody analýzy může vést k dramaticky odlišným a zavádějícím výsledkům.
38
Hlavním cílem managementu Škoda Auto bylo snížit náklady na tisková zařízení. Na základě tohoto cíle můžeme zvolit správnou metodu pro hodnocení projektu. Tou je analýza TCO, která sice nezohledňuje veškeré ekonomické vlivy na projekt, ale vzhledem k definovanému cíli je dostačující.
Hlavními cíli práce bylo popsat a analyzovat původní stav tiskového řešení ve společnosti Škoda Auto, navrhnout jeho změnu prostřednictvím outsourcingu a ekonomicky tuto transformaci zhodnotit. Pro ekonomické hodnocení byly použity 2 typy analýz a bylo zjištěno, že vhodnější je použít metodu TCO.
Jako hlavní přínos práce vidím detailní technickou analýzu původního stavu a technického návrhu řešení implementace outsourcingu tiskových služeb ve Škoda Auto. Navržený postup může být použit jako referenční pro podobné ale i menší podniky.
Kromě technického návrhu jsem v práci také ukázal, že volba ekonomických postupů vyhodnocujících jednotlivé alternativy je velice obtížný úkol a je nutné jej řešit u každého projektu individuálně. Upozornil jsem na rizika jednotlivých hodnotících variant. Velkým přínosem bylo použití dvou analýz a využití možnosti srovnání.
Práce ukázala outsourcing jako moderní způsob jak racionalizovat podnikové procesy. Ten představuje novou příležitost pro podniky jako zákazníka, ale také pro podniky jako dodavatele služby.
39
Seznam literatury [1] KISLINGEROVÁ, E. a kol. Manažerské finance. 2. přepracované a rozšířené vydání. Praha: C.H. Beck, 2007, ISBN. 978-80-7179-903-0 [2] SYNEK, M a kol. Manažerská ekonomika. 4. aktualizované a rozšířené vydání. Praha: Grada, 2007, ISBN 978-80-247-1992-4 [3] The Outsourcing Institute [online]. [cit. 8.11.2009]. Dostupné z:
[4] BRUCKNER, T. a VOŘÍŠEK, J. Outsourcing informačních systémů. 1.vyd. Praha: Ekopress, 1998, ISBN. 80-86119-07-6. [5] Zpravodajský portál časopisu IT Systems [online]. [cit. 10.11.2009]. Dostupné z: [6] Tisková řešení Xanadu [online]. [cit. 11.11.2009]. Dostupné z: [7] Zpravodajský portál časopisu IT Systems [online]. [pub. 6.9.2007], [cit. 10.11.2009]. Dostupné z: [8] Develop [online]. [cit. 27.11.2009]. Dostupné z: [9] Finančně-ekonomické hodnocení projektu [online]. [cit. 27.11.2009]. Dostupné z: [10] Škoda Auto výroční zprávy [online]. [cit. 2.11.2009]. Dostupné z: [11] Organizační struktura Škoda Auto a.s. [B2E portál]. [cit. 2.11.2009]. Dostupné interním zaměstnancům Škoda Auto z: [12] Seznam akceptačních jednotek. 1. vyd. Mladá Boleslav: Škoda Auto, 2009 [13] Grafické znázornění stávajícího stavu. 1. vyd. Mladá Boleslav: Škoda Auto, 2009 [14] Grafické znázornění návrhu řešení. 1. vyd. Mladá Boleslav: Škoda Auto, 2009
40
