ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola
BAKALÁŘSKÁ PRÁCE
2012
Monika Lelitovská
ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola
Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208R163 Podniková ekonomika a finanční management
ZPRACOVÁNÍ DODAVATELSKÝCH FAKTUR VE VOLKSWAGEN SLOVAKIA, A. S.
Monika LELITOVSKÁ
Vedoucí práce: doc. Ing. Tomáš Krabec, MBA, Ph.D.
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci vypracovala samostatně s použitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná a v práci jsem neporušila autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským).
V Mladé Boleslavi, dne 11. 12. 2012
………...........
3
Děkuji panu doc. Ing. Tomáši Krabcovi, MBA, Ph.D. za vedení bakalářské práce, vstřícný přístup a odborné připomínky. Dále děkuji společnosti Volkswagen Slovakia, a. s. za možnost vykonání stáže a především Dodavatelsko-odběratelskému oddělení za poskytnutí potřebných materiálů, odborných rad a přátelského prostředí. Ráda bych také poděkovala své rodině za vytrvalou podporu při studiu, především své setře Mgr. Lence Lelitovské.
4
Obsah Seznam použitých zkratek a symbolů .................................................................... 7 Úvod ....................................................................................................................... 8 1
VW Slovakia .................................................................................................. 10 1.1
Vývoj společnosti .................................................................................... 10
1.2
Současnost ............................................................................................. 11
1.3
VW Group ............................................................................................... 11
1.4
Investice .................................................................................................. 13
1.5
Zajímavosti .............................................................................................. 13
1.6
Dodavatelsko-odběratelské účetní oddělení ........................................... 14
1.6.1 2
Stáž ve VW Slovakia ........................................................................ 14
Faktura z pohledu účetnictví .......................................................................... 16 2.1
Legislativní úprava účetnictví .................................................................. 16
2.2
Vedení účetnictví ..................................................................................... 16
2.3
Zásady účetnictví .................................................................................... 17
2.4
Účetní záznam ........................................................................................ 18
2.4.1
Průkaznost účetních záznamů .......................................................... 18
2.4.2
Doklad .............................................................................................. 19
2.4.2.1 Náležitosti dokladu ........................................................................ 19 2.4.2.1.1 Zákon o účetnictví .................................................................... 19 2.4.2.1.2 Zákon o dani z přidané hodnoty ............................................... 20 2.4.3
Koloběh dokladů ............................................................................... 21
2.4.4
Třídění dokladů ................................................................................. 22
2.4.4.1 Dodavatelská faktura ...................................................................... 23
3
2.4.5
Korekce dokladů ............................................................................... 24
2.4.6
Úschova dokladů .............................................................................. 24
Zpracování faktur ve VW Slovakia ................................................................. 25
5
3.1
Papírová forma faktur .............................................................................. 25
3.1.1
Přijetí a třídění faktur, lepení kódů .................................................... 26
3.1.2
Skenování ......................................................................................... 27
3.1.3
Archivace .......................................................................................... 28
3.1.4
Validace ............................................................................................ 28
3.1.4.1 Validace jednotlivých druhů faktur ................................................. 29 3.1.4.1.1 Produkční materiál ................................................................... 29 3.1.4.1.2 Skladový materiál, služby a investice ....................................... 31 3.1.4.1.3. Bezobjednávkové faktury ........................................................ 32 3.1.4.2 Výběr daně .................................................................................... 32 3.1.5
Věcné a cenové prověřování, účtování ............................................. 32
3.1.5.1 Produktivní materiál ....................................................................... 33 3.1.5.2 Účtování investičních faktur........................................................... 33 3.1.5.3 Účtování faktur skladového materiálu............................................ 34 3.1.5.4 Účtování faktur služeb ................................................................... 34 3.1.5.5 Účtování bezobjednávkových faktur ............................................... 34 3.1.6
Platba ............................................................................................... 35
3.1.7
Dílčí závěr ......................................................................................... 35
3.2
3.2.1
Podmínky zavedení elektronické formy faktury ................................ 36
3.2.2
Zpracování elektronické faktury ........................................................ 36
3.2.3
Dílčí závěr ......................................................................................... 37
3.3
4
Elektronická forma faktur......................................................................... 36
Self-billing................................................................................................ 37
3.3.1
Zpracování faktury ............................................................................ 37
3.3.2
Rozdělení dodavatelů ....................................................................... 38
3.3.3
Dílčí závěr ......................................................................................... 39
Doporučení .................................................................................................... 40
Závěr .................................................................................................................... 44 Seznam literatury ................................................................................................. 45 Seznam obrázků a tabulek ................................................................................... 47
6
Seznam použitých zkratek a symbolů CNG
Compressed Natural Gas
DPH
Daň z přidané hodnoty
SAP
Integrovaný systém pro řízení podniku
SUV
Sport utility vehicle
VDA
Verband der Automobilindustrie
VW
Volkswagen
VW AG
Volkswagen AG
VW Group
Koncern Volkswagen Group
VW Slovakia
Volkswagen Slovakia, a. s.
Zákon o účetnictví
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
Zákon o dani z přidané hodnoty
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů
7
Úvod Účetnictví je teoretická a praktická součást každého ekonomického subjektu, která představuje prostředek pro monitorování a následný popis jednotlivých fází podnikatelské činnosti a současně je disciplínou poskytující nezbytné informace a podklady rozhodné pro řízení a správu ekonomického subjektu. Kvalitní a perfektní vedení všech procesů účetnictví je jednou z důležitých součástí prosperujícího ekonomického subjektu. Ve své práci se budu věnovat jedné z podstatných částí procesu účetnictví, a to zpracování dodavatelských faktur. Jako ekonomický subjekt, ve kterém jsou aplikována teoretická východiska, jsem si vybrala významnou slovenskou společnost VW Slovakia. Na začátku své práce krátce představím společnost VW Slovakia, a to zejména s ohledem na ekonomické ukazatele společnosti1 a současně se budu věnovat postavení společnosti v rámci celého koncernu VW Group. V následující části se budu zabývat teoretickými základy. Nejprve definuji účetnictví včetně jeho východisek a poté popíši fakturu z pohledu účetnictví, a to nejen její legislativní zakotvení, ale budu se věnovat také teoretické úpravě dané problematiky. V praktické části své práce se zaměřím na zpracování dodavatelských faktur ve VW Slovakia. Popíši jednotlivé formy faktur a jejich metody zpracování používané
ve
společnosti
VW
Slovakia.2
U
každé
metody
zpracování
dodavatelských faktur se budu zabývat konkrétními stádii zpracování včetně technické a personální náročnosti. Ke každé popsané metodě je také přiřazen dílčí závěr, ve kterém shrnuji klady a zápory uvedené problematiky. Součástí mé práce je i doporučení, v němž zrekapituluji zjištěné poznatky, identifikuji nedostatky a představím své návrhy na optimalizaci procesu zpracování dodavatelských faktur. Závěr bude věnován otázce, zda byl cíl mé práce splněn. Jednotlivé metody zpracování dodavatelských faktur se ve VW Slovakia neustále vyvíjejí s ohledem na nové právní úpravy, měnící se přístup dodavatelů a zejména s rostoucí snahou společnosti o co nejefektivnější řízení jednotlivých procesů. Cílem mé práce je tedy nejen prostý popis současných metod zpracování 1
Dle mého názoru je pro předkládanou práci podrobná historická charakteristika marginální, a proto jsem se zaměřila zejména na informace související s ekonomickou situací společnosti. 2 Forma papírová, forma elektronická a self-billing.
8
dodavatelských
faktur,
ale
zejména
nalezení
konkrétních
při jednotlivých postupech a navržení vhodných opatření k jejich řešení.
9
nedostatků
1
VW Slovakia
Výroba automobilů tvoří v současné době jedno z klíčových odvětví průmyslu ve Slovenské republice, kde působí několik společností zabývajících se výrobou osobních automobilů. Jedná se zejména o VW Slovakia, PCA Slovakia, s. r. o., KIA Motors Slovakia, s. r. o., a K-1 ENGINEERING, s. r. o. Společnost VW Slovakia svojí výrobní kapacitou a odbytem představuje největšího podnikatele zabývajícího se automobilovým průmyslem. Výroba je rozdělena do tří koncernových závodů, které se nacházejí v různých částech Slovenské republiky. Hlavní a největší závod je umístěn na okraji Bratislavy v Devinskej Novej Vsi, další dva závody se nacházejí ve slovenských městech Martin a Košice. Za dobu existence společnosti VW Slovakia bylo vyrobeno více než tři milióny automobilů, pět miliónů převodovek a dvě stě miliónů komponentů. Automobily byly dodány zákazníkům z více než 145 zemí celého světa. Společnost VW Slovakia vyrábí modely pěti různých automobilových značek a touto skutečností se řadí mezi světové unikáty. Jedná se o značky Audi, Porsche, Seat, Škoda Auto a VW.
1.1
Vývoj společnosti
Společnost VW Slovakia vznikla pod obchodní firmou Volkswagen Bratislava, s. r. o., v březnu roku 1991 na území Bratislavského automobilového závodu 3. Jako první sériově vyráběný automobil zde byl produkován model VW Passat a za ním v průběhu let následovaly modely VW Golf, VW Bora, VW Polo, VW Touareg, Seat Ibiza, Audi Q7, Škoda Octavia, karosérie Porsche Cayenne, VW up, Škoda Citigo a Seat Mii. V prvním roce bylo vyrobeno celkem 2100 automobilů. V následujících letech docházelo k růstu výrobních kapacit až do letošního roku, kdy výrobní kapacita podniku činí 400 000 automobilů za rok. VW Slovakia byla založena jako nástupnická společnost Volkswagen Bratislava, s. r. o., v říjnu roku 1999. V roce 2000 byl vybudován závod v Martine, který
3
Bratislavské automobilové závody byly automobilovým výrobním podnikem založeným v roce 1971. Vyráběly se zde různé komponenty i automobily (Škoda Garde) pro československý trh.
10
se orientuje na výrobu komponentů. Mezi vyráběné komponenty patří brzdové kotouče, brzdové bubny, diferenciály a součástky potřebné k výrobě převodovek. Jako poslední byl v roce 2004 otevřen závod v Košicích z důvodu přípravy vozů na vývoz do východních zemí, především do Ruské federace a na Ukrajinu.
1.2
Současnost
V současné době se ve společnosti VW Slovakia vyrábí modely automobilů VW Touareg, Audi Q7, VW up, Škoda Citigo a Seat Mii. Kromě automobilů zhotovuje společnost také komponenty, převodovky a karosérie Porsche Cayenne. Společnost se zaměřila i na výrobu ekologicky šetrnějších modelů. V roce 2010 byla započata sériová výroba VW Touareg Hybrid, která byla ve třetím čtvrtletí letošního roku doplněna o sériovou výrobu modelu VW eco up na CNG. Pro rok 2013 je připravena výroba elektrického vozidla VW eco up. VW Slovakia představuje dynamicky se rozvíjející podnik. V roce 2011 bylo vyrobeno celkově 210 441 automobilů, což při porovnání s rokem 2010 činilo nárůst o 45,6 %. Množství vyrobených převodovek přesáhlo 400 000 kusů a meziročně tak došlo k nárůstu o 5,8 %. Celkové množství vyrobených komponentů se meziročně zvýšilo o 7,9 % na 34 miliónů kusů (Volkswagen Slovakia, 2011). S růstem výroby také přímo souvisí potřeba lidských zdrojů. Společnost
VW
Slovakia
v současné
době
zaměstnává
více
jak
osm tisíc čtyři sta pracovníků a řadí se mezi největší zaměstnavatele v Slovenské republice. Jediným vlastníkem společnosti VW Slovakia je společnost Volkswagen International Finance N. V., která sídlí v Nizozemském království. Základní kapitál společnosti je ve výši 146.911.642,43511 eur. V čele společnosti stojí předseda představenstva Albrecht Reimold. Členy představenstva jsou Andreas Paschke za finanční oblast a Wilfried von Rath za oblast personální.
1.3
VW Group
VW Slovakia je dceřinou společností německého výrobce automobilů VW AG, jehož výrobní závody se nacházejí po celém světě. Současně platí, že VW AG je
11
součástí skupiny VW Group, která je tvořena výrobci osobních automobilů značek Audi, Bentley, Bugatti, Lamborghini, Seat, Škoda Auto, Porsche a právě VW AG. Koncern VW Group je největším evropským automobilovým výrobcem, který se nachází na druhém místě světového žebříčku s roční produkci automobilů v celkovém počtu 8,2 miliónů vozů. Na prvním místě dominuje General Motors s celkovým počet vyrobených automobilů za rok 2011 přesahujícím 9 miliónů vozů. Cílem koncernu VW Group je získání celosvětového prvenství v kategorii objemu produkce automobilů, a to do roku 2018. V současné době již vévodí kategorii
nejvyšších
tržeb
za
rok
2011,
kdy
koncern
celkově
utržil
159,3 miliard eur.
Množství vyrobených automobilů za rok 2011 v milionech kusů 10 8 6 4 2 0
9,1
8,2
8,1
6,6
4,9
4,6
3,6
2,9
2,8
2,7
Zdroj: LAVIČKA, V. Volkswagen zvyšuje investice o třetinu, aby odrazil nápor Korejců. Hospodářské noviny Byznys, 27. listopadu 2012, str. 1. Obr. 1 Množství vyrobených automobilů za rok 2011
Koncern VW Group uveřejnil výhled společnosti na příští tři roky, tedy na období 2013–2015, kdy by měla celková investice koncernu činit 50,2 miliard eur. Největší část finančních prostředků určená pro investice bude směřovat do strategicky významných zemí jako je Čínská lidová republika, Spojené státy mexické a Ruská federace. Investice se budou týkat především výstavby nebo rozšíření výrobních hal, jejich modernizace a nákup zařízení.
12
1.4
Investice
Za
dvacetiletou
existenci
společnosti
VW
Slovakia,
tedy
v období
od roku 1991 až do roku 2011, bylo celkově proinvestováno 2,1 miliardy eur. Společnost si stanovila další cíl, že do roku 2016 vynaloží na nové investice 1,5 miliardy eur. Mezi aktuální investice můžeme zařadit výstavbu lisovny, která započala začátkem roku 2011 a má být dokončena v druhé polovině roku 2013. Celková investice do lisovny činí 90 miliónů eur a bude vytvořeno 100 nových pracovních míst. Lisovací stroje patří mezi nejmodernější technologie na světě a umožňují kromě dosavadního lisování ocelových plechů lisovat i plechy hliníkové. Ve výrobním závodě v Bratislavě byl začátkem roku 2012 položen základní kámen výrobní haly, ve které se budou produkovat karosérie pro vozidla SUV. Celková plocha zástavby je předpokládána na 110 000 m2 a po uvedení haly do provozu, což je plánováno na druhou polovinu roku 2014, bude navýšen počet zaměstnanců
o
500.
Celková
investice
do
karosárny
je
odhadována
na 630 miliónů eur. Budování nových výrobních hal a používání nejnovějších technologií, do kterých je třeba investovat nemalé částky, dává společnosti VW Slovakia, zaměstnancům, dodavatelům a také slovenskému státu jistotu, že koncern VW AG počítá s produkcí automobilů na území Slovenské republiky i v budoucnu a že chce udržet jeho konkurenceschopnost v dynamickém prostředí automobilového průmyslu.
1.5
Zajímavosti
Součástí bratislavského závodu je i venkovní lanová dráha, která je jediná svého druhu na světě. Unikátní je z toho důvodu, že v automobilovém průmyslu se používají pouze vnitřní lanové dráhy. Dráha slouží k přemístění vyrobených automobilů z montážní haly na testovací dráhu, měří 452 metrů a za den dokáže převést až 1100 automobilů. K zajímavostem jistě patří i offroadová dráha, jež byla vybudována v první polovině roku 2011. Dráha se nachází vedle bratislavského závodu, měří jeden a půl kilometru a nabízí dvacet šest offroadových překážek. Návštěvníkům
13
nabízí
možnost
jízdy
se
stoprocentním
stoupáním,
čtyřiceti
pěti
stupňovým sklonem nebo například osmdesáti procentním klesáním. Je také možné vyzkoušet různé povrchy jízdy, jako je jízda po štěrku, kamenech, kmenech stromů, písku, schodech nebo v korytě řeky. I v rámci výrobního procesu se VW Slovakia řadí mezi přední výrobce, kteří využívají nejmodernější technologie. Mezi ně můžeme zařadit i speciální elektrostatický systém EcoBell3 na nanášení barvy a laku na vnitřní povrch vozidla,
který se
používá
jako
první
na
světě
v rámci
unikátní,
plně
automatizované robotické linky s 52 roboty. Další je suchý odlučovač částic, jenž redukuje emise až o 90 % a až do 80 % snižuje spotřebu energií. Při výrobě v sériových podmínkách je instalovaný v bratislavském závodě jako první na světě (Janos, 2011).
1.6
Dodavatelsko-odběratelské účetní oddělení
Jednotlivé oblasti ve společnosti VW Slovakia se dělí na finance a controlling, informační technologie, lidské zdroje a komunikaci, logistiku, nákup, plánování, řízení kvality, údržbu a výrobu. Oblast financí a controllingu je zodpovědná za sestavování finančních výkazů, ukazatelů a zpráv, které jsou důležité z hlediska vedení společnosti. Tuto oblast můžeme rozdělit na oddělení controllingu, daní, pojištění, účetní, treasury a celní služby. Dodavatelsko-odběratelské účetní oddělení spadá pod oddělení účetní. Toto oddělení se skládá z části dodavatelské, která se zabývá zpracováním faktur dodavatelských
a
části
odběratelské,
jež se
věnuje
vystavování
faktur
odběratelských. Obě tyto části spadají pod stejné vedení. Dodavatelský tým je tvořen
osmnácti
zaměstnanci,
kteří
zpracovávají
jednotlivé
formy
dodavatelských faktur. 1.6.1 Stáž ve VW Slovakia Společnost VW Slovakia nabízí stáže pro zahraniční i domácí studenty technických a ekonomických oborů vysokých škol. Průměrná délka stáže se pohybuje v rozmezí 4 až 6 měsíců a studenti si s pomocí výběrových manažerů mohou zvolit nejen oblast své stáže, ale často také konkrétní oddělení.
14
Já jsem svoji stáž absolvovala od 1. 9. 2010 do 30. 6. 2011 na Dodavatelskoodběratelském účetním oddělení. Během této doby jsem se seznámila s chodem celého oddělení a s prací konkrétních zaměstnanců na jednotlivých odborných pozicích. Měla jsem možnost sledovat celý proces účtování dokladů od počátku, tedy přijetí dokladu na oddělení, až po samotnou platbu. Sama jsem se také postupně účastnila všech fází účtovacího procesu. Dle mého názoru stáže představují nejen obrovský přínos pro samotné stážisty, ale jsou také výhodné pro oddělení, která stážisty přijímají. Nezaujatý pohled stážisty na zavedený systém může přinést mnoho pozitivních podnětů pro další rozvoj oddělení.
15
2
Faktura z pohledu účetnictví
„Účetnictvím rozumíme nepřetržité modelové zobrazení reálného pohybu hodnoty, která se uskutečňuje v reálném ekonomickém systému v jednotě i rozpornosti své majetkové a vlastnické stránky (Strouhal, 2009, str. 13)“. Dle zákonné definice4 jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví z důvodu zobrazení veškerých reálných pohybů a stavů majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, nákladů, výnosů a výsledku hospodaření. Účetnictví podává o výše uvedených pohybech a stavech záznamy tak, aby věrně a poctivě zobrazovaly skutečnost.
2.1
Legislativní úprava účetnictví
Účetnictví a jeho procesy jsou v České republice upraveny prostřednictvím předmětných právních předpisů, které vytvářejí účetní systém5. Základem účetního systému jsou zákon o účetnictví a zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, na které navazuje další speciální právní úprava,
a
to
zejména
zákon
č.
586/1992
Sb.,
o
daních
z
příjmu,
zákon č. 591/1992 Sb., o cenných papírech, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 256/2004 Sb., o podnikání na kapitálovém trhu, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), ve znění pozdějších předpisů, a zákon č. 191/1950 Sb., zákon směnečný a šekový, ve znění pozdějších předpisů. Účetní systém netvoří pouze právní úprava na úrovni zákona, ale své podstatné postavení v něm mají také vyhlášky Ministerstva financí a České účetní standarty pro účetní jednotky.
2.2
Vedení účetnictví
Povinností každé účetní jednotky je vést účetnictví a veškeré záznamy tak, aby byly (Ryneš, 2012): 1)
průkazné,
2)
přehledné,
3)
správné,
4
Zákon o účetnictví. Účetní systém a jeho postavení definuje také Petr Ryneš ve své knize Podvojné účetnictví a účetní závěrka k 1. 1. 2012. 5
16
4)
srozumitelné,
5)
úplné,
6)
trvalé.
Ad. 1 Průkazné je účetnictví v případě, pokud je účetní jednotka schopna doložit ke každému účetnímu záznamu potvrzující doklad o uskutečnění vzniklé situace, ke které se účetní záznam vztahuje. Účetní jednotka je také povinna provést v termínu striktně daném zákonem inventarizaci majetku a závazků. Ad. 2 Přehledné účetnictví by mělo být vedeno takovým způsobem, aby se v jednotlivých částech i v celku byla schopna orientovat třetí osoba. Ad. 3 Správně vedené účetnictví zachycuje veškeré účetní záznamy v souladu s legislativní úpravou České republiky. Ad. 4 Dle § 8 odst. 5 zákona o účetnictví je účetnictví účetní jednotky srozumitelné,
jestliže
umožňuje
jednotlivě
i
v
souvislostech
spolehlivě
a jednoznačně určit obsah účetních případů, obsah účetních záznamů a vazbu mezi účetním záznamem vzniklým seskupením a dílčími účetními záznamy. Ad. 5 Účetnictví vedené úplně obsahuje veškeré účetní záznamy, které věcně a časově souvisí s daným účetním obdobím, a účetní závěrku sestavenou na konci každého účetního období6. Ad. 6 Pro splnění povinnosti trvalého účetnictví je třeba, aby účetní jednotka archivovala po dobu předepsanou zákonem veškeré účetní záznamy. Archivace dokladů může mít různou podobu. Účetní jednotka musí zajistit po celou dobu archivace čitelnost všech záznamů.
2.3
Zásady účetnictví
Při vedení účetnictví je třeba, aby účetní jednotka dodržovala obecně platné účetní principy. Jedná se především o zásady (Janáková, 2007): 1) věrného a poctivého obrazu – účetní jednotka je povinna vést účetnictví takovým způsobem, aby odpovídalo skutečnému stavu při využití předepsaných účetních metod,
6
Dle ustanovení § 3 odst. 2 zákona o účetnictví je účetní období charakterizováno jako nepřetržitě po sobě jdoucích 12 měsíců, není-li stanoveno jinak.
17
2) trvání podniku – účetnictví pracuje s myšlenkou, že podnik byl založen s úmyslem dlouhotrvající činnosti, 3) akruální báze – účetní případy, jež se týkají nákladů a výnosů, se účtují do účetního období, se kterým věcně a časově souvisí, 4) bilanční kontinuity – tento princip plyne ze skutečnosti, že jednotlivá účetní období na sebe vzájemně navazují, a konečný stav za jedno ukončené účetní období je stejný jako stav na počátku účetního období, které po něm bezprostředně následuje, 5) opatrnosti – je třeba dbát, aby nedocházelo k nadhodnocování nebo podhodnocování položek a věnovat se rizikům, která mohou ovlivňovat oceňování majetku, 6) podvojnosti a souvztažnosti – jeden účetní případ účtujeme na dvou různých účtech a na dvou různých stranách těchto účtů, 7) zákaz kompenzace – v účetnictví je zakázáno jakékoliv vzájemné vyrovnávání jednotlivých účtů, 8) dokladovosti – každá účetní operace musí být doložena průkazným dokladem, 9) oceňování peněžní jednotkou – veškeré hodnoty majetku, závazků a činností musí být vyčísleny v peněžních jednotkách, 10) konzistence – účetní jednotka by měla používat pro nastolený případ v různých časových obdobích stejné oceňování a účtování.
2.4
Účetní záznam
Účetní záznamy, mezi které patří především účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy, účtový rozvrh, účetní závěrka a výroční zpráva, mají v procesu účetnictví významnou a nepostradatelnou roli. Bez jejich existence by nebyla účetní jednotka schopna dodržet základní povinnosti při vedení účetnictví, které ji zákon o účetnictví ukládá. Níže se budu věnovat pouze jednomu typu účetního záznamu, a to účetnímu dokladu. 2.4.1 Průkaznost účetních záznamů Pro vymezení účetního dokladu je nezbytné neopomenout jednu z nejdůležitějších vlastností účetních záznamů, a to je průkaznost. Za průkazný můžeme považovat
18
pouze ten záznam, jenž lze porovnat se vzniklou skutečností, k níž se vztahuje, nebo je podstata tohoto záznamu prokázána pomocí jiného průkazného záznamu. V posledním případě se jedná o záznam, který se vztahuje k vnitropodnikové činnosti a v tomto případě je doložen podpis odpovědné osoby. 2.4.2 Doklad 2.4.2.1 Náležitosti dokladu
Aby mohl být doklad považovaný za účetní, popřípadě daňový, musí minimálně obsahovat náležitosti, které jsou stanoveny v zákoně o účetnictví, eventuálně v zákoně o dani z přidané hodnoty. Kromě povinných údajů obsahují doklady i jiné nepovinné informace, které usnadňují další procesy s dokladem. Jedná se například o číslo bankovního účtu, variabilní symbol a kód banky. 2.4.2.1.1 Zákon o účetnictví
Dle ustanovení §11 odst. 1 zákona o účetnictví musí každý účetní doklad obsahovat: 1)
označení účetního dokladu,
2)
obsah účetního případu a jeho účastníky,
3)
peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření
množství, 4)
okamžik vyhotovení účetního dokladu7,
5)
okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem
vyhotovení účetního dokladu a 6)
podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam
osoby odpovědné za jeho zaúčtování8. Jestliže doklad nezahrnuje všechny náležitosti, které stanovuje zákon o účetnictví, není možné tento doklad považovat za doklad účetní a dále s ním v účetnictví pracovat.
7
V zákoně o účetnictví je definováno, že každá účetní jednotka je povinna po zjištění potřebných informací bez zbytečného odkladu účetní doklad vystavit. 8 Pod pojmem podpisový záznam se rozumí vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis.
19
2.4.2.1.2 Zákon o dani z přidané hodnoty
Pokud je společnost plátcem daně z přidané hodnoty, je povinna řídit se zákonem o dani z přidané hodnoty. V tomto případě musí běžný daňový doklad dle ustanovení § 28 odst. 2 zákona o dani z přidané hodnoty obsahovat následující náležitosti: 1)
obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu
a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění, 2)
daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění,
3)
obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu
a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění, 4)
daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje
plnění, plátcem, 5)
evidenční číslo daňového dokladu,
6)
rozsah a předmět plnění,
7)
datum vystavení daňového dokladu9,
8)
datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí úplaty, a to ten den, který
nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu, 9)
jednotkovou cenu bez daně, a dále slevu, pokud není obsažena
v jednotkové ceně, 10)
základ daně,
11)
základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění
osvobozené od daně a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona a 12)
výši daně.
Běžný daňový doklad může být vystaven v podobě listinné nebo v podobě elektronické. V případě, že je doklad vystaven v podobě elektronické, musí být opatřen zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou. Další 9
Plátce je povinen daňový doklad vystavit nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně nebo ode dne přijetí úhrady.
20
možností je zasílat daňové doklady pomocí elektronické výměny dat, která zaručuje věrohodnost a neporušenost obsahu dokladu. 2.4.3 Koloběh dokladů Každá účetní jednotka si stanovuje ve vnitropodnikové směrnici veškeré postupy a činnosti, které jsou spojeny se zpracováním dokladu uvnitř účetní jednotky. Jednotlivé postupy musí být v souladu s platnou legislativou České republiky. Koloběh dokladů je specifickou záležitostí každé účetní jednotky, nicméně v teorii je stanoven základní koloběh, jehož procesy by se pro usnadnění práce účetní jednotky a pro naplnění požadavku zákona, objevovat měly. Přezkoušení dokladů Roztřídění dokladů Očíslování dokladů Předkontace dokladů Zúčtování dokladů Archivace dokladů Vyřazení a skartace dokladů Zdroj: STROUHAL J., R. ŽIDLICKÁ, B. KNAPOVÁ. Účetnictví 2009, Velká kniha příkladů. Brno: Computer Press, 2009. str. 26. Obr. 2 Oběh účetních dokladů
Přezkoušení dokladů probíhá po přijetí do účetní jednotky, v případě interního dokladu ihned po jeho vystavení, a je zde zkoumána věcná a formální správnost dokladu. Poté následuje roztřídění již přezkoušených dokladů podle různých kritérií, které si účetní jednotka zvolí sama (např. druh dokladu, časové hledisko). V dalším kroku dojde k očíslování dokladu. Očíslování dokladů nám slouží k lepší orientaci při dalším zpracování, popřípadě vyhledávání dokladů, a také nám umožní zjistit možné ztráty některých dokladů. V rámci předkontace dokladů jsou k dokladu přiřazena konkrétní čísla účtů, na které se bude doklad účtovat. Poté může dojít k samotnému zaúčtování dokladu. Po zaúčtování je doklad zarchivovaný po zákonem stanovenou dobu. Po uplynutí této doby může být doklad vyřazen a skartován. 21
2.4.4 Třídění dokladů Základní třídění dokladů v účetní jednotce je následující: 1)
interní – doklady, které jsou vystaveny uvnitř účetní jednotky na jednotlivé
vnitropodnikové činnosti, které v účetní jednotce probíhají a 2)
externí – doklady, které zachycují činnosti podniku ve vztahu k jiným
ekonomickým subjektům. Tab. 1 Typologie dokladů
Označení
Doklad
Použití
Interní/externí
PPD
Příjmový pokladní doklad
příjem peněz do pokladny
externí
VPD
Výdajový pokladní doklad
výběr peněž z pokladny
externí
FAP
Faktura přijatá
přijetí faktury od dodavatele
externí
FAV
Faktura vydaná
zaslání faktury odběrateli (fakturace výkonů)
externí
VBÚ
Výpis z běžného účtu
platby z/na BÚ
externí
VÚÚ
Výpis z úvěrového účtu
přijetí/splátka úvěru
externí
PŘÍ
Příjemka
převzetí zásob na sklad
interní
VÝD
PŘE
Výdejka
vyskladnění materiálu do výroby, vyskladnění hotových výrobků, vyskladnění prodaného zboží
interní
Převodka
převod nedokončené výroby na sklad hotových výrobků, převod zásob mezi sklady
interní
22
ZVL
Zúčtovací a výplatní listina
měsíční zúčtování mezd
interní
zařazení dlouhodobého majetku do užívání
VÚD
Vnitřní účetní doklad
vyřazení dlouhodobého majetku z evidence
interní
doklad o zúčtování odpisů doklad o proúčtování investičních rozdílů vyúčtování služební cesty zaměstnance Zdroj: STROUHAL J., R. ŽIDLICKÁ, B. KNAPOVÁ. Účetnictví 2009, Velká kniha příkladů. Brno: Computer Press, 2009. str. 22 a 23.
Další možný způsob třídění dokladů je dle množství hospodářských operací, kterých se doklad týká: 1)
jednotlivé doklady – doklad zachycuje pouze jednu hospodářskou operaci
účetní jednotky nebo 2)
sběrné doklady – doklad obsahuje informace, které se týkají většího počtu
jednotlivých dokladů stejného druhu. 2.4.4.1 Dodavatelská faktura
Dodavatelská faktura se řadí mezi externí doklady a zachycuje vzájemnou spolupráci mezi účetní jednotkou a dodavatelem. Dodavatel v tomto případě fakturuje poskytnuté služby nebo dodaný majetek. Pokud účetní jednotka vystavenou dodavatelskou fakturu příjme, znamená to pro ni krátkodobý závazek z obchodních vztahů a je povinna tuto fakturu uhradit. Dodavatelská faktura je oceněna ve jmenovité hodnotě.
23
2.4.5 Korekce dokladů Pokud je třeba u již vydaného dokladu provést korekci, může být využita jedna ze dvou možností, jak doklad opravit: 1)
dokladový způsob – jedná se o metodu, ve které je k stávajícímu dokladu
vydán ještě doklad nový, opravený, u kterého byla již korekce provedena nebo 2)
bezdokladový způsob – u této metody je špatný údaj na dokladu korigován
a doplněn o údaj správný. V tomto případě je třeba zaznamenat datum změny a jméno osoby, která korekci uskutečnila. 2.4.6 Úschova dokladů Podle zákona o účetnictví je stanovena doba uchování účetních dokladů na pět let počínaje koncem účetního období, ke kterému se doklad vztahuje. Zákon o dani z přidané hodnoty předepisuje dobu úschovy daňového dokladu nejméně na deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně. Doklady lze uchovávat v podobě listinné, elektronické nebo je možné převést podobu listinou do podoby elektronické. V tomto případě musí být součástí dokladu i zaručený elektronický podpis nebo elektronická značka odpovědné osoby za převod. U uchovaného dokladu musí být po celou dobu úschovy zaručena věrohodnost, neporušenost obsahu a čitelnost.
24
3
Zpracování faktur ve VW Slovakia
Společnost VW Slovakia zpracovává přijaté dodavatelské faktury ve třech formách. Jedná se o podobu papírovou, elektronickou a self-billing. Celkový počet aktivních
dodavatelů,
kteří
se
společností
spolupracují,
se
pohybuje
okolo tří tisíc pěti set.
3.1
Papírová forma faktur
Zpracování papírových faktur představuje ve společnosti VW Slovakia nejstarší formu zpracování. Celý princip je založený na zadávání potřebných údajů k zaúčtování do podnikového systému, kdy údaje jsou převzaty přímo z papírové faktury. Dříve, při starším procesu zpracování, bylo nutné mít papírovou fakturu stále u sebe. Pokud bylo třeba fakturu předložit nebo potvrdit na jiném oddělení, bylo nezbytné vytvořit průvodku k faktuře. Na základě tohoto systému vznikaly nepřehledné situace o poměru zaúčtovaných a čekajících faktur, pracoviště byla přeplněna papírovými doklady, které teprve na zpracování čekaly nebo je nebylo možno zaúčtovat. Tento starší proces byl nahrazen novým elektronickým způsobem zpracování faktur. Dne 1. 2. 2010 byl zahájen projekt elektronického zpracování faktur. Od tohoto data se elektronicky účtoval veškerý produkční materiál a částečně také materiál skladový, služby a investice. Postupně docházelo k odbourávání papírových dokladů a od 7. 4. 2010 jsou elektronicky zpracovány faktury všech druhů. I přes prvotní snahy Dodavatelsko-odběratelského účetního
oddělení společnosti
VW Slovakia
faktur
přejít
k elektronickému
zpracování
jednorázově
bez přechodného období, trval celý proces více jak dva měsíce. Primárním důvodem bylo velké množství nezpracovaných dokladů, a to jak perfektních, tak imperfektních. Mezi základní důvody, které vedly k přijetí procesu elektronického zpracování faktur, patřilo zejména získání evidence přijatých a zpracovávaných faktur, zkvalitnění a zefektivnění procesu zpracování faktur a také snaha dosáhnout maximálního výnosu ze skonta. Při používání starší metody zpracování papírových faktur přesahovala doba vyřízení třicet dnů. V tuto chvíli by délka zpracování, při optimálních podmínkách, neměla překročit dobu čtrnácti dnů.
25
Metoda elektronického zpracování papírových faktur je v současné době využívána převážnou částí dodavatelů. V roce 2011 se jednalo o přibližně 85 % všech dodavatelů. Tato metoda je z pohledu personálního vytížení nejnáročnější a věnuje se jí čtrnáct zaměstnanců oddělení. Proces elektronického zpracování faktur je rozdělen do několika fází: Přijetí faktury, třídění, lepení, kódy skenování archivace validace věcné a cenové prověření, účtování platba. 3.1.1 Přijetí a třídění faktur, lepení kódů Došlé faktury jsou po převzetí na finančním oddělení roztříděny do několika skupin pro usnadnění dalších kroků při zpracování. Nejdříve dojde k jejich rozbalení, očištění od sponek a odstranění nepotřebných kopií. Jednotlivé doklady jsou následně
rozděleny na faktury produkčního
materiálu, faktury vztahující
se k výkonu služby a faktury objednávkové. Produkční materiál určíme podle materiálu uvedeného na faktuře, který má nejčastěji podobu kombinace písmen a čísel ve tvaru xxx xxx xxx x (např. 7P5 809 299 A). Faktury vztahující se k výkonu služby obsahují v textu faktury konkrétní druh poskytnuté služby. Na fakturách objednávkových je uvedeno číslo objednávky ve tvaru 4100xxxxxx, 4700xxxxxx nebo AZ-xxxxxxxx. Dále se zjišťuje pomocí transakce me23n v systému SAP, zda je objednávková faktura skladovým materiálem, službou nebo investicí. Po zadání čísla objednávky, které je uvedeno na faktuře, se zobrazí informace o objednávce. Pro určení druhu faktury je důležitý sloupec označený písmenem P. V případě, že se v tomto sloupci nachází písmeno A, jedná se o fakturu investiční, písmeno K, D nebo F značí fakturu služeb a písmeno V určuje fakturu skladovou. Pokud se v sloupci P nenachází žádné písmeno a ve sloupci materiál je uvedeno číslo dílu, jedná se také o fakturu skladovou.
26
Zdroj: Interní materiály VW Slovakia Obr. 3 Transakce me23n – vyhledání objednávkové faktury
Po rozdělení získá každá faktura originální čárový kód (např. VW0190000967). Tento čárový kód je nalepený na první straně faktury a slouží k identifikaci faktury v systému. Pokud obsahuje faktura i přílohu, je tato příloha označena na první straně štítkem attachment, aby byl usnadněn další proces zpracování a systém nemusel procházet pro zjištění potřebných informací i
přílohovou část.
Pokud dodá dodavatel pouze kopii dokladu, je tento doklad evidován jako kopie a je označen čárovým kódem a štítkem copy. V tomto případě musí dodavatel dodatečně dodat i originál dokladu, který je následně naskenován a připojen v systému ke kopii dokladu. Díky tomu nedochází k duplicitě dokladů v systému. 3.1.2 Skenování Skenování dokladů probíhá pomocí programu Kodak Capture Pro. Skupina faktur s čárovými kódy, nezávisle na počtu, je naskenována do dávky, která je číselně označena. Po odeslání je dávka převedena pomocí metody optical charakter recognation do programu eFlow Controller, kde dochází k dalšímu zpracování faktury, nyní již v elektronické podobě.
27
Počet naskenovaných faktur za období 13. 6. – 17. 6. 2011 1826
2000
1204
1500
769
1000
562 284
500 0 Pondělí
Úterý
Středa
Čtvrtek
Pátek
Zdroj: Interní materiály VW Slovakia Obr. 4 Týdenní přehled počtu naskenovaných faktur
Z grafu vyplývá, že množství přijatých faktur v jednotlivých dnech v týdnu je velmi nevyvážené. V počátku týdne je množství naskenovaných faktur až dvojnásobné; toto přetížení v některých případech způsobuje zpomalení nebo výpadky programu eFlow Controller, který je klíčový v procesu validace. 3.1.3 Archivace Archivace faktur se provádí fyzickou a elektronickou formou. U fyzické formy archivace jsou veškeré doklady vloženy do archivačních boxů a uchovány v příslušném archivu. Archivační doba je v Slovenské republice stanovena zákonem č. 222/2004 Sb., o dani z pridanej hodnoty, v znení neskorších predpisov, a v současné době činí 10 let. Elektronická archivace probíhá pomocí programu Scan Log, do kterého jsou jednotlivé naskenované dávky po odeslání z programu Kodak Capture Pro zaznamenány. Pomocí tohoto programu můžeme archivované faktury vyhledávat. Stačí zadat číslo čárového kódu nebo číslo dávky a program vygeneruje pozici, na které se faktura nachází. Tímto postupem je usnadněno fyzické vyhledání papírových faktur v archivu. 3.1.4 Validace Proces validace probíhá v programu eFlow Controller, kde jsou faktury dále zpracovány. Cílem kdy doklad
není
dosud
procesu validace zaúčtovaný,
28
je předběžné zadání dokladu,
ale
je
evidovaný,
dohledatelný
a kontrolovatelný v systému. Během procesu validace dochází i ke kontrole základních údajů, které musí každá faktura obsahovat dle platné právní úpravy. V případě zjištění neúplnosti jsou doklady odeslány do části Exception, kde jsou lokalizovány a opraveny zjištěné chyby. Během procesu validace by měly být při optimálních podmínkách potřebné údaje automaticky načítány programem a zaměstnanec odpovědný za validaci by měl pouze kontrolovat správnost načtených údajů a řešit nestandardní situace, tedy neúplné či špatně čitelné doklady apod. Proces validace je rozložen na všechny zaměstnance finančního oddělení. Dva zaměstnanci jsou vyčleněni pouze na validaci faktur.
U těchto zaměstnanců je stanoven denní limit počtu
zvalidovaných faktur na 250. U všech dalších zaměstnanců je určena minimální hranice 300 faktur za týden. Na základě úspěšné validace se faktura přenese do systému SAP, kde může být následně zaúčtována. 3.1.4.1 Validace jednotlivých druhů faktur 3.1.4.1.1 Produkční materiál
Při validaci faktury produkčního materiálu je třeba zkontrolovat, popřípadě zadat, v první řadě následující údaje: -
typ dokladu
-
účetní okruh
-
dodavatelské číslo
-
daňové identifikační číslo
-
číslo faktury
-
číslo dodacího listu (po zadání čísla dodacího listu systém automaticky přiřadí číslo objednávky)
-
datum faktury
-
datum dodání
-
globální typ faktury (na základě čísla objednávky systém rozezná globální typ faktury –P-MAT).
29
Zdroj: Interní materiály VW Slovakia Obr. 5 Validace produkčního materiálu – první část
V druhé části validace se vyplní údaje: -
číslo dodacího listu
-
celkem
-
množství
-
jednotková cena
-
číslo materiálu
-
částka bez DPH
-
sazba DPH
-
částka daně
-
typ dodávky 30
-
kód pro daň
-
celková částka
-
měna
-
druh dokladu (na základě čísla objednávky systém rozezná druh dokladu).
Zdroj: Interní materiály VW Slovakia Obr. 6 Validace produkčního materiálu – druhá část
3.1.4.1.2 Skladový materiál, služby a investice
Při validaci faktur skladového materiálu, služeb a investic je postup obdobný jako v případě validace produkčního materiálu. V první části se vyplní číslo 31
objednávky a pole dodacího listu zůstane prázdné. V druhé části dochází k vymazání položkových řádků a ostatní údaje zůstávají stejné. 3.1.4.1.3 Bezobjednávkové faktury
Postup při validaci bezobjednávkových faktur je obdobný jako u validace faktur skladového materiálu, služeb a investic. Jediným rozdílem je v první části prázdné pole číslo objednávky a do pole globální typ faktury se zadá položka DL. 3.1.4.2 Výběr daně
Při validaci je třeba zadat u všech druhů faktur typ dodávky a v závislosti na typu dodávky určit správný kód pro daň. K určení správného typu dodávky je nutné si ujasnit informace o dodavateli, fakturovaném předmětu a místě plnění. Jednotlivé typy dodávek (Interní materiály VW Slovakia, 2011): 01 – vnitrounijní dodávka = materiál, náhradní díly, nářadí, přístroje 02 – vnitrounijní dodávka = služby, školení, různé práce, poradenství, opravy, přeprava 03 – vnitrounijní dodávka = dodávka s montáží, práce související s investičním projektem 04 – vnitrounijní dodávka = dodávka v rámci země sídla dodavatele a odběratele 05 – dodavatel není plátcem DPH 06 – vnitrounijní dodávka = fakturace se zahraniční sazbou daně 07 – dodávky z třetích zemí 3.1.5 Věcné a cenové prověřování, účtování Proces
účtování
probíhá
v systému
SAP.
Po
výběru
konkrétní
faktury
se při účtování objeví vždy naskenovaná faktura včetně přílohy ve formátu PDF. Na začátku účtování každého druhu faktur se nejdříve zkontrolují položky získané při validaci, tj. datum a číslo faktury, částka, měna a kód daně. V dalších krocích se postup odlišuje podle druhu účtované faktury. Z důvodu specifického způsobu účtování jsou utvořeny jednotlivé týmy zaměstnanců, kteří se věnují účtování určitého druhu faktur. Tým produktivního materiálu je tvořen pěti zaměstnanci, skupinu zabývající se účtováním skladového
32
materiálu, služeb a bezobjednávkových faktur tvoří šest zaměstnanců. Investiční faktury účtuje jedna osoba. 3.1.5.1 Produktivní materiál
V záložce detail se zkontroluje, popřípadě doplní, číslo dodacího listu a vybere se položka materiálu, které se fakturace týká a která je uvedena na faktuře. V dalším kroku je provedeno kompletní uložení a poté účtování. I po zaúčtování zůstává
faktura
zablokovaná
v systému.
K odblokování
faktury
dochází
až po cenové a množstevní kontrole, která je prováděna automaticky v systému.
Zdroj: Interní materiály VW Slovakia Obr. 7 Účtování produkčního materiálu
3.1.5.2 Účtování investičních faktur
Do úvodní záložky zákl. data se doplní číslo objednávky/odvolávky a přejde se do záložky detail. V části refer. k objednávce označíme řádek, který se shoduje s objednávkou. Do pole text se doplní jméno osoby, která si fakturovanou položku objednala. Veškeré informace o příslušné objednávce je možné vyhledat pomocí transakce me23n v systému SAP. V pravé horní části obrazovky je možná kontrola zůstatku, která musí být vynulována. V záložce platba zvolíme způsob platby, banku partnera a uvolnění faktury k platbě. Na závěr se provede kompletní
33
uložení a účtování. V tomto případě je kromě samostatného účtování třeba znát jednotlivé investiční projekty a záměry, aby zaúčtování proběhlo správně.
Zdroj: Interní materiály VW Slovakia Obr. 8 Účtování investiční faktury
3.1.5.3 Účtování faktur skladového materiálu
Postup účtování faktur skladového materiálu je obdobný jako v případě účtování faktur investičních. 3.1.5.4 Účtování faktur služeb
Účtování faktur služeb se skládá ze stejných kroků jako účtování faktur investičních. Navíc je třeba vyplnit v záložce detail středisko, na které se částka bude účtovat. Aby účtování faktur služeb proběhlo správně, je třeba znát detailnějším způsobem vnitropodnikovou směrnici, kde jsou jednotlivá střediska přesně definována. 3.1.5.5 Účtování bezobjednávkových faktur
Účtování
bezobjednávkových
faktur
probíhá
pomocí
transakce
Business Workplace. Jednotlivé kroky postupu jsou zaznamenány v následující tabulce.
34
Tab. 2 Průběh účtování bezobjednávkových faktur
Stupně
Úlohy
Odborné útvary
-
Předběžné zadání dokladu Finanční oddělení
1
Kontace
2
Prověření množství/výkonu Odborné útvary
3
Prověření ceny 1
Nákup
4
Prověření ceny 2
Nákup
-
Kompletní uložení dokladu
Finanční oddělení
5
Stupeň uvolnění 1
Vedoucí nákladového střediska
6
Stupeň uvolnění 2
Vedoucí nákladového střediska
7
Stupeň uvolnění 2
Vedoucí nákladového střediska
-
Účtování
automaticky systém SAP
Controlling
Zdroj: Interní materiály VW Slovakia
3.1.6 Platba Platba představuje závěrečnou část celého procesu účtování faktur. V případě, že v systému SAP dojde ke správnému zaúčtování faktury (veškeré potřebné údaje jsou správně vyplněny a v rámci systému proběhla množstevní a cenová kontrola), je faktura připravena k platbě. Informace o možnosti platby faktury jsou v pravidelných intervalech (několikrát do měsíce) předávány jinému oddělení, které se zabývá touto problematikou v rámci vnitropodnikové organizační struktury společnosti VW Slovakia. 3.1.7 Dílčí závěr Elektronické zpracování papírových faktur je ve VW Slovakia poměrně novou metodou, která nahradila předchozí klasický způsob účtování papírových faktur. Klasické účtování papírových faktur představovalo pro velkou a vytíženou společnost neefektivní metodu, jejíž změna byla velmi důležitá pro rozvoj celého systému společnosti. Projekt elektronického zpracování byl spuštěn teprve na počátku roku 2010, čemuž odpovídá i neustálé upravování systému podle potřeb jednotlivých zaměstnanců, jež probíhá až doposud, a také řešení problémů s výpadky či zpomalením programů. Celá metoda elektronického zpracování faktur se skládá z jednotlivých kroků, které na sebe vzájemně navazují a v případě výpadku jedné části dochází ke zdržení i v rámci dalších kroků. Jestliže je třeba vyřídit některou fakturu urgentně, je nezbytné i v tomto případě projít všechny 35
po sobě jdoucí procesy, což je v některých situacích komplikované, a výrazně se to odlišuje od předchozího postupu zpracování faktur. Myslím si, že cíle související se zavedením elektronické formy zpracování papírových faktur byly naplněny. Došlo k získání přehledu o počtu zpracovaných faktur a také je v současné době možné si jednotlivé faktury vyhledat a zjistit, v jaké fázi procesu zpracování se nacházejí. Způsob vyhledání je velmi jednoduchý a rychlý. U doby zpracování faktury došlo k výraznému zkrácení intervalu zpracování, i když cílový čas čtrnácti dnů je prozatím splněn pouze u některých druhů faktur. Problém dodržování doby zpracování se týká především faktur bezobjednávkových a služeb, do jejichž zpracování jsou zapojeny i jiné odborné útvary podniku, které dostatečně nespolupracují, což vede k časovému prodlení.
3.2
Elektronická forma faktur
Zpracování faktur v elektronické formě je ve společnosti VW Slovakia zavedeno od 1. 1. 2000. Množství dodavatelů, kteří tuto formu zpracování využívají, je v současné době velmi nízké, jedná se o zhruba dvacet především koncernových a vnitrounijních dodavatelů. Počet slovenských dodavatelů je u této formy zpracování zanedbatelný (v roce 2011 se jednalo pouze o dva dodavatele). Na
oddělení
se
zpracování
elektronických
faktur
věnuje
pouze
jeden
zaměstnanec. 3.2.1 Podmínky zavedení elektronické formy faktury Podmínkou přístupu dodavatele k metodě zpracování elektronických faktur je schopnost zasílat faktury pomocí elektronické výměny dat ve formátu VDA 4906. Jedná se o způsob zpracování, ve kterém jsou zasílána zašifrovaná textová data přes důvěryhodný výměnný komunikační kanál. Tato data jsou následně v systému VW Slovakia rozšifrována, importována do systému SAP, zaúčtována a následně zarchivována. 3.2.2 Zpracování elektronické faktury Elektronické faktury jsou zpracovány v systému SAP pomocí transakce ZUED. Zaměstnanec si nejdříve importuje potřebná data pomocí funkce M1, dále jsou k importovaným položkám přiřazeny příslušné příjmy (M2) a v posledním kroku
36
M3 jsou jednotlivé položky, u kterých byl nalezen příjem, zaúčtovány. Jestliže dojde v systému k nějaké chybě, jedná se především o nepřidělení příjmu k správné položce, zaměstnanec tuto chybu vyhodnotí a opraví. Množství
faktur,
které
jsou
touto
formou
zpracovány,
se
pohybuje
v rozmezí 2000 až 2500 faktur za kalendářní měsíc. 3.2.3 Dílčí závěr Zpracování elektronických faktur patří k jedné z nejefektivnějších metod účtování. Mezi pozitiva této metody lze přiřadit především jednoduchost a rychlost zpracování, kdy během několika minut můžeme zaúčtovat větší objem přijatých faktur. S výše uvedeným souvisí také možnost rychlého zaplacení faktury a využití poskytnutého skonta. Tato metoda je pro VW Slovakia nákladově výhodná nejen z hlediska administrativních nákladů, ale také z pohledu úspory zaměstnanců. Díky nulové spotřebě papíru dochází k významné podpoře environmentální politiky společnosti. Jako možné negativum bych v této formě zpracování viděla nastavení podmínek a technických požadavků, které musí dodavatel splnit, aby mohl tuto formu zpracování využívat. Podmínky jsou nastaveny takovým způsobem, že v tuto chvíli metodu elektronických faktur využívají mimo koncernových dodavatelů pouze velké nadnárodní společnosti.
3.3
Self-billing
Self-billing je způsob zpracování faktur, jehož zahájení je datováno k 1. 5. 2004. Jedná se o metodu, ve které jsou faktury vystaveny společností VW Slovakia na jméno a účet dodavatele.
Počet dodavatelů, kteří zpracování faktur v této
podobě využívají, přesahuje pět set a jejich množství stále narůstá. Tomuto způsobu zpracování se věnuje jeden zaměstnanec Dodavatelsko-odběratelského účetního oddělení. 3.3.1 Zpracování faktury Faktury jsou zpracovány v automatickém procesu, kde jsou na základě příjmů jednotlivé položky zaúčtovány a následně systémem vystaveny faktury. V dalším kroku proběhne elektronická archivace dokladů.
37
Doklad je vystaven ve formátu VDA 4908, který je před odesláním dodavateli opatřen zaručeným elektronickým podpisem. Zaručený elektronický podpis zajišťuje hodnověrnost a integritu dokladu. 3.3.2 Rozdělení dodavatelů Dodavatele můžeme rozdělit podle toho, jakým způsobem jsou schopni zpracovat formát VDA 4908. Jedná se o dodavatele, kteří tento formát zpracují a faktury jim jsou posílány pouze elektronicky. Dále to jsou dodavatelé, kteří naopak tento formát zpracovat nedokážou, a faktury jim jsou posílány v papírové podobě. Poslední
varianta
obsahuje
dodavatele,
kterým
jsou
faktury
posílány
jak elektronicky, tak i v papírové podobě. Při sjednávání podmínek s dodavatelem je velmi důležité prověřit cestu zboží. Ta je klíčová z hlediska správného určení daně z přidané hodnoty, přičemž veškerá rizika a odpovědnost v tomto případě leží na straně VW Slovakia. Tuto metodu fakturace využívají pouze dodavatelé, kteří jsou zaregistrování v EU.
Počet vytištěných stran jednotlivých faktur za období 1. 1. – 30. 6. 2011 36619
40000 30000
32432 20501
33067
25942
23823
20000 10000 0 Leden
Únor
Březen
Duben
Květen
Červen
Zdroj: Interní materiály VW Slovakia Obr. 9 Přehled vytištěných stran papírových faktur za období 1. 1. – 30. 6. 2011
V grafu je zaznamenáno množství vytištěných stran faktur za první pololetí roku 2011, jež jsou posílány dodavatelům, kteří nezpracují formát VDA 4908 nebo potřebují obdržet i papírovou podobu faktury.
38
3.3.3 Dílčí závěr Self-billing představuje spolehlivou a nenáročnou metoda, při které celý proces zpracování probíhá automaticky, a ze strany zaměstnance jsou prověřovány a napravovány především lidská selhání v podobě špatného zadání informací. Vzhledem rychlému a včasnému zpracování faktur je možné využít skonto poskytnuté dodavatelem. Z hlediska nákladů je tato metoda velmi výhodná. Pouze u dodavatelů, kterým jsou faktury posílány v papírové podobě, dochází k nárůstu nákladů na zpracování (papír, tisk, zpracování vytištěných faktur, balné a poštovné) a taktéž vzniká prodlení, než jsou doklady předány dodavateli. Self-billing je metoda zpracování faktur, při které je třeba změna procesu fakturace ze strany dodavatele. Jde o určitý způsob zásahu do účetnictví, který nejsou ochotny všechny společnosti akceptovat. Metoda je pro obě strany výhodná, pokud intenzita fakturace přesahuje alespoň třicet faktur za měsíc.
39
4
Doporučení
Zpracování dodavatelských faktur ve VW Slovakia probíhá pomocí tří různých metod. Jedná se o metodu elektronického zpracování listinných faktur, zpracování elektronických
faktur
a
self-billing.
Každá
z těchto
metod
zpracování
dodavatelských faktur má v rámci celého procesu své pevně stanovené místo a význam. V současné době jsou využívány všechny metody zpracování a podmínky pro fakturaci jsou nastaveny tak, aby bylo možné zaúčtovat všechny druhy dodavatelských faktur, které jsou do společnosti VW Slovakia v různých formách zasílány. Stačí tedy tyto tři metody zpracování dále zdokonalovat a není třeba počet metod zpracování dodavatelský faktur rozšiřovat. Elektronická forma zpracování listinné podoby dodavatelských faktur se využívá nejčastěji. Tato metoda je ze všech tří používaných metod nejnovější a je zde proto větší prostor pro zdokonalování jednotlivých částí procesu zúčtování. Proces zúčtování se skládá z jednotlivých částí, které na sebe vzájemně navazují. Při porovnání s ostatními metodami, je elektronické zpracování papírových faktur časově nejnáročnější a z důvodu velkého množství dodavatelů, kteří tuto formu využívají, se tomuto způsobu zpracování věnuje nejvíce zaměstnanců. Metoda je vhodná především pro menší dodavatele, dále pro dodavatele, jejichž frekvence fakturování není tak častá, jednorázové dodavatele nebo společnosti, které si nepřejí zásah do procesu účtování ze strany třetí osoby. U této metody zpracování jsou tvořeny týmy zaměstnanců, kteří se zabývají účtováním jednotlivých druhů faktur. Jelikož se jedná o stereotypní metodu zpracování, může docházet k většímu výskytu chybovosti, přestože systém v současné
době
neakceptuje
všechna
vložená
data.10
Doporučovala
bych obměny zaměstnanců v rámci jednotlivých pracovních týmů, aby docházelo nejen ke snížení výskytu chybovosti, ale také k prohlubování znalostí jednotlivých zaměstnanců. Na druhou stranu si však nemyslím, že by měl být každý zaměstnanec schopen účtovat všechny druhy dodavatelských faktur, protože některé oblasti účtování se od sebe výrazně liší a pouze povrchová znalost problematiky by nebyla adekvátní.
10
Systém je u některých vkládaných dat přednastaven a je tedy možné do něho vložit pouze předem daný okruh informací.
40
V případě mimořádné situace, která nastane ve chvíli, kdy je třeba přijatou fakturu okamžitě zaúčtovat, bych navrhovala vytvořit speciální postup pro případ zmíněné mimořádné situace. V současné chvíli musí faktura procházet veškeré fáze procesu, a aby se rychle dostala z jedné fáze do další, je zpomalena nebo i zastavena práce ostatních zaměstnanců. Samozřejmě je nutné, aby zpracování
mimořádné
dodavatelské
faktury proběhlo
úplně
a
správně,
ale je třeba oddělit běžný provoz od provozu mimořádného. Toto opatření by se týkalo především fáze skenování a validace. U fáze skenování bych použila mimořádný kotouč s kódy, který by se používal jen pro tyto účely, a tudíž by nebyla porušena posloupnost již připravených a nalepených kódů na fakturách a zároveň by byla zachována evidence o použitých kódech. U fáze validace bych odňala všem zaměstnancům možnost bezúčelně upřednostňovat faktury, které se v programu eFlow Controller nachází, a tuto možnost bych ponechala pouze vedoucím jednotlivých týmů pro použití při mimořádné situaci. Za dobu svého působení na oddělení jsem se setkala s mnoha případy, ve kterých byly informace na faktuře poskytnuté ze strany dodavatele neúplné, popřípadě zcela špatné. Nejednalo se o základní náležitosti stanovené zákonem, které musí doklad obsahovat, ale o informace (např. číslo objednávky, číslo dodavatelského listu), které zrychlí proces účtování a v případě, že se tyto údaje na faktuře nenachází, je třeba je v systému dohledat. Doba validace, popřípadě účtování, se z tohoto důvodu může prodloužit až na dvojnásobnou. Dodavatelé jsou v těchto případech laxní a o nápravu vzniklého problému se nestarají. Pro nové dodavatele bych nastavila takové podmínky, aby se podobná situace již neopakovala, a za špatně nebo neúplně vystavené faktury bych je sankciovala (vázanost chybovosti na smluvní sankce v obchodních smlouvách). Myslím si, že toto opatření by dodavatele přimělo více se o fakturaci zajímat, zaměstnancům by to usnadnilo práci a zefektivnilo celý proces účtování. U některých druhů faktur je třeba spolupracovat s odbornými útvary. Jedná se o faktury bezobjednávkové a částečně o faktury služeb. Jelikož je tato metoda zpracování poměrně nová, spolupráce s odbornými útvary stále nefunguje tak, jak by měla. Vybraní zaměstnanci útvarů byli proškoleni, jak celý proces zúčtování probíhá a jakým způsobem je třeba, aby se do tohoto procesu zapojili. Skutečnost ale vypadá tak, že zaměstnanci odborných útvarů se systémem pracovat neumí
41
anebo nechtějí. U těchto druhů faktur dochází poté k výraznému prodloužení doby zpracování, protože právě odsouhlasení faktur ze strany odborných útvarů je nedílnou součástí celého procesu. Jako možné řešení bych navrhovala interní postihy jednotlivých zaměstnanců, kteří tento nový systém odmítají akceptovat. Vzhledem k tomu, že vše funguje na systémové bázi, je možné zpětně dohledat, kdy byl požadavek zaslán a vyřízen, a tedy přiřadit prodlevu ke konkrétnímu zaměstnanci. Metoda zpracování elektronických faktur je již v podniku dlouhodobě zavedena. Způsob implementace dat a proces zúčtování je velmi dobře propojen, a tudíž se jedná o efektivní a rychlý způsob účtování faktur. Tato metoda zpracování dodavatelských faktur je významná i z důvodu pevného postavení u koncernových partnerů. S ohledem na veškerá pozitiva, která tato metoda přináší, by bylo vhodné rozšířit počet dodavatelů, kteří tento způsob zpracování využívají. Ze současných tří metod zpracování dodavatelských faktur se z hlediska množství dodavatelů zařadila elektronická fakturace na poslední místo. Zpracování elektronických faktur je vhodné pro společnosti, které již elektronickou výměnu dat používají (množství těchto subjektů se v automobilovém průmyslu stále zvyšuje), které jsou ochotny investovat finanční prostředky do programového vybavení nebo spolupracovat s externím provozovatelem, který bude programové vybavení poskytovat. Na tyto druhy dlouhodobých dodavatelů by se měla společnost VW Slovakia zaměřit a nabízet jim tuto metodu zpracování dodavatelských faktur. V případě zájmu ze strany dodavatele by měla společnost VW Slovakia nabídnout poradenskou podporu při zavádění elektronické výměny dat a samotného nastavení u dodavatele. Self-billing je metoda obrácené fakturace, při které jsou faktury vystaveny společností VW Slovakia na jméno a účet dodavatele. Veškeré potřebné informace k fakturaci jsou získány ze systémů VW Slovakia a poté dochází k automatickému zaúčtování a vystavení faktur. Jedná se o automatický proces, který je nenáročný a spolehlivý. V případě této metody rozdělujeme dodavatele podle toho, jakým způsobem jsou schopni faktury přijímat. V současné době se vyskytuje problém s množstvím faktur, které nejsou zasílány elektronicky a které je třeba nejdříve vytisknout, připravit
na
odeslání
a
v papírově
42
podobě
zaslat
dodavateli
poštou.
Tito dodavatelé nejsou schopni zpracovat formát VDA 4908, jenž je opatřen zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou. Dojít ke změně by mohlo od 1. 1. 2013, kdy musí být uplatňována směrnice Rady 2010/45/EU, která zrovnoprávňuje elektronické a listinné faktury. Elektronické faktury budou muset nově obsahovat stejné náležitosti jako faktury listinné a nemusí být opatřeny zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou. I nadále platí, že v případě elektronických faktur musí být zaručena čitelnost, nenarušenost obsahu a věrohodnost. Tato skutečnost přinese zjednodušené využívání této metody u dodavatelů, kteří dosud formát VDA 4908 nedokázali zpracovat a dojde k rapidnímu snížení počtu tištěných faktur a ušetření nákladů. Doporučovala bych zaměřit se na změnu způsobu zasílání faktur u stávajících dodavatelů a trvat na zasílání pouze v elektronické podobě. Prosazení změny nebude jednoduché, protože část dodavatelů si již na tištěný způsob zasílání faktur zvykla, a u některých dodavatelů stále přetrvává konzervativní přístup, kdy je lépe mít veškeré dokumenty v listinné podobě. Na tento typ dodavatelů bude třeba vyvinout potřebný tlak, aby ke změně přistoupili. Dále bych pokračovala v oslovování nových dodavatelů, kteří mají předpoklad pro využívání metody self-billingu, která je pro obě zúčastněné strany výhodná.
43
Závěr Cílem mé práce byl komplexní popis zpracování dodavatelských faktur ve VW Slovakia, zhodnocení kladů a záporů jednotlivých používaných metod zpracování včetně jejich budoucího vývoje. Zamýšlela jsem se nad současným systémem zpracování faktur, snažila jsem se identifikovat nedostatky stávajícího systému a navrhnout možná řešení. Účetnictví jako celek by mělo být jasné, hodnověrné a bez vad. Stejné požadavky jsou kladeny i na jednotlivé procesy, tedy i zpracování dodavatelských faktur by mělo být přesné, perfektní a chybovost by měla být pouze ojedinělá.11 Zpracováním dodavatelských faktur ve VW Slovakia se zabývá jedno oddělení s kapacitou pohybující se okolo 18 zaměstnanců. Pracovníci tohoto oddělení zpracovávají doklady od jejich přijetí až po převedení perfektních dokladů k platbě. Při celém procesu se zpracovávají přijaté dodavatelské faktury ve třech formách, a to v podobě papírové, elektronické a self-billing. Všechny používané metody zpracování se neustále rozvíjejí. Primárním cílem je zajistit přehlednost, srozumitelnost a zpětnou dohledatelnost jednotlivých dokladů při co nejkratší lhůtě zpracování a současně využít nabízeného skonta. Jak jsem popsala ve své práci, celý systém zpracování dodavatelských faktur ve VW
Slovakia
je
poměrně
propracovaný,
jasný
a
vysoce
odborný.
Po vyhodnocení jednotlivých stádií procesu a zvážení mimořádných situací je třeba konstatovat, že i v současné době nastolený systém má jisté nedostatky, které je možné s menší či větší mírou pracnosti odstranit, a tím docílit téměř perfektnosti a bezchybnosti systému. Ve svém doporučení jsem se snažila výše uvedené nedokonalosti a mezery nejen nalézt a popsat, ale také navrhnout vhodná a přijatelná řešení12.
11
Vzhledem k významnému postavení lidského faktoru při procesu zpracování dodavatelských faktur, nelze tuto položku zcela eliminovat. 12 Změna systému, nebo jeho doplnění, musí být často prosaditelné nejen v rámci zpracování dodavatelských faktur v samotné společnosti, ale také v rámci procesu u dodavatele.
44
Seznam literatury Automobil Industry. Brno: Infocube, 2012, č. 01. ISSN 1802-5196. Automobil Industry. Brno: Infocube, 2012, č. 02. ISSN 1802-5196. ČESKÁ REPUBLIKA. Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. ČESKÁ REPUBLIKA. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. DVOŘÁKOVÁ, D. Základy účetnictví. 1. Vyd. Praha: Wolters Kluwer Česká Republika, 2010. 307s. ISBN 978-80-7357-544-1. Finanční management. Praha: Economia, 2012, č. 07. ISSN 1214-9292. Interní materiály Volkswagen Slovakia, a. s. JANÁKOVÁ Jana a Pavlína MAZANCOVÁ. Základy účetnictví-sbírka příkladů a testů ke cvičením. Ústí nad Labem: Fakulta sociálně ekonomická UJEP, 2007. 133 s. ISBN 978-80-7044-967-7. JANOS,
Martin.
Spoločnosť
Volkswagen
Slovensko
získala
ocenenie
TOP 2011 za najlepšiu ochranu životného prostredia. Mojeauto.sk [online]. 2011-06-17 [cit. 2012-10-3]. Dostupné z: http://www.mojeauto.sk/spolocnostvolkswagen-slovensko-ziskala-ocenenie-top-2011-za-najlepsiu-ochranuzivotneho-prostredia/ KOVANICOVÁ, D. Abeceda účetních znalostí pro každého. XIX. aktualizované vydání. Praha: Polygon, 2009. 440 s. ISBN 978-80-7273-156-5. LAVIČKA, V. Volkswagen zvyšuje investice o třetinu, aby odrazil nápor Korejců. Hospodářské noviny Byznys, 27. listopadu 2012, str. 1. ISSN 1213-7693. MINISTERSTVO Obchodného
SPRAVODLIVOSTI registra
Aktualizace: 2012-05-09.
SLOVENSKEJ REPUBLIKY.
Okresného [cit.
súdu
Bratislava
2012-09-17].
I.
Dostupné
Výpis z [online]. z:
http://www.orsr.sk/vypis.asp?ID=23042&SID=2&P=0 RYNEŠ, Petr. Podvojné účetnictví a účetní závěrka k 1. 1. 2012. 12. aktualizované vydání. Olomouc: ANAG, 2012. 1096 s. ISBN-978-80-7263-714-0.
45
SLOVENSKÁ REPUBLIKA. Zákon č. 222/2004 Sb., o dani z pridanej hodnoty, v znení neskorších predpisov. STRNADOVÁ, B. Elektronické faktury ušetří firmám statisíce. Hospodářské noviny, 20. listopadu 2012, str. 1. ISSN 1213-7693. STROUHAL J., R. ŽIDLICKÁ, B. KNAPOVÁ. Účetnictví 2009, Velká kniha příkladů.
Vydání
první.
Brno:
Computer
Press,
2009.
659
s.
ISBN-978-80-251-2425-3. VOLKSWAGEN SK. VW SK Fakten und Zahlen 2011. [online]. [cit. 2012-10-28]. Dostupné
z:
http://sk.volkswagen.sk/content/medialib/vwd4/sk/pdf/fakty/_jcr_content/renditions/ rendition.file/cisla-a-fakty---fakten-und-zahlen.pdf VOLKSWAGEN SK [online]. 2011 [cit. 2012-09-16]. Dostupné z: http://www.vw.sk/ VOLKSWAGEN
SK
[online].
[cit.
http://www.offroadvw.sk/
46
2012-09-17].
Dostupné
z:
Seznam obrázků a tabulek Seznam obrázků
Obr. 1 Množství vyrobených automobilů za rok 2011 ............................................ 12 Obr. 2 Oběh účetních dokladů .............................................................................. 21 Obr. 3 Transakce me23n–vyhledání objednávkové faktury ................................... 27 Obr. 4 Týdenní přehled počtu naskenovaných faktur ........................................... 28 Obr. 5 Validace produkčního materiálu – první část .............................................. 30 Obr. 6 Validace produkčního materiálu – druhá část............................................. 31 Obr. 7 Účtování produkčního materiálu……………………………………………… 33 Obr. 8 Účtování investiční faktury………………………………………………….… 34 Obr. 9 Přehled vytištěných stran papírových faktur za období 1.1.– 30.6.2011… 38
Seznam tabulek Tab. 1 Typologie dokladů…………………………………………………………….. 22 Tab. 2 Průběh účtování bezobjednávkových faktur………………………………. 35
47
ANOTAČNÍ ZÁZNAM
AUTOR
Monika Lelitovská
STUDIJNÍ OBOR
6208R163 Podniková ekonomika a finanční management
NÁZEV PRÁCE
Zpracování dodavatelských faktur ve VOLKSWAGEN SLOVAKIA, a. s.
VEDOUCÍ PRÁCE
doc. Ing. Tomáš Krabec, MBA, Ph.D.
INSTITUT
IUF – Institut účetnictví a finančního řízení podniku
POČET STRAN
49
POČET OBRÁZKŮ
9
POČET TABULEK
2
POČET PŘÍLOH
0
STRUČNÝ POPIS
KLÍČOVÁ SLOVA
ROK ODEVZDÁNÍ
2012
Tématem mé bakalářské práce je zpracování dodavatelských faktur ve společnosti VOLKSWAGEN SLOVAKIA, a. s. Cílem práce byl komplexní popis zpracování dodavatelských faktur ve zmíněné společnosti, zhodnocení kladů a záporů jednotlivých používaných metod zpracování včetně jejich budoucího vývoje. Práce je rozdělena na teoretickou a analytickou část. V teoretické části byla stručně charakterizována společnost VOLKSWAGEN SLOVAKIA, a. s., zejména z ekonomického hlediska a bylo popsáno postavení faktury z pohledu účetnictví. V analytické části své práce jsem se zaměřila na zpracování dodavatelských faktur ve společnosti VOLKSWAGEN SLOVAKIA, a. s., a popsala jsem jednotlivé kroky zpracování dokladu od jeho přijetí až po předání perfektního dokladu k platbě. Rozebrala jsem jednotlivé formy zpracování dokladů, identifikovala jsem nedostatky a navrhla jejich řešení.
účetnictví, doklad, zpracování dodavatelských faktur, VOLKSWAGEN SLOVAKIA, a. s.
PRÁCE OBSAHUJE UTAJENÉ ČÁSTI: Ne
48
ANNOTATION
AUTHOR
Monika Lelitovská
FIELD
6208R163 Business Management and Finance Supplier invoice processing at Volkswagen Slovakia, a. s.
THESIS TITLE
SUPERVISOR
doc. Ing. Tomáš Krabec, MBA, Ph.D.
INSTITUTE
Institute of Finance and Accounting
NUMBER OF PAGES
49
NUMBER OF PICTURES
9
NUMBER OF TABLES
2
NUMBER OF APPENDICES
0
YEAR
2012
SUMMARY
The subject of my thesis is processing of supplier invoices at Volkswagen Slovakia, a. s. The aim of the thesis was a complete description of the invoice processing and assessment of pros and cons of the individual processing methods including their future development. The thesis is divided into a theoretical and an analytical part. The theoretical part briefly describes Volkswagen Slovakia, a. s. with focus on the economical aspect as well as the position of an invoice from the accounting point of view. In the analytical part I focused on the supplier invoice processing within Volkswagen Slovakia, a. s. I described the subsequent steps from the receipt of the invoice up to the handover of a perfect proof of payment. I analysed the individual forms of processing, identified their imperfections and issued suggestions for their improvement.
KEY WORDS
accounting, proof of payment, processing of supplier invoices, Volkswagen Slovakia, a. s.
THESIS INCLUDES UNDISCLOSED PARTS: No
49
