ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola
BAKALÁŘSKÁ PRÁCE
2012
Lenka HOLCOVÁ
ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola
Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu
Nákupní proces v útvaru všeobecného nákupu ŠKODA AUTO a.s., jeho optimalizace a systémová podpora
Lenka HOLCOVÁ
Vedoucí práce: Ing. Jiří Jíra
Prohlašuji,
že
jsem
bakalářskou
práci
vypracovala
samostatně
s použitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce.
Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná a v práci jsem neporušila autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb. o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským).
V Mladé Boleslavi, dne 4.12.2012
3
Děkuji Ing. Jiřímu Jírovi za odborné vedení bakalářské práce, poskytování rad a informačních podkladů. 4
Obsah SEZNAM POUŽITÝCH POJMŮ A ZKRATEK......................................................... 7 ÚVOD .................................................................................................................... 8 1
Funkce a cíle nákupu ...................................................................................... 9
2
Segment B2B ................................................................................................ 10
3
4
2.1
Princip B2B ............................................................................................. 11
2.2
Přínosy B2B ............................................................................................ 11
2.3
Trh B2B................................................................................................... 12
2.4
B2B komunikace ..................................................................................... 13
Oddělení nákupu ŠKODA AUTO, a.s. ........................................................... 15 3.1
Výrobní nákup ......................................................................................... 15
3.2
Všeobecný nákup ŠKODA AUTO, a.s. .................................................... 16
3.3
B2B komunikace ve ŠKODA AUTO, a.s. ................................................. 17
3.3.1
DUN & Bradstreet, D-U-N-S číslo ..................................................... 18
3.3.2
LDB .................................................................................................. 18
3.3.3
OVS .................................................................................................. 19
3.3.4
GLOBE ............................................................................................. 20
Analýza nákupního procesu včetně systémové podpory ............................... 21 4.1
Objednací návrh (ON) ............................................................................. 21
4.2
Výběrové řízení ....................................................................................... 21
4.2.1
Výběrové řízení dle výše obchodního případu .................................. 22
4.2.2
Poptávka .......................................................................................... 23
4.2.3
Příjem cenových nabídek ................................................................. 23
4.2.4
Technické vyhodnocení .................................................................... 24
4.2.5
Cenové jednání ................................................................................ 24 5
4.2.6
Prezentace ....................................................................................... 24
4.2.7
Objednávka ...................................................................................... 25
4.3
Systémová podpora nákupu ve ŠKODA AUTO, a.s. ............................... 25
4.3.1
EBP .................................................................................................. 25
4.3.2
SAP .................................................................................................. 26
4.3.3
GLOBE ............................................................................................. 26
4.3.4
Platforma dodavatelů ........................................................................ 27
Optimalizace nákupního procesu .................................................................. 28
5
5.1
Počátek procesu ..................................................................................... 28
5.2
Založení případu v GLOBE ..................................................................... 28
5.3
Bieterliste (seznam potenciálních dodavatelů) ........................................ 29
5.4
Cenové jednání ....................................................................................... 29
5.5
Tvorba prezentace .................................................................................. 30
5.6
Vyhodnocení případu .............................................................................. 31
Vlastní návrh řešení či aplikace ..................................................................... 32
6
6.1
Nízká kvalita POBJ ................................................................................. 32
6.2
Zadávání dat do GLOBE manuálně ........................................................ 32
6.3
Zadávání okruhu dodavatelů ................................................................... 33
6.4
Schvalování Bieterliste ............................................................................ 33
6.5
Separátní rozesílání jednacích protokolů ................................................ 33
7
Závěr ............................................................................................................ 34
8
Seznam literatury .......................................................................................... 36
9
Seznam obrázků a tabulek ............................................................................ 37
10
Seznam příloh ............................................................................................ 38
6
SEZNAM POUŽITÝCH POJMŮ A ZKRATEK B2B
Business to business
B2C
Business to customer
CSC
Corporate Sourcing Committee
D&B
Dun & Bradstreet
e-Class
Kategorie v systému GLOBE
EBP
Systém pro elektronické pořizování nákupních dokladů (Enterprise Buyer Professional)
GLOBE
Koncernový systém pro všeobecný nákup
K-BA
Všeobecný nákup VW (Konzern Beschaffung Allgemein)
LDB
Lieferantendatenbank
NV
Všeobecný nákup
NVS
Nákup služeb a logistických potřeb
NVI
Nákup investic
ON
Objednací návrh
OVS
Online Verhandlung System
POBJ
Požadavek na objednávku
SAP
Integrovaný systém pro řízení podniku
ŠA
ŠKODA AUTO, a.s.
Vergabevorschlag Návrh zadání VW
Volkswagen AG
7
ÚVOD Nákupní proces v útvaru všeobecného nákupu ve ŠKODA AUTO, a.s. jsem si jako téma své bakalářské práce zvolila z důvodu detailního rozboru nákupního procesu s cílem zjistit jeho slabá místa a navrhnout možná řešení pro jeho optimalizaci. V teoretické části své práce se nejprve zaměřím na problematiku B2B segmentu. Prvotní zaměření je na informace o segmentu B2B, a protože nedílnou součástí obchodování na podnikové úrovni je i výměna obchodních a logistických informací, zmíním i neméně důležitou B2B komunikaci. Druhým důležitým bodem teoretické části je problematika nákupu jako takového. Nejprve uvedu informace o organizaci nákupu a jeho rozdělení na jednotlivá oddělení. Také upřesním proces nákupu od vzniku samotného obchodního případu, přes výběrové řízení, poptávkový proces, obdržení a zpracování nabídek až po vystavení finální objednávky. Jelikož je v každé společnosti důležitá informovanost interních zaměstnanců, zahrnu do kapitoly o procesu nákupu i jeho systémovou podporu. Informační systémy jsou ve velkých firmách nezbytné, a proto se ve druhé části zmíněné kapitoly zaměřím i na konkrétní informační systémy využívané firmou ŠKODA AUTO, a.s. V praktické části se zabývám optimalizací nákupního procesu. Mým cílem je zmapování procesu nákupu s vyhledáním jeho slabých stránek a následným návrhem kroků, které přispějí k jejich odstranění. Cílem optimalizace nákupního procesu bude jeho zjednodušení, zrychlení a v poslední řadě i větší informovanost všech zaměstnanců zainteresovaných do konkrétního obchodního případu.
8
1 Funkce a cíle nákupu Nákup zahrnuje všechny činnosti podniku, které mají za cíl získání hmotných i nehmotných vstupů do podniku. V širším slova smyslu lze nákup v podniku charakterizovat jako soubor činností podniku souvisejících se stanovením potřeb materiálových zdrojů na zabezpečení předmětu činnosti podniku a spojení s jejich obstaráním, dopravou, distribucí vstupů (jako je skladové hospodářství), řízením zásob a případnou jejich úpravou před předáním do výroby, kontrolou a reklamací nekvalitních vstupů. Základní funkcí nákupu podniku je zabezpečení předpokládaného průběhu základních,
pomocných
a
obslužných
výrobních
i
nevýrobních
procesů
surovinami, materiálem, výrobky a službami. K tomu, abychom mohli výše uvedené splňovat, potřebujeme co nejpřesněji a včas zjišťovat budoucí předpokládané potřeby materiálu, včas pojednávat a uzavírat smlouvy o ekonomicky efektivních dodávkách,
sledovat
a regulovat
stav
zásob a
zabezpečovat jejich efektivní využití a vytvářet a zdokonalovat odpovídající informační systém pro řízení nákupního procesu (Tomek, Hofman, 1999b). Cíle lze definovat jako stavbu budoucnosti, které je potřeba prostřednictvím různých činností dosáhnout, případně zabránit. Mezi cíle nákupu patří: uspokojování potřeb snižování nákupních nákladů zvyšování jakosti nákupu snižování nákupního rizika zvyšování flexibility nákupu podporování nákupních cílů orientovaných na veřejné zájmy.
9
2 Segment B2B B2B je nejstarší složkou elektronického podnikání tzv. (e-business). B2B zkratka pochází z anglického termínu Business to Business, což je možné přeložit jako (obchodník → obchodník). B2B se tedy týká obchodních vztahů a vzájemné komunikace mezi dvěma společnostmi. Segmentem Business to Business se rozumí
obchod
mezi
dvěma
firmami.
Problematika
B2B
se
z pohledu
internetového obchodu označuje jako jeden z nejperspektivnějších směrů, kterým se mohou „internetoví“ a ostatní podnikatelé vydat. V jednodušším pojetí je B2B forma obchodní komunikace mezi odběratelem a dodavatelem. Pod pojem e-business ale nepatří pouze internetové obchody nebo rezervační systémy, které používají např. cestovní agentury. E-business tedy není jen o elektronickém obchodování (tzv. e-commerce). Pojem e-commerce zahrnuje i spoustu dalších aktivit, které si kladou za cíl podporu a zvýšení efektivnosti již zaběhlých podnikových procesů, jako jsou systémy pro správu dat, mezi které patří intranety, extranety nebo CRM systémy. Tab. 1 Příklady B2B elektronického obchodu (e-business)
Název Stánky WWW (web)
Popis služby Základní internetová služba, jež umožňuje prezentovat a vyhledávat informace pomocí webových prohlížečů
e-mail
Elektronická pošta umožňuje velmi levnou a rychlou komunikaci mezi dvěma uživateli
Online katalogy
Databázová služba na internetu, kterou lze využívat pomocí webového prohlížeče
Použití pro e-business Informace o nabízených produktech Prezentace firmy Komunikace s potenciálními dodavateli Komunikace se stávajícími dodavateli Nákupní cena Poptávka po vstupních výrobních faktorech Poptávka služeb Poptávka po informacích
Zdroj: LUKOSZOVA, X. Nákup a jeho řízení. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2004. ISBN 80-2510174-6, str. 119 10
B2B vztahy fungují na principu elektronické výměny dat. Mohou jimi být základní informace (např. faktury, objednávky), jejichž elektronická podoba umožňuje snížit náklady, automatizovat celý proces a zároveň zvýšit jeho rychlost. Vyšší stupeň B2B obchodování zahrnuje např. B2B internetová tržiště, jejichž hlavní činností je zprostředkování obchodů. 2.1 Princip B2B B2B aplikace funguje jako databáze, do které může odběratel přistupovat pomocí internetu a seznamovat se s nabídkami od dodavatelů, v opačném případě může zadávat nabídky pro protistranu. B2B aplikace lze přirovnat např. k běžným elektronickým obchodům, rozdílem ale je, že každá firma má vlastní obchodní podmínky, na základě kterých je možné uskutečňovat obchody. B2B aplikace umí také sledovat stavy skladů a provádět automatické objednávky u subdodavatelů. 2.2 Přínosy B2B B2B umožňuje snižovat náklady a v důsledku toho se snižuje i administrativní zátěž. Klíčovým důvodem, proč by se využitím B2B systémů měli začít zabývat jak malí, tak i velcí podnikatelé, je především snížení nákladů. Na onom snížení nákladů se z větší části podílí již zmíněné snížení administrativní zátěže, tzn., že se v případě dobrého B2B systému provede mnoho věcí automaticky, např. dodavatel dostane objednávku elektronickou cestou. Automatizací se rozumí soubor prováděných činností, mezi které mimo jiné patří kontrola zboží na skladě, objednání chybějící zboží, vystavení daňových dokladů, dodacích listů. Díky možnosti správného využití řízení zásob pomocí B2B vznikají poněkud důležitější úspory, které přímo souvisí s nižšími kapitálovými nároky. Dalším pozitivem je i získávání nových kontaktů a utužování těch stávajících, kterým bude vyhovovat tento jednoduchý a rychlý způsob komunikace.
11
Úspory neboli přínos celého procesu je odhadován na dvacet až padesát procent. Dalším důkazem důležitosti B2B je stále stoupající zájem i větších společností. V případě B2B tedy nelze mluvit o zbytečnosti. Posledním krokem využití B2B je přístup k internetu jako k distribučnímu kanálu. Právě díky možnosti využití zmíněného distribučního kanálu, je komunikace skrze B2B portály značně urychlena. 2.3 Trh B2B Trh B2B je tvořen všemi organizacemi, které nakupují výrobky a služby, aby je mohly použít při výrobě dalších výrobků a služeb, které jsou dále prodávány, pronajímány nebo dodávány ostatním. Součástí jsou tedy jak maloobchodní, tak velkoobchodní firmy, které zboží pořizují zpravidla za účelem pronájmu či dalšího prodeje s určitým ziskem. Z uvedených informací vyplývá, že trh organizací, neboli B2B trh, je obrovský. U B2B trhů lze nalézt i určitou podobnost trhům spotřebním. Stejně jako u trhu organizací, jde ve spotřebních trzích o osoby, které přebírají nákupní role a provádějí tak vlastní nákupní rozhodnutí, které směřuje k uspokojování potřeb. I přesto, že se u těchto trhů nacházejí shodné znaky, mají trh organizací a spotřebitelský trh několik odlišností. Hlavním rozdílem je struktura trhu a poptávky, povaha nákupní jednotky či v neposlední řadě i typ rozhodnutí v rozhodovacím procesu. Na trzích B2B je koncentrace poptávky organizací, jakožto poptávka odvozená, větší. Odvozenou poptávkou se rozumí poptávka organizací, která je odvíjena od poptávky po spotřebním zboží. Na mnoha trzích se nachází i poptávka neelastická, kterou je možné definovat jako poptávku po produktu, která se v závislosti na ceně příliš nemění. Dalším důležitým rozdílem je povaha nákupní jednotky. Do nákupu organizací je většinou oproti spotřebitelským nákupům zainteresováno mnohem více kupujících. Proto jsou nejdůležitější jednotkou organizace školení nákupčí, kteří rozvíjejí své schopnosti v průběhu celé své kariéry. Většinou platí pravidlo, že čím starší je nákupčí, tím je zároveň i zkušenější, protože se za dobu svého působení setkal s mnoha odlišnými případy. Obecně platí, že složitější nákup zahrnuje ve svém nákupním procesu i více lidí. V případě nákupu důležitého, či příliš drahého zboží, 12
se zakládají i nákupní komise. Tyto nákupní komise se skládají z technických odborníků a členů vedení. Rozhodnutí pro tyto nákupní případy trvají delší dobu, můžeme mluvit o řádech měsíců či o roce. Důležitou roli tak hraje technická specifikace produktu, pečlivé hledání potenciálních dodavatelů, následné formální schválení a nákupní objednávka. Z tohoto důvodu některé firmy vytváří i příručky či směrnice, které podrobně popisují nákupní proces a obsahují velmi přehledné a veškeré důležité informace, potřebné k hladkému průběhu celého nákupního procesu. V krátkém časovém období tak dodavatelé dostávají obchodní objednávky. Pro ty dodavatele, kteří se orientují spíše na firmy, je důležité navázat dlouholeté obchodní vztahy. Udržování vztahů spočívá v uspokojování aktuálních potřeb. Zároveň je potřeba myslet dopředu, tzn. na budoucí potřeby zákazníka. Jako další charakteristiky trhů můžeme uvést leasing nebo přímý nákup. V případě leasingu se jedná o nákup vybavení, které je pronajímáno, tedy pořizováno nepřímo. Nájemce získává nespočet výhod, jako je větší disponibilní kapitál, povědomí a získávání nejnovějších produktů daného prodejce, lepších služeb a další. Pro pronajímatele to znamená větší čistý příjem a možnost dalšího prodeje zákazníkům. Přímým nákupem rozumíme nákup přímo od prodejců. Speciálně je tento typ nákupu používán, jedná-li se o nákup technicky složitých produktů či nákladných předmětů. Kotler ve své knize uvádí například nákup počítačů přímo od firmy IBM. 2.4 B2B komunikace Pojem B2B komunikace popisuje komunikaci mezi právnickými osobami (firmami či orgány veřejné správy) s cílem uzavřít nějaký obchod. Pod B2B komunikací se rozumí elektronická komunikace, která je založena na propojení informačních systémů dvou a více firem. Jedná se tedy o jakýsi přelom, jelikož dříve se pod elektronickou komunikací rozuměl jakýkoli e-shop, nabízející své produkty firmám. U komunikace je velmi důležité rozdělení cílových skupin, tzv. cílení. B2C komunikace, což znamená prodej koncovým spotřebitelům, se zaměřuje na cílové skupiny, jako jsou např. studenti vysokých škol, ženy mezi 25 – 40 lety, muži s vyšším příjmem. U B2B komunikace je však segmentace trhu odlišná. Je 13
potřeba tedy komunikace členit na tzv. vertikály, čímž se rozumí obory podnikání daných firem. Je vcelku logické, že firma zabývající se např. zemědělstvím nebude úspěšná v zakázkách marketingového charakteru. Další členění u B2B komunikace je členění dle velikosti, což je zároveň těžko specifikovatelné. Dělení firem dle zisku také není vhodným kritériem. Dalším možným kritériem je dělení dle obratu. Obecně se dá tvrdit, že firma, která utrží miliardu korun je nepochybně větší než ta, která utrží pouhý milion. Proto je nejvhodnějším kritériem právě výše obratu. Důležité v oblasti B2B komunikace je uvědomit si, komu je tato komunikace vlastně směřována. Zákazníkem nikdy není anonymní firma, nýbrž konkrétní člověk. Obvykle je to manažer nebo majitel firmy, ale v jejich rozhodování je podstatný rozdíl. Majitel firmy chce logicky utržit co nejvíce peněz, buď krátkodobě, nebo dlouhodobě. Zároveň ho bude zajímat i spokojenost zaměstnanců, pověst firmy nebo podpoření ekonomiky v místě působení dané firmy. Zatímco takový manažer uzavírá obchody za účelem splnění určitého cíle, od kterého je pak i odvíjen jeho plat. Firmy v oblasti B2B komunikace hledají spíše něco, co jim pomůže vyřešit jejich požadavek, cena je pak spíše sekundárním faktorem. Tuto problematiku můžeme nalézt např. v oblasti služeb. Firmy nehledají to, co je nejlevnější. Hledají co možná nepřesnější řešení, které bude maximálně splňovat jejich požadavky, aby dosáhli co možná nejefektivnějších výsledků. Proto je důležité umět komunikaci cílit na ty správné segmenty trhu.
14
3 Oddělení nákupu ŠKODA AUTO, a.s. ŠKODA AUTO, a.s. je rozdělena do sedmi oblastí. Jedná se o oblasti ekonomie, prodeje a marketingu, předsedy představenstva, výroby a logistiky, technického vývoje, řízení lidských zdrojů a nákupu. Další zaměření ale bude pouze na oblast nákupu, které je také věnována poměrná část bakalářské práce. Oblast nákupu, jako jedna z uvedených sedmi oblastí, zajišťuje nákup výrobního a režijního materiálu, služeb a investičních celků pro potřeby ŠKODA AUTO, a.s. Mezi hlavní činnosti nákupu patří smluvní zajištění dodávek, snižování materiálových nákladů, zajištění dodavatelských kapacit, podpora lokalizace v zahraničních lokalitách společnosti a stanovení a optimalizace struktury dodavatelů v rámci koncernového CSC procesu. Nákup ve ŠKODA AUTO, a.s je rozdělen na dvě různé oblasti. Na nákup výrobní a nákup všeobecný (viz příloha č.1). 3.1 Výrobní nákup Výrobní nákup se zabývá výběrem dodavatelů dílů a komponentů pro výrobu vozu, zohledňuje požadavky na technickou úroveň, kvalitu, cenu a termíny. Jedná se tedy o nákup materiálu, který je na konečném výrobku viditelný. Detailnější struktura výrobního nákupu je zřejmá z obrázku uvedeného v příloze č. 1 bakalářské práce. Výrobní nákup se skládá z 6 oddělení. Jedním z nich je řízení projektů nákupu, které se zaobírá plánováním a koordinací činností s cílem o dosažení finančních a termínových cílů. Oddělení nákupu kovů se zabývá nákupem kovového materiálu. Forward a Global sourcing je oddělení zaměřené především na výběr dodavatelů, zajištění a koordinaci aktivit spojených s poptávkovým procesem včetně prezentace na lokálním či koncernovém grémiu, vyhledává potenciální dodavatele a podporuje lokalizaci. Global sourcing poptává díly v sérii. Dalším oddělením výrobního nákupu je nákup chemie interiér, do jehož kompetencí spadá nákup výrobního materiálu z oblasti interiéru. Podobně je tomu u oddělení nákup chemie exteriér, kde je zajištěn nákup výrobního materiálu z oblasti exteriérových dílů. Posledním článkem výrobního nákupu je nákup elektro, který je zodpovědný za nákup elektro dílů. 15
3.2 Všeobecný nákup ŠKODA AUTO, a.s. Útvar všeobecný nákup, neboli NV, zajišťuje nákup investičních celků, náhradních dílů pro stroje a zařízení, provozních prostředků, služeb a ostatních aktivit nevýrobního charakteru. Předmětem činnosti NV je: smluvní zajištění dodávek podpora lokalizace v zahraničních lokalitách společnosti stanovení a optimalizace struktury dodavatelů v rámci koncernového CSC procesu koordinace aktivit nákupu souvisejících s recyclingem prodej nepotřebného výrobního materiálu, investičního majetku a výrobního šrotu snižování nákladů
Zdroj: Zaměstnanecký portál ŠA, 2012 Obr. 1: Organizace oddělení NV
NV se dále dělí na nákup služeb a logistických potřeb (dále jen NVS) a nákup investic (NVI). Předmětem činnosti NVI jsou: lisovací zařízení palubní literatura kancelářský materiál 16
šroubovací a svařovací technika stavební práce transportní zařízení tlakové formy nábytek provozní prostředky montážní zařízení a další.
Oddělení NVS nakupuje: všeobecné služby tlumočnictví a překladatelství marketing, výstavy a veletrhy IT zařízení logistické služby služební cesty konstrukční a vývojové práce a další. Nákupní procesy ve všeobecném nákupu ŠKODA AUTO, a.s. mají svůj přesně stanovený postup v určité posloupnosti činností. Veškeré činnosti jsou prováděny prostřednictvím
elektronických
systémů
přímo
prostřednictvím
jednotlivých
nákupčích. 3.3 B2B komunikace ve ŠKODA AUTO, a.s. Samotná B2B komunikace probíhá s dodavateli pomocí internetu. Systém B2B byl ve ŠKODA AUTO, a.s. zaveden v roce 2002 a stále se pracuje na jeho zdokonalování. Pro dodavatele, kteří chtějí s firmou ŠKODA AUTO, a.s. přes systém B2B spolupracovat, je klíčový pravidelný přístup k internetu.
17
3.3.1 DUN & Bradstreet, D-U-N-S číslo Registrace na portálu DUN & Bradstreet je klíčová k registraci do systému B2B. Společnost Dun & Bradstreet nabízí přístup ke světové databázi hospodářských informací. D&B zpracovává a poskytuje firemní údaje již více než 160 let. Databáze D&B je místem přesných, kompletních, aktuálních a konzistentních informací. V souhrnu obsahuje informace o více jak 152 milionech firem celkem z 200 světových zemí a denní aktualizací prochází více než 1,5 milionu firemních profilů. Využití pro firmy spočívá v získávání informací, ověřování či prověření potenciálních obchodních partnerů online. Po zaregistrování v systému získá firma své jedinečné identifikační číslo, tzv. D-U-N-S číslo. D-U-N-S číslo je devítimístný číselný znak, díky kterému je možné nalézt firmu jemu příslušnou v kterékoli části světa. D&B také sleduje právě pomocí zmíněného D-U-N-S čísla také vazby mezi mateřskými a dceřinými společnostmi či pobočkami. Tento systém patří k nejpoužívanějším systémům světových organizací a je celosvětově doporučován a uznáván organizacemi a obchodními uskupeními jako například OSN, vládami USA či evropskou komisí. V dnešní globální ekonomice D-U-N-S čísla slouží k celosvětové identifikaci podniků. Pro dodavatele ŠKODA AUTO, a.s. znamená získání tohoto čísla možnost přihlášení se na platformu dodavatelů www.vwgroupsupply.com, na kterém je umístěna koncernová dodavatelská databanka. 3.3.2 LDB
LDB (z německého Lieferantendatenbank) v českém překladu databanka dodavatelů. Vznik této databanky je úzce spjat se vzrůstající neúplností informací o koncernových dodavatelích. Původně měl každý nákupní systém užívaný ve VW svoji vlastní databanku dodavatelů. Pokud došlo ke změně aktuálních údajů, nebyly informace aktualizovány ve všech nákupních systémech. Nezbytností bylo všechny tyto aktualizované informace zajistit, a proto byla založena LDB. Jakmile koncernový dodavatel obdrží D-U-N-S číslo (viz odstavec výše), zaregistruje se na platformě dodavatelů, kde vyplní základní údaje o své firmě. Tímto okamžikem se 18
informace stávají přístupné celému koncernu. Určení pracovníci pak kontrolují shodnost údajů v D&B s údaji uvedenými na LDB. Proto je tedy klíčovou a nezbytnou součástí navázání obchodních vztahů registrace podniků na D&B. Bez této registrace není možnost registrovat se na koncernovou platformu dodavatelů.
Zdroj: www.vwgroupsupply.com Obr. 2: Schéma komunikace přes portál B2B
3.3.3 OVS
OVS nebo Online Verhandlung System, což v českém překladu můžeme vyjádřit jako systém pro elektronická online jednání. Tento systém je klíčový pro jednotlivá online jednání, které se uskutečňuje v konečné fázi výběrového řízení. Nákupčí sestaví příslušné online jednání, tzn., nadefinuje seznam účastníků, čas zahájení samotného jednání a nastaví parametry, mezi které můžeme zahrnout dobu online jednání či dostupnost některých informací. V určený čas se jednotliví účastníci přihlásí na webové stránce ovs.volkswagen.de, kde zadají své identifikační číslo a heslo a tím je jim zaručen přístup na příslušné online jednání. Během jednání systém sám shromažďuje informace a sestavuje průběžné pořadí účastníků 19
cenového jednání, kde jednotliví účastníci nevidí pořadí ostatních konkurentů. Celé jednání je řízeno příslušným nákupčím, který může během jednání s firmami komunikovat. Samotné online jednání může, s ohledem na přednastavenou délku jednání, trvat i několik desítek minut či hodinu. Bezprostředně po ukončení online jednání je známé pořadí všech účastníků i samotný vítěz. 3.3.4 GLOBE Program GLOBE tvoří nedílnou součást B2B komunikace ve ŠKODA AUTO, a.s. Tento program slouží k online rozesílání poptávek a zadávání nabídek. Systém slouží ke zpracování všech obchodních případů v hodnotě větší než 50 tisíc eur v rámci celého oddělení všeobecného nákupu koncernu. Proces zahrnuje sestavení seznamu poptaných firem, tzv. Bieterliste, přes jeho schválení po informace o nabídkách jednotlivých dodavatelů a to jak před, tak i po technickém jednání a samozřejmě také po obchodním jednání. Po zajištění všech kroků následuje schvalování celého případu, jehož data jsou promítána přímo ze systému.
20
4 Analýza nákupního procesu včetně systémové podpory Tato kapitola je zaměřena na shrnutí situace od vzniku obchodního případu přes výběrové řízení, proces poptávky a získávání nabídek, výběr dodavatele, technické vyhodnocení přes cenové jednání až po samotné vystavení objednávky. 4.1 Objednací návrh (ON) Na počátku celého nákupního procesu stojí určitá potřeba. Tato potřeba je následně shrnuta v objednacím návrhu. Tvorba ON (viz příloha č. 2) je v kompetenci příslušného odborného útvaru a spočívá ve vyplnění klíčových informací. V takovém objednacím návrhu neboli nákupním košíku, je přesně uvedeno, o jakou potřebu se jedná, jaký je na danou potřebu rozpočet a požadovaný termín dodání. Každý ON podléhá schvalovacímu procesu a to na základě interních předpisů. Za financování a schvalování konkrétního ON je zodpovědné oddělení controllingu. V každém schvalovacím procesu jednotlivých ON musí být uvedena osoba za oblast controllingu. Pokud tomu tak není, příslušný nákupčí není oprávněn vystavit nákupní objednávku. Každý ON musí obsahovat určité náležitosti. V prvé řadě je to číslo objednacího návrhu, značka a číslo útvaru, který vytvořil požadavek pro vytvoření ON (neboli žadatel). Dále je to definování potřeby, tzn. předmět dodávky materiálu či služby, množství a předpokládaná cena s uvedeným termínem dodávky. Další nezbytností je uvedení konta, ze kterého bude tato dodávka uhrazena, datum vystavení ON a soupis osob zainteresovaných do schvalovacího procesu. Správně vyplněný ON a technické zadání k dodávce, kterým je myšlena podrobná technická specifikace dodávky) je předán na oddělení všeobecného nákupu příslušnému nákupčímu. Na základě těchto podkladů nákupčí zahajuje výběrové řízení. 4.2 Výběrové řízení Výběr dodavatele je založen na úplných podkladech, které jsou přílohou ON, nebo které nákupčí obdrží od odborného útvaru. Úkolem nákupčího je pak výběr potenciálních dodavatelů. Dodavatelé jsou do výběrového řízení zapojování na 21
základě posuzování způsobilosti, kde se posuzuje kvalita nabízeného materiálu či služby a charakteristika dodavatele (goodwill, obchodní podmínky, cena, platební a dodací podmínky, garance) 4.2.1 Výběrové řízení dle výše obchodního případu Výběrové řízení na všeobecném nákupu ve ŠKODA AUTO, a.s. neprobíhá vždy stejně. Je závislé na předpokládaném finančním objemu zakázky. Mezníkem pro výběr typu výběrového řízení je hranice 50 tisíc eur. 4.2.1.1 Obchodní případy pod 50.000 EUR Případy, které mají předpokládanou finanční hodnotu nižší než 50 tisíc eur, probíhají pouze v rámci všeobecného nákupu ŠA bez zapojení koncernu. Postup pro tento typ výběrového řízení závisí z počátku především na odborném útvaru. Úkolem odborného útvaru je poptat minimálně tři firmy, od kterých si vyžádá cenovou nabídku. Po obdržení nabídek dojde k jejich vyhodnocení. Vyhodnocení je doloženo příslušným dokladem, tzv. návrhem zadání (Vergabevorschlag - viz příloha č. 3), kde odborný útvar uvede číslo projektu, předmět dodávky a soupis poptaných dodavatelů a uvede skutečnost, zda jsou tito dodavatelé technicky způsobilí daný projekt zajistit či ne. ON spolu s návrhem zadání je následně odeslán na nákup, kde příslušný nákupčí zahájí cenové jednání s dodavateli, kteří byli odborným útvarem vyhodnoceni jako technicky vyhovující a jsou tedy schopni daný projekt zajistit. Po ukončení cenového jednání je nákupní objednávka vystavena na cenově nejvýhodnější firmu. 4.2.1.2 Obchodní případy nad 50.000 EUR U obchodních případů, kde předpokládaná finanční hodnota je vyšší než 50.000 EUR, je postup poněkud složitější. Výběrové řízení se provádí v procesu Global Sourcing, který je zajišťován systémem GLOBE. Tento proces probíhá v několika krocích, kde každý z těchto kroků je zpracován v systému GLOBE a podléhá schvalovacímu procesu. Počátek celého výběrového řízení opět začíná v odborném útvaru, který předá do oddělení všeobecného nákupu technické zadání, na jehož základě nákup poptá 22
stanovený okruh dodavatelů. Všechny cenové nabídky zasílají dodavatelé přímo na nákup. Po uplynutí termínu odevzdání nabídek jsou všechny došlé nabídky odeslány odbornému útvaru k technickému vyhodnocení. Ten má za úkol vyhodnotit všechny došlé nabídky po technické stránce a zjištěné skutečnosti opět uvést do příslušného formuláře – návrhu zadání. Po stanovení technicky vyhovujících a nevyhovujících nabídek zašle návrh zadání zpět na nákup, který zahájí cenové jednání pouze s technicky vyhovujícími dodavateli. Cenové jednání s firmami probíhá pomocí jednacích protokolů (viz příloha č. 4) – dokumenty, ve kterých je uvedené číslo poptávky, název firmy, kontaktní osoba, cena, dodací a platební podmínky. Jednací protokol je odeslán dodavateli s žádostí o vyplnění konečné ceny a podepsaný je zaslán zpět na nákup. Vítězem výběrového řízení je pak dodavatel s nejnižší nabízenou cenou. 4.2.2 Poptávka Poptávka je rozesílána za účelem vyžádání cenových nabídek od dodavatelů, kterým byla zaslána. I poptávka musí obsahovat několik náležitostí. Mezi ty nejdůležitější patří číslo poptávky, u případů nad 50.000 EUR je to číslo přiřazené systémem GLOBE, název obchodního případu, termín odevzdání nabídek spolu s termínem dodání služby či zboží. Nedílnou součástí samotné poptávky jsou také kontakty na obchodního partnera za stranu oddělení nákupu ŠA a kontakt na osobu, která je zodpovědná za technické otázky k případu. Poptávka je většinou rozesílána v elektronické podobě s potřebnými přílohami, jako je technické zadání a všeobecné nákupní podmínky ŠKODA AUTO, a.s. Existuje i další způsob rozesílání poptávky a to přímo ze systému GLOBE, kde vybrané firmy obdrží poptávku ihned po odeslání ze systému. Touto cestou dochází k úspoře jak administrativních nákladů, tak úspoře časové. 4.2.3 Příjem cenových nabídek Všem poptaným dodavatelům jsou zaručeny stejné podmínky, tzn., že každý z dodavatelů má na vypracování nabídky stejný časový prostor a jsou mu poskytnuty totožné podklady. Nabídka vypracovaná ze strany dodavatele je doručena příslušnému nákupčímu nejpozději do termínu uvedeného v poptávce. 23
4.2.4 Technické vyhodnocení Po uplynutí lhůty pro doručení nabídek jsou všechny došlé nabídky odeslány odbornému útvaru k vyhodnocení. Dodavatelé, kteří nedoručí nabídku v termínu, jsou z výběrového řízení vyloučeni. Technické vyhodnocení neboli technické jednání slouží k upřesnění detailů nabídek přímo s dodavatelem. Po tomto jednání je obvykle okruh potenciálních dodavatelů zúžen o ty, kteří nesplnili náležitosti technického zadání. Následným úkolem technického útvaru je vypracování vyhodnocení nabídek po technickém jednání, kde jsou uvedeny všechny poptané firmy, hodnoty jejich cenových nabídek a skutečnost, zda je firma po technické stránce vyhovující či ne. Všechny tyto informace jsou následně uvedeny v návrhu zadání, na základě kterého zahájí příslušný nákupčí cenové jednání. 4.2.5 Cenové jednání Cenové jednání probíhá pouze s dodavateli, kteří byli v technickém jednání vyhodnoceni jako technicky vyhovující pro daný obchodní případ. Nejčastějším typem projednávání je cenové jednání na základě jednacího protokolu. Tento dokument slouží především k projednání finální ceny, za kterou je dodavatel službu poskytnout, ale i k upřesnění dodacích či platebních podmínek. Jednací protokol musí obsahovat číslo nabídky, poptávky a ON, název dodavatele, předmět cenového jednání, cenu nabídkovou a hodnotu target. Target je částka stanovená příslušným nákupčím jako vodítko pro stanovení finální ceny dodavatelem. Mezi další náležitosti protokolu patří dodací a platební podmínky, datum a místo jeho vystavení. 4.2.6 Prezentace Finální nabídky od dodavatelů jsou podkladem pro doplnění cenových informací do systému GLOBE. Finální nabídkou se rozumí technicky vyhovující nabídka snížená o slevu, kterou je dodavatel schopen poskytnout. Na základě všech získaných informací se tvoří prezentace. Prezentace je shrnutí celého obchodního případu. Obsahuje v první řadě číslo poptávky a popis obchodního případu. Nedílnou součást tvoří i srovnání jednotkových cen. Jedná se o jakési cenové zrcadlo, které v přehledné tabulce porovnává cenové hladiny všech zúčastněných 24
firem a výši poskytnutých slev. Dále je nutné vytvořit i technické srovnání, tzn., porovnat jednotkové ceny současného obchodního případu s případy jemu podobnými z minulých let. Cílem je snažit se o neustálé snižování ceny. Posledním krokem je vložení již existujícího návrhu zadání. Po zanesení všech nutných informací a vložení prezentace do systému GLOBE je možné případ přihlásit k prezentaci. 4.2.7 Objednávka Po úspěšné prezentaci a schválení obchodního případu následuje vystavení objednávky. V tento okamžik je nám již znám vítěz výběrového řízení se všemi cenovými a dodacími podmínkami. Pro vystavení objednávky potřebujeme schválený ON, cenovou nabídku, řádně vyplněný jednací protokol a schválený prezentační list. Nákupní objednávku vystavuje příslušný nákupčí v systému SAP. Po zanesení potřebných náležitostí jako je adresa dodavatele, platební podmínky, konečná cena včetně slevy a vložení standardních textů dochází k uložení objednávky. Ihned po uložení je konkrétnímu obchodnímu případu uděleno číslo objednávky, která je tímto připravena k podpisu osobám určeným za stranu ŠKODA AUTO, a.s. Poté je objednávka zaslána na adresu dodavatele s výzvou k jejímu potvrzení. Objednávka se stává právně závaznou po podpisu i ze strany dodavatele. 4.3 Systémová podpora nákupu ve ŠKODA AUTO, a.s. Pro správný a rychlý průběh procesu nákupu je důležitá především informovanost interních zaměstnanců. Jelikož firma ŠA je, co do počtu svých zaměstnanců, velmi rozlehlá, není možné získávat všechny informace pouze osobní formou. Proto ŠA využívá několik informačních systémů, které jsou nezbytné k šíření informací mezi všemi aktéry nákupního procesu. Mezi systémy používané nákupem ŠA patří EBP, SAP, GLOBE, ale také aplikace běžící na portálu www.vwgroupsupply.com. 4.3.1 EBP Systém EBP je nadstavbou SAP. EBP slouží odborným útvarům, respektive jeho žadatelům, vytvořit objednací návrh. Tento objednací návrh se v systému EBP 25
nejen vystavuje, ale probíhá v něm i jeho schválení kompetentními osobami, jimiž jsou hlavně vedoucí žadatele a příslušné osoby z oddělení controllingu. Po schválení objednacího návrhu dochází k přeměně na požadavek na objednávku, který se díky rozhraní mezi systémy EBP a SAP zobrazí ke zpracování příslušnému nákupčímu. 4.3.2 SAP SAP je centrální informační systém, který je schopen propojit nejen podnikové procesy, ale i procesy dodavatelů a zákazníků. Nabízí nám komplexní, integrované a otevřené řešení. Komplexnost vyjadřuje zastřešení všech činností, které jsou potřebné pro chod podniku. Integrované znamená, že všechny činnosti jsou v systému vzájemně propojené tak, aby změna v jedné oblasti vyvolala změnu i v oblasti druhé. Příkladem integrace je rozhraní systémů SAP a EBP. Otevřeností se rozumí možnost spolupracovat s několika moduly a připojovat k nim další. Dovoluje i napojení na externí systémy. Jeho účelem je vytvoření logistického řetězce, který pokrývá cestu od dodávky materiálu až po doručení výrobku. Společnost ŠA pracuje s verzí SAP R/3, která je v souladu s účetnickými standardy přeložena i do českého jazyka. Systém SAP umí zpracovat více národních měn, podporuje směnné kurzy a dokáže zajistit převod na měnu EURO. Díky svým vlastnostem je tedy unikátním řešením po podnikání v několika zemích a v různých jazycích v jeden okamžik. 4.3.3 GLOBE Systém
GLOBE
slouží
ke
sledování,
prezentaci
a
schvalování
všech
koncernových obchodních případů přesahujících hranici 50.000 EUR. Pravomoci schvalování jsou rozděleny dle výše obchodního případu: 50.000 EUR – 349.999 EUR – prezentace probíhá na interním premeetingu, který se koná každé pondělí odpoledne. Přítomni zde jsou vedoucí NV, NVS, koordinátoři NVS a nákupčí, kteří případ zpracovávali.
26
350.000 EUR – 999.999 EUR – prezentace těchto případů probíhá na videokonferenci, která se koná vždy v úterý a středu, rozdělena do těchto dní dle jednotlivých oddělení všeobecného nákupu. Nákupčí prezentují svůj obchodní případ před příslušnými vedoucími daných oddělení všeobecného nákupu z koncernu VW. Případ, který je prezentován na videokonferenci, musí být nejprve schválen na interním premeetingu. od 1.000.000 EUR – CSC (Corporate Sourcing Committee), které je nejvyšším grémiem všeobecného nákupu koncernu VW. Jednání CSC se konají vždy v pátek přímo ve VW a přítomni jsou všichni vedoucí všeobecného nákupu VW a značek koncernu. Protože je systém koncernový, je potřeba i podpora více světových jazyků. Proto GLOBE podporuje čtyři světové jazyky, kterými jsou němčina, angličtina, španělština a čeština. 4.3.4 Platforma dodavatelů vwgroupsupply.com je platforma dodavatelů koncernu Volkswagen. Tato platforma sjednocuje informační služby a aplikace, pomocí kterých se dále optimalizují obchodní vztahy s dodavateli, aby jednání bylo ještě rychlejší a efektivnější. Partneři registrovaní na uvedené platformě mají přístup k aplikacím LDB (databanka dodavatelů), OVS a další.
27
5 Optimalizace nákupního procesu I přesto, že je proces nákupu všeobecného nákupu dobře fungující a splňuje všechny požadavky, je zde i prostor pro jeho optimalizaci. Tato optimalizace by měla přinést především úsporu časovou. Pro upřesnění procesu optimalizace představím znovu jednotlivé kroky nákupního procesu, aby bylo zřejmé, v jakých místech k optimalizaci dochází. 5.1 Počátek procesu Jak již bylo řečeno, celý proces nákupu začíná u žadatele z odborného útvaru, který požaduje zajištění určité služby. Žadatel tedy vytvoří objednací návrh se všemi potřebnými náležitostmi. Po schválení ON se z ON stane POBJ. Toto POBJ je přiřazeno kompetentnímu nákupčímu ke zpracování. Již v této prvotní fázi se nachází místo, které je potřeba optimalizovat. Pokud nákupčí zpracovává daný POBJ, nemůže v jeho základních údajích nic měnit. Prvním slabým místem v procesu je tedy nízká kvalita POBJ. Kvůli rozhraní SAP a EBP, ve kterém je ON vystaven, musí nákupčí při zadávání objednávky upravit všechna špatně zadaná data přímo v systému SAP. 5.2 Založení případu v GLOBE Po uvolnění POBJ k příslušnému nákupčímu zadává nákupčí prvotní data do systému GLOBE ručním způsobem. Kroky procesu založení případu jsou následující: zadání kontaktní osoby (zpravidla žadatel) zadání druhu ceny (zda se jedná o ceny paušální či jednotkové) zadání místa dodávky služby či produktu stanovení e-Class (e-Class je kategorie, do které konkrétní případ spadá. V GLOBE je nespočet kategorií, proto je důležité přiřadit případ správně, a aby jeho obsah odpovídal obsahu dané kategorie) zadání termínu odevzdání nabídek zadání termínu dodávky popis projektu 28
číslo ON Po zadání všech příslušných informací je takto připravený projekt uložen a dostává své specifické číslo, které je koncipováno na základě obecného vzorce, jehož podoba je následující: Zkratka značky koncernu, rok založení případu a jeho pořadové číslo. Například SK 2012 001810 (viz příloha č. 5). 5.3 Bieterliste (seznam potenciálních dodavatelů) Po přiřazení čísla a zadání prvotních dat je potřeba zadat a ručně vyhledat seznam potenciálních dodavatelů. Okruh dodavatelů obvykle bývá doporučen přímo odborným útvarem, může však být rozšířen nákupčím ze ŠA nebo koncernu VW. Po zadání dodavatelů je seznam potenciálních dodavatelů zaslán ke schvalování. Osobou kompetentní je od případu, jehož předpokládaná hodnota je větší než 250.000 EUR, vedoucí oddělení všeobecného nákupu v koncernu Volkswagen. Na toto schválení mají časový rámec čtyři dny. U případů s nižší cenovou hladinou probíhá schválení interně a zpravidla bývá okruh dodavatelů schválen během jednoho až dvou dnů. Po schválení Bieterliste začíná průběh již popsaného výběrového řízení. Je tedy rozeslána poptávka a po obdržení všech nabídek je případ vyhodnocen odborným útvarem. 5.4 Cenové jednání Bezprostředně po obdržení vyhodnocení může nákupčí začít s cenovým jednáním. Cenové jednání, jak již bylo řečeno, může probíhat pomocí jednacích protokolů nebo skrz systém OVS. Jelikož žádná z těchto forem není přímo propojena se systémem GLOBE, musí se jednací protokoly rozesílat separátně. Stejně tak výsledek z online jednání není automaticky zanesen do GLOBE. Každý nákupčí je pak povinen informaci a detail online jednání vložit do prezentace. Cenové jednání probíhá pouze s dodavateli, kteří splnili technické požadavky konkrétního případu. Po projednání a získání všech konečných cen, za které je firma službu či produkt poskytnout, se veškeré informace ohledně jednání o ceně zadávají do GLOBE. Všechny tyto informace jsou zadávány manuálně do přehledné tabulky, která je vytvořena po schválení okruhu dodavatelů. V této tabulce je uvedeno: 29
jméno dodavatele měna, ve které dodavatel nabídku předložil, a pokud nepředložil nebo neuspěl při splnění technických parametrů, udává se důvod odmítnutí nabídky cena před technickým jednání, neboli cena prvotní nabídky cena po technickém jednání je taková cena, kde odborný útvar vedl ještě jednání k upřesnění požadavků a tím došlo ke změně ceny skutečnost, zda je či není dodavatel technicky vyhovující konečná cena po obchodním jednání stanovení partnera pro zakázku (zpravidla dodavatel s nejnižší cenovou nabídkou) V případě více zakázek zadaných na totožného dodavatele je možné podstoupit ještě paketové cenové jednání, kdy se s dodavatelem dojednává ještě množstevní sleva. Většinou dodavatel poskytne dodatečnou slevu ve formě 1-3%. I toto sjednocení případů vede k dodatečným finančním úsporám. Po zadání veškerých informací týkajících se ceny a stanovení partnera pro zakázku, je případ téměř připraven k samotné prezentaci a následnému odsouhlasení. 5.5 Tvorba prezentace Po obdržení všech údajů je potřeba připravit prezentaci, která je nedílnou součástí každého případu v GLOBE. Jednotlivé prvky prezentace byly již představeny v popisu nákupního procesu. Protože ale každý případ není stejný, je možné do prezentace vložit i dodatečné informace, například korespondenci s dodavatelem nebo
korespondenci
s odborným
útvarem
či
zástupcem
z koncernového
všeobecného nákupu. Součástí může být také jakási vizualizace. Tato vizualizace se používá spíše v případech, ve kterých je těžké finální podobu popsat a je tak jednodušší ji na přiloženém náhledu předvést. Dobrým příkladem je rozmístění vozů na autosalonu, kde je zobrazena celá vizualizace prodejního prostoru včetně komunikace, samotných vozů, stánků, osvětlení nebo například plocha. Po vytvoření prezentace je možné případ přihlásit k prezentaci. Prezentace je závislá na finančním objemu zakázky, který byl popsán již v kapitole 4.3.3. 30
5.6 Vyhodnocení případu Po úspěšné prezentaci je již možné vystavit nákupní objednávku. Když objednávka získá všechna podpisová oprávnění, dodavatel může zahájit svou práci. Tímto krokem se možná zdá celý nákupní proces ukončen, ale je potřeba aby ŠA i dodavatelé získávali zpětnou vazbu. Firma ŠA dostává zpětnou vazbu výkonem dodavatele, ale dodavatel tuto vazbu získá tím, že ho interní zaměstnanci ŠA hodnotí jak po stránce technické, tak po stránce obchodní. Každý nákupčí je povinen po ukončení procesu dodavatele ohodnotit dle několika kritérií, jako je inovace, přístup a také se zohledňuje finanční stránka. Po technické stránce je dodavatel hodnocen daným odborným útvarem. Získá tím tak jedinečnou zpětnou vazbu, na základě které se může odvíjet jeho budoucí spolupráce nejen s firmou ŠA, ale i s ostatními.
31
6 Vlastní návrh řešení či aplikace V předešlé kapitole nebyl naznačen pouze podrobný popis procesu nákupu s použitím systému GLOBE, ale byly zde vyznačeny i jeho slabiny. Slabá místa nákupního procesu byla v textu zvýrazněna tučně. A jelikož je má bakalářská práce zaměřena na optimalizaci nákupního procesu, budou v této kapitole ke každému slabému místu navrhnuta alternativní řešení. 6.1 Nízká kvalita POBJ Nízkou kvalitou POBJ se rozumí fakt, že vystavovatelé, a ve většině případů i žadatelé, nepřikládají dostatečnou důležitost kontrole údajů o firmách. Příkladem špatného zadání informací je například to, že žadatel zadá do ON konkrétního dodavatele, jehož data nekorespondují s přiloženou nabídkou. Tyto informace už nemůže nákupčí změnit, a tak se mu práce prodlužuje ověřováním údajů. Možným návrhem řešení tohoto problému by bylo proškolení žadatelů, kde by se dozvěděli, jaké jsou největší slabiny při vystavování ON a na co si mají dát pozor. Dále by měli pracovat přinejmenším s obchodním rejstříkem a pravidelně kontrolovat informace o uvedené firmě. Možnou alternativou by bylo i vypracování příručky pro žadatele, kde by byl podrobně popsán proces zakládání ON a zdůrazněna nejvíc kritická místa s opatřeními k jejich odstranění. 6.2 Zadávání dat do GLOBE manuálně Při zakládání případu do GLOBE je nákupčí povinen ručně přepsat veškeré informace, které již jsou v systému EBP, ve kterém se vystavují ON, uvedeny. Ztrácí se tak čas pouhým přepisováním údajů. V dnešní době, kdy většina operací je směřována k tomu, aby byla prováděna elektronickou formou, je toto manuální zadávání dat krokem zpět. Pro vyvarování se tohoto problému a odstranění slabiny je návrhem řešení rozhraní mezi systémy EBP a GLOBE. Pokud by již jednou byla data uvedena v EBP, mohla by být automaticky zadána i do systému GLOBE a to pouhým zadáním čísla ON.
32
6.3 Zadávání okruhu dodavatelů Stejně jako ostatní informace, zadává nákupčí i okruh potenciálních dodavatelů do systému ručně. Ani v tomto případě neexistuje žádná automatizace. Protože, jak již bylo uvedeno, se případy zakládají na základě e-Class, bylo by alternativou ke každé takové kategorii zadat okruh potenciálních dodavatelů, kteří by do systému byli zadáni automaticky při zadání kategorie e-Class. I tak by ale byla možnost rozšiřování dodavatelů, jak ze strany ŠA, tak ze strany koncernu VW. 6.4 Schvalování Bieterliste Při zadání Bieterliste nad určitou peněžní hodnotu a odeslání ke schvalování, je stanovený okruh dodavatelů viditelný pro kompetentní osobu za stranu všeobecného nákupu ve VW. Ten má čtyři dny na jeho schválení. Pokud by byli dodavatelé zadávání automaticky dle kategorie, byla by tak ušetřena práce i schvalovateli. Pokud by nedošlo k žádnému rozšíření o nové dodavatele a okruh by odpovídal pouze těm, kteří jsou nadefinování pro určitou kategorii, mohlo by schválení probíhat pouze tlačítkem automatického schválení pouze nákupčím. V případě dodatečného doplnění dodavatelů by se i tak mohla doba schvalování Bieterliste zkrátit a urychlil by se tak i celý proces nákupu. Samotné výběrové řízení by bylo zahájeno dříve a nákupčí by měl více časového prostoru na jeho vyřízení. 6.5 Separátní rozesílání jednacích protokolů Po obdržení informace, kteří dodavatelé splňují technické zadání a jejich výběr je pouze otázkou ceny, vypracovává nákupčí jednací protokoly k cenovému jednání. Tyto protokoly se tvoří v programu Microsoft Word a vše je tedy opět zadáváno manuálním způsobem. Možnou alternativou by bylo rozesílání přímo ze systému GLOBE na emailové adresy uvedené u každého dodavatele. Informace jako je číslo poptávky, číslo ON, název firmy, nabídková cena, datum a spoustu dalších by mohly být do protokolu předvyplněny z údajů již známých, zadaných do systému GLOBE. 33
7 Závěr Cílem bakalářské práce bylo detailní seznámení se s procesem nákupu v oddělení všeobecného nákupu ŠKODA AUTO, a.s., vyhledání a analýza jeho kritických míst s možným návrhem na jeho optimalizaci. Počátek práce jsem uvedla obecným pojetím nákupu až k segmentu B2B. Byl definován princip B2B, jeho přínosy, samotný trh B2B a stejně tak důležitá i B2B komunikace, kde byly zmíněny i jednotlivé systémy, které jsou nedílnou součástí pro to, aby byla komunikace mezi interními pracovníky ŠA, tak i s dodavateli, perfektní. Další kapitola byla již konkrétně zaměřená na firmu ŠA, konkrétně na oddělení nákupu. Byla naznačena struktura oblasti nákupu ve firmě a její další dělení s výpisem daných kompetencí těchto oddělení. Protože je téma zaměřeno na proces útvaru všeobecného nákupu, detailněji bylo popsáno právě toto oddělení. V této fázi již byla práce zaměřená na prostředí ŠA, proto byly zmíněny systémy nezbytné jak pro interní komunikaci, tak pro komunikaci s dodavateli. Jedná se o portál D&B a systémy LDB, GLOBE, OVS. Byl popsán jejich princip a výhody pro B2B komunikaci. Hlavní problematika, tedy analýza nákupního procesu v útvaru všeobecného nákupu, byla detailně definována v další kapitole. Z teoretického hlediska byl popsán nákupní proces od prvotní potřeby až k jeho zakončení, tzn. objednání. Nákupní proces by ale nemohl fungovat bez systémové podpory, proto byly v této kapitole popsány veškeré systémy, které jsou nezbytné pro všeobecný nákup. V kapitole o optimalizaci nákupního procesu je analyzován nákupní proces včetně jeho realizace – práce se systémem GLOBE. Byla zde definována i kritická místa procesu, jejichž možná řešení či úplná odstranění jsou vystižena v poslední kapitole bakalářské práce. Bakalářská práce tedy promítala teoretickou část přímo do části praktické a bylo tak možné definovat slabé stránky procesu a navrhnout alternativní řešení. Uvedená řešení jsou východisky na základě workshopu, který se na toto téma
34
konal. Bude tedy zajištěna jejich přímá aplikace do nákupního procesu. Tato aplikace má předpokládané ukončení v polovině roku 2013.
35
8 Seznam literatury TOMEK, J a HOFMAN, J. Moderní řízení nákupu podniku. Praha: Management Press, 1999. ISBN 80-85943-73-5. LUKOSZOVA, X. Nákup a jeho řízení. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2004. ISBN 80-251-0174-6. KOTLER, P. a spol. Moderní marketing, 4. evropské vydání, Praha: Grada Publishing, 2007. ISBN 978-80-247-1545-2 TOMEK, J. – HOFMAN, J. Moderní řízení nákupu. 1. vyd. Praha: Management Press, 1999. 276 s. ISBN 80-85943-73-5. KOTLER, P. Marketing management – 12. vydání. Praha: Grada Publishing, 2007. 720 s. ISBN 80-247-1359-4. Jak funguje a přináší B2B řešení 2002 [cit. 2002-06-06]. Dostupný z WWW:
Specifika B2B marketingové komunikace, aneb proč některé věci z B2C nefungují 2010 [cit. 2002-11-05]. Dostupný z WWW:
VAVŘICHOVÁ, P. Využití informačních systémů SAP a GLOBE v procesu Všeobecného nákupu ve Škoda Auto. Absolventská práce. Mladá Boleslav: ŠKODA AUTO VŠ, 2001. 71 s. Portál B2B 2012. Dostupný z WWW:http://www.vwgroupsupply.com Interní materiály ŠKODA AUTO, a.s.
36
9 Seznam obrázků a tabulek Tab. 1 Příklady B2B elektronického obchodu (e-business) .................................. 10 Obr. 1: Organizace oddělení NV .......................................................................... 16 Obr. 2: Schéma komunikace přes portál B2B ....................................................... 19
37
10 Seznam příloh Příloha č. 1 ........................................................................................................... 39 Příloha č. 2 ........................................................................................................... 39 Příloha č. 3 ........................................................................................................... 41 Příloha č. 4 ........................................................................................................... 42 Příloha č. 5 ........................................................................................................... 43
38
Příloha č. 1
39
Příloha č. 2
40
Příloha č. 3
41
Příloha č. 4
42
Příloha č. 5
43
ANOTAČNÍ ZÁZNAM
AUTOR
Lenka Holcová
STUDIJNÍ OBOR
6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu
NÁZEV PRÁCE
Nákupní proces v útvaru všeobecného nákupu ŠKODA AUTO, a.s., jeho optimalizace a systémová podpora
VEDOUCÍ PRÁCE
Ing. Jiří Jíra
KATEDRA
KMM - Katedra managementu a marketingu
POČET STRAN
45
POČET OBRÁZKŮ
2
POČET TABULEK
1
POČET PŘÍLOH
5
STRUČNÝ POPIS
Bakalářská práce je zaměřena na analýzu nákupního procesu v útvaru všeobecného nákupu ve ŠKODA AUTO, a.s., jeho optimalizaci a systémovou podporu. Cílem práce je popis problematiky segmentu B2B, popis útvaru všeobecného nákupu ŠKODA AUTO, a.s. a jeho kompetencí, popis procesu nákupu včetně jeho systémové podpory a důkladná analýza nákupního procesu s návrhem na jeho zlepšení. Dále jsou analyzována slabá místa nákupního procesu s alternativami na jeho optimalizaci. Zmíněná řešení jsou definována na základě workshopu s K-BA a budou implementována během první poloviny roku 2013.
KLÍČOVÁ SLOVA
B2B segment, nákupní proces, systémová podpora, optimalizace, útvar všeobecného nákupu
ROK ODEVZDÁNÍ
PRÁCE OBSAHUJE UTAJENÉ ČÁSTI: Ano
44
2012
ANNOTATION
AUTHOR
Lenka Holcová
FIELD
6208R087 Business Management and Sales
THESIS TITLE
Purchasing process in department General Purchasing, its optimalization and system support
SUPERVISOR
Ing. Jiří Jíra
DEPARTMENT
KMM - Department of Management and Marketing
NUMBER OF PAGES
45
NUMBER OF PICTURES
2
NUMBER OF TABLES
1
NUMBER OF APPENDICES
5
YEAR
2012
SUMMARY
Bachelor thesis is focused on purchasing process in general purchasing department in ŠKODA AUTO, a.s., its optimalization and system support. The main goal of bachelor thesis is detailed questions of segment B2B, description of department general purchasing in ŠKODA AUTO, a.s. and its competency, specification of purchasing process including systém support and thorought analysis od purchasing process with proposal to process’s improvement. Further there are analysed its weak points with options on its optimalization. Mentioned treatments are defined on the base of workshop with K-BA and will be implemented during the first half of the year 2013.
KEY WORDS
B2B segment, purchasing process, system support, optimalization, general purchasing department
THESIS INCLUDES UNDISCLOSED PARTS: Yes
45
