ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola
BAKALÁŘSKÁ PRÁCE
2014
Ivana Koldová
ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola
Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu
VYHODNOCENÍ ZAVEDENÍ ELEKTRONICKÉHO OBĚHU DODAVATELSKÝCH FAKTUR VE FIRMĚ ŠKO-ENERGO, s. r. o.
Ivana KOLDOVÁ
Vedoucí práce: Ing. Martin Juhas
Tento list vyjměte a nahraďte zadáním bakalářské práce
Prohlašuji,
že
jsem
bakalářskou
práci
vypracovala
samostatně
s použitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná a v práci jsem neporušila autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským).
V Mladé Boleslavi, dne 16. 5. 2014
3
Děkuji Ing. Martinu Juhasovi za odborné vedení bakalářské práce, poskytování cenných rad, návrhů a podkladů ke zpracování mé práce.
4
Obsah Seznam použitých zkratek a symbolů ................................................................. 6 Úvod ....................................................................................................................... 7 1
Základní údaje o společnosti Ško-Energo, s. r. o............................................. 8 1.1
2
3
4
Analýza schvalování dodavatelských faktur................................................... 10 2.1
Původní způsob schvalování dodavatelských faktur ............................... 10
2.2
Současný způsob schvalování dodavatelských faktur ............................ 12
Potřebné technické vybavení pracovišť a školení uživatelů ........................... 22 3.1
Instalace HW na pracoviště ..................................................................... 22
3.2
Školení uživatelů ..................................................................................... 22
Dotazníkové šetření ....................................................................................... 24 4.1
5
Důvody k elektronizaci procesu schvalování dodavatelských faktur ......... 9
Vyhodnocení dat ..................................................................................... 25
Návrhy na změny ........................................................................................... 32 5.1
Shrnutí elektronizace............................................................................... 34
Závěr .................................................................................................................... 37 Seznam literatury ................................................................................................. 38 Seznam obrázků a tabulek ................................................................................... 39 Seznam příloh ...................................................................................................... 40
5
Seznam použitých zkratek a symbolů a. s.
Akciová společnost
DIČ
Daňové identifikační číslo
DPH
Daň z přidané hodnoty
EU
Evropská unie
GmbH.
Německá společnost s ručením omezeným
HW
Hardware
IBAN
Identifikační číslo bankovního účtu
IČ
Identifikační číslo
MIRO
Původní účetní transakce
Např.
Na příklad
PC
Personal computer (osobní počítač)
ŠA
Škoda Auto a. s.
SAP
Informační systém
SK1
Produktivní modul SAP
SK4
Zkušební modul SAP
ŠE
Ško-Energo, s. r. o.
s. r. o.
Společnost s ručením omezeným
SW
Software
SWIFT
Společnost pro celosvětovou mezibankovní finanční komunikaci
Workflow
Pracovní oběh v programu SAP
Workitem
Pracovní položka v programu SAP
6
Úvod Téma bakalářské práce jsem si vybrala na základě své povinné školní praxe během pátého semestru studia. Tato má praxe začínala v době, kdy se ve společnosti Ško-Energo, s. r. o. zaváděl elektronický oběh dodavatelských faktur. Měla jsem tedy jedinečnou příležitost tento proces pozorovat, a osobně se ho účastnit, od jeho počátku až po současnou dobu, kdy je v provozu již několik let. Proto se v této práci zaměřím na porovnání původního procesu schvalování dodavatelských faktur s novým, elektronickým způsobem. Zároveň se budu snažit posoudit, zda byly splněny cíle společnosti, se kterými tuto elektronizaci zaváděla. Následně poukážu na případné nedostatky či chyby v procesu a uvedu několik zlepšujících návrhů, které budou vycházet z mého dotazníkového šetření a vlastních pracovních zkušeností. Dalším bodem, kterým se budu zabývat je spokojenost a informovanost uživatelů, výhody a nevýhody, které s sebou elektronizace přinesla. V dnešní moderní době jsou čas a informace velmi ceněné a potřebné pro efektivní chod společnosti. Nad tímto se ve Ško-Energo, s. r. o. (dále jen ŠE) zamysleli, když přemýšleli, jak by mohli zlepšit a zefektivnit chod společnosti. Podle pořekadla „Přenechejme práci strojům“ se rozhodlo vedení zavést elektronické
schvalování
dodavatelských
faktur.
Hlavním
cílem
zavedení
elektronického oběhu dodavatelských faktur bylo zrychlit, zjednodušit a hlavně zpřehlednit proces schvalování dodavatelských faktur a zároveň omezit počet zaměstnanců pracujících s papírovou fakturou. Dalším cílem bylo přesně vymezit, co má jaké oddělení na starosti a za povinnosti. Jedním z očekávání od elektronizace schvalování faktur byla možnost snadno a rychle zjistit, kdo momentálně s fakturou pracuje, popřípadě, jak dlouho se u každého pracovníka zdržela. Tedy celkový přehled o procesu schvalování dodavatelských faktur v jakémkoli kroku. Na úvod mé práce nejprve uvedu několik obecných informací o společnosti Ško-Energo, s.r.o.
7
1
Základní údaje o společnosti Ško-Energo, s. r. o.
Společnost
Ško-Energo
vznikla
roku
1995
jako
dceřiná
společnost
Škoda Auto a. s. (dále jen ŠA) tomuto rozhodnutí předcházela potřeba společnosti ŠA, aby se zaměřila na svou prioritu, a sice výrobu automobilů. Představenstvo ŠA se rozhodlo, že vyčlení ze svého závodu energetiku provozu a další podpůrné procesy. Cílem bylo vytvořit společnost, která bude výrobu automobilů zásobovat všemi potřebnými energiemi – elektrickým proudem, průmyslovou a chladící vodou, stlačeným vzduchem a zemním plynem. K tomuto účelu se spojili se silnými a v oboru již zkušenými partnery. Tito partneři jsou VW Kraftwerk GmbH, RWE a. s., E. ON Energie a.s. (tehdy OBAG) a ČEZ, a.s. (tehdy STE). Se společností ŠE vzniklo současně ŠKO-ENERGO FIN s. r. o., které celý projekt zajišťuje po finanční stránce. Tato společnost je jediným majitelem všech výrobních zařízení a budov, které pronajímá společnosti ŠE. Roku 1996 započala výstavba budovy nové teplárny. Po třech letech byl spuštěn zkušební provoz a roku 2000 byla teplárna zkolaudována a zahájil se trvalý provoz. Teplárna byla vystavěna tak, aby splňovala přísné ekologické normy ČR i EU. Těmto normám vyhovuje i v současnosti, aniž by se musela teplárna upravovat zásadním způsobem. V teplárně dochází ke spalování nyní již jen hnědého uhlí ve fluidních kotlích, čímž vzniká teplo. To je využíváno k vyhřívání prostor jak ve ŠE i ŠA, tak je s ním vytápěná i část Mladé Boleslavi (teplo je distribuováno a fakturováno přes společnost Centrotherm a. s.). Další činností, kterou se ŠE zabývá, je distribuce a prodej průmyslové vody. K jejímu vzniku dochází v úpravně vody na Bradleci. Po načerpání vody z řeky Jizery, se nejprve zbaví hrubých nečistot, jako jsou klacky, větve, plastové lahve nebo sáčky. Poté se pomocí pískových filtrů odstraní jemné znečištění. Nakonec se chemicky upraví tak, aby měla vyhovující parametry, jako je vodivost, pH nebo obsah minerálních prvků. Gravitačním potrubím je průmyslově upravená voda dopravena do areálu ŠA, kde je používána k obsluze a chlazení strojů a tím i nepřímo k výrobě automobilů. Nyní se zaměřím na zachycení vývoje schvalování dodavatelských faktur v průběhu času. Uvedu hlavní důvody, které vedly k elektronizaci schvalovacího procesu, a zhodnotím tento proces po delší době užívání.
8
1.1
Důvody k elektronizaci procesu schvalování dodavatelských
faktur Na základě negativních zkušeností se schvalováním dodavatelských faktur, (které blíže popisuji v kapitole 2.1 Původní způsob schvalování dodavatelských faktur), se společnost rozhodla, že se s tím musí něco udělat. Začala tedy hledat optimální řešení. Nakonec přišli pracovníci s nápadem, realizovat celý koloběh schvalování faktur, a práce s tím spojené, elektronickou formou. To by umožnilo zajistit efektivnost
schvalovacího
procesu
dodavatelských
faktur,
zpřehlednění
jednotlivých úkonů a možnost dohledat, u koho se faktura momentálně nachází. Jedním z důvodů k elektronizaci faktur byl také fakt, že každým rokem povážlivě roste počet dodavatelských faktur. S tím je spojen jednak nárůst práce na jednotlivých odděleních, zvláště potom ve finanční účtárně, kde se nakonec sejdou všechny faktury, tak potom i potřeba větších prostor k uchovávání papírových faktur. Na začátku roku 2010 zřídilo vedení společnosti tým z interních zaměstnanců, kteří dostali tento úkol ke zpracování ve spolupráci s externím dodavatelem. Jejich úkolem bylo navrhnout změny a rozšíření v programu SAP, který už v té době ve společnosti byl užíván, tak, aby umožňoval elektronický oběh schvalování dodavatelských faktur. Zadání tedy znělo, jak vhodně rozšířit a definovat funkcionalitu programu, aby se dal využít k procesu schvalování dodavatelských faktur. V následujících kapitolách se budu zabývat nástupem elektronického oběhu faktur, původním a současným způsobem schvalování dodavatelských faktur a různými úskalími a problémy, které s procesem elektronizace byly spojeny.
9
2
Analýza schvalování dodavatelských faktur
V této kapitole se budu zabývat porovnáním původního způsobu schvalování dodavatelských faktur s novým, aktuálním, způsobem schvalování dodavatelských faktur. Zaměřím se na odhalení případných nedostatků v procesu a navrhnutí zlepšujících
2.1
Původní způsob schvalování dodavatelských faktur
Původně byla větší část schvalovacího procesu závislá na lidském článku. Faktury od dodavatelů přišly poštou na sekretariát společnosti. Tam se vyndaly z obálek, sekretářky je zapsaly do Knihy došlé pošty a na fakturu daly razítko s aktuálním datem. Následně je přenesly do finanční účtárny, kde je roztřídily a daly na ně razítko pro podpis schvalovatele. Podle fakturované položky, uvedeného jména objednatele, případně podle uvedené objednávky, musely pracovnice dohledat, kdo je schvalovatel. Tomu potom musely napsat e-mail, aby ho informovaly, že se musí dostavit schválit fakturu. Do e-mailu se musely uvést základní informace o faktuře jako je částka, firma a fakturovaná položka, aby schvalovatel/technický pracovník (technik), věděl, čeho se faktura týká. Díky těmto údajům se mohl technik ujistit, zda je faktura vystavena správně, nebo si vzít s sebou ke schválení podklady, podle kterých to mohl posoudit. Následně se musel dostavit do budovy ekonomického úseku, aby v oddělení finanční účtárny fakturu zkontroloval a schválil svým podpisem. Zároveň na fakturu uvedl, ze kterého finančního konta se má faktura zaplatit. Pokud byla na faktuře chyba, poslala se faktura poštou zpět dodavateli, aby ji opravil, respektive poslal novou fakturu se správnými údaji. Podepsané faktury se fyzicky přenesly na oddělení nákupu. Zde si je museli rozdělit podle toho, zda se jedná o zboží nebo službu. Potom faktury zkontrolovali, zda jsou v souladu se smluvními podmínkami a jestli je vystavená objednávka, se kterou musela faktura též korespondovat. V opačném případě se opět zasílali dodavateli, aby učinil nápravu. Z oddělení nákupu se faktury přenesly zase zpátky do finanční účtárny, kde se zaúčtovaly transakcí MIRO. V papírových fakturách se špatně hledalo a většinou se účtovaly popořadě, prostě se vždy vzala ta faktura, která byla na hromádce jako první. Snadno tedy nastala situace, že se faktura dostala na řadu až po splatnosti nebo pár dní před ní. K tomuto docházelo především na konci roku, kdy 10
se množství faktur velmi zvýšilo. Faktury se potom přemístily do oddělení platebního styku, kde se kontroluje správnost bankovního spojení. Pokud došlo k nějaké změně ze strany dodavatele, tak se musela zavést do systému i u nás, aby platba došla na správný účet a nenastaly žádné komplikace. Následně pracovnice zanesla konkrétní fakturu do platebního příkazu, aby z banky včas poslali peníze na účet uvedený na faktuře. V případě, že bylo vše v pořádku, přenesly se faktury do oddělení controllingu. V této kanceláři se faktura posuzovala z hlediska financí, zda má schvalovatel naplánováno dostatek peněz pro danou konkrétní firmu, také z jaké zakázky a položky objednávky se bude čerpat v konkrétním případě. Pokud nebylo v uvedeném finančním kontě dostatek peněz, domlouvali se se schvalovatelem na navýšení objednávky nebo financování z jiného konta/objednávky. Když faktury úspěšně prošly celým tímto schvalovacím procesem, naposledy se fyzicky přemístily opět do finanční účtárny (oběh faktur je zachycen na obr. 1).
Sekretariát – zapsání došlé pošty
Finanční účtárna – oznámení technikovi
Technik se dostaví do účtárny a podpisem potvrdí věcnou správnost
Platební styk platba
Finanční účtárna zaúčtování
Nákup – kontrola smluvních podmínek
Controlling – kontrola finančních prostředků
Finanční účtárna – fyzické uložení
Obr. 1: Původní proces schvalování faktur
11
Zaúčtované faktury se zakládají abecedně do šanonů podle dodavatelů. Tímto způsobem trvalo celkové zpracování faktury až do jejího založení cca 7 – 21 dní. Také bylo schvalování velmi časově zdlouhavé z důvodu nutnosti, aby se schvalovatel osobně dostavil do finanční účtárny. Stávalo se poměrně často, že se pracovník dlouho nedostavil. Buď byl časově velmi vytížen a nenašel chvilku času, nebo na to zapomněl. Když nebyly některé faktury delší dobu schváleny a podepsány,
tak
musely
opět
pracovnice
finanční
účtárny
kontaktovat
schvalovatele a připomenout mu, že se má dostavit. Zároveň zde bylo velké riziko poškození papírové faktury nebo dokonce její ztracení. V tom případě trvalo i poměrně dlouhou dobu, než dotyčný technik zjistil, že faktura schází. Tím pádem nebyl výjimkou závazek po splatnosti a s tím spojené možné penále či pokuty z prodlení (i když jen v ojedinělých případech). Také musely pracovnice účtárny kontaktovat daného dodavatele a požádat o zaslání opisu daňového dokladu. Tím ovšem docházelo opět k dalšímu časovému prodlení. Všechny tyto každodenní problémy vedly k tomu, že společnost zavedla elektronický oběh dodavatelských faktur, kterým se budu zabývat v následující kapitole.
2.2
Současný způsob schvalování dodavatelských faktur
Hlavním rozdílem po zavedení elektronického oběhu dodavatelských faktur (v plnohodnotném užívání od 1. 7. 2010) je fakt, že s papírovou verzí faktury se setkává menší množství pracovníků, a sice pouze při doručení poštou a zapisování do Knihy pošty, skenování dokladů a jejich založení do šanonů. Tím se značně zmenšilo riziko poškození nebo ztráty dokladů. Navíc, pokud k těmto nešťastným událostem došlo, od stádia naskenování dokladů jsou zálohované a dohádatelné v elektronické verzi. V případě nutnosti se tedy mohou dodatečně ještě vytisknout a tím získat kopii. První krok zůstal stejný. Faktura přijde poštou a sekretářky ji zapíšou do Knihy došlé pošty a dají razítko s datem doručení „Došlo dne“. Následně si je vyzvedne kolegyně, která má na starosti skenování a distribuci faktur. Faktury nejprve zaeviduje do programu SAP. Přitom určí, zda se jedná o fakturu/dobropis/zálohu, vyplní číslo dokladu a potom zadává číslo objednávky (pokud je na faktuře nebo v soupisu uvedeno), přičemž program SAP následně doplní z databáze název dodavatele/výstavce, jeho adresu, IČO, DIČ a údaje pro platbu včetně splatnosti. Další údaje, které musí pracovnice zadat, jsou celková částka k úhradě s DPH 12
a datum doručení do společnosti (automaticky se vyplňuje aktuální datum), pokud se jedná o zaevidování dokladu, který přišel předchozí nebo jiný den. Ještě musí doplnit datum dokladu, tedy datum vystavení, způsob doručení dokladu do společnosti (většinou poštou) a číslo zásilky u doporučených psaní. Zkontroluje, zda je správně uvedena měna, případně ji změní, aby byla stejná jako na faktuře. Když zadá všechny údaje, stiskem tlačítka „založení faktury“ fakturu zaeviduje a SAP jí vygeneruje desetimístné interní pořadové číslo (např. 5713004840). Automaticky speciální zařízení vytiskne čárový kód (obr. 2), na kterém je napsáno interní SAP číslo faktury, číslo faktury dodavatele, jméno zadavatele, číslo dodavatele a v jakém modulu byla faktura zapsána (produktivní-SK1/ zkušebníSK4). Tento čárový kód nalepí pracovnice na originál faktury na volné místo, aby nebyly zakryty žádné údaje. Tímto získá faktura status „ke zpracování“ (obr. 3) a objeví se workflow kompetentní pracovnice. Fyzicky se faktura přemístí do šanonu „nezaúčtované“, kde posečkají až do doby, kdy budou zaúčtovány.
Obr. 2: Čárový kód na faktuře Zdroj: Program SAP
Obr. 3: Pracovní rozhraní v programu SAP Zdroj: Program SAP Ovšem pokud nejsou na faktuře správně všechny účetní náležitosti, některé údaje chybí nebo jsou chybně, faktura se po zaevidování „vrátí dodavateli“ a vymaže se 13
z došlé pošty v SAP. Každý, kdo fakturu vrací/reklamuje, musí uvést do příslušného políčka důvod vrácení a stiskne tlačítko „vrátit dodavateli“. SAP potom vygeneruje „Požadavek na vrácení“, který vyřídí kolegyně, jež má na starosti skenování a rozesílání faktur. SAP vygeneruje průvodní dopis k vrácené faktuře, kde se musí zkontrolovat adresa a důvod vrácení. Někdy se musí dopsat kontaktní údaje k osobě, která doklad vrací, pro případné dotazy ze strany dodavatele. Následně se průvodní dopis připojí k originálu faktury a fyzicky se pošle poštou zpět dodavateli. Kopie faktury i dopisu se uloží do šanonu „korespondence“, aby bylo možné doložit, že jsme fakturu vraceli a tím pádem nevzniká dodavateli nárok na finanční plnění z ní vyplývající. Takto jsou vraceny všechny faktury, které jsou nějakým způsobem špatně vystavené nebo se vůbec netýkají naší společnosti. Zaevidovaný účetní doklad, který splňuje všechny náležitosti, následně oskenuje. Fakturu upraví tak, aby měla volné listy vhodné ke skenování. Ve skenovacím programu si nastaví, zda je papír popsán jednostranně či oboustranně a kam se má soubor uložit. Skener sám rozpozná číslo faktury z čárového kódu a uloží ji pod tímto číslem do uvedeného souboru. Umožňuje tedy skenování více faktur najednou. Naskenovaný soubor s fakturou musí kolegyně zkontrolovat, jestli je čitelná i v elektronické verzi. Musí si také dávat pozor na to, jestli na faktuře není i dodavatelský čárový kód. Pokud tam je, musí si pohlídat, aby se soubor uložil pod správným číslem. Pokud se tam nestane, musí ho přejmenovat, aby se naskenovaný doklad správně přiřadil k dokladu v SAPu. Po naskenování všech faktur je překopíruje do speciální složky, odkud si je program SAP nahraje do systému a sken přiřadí dle interního čísla k zaevidované faktuře jako přílohu. Následuje rozeslání faktur, které učiní kolegyně po přihlášení do systému SAP. Otevírá jednotlivé faktury, které mají status „ke zpracování“. Ke každé faktuře se automaticky otevře soubor s naskenovanou fakturou. Pracovnice překontroluje údaje, které tam doplnila, když fakturu zaevidovávala. Pokud jsem chybně, může je ještě v tomto okamžiku opravit. Když na dokladu bylo uvedeno číslo objednávky, je už automaticky doplněn „schvalovatel“. Pokud na faktuře není uvedená objednávka, napíše se místo něj číslo 999999. Pole schvalovatele zůstane prázdné. Někdy bývá na faktuře místo čísla objednávky jméno objednatele. Pokud je to jméno pracovníků nákupu, tak mi to nepomůže. Za předpokladu, že tam je uvedeno jméno technického nebo ekonomického pracovníka, který má pravomoc schvalovat faktury, může kolegyně vyplnit jeho 14
jméno do pole schvalovatele. Pokud na faktuře žádný takový údaj není, tak stisknutím tlačítka „vyhledat zpracovatele“ získá pracovnice tabulku, ve které jsou uvedeni všichni technici, kteří mají u dané společnosti vytvořenou objednávku. Pokud je uveden pouze jeden technik, pošle mu fakturu ke schválení vyplněním jeho jména do pole schvalovatele. Pokud jich je víc, pošle fakturu ke schválení všem navrhnutým technikům, kteří se následně vyjádří, zda je konkrétní faktura jejich. Jakmile jeden schvalovatel udá, že je faktura jeho, pokračuje proces standardním způsobem. Existují ovšem výjimky, kdy nemusí být číslo objednávky uvedené, např. jakékoli kurzy schvaluje personální oddělení. Tedy pokud přijde faktura na kurz, vyplní kolegyně při evidování faktury jako schvalovatele pracovnici personalistiky. Podobně je to taktéž s fakturami za vodné a stočné, které se řídí odběrným místem uvedeným na faktuře a dle interní tabulky se rozdělí mezi příslušné schvalovatele. Posledním případem výjimek jsou některé faktury od ŠA, ke kterým je opět vypracovaná interní tabulka, podle které se určí schvalovatel. Nakonec zadá dle faktury základ daně a znak daně (základní, snížená nebo osvobozená sazba daně), podle které systém vypočítá částku daně. Ta ale musí přesně na halíře souhlasit s fakturou, pokud tak není, musí to kolegyně přepsat. Jinak by vznikaly halířové rozdíly, které jsou přípustné pouze v případě, že jsou tak i uvedeny na faktuře. Když je vše zadáno, stisknutím tlačítka „Schvaluji“ fakturu elektronicky odešle ke „schválení věcné správnosti“. Technikovi se potom v jeho e-mailu objeví hláška, že má v programu SAP nový „workitem“. Přihlásí se tedy do systému SAP a v kolonce „došlá pošta“ se mu zobrazí faktury, které má ke schválení. V této chvíli má faktura status „schvaluje se věcná správnost“. Technik si otevře fakturu, překontroluje správnost údajů uvedených na faktuře, zda bylo zboží/služba opravdu dodáno/vykonáno a hlavně, zda bylo vůbec objednáno. Také se vyjádří v procentech, jak je s daným dodavatelem spokojen. Pokud se k faktuře vztahuje nějaká příloha nebo rozpis, který má schvalovatel k dispozici, může ho v elektronické podobě nahrát k faktuře. Nakonec stiskem tlačítka „schvaluji“ pošle fakturu v procesu o krok dále. Faktura přemístí na oddělení nákupu. Zde pracovníci kontrolují objednávku, zda je vystavená a aktivní. Hlavním úkolem nákupu je zkontrolovat, jestli je faktura v souladu s uzavřenou smlouvou a objednávkou. Nejčastějším důvodem pro vrácení faktury z oddělení nákupu je rozdílnost cen za jednotku, absence rozpisu 15
výkonů prací nebo sjednané slevy. Pokud je vše v pořádku, schválí fakturu a tím ji pošlou do oddělení controllingu. Také ji ale mohou vrátit zpátky schvalovateli, pokud od něj nejsou všechny údaje správně vyplněné. Hlavním úkolem controllingu je určit, na jaké konto se mají fakturované položky zaúčtovat a následně z něj financovat. Zvolí tedy patřičné konto do systému. Dále také kontrolují, zda má schvalovatel v konkrétní objednávce naplánováno dostatek peněz. Pokud ne, musí dát schvalovatel požadavek na navýšení objednávky do oddělení controllingu. Ten se následně vyjádří, zda je navýšení možné nebo zda se musí vystavit nová objednávka. Tím pádem by se chválení faktury časově prodloužilo a hrozilo by, že se faktura nestihne schválit a zaplatit ve splatnosti. Pokud je ale vše v pořádku, putuje faktura elektronicky do oddělení platebního styku. Zde se faktura nyní zdrží pouze na chvilku, aby pracovnice zkontrolovala, jestli jsou u faktury uvedeny správné údaje ohledně bankovního spojení – číslo účtu, banka, variabilní symboly IBAN a SWIFT. V této chvíli má status „kontrola bankovního spojení“. V případě, že společnost změnila bankovní spojení, musí mít pracovnice od nich potvrzení, že měnili bankovní spojení a že jsou nové údaje správné. Fakturu nemůže poslat dál, pokud toto potvrzení nemá. Opět hrozí časové zpoždění a nezaplacení ve splatnosti. Pokud je vše v pořádku, schválí fakturu a tím ji pošle dál. Nyní se faktura ocitne ve finanční účtárně se statutem „připravena k zaúčtování“. Zde se pro jistotu zkontrolují ještě jednou všechny již zadané údaje. Pokud se stane, že je někde chyba, musí se faktura vymazat z došlé pošty a vrátit dodavateli. Když je vše v pořádku, doplní do textu hlavičky dokladu fakturovanou položku, zkontroluje, zda je přiřazené správné konto, položky objednávky umaže tak, aby tam zůstaly jen ty, které týkají této konkrétní faktury. Nakonec fakturu zaúčtuje na příslušné účty „Má dáti/Dal“. Pro lepší kontrolu je zde možnost „simulace“, kde je všechno přehledně uvedené. Pokud jsou všechny náležitosti dobře, stiskne „schvaluji“. Po tomto kroku se musí vytisknout doklady o zaúčtování, které se zobrazí zadáním transakce ZKFBL2 (většinou jednou denně všechny najednou). Tyto doklady přiřadíme k papírovému originálu faktury a nyní se mohou založit mezi zaúčtované faktury do patřičných šanonů (abecedně dle dodavatele, jak je zadán v SAP). Elektronicky faktura po zaúčtování již nikam neputuje, změní se ale její status v přehledovém platebním reportu. Datum 16
splatnosti se nastaví automaticky od data doručení dle dohodnutých smluvních podmínek. Jakmile se faktura blíží do splatnosti, systém SAP ji vygeneruje do „platebního příkazu“. Ten pracovnice kontroluje, zda jsou všechny údaje správné, jestli už nebyla faktura uhrazena (např. zálohou nebo v hotovosti) nebo zda neexistují nějaké překážky, aby byla zaplacena. Dvakrát týdně odesílá platební příkaz na všechny splatné faktury bance k proplacení. Výše popsaný koloběh je zachycen na obrázku č. 4 pod tímto textem.
Sekretariát – zapsání došlé pošty
Distribuce faktur – zaevidování , skenování a rozeslání faktur
Schvalovatelé– věcná správnost
Platební styk – kontrola údajů
Controlling – kontrola finančních prostředků
Nákup – smluvní podmínky
Finanční účtárna – zaúčtování faktur
Fyzické uložení faktur
Platební styk platba
Obr. 4: Současný proces schvalování faktur Zároveň s tím, že byl zaveden elektronický oběh dodavatelských faktur, je v budoucnosti možnost přijímat již faktury pouze v elektronické podobě. Tímto krokem se nejenom sníží spotřeba papíru, ale hlavně se zmenší potřeba skladovacích prostor pro papírové faktury. Každým rokem dochází k nárůstu počtu dodavatelských faktur. Přičemž se nejedná pouze o faktury jako takové, ale hlavně o četné několikastránkové přílohy k nim. Nárůst počtu faktur je zachycen na obrázku č. 5 a v tabulce č. 1. Hodnoty z let 2010 a 2014 jsou neúplné. V roce 2010 došlo ke spuštění elektronického oběhu dodavatelských faktur až od 1. 7. 2010, nejsou tedy v programu SAP údaje o počtu došlých faktur do té doby. Pokud jde o údaj z roku 2014, tak se jedná o faktury, které byly do společnosti doručeny do 30. 4. 2014. V porovnání s rokem 2013 za stejné období (tedy měsíce 1 – 4), je 17
předpoklad, že i v roce 2014 přesáhne počet dodavatelských faktur číslo 6500. Rozhodně není lichou představou, předpokládat konečný počet faktur kolem 7000, každoročně přichází nejvíce faktur na konci účetního roku, který se u většiny dodavatelů shoduje s kalendářním rokem.
Počet faktur/rok P o č e t
7000
f a k t u r
3000
6500
6000 5000
5400 4900
4000
2000
2700 2100
1000 0 * 2010
2011
2012
2013
**2014
Fiskální rok
(zaokrouhleno na celé stovky )
Obr. 5: Počet dodavatelských faktur za rok v letech 2010 - 2014
Tab. 1:Počet dodavatelských faktur za rok v letech 2010 – 2014 Rok Počet faktur *2010
2700
2011
4900
2012
5400
2013
6500
**2014
2100
* **
faktury, které přišly od 1. 7. 2010 faktury, které přišly do 30. 4. 2014
Současně díky tomu, že všechny údaje o dodavatelských fakturách jsou v programu SAP, je možné nechat si vygenerovat soupis s údaji, jak dlouho byla konkrétní faktura v procesu schvalování. Jedná se tedy o čas od jejího zaevidování do okamžiku, kdy je zúčtována ve finanční účtárně. (Faktura se musí
18
potom ještě zaplatit, ale k tomu dochází až ve splatnosti.) V soupisu jsou všechny faktury, které byly zaevidovány. Tedy i ty, které byly později z různých důvodů vráceny, a nedošlo tím pádem k jejich zaúčtování. Tyto případy sice trochu zkreslují údaje o době, kdy jsou v procesu schvalování, ale na druhou stranu jsou zachyceny všechny extrémy. Také jich je v celkovém množství dodavatelských faktur zanedbatelný počet. Druhým extrémem jsou zase případy faktur, které se z různých důvodů zdržely a byly zaúčtovány po splatnosti. Z daného soupisu jsem vytvořila graf (obr. 6) a tabulku (tab. 2). Získané údaje byly v soupisu uvedeny v sekundách. Pro větší přehled jsem tento údaj převedla na dny. Získané počty dní jsem zaokrouhlila na dvě desetinná místa. V celkovém počtu údajů si myslím, že došlo pouze k zanedbatelnému zkreslení vypovídající hodnoty dat. Z důvodu změny transakce jsem dostala k dispozici údaje pouze od října roku 2012 do dubna 2014.
Doba schvalování faktury 16 P 14 o 12 č 10 e 8 t 6 d n í
4 2
2012
2013
duben
březen
únor
leden
prosinec
listopad
říjen
září
srpen
červenec
červen
květen
duben
březen
únor
leden
prosinec
listopad
říjen
0
2014
Fiskální rok a měsíc
Obr. 6: Průměrná doba schvalování faktury v jednotlivých měsících let 2012 2014
19
Tab. 2: Průměrná doba schvalování faktury v jednotlivých měsících v letech 2012 - 2014 Rok Měsíc Počet dní 2012
2013
2014
Říjen
8,18
Listopad
7,06
Prosinec
13,07
Leden
10,30
Únor
14,75
Březen
12,49
Duben
8,48
Květen
9,01
Červen
9,30
Červenec
11,13
Srpen
9,05
Září
8,89
Říjen
7,61
Listopad
6,14
Prosinec
9,38
Leden
7,23
Únor
8,04
Březen
9,96
Duben
5,23
Z grafu a tabulky je patrné, že doba schvalování během roku kolísá. V tabulce jsem zvýraznila dva údaje. První z nich je maximum (14,75 dnů) a druhý minimum (5,23 dnů) doby schvalování za pozorovaný časový úsek (od října 2012 až do dubna 2014). Tento kolísavý jev lze vysvětlit několika okolnostmi. Hlavní skutečností, která toto ovlivňuje, je množství dodavatelských faktur. Mnoho společností fakturuje v prosinci, aby se dané plnění mohlo financovat ještě z rozpočtu aktuálního roku. Zároveň je vidět, že větší množství faktur přetrvává až do března, kdy je většinou účetní závěrka a tedy firmy mají opět snahu vyfakturovat co nejvíce do této doby. Dále můžeme z dat v roce 2013 (tento jediný rok je úplný) pozorovat vliv letních prázdnin. Zde dochází vlivem pracovníků, kteří čerpají řádnou dovolenou, k delšímu časovému úseku, než je faktura zaúčtovaná. Přijde mi zajímavé, že i když se celkový počet dodavatelských faktur každoročně 20
zvyšuje, doba schvalování se oproti tomu zkracuje. Za sledovaný úsek v roce 2012 to je 9,44 dnů, v roce 2013 je na schválení faktury potřeba v průměru 9,71 dnů (tento údaj je nejvíce vypovídající, protože jako jediný je vypočten z hodnot celého roku) a za první třetinu roku 2014 je průměrná doba schvalování 7,79 dnů. Tento údaj je nižší než v předešlých letech, i když jak už jsem zmiňovala, první kvartál bývá vždy časově náročnější kvůli většímu počtu dodavatelských faktur. Než bylo vůbec možné tento elektronický oběh dodavatelských faktur zřídit a zprovoznit, a tím získávat všechny tyto i jiné údaje a soupisy, museli pracovníci společnosti zjistit, jaké jsou k tomu potřebné technické změny na jednotlivých pracovištích a zajistit je. Touto problematikou se budu zabývat v následující kapitole.
21
3
Potřebné technické vybavení pracovišť a školení uživatelů
V této kapitole se budu věnovat činnostem, které bylo nutné zajistit ještě dříve, než se spustilo elektronické schvalování dodavatelských faktur. Převážně se jedná o počítačové vybavení na jednotlivých pracovištích, uživatelský přístup do programu SAP a v neposlední řadě problematika školení uživatelů.
3.1
Instalace HW na pracoviště
Se zavedením procesu elektronického schvalování faktur je spojena potřeba PC a uživatelského připojení do programu SAP u všech pracovníků, kteří jsou schvalovateli. Schvalovatel je každý zaměstnanec, který má pravomoc svým jménem objednávat zboží či služby u dodavatelů. Většina těchto lidí už měla přístup k PC, doplnění se týkalo hlavně pracovníků na provozních pozicích. Ne všichni tito pracovníci potřebovali dosud ke své práci PC. Častěji se potom řešil pouze uživatelský účet v programu SAP. Ten je bezpodmínečně nutný pro nahlížení do faktur a jejich schvalování nebo vytváření objednávek. Dále potom bylo potřeba dodat a nainstalovat skener a přístroj na tisk čárových kódů na pracoviště distribuce faktur. Pro usnadnění a zrychlení práce je nutný skener s vrchním podavačem, (pro velké množství skenovaných materiálů), který umí rozeznat čárový kód. K tomu je potřeba také speciální SW. Další nutností bylo pro tuto pracovnici zřídit přístup do speciální složky na serveru ŠA, kam se naskenované
faktury
ukládají.
Z této
složky
jsou
soubory
automaticky
v pravidelných intervalech nahrávány do programu SAP, kde se podle interního čísla z čárového kódu přiřadí k příslušné faktuře. Nejenom pracovnice distribuce faktur se musela seznámit s novým programem a celým procesem oběhu dodavatelských faktur. To si samozřejmě vedení společnosti uvědomilo. Proto pověřilo pracovníka, který se ve společnosti zabýval programem SAP, aby zrealizoval školení uživatelů.
3.2
Školení uživatelů
Ze všeho nejdřív byl vypracován uživatelský manuál (první manuál vznikl v létě roku 2010, přepracované a rozšířené zpracování je z podzimu 2012), který mají všichni zaměstnanci dostupný na interní síti, popřípadě v tištěné podobě. S tímto manuálem se měli všichni seznámit a vyzkoušet si schvalování v praxi ve
22
zkušebním modulu SK4. Pro případné dotazy a neshody se uživatelé obraceli na pracovníka, v jehož kompetenci je program SAP. Následovalo první kolo školení uživatelů v kompetenci zaměstnance ŠE, který má na starosti program SAP. Tam si měli zaměstnanci přinést své dotazy a připomínky k procesu schvalování dodavatelských faktur. Za pomoci dataprojektoru byly konkrétní případy názorně řešeny ve zkušebním modulu. Taktéž byli všichni na školení seznámeni s ukázkovým příkladem schvalování faktur, základními funkcemi a náležitostmi programu. Bylo řečeno, jak a kde najdou příslušnou fakturu, že podle statutu zjistí, na kterém oddělení se momentálně nachází a s kým se tedy mají v případě dotazů zkontaktovat. Školitel poukazoval na možnost nahlížení na faktury dle data nebo je třídit podle dodavatele. Bohužel největším problémem těchto několika školení bylo to, že byly dobrovolné. Plno techniků si na něj tedy nenašlo čas a nezúčastnili se. Mnoho jich tím pádem neumí s programem plně pracovat a nejsou schopni dohledat si informace, které potřebují a mají na ně kompetenci. Dokonce kolikrát vůbec nevědí, že si informace mohou zjistit sami. Potom tedy musí kontaktovat další pracovníky z jiných oddělení, aby se dané informace dozvěděli. Z tohoto důvodu jsem se rozhodla zpracovat dotazník, který vyplnili schvalovatelé faktur, abych zjistila, co jim na programu nejvíce vadí a jaké změny by přivítali.
23
4
Dotazníkové šetření
Na základě své osobní pracovní zkušenosti, kdy jsem vypozorovala, že mnoho schvalovatelů nezná své pravomoci v procesu schvalování dodavatelských faktur, jsem se rozhodla, že tomuto tématu se budu blíže věnovat. Začala jsem se tedy zajímat o způsob informování jednotlivých pracovníků. Dospěla jsem k názoru, že bude nejlepší zeptat se přímo schvalovatelů na jejich názor. Bylo nutné nějak zajistit, abych se dozvěděla od každého respondenta potřebné informace a aby dotazování mělo zpracovatelnou formu. Rozhodla jsem se tedy potřebná data ke zpracování zajistit písemnou formou dotazníku, který jsem si sama sestavila (viz příloha č. 1). V dotazníku byly použity uzavřené a polouzavřené otázky. Při sestavování dotazníku jsem vycházela z teoretické části mé práce a z vlastního pozorování při mé pracovní praxi ve společnosti ŠE. Dotazník jsem osobně rozdala během jednoho týdne v únoru letošního roku 34 respondentům. V mém šetření vyplnili dotazník schvalovatelé faktur, většinou jde o technické pracovníky. Jedná se tedy o kvalitativní výběr respondentů. Získané informace jsem mohla použít pouze z 27 dotazníků. Zbylých sedm jsem nemohla zpracovat, protože byly vyplněny neúplně, chybně nebo vůbec. Jelikož byl dotazník anonymní, nemohla jsem se ani postarat o dodatečné vyplnění či doplnění odpovědí. Rozhodně jsem díky tomu došla k názoru, že většina lidí si pořádně nepřečte zadání. Jinak si totiž neumím vysvětlit fakt, že i když jsem za otázkou uvedla, že mají vybrat jednu možnost, vrátily se mi čtyři dotazníky, kde bylo vybráno více odpovědí. Data jsem zpracovávala deduktivní metodou. Odpovědi respondentů jsem znázornila graficky. Na základě jejich odpovědí, jsem dospěla k poznatkům, které blíže rozeberu v následující kapitole.
24
4.1
Vyhodnocení dat
Ze získaných dat jsem vyhodnotila, že schvalovatelé ve společnosti ŠE jsou velmi reprezentativní vzorek. Jednak zastoupení pohlaví je rovnoměrné, a sice 15 mužů (55,56%) a 12 žen, tomu odpovídá 44,44% (obr. 7). Také v oblasti věku nemá žádná věková skupina markantní zastoupení (obr. 8). Nejvíce zastoupenou věkovou skupinou je varianta b) 36-50 let, kterou uvedlo 12 respondentů, to odpovídá 44,45%. V nejnižší věkové skupině a) 20-35 let je 8 pracovníků, tedy 29,63%. V nejstarší skupině se nachází 7 zaměstnanců (25,93%).
Pohlaví
b) muž
15
a) žena
12
0
2
4
6
8
10
12
14
16
12
14
Počet odpovědí Obr. 7: Rozložení schvalovatelů podle pohlaví
Věk c) více než 50
7
b) 36-50
12
a) 20-35
8 0
2
4
6
8
Počet odpovědí Obr. 8: Rozložení schvalovatelů podle věku 25
10
Shledávám zajímavým zjištění, že faktury schvalují jak pracovníci, kteří pracovali v SAPu už dříve, tak i zaměstnanci, kteří se k práci v programu dostali jen kvůli nově zavedenému elektronickému schvalování faktur. Z první otázky vyplývá (obr. 9), že 10 respondentů pracuje v programu SAP po dobu více jak pěti let, to odpovídá 37,04%. Druhou možnost b) „1-3 roky“ uvedlo 9 pracovníků, tedy 33,34%. Právě 7 zaměstnanců uvedlo, že v SAPu pracuje c) „3-5 let“, což odpovídá
době,
dodavatelských
před faktur,
kterou počet
bylo
zavedeno
odpovědí
odpovídá
elektronické 25,93%.
schvalování Pouze
jeden
schvalovatel (3,70%) pracuje v programu SAP více jak 5 let.
ot. 1) Jak dlouho používáte SAP? d) více jak 5 let
10
c) 3-5 let
7
b)1-3 roky
9
a) méně než 1 rok
1 0
2
4
6
8
10
12
Počet odpovědí Obr. 9: Dotazníková otázka č. 1 Na otázku č. 2) „Jak často schvalujete fakturu v programu SAP?“ byla nejčastější odpověď druhá možnost 1-2 týdně, tedy 15 respondentů, což odpovídá 55,56%. Méně četná odpověď byla možnost d) „jen, když mi přijde upozornění“, takto odpovědělo 6 pracovníků, tedy 22,23%.
Další čtyři pracovníci (14,81%)
odpověděli, že schvalují v SAPu pouze 1-2 měsíčně. Jenom dva respondenti, 7,41%, schvalují dodavatelskou fakturu denně (obr. 10).
26
ot.2) Jak často schvalujete fakturu v programu SAP? d) jen, když mi přijde upozornění
6
c) 1-2 měsíčně
4
b)1-2 týdně
15
a) denně
2 0
2
4
6
8
10
12
14
16
Počet odpovědí Obr. 10: Dotazníková otázka č. 2
Z celkových
27
respondentů,
se
jich
11
nezúčastnilo
školení
schvalovatelů/uživatelů (otázka č. 3), to odpovídá 40,74% (obr. 11). Většinovým uvedeným důvodem, proč se nezúčastnili (otázka č. 6) je to, že jim nebylo školení nabídnuto (obr. 12). Tohle zjištění považuji za alarmující, protože daní respondenti nemohou plně využívat své kompetence. Celkově by pro ně, podle mého názoru, bylo užívání SAPu
přehlednější a snadnější. Tím by reálně mohla stoupnout
i jejich celková pracovní spokojenost e efektivita. Vzhledem k tomu, že v této době je schvalování faktur elektronickou formou v provozu již více jak tři roky (od 1. 7. 2010), tak je neadekvátní, že skoro polovina dotázaných schvalovatelů se nezúčastnila žádného školení uživatelů. Jak jinak se tito pracovníci dozvědí informace, které potřebují ke své práci? Buďto metodou „pokus omyl“, která je jistě bude časově vyčerpávat, nebude efektivní a pracovníka znechutí. Druhou možností je zeptat se svých kolegů, kteří jsou v programu zběhlejší nebo se zúčastnili školení uživatelů. Je tedy v zájmu společnosti, aby pověřený zaměstnanec, který má školení na starosti, oslovil se školením všechny zainteresované pracovníky.
27
ot.3) Zúčastnil/a jste se školení uživatelů?
b) ne
11
a) ano
16
0
5
10
15
20
Počet odpovědí Obr. 11: Dotazníková otázka č. 3
ot.6) Proč jste se školení nezúčastnil/a? c) nebylo mi nabídnuto
7
b) doba konání mi nevyhovovala
3
a) nepovažoval jsem je za přínosné
1 0
1
2
3
4
5
6
7
8
Počet odpovědí Obr. 12: Dotazníková otázka č. 6 Z hlediska pracovníků, kteří se zúčastnili školení uživatelů, jich byla většina spokojena s jeho průběhem (otázka č. 4). Tedy pouze 2 respondenti odpověděli negativně, což odpovídá 12,5% (Obr. 13).
28
ot.4) Byl/a jste spokojen/a s jeho náplní?
b) ne
2
a) ano
14
0
2
4
6
8
10
12
14
16
Počet odpovědí Obr. 13: Dotazníková otázka č. 4 Zároveň ale na otázku č. 5 „Co vám na školení vadilo nebo chybělo?“ odpovědělo 5 pracovníků, že nic, tedy byli s průběhem školení spokojeni. Dalších 5 zaměstnanců, tedy 31,25%, což byl největší počet se stejnou odpovědí, jich uvedlo, že by uvítali větší možnost vlastního vyzkoušení konkrétních funkcí a dovedností programu přímo během školení. Pouze 2 účastníkům vadila příliš početná skupina, pro kterou se školení konalo. Třem pracovníkům by, dle dotazníku, vyhovovala častější frekvence školení, pro zopakování a lepší zapamatování si možných funkcí programu (Obr. 14). S tímto je v souvislosti požadavek jednoho pracovníka, aby se uspořádalo školení pokročilých a málo častých možností.
29
ot.5) Co vám na školení chybělo/vadilo? f) jiné (vypište)
1
*
e) nic (byl/a jsem spokojen/a)
5
d) nízká frekvence školení
3
c)příliš početná skupina
2
b) nedostatečný prostor pro dotazy
0
a) žádná/nedostatečná možnost samostatně si vyzkoušet přednášené
5 0
1
2
3
4
5
6
Počet odpovědí
* školení pokročilých možností
Obr. 14: Dotazníková otázka č. 5 Odpovědi na otázku č. 7 „Jste spokojen/a s používáním SAPu?“ říkají, že 11 respondentů (tedy 40,7%) je spokojeno s užíváním SAPu, 14 schvalovatelů (51,9%) uvedlo, že jsou spokojeni jen částečně a pouze 2 (což odpovídá 7,4%) jsou nespokojeni (obr. 15).
ot.7) Jste spokojen/a s používáním SAPu? c) částečně
14
b) ne
2
a) ano
11 0
2
4
6
8
10
Počet odpovědí Obr. 15: Dotazníková otázka č. 7 30
12
14
16
Z otázky č. 8 „Jakou změnu/doplnění byste rád/a přivítal/a při procesu schvalování faktur?“ jsem zjistila (obr. 16), že 14 respondentů (51,9%) nepožaduje žádné změny nebo doplnění funkcí programu. Druhou nejčastější odpovědí byla možnost c) „Větší přehlednost obrazovek“, takto odpovědělo 11 lidí (40,7%). Jeden uživatel (to odpovídá 3,7%) uvedl, že by přivítal rychlejší reakce programu. Odpověď d) „Jiné“ uvedl také 1 uživatel a vypsal, že by uvítal „automatické vyřazení starých nepoužívaných položek objednávky (např. rok 2012, 2013…)“. To se týká pouze objednávek, které jsou uzavírány na více let. Zajímavé zjištění je, že i když celkem 16 respondentů (59,26%) uvedlo, že jsou pouze částečně nebo vůbec spokojeni s používáním SAPu (otázka č. 7), tak jenom 13 uživatelů (48,15%) uvedlo nějakou změnu nebo doplnění, které by považovali za přínosné (otázka č. 8). Z čehož vyplývá, že 3 schvalovatelé (11,11%) sice nejsou úplně spokojeni s užíváním, ale zároveň, když se jim naskytla možnost uvést, co jim vadí nebo chybí, tak zvolili možnost, že by nic neměnili. Z dotazníkového šetření a vlastních pracovních zkušeností jsem dospěla k následujícím doporučením (kap. 5) na změny týkajících se programu SAP a školení uživatelů.
ot.8) Jakou změnu/doplnění byste rád/a přivítal/a při procesu schvalování faktur? d) jiné (vypiště)
1
c) větší přehlednost "obrazovek"
11
b) rychlejší reakce programu
1
a) nic bych neměnil/a
14 0
2
4
6
8
10
12
Počet odpovědí Obr. 16: Dotazníková otázka č. 8
31
14
16
5
Návrhy na změny
V této kapitole se budu věnovat zjištěným nedostatkům a návrhům na jejich odstranění. Jako hlavní zjištěný nedostatek považuji fakt, že školení nebylo nabídnuto všem pracovníkům, kteří jsou zapojeni do schvalování faktur. Ať už se jedná o zaměstnance nově příchozí do společnosti nebo stávající zaměstnance, kteří změnili pracovní pozici a tím i náplň práce, která teď zahrnuje i schvalování faktur. Pracovník, který má na starosti pořádání školení, by měl pravidelně aktualizovat seznam oslovených zaměstnanců, aby byl úplný a tím pádem zajištěn co nejefektivnější průběh schvalování faktur. Jako nejčastější odpověď respondenti uvedli, že jim na školení vadí nedostatečná možnost, aby si sami vyzkoušeli prezentované schopnosti a funkce programu. Podle mě je velmi důležité, aby zaměstnanci správně pochopili, co všechno program umí a na co mají oprávnění. Proto je potřeba zajistit při školení dostatečný časový prostor, který umožní, aby si všichni zúčastnění osobně mohli funkce vyzkoušet. Pracovník, který vede školení, by se mohl zamyslet nad možností, jak zajistit, aby měl každý účastník školení k dispozici PC a osobně si mohl práci v programu vyzkoušet přímo na školení. Také by se tímto zjistilo, zda všichni pochopili a porozuměli tomu, co bylo prezentováno. S tímto problémem souvisí také počet lidí, kteří se účastní jednotlivých školení. Pokud je skupina příliš početná (15 – 20 lidí), nemohou si všichni vyzkoušet, co potřebují. Potom je velmi pravděpodobné, že se nedostane řada na všechny dotazy a připomínky. Omezená kapacita míst ve školicím středisku, je také důvodem pro snížení počtu školených. Jinak není možné zajistit, aby si všichni zúčastnění mohli vyzkoušet potřebné funkcionality programu. Následujícím bodem, u kterého by účastníci školení přivítali změnu, je frekvence školení. Podle mě by ideální počet školení mohl být 2-3 ročně. Přičemž by mohlo být na výběr více možností termínu, například v rámci jednoho týdne aspoň 2 nebo 3 školení. Jednak aby mohla být školena menší skupina uživatelů a jednak proto, že by se termín jistě opět nehodil všem uživatelům najednou. Při častějším školení si člověk oživí to, co se už naučil a připomene si funkce a možnosti, které pozapomněl. Hlavně se to týká těch úkonů, které uživatel potřebuje pouze jednou za delší čas, a proto se stává, že zapomene, jak se to dělá. V tom případě by si na školení vždy uživatel oživil tyto možnosti a nemusel vyhledávat pomoc u kolegů. 32
Z poslední otázky dotazníku vyplývá, že by uživatelé přivítali větší přehlednost pracovního rozhraní programu. Pokud musejí pracovníci skoro každou záložku či položku dlouze v programu hledat, celkově se tím velmi prodlouží doba, kterou zpracováním úkonu musejí strávit. Podle mého názoru by pomohlo, kdyby práce v programu byla více intuitivní. Zároveň s tím ale souvisí již zmíněná frekvence školení, aby si uživatelé pravidelně mohli připomenout, kde, co najdou. V souvislosti se zlepšením práce v programu je adekvátní rychlost odezvy programu. Obzvlášť pracovníci, kteří ke své práci potřebují rozsáhlé soustavy dat, na ně musejí čekat až desítky minut. V tom případě se nemohou věnovat jiné práci na PC, protože tím riskují, že je systém automaticky po určitě krátké době nečinnosti odpojí z programu. Dochází totiž ke kuriózní situaci, že když nechá pracovník vyhledat sestavu dat, systém to nepovažuje za aktivní práci uživatele, a proto ho po čase odpojí. Zároveň ale uživatel nemůže pracovat v programu na něčem jiném, musí mít aktivní okno, ve kterém nechává vyhledat sestavu. Z tohoto důvodu je tedy žádoucí, popřemýšlet nad možností rychlejší reakce systému v případě, kdy chce uživatel zobrazit větší množství dat. To je ale spíš otázka pro specialisty přes SW. Poslední připomínka, kterou jsem získala z odpovědí v dotazníku, je automatické mazání starých položek objednávky. Pokud je objednávka uzavřena na více let, stále se po jejím zadání do systému, zobrazují všechny položky, které většinou představují stejné dodání zboží nebo služeb lišících se pouze rokem uskutečnění. Každý schvalovatel tedy proto musí neaktuální položky pokaždé, když dostane fakturu od konkrétní společnosti, smazat. Usnadnila by se jim tedy práce, kdyby se položky týkající se starých let, automaticky z objednávky mazaly. Bylo by ovšem trochu obtížnější vymyslet termín, kdy by se staré položky objednávky automaticky smazávaly. Není totiž žádnou výjimkou, že faktury, které jsou do společnosti doručeny v lednu nebo v únoru, se účetně pojí k předešlému roku. Každopádně již teď se schvalovatel může domluvit s oddělením nákupu, které má objednávky na starosti, aby v konkrétních objednávkách smazali neaktuální položky. Potom by se už tedy nezobrazovaly. V následující kapitole se budu věnovat přínosům a negativům,
které
jsou
spojeny
se
zavedením
dodavatelských faktur, ale také i negativním vlivům.
33
elektronického
oběhu
5.1
Shrnutí elektronizace
Nyní shrnu přínosy a negativa procesu elektronického oběhu dodavatelských faktur, které vycházejí z mého vlastního pozorování během pracovní praxe a následné brigádě. Pokusím se posoudit, zda se podařilo po letech užívání naplnit cíle a očekávání, se kterými se elektronický oběh zřizoval. Jedním z hlavních cílů bylo využít program SAP, který se ve společnosti již užíval. Nejprve se muselo přesně definovat, co všechno se od programu bude nově vyžadovat, aby vše fungovalo k všeobecné spokojenosti všech uživatelů. Po zvládnutí této první, nejspíš nejtěžší fázi, bylo již zařizování na straně poskytovatele programu SAP. Na vychytání nedokonalostí a nefunkčností bylo několik měsíců zkušebního provozu, kdy se v programu zkoušely nasimulovat nejrůznější situace, které mohou během roku nastat. Samozřejmě, že nebyly všechny nedostatky odhaleny během krátké doby zkušebního provozu. Řada situací se buď zapomněla vyzkoušet, jelikož si na ně nikdo nevzpomněl, nebo došlo k novým situacím, které se do té doby nemusely řešit. Ať už z jakéhokoliv důvodu, rozhodně bylo nutné domluvit se na způsobu podpory programu SAP. Většina problémů se dá vyřešit telefonickou domluvou spojenou se vzdáleným zákrokem ze strany správce systému. V obtížnějších případech se dostaví technik z podpory programu SAP přímo do společnosti ŠE, aby problém vyřešil osobně na místě. Ovšem pro řešení běžných úskalí nebo pro získání uživatelských rad se pracovníci společnosti ŠE mohou obrátit na zaměstnance ŠE, který má na starosti program SAP. Pokud on není schopen problém uspokojivě vyřešit, tak se potom obrátí na podporu programu SAP. Rozhodně si myslím, že k využití stávajícího programu SAP došlo v maximální možné míře. Za cíl byla stanovena také větší přehlednost v procesu schvalování faktur, aby se vždy snadno zjistilo, kde se konkrétní faktura nachází a jak dlouho se kde zdržela. Tento cíl byl, podle mě, splněn nejlépe jak mohl. Kdykoliv, když je potřeba, je možnost vyhledat fakturu, buď podle jejího čísla od dodavatele, nebo se můžou zobrazit všechny faktury u konkrétního dodavatele. Nejrychlejší ovšem je vyhledávání faktur podle desetimístného interního přiděleného čísla, které je nalepeno přímo na faktuře (u čárového kódu). U každé faktury je vidět, kterými kroky a odděleními již prošla (virtuálně, elektronicky), jak dlouho se kde zdržela (s přesností na minuty) a u koho se momentálně nachází. Zároveň je velmi
34
praktické, že od chvíle nahrání elektronické verze faktury, se může každý oprávněný uživatel (schvalovatel může nahlížet pouze na ty faktury, které jsou s ním věcně spojeny) podívat i na fakturu jako takovou, v elektronické podobě. Je také možné i zjistit, pokud byla faktura vrácena dodavateli a otevřít si průvodní dopis, se kterým se faktura vracela, na kterém se uveden důvod vrácení a osoba, která fakturu vrátila. Všechny tyto potřebné informace jsou lehce zjistitelné. Bohužel mnoho schvalovatelů není řádně informovaných, jak vyplynulo z mého dotazníkového šetření. S výše popsanou možností souvisí i větší přehlednost celého schvalovacího procesu. Již nemůže nastat situace, že se některá faktura povalovala někde v šuplíku a nikdo pořádně nevěděl, kde se nachází. Elektronizací schvalovacího procesu se plně eliminovaly situace, kdy někteří pracovníci tvrdili, že fakturu u sebe nemají, i když tomu bylo naopak, a oni tedy nejsou důvodem zdržování schválení faktury. Také se elektronizací snížil počet závazků po splatnosti. Každý uživatel si může své úkoly ke schválení (workitem) seřadit, jak potřebuje, tedy i podle splatnosti. Zároveň přínosem elektronizace oběhu faktur je snížení rizika ztráty nebo poškození papírového originálu faktury. S papírovou fakturou přijdou totiž do styku pouze pracovnice sekretariátu a distribuce faktur. Všichni ostatní zaměstnanci, kteří jsou jakkoli zapojeni do procesu schvalování faktur, již pracují s elektronickou verzí faktury. Elektronický oběh dodavatelských faktur přinesl společnosti většinou výhody. Bohužel, má ale i několik nevýhod. Největší nevýhodou je závislost na elektrické energii a fungování potřebného vybavení. Pokud dojde k výpadku elektřiny, tak se bohužel schvalování faktur úplně zastaví. Není možné realizovat žádný krok ze schvalování. Ke všemu je potřeba PC a k distribuci faktur ještě navíc skener a zařízení na tisk čárových kódů. Konkrétně toto zařízení bylo více jak čtyři měsíce mimo provoz. Bohužel trvalo tak dlouho, než pracovníci technické podpory problém vyřešili. Zařízení začalo tisknout čárové kódy, na kterých vždy chyběl nějaký údaj. Ať už se jednalo o číslo faktury od dodavatele, interní číslo faktury nebo osoby, která fakturu zaevidovala. Každopádně neúplný čárový kód se nemůže použít, protože by mohlo dojít ke špatnému skenování dokumentu a následnému špatnému přiřazení v programu SAP. Po dobu, kdy zařízení tiskne neúplně kódy, je pracovnice distribuce faktur nucena psát interní desetimístné číslo opět ručně na fakturu. Zároveň při skenování dochází ke zdržení, protože 35
pracovnice musí před každou fakturou změnit v nastavení skeneru číslo souboru, aby bylo zaručeno přesné přiřazení faktury jako přílohy v programu SAP. Také musí pracovnice skenovat každou fakturu zvlášť, jelikož chybí onen čárový kód, podle něhož by skener poznal, že začíná nová faktura. Jako další a poslední nevýhoda by se dal považovat fakt, že se zavedením elektronického oběhu dodavatelských faktur, skoro vymizel osobní kontakt mezi pracovníky jednotlivých oddělení. Myslím si, že sociální vazby jsou v zaměstnání také velmi důležité. Momentálně se techničtí pracovníci osobně setkávají s ekonomickými pracovníky jen v případě, kdy musejí vyřešit nějaký problém. Pokud to ovšem nelze vyřešit po telefonu nebo e-mailem. Může se stát, že se někteří pracovníci osobně nevidí třeba půl roku, i když se za původního způsobu schvalování faktur vídali každý týden.
36
Závěr Cílem této práce bylo zachytit vývoj schvalování dodavatelských faktur novým, elektronickým způsobem, po více jak třech letech užívání. Ke svým poznatkům jsem
dospěla
na
základě
vlastních
pracovních
zkušeností
a
odpovědí
schvalovatelů z dotazníkového šetření, které jsem k tomuto účelu zrealizovala. Společnost ŠE spustila projekt elektronizace schvalování dodavatelských faktur, aby zvýšila efektivnost a přehlednost tohoto procesu. Jak jsem již ve své práci uvedla, tento cíl byl splněn. Každý oprávněný uživatel se dostane k potřebným informacím prostřednictvím svého uživatelského účtu v programu SAP. Pokud ovšem o této možnosti ví a umí v programu pracovat. Jak vyplynulo z této práce, nově by se společnost měla zaměřit na vylepšení samotného procesu schvalování dodavatelských faktur a hlavně na řádné a pravidelné informování a školení zainteresovaných pracovníků. Pokud se podaří zlepšit informovanost pracovníků, následně se nejspíš zlepší i spokojenost s programem těchto schvalovatelů. Dalším pozitivem elektronizace je možnost zálohování i souborů s elektronickými fakturami. Postupem času společnost nejspíš bude čím dál více preferovat zasílání faktur, ať už dodavatelských, tak i odběratelských, pouze elektronickou formou. To povede k nižší spotřebě kancelářského papíru a následně i k menším nárokům na skladování papírových faktur. Vzhledem k tomu, že momentálně se faktury dle zákona musí skladovat deset let, jedná se v souhrnu o velké množství faktur. Na závěr bych chtěla pouze podotknout, že dle mého názoru, proces elektronizace proběhl úspěšně. Cíle, které jsem si v úvodu této práce stanovila, byly splněny. Taktéž očekávání společnosti ŠE, se kterými do elektronizace vstupovala, byly naplněny. V procesu schvalování jsou jen drobné nedostatky, které se časem jistě podaří eliminovat. Praktické využití mé bakalářské práce shledávám, díky zjištěným poznatkům (z dotazníkového šetření) popsaných v této práci, v zaměření se společnosti ŠE na realizaci pravidelného školení schvalovatelů.
37
Seznam literatury ŠOREJSOVÁ, Zuzana. ŠKO-ENERGO S. R. O. Cílový koncept – Specifikace produktu: Implementace WF pro elektronický oběh dokumentů a schválení Došlých dodavatelských faktur. 1. vyd. Mladá Boleslav, 5. 2. 2010. MOLNÁR, Zdeněk. Efektivnost informačních systémů. 2. rozš. vyd. Praha: Ikar, 2000, 178 s. ISBN 80-247-0087-5 BUCHALCEVOVÁ, Alena. Metodiky vývoje a údržby informačních systémů: kategorizace, agilní metodiky, vzory pro návrh metodiky. 1. vyd. Praha: Grada, 2005, 163 s. ISBN 80-247-1075-7. ŽIŽLAVSKÝ, Martin. Metodologie výzkumu: Studijní text pro předmět (kurs) metodologie výzkumu [online]. 2007 [cit. 2014-05-05]. Skripta. GÁLA, Libor, Jan POUR a Zuzana ŠEDIVÁ. Podniková informatika. 2., přeprac. a aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2009, 496 s. Expert (Grada). ISBN 978-80-247-26151. GÁLA, Libor. Podniková informatika: počítačové aplikace v podnikové a mezipodnikové praxi, technologie informačních systémů, řízení a rozvoj podnikové informatiky. 1. vyd. Praha: Grada, 2006, 482 s. ISBN 80-247-1278-4. ŠKO-ENERGO S. R. O. Postupy distribuce. 2. vyd. Mladá Boleslav, 2012. NOVOTNÝ Ota, Jan POUR, Miloš MARYŠKA, Josef BASL. Řízení výkonnosti podnikové informatiky. 1. vyd. Praha: Professional Publishing, 2010, 275 s. ISBN 978-80-7431-040-9. CARDA, Antonín. Workflow: nástroj manažera pro řízení podnikových procesů. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, 2003, 155 s. ISBN 80-247-0666-0. HORÁK, Jan. ŠKO-ENERGO S. R. O. Zpracování faktury dodavatelské. 1. vyd. Mladá Boleslav, 2012.
Internetové zdroje I-dotaznik.cz: Jak na výzkum – 4. část: Co s vyplněnými dotazníky a daty?. [online]. [cit. 2014-05-05]. Dostupné z: http://www.i-dotaznik.cz/jak-na-vyzkum-4cast-co-s-vyplnenymi-dotazniky-a-daty/ Eamos.cz: Zpracování a analýza dat. [online]. [cit. 2014-05-05]. Dostupné z: http://www.eamos.cz/amos/ksb/externi/ksb_305/6.htm
38
Seznam obrázků a tabulek Seznam obrázků Obr. 1: Původní proces schvalování faktur ........................................................... 11 Obr. 2: Čárový kód na faktuře .............................................................................. 13 Obr. 3: Pracovní rozhraní v programu SAP .......................................................... 13 Obr. 4: Současný proces schvalování faktur ........................................................ 17 Obr. 5: Počet dodavatelských faktur za rok v letech 2010 - 2014......................... 18 Obr. 6: Průměrná doba schvalování faktury v jednotlivých měsících let 2012 - 2014 ............................................................................................................................. 19 Obr. 7: Rozložení schvalovatelů podle pohlaví..................................................... 25 Obr. 8: Rozložení schvalovatelů podle věku ........................................................ 25 Obr. 9: Dotazníková otázka č. 1 ........................................................................... 26 Obr. 10: Dotazníková otázka č. 2 ......................................................................... 27 Obr. 11: Dotazníková otázka č. 3 ......................................................................... 28 Obr. 12: Dotazníková otázka č. 6 ......................................................................... 28 Obr. 13: Dotazníková otázka č. 4 ......................................................................... 29 Obr. 14: Dotazníková otázka č. 5 ......................................................................... 30 Obr. 15: Dotazníková otázka č. 7 ......................................................................... 30 Obr. 16: Dotazníková otázka č. 8 ......................................................................... 31
Seznam tabulek Tab. 1:Počet dodavatelských faktur za rok v letech 2010 – 2014......................... 18 Tab. 2: Průměrná doba schvalování faktury v jednotlivých měsících v letech 2012 2014 ..................................................................................................................... 20
39
Seznam příloh Příloha č. 1: Dotazník ........................................................................................... 41
40
Příloha č. 1: Dotazník Dotazník Proces schvalování faktur * zakroužkujte vhodnou odpověď Jste: a) žena
b) muž
Váš věk: a) 20-35 b) 36- 50 c) více než 50 1) Jak dlouho používáte program SAP? a) Méně než 1 rok
b) 1 – 3 roky
c) 3 – 5let
d) více jak 5 let
2) Jak často schvalujete fakturu v programu SAP? a)
Denně b) 1-2 týdně
c) 1-2 měsíčně d) jen, když mi přijde upozornění
3) Zúčastnil/a jste se školení uživatelů/schvalovatelů? a) Ano
b) ne
Pokud ano, 4) byl/a jste spokojen/a s jeho náplní? a) Ano
b) ne
5) co vám na školení chybělo/vadilo? (vyberte 1 možnost)
a) žádná/nedostatečná možnost samostatně si vyzkoušet přednášené b)nedostatečný prostor pro dotazy c) příliš početná skupina d) nízká frekvence školení e) nic (byl/a jsem spokojen/a) f) jiné (vypište): .........................................................................
Pokud ne, 6) proč jste se školení neúčastnil/a? a) Nepovažoval jsem je za přínosné b) doba konání mi nevyhovovala c) nebylo mi nabídnuto
7) Jste spokojen/a s používáním SAPu? a) Ano
b) ne
c) částečně 41
8) Jakou změnu/doplnění byste rád/a přivítal/a při procesu schvalování faktur? (vyberte 1 možnost) a) Nic bych neměnil/a b) Rychlejší reakce programu c) Větší přehlednost „obrazovek“ d) Jiné (vypište): .....................................................................................................................
42
ANOTAČNÍ ZÁZNAM AUTOR
Ivana Koldová
STUDIJNÍ OBOR
6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu
NÁZEV PRÁCE
Zhodnocení zavedení elektronického oběhu dodavatelských faktur ve firmě Ško-Energo s. r. o.
VEDOUCÍ PRÁCE
Ing. Martin Juhas
KATEDRA
KI - Katedra informatiky
POČET STRAN
44
POČET OBRÁZKŮ
16
POČET TABULEK
2
POČET PŘÍLOH
1
STRUČNÝ POPIS
Tato bakalářská práce má za cíl zhodnotit zavedení elektronického oběhu dodavatelských faktur po více jak třech letech užívání. Nejprve je porovnán původní způsob schvalování dodavatelských faktur s novým, elektronických způsobem. V práci jsou zachyceny činnosti a problémy, které byly se zavedením elektronizace spojeny. Následně praktická část se zabývá problematikou školení uživatelů programu SAP. Práce vychází z dat, které byly získány z dotazníkového šetření na základě vlastního dotazníku. Tento dotazník vyplnili schvalovatelé dodavatelských faktur. Závěr práce se věnuje celkovému shrnutí elektronického oběhu dodavatelských faktur a zlepšujícím návrhům.
KLÍČOVÁ SLOVA
Elektronický oběh dodavatelských faktur, školení uživatelů, dotazníkové šetření, efektivnost schvalování
ROK ODEVZDÁNÍ
PRÁCE OBSAHUJE UTAJENÉ ČÁSTI: Ne
43
2014
ANNOTATION AUTHOR
Ivana Koldová
FIELD
6208R087 Business Management and Sales
THESIS TITLE
Evaluation of implementation of contractors´ invoices electronic circulation in the company of Ško-Energo s. r. o.
SUPERVISOR
Ing. Martin Juhas
DEPARTMENT
KI - Department of Informatics
NUMBER OF PAGES
44
NUMBER OF PICTURES
16
NUMBER OF TABLES
2
NUMBER OF APPENDICES
1
SUMMARY
YEAR
2014
This bachelor thesis is to evaluate implementation of electronic circulation of contractors´ invoices after more than three years of using. First, the previous method of approving contractors´ invoices is compared with the new, electronic one. In the thesis the activities and problems connected with the computer processing are collected. The following practical part deals with the problematics of SAP programme user training. The thesis proceeds from the data obtained from the questionnaire research based on my own questionnaire. This questionnaire was filled in by approvers of contractos´ invoices. Conclusion of the thesis is devoted to overall summary of the electronic circulation of contractors´ invoices and improvement suggestions.
KEY WORDS electronic circulation of contractors´ invoices, user training, questionnaire research, approvement effectiveness
THESIS INCLUDES UNDISCLOSED PARTS: No
44
