ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola
BAKALÁŘSKÁ PRÁCE
2012
Artur Faltus
ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola
Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208R163 Podniková ekonomika a finanční management
Analýza ekonomických přínosů selfbillingu
Artur Faltus
Vedoucí práce: doc. Ing. Romana Čižinská, Ph.D.
Tento list vyjměte a nahraďte zadáním bakalářské práce
Prohlašuji,
že
jsem
bakalářskou
práci
vypracoval(a)
samostatně
s použitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná a v práci jsem neporušil(a) autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským).
V Mladé Boleslavi, dne .........
3
Děkuji doc. Ing. Romaně Čižinské, Ph.D. za odborné vedení bakalářské práce, poskytování rad a informačních podkladů.
4
Obsah Seznam použitých zkratek a symbolů ................................................................. 6 Úvod ....................................................................................................................... 7 Cíl práce ................................................................................................................. 8 1
Teoretická vymezení ........................................................................................ 9 1.1
Proces zúčtování dodavatelských faktur. .................................................. 9
1.2
Teoretické vymezení selfbillingu ............................................................... 9
1.2.1
Výhody selfbillingu ............................................................................ 10
1.2.2
Nevýhody selfbillingu ........................................................................ 10
1.3
Teoretické vymezení konsignačního skladu ............................................ 10
1.4
Teoretické vymezení elektronické fakturace ........................................... 11
1.4.1 2
3
EDI.................................................................................................... 12
Analýza současné aplikace............................................................................ 14 2.1
Navázání selfbillingu na konsignační sklad ............................................. 14
2.2
Využití elektronické fakturace a EDI ........................................................ 16
Analýza ekonomických přínosů ..................................................................... 17 3.1
Identifikace kapitálových výdajů .............................................................. 18
3.2
Identifikace kapitálových příjmů .............................................................. 18
3.4
Kvantifikace kapitálových příjmů ............................................................. 20
3.4.1
Zvyšující se úspory ........................................................................... 22
3.4.2
Určení příjmů dle zaměstnanců ........................................................ 24
3.5
Zhodnocení investice .............................................................................. 26
Seznam literatury ................................................................................................. 30 Seznam obrázků a tabulek ................................................................................... 31 Seznam příloh ...................................................................................................... 32
5
Seznam použitých zkratek a symbolů EDI
Elektronic data interchange
IT
Informační technologie
DIČ
Daňové identifikační číslo
DPH
Daň z přidané hodnoty
Atd.
a tak dále
NPV
Net present value
Tj.
to je
Tzn.
to znamená
Popř.
popřípadě
ISPV
Informační systém o průměrném výdělku
eSB
elektronický selfbilling
KÚ
Klasické účtování
Viz.
vizte
6
Úvod V dnešní turbulentní a konkurenčně velmi složité době je jedinou cestou jak uspět na celosvětovém trhu, cesta neustálého zefektivňování ve všech sférách činnosti. V nedávné době měli výrobní podniky ve střední Evropě, tudíž i české republice, výhodu oproti podnikům v západní i východní Evropě. Oproti západní Evropě mohli nabídnout produkci přibližně stejné kvality zato s nižšími náklady, tudíž s nižší konečnou cenou. Naopak oproti zemím východní Evropy mohli nabídnout vyšší kvalitu při zhruba stejné konečné ceně. Vezmeme-li v potaz mimo evropské země, bylo by dobré zmínit, že české ekonomika je výrazně proexportně orientovaná na evropské země, především Německo, tudíž mimoevropské země jako je například Čína nemohli vzhledem k vysokým nákladům na přepravu zboží a materiálu a nedostatečné kvalitě konkurovat české republice. To za dobu od revoluce v roce 1989 přilákalo spoustu investorů ze zahraničí, což velkou měrou přispělo k rozkvětu české ekonomiky. Dnes je situace značně rozdílná. Kvalita produkce v mimoevropských zemích prudce vzrůstá a díky velmi nízkým nákladům, plynoucích především z nízkých nákladů na zaměstnance, jsou schopni překonat vysoké přepravní náklady a dodat na evropský trh cenově a kvalitativně konkurence schopné produkty. Obdobná situace platí i pro státy východní Evropy. Toto ekonomické pozadí dává podnikům v České republice pouze jedinou možnost a to být maximálně efektivní. Maximální efektivitu lze zajistit pouze neustálím zefektivňováním všech složek podniku. Tím podnik dosáhne toho, že bude stále o krok napřed před konkurencí. Jedním z hlavních polí zefektivňování je generální snižování nákladů a to hlavně provozních. Proto bude tato práce věnována jedné z možností jak zefektivnit účetní proces a snížit náklady. Touto možností je proces selfbilling. Tento proces sebou ovšem nese i jiné výhody.
7
Cíl práce Cílem této práce je zmapovat použití procesu selfbilling v korporátní praxi. Na základě zmapování následně identifikovat jeho ekonomické přínosy. Tyto přínosy poté kvantifikovat a posoudit tento proces z hlediska investičního rozhodování. Výstupem by mělo být podložené doporučení, zda je investice do tohoto procesu výhodná čí není. A to jak z pohledu výhodnosti investice, tak i z pohledu ostatním konsekvencí.
8
1
Teoretická vymezení V první části mé bakalářské práce bych chtěl uvést obecný postup při
zaúčtování dodavatelských faktur. Následně teoreticky vymezit selfbilling jako nástroj pro zefektivní a výraznou úsporu nákladu při správě faktur. Posléze teoreticky vymezit konsignační sklad a rozvést jeho přínosy při jeho užití samostatně. Dále zmínit elektronickou fakturaci, jako možnost dalšího rozšíření výhod selfbillingu. Těchto několik vymezení by mělo poskytnout základ pro následné spojení v druhé části mé práce a tak maximalizovat přínosy selfbillingu pro korporátní praxi.
1.1
Proces zúčtování dodavatelských faktur. Obecně lze vysledovat standardizovaný model při zúčtování faktur. Tento
postup však není pevný a často se v praxi odchyluje od modelu v závislosti na potřebách účetní jednotky. Při dodávce například sériového materiálu příjde materiál na sklad kde je vytvořen příjem a do podnikového systému je zaúčtován příjmový doklad s nezaměnitelným variabilním symbolem, kterým bývá často číslo dodacího listu. Ten potvrzuje, že byl určitý materiál přijat na sklad v určitém množství, za určitou cenu atd. (příloha č. 1). Poté co odběrateli příjde faktura od dodavatele. Odběratel před zaúčtováním faktury vypáruje fakturu podle čísla dodacího listu uvedeného na faktuře s příjmovým dokladem. Tím je faktura zaúčtovaná do účetnictví. Při popisu tohoto modelu abstrahuji od mnoha detailů, jako je kontrola ceny a kontrola náležitostí faktury atd.
1.2
Teoretické vymezení selfbillingu Oproti standardnímu modelu kdy dodavatel zasílá fakturu odběrateli, při
selfbillingu fakturu vystavuje odběratel místo dodavatele, k tomu zplnomocní dodavatel odběratele na základě smlouvy (příloha č. 2). Smluvní rámec je převážně volný a záleží na vzájemném postavení a vyjednávací pozici a schopnostech dodavatele a odběratele. Selfbilling je poměrně nová „technologie“ a dnes je převážně využívaná v automobilovém průmyslu a to k zúčtování sériových dodávek. Důvod je, že pouze u sériových dodávek lze nalézt určitou periodicitu, kterou lze vhodně využít. Jedná se o to, že se účetní případy stále opakují a navíc jde o velké množství případů. 9
1.2.1
Výhody selfbillingu
Selfbilling přináší mnoho na první pohled skrytých výhod, které nemusí být na první pohled patrné. Například lze zmínit: 1.
Odstranění chyb při ručním zadávání faktur
2.
Pokles mzdových nákladů
3.
Pokles nákladů spojených s tiskem a přenosem faktur
4.
Zvýšení bezpečnosti, přehlednosti, rychlosti
5.
Snížení nákladu na archivaci (v případě elektronického selfbillingu)
Jednotlivé výhody budou v práci dále rozvedeny.
1.2.2 Nevýhody selfbillingu Mezi nevýhody selfbillingu lze považovat jeho obecně nákladné zavedení. Jde primárně o výdaje na hardwarové a softwarové vybavení a v neposlední řadě také o výdaje na využití zaměstnanců a externím poradců.
1.3
Teoretické vymezení konsignačního skladu Konsignační sklad je zvláštní druh skladu, který zřizuje dodavatel ve skladu
odběratele. O zřízení tohoto skladu je sepsána smlouva. Nejpodstatnějším rozdílem od klasického skladu je, že v konsignačním skladu je materiál stále ve vlastnictví dodavatele. To znamená, že odběratel nenese náklady spojené s držením materiálu, což ve výsledku znamená, že odběratel v materiálu nefixuje kapitál, který ve většině případů má svojí cenu v podobě úroku, dividend, podílu na zisku atd. To vede k úsporám, které lze využít k jiným podnikovým aktivitám a investicím. Materiál v konsignaci není zpravidla nijak oddělen od materiálu v klasickém skladu, neboli jde pouze o pomyslné rozdělení. V praxi to může znamenat, že vedle sebe mohl ležet dva kusy stejného materiálu, přičemž pouze jeden se nachází v konsignačním skladu. Konsignační sklad poskytuje výhody převážně odběrateli. Tuto výhodu je možné si vytvořit převážně silným postavením vůči dodavateli. Nebo vyjednat jakožto dodatek k jiné smlouvě.
10
1.4
Teoretické vymezení elektronické fakturace Elektronická fakturace je ve své podstatě klasická fakturace pouze jsou
faktury vystavovány v elektronické podobě. To nese větší nároky na IT, ovšem také značné úspory v nákladech na tisk a přesun faktury. Pro využití elektronické fakturace je zapotřebí zajistit, aby faktura v elektronické podobě měla všechny náležitosti, které musí faktura mít. Faktura je účetním dokladem, tudíž podle českých účetních předpisů se jedná o tyto náležitosti: 1. Označení účetního dokladu 2. Popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků 3. Peněžní částku nebo údaj o množství a ceně 4. Okamžik vyhotovení účetního dokladu 5. Okamžik uskutečnění účetního případu, pokud není shodný s datem vyhotovení dokladu 6. Vlastnoruční podpis nebo průkazný záznam v technické formě osoby odpovědném účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování (Kovanicová, 2009, s. 37) Je nutné podotknout, že splněním těchto náležitostí se faktura ještě nestává daňovým dokladem. Jelikož účetní jednotka v velkém množství případů potřebuje použít fakturu, jakožto daňový doklad je třeba fakturu opatřit dalšími náležitostmi. Těmi jsou: 1. Obchodní jméno a DIČ odběratele a dodavatele 2. Cenu bez daně celkem 3. Sazby daně 4. Výší daně celkem (Mrkosová, 2010, s. 6), (příloha č. 3) Též je nutné více rozvést bod 6. U elektronické faktury, je potřeba tuto fakturu opatři elektronickým podpisem odpovědné osoby. Úpravu tohoto elektronického podpis zle nalézt v zákoně o DPH § 26 odstavec 4. Ten uvádí, že
11
elektronickým podpisem se rozumí podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. Výhody elektronické faktury jsou: 1. Ekologičnost 2. Úspora nákladů na tisk (papír, tisková náplň) 3. Úspora nákladů na přesun 4. Úspora nákladu na archivaci 5. Úspora kancelářského prostoru
1.4.1 EDI Aby byly zachovány výhody elektronické faktury, musí být faktura přenesena v elektronické podobě. V dnešní době se často používá přesun pomocí EDI. EDI (electronic data interchange – EDI) je elektronický přenos dokumentu mezi odběratelem a dodavatele. EDI umožňuje, že účetní doklad, který vystaví jedna strana, dokáže druhá strana přesně interpretovat. Je bezpodmínečně nutné, aby během přesunu nedocházelo ke zkreslení nebo k vytvoření nekonzistentního výstupu na výstupu. EDI na rozdíl od zasílání faktur například e-mailem poskytuje mnohem větší bezpečnost, neboť příjemce dokumentu si může být bezpodmínečně jistý, že přijatý dokument pochází od určitého zasilatele. To je zaručeno již podstatou EDI. EDI přenáší informace na předem definovaných kanálech. To znamená, že jakmile příjemce obdrží něco z určitého kanálu, pak ví, že z tohoto kanálu přicházejí informace pouze od jediného zasilatele. Zároveň tento princip zaručuje, že během přenosu nedochází ke změně a tudíž není nijak narušena integrita přenášených informací. To znamená, že přijaté informace mohou být považovaný za zcela pravdivé. Respektive, že odesilatel tyto informace odeslal. To, že EDI přenáší informace správně, se prověřuje několika četným testováním. Při testování se prověřuje, zda jsou kanály nastaveny správně. Výstup by měl být ten, že v případě, že odesilatel dat odešle dílčí informaci například o
12
množství materiálu na faktuře, bude příjemce schopen určit, že se jedná o tuto informaci. Takto se kontroluje správnost všech přenášených informací. Pro případ této práce se jedná o přenos všech náležitostí faktury jakožto daňového dokladu, které byli zmíněny v kapitole 1.4. EDI je samozřejmě možno využít i k přenosu jiných dokumentů než je faktura.
13
2
Analýza současné aplikace V druhé části mé práce budu skládat dříve definované nástroje a procesy, tak
aby vznikl maximálně efektivní způsob zpracování dodavatelských faktury. Tento způsob by měl primárně přispět ke snížení nákladů společnosti a zároveň přinést i jiné výhody.
2.1
Navázání selfbillingu na konsignační sklad Dnes je prakticky možné a výhodné navázat konsignační sklad a selfbilling.
Při správě konsignačního skladu je dodavatel smluvně zavázán udržovat určité množství zásob materiálu. Toto množství je zadáno odběratelem a slouží jako rezerva pro případy, kdy může náhle dojít ke zvýšení výroby ve chvíli, kdy se stav zásob pohybuje v blízkosti signálního stavu. Tuto zvýšenou spotřebu materiálu je nutné pokrýt do doby, než dorazí další zásilka na sklad. Signální stav upozorňuje dodavatele, že by v nejbližší době měl doplnit jeho konsignační sklad. Tento signální stav nastavuje dodavatel a to tak aby byl schopen doplnit sklad včas a nedošlo k poklesu stavu zásob pod rezervní množství. Pokles stavu zásob pod rezervní množství, zvyšuje riziko výpadku výroby, kterému je nutno se vyhnout. Znamená to, že rezervní množství hlídá odběratel a signální stav hlídá dodavatel. V průběhu výrobního procesu odebírá odběratel z konsignačního skladu materiál, který potřebuje. Ve výrobním podniku je většinou konsignačních skladů více. Jeden konsignační sklad pro jednoho dodavatele. V jednou konsignačním skladu jednoho dodavatele však může být několik druhů materiálu v různém minimálním
požadovaném
množství.
Jakmile
odběratel
provede
výběr
z konsignačního skladu, právě v tu chvíli se stává materiál majetkem odběratele. O každém výběru je vyhotoven záznam. (příloha č. 4) Právě vystavení tohoto záznamu je podnětem k vytvoření faktury. V případě selfbillingu tuto fakturu vytvoří se všemi náležitostmi sám odběratel na základě informací o výběru, který sám uskutečnil. Aby byl o tomto výběru informován i odběratel, vytvoří dodavatel opis faktury, kterou zašle dodavateli společně s informacemi o výběru. Na základě těchto informací sleduje dodavatel stav množství na skladě.
14
Vzhledem k množství výběrů, rozmanitosti výběrů a četnosti uskutečňování výběrů je nutno zvolit vhodné cykly tvorby faktur. Není nutné vytvářet fakturu při každém výběru. V zásadě záleží na tom, jak se společnost rozhodne a dohodne se správcem konsignačního skladu. V praxi se může jednat o denní, týdenní, měsíční tvorbu faktury. Vlastně se jedná o tvorbu sběrné faktury. Sběrný doklad je, doklad do kterého se shrnují údaje o několika stejnorodých účetních případech. (Mrkosová, 2010, s. 6) Jednotlivé záznamy o výběrech se kumulují a následně například poslední den v měsíci se vytvoří sběrná faktura za celé období. Délka cyklu se může odvíjet od několika faktorů. Hlavním faktorem je zcela jistě hodnota materiálu. V případě, že by se jednalo o málo četné výběry materiálu o vysoké ceně, nebo více četné výběry materiálu o nízké ceně je v zájmu dodavatele si vyjednat co nejkratší cykly. Naopak pro odběratele je výhodné se snažit prodlužovat cykly. To vyplívá ze skutečnosti, že splatnost faktury se odvíjí od data vystavení. To zcela zásadně ovlivňuje dobu obratu pohledávek a dobu obratu závazku. Pří výběru materiálu vzniká odběrateli závazek z obchodního vztahu a dodavateli vzniká pohledávka z obchodního vztahu. Pro odběratele je žádoucí dobu obratu závazků zvyšovat. Naproti tomu pro dodavatele je žádoucí dobu obratu pohledávek zkracovat. Tím, že odběratel zvýší dobu obratu závazků, znamená, že během určitého období uskuteční méně plateb dodavateli a tudíž peněžní prostředky, které by již byl nucen zaplatit muže po dobu do splatnosti používat k jiným vlastním aktivitám. Může tím snížit potřebu externího financování a dosáhnout tím úrokových úspor. Svým způsobem se odběratel profinancován na účet dodavatele. Tato logika platí recipročně i pro dodavatele a pohledávky. Určení zúčtovacích cyklů tedy velmi významně ovlivňuje síla vyjednávací pozice dodavatele a odběratele. Jakmile je vytvořena faktura, faktura může být ihned zaúčtována do účetnictví. Hospodářské operace ovšem nevstupují do účetnictví přímo, ale prostřednictvím dokladů jakožto ověřených záznamů o hospodářském jevu. (Kovanicová, 2009, s. 36) V tomto případě se faktura zúčtovává na základě výběru z konsignačního skladu. Při uskutečnění výběru je vytvořen záznam o výběru, který slouží jako dokument pro zúčtování faktury.
15
Odpadá problém párování faktury s příjmovým dokladem, neboť je faktura vystavena na základě výběru z konsignačního skladu a to zaručuje, že byl materiál přijat do výroby a je bezpochyby jisté, že se neúčtuje o materiálu, který nemusel dorazit do skladu. Při párování faktury s příjmovým dokladem, dochází často k různým nepřesnostem. Muže se například jednat o situaci, kdy při příjmu zboží je zaúčtován příjmový doklad s nesprávným číslem dodacího listu, to následně vede k nemožnosti zaúčtovat fakturu. Pro zaúčtování faktury je totiž nutné, aby byla faktura spárovaná s příjmovým dokladem. Řešení těchto problému je často velmi problematické a zabírá spoustu času. Spojením konsignačního skladu se sefbillingem tyto problémy eliminuje.
2.2
Využití elektronické fakturace a EDI V případě využití klasického procesu selfbilling by musel odběratel vytvořit
fakturu v papírové podobě. To sebou nese náklady na tisk, jako jsou náklady na papír a toner, dále náklady na archivaci faktur. Dle zákona je nutné účetní doklady typu faktur uchovávat po dobu pěti let. A v neposlední řadě také určitý nekomfort při manipulaci, nároky na místo při uskladnění čí dohledávání faktur například v případě kontroly finančního úřadu, nebo poskytování dokladů pro auditing. Elektronickou fakturaci lze využít i při selfbillingu. V praxi to znamená odstranění všech zmíněných nákladů. Avšak nese sebou náklady spojené s pořízením vyhovujícího IT vybavení. EDI při selfbillingu lze uplatnit při zasílání faktury odběratelem dodavateli. Tato faktura slouží hlavně jako kontrola pro dodavatele. Dodavateli je zasílán opis faktury, který dodavateli poskytuje informaci o tom, že odběratel zaúčtoval do svého účetnictví určité množství materiálu při určité ceně. Dodavatel tak může očekávat platbu. Samozřejmě, že jako celková kontrola konsignačního skladu to nestačí, slouží pouze jako přehled. Dalším dokumentem vhodným k přenosu pro tento případ je doklad o výběru z konsignačního skladu zmiňovaný v kapitole 2.1. Ten poskytuje dodavateli přehled o pohybech v konsignačním skladu. Dodavatel tak může sledovat stav a učinit tak rozhodnutí zda konsignační sklad doplnit či ne (viz. kapitola 2.1).
16
3
Analýza ekonomických přínosů V této části práce budou vybrané výhody selfbillingu kvantifikovány a
následně bude tento proces posouzen jako podniková investice. A to z pohledu investice odběratele jakožto subjektu, jenž tento proces ustanovuje. Podnikové investice lze charakterizovat jako jednorázově (krátkodobě) vynaložené zdroje, které budou přinášet peněžní příjmy během delšího období.(Kislingerova, 2007, s. 249) Metodou zvolenou pro posouzení výhodnosti investice bude čistá současná hodnota (Net Present Value – NPV). Čistá současná hodnota je základem všech dynamických metod a zároveň je metodou nejpoužívanější a nejvhodnější, neboť dává srozumitelný výsledek a tím i jasná rozhodovací kritéria. NPV je nejsprávnější způsob hodnocení efektivnosti investic, a to především pro její vlastnosti: 1. Bere v úvahu časovou hodnotu peněz 2. Závisí pouze na prognózovaných hotovostních tocích a alternativních nákladech kapitálu 3. Je aditivní (tj. její výsledky lze v portfoliu investic sčítat) (Kislingerova, 2007, s. 256-257) Pro využití této metody bude nejprve nutné identifikovat kapitálové výdaje na zavedení selfbillingu a také aproximačně určit budoucí kapitálové příjmy, které plynou z jeho výhod.
17
3.1
Identifikace kapitálových výdajů Jedná se o výdaje, bez kterých nemůže být selfbilling využíván do
vnitropodnikových účetních procesů. Je potřeba zmínit, že se jedná o investici v zavedeném podniku, tudíž veškeré investice, které jsou zapotřebí, již byli provedený. Jde především o IT vybavení, resp. software. Nelze si představit podnik, který by fungoval bez účetního systému. Selfbilling je pouze jakousi nadstavbou, kterou je možné zavést, týmovou prací. Z tohoto důvodu se jako kapitálové výdaje jeví pouze čas zaměstnanců, který platí zaměstnavatel, tedy podnik. Ovšem zaměstnavatel by tento čas musel zaplatit i v případě, že by se zaměstnanci věnovali něčemu jinému, než práci na zavedení selfbillingu. Je zde předpoklad řádné pracovní doby, ne přesčasové práce. Dnes poskytují poradenství ohledně selfbillingu consultingovéch společnosti. Lze tedy říci, že se kapitálovým výdajem může stát, ale nemusí: 1. Výdaj na externí poradenství 2. Výdaj na přesčasové hodiny zaměstnanců 3. Jiné výlohy (např. dokup při nekompletnosti, dosavadního IT vybavení)
3.2
Identifikace kapitálových příjmů Jedná se o příjmy, které by měl selfbilling realizovat v případě zavedení.
Přesněji řečeno nejedná se přímo o příjmy, ale o úspory, které sebou selfbilling přináší. Pro použití metody NPV na ně bude nahlíženo jako na příjmy, i když ve skutečnosti k žádným peněžním příjmům nedochází. Avšak i v tomto případě se jedná o pozitivní přínosy. Jak již bylo zmíněno v kapitole 1.2.1, mezi výhody selfbillingu patří: 1. Odstranění ručního zadávání faktur 2. Pokles mzdových nákladů 3. Pokles nákladů spojených s tiskem a přenosem faktur 4. Zvýšení bezpečnosti, přehlednosti, rychlosti 5. Snížení nákladu na archivaci
18
Z těchto výhod lze vysledovat, že úspory budou realizovány primárně z možné redukce množství zaměstnanců. Tato redukce je možná právě díky tomu, že bude k zúčtování stejného množství účetních případů, tedy hlavně zaúčtování dodavatelských faktur za sériový materiál, potřeba nižší počet zaměstnanců. Faktury není potřeba ručně zadávat, ale jsou tvořeny a účtovány automaticky. Zde je důležité zopakovat, že podnětem pro vystavení faktury může být výběr z konsignačního skladu. Právě z tohoto důvodu je zařazení konsignačního skladu velmi žádoucí a vede k maximalizaci selfbillingových přínosů. Implementací procesu selfbilling dojde k odstranění ručního zadávání faktur do podnikového účetního systému. To přináší zcela zásadní úsporu času, která by se v ideálním případě měla odrazit v možnosti snížit počet osob zabývajících se touto agendou. Ve finálním důsledku to má za následek snížení mzdových nákladů. V případě, že by docházelo k zasílání faktur od dodavatele již v elektronické podobě, pak nejpodstatnějším přínosem selfbillingu oproti elektronické fakturaci je, že při selfbillingu tvoří odběratel faktury sám, tak jak mu to nejvíce vyhovuje, tudíž ví, že veškeré informace jsou správně a na místě kde mají být. Lze tedy říci, že zcela nejefektivnější možností je elektronický selfbilling. Sekundárním zdrojem úspor jsou úspory plynoucí z odstranění tisku faktur. Tzn. pokles režijních nákladů na tiskové náplně a papír popř. zařízení pro tisk. V neposlední řadě, také fakt, že dodavatel není povinné hradit náklady na poslání faktur odběrateli. V případě, že by musel dodavatel zasílat faktury v častých intervalech například ze zahraničí, se již nejedná o zcela marginální částky. Zde je potřeba zmíní, že na vrub odběratele lze připsat pouze úspory z netisknutí faktur, a to pouze když odběratel tvoří elektronické selfbillingové faktury. Svým způsobem na sebe odběratel selfbillingem přebírá všechny náklady spojené s tiskem a ulevuje dodavateli od nákladů na tisk a přenos faktur. Toto může být jedna z možností argumentace jak dodavatele přesvědčit, aby souhlasil s tím, že převede tvorbu faktur na odběratele. Obdobně tak i u mzdových nákladů, kde dodavatel může redukovat počet zaměstnanců, i když to není natolik výhodné jako u odběratele. Je pak na odběrateli, aby s vhodným použitím jiných nástrojů
19
eliminovat sobě vzniklé náklady. Eliminace dosáhne odběratel především použitím elektronického selfbillingu.
3.4
Kvantifikace kapitálových příjmů Jak již bylo zmíněno, hlavní zdrojem úspor je možnost snížení počtu
zaměstnanců. Tuto úsporu lze kvantifikovat tak, že se stanoví podíl počtu zúčtovaných faktur pomocí selfbillingu a počet zaměstnanců, kteří jsou potřeba k zajištění této agendy. Naplní těchto zaměstnanců je především kontrola předem nastavených postupů. Tento podíl se následně porovná s podílem počtu zúčtovaných faktur klasicky ručně zadávaných do účetního systému a počtem zaměstnanců, kteří faktury vkládají ručně do systému. Porovnání těchto dvou podílů by mělo ukázat, že při použití elektronického selfbillingu a klasického účtování je schopen jeden zaměstnanec zúčtovat rozdílné množství faktur. Výsledný podíl efektivity udává kolik faktur je schopen zúčtovat jeden zaměstnanec. U účtování o konsignačním skladu, jsou faktury tvořeny automaticky automatem, na základě výběrů z konsignačního sklad. Naopak v případě účtování přímých dodávek jsou faktury účtovány na základě zaslaného dokladu dodavatelem. V případě selfbillingu, může být automaticky vytvořená faktura hned automaticky zaúčtována, neboť je zaručena pravdivost všech údajů. Zaměstnanec tak nemusí věnovat čas kontrole a ručnímu zadávání faktury do účetního systému. V našem případě dojde k porovnání zúčtovaných faktur v rámci selfbillingu a klasického účtování. Získané údaje jsou za jedno srovnatelné období. Pro účely práci na ně bude nahlíženo jako na údaje za jeden měsíc.
20
Tab. 1 Určení podílu efektivity pro klasické účtování Počet faktur
Počet zaměstnanců
Podíl efektivity (=počet faktur/počet zaměstnanců)
Denně
319
9
35
Ročně
84108
9
9345
Zdroj: Vlastní tvorba
Tab. 2 Určení podílu efektivity pro elektronický selfbilling Počet faktur
Počet zaměstnanců
Podíl efektivity (=počet faktur/počet zaměstnanců)
Denně
72
1
72
Ročně
19044
1
19044
Zdroj: Vlastní tvorba
Při porovnání výsledných podílů je patrné, že při použití elektronického selfbillingu dokáže zaměstnanec zúčtovat více faktur. V tomto případě se jedná o 105% nárůst. Otázkou zůstává, kolik až faktur je jeden zaměstnanec schopen v rámci selfbillingu zúčtovat. Bezpochyby je to odvislé od kvality nastavení. Tzn. kolik, se při používání vyskytuje chyb, které je nutno odstranit a také jak často a v jaké míře se vyskytují ojedinělé situace, které je nutno řešit. Dále je potřeba určit kolik toto zvýšení efektivity přinese úspor. Je tedy nutné vycházet z teoreticky možného snížení počtu zaměstnanců a průměrné mzdy. Čím více faktur se zúčtovává v rámci selfbillingu, tím jsou úspory větší, kdežto výdaje na selfbilling jsou stále stejné. Je tedy jasné, že je vhodné selfbillingem účtovat pokud možno co největší objem faktur. Zvýšení objemu faktur lze zvýšit pouze tím, že bude do selfbillingu zařazováno více dodavatelů. 21
3.4.1
Zvyšující se úspory
Dle podílu efektivity lze určit počet zaměstnanců pro různé množství zúčtovaných faktur za rok. Pro tento případ bude uvažováno, že počet 19044 faktur je maximální hranice, kterou je jeden zaměstnanec schopen bez problému zúčtovat. Je však zcela jistě možné, že ve skutečnosti by toto číslo bylo vyšší. Nelze však s jistotou toto číslo určit. Tab. 3 Určení počtu zaměstnanců pro různé množství faktur
Počet faktur 10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000 90000 100000 110000 120000
Potřebný počet zaměstnanců eSB (=počet KÚ (=počet faktur/19044) faktur/9345) 1 1 1 2 2 3 2 4 3 5 3 6 4 7 4 9 5 10 5 11 6 12 6 13
Zdroj: Vlastní tvorba
22
Pro lepší přehlednost je lepší zobrazit údaje z Tab. 3 graficky. Z grafu je vidět, že křivka klasického účtování je strmější oproti křivce elektronického selfbillingu. To poukazuje na to, že se zvyšujícím se počtem zaúčtovaných faktur ročně se počet potřebných zaměstnanců u klasického účtování zvyšuje strměji, než u účtování metodo selfbilling. Znamená to, že pro zvyšují se počet faktur, vykazuje metoda selfbilling neustále vyšší úspory.
Efektivita selfbillingu 18 16 14 12 Počet faktur
10 8
Elektronický selfbilling
6
Klasické účtování
4 2 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Počet potřebných zaměstnanců
Zdroj: Vlastní tvorba Obr. 1 Efektivita elektronického selfbillngu
23
3.4.2
Určení příjmů dle zaměstnanců
Pro náš konkrétní případ bude výhodnost posuzována pro 19044 faktur zúčtovaných v rámci selfbillingu ročně. K tomuto množství faktur bude tedy zapotřebí dvou zaměstnanců. V tomto případě, se jedná o účetní nebo účetního. Průměrná hrubá mzda odborného všeobecného účetního nebo účetní byl podle ISPV (Informační systém o průměrném výdělku) v prvním pololetí roku 2012 22820 Kč. Tab. 4 Určení úspor eSB pro různé počty faktur
Počet faktur
Úspora v zaměstnancích
Úspora v penězích
(=počet potřebných
(=úspora
zaměstnanců při KÚ-eSB)
v zaměstnancích*průměrná hrubá mzda)
10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000 90000 100000 110000 120000
1
12437
1
24873
2
37310
2
49747
3
62183
3
74620
4
87057
4
99494
5
111930
5
124367
6
136804
7
149240
Zdroj: Vlastní tvorba
Hodnoty ve sloupci úspora v penězích tedy udává skutečnou finální úsporu, jež poskytuje proces selfbilling pro jednotlivé počty zúčtovaných faktur oproti klasickému účtování. 24
V našem případě je nutné upozornit na to, že původní stav byl, kdy byly všechny faktury účtovány klasickým způsobem. Tzn. všech 103152 faktur. Došlo tedy pouze k převedení u 19044 faktur. Finální úspora se tedy rovná zhruba 24873 ročně, tj. hodnota při 20000 fakturách.
25
3.5
Zhodnocení investice Zhodnocení zavedení procesu selfbilling proběhne pomocí metody NPV.
Z předchozích kapitol byly získány potřebné hodnoty, tj. kapitálové výdaje a příjmy. Další hodnoty budou ještě přidány. Kapitálové výdaje jsou: 1. Jednorázové výdaje odhadnuté v hodnotě 50000 Kč Odhad vychází z ceny odhadovaných spotřebovaných přesčasových hodin a platbám externím poradcům. Výdaje na extremní poradenství nejsou nutné. Avšak lze tento výdaj doporučit vzhledem ke složitosti implementace selfbillingu do podnikového účetnictví. Vzhledem k povaze výdajů, lze tutu investici považovat za konvenční investici, tzn. při výpočtu NPV dojde k jednomu kapitálovému výdaji a následně bude docházet pouze ke kapitálovým příjmům. Kapitálové příjmy jsou: 1. Mzdové úspory v hodnotě 24873 ročně 2. Tiskové a jiné úspory odhadnuté v hodnotě 10000 ročně Vztah pro výpočet NPV je:
Zdroj: Vlastní tvorba Obr. 2 Vztah pro výpočet NPV
Kde je: 1. C0 - kapitálový výdaj 2. CF1 až CF5 - odhadované kapitálový příjmy na pět let dopředu 3. k - požadovaná míra výnosnosti Za k, bude považována míra výnosnosti 10 %. Těchto 10 % odpovídá zjištěnému WACC (Weighted Average Cost of Capital, neboli vážené průměrné náklady kapitálu). (Corporate Management – Continental Corporation Annual report 2011). Tento ukazatel vlastně říká, k jakému zhodnocení musí dojít, aby 26
byly pokryty náklady na půjčený a vložený kapitál. V případě, že by výnos nepokryl ani tuto částku, podnik by utrpěl ztrátu. V našem případě tedy ukazatel NPV ukáže, zda je výhodné uskutečnit tuto investici vzhledem k tomu, že se za vložené prostředky do této investice platí. Platí se za něj ve formě podílu na zisku a úroků z úvěru.
Zdroj: Vlastní tvorba Obr. 3 Dosazení do vztahu pro výpočet NPV
Po dosazení hodnot do vztahu (viz. obr. 3) je výsledná čistá současná hodnota investice 60543. Investici je možné přijmout jen tehdy, je-li NPV > 0. Pokud je NPV záporná, nedojde vlastně nikdy k navrácení vloženého kapitálu. (Kislingerová, 2007, s. 257) V našem případě při NPV = 60543, lze vyhodnotit investici do zavedení procesu selfbilling jako přijatelnou. Na konec je vhodné doplnit dvě poznámky. První je, že ke kapitálovým příjmům bude docházet i po uplynutí doby čtyř let. To tuto investici dělá daleko výhodnější. A druhou je, že tuto investici je možné vyhodnotit jako výhodnou již po druhém roce.
27
Závěr Cílem této práce bylo zmapovat relativně nový proces zúčtování dodávaného sériového materiálu. Tento proces je v dnešní době využíván především v automobilovém průmyslu. Jeho počátky v České republice lze vysledovat od začátku 21. století. Selfbilling v podstatě znamená, že namísto klasického způsobu, kdy dodavatel zasílá fakturu za dodaný sériový materiál odběrateli, odběratel zplnomocněny dodavatelem vystavuje fakturu za dodaný sériový materiál sám sobě. Vystavit fakturu si může buď na základě příjmu materiálu na sklad, anebo jak bylo vesměs uvažováno v této práci, může využít konsignačního skladu, resp. uskutečňovaných výběru z něj. Tento výběr může sloužit jako podklad pro vytvoření faktury. Toto propojení zachovává všechny výhody samostatného konsignačního skladu a zároveň umožňuje zvýšit výhody selfbillingu. Toto mu umožňuje, mít fakturu v takové podobě, jaká mu vyhovuje. V této práci byl vyhodnocen jako nejefektivnější způsob vytvoření elektronické faktury. Hlavně kvůli úsporám za papír a tisk. Selfbilling byl v této práci sledován s důrazem na možnost dosáhnout úspor, což je v dnešní podnikové ekonomice jedna ze zcela zásadních otázek. Bylo zjištěno, že poskytuje možnost dosáhnout úspor především na poli mzdových nákladů. Selfbilling sebou samozřejmě přináší i další neopomenutelné výhody jako např. bezpečnost, přehlednost, rychlost. V závěru bylo propojení selfbillingu, konsignačního skladu a elektronické fakturace shledáno jako výhodná podniková investice. Je zcela bezpochyby jasné, že zavedení tohoto procesu do podnikového účetnictví pomůže obstát český podnikům v těžkém tržním prostředí a uspořit nezanedbatelné částky. Dle ne pouze mého názoru je selfbilling nástrojem, který má v budoucnosti svém opodstatněné místo. Avšak selfbilling nemá zcela jednoduchou cestu, jak v budoucnosti rozšířit své užívání. V cestě mu stojí jednak určitá neochota některých firem do selfbillingu vstupovat. Tuto neochotu lze přičíst neznalosti, resp. ne moc velké rozšířenosti, která vede ke strachu z něj. A jednak jde o ne
28
příliš příznivé prostředí, myšleno prostředí s neustále se měnícími zákony (změny DPH), které dělají tento systém náročnější na provoz. Závěrem je nutné říci, že z hlediska podnikového účetnictví se jedná o zcela pozitivní systém, který při jeho precizním zvládnutí umožní podniku zefektivnit celé účetnictví, bez kterého to dnes není možné.
29
Seznam literatury KISLINGEROVÁ, E. Manažerské finance+CD. 2. Přepracované a doplněné vydání. 2. vyd. Praha: C.H.BECK, 2007. 745s. ISBN 978-80-7179-903-0 KOVANICOVÁ, D. Abeceda účetních znalostí pro každého. 19. vyd. Praha: BOVA POLYGON, 2009. 440s. ISBN 978-80-7273-156-5 MARINIČ, P – ČIŽINSKÁ, R. Finanční řízení podniku. Praha: Grada Publishing, 2010. 208 s. ISBN 978-80-247-3158-2 MRKOSOVÁ, J. Účetnictví 2010. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2010. ISBN 97880-251-2925-8 PERNICA, P. Logistika (supply chain management) pro 21. Století. 1. vyd. Praha: Radix, 2005. ISBN 80-86031-59-4 RYNEŠ, P. Podvojné účetnictví a účetní závěrka. Průvodce podvojným účetnictvím k 1.1.2012. 12. Vyd. Olomouc: ANAG, 2012. 1095 s. ISBN 978-807263-714-0 Zákon č. 235/2004 SB. O dani z přidané hodnoty Zákon č. 563/1991 Sb. O účetnictví Corporate Management – Continental Corporation Annual report 2011.[online]. [cit. 2013-01-10]. Dostupné z: http://www.contitech.de/pages/managementreport/corporate-profile/cp-management/cp-management_en.html Elektronická fakturace. [online]. [cit. 2013-01-05]. Dostupné z: http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d9670v12544-elektronickafakturace-3-cast Mzdová sféra ČR – 1. Pololetí 2012. [online]. [cit. 2013-01-09]. Dostupné z: http://www.ispv.cz/getattachment/0615a06a-e903-4ec5-8044aa40245d0f43/CR_122_MZS_M8-xls.aspx?disposition=attachment
30
Seznam obrázků a tabulek Seznam obrázků Obr. 1 ................................................................................................................... 21 Obr. 2 ................................................................................................................... 23 Obr. 3 ................................................................................................................... 23
Seznam tabulek Tab. 1 ................................................................................................................. 20 Tab. 2 ................................................................................................................. 20 Tab. 3 ................................................................................................................. 21 Tab. 4 ................................................................................................................. 22
31
Seznam příloh Příloha č. 1 ........................................................................................................... 33 Příloha č. 2 ........................................................................................................... 34 Příloha č. 3 ........................................................................................................... 35 Příloha č. 4 ........................................................................................................... 37
32
Příloha č. 1 – Vzor příjmového dokladu
33
Příloha č. 2 – Vzor smlouvy o zařazení do selfbillingu
34
Příloha č. 3 – Vzor faktury
35
36
Příloha č. 4 – Vzor záznamu o výběru z konsignačního skladu
37
ANOTAČNÍ ZÁZNAM AUTOR
Artur Faltus
STUDIJNÍ OBOR
208R163 Podniková ekonomika a finanční management Analýza ekonomických přínosů selfbillingu
NÁZEV PRÁCE
VEDOUCÍ PRÁCE Katedra
Doc. Ing. Romana Čižinská, Ph. D. KFRP – Katedra finančního řízení podniku
ROK ODEVZDÁNÍ
2013
POČET STRAN
37
POČET OBRÁZKŮ
3
POČET TABULEK
4
POČET PŘÍLOH
4
STRUČNÝ POPIS
Bakalářská práce je zaměřena na proces selfbilling. Cílem této práce je zmapovat použití procesu selfbilling v korporátní praxi. Na základě zmapování následně identifikovat jeho ekonomické přínosy. Tyto přínosy poté kvantifikovat a posoudit tento proces z hlediska investičního rozhodování. Výstupem by mělo být podložené doporučení, zda-je investice do tohoto procesu výhodná čí není. A to jak z pohledu výhodnosti investice, tak i z pohledu ostatním konsekvencí. Závěrem je doporučení tento proces zavádět.
KLÍČOVÁ SLOVA
Selfbilling, EDI, konsignační sklad
PRÁCE OBSAHUJE UTAJENÉ ČÁSTI: Ne 38
ANNOTATION AUTHOR
Artur Faltus
FIELD
208R163 Business management and Finance Selfbilling economic contributions analysis
THESIS TITLE
SUPERVISOR
Doc. Ing. Romana Čižinská, Ph. D.
INSTITUTE
KFRP – Department of financial management
NUMBER OF PAGES
37
NUMBER OF PICTURES
3
NUMBER OF TABLES
4
NUMBER OF APPENDICES
4
SUMMARY
YEAR
2013
The bachelor thesis is focused on process selfbilling. The object of thesis is to chart a usage of process selfbilling. Based on a chart identify its economic contributions subsequently. Then quantify this contributions and assess this process from view of investment decision making. The output should be the recommendation whether is investment to this process profitable or not. Conclution is the recommendation to implement selfbilling.
KEY WORDS
Selfbilling, EDI, consignment warehouse
THESIS INCLUDES UNDISCLOSED PARTS: No
39
