KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav 52-53, Telp/fax: 021 - 5252746, Jakarta Selatan 12950

PEDOMAN UMUM DALAM IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1)

PUSAT PENGKAJIAN INDUSTRI HIJAU DAN LINGKUNGAN HIDUP BADAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN, IKLIM DAN MUTU INDUSTRI (BPKIMI)

2011

i

PEDOMAN UMUM DALAM IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1) PEMBINA Menteri Perindustrian M.S Hidayat PENANGGUNG JAWAB Arryanto Sagala TIM PENGARAH Tri Reni Budiharti Shinta D. Sirait TIM PENYUSUN Rafles Simatupang Muhammad Hafiz Nugroho Adi Sasongko TIM EDITOR Sangapan Denny Noviansyah Yuni Herlina Harahap Wiwiek Sari Wijiastuti Patti Rahmi Rahayu DITERBITKAN OLEH Pusat Pengkajian Industri Hijau dan Lingkungan Hidup Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim, dan Mutu Industri DICETAK OLEH KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

ii

PEDOMAN UMUM DALAM IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1) Edisi I. Jakarta : Kementerian Perindustrian, Januari 2011 vi + 85 hlm.

Disajikan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris

Alamat Penerbit: Kementerian Perindustrian Jl. Gatot Subroto Kav. 52-53 Jakarta Selatan 12950

ISBN: ...................................

iii

KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga Pedoman Umum Implementasi Konservasi Energi dan Pengurangan Emisi CO2 di Sektor Industri (Fase 1) ini dapat diselesaikan pada waktunya. Pedoman Umum ini disusun untuk meningkatkan pengetahuan dalam pelaksanaan konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di sektor industri yang telah dibahas oleh unsur pemerintah, tenaga ahli dan praktisi. Diharapkan Pedoman Umum ini bermanfaat bagi para pihak yang berkepentingan dalam menerapkan konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di sektor industri. Akhir kata kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Pedoman ini.

Jakarta, Januari 2011 Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim dan Mutu Industri Kepala, Arryanto Sagala

iv

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .......................................................... DAFTAR ISI ...................................................................... BAB I PENDAHULUAN ........................................ 1.1. Latar Belakang ........................................... 1.2. Peraturan Perundangan ................................ 1.3. Definisi ...................................................... 1.4. Hasil, Keluaran dan Aktivitas ......................... 1.4.1. Hasil ........................................................... 1.4.2. Keluaran ..................................................... 1.4.3. Aktivitas ..................................................... 1.5. Sasaran ....................................................... 1.5.1. Lokasi Sasaran ............................................ 1.5.2. Sasaran Penerima Manfaat .........................

iii iv 1 1 9 9 10 10 11 12 13 13 13

BAB II

KOMPONEN PROGRAM .............................. Prinsip Dasar Program ................................. Kerangka Kerja ........................................... Langkah Pelaksanaan Program .................... Persiapan .................................................... Pelaksanaan ............................................... Monitoring dan Evaluasi ...............................

15 15 15 28 28 30 36

ORGANISASI PROGRAM ............................. NPD (National Project Development) ........... National Project Director (NPD) ................... Deputi National Project Director (DNPD) ...... Sekretaris National Project Director (SNPD) . Pejabat Pembuat Komitment ....................... Pemerintah Daerah ...................................... PMU (Project Management Unit) ................... Tugas Teknis dan Tanggung Jawab PMU .... Tugas Managemen & Administrasi dan Tanggung Jawab PMU ……………………….. Struktur Organisasi PMU .............................. Tugas dan Tanggung Jawab PMU ................

37 37 37 38 39 39 39 40 40

2.1. 2.2. 2.3. 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. BAB III 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.2. 3.3. 3.4. 3.4.1. 3.4.2. 3.4.3. 3.4.4.

41 41 41

v

3.4.4.1. 3.4.4.2. 3.4.4.3. 3.4.4.4. 3.4.4.5. 3.5 3.5.1. 3.5.1.1. 3.5.1.2. 3.5.2. 3.5.2.1. 3.5.2.2. 3.5.3. 3.5.3.1. 3.5.3.2. BAB IV 4.1. 4.2. 4.3.

NPM (National Project Manager) .................. DNPM (Deputi National Project Manager)...... Pejabat Keuangan ........................................ Pejabat Administrasi ................................... PIU (Project Implementation Unit) ................ Konsultan Lapangan ...................................... NMC (National Management Consultant) ...... Tugas dan Tanggung Jawab Teknis NMC .... Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen NMC ........................................................... RC (Regional Consultant) .............................. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis RC ....... Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen RC EC (Evaluation Consultant) .......................... Tugas dan Tanggung Jawab Teknis EC ....... Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi EC ..............................................................

41 42 43 44 44 47 47 47

PENUTUP TRANSPARANSI AKUNTABILITAS PELAPORAN

54 54 55 56

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN A LAMPIRAN B LAMPIRAN C

48 49 50 51 52 52 53

58

LOKASI SASARAN DAN NAMA PERUSAHAAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN KEGIATAN ICCTF – KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN PROSEDUR PEMBAYARAN TAGIHAN JASA KONSULTAN

60 63

68

vi

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

LATAR BELAKANG

Mitigasi perubahan iklim melalui konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 telah diantisipasi oleh pemerintah Indonesia melalui penyusunan regulasi terkait dan menetapkan target untuk tujuan tersebut. Kementerian Perindustrian mengembangkan sistem terintegrasi untuk pemantauan penggunaan energi melalui konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di sektor industri. Dalam UU No. 30 Tahun 2007 tentang Energi disebutkan bahwa konservasi energi merupakan upaya yang sistematis terencana dan terpadu guna melestarikan Sumber daya energi dalam negeri serta meningkatkan efisiensi dalam pemanfaatannya. Efisiensi penggunaan energi memberi banyak keuntungan, diantaranya adalah untuk mengurangi biaya operasional dan biaya produksi. Konservasi energi menjadi penting di Indonesia, dimana aktivitas penggunaan energi pada kebanyakan industri dianggap tidak efisien. Salah satu penyebabnya adalah teknologi yang digunakan tergolong tua dan kurangnya restrukturisasi infrastruktur di sektor industri. Penggunaan energi yang tidak efisien tersebut mempunyai kontribusi cukup besar dalam peningkatan jumlah emisi CO2 di Indonesia. Konsumsi energi pada tahun 2008 untuk sektor industri adalah sebesar 49.14% dari total konsumsi Halaman 1 dari 83

nasional (MEMR, 2009). Kenyataannya, beberapa survei mengindikasikan konsumsi energi di sektor ini masih mungkin dihemat sekitar 15 – 30 % (PT. EMI, 2006). Sementara itu, walaupun cadangan energi fosil nasional Indonesia semakin terbatas namun Indonesia memiliki cadangan gas yang cukup besar untuk menggantikan bahan bakar fosil. Dengan penerapan energy mix di sektor industri yang umumnya memakai gas, diharapkan diversifikasi energi di bidang industri dapat mengurangi emisi CO2 karena koefisien emisi gas alam yang lebih rendah daripada koefisien emisi produk pertambangan atau perminyakan (TNA, 2009). Oleh karena itu, Presiden Indonesia telah mencanangkan target pengurangan emisi sebesar 26% dengan kemampuan sendiri dan sebesar 41% dengan bantuan lembaga internasional. Dari sejumlah target tersebut sektor Industri mempunyai share dengan proporsi sebesar 2%. Analisis Pareto telah dilakukan oleh Badan Penelitian dan Pengembangan Industri Kementerian Perindustrian (2007) menunjukkan bahwa 80% dari pemakaian listrik nasional terpusat pada 29 pabrik yang merupakan 20% dari 336 pabrik. Ke 29 pabrik tersebut di definisikan sebagai pabrik dengan penggunaan energi yang cukup besar dapat diklasifikasikan menjadi 8 grup, yaitu, Baja, Semen, Pulp & Kertas, Tekstil, Petrokimia, Makanan & Minuman, Pupuk, Keramik. Pemakaian energi dari industri Pulp & Paper dan industri Baja adalah 109.69 Petra Joule dan 107.84 Petra Joule berturut-turut (TNA, 2009). Dengan total 27.12% untuk pemakaian energi pada bidang industri dari kedua sektor tersebut (802.11 Petra Joule). Oleh karena itu, industri-industri tersebut perlu dilakukan Halaman 2 dari 83

perbaikan dalam penggunaan energi dan efisiensi energi. Didalam kerangka kerja United Nation Framework Convention on Climate Change (UNFCCC) Bali – Conference of the Parties (COP) 13, Pemerintah Indonesia telah meluncurkan program Indonesia Climate Change Trust Fund (ICCTF) dengan bantuan dari UNDP (United Nations Development Program) dan BAPPENAS (Badan Perencanaan Pembangunan Nasional) dalam rangka mengurangi emisi gas CO2. UNDP dan BAPPENAS menyediakan bantuan teknis kepada Kementerian Perindustrian (MoI) untuk meninjau ulang konsep roadmap pengurangan emisi CO2 di sektor Industri Baja dan Pulp & Kertas. Lingkup dari bantuan teknis pada industri-industri tersebut diharapkan mencakup regulasi yang mengakomodir pengurangan emisi CO2. Kementerian Perindustrian menetapkan strategi utama dengan tujuan pengurangan emisi CO2 pada sektor industri, yang mencakup 4 komponen: 1. Implementasi dari Konservasi Energi dan Pengurangan Emisi CO2 pada sektor industri. 2. Promosi dalam penanganan pengurangan CO2 pada sektor industri. 3. Implementasi ESCO (Energy Service Company) model pada sektor industry; 4. Implementasi Carbon Foot Print dan Energy Consumption Intensity di sektor industri; Kegiatan tersebut di bagi dalam 4 bagian, dalam jangka panjang yang tidak dapat di pisahkan satu dengan yang lain. Untuk disahkan sebagai aktivitas nasional, Kementerian Perindustrian telah Halaman 3 dari 83

mengesahkan Grand Strategy (Gambar 1) dan telah dimasukan dalam dalam Government Blue Book. Program IECIS ini diutamakan pada implementasi konservasi energi pada subsektor industri Baja dan industri Pulp & Kertas melalui penanganan emisi dan energi. Dimana hasil yang dipakai dapat mewakili data dari tiap subsektor yang telah dipilih, yang selanjutnya diteruskan sampai ke tahap akhir. Ditargetkan hasil pencapaian dari sektor industri dapat mendukung peraturan pemerintah pada target pengurangan emisi CO2 sebesar 2% dari 41% pada tahun 2020. Untuk itu, Kementerian Perindustrian harus: 1) memperkuat kapasitasnya dalam mengembangkan sistem terintegrasi untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di Industri Baja dan Industri Pulp dan Kertas, 2) meningkatkan partisipasi dari perusahaan industri dalam konservasi energi dan pengurangan emisi CO2, 3) meningkatkan kesadaran dan keterlibatan pemerintah daerah dan provinsi dalam konservasi energi dan pengurangan emisi CO2, dan 4) menguatkan kerangka kerja untuk konservasi energi dan pengurangan emisi gas rumah kaca di industri. Perencanaan dan strategi kegiatan ICCTF di MoI telah diuraikan dengan: 1) RPJM (Rencana Program Jangka Menengah) yang sejalan dengan Rencana Strategis/Renstra Badan Penelitian dan Pengembangan Industri/BPPI, Kementerian Perindustrian Halaman 4 dari 83

2) ICCSR (Indonesian Climate Change Sectoral Roadmap) di sektor Industri, di mana konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 berdasarkan pada pendekatan sektoral. 3) GRK RAN (Rencana Aksi Nasional - Gas Rumah Kaca) dari saham industri, yang berfokus pada pembangunan berkelanjutan sejalan dengan konservasi energi yang berarti efisiensi energi dan diversifikasi menghasilkan perbaikan lingkungan dan masyarakat. Pelaksanaan peraturan pemerintah tentang konservasi energi harus dikelola secara sistematis dan melibatkan seluruh stakeholder, jika tidak, dikhawatirkan target dan tujuan tidak akan tercapai. Untuk mengantisipasi hal tersebut, Kementerian Perindustrian (MoI) mengembangkan suatu sistem yang terintegrasi dan handal untuk mengelola dan membina industri, sehingga dapat meningkatkan kinerja industri. Industri yang terlibat akan dipantau, dievaluasi, dan dilaporkan. Harapannya, mereka dapat memberikan kontribusi yang cukup besar dalam konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 , industri harus mempunyai manajer energi, tim aksi energi, dan dokumen pendukung (Road Map, pedoman teknis, prosedur operasional standar, dan peta teknologi). Manajer Energi akan memiliki tanggung jawab dalam mengelola pemakaian energi dan dengan sendirinya melaksanakan konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 sementara Tim Aksi Energi akan membantu manager energi untuk bekerjasama dengan konsultan yang dipilih dalam melaksanakan pekerjaan spesifik, yaitu audit energi, audit karbon, dan TNA. Halaman 5 dari 83

Selain itu, Kementerian Perindustrian juga harus memberikan perhatian lebih dalam mempromosikan pentingnya konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 kepada pemerintah daerah. Pemerintah daerah akan memiliki peranan penting dalam mendukung pelaksanaan kebijakan MOI. Dalam hal ini, pemerintah setempat dapat didorong untuk membuat peraturan daerah dalam rangka mitigasi dan adaptasi perubahan iklim sektor industri. Terkait dengan pengembangan mekanisme dan kerjasama antara Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (Kemen ESDM/MEMR) dan Kementerian Perindustrian (Kemenperin/MOI), proyek ini harus secara proporsional memposisikan peran dan tanggung jawab masing-masing kementerian. ESDM telah melaksanakan pengkajian energi dan program konservasi sejak tahun 2003 dengan target pada bangunan dan beberapa perusahaan industri. Terkait dengan tugas Kementerian Perindustrian dalam peningkatan daya saing industri melalui peningkatan kesadaran pelaku usaha terhadap kebijakan emisi, maka Kementerian Perindustrian lebih memfokuskan untuk bekerja secara langsung dengan pelaku usaha dalam penerapan kebijakan energi konservasi. Berdasarkan kondisi dan situasi tersebut, program ini diharapkan dapat: 1) memiliki data dasar (baseline) yang dapat diandalkan untuk memungkinkan pengembangan perencanaan strategis untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2, 2) memiliki sistem informasi yang terupdate dengan baik dan dapat terdiseminasikan kepada seluruh stakeholder, Halaman 6 dari 83

3) Road Map dan pedoman teknis dalam penerapan penghematan energi dan pengurangan emisi CO2 pada industri, 4) memiliki sistem untuk memperkuat partisipasi industri dalam melakukan pemantauan yang efektif terhadap konsumsi energi dan produksi emisi CO2, 5) mengembangkan peraturan untuk menjamin pelaksanaan yang berkelanjutan dari sistem terpadu, dan 6) mendorong keterlibatan pemerintah daerah dalam mendukung pelaksanaan program dan mitigasi perubahan iklim sektor industri.

Halaman 7 dari 83

Gambar 1. Skema Strategi Utama Promosi Konservasi Energi dan Emisi Gas Rumah Kaca untuk di Sektor Industri Lahap Energi Halaman 8 dari 83

1.2.

PERATURAN DAN PERUNDANGAN

Mengingat pentingnya konservasi energi dan pengurangan emisi CO2, Pemerintah Indonesia telah menetapkan: 1. Undang Undang tentang Energi (UU No. 30/1997) 2. Peraturan Presiden No. 28 tahun 2008 mengenai Kebijakan Pengembangan Industri Nasional. 3. Keputusan Presiden No. 5/2006 tentang Kebijakan Energi Nasional, 4. Peraturan Pemerintah No. 70/2009 tentang Konservasi Energi Pada PP No. 70 tersebut ditetapkan pemakaian Sumber energi dan pengguna energi yang memakai energi lebih besar atau setara 6000 TOE/tahun, harus menetapkan manajer energi. Pengurangan emisi CO 2 dalam sektor industri juga telah ditetapkan dalam rencana strategis Badan Penelitian dan Pengembangan Industri, Kementerian Perindustrian melalui Rencana Program dan Jangka Menengah (RPJM) Tahun 2010 – 2014 melalui Program di Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya, Lingkungan dan Energi (Sekarang Pusat Pengkajian Industri Hijau dan Lingkungan Hidup). 1.3.

DEFINISI

Program ICCTF (Indonesian Climate Change Trust Fund) merupakan salah satu mekanisme pendanaan untuk perubahan iklim. Program ini memiliki 2 tujuan utama, yaitu:

Halaman 9 dari 83

1. Untuk mencapai Ekonomi Karbon Rendah (Low Carbon Economy) melalui ketahanan terhadap mitigasi dan adaptasi perubahan iklim 2. Untuk menyusun langkah inovatif yang bertujuan menghubungkan Sumber financial internasional dengan strategi investasi nasional, dan secara simultan dapat menjadi contoh bentuk finansial alternatif bagi mitigasi perubahan iklim dan program adaptasi yang dikelola Pemerintah secara transparan dan akuntabel. Pada tahapan ini, ICCTF memiliki tujuan yang spesifik, yaitu: 1. Memfasilitasi dan mempercepat proses investasi di bidang energi terbarukan dan efisiensi energi, dan secara simultan dapat menurunkan emisi gas rumah kaca di Indonesia dari sektor energi. 2. Untuk menurunkan emisi akibat penggundulan hutan dan degradasi hutan yang nantinya akan mengarah kepada managemen hutan berkelanjutan. 3. Untuk mengurangi kerentanan pada ekosistem pesisir, pertanian dan sektor perairan. 4. Untuk menjembatani gap finansial yang ditujukan untuk mitigasi dan adapatasi perubahan iklim. 5. Untuk meningkatkan keefektifan dan dampak dari bantuan finansial dari luar negeri bagi perubahan iklim di Indonesia. 1.4.

HASIL, KELUARAN DAN AKTIVITAS

1.4.1. Hasil a. Untuk memperkuat kapasitas Kementerian Perindustrian dalam mengkoordinasikan, Halaman 10 dari 83

mengembangkan dan mendukung pelaksanaan konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 pada industri baja dan pulp dan kertas; b. Untuk merevisi kerangka regulasi dan memfasilitasi peningkatan kesadaran efisiensi energi dan konservasi energi dalam industri sasaran; c. Untuk meningkatkan kapasitas perusahaan industri sasaran untuk mewujudkan konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 1.4.2. Keluaran a. Basis untuk konservasi energi dan produksi emisi CO2 di industri baja dan industri pulp dan kertas; b. Sistem informasi konservasi energi terpadu; c. Sumber daya manusia dengan pengetahuan dan keterampilan yang memadai tentang konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 ; d. Prosedur Operasional Standar, Technology Need Assessment untuk setiap industri dalam menerapkan konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 ; e. Pedoman Nasional dan Peraturan Menteri untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 ; f. Lesson learned dari Pilot Project Tanpa Biaya & Biaya Rendah dan Konsep Pilot Project Biaya Menengah & Biaya Tinggi untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 g. Peningkatan kesadaran pemerintah propinsi dan daerah tentang isu perubahan iklim.

Halaman 11 dari 83

1.4.3. Aktivitas a. Menetapkan tim penasihat, ahli dan fasilitator untuk energi, pengurangan emisi CO2 dan audit teknologi dengan mengadakan pelatihan; b. Mengumpulkan data tentang konsumsi energi, emisi CO2 dan teknologi yang digunakan melalui pelaksanaan audit energi/karbon dalam industri baja dan industri pulp dan kertas. c. Mengembangkan sistem informasi untuk memfasilitasi distribusi informasi kepada stakeholders. d. Meningkatkan keterampilan staf industri perusahaan melalui pelatihan, pembinaan dan pelatihan kerja di perusahaan industri untuk konservasi energi dan emisi CO2 di industri baja dan pulp & kertas. e. Mengembangkan Standard Operational Procedures (SOP) untuk konservasi energi dan emisi CO2 di industri baja dan pulp & kertas. f. Mengembangkan roadmap dan pedoman teknis untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di industri baja dan industri pulp dan kertas. g. Membuat Pedoman Nasional dan Peraturan Menteri untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di industri baja dan pulp & kertas. h. Mengembangkan Pra Studi Kelayakan dan Bussiness Plan untuk meningkatkan Technology Need Assessment untuk konservasi energi dan emisi CO2 di Baja dan pulp & kertas. i. Pelaksanaan Pilot Project Tanpa Biaya & Biaya Rendah dan Mempersiapkan Pilot Project Biaya Menengah & Biaya Tinggi. Halaman 12 dari 83

j.

Mempromosikan konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 kepada pemerintah provinsi dan daerah dengan mengadakan workshop dan penyebaran pelajaran yang dipetik dari pelaksanaan proyek untuk memperkuat kapasitas Kementerian Perindustrian dalam mengkoordinasikan, mengembangkan dan mendukung pelaksanaan konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di industri baja dan pulp/kertas;

1.5.

SASARAN

1.5.1. Lokasi Sasaran Industri sasaran akan terdiri dari 35 perusahaan industri baja dan 15 perusahaan industri pulp dan kertas. Dalam pengelolaannya akan dibuat 3 kantor Regional Consultant sebagaimana tertera pada Tabel 1. 1.5.2. Sasaran Penerima Manfaat • Industri, kelompok sasaran penerima manfaat adalah Industri yang mampu melaksanakan konservasi energi dan pengurangan emisi Gas Rumah Kaca untuk mendukung mitigasi perubahan iklim. • Pemerintah Daerah (Dinas/Instansi bersama Masyarakat), Pemerintah Kota/Kabupaten yang menjadi lokasi sasaran ICCTF Kementerian Perindustrian.

Halaman 13 dari 83

Wilaya h I

II III

Tabel 1. Target Industri Jumlah Perusahaan Area Baja * Pulp dan Kertas Jakarta 3 Banten 4 1 Jawa Barat 5 4 Jawa Timur 12 4 Jawa Tengah 4 1 Sumatera 7 5 Total 35 15

Halaman 14 dari 83

BAB II KOMPONEN PROGRAM

2.1.

PRINSIP DASAR PROGRAM

1. Prinsip Tata Kelola (Good Governance). – Partisipasi; – Transparansi – Akuntabilitas – Desentralisasi; – Demokrasi; 2. Prinsip Pembangunan Berkelanjutan – Perlindungan Lingkungan – Pengembangan Masyarakat Industri – Pengembangan Ekonomi 2.2.

KERANGKA KERJA

Halaman 15 dari 83

Halaman 16 dari 83

Halaman 17 dari 83

Halaman 18 dari 83

Halaman 19 dari 83

Halaman 20 dari 83

Halaman 21 dari 83

Halaman 22 dari 83

Halaman 23 dari 83

Halaman 24 dari 83

Halaman 25 dari 83

Tabel 4. Keterkaitan Kerangka Kerja Logis Hasil/Tujuan

Keluaran

Kegiatan

1. Untuk memperkuat kapasitas Kementerian Perindustrian dalam mengkoordinasi, mengembangankan dan mendukung implementasi dari konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas.

1. Acuan Dasar untuk konservasi energi dan produksi emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas.

- Membentuk Tim Penasihat, Tim Ahli dan fasilitator untuk konservasi energi, pengurangan emisi CO2 dan Audit teknologi dengan melakukan pelatihan; -Menyiapkan Jadwal Rinci Pelaksanaan Pekerjaan, kuesioner serta menyiapkan prosedur pelaksanaan audit energy dan audit emisi CO 2 di Industri baja dan pulp dan kertas. -Mengembangkan sistem informasi untuk memfasilitasi distribusi informasi ke pihak-pihak yang terlibat.

2. Untuk meninjau kembali peraturan kerangka kerja dan meningkatkan kesadaran dalam memfasilitasi efisiensi energi dan konservasi energi di Industri target.

2. Sistem informasi konservasi energi yang terintegrasi 1. Sumber daya manusia dengan pengetahuan dan keahlian yang cukup dalam hal konservasi energi dan pengurangan emisi CO2. 2. Standard Operational Procedure, Technology Need Assessment untuk

- Meningkatkan keahlian dari staf perusahaan Industri dengan memberikan pelatihan, pembinaan dan kerja praktek di Industri Baja dan Pulp dan Kertas dalam hal konservasi energi dan emisi CO2.

-Mengembangkan Standard Operational Procedures untuk konservasi energi dan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas.

Detil Kegiatan/ Aksi - TOT - Konsultasi dengan Staf PMU - Perlengkapan/ Kantor/Perjala nan Keluar - Perjalanan domestik - NMC (1.2) - RC (1.2) - NMC (2.1) - RC (2.1)

- NMC (2.2) - RC (2.2)

Halaman 26 dari 83

3. Untuk Meningkatkan kapasitas dari Industri target dalam hal kesadaran terhadap konservasi energi dan pengurangan emisi CO2

masing-masing Industri untuk implementasi konservasi energi dan pengurangan emisi CO2. 1.Pedoman Nasional dan Peraturan Menteri untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2. 2.Bahan Pembelajaran dari Pilot Project tanpa biaya dan berbiaya rendah serta konsep dari Pilot Project berbiaya menengah dan berbiaya tinggi. 3. Meningkatkan Kesadaran dari Pemerintah daerah dan provinsi terkait dengan isu Perubahan Iklim.

- Mengembangkan roadmap dan Panduan Teknis untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas. - Menyusun Pedoman Nasional dan Peraturan Menteri untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas. - Mengembangkan pra Studi Kelayakan dan Rencana Bisnis dengan tujuan meningkatkan Penilaian Kebutuhan Teknologi untuk konservasi konservasi energi dan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas. - Mengimplementasi Pilot Project tanpa biaya dan berbiaya rendah dan mempersiapkan Pilot Project berbiaya menengah dan berbiaya tinggi. - Mempromosikan konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 kepada Pemerintah daerah dan provinsi dengan mengadakan workshop dan pertemuan ilmiah dengan membawa hasil pembelajaran dari implementasi proyek.

- Workshop untuk menyusun Pedoman - Timeline MOE, - NMC (3.1) - RC (3.1) NMC (3.2) RC (3.2)

-

NMC (3.3) RC (3.3)

Halaman 27 dari 83

2.3. LANGKAH PELAKSANAAN PROGRAM 2.3.1. PERSIAPAN Tabel 5. Tahap Persiapan No 1

2

3

4

5

5.a

Kegiatan Pelaku Serangkaian - Penyelenggara: pertemuan/ lobby, Kementerian koordinasi di Perindustrian tingkat nasional - Peserta: Pemerintah, dan kelompok Asosiasi Industri, strategis Pelaku Usaha, Perguruan Tinggi, LSM, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Propinsi, kelompok Strategis lainnya Perumusan - Penyelenggara: NPD Pedoman Umum dan PIU dan Pedoman - Peserta: Pemerintah, Teknis Asosiasi Industri, Pelaku Usaha. Road Show - Penyelenggara: Kegiatan Kementerian Implementation of Perindustrian Energy - Peserta: Pemerintah, Conservation and Asosiasi Industri, Emission Pelaku Usaha, Reduction (Phase Perguruan Tinggi, 1) LSM, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Propinsi, kelompok Strategis lainnya Pelatihan dasar - Penyelenggara: NPD audit energi untuk - Peserta: PNS di Pegawai lingkungan Pemerintah kemenperin. - Fasilitator: Konsultan Workshop - Penyelenggara: NPD Pedoman Umum dan PIU dan Pedoman - Peserta: Pemerintah, Teknis Asosiasi Industri, Pelaku Usaha. Pedoman Umum Perumus : NPD

Hasil Penerimaan perangkat pemerintah dan stakeholder s lain terhadap program

Keterangan

Terumuskan nya Konsep Pedoman

Lihat Kerangka Acuan Kerja

Disperind Propinsi, Disperind Kota/Kab dan Pelaku Usaha memahami program ICCTF


Tersedianya SDM yang memahami audit energi


Tersosialisa sikannya Pedoman Umum dan Pedoman Teknis


Halaman 28 dari 83

5.b

5.c 5.d

5.e

5.f

5.g

5.h

5.i

5.j

Pedoman Pembentukan Energy Action Team Pedoman Pra Feasibility Study Pedoman Teknis Energy dan Emission Management Information System Pedoman Teknis Penilaian Partisipatif Industri Pedoman Teknis Membangun Kemampuan Pemerintah Provinsi/Lokal Pedoman Teknis Pemetaan Teknologi Industri Pulp dan Kertas Pedoman Teknis Tata Cara Penghitungan Karbon Pada Industri Pulp dan Kertas Pedoman Teknis Pemetaan Teknologi Industri Baja Pedoman Teknis Tata Cara Penghitungan Karbon Pada Industri Baja

Perumus: NPD dan Tenaga Ahli Konsultan

Perumus: NPD dan Tenaga Ahli Konsultan Perumus: NPD dan Tenaga Ahli Konsultan



Perumus: PIU BBPK

Perumus: PIU BBPK

Perumus : PIU BBLM

Perumus: PIU BBLM

Halaman 29 dari 83

2.3.2. PELAKSANAAN Tabel 6. Tahap Pelaksanaan No 1

Kegiatan Mobilisasi National Management Consultant (NMC) dan Regional Consultant (RC)

Pelaku - Penyelenggara: NPD - Peserta: Konsultan Pemenang Pengadaan Barang/Jasa

Hasil Tersiapkannya SDM yang akan memfasilitasi program

Keterangan Lihat Kerangka Acuan Kerja

2

Sosialisasi Program di tingkat Pemerintah Daerah

- Penyelenggara: RC - Peserta: Dinas Perindustrian Provinsi, Kota, Kabupaten dan Pelaku Usaha - Fasilitator: TA RC dan NPD

Terlaksananya sosialisasi program kepada stakeholder di daerah dan meminta kembali komitmen Pemerintah dan Pelaku usaha untuk mendukung program

Bagian dari kontrak RC Sumber: Pedoman Peran Pemerintah Daerah

3

Pelatihan dasar audit energi untuk Tim Fasilitator

- Penyelenggara : NPD - Peserta: Pelaku Usaha, asosiasi, universitas dan stakheolders lain. - Fasilitator: Konsultan

Tersedianya SDM yang memahami audit energi


4

Perumusan Kuesioner dan Instrumen unutk pelaksanaan Audit dan Asessment Energi pada Industri

- Penyelenggara: NMC - Peserta: Pelaku Usaha, asosiasi, - Fasilitator: TA NMC

Tersiapkannya konsep teknis untuk pelaksanaan audit energi

Bagian dari kontrak NMC

Halaman 30 dari 83

5

Pelaksanaan Audit dan Asessment Energi pada Industri

- Penyelenggara: RC - Peserta: Pelaku Usaha, asosiasi, - Fasilitator: TA RC

6

Pelaksanaan reffreshment untuk Audit Energi

- Penyelenggara: NMC - Peserta: Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC,

7

Pelaksanaan reffreshment untuk Audit Energi di tingkat perusahaan

8

Pelaksanaan mengenai Konsep Pembentukan Energy Action Team

9

Pelaksanaan refreshment mengenai Pembentukan Energy Action Team di Perusahaan

10

Pelaksanaan reffreshment untuk Participatory Industrial Appraisal

- Fasilitator:TA NMC

- Penyelenggara: RC - Peserta: Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC, - Fasilitator: TA RC - Penyelenggara: NMC - Peserta : Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC, - Fasilitator : TA NMC - Penyelenggara: NMC - Peserta: Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC, - Fasilitator: TA NMC - Penyelenggara: NMC - Peserta: Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC, - Fasilitator: TA NMC

Terlaksana dan terkumpulnya Data data konsumsi energi dan pengurangan emisi CO2 termasuk teknologi yang digunakan Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai audit energy Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai audit energy

Bagian dari kontrak RC

Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai pembentukan energy action team Terbentuknya energy action team di perusahaan

Bagian dari kontrak NMC Sumber : Pedoman Energy Action Team

Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai

Bagian dari kontrak NMC Sumber: Pedoman Participatory Industrial Appraisal

Participatory Industrial Appraisal

Bagian dari kontrak NMC Sumber : Pedoman Audit Energy Bagian dari kontrak RC

Bagian dari kontrak NMC Sumber : Pedoman Energy Actio Team

Halaman 31 dari 83

11

12

Pelaksanaan reffreshment untuk Participatory Industrial Appraisal di tingkat perusahaan Pelaksanaan audit / asessment energi oleh RC

- Penyelenggara: RC - Peserta: Pelaku Usaha - Fasilitator: TA RC

Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai Participatory Industrial Appraisal

Bagian dari kontrak RC Sumber : Pedoman Participatory Industrial Appraisal

- Penyelenggara: RC - Peserta: Pelaku Usaha - Fasilitator: Tim Fasilitator - Penyelenggara: NMC - Peserta: Pelaku Usaha, RC - Fasilitator: TA NMC

Terkumpulnya data energi


Monitoring validitas data

Bagian dari Kontrak NMC

Terumuskan dan terpublishnya Sistem Informasi

Bagian dari kontrak NMC Sumber: Pedoman EEMIS

13

Pelaksanaan Monitoring, Measure, Realibility dan Validity

14

Perumusan - Penyelenggara: dan NMC mempublikasi- - Peserta: Tim kan Sistem Perumus , Management Pusdatin Information KEmenperin, System Sekretariat BPKIMI, - Fasilitator: TA NMC

15

Pelaksanaan Pelatihan Sistem Management Energi

- Penyelenggara: NMC - Peserta: Pelaku Usaha, - Fasilitator: TA NMC

Tersosialisasikann ya Sistem Management Energi


16

Pelaksanaan upgrade Sistem Management Energi di tingkat perusahaan

- Penyelenggara: RC - Peserta: Pelaku Usaha, - Fasilitator: TA RC

Terumuskannya Sistem Management Energi di tingkat perusahaan


Halaman 32 dari 83

17

18

Pendampingan

Dinas Perindustrian untuk membangun cara pandang pola pikir mitigasi dan perubahan iklim sektor industri Pelaksanaan training Audit Carbon

19

Pelaksanaan reffreshment untuk Audit Carbon

20

Pelaksanaan reffreshment untuk Audit Carbon di tingkat perusahaan Pelaksanaan training technology Map

21

22

Pelaksanaan reffreshment untuk Audit TNA

- Penyelenggara: RC - Peserta: Dinas Perindustrian, - Fasilitator: TA RC

Terumuskannya Sistem Management Energi di tingkat perusahaan


- Penyelenggara: BBLM & BBPK - Peserta: Pelaku Usaha, Konsultan - Fasilitator: BBLM, BBPK - Penyelenggara: NMC - Peserta: Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC, - Fasilitator : BBLM dan BBPK - Penyelenggara : RC - Peserta: Pelaku Usaha - Fasilitator: TA RC

Tersiapkannya SDM yang memahami mengenai tata cara audit carbon


Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai audit karbon


Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai audit karbon


- Penyelenggara: BBLM & BBPK - Peserta: Pelaku Usaha, Konsultan - Fasilitator: BBLM, BBPK

Tersiapkannya SDM yang memahami mengenai technology map dan mampu merumuskan TNA Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai audit teknologi


- Penyelenggara: NMC - Peserta: Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC, - Fasilitator: BBLM dan BBPK


Halaman 33 dari 83

23

Pelaksanaan reffreshment untuk Audit TNA di tingkat perusahaan

- Penyelenggara: RC - Peserta: Pelaku Usaha - Fasilitator: TA RC

Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai audit TNA


24

Workshop konsep mekanisme insentif bagi pengurangan emisi CO2 pada industri baja dan pulpkertas

- Penyelenggara : NMC - Peserta: Pelaku Usaha, stakeholder - Fasilitator: NMC

Terlaksananya konsep mekanisme insentif bagi konservasi energi dan pengurangan emisi CO2


25

Workshop konsep Peraturan Menteri mengenai Road Map pengurangan emisi CO2 pada industri baja dan pulpkertas

- Penyelenggara: NMC - Peserta: Pelaku Usaha, stakeholder - Fasilitator: NMC

Terlaksananya sosialisasi upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai konsep Peraturan Menteri


26

Workshop perumusan Road Map pengurangan emisi CO2 pada industri baja dan pulpkertas

- Penyelenggara: PIU Direktorat - Peserta: Pelaku Usaha, stakeholder - Fasilitator: NPD dan PIU

Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai audit TNA


27

Pelaksanaan reffreshment untuk

Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai pengembangan Pra FS


- Penyelenggara: NMC - Peserta : Pelaku Pengembangan Usaha, Tim Pra FS Fasilitator, Tenaga Ahli RC, - Fasilitator: TA NMC -

Halaman 34 dari 83

28

29

30

31

- Penyelenggara: RC - Peserta: Pelaku Pengembangan Usaha Pra FS di - Fasilitator: TA RC tingkat perusahaan Pelaksanaan - Penyelenggara: audit / RC asessment Pra - Peserta: Pelaku FS RC Usaha - Fasilitator: Tim Fasilitator Pelaksanaan - Penyelenggara: Monitoring, NMC Measure, - Peserta: Pelaku Realibility dan Usaha, RC Validity - Fasilitator: TA NMC Pelaksanaan - Penyelenggara : perumusan NMC investment - Peserta: Pelaku grade audit Usaha, RC (IGA) - Fasilitator: TA NMC Pelaksanaan reffreshment untuk

Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai Pembentukan Pra FS


Terumuskannya FS untuk setiap industri


Monitoring validitas data FS untuk setiap industry


Perumusan IGA setiap industri


Halaman 35 dari 83

2.3.3. MONITORING DAN EVALUASI Tabel 7. Tahap Monitoring dan Evaluasi No 1

Kegiatan Monitoring Bersama

Pelaku - Penyelenggara: NPD - Peserta: Kemenperin, ESDM - Fasilitator: TA RC - Penyelenggara: NPD - Peserta: Pelaku Usaha, Dinas PRovinsi/ Kabupaten - Fasilitator : NPD

Hasil Monitoring progres pelaksanaan program Monitoring kesesuaian antara data tertulis dengan pelaksanaan program

Keterangan Lihat Kerangka Acuan Kerja

2

Uji Petik

3

Workshop Evaluasi di tingkat Regional

- Penyelenggara: RC - Peserta: Pelaku Usaha, Dinas Propinsi/ Kabupaten - Fasilitator : TA RC

Evaluasi akhir pelaksanaan program


4

Workshop Evaluasi di tingkat nasional

- Penyelenggara: NMC - Peserta: Pelaku Usaha, Dinas PRovinsi/ Kabupaten - Fasilitator: TA NMC



5

Workshop Evaluasi ICCTF Kementerian Perindustrian

- Penyelenggara: NPD - Peserta: Pelaku Usaha, Staikeholder tingkat Nasional - Fasilitator: NPD




Halaman 36 dari 83

BAB III ORGANISASI PROGRAM

3.1.

NPD (National Project Development): Kementerian Perindustrian menunjuk Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumberdaya, Lingkungan Hidup dan Energi sekarang menjadi Pusat Pengkajian Industri Hijau dan Lingkungan Hidup untuk membentuk National Project Director (NPD). Secara garis besar, NPD dapat dijelaskan sebagai berikut:  NPD terdiri dari staf-staf dari Kementerian Perindustrian.  Komite yang dibentuk untuk mengkoordinasi kegiatan ICCTF di Kementerian Perindustrian.  Bertanggung jawab secara penuh di dalam proses dan pelaksanaan proyek.  Dalam pelaksanaannya, NPD membentuk PMU yang bertugas membantu secara administrasi NPD dalam pelaksanaan pekerjaan.

Secara fungsi, NPD dibagi atas: 3.1.1. National Project Director (NPD) NPD sebagai penanggung jawab kegiatan mempunyai kewenangan mengelola program di tingkat nasional yang bertindak sebagai perwakilan executive agency atau penyelenggara program. 1. Untuk pelaksanaan administrasi keuangan direkrut Project Management Unit dan pelaksanaan tugas sehari hari ditunjuk DNPD dan sekertaris NPD.

Halaman 37 dari 83

2.

3. 4.

5. 6.

Untuk melaksanakan tugas lapangan substansi/ program NPD dibantu oleh NMC yang membantu pelaksanaan pengawasan, pengorganisasian, pembinaan dan pengendalian RC. Untuk pelaksanaan administrasi akan dibantu oleh PMU dan PPK. Tugas pokok, bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan program memfasilitasi penerbitan buku pedoman umum dan teknis dibantu oleh PIU, mengarahkan memantau dan menilai kinerja PMU, NMC, RC/AM, EC. Melaksanakan sosialisasi secara nasional bertanggung jawab atas perencanaan pengelolaan dana grant.

3.1.2. Deputi National Project Director (DNPD) DNPD membantu NPD dalam hal: 1. Mewakili NPD ketika berhalangan cuti, sakit, sesuai dengan penugasan dari NPD. 2. Deputi mengarahkan verifikasi. 3. Mengarahkan, memantau, kinerja dari consultant. 4. Melakukan tanda tangan cek atas persetujuan NPD. 5. Melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan dan evaluasi serta (pengendalian terhadap kinerja program sesuai dengan AWP) merujuk kepada project document. 6. Menyiapkan mengkoordinasikan perencanaan tindak lanjut program. 7. Mengarahkan langsung consultant evaluasi. 8. Mengarahkan PMU. 9. Mengarahkan pelaksanaan verifikasi tagihan. Halaman 38 dari 83

3.1.3. Sekretaris National Project Director (SNPD) Tugas sekretaris NPD adalah: 1. Sebagai quality control pelaksanaan program consultan pelaksana dengan AWP. 2. Merekomendasikan kepada NPD/DNPD tentang pelaksanaan program. 3. Melakukan evaluasi kinerja, memantau, menilai kinerja consultan pelaksana. 4. Menyiapkan dokumen perencanaan tindak lanjut program berdasarkan grantd strategy. 5. Melakukan koordinasi dengan PMU dalam rangka sesuai dengan target pencapaian. 6. Mengkoordinasikan dengan staf sekretariat NPD dalam rangka kelancaran program. 3.2.

3.3. 1.

2.

3.

Pejabat Pembuat Komitmen Menetapkan pengeluaran anggaran dan bertanggungjawab atas tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja pada kegiatan yang bersangkutan Pemerintah Daerah Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program konservasi energy dan pengurangan emisi Gas Rumah Kaca di lingkup daerah masingmasing. Menyusun konsep kebijakan Pemerintah Daerah, yang meliputi usulan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) dan Konsep Peraturan Daerah (Perda) yang memuat mitigasi dan adaptasi perubahan iklim sektor industry. Merencanakan tindak lanjut pelaksanaan konservasi energio dan pengurangan emisi Gas Rumah Kaca di tingkat Daerah.

Halaman 39 dari 83

4.

Melakukan koordinasi dan pembinaan terhadap manajer energy dan energy action team dalam rangka peningkatan daya saing industry melalui konservasi energy dan pengurangan emisi Gas Rumah Kaca.

3.4.

PMU (Project Management Unit) PMU memiliki tanggung jawab dalam memonitor, mengevaluasi dan melaporkan seluruh aktivitas kepada NPD/DNPD melalui sekretais NPD selama masa proyek. Pejabat PMU akan berkoordinir dengan PMU dan PIU dalam mengamankan substansi materi selama implementasi proyek.

3.4.1. Tugas Teknis dan Tanggung Jawab PMU 1. Mengembangkan analisis SWOT dari program yang sedang berjalan. 2. Untuk mengevaluasi dengan cara mendapatkan umpan balik, data dan informasi mengenai program dan aktivitasnya. 3. Evaluasi dari program akan menghasilkan informasi yang berguna untuk membantu dalam menentukan lingkup dari program kerja dan area yang membutuhkan perbaikan. 4. Memberikan tujuan Evaluasi yang harus spesifik dan terukur. 5. Untuk mengembangkan dan memonitor rencana kerja dan jadwal program yang cukup terperinci. 6. Membantu NPD dalam memastikan pekerjaan dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditetapkan. 7. Membantu NPD dalam mengatur kurun waktu yang realistik untuk proyek. 8. Untuk mengevaluasi semua pelaporan dari NMC dan RC selama implementasi dari program.

Halaman 40 dari 83

9. Mengembangkan laporan keseluruhan aktivitas 3.4.2. 1. 2.

3.

4.

evaluasi

untuk

Tugas Managemen & Administrasi dan Tanggung Jawab PMU Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien dengan NPD dalam semua aktivitas. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien dengan RC dalam aktivitas audit konservasi energi dan emisi. Mempersiapkan template dan panduan teknis untuk monitoring dan evaluasi dari program NPD, PMU, NMC dan RC. Membuat laporan yang ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris dilaporkan ke NPD.

3.4.3. Struktur Organisasi PMU Struktur Project Management Unit, terdiri atas: 1. National Project Manager (NPM) 2. Deputi National Project Manager (DNPM) 3. Administration Officer 4. Financial Officer 5. Asisten dan Supporting Staf 3.4.4. Tugas dan Tanggung Jawab PMU 3.4.4.1. NPM 1. Bertanggung jawab atas kelancaran administrasi dan keuangan program, dalam menjalankan tugasnya PMU dan dibantu oleh deputi dan officer serta asisten. 2. Mengarahkan dan bertanggung jawab pelaksanaan program yang meliputi tata admin dan keuangan yang sesuai dengan UNDP standard dan pemerintah RI. 3. Merumuskan SOP dan tata kerja PMU.

Halaman 41 dari 83

4.

5.

6.

7.

8. 9.

Memberikan rekomendasi kepada NPD/DNPD melalui sekretaris NPD mengenai pelaksanaan program, administrasi dan rencana anggaran keuangan sesuai program yang akan dilakukan. Bertanggungjawab terhadap tersedianya laporan program, laporan administrasi dan keuangan sesuai dengan standard UNDP dan Pemerintah RI (PP No. 2 Tahun 2006); Memberikan laporan progress program, administrasi dan keuangan kepada NPD/DNPD/SNPD. Berkoordinasi dengan NMC, RC dan EC dalam pelaksanaan program dengan sepengetahuan NPD/DNPD/SNPD. Mengkoordinasikan Deputi NPM, Officer dan asisten serta staf pendukung. Bertanggung jawab kepada NPD/DNPD.

3.4.4.2. DNPM 1. Melakukan Check and re-check sebagai bagian dari quality control pelaksanaan program. 2. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program merujuk kepada Letter of Agreement (LoA), Project Document, dan Annual Work Plan (AWP). 3. Menyiapkan rencana tindak lanjut pelaksanaan program; 4. Membantu sebagian tugas NPM, meliputi : i. Menyiapkan rekomendasi pelaksanaan program. ii. Mengkoordinasikan dan menyusun laporan program sesuai dengan standar UNDP. iii. Mengkoordinasikan dan menyusun laporan program sesuai dengan standar PP No. 2 Tahun 2006.

Halaman 42 dari 83

iv. Berkoordinasi dengan NMC, RC dan EC dalam pelaksanaan program dengan sepengetahuan NPD/DNPD/SNPD dan NPM. 5. Membantu NPD dalam pelaksanaan tugas lain di dalam pelaksanaan proyek. 6. Mengkoordinasikan Officer serta asisten. 7. Bertanggung jawab kepada NPM. 3.4.4.3. Pejabat Keuangan 1. Membantu NPM dalam penyusunan perencanaan dan pertanggungjawaban anggaran rutin dan program; 2. Menerima alokasi dana untuk keperluan operasional; 3. Menerima, menyimpan, membayarkan uang, dan mempertanggungjawabkan alokasi dana yang ada dalam pengelolaannya; 4. Melaksanakan proses administrasi pembayaran secara efisien, responsif, akurat, transparan, dan akuntabel; 5. Melakukan pengendalian dan pengawasan realisasi anggaran dalam rangka menjaga likuiditas keuangan dalam kondisi sehat; 6. Mengkoordinir dokumen pengeluaran keuangan; 7. Menandatangani dan mempertanggungjawabkan semua dokumen pengeluaran sesuai dengan AWP; 8. Menyusun SOP Bidang Keuangan 9. Membantu Bendahara dalam pemotongan dan penyetoran pajak sesuai dengan ketentuan Undang-undang perpajakan yang berlaku dan mengoordinasikan laporan. 10. Membantu NPD/DNPD/SNPD dalam pelaksanaan tugas lain di dalam pelaksanaan proyek. 11. Bertanggung jawab kepada NPM.

Halaman 43 dari 83

12. Mengkoordinasikan asisten akuntansi dan asisten verifikasi. 3.4.4.4. Pejabat Administrasi 1. Menyusun rencana anggaran dan program kerja; 2. Menyusun juklak dan juknis di bidang Kesekretariatan di PMU; 3. Melaksanakan tata alir surat masuk dan keluar dan mendokumentasikannya; 4. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja termasuk jadwal kerja program 5. Mengoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan program termasuk jadwal kegiatan kerja; 6. Memfasilitasi pencatatan dan dokumentasi serta notulensi keputusan rapat; 7. Menyusun SOP Bidang Administrasi dan Program. 8. Membantu NPD/DNPD/SNPD dalam pelaksanaan tugas lain di dalam pelaksanaan proyek. 9. Bertanggung jawab kepada NPM melalui Deputi NPM. 10. Mengkoordinasikan asisten di bawahnya. 3.4.4.5. PIU (Project Implementation Unit): Untuk mengamankan substansi materi dari proyek, PMU akan dibantu oleh Project Implementation Units (PIU), meliputi: 1. Direktorat Industri Logam Dasar dan, 2. Direktorat Industri Hasil Hutan dan Perkebunan; Mempunyai tugas : - Mengkoordinasikan sektor industri dan perusahaan yang dibina;

Halaman 44 dari 83

- melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program sesuai kebutuhan di sektor industri. 1. Balai Besar Logam dan Mesin . 2. Balai Besar Pulp dan Kertas, Mempunyai tugas : - Menyusun panduan teknis untuk sektor industri baja dan sektor industri pulp dan kertas. - Melaksanakan pelatihan sesuai dengan panduan teknis yang disusun. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap industri dan RCs merujuk dari panduan teknis yng telah disusun

Halaman 45 dari 83

Gambar 2. Struktur Organisasi Proyek

Halaman 46 dari 83

3.5. Konsultan Lapangan 3.5.1. NMC (National Management Consultant): NMC memiliki tanggung jawab dalam mengkoordinir, memonitor, mengevaluasi dan melaporkan keseluruhan aktivitas kepada NPD selama masa proyek. NMC akan berkoordinasi dengan PMU dan PIU dalam penerapan substansi materi selama implementasi proyek. NMC akan mengkoordinasikan RC dalam rangka perencanaan, pelaksanaan dan monitoring serta evaluasi standard dan kinerja program. 3.5.1.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis NMC 1. Menganalisa data yang berasal dari penilaian energi dan emisi oleh RC dari semua perusahaan terpilih. 2. Menyiapkan baseline mengenai intensitas dan konsumsi energi dari semua perusahaan terpilih. 3. Mempersiapkan baseline dari faktor emisi dari semua perusahaan terpilih. 4. Melakukan verifikasi terhadap dokumen yang difasilitasi oleh RC. Adapun dokumen-dokumen tersebut, adalah : i. Data hasil Audit dan Asesmen Energi; ii. Data baseline; iii. Technology Need Assesment setiap Perusahaan; iv. Bussiness Plan; v. SOP pelaksanaan No Cost dan Low Cost vi. Pre-Feasibility Study setiap perusahaan; 5. Mengevaluasi Pra-Studi Kelayakan (Pre-FS) untuk semua perusahaan yang telah difasilitasi RC yang melingkupi kemungkinan audit investasi yang potensial. Halaman 47 dari 83

6. Menyusun Studi Kelayakan (FS) dan Investment Grade Audit (IGA) untuk semua dokumen Pre-FS yang telah difasilitasi RC. 7. Memperkirakan potensi penghematan biaya dan energi serta pendapatan dari carbon finance dari kegiatan efisiensi energi berkoordinasi dengan RC dan EC. 8. Menilai kelayakan pengurangan emisi gas rumah kaca di industri terpilih berkoordinasi dengan RC dan EC. 9. Menyusun konsep roadmap pengurangan emisi gas rumah kaca. 10. Melaksanakan dan mempersiapkan pelatihan untuk pengaturan tim penggerak energi (Energy Action Team) di masing-masing perusahaan. 11. Mempersiapkan dan mengembangkan Sistem Manajemen Informasi untuk Energi dan Emisi (SMIEE) yang akan dipublikasikan melalui website Kementerian Perindustrian. 12. Membantu penyusunan rencana kerja tindak lanjut Program ICCTF fase selanjutnya. 13. Finalisasi target pengurangan emisi dan konsep Pilot Project Tanpa Biaya dan Berbiaya Rendah terkait konservasi energi dan pengurangan emisi CO2. 3.5.1.2. Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen NMC 1. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien dengan NPD di semua kegiatan. 2. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien dengan RC dalam kegiatan audit energi dan emisi 3. Mempersiapkan Pedoman Umum dan Pedoman Teknis Audit Energi dan Emisi untuk RC. Halaman 48 dari 83

4. Mengadakan konsultasi dengan perwakilan dari industri terpilih dalam rangka menetapkan langkahlangkah yang akan dicapai untuk pengurangan intensitas konsumsi energi dan emisi. 5. Memastikan RC untuk berkomunikasi dengan industri terpilih dalam menilai kemungkinan implementasi Pilot Project Energy Services Company (Tanpa Biaya, Biaya Rendah, Biaya Menengah dan Biaya Tinggi) 6. Membuat laporan tertulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris dan dilaporkan ke NPD melalui PMU. 3.5.2. RC (Regional Consultant) RC mempunyai tanggung jawab memberikan layanan teknis dalam mengkoordinasi, memonitor, mengevaluasi dan melaporkan keseluruhan aktivitas di tingkat daerah ke NMC dan NPD. RC harus membangun komunikasi dengan pemerintah daerah mengenai pentingnya program dan mendorong pemerintah untuk berkontribusi dalam keberhasilan program, diharapkan pemerintah daerah dapat berkontribusi dengan menyusun peraturan daerah terkait. RC didukung oleh Manajer Area dalam mengelola kegiatan di industri terpilih. Manajer Area mempunyai tanggung jawab untuk mengkoordinir implementasi kegiatan berkoordinasi dengan auditor dan fasilitator. Tim auditor dan fasilitator bekerja dengan tim aksi energi di industri terpilih. Manajer Area membantu RC untuk mengkomunikasikan program ini dengan pemerintah lokal dan mengawasi tim fasilitator.

Halaman 49 dari 83

3.5.2.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis RC 1. Mengimplementasikan pedoman umum dan pedoman teknis yang disiapkan oleh NPD. 2. Melakukan semua rangkaian audit energi yang terdiri dari audit energi, konservasi energi dan kalkulasi inventarisasi emisi di perusahaanperusahaan terpilih. 3. Melakukan semua rangkaian audit emisi yang terdiri dari mengumpulkan data emisi dari energi, proses produksi dan limbah yang dihasilkan di perusahaanperusahaan terpilih. 4. Mengidentifikasi pelaksanaan potensi penghematan energi dan merekomendasikan rencana aksi perusahaan terkait efisiensi energi. 5. Mengidentifikasi dan menghitung emisi gas rumah kaca di perusahaan-perusahaan terpilih. 6. RC bertindak sebagai fasilitator dan pendamping industri untuk membuat dokumen berikut : i. Data hasil Audit dan Asesmen Energi; ii. Data baseline; iii. Technology Need Assesment setiap Perusahaan; iv. Bussiness Plan; v. SOP pelaksanaan No Cost dan Low Cost; vi. Pra-Study Kelayakan setiap perusahaan; 7. Mengorganisir rekomendasi yang dihasilkan dari pelaksanaan efisiensi energi berdasarkan kriteria proyek tanpa biaya, berbiaya rendah, berbiaya menengah dan berbiaya tinggi. 8. Menetapkan tingkat prioritas dari implementasi konservasi energi dan pengurangan emisi lebih lanjut untuk kemudian diikuti dengan pra studi kelayakan. Pra-Studi Kelayakan mengandung Halaman 50 dari 83

informasi dan analisis keuangan, tekno ekonomi dan disain teknis. 9. Menyiapkan pelatihan untuk pembentukan Energy Action Team (EAT) di masing-masing perusahaan. Melalui tugas ini, RC perlu mengumpulkan informasi dan hasil audit energy sebelumnya untuk diuji coba di sektor industri yang berbeda dan mengkaji kesesuaian rekomendasi apabila tidak sesuai, RC mengidentifikasi hambatan seperti keterbatasan keuangan. Untuk mendukung data diatas beberapa informasi berikut harus dikumpulkan, yaitu: - Langkah-langkah efisiensi energi dan pengurangan emisi CO2 yang sudah diimpelementasikan oleh industri terpilih. - Implementasi teknologi baru yang sudah ada maupun yang sedang direncanakan.

3.5.2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Managemen RC 1. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien dengan NPD dan Konsultan (PMU, NMC dan RC) di semua kegiatan. 2. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien dengan industri terpilih di semua tingkatan aktivitas audit 3. Melakukan konsultasi dengan perwakilan dari perusahaan terpilih untuk menentukan rencana aksi perusahaan terkait pengurangan intensitas konsumsi energi dan emisi.

Halaman 51 dari 83

4. Mengumpulkan semua informasi yang berhubungan emisi dan energi di perusahaan terpilih. 5. Mempersiapkan laporan berdasarkan format pelaporan yang telah diberikan NMC. 6. Mempersiapkan laporan bulanan perihal kemajuan proyek kepada NMC. 7. Mempersiapkan Pra-Studi Kelayakan untuk masingmasing perusahaan terpilih. 8. Mempersiapkan laporan pengeluaran untuk survey energi dan emisi kepada NPD. 9. Semua laporan audit ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. 3.5.3. EC (Evaluation Consultant) EC mempunyai tanggung jawab melakukan evaluasi kesesuaian antara rencana program dan pelaksanaannya yang dilakukan oleh NMC dan RC untuk masing-masing sektor industri. Berdasarkan Project Document, AWP dan TOR layanan teknis, EC mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melaporkan keseluruhan aktivitas di tingkat daerah kepada NMC dan NPD. EC harus membangun komunikasi yang efektif dan efisien dengan NMC dan RC. 3.5.3.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis EC Melakukan evaluasi pelaksanaan program sesuai dengan : 1. Rencana dan pelaksanaan program untuk masingmasing sektor industri yang dilakukan oleh NMC dan RC berdasarkan Project Document, AWP dan TOR. Halaman 52 dari 83

2. Pelaksanaan pedoman teknis yang disiapkan oleh NPD di lapangan. 3. Tata cara pelaksanaan audit energi dan konservasi energi & kalkulasi inventarisasi emisi yang dilakukan oleh NMC dan RC. 4. Rekomendasi dan masukan untuk perbaikan. 3.5.3.2. Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi EC 1. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien dengan NPD/DNPD/PMU, NMC dan RC. 2. Melakukan evaluasi pelaksanaan program di NMC dan RC untuk seluruh output. 3. Menyiapkan semua laporan dalam Bahasa Indonesia dna Bahasa Inggris .

Halaman 53 dari 83

BAB IV PENUTUP

4.1.

TRANSPARANSI

Pelaksanaan Kegiatan ICCTF Kementerian Perindustrian secara administratif maupun operasional mengacu kepada: 1. Peraturan Pemerintah No. 2 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Pengadaan Pinjaman dan/atau Penerimaan Hibah serta Penerusan Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri. 2. Pelaksanaan program yang dibiayai UNDP mengacu kepada Pedoman Pelaksanaan Pengelolaan Kegiatan Hibah UNDP (Project Management Implementation Guideline - PMIG) Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa mengacu kepada Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 dan Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah yang bertujuan untuk mengatur pelaksanaan pengadaan barang/jasa, untuk yang sebagian atau seluruhnya dibiayai APBN/APBD sehingga pelaksanaan pengadaan barang/jasa dapat dilakukan secara efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel.

Halaman 54 dari 83

Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan, yakni :  Efisien berarti pelaksanaan program termasuk pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggung jawabkan.  Efektif berarti pelaksanaan program termasuk pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.  Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai program, pengadaan barang/jasa, administrasi dan kontrak yang dipublikasikan melalui portal resmi Kementerian Perindustrian. Transparansi dalam pelaksanaan program harus dilaksanakan para pelaku, yaitu dari tingkat National Project Director (NPD), Project Management Unit (PMU) dan dapat diakses oleh semua pihak yang berkepentingan untuk memperoleh berbagai informasi yang dibutuhkan seperti konsep program, kebijakan & keputusan yang dibuat, kegiatan-kegiatan, dana yang diperoleh, dan pihak yang mendapat manfaat dari program.

4.2.

AKUNTABILITAS

Selain wajib menerapkan prinsip transparansi, program ini juga menerapkan prinsip akuntabilitas dalam proses Halaman 55 dari 83

pengambilan keputusan dan pengelolaan kegiatan serta keuangan. Penerapan prinsip akuntabilitas harus ditaati secara konsisten oleh semua pelaku program, tanpa terkecuali. Akuntabilitas ini pada dasarnya dapat dilakukan dengan memberikan peluang kepada semua pihak yang berkepentingan untuk melakukan audit, bertanya dan atau menggugat pertanggungjawaban para pengambil keputusan terkait dengan kepentingan umum. Adapun aktivitas yang akan dilakukan, diantaranya adalah: a. Konsultasi Publik b. Rapat Koordinasi c. Rapat Bulanan d. Audit dan Pemeriksaan 4.3. PELAPORAN Format laporan dan kesimpulan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris yang kemudian akan disampaikan kepada NPD. Laporan-laporan tersebut harus dirumuskan sebagai Laporan Khusus yang terdiri atas sebagai berikut: 1. Laporan Triwulan Informasi yang tertuang dalam laporan triwulan, menjadi dasar bagi program manager untuk melaksanakan:  Update Issues Log. Pelaporan triwulanan yang disampaikan oleh NPD akan menjadi input dalam sistem ATLAS dalam rangka memutakhirkan Issues Log. Hal ini bertujuan untuk memantau penyelesaian permasalahan (jika ada) yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan. Halaman 56 dari 83





Update Risks Log. Pelaporan triwulanan juga harus disertakan pada Risks Log yang muktahir sesuai Project Document. Jika ada potensi risiko yang baru ditemukan dan mendapatkan kesepakatan dari Project Board untuk dilaporkan ke UNDP karena akan sangat mempengaruhi pelaksanaan kegiatan, perlu segera dicantumkan dalam sistem ATLAS supaya bisa termonitor dengan baik. Lessons-learned Log. Agar proses pembelajaran yang didapat dari pelaksanaan kegiatan ini perlu dicatat dengan baik untuk perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan program selanjutnya.

2. Laporan Tahunan Laporan tahunan disusun oleh project/programme manager sesuai arahan NPD dan disampaikan kepada Project Board untuk mendapatkan pengesahan. Format laporan tahunan menggunakan format yang digunakan dalam penyusunan laporan triwulan. Hal ini dimaksudkan agar setiap progres pencapaian kegiatan untuk setiap komponen pada setiap triwulan dapat tercatat secara berlanjut dan dilaporkan, termasuk permasalahan dan pembelajarannya. Berdasarkan laporan tahunan, Project Board melakukan review atas pelaksanaan kegiatan pada tahun yang bersangkutan. Hasil review dapat menjadi bagian dari laporan akhir kegiatan. Laporan tahunan dan hasil review-nya menjadi salah satu masukan dalam penyusunan rencana kerja tahun berikutnya. Laporan

Halaman 57 dari 83

tahunan tersebut selanjutnya disampaikan kepada Bappenas, instansi yang bersangkutan dan UNDP. Dalam hal keuangan kegiatan, seluruh pengeluaran kegiatan selama tahun yang bersangkutan baik dari komponen yang menjadi tanggung jawab NPD maupun UNDP harus dituangkan ke dalam Combined Delivery Report (CDR). CDR bersumber dari sistem manajemen ATLAS dan mendapatkan pengesahan dari NPD. Pembagian pencatatan bagian pendanaan yang menjadi tanggung jawab NPD harus dipisahkan secara jelas dengan bagian yang menjadi tanggung jawab UNDP. 3. Laporan Akhir Final Report Setelah kegiatan berakhir, Programme/Project Manager atas supervisi dari NPD menyusun laporan akhir kegiatan. Ruang lingkup laporan ini mencakup substansi pencapaian output kegiatan, permasalahan dan upaya penyelesaian permasalahan tersebut, dan rekomendasi upaya yang harus terus dilaksanakan untuk menjamin keberlangsungan program/proyek. Laporan akhir kegiatan disampaikan kepada semua pihak yang terkait seperti Bappenas, UNDP, instansi yang bersangkutan dan Departemen Keuangan.

Halaman 58 dari 83

DAFTAR PUSTAKA

Department Pekerjaan Umum. 2010. Pedoman Umum PNPM Perkotaan Dirjen Cipta Karya. Jakarta P2KP. 2010. Pedoman Pelaksanaan Tata Cara Invoice. Jakarta. BAPPENAS – UNDP. 2009. Project Management Implementation Guideline / Pedoman Pengelolaan Kegiatan Hibah UNDP. Jakarta Kementerian Lingkungan Hidup. 2010. Standar Prosedur Operasional Proyek dana Hibah. Jakarta.

Halaman 59 dari 83

LAMPIRAN A LOKASI SASARAN DAN NAMA PERUSAHAAN

Halaman 60 dari 83

Halaman 61 dari 83

LAMPIRAN B PELAKSANAAN PENGELOLAAN KEGIATAN ICCTF DAN KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN 1. Administrasi Keuangan 1.1. Persyaratan umum pengeluaran dana Pengeluaran dana dilakukan apabila memenuhi unsur-unsur berikut: 1. Tujuan pengeluaran sesuai dengan yang telah ditetapkan dan tercakup dalam anggaran yang telah direncanakan. Tujuan pengeluaran harus sesuai dengan sasaran yang hendak dicapai sebagaimana yang tercantum dalam dokumen rencana alokasi anggaran. 2. Pengeluaran dana harus disetujui oleh NPM, DNPD atau NPD. 3. Pelaksanaan pengeluaran anggaran harus dilaksanakan secara hemat, riil, dan transparan. 1.2. Penyimpanan, pengeluaran dan pelaporan keuangan 1. Penerimaan dan penyimpanan dana dilakukan melalui rekening koran yang dibuka di bank milik Pemerintah dengan menggunakan nama Program ICCTF-MOI. 2. Untuk pencairan dana, FA menerbitkan voucher pembayaran (Surat Perintah Membayar) yang ditanda tangani oleh NPM, diperiksa/review oleh NPD/DNPD atau petugas yang ditunjuk dan disetujui oleh NPD/DNPD sesuai dengan besaran Halaman 62 dari 83

3.

4.

5. 6.

7.

8.

9.

10.

pengeluaran. Pembayaran kepada pihak ketiga dengan besaran melebihi 5 juta rupiah harus ditransfer melalui bank. Seluruh transaksi perbankan termasuk penerimaan, pengiriman, pengembalian serta penarikan uang tunai dari bank harus dicatat dalam buku bank. Rekonsiliasi laporan bank dengan pembukuan dilakukan setiap bulan. Persediaan uang tunai sebagai kas kecil pada kantor unit ICCTF-MOI ditetapkan sebesar Rp. 10,000,000 dan menganut sistem pengelolaan kas kecil yang diakui oleh prinsip akuntansi pemerintah dengan pengelolaan diatur oleh NPM. Pengeluaran keuangan yang dapat dilakukan melalui kas kecil adalah pengeluaran untuk operasional harian kantor (tidak termasuk gaji dan biaya perjalanan dinas). Semua pengeluaran dari kas kecil harus disetujui oleh NPM sebelum transaksi dilakukan. Semua bentuk pengeluaran kas kecil harus diajukan ke FA, kemudian FA meminta persetujuan NPM sebelum dana dikeluarkan. Pengisian kembali (replenishment) dilakukan setiap actual saldo kas kecil minimal Rp. 2.500.000 (dua juta lima ratus ribu rupiah), dengan melampirkan laporan penggunaan kas kecil, permintaan pengisian dana kas kecil yang diajukan oleh FA kepada NPM. Semua bentuk pengeluaran dan pembayaran Halaman 63 dari 83

harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk kwitansi pengeluaran, pembayaran dan penerimaan serta dilaporkan di dalam laporan keuangan bulanan. 11. Laporan Keuangan per kwartal ICCTF-MOI, harus dilengkapi dengan copy Bank Book, Bank Reconciliation dan Statement, Money Expenditure, Financial Report dan Face Form, serta Cash Book dan laporan penggunaan Petty Cash. Laporan keuangan yang dilengkapi dengan copy dokumen pendukung dapat dikirim ke UNDP setelah direview oleh NPD/DNPD atau petugas yang ditunjuk dan disetujui oleh NPD/DNPD. 1.3. Periode Pengiriman Laporan Keuangan 1. PMU ICCTF-MOI berkewajiban mengirimkan laporan keuangan bulanan, tiga bulanan dan tahunan kepada UNDP. 2. Laporan keuangan bulan berjalan harus disampaikan ke UNDP setiap tanggal 10 pada bulan berikutnya. . 3. Laporan keuangan tiga bulanan dan laporan keuangan tahunan harus dilengkapi dengan Rencana Kegiatan periode berikutnya 4. Laporan tahunan tahun berjalan disampaikan pada tanggal 10 Januari tahun berikutnya Batas waktu pengiriman laporan tiga bulanan dan workplan dapat dilihat pada Tabel di bawah ini.

Halaman 64 dari 83

Timeline Pengiriman Laporan Keuangan dan Workplan Periode Kegiatan Timeline (diterima di UNDP) Workplan Laporan Keuangan Q1 (Kwartal 1): 01 10 Des 10 April Januari – 31 Maret Q2 (Kwartal 2): 01 April 10 April 10 Juli – 30 Juni Q3 (Kwartal 3): 01 Juli 10 Juli 10 Okt – 30 Sept. Q4 (Kwartal 4): 01 Okt.– 10 Okt 10 Des 31 Desember 2. Monitoring dan Evaluasi Kegiatan Monitoring dan Evaluasi dimaksudkan untuk mengetahui perkembangan realisasi pelaksanaan kegiatan, mengetahui permasalahan yang muncul di dalam pelaksanaan, sehingga alternatif pemecahannya dapat dilakukan secepat mungkin, sehingga memperlancar pelaksanaan kegiatan dan pencapaiaan sasaran. 1. Monitoring pelaksanaan kegiatan program dan administrasi dilakukan secara berjenjang, ditingkat NPM evaluasi dilakukan terhadap FO, AA, FA dan AA; di tingkat NPD evaluasi terhadap NPM dilakukan setiap 6 bulan. 2. Monitoring dan evaluasi dilakukan terhadap laporan yang disampaikan oleh NPM kepada NPD dan UNDP. 3. Laporan terdiri dari laporan kegiatan, dan output yang dihasilkan, notulensi pertemuan, serta laporan keuangan. Halaman 65 dari 83

4. Pelaporan kegiatan dilakukan setiap berakhirnya kegiatan seperti yang tertera di dalam workplan. 5. Waktu pelaporan kegiatan paling lambat 1 (satu) minggu setelah pelaksanaan, sedangkan laporan keuangan disampaikan sesuai jadwal yang sudah disepakati antara KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN dan UNDP. 6. Pelaporan kegiatan per triwulan dilakukan setelah berakhirnya kuartal, paling lambat 3 minggu setelah kwartal berakhir. 7. Kompilasi pelaporan harus dikonsolidasikan dan disetujui oleh NPD sebelum disampaikan ke UNDP. 3. Tata Tertib Pengadaan Barang dan Inventarisasi 1. Pengajuan pengadaan barang dilakukan oleh NPM dan disetujui oleh NPD, serta barang yang dibeli harus sesuai dengan yang tertera pada AWP. 2. Cara Pengadaan barang/barang inventaris harus dilakukan mengikuti peraturan yang berlaku. 3. Seluruh barang yang dibeli harus dicantumkan dalam daftar inventaris dan diberi penomoran mengikuti standar yang berlaku di UNDP dan kondisinya dilaporkan kepada NPD dan UNDP setiap bulannya. Laporan inventori ini disiapkan oleh AA, disetujui oleh NPM dan DNPD. 4. Barang inventaris program yang dibeli dengan dana NEX, setelah mendapat persetujuan UNDP dapat diserahkan kepada Kementerian Perindustrian setelah proyek selesai. 5. Kewenangan dan persetujuan pencairan dana untuk pembelian barang dilakukan oleh NPD. 6. Barang di dalam daftar inventori ICCTF-MOI tidak Halaman 66 dari 83

diasuransikan. 7. Pada akhir masa proyek semua barang di dalam daftar inventori ini akan diserahkan ke Kementerian Perindustrian. 4. Tata Administrasi Kantor Secara umum peraturan operasional kantor mengikuti peraturan yang berlaku, dan diberlakukan kepada Seluruh Staf PMU, yaitu: 1. Jam kerja dimulai pkl. 08.00 dan berakhir pkl 17.00 Senin sampai Jum’at. Total jam kerja adalah 40 jam per minggu, termasuk istirahat makan siang antara jam 12.00-13.00. Total jam kerja tersebut di atas termasuk jam kerja yang dilakukan di luar kantor, sepanjang disetujui oleh Kepala NPD/DNPD. 2. Absensi kehadiran harus ditandatangani NPM, FA dan AA setiap hari kehadiran dan diperiksa oleh DNPD atau petugas yang ditunjuk. 3. Ijin sakit lebih dari dua hari kerja berturut-turut harus disertai dengan surat keterangan dokter. Jumlah hari tidak hadir lebih dari 4 hari per bulan akan dipotong dari 12 hari hak cuti per tahun. 4. Gaji dibayarkan setiap tanggal 25 setiap bulan, dilampiri dengan daftar hadir. 5. Cuti tahunan staf program sebanyak 12 hari kerja selama satu tahun, diajukan sebulan sebelumnya, dan harus diambil paling banyak pada 2 periode pelaksanaan. NPM, FA dan AA dapat menggunakan hak cutinya setelah 6 bulan bekerja. 6. Cuti nikah dan cuti melahirkan mengikuti aturan dari Depnaker. 7. Ketidak hadiran diluar peraturan yang berlaku harus Halaman 67 dari 83

sepengetahuan NPM (untuk AA dan FA) dan sepengetahuan NPD/DNPD atau petugas yang ditunjuk NPD (untuk NPM). Resources yang dibutuhkan untuk kelancaran pelaksanaan projek harus dibuat available pada saat AA, FA atau NPM tidak hadir. Biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan kelalaian melakukan ini menjadi tanggung jawab masing-masing dan tidak dapat diambil dari projek. 8. Kantor sekretariat dimungkinkan menyediakan kendaraan roda empat untuk operasional kantor. Jika tidak menggunakan kendaraan operasional kantor, maka akan diganti sebesar ongkos taxi. Jika menggunakan kendaraan pribadi maka pergantian biaya perjalanan dapat dilakukan dengan menggunakan rate penyewaan kendaraan, biaya supir, bahan bakar dan tol. 9. NPM, AA dan FA harus dapat bekerja sama dengan baik dalam melaksanakan kegiatan yang mendukung program secara profesional, transparant dan bertanggung jawab. 10. Semua bentuk pengeluaran petty cash, harus seijin NPM terlebih dahulu sebelum dikeluarkan. NPM dapat meminta AA dan FA mengganti pengeluaran yang dikeluarkan untuk projek yang dilakukan tanpa sepengetahuan NPM. 11. AA dan FA bertanggung jawab terhadap NPM, NPM bertanggung jawab terhadap NPD. Tugas dan wewenang masing-masing tertuang didalam kontrak kerja.

Halaman 68 dari 83

LAMPIRAN C Prosedur Pelaksanaan Pembayaran Tagihan Jasa Konsultan 1. Klasifikasi Berdasarkan Jenis Kegiatan Prosedur pembayaran tagihan jasa konsultan yang memakai mekanisme at cost dibagi atas : 1. Remunerasi Tenaga Ahli (Remuneration); PPh pasal 21 dan asuransi 2. Biaya Transportasi dan Biaya Perjalanan Dinas Tenaga Ahli dan Tenaga Pendukung; 3. Biaya Sewa Kantor; PPh pasal 23 4. Biaya Operasional Kantor; 5. Sewa Peralatan Kerja; PPh pasal 23 6. Biaya Komunikasi; 7. Tunjangan Perumahan; PPh pasal 21 8. Sewa Kendaraan; PPh pasal 23 9. Biaya Pembuatan Laporan Hasil Kegiatan Konsultan; 10. Biaya Lain-Lain. 2. Remunerasi 2.1. Tujuan Verifikasi 1. Remunerasi yang dibayarkan sesuai dengan waktu yang sebenarnya digunakan oleh tenaga ahli yang bersangkutan; dan didukung dengan dokumen penagihan yang sah/valid; 2. Tenaga ahli yang dipekerjakan sesuai dengan daftar tenaga ahli yang diusulkan dalam dokumen teknis atau tenaga ahli pengganti yang telah disetujui pihak proyek.

Halaman 69 dari 83

2.2. Langkah Kerja 1. Remunerasi dibayarkan sesuai dengan waktu yang digunakan oleh tenaga ahli yang bersangkutan; dan didukung dengan dokumen penagihan yang sah/valid; 2. Periksa dokumen Daftar Hadir (Time Sheet) tenaga ahli; bandingkan dengan kuantitas (waktu) yang diperhitungkan dalam tagihan pembayaran periode yang bersangkutan; Perhatikan kemungkinan tenaga ahli yang bersangkutan cuti, sakit, melakukan perjalanan ke luar kota, sedangkan remunerasi tetap ditagihkan/dibayarkan; 3. Bandingkan tanda tangan tenaga ahli dalam Daftar Hadir (time sheet) dengan tanda tangan dalam CV. 4. Lakukan perhitungan kembali atas jumlah-jumlah dalam tagihan gaji tenaga ahli. 5. Untuk tenaga ahli asing, mintakan copy passport dari tenaga ahli yang bersangkutan; Lakukan analisis terhadap data kehadiran dan jumlah waktu yang ditagihkan, dengan data keberadaan konsultan di Indonesia, untuk mendeteksi kemungkinan personel yang bersangkutan berada di luar negeri atau cuti, tetapi tetap diperhitungkan dalam tagihan biaya remunerasinya, karena biaya remuneration sudah terkandung biaya sosial berupa : cuti, sakit, dan home leave. Periksa data Arrival dan Departure pada passport, untuk mendapatkan data keberadaan personel di Indonesia. 6. Tenaga ahli yang dipekerjakan sesuai dengan daftar tenaga ahli yang diusulkan dalam dokumen teknis atau tenaga ahli pengganti yang telah disetujui pihak proyek. Halaman 70 dari 83

7.

8.

Pembayaran remunerasi kepada tenaga ahli, telah dilengkapi dengan pembayaran PPh pasal 21 atas penghasilan tenaga ahli yang bersangkutan. Surat Setoran Pajak terlampir sebagai data pendukung. Kesimpulan atas langkah kerja tersebut, meliputi kelengkapan dokumen pendukung.

3. Transportasi dan Perjalanan Dinas 3.1. Tujuan Verifikasi 1. Biaya transportasi dan perjalanan dinas dibayarkan dalam jumlah yang benar sesuai dengan kontrak dan orang-orang yang melakukan perjalanan dinas adalah nama-nama yang tercantum dalam kontrak (didukung dokumen yang valid); 2. Kegiatan transportasi dan perjalanan dinas (tujuan maupun lama perjalanan) dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam kontrak. 3. Untuk meyakini bahwa tarif DSA telah diperhitungkan dengan benar 3.2. Langkah Kerja Biaya transportasi dan perjalanan dinas dibayarkan dalam jumlah yang benar sesuai dengan nama-nama yang tercantum dalam kontrak (didukung dokumen yang valid); 1. Hitung jumlah pembayaran biaya transportasi dan perjalanan dinas tenaga ahli dan tenaga pendukung; 2. Setiap perjalanan dinas oleh tenaga ahli telah didukung dengan dokumen perjalanan dinas sesuai dengan nama-nama yang tercantum Halaman 71 dari 83

3.

4.

5.

6. 7.

dalam kontrak atau bukti dokumen keberadaannya di tujuan perjalanan; Kegiatan transportasi dan perjalanan dinas (tujuan maupun lama perjalanan) dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam kontrak; bandingkan waktu dan tujuan perjalanan dinas konsultan yang ditagihkan dengan rencana perjalanan serta lokasi pekerjaannya yang terdapat dalam kontrak. Tarif DSA telah diperhitungkan dengan benar, dan perhitungan DSA telah sesuai dengan biaya hotel bintang III setempat (lokasi tujuan). Dapatkan informasi mengenai tariff hotel di kota tujuan perjalanan melalui media cetak atau media lain yang valid. Berdasarkan informasi tersebut, lakukan analisis terhadap kewajaran tarif DSA. Kesimpulan atas langkah kerja tersebut, meliputi kelengkapan dokumen pendukung. Periksa keabsahan dokumen pendukung perjalanan antara lain: – Keabsahan dokumen perjalanan dinas dan pihak yang menandatangani surat jalan; keabsahan tiket perjalanan. – Untuk tiket pesawat udara, teliti keabsahan tiket dengan memeriksa pertinggal lembaran tiket dan menganalisis data tiket seperti data agen, tahun penerbitan tiket, nomor seri tiket dan cap agen, serta Boarding Pass.

Halaman 72 dari 83

4. Sewa Kantor 4.1. Tujuan Verifikasi 1. Tagihan biaya sewa kantor diperhitungkan berdasarkan harga pasar yang berlaku setempat/wajar, serta didukung dengan dokumen pendukung yang memadai; 2. Jumlah tagihan telah sesuai dengan periode penggunaan kantor oleh pihak konsultan. 4.2. Langkah Kerja 1. Lakukan penghitungan kembali jumlah yang mendukung pembayaran biaya sewa kantor; 2. Lakukan analisis kewajaran tarif sewa kantor dengan: a. membandingkan harga sewa kantor pada kontrak dengan kontrak lain pada lokasi yang sama dan waktu yang sama atau tahun sebelumnya; b. mendapatkan informasi harga sewa kantor pada lokasi kegiatan dengan melakukan konfirmasi di lapangan, atau dari media lain (media cetak) yang valid jika dianggap perlu; kemudian membandingkannya dengan tarif sewa pada kontrak; c. Amati kondisi ruang kantor dan perlengkapannya, apakah layak atau tidak berlebihan/tidak mewah; d. Verifikasi, apakah penyewaan kantor oleh pihak konsultan telah didukung dengan dokumen kontrak sewa menyewa yang sah (copy KTP pemilik kantor dan pihak konsultan harus dilampirkan); Halaman 73 dari 83

e. Wawancara/konfirmasi kepada pemilik kantor yang disewakan guna meyakini kebenaran besar sewa dan keabsahan penyewaan kantor oleh konsultan. f. Jumlah tagihan telah sesuai dengan periode penggunaan kantor oleh pihak konsultan; lakukan analisis untuk meyakinkan bahwa jumlah waktu yang diperhitungkan dalam tagihan kontrak telah sesuai dengan periode penggunaan kantor yang sesungguhnya, dengan membandingkan dengan data terkait seperti saat dimulainya mobilisasi, dokumen tiket mobilisasi, bukti lapor diri, laporan bulanan kegiatan konsultan, daftar hadir personel, dan kegiatan pelatihan awal.; g. Kesimpulan atas langkah kerja tersebut, meliputi kelengkapan dokumen pendukung h. Teliti kemungkinan penggunaan satu kantor oleh dua perusahaan konsultan, dengan meneliti alamat kantor untuk perusahaanperusahaan konsultan yang beroperasi di lokasi yang sama atau dengan melakukan pengamatan fisik ke lokasi ataupun dengan wawancara/konfirmasi dengan pegawai konsultan. 5. OPERASIONAL KANTOR 5.1. Tujuan Verifikasi 1. Biaya operasional kantor dibayarkan dalam jumlah dan tarif yang benar serta didukung dengan dokumen pendukung yang memadai

Halaman 74 dari 83

2. Biaya operasional kantor diperhitungkan sesuai dengan periode yang sesungguhnya terpakai 5.2. Langkah kerja 1. Biaya operasional kantor dibayarkan dalam jumlah dan tarif yang benar serta didukung dengan dokumen pendukung yang memadai, lakukan: a. penghitungan kembali jumlah yang mendukung pembayaran biaya operasional kantor b. pemeriksaan, apakah tarif biaya telah diperhitungkan sesuai dengan tarif yang telah ditetapkan dalam kontrak/anggaran biaya. 2. Biaya operasional kantor diperhitungkan sesuai dengan periode yang sesungguhnya terpakai, lakukan: a. Periksa, apakah biaya diperhitungkan berdasarkan periode yang sebenarnya dipergunakan, khususnya pada awal dan akhir periode kontrak. b. Lakukan analisis dengan data mobilisasi, laporan kedatangan konsultan, dan daftar hadir. 3. Kesimpulan atas langkah kerja tersebut, meliputi kelengkapan dokumen pendukung 6. SEWA PERALATAN KERJA 6.1. Tujuan Verifikasi 1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya sewa peralatan kerja dibayarkan dalam jumlah dan tarif yang wajar serta didukung dengan dokumen pendukung yang memadai. Halaman 75 dari 83

2.

Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai dengan periode penggunaan peralatan kerja oleh pihak konsultan

6.2. Langkah kerja 1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya sewa peralatan kerja dibayarkan dalam jumlah dan tarif yang benar serta didukung dengan dokumen pendukung yang memadai; lakukan prosedur Verifikasi sebagai berikut: a. Lakukan penghitungan kembali jumlah yang mendukung pembayaran biaya sewa peralatan kerja; b. Periksa apakah tarif sewa peralatan kerja telah ditetapkan secara wajar dengan melakukan pembandingan pada kontrak lain, atau melakukan konfirmasi harga jika dianggap efektif; c. Lakukan analisis, apakah jumlah dan jenis peralatan kerja yang diperhitungkan dalam tagihan dalam batas-batas yang wajar sesuai dengan kapasitas/kebutuhan pekerjaanya; d. Verifikasi, apakah penyewaan peralatan kerja oleh pihak konsultan telah didukung dengan dokumen kontrak sewa peralatan kerja yang sah; e. Lakukan wawancara/konfirmasi dengan pemilik peralatan kerja guna meyakini kebenaran besar sewa dan keabsahan penyewaan peralatan kerja oleh konsultan.

Halaman 76 dari 83

2.

Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai dengan periode penggunaan peralatan kerja oleh pihak konsultan; lakukan analisis untuk meyakinkan bahwa jumlah waktu yang diperhitungkan dalam tagihan kontrak telah sesuai dengan periode penggunaan peralatan kerja yang sesungguhnya, bandingkan dengan data terkait dokumen mobilisasi,bukti lapor diri, laporan bulanan kegiatan konsultan, daftar hadir personel, dan kegiatan pelatihan awal.

7. KOMUNIKASI 7.1. Tujuan Verifikasi 1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya komunikasi didukung dengan dokumen pendukung yang memadai. 2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai dengan periode penggunaan komunikasi kantor oleh pihak konsultan dan berdasarkan keperluan yang wajar/hemat. 7.2. Langkah Kerja 1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya komunikasi didukung dengan dokumen pendukung yang memadai. a. Lakukan penghitungan kembali jumlah yang mendukung pembayaran biaya komunikasi; b. Verifikasi, apakah penyewaan alat komunikasi (jika ada) oleh pihak konsultan telah didukung dengan dokumen kontrak yang sah;

Halaman 77 dari 83

2.

3.

c. Lakukan wawancara/konfirmasi dengan pemilik alat guna meyakini kebenaran besar sewa dan keabsahan penyewaan alat komunikasi oleh konsultan (jika ada). Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai dengan periode penggunaan komunikasi kantor oleh pihak konsultan dan berdasarkan keperluan yang wajar/hemat. a. Lakukan analisis untuk meyakinkan bahwa jumlah waktu yang diperhitungkan dalam tagihan kontrak telah sesuai dengan periode penggunaan kantor yang sesungguhnya, dengan membandingkan dengan data terkait seperti saat dimulainya mobilisasi, dokumen tiket mobilisasi, bukti lapor diri, laporan bulanan kegiatan konsultan, daftar hadir personel, dan kegiatan pelatihan awal; b. Lakukan penilaian atas kewajaran penggunaan komunikasi dibandingkan dengan kapasitas dan intensitas kegiatan yang dilakukan konsultan; Pastikan bahwa tidak terjadi penggunaan biaya komunikasi yang berlebihan/boros. Kesimpulan atas langkah kerja tersebut, meliputi kelengkapan dokumen pendukung

8. TUNJANGAN PERUMAHAN 8.1. Tujuan Verifikasi 1. Untuk meyakini bahwa tagihan tunjangan perumahan dibayarkan berdasarkan harga pasar yang wajar/berlaku setempat serta didukung dengan dokumen pendukung yang memadai; Halaman 78 dari 83

2.

3.

8.2. 1.

2.

Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai dengan periode tunjangan perumahan oleh tenaga ahli konsultan; Untuk meyakini bahwa tunjangan perumahan telah diterima oleh tenaga ahli yang benar-benar berhak sesuai ketentuan; Langkah Kerja Untuk meyakini bahwa tagihan tunjangan perumahan dibayarkan berdasarkan harga pasar yang wajar/berlaku setempat serta didukung dengan dokumen pendukung yang memadai; a. Lakukan penghitungan kembali jumlah yang mendukung pembayaran tunjangan perumahan; b. Periksa apakah tarif tunjangan perumahan telah diperhitungkan berdasarkan harga pasar yang berlaku setempat/wajar. Dapatkan informasi mengenai harga sewa rumah melalui informasi pasar di lokasi, konfirmasi, atau Sumber lain yang valid. Lakukan analisis kewajaran tarif tunjangan perumahan dalam kontrak dengan informasi tersebut; Teliti apakah personel yang bersangkutan berstatus keluarga atau single, berkaitan ketentuan yang memberlakukan tunjangan perumahan berlaku paling sedikit untuk tiga orang (untuk single) atau satu keluarga; c. Verifikasi, apakah tagihan tunjangan perumahan telah didukung dengan dokumen kontrak sewa rumah yang sah. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai dengan periode tunjangan perumahan oleh tenaga Halaman 79 dari 83

3.

ahli konsultan; lakukan analisis untuk meyakinkan bahwa jumlah waktu yang diperhitungkan dalam tagihan kontrak telah sesuai dengan periode waktu yang sesungguhnya, dengan membandingkan dengan data-data terkait seperti saat dimulainya mobilisasi, dokumen tiket mobilisasi, bukti lapor diri, laporan bulanan kegiatan konsultan, daftar hadir personel, dan kegiatan pelatihan awal. Untuk meyakini bahwa tunjangan perumahan telah diterima oleh tenaga ahli yang benar-benar berhak sesuai ketentuan; Lakukan analisis/penelitian terhadap data domisili konsultan tesebut melalui data curriculum vitae atau usulan teknis.

9. KENDARAAN VEHICLE 9.1. Tujuan Verifikasi 1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya sewa kendaraan diperhitungkan berdasarkan harga pasar yang berlaku/wajar, serta didukung dengan dokumen pendukung yang memadai; 2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai dengan periode penggunaan kendaraan oleh pihak konsultan; 3. Untuk meyakini bahwa konsultan tenaga ahli yang menggunakan kendaraan tersebut benar-benar yang berhak sesuai dengan ketentuan. 9.2. Langkah Kerja 1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya sewa kendaraan diperhitungkan berdasarkan harga pasar yang berlaku/wajar, serta didukung dengan

Halaman 80 dari 83

2.

dokumen pendukung yang memadai; lakukan prosedur Verifikasi sebagai berikut: a. Hitung kembali bukti yang mendukung pembayaran biaya sewa kendaraan; b. Periksa apakah tarif sewa kendaraan telah diperhitungkan berdasarkan harga pasar yang berlaku dengan harga yang wajar. Lakukan analisis kewajaran harga sewa dengan membandingkan pada tarif sewa kendaraan pada kontrak sejenis atau tarif sewa berdasarkan hasil konfirmasi atau informasi harga dari Sumber lain (seperti media cetak) yang valid; c. Periksa apakah penggunaan jenis dan kuantitas kendaraan yang diperhitungkan dalam tagihan tidak melebihi dari jumlah yang boleh diganti yaitu satu kendaraan roda empat untuk empat staf tenaga ahli, kecuali untuk team leader; d. Verifikasi, apakah penyewaan kendaraan oleh pihak konsultan telah didukung dengan dokumen kontrak dan bukti kepemilikan yang sah serta lakukan pemeriksaan fisik terhadap kendaraan tersebut. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai dengan periode penggunaan kendaraan oleh pihak konsultan; Lakukan analisis untuk meyakinkan bahwa jumlah waktu yang diperhitungkan dalam tagihan kontrak telah sesuai dengan periode penggunaan kendaraan yang sesungguhnya, dengan membandingkan dengan data terkait seperti saat dimulainya mobilisasi, dokumen tiket mobilisasi, bukti lapor diri, laporan bulanan kegiatan Halaman 81 dari 83

3.

konsultan, daftar hadir personel, dan kegiatan pelatihan awal. Untuk meyakini bahwa konsultan tenaga ahli yang menggunakan kendaraan tersebut benar-benar yang berhak sesuai dengan ketentuan; lakukan Verifikasi sebagai berikut: a. Periksa jenis kendaraan yang digunakan bandingkan dengan status/jabatan dan nama konsultan pemakainya. b. Lakukan konfirmasi kepada konsultan pemakai kendaraan tersebut

10. PEMBUATAN LAPORAN HASIL KEGIATAN KONSULTAN 10.1. Tujuan Verifikasi Untuk meyakini bahwa tagihan biaya pelaporan dibayarkan sesuai dengan keperluannya dan berdasarkan harga pasar yang berlaku/wajar, serta didukung dengan dokumen pendukung yang memadai. 10.2. Langkah kerja 1. Hitung kembali jumlah yang mendukung pembayaran biaya pelaporan; 2. Periksa apakah kuantitas laporan yang diperhitungkan dalam tagihan tidak melebihi dari jumlah yang ditetapkan dalam kontrak; 3. Buat simpulan atas langkah-langkah kerja tersebut, apakah tagihan yang diajukan telah dilengkapi dengan dokumen pendukung seperti yang disyaratkan dalam langkah-langkah di atas.

Halaman 82 dari 83

11. LAIN-LAIN 11.1. Tujuan Verifikasi 1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya lain-lain seperti: lokakarya, seminar, pelatihan dan biaya lainnya dibayarkan dalam jumlah yang wajar, serta didukung dengan dokumen pendukung yang memadai 2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai dengan periode kegiatan oleh pihak konsultan 11.2. Langkah kerja 1. Hitung kembali jumlah yang mendukung pembayaran biaya lain-lain; 2. Periksa apakah penagihan biaya lain-lain telah didukung dengan dokumen-dokumen pengeluaran dan dokumen pendukung lainnya yang sah seperti kuitansi pembayaran, faktur pembelian, daftar hadir, laporan kegiatan, dan tidak bertentangan dengan peraturan yang mendasar; 3. Pastikan bahwa jumlah tagihan telah sesuai dengan periode kegiatan oleh pihak konsultan, lakukan analisis untuk meyakinkan bahwa kuantitas, waktu, dan jenis kegiatan yang diperhitungkan dalam tagihan kontrak telah sesuai dengan periode yang sesungguhnya, dan sesuai dengan kontrak dan TOR.

Halaman 83 dari 83

MINISTRY OF INDUSTRY Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav 52-53, Telp/fax: 021 - 5252746, Jakarta Selatan 12950

GENERAL GUIDELINE For IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1)

CENTER FOR GREEN INDUSTRY AND ENVIRONMENT ASSESSMENT AGENCY FOR INDUSTRIAL POLICY, CLIMATE AND QUALITY ASSESSMENT 2011 i

GENERAL GUIDELINE For IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1)

FOUNDER Industry Ministry M.S Hidayat ADVISOR Arryanto Sagala STEERING COMMITEE Tri Reni Budiharti Shinta D. Sirait AUTHORS Rafles Simatupang Muhammad Hafiz Nugroho Adi Sasongko EDITORS Sangapan Denny Noviansyah Yuni Herlina Harahap Juwarso Gading Wiwiek Sari Wijiastuti Patti Rahmi Rahayu PUBLISHED BY Center for Green Industry and Environment Assessment Agency for Industrial Policy, Climate and Quality Assessment

PRINTED BY MINISTRY OF INDUSTRY

ii

GENERAL GUIDELINE For IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1) st

1 Edition. Jakarta : Ministry of Industry, January 2011 vi + 85 hlm.

Version: Presented in Bahasa Indonesia and English

Publisher Address: Ministry of Industry Jl. Gatot Subroto Kav. 52-53 Jakarta Selatan 12950

ISBN:...........................

iii

FOREWORD

Praise the Lord giving us His mercy and grace so this General Guideline within the framework of Implementation of Energy Conservation and CO2 Emission Reduction in Industrial Sector (Phase 1) can be finalized in time. This General Guideline is structured to enhance knowledge in implementation of energy conservation and reduction of CO2 emission and discussed with among stakeholders comprising of representatives from governments, experts and practitioners. It is expected that this General Guideline is useful for the related parties to implement energy conservation and reduction of CO2 emission. Finally, we would like to thank all those who have participated in the preparation of this guideline.

Jakarta,

January 2011 Head of Agency for Industrial Policy, Climate and Quality Assessment

Arryanto Sagala

iv

LIST OF CONTENTS

CHAPTER I 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.4.1. 1.4.2. 1.4.3. 1.5. 1.5.1. 1.5.2.

INTRODUCTION ........................................... Background ................................................... Regulatory ..................................................... Definition ........................................................ Results, Outputs And Activities ………………. Results …………………………………………... Outputs ………………………………………….. Activities ………………………………………… Target ………………………………………….... Target Location ............................................. Target Beneficiaries ......................................

1 1 8 8 9 9 10 11 12 12 12

CHAPTER II 2.1. 2.2. 2.3. 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3.

PROGRAM COMPONENTS ......................... Basic Principles Of Program ………………….. Framework ……………………………………… Program Implementation Stages ................... Preparation ……………………………………… Implementation ............................................. Monitoring and Evalution ...............................

14 14 14 27 27 30 36

CHAPTER III 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.2. 3.3. 3.4. 3.4.1. 3.4.2.

PROGRAM ORGANIZATIONAL ................... NPD (National Project Development) ............ National Project Director (NPD) .................... Deputy National Project Director (DNPD) ...... National Project Director’s Secretary (NPDS).. Commitment Officer ....................................... Local Government ......................................... Project Management Unit (PMU) .................. Technical Assignment and Responsibility ..... Management and Administration Assignment and Responsibility ......................................... PMU Structure Organization ......................... PMU Job Description and Responsibility ...... NPM (National Project Manager) .................. Deputy NPM ................................................. Finance Officer ............................................. Administration Officer ................................... PIU (Project Implementation Unit) ................

38 38 38 39 40 40 40 41 41

3.4.3. 3.4.4. 3.4.4.1. 3.4.4.2. 3.4.4.3. 3.4.4.4. 3.4.4.5.

v

42 42 42 42 43 46 45 45

3.5. 3.5.1. 3.5.1.1.

Site Consultant .............................................. NMC (National Management Consultant) ...... Technical Assignments and Responsibilities of NMC .......................................................... Management Responsibilities and Job Descriptions of NMC ..................................... RC (Regional Consultant).............................. Technical Assignments and Responsibilities of RC ............................................................. Management Responsibilities and Job Descriptions of RC ........................................ EC (Evaluation Consultant) ........................... Technical Assignments and Responsibilities of EC .............................................................. Management Responsibilities and Job Descriptions of EC .........................................

48 48

CLOSING REMARKS.................................... Transparency ................................................ Accountability ................................................ Reporting .......................................................

54 54 55 55

REFERENCES ..........................................................................

58

Target Location And Company’s Names ....... Implementation Of Activities Management ICCTF - Ministry Of Industry …………………. Procedure Of Bills Payment For Consultant Service ………………………………………….

59

3.5.1.2. 3.5.2. 3.5.2.1. 3.5.2.2. 3.5.3. 3.5.3.1. 3.5.3.2. CHAPTER IV 4.1. 4.2. 4.3.

APPENDIX A APPENDIX B APPENDIX C

vi

48 49 50 50 52 53 53 53

61 66

CHAPTER I INTRODUCTION

1.1.

BACKGROUND

Climate change mitigation through energy conservation and CO2 emission reduction has been anticipated by the government of Indonesia through the preparation of relevant regulations and set targets for the purpose. Ministry of Industry develops an integrated system for monitoring energy use trough energy conservation and CO2 emission reduction in industrial sector. In the Act No. 30 year of 2007 concerning energy states that energy conservation is a systematic effort which planned and integrated in order to preserve domestic energy resources and improve efficiency in utilization. The efficiency of energy use creates many advantages, such as to reduce operating and production costs. Energy conservation becomes important in Indonesia, where the activities of energy use in most industries considered inefficient due to using of old and obsolete technology and insufficient of infrastructure re-structurization in industrial sector. Inefficient energy use is creating significant contribution in increasing the amount of CO2 emission in Indonesia. Energy consumption in 2008 for industry is amounted to 49.14% of national energy consumption total (MEMR, 2009). In fact, some surveys indicate opportunity energy saving from based on energy consumption in this sector is about 15 - 30% (PT. EMI, 2006). Meanwhile, Page 1 of 76

despite Indonesia's national reserves of energy fossil become more limited, Indonesia has substantial gas reserves to replace fossil fuels. By implementation of energy mix in industrial sector which generally using gas, energy diversification in industry is expected to reduce CO2 emission due to coefficient of natural gas emission is lower than coefficient of mining or petroleum products emission (TNA, 2009). Therefore, the President of Indonesia has set up target to reduce 26% greenhouse gases emission by national budget and 41% by assisting international donors. Of that figure, target of industry has a share with the proportion of 2%. Pareto analysis which had been conducted by the Agency for Industrial Research and Development Ministry of Industry (2007) showed that 80% of national electricity consumption was concentrated on 29 factories which represent 20% of 336 mills. These 29 factories which are defined as plants with huge energy usage can be classified into 8 groups, i.e. Steel, Cement, Pulp & Paper, Textiles, Petrochemicals, Food & Beverages, Fertilizers, and Ceramics. Energy consumption of Pulp & Paper industry and Steel Industry are 109.69 Petra Joule and 107.84 Petra Joule respectively (TNA, 2009), or equal to 27.12% of energy consumption total for all industries (802.11 Petra Joule). Therefore, these industries need to be improved in energy use and energy efficiency. Within the framework of the United Nations Framework Convention on Climate Change (UNFCCC) Bali–Conference of the Parties (COP) 13, the Government of Indonesia has launched the Climate Change Trust Fund Indonesia (ICCTF) program in assistance with the UNDP Page 2 of 76

(United Nations Development Program) and BAPPENAS (National Development Planning Agency) in order to reduce CO2 emission. UNDP and BAPPENAS provide technical assistance for the Ministry of Industry (MOI) to review the roadmap draft on reducing CO2 emission in Steel and Pulp & Paper Industries. The scope of the program is expected to cover regulations regarding to CO2 emission reduction. Ministry of Industry has been set up a grand strategy with the aim of reducing CO2 emission in industrial sector, which includes 4 components: 1. Implementation of Energy Conservation and CO2 Emission Reduction In Industrial Sector; 2. Promotion of CO2 emission reduction for energy intensive industry sector; 3. ESCO model implementation on industrial sector; 4. Implementation of Carbon Footprint and Energy Consumption Intensity instruments in industrial sector. Activities mentioned above are organized into 4 parts, which are going to obtained in long term and supposed not to be separated from one another. For further setting up as as a national activity, the Ministry of Industry has approved a Grand Strategy (Figure 1) and put which in the Government Blue Book. Implementation of Energy Conservation in Industrial Sector program is focused on implementation of energy conservation in Steel Industry and Pulp & Paper Industry through the handling of emission and energy, by which the results are used to represent data from each sub-sector that has been selected, then forwarded through to the final Page 3 of 76

stage. It is targeted that achievement results of industrial sector will support government regulations on CO2 emission reduction target by 2% of 41% in 2020. Furthermore, the Ministry of Industry should: (1) strengthen its capacity to develop integrated systems for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel Industry and Pulp & Paper Industry; (2) increase participation of industrial enterprises in energy conservation and CO2 emission reduction; (3) increase awareness and involvement of local and provincial governments in energy conservation and CO2 emission reduction, and (4) strengthen the framework for energy conservation and reduction of greenhouse gas emission in industry. Planning and strategy of ICCTF’s activities in the Ministry of Industry have been quoted in: 1) Medium-Term Program Plan which is in line with the Strategic Plan/Strategic Plan of Industrial Policy, Climate and Quality Research Agency, Ministry of Industry; 2) ICCSR (Indonesian Sectoral Climate Change Roadmap) in industrial sector, where energy conservation and reduction of CO2 emission are implemented based on sectoral approaches. 3) GHG NAP (National Action Plan - Greenhouse Gases), focuses on sustainable development in line with energy conservation in which energy efficiency and diversification create environmental improvements and community. Page 4 of 76

Implementation of governmental regulations on energy conservation should be managed systematically by involving all stakeholders, if not, it is supposed those targets and goals will not be obtained. In order to anticipate above matter, the Ministry of Industry develops an integrated and reliable system to manage and develop the industry, where to improve industrial performance. Involved industry will be monitored, evaluated, and reported. Ideally, to give significant contribution in energy conservation and CO2 emission reduction, industry must have an energy manager, energy action team (energy action team), and supporting documents (roadmap, technical manuals, standard operating procedures, and map technology). Energy Manager has responsibility in managing energy usage and implementation of energy conservation and CO2 emission reduction. Meanwhile the Energy Action Team will assist the energy manager to work with the selected consultant in carrying out specific work, i.e. energy audits, carbon audits, and technical need assessment (TNA). On the other hand, the Ministry of Industry should pay more attention on promoting the importance of energy conservation and CO2 emission reductions to local governments, so that local governments have a vital role in supporting the implementation of MoI policy. Subjected to this case, local governments can be encouraged to formulate local laws in mitigation and adaptation context to address climate change from industry.

Page 5 of 76

Associated with development of mechanisms and cooperation between the Ministry of Energy and Mineral Resources (MEMR) and MoI, the project should be proportional to place position of role and responsibilities of each ministry. MEMR has conducted an energy assessment and conservation program since 2003 with the target of building sector and several industrial companies. Associated with the task and role of the Ministry of Industry in enhancing industrial competitiveness through increased awareness of business doer to emission policy, the Ministry of Industry is more focused to work directly with business doer in implementation of energy conservation policy. Based on those conditions and circumstances, this program is expected to: (1) has the basic data (baseline), which can be relied upon to enable the development of strategic planning for energy conservation and CO2 emission reduction; (2) has an updated information system well and can be disseminated to all stakeholders; (3) Roadmap and technical guidance in implementation of energy saving and CO2 emission reduction in the industry; (4) has a system to strengthen the participation of industry in conducting effective monitoring of energy consumption and CO2 generating, (5) develop regulations to ensure sustainable implementation of integrated systems; and (6) encourage local government involvement in supporting program implementation and mitigation climate change in industrial sectors. Page 6 of 76

Figure1. Main Strategy Scheme of Promotion for Energy Conservation and Greenhouse Gas Emission in the Voracious Energy Industrial Sector Page 7 of 76

1.2.

LAWS AND REGULATIONS

Given the importance of energy conservation and reduction of CO2 emission, the Government of Indonesia has stipulated: • Act No. 30 year 1997 concerns on Energy; • Presidential Regulation No. 28 year 2008 concerns on National Industrial Development Policy; • Presidential Decree No. 5 year 2006 on concerns on National Energy Policy; • Government Regulation No. 70 year 2009 concerns on Energy Conservation; In the Government Regulation No. 70 year 2009 is stated that energy sources user and energy users who use energy source and or energy greater than or equal to 6000 tones oil equivalent per year conduct energy conservation through energy management. Reduction of CO2 emission in the industry has been provised upon the strategic plan of Industrial Research and Development Agency, Ministry of Industry which of emerged in Medium Term Plan and Program (RPJM) year 2010-2014 through program at Center for Research and Resource Development, Environment and Energy (now Green Industry and Environment Center Assessment). 1.3.

DEFINITIONS

ICCTF Program (Indonesia Climate Change Trust Fund) is one of the funding mechanisms for climate change. This program has 2 main objectives, i.e.:

Page 8 of 76

1. To achieve Low Carbon Economy through the resilience to climate change mitigation and adaptation; 2. To develop innovative measures which of aim at connecting the international financial sources with a national investment strategy, so that, simultaneously can be an alternative finance model forms for climate change mitigation and adaptation program for which government manage transparently and accountable.

1.

2.

3. 4. 5.

In this circumstance, ICCTF has specific goals, i.e.: To facilitate and accelerate investment process in renewable energy and energy efficiency, and simultaneously to reduce greenhouse gas emission from energy sector in Indonesia; To reduce emission from deforestation and forest degradation to reach sustainable forest management; To reduce the vulnerability in coastal, agriculture and aquatic ecosystems; To bridge the financial gap which aim at mitigation and adaptation to climate change; To improve the effectiveness and impact of international financial aid for climate change in Indonesia.

1.4. RESULTS, OUTPUTS AND ACTIVITIES 1.4.1. Results a. To strengthen the capacity of the Ministry of Industry in coordinating, developing and supporting the implementation of energy conservation and Page 9 of 76

reduction of CO2 emission in Steel Industry and Pulp & Paper Industry; b. To revise the regulatory framework and facilitate awareness increasing of energy efficiency and energy conservation in targeted industries; c. To increase the capacity of target industry companies to achieve energy conservation and CO2 emission reduction. 1.4.2. Outputs a. Basis for energy conservation and production of CO2 emission in Steel Industry and Pulp & Paper Industry; b. Integrated information system for energy conservation; c. Human resources with adequate knowledge and skills on energy conservation and CO2 emission reduction; d. Standard Operating Procedures, Technology Need Assessment for each industry in implementing energy conservation and reduction of CO2 emission; e. National Guidelines and Ministrial Regulation for energy conservation and CO2 emission reduction; f. Lessons learned from No-Cost & Low Cost Pilot Project and Concept of Medium & High Cost for energy conservation and CO2 emission reduction; g. Increased awareness of provincial and local governments on climate change issues

Page 10 of 76

1.4.3. Activities a. Establishing advisors, experts and facilitators team for energy, CO2 emission reduction and auditing technology by conducting training; b. Collecting data on energy consumption, CO2 emission and technology used by the implementation of energy audit/carbon in Steel Industry and Pulp & Paper Industry; c. Developing information systems to facilitate information distribution to stakeholders; d. Improving skills of personal industry through training, coaching within industry for energy conservation and CO2 emission in Steel Industry and Pulp & Paper Industry; e. Developing Standard Operational Procedures (SOP) for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel Industry and Pulp & Paper Industry; f. Developing roadmap and technical guidelines for energy conservation and reduction of CO2 emission in Steel Industry and Pulp & Paper Industry; g. Formulating National Guidelines and Ministrial Regulation for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel Industry and Pulp & Paper; h. Developing Pre-Feasibility Study and Business Plan for Technology Need Assessment to improve energy conservation and CO2 emission in Steel Industry and Pulp & Paper Industry; i. Implementation of Pilot Project No-Cost & Low Cost Pilot Project and Preparing Medium & High Cost. j. Promoting energy conservation and CO2 emission reduction to provincial and local government by Page 11 of 76

organizing workshops and dissemination of lessons learned from project implementation to strengthen the capacity of the Ministry of Industry in coordinating, developing and supporting the implementation of energy conservation and CO2 emission reduction in Steel Industry and Pulp & Paper Industry. 1.5. TARGET 1.5.1. Target Location Targeted industries consist of 35 companies and 15 companies of Steel Industry and Pulp & Paper Industry. In management of which, there will be established 3 offices Regional Consultant (RC) as listed in Table 1. 1.5.2. Target Beneficiaries  Industries, targeted beneficiary group are industries of which able to carry out energy conservation and reduction of greenhouse gases emission to combat support climate change mitigation.  Local Government (Office/Institution along with the Community), and the City/County which done as the target location ICCTF Ministry of Industry

Page 12 of 76

Table 1. Industries Target Region

Area

I

Jakarta Banten West Java (Jawa Barat) East Java (Jawa Timur) Central Java (Jawa Tengah) Sumatera Total

II III

Number of Indutries Steel Pulp and Paper 3 4 1 5 4 12 4 4 1 7 5 35 15

Page 13 of 76

CHAPTER II PROGRAM COMPONENTS

2.1. BASIC PRINCIPLES OF PROGRAM 2.1.1. Principles of Corporate Governance (Good Governance). - Participation; - Transparency - Accountability; - Decentralization; - Democracy; 2.1.2. Principles of Sustainable Development - Environment Protection - Development of Industrial Society (Social Development); - Economic Development 2.2. LOGICAL FRAMEWORK

Page 14 of 76

Page 15 of 76

Page 16 of 76

Page 17 of 76

Page 18 of 76

Page 19 of 76

Page 20 of 76

Page 21 of 76

Page 22 of 76

Page 23 of 76

Table 4. Correlation Between Logical Framework Result/ Purposes

Activity Details/ Action - TOT - Consultanc y with PMU - Equipment/ office/duty travel

Output

Activities

1. To strengthen the capacity of the Ministry of Industry in coordinating, developing and supporting the implementation of energy conservation and reduction of CO2 emission in Steel Industry and the Pulp & Paper Industry.

1. Basic reference for energy conservation an d CO2 emission reduction in Steel Industry and Pulp & Paper Industry

- Establish Advisory Team, Experts and facilitators Team for energy conservation, CO2 emission reduction and Technology Audit by conducting training;

2. Integrated energy conservation information system

-Develop information systems to facilitate distribution of information to involved parties.

- Domestic Travel - NMC (1.2) - RC (1.2)

2. To review the regulatory framework and increase awareness in facilitati ng energy efficiency and energy conservation in the

1. Human resources with adequate knowledge and expertise in terms of energy conservation and CO2 emission reduction

- Increase the industry’s staff expertise by providing training, guidance and practical work in Steel and Pulp & Paper Industry in term of energy conservation and CO2 emission reduction.

- NMC (2.1) - RC (2.1)

- Prepare Detailed Schedule-Work Implementation, questionnaires as well as procedures for implementation of energy audits and audits of CO 2 emission in Steel Industry and Pulp & Paper Industry

Page 24 of 76

- NMC (2.2) - RC (2.2)

target industry

3. To enhance the capacity of the target industry in terms of awareness of energy conservation and CO2 emission reduction

2. Standard Operational Procedure, Technology Need Assessment for each industry to implement energy conservation and CO2 emission reduction. 1. National Guidelines a nd Ministry Regulation for energy conservation an d CO2 emission reduction

-Develop Standard Operational Procedures for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel and Pulp & Paper Industry.

2. Learning materials fro m the pilot project at no cost and low cost as well as the concept of the pilot project medium and high cost

- Develop a Pre Feasibility Study and Business Plan with the aim of increasing technology needs assessment for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel and Pulp & Paper Industry. - Pilot Project Implementation of no-cost and low-cost and preparation of medium and high cost Pilot Project.

- Develop a roadmap and Technical Guidelines for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel and Pulp & Paper Industry. - Develop National Guidelines and the Ministry Regulation for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel and Pulp & Paper Industry.

- Workshop to develop Guidelines - Ministry of Energy and Mineral Resources - NMC (3.1) - RC (3.1) - NMC (3.2) - RC (3.2)

Page 25 of 76

3. Increasing awareness of local and provincial governments related to climate change issue

- Promoting energy conservation and CO2 emission reduction to local and provincial governments by conducting workshops and scientific meetings to bring the learning outcomes from project implementation.

- NMC (3.3) - RC (3.3)

Page 26 of 76

2.3.

PROGRAM IMPLEMENTATION STEPS

2.3.1. PREPARATION Table 5. Preparation Steps No 1

Activities A series of meeting/lobbyin g, coordination at the national level and strategic groups

2

Formulation of General Guidelines and Technical Guidelines

3

Road Show Activity Implementation of Energy Conservation and CO2 Emission Reduction (Phase 1)

Participants - Executor: Ministry of Industry - Participants: Government, Industry Association, Business, Universities, NGOs, Government Office for Provincial Industry and Trade, the others strategic groups. - Executor: NPD and PIU; - Participants: Government, Industry Association, and Business. - Executor: Ministry of Industry - Participants: Government Industry Association, Business doer, Universities, NGOs,

Result Acceptance of some government institutions and the others stakeholder to the program

Remarks

Formulated Guideline Concept

Refer to Terms of Reference

Local Agency of Province/City/Re gency Industry and Trade and Bussiness Actors understand the ICCTF program


Page 27 of 76

4

Basic training of energy audit for Government Employees

5

Workshop for General Guidelines and Technical Guidelines

5. a 5. b

General Guidelines Guidelines for Establishment of Energy Action Team Guidelines for Pre-Feasibility Study Technical Guidelines for Energy and Emission Management Information System Technical Guidelines for

5.c

5. d

5. e

Government Office for Provincial Industry and Trade, the others strategic groups - Executor: NPD - Participants: Government staff at Ministry of Industry - Facilitator: Consultant - Executor: NPD and PIU - Participants: Government, Industry Association, Bussines sector The conceptor: NPD The conceptor: NPD and Consultant Experts

Availability of human resources who understand the energy audit

Refer to Terms of Referenc e

Success Socialization of General Guideline and Technical Guidelines


The conceptor: NPD and Consultant Experts The conceptor: NPD and Consultant Experts

The conceptor: NPD and

Page 28 of 76

5.f

5. g

5. h

5.i

5.j

Participatory Industrial Appraisal Technical Guidelines of Capacity Building for Provincial/ Local Government Technical Guidelines for Technology Mapping of Pulp & Paper Industry Technical Guidelines for Carbon Auditing Procedures In Pulp & Paper Industry Technical Guidelines for Technology Mapping of Steel Industry Technical Guidelines for Carbon Auditing Procedures in Steel Industry

Consultant Experts

The conceptor: NPD and Consultant Experts

The conceptor: PIU BBPK

The conceptor: PIU BBPK

The conceptor: PIU BBLM

The conceptor: PIU BBLM

Page 29 of 76

2.3.2. IMPLEMENTATION Table 6. Implementation Steps N o 1

2

Activities Mobilization of the National Management Consultant (NMC) and the Regional Consultant (RC) Socialization Programs in Local Government level

3

Basic training of energy audit for Facilitators Team

4

Formulation of Questionnaires and Instruments for implementation and assessment of Energy Audit in Industries

Participants

Results

Remarks

- Executor: NPD - Participants: Awarded Consultant in Procurement

Hired and prepared Human Resources who will facilitate program

See Terms of Reference

- Organizer: RC - Participants: Government Agency of Province/City/ Regency Industry and Trade, Bussinees sector - Facilitator: Experts of RC and NPD - Executor: NPD - Participants: Business Doer, Associations, Universities and other stakeholder. - Facilitator: Consultant - Organizer: NMC - Participants: Business doer, Associations, - Facilitators: NMC Experts

Implemented socialization program to stakeholders in the region and reclaim the Government's commitment and Business doer to support programs

Part of RC contract

Availability of human resources with energy audit skill


Prepared technical concept for energy audit implementation

Part of NMC’s contract

Source : Guideline of Local Government Roles

Page 30 of 76

5

Implementation of Energy Audit and assessment in industry

- Organizer: RC - Participants: Business doer, Associations, - Facilitator: RC experts

6

Implementation of refreshment for Energy Audit

- Organizer: NMC - Participants: Business doer, Facilitator Team, RC expert, - Facilitator: NMC expert

7

Implementation refreshment for the Energy Audit at the company level

8

Implementation of Concept Formulation of Energy Action Team

9

Implementation refreshment on the Establishment of Energy Action Team in Company

Collected data of Energy Consumption and CO2 emission reduction including technology used Implemented upgrading for Business doer, and Facilitator and Field worker on energy audit

Part of RC’s contract

- Organizer: RC - Participants: Business doer, Facilitator Team, RC expert, - Facilitator: RC expert - Organizer: NMC - Perticipants: Business doer, Facilitator Team, RC expert, - Facilitator: NMC exper

Implemented upgrading for business doer on energy audits


Implemented upgrading for business doer, facilitator and field worker on formulation of energy action teams


- Organizer : NMC - Participants: Business doer, Facilitator Team, RC expert, - Facilitator:

Established energy action team at the company


Part of NMC’s contract Source : Energy Audit Guideline

Source: Energy Action Team Guideline

Source: Energy Action

Page 31 of 76

NMC expert

Team Guideline

Implementation of refreshment for Participatory Industrial Appraisal

- Organizer : NMC - Participants : Business doer, Facilitator Team, RC Experts, - Facilitator : NMC Experts

Upgraded implementation for Business doer, Facilitator and Field Worker Team with regard of Participatory Industrial Appraisal


Implementation of refreshment for Participatory Industrial Appraisal in the company/ industrial level

- Organizer : RC - Participants : Business doer - Facilitator : RC Experts

Upgraded implementation for Business doer with regard of Participatory Industrial Appraisal


12

Implementation of Energy Audit/ Assessment by RC

Gathered energy data


13

Implementation of Monitoring, Measure, Realibility and Validity

Monitoring data validity


14

Formulating and Publicating of Management Information System

- Organizer : RC - Participants : Business doer - Facilitator : Facilitator Team - Organizer : NMC - Participants : Business doer, RC - Facilitator : NMC experts - Organizer : NMC - Paticipants : Drafting Team, Pusdatin of Ministry of Industry,

Formulated and published of EEMIS


10

11

Source : Participator y Industrial Appraisal Guideline

Source : Participator y Industrial Appraisal Guideline

Source : EEMIS

Page 32 of 76

Implementation of Energy and Emission Management Information System Training

-

16

Implementation of EEMIS upgraded in company/ industrial level

17

15

BPKIMI secretary , Facilitator : NMC experts Organizer : NMC Participants : Business doer, Facilitator : TA NMC

Guideline

Disseminated of EEMIS


- Organizer : RC - Participants : Business doer, - Facilitator : RC expert

Formulated EEMIS at enterprise level

Part of RC contract

Assistancy of Industry Govenrment Agency for developing ways of thinking views on mitigation and climate change sectors

- Organizer : RC - Participants : Government Agency of Industry, - Facilitator : RC expert

Formulated EEMIS at enterprise level

Part of RC contract

18

Implementation of Carbon Audit Training

Educated Human Resources of understanding Carbon Audit Procedure


19

Refreshment Implementation for Carbon Audit

- Organizer : BBLM & BBPK - Participants : Business doer, Consultant - Facilitator : BBLM, BBPK - Organizer : NMC - Participants : Business doer, Facilitator Team, RC Expert, - Facilitator : BBLM and BBPK

Implemented upgrading of Business doer, Facilitator Team and Field worker of carbon audit


-

Page 33 of 76

20

Refreshment Implementation for Carbon Audit at the Enterprise level

- Organizer : RC - Participants : Business doer - Facilitator : RC expert

Implemented upgrading of Business doer on carbon audit


21

Training Activities in Technology Map

- Organizer : BBLM & BBPK - Participants : Business doer, Consultant - Facilitator : BBLM, BBPK

Educated Human Resources of understanding technology map and able to formulate TNA

See Term of Reference

22

Refreshment Implementation for TNA Audit

Implemented upgrading of Business doer, Faciltator Team and field worker for technology audits

Part of NMC’s Contract

23

Refreshment Implementation for TNA Audit at the enterprise level

Implemented upgrading of Business doer about TNA audit

Part of RC’s Contract

24

Workshop of incentive mechanism concept of CO2 emission reduction for steel industries and pulp & paper industries

- Organizer : NMC - Participants : Business doer, Facilitator Team, RC expert, - Facilitator : BBLM and BBPK - Organizer : RC - Participants : Business doer - Facilitator : RC expert - Organizer : NMC - Participants : Business doer, Stakeholder - Facilitator : NMC

Implemented concept of an incentive mechanism for energy conservation and CO2 emission reduction


25

Workshop of regulation concept of CO2 emission

- Organizer: NMC - Participants : Business doer,

Implemented upgrading socialization to Business doer


Page 34 of 76

reduction roadmap on steel industries and pulp & paper industries

Stakeholder - Facilitator : NMC

with regard to Ministry Regulation Concept

Workshop of Roadmap formulation in CO2 emission reduction on steel and pulp & paper industries Refreshment Implementation for Pre FS Development

- Organizer: PIU Directorate - Participants: Business doer, Stakeholder - Facilitator: NPD and PIU - Organizer: NMC - Participants: Business doer, Facilitator Team, RC expert, - Facilitator: NMC expert

Implemented upgrading of Business doer with regard to TNA audit

See Term of Reference

Implemented upgrading of Business doer, Faciltator Team and Field Worker on the development of Pre-FS


28

Refreshment Implementation for Pre FS Development at the enterprise level

- Organizer: RC - Participants: Business doer - Facilitator: RC expert

Implemented upgrading of Business doer on the Establishment of Pre-FS


29

Audit/Assessmen t Implementation of RCs Pre-FS

- Organizer: RC - Participants: Business doer - Facilitator: Tim Facilitator

Formulated FS for each industries


30

Implementation, Monitoring, Measure, Reliability and Validity

- Organizer: NMC - Participants: Business doer, RC - Facilitator: NMC expert

FS Data validity monitoring for each industries


26

27

Page 35 of 76

31

Implementation of Investment Grade Audit (IGA) Formulation

- Organizer: NMC - Participants: Business doer, RC - Facilitator: NMC expert

IGA formulation for each industries


2.3.3. MONITORING AND EVALUATION Table 7. Monitoring and Evaluation Steps No

Activities

Participants

Result

Remarks

-1

- Joint Monitorin g

- Organizer: NPD - Participants: MoI, MEMR - Facilitator: RC expert

- See Term of Referen ce

2

Spot Check

- Organizer: NPD - Participants: Business doer, Industrial Agency of Province/ Regency/ Local Government - Facilitator: NPD

- Monitoring result of program implementati on progress Conformity monitoring result between written data and program implementation

3

Evaluation Workshop at Regional Level

- Organizer: RC - Participants: Business doer, Industrial Agency of Province/ Regency/ Local Government - Facilitator : RC expert

Final evaluation result on program implementation

Part of RC contract

4

Evaluation Workshop at National Level

- Organizer : NMC - Industrial Agency of Province/ Regency/ Local Government - Facilitator : NMC expert

Final evaluation result on program implementation

Part of NMC contract

See Term of Referenc e

Page 36 of 76

5

Workshop on Evaluation of ICCTF Ministry of Industry

- Organizer : NPD - Participants : Business doer, Stakeholder in National Level - Facilitator : NPD

Final evaluation on program implementation

See Term of Referenc e

Page 37 of 76

CHAPTER III PROGRAM ORGANIZATION

3.1. NPD (National Project Development) Ministry of Industry appointed Research and Development Center of Resource, Environmental and Energy (changed to Green Industry and Environment Assessment Center) to perform National Project Development (NPD). Generally NPD can be elaborated as follow:  NPD consists of Ministry of Industry’s employees;  As committee to which formed in coordinating ICCTF’s activities within the Ministry of Industry;  Having full responsibility on process and implementation of the project;  In project’s impelementation, NPD performs PMU by which assist the project implementation administrationally. Functionally, composition of NPD are: 3.1.1. National Project Director (NPD) NPD as a responsible entity, has an authority to manage the program in National level, acts as a representative of executive agency or program executor. 1. In managing financial administration, NPD recruits Project Management Unit (PMU), and for daily activity appointed Deputy of NPD and NPD’s secretary; 2. For subtancial/program site assignment, NPD will be assisted by National Management Consultant Page 38 of 76

3. 4.

5. 6.

(NMC) in monitoring, organizing, maintain and controlling Regional Consultant (RC); For project administration purpose, NPD will be assisted by PMU and PPK will help the NPD; NPD’s main duties are to take responsible for smooth implementation of program to facilitate the issuance of general and technical guidelines which done by assistance of PIU, direct monitoring and assessing the performance of the PMU, NMC, RC/PM, EC; Implementing a national dissemination; Responsible for planning the management of grant funds.

3.1.2. Deputy National Project Director (DNPD) DNPD has responsible for the following mattes: 1. Represent the NPD when the NPD on leave, ill, as the NPD’s assign to. 2. Direct the verification 3. Directing, monitoring consultant’s performance 4. Signed the cheque under NPD’s approval 5. Controlling all implementation and evaluation, and controlling the program performance follows the AWP and Project document. 6. Preparing and Coordinate the design of program implementation. 7. Command directly to evaluation consultant 8. Directing the PMU 9. Directing the invoice’s verification

Page 39 of 76

3.1.3. National Project Director’s Secretary (NPDS) NPD’s Secretary responsible for : 1. A quality controll of program implementation follows the AWP. 2. Recommending to NPD/DNPD of the program implemention 3. Work perfomance evaluation, monitoring, appraising the implementor consultant 4. Preparing the design document of program implementation based on the grant fund strategy. 5. Coordinate with the PMU to achieve the target program 6. Coordinate with the NPD secretariat staff in order to smooth the program implementation 3.2. Commitment Officer Set spending budget and is responsible for the actions which resulted in budget expenditure on the activity concerned 3.3. Local Government 1. Monitoring and evaluating the program implementation of Energy Conservation and Gass of Glass house emission reduction on each district authority 2. Arranging the district government concept, consist of Design of District Government Middle Development Plant (RPJMD) and District Government Concept which consists of climate change mitigation and adaptation of industry sector 3. Planning the action of energy conservation implementation and glass house gas emission reduction in District level. Page 40 of 76

4. Coordinate and maintain the energy manager and energy action team in order to develop industry competitive price through energy conservation and glass house gas emission reduction. 3.4. Project Management Unit PMU has responsibility in monitoring, evaluating and reporting all the activities to the NPD/DNPD through NPD Secretary during the project. PMU will coordinate with PMU and PIU to secure the material substantive during the project implementation. 3.4.1. Technical Assignment and Responsibility 1. Develope the SWOT Analysis of the program 2. To evaluate by getting the respons, data and information regarding the program and the activity. 3. From the program evaluation, will bring the information that important to help and determine the scope of work program and the area that needs to be improve. 4. To give the evaluation purpose spesificaly and measurly. 5. To develope and to monitor the work plan and program schedule in detail 6. To help NPD and to assure that work can be finished right on the schedule. 7. To help NPD in organizing the project realistic time 8. To evaluate all reports from NMC and RC during the program implemention 9. To develope evaluataion report for all activities

Page 41 of 76

3.4.2. Management and Administration Job Description and Responsibility 1. To develop coordination effectively and efficiently with NPD in all activities. 2. To develop coordination effectively and efficiently with RC in all conservation energy and emission audit activities 3. Preparing the template and technical guideline to monitor and evaluate of NPD program, PMU, NMC and RC. 4. Writing report in Bahasa Indonesia and English to NPD

3.4.3. PMU Structure Organization, consists of: 1. National Project Manager (NPM) 2. Deputy National Project Manager (DNPM) 3. Administration Officer 4. Financial Officer 5. Assistant and Supporting Staff 3.4.4. PMU job description and Responsibility 3.4.4.1. NPM 1. Responsible to administration and financial program’s flow and will be help by the deputy, officer and assistant 2. Directing and responsible in program implementation which covering the administration and financial system follows the UNDP and Indonesian Republic Government standard 3. Formulating the SOP and PMU working system

Page 42 of 76

4.

5.

6. 7.

8. 9.

Giving the recommendation to NPD/DNPD through the NPD secretary on program implementation, administration and financial budget due to the program plan Responsible to program report, administration and financial report follows the UNDP and Indonesian Republic Government standard. Giving the program progress report, administration and financial report to the NPD/DNPD/SNPD. Coordinate with NMC,RC and EC on program implementation under NPD/DNPD/SNPD acknowledgment Coordinating the NPM Deputy, Officer, Assistant and Supporting staff Report to the NPD/DNPD

3.4.4.2. Deputy NPM 1. Check and re-check as apart of the quality controll program implementation 2. Monitoring and evaluating program implementation refers to the Letter of Agreement (LOA), Project Document amd Annual Work Plan (AWP) 3. Preparing program implementation plan 4. Assist apart of NPM responsibility: i. Preparing recommendation of program implementation ii. Coordinate and writitng program report follows UNDP standard iii. Coordinate and writting program report follows PP No. 2 , 2006 standard

Page 43 of 76

iv.

5. 6. 7.

Coordinate with NMC,RC and EC in program implementation under NPD/DNPD/SNPD acknowledgment To help NPD in another assignment implementatiopn in other project implementation Coordinating the officer and assistant Report to NPM

3.4.4.3. Finance Officer 1. To help NPM in concept the program plan and responsible of routine budget and program 2. Receive budget allocation for operational 3. Receive, save, pay and responsible of money allocation and cash flow in his management 4. Doing the payment administration process efficienctly, responsively, acurate, transparant and accountable 5. Controlling and supervise the budget realization in order to maintain finance liquidity condition 6. Coordinate expenditures document 7. Signed and responsible to all expenditures documents follows the AWP 8. Preparing finance SOP 9. To help the treasury on tax payment based on tax regulation and coordinate the report 10. Assit NPD/DNPD/SNPD on other assignment in project implemetation 11. Report to NPM 12. Coordinate the accounting assintant and verification assistant

Page 44 of 76

3.4.4.4. Administration Officer 1. Planning the budget and work program 2. Preparing secretariate operational guidelines in PMU 3. Handling and filing official documents and letters 4. Preparing report of the implementation of the work program including work schedule 5. Coordinating the program plan and its implementation 6. Facilitating recording and documenting minutes of meetings 7. Preparing administration SOPs 8. Assisting NPD/DNPD/SNPD in other assignment due to the project implementation 9. Reporting all assigned duties to NPM through deputy NPM 10. Coordinating all administration staffs 3.4.4.5. PIU (Project Implementation Unit) To save the material subtances of project, the PMU is supported by Project Implementation Unit (PIU) consisting of: 1. The Industry Directorate for Manufacture Base, Ministry of Industry (MoI) 2. The Industry Directorate for Forestry and Plantation Product, Ministry of Industry (MoI) Responsible for: - Coordinating and facilitating industry participatory - Monitoring and evaluating program implementation based on the sector of industry needs.

Page 45 of 76

3. Research and Development Center for Metal and Machinery. 4. Research and Development Center for Pulp and Paper, Responsible for : - To help preparing technical guideline for steel industries and pulp and paper industries - To conduct training on the technical guidelines provided - Monitoring and evaluating related industries and RCs based on the technical guidelines provided

Page 46 of 76

Figure 2. Structure of Project Organization

Page 47 of 76

3.5. Site Consultant 3.5.1. NMC (National Management Consultant) NMC has responsibility in coordinating, monitoring, evaluating and reporting all activities to NPD during the project. NMC, PMU and PIU will be in coordination in order to implement the project. NMC coordinates the RCs for planning, implementing, monitoring and evaluating their program standard and performances. 3.5.1.1. Technical Assignments and Responsibility of NMC 1. To analyze energy and emission data (collected by RCs) of all selected companies. 2. To prepare baseline on intensity and energy consumption of each selected company 3. To prepare emission factors for each selected company 4. To verify all technical documents of energy conservation provided by RCs, such as: i. Audit and energy assesment data ii. Baseline Data iii. Technology Needs Assesment (TNA) iv. Business plan v. No Cost and Low Cost SOPs vi. Pre Feasibility Study (Pre FS) 5. To evaluate Pre FS for each companies that has been audited and assessed by RCs which covers Potential Investment Audit 6. To prepare Feasibility Study (FS) and Investment Grade Audit (IGA) to each Pre FS document which have been provided by RCs.

Page 48 of 76

7. To estimate energy and cost saving potential as well as carbon finance revenues on energy efficiency in coordination with RCs and ECs. 8. To assess the feasibility of GHG emission reduction in selected industries in coordination with RCs and ECs. 9. To formulate the roadmap concept of GHG emission reduction. 10. To implement and prepare training for managing the driving team of energy (Energy Action Team) in each respective company. 11. To prepare and develop Energy and Emission Management Information Systems (EEMIS) which will be published through the website of the Ministry of Industry. 12. To assist developing a follow-up work plan of the next phase ICCTF Program. 13. To finalize emission reduction targets and concept of No Cost and Low Cost Pilot Project on energy conservation and CO2 emission reduction. 3.5.1.2. Management Responsibility and Job Description of NMC 1. To develop an effective and efficient coordination with NPD in all activities. 2. To develop effective and efficient coordination with RCs in energy and emission audit. 3. To prepare general and technical guidelines on energy and emission audit for RCs. 4. To develop consultation with the selected company respresentatives in order to determine targets to achieve due to energy consumption & emission reduction intencities. Page 49 of 76

5. To make RCs communicating with selected industry in appraising the Pilot Project capacity on Energy Services Company (at No Cost, Low Cost, Medium Cost and High Cost) 6. To provide reports written in Bahasa and English and reported to NPD through PMU 3.5.2. RC (Regional Consultant) RC has responsibility to transfer technical service in coordinating, monitoring, evaluating and preparing all activities at regional level to the NMC and NPD. RC should develop communication with Local Government regarding the project importance and encourage the government to involve due to project successful, expecting the government can contribute on Local Government regulation arrangement. RC is supported by Area Managers in managing project implementation in selected industry. The Area Manager has responsibility to implement the program in coordination with auditors and facillitators. Auditor and facilitator team will work in coordination with EAT in selected industry. The Area Manager will help RC communicating the program with local government and supervise the facillitator team. 3.5.2.1. Assignment and Responsibility of RC 1. To implement the general and technical guidelines which provided by NPD 2. To conduct energy audit on energy audit, energy conservation and emission inventory calculation in selected companies.

Page 50 of 76

3. To conduct emission audit and collect all energy and emission conservation, production and waste process data in selected companies. 4. To identify the implementation of energy efficiency potentials and recommend the company action plan on energy efficiency. 5. To identify and calculate green house gases emission in selected companies 6. RC acts as a facillitator and industry partner to prepare the document as follows: i. Energy audit and assesment data result ii. Baseline data iii. Technology need assesment in each companies iv. Business plan v. No cost and low cost SOP vi. Pre Feasibility Study in each company 7. To organize recommendation of the energy efficiency implementation based on the No Cost, Low Cost, Medium Cost and High Cost criteria. 8. To develop priority level of energy conservation implementation and CO2 emission reduction followed by pre-feasibility study. The Pre-Feasibility Study consists of information and analysis of finance, techno economy and technical design. 9. To prepare training for Energy Action team (EAT) formation in each selected company. Through this, RC should collect all information from previous energy audit resulted to be implemented in different type of industry and assess the suitablity of the

Page 51 of 76

recommendation, and if it is not suitable, RC should identify the barriers, such as financial matter. To support all data mentioned, some information below must be collected: - Energy efficiency steps and CO2 emission reduction that has been implemented by selected companies - Implementation of new technology which is already implemented and planned 3.5.2.2. Management Responsibility and Job Description of RC: 1. To develop efficient and effective coordination with NPD and Consultants (PMU, NMC and RC) in all activities. 2. To develop efficient and effective coordination with selected company in all audit activities. 3. To develop consultation with selected company representatives to determine the action plan of the company on the reduction of emission and energy consumption intensity. 4. To collect all information related to emision and energy from selected company. 5. To prepare report based on the NMC report format 6. To prepare monthly progress report to the NMC 7. To prepare Pre Feasibility Study of each selected company. 8. To prepare expenditure report regarding to emission and energy survey to the NPD. 9. All audit reports are written in Bahasa and English.

Page 52 of 76

3.5.3. EC (Evaluation Consultant) EC has responsibility to evaluate the suitability of programs and implementation plans conducted by the NMC and RC for each industrial sector. Referring to the Project Document, AWP and technical services in TOR, the EC coordinates, monitors, evaluates and reports all activities at the regional level to the NMC and NPD. The EC should establish effective and efficient communication with the NMC and the RC. 3.5.3.1.

Technical Assignments and Responsibilities of EC To evaluate the program implementation in accordance with: 1. Suitability between plan and implementation programs for each industrial sector conducted by the NMC and RC referring to the Project Document, AWP and TOR. 2. The implementation of technical guidelines provided by the NPD in the field. 3. Implemented energy audit guideline and energy conservation & emission inventory calculation which conducted by the NMC and RC 4. Recommendation and input for improvement. 3.5.3.2.

Administration Assignments and Responsibilities of EC 1. To develop effiecient and effective coordination with NPD/PMU,NMC and RC. 2. To evaluate program implementation in NMC and RC in all outputs. 3. To provide all reports in Bahasa Indonesia and English

Page 53 of 76

CHAPTER IV CLOSING REMARKS

4.1.

TRANSPARANCY

ICCTF Ministry of Industry implementation program administratively and operationally refers to: 1. PP No. 2 th. 2006 concerning Debt Procurement Guideline and/or Grant Receiving and Debt Implementation and/or International Grant Fund. 2. Program implementation funded by UNDP referring to Project Management Implementation Guideline Fund by UNDP. Procurement refers to KepPres No. 80 tahun 2003 and PerPres No.54 th. 2010 concerning Government Procurement Guidelines for Goods/Services Partially/Generally Fund by APBN/APBD so that the implementation of procurement can be conducted in an efficient, effective, open and competitive, transparent, fair / non-discriminatory and accountable. Principles that must be considered are:  Efficiency means program implementation including goods/services procurement should use limited budget and efforts to achieve target in limited time and accountable.  Effective means program implementation including goods/services procurement should be match with the needs and gives the benefit as much as possible as target determined.

Page 54 of 76



Transparent means all the rules and information regarding to the goods/services procurement program, administration and contract are published through Ministry of Industry website.

Transparency in the implementation of the program shall be conducted by the executors; they are the NPD level and PMU, and can be accessed by all stakeholders to obtain necessary information such as the concept of program, policies and decisions made, activities, funds raised, and all beneficiaries of the program. 4.2. ACCOUNTABILITY Beside transparency, the program also applies the principle of accountability in decision-making and the management of activities and finances. Application of the principle of accountability must be adhered consistently by all program participants, without exception. Accountability is essentially applied to provide opportunities to all interested parties to do audit, ask questions and/or sued the relevant decision makers accountable to the public interest. The activities to be undertaken, including: a. Public Consultation b. Coordination Meeting c. Monthly Meeting d. Audit and Inspection 4.3. REPORTING All format reports and summaries must be written in Bahasa Indonesia and English to the NPD. All reports formed as a special report that consists of: Page 55 of 76

1. Quarterly report Information in the quarterly report can be used as a guideline for program manager to do:  Update Issues log. The quarterly report from the NPD will be an input of ATLAS to modern the Log Issues. This is to monitor the problem solving (if any) during the activity.  Update Risks Log. The quarterly report is attached with the updated Risk log implemented in the Project Document. If there is a risk potential found in ATLAS system should be monitored properly.  Lessons-learned log. In order to get lesson-learned process on the project implementation, it can be noted properly to improve implementation of the next program. 2. Annual Report Annual report prepared by project manager directed by the NPD to give to the project board for approval. Annual report format uses quarterly report format in providing. Therefore the issues on each program component achieving in each three months can be noted properly and reported to be solved. Based on the annual report, Project Board reviews the project implementation. The review result can be use as part of annual report activities. Annual report and the review result can be used as an input for next

Page 56 of 76

action plan. Annual report will be given to Bappenas, beneficiary party and UNDP. Financially, all expenses of NPD and UNDP activities will be put on the Combined Delivery Report (CDR) CDR is came from ATLAS management system and approved by the NPD. The NPD’s expenses responsibility record differently with UNDP’s responsibility. 3. Final Report After project finished, Project Manager under supervised by the NPD will prepare the project final report. The final project consists of project achievement, problems and problems solver, and recommendation for project continuity. Project final report will give to BAPPENAS, UNDP, related party and Finance Department.

Page 57 of 76

REFERENCES

Department Pekerjaan Umum. 2010. Pedoman Umum PNPM Perkotaan Dirjen Cipta Karya. Jakarta P2KP. 2010. Pedoman Pelaksanaan Tata Cara Invoice. Jakarta. BAPPENAS – UNDP. 2009. Project Management Implementation Guideline / Pedoman Pengelolaan Kegiatan Hibah UNDP. Jakarta Kementerian Lingkungan Hidup. 2010. Standar Prosedur Operasional Proyek dana Hibah. Jakarta.

Page 58 of 76

Page 59 of 76

Page 60 of 76

APPENDIX B PROJECT MANAGING IMPLEMENTATION OF ICCTF AND MINISTRY OF INDUSTRY

1. Finance Administration (FA) 1.1. Rules of budget expense Budget expense required these belows elements: 1. Budget expense purpose must be match with the budget plan that approved. Budget expense purpose must be matched with target achievement as mentioned on the document of budget allocation. 2. Budget expense must be approved by the NPM, DNPD or the NPD. 3. Budget expense implementation must be use economicaly, riil and transparent.

1.2. Saving, Expense and Financial report 1. Money receive and deposit must be using government bank with account name of ICCTF-MOI 2. For money luquidation, FA will release a voucher signed by the NPM, approved and checked by the NPD/DNPD or appointed staff based on the amount budget 3. Payment to the third party above 5 million rupiahs must be transfer via bank 4. All bank transaction must be record in the bank book 5. Reconciliation of bank report must be done every month Page 61 of 76

6.

Petty cash in ICCTF-MOI unit office is 10 million rupiahs and managed by NPM under government accountability principle. 7. Activity that can be covered with petty cash is office daily operational (excluding salary and official trip). Petty cash Expenditure must be approved by the NPM before transaction 8. All expenditures from petty cash must be proposed to the FA, and FA will propose to the NPM. 9. Replenishment on petty cahs when patty cash is 2.5 million attached with expenditures report, replenishment proposal to the NPM 10. Expenditures and payment must be proven with receipt, and must be reported in monthly report. 11. Finance quarterly report must be attached with copy of bank book, Bank Reconciliation dan Statement, Money Expenditure, Financial Report and FACE Form, Cash Book, petty cash report. Financial report must be attached with copy of supporting document and can submit to UNDP after reviewed by NPD/DNPD or appointed staff.

1.3. Financial Report Delivery PMU ICCTF-MOI has responsibility to submit financial report (monthly, quarterly report, and annual report to the UNDP. a. Monthly report must be submit to the UNDP every date 10. b. Quarterly and annual report must be attached with Work Plan next periode. c. Annual report must be submit in January 10th. Page 62 of 76

Deadline for submitting quarterly reports and work plan can be seen in the table below. Timeline Delivery for Financial Report and Workplan

Activity Period Q1 (Quarterly 1): 01 January – 31 March Q2 (Quarterly 2): 01 April – 30 June Q3 (Quarterly 3): 01 July – 30 Sept. Q4 (Quarterly 4): 01 Oct.– 31 Dec

Timeline (accepted by UNDP) Workplan Financial Report 10 Des 10 April 10 April

10 July

10 July

10 Oct

10 Oct

10 Dec

2. Monitoring and Evaluation of Project Implementation Monitoring and evaluating is needed to know the progress realization, Project implementation, the issues, to find the problem solve so that the Project can running well and achieve the target. 1. Monitoring program and administration doing in stages, in NPM level will be monitoring FO, AA, FA and AA, in NPD level will evaluate the NPM every 6 month. 2. Monitoring and evaluating the NPM’s report 3. Report consists of program report, achivement, minutes of meeting and financial report 4. Report activity doing after the activity finished as mentioned on the workplan 5. Report activity must be submit latest a week after the Page 63 of 76

activity finished and financial report must be submit follows the schedule on the gareement between MOI and UNDP 6. Program/activity report must be do every three months after quarterly report or the latest is 3 weeks after quarterly report. 7. Report compilation must console and approved by the NPD before submit to UNDP 3. Procurement and Inventory Rules 1. Goods procurement proposal doing by the NPM and approved by the NPD and goods procurement must be matched with mentioned on the AWP. 2. Goods procurement rule follows the valid rule 3. Goods procurement and inventory must be listed on inventory list and must be record by number as UNDP numbering procedure standar and the condition must be report to the NPD and UNDP every month. Inventory list prepared by AA and approved by the NPM and DNPD. 4. Inventory of project’s goods bought with NEX fund, after get the UNDP approval and return to MOI after project finished. 5. Obligation and approvement of money liquefaction for goods procurement doing by the NPD. 6. Goods inventory list in ICCTF-MOI in non insurance. 7. At the time project is finished, all goods in inventory list must be return to MOI. 4. Office Administration rule Generally the office regulation follows the valid regulation and effect to all PMU employee: Page 64 of 76

1. Office hour is 08.00 – 17.00 including lunch break 12.00-13.00. Total working hours is 40 hours a week. Total office hours is including the hours outside the office as long approve by the NPD/DNPD 2. Absency must be signed by the NPM, FA and AA and checked by the DNPD 3. Ill for more than 2 days must be proven with letter from doctor. And absent for 4 days will be deduct 12 days annual leave 4. Salary will be pay every date 25 attached with the absence list 5. Annual leave is 12 days. Must be prepare a month before and take in 2 priode. For NPM, AA and FA annual leave can be taken after 6 moths. 6. Wedding and birth leave follows the Labour Department regulation. 7. AA and FA leave must approved by the NPM, and NPM leave must be approved by NPD/DNPD. AA, FA and NPM must selected a representative during their leave. All the expenses that caused by personal careless can not covered from project money. 8. Secretariate office can provide 4 wheel vehicle for office operational, or can be charge with taxi. If using personal car, office will cover the petrol, driver, and toll. 9. NPM, AA and FA must work as a team, proffesional, transparant and full responsible. 10. Petti cash must be approved by the NPM, if not, AA and FA must cover the expense from petty cash. 11. AA and FA report to the NPM, and NPM report to the NPD. Job description details on agreement.

Page 65 of 76

APPENDIX C Consultant Invoice Payment Procedure

1. Program Classification Consultant invoice payment procedure using cost mechanism devided to : 1. Remuneration, pph 21 and insurance 2. Expert staff and supporting staff Daily of Station/DSA 3. Office rental, pph 23 4. Office operational 5. Tools office rental pph 23 6. Communication bills 7. Housing allowance, pph 21 8. Vehicle rental, pph 23 9. Program activity Report cost 10. Other cost 2. REMUNERATION 2.1.Verification purpose 1. Remuneration payment is based on the actual time sheet which use by the expert mentioned on the actual time sheet and supported with valid invoice 2. List of expert staffs is match with expert team as mentioned on the approved proposal or replacement expertise whose been approved by the project.

Page 66 of 76

4.2. 1. 2.

3. 4. 5.

6.

7.

8.

Work stage Remuneration payment is based on the time sheet and supported with valid invoice Check the time sheet, compare the time sheet with the invoice, considering the expert staff absent. Pay attention to the possibilities of the expert staff was sick, taking leave, or conduct a trip to out of town, while remuneration still collected/paid. Compare the expert staff signature on the time sheet with their signature on the CV Recalculate the total invoice For expatriate, ask the copy passport. Check the time sheet and compare with the invoice, consider the absent, consider their annual leave, check their arrival data and departure on passport, to detect the possibility of their presence or absence but they still got remuneration payment. Expert staff list on field should be matched with expert staff list on the technical document this also applied for replacement expert staff Remuneration payment has been completted with the income tax (PPh 21). Letter of Tax Payment is attached as supporting document. Conclusion on work of stages mentioned includes the completion of supporting documents.

3. Transportation and Daily of Station 3.1. Verification purpose 1. Transportation and DSA will be paid as much as amount mentioned on the contract and people who conduct a duty trip should be the people’s names

Page 67 of 76

mentioned on the contract (supported with valid document) Transportation and DSA (destination and duration) doing as mentioned on the contract To assure the DSA cost is calculating correctly

2. 3. 3.2.

1. 2.

3.

4.

5. 6. 7.

Work stage Transportation and DSA will be paid in correct number follows the name as mentioned on the contract (supported with valid document) Calculate the payment transportation of expert staff DSA and supporting staff DSA expert staff supported with DSA document follows the name and destination as mentioned on the contract and proven document Transportation and DSA (destination and duration) calculating as mentioned on the contract, compare the duration and destinantion on invoice with the duration and destinantion as mentioned on the contract DSA Tariff has calculated correctly, and DSA calculation should be match with the 3 star Hotel rate in destination mentioned on the invoice. Check the validity of hotel rate through media and analysis the DSA rate properly. Conclusion on work of stages mentioned includes the completion of supporting documents. Check the document validation – Check the validity of DSA document, and person who signed the document, check the transport ticket

Page 68 of 76

– For airplane, check the ticket detail : agent data, year of ticket, ticket number serial, agent stamp and boarding pass 4. Office Rental 4.1. Verification purpose 1. Office rental invoice calculation is based on normal market price and supported with adequate supporting document 2. Invoice match with office rental periode 4.2. Work stage 1. recalculate the amount of office rental bill 2. do the analysis of proper rate with: a. compare the office rental rate collected with the office rental rate on the same location, the same periode and in previous year b. get the information of office rental rate on the site or through media and compare with the rate on the contract c. check the office condition and the furniture, it is proper or unproper d. verify, whether the office rental is supported with valid agreement (copy IDs of the office owner and the consultant representatives should be attached) e. interview with the owner to get confirmation of correct rate and the legality of the supporting document . f. bill amount is match with rent periode, do analyse to assure the actual rent with the detail proven document, compare with related document such Page 69 of 76

as the beginning of mobilization, mobilization ticket, self report letter, monthly report of consultant activities, presence list of personnel, and preliminary training activities. g. Conclusion on work of stages mentioned includes the completion of supporting documents. h. check the availability if the office is rented by 2 consultant companies through checking the consultant address, check to the location or do the interview to the owner or employee of the consultant, 5. OFFICE OPERATIONAL 5.1. Veriffication pupose 1. Office operational cost will pay based on the proper amount and supported with support document 2. Office operational cost calculated based on the actual rent periode 5.2. Work stage 1. Office operational cost will be pay based on the proper amount and supported with support document a. Recalculate total amount that support payment on operational office cost b. Check if the cost is correctly calculate based on the con that mentioned on the contract 2. Office operational cost will be calculate based on the actual periode a. Check if the cost is based on the actual periode b. Do analysis, match with mobilitation data, consultan arrival and absent list Page 70 of 76

3.

Conclusion on work of stages mentioned includes the completion of supporting documents.

6. OFFICE TOOLS RENTAL 6.1. Verification purpose 1. To assure that office tools rental cost is paid based on properly cost and support with support documents 2. To assure that office tools rental is based on the actual periode of tools using by consultant 6.2. Work stages 1. To assure that office tools rental invoice is paid based on proper amount and rate, supported with support documents, do the verification procedure as follows: a. recalculate the office tool rental amount b. Check the rate of office tools rental is properly , compare with other contract, or do price confirmation c. Do analysis, total amount and type of tools is based on properly cost match with the needs d. Verify , whether the office tools rental is supported with valid contract document e. Do the interview with office tools owner to assure the amount of rental rate 2. To assure that invoice amount is match with the actual periode of tools using by the consultant, do analysis to assure the periode on the invoice is match with related data, ie. Mobilization document, proven personal report, monthly report, absent list, training Page 71 of 76

7. COMMUNICATION 7.1. Verification pupose 1. To assure that communication bill is supported with support document 2. To assure that bill is match with actual communication using periode and based on properly need/economicaly 7.2. Work stages 1. To assure that communication bills is supported with support document a. Recalculate the communication bill b. Do verification, if communication rental (if there) by consultant is supported with valid contract document c. Conduct interview / confirmation with the owner of the appliance in order to believe in the validity of the lease and rental of communication equipment by the consultant (if any). 2. To assure that bill amount is match with actual communication using periode by consultant and based on properly need/economicaly a. Do the analysis to assure that the total periode on the contract invoice is match with the actual using by comparing related data such as moblisation, ticket document mobilisation, proven personal report, consultant monthly report, absent list and training b. Do analysis of the proper;y communication using compare with the capacity and intencity program, assure there’s no over communication using Page 72 of 76

3.

Conclusion on work of stages mentioned includes the completion of supporting documents.

8. HOUSING ALLOWACE 8.1. Veriffcation purposes: 1. To assure that housing allowance payment is based on properly market price and supported with support document 2. To assure that invoice amount is match with housing allowance periode 3. To assure that housing allowance is accepted by correct expert staff 8.2. 1.

Work stage To assure that housing allowance payment is based on the market price supported with support document; a. Recalculate the total amount of housing allowance cost b. Check if housing allowance is calculated based on the local house rental rate. Get the information of housing rental rate through confirmation, or valis resource. Do anlaysis of housing rental rate on the contract , and check the regulation that mentioned housing if minimum for 3 single persons or a family. c. Do verification whether the housing allowance invoice is supported with legal contract document

2.

To assure that housing allowance invoice is match with the actual periode of expert staff housing Page 73 of 76

3.

allowance. Do analysis to assure that periode calculation on the invoice is match with actual periode by comparing related data such as mobilisatio, mobilisation ticket data, proven personal report, consultant activity report, absent list and training To assure that housing allowance is accepted by correct expert staff, do analysis to domocily data through CV or technical proposal

9. VEHICLE 9.1. Veriffication purpose 1. To assure that vehicle rental invoice is calculated based on the proper market price, supprted with support document 2. To assure that invoice is match with actual periode of vehicle using 3. To assure that expert staff is using the vehicle follows the rule 9.2. Work stages 1. To assure that vehicle allowance invoice is calculated based on the proper market price, supported with support document, do the veriffication procedure follows: a. Recalculate the proven support document b. Check if the rental rate is based on the market price, do analysis of price by comparing the rate with rate from another resource (newspaper) c. Check if the vehicle rental calculation is not over the limit amount that is one 4 wheel vehicle is for 4 expert staff unless the leader team. Page 74 of 76

2.

3.

d. Verify, whether the rental is supported with contract document and proven legal owner data and vehicle physicaly check. To assure that bill amount is match with actual using periode, do analysis to assure that total periode on invoice is match with actual using periode by comparing related data such as mobilisation, mobilisation ticket data, proven personal report, monthly activity report, and training. To assure that consultant is using the vehicle is the correct person, verify as follows: a. Check the type of vehicle compare with the status/position and consultant name b. Do the confirmation who using the vehicle

10. REPORT OF CONSULTANT ACTIVITY RESDULT 10.1. Veriffication purpose To assure that payment of report making cost is match with the needs and based on the market price, supported with supporting document 10.2. Work stage 1. Recalculate the amount that supporting report making cost 2. Check whether the quantity of the report that calculated on the invoice not over the limit as mentioned on the contract 3. Make a summary whether the invoices supported with support documents that must be attached

Page 75 of 76

11. MISCELLANEOUS 11.1. Veriffication purpose 1. To assure miscellaneous invoice such as workshop, seminar,training and other expenses were paid in proper amount and supported with adequate support document 2. To assure bill amount in accordance with consultant work period 11.2. Work stages 1. Recalculate the invoice amount of miscellaneous cost 2. Check whether the miscellaneous invoice is supported by expenditure documents and other legal supporting documents such as buying receipt, absent list, work report and does not against the rule 3. Ensure the number of bills have been in conformity with the activities of consultants, to analyze whether the quantity, timing, and types of activities calculated in accordance with contract billing period of the real, and in accordance with the contract and TOR.

Page 76 of 76

KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

Recommend Documents