KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav 52-53, Telp/fax: 021 - 5252746, Jakarta Selatan 12950
PEDOMAN TEKNIS PENILAIAN PARTISIPATIF INDUSTRI Dalam IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1)
PUSAT PENGKAJIAN INDUSTRI HIJAU DAN LINGKUNGAN HIDUP BADAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN, IKLIM DAN MUTU INDUSTRI (BPKIMI) 2011
PEDOMAN TEKNIK PENILAIAN PARTISIPATIF INDUSTRI DALAM IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1) PEMBINA Menteri Perindustrian M.S Hidayat PENANGGUNG JAWAB Arryanto Sagala TIM PENGARAH Tri Reni Budiharti Shinta D. Sirait TIM PENYUSUN Agus Margiwiyatno Gunawan Wibisono Bambang Giri Teguh Arfianto Muhammad Hafiz Widyastuti Ade Abdullah TIM EDITOR Sangapan Denny Noviansyah Yuni Herlina Harahap Patti Rahmi Rahayu Ellen Connie Maringka DITERBITKAN OLEH Pusat Pengkajian Industri Hijau dan Lingkungan Hidup Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim, dan Mutu Industri DICETAK OLEH KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN
ii
PEDOMAN TEKNIK PENILAIAN PARTISIPATIF INDUSTRI DALAM IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1)
Edisi I. Jakarta : Kementerian Perindustrian, Januari 2011 vi + 20 hlm. Disajikan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris
Alamat Penerbit: Kementerian Perindustrian Jl. Gatot Subroto Kav. 52-53 Jakarta Selatan 12950 ISBN:.......................................
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya
sehingga
Pedoman
Teknis
untuk
Pengkajian
Pengelolaan energi di industri secara partisipatif dalam rangka implementasi Konservasi Energi dan Pengurangan Emisi CO2 di Sektor Industri (Fase 1) ini dapat diselesaikan pada waktunya. Pedoman Teknis ini disusun untuk meningkatkan pengetahuan dalam pelaksanaan konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di sektor industri yang telah dibahas oleh. unsur pemerintah, tenaga ahli dan praktisi. Diharapkan Pedoman Teknis ini bermanfaat bagi para pihak yang berkepentingan, khususnya SDM industri baja dan industri pulp & kertas. Akhir kata kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Pedoman ini.
Jakarta,
Januari 2011
Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim dan Mutu Industri Kepala,
Arryanto Sagala
iv
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................ DAFTAR ISI ........................................................... BAB I PENDAHULUAN ................................ 1.1. Latar Belakang .................................... 1.2. Tujuan ................................................. 1.3. Sasaran ...............................................
iv v 1 1 2 2
BAB II KONSEP DASAR ................................ 2.1. Aktifitas Kelompok Kecil ................... 2.2. Penilaian Partisipatif Industri (PIA) ...
3 3 9
BAB III 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.
METODOLOGI .................................... Peserta ................................................ Fasilitator ............................................ Bahan-bahan ....................................... Perangkat PIA dan Kegunaannya ..... Prosedur Penggunaan Perangkat PIA Telaahan dan Kesimpulan Hasil-hasil PIA ...........................................
10 10 13 14 14 15
BAB IV PENUTUP ........................................... DAFTAR PUSTAKA .........................................
21 22
18
v
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 adalah isu penting bagi manajemen perusahaan dan dianggap sebagai bagian dari manajemen energi. Konservasi energi penting bagi perusahaan karena dapat memberikan pengaruh yang besar terhadap aspek operasi perusahaan, seperti biaya energi yang tinggi. Selain itu, tidak efisiennya penggunaan energi mempunyai korelasi kuat dalam produksi emisi yang tinggi; hal ini akan mempengaruhi kualitas lingkungan. Salah satu kunci keberhasilan konservasi energi pada perusahaan industri adalah partisipasi pemangku kepentingan di perusahaan dalam mengimplementasikan program konservasi energi. Dalam konsep partisipasi, ada 3 elemen penting, yaitu pengaruh, interaksi, dan berbagi informasi. Suatu strategi yang dapat digunakan untuk meningkatkan partisipasi para pemangku kepentingan, perusahaan dapat membentuk Kelompok Kecil Kegiatan (small group activities). Kegiatan kelompok kecil merupakan kegiatan yang dilakukan secara sukarela dan berkesinambungan oleh semua anggota kelompokkelompok kecil di tempat kerja yang sama dan bertujuan untuk meningkatkan kegiatan di tempat kerja sesuai dengan kebijakan perusahaan. Semua anggota kelompok melakukan penilaian partisipatif untuk mencari informasi tentang masalah, Halaman 1 dari 22
kebutuhan, dan potensi yang dapat mempengaruhi pencapaian konservasi energi dan pengurangan emisi CO2. Temuan kemudian dibahas dalam kelompok untuk mencari solusi, untuk mengembangkan rencana aksi, dan untuk melaksanakannya. Budaya partisipatif tidak akan tiba-tiba terjadi. Oleh karena itu, upaya harus dilakukan untuk mengembangkan budaya. Sebuah metode yang dapat dipakai untuk keperluan tersebut adalah Participatory Industri Appraisal (PIA). 1.2.
Tujuan
Pedoman ini ditujukan untuk memberikan panduan bagi perusahaan industri untuk meningkatkan partisipasi pemangku kepentingan dalam perusahaan dalam melaksanakan konservasi energi dan pengurangan emisi CO2. 1.3. Sasaran Sasaran dari panduan ini adalah pembentukan kelompok kecil kegiatan dan menyusun kegiatan-kegiatan kelompok tersebut untuk melakukan appraisal (penilaian) secara partisipatif guna menjamin program konservasi energi yang berkelanjutan dan pengurangan emisi CO2.
Halaman 2 dari 22
BAB II KONSEP DASAR 2.1. Aktivitas Kelompok Kecil A. Dasar Pembentukan dan Manfaat Kegiatan kelompok kecil merupakan kegiatan yang dilakukan secara sukarela dan berkesinambungan oleh semua anggota kelompok-kelompok kecil di tempat kerja yang sama dan bertujuan untuk meningkatkan operasi di tempat kerja tersebut sesuai dengan kebijakan perusahaan. Ide-ide dasar di balik kelompok kecil kegiatan adalah sebagai berikut: 1) Untuk mengembangkan pekerjaan yang memuaskan dengan meningkatkan dan memanfaatkan keterampilan pekerja secara efektif. 2) Untuk menciptakan tempat kerja yang nyaman dengan menghargai kualitas pekerja. 3) Untuk memberikan kontribusi pada peningkatan dan pengembangan perusahaan. B. Manfaat Aktivitas Kelompok Kecil 1) Menetapkan tujuan secara berkelompok dan bekerja untuk mencapai tujuan dengan kerja sama tim. 2) Anggota kelompok berbagi dan mengkoordinasikan peran masing-masing dengan lebih baik. 3) Komunikasi antara pekerja dan manajemen, serta antara pekerja dari berbagai usia dapat ditingkatkan. 4) Semangat pekerja sangat meningkat.
Halaman 3 dari 22
5) Pekerja memperoleh keterampilan dan pengetahuan yang baru, dan mengembangkan sikap lebih kooperatif. 6) Mempunyai kemandirian dan dapat memecahkan masalah yang sering dilupakan. 7) Hubungan tenaga kerja dan manajemen dapat ditingkatkan. Berdasarkan hal tersebut di atas, diharapkan perusahaan akan mencapai kemajuan dan semakin berkembang karena didukung oleh pekerja yang mempunyai motivasi, inisiatif yang tinggi, dan budaya dalam tim kerja dalam menyelesaikan pekerjaan yang direncanakan oleh manajemen perusahaan atau pemecahan masalah yang sering dilupakan dalam manajemen. C. Pembentukan Aktivitas Kelompok Kecil Pembentukan Aktivitas Kelompok Kecil dalam rangka Total Productive Management (TPM) lebih erat kaitannya dengan garis (atau formal) organisasi pabrik pada kasus Total Quality Management (TQM). Ada pendapat bahwa TPM dapat dikatakan bentuk organisasi terbaik dalam memanfaatkan aktivitas kelompok kecil untuk tujuan konservasi energi karena masalah dapat di atasi sebagai salah satu "pilar" pada sistem TPM. Namun, mengadopsi TPM untuk pabrik berarti benar-benar menempatkan sejumlah besar jam kerja untuk berbagai pekerjaan, dan kemungkinan ada beberapa pabrik sulit memperkenalkan metode TPM karena kurangnya tenaga kerja. Perusahaan ini dapat menerapkan menemukan cara lain.
Halaman 4 dari 22
Contoh organisasi TPM untuk tujuan pengelolaan energi dengan penjelasannya ditunjukkan pada Gambar 2.1. Dalam hal ini, Organisasi TPM tersebut dinyatakan sebagai Organisasi Manajemen Energi, dan Organisasi TPM benar-benar diadopsi dan digunakan untuk memecahkan masalah konservasi energi sebagai salah satu pilar. Struktur organisasi dalam kegiatan pengelolaan energi harus memberdayakan kelompok-kelompok kecil yang tumpang tindih (overlap). Komite promosi manajemen energi harus dibentuk di semua tingkat organisasi perusahaan, yaitu pada tingkat perusahaan, pabrik, departemen, divisi dan bagian, termasuk kantor promosi yang disebut kantor energi atau kantor manajemen energi. Masing-masing kantor manajemen energi mempunyai orang yang bertanggung jawab secara permanen. Struktur organisasi dengan kelompok kecil yang overlap (lingkar manajemen energi) akan memberikan efisiensi dan efektivitas untuk komunikasi internal dan kegiatan administrasi.
Halaman 5 dari 22
Gambar 2.1. Lingkar Manajemen Energi (Struktur Organisasi Kelompok Kecil TumpangTindih).
Peran dan tanggung jawab kantor pendukung manajemen energi adalah sebagai berikut: 1) Memastikan kegiatan pengelolaan energi pada setiap tingkat pada arah yang sama dan tidak tertunda. 2) Mempromosikan kegiatan manajemen energi dan membuatnya berjalan lancar. 3) Memberikan pedoman yang memadai dan metode untuk terus mempromosikan kegiatan pengelolaan energi secara terus menerus. 4) Mendengarkan gagasan dan saran dari kelompok kecil dan pertimbangkan untuk perbaikan promosi manajemen energi. 5) Memberikan saran yang tepat dalam menjalankan aktivitas manajemen energi untuk kelompok-kelompok kecil. 6) Memelihara hubungan baik dengan sikap ramah dan orientasi melayani.
Halaman 6 dari 22
Peran dan tanggung jawab manajemen puncak adalah sebagai berikut: 1) Menetapkan kebijakan perusahaan dan target untuk kegiatan manajemen energi. 2) Melakukan tindak lanjut dan memastikan kegiatan pengelolaan energi sejalan dengan kebijakan. 3) Mempertimbangkan ide-ide dan saran dari kantor promosi manajemen energi. 4) Mempertimbangkan laporan dari komite promosi manajemen energi. Peran dan tanggung jawab manajemen menengah adalah sebagai berikut: 1) Menetapkan kebijakan pengelolaan energi dan target yang menjadi tanggung jawab divisi departemen atau bagian sejalan dengan kebijakan perusahaan. 2) Menetapkan target kuantitatif untuk setiap lingkar manajemen energi dari break-down target perusahaan. 3) Menetapkan bidang yang harus ditingkatkan dan mengatur anggota yang tepat untuk bertanggung jawab pada setiap bidang. Melakukan tindak lanjut, memberikan saran, memberikan rekomendasi dan memberikan bantuan untuk kegiatan lingkar manajemen energi. Memberikan laporan berkala kepada komite atas kemajuan, komentar dan saran dari kegiatan lingkar manajemen energi.
Halaman 7 dari 22
Peran dan tanggung jawab lingkar manajemen energi adalah sebagai berikut: 1) Menjalankan aktivitas lingkar manajemen energi dalam bidang yang ditugaskan. 2) Secara berkala melaporkan kepada komite atas kemajuan dan permasalahan yang terjadi. 3) Meminta komite untuk membantu dan memberikan saran dan ide dalam promosi kegiatan pengelolaan energi. Peran dan tanggung jawab pemimpin kelompok kecil/pemimpin lingkar manajemen energi adalah sebagai berikut: 1) Memberikan kesempatan setiap anggota untuk sepenuhnya mengekspresikan potensi mereka yang tak terbatas. 2) Membuat sistem yang mendorong kerjasama antar anggota. 3) Memberikan pelatihan yang sesuai untuk masingmasing anggota yang diperlukan. 4) Memacu sikap "ingin bekerja" dari setiap anggota. 5) Memberikan suasana, lingkungan, dan tempat kerja yang cocok untuk bekerja. 6) Secara terus menerus melakukan pemeriksaan cek dan meningkatkan kemampuan kerja, perilaku "ingin bekerja", lingkungan, dan tempat kerja. 7) Mendiskusikan dengan manajer, pemimpin kelompok atau unit lain untuk membuat keberhasilan kegiatan kelompok kecil.
Halaman 8 dari 22
2.2.
Penilaian Partisipatif Industri
Dalam Partisipatory Industrial Appraisal (PIA), Appraisal merupakan sarana untuk mencari informasi tentang kebutuhan, masalah, dan potensi dalam suatu industri. Participatory bermakna bahwa semua pekerja berpartisipasi dalam mengurangi masalah dan identifikasi kebutuhan perusahaan melalui proses bottom-up sesuai dengan kebijakan perusahaan. Sasaran Participatory Industrial Appraisal adalah untuk membantu para pekerja memperkuat kapasitas mereka dalam rencana pengembangan, pengambilan keputusan dan tindakan terhadap kondisi yang lebih baik di tempat kerja untuk mencapai sasaran perusahaan. Metode Participatory Industrial Appraisal dapat digunakan oleh perusahaan untuk memperkuat kegiatan kelompok kecil, mempertimbangkan overlapping small groups sesuai lingkar manajemen energi. Para manajer akan berperan sebagai fasilitator untuk memandu semua pekerja dalam kelompok kecil. Beberapa pendekatan untuk menggunakan metode ini adalah sebagai berikut: 1) Mempelajari masalah secara menyeluruh. Semua pekerja harus memahami isu, terutama sifat, cakupan, konteks, faktor yang mempengaruhi, dan solusi yang mungkin diperlukan dengan bimbingan seorang fasilitator. 2) Pengalaman dan evaluasi pengetahuan. Setelah pekerja memahami masalah secara menyeluruh, maka mereka dapat diberi kesempatan untuk menerapkan pengetahuan mereka dalam karyakarya nyata dan melakukan evaluasi terhadap hasilnya. Halaman 9 dari 22
3) Adaptasi pengetahuan untuk unit. Para pekerja harus berpikir untuk mengadaptasi pengetahuannya dan mengakuisisinya secara teratur. 4) Penyebaran pengetahuan. Pengetahuan harus dibagi dengan orang lain hingga dapat diintegrasikan ke dalam praktek. Detil pelaksanaan Participatory Industrial Appraisal disajikan dalam Bab III. Metodologi.
Halaman 10 dari 22
BAB III METODOLOGI
3.1. Peserta Peserta PIA adalah para anggota kelompok kecil. Oleh karena itu, aktivitas kelompok kecil harus dibentuk dahulu. Dalam rangka membentuk aktivitas kelompok kecil, metode dasar berikut ini harus digunakan di suatu perusahaan berdasarkan filosofi "Partisipasi Semua Karyawan" mulai dari manajemen puncak sampai tingkat pekerja: 1) Pendirian Infrastruktur/Lingkungan untuk aktivitas kelompok kecil oleh manajemen. Manajemen puncak dalam hubungannya dengan karyawan harus menyediakan hal-hal sebagai berikut: a) Pengumuman pernyataan kebijakan mendukung aktivitas kelompok kecil. b) Organisasi satuan tugas atau tim untuk memotivasi dan membantu aktivitas kelompok kecil. c) Pembentukan sistem manajemen aktivitas kelompok kecil di suatu perusahaan. d) Penetapan rencana tindakan tahunan untuk keberlanjutan aktivitas kelompok kecil di perusahaan. e) Penyediaan tempat dan kesempatan untuk bimbingan, presentasi hasil kegiatan
Halaman 11 dari 22
f) Pembentukan
sistem penghargaan untuk kontribusi karyawan. g) Pembentukan sistem pelaporan dari daftar topik hasil kegiatan. h) Pembentukan sistem evaluasi yang berkeadilan. 2) Pembentukan kelompok Setelah berkonsultasi dengan manajer, pekerja harus membentuk kelompok untuk aktivitas kelompok kecil. Ukuran kelompok tergantung pada ukuran bagian dan topiknya. Hal yang sangat penting adalah bahwa setiap anggota kelompok harus memiliki peran untuk melakukan kegiatan di bawah pemimpin kelompok. 3) Menetapkan topik kegiatan. Berdasarkan temuan masalah/hambatan, setelah berkonsultasi dengan manajer, setiap kelompok akan menetapkan topik kegiatan mereka. Pada dasarnya topik untuk akitivitas kelompok kecil tidak terlalu sulit secara teknis dan bukan kegiatan jangka panjang. 4) Menetapkan jangka waktu aktivitas kelompok kecil. Manajer harus menetapkan suatu jangka waktu bagi kelompok kecil mulai dari topik sampai penyelesaian laporan, sesuai dengan rencana bisnis. Biasanya, satu (satu) tahun atau 6 (enam) bulan adalah periode yang memadai. 5) Menetapkan rencana aksi untuk setiap topik oleh setiap kelompok. Halaman 12 dari 22
Setiap kelompok akan membuat rencana aksi untuk masing-masing kegiatan. 6) Realisasi kegiatan sesuai rencana aksi. Kegiatan aktual oleh setiap kelompok dilaksanakan sesuai dengan rencana aksi. 3.2. Fasilitator Perusahaan harus memilih fasilitator untuk memandu diskusi kelompok kecil. Fasilitator harus memiliki pemahaman yang baik tentang kebijakan manajemen energi perusahaan dan memiliki keterampilan teknis yang memadai untuk dibagikan kepada para pekerja dalam kelompok kecil. Karakter seorang fasilitator yang baik ditandai oleh: 1) berkemampuan mendorong semua anggota kelompok kecil untuk berpartisipasi dalam diskusi, 2) seorang komunikator yang efektif, 3) disegani oleh para pekerja, 4) mempunyai pengetahuan tentang latar belakang anggota kelompok kecil , 5) memahami dan menghormati budaya masyarakat, dan 6) pendengar yang baik dan bersedia untuk belajar. Sementara sikap seorang fasilitator yang baik ditandai oleh: 1) menghormati ide, 2) diangkat oleh peserta, 3) mengelola waktu secara efektif, Halaman 13 dari 22
4) menciptakan suasana hangat, dan 5) memiliki rasa humor. 3.3.
Bahan-bahan
Bahan-bahan yang diperlukan untuk PIA adalah sebagai berikut: 1) Potongan kertas kecil berwarna untuk membuat gambar atau dapat diberi label sebagai pembeda. 2) Beberapa Kertas A0 dan Pena untuk mencatat hasil latihan. 3) Kertas A4 dan pena berwarna untuk mencatat hasil. 4) Kapur untuk membuat gambar 3.4. Perangkat PIA dan kegunaannya Jadwal Historis Jadwal Historis akan membantu jalannya diskusi dan dapat digunakan untuk: orientasi terhadap rencana 1) Memberikan pengembangan. 2) Mempelajari kejadian yang telah terjadi di masa lalu dan pengaruhnya. 3) Mengidentifikasi masalah yang berhubungan dengan produksi dan pengaruhnya. Pohon Masalah-Penyebab-Dampak-Solusi Pohon masalah-penyebab-dampak-solusi (Pohon Masalah) memfasilitasi diskusi pada: 1) Masalah yang mempengaruhi kinerja unit, penyebab dan dampak dari masalah tersebut Halaman 14 dari 22
2) Hubungan antara berbagai penyebab dan dampak dari masalah 3) Solusi dan kegiatan yang akan mengatasi masalah tersebut Pohon masalah dapat digunakan untuk mengidentifikasi: 1) Persepsi pekerja tentang penyebab masalah yang dihadapi oleh unit. 2) Persepsi pekerja tentang efek dari masalah yang dihadapi oleh unit. 3) Keterkaitan antara berbagai penyebab dan efeknya.
3.5. Prosedur penggunaan perangkat PIA A. Jadwal Historis Berikut ini adalah langkah-langkah menggunakan Jadwal Historis: Tahap 1 :
Tahap 2 :
Tahap 3 :
untuk
Tarik suatu garis pada kertas A0. Salah satu ujung pada garis adalah ‘saat ini’ dan jelaskan kepada pekerja bahwa ini adalah garis waktu atau garis historis. Minta para pekerja untuk mendiskusikan situasi di unit (saat ini). Catat informasi tersebut pada kartu atau menggunakan simbol untuk visualisasi. Minta para pekerja untuk memikirkan Halaman 15 dari 22
Tahap 4 :
Tahap 5 :
tanggal yang diketahui atau kejadian yang mereka ingat. Bagaimana kondisi pada saat itu? Bagaimana pengaruhnya terhadap perusahaan? Minta para pekerja untuk mengingat kembali kejadian penting (positif dan negatif) sepanjang sejarah (dari yang lalu sampai sekarang) dan tahun munculnya. Tempatkan kejadiankejadian dan tanggal yang bersangkutan pada garis waktu. Diskusikan dengan para pekerja mengenai pengaruh atau dampak kejadian-kejadian tersebut (positif and negatif). Fasilitasi diskusi antar para pekerja mengenai garis waktu historis untuk meyakinkan semua informasi yang relevan ditempatkan pada garis waktu. Diskusikan dengan para pekerja mengenai kerawanan di masa mendatang ke kejadiankejadian yang didaftar pada garis waktu? Apa yang dapat dilakukan untuk mitigasi atau mencegah kejadian tersebut di masa mendatang?
Harus dipastikan bahwa seseorang mencatat hasil diskusi.
Halaman 16 dari 22
B. Pohon Masalah-Penyebab-Dampak-Solusi Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menggunakan Pohon Masalah-Penyebab-PengaruhSolusi : Tahap 1 : Mulai dengan mendiskusikan masalah yang akan dianalisis. Tulis masalah tersebut pada kartu berwarna dan letakkan di tengah kertas A0. Tarik suatu garis memotong tengah kertas A0 (melewati kartu masalah). Tulis ‘penyebab’ di atas garis dan ‘dampak’ di bawah garis. Tahap 2 : Minta para pekerja untuk mendiskusikan beberapa penyebab dari masalah. Tulis setiap penyebab pada satu kartu, pastikan ditulis pada kartu yang berwarna sama. Diskusikan setiap penyebab dan identifikasi setiap penyebab yang berkontribusi dan alirannya. Perlu diingat bahwa penyebab-penyebab dikaitkan dan ditarik garis untuk menunjukkan kaitannya. Tahap 3 : Mulai mendiskusikan dampak-dampak dari masalah setelah semua penyebab dan kaitannya dapat diidentifikasi. Tulis setiap dampak pada satu kartu – kartu dengan warna yang berbeda dengan warna kartu yang digunakan untuk penyebab. Diskusikan setiap dampak dan identifikasi setiap dampak yang berkontribusi pada aliran dampak. Perlu diingat bahwa dampak dikaitkan dan gunakan garis untuk menggambarkannya. Halaman 17 dari 22
Tahap 4 :
Tahap 5 :
3.6.
Anda sudah mempunyai semua penyebab dan dampak dari masalah, selanjutnya anda dapat memulai untuk mengidentifikasi beberapa penyebab masalah yang dapat diselesaikan pekerja. Tulis setiap aktivitas pada satu kartu – kartu ini berbeda warna dengan kartu untuk penyebab dan dampak. Telaah beberapa penyebab untuk meyakinkan bahwa aktivitas yang diusulkan jelas, sesuai dan layak. Setelah selesai, tulis hasil diskusi pada kertas A0 dan pindahkan ke lembar kertas A4.
Menelaah dan menyimpulkan hasil-hasil PIA.
Setelah semua kelompok-kelompok kecil menyelesaikan PIA, dan hasil-hasilnya ditelaah dan didiskusikan dengan semua orang, setiap kelompok harus menominasikan penyaji, orang ini memaparkan kepada semua orang di pertemuan atas hasil dari kelompoknya. Fasilitator membawa semua pekerja berkumpul dan menjelaskan bahwa setiap orang dapat melihat hasil dari kelompok yang bukan kelompoknya. Fasilitator meringkas semua hasil dan mengidentifikasi isu dan usulan aktivitas yang sama.
Halaman 18 dari 22
A. Menominasikan Penyaji dari setiap kelompok Para fasilitator meminta setiap kelompok untuk mencalonkan seorang Penyaji dari setiap kelompok. Pilih Penyaji yang aktif dan antusias. Sebagai Fasilitator mendampingi Penyaji dalam presentasi untuk membuat mereka merasa lebih nyaman. B. Peran fasilitator Fasilitator memainkan peran yang penting dalam menelaah dan pemaparan hasil PIA setiap kelompok. Yakinkan bahwa setiap orang dapat melihat pemaparan setiap Penyaji. Selalu mendorong diskusi antar pekerja, berusaha mendorong para pekerja untuk bertanya dan Penyaji yang menjawab – bukan Fasilitator ! C. Isi Paparan Setiap pemaparan kelompok paling lama 10 menit. Penyaji memaparkan berikut ini : 1) Tinjauan singkat yang telah dilakukan. 2) Tinjauan problem/isu utama yang diidentifikasi dan usulan aktivitas yang dapat dikerjakan para pekerja. 3) Beri kesempatan bagi pekerja lain untuk menyampaikan pertanyaan dan ide-ide.
Halaman 19 dari 22
D. Ringkasan pertemuan Fasilitator membuat catatan saat setiap kelompok menyampaikan hasil, membuat catatan masalah, isu, dan usulan aktivitas yang sama.
Halaman 20 dari 22
BAB IV PENUTUP Keberhasilan implementasi PIA akan tergantung pada kebijakan dan komitmen manajemen puncak, kemampuan fasilitator, dan motivasi seluruh anggota kelompok kecil.
Halaman 21 dari 22
DAFTAR PUSTAKA Anonymous. 2007. Participatory Rural Appraisal Manual. Quang Ngai Rural Development Program — RUDEP, Vietnam. Anonymous. 2008. Energy efficiency initiatives: Indian experience. Bulletin Energy Efficiency (A bulletin of the Indian Renewable Energy Development Agency Limited), Vol. 8. January 2008. ISSN: 0 9 7 2 - 3 1 0 2. Anonymous. 2009. Energy Management Handbook for ASEAN: New approach energy management in ASEAN Countries. Energy Conservation Center Japan. Adebo, S. 2000. Training Manual on Participatory Rural Appraisal. Bhandari, B.B. 2003. Participatory Rural Appraisal. Institute for Global Environmental Strategies. Japan. Kodali, R. and Chandra, S. 2001. Analytical hierarchy process for justification of total productive maintenance. Journal of Production Planning Control, 2001, Vol. 12, No. 7, 695–705.
Halaman 22 dari 22
MINISTRY OF INDUSTRY Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav 52-53, Telp/fax: 021 - 5252746, Jakarta Selatan 12950
TECHNICAL GUIDELINE For PARTICIPATORY INDUSTRY APPRAISAL In IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1)
CENTER FOR GREEN INDUSTRY AND ENVIRONMENT ASSESSMENT AGENCY FOR INDUSTRIAL POLICY, CLIMATE AND QUALITY ASSESSMENT 2011
i
TECHNICAL GUIDELINE for PARTICIPATORY INDUSTRY APPRAISAL In IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO 2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1) FOUNDER Industry Minister M.S Hidayat ADVISOR Arryanto Sagala STEERING COMITTEE Tri Reni Budiharti Shinta D. Sirait AUTHORS Agus Margiwiyatno Gunawan Wibisono Bambang Giri Teguh Arfianto Muhammad Hafiz Widyastuti Ade Abdullah EDITORS Sangapan Denny Noviansyah Yuni Herlina Harahap Patti Rahmi Rahayu Ellen Connie Maringka PUBLISHED BY Center for Green Industry and Environment Assessment Agency for Industrial Policy, Climate and Quality Assessment PRINTED BY MINISTRY OF INDUSTRY
ii
TECHNICAL GUIDELINE for PARTICIPATORY INDUSTRY APPRAISAL In IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO 2 EMISION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1) st
1 Edition. Jakarta : Ministry of Industry,January 2011 vi + 21 pg.
Version: Presented in Bahasa Indonesia and English
Publishes Address: Ministry of Industry Jl. Gatot Subroto Kav. 52-53 Jakarta Selatan 12950
ISBN: ...............................................
iii
FOREWORD Praise the Lord giving us His mercy and grace so this Technical Guideline for Participatory Industrial Appraisal within the framework of Implementation of Energy Conservation and CO2 Emission Reduction in Industrial Sector (Phase 1) can be finalized in time. This Technical Guideline is structured to enhance knowledge in implementation of energy conservation and reduction of CO2 emission which have been discussed by governments, experts and practitioners. It is expected that this Technical Guideline is useful for the related parties to implement energy conservation and reduction of CO2 emission. Finally, we would like to thank all those who have participated in the preparation of this guideline.
Jakarta,
January 2011 Head of Agency for Industrial Policy, Climate and Quality Assessment
Arryanto Sagala
iv
Table of Content
CHAPTER I 1.1. 1.2. 1.3.
INTRODUCTION................................ Background ....................................... Objectives ......................................... Goals .................................................
1 1 2 2
CHAPTER II BASIC CONCEPT ......................... 3 2.1. Small Group ctivities ......................... 3 2.2. Participatory Industrial Appraisal (PIA) .................................................. 8 CHAPTER III 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.
METHODOLOGY ............................. Participants ....................................... Facilitators ........................................ Materials ........................................... PIA Tools And Purposes .................. Procedures of Using PIA Tools ........ Reviewing and Concluding PIA Results ..............................................
10 10 11 12 13 13
BAB IV CLOSING REMARK ........................ REFERENCES ...........................................................
18 19
16
v
CHAPTER I INTRODUCTION
1.1. Background Energy conservation and CO2 emission reduction is an important issue for company management and considered as a part of energy management. Importance of energy conservation for the company as it could give considerable influence to company operation aspect, such as high energy cost. In addition, inefficient of energy use has strong correlation to high production of emission; this will influence quality of environment. One of key success in energy conservation in an industrial company is participation of stakeholders within the company in implementing energy conservation program. In participation concept, there are 3 important element, i.e. influence, interaction, and information sharing. An applicable strategy to increase participation of the stakeholders, company could establish Small Group Activities. Small group activities are activities carried out voluntarily and continuously by all members of small groups within the same work place aimed at improving the operation of the work place in line with company policy. All member of the group conduct a participatory appraisal by participation, i.e. to find information about problem, need, and potency that could influence achievement of the energy conservation and CO2 emission reduction. The findings then will be discussed Page 1 of 19
in the group to seek solution, to develop action plan, and to implement. Participatory culture will not be suddenly occurred. Therefore, an effort should be made to develop the culture. A method for that purpose is Participatory Industry Appraisal. 1.2. Objectives This guideline is to provide guidance for industrial company to improve participation of stakeholders in implementing energy conservation and CO2 emission reduction. 1.3. Goals Goals of the guideline are establishment of the small group activities and activities of the groups by using Participatory Industry Appraisal for ensuring sustainable energy conservation and CO2 emission reduction program.
Page 2 of 19
CHAPTER II BASIC CONCEPT
2.1. Small Group Activity A. Basic idea and advantage Small group activities are activities carried out voluntarily and continuously by all members of small groups within the same work place aimed at improving the operation of the work place in line with company policy. Basic ideas behind small group activities are as follows: 1) To develop work that is satisfying and fulfilling by raising workers' capabilities and making effective use of their ingenuity. 2) To create a lively and bright work place by respecting the human qualities of the workers. 3) To contribute to the improvement and development of the company. B. The Advantages of Small-Group Activities: 1) Setting group objectives and working for their attainment strengthens the sense of teamwork. 2) Group members share and coordinate their respective roles better. 3) Communication between labor and management, as well as between workers of different ages, is improved. 4) Morale is greatly improved. 5) Workers acquire new skills and knowledge and develop more cooperative attitudes. Page 3 of 19
6) The group is self-sustaining and solves problems that would otherwise be left to management. 7) Labor-management relations are greatly improved. Based on the matter above mentioned, it can be expected that company will achieve considerable progress and development as it is supported by workers with high motivation, initiative, and team work culture in completing works planned by the company management or solving problem which may ignore by the management. C. Forming Small Group Activity (SGA) Forming Small Group Activity in the framework of TPM more closely related to the line (or formal) organization of the case TQM factory. There are opinions that TPM may be the best form of organization of the Small Group Activity utilize for the purpose of Energy Conservation, Energy Conservation because of problems can be handled as one of the "pillars" some TPM systems. However, adopting the TPM to factory means really put a significant amount of man hours to the various items of work, and maybe there are some factories it is difficult to introduce the method of TPM due to lack of manpower. Then, better for the company to find another way. Example such as "TPM Organization for the purpose of energy management" is shown in Figure 2.1. and the following explanation. In this case, "TPM Organization for the purpose of energy management" expressed as "Energy Management Organization," and really "TPM Organization" adopted and used to solve the problem of energy conservation as one of the pillars. Page 4 of 19
Organizational structure in energy management activities should have overlapping small groups. Committee of energy management promotion should be formed at all levels of company organization, namely at the level of companies, factories, department, division and section levels, including promotion office called the energy or energy management office. Energy management of each office will have a person responsible for permanent. Organizational structure with overlapping small groups (energy management circles) will provide efficiency and effectiveness for internal communications and administration activities.
Figure 2.1. Energy Management Circle (Overlapping Small Group Organization Structure)
Page 5 of 19
Role and responsibility of energy management promotion office are as follows: 1) Ensure the overall energy management activities of each level are in the same right directions and not delayed. 2) Promote energy management activities and make them run smoother. 3) Provide appropriate guidance and methods to continually promote energy management activities with non-stop. 4) Listen for ideas and suggestions from small groups, consider for improvement of energy management promotion. 5) Provide appropriate advises in running energy management activities for small groups. 6) Maintain good human relation, friendly reaction and service mind. Role and responsibility of top management are as follows : 1) Establish company policy and target for energy management activities. 2) Follow up and ensure energy management activities are in line with policy. 3) Consider ideas and suggestions from energy management promotion offices. 4) Consider reports from energy management promotion committees.
Page 6 of 19
Role and responsibility of middle management are as follows: 1) Establish energy management policy and target for responsible department, division or section in line with the company policy. 2) Establish numerical targets for each energy management circle by braking down from company target. 3) Establish topics to be improved and set appropriate members responsible for each topic. Follow up, advice, recommend and provide help for energy management circle activities. Periodically report to upper committee the progress, comments and suggestions of energy management circle activities. Role and responsibility energy management circle are as follows: 1) Run energy management circle activities in the assigned topic successfully. 2) Periodically report to upper committee the progress and problems occurred. 3) Ask upper committee for help and provide suggestions and ideas in promotion of energy management activities. Role and responsibility of small group leader/ energy management circle leader are as follows: 1) Provide each member opportunity to fully express their unlimited potentials. 2) Create system that promotes cooperation among members. 3) Provide each member necessary appropriate training. 4) Promote ―willing to work‖ feeling of each member. Page 7 of 19
5) Provide appropriate atmosphere, environment and work place suitable for working. 6) Continually check and promote working ability, ―willing to work‖ feeling and appropriate working environment. 7) Discuss with managers/ group leaders or other units for making success small group activities. 2.2. Participatory Industrial Appraisal In Participatory Industry Appraisal, appraisal means to find information about a problem, need, and potency in an industry. Participatory means that all workers participate in alleviating problems and need of the company through a bottom-up process in line with the company policy. Target of Participatory Industry Appraisal is to help workers in strengthening their capacity in developing plan, decision, and action towards better condition in work place for achieving the company targets. Participatory Industrial Appraisal method can be use by the company in strengthening small group activities. Considering the overlapping small group presented in the previous section, The method could be appropriate to be used for energy management circle. The managers will play as facilitators to guide all workers in a small group. Some approaches for using the method is as follows: 1) Learn issues thoroughly. All workers should understand the issues and be fully aware of it, especially its nature, scope, context, responsible factors, and its possible solution. Guidance of a facilitator should be provided for this purpose. Page 8 of 19
2) Experience and evaluate the knowledge. Once the workers understand the issues thoroughly, then they sould be given a chance to apply their knowledge in the real works and to make evaluation of the results. 3) Adapt the knowledge for the unit. The knowledge should be lively and living by using it time and again. The workers should think to adapt and so that the acquisition becomes a regular practice. 4) Promotion of the knowledge. The knowledge should be shared with others until it can be integrated into practices. Detail implementation of the Participatory Industrial appraisal is presented in Chapter III. Methodology.
Page 9 of 19
CHAPTER III METHODOLOGY
3.1. Participants The PIA participants are members of small groups. Therefore, small group activities should be established first. In order to develop the Small Group Activities (SGA), the following basic method should be established in a company based on the philosophy of ―Participation of All Employees‖ from top management through worker level : 1) Establishment of Infrastructure / Environment for SGA by management. The top management should provide the following with employees: a) Announcement of policy to support SGA. b) Organization of a task force or a team to motivate and assist SGA. c) Establishment of management system of SGA in a company. d) Establishment of annual plan of action to proceed SGA in the company. e) Establishment of places and opportunities for guidance, presentation of activity results f) Establishment of the award system for employees‘ contribution. g) Establishment of a reporting system from registration of a theme through results of activities. h) Establishment of a fair evaluation system.
Page 10 of 19
2) Establishment of groups Consulting with a manager, workers should form groups for SGA. The size of a group depends upon the size of section or group and subject etc. It is very important that each group member shall have role to proceed activities under a group leader. 3) Setup of subject for activities Based on findings of problems/barrier to be improved, under consulting with a manager, each group will setup a subject for their activities. Basically, subjects for SGA should not technically too difficult and it is not a long term activities. 4) Setup of basic duration of group activities for SGA. Managers shall set up a basic period for SGA from setting up a subject through completing the report, in accordance with a basic business plan. Usually, one year or 6 months would be appropriate. 5) Setup an action plan for each subject by an each group Each group should setup a plan of action for activities. 6) Actual implementation of activities in accordance to the action plan The actual activities by each group will be implemented based on the action plan. 3.2. Facilitators The company has to select facilitator for guiding the small group discussion. The facilitator has to have good understanding on company‘s energy management policy Page 11 of 19
and have sufficient technical skills to share with workers in the small group. Character of a good facilitator is indicated by : 1) having capability of encouraging all member of small group to participate in discussions, 2) an effective communicator, 3) someone people like and respect, 4) some background knowledge of people in the small group, 5) understand and respect the community culture, and 6) a good listener and is willing to learn. While attitude of a good facilitator is indicated by : 1) enthusiastic, 2) respect ideas raised by participants, 3) manage time effectively, 4) create a warm atmosphere, and 5) have a sense of humour. 3.3. Materials The PIA do not require much equipment or materials, the following are materials needed: 1. Small pieces of coloured paper (‗cards‘) to draw pictures on them or can be labeled to represent things. 2. Some A0 Paper and pens — these are used to record the results of exercises. 3. A4 folders, A4 paper and coloured pens are needed to record the results. 4. Chalk also be useful for making drawings.
Page 12 of 19
3.4. PIA Tools and Purposes Historical Timelines Historical Timelines facilitate discussion, it can be used to: 1) Provide orientation to development plans. 2) Learn lessons on events that have happened in the past and their effects. 3) Identify issues associated with production and their affects. Problem-Cause-Effect-Solution Trees Problem-Cause-Effect-Solution Trees (Problem Trees) facilitate discussion on: 1) A problem affecting the unit performance and the causes and effects of the problem. 2) Linkages between different causes and different effects of problems. 3) Solutions and activities that will contribute to solve the problem. Problem Trees can be used to identify: 1) Worker perceptions of problems causes that face by the unit. 2) Worker perceptions of problems effects that face by the unit. 3) Linkages between different causes and effects of problems 3.5. Procedure of using the PIR tools A. Historical Timelines The following is steps in using Historical Timelines: Step 1 : Draw a line on an A0 paper. One end of the Page 13 of 19
line will be ‗now‘ and explain to the workers that this is a ‗Timeline‘ or ‗History Line‘. Step 2 :
Ask the workers to discuss the current situation in the unit (now). Record this information on a card or visually using symbols.
Step 3 :
Ask the workers to think of the earliest known date or event that they remember. What were conditions like at this time? What were some of the effects on the company?
Step 4 :
Ask the workers to recall key events (positive and negative) throughout history (from the earliest to now) and the year they occurred. Place the events and the corresponding dates on the timeline. Discuss with the workers about the influences or effects of these events (positive and negative).
Step 5 :
Facilitate discussion between the workers on the Historical Timeline to ensure all relevant information is placed on the timeline. Discuss with workers about future vulnerability to the events listed on the timeline? What could be done to mitigate or prevent such events happening in the future?
Ensure that one person records the results when the exercise is fully completed.
Page 14 of 19
B. Problem-Cause-Effect-Solution Trees
The following is steps in using Problem-Cause-EffectSolution Trees : Step 1 : Start by discussing the problem that will be analyzed. Write this problem on a colored card and place this in the middle of the A0 paper. Draw a line across the middle of the A0 paper (through the problem). Write ‗Causes‘ above the line and ‗Effects‘ below the line. Step 2 :
Ask the workers to discuss some of the causes of the problem. Write each cause on a card—make sure the cards are the same color. Discuss each of the causes and identify any contributing and flow-on causes. Remember that causes are linked—draw lines to show these links.
Step 3 :
Start to discuss the effects of the problem once you have identified all the contributing causes and their links. Write each effect on a card—these cards are a different color to the ‗Causes‘. Discuss each of the effects and identify any contributing and flow-on effects. Remember to show that effects are linked and use lines to draw these.
Page 15 of 19
Step 4 :
You should have all the causes and effects of the problem—now you can start to identify some activities that workers can conduct to solve some of the causes of the problem. Write each of the activities on a card—these cards are a different colour to the causes and effects. Review some of the causes to make sure they a clear and more appropriate and feasible activities are proposed.
Step 5 :
Once completed, write the results on the A0 paper and transfer the results to an A4 sheet.
3.6. Reviewing and concluding PIA results Now all the small groups have finished the PIA, and the results shall be reviewed and discussed with all the people. Each small group should nominate a Presenter— this person presents their group‘s results to all people at the meeting. The facilitator brings all workers together and explain that everyone will now look at the results of other groups. The facilitator summarises the results of all exercises and identify common issues and proposed activities. A. Nominating a presenter from each group The Facilitators asks each group to presenter from each group. Choose an enthusiastic presenter. As a Facilitator, go presentation with the presenter just to make more comfortable.
nominate a active and through the them feel a
Page 16 of 19
B. Role of the facilitator The facilitator plays an important role in the review and presentation of PIA results by each group. Make sure that all people can see the presentation of each presenter. Always encourage discussion between the workers—try to encourage workers to ask questions and encourage the presenter to answer—not the facilitator ! C. Content of the presentation Each group presentation is a maximum of 10 minutes. The presenter explains the following: 1) Brief overview of the exercise that was conducted. 2) Overview of the main problems/ issues identified and activities proposed that workers can conduct. 3) Give an opportunity for other workers to raise questions and ideas. D. Summary of meeting The facilitator makes notes when each group presents results — record the common problems and issues and proposed activities.
Page 17 of 19
CHAPTER IV CLOSING REMARK
Success of PIA implementation will depend on top management policy and commitment, capability of facilitators, and all small groups member motivation.
Page 18 of 19
REFERENCES
Anonymous. 2007. Participatory Rural Appraisal Manual. Quang Ngai Rural Development Program — RUDEP, Vietnam. Anonymous. 2008. Energy Efficiency Initiatives: Indian Experience. Bulletin Energy Efficiency (A bulletin of the Indian Renewable Energy Development Agency Limited), Vol. 8. January 2008. ISSN: 0 9 7 2 - 3 1 0 2. Anonymous. 2009. Energy Management Handbook for ASEAN: New approach energy management in ASEAN Countries. Energy Conservation Center Japan. Adebo, S. 2000. Training Manual on Participatory Rural Appraisal. Bhandari, B.B. 2003. Participatory Rural Appraisal. Institute for Global Environmental Strategies. Japan. Kodali, R. and Chandra, S. 2001. Analytical Hierarchy Process for Justification of Total Productive Maintenance. Journal of Production Planning Control, 2001, Vol. 12, No. 7, 695–705.
Page 19 of 19
