Kaderstelling en beleidsuitgangspunten: Ontvlechting en opheffing Middelsee ICT Inhoud 1.
Aanleiding ...................................................................................................................................... 1
2.
Planning op hoofdlijnen ............................................................................................................... 1
3.
Hoofduitgangspunten voor ontvlechting en opheffing ............................................................. 2
4.
Overige uitgangspunten............................................................................................................... 3
5.
Budgetsturing ................................................................................................................................ 5
6.
Financiële afrekening Middelsee ICT ........................................................................................ 5
7.
Vervolg werkwijze ......................................................................................................................... 5
1. Aanleiding Per 1 januari 2018 vindt een gemeentelijke herindeling voor een groot aantal gemeenten in Noordwest en Noordoost Friesland plaats. De bestuurlijke routes en besluitvorming om tot diverse nieuwe gemeentelijke organisaties te komen, verschillen sterk per situatie. Gemeenten zijn er het over eens dat er tijdig op de komende situatie van de gemeentelijke herindeling respectievelijke ambtelijke fusie per 2015 (van toepassing op Ferwerderadiel) voorgesorteerd dient te worden. Dit geldt in het bijzonder voor het werkveld en de bedrijfsvoering van ICT. Het ICT-beheer is door de gemeenten Ferwerderadiel, Leeuwarderadeel, het Bildt en Menameradiel nu ondergebracht in het samenwerkingsverband Middelsee ICT te Menaam. Gemeenten werken hierbij samen op basis van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) en met de financiële afspraak dat de jaarlijkse exploitatiekosten voor Middelsee ICT voor 25% aan iedere gemeente worden doorbelast. Voor alle vier Middelsee ICT-gemeenten geldt dat de taken en werkzaamheden op het gebied het technisch ICT-beheer worden overgeheveld naar het Shared Servicecentrum Leeuwarden (SSL). Dit betekent ook dat aanwezige toepassingen met alle gegevens (data) vanuit de ICT-omgeving Middelsee naar de nieuwe ICT-omgeving van Leeuwarden overgezet dienen te worden. Een operatie die veelal ook met de term ‘ontvlechting’ wordt aangeduid. Tegelijk met deze overheveling en ontvlechting vindt er in een aantal situaties een sanering van applicaties plaats en wordt er gestandaardiseerd naar een (nieuwe) set van applicaties voor alle gemeentelijke bedrijfsfuncties. Deze standaard is gebaseerd op de normen van Leeuwarden en zijn mede in samenspraak bepaald met de gemeenten die naar SSL overgaan. In dezelfde periode van overheveling van taken en werkzaamheden, ontvlechting van systemen en standaardisering van applicaties, zal de beheerorganisatie voor Informatievoorziening binnen elke gemeente beter en anders moeten worden ingericht. Gemeenten zullen hierbij veel aandacht moeten besteden aan de opzet en inrichting van de regieorganisatie en het vervullen van de opdrachtgeversrol om professioneel grip te krijgen en houden op de gevraagde en afgesproken dienstverlening door SSL en andere ICT-dienstverleners. Met de overgang naar SSL ontstaat er een wezenlijk andere situatie voor de gemeenten dan nu in Middelsee ICT het geval is.
2. Planning op hoofdlijnen
1|Pagina SOM 9 maart 2015 Definitief 1.0
Het tempo van overheveling, ontvlechting, de mate van sanering en standaardisering van applicaties verschilt aanzienlijk per Middelsee-gemeenten. Dit wordt veroorzaakt door vele en vaak onzekere factoren. Een belangrijke factor wordt bepaald door de bestuurlijke werkwijze en gemaakte afspraken met de nieuwe (fusie)gemeente. Het eerst harmoniseren van bedrijfsprocessen heeft bijvoorbeeld gevolgen voor de uitvoeringsplanning van overheveling, ontvlechting en standaardisering. Een andere factor is het tempo waarmee SSL op een goede en betrouwbare manier nieuwe klanten en een groep van nieuwe gebruikers kan opvangen in dezelfde periode dat processen van decentralisatie, het voldoen aan andere wettelijke verplichtingen en het verder professionaliseren van SSL aandacht en capaciteit vragen. Op basis van de huidige inzichten en afspraken is de planning in hoofdlijnen dat de gemeente Leeuwarderadeel in twee tranches in 2015 overgaat naar SSL, de overige ICT-voorzieningen voor eind 2015 buiten Middelsee ICT plaatst en vanaf 1 januari 2016 geen enkel beroep op de dienstverlening van Middelsee ICT doet. De planning van Ferwerderadiel gaat uit van een volledige overgang in 2015 naar SSL met mogelijk nog enkele weken uit te voeren nazorg in 2016 door Middelsee ICT. Voor de gemeenten het Bildt en Menameradiel is gezien de harmonisatie van processen en de overgang naar relatief veel nieuwe (Centric)applicaties een andere planning van toepassing. De start zal eveneens begin 2015 zijn maar de laatste ICT-transitie zal omstreeks 1 april 2016 afgerond zijn. Nadat de laatste gemeenten uit Middelsee ICT zijn ontvlochten, kan de definitieve ontmanteling van de algemene ICT-voorzieningen (inclusief uitwijk) en de opheffing van Middelsee ICT plaatsvinden. Deze activiteiten dienen voor 1 juli 2016 volledig afgerond te zijn. Essentieel is dat in de periode van bovengenoemde transities de continuïteit van ICT-dienstverlening aan burgers, bedrijven en medewerkers onvoorwaardelijk geborgd blijft. Met bovenstaande als vertrekpunt en vanuit de constructieve manier van bestuurlijke en operationele samenwerking binnen Middelsee ICT, is beoordeeld hoe en op welke verantwoorde wijze de ontvlechting en de ontmanteling van deze ICT-organisatie ook financieel vorm kan worden gegeven.
3. Hoofduitgangspunten voor ontvlechting en opheffing
1. De ontvlechting van de vier gemeenten uit Middelsee ICT is een complex samenspel van factoren. Om de continuïteit van ICT-dienstverlening voor alle gemeenten samenwerkend in Middelsee te borgen en te beschikken over een terugvalscenario, wordt de huidige samenwerking in ieder geval tot 31 december 2015 voortgezet en wordt de huidige wijze van kostenverdeling tot deze datum in stand gehouden; 2. Voor de ontvlechting geldt dat het belang tot een gefaseerde overgang naar SSL voor iedere gemeente gelijk is. Door een individuele gemeente kan geen exclusieve prioriteit voor de uitvoering bij SSL en/of Middelsee ICT worden bedongen. Gesignaleerde afwijkingen op dit punt worden door de projectmanager in een afwijkingsrapport aan het SOM aangeboden. Besluitvorming over toe te passen oplossing vindt door SOM plaats; 3. Gezien de onzekere factoren die de ontvlechting per gemeente vanuit Middelsee ICT bepalen, zal op peildatum van 1 juli 2015 worden beoordeeld welke situatie per 1 januari 2016 voor de gemeenten en in het bijzonder voor Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel van toepassing is. Genoemde gemeenten dienen voor 1 augustus 2015 een besluit te nemen over al dan niet uittreding uit Middelsee per 1 januari 2016 in verband met afbouw van de specifieke verplichtingen voor desbetreffende gemeente(n); 4. Het is evident dat er per beëindigingsdatum van 1 januari 2016 een financiële eindafrekening voor de vier gemeenten plaatsvindt voor de gezamenlijke gevoerde exploitatie- en beheerkosten Middelsee ICT tot aan die datum. Deze financiële eindafrekening zal door een gezamenlijk te benoemen financieel controller worden uitgevoerd.
2|Pagina SOM 9 maart 2015 Definitief 1.0
5. Indien een of meerdere gemeenten na 1 januari 2016 nog gebruik maken van het ICT-beheer door Middelsee dan zal de exploitatie tot nadere datum worden voortgezet. De specifieke kosten voor het in stand en operationeel houden van Middelsee ICT komen na 1 januari 2016 alleen voor rekening van de overblijvende gemeente(n). Naast de genoemde financiële eindafrekening onder punt 4 zullen dan de toe te rekenen exploitatielasten voor de overblijvende gemeente(n) na 1 januari 2016 worden vastgesteld. Deze berekening zal eveneens door een gezamenlijk te benoemen financieel controller worden uitgevoerd. 6. De incidentele kosten voor de realisatie van de ontvlechting en opheffing van Middelsee worden volgens het model van de huidige kostenverdeling naar iedere gemeente voor 25% omgeslagen. Eventuele opbrengsten uit gemeenschappelijk aangeschafte apparatuur en ITvoorzieningen worden bij opheffing volgens dezelfde verdeling verrekend. Exacte invulling kostenafrekening wordt door SOM nader bepaald; 7. De incidentele kosten voor de invlechting naar de nieuwe (fusie)gemeente, sanering en standaardisering applicaties, inrichten beheerorganisatie en het inhuizen binnen SSL zijn voor de individuele gemeente zelf.
4. Overige uitgangspunten
8. Tot de geplande opheffing van Middelsee ICT worden de gemeenschappelijke ICT voorzieningen in stand gehouden. In de transitieperiode wordt een zeer terughoudend investeringsbeleid binnen Middelsee ICT gevoerd. Investeringen zijn alleen gericht op behoud van continuïteit (incl. beveiliging) en het voldoen aan de minimale wettelijke eisen en verplichtingen. Middelsee ICT verplicht zich in deze situatie altijd na te gaan of deze investeringen aan de standaard Leeuwarden kunnen voldoen waardoor hergebruik (overname contract of tegen boekwaarde) door SSL na opheffing Middelsee kan plaatsvinden. De bevoegdheid tot het aangaan van investeringen ligt bij het SOM; 9. Een individuele gemeente zal voor haar specifieke voorzieningen en applicaties in principe geen nieuwe (uitbreiding)investeringen binnen het ICT-omgeving van Middelsee ICT doen. Dit ter voorkoming van een toename in de complexiteit van ontvlechtingen en het capaciteitsbeslag op de organisatie Middelsee ICT. Afwijking van dit uitgangspunt kan alleen door het SOM gesanctioneerd worden. Het CIM ( = Coördinatie Informatievoorziening Middelsee) heeft hierbij een inhoudelijke adviesrol. In het CIM zijn de verantwoordelijke managers voor Informatievoorziening en ICT van de Middelsee-gemeenten vertegenwoordigd; 10. Er geldt bij de gefaseerde overdrachten van applicatieclusters en werkplekken van Middelsee ICT naar SSL en eventueel naar andere ICT-beheerorganisatie t.b.v. de gemeente een maximale nazorgperiode van 1 maand. Het management van Middelsee ICT verplicht zich daarna tot de afbouw van de specifiek toewijsbare inhuurkosten voor ICT-personeel. Tijdens de gehele transitieperiode wordt er alleen gewerkt met flexibele inhuurcontracten en worden er geen verplichtingen voor nieuw vast ICT-personeel aangegaan. 11. In aanvulling op bovenstaande geldt dat de eerder gemaakte afspraak dat de vier gemeenten binnen Middelsee ICT een gezamenlijke verantwoordelijkheid dragen voor het vaste personeel en daaraan verbonden personele lasten indien een medewerker niet naar SSL gaat en op basis van het sociaal statuut boventallig raakt, onverkort gehandhaafd blijft. 12. Voor de afbouw resp. de overname van contracten (licenties, onderhoud en beheer en dienstverlening) zijn de volgende situaties van toepassing: a. Contracten die nu volledig onder beheer van de individuele gemeente zijn, worden door desbetreffende gemeente zelf afgehandeld ( voortzetting, beëindiging of overname) b. Contracten die nu volledig onder beheer van Middelsee ICT zijn, worden gecoördineerd afgehandeld waarbij het voorkomen van dissynergie als uitgangspunt geldt. Afhandeling van dit soort contracten is zeer sterk afhankelijk van de juridische opstelling van de leverancier. c. Voor contracten die onder beheer van Middelsee ICT of van de individuele gemeenten vallen en die tijdens de transitieperiode verlengd dienen te worden,
3|Pagina SOM 9 maart 2015 Definitief 1.0
worden in principe direct ondergebracht bij SSL. Geldt speciaal voor de grote contracten zoals Microsoft en Oracle. 13. Voor lokaal beheerde applicaties en apparatuur, die niet onder de huidige dienstverlening van Middelsee ICT vallen, wordt door de individuele gemeente zelf naar een oplossing met SSL of een andere ICT-beheerorganisatie gezocht. 14. Voor diverse beheerde applicaties en apparatuur die onder de huidige dienstverlening van Middelsee ICT vallen, zal SSL vooralsnog geen dienst aanbieden. Het gaat hierbij om zaken zoals toegangsbeheer gebouwen, beveiligingsinstallaties, telecom-voorzieningen, ITvoorzieningen voor het op afstand bedienen van gemalen, gemeentelijke elektronische informatieborden, uitlezen gegevens van gemeentelijke voertuigsystemen. Middelsee ICT kan hierbij faciliteren voor het vinden van alternatieve oplossingen. Gemeenten zullen in hun plan vooraf per beheeractiviteit aangegeven of inzet door Middelsee hierbij vereist is dan wel dat er zelfstandig naar een oplossing wordt gezocht. 15. Voor het bewaren resp. overbrengen van historische data geldt het volgende. a. Data vastgelegd in de diverse applicaties. De keuze tot bewaren of vernietigen worden door de gemeente bepaald. Deze is afhankelijk van: De wettelijke voorschriften die ten aanzien van bewaartermijnen en vernietiging voor desbetreffende data gelden; De eisen die door de proceseigenaar worden gesteld indien er geen wettelijke voorschriften van toepassing zijn; Een eventuele overgang naar een andere applicatie als gevolg van de afspraken in de nieuwe gemeentelijke context. In zijn algemeenheid geldt hierbij dat (omvangrijke) dataconversies van historische gegevens die alleen nog voor een raadpleegfunctie worden gebruikt, voorkomen dienen te worden. Dit uit oogpunt van kosten en in veel gevallen ook van data- degeneratie. De gekozen oplossing per applicatie wordt door de gemeente voorafgaand aan de feitelijke transitie aan Middelsee ICT aangegeven ten behoeve van de juiste en tijdige voorbereiding en uitvoering. Gelet op de specifieke problematiek ten aanzien van de eisen die aan (digitale) archivering aan gemeenten bij opheffing van dit samenwerkingsverband worden gesteld, zal door SOM opdracht tot advies worden gegeven aan een externe archiefdeskundige. b. systeemdata waaronder logging- gegevens. Dit is de verantwoordelijkheid van Middelsee ICT in het kader van de ontvlechting. Dit betreffen hoofdzakelijk generieke gegevens. Deze dienen nog tijdelijk bewaard te blijven om eventueel een reconstructie naar aanleiding van een recherchevraag te kunnen uitvoeren. Voor deze categorie gegevens wordt met SSL een tijdelijke voorziening getroffen. Deze data blijft hierdoor na opheffing van Middelsee ICT voor een nader te bepalen periode beschikbaar. 16. De ontvlechting vanuit de Middelsee ICT-organisatie vraagt om bijzondere aandacht voor het aspect informatiebeveiliging. a. Onder verantwoordelijkheid van Middelsee ICT vallen: tot aan de opheffing blijven voldoen aan de actuele wet- en regelgeving zoals samengevat in de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten ( BIG) het meewerken aan de uitvoering van ICT-audits zoals deze in overleg met informatiemanagers en in opdracht van toezichthoudende organisaties (o.a. Logius, IBD) zijn bepaald; het nemen van adequate beveiligingsmaatregelen tijdens de transitieperiode binnen de ICT omgeving en organisatie totdat de ICT voorzieningen zijn overgedragen aan het SSL. De extra maatregelen worden in afstemming met SSL en op basis van een risicoanalyse bepaald. b. Onder verantwoordelijkheid van de gemeente valt: Beleggen en uitvoeren van de functie en rol van een Security Officer (SO). De SO is verantwoordelijk voor onder andere de bewustwording binnen de organisatie, risicomanagement, incidentregistratie en periodieke rapportages. Vanuit BIG en DigiD is de rol van SO verplicht gesteld
4|Pagina SOM 9 maart 2015 Definitief 1.0
5. Budgetsturing De ontvlechting van systemen, de overdracht van applicaties en data, de ondersteuning aan de gebruikersorganisatie en de ontmanteling brengen aanzienlijke kosten en in de praktijk ook vaak niet voorziene kosten met zich mee. Het is van essentieel belang dat het SOM, fungerend als Stuurgroep voor de ICT-ontvlechting van Middelsee, adequaat over de algemene voortgang en in het bijzonder over de financiële voortgang wordt geïnformeerd. De financiële rapportage bestaat standaard uit: 1. 2. 3. 4.
Budget Budgetuitputting in de maand Budgetuitputting t/m maand Verwachting tot einde project
De financiële overzichten worden door de afdeling Middelen van Menameradiel samengesteld en opgeleverd. Deze afdeling verzorgt al de financiële rapportages voor de exploitatie van Middelsee ICT. Afwijking van plan en activiteiten worden tussentijds aan de Stuurgroep (SOM) gerapporteerd. Indien deze afwijking gevolgen heeft voor de kosten, dan worden deze gespecificeerd in het afwijkingsrapport aangegeven. Besluitvorming over het wel/niet accepteren van de gesignaleerde afwijking vindt in SOM plaats. 6. Financiële afrekening Middelsee ICT De financiële eindafrekening voor Middelsee ICT maakt geen onderdeel uit van het project Realisatie Ontvlechting Middelsee ICT. De opdracht tot deze eindafrekening zal onder directe verantwoordelijkheid van het SOM worden opgesteld en uitgevoerd. Het SOM stelt hiervoor een budget van maximaal 200 uur resp. € 20.000 (excl. BTW) vast. 7. Vervolg werkwijze Bovenstaande kaderstelling en beleidsuitgangspunten worden uitgewerkt in het projectplan Ontvlechting. In dit projectplan dient een uitwerking plaats te vinden in financiële termen, een heldere projectorganisatie en de wijze waarop kwaliteitsborging en projectmonitoring plaatsvindt. Het projectplan dient verder op productniveau aan te geven welke verantwoordelijkheden ten aanzien van ontvlechting door Middelsee ICT, de gemeente en SSL gelden. Het projectplan wordt door het SOM goedgekeurd.
5|Pagina SOM 9 maart 2015 Definitief 1.0
