ICT~OFFICE EN GV V 1.0 EN TRANSPARANT IN ICT

V E R G E L I J K I N G A LG E M E N E V O O R WA A R D E N I CT~ O F F I C E E N M O D E L C O N T R AC T E N GV C E N T R I C GEBRUIKERSVERENIGING CENTRIC WICHER VENEMA 15 FEBRUARI 2010 V

1.0

ONAFHANKELIJK, HELDER EN TRANSPARANT IN ICT E R N ST L O P E S C A R D O Z O , M I C H A E L E I C H E L S H E I M

15 februari 2010

1 van 14

Vergelijking Algemene Voorwaarden ICT~Office En Modelcontracten GV Centric v1.0.doc

Aranea Consult BV

GV Centric – Vergelijking AV ICT~Office - Modelcontracten

Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE ................................................................................................................... 2 1

SAMENVATTING.......................................................................................................... 3

2

INLEIDING .................................................................................................................. 4

3

METHODE EN BEVINDINGEN .................................................................................... 5

4

3.1

RESULTATEN ................................................................................................6

3.2

BELANG .......................................................................................................7

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN......................................................................... 14

15 februari 2010

2 van 14


Aranea Consult BV


1

Samenvatting

In januari 2009 heeft de brancheorganisatie ICT~Office haar Algemene Voorwaarden (AV) vernieuwd. Deze voorwaarden worden ook door Centric gehanteerd. Dat was aanleiding voor GV Centric om Aranea te vragen de Algemene Voorwaarden van ICT~Office te vergelijken met de Modelcontracten van GV Centric (welke door de GV Centric met Centric gezamenlijk zijn geformuleerd).

Resultaat Er zijn duidelijke en belangrijke verschillen tussen de Algemene Voorwaarden van ICT~Office en de Modelcontracten van GV Centric. De Modelcontracten zijn beter, vollediger en in meer detail gedefinieerd, zodat de kans op conflicten kleiner is en eventuele disputen eenvoudiger kunnen worden opgelost, of niet ontstaan. De Modelcontracten zijn ook aanzienlijk evenwichtiger, ze gaan uit van een oprecht partnerschap, terwijl de AV van ICT~Office op alle mogelijke manieren de leverancier beschermen. Bij elkaar voldoende redenen voor de leden van GV Centric om de Modelcontracten GV Centric te gebruiken en toepassing van de Algemene Voorwaarden ICT~Office te voorkomen. Het eenvoudigste gaat dat wanneer direct bij het eerste contact naar de Modelcontracten wordt verwezen. Aanbevolen wordt om bij elke offerteaanvraag expliciet te stellen dat indien geoffreerd wordt daarmee ook de Modelcontracten zijn aanvaard. Sluitstuk is de tijdige ondertekening door de juiste, bevoegde, persoon.

15 februari 2010

3 van 14


Aranea Consult BV


2

Inleiding

De Gebruikersvereniging Centric (GV Centric) heeft ten doel de behartiging van de belangen van haar leden in relatie tot de producten en diensten van Centric, leverancier van computersystemen, programmatuur en bijbehorende diensten. In 2004 heeft GV Centric in samenwerking met Centric contracten opgesteld die als model kunnen dienen voor haar leden die producten van Centric wensen af te nemen. In 2007 heeft Aranea Consult het gebruik en de effectiviteit van de Modelcontracten onderzocht. De modelcontracten zijn op basis van de uitkomsten van dat onderzoek in 2009 vernieuwd. In januari 2009 heeft de brancheorganisatie ICT~Office haar Algemene Voorwaarden (AV) vernieuwd. Deze voorwaarden worden ook door Centric gehanteerd. Dat was aanleiding voor GV Centric om Aranea te vragen de Algemene Voorwaarden van ICT~Office te vergelijken met de Modelcontracten van GV Centric. Doel Het onderzoek zal antwoord moeten geven op de volgende vragen: • Hoe verhouden de AV en de Modelcontacten zich tot elkaar • Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen de Modelcontracten en de AV ICT~Office? Daarnaast wil de GV Centric advies op welke wijze haar leden op een juridisch verantwoorde manier de modelcontracten van de GV te laten prevaleren boven de ICT Office voorwaarden?

15 februari 2010

4 van 14


Aranea Consult BV


3

Methode en bevindingen

De Modelcontracten van GV Centric bestaan uit een algemeen deel en twaalf (12) nadere delen die elk toegespitst zijn op een specifiek product of dienst: 00 Handleiding Modelcontracten 01 Model raamovereenkomst 02 Model programmatuur beschikbaarstelling 04 Model programmatuur onderhoud 05 Model apparatuur levering 06 Model apparatuur onderhoud 07 Model System Management Services 08 SLA_OSB_alg system management support 09 SLA_RSM_alg remote system management 10 SLA_RDM_alg remote database management (oracle beheer) 11 SLA_MSH managed server hosting 12 SLA_ASP_std application service providing Het eerste document, de Handleiding, bevat vele nuttige wenken en helpt om snel de weg te vinden in de contracten. Hierin wordt duidelijk gemotiveerd waarom het belangrijk is om goede afspraken te maken en deze ook rechtsgeldig vast te leggen. De Algemene Voorwaarden van ICT~Office volgen hetzelfde patroon: Module Algemeen Module 01 Licentie programmatuur Module 02 Ontwikkeling van programmatuur Module 03 Onderhoud van programmatuur Module 04 Application service provisioning, software as a service en computerservice Module 05 Ontwikkeling en onderhoud van een Website Module 06 Webhosting Module 07 Detacheringdiensten Module 08 Opleidingen en trainingen Module 09 Advisering, consultancy Module 10 Overige diensten Module 11 Verkoop van ICT-, telecommunicatie- en kantoorapparatuur en andere zaken Module 12 Verhuur van ICT-, telecommunicatie- en kantoorapparatuur Module 13 Onderhoud van ICT-, telecommunicatie- en kantoorapparatuur

15 februari 2010

5 van 14


Aranea Consult BV

GV Centric – Vergelijking AV ICT~Office - Modelcontracten Module 14 Toegang tot internet Module 15 Telecommunicatiediensten Module 16 Financiering en leasing van ICT Voor het onderzoek zijn twee methoden gehanteerd. Eerst werd een vergelijkbare steekproef van de contracten statistisch onderzocht; per artikel werd vast gesteld of de bepaling een recht voor de leverancier c.q. een plicht voor de opdrachtgever inhield, of een recht voor de opdrachtgever dan wel plicht voor de leverancier. Met andere woorden: spreekt het artikel in het belang van de leverancier of de klant - of beide. Vervolgens werden de beide contracten op een aantal belangrijke punten juridischinhoudelijk vergeleken. In de resultaten vind u een aantal significante verschillen, die duidelijk maken dat het voor de afnemende gemeente of waterschap beslist verschil maakt welke contracten men afsluit.

3.1

Resultat Resultaten

Op zich zal het niet verbazen dat de Algemene Voorwaarden die door de branchevereniging ICT~Office zijn opgesteld veel oog hebben voor het belang van hun leden, de leveranciers. Toch blijkt men daarin wel heel ver te gaan. Uit de statistische analyse blijkt het volgende: Bepalingen ten gunste van

Bepalingen ten gunste van

leverancier

Opdrachtgever

AV ICT~Office

84,3%

15,7%

MC GV Centric

46,6%

53,4%

Veel van de bepalingen van de Modelcontracten GV Centric spreken over rechten en plichten van “partijen” en zijn dus symmetrisch. Bij veel bepalingen waarin aan de leverancier of de opdrachtgever een recht of plicht wordt toegekend, wordt direct ook de beperking daarvan vermeld. Zo heeft de opdrachtgever het recht om programmatuur op een andere installatie te draaien als de normale hardware buiten dienst is, maar slechts voor zolang als dat het geval is: de belangen van leverancier en opdrachtgever komen beide aan bod. Dat is ook niet zo verwonderlijk, want deze contracten zijn ontwikkeld in samenwerking tussen GV Centric en de leverancier.

15 februari 2010

6 van 14


Aranea Consult BV

GV Centric – Vergelijking AV ICT~Office - Modelcontracten 3.2

Belang

Zijn de verschillen voor de praktijk van belang of is het allemaal “voer voor juristen”? Om daar inzicht in te geven hebben we de contracten op een aantal voor de praktijk belangrijke punten vergeleken: •

Levering van apparatuur: waar, in welke staat en werkt het ook?

•

Onderhoud van programmatuur

•

Aansprakelijkheid

•

Overdracht rechten en plichten

•

Intellectuele eigendomsrechten

3.2.1 Levering van apparatuur: waar, in welke staat en werkt het? Er is een zekere discrepantie tussen de praktijk en de bepalingen in de AV ICT~Office. Zo wordt daar gesteld dat apparatuur “af-magazijn” wordt geleverd; dat zou betekenen dat u de spullen zelf op moet halen! Gelukkig niet de manier waarop Centric en de meeste ICTleveranciers normaal te werk gaan, maar het staat wel in het contract. Daar staat ook: “Leverancier staat er niet voor in dat de bij de zaken behorende montage-, installatie- en gebruiksvoorschriften foutloos zijn en dat de zaken de eigenschappen bezitten die in deze voorschriften zijn vermeld.”

Met ander woorden, de documentatie kan kloppen, maar de leverancier staat daar niet voor in. De modelcontracten gaan daar heel anders me om: “Leverancier zal Opdrachtgever voorzien van Documentatie geschreven in de taal waarin de interactie met de gebruiker plaatsvindt over de eigenschappen en gebruiksmogelijkheden van de Apparatuur en/of Programmatuur. De Documentatie dient zodanig te zijn dat zij een juiste, volledige en gedetailleerde beschrijving geeft van de door Leverancier te leveren Apparatuur en/of Programmatuur en de functies daarvan, opdat gebruikers van de mogelijkheden van de Apparatuur en/of Programmatuur gebruik kunnen maken. Leverancier garandeert dat het geleverde voldoet aan de door hem aan Opdrachtgever schriftelijk medegedeelde functies, Productspecificaties en karakteristieken van de Apparatuur en de Systeemprogrammatuur, Hulpprogrammatuur en Overige programmatuur, opgenomen in Bijlage 1 en in schriftelijke stukken waarnaar in deze overeenkomst wordt verwezen.”

In de praktijk leveren voorschiften en documentatie zelden problemen op, maar contracten zijn er natuurlijk juist voor de uitzonderingsgevallen. Wanneer u na enige tijd onderdelen nodig heeft. In de AV ICT~Office wordt hier niet over gerept: u moet dus maar zien of de leverancier uw defecte disk drive nog kan en wil vervangen. In de Modelcontracten is dit wel geregeld:

15 februari 2010

7 van 14


Aranea Consult BV

GV Centric – Vergelijking AV ICT~Office - Modelcontracten Leverancier garandeert de mogelijkheid van de levering van onderdelen, componenten, dan wel van gelijkwaardige, uitwisselbare functionele eenheden ten behoeve van de in deze overeenkomst genoemde Apparatuur gedurende de duur van de onderhoudsverplichting van de Apparatuur.

3.2.2 Onderhoud van programmatuur Onderhoud bij programmatuur is minstens zo belangrijk is als bij apparatuur. ICT~Office ziet het vooral als kostenpost: Leverancier staat niet in voor de juistheid, volledigheid of tijdigheid van reacties of geboden ondersteuning.

Even verder gaat het over de medewerking van de cliënt: Cliënt staat er voor in dat alle door hem aan leverancier ter uitvoering van de dienstverlening ter beschikking gestelde materialen, gegevens, programmatuur, procedures en instructies steeds juist en volledig zijn en dat alle aan leverancier verstrekte informatiedragers voldoen aan de specificaties van leverancier.

De opdrachtgever moet allerlei garanties geven, de leverancier bindt zich nergens aan. Veel eenzijdiger kan het niet. De Modelcontacten laten zien dat het ook anders kan. De bepalingen gaan uit van een partnerschap, waarbij beide partijen hun eigen rol en verantwoordelijkheid hebben om er samen een succes van te maken: Zodra één der Partijen kennis heeft dat één of meerdere data in de Leveringsplanning overschreden zullen gaan worden zullen Partijen in overleg treden en een nieuwe Leveringsplanning opstellen waarbij beide Partijen de datum van operationele ingebruikname door Opdrachtgever zoveel als mogelijk is nastreven. (…) Partijen maken in onderling overleg afspraken over de werkwijze met betrekking tot Acceptatietests, en de termijnen die bij de Acceptatietest worden gehanteerd. De Opdrachtgever stelt de Acceptatietest op. Bij het uitvoeren van Acceptatietests zal personeel van de Leverancier worden betrokken, welke kosten voor rekening van de Opdrachtgever komen. (…) Kleine Gebreken die naar hun aard en aantal bedrijfsmatige ingebruikname niet in de weg staan zullen geen reden tot onthouding van Acceptatie zijn, onverminderd de verplichting van Leverancier tot kosteloos herstel van dergelijke gebreken.

In de praktijk wordt de soep niet zo heet gegeten, maar het kan u wel opbreken. Als Centric knel komt te zitten met de tijdige oplevering van programmatuur of documentatie kan zij zich - als die van kracht zijn - op zulke bepalingen beroepen: “nee, wij staan niet in voor juistheid, volledigheid of tijdigheid van ons onderhoud aan de programmatuur; en trouwens, de door u ter beschikking gestelde materialen, gegevens, programmatuur, procedures of instructies waren niet juist of volledig en uw informatiedragers voldeden niet aan onze eisen”. Als je ooit voor de rechter komt te staan zijn dit geen fijne bepalingen.

15 februari 2010

8 van 14


Aranea Consult BV

GV Centric – Vergelijking AV ICT~Office - Modelcontracten 3.2.3 Aansprakelijkheid Aansprakelijkheid is een van de onderwerpen waar het bij contracten nog wel eens wil botsen. ICT~Office kiest alvast een veilige positie en beperkt de aansprakelijkheid van haar leden zo veel mogelijk: • • • •

Alleen directe schade; Andere schade alleen dan als er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van leverancier; Beperkt tot een bedrag van maximaal één jaarfactuur, maar nooit groter dan € 500.000; De aansprakelijkheid van leverancier voor schade door dood, lichamelijk letsel of wegens materiële beschadiging van zaken bedraagt totaal nimmer meer dan € 1.250.000.

De belangrijkste kritiek is dat het begrip “directe schade” nergens wordt gedefinieerd. Dat maakt de hele zaak voor velerlei uitleg vatbaar, wat niet helpt om in geval van een dispuut snel en dus goedkoop tot een vergelijk te komen. Opnieuw staan de modelcontracten model voor hoe het anders kan: • •

• •

•

Alleen directe schade Onder directe schade wordt verstaan: a. schade aan het Systeem en gegevensbestanden, waaronder in elk geval verstaan wordt: materiële beschadiging, gebrekkig of niet functioneren, verminderde betrouwbaarheid en verhoogde storingsgevoeligheid; b. schade aan andere eigendommen van Partijen en/of van derden; c. kosten van noodzakelijke wijzigingen en/of veranderingen in het Systeem, specificaties, Materialen of Documentatie, aangebracht ter beperking en/of herstel van schade; d. kosten van noodvoorzieningen waaronder het om niet beschikbaar stellen van hardware. e. redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van directe schade, die als gevolg van de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid berust, mocht worden verwacht; f. redelijke kosten gemaakt ter vaststelling van de schadeoorzaak, de aansprakelijkheid, de directe schade en de wijze van herstel. beperkt tot 75% van de op grond van de Nadere overeenkomst gefactureerde en factureerbare bedragen Beperkingen van schadeplichtigheid worden opgeheven door: a. in geval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel; en/of b. indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Leverancier; en/of c. in geval van schending van intellectuele (eigendoms-)rechten zoals in de Nadere overeenkomsten bedoeld. In bovengenoemde gevallen is de aansprakelijkheid van Leverancier beperkt tot € 1.125.000,per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

Het verschil zit hier niet zozeer in wat er wordt bepaald, maar in de eenduidigheid en volledigheid.

15 februari 2010

9 van 14


Aranea Consult BV

GV Centric – Vergelijking AV ICT~Office - Modelcontracten 3.2.4 Overdracht rechten en plichten Contractbepalingen, de spreekwoordelijke “kleine lettertjes” kunnen grote gevolgen hebben, ook zonder dat er sprake is van een dispuut. Onder de leden van GV Centric is het thema “samenwerken” zeer actueel. De Waterschappen hebben al een gemeenschappelijke ICT-organisatie opgezet en veel gemeenten hebben dat gedaan, zijn er mee bezig of denken er over na. Dan kan de volgende bepaling letterlijk een streep door de rekening halen: 15.1 Cliënt is niet gerechtigd de rechten en/of verplichtingen uit de overeenkomst aan een derde te verkopen en/of over te dragen.

Met ander woorden: uw softwarelicenties, onderhoudscontracten en huurovereenkomsten mag u niet overdragen aan een shared service centrum of gemeenschappelijke regeling. Als een buurgemeente een van haar applicaties als service voor uw medewerkers toegankelijk wil maken, moet zij daarvoor aanvullende licenties kopen, ook als u zelf die licenties al hebt gekocht. Uiteraard geldt ook hier dat ICT~Office het privilege voor de leverancier claimt: Leverancier is gerechtigd zijn aanspraken op betaling van vergoedingen aan een derde over te dragen.

Met die laatste bepaling is op zich niets mis: het stelt de leverancier in staat zijn bedrijf te financieren door zijn vorderingen aan een bank over te dragen. Het illustreert nog eens de eenzijdigheid van de ICT~Office voorwaarden. De Modelcontracten zijn veel evenwichtiger: Opdrachtgever noch Leverancier zullen de uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen noch geheel noch gedeeltelijk overdragen aan derden dan wel de uitvoering van de Overeenkomst opdragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij; de toestemming verlenende partij is echter gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden.

3.2.5 Intellectuele eigendomsrechten Als laatste de altijd lastige kwestie van de intellectuele eigendomsrechten. Als de leverancier op eigen kracht een programma ontwikkelt, zal niemand zijn recht betwisten. Maar hoe zit het als uw gemeente een uitbreiding nauwkeurig specificeert, en veel tijd investeert in het uittesten van de aanpassing en er ook nog eens het volle pond voor betaalt? ICT~Office weet het wel: Alle rechten van intellectuele eigendom op de op grond van de overeenkomst ontwikkelde of aan cliënt ter beschikking gestelde programmatuur, websites, databestanden, apparatuur of andere materialen zoals analyses, ontwerpen, documentatie, rapporten, offertes, evenals voorbereidend materiaal daarvan, berusten uitsluitend bij leverancier, diens licentiegevers of diens toeleveranciers. Cliënt verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten

15 februari 2010

10 van 14


Aranea Consult BV

GV Centric – Vergelijking AV ICT~Office - Modelcontracten die bij deze algemene voorwaarden en de wet uitdrukkelijk zijn toegekend. Een aan cliënt toekomend recht tot gebruik is niet-exclusief, niet-overdraagbaar aan derden en niet sublicentieerbaar. Het is cliënt niet toegestaan enige aanduiding betreffende het vertrouwelijke karakter dan wel betreffende auteursrechten, merken, handelsnamen of enig ander recht van intellectuele eigendom uit de programmatuur, websites, databestanden, apparatuur of materialen te verwijderen of te wijzigen.

ICT~Office claimt ook het recht om programmatuur te beveiligen en er bijvoorbeeld een tijdslot in te bouwen. Dat kan er toe leiden dat uw toepassingen, website en gegevens van de ene op de andere dag onbruikbaar en onbereikbaar worden, bijvoorbeeld als gevolg van een administratieve fout bij het vernieuwen van een licentie: Ook indien de overeenkomst niet uitdrukkelijk in een bevoegdheid daartoe voorziet, is het leverancier toegestaan technische voorzieningen aan te brengen ter bescherming van de programmatuur, apparatuur, databestanden, websites en dergelijke in verband met een overeengekomen beperking in de inhoud of de duur van het recht tot gebruik van deze objecten. Het is cliënt nimmer toegestaan een dergelijke technische voorziening te (laten) verwijderen of te (laten) omzeilen.

Toch laat ICT~Office ruimte voor de overdracht van eigendomsrechten - als de leverancier dat wil: Indien leverancier bereid is zich te verbinden tot overdracht van een recht van intellectuele eigendom, kan een zodanige verbintenis slechts schriftelijk en uitdrukkelijk worden aangegaan. Indien partijen schriftelijk overeenkomen dat een recht van intellectuele eigendom ten aanzien van specifiek voor cliënt ontwikkelde programmatuur, websites, databestanden, apparatuur of andere materialen, over zal gaan op cliënt, tast dit het recht of de mogelijkheid van leverancier niet aan om de aan die ontwikkeling ten grondslag liggende onderdelen, algemene beginselen, ideeën, ontwerpen, algoritmen, documentatie, werken, programmeertalen, protocollen, standaarden en dergelijke, zonder enige beperking voor andere doeleinden te gebruiken en/of te exploiteren, hetzij voor zich zelf hetzij voor derden. Evenmin tast de overdracht van een recht van intellectuele eigendom het recht van leverancier aan om ten behoeve van zichzelf of een derde ontwikkelingen te doen die soortgelijk of ontleend zijn aan die welke ten behoeve van cliënt zijn of worden gedaan.

ICT~Office zwijgt over een belangrijk aspect: het is mogelijk dat derden de opdrachtgever aanspreken over een vermeende inbreuk op hun intellectuele rechten. De Modelcontracten beschermen de opdrachtgever daartegen en ook tegen de gevolgen van een succesvolle claim: De intellectuele (eigendoms)rechten, welke ten aanzien van de Programmatuur kunnen worden uitgeoefend, berusten bij Leverancier. Leverancier vrijwaart Opdrachtgever voor aanspraken van derden ter zake van (eventuele) inbreuk op intellectuele (eigendoms-)rechten van die derden en vergelijkbare aanspraken met betrekking tot know-how ten aanzien van de Programmatuur. Leverancier verplicht zich ingeval van inbreuk op intellectuele (eigendoms)-rechten tot het, op zijn kosten, treffen van alle maatregelen ter voorkoming van stagnatie bij Opdrachtgever en tot beperking van de door Opdrachtgever te maken extra kosten en/of te lijden schade.

15 februari 2010

11 van 14


Aranea Consult BV

GV Centric – Vergelijking AV ICT~Office - Modelcontracten 3.2.6 Praktijk Er zijn duidelijke en belangrijke verschillen tussen de Algemene Voorwaarden van ICT~Office en de Modelcontracten van GV Centric. De Modelcontracten zijn evenwichtiger en beter, vollediger en in meer detail gedefinieerd, zodat de kans op conflicten kleiner is en eventuele disputen eenvoudiger kunnen worden opgelost. De AV ICT~Office benadrukken vooral de rechten van de leverancier en de plichten van de opdrachtgever. Op verschillende punten kan dat de opdrachtgevers veel geld en ellende kosten. Op de websites en in offertes van Centric staat standaard de zinsnede dat op al haar leveringen de AV ICT~Office van kracht zijn. Veel gemeenten hebben Algemene Inkoopvoorwaarden en vermelden dat op hun website, in offerteaanvragen en aanbestedingsdocumenten. Welke voorwaarden zijn nu van kracht? Het Nederlands recht gaat daarvoor uit van het principe van “first shot”. Wie als eerste naar zijn voorwaarden verwijst, heeft het recht aan zijn zijde. De andere partij kan toepasselijkheid van die algemene voorwaarden omzeilen door de eigen algemene (inkoop)voorwaarden van toepassing te verklaren en tegelijkertijd de algemene voorwaarden van de andere (eerste) partij uitdrukkelijk en onmiskenbaar af te wijzen. In feite aanvaardt hij het aanbod van de eerste partij alleen onder de voorwaarde dat niet de algemene voorwaarden van de aanbieder van toepassing zijn, maar uitsluitend zijn eigen algemene voorwaarden. Uiteraard moet dat allemaal wel duidelijk en schriftelijk gebeuren, anders staat u achteraf nog met lege handen. Als opdrachtgever bent u in het voordeel: u neemt immers het initiatief door een offerte aan te vragen. Als u niet vergeet daarbij uw voorwaarden mee te sturen, zit u goed. In de praktijk loopt het vaak anders. Er wordt geïnformeerd, de accountmanager komt langs, u toont belangstelling voor een prijsopgave en voor u het weet ligt er een offerte in de bus met de AV bepalingen van ICT~Office. Ook dan is er nog geen man overboord. Wel is het zaak duidelijk te maken dat u niet zult bestellen als er niet andere, meer evenwichtige voorwaarden op tafel komen. Meestal zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente daarvoor niet geschikt. Alleen als er aparte voorwaarden voor ICT producten en diensten zijn opgesteld, zijn ze misschien bruikbaar. De Modelcontracten van GV Centric vormen een prima, en bewezen alternatief. Als lid van GV Centric kunt u er vrij over beschikken. Centric zal er geen moeite mee hebben - ze hebben meegewerkt aan de totstandkoming. Vele gemeenten gingen u voor.

15 februari 2010

12 van 14


Aranea Consult BV

GV Centric – Vergelijking AV ICT~Office - Modelcontracten Essentieel is dat de contracten ook met een handtekening van de bevoegde persoon worden bekrachtigd - als dat achterwege blijft, kunt u toch nog met de eenzijdige voorwaarden van ICT~Office worden geconfronteerd. Maar ja, hoe gaan die dingen? Als de kogel eindelijk door de kerk is en de bestelling is geplaatst, moet er veel gebeuren om klaar te zijn voor de levering. Het aftimmeren van het contract blijft dan vaak even liggen. Jammer, want als er eenmaal onenigheid is ontstaan, wordt het een stuk lastiger om de formele kant nog te regelen.

15 februari 2010

13 van 14


Aranea Consult BV


4

Conclusies en Aanbevelingen

Er zijn duidelijke en belangrijke verschillen tussen de Algemene Voorwaarden van ICT~Office en de Modelcontracten van GV Centric. De Modelcontracten zijn beter, vollediger en in meer detail gedefinieerd, zodat de kans op conflicten kleiner is en eventuele disputen eenvoudiger kunnen worden opgelost, of niet ontstaan. De Modelcontracten zijn ook aanzienlijk evenwichtiger, ze gaan uit van een oprecht partnerschap, terwijl de AV van ICT~Office op alle mogelijke manieren de leverancier beschermen. Bij elkaar voldoende redenen voor de leden van GV Centric om de Modelcontracten GV Centric te gebruiken en de Algemene Voorwaarden ICT~Office te weigeren. Het eenvoudigste gaat dat wanneer direct bij het eerste contact naar de Modelcontracten wordt verwezen. Aanbevolen wordt om bij elke offerteaanvraag expliciet te stellen dat indien geoffreerd wordt daarmee ook de Modelcontracten zijn aanvaard. De Handleiding bij de Modelcontracten bevat nuttige informatie en helpt bij het gebruik van de Modelcontracten. Sluitstuk is de tijdige ondertekening door de juiste, bevoegde, persoon. De AV ICT~Office worden ook door andere ICT-leveranciers gehanteerd. Hoewel de Modelcontracten daar niet van toepassing zijn, kunt u met de bevindingen uit dit onderzoek toch uw voordeel doen.

15 februari 2010

14 van 14


Aranea Consult BV

ICT~OFFICE EN GV V 1.0 EN TRANSPARANT IN ICT

Recommend Documents