Informatiegestuurd en transparant samenwerken

Informatiegestuurd en transparant samenwerken Position paper voor de ontwikkeling van business intelligence in de veiligheidsregio’s

Auteur: Redactie:

Anja van der Lans, Incentro Steven van de Looij, RBC-portefeuillehouder BI Arthur Haasbroek, Informatiemanagement Radmer de Vries, Kwaliteit Mark Luijten, iNowit Input: Netwerk Informatiemanagement Netwerk Kwaliteit Eindredactie: Mark Luijten Status: Definitief Versienummer: 1.0 Datum: 5 maart 2014

Inhoudsopgave Managementsamenvatting

3

DEEL I – Context en doel

7

1.

Landelijke strategie

7

2.

Doel position paper

8

3.

Waarde van samenwerking

9

4.

Definitie

12

5.

Uitgangspunten BI-implementatie

13

6.

EIM-model voor business intelligence

17

DEEL III – Stand van zaken

25

7.

Landelijke initiatieven

25

8.

Regionale initiatieven

26

DEEL IV – Doorontwikkeling

28

9.

28

Volwassenheidsniveaus per domein

10. Samenhang in huidige situatie

29

11. Toekomstige initiatieven

31

Document: Opdrachtgever: Pagina:

Position paper BI PRIM Brandweer NL 2 van 35

Status: Versienummer: Versiedatum:

Definitief 1.0 5 maart 2014

Managementsamenvatting De afzonderlijke veiligheidsregio’s hebben de afgelopen jaren al diverse projecten uitgevoerd om business intelligence te ontwikkelen. Veel ‘puzzelstukjes’ zijn al aanwezig. Deze onderdelen kunnen in een raamwerk geplaatst worden. Door dit te doen ontstaat het inzicht op welke vlakken regio’s van elkaar kunnen leren en waar (gezamenlijk) moet worden geïnvesteerd in doorontwikkeling. Deze doorontwikkeling kan worden geprioriteerd, zowel regionaal als landelijk. Door dat te doen ontstaat een roadmap voor de langere termijn, met concrete producten die als eerste ontwikkeld kunnen worden. Belangrijk is dat de ‘leidende coalitie’ (managementraden en directeuren) achter deze ontwikkeling staat en er prioriteit aan geeft. Ook is de betrokkenheid van de landelijke netwerken van belang.

Informatiegestuurd werken Business intelligence is het op basis van de organisatiestrategie en de daaruit voortvloeiende informatiebehoefte continu verzamelen en analyseren van data, ten behoeve van sturing, uitvoering, verantwoording, lering en vergelijking. Business intelligence kan ook worden vertaald als ‘informatiegestuurd en transparant samenwerken’. Hierbij staat het beschikken over informatie centraal in de organisatie. Op basis van die beschikbare informatie kunnen besluiten worden genomen om de organisatiedoelstellingen te realiseren. Informatiegestuurd werken ondersteunt de organisatie op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. Informatiegestuurd en transparant samenwerken leidt onder meer tot: • meer en betrouwbaardere informatie ten behoeve van sturen, verantwoorden, leren en vergelijken; • meer samenhang tussen de werkprocessen en operationele prestatieverbetering; • minder ‘toevallig presteren’; • invloed op inhoudelijke prestaties van de primaire processen; • efficiëntere aanwending van middelen en kostenbesparing; • op basis van kwalitatief betere informatie samenhang aantonen (causaal verband, correlaties); Business intelligence is niet alleen van belang voor de ondersteunende processen informatiemanagement en bedrijfsvoering. Voor de primaire processen risicobeheersing, incidentbestrijding en crisisbeheersing verschaft business intelligence kennis en inzicht waarmee deze processen beter kunnen worden uitgevoerd. Business intelligence is relevant voor de eigen regio en heeft ook voordelen bij samenwerking tussen verschillende regio’s.





Strategisch doel Het landelijk (door)ontwikkelen van business intelligence sluit aan op diverse strategische doelen van ‘Brandweer over morgen’. Daarnaast heeft de Raad van Brandweercommandanten (RBC) de beschikbaarheid van data benoemd als strategisch innovatiethema. De veiligheidsregio’s en hun directe omgeving zitten in een fase van verandering. De organisaties hebben informatie nodig om op deze verandering in te kunnen spelen. Inzicht in de eigen beschikbare informatie is daarvoor een eerste vereiste. Ook zal er moeten worden samengewerkt. De behoefte aan actuele en betrouwbare informatie voor sturing, uitvoering, verantwoording, lering en onderlinge vergelijking vertaalt zich in een toenemende noodzaak de werken informatieprocessen binnen en tussen regio's als een keten te organiseren.

Bestaande producten en ontwikkelingen Landelijke initiatieven zoals een standaard voor prestatiemeting (Aristoteles), kwaliteitszorg (Cicero), brandveiligheid versus opkomsttijden (RemBrand), Brandveilig leven en een toekomstvisie tot 2040 (Brandweer over morgen) houden verband met of hebben rechtstreeks gevolgen voor het verzamelen van gestructureerde data. Ze vormen daarmee al een basis voor business intelligence. Het draagvlak hiervoor komt onder andere tot uiting in het succes van het landelijke platform ‘Business Intelligence Community’ voor de veiligheidsregio’s. Dit platform kent een virtuele omgeving en organiseert periodiek bijeenkomsten. Voor beide geldt dat van alle regio’s medewerkers deelnemen, vanuit een inhoudelijk breed perspectief. Ook regionaal is de afgelopen jaren geïnvesteerd in business intelligence. Bij plaatsen van deze onderdelen in het raamwerk van de vier BI-thema’s (techniek, informatie, proces en mens) blijkt dat deze goed zijn verdeeld over de thema’s. Er kan dus op basis hiervan al van elkaar worden geleerd. Het is nu van belang per regio een minimumniveau per thema te realiseren en landelijk samenhang aan te brengen in de doorontwikkeling.

Model voor business intelligence Vier thema’s Voor de ontwikkeling van business intelligence binnen de regio’s kunnen vier thema’s of ‘verandercomponenten’ worden onderscheiden: techniek, informatie, proces en mens. Op





ieder van deze thema’s moet worden geïnvesteerd om business intelligence zinvol te ontwikkelen.

Vijf volwassenheidsniveaus Met volwassenheidsniveaus worden de verschillende ontwikkelstadia onderscheiden waarin een organisatie zich kan bevinden. Hieruit kan een stand van zaken en een stappenplan worden afgeleid. Voor de (door)ontwikkeling van business intelligence wordt een volwassenheidsmodel voorgesteld dat gebaseerd is op integrale informatievoorziening, het ‘Enterprise Information Management’-model (EIM-model). Het model onderkent vijf stadia van informatierendement (volwassenheidsniveaus), variërend van ‘niet leveren’, ‘leveren’, ‘voldoen aan weten regelgeving’ en ‘presteren’ tot ‘excelleren’. De eerste drie niveaus gelden als ‘hygiënefactoren’, deze moeten op orde zijn wil een organisatie innovatief en onderscheidend zijn. Een eerste schatting op basis van de huidige gegevens is dat 75% van de regio’s onder de hygiënefactor zit en 25% erboven: er is nog veel werk te doen.

Twee aandachtsgebieden Naast deze vijf niveaus zijn er twee aandachtsgebieden die in het gehele model doorwerken. Dit zijn informatiemanagement en informatiewaarde. De combinatie van de vier verandercomponenten, het EIM-volwassenheidsmodel en de twee aandachtsgebieden leidt tot een bruikbaar model voor business intelligence, waarin de bouwstenen voor de doorontwikkeling te plaatsen zijn.

Doorontwikkeling: BI-scan en roadmap Met een BI-scan kan elke regio nagaan welke bouwstenen uit het model nog niet of onvoldoende zijn ingevuld in de eigen organisatie. Op basis hiervan kan een roadmap voor business intelligence worden opgezet, met middellange en lange termijnactiviteiten. Elke regio kan op het niveau instappen dat past bij de ontwikkeling die de organisatie heeft bereikt. Met behulp van het gecreëerde overzicht kan een regio tot de conclusie komen dat op voorgaande niveaus een onderdeel is overgeslagen of onderbelicht. Het tegenovergestelde kan ook gebeuren, dat een regio al verder is dan gedacht. Belangrijk is uiteraard dat een regio de onderdelen die beschreven staan bij een bepaald niveau niet alleen heeft geaccepteerd, maar ook dat de uitwerking daarvan in de operationele omgeving daadwerkelijk is doorgevoerd.





Niveau Excelleren Presteren Voldoen W&R -

Mens Sociaal brandprofiel App brandveilig leven Leidraad brandweeropleidingen Stuurinformatie

Leveren

Verantwoordingsinformatie

Niet leveren

Medewerkers op verschillende afdelingen werken uitsluitend vanuit de eigen afdeling

Proces

Informatie

Digitale Brandrisicoprofiel Bereikbaarheidskaart Referentiekader - Aristoteles -processen (VERA 2.0) - Cicero - Brandweerstatistiek - VERA 1.0 Procesbeschrijvingen - Normenboek - Vraagorganisatie Informatiemanagement (VVIM) Processen niet integraal in kaart gebracht; elke afdeling kijkt alleen naar eigen deel van het proces

Data/informatie uit verschillende bronnen spreken elkaar tegen

Technologie

- ETL-definities MIOG - Lokale rapportagetools en dataverzamelingen ontsloten Excel-sheets; rapportages o.b.v. totalen en percentages; veel handmatig werk

Tabel 1: Praktijkvoorbeelden samenhang volwassenheidsniveaus en verandercomponenten: het raamwerk

Landelijke producten Ook landelijk moeten een aantal producten worden ontwikkeld, zoals een producten- en dienstencatalogus voor de brandweer en de veiligheidsregio’s, een gegevensboek met termen en de bijbehorende definities, de genoemde BI-scan en een datawarehouse. De basis voor het gegevensboek (de ‘Firebrary’) is gebouwd binnen het innovatieprogramma iNowit 2013. Op verschillende plaatsen zijn al initiatieven voor een datawarehouse danwel standaardisatie hierop.

Leeswijzer Deze position paper is primair geschreven voor de (kolommen binnen de) veiligheidsregio’s. De directeuren veiligheidsregio, brandweercommandanten, directeuren publieke gezondheid en coördinerend gemeentesecretarissen vormen op landelijk niveau de leidende coalitie. Zij kunnen gezamenlijk business intelligence tot een succes maken binnen de veiligheidsregio’s. Met deze position paper wordt een theoretisch kader beschreven (Deel II), inzicht gegeven in bestaande landelijke en regionale ontwikkelingen (Deel III) en worden mogelijkheden geschetst voor doorontwikkeling (Deel IV). Eerst wordt echter de context en het doel van dit document beschreven (Deel I).





DEEL I – Context en doel 1. Landelijke strategie Strategische doelen BOM Binnen de strategische doelen van Brandweer over morgen wordt met kernpunt 5 ‘Intensivering van kennisontwikkeling en informatievoorziening’ het belang van betrouwbare data benadrukt. Hiermee kunnen we over kennis en informatie beschikken om ons vakgebied te vernieuwen. Bovendien is er voor de uitvoering van business intelligence een link met kernpunt 4 ‘Gebruik maken van bestaande en toekomstige moderne technologieën’ en kan met het resultaat – een betere informatiepositie van de brandweer en veiligheidsregio’s – worden bijdragen aan de kernpunten 1 ‘Nieuwe doctrine brandveiligheid’, 2 ‘De inrichting van een landelijk samenwerkingsverband voor de brandweer’ en 3 ‘Werken volgens risicodifferentiatie’.

Strategisch thema RBC In de Raad van Brandweercommandanten (RBC) van december 2013 is de beschikbaarheid van data benoemd als het strategisch innovatiethema voor 2014. Sinds 2009 wordt gewerkt aan de beschikbaarheid van operationele informatie door middel van diverse DBK-trajecten1. Het innovatiethema dat nu is benoemd heeft betrekking op de ontwikkeling van business intelligence binnen de brandweer en de veiligheidsregio’s.

1

Digitale Bereikbaarheidskaart, zie ook www.brandweernederland.nl/dbk





2. Doel position paper Doelstelling Het doel van dit document is drieledig: • theoretisch kader beschrijven; • inzicht geven in bestaande regionale en landelijke ontwikkelingen; • mogelijkheden schetsen voor (gezamenlijke) doorontwikkeling.

Doelgroepen Primair Deze position paper is primair geschreven voor het management van de (kolommen binnen de) veiligheidsregio’s: de directeuren veiligheidsregio, brandweercommandanten, directeuren publieke gezondheid en coördinerend gemeentesecretarissen. Voor sommigen zal dit een eerste kennismaking zijn met het vakgebied business intelligence. De opzet is hen in een logische opbouw mee te nemen in de mogelijkheden van business intelligence, om te eindigen met een indeling in verschillende fasen van ontwikkeling: de volwassenheidsniveaus. Het management kan binnen de eigen organisatie op basis van deze indeling bepalen in welk stadium de organisatie verkeert en stappen nemen die passen bij dat stadium.

Secundair Secundair kan deze position paper gebruikt worden voor informatiemanagers, kwaliteitsmedewerkers en medewerkers bedrijfsvoering binnen de brandweer en de veiligheidsregio’s. Zij kunnen aan de hand van deze paper intern plannen maken voor het toepassen van business intelligence.

Gerelateerde projecten en producten Een groot aantal landelijke projecten is van invloed op deze position paper. Deze projecten hebben resultaten opgeleverd die gebruikt kunnen worden ten behoeve van de ontwikkeling van business intelligence binnen de veiligheidsregio’s. Denk daarbij aan informatiestromen (prestatiemeting van Aristoteles, kwaliteitszorg van Cicero en Verbetering Brandweerstatistiek) maar ook aan randvoorwaarden voor de uitvoering van business





intelligenceprojecten (referentiearchitectuur VeRA, diverse standaarden en procesbeschrijvingen).

Leidende coalitie De rol die het regionaal management pakt in de uitvoering van de resultaten van dit advies is cruciaal. De directeuren veiligheidsregio, brandweercommandanten, directeuren publieke gezondheid en coördinerend gemeentesecretarissen vormen op landelijk niveau de leidende coalitie en kunnen als zodanig door gezamenlijk op te trekken de basis leggen om business intelligence tot een succes te maken. Een andere belangrijke voorwaarde voor succes is coördinatie op de ontwikkeling en uitvoering door een aantal netwerken zoals Kwaliteit en Informatiemanagement en – in de regio’s – door één of meer managers en informele leiders/ambassadeurs, bijvoorbeeld middels de ‘Club van 100’ van Brandweer Nederland.

Informele leiders Behalve op managementniveau zijn er de afgelopen periode ook verschillende samenwerkingsverbanden ontstaan tussen individuele medewerkers van verschillende korpsen. Deze medewerkers, de informele leiders, die autonoom denken en daarin de eigen organisatie vooruit zijn, kunnen een belangrijke rol spelen in de uitvoering van de voorstellen die in deze position paper worden gedaan. Zij werken vaak volgens het principe ‘leading by example’.

3. Waarde van samenwerking Informatiepositie en regiefunctie De brandweer bevindt zich in een fase van grote verandering. De korpsen zijn (vrijwel) allemaal geregionaliseerd en ingebed in veiligheidsregio's en er wordt steeds meer landelijk samengewerkt. De wereld buiten de brandweer verandert eveneens. De afsplitsing van de meldkamers, de nationalisering van de politie, de opkomst van gegevensopslag buiten de eigen organisatie (in bijvoorbeeld ‘the cloud’) en gewenste transparantie van besluitvorming zijn kaders en trends die het werken van veiligheidsregio’s beïnvloeden.





De regio’s liggen bovendien in verband met bezuinigingen onder een vergrootglas van het bestuur, zowel lokaal als landelijk. In alle gevallen is informatie nodig om hierop in te spelen. Inzicht in de eigen beschikbare informatie is daarvoor een eerste vereiste. Ook zal er moeten worden samengewerkt. Het behouden van de regiefunctie, zowel binnen de eigen regio als landelijk, is cruciaal voor de veiligheidsregio’s om niet achterop te raken. Alleen dan zal met minder budget het huidige producten- en dienstenpakket gehandhaafd kunnen blijven. De korpsen zijn zich hier terdege van bewust en initiëren/stimuleren allerlei initiatieven tot samenwerking. Business intelligence kan bijdragen aan een goede informatiepositie en regiefunctie.

Informatiebehoefte Er is een toenemende behoefte aan actuele en betrouwbare informatie voor sturing, uitvoering, verantwoording, lering en onderlinge vergelijking. En daarmee een toenemende noodzaak de werken informatieprocessen binnen en tussen regio's als een keten te organiseren. Deze toenemende informatiebehoefte komt voort uit onder meer: • de vorming van veiligheidsregio’s en de regionalisering van de brandweer (grotere organisaties, verandering in aansturing met andere informatiebehoefte en behoefte tot opschonen van bijvoorbeeld applicatielandschap); • de organisatorische afstand tot de gemeenten (de gemeente is een klant van de regio geworden); • de toenemende inspectie door de Rijksoverheid; • een groeiende maatschappelijke behoefte aan transparantie en verantwoording; • het strategische perspectief van ‘Brandweer over morgen’ (verschuiving naar voorkant veiligheidsketen); • de wens om als (lerende) organisatie efficiënter en effectiever te worden door slimmer gebruik te maken van data; • groeiende rationalisering, waarbij beslissingen minder op basis van onderbuikgevoelens worden genomen en meer op grond van feitengebaseerde argumenten; • de kennis- en informatie-intensivering van de OOV-sector, groeiende informatielevering binnen de sector en beschikbaar komen van nieuwe gegevensbronnen; • grotere toegankelijkheid, deelbaarheid en combineerbaarheid van informatie door technologische innovatie (ontstaan nieuw inzicht);





• •

toenemende behoefte om gericht aan de juiste personen de juiste informatie ter beschikking te stellen; de wens Brandweer Nederland sterker te maken als koepelorganisatie.

Niet nieuw, wel anders Business intelligence is niet nieuw. Van oudsher zijn medewerkers bezig geweest lijstje bij te houden over allerlei gegevens in hun dagelijks werk. Soms waren dat turflijstjes gericht op aantallen om te kunnen vergelijken, soms staatjes met cijfers over de uitgaven etc. In veel gevallen noemde men dat vroeger een overzicht of een statistiek. Wat wel nieuw is, is dat we tegenwoordig door het bijhouden van de gegevens in geautomatiseerde systemen veel meer kunnen bijhouden, over een langere periode en ook achteraf inzichten kunnen verwerven die kunnen leiden tot nieuwe conclusies.





DEEL II – Theoretisch kader 4. Definitie Definitie business intelligence Business Intelligence is een begrip dat zich op vele manieren laat invullen. In alle definities rondom dit begrip komen termen voor als het verzamelen en vastleggen, koppelen en beheren, analyseren en toepassen van informatie in een technische omgeving. Voor deze position paper hanteren we de volgende definitie: Business intelligence is het op basis van de organisatiestrategie en de daaruit voortvloeiende informatiebehoefte continu verzamelen en analyseren van data, ten behoeve van sturing, uitvoering, verantwoording, lering en vergelijking.

Informatiegestuurd werken Business intelligence kan ook worden vertaald als ‘informatiegestuurd en transparant samenwerken’. Hierbij staat het beschikken over informatie centraal in de organisatie. Op basis van die beschikbare informatie kunnen besluiten worden genomen om de organisatiedoelstellingen te realiseren.

Figuur 1: Belang van BI voor de verschillende organisatorische niveaus





Informatiegestuurd werken ondersteunt de organisatie op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. Met als resultaat dat de organisatie beter kan presteren, leert van haar fouten en kennis beter toepast.

Ondersteunende en primaire processen Business intelligence is niet alleen van belang voor de ondersteunende processen informatiemanagement en bedrijfsvoering. Juist de primaire processen risicobeheersing, incidentbestrijding en crisisbeheersing, waaronder domeinen als vakbekwaamheid, operationele planvorming en brandonderzoek, hebben belang bij business intelligence. Het levert kennis en inzicht op waarmee deze processen beter kunnen worden uitgevoerd. Behalve dat de primaire processen een informatiebehoefte hebben, genereren zij ook informatie. Business intelligence versterkt daarmee ook de samenhang en afhankelijkheid tussen deze processen.

Uiteindelijk doel Informatiegestuurd en transparant samenwerken leidt onder meer tot: • meer en betrouwbaardere informatie ten behoeve van sturen, verantwoorden, leren en vergelijken; • meer samenhang tussen de werkprocessen en operationele prestatieverbetering; • minder ‘toevallig presteren’; • invloed op inhoudelijke prestaties van de primaire processen; • efficiëntere aanwending van middelen en kostenbesparing; • op basis van kwalitatief betere informatie samenhang aantonen (causaal verband, correlaties); • een sterke brancheorganisatie.

5. Uitgangspunten BI-implementatie Informatiegestuurd samenwerken en het invoeren van business intelligence leidt tot een andere manier van werken. Dat vereist een vorm van verandermanagement. De cultuur van de veiligheidsregio’s vraagt om een praktische insteek bij veranderen.





Mede daarom worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: a.

Informatiegestuurd en transparant samenwerken is een andere manier van kijken naar het werkveld Dit betreft een verandering in het denken over de taken van de brandweer en de veiligheidsregio’s. Waar in het verleden vooral de nadruk lag op het primaire proces, is er nu ook aandacht voor efficiëntie, effectiviteit en slimmer worden als organisatie.

b.

Verandering is geen doel op zichzelf, maar een gevolg van de vastgestelde richting en inrichting van de organisatie Verandering leidt algemeen tot weerstand, maar ook de organisatiecultuur binnen de veiligheidsregio’s (wederzijdse afhankelijkheid en gesloten beroepsgroep) geeft verandertrajecten een extra dimensie. Hier moet op worden geanticipeerd.

c.

Streven naar gebruik van standaarden versus standaarden maken of opleggen De afgelopen jaren hebben een aantal standaardisatieprojecten plaatsgevonden, zoals VeRA en Aristoteles. In de praktijk worden deze binnen een regio niet altijd overgenomen (regionaal bekrachtigd) en toegepast. Het hebben van een standaard is één ding maar het gebruiken ervan is (nog) niet altijd vanzelfsprekend. Om die reden is het uitgangspunt in deze notitie dan ook niet het maken of opleggen van standaarden, maar het stimuleren van het gebruik ervan.

d.

Brandweerkorpsen en veiligheidsregio’s leveren in beginsel allemaal dezelfde producten en diensten De activiteiten (producten en diensten) die binnen regio’s worden uitgevoerd zijn op te delen in hoofd- en subprocessen.2,3 Aan elke activiteit is een informatiestroom gekoppeld. Dit betekent dat over elke activiteit informatie wordt vastgelegd of vastgelegd kan worden (aanbodkant). Deze activiteiten moeten voldoen aan kwaliteitseisen en leveren informatie die vastgelegd wordt in systemen. De informatiebehoefte van de veiligheidsregio’s (vraagkant) leidt grotendeels naar standaardvragen, een klein deel zal daarvan afwijken en een aanpassing op de standaardvragen vereisen en een nog kleiner deel zal maatwerk zijn. De behoefte bestaat uit: verantwoordingsinformatie, stuurinformatie en kosteninformatie. De kenmerken hiervan zijn: onderdeel van een planning- en controlecyclus, periodiek (terugkerend in een vast ritme) en goed onder te brengen in een (standaard)rapportagetool.

2 3

Model Procesbeschrijving Brandweer, NVBR, 2008 Auditinstrumenten en referentiekader, Kwaliteitsbureau Brandweer, website Brandweer Nederland





De operationele informatiebehoefte, zoals de bereikbaarheids-, locatie- en omgevingsinformatie maakt onderdeel uit van het hoofdproces binnen de brandweer en leidt tot stuurinformatie voor de korpsleiding en tot operationele informatie voor de leidinggevenden in het veld. e.

Geen ‘one size fits all’, maar differentiatie per regio Dé brandweer- of veiligheidsregio in Nederland bestaat echter niet, elke regio levert weliswaar dezelfde (soort) producten en diensten maar zal in de dagelijkse praktijk toch een eigen invulling aan de informatiebehoefte geven. Zo zal het brandrisicoprofiel per regio verschillen omdat de omstandigheden anders zijn. Zo is de exacte werking en de inzet van een prikstoel om brand in rieten daken te bestrijden vooral in de buitengebieden van belang en het behoud van monumentale panden vooral in binnensteden. Deze lokale afwijkingen komen voor en moeten worden gefaciliteerd door de informatiesystemen waarin de informatie wordt vastgelegd. Door de informatiebehoeften inzichtelijk te maken kan op basis van een landelijk uitgangspunt (zelfde producten en diensten) een lokale verdieping worden aangebracht.

f.

De veiligheidsregio’s willen een lerende organisatie zijn Dé verbindende schakel in het primaire proces van de veiligheidsregio’s is informatie. Voor een lerende organisatie is het gebruik van informatie ten behoeve van kwaliteitsverbetering essentieel. De informatie die aanwezig is over een locatie of omgeving zal bijvoorbeeld in de realiteit steeds getoetst worden aan hetgeen was vastgelegd en indien nodig worden aangepast. Zo loopt de leercyclus parallel aan de uitvoering van de activiteiten. Voor de gemiddelde medewerker geldt echter het primaire proces an sich als belangrijkste (en enige) taak. Om informatiegestuurd samenwerken te stimuleren is een goed voorbeeld (bij voorkeur van een collega) en eenvoudige, betrouwbare ondersteuning (tools) daarom noodzakelijk. Business intelligence is de smeerolie voor horizontale optimalisatie in de organisatie en de verbindende schakel in de verticale integratie tussen organisaties. In dat verband wordt ook gesproken over ketenintegratie.





Figuur 2: Schematische weergave van het primaire proces van de brandweer inclusief de leercyclus

g.

Hergebruik van gegevens heeft de voorkeur boven nieuw creëren De afgelopen jaren zijn vele projecten gestart die nuttige resultaten hebben opgeleverd om als bouwstenen te dienen voor informatiegestuurd en transparant samenwerken. Denk hierbij aan de Modelprocesbeschrijvingen brandweer (2008) en het referentiekader, de indicatoren van Aristoteles (2009), het plan van aanpak van Cicero (2008) en de auditinstrumenten, de Veiligheidsregio’s Vraagorganisatie Informatiemanagement (BVIM/VVIM, sinds 2009), project Verbetering Brandweerstatistiek (sinds 2012) en de Veiligheidsregio Referentiearchitectuur (VeRA, 2012). Er zijn ongetwijfeld nog meer bouwstenen die al aanwezig zijn, maar het zicht op de samenhang ontbreekt. De resultaten van deze projecten zijn in de praktijk nog niet of nauwelijks tot wasdom gekomen. De meeste initiatieven/resultaten verdienen voortzetting. Om die reden worden in deze position paper eerst de aanwezige bouwstenen in samenhang geplaatst op een model en worden op basis daarvan suggesties gegeven voor verdere uitbouw of nieuwe onderdelen.

h.

Regiobrede projecten doorvoeren is niet realistisch, stap-voor-stap heeft de voorkeur De gezamenlijke veiligheidsregio’s zijn niet één organisatie. De structuur, taakopvatting en prioritering in de uitvoering van initiatieven (lokaal of landelijk) wordt door elke veiligheidsregio zelf bepaald. De inzichten rondom informatie zijn in Nederland verschillend en kunnen zelfs in een regio verschillen. De consequentie hiervan is dat er grote verschillen zitten in de informatiebehoefte, de niveaus van ontwikkeling van de informatievoorziening en de mate van betrokkenheid bij regiobrede projecten. Het uitgangspunt voor verdere ontwikkeling of uitvoer van de verschillende initiatieven zou dan ook moeten liggen op vrijwilligheid, de directeuren zullen elkaar moeten overtuigen. Een regio kan aanhaken bij een project of initiatief, maar landelijke projecten met een verplichte regionale uitrol worden niet haalbaar geacht.





i.

Techniek is geen bottleneck meer voor het invoeren van business intelligence De technische mogelijkheden zijn de afgelopen jaren zo sterk verbeterd dat de techniek meestal niet de belemmering is om het maximale rendement uit informatie en gegevens te halen. Daarvoor moet veel meer worden gekeken naar de manier waarop mensen met elkaar werken in een organisatie, hoe zij hun processen op elkaar afstemmen en of de cultuur in een organisatie samenwerken en delen bevordert. Overigens laten de technische mogelijkheden onverlet dat de veiligheidsregio’s hierop wel nog een inhaalslag te maken hebben.

6. EIM-model voor business intelligence Samenvatting Voor de ontwikkeling van business intelligence binnen de regio’s kunnen vier thema’s of ‘verandercomponenten’ worden onderscheiden: techniek, informatie, proces en mens. Op ieder van deze thema’s moet worden geïnvesteerd om business intelligence zinvol te ontwikkelen. Vervolgens kan het ‘Enterprise Information Management’-volwassenheidsmodel (EIM-model) worden toegepast om de ontwikkelstadia te beschrijven waarin een organisatie zich kan bevinden. Het model onderkent vijf stadia, variërend van ‘niet leveren’, ‘leveren’, ‘voldoen aan weten regelgeving’ en ‘presteren’ tot ‘excelleren’. De eerste drie niveaus gelden als ‘hygiënefactoren’, deze moeten op orde zijn wil een organisatie innovatief en onderscheidend zijn. Naast deze vijf niveaus zijn er twee aandachtsgebieden die in het gehele model doorwerken. Dit zijn informatiemanagement en informatiewaarde. De combinatie van de vier verandercomponenten, het EIM-volwassenheidsmodel en de twee aandachtsgebieden leidt tot een bruikbaar model voor business intelligence, waarin de bouwstenen voor de doorontwikkeling te plaatsen zijn.





Vier verandercomponenten Thema’s Voor de ontwikkeling van business intelligence binnen de organisatie kunnen de volgende thema’s worden onderscheiden. Op ieder van deze thema’s moet worden geïnvesteerd om business intelligence binnen een organisatie zinvol te ontwikkelen: • techniek; • informatie; • proces; • mens. De uitvoering van business intelligence is daarmee een bundeling van zowel technologie als competenties om ruwe data uit bronnen en systemen om te zetten in inzicht in een specifiek domein én dat inzicht toe te passen in de werkprocessen.

Technologisch en business perspectief Het technologische perspectief (technologie en informatie): Hierbij wordt expliciet ingegaan op de rol van ICT binnen het BI-proces. De nadruk ligt meer op het gebruik van ICT dan op het proces erachter. ICT speelt een rol bij het verzamelen van data (Extractie, Transformatie en Laden, oftewel ETL), bij het integreren van data (de analyse waarbij uit data ‘intelligence’ wordt verkregen) en bij de verspreiding hiervan binnen de organisatie. In deze position paper wordt, gezien de primaire doelgroep, slechts zijdelings ingaan op het technologische perspectief. Het businessperspectief (informatie, proces en mens): Het systematische proces waarbij op basis van de strategie en de daaruit voortvloeiende informatiebehoefte data wordt verzameld en geanalyseerd, met als product kennis en informatie. Deze kennis en informatie leveren toegevoegde waarde voor de organisatie en dragen op hun beurt weer bij aan de strategie. Het businessperspectief beschrijft ook het nut en de noodzaak om met business intelligence aan de slag te gaan en beschrijft de omgevingsfactoren die van belang zijn (denk hierbij ook aan andere projecten die al lopen en van invloed zijn op de ontwikkeling van business intelligence).

Balans tussen beide perspectieven Technologie en informatiemanagement zijn ‘slechts’ middelen om informatie te kunnen gebruiken voor de doelen zoals omschreven. De technische benadering mondt meestal uit in





een technologische oplossing. Daarmee is echter pas de helft gerealiseerd. De informatie moet ook nog nuttig worden toegepast. Bovendien zijn de technische mogelijkheden de afgelopen jaren zo snel verbeterd dat de techniek meestal niet de belemmering is om het maximale rendement uit de informatie en gegevens te halen. Daarvoor moet veel meer worden gekeken naar de manier waarop mensen met elkaar werken in een organisatie, hoe zij hun processen op elkaar afstemmen en of de cultuur in een organisatie samenwerken en delen bevordert. Overigens laten de technische mogelijkheden onverlet dat de veiligheidsregio’s hierop wel nog een inhaalslag te maken hebben. Het analyseren van data tenslotte is een vak op zich en nog nauwelijks ontwikkeld binnen de brandweer en de veiligheidsregio’s. Ook hierop zal dus geïnvesteerd moeten worden. Voorbeeld: verzuiminformatie Om deze informatie beschikbaar te krijgen moeten databronnen worden aangewezen en ontsloten, gegevens worden geanalyseerd en overzichtelijk worden gepresenteerd. Vervolgens is het aan een leidinggevende om betekenis toe te kennen aan die informatie op basis van bijvoorbeeld de omstandigheden van een werknemer. Ten slotte moet de leidinggevende op basis van die betekenisvolle informatie actie ondernemen. Het informatieproces begint daarna weer opnieuw op basis van de gewijzigde omstandigheden. Er is kortom technologie nodig om op basis van een behoefte gegevens beschikbaar te maken en er zijn competenties nodig om deze gegevens te interpreteren en de informatie te gebruiken in het werkproces.

Vijf volwassenheidsniveaus Van ‘niet leveren’ tot ‘excelleren’ Met volwassenheidsniveaus worden de verschillende ontwikkelstadia onderscheiden waarin een organisatie zich kan bevinden. Hieruit kan een stand van zaken en een stappenplan worden afgeleid voor het bereiken van het uiteindelijke doel: een professionele, kwalitatieve, efficiënte en effectieve en dus slimme veiligheidsorganisatie. Het EIM-model onderkent vijf verschillende ontwikkelstadia. Het laagste niveau van informatierendement is ‘niet leveren’ wat kortweg betekent dat er onvoldoende informatie beschikbaar is om bepaalde processen goed te laten verlopen. Een niveau hoger betekent dat voor een specifiek domein de informatie juist genoeg is om het bijbehorende proces naar behoren te laten verlopen. Dit niveau heet ‘leveren’. Additioneel op bovengenoemd informatierendement is het ook mogelijk adequaat te rapporteren naar relevante instanties. Dan spreken we over ‘voldoen aan weten





regelgeving’. Dit kan ook betekenen dat de onderlinge afspraken zoals bijvoorbeeld genomen in Veiligheidsberaad of Raad van Brandweercommandanten worden nageleefd.

Hygiënefactoren De eerste drie niveaus van informatierendement zijn weinig verrassend. Deze zijn typisch van toepassing op processen en informatiedomeinen die niet het verschil maken in het onderscheid met soortgelijke organisaties. Eigenlijk zijn het ‘dissatisfiers’ of hygiënefactoren: ze moeten op orde zijn wil een organisatie toekomen aan innovaties en zich onderscheiden van de andere organisaties. Pas als de processen of informatiedomeinen hun minimale niveau van rendement niet halen, gaat er iets mis. Het heeft vaak geen enkele zin te proberen het informatierendement binnen deze domeinen of processen te verhogen, dat kost vaak veel geld en levert weinig onderscheid op.

Leercyclus De bovenste twee niveaus zijn veel interessanter en wel om twee redenen. Ten eerste zijn dit de niveaus waarop het verschil gemaakt kan worden (op korte en op lange termijn) en ten tweede vergt het opereren op deze niveaus het continu monitoren van de omgeving om te blijven voldoen aan de dan geldende criteria. Om blijvend op deze niveaus te kunnen opereren is het noodzakelijk een leercyclus te implementeren, die erop gericht is de wijzigende eisen van de omgeving of ’klant’ en de eigen organisatie doorlopend in kaart te brengen.

Figuur 3: Volwassenheidsmodel ingedeeld op rendement van informatie

Het eerste volwassenheidsniveau waarop een leercyclus van toepassing is heet ‘presteren’. Presteren in de zin van doorvoeren of verwezenlijken, meer doen dan het minimale of hoogst noodzakelijke.





Dit niveau is gericht op efficiëntie. Hier gaat het erom de processen zo snel en foutloos mogelijk af te handelen, daarbij optimaal gebruikmakend van informatie die beschikbaar is. Snelle besluitvorming op basis van betrouwbare informatie is hier belangrijk. Vanuit sociaalpsychologisch perspectief gaat het hier om minder complexe beslissingen (minder parameters) die bovendien goed ondersteund kunnen worden met statistische analyses of andere datagestuurde bronnen. Voor de context kan achtergrondinformatie cruciaal zijn, vandaar dat dossierkennis hier ook nodig kan zijn. Het hoogste volwassenheidsniveau heet ‘excelleren’. Op dit niveau gaat het erom op basis van wellicht dezelfde informatie toch slimmere besluiten te nemen. De organisatie die qua informatierendement zijn onderscheidende processen op het niveau van excelleren weet te laten opereren, heeft een sterke positie. Op dit niveau gaat het er niet alleen om dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is, maar ook dat het gedrag van kennis- of informatiewerkers daardoor positief beïnvloed wordt. Dit betekent dat er ruimte is om ook op andere dan zuiver rationele wijzen met informatie, om te gaan om zo te komen tot slimmere inzichten. Het bepalen van het gewenste ambitieniveau per informatiedomein (incidentbestrijding, risicobeheersing, bedrijfsvoering etc.) of werkproces is al met al cruciaal is voor het kunnen uitvoeren van een benchmark tussen de verschillende regio’s en gezamenlijk van de verschillen kunnen leren. De eenvoudigste manier om hier kapitale missers te voorkomen is door altijd te redeneren vanuit de businessdoelstellingen.

Combinatie verandercomponenten en ontwikkelstadia Elke verandering kan alleen succesvol zijn als deze verloopt over de vier eerder genoemde verandercomponenten mens, proces, informatie en technologie. Door op deze manier naar de niveaus te kijken kunnen de resultaten uit eerdere projecten en de bestaande initiatieven (zie deel III hoofdstuk 8, Regionale initiatieven) in een tabel worden ondergebracht. Zo ontstaat een overzicht van de huidige situatie (‘IST’). Het voorbeeld op de volgende pagina is niet volledig, maar slechts ter illustratie. In de loop van de jaren zijn veel bouwstenen ontwikkeld en deze zijn tot nu toe goed verdeeld over de verandercomponenten en niveaus. Uit de interviews is naar voren gekomen dat deze verdeling min of meer toevallig is ontstaan.





Niveau Excelleren Presteren Voldoen W&R -


Leveren


Niet leveren


Proces

Informatie



Technologie



Twee aandachtsgebieden Naast de vier verandercomponenten en vijf ontwikkelstadia zijn er nog twee aandachtsgebieden die in het gehele model doorwerken. Dit zijn informatiemanagement en informatiewaarde. Informatiemanagement beantwoordt op managementniveau de vraag op welke wijze de organisatie op een effectieve en efficiënte wijze in de informatiebehoefte kan (blijven) voorzien. Informatiewaarde beschrijft de toegevoegde waarde van informatie voor de organisatie.

BI-model De combinatie van dit alles leidt tot het volgende model voor business intelligence. In het volgende figuur staat tussen ‘Voldoen W&R’ en ‘Presteren’ een stippellijn. Dit is de hygiënefactor. Onder die lijn leidt een aanpassing tot snelle verbetering in de vorm van (operationele) actie. Boven de stippellijn leidt een actie tot langzame/duurzame verbetering, meestal in de vorm van een gedragsverandering.





Figuur 4: EIM-volwassenheidsmodel voor business intelligence

De twee begrippen informatiemanagement en informatiewaarde zijn steeds de toetsingscriteria voor een bepaald niveau in het model. Per niveau worden er de volgende betekenissen aan gegeven. Fase Niet leveren

Leveren

Voldoen aan weten regelgeving

Presteren

Excelleren


Informatiemanagement Verzamelen De organisatie heeft alleen focus op de dagelijkse bedrijfsprocessen zonder deze in samenhang met de rest van de organisatie te zien. Van informatiemanagement is dan ook geen sprake. Alles wordt op decentraal niveau geregeld en de benodigde informatie voor verantwoording van de werkzaamheden wordt handmatig opgesteld. Organiseren De organisatie heeft de informatiestromen in kaart gebracht. Men heeft zicht op duplicaatprocessen (meerdere keren vastleggen van bijv. klantgegevens) en weet hoe informatie gedurende het proces wordt gebruikt en gevormd. Rapporteren Er zijn proces- en data-eigenaren aangesteld waardoor gegevens nog maar eenmalig worden vastgelegd en daarna door de rest van de organisatie worden gebruikt. De definities van de vastgelegde gegevenselementen zijn bekend en worden door de organisatie gebruikt. Doorvoeren Datakwaliteit wordt een belangrijk issue in deze fase. Hiermee kan immers de effectiviteit en efficiëntie van de processen worden verbeterd. ‘Data stewards’ worden aangesteld om het verbeteren van de kwaliteit in te vullen. Aanvoelen Informatie is een bedrijfsmiddel en men is constant op zoek naar mogelijkheden om meer te doen met dit bedrijfsmiddel. Nieuwe mogelijkheden worden gebruikt om beter te kunnen inspelen op




de informatiebehoeften van morgen. Nieuwe mogelijkheden worden ingezet om meer informatie te kunnen halen uit de bronregistraties.

Fase Niet leveren

Leveren

Voldoen aan weten regelgeving Presteren

Excelleren

Informatiewaarde Integriteit De organisatie beschouwt informatie als een last en is druk bezig met de dagelijkse processen in de bestaande systemen te proppen zonder zich druk te maken over de gevolgen van de ‘work arounds’. Formaliseren Informatie heeft een formele betekenis gekregen binnen de organisatie. Dit leidt o.a. tot minder discussie over de betekenis van begrippen die worden gehanteerd. De rapportages worden eenduidiger. Er wordt waarde gehecht aan bepaalde elementen. Het begrip KPI doet voorzichtig zijn intrede. Transparantie De informatie komt op een transparante manier tot stand. Bedrijfsregels zijn bekend. Iedereen heeft dezelfde informatie en bepaalt op basis daarvan wat er moet gebeuren. Informatie wordt gebruikt om verantwoording af te leggen. Doorvoeren Gegevens worden door de gehele organisatie gebruikt en zorgen daarbij voor eenduidigheid en efficiënte processen. Gegevens worden immers maar één keer vastgelegd. Er is geen discussie meer over de betekenis van de gegevens. De metadata ervan is bekend en geaccepteerd. Informatie wordt gedeeld zodat benchmarking (competitie-element) mogelijk wordt tussen bedrijfsonderdelen. Dit verhoogt de efficiëntie Proactiviteit De gegevens worden gebruikt om de dienstverlening naar de klant te verbeteren. Men weet wat de klant wil, wat deze belangrijk vindt. Diensten en producten worden op basis van de beschikbare informatie aangepast om de klant vaster aan de organisatie te kunnen binden.

Tabel 3: Onderverdeling informatiemanagement en informatiewaarde





DEEL III – Stand van zaken 7. Landelijke initiatieven Landelijk zijn de afgelopen jaren verschillende initiatieven gestart die de basis leggen voor informatiegestuurd en transparant samenwerken. Denk hierbij aan het ontwikkelen van een gezamenlijke standaard voor prestatiemeting (Aristoteles), kwaliteitszorg (Cicero) en brandveiligheid versus opkomsttijden (RemBrand), Brandveilig leven en een toekomstvisie tot 2040 (Brandweer over morgen). Een ander initiatief is het Gegevensboek Veiligheidsregio’s, een overzicht van termen en definities dat is gebouwd binnen het innovatieprogramma 2013 van iNowit en dat gaat worden gevuld door de landelijke netwerken en vakgroepen. Voorbeeld: (brand)veilig leven Business intelligence als ‘basisgrondstof’ is voor brandveilig leven een voorwaarde voor succes. Met brandveilig leven wil de brandweer samen met andere overheidsinstanties, het maatschappelijk middenveld en het bedrijfsleven werken aan gedragsverandering van burgers, instellingen en bedrijven. De samenwerking met deze partners, brandonderzoek en zicht krijgen op effecten van onze inspanningen (interventies) vragen om het verzamelen en optimaal benutten van gegevens om onze doelen op dit terrein ook daadwerkelijk te bereiken. Veel van deze initiatieven houden verband met of hebben rechtstreeks gevolgen voor het verzamelen van gestructureerde data (gegevens en informatie). Die initiatieven zijn bouwstenen voor informatiegestuurd werken. Deze bestaande bouwstenen worden in deze position paper gebruikt om de ontwikkeling van de korpsen in kaart te brengen. In elke regio zijn medewerkers bezig met business intelligence en informatiegestuurd werken. Ze noemen het vaak niet zo, zijn niet zichtbaar als zodanig maar ze zijn er wel. In de afgelopen periode hebben zij zich spontaan aangemeld voor een informeel landelijk platform van collega’s die zich met dit onderwerp bezighouden, de Business Intelligence Community. Zij zijn op zoek naar verbetering van data, processen, rapportages en inzicht, en hebben behoefte aan ondersteuning. Deze stroming is inmiddels zo groot dat alle regio’s vertegenwoordigd zijn met één of meer medewerkers.





8. Regionale initiatieven De regio’s hebben de afgelopen jaren ook afzonderlijk geïnvesteerd in business intelligence. Veel puzzelstukjes zijn al aanwezig. In deze position paper zijn die puzzelstukjes toegekend aan het raamwerk van de vier BI-thema’s: techniek, informatie, proces en mens. Wat opvalt is dat de onderdelen die in de loop van de jaren zijn ontwikkeld goed verdeeld zijn over de thema’s. Er kan dus op basis hiervan al van elkaar worden geleerd. Het is nu van belang per regio een minimumniveau per thema te realiseren en landelijk samenhang aan te brengen in de doorontwikkeling. Voorbeelden innovatieve regionale projecten ingedeeld op niveau (niet limitatief) − Sociaal brandrisicoprofiel van Amsterdam Amstelland – presteren/mens − Digitale bereikbaarheidskaart van diverse regio’s – presteren/proces − Brandrisicoprofiel van Amsterdam Amstelland – presteren/informatie − Informatie in de tankautospuit van Twente – presteren/technologie − Dashboards financiën van meerdere regio’s – leveren/informatie − Dashboards P&O van meerdere regio’s – leveren/mens − Plato, ontsluiting van GMS-data van Noord-Holland Noord - Leveren/informatie − Dashboards vakbekwaamheid van meerdere regio’s – presteren/proces − Brandveiligheidinzicht voor burgers en bedrijven van meerdere regio’s – presteren/mens − Registratie op straat, app van Haaglanden – presteren/proces − Database operationele informatievoorziening (DOIV) van Brabant-Noord – presteren/technologie en proces − Infographic risicoprofiel van Flevoland – leveren/informatie − Incidentverrijkingsportal voor bevelvoerders van Rotterdam Rijnmond – leveren/informatie Het aanwezig zijn van de puzzelstukjes is nog geen garantie voor het gebruik. De nadruk in de aansturing moet komen te liggen op de uitvoering in de dagelijkse praktijk. Het referentiekader VeRA, het normenboek en andere standaarden gelden als uitgangspunt voor verdere ontwikkeling in de regio’s, maar ook landelijk.

Belasting De regiokorpsen hebben de afgelopen jaren veel veranderingen meegemaakt in de vorm van regionalisering en reorganisaties. Uit de interviews komt het beeld dat met name het middenkader in de korpsen zich zwaar belast voelt. Leveren van meer en vaak ook andersoortige informatie stuit op weerstand, omdat dit wordt gezien als een taakverzwaring. De verandering wordt op voorhand niet gezien als een verbetering, lastenvermindering of





kwaliteitsverbetering op de korte termijn. Hiermee moet bij de regionale (door)ontwikkeling van business intelligence rekening worden gehouden. Good practice: Veiligheidsregio Utrecht Bij Veiligheidsregio Utrecht worden gegevens zoveel mogelijk éénmalig ingevoerd en meervoudig in de veiligheidsketen gebruikt. VRU-breed zijn hiertoe afspraken gemaakt over objecten en te gebruiken risicocodes (prevap). De bij Risicobeheersing (VTH) bekende objectgegevens worden in de geo-server opgeslagen. Operationele Planvorming verrijkt deze gegevens ten behoeve van Incidentbestrijding. Vervolgens worden de gegevens binnen de hele veiligheidsregio gebruikt: door Incidentbestrijding bij een uitruk, ten behoeve van de Provinciale Risicokaart, als input bij het opstellen van het Regionaal Risicoplan en als input voor het Veiligheidsinformatiecentrum om dagelijks risico’s te monitoren. Door op deze manier te werken wordt voorkomen dat gegevens vervuilen en verouderen. Ook wordt het beheer van applicaties sterk vereenvoudigd, hetgeen leidt tot kostenbesparing.





DEEL IV – Doorontwikkeling 9. Volwassenheidsniveaus per domein De niveaus die in Deel II zijn toegelicht worden in dit deel ingevuld voor de verschillende domeinen. Daarbij wordt aan de hand van de kenmerken voor informatiebehoefte en informatiewaarde gekeken wat het ontwikkelstadium voor een bepaald werkdomein is. Niveau

Incidentbestrijding

Risicobeheersing

Nazorg

Excelleren

We weten nauwkeurig wat we kunnen. Alle deeltijden worden geautomatiseerd verzameld.

Alle adviezen uit het verleden zijn doeltreffend. Er is een duidelijke oorzaak-gevolgrelatie. De industrie ziet de brandweer als expert. Toezicht houden is alleen nodig bij uitzondering.

Presteren

Prestatiemetingen zijn onmisbaar geworden. Alle inspanningen van de uitrukdienst worden fijnmazig in beeld gebracht. Oorzaak en gevolg wordt scherper. Prestatiemetingen zijn gemeengoed geworden. Medewerkers weten wat ermee gedaan gaat worden. Bekend is welke prestatie we moeten leveren. Prestatiemeting doet zijn intrede.

Adviezen beginnen vruchten af te werpen. Het zicht op oorzaak en gevolg komt duidelijker in beeld. Toezicht houden gebeurt steekproefsgewijs.

Afwijkingen worden verwerkt in de systemen en worden automatisch verwerkt tot aanpassingen in de onderliggende applicaties voor bijvoorbeeld vergunningverlening. Geconstateerde afwijkingen worden verwerkt in de systemen en leiden tot aanpassingen in het opleidingsmateriaal, lessons learned, evaluatierapportages en -gesprekken. Nazorg is geformaliseerd en er zijn afspraken gemaakt over de opvolging van evaluaties.

We rukken uit, we komen terug en gaan verder met de gang van zaken

Adviezen worden gegeven. Samenhang op inhoud is onbekend. De veiligheidsregio ‘voelt’ zich alleen adviseur. Toezichthouders gaan wel op pad, maar zien nauwelijks effect.

Voldoen weten regelgeving Leveren

Niet leveren

Het vastleggen geeft een scherper beeld van wat we doen. De omgeving (maatschappij) vraagt naar onze gegevens. Er wordt begonnen met het beter vastleggen van adviezen en controles. Samenhang is nog niet duidelijk.

Nazorg wordt verleend en een evaluatie wordt geschreven. De samenhang met aanpassingen in de overige delen van het proces is nog onduidelijk. Na het incident wordt zorg verleend aan medewerkers, de schade hersteld en de situatie terug gebracht naar normaal.

4

Tabel 4: Volwassenheidsmodel toegepast op drie werkdomeinen van de brandweer

4

Eerste aanzet hiervoor komt van Arthur Haasbroek (Hollands Midden) in ‘Rood geïnformeerd’, 2011





In bovenstaand voorbeeld zijn een paar domeinen uitgewerkt. Dit voorbeeld toont dat een regio kan besluiten om op het werkdomein Incidentbestrijding te presteren en voor Risicobeheersing te excelleren, terwijl voor Nazorg voldoen aan weten regelgeving als afdoende wordt bestempeld.

10. Samenhang in huidige situatie De volgende stap is de ontwikkelstadia van het model onderverdelen in verandercomponenten. Elke verandering kan alleen succesvol zijn als deze verloopt over de vier verandercomponenten mens, proces, informatie en technologie. Door op deze manier naar de niveaus te kijken kunnen de bestaande initiatieven en resultaten uit eerdere projecten in een tabel worden geplaatst. Feitelijk ontstaat zo een overzicht van de huidige situatie (‘IST’). Niveau Excelleren Presteren Voldoen W&R -


Leveren


Niet leveren


Proces

Informatie



Technologie



Wat aan het raamwerk opvalt is dat er veel bouwstenen zijn ontwikkeld in de loop van de jaren en dat deze tot nu toe goed verdeeld zijn over de verandercomponenten en niveaus. Uit de interviews is naar voren gekomen dat deze verdeling min of meer toevallig is ontstaan.





Op het niveau ‘niet leveren’ is de situatie geschetst zoals deze in het verleden voorkwam en hier en daar in delen van nog niet geregionaliseerde korpsen kan bestaan. Op de niveaus ‘leveren’ en ‘voldoen aan weten regelgeving’ staan de tastbare resultaten van projecten die ondersteunend zijn aan informatiegestuurd en transparant samenwerken. Elk van de onderdelen in de tabel verwijzen naar concrete afspraken, onderliggende documentatie, concreet toepasbare voorbeelden en raamwerken voor verbetering. Voor de technologiekolom is dat dan tevens ondersteunend aan de ontwikkeling van applicaties en systemen voor business intelligence. Op het niveau ‘presteren’ is als voorbeeld een aantal projecten opgenomen dat door regio’s is opgepakt en heeft geleid tot innovatie binnen het eigen vakgebied, de ‘parels’. Een eerste schatting op basis van de huidige gegevens is dat 75% van de regio’s onder de hygiënefactor zit en 25% erboven: er is nog veel werk te doen.

Instappen Elke regio kan op het niveau instappen dat past bij de ontwikkeling die de organisatie heeft bereikt. Met behulp van het raamwerk kan een regio tot de conclusie komen dat op voorgaande niveaus een onderdeel is overgeslagen of onderbelicht. Het tegenovergestelde kan ook gebeuren, dat een regio al verder is dan gedacht. Belangrijk is dat een regio de onderdelen die beschreven staan bij een bepaald niveau niet alleen heeft geaccepteerd, maar ook dat de uitwerking daarvan in de operationele omgeving daadwerkelijk is doorgevoerd. Bijvoorbeeld ‘procesbeschrijvingen gemaakt’ betekent dat de procesbeschrijvingen op schrift zijn gesteld, de betrokken medewerkers hiervan op de hoogte zijn én hun werkzaamheden uitvoeren zoals beschreven.

Ontwikkelpad De doelen die passen in het lange termijnperspectief voor informatiegestuurd en transparant samenwerken zijn: slimme veiligheidsregio’s die efficiënt en effectief gebruik maken van alle informatie die (intern en extern) voorhanden is, die leren van de ervaringen van anderen en die gebruik maken van de resultaten van andere regio’s.





Figuur 5: Roadmap voor BI-scan

Afhankelijk van de keuze van de RBC en andere managementraden zijn deze te plaatsen in de middellange en lange termijnactiviteiten.

11. Toekomstige initiatieven Ontbrekende onderdelen raamwerk In de interviews voor deze position paper vertellen de verschillende experts dat zij vanuit hun eigen project of dagelijkse praktijk behoefte hebben aan aanvullende afspraken, projecten of faciliteiten om slimmer te kunnen werken. Tevens is in september 2013 een workshop gehouden tijdens de tweede bijeenkomst van de Business Intelligence Community van de veiligheidsregio’s, waarin alle deelnemers werd gevraagd wat het begrip ‘landelijke voorziening’ voor hen inhoudt. Door de deelnemers werd benadrukt dat een landelijke voorziening zou moeten voorzien in: • eenduidige, gezamenlijke definities en normen; • een overzicht van afgeronde en lopende projecten, inclusief resultaten en contactpersonen; • een platform waar data en kennis uitgewisseld kan worden en waar zienswijzen en oplossingen kunnen worden bediscussieerd.





Het beeld is hiermee bevestigd dat ook voor de community een landelijke voorziening het midden houdt tussen een technische oplossing en een virtuele ontmoetingsplek. In een virtuele omgeving voor de deelnemers van de Business Intelligence Community is inmiddels voorzien. De elementen genoemd in de communitysessie en de interviews zijn ondergebracht in het volgende raamwerk. Niveau

Mens

- Sociaal brandprofiel - Samenwerken - App brandveilig leven - Expertteam BI -

Voldoen W&R

Leveren

Informatie

Technologie

Taskforce BI

Excelleren Presteren

Proces

Digitale Bereikbaarheidskaart

- Brandrisicoprofiel - Cocreaties - BIBI-makelaar

Landelijk datawarehouse

Monitorgroep BI

- Leidraad brandweeropleidingen - Stuurinformatie


Referentiekader

-processen (VERA 2.0) -

Aristoteles Cicero Brandweerstatistiek VERA 1.0

BIBI-scan

- Procesbeschrijvingen - Normenboek - ProductenProducten- en - Vraagorganisatie Informatiemanagedienstenoverzicht ment (VVIM) - Definitieboek

- ETL-definities MIOG - Lokale rapportagetools en dataverzamelingen ontsloten Excel-sheets;

Niet

Medewerkers op

Processen niet

Data/informatie uit

leveren

verschillende afdelingen

integraal in kaart

verschillende bronnen

rapportages o.b.v.

werken uitsluitend

gebracht; elke

spreken elkaar tegen

totalen en

vanuit de eigen

afdeling kijkt alleen

percentages;

afdeling; verzamelen

naar eigen deel van

veel handmatig werk

alleen informatie voor

het proces

eigen doeleinden Tabel 6: Toekomstig raamwerk (‘SOLL’)

Het raamwerk is uitgebreid met specifieke onderdelen die nu nog gemist worden. Deze zijn in het raamwerk opgenomen in de verschillende niveaus, zie cursief. Van elk onderdeel is hieronder een beschrijving opgenomen. Deze onderdelen komen vanuit landelijk perspectief in aanmerking voor ontwikkeling in de toekomst. De onderdelen in het raamwerk zijn onder te verdelen in resultaten en voorwaarden om de resultaten te bereiken. De voorwaarden hebben betrekking op zaken als landelijke regie en





voldoende capaciteit om gezamenlijk door te ontwikkelen. Deze position paper is met name gericht op de resultatenkant. Tip: regionale aanpak Regionale aanpak om informatiegestuurd samenwerken op korte termijn te verstevigen: − Maak een stappenplan voor business intelligence in de regio aan de hand van de BIscan en vul de witte vlekken in − Geef duidelijk leiding en sturing aan het gewenste proces − Gebruik wat er al is ontwikkeld (zie raamwerk) − Stimuleer de mensen in de eigen regio om hun vakmanschap verder vorm te geven − Dring aan op hergebruik van kennis en kunde van anderen − Stimuleer samenwerken (in de eigen regio maar ook interregionaal en landelijk) − Stel individuele medewerkers in staat deel te nemen aan gezamenlijke initiatieven

Resultaten Landelijk moeten een aantal inzichten en producten worden ontwikkeld. De zaken die als eerste moeten worden opgepakt zijn: • inventariseren van de informatiebehoefte en beschikbare data van de regio's; • opstellen van een producten- en dienstencatalogus; • opzetten en vullen van een toegankelijk en beheerbaar Gegevensboek Veiligheidsregio’s (eerste aanzet is gemaakt met de ‘Firebrary’); • maken en uitvoeren van een landelijke BI-scan Veiligheidsregio’s; • onderzoeken van de mogelijkheden voor een landelijk datawarehouse of een andere wijze van gegevens verzamelen en delen. Daarnaast is het van belang: • de Business Intelligence Community voor de veiligheidsregio’s (virtuele community en fysieke bijeenkomsten) te blijven stimuleren en faciliteren; • toe te werken naar een meerjaren landelijk BI-programma.

Producten- en dienstencatalogus In de opbouw van het huidige raamwerk ontbreekt een producten- en dienstencatalogus (bij andere overheidsinstanties ook wel PD-catalogus of Samenwerkende Catalogi genoemd). Dit overzicht bevat alle producten en diensten die de brandweer in Nederland verricht, inclusief een standaardcode voor het verrichten van de handelingen die bij dat product of die dienst hoort. Een dergelijk overzicht garandeert dat de gegevens die genoteerd worden in de systemen uniform worden opgeslagen en daardoor eenvoudig kunnen worden geselecteerd





voor rapportages. Deze bouwsteen is onmisbaar voor de ontwikkelingen in de kolom van de technologie. Zonder uniforme gegevens geen transparantie.

Definitieboek Een voorwaarde om te komen tot transparantie en vergelijkbaarheid is het hebben van definities voor handelingen of berekeningen (een definitieboek). In een definitieboek staan de onderling gerangschikte termen en bijhorende definities van een bepaald vakgebied. Dit is bijvoorbeeld van belang voor de uitvoering van de prestatie-indicatoren (Aristoteles), voor een betrouwbare statistiek en voor de koppeling van bronnen aan een datawarehouse. Maar ook voor softwareontwikkeling en voor vakbekwaamheid zijn eenduidige definities relevant. Een set aan basisdefinities is van groot belang. De techniek kan door middel van zoekmachines en opgebouwde ervaringen op basis van categorisering al veel ondersteunen. Op termijn kan dit dan ook gebruikt worden om internationale bronnen toe te voegen (term A in het Duits en B in het Engels komen overeen met de term X in het Nederlands). Dit laatste is van belang voor onder meer onderzoek van calamiteiten en internationale samenwerkingsprojecten.

BI-scan Het volgende ontbrekende element is een standaardscan voor de staat van business intelligence binnen de regio’s (BI-scan). Met een BI-scan kan elke regio heel precies nagaan welke bouwstenen uit het raamwerk in het eigen korps nog niet (voldoende) zijn ingevuld. Op basis hiervan kan een actieplan voor business intelligence worden opgezet.

Datawarehouse Eén van de mogelijke initiatieven om informatiegestuurd en transparant samenwerken een grote sprong vooruit te laten maken is de bouw van een datawarehouse of het slim verbinden van meerdere (bestaande) gegevensverzamelingen. Dit systeem moet voor de veiligheidsregio’s relevante gegevensbronnen kunnen bevatten of ontsluiten. Gestart kan worden met een basisset die voor elk korps van belang is, om dit vervolgens uit te breiden met specifieke bronnen. Om een (cluster van) datawarehouse(s) te kunnen gebruiken zal er gewerkt moeten worden met open standaarden, uniforme classificatie van gegevens (o.a. producten- en dienstencatalogus) en volgens vaste architectuurprincipes (VeRA). Elke regio kan vanuit het datawarehouse die informatie halen die zij nodig acht voor de eigen doeleinden. Het grote voordeel van een datawarehouse is dat de bronnen slechts één keer opgeslagen hoeven worden, de toepassing voor alle regio’s tegelijkertijd ter beschikking komt en de kosten voor





gezamenlijk ontwikkelen, inrichten en beheren aanzienlijk lager zullen zijn dan 25 keer een eigen regionale oplossing. Mogelijk kan voor wat betreft de technische implementatie worden aangesloten op het landelijk gegevensknooppunt dat in ontwikkeling is vanuit LCMS en DBK. De uitbreiding hiervan is onderzocht in het ‘Onderzoek business case sectorale voorziening (geo-)informatie OOV’5.

5

130620 agp 7b – onderzoek business case sectorale voorziening (geo)informatie OOV, M&I Partners, juni 2013





Informatiegestuurd en transparant samenwerken

Recommend Documents