Projectplan voor Ontvlechting Middelsee ICT. ICT-migratie voor de gemeenten Leeuwarderadeel, Ferwerderadiel, het Bildt en Menameradiel

Ontvlechting Middelsee ICT

Middelsee ICT

Projectplan voor Ontvlechting Middelsee ICT ICT-migratie voor de gemeenten Leeuwarderadeel, Ferwerderadiel, het Bildt en Menameradiel

Project ROM (Realisatie Ontvlechting Middelsee)

opdrachtgever

Jeroen IJkema (SOM)

projectmanager

Harry Verkaik

datum

11 maart 2015

versie

1.0

status

Definitief

1 Versie 1.0 Definitief


Managementsamenvatting Per 1 januari 2018 vindt een gemeentelijke herindeling voor een groot aantal gemeenten in Noordwest en Noordoost Friesland plaats. De bestuurlijke routes en besluitvorming om tot diverse nieuwe gemeentelijke organisaties te komen, verschillen sterk per situatie. Gemeenten wensen voor het werkveld en de bedrijfsvoering ICT tijdig in 2014 en 2015 voorsorteren op de nieuwe organisatie en samenwerkingsverbanden die gaan ontstaan. Er zijn voor Informatievoorzienig (IV) en ICT fundamentele keuzen voor standaardisering gemaakt waarbij de centrumgemeente Leeuwarden een belangrijke rol vervult. Voor de in te zetten applicaties geldt het leidende principe dat de standaardoplossingen worden ingezet. Voor de uitvoering van het technisch (applicatie) beheer wordt gebruik gemaakt van de diensten van het Shared Servicecentrum Leeuwarden (SSL). Om dit laatste te kunnen bereiken zullen data en applicaties per gemeente vanuit Middelsee ICT ( samenwerkingsverband tussen de gemeenten Leeuwarderadeel, Menameradiel, Ferwerderadiel en het Bildt) moeten worden gehaald en gefaseerd naar SSL of andere ICT-dienstverleners beschikbaar worden gesteld. Dit traject wordt aangeduid als ontvlechten. Het inrichten van de nieuwe technische omgeving in Leeuwarden maakt onderdeel uit van project Transitie/ Invlechting waarvoor de eindverantwoordelijkheid ligt bij de gemeente. Doel van het project Ontvlechting Middelsee ICT is: -

-

Het realiseren van de technische ontvlechting (applicaties, data en systemen) voor de specifieke gemeente(n) vanuit de bestaande ICT-omgevingen Middelsee ICT naar primair de ICT-omgeving van het SSL Leeuwarden of naar een andere leverancier/ provider. Het realiseren van de definitieve afbouw van de bestaande ICT-omgeving en staande organisatie Middelsee nadat de technische ontvlechtingen succesvol en volledig hebben plaatsgevonden.

Het eindresultaat is: -

-

Een volledig opgeheven organisatie Middelsee ICT medio 2016. Hierna zijn er geen incidentele en structurele kosten in het kader van het samenwerkingsverband Middelsee ICT meer van toepassing. Alle data en applicaties zijn overgedragen en in beheer bij SSL en /of bij andere door de betreffende gemeente aangewezen ICT-organisaties in beheer De overdracht omvat onder meer ook de overdracht, de splitsing resp. de beëindiging van de door Middelsee ICT afgesloten en beheerde contracten (licenties, service- en diensten).

De ontvlechting en de invlechtingen worden sterk bepaald door de nieuwe organisatorische context. Dit bepaalt mede te realiseren uitvoeringsplanning per gemeente. Dit betekent dat de gemeenten Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel de volledige ontvlechting uit Middelsee ICT, volgens hun huidige planningen, in 2015 willen realiseren. Voor de gemeenten het Bildt en Menameradiel geldt dat dit in april 2016 de situatie is. De volledige ontmanteling van Middelsee ICT wordt daarmee op 1 juli 2016 gerealiseerd. Binnen het SOM zijn over de (financiële) afwikkeling nadere bestuurlijke afspraken gemaakt. Het traject van Ontvlechting en Invlechting is complex. Een reden om in dit plan veel aandacht te besteden aan de randvoorwaarden en uitgangspunten die gelden; dit om te voorkomen dat er tijdens de uitvoering hiermee veel projecttijd verloren gaat. De complexiteit om vanuit een staande en werkende ICT-organisatie fasegewijs data en applicaties over te zetten en systemen uit te schakelen, weerspiegelt zich ook in de kosten voor Ontvlechting. 2 Versie 1.0 Definitief

Ontvlechting Middelsee ICT Deze zijn nu geraamd op een totaalbedrag van € 695.560 (excl. BTW) uitgaande dat in 2015 de gemeenten Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel volledig naar SSL worden gemigreerd. In de uitwerking van de organisatiestructuur van het project is ook rekening gehouden met de wederzijdse afhankelijkheden die zich in het traject van ontvlechting en invlechting voordoen. Deze relaties en afhankelijkheden alsmede de verantwoordelijkheden zijn verder op het niveau van op te leveren hoofdproducten benoemd. De initiële risicoanalyse maakt onderdeel uit van dit projectplan.



Goedkeuring en documenthistorie

Goedkeuring SOM Naam

Functie

Datum

Jeroen IJkema

Gemeentesecretaris/ algemeen 9 maart 2015 directeur Menameradiel

Harrie Siegersma

Gemeentesecretaris/ algemeen 9 maart 2015 directeur Leeuwarderadeel

Ruud Goeman

Gemeentesecretaris/ directeur het Bildt

Hans Steen i.o.v. Jan Hofstede

Gemeentesecretaris/ algemeen 9 maart 2015 directeur Ferwerderadiel

algemeen 9 maart 2015

Distributie Documentversie

Status

Datum

Naam ontvanger(s)

0.1

concept

21 juli

Hendrik Jan Schot (beoordelen)

0.2

Concept

24 juli

HJ Schot, Harmen Akkerman, Klaas de Haan, Eveline van der Staal, Hans Steen, Gerard de Haan (beoordelen)

0.3

Concept

19 augustus

Eveline van der Staal,Wilfred van der Schaaf, Hendrik Jan Schot

0.9

Definitief Concept

3 december

Eveline van der Staal,Wilfred van der Schaaf, Hendrik Jan Schot, Melle van der Heide, Gerard de Haan, Hans Steen, Aart van Tuijl, Tjally Otter, Syds Post (beoordelen, eindreview)

0.99

Definitief Concept

11 2015

januari Hendrik Jan Schot, Gerard de Haan, Hans Steen, Aart van Tuijl, Tjally Otter, (eindbeoordeling CIM)

0.991

Definitief concept

23 2015

januari

1.0

Definitief

11 maart

Jeroen IJkema, Harrie Siegersma, Hans Steen, Ruud Goeman 4 Versie 1.0 Definitief

Ontvlechting Middelsee ICT Versiebeheer Datum

Versie

Auteur

Korte omschrijving aanpassing

18 juli

0.1

Harry Verkaik

Initiële versie

24 juli

0.2

Harry Verkaik

Diversen, n.a.v. besprekingen HJ Schot

19 augustus

0.3

Harry Verkaik

Nav. review Eveline van der Staal, Syds Post, Wilfred van der Schaaf, Gerard de Haan en Aart van Tuijl

19 november

0.4

Harry Verkaik

Verwerking kaderafspraken afspraken projectgroep, gegevens invlechting en SSL

2 december 0.9 2014

Harry Verkaik

Verwerking laatste gegevens.

9 januari 2015

0.99

Harry Verkaik

Verwerking review Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel

23 januari 2015

0.991

Harry Verkaik

Verwerking diverse laatste opmerkingen Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel

11 maart 2015

1.0

Harry Verkaik

n.a.v. besluitvorming SOM 9 maart 2015.

SOM, diverse



Inhoud Managementsamenvatting ................................................................................................................. 2 Goedkeuring en documenthistorie ..................................................................................................... 4 1.

Inleiding ....................................................................................................................................... 7

1.1.

Aanleiding en achtergrond project .......................................................................................... 7

1.2.

Doel.......................................................................................................................................... 7

1.3.

Totstandkoming ....................................................................................................................... 8

1.4.

Context ontvlechting ............................................................................................................... 8

2.

Projectdefinitie .......................................................................................................................... 10

2.1

Doelstelling ............................................................................................................................ 10

2.2

Eindresultaten ....................................................................................................................... 10

2.3

Bereik en afbakening ............................................................................................................. 12

2.4

Algemene randvoorwaarden en uitgangspunten ................................................................. 13

2.5

Relaties met andere projecten. ............................................................................................. 17

3.

Aanpak en fasering .................................................................................................................... 21

4.

Planning ..................................................................................................................................... 24

5.

Financiële gegevens................................................................................................................... 28

6.

Projectorganisatiestructuur....................................................................................................... 31

7.

Projectbeheersing...................................................................................................................... 37

8.

Projectrisico’s ............................................................................................................................ 41

Bijlage 1: Communicatieplan ............................................................................................................. 44 Bijlage 2: Grafische weergaven projectplanning ............................................................................... 44 Bijlage 3: Producten Ontvlechting en Invlechting ............................................................................. 45 Bijlage 4: RACI-tabel......................................................................................................................... 47



1. Inleiding 1.1. Aanleiding en achtergrond project Per 1 januari 2018 vindt een gemeentelijke herindeling voor een groot aantal gemeenten in Noordwest en Noordoost Friesland plaats. De bestuurlijke routes en besluitvorming om tot diverse nieuwe gemeentelijke organisaties te komen, verschillen sterk per situatie. Gemeenten zijn er het over eens dat er tijdig op de komende situatie van de gemeentelijke herindeling respectievelijke ambtelijke fusie per april 2015 (van toepassing op Ferwerderadiel) voorgesorteerd dient te worden. Dit geldt in het bijzonder voor het werkveld en de bedrijfsvoering van ICT. Bestaande samenwerkingsverbanden en regelingen op het gebied van ICT dienen - met als streefdatum 1 januari 2016- ontvlochten te worden en vervolgens ingericht te worden op de nieuwe gemeentelijke situatie die uiterlijk op 1 januari 2018 van kracht wordt. Dit laatste wordt veelal geduid met het begrip invlechten. Er zijn in het kader van Informatievoorzienig (IV) en ICT fundamentele keuzen ten aanzien van standaardisering gemaakt. De centrumgemeente Leeuwarden speelt daarbij een sleutelrol. Voor de in te zetten applicaties geldt het leidende principe dat de standaardoplossingen (productvoering, inrichting en beheerprocessen) van Leeuwarden IV worden ingezet.. Hierbij blijven overigens het informatiemanagement en functioneel beheer onder verantwoordelijkheid van en uitvoering door de gemeente plaatsvinden. Voor de uitvoering van het technisch (applicatie) beheer wordt gebruik gemaakt van de diensten van het Shared Servicecentrum Leeuwarden, verder in document te noemen SSL. De overgang naar het nieuwe applicatielandschap, gebaseerd op de standaard van Leeuwarden, alsmede het overbrengen van technische voorzieningen en diensten naar SSL, wordt veelal in de praktijk aangeduid als het programma of project ICT-migratie. Een veel omvattend begrip, met diverse aandachtsvelden en verschillende verdelingen van verantwoordelijkheden. In dit document zal nadrukkelijk worden aangegeven welke organisatie/entiteit voor welke activiteiten verantwoordelijk is in het kader van ontvlechting vanuit de bestaande ICT-omgeving en de invlechting in de ICT-omgeving van de gemeente Leeuwarden. Tegelijk met deze overheveling en ontvlechting vindt er in een aantal situaties een sanering van applicaties plaats en wordt er gestandaardiseerd naar een (nieuwe) set van applicaties voor alle gemeentelijke bedrijfsfuncties. Deze standaard is gebaseerd op de normen van Leeuwarden en zijn mede in samenspraak bepaald met de gemeenten die naar SSL overgaan. In dezelfde periode van overheveling van taken en werkzaamheden, ontvlechting van systemen en standaardisering van applicaties, zal de beheerorganisatie voor Informatievoorziening binnen elke gemeente beter en anders moeten worden ingericht. Gemeenten zullen hierbij veel aandacht moeten besteden aan de opzet en inrichting van de regieorganisatie en het vervullen van de opdrachtgeversrol om professioneel grip te krijgen en houden op de gevraagde en afgesproken dienstverlening door SSL en andere ICT-dienstverleners. Met de overgang naar SSL ontstaat er een wezenlijk andere situatie voor de gemeenten dan nu in Middelsee ICT het geval is.

1.2. Doel Dit document gaat primair over de ontvlechting van applicaties en systemen vanuit Middelsee ICT en vervolgens de organisatorische en finale technische ontmanteling van Middelsee ICT. Middelsee ICT is het huidige samenwerkingsverband voor de uitvoering van het ICT-beheer voor de gemeenten Leeuwarderadeel, Ferwerderadiel, het Bildt en Menameradiel.



1.3. Totstandkoming Ontvlechting van Middelsee ICT kan alleen plaatsvinden indien vooraf bekend is hoe de nieuwe ICT-situatie voor elke betrokken gemeente er uit gaat zien (de landingsbaan). In de maanden mei tot november 2014 zijn er door de vier betrokken gemeenten plannen ontwikkeld, waarin de aanpak tot ICT-migratie en de invlechting gericht op de nieuwe gemeentelijke situaties zijn beschreven. Dit plan is dan ook mede gebaseerd op de volgende documenten: 1. Plan van aanpak ICT migratie gemeente Ferwerderadiel (juni 2014) door Martijn Pittens en Wilfred van de Schaaf. Definitieve versie. 2. Plan van aanpak migratie ICT Leeuwarden voor de gemeente Leeuwarderadeel door Eveline van der Staal. Definitieve concept. 3. Programmaplan ICT Westergo (mei 2014) door Harry Verkaik. Definitieve versie.

1.4. Context ontvlechting De ontvlechting van Middelsee ICT is het directe gevolg van de bestuurlijke besluitvorming om tot gemeentelijke herindelingen en andere samenwerkingsverbanden binnen het werkgebied Noordwest en Noordoost Friesland over te gaan. Tegelijk is besloten om de uitvoering van het technisch (applicatie) beheer, tot op heden uitgevoerd door Middelsee ICT, voor de nieuwe gemeentelijke constellaties onder te brengen bij het onderdeel ICT van SSL. Onderstaand schema geeft kort samengevat de situatie per gemeente weer. Situatie per gemeente voor het ICT-domein (per oktober 2014). Gemeente Eindsituatie

Leeuwarderadeel Onderdeel van gemeente Leeuwarden

Ferwerderadiel Ambtelijke fusie DDFK met intentie tot bestuurlijke fusie, Afwijking huidige t.o.v. Beperkt. Beperkt. toekomstige landschap Kernapplicaties Kernapplicaties redelijk overeen redelijk overeen met Leeuwarden met Leeuwarden. Definitieve afstemming DDFK. Profin hosten bij Procura in afwachting van koers NO/DDFK. Nog in opdrachtgeversoverleg beschikbaarheid Probel in 2015 in MS-omgeving vast te stellen (optie direct van MS naar SSL?)

Het Bildt Onderdeel nieuwe gemeente Westergo Groot. Kernapplicaties voor merendeel niet zelfde als Leeuwarden en/of Franekeradeel

Menameradiel Onderdeel nieuwe gemeente Westergo Groot. Kernapplicaties voor merendeel niet zelfde als Leeuwarden en/of Franekeradeel


Ontvlechting Middelsee ICT Gemeente Procesharmonisatie

Leeuwarderadeel Beperkt. Leeuwarden is leidend.

Werkaanpak hoofdlijnen

Start met basisregistraties daarna direct werkplekmigratie, daarna in twee tranches de overige applicaties en implementatie.

Beheer

Aanwezige lokale infrastructuur/apparatuur Aanwezig lokale applicaties / niet in beheer Middelsee ICT

Aanwezigheid uitwijk op locatie t.b.v. Middelsee ICT

Het Bildt Menameradiel Redelijk groot. Redelijk groot. Harmonisatie Harmonisatie met 3 met 3 gemeenten. gemeenten.

Gefaseerd. Start met basisapplicaties (A/B), werkplekken en C/D applicaties. Met mogelijk tijdelijke oplossingen

Gefaseerd. Start met basisapplicaties (A/B), werkplekken en C/D applicaties. Met mogelijk tijdelijke oplossingen

April 2016 door harmonisatie processen en integratie applicaties Gefaseerd van Gefaseerd van Gefaseerd vanaf april 2015. Q1/2015. Volledig Q1 2015. Volledig vanaf vanaf Volledig /november december2015. Q1/2016 december 2015 Ja. Inventarisatie Ja. Inventarisatie Ja. afgerond. afgerond. Ja. Inventarisatie Ja. Inventarisatie Ja. door project door project Inventarisatie Invlechting Ldeel Invlechting Fdiel door project Invlechting Westergo Niet van Ja. Fdiel fungeert Neen. toepassing als uitwijklocatie Vanaf 1/1/15 t/m Q4/2014 locatie voor uitwijk.

April 2016 door harmonisatie processen en integratie applicaties. Gefaseerd vanaf Q1 2015. Volledig Q1/2016

Planning afronding 4e kwartaal 015. ontvlechting Middelsee

Ingang ICT Leeuwarden

Ferwerderadiel Beperkt. . Afhankelijk van afspraken in DDFK-verband. Procesharmonisatie aansluitend op Leeuwarden niet van toepassing. Gefaseerd. Start met basisregistraties en DDS, werkplekken en C/D applicaties. Met tijdelijke Cloud oplossingen voor Profin en mogelijk Probel (zie optie bij Afwijking). Afgerond eind 2015 met mogelijk nazorg begin 2016.

Ja. Ja. Inventarisatie door project Invlechting Westergo Ja, oude gemeentehuis fungeert als uitwijklocatie tot einde 2014.



2. 2.1

Projectdefinitie Doelstelling

Projectdoelstelling 1. Het realiseren van de technische ontvlechting (applicaties, data en systemen) voor de specifieke gemeente(n) vanuit de bestaande ICT-omgevingen Middelsee ICT naar primair de ICT-omgeving van het SSL Leeuwarden of naar een andere leverancier/ provider. Toelichting: De inrichting van de ICT-omgeving bij SSL voor de desbetreffende gemeente is een onderdeel van de invlechting. Deze ICT-omgeving wordt volgens de standaarden en eisen van Leeuwarden ingericht. Dit betekent dat de bestaande technische infrastructuur en werkplekken vanuit Middelsee ICT in principe niet worden ingezet en dat SSL een eigen ‘nieuwe’ omgeving opbouwt. Niet alle bestaande applicaties of diensten worden door SSL in beheer genomen. Desbetreffende gemeente bepaalt zelf de nieuwe leverancier en omgeving. Historische data worden niet in alle situaties naar de SSL-omgeving overgebracht. Voor de applicaties die met het vertrek uit Middelsee worden opgeheven, zal het project Ontvlechting deze archiveren volgens door de gemeente aangegeven bewaartermijnen. Middelsee ICT draagt deze gegevens digitaal aan de gemeente over. Gemeente kunnen om moverende redenen er ook voor kiezen op historische applicatiedata elders onder te brengen. Desbetreffende gemeente bepaalt zelf de keuze voor oplossing, leverancier en omgeving. 2. Het realiseren van de definitieve afbouw van de bestaande ICT-omgeving en staande organisatie Middelsee nadat de technische ontvlechtingen succesvol en volledig hebben plaatsgevonden. Toelichting: Doelstelling 2 kan pas worden gerealiseerd nadat de transities voor alle gemeenten volledig hebben plaatsgevonden waardoor er geen gebruik meer wordt gemaakt van de algemene ICT-voorzieningen, infrastructuur en netwerkverbindingen van Middelsee ICT.

2.2

Eindresultaten 1. Het eindresultaat van de ontvlechting is een volledig opgeheven organisatie Middelsee ICT medio 2016. 2. Alle data en applicaties zijn overgedragen en in beheer bij SSL en /of bij andere door de betreffende gemeente aangewezen ICT-organisaties in beheer. 3. De overdracht omvat onder meer ook de overdracht, de splitsing resp. de beëindiging van de door Middelsee ICT afgesloten en beheerde contracten (licenties, service- en diensten). Na volledige ontvlechting en ontmanteling zijn er geen incidentele en structurele kosten in het kader van het samenwerkingsverband Middelsee ICT meer van toepassing.


Ontvlechting Middelsee ICT De veranderingen die door deze ontvlechting en overdracht worden gerealiseerd op het niveau van: PROCESSEN Gewijzigd:  Proces van technisch ICT-beheer wordt door SSL uitgevoerd  Proces van technisch applicatiebeheer wordt door SSL uitgevoerd  Het proces van de technische registratie m.b.t. toekennen en wijzigen van autorisaties en rechtenstructuur volgt een andere procedure tussen Leeuwarden en de gemeente. Dit geldt voor de gemeenten die zelf geen onderdeel van Leeuwarden gaan uitmaken.  Het proces van incidenten, verstoringen en probleemoplossing is volgens het model van Leeuwarden.  Het proces van Changemanagement is grotendeels volgens het model van Leeuwarden. Change is voor een deel een IM/FB aangelegenheid en dus vanuit gemeente gestuurd en geregeld ( BiSL – deel change-proces, inclusief CAB). De uitvoering hiervan verloopt via het model Leeuwarden (ASL).  Het proces Rapportages ( periodieke overzichten Servicedesk) vindt volgens model Leeuwarden plaats.  (Bestaande) regieproces (SLA/DAP) ingericht op en naar model SSL.  Proces voor servicemanagement heringericht op en naar situatie SSL Leeuwarden  Het proces van inkoop van ICT-producten (hardware, software, diensten) is volgens proces en procedures SSL. Licenties voor applicaties (t.b.v. proces of bedrijfsvoering) worden door de gemeente aangeschaft; waar mogelijk gebruik te maken van de raamovereenkomsten SSL met leveranciers.. Ongewijzigd:  Het proces functioneel beheer blijft de verantwoordelijkheid van de gemeente. De gemeente zal dit proces wel aanmerkelijk moeten verbeteren. NB. Proces kan wijzigen door samenvoeging andere gemeente of deze dienstverlening eventueel door SSL IM te laten uitvoeren.  Het proces van functioneel applicatie beheer blijft de verantwoordelijkheid van de diverse gemeenten. De gemeente zal dit proces aanmerkelijk moeten verbeteren om SSL professioneel tegemoet te treden..  Proces autorisatiebeheer blijft in tact met andere procedure. Gemeente blijft eindverantwoordelijk voor organisatorisch vastleggen en toewijzen van rechten en rollen.  Proces van behoeftemanagement. Blijft verantwoordelijkheid van de gemeenten. Werking van proces te verbeteren om met SSL volwaardig in gesprek te gaan.  Informatiebeveiliging; blijft de verantwoordelijkheid van de gemeente. Stelt echter aanzienlijke eisen, ook richting SSL, aan de invulling (tijd en kwaliteit) van dit proces.  Proces van lokaal ICT beheer (zeer beperkte omvang)

ORGANISATIE Gewijzigd:  Na de ontvlechting worden er geen ICT beheeractiviteiten door Middelsee ICT voor de vier gemeenten uitgevoerd.  De organisatie Middelsee ICT is - na afloop van de nazorgperiode- niet meer aanwezig  Vast en geduid personeel van de organisatie Middelsee ICT werkt bij SSL op detacheringsbasis of in andere (IV)-functie 11 Versie 1.0 Definitief

Ontvlechting Middelsee ICT  De organisatie Informatievoorziening. Taken van voormalig Middelsee ICT te beleggen binnen Ifunctie gemeenten. INFORMATIE Gewijzigd:  Informatie(voorziening) wijzigt door inzet en toepassing andere applicaties in het kader van afspraken gemeentelijke herindeling en standaardisering Leeuwarden INFRASTRUCTUUR & TECHNOLOGIE Gewijzigd:  Inzet van netwerk, infrastructuur en technologie van SSL (zeer beperkt hergebruik infrastructuur en techniek Middelsee ICT)  Netwerkverbindingen door iedere gemeente afzonderlijk met locatie SSL (2x)  Inzet actieve netwerkcomponenten op gemeentelijke locaties worden geleverd en beheerd door SSL Leeuwarden  Inzet en gebruik uitwijkvoorzieningen (reeds aanwezig) en locaties SSL ICT. Ongewijzigd:  Gebouw-gebonden bekabelingen en netwerkfaciliteiten ( passieve componenten) onder beheer en verantwoordelijkheid gemeente.

2.3

Bereik en afbakening 1. Realisatie van netwerkverbindingen naar SSL voor Middelsee ICT (Menaam) 2. Ontvlechting en overdracht van applicaties en systemen volgens overzicht beheerde applicaties Middelsee ICT (bron: RES Powerfuse) per gemeente. Hierbij kan gelden dat over te dragen applicaties eerst aan het hogere bestaande releaseniveau van SSL wordt aangepast. 3. Ontvlechting en overdracht van aanwezige (historische) data in systemen op basis van overeengekomen specificaties met de invlechtende gemeente (wel/niet schoning historische gegevens rekening houdend met wettelijke bewaarplicht) en SSL. 4. Overdracht van gebruikers-en rechtenstructuur. Gebruikers worden door Leeuwarden aan SSLActive Directory (AD) toegevoegd. 5. Overdracht van relevante contracten (licenties en dienstverlening) naar gemeente hierbij rekening houdend met voorwaarden van (licentie)leveranciers. 6. Tijdige beëindiging van contracten voor onderhoud en beheer voor hardware , software en infrastructuur die door opheffing van Middelsee ICT komen te vervallen. 7. Overdracht van applicatiemedia en aanwezige documentatie (systeem, applicatie, leverancier, werkprocedures, handleidingen etc.) 8. Test en monitoring ICT-omgeving per gemeente zolang de technische overdracht niet volledig is afgerond 9. Overdracht van geduid ICT-personeel naar SSL. 10. Ontmantelen (technisch, organisatorisch) van uitwijkvoorzieningen Middelsee ICT 11. Archivering van systeemdata waaronder logging- gegevens. Dit is de verantwoordelijkheid van Middelsee ICT in het kader van de ontvlechting. Dit betreffen hoofdzakelijk generieke gegevens. Deze dienen nog tijdelijk bewaard te blijven om eventueel een reconstructie naar aanleiding van een recherchevraag te kunnen uitvoeren. Voor deze categorie gegevens wordt met SSL een tijdelijke voorziening getroffen. 12. Ontmantelen (technisch, organisatorisch) van technische voorzieningen en apparatuur van Middelsee ICT.


Ontvlechting Middelsee ICT 13. Het beschikbaar stellen van een integrale bestandsdump van Middelsee IC-omgeving en deze aan SSL over te dragen. Met daarbij een protocol waarin o.a, wordt geregeld hoe in voorkomende situaties door een voormalige Middelsee-gemeente deze gegevens benaderd kunnen worden. 14. Als onderdeel van deze ontmanteling zal t.b.v. van elke gemeente een finaal overdrachtsdossier beschikbaar worden gesteld waarin alle bestaande (niet eerder overgedragen) documenten m.b.t. de organisatie Middelsee ICT zijn opgenomen. NB. Het finale overdrachtsdossier bevat tevens voor de volledigheid en verantwoording een inventarisatie van de reeds in een stadium overgedragen documentatie. Niet binnen scope projecten Ontvlechting Middelsee ICT: 1. Voor diverse beheerde applicaties en apparatuur die onder de huidige dienstverlening van Middelsee ICT vallen, waarvoor SSL (vooralsnog) geen dienst aanbiedt. Gemeenten zullen in hun plan vooraf per beheeractiviteit aangegeven of inzet door Middelsee hierbij vereist is dan wel dat er zelfstandig naar een oplossing wordt gezocht. 2. Saneren van de zogenaamde C/D- applicaties voordat de technische overdracht naar SSL ICT plaatsvindt. Archivering van applicatiedata vindt in deze specifieke situatie door Middelsee ICT plaats. 3. Oplossing voor archiveren historische datasets vastgelegd in applicaties. De invlechtende gemeente bepaalt deze. Toelichting: De keuze tot bewaren of vernietigen worden door de gemeente bepaald. Deze is afhankelijk van:  De wettelijke voorschriften die ten aanzien van bewaartermijnen en vernietiging voor desbetreffende data gelden;  De eisen die door de proceseigenaar worden gesteld indien er geen wettelijke voorschriften van toepassing zijn;  Een eventuele overgang naar een andere applicatie als gevolg van de afspraken in de nieuwe gemeentelijke context. In zijn algemeenheid geldt hierbij dat (omvangrijke) dataconversies van historische gegevens die alleen nog voor een raadpleegfunctie worden gebruikt, voorkomen dienen te worden. Dit uit oogpunt van kosten en in veel gevallen ook van data- degeneratie. De gekozen oplossing per applicatie wordt door de gemeente voorafgaand aan de feitelijke transitie aan Middelsee ICT aangegeven ten behoeve van de juiste en tijdige voorbereiding en uitvoering.

NB. Middelsee-gemeenten zullen gemeenschappelijk advies inwinnen over kaderstelling en eisen vanuit de gemeentelijke archiefwet die aan gedigitaliseerde datamigraties worden gesteld. 4. Ontvlechting en overdracht van lokaal beheerde applicaties, systemen en apparatuur die niet onder de huidige dienstverlening van Middelsee ICT vallen. Wordt door de individuele gemeente zelf naar een oplossing met SSL of een andere ICT-beheerorganisatie gezocht. 5. Aanschaf en implementatie van nieuwe applicaties in het kader van het nieuwe samenwerkingsverband of eventueel vanwege standaardisering SSL vallen buiten deze ontvlechting. Besluiten en acties daartoe worden door de invlechtende gemeente gedaan. 6. Ontvlechting en overdracht van Telefonie (vast en mobiel). Telefonie wordt als dienst door SSL geleverd. Een gemeente bepaalt zelf of en wanneer deze dienst overgaat.

2.4

Algemene randvoorwaarden en uitgangspunten 1. Continuïteit van een ongestoorde ICT-dienstverlening aan alle vier de gemeenten en hun gebruikers tijdens de periode van ontvlechting is gegarandeerd. Verantwoordelijkheid Middelsee ICT. 13 Versie 1.0 Definitief

Ontvlechting Middelsee ICT 2. Voor de projecten Ontvlechting worden geen business cases opgeleverd. Ontvlechting van Middelsee ICT en transitie naar ICT Leeuwarden zijn bestuurlijke en onomkeerbare besluiten. Alternatieve scenario’s zijn in deze situatie dan ook niet van toepassing. 3. Er zijn door het SOM bestuurlijke kaderafspraken gemaakt waarin de financiële consequenties van de ICT-ontvlechtingen en de afbouw van Middelsee zijn geregeld. Deze afspraken bevatten o.a. een peilmoment voor de definitieve beëindiging van specifieke diensten door een gemeente. De financiële afrekening wordt door een onafhankelijke deskundige (aan te stellen door SOM) uitgevoerd. Belangrijke afspraken in het kader van project Ontvlechting zijn: a. dat de huidige samenwerking tussen de vier gemeenten in Middelsee ICT tot 31/12/15 ongewijzigd blijft b. dat uit continuïteitsoverwegingen contractuele verplichtingen langer doorlopen dan de datum van volledige overgang naar productie bij SSL voor desbetreffende gemeente(n). Dit geldt voor de generieke voorzieningen die pas opgeheven kunnen worden nadat alle gemeenten ontvlochten zijn. De methodiek van financiële afrekening is een onderdeel van de werkopdracht die door SOM aan de onafhankelijke deskundige wordt gegeven. 4. Tot de opheffing van Middelsee ICT worden de gemeenschappelijke ICT voorzieningen in stand gehouden. In de transitieperiode wordt een zeer terughoudend investeringsbeleid binnen Middelsee ICT gevoerd. Investeringen zijn alleen gericht op behoud van continuïteit (incl. beveiliging) en het voldoen aan de minimale wettelijke eisen en verplichtingen. De bevoegdheid tot het aangaan van investeringen ligt bij het SOM; 5. Een individuele gemeente zal voor haar specifieke voorzieningen en applicaties in principe geen nieuwe (uitbreiding)investeringen binnen het ICT-omgeving van Middelsee ICT doen. Dit ter voorkoming van een toename in de complexiteit van ontvlechtingen en het capaciteitsbeslag op de organisatie Middelsee ICT. Afwijking van dit uitgangspunt kan alleen door het SOM gesanctioneerd worden. 6. De belangen van de vier ontvlechtende gemeenten zijn gelijk. In de uitvoeringsplanning wordt hier zoveel als mogelijk rekening mee gehouden. Gezien dit belang kunnen resp. moeten ontvlechtingsactiviteiten voor meerdere gemeenten in dezelfde periode kunnen worden uitgevoerd. In de afspraken door gemeente(n) met SSL ICT wordt dit uitgangspunt zonder beding gerespecteerd. Conflicterende belangen die ontstaan met als consequentie het niet realiseren van de planning van één of meerdere gemeenten worden, via een afwijkingsrapportage, volgens bestuurlijke afspraak aan SOM voor besluitvorming voorgelegd. 7. Informatiebeveiliging. a. Onder verantwoordelijkheid van Middelsee ICT vallen: - tot aan de opheffing blijven voldoen aan de actuele wet- en regelgeving zoals samengevat in de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten ( BIG) - het meewerken aan de uitvoering van ICT-audits zoals deze in overleg met informatiemanagers en in opdracht van toezichthoudende organisaties (o.a. Logius, IBD) zijn bepaald; - het nemen van adequate beveiligingsmaatregelen tijdens de transitieperiode binnen de ICT omgeving en organisatie totdat de ICT voorzieningen zijn overgedragen aan het SSL. De extra maatregelen worden in afstemming met SSL en op basis van een risicoanalyse bepaald. b. Onder verantwoordelijkheid van de gemeente valt: - Beleggen en uitvoeren van de functie en rol van een Security Officer (SO). De SO is verantwoordelijk voor onder andere de bewustwording binnen de organisatie, risicomanagement, incidentregistratie en periodieke rapportages. Vanuit BIG en DigiD is de rol van SO verplicht gesteld 14 Versie 1.0 Definitief

Ontvlechting Middelsee ICT 8. Met volledig behoud van bovenstaande is de agenda van de invlechtende gemeente in principe leidend voor de uitvoering van de ontvlechting door Middelsee ICT. De invlechting en migratie is de verantwoordelijkheid van de desbetreffende gemeente en Leeuwarden. Middelsee ICT vervult hierbij vooral een faciliterende rol en bewaakt de samenhang in de ontvlechting van de vier Middelsee-gemeenten. Middelsee ICT zorgt verder voor de vaktechnische afstemming met SSL om de transities technisch zo efficiënt mogelijk voor te bereiden en uit te voeren. 9. Middelsee ICT is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkpakketten voor de migratie conform 4.3 en conform opdracht van de individuele gemeenten. Dit betreft zowel het klaar zetten van de data, als wel van de applicaties. NB. Per situatie wordt beoordeeld of het efficiënter door de applicatieleverancier kan worden uitgevoerd. Het stuk archivering dat hier per applicatie bij komt kijken betreft een specifiek werkpakket. 10. De invlechtende gemeente is in samenwerking met SSL verantwoordelijk voor het besluit om in productie te gaan in de nieuwe ICT-omgeving van Leeuwarden. Middelsee ICT heeft hierbij een adviserende rol. 11. Voor de afbouw resp. de overname van contracten (licenties, onderhoud en beheer en dienstverlening) zijn de volgende situaties van toepassing: a. Contracten die nu volledig onder beheer van de individuele gemeente zijn, worden door desbetreffende gemeente zelf afgehandeld ( voortzetting, beëindiging of overname) b. Contracten die nu volledig onder beheer van Middelsee ICT zijn, worden gecoördineerd afgehandeld waarbij het voorkomen van dissynergie als uitgangspunt geldt. Afhandeling van dit soort contracten is zeer sterk afhankelijk van de juridische opstelling van de leverancier. c. Voor contracten die onder beheer van Middelsee ICT of van de individuele gemeenten vallen en die tijdens de transitieperiode verlengd dienen te worden, worden in principe direct ondergebracht bij SSL. Geldt speciaal voor de grote contracten zoals Microsoft en Oracle. Indien verlenging van contracten niet bij SSL kunnen worden ondergebracht dan zullen contracten voor Middelsee ICT alsnog ten laste van de gemeenschappelijke exploitatie worden verlengd. Individuele gemeentelijke contracten worden door de gemeente zelf met de leverancier en op rekening van de desbetreffende gemeente verlengd.

Positie naar leveranciers toe centraal bewaken vanuit project Coördinatieteam zodat het totaal van gemeentelijke belangen worden behartigd.

Uitgangspunten voor SSL ICT zijn: Onderwerp Uitgangspunt Realisatie technische migratie in omgeving SSL Uitvoering door Leeuwarden. Onderdeel van ICT Invlechting. Technische infrastructuur en apparatuur Basis is infra en apparatuur Leeuwarden. In principe geen overgang van infra en apparatuur Middelsee ICT Herbruikbaarheid infra en apparatuur Zeer beperkt en mits voldoet aan standaard Middelsee ICT Leeuwarden. Overname op basis van boekwaarde. Releaseniveau platform en applicaties Basis is de in gebruik zijnde releases door Leeuwarden. Indien hier afwijkingen zijn wordt dit door Middelsee ICT gemeld alvorens er een go op de migratie wordt gegeven. 15 Versie 1.0 Definitief

Ontvlechting Middelsee ICT Onderwerp ICT-omgeving

Uitgangspunt Gemeente beschikken over een Acceptatie- en Productieomgeving (AP) in ICT-omgeving van Leeuwarden. Migratiestrategie Technisch bepaald door SSL met Middelsee ICT. Noodzakelijke investeringen ihkv de Toetsing vooraf met Leeuwarden m.b.t. continuïteitsverplichting door Middelsee ICT standaard en hergebruik Applicaties buiten de standaard Leeuwarden Beperkt en al dan niet op tijdelijke basis. Afwijkingen op de standaard worden door desbetreffende gemeente zelf met SSL overeengekomen (niet door Middelsee-ICT) Licenties - MS Office licenties: zijn/worden door SSL aangeschaft. Licentiekosten zijn verdisconteerd in de werkplekprijs SSL. - Systeemsoftware en serverlicenties:licenties worden door SSL aangeschaft en verdisconteert in de prijs voor technisch beheer infrastructuur. - Oracle licentie: Geldt in principe dezelfde lijn als bij systeemsoftware voor. Echter gelet op licentiestructuur van Oracle na te gaan of dit t.o.v. de huidige situatie de meest economische oplossing. Voorwaarde is dat het geheel compliant moet zijn. SSL heeft (januari 2015) gesteld dat Oracle licenties via SSL worden afgenomen tegen nader toe te lichten condities. - Applicatielicenties: licentiekosten in principe voor de gemeente zelf. Wel/niet aanschaf onder raamovereenkomsten van SSL verschilt per situatie. Printing Valt buiten dienstverlening. Aanschaf en beheer apparatuur is lokale verantwoordelijkheid, applicaties worden met printfunctie opgeleverd.* NB.1 Koppeling printomgeving met ICT-omgeving valt onder beheer Leeuwarden. NB.2 Informatie over huidige koppelingen worden door Middelsee ICT aan SSL aangegeven. Telefonie

Valt buiten de ICT invlechting. Dienst wordt wel door Leeuwarden geleverd. Gemeente/dienst maken hierover een aparte projectafspraak met SSL.

* Punt van aandacht en nader overleg met SSL ICT.



2.5

Relaties met andere projecten.

Project

Bij welke Wat doet het project? organisatie?

Relatie en afhankelijkheden met het project

ICT transitie projecten

4 gemeenten Inrichting IV-organisatie, ITMiddelsee regie, Functioneel en applicatiebeheer en transitie naar SSL (incl. dienstenpakket, afspraken en procedures).

Sterke afhankelijk ten aanzien van planning en uitvoering. Zowel op productniveau als inzet van resources bij Middelsee ICT, SSL en IT-leveranciers.

Reeds gestarte 4 gemeenten en Technische voorzieningen (lijn)projecten rond staande (vervangingen) ten behoeve Middelsee ICT organisatie van bedrijfscontinuïteit. Middelsee ICT

Grote kans op verstoring van de planning; kans op desinvestering bij niet tijdig verbinden van deze projecten.

(invlechting)

Reeds gestarte lopende ontwikkelingsprojecten ICT

en 4 gemeenten

Programma’s en 4 gemeenten projecten mbt Gemeentelijke Herindeling en ambtelijke fusie.

Realiseren van Kan beperkend werken voor de implementaties applicaties, uitvoering van ICT-transities voldoen aan landelijke vanuit Middelsee naar SSL. voorzieningen etc. Realisatie nieuwe samenwerkingsverbanden, organisatie-inrichting en procesontwerp

Kan beperkend werken in de voorgang voor de uitvoering van ICT-transities vanuit Middelsee naar SSL en het tijdig gereed zijn van de invlechting in desbetreffende gemeente.

De risico’s en beheersmaatregelen die samenhangen met deze afhankelijkheden en raakvlakken zijn in hoofdstuk 8 Projectrisico’s weergegeven.

Toelichting bij projecten ICT transitie (invlechting) In relatie tot het ontvlechten Middelsee ICT lopen er vier trajecten voor invlechting. Daar de gemeenten het Bildt en Menameradiel over een soortgelijk applicatielandschap beschikken en beide over gaan naar de gemeente Westergo, wordt er uitgegaan van 3 projecten ontvlechting/invlechting. De invlechtende projecten zijn: 1. Invlechting ICT Leeuwarderadeel 1. Invlechting ICT Ferwerderadiel 2. Invlechting ICT het Bildt en Menameradiel (Westergo) In de voorbereiding en de uitvoering zijn er veel raakvlakken tussen ontvlechting ICT en invlechting en vooral op het koppelvlak met SSL voor de uitvoering. In de praktijk betekent dat er een flink een beroep wordt gedaan op de rol van Planning & Coördinatie. Qua activiteiten ligt het zwaartepunt bij de invlechtende organisatie (incl. het onderdeel SSL ICT). Het project coördinatie team (zie paragraaf 6) is verantwoordelijk voor de bewaking van de integrale samenhang. 17 Versie 1.0 Definitief

Ontvlechting Middelsee ICT Hierbij is Middelsee ICT verantwoordelijk voor alle zaken m.b.t. de ontvlechting en overdracht en de desbetreffende gemeente voor de invlechting inclusief de landing bij SSL. Schematisch weergegeven:

Er is een hoge mate van wederzijdse afhankelijkheid tussen de ontvlechting en invlechtende projecten. Ontvlechting is in een aantal situaties afhankelijk van de voortgang bij de invlechtende gemeente en Leeuwarden. Aan de andere kant zijn de projecten Ontvlechting weer voorwaardenscheppend voor de projecten Invlechting. In de totaal planning Ontvlechting zullen deze afhankelijkheden op producten activiteitsniveau worden weergegeven.


Ontvlechting Middelsee ICT Toelichting bij overige ICT-projecten Twee eerder genoemde uitgangspunten (onder punt 2.4) gelden hiervoor: Categorieën: A. Tot de opheffing van Middelsee ICT worden de gemeenschappelijke ICT voorzieningen in stand gehouden. In de transitieperiode wordt een zeer terughoudend investeringsbeleid binnen Middelsee ICT gevoerd. Investeringen zijn alleen gericht op behoud van continuïteit (incl. beveiliging) en het voldoen aan de minimale wettelijke eisen en verplichtingen. B. Een individuele gemeente zal voor haar specifieke voorzieningen en applicaties in principe geen nieuwe (uitbreiding)investeringen binnen het ICT-omgeving van Middelsee ICT doen. Dit ter voorkoming van een toename in de complexiteit van ontvlechtingen en het capaciteitsbeslag op de organisatie Middelsee ICT. Categorie A: -

Er zijn diverse (investering)projecten binnen Middelsee ICT om de dienstverlening ten behoeve van bestaande (nog niet ontvlochten) infrastructuur en systemen tot medio 2016 te garanderen. De volgende projecten zijn van toepassing: o Vernieuwing data storage ( afgerond november 2014) o Vernieuwing Firewall o Vervanging telewerkoplossing o Wijziging uitwijklocaties (afgerond december 2014) Deze projecten doen een beroep op dezelfde resources die voor Ontvlechting dienen te worden ingezet en vereisen een bepaalde ‘freeze’ waardoor er tegelijkertijd geen technische acties ten behoeve van de Ontvlechting kunnen worden uitgevoerd. Kosten voor deze investeringen (materieel en personeel) t.b.v. de continuïteit vallen onder het reguliere budget van de staande organisatie Middelsee ICT en vallen niet onder het budget ontvlechting. Het CIM ( = Coördinatie Informatievoorziening Middelsee) heeft bij dit soort investeringsvraagstukken een inhoudelijke adviesrol. In het CIM zijn de verantwoordelijke managers voor Informatievoorziening en ICT van de Middelsee-gemeenten vertegenwoordigd. SOM treedt op als besluitvormend orgaan. In het CIM van 22 december 2014 is vastgesteld dat er behalve bovengenoemde trajecten en er geen verdere gemeenschappelijke investeringsvraagstukken voor 2015 zijn voorzien en dat alle genoemde trajecten voor 1 maart 2015 zijn afgerond.

Categorie B: Ook hiervoor geldt dat eventuele projecten een beroep op dezelfde resources die voor ontvlechting dienen te worden ingezet. -

I-Nup (deel)projecten o In het kader van e-overheid worden verplichtingen gesteld aan het gebruik van basisinfrastructuur. Dit wordt vormgegeven door voorzieningen van het i-NUP ten behoeve van digitale dienstverlening aan burgers en bedrijven toe te passen. I-NUP is alle nieuwe ontwerpen en inrichtingen een hard uitgangspunt. 19 Versie 1.0 Definitief

Ontvlechting Middelsee ICT o

De technische implementatie i-NUP zal primair in de nieuwe doelomgeving en niet meer binnen Middelsee ICT worden gerealiseerd.

Afwijkingen hierop worden inhoudelijk binnen het eerder genoemde CIM aan de orde gesteld. SOM treedt als besluitvormend orgaan op. -

Informatiebeveiliging Het vraagstuk en de projectmatige aanpak van informatiebeveiliging speelt tegelijk alle Middelsee gemeenten. Het structureel inbedden van het beleid en uitvoering van informatiebeveiliging kan bijvoorbeeld onder aansturing van een Security Officer. Dit dient elders dus buiten de Middelsee ICT organisatie belegd te worden.



3.

Aanpak en fasering

Algemeen Voor de uitvoering van zowel de projecten Ontvlechting en Invlechting wordt, waar mogelijk, de projectmethodiek Prince2 gehanteerd. De ontvlechting van vier gemeenten uit de huidige ICT-omgeving Middelsee zal veelal gefaseerd plaatsvinden. Indien mogelijk wordt er direct ontvlochten en worden data en/of applicaties of werkplekken direct gemigreerd naar de ICT-omgeving Leeuwarden. Voor de aanpak en fasering wordt de voorgestelde werkmethode door M&I-partners ( bij Ferwerderadiel) op hoofdlijnen gevolgd. Deze aanpak en fasering is algemeen geldig voor zowel de ontvlechting als de invlechting en de activiteiten die door ICT Leeuwarden daarbinnen moeten worden uitgevoerd. Een uniforme aanpak en fasering bevordert, zeker gezien het aantal betrokken gemeentelijke organisaties en leveranciers, de transparantie in de projectuitvoering (inclusief rapportering) en de communicatie tussen partijen. In niet alle situaties zijn de benoemde activiteiten opportuun of is de volgorde van uitvoering gelijkluidend; echter deze nadelen wegen ruimschoots op tegen de voordelen van een uniforme aanpak. Fasering schematisch weergegeven:



Fasenummer

Activiteiten /op te leveren producten   

1 Inventarisatie       2 Voorbereiding

  

  3 Realisatie: Uitvoering/Migratie/Overdracht

4 Exploitatie/Nazorg

  

Inventarisatie aanpak gemeenten en ICT Leeuwarden Inventarisatie applicaties en clusters per gemeente Inventarisatie over te dragen contracten (licenties, beheer & onderhoud, overige diensten) Bepalen randvoorwaarden en uitgangspunten Bepalen overdrachtsmoment(en) beheer vanuit Middelsee ICT naar Leeuwarden Bepalen van volgorde migratie en applicaties/ data per gemeente en overall Aanvraag offertes en opdrachtverstrekking leveranciers ondersteuning migratie Inplannen ondersteuning leveranciers t.b.v. ontvlechting Definitief inplannen migratiemomenten (met gemeente, Leeuwarden en leveranciers) Bepalen van roll/ fall back scenario’s Oplevering Applicatie Intake formulieren aan Leeuwarden Aanleveren van definitieve gegevens aan gemeenten o Appl.media, licenties, documentatie o Overzichten gebruikers, rechten etc. Netwerkverbinding tussen Middelsee (Menaam) en Leeuwarden (2x) Migratie gegevens GBA-cluster ( duiding Aapplicaties)* Migratie gegevens overige applicatieclusters (duiding B-applicaties)* Migratie overige C-D applicaties* Werkplekmigratie (= 1e migratie voor Leeuwarderadeel)

  

Overdracht/ beëindiging per cluster (dienst) Nazorg naar ICT- ontvlochten gemeente Decharge specifiek ontvlechtingsprojecten



Na afronding alle ontvlechtingen (3x): o Archivering systeemdata o Afbouw uitwijkvoorzieningen o Ontmanteling techniek en infrastructuur o Opheffen organisatie en financiële afwikkeling volgens bestuurlijke afspraak SOM Einddecharge Ontvlechting 22 Versie 1.0 Definitief

5 Ontmanteling



Ontvlechting Middelsee ICT * De classificatie van A, B, C en D applicaties wordt door SSL ICT gehanteerd en is gerelateerd aan de standard beheerinspanning die door Leeuwarden wordt gehanteerd. Deze classificatie zegt niets over de impact op de bedrijfsprocessen van de gemeente in relatie tot continuïteit. Van de door Leeuwarden gehanteerde indeling kan per gemeente eventueel worden afgeweken; dit wordt in de DAP voor desbetreffende gemeente vastgelegd. Is geen issue in het kader van de Ontvlechting zelf.

De aanpak en fasering zijn (nagenoeg) uniform. De tijdsplanning echter verschilt per project Ontvlechting (redenen: zie hiervoor eerdere toelichting onder punt 1.4). In de verdere uitwerking van dit plan en de detailuitwerking in het nog op te stellen werkplan per bedrijfsfunctie/applicatiecluster (verkort PID) worden logischerwijs met name de ontvlechtende activiteiten en op te leveren producten benoemd.

Toelichting transitie. Een bedrijfsfunctie (zoals GBA, GEO of Financiën & Control) bevat 1 of meer applicaties. In terminologie van SSL kunnen dit zowel A,B,C als D applicaties zijn. Essentieel voor een goede transitie is vooraf goed vast te stellen welke koppelingen daarbij aanwezig zijn. Voor een technische transitie wordt vooral uit risicooverwegingen gekeken welke applicaties het beste in één cluster kunnen overgaan. Dit om zo veel als mogelijk te voorkomen dat er tijdelijke dubbele voorzieningen en /of extra tijdelijke koppelingen moet worden gemaakt. Een applicatiecluster kan eventueel meerdere bedrijfsfuncties bevatten. Eerste onderzoek binnen Middelsee ICT heeft uitgewezen dat een bedrijfsfunctie veelal gelijk geschakeld kunnen worden met een applicatiecluster.

Overdracht en Ontvangst Vanuit Ontvlechting worden de afgesproken producten opgeleverd en aangeleverd aan de invlechtende gemeente resp. aan SSL. Volgens de afgesproken methodiek heeft de oplevering betrekking op een applicatiecluster waarbij de werkplek als KA-cluster wordt geduid. Voor elke transitie wordt een kort document opgeleverd waarin exact wordt aangegeven wat er wordt opgeleverd en wie namens de invlechtende organisatie akkoord is gegaan. Tevens geeft de invlechtende gemeente aan of de organisatie gereed is voor ontvangst en de uitvoering van productie door SSL. Hiermee wordt bereikt dat overdracht vanuit Middelsee ICT transparant geschiedt en vroegtijdig eventuele knelpunten binnen het project Ontvlechting of bij de invlechtende gemeente gesignaleerd worden en tijdig maatregelen kunnen worden genomen. Het project Ontvlechting levert het format voor dit transitiedocument aan. Dit format bevat een aantal controlepunten die zowel door het project Ontvlechting als het gemeentelijke invlechtingsproject kunnen gehanteerd. Voor project Ontvlechting hebben de controlepunten betrekking op de volledig-en juistheid van de aangeleverde datasets, de acceptatie van deze datasets door de gemeente en overdragen documentatie (bestaande werkinstructies, handleidingen etc.). Voor elke overdracht zal door de (gemandateerde) opdrachtgever per gemeente, vertegenwoordigd in het SOM, een transitieverklaring worden ondertekend. Daarin wordt verklaard dat de desbetreffende dienst(verlening) voor Middelsee ICT is beëindigd en de nieuwe situatie bij SSL en/of andere leveranciers in werking is. Hiermee is voor Middelsee ICT de transitie beëindigd en wordt de nazorg van 4 weken gestart. 23 Versie 1.0 Definitief


4.

Planning

Bovenstaand zijn de belangrijkste activiteiten per fase 1 t/m 5 al beschreven. 4.1

Tijdsplanning

Op hoofdlijnen. HOOFDPLANING Ontvlechting Leeuwardaradeel fase 1 inventarisatie fase 2 voorbereiding fase 3 uitvoering / migratie fase 4 exploitatiefase/nazorg Ontvlechting Ferwerderadiel fase 1 inventarisatie fase 2 voorbereiding fase 3 uitvoering / migratie fase 4 exploitatiefase/nazorg Ontvlechting het Bildt/Menameradiel fase 1 inventarisatie fase 2 voorbereiding fase 3 uitvoering / migratie fase 4 exploitatiefase/nazorg Ontvlechting Totaal fase 5 Ontmanteling/decharge

4.2

14 14 15 15 16 septokt nov dec jan feb mrt aprilmei juni juli aug septokt nov dec jan feb mrt aprilmei juni

Resourceplanning

In onderstaande tabel zijn de benodigde rollen en daarbij de benodigde uren per week voor de uit te voeren activiteiten ontvlechting door Middelsee ICT benoemd. Zoals gebruikelijk bij dit soort migratietrajecten, wordt er gerekend met het volledig aantal kalender weken. Hiermee is de capaciteitsplanning rekening gehouden met de onvermijdelijke (extra) uren in avonden en weekenden t.b.v. de uitvoering van migraties. .



Planning Finance & Control 0verdracht- en contractbeheer Programma management Kwaliteitsmanagement ICT-transitiemanager Sn. Systeembeheer/ coördinatie Sn. Systeembeheer Applicatiebeheer Netwerkspecialist Applicatie- DB- specialist Totaal ontvlechting

2014 2014 2015 weken uren totaal weken uren

2016 totaal weken

13 4 13 13

8 4 8 8

13 13 13 13

16 8 8 8

416 104 624 416 312 1040 1248 1248 1872 1248 2100 10628

104 16 104 104 0 0 208 104 104 104 0 848

52 52 52 52 52 52 52 52 52 52

8 2 12 8 6 20 24 24 36 24

Sn. Systeembeheer (afbouw) Netwerkspecialist (afbouw) ICT-transitiemanager (afbouw) Contractbeheer Finance & Control(afbouw) Totaal afbouw Totaal Generaal

4.3

848

10628

EindTotaal uren

totaal

16 16 16 16 16 16 16 16 16 16

2 2 4 4 4 10 8 12 32 12

32 32 64 64 64 160 128 192 512 192 300 1740

552 152 792 584 376 1200 1584 1544 2488 1544 2400 13216

10 10 10 10 10

24 24 16 6 4

240 240 160 60 40 740

240 240 160 60 40 740

2480

13956

Producten per fase

In bijlage 3 zijn de specialistische hoofdproducten per managementfase voor het gehele proces van ICT-onten invlechting weergegeven met vermelding van welke organisatie eindverantwoordelijk is voor de realisatie. In bijlage 4 is een RACI-tabel opgenomen voor alle producten die opgeleverd dienen te worden in het traject van ontvlechting en invlechting. Uit deze tabel blijkt dat er voor de realisatie van een groot aantal producten door meerdere organisaties een bijdrage moeten worden geleverd. Hieronder zijn alleen de hoofdproducten voor het project Ontvlechting benoemd waarvoor de eindverantwoordelijkheid (accountable) voor de oplevering en Realisatie bij Middelsee ICT ligt.


Ontvlechting Middelsee ICT Fase

Hoofdproduct

Subproduct

1

Beschikbare contracten van Middelsee ICT = contractoverzicht bestaand

Licenties

Toelichting

Beheercontracten Overige IT-diensten

1

Architectuurplaat IST

Architectuur "IST" gemeente MN

Inclusief (externe) koppelingen

Architectuur "IST" gemeente HB Architectuur "IST" gemeente FW Architectuur "IST" gemeente LW 2

Applicatie-intake (per applicatie)

2

Specificatie inhoud AD

Volledig maar primair op A/B-applicaties rechten gebruikers toegang mappen toegang applicaties

2

Nazorgplan

Incl. voorziening en procedure hybride situatie SSL

2

Resourceplan

Overzicht benodigde recources gedurende migratie/ontvlechting

2

Opruimings- en schoningsplan (incl. over te dragen gearchiveerde documenten aan gemeente)

Tbv fase 3 (werkplekken)

3

Beschikbare databases voor migratie per gemeente + per applicatiecluster er Ka-cluster (werkplek)

Tbv fase 5 (ontmanteling) Data t.b.v.   

proefconversie Test Definitieve conversie

AP- omgeving SSL

3

Kennisoverdracht

FB gemeente

3

Systeem- en beheerdocumentatie

SSL


Ontvlechting Middelsee ICT Fase

Hoofdproduct

3

Transitiedocument

Subproduct

Toelichting Controle voor overdracht en ontvangst per cluster/ totaal Licenties/ contracten etc.

3

Opruimings- en schoning

4

Beëindigingsdocument dienst Middelsee

4 5

Nazorg Opruiming- en schoning

Per gemeente Per applicatiecluster/ KA-cluster incl. relevante gearchiveerde documenten per cluster Basisinfrastructuur Servers

Incl. veilig stellen systeemdata

netwerk 5

Finaal overdrachtsdossier

Gearchiveerde documenten organisatie Middelsee ICT ( voor zover in fase 4 al niet overgedragen)

Incl. verantwoording



5.

Financiële gegevens

Uitgangspunten i.r.t. kosten voor Ontvlechting en Invlechting door gemeenten. 1. De invlechtende gemeente(s) zijn binnen de afgesproken kaders leidend. Invlechting omvat meer dan alleen de technische transitie van data en applicaties naar ICT-Leeuwarden. Kosten voor technische inrichting, implementatie, conversie en testen van applicaties en systemen binnen SSL ICT vallen onder het budget van de invlechtende gemeente(n). 2. Kosten voor SSL ICT en in te zetten externe applicatie-en ICT-leveranciers ten behoeve van realisatie binnen de ICT-omgeving Leeuwarden vallen onder het budget van de invlechtende gemeente. 3. Uitrol van nieuwe werkplekken worden door SSL uitgevoerd en kosten vallen onder project van de invlechtende gemeente. 4. In te huren externe expertise voor de technische ontvlechting vanuit de Middelsee ICT-omgeving vallen onder het projectbudget Realisatie Ontvlechting Middelsee. 5. Waar mogelijk en zeker op operationeel niveau worden externe resources met elkaar gedeeld om de (overdracht)kosten zo beperkt mogelijk te houden. 6. Na de totale realisatie van de ICT-ontvlechting voor een gemeente, wordt er geen beroep maar gedaan op de ICT-omgeving en organisatie van Middelsee ICT. De invlechtende gemeente zorgt voor de technische oplossing voor de eventuele restsystemen. Uitgangspunten i.r.t. Beheer en Ontvlechting Middelsee ICT. 1. Kosten voor investeringen (materieel en personeel) t.b.v. de continuïteit Middelsee ICT (zie paragraaf 2.5) vallen onder het reguliere budget van de staande organisatie Middelsee ICT en vallen niet onder het budget ontvlechting. 2. De huidige medewerkers van de organisatie Middelsee ICT worden, gezien de kennis en ervaring, zoveel als mogelijk ingezet voor de ontvlechtende activiteiten. Mocht hierdoor een knelpunt ontstaan in de reguliere beheeractiviteiten t.b.v. Middelsee ICT dan worden hiervoor tijdens de transitieperiode hiervoor externe medewerkers ingezet. De kosten voor deze inzet, gelden als projectkosten Realisatie Ontvlechting Middelsee ICT. Uitgangspunten bij begroting Ontvlechting Middelsee ICT. 1. Gebaseerd op huidige planningen met afronding transitie Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel in 2015. Doorloop naar 2016 veroorzaken direct hogere projectkosten. 2. Aanlevering van data(sets) - volgens opgegeven format SSL- door Middelsee ICT is gebaseerd en berekend op drie levermomenten: 1. Proefconversie 2. Testconversie 3. Definitieve conversie Extra conversieronden leiden tot hogere projectkosten. 3. Applicaties- en systemen gaan bij SSL in productie. Er wordt geen rekening gehouden met schaduwdraaien bij Middelsee ICT. Indien een gemeente hiervan wil afwijken, dan dient er een aanvullende kostenafspraak gemaakt te worden. 4. Er is rekening gehouden met een standaardperiode van nazorg van 4 weken. Nazorgperiode gaat in op eerste dag nadat de IT-dienst door SSL in productie en beheer (Go Live) is genomen. Datum van productie SSL is datum overdracht door Middelsee ICT.


Ontvlechting Middelsee ICT 5. Gewenste afwijking van de standaard nazorgperiode van 4 weken door een gemeente, leiden in principe tot extra beheerafspraken en kosten voor de additionele periode voor desbetreffende gemeente. 6. Latere overdracht en beëindiging van de dienst door Middelsee ICT doordat de invlechtende gemeente (incl. SSL) niet tijdig klaar is voor ontvangst, leidt tot extra kosten Middelsee. Afwijking en kostenconsequenties worden via Afwijkingsrapport aan SOM gemeld. 7. Bij overdracht van een dienst naar SSL dient de invlechtende gemeente vanaf datum overdracht zelf zorg te dragen voor het functioneel beheer en functioneel applicatiebeheer. Regie, service- en contractmanagement worden vanaf overdrachtsdatum door de gemeente en dus niet meer door Middelsee ICT uitgevoerd. 8. In de begroting is er vanuit gegaan dat de vaste medewerkers van Middelsee ICT in 2015 onderdeel blijven uitmaken van deze organisatie. Tussentijds vertrek heeft direct effect op de (project)kosten voor transitie en beheer door externe inzet (= verdubbeling van kosten).

Uren en kosten

2014 totaal

Intern Intern Extern 2015 2016 EindTotaal MS Overig project Kosten totaal totaal

Planning

104

416

32

552

Finance & Control

16

104

32

152

0verdracht- en contractbeheer

104

624

64

792

Programma management

104

416

64

Kwaliteitsmanagement

0

312

ICT-transitiemanager

0

Sn. Systeembeheer/ coördinatie

65

35880

0

0

0

0

584

135

78840

64

376

120

45120

1040

160

1200

0

0

208

1248

128

1584

80

126720

Sn. Systeembeheer

104

1248

192

1544

ja

0

0

Applicatiebeheer

104

1872

512

2488

ja

0

0

Netwerkspecialist

104

1248

192

1544

ja

0

0

Applicatie- DB- specialist

0

2100

300

2400

125

300000

Totaal ontvlechting

848

10628 1740 13216

Sn. Systeembeheer (afbouw) Netwerkspecialist (afbouw) ICT-transitiemanager (afbouw) Contractbeheer Finance & Control(afbouw)

240 240 160 60 40

240 240 160 60 40

Totaal afbouw

740

740

Servers, tijdelijk platform en licenties Totaal Generaal

ja ja

ja

586560 80 80 95 90

19200 19200 15200 5400

ja 59000 50000

848

10628 2480 13956

695560

Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.


Ontvlechting Middelsee ICT Toelichting bij projectbegroting: 1. Uitvoering van transitie veelal gebaseerd op inzet van bestaande organisatie Middelsee. Voor planning en technisch coördinatie extra inzet benodigd. Deze extra inzet zijn als projectkosten t.b.v. ontvlechting opgenomen. 2. Kosten voor ontmanteling ( 10 weken) ad 59.000 gelden voor 4 gemeenten. Ontmanteling vindt plaats zodra de laatste ontvlechting heeft plaatsgevonden. Bij een latere ontvlechting dan gepland, blijven deze kosten voor ontmanteling ongewijzigd. 3. Kosten voor inzet van externe specialisten. Begroot is dat voor 60 applicaties van de huidige 200 applicaties externe expertise noodzakelijk is. Aantal is gebaseerd op eerdere ervaringen en werkwijze Middelsee ICT. Gemiddeld 40 uur ondersteuning per applicatie. Totaal aantal uren 2400 4. Kosten voor inzet controller of accountant in verband met financiële eindberekeningen bij uittreding en beëindiging samenwerkingsverband Middelsee ICT zijn hierbij niet opgenomen. Opdrachtverstrekking tot inzet onafhankelijk financieel deskundige vindt door SOM plaats. Begrotingen voor dit soort migratietrajecten met veel variabelen en onzekerheden voor aanvang, dienen op basis van de opgedane ervaringen, periodiek tot herijking over te gaan. Door het project Ontvlechting zal de eerste herijking per 30 juni 2015 plaatsvinden. Verdere momenten zullen door de Stuurgroep/SOM worden bepaald.



6.

Projectorganisatiestructuur.

Het organogram voor het project Realisatie Ontvlechting Middelsee in samenhang met Invlechting en SSL is onderstaand schematisch weergegeven:

Onderstaand volgt een toelichting van de diverse gremia die betrokken zijn bij de Ontvlechting van Middelsee ICT. SOM/ Stuurgroep Ontvlechting Middelsee ICT Rol: opdrachtgever voor project Ontvlechting. Er wordt voor Ontvlechting Middelsee ICT met één besturend en besluitvormend orgaan voor alle projecten namelijk SOM. Er is geen aparte ICT-stuurgroep per project aanwezig. SOM is verantwoordelijk voor:  Algemene leiding & management;  Aanspreekbaar voor het succes van het project;  Accorderen van projectplan Ontvlechting en grote afwijkingen hierop;  Accorderen van de transitiedocumenten voor de beëindiging van de diensten door Middelsee ICT;  Toezegging (commitment) van middelen zoals personeel, budget, materiaal;  Vaststellen en accorderen toleranties voor het project;  Verlenen van projectdecharge.


Ontvlechting Middelsee ICT Organisatie

Naam

Rol

het Bildt

Ruud Goeman

Algemeen directeur/ Voorzitter SOM/Stuurgroep

Menameradiel

Jeroen IJkema

Algemeen directeur/ gemeentesecretaris.

Leeuwarderadeel

Harrie Siegersma

Algemeen directeur/ gemeentesecretaris

Ferwerderadiel

Jan Hofstede

Algemeen directeur/ gemeentesecretaris

Harry Verkaik

Projectmanager Ontvlechting

Anneke Papma

Secretaris

Ferwerderadiel

gemeentesecretaris.

CIM Rol: inhoudelijk adviesorgaan voor SOM t.b.v. ICT Beheer en Ontvlechting Middelsee gedurende de transitie.  

Verantwoordelijk voor tactische en inhoudelijke afstemming over specifieke investeringsaanvragen en beheervraagstukken Middelsee ICT; Geeft gevraagd en ongevraagd over maatregelen die de Ontvlechting Middelsee ICT kunnen bevorderen.

Organisatie

Naam

Rol

het Bildt

Aart van Tuijl

Manager F&C en bedrijfsvoering

Menameradiel

Gerard de Haan

Manager Burgerzaken, Welzijn en Staf

Leeuwarderadeel

Tjally Otter

Directeur Bedrijfsvoering

Ferwerderadiel

Hans Steen

Manager IV

Middelsee ICT

Hendrik Jan Schot

ICT Manager ( Beheer en Transitie)

Middelsee ICT

Harry Verkaik


Project Coördinatieteam Realisatie Ontvlechting Middelsee Rol: Tactische en operationele coördinatie Project Ontvlechting in relatie tot ICT-transities van de gemeenten naar SSL ICT. 

Coördinerend • Deelnemer van Coördinatieteam vertegenwoordigt haar of zijn gemeente of organisatie; • Treedt binnen de eigen organisatie op als contactpersoon en woordvoerder voor het project Ontvlechting; • Levert een actieve bijdrage in de interne communicatie binnen haar of zijn organisatie over het project Ontvlechting; 32 Versie 1.0 Definitief

.

Ontvlechting Middelsee ICT •



Zorgt dat de noodzakelijke en gevraagde gegevens en capaciteit (kwantiteit en kwaliteit) vanuit de vertegenwoordigde organisatie beschikbaar worden gesteld ten behoeve project Ontvlechting; • Levert een actieve bijdrage binnen het Coördinatieteam. Signalerend • levert een actieve bijdrage in het detecteren van afhankelijkheden binnen de eigen organisatie die de voortgang van het project Ontvlechting kunnen beïnvloeden; • signaleert tijdig risico’s en doet voorstellen voor te nemen maatregelen.

Het Coördinatieteam heeft een belangrijke procesmatige en inhoudelijke inbreng binnen het project Ontvlechting. Uitgangspunten en voorwaarden hierbij zijn: • Er wordt voldoende tijd beschikbaar gesteld voor de deelnemers aan dit team. • Er is voldoende mandaat vanuit de vertegenwoordigende organisatie om adequaat te kunnen acteren. • De output van het Coördinatieteam dient altijd op het niveau te zijn zodat het SOM beslissingen kan nemen. Projectmanager Ontvlechting De projectmanager heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: • Werkt in de aansturing van het project nauw samen met de leden van het Coördinatieteam • Het zorgdragen voor vrijgave budgetten van het project Ontvlechting • Coördineert en bewerkstelligt synergie met de invlechtende projecten ten aanzien ittransitie • • • • • •

Draagt bij aan de algehele sturing inclusief het identificeren van kwesties en het oplossen daarvan Coördineert de relaties, afhankelijkheden en de impact met andere projecten en initiatieven (intern en extern) Zorgt voor goede werkrelaties met andere organisaties die bij ICT-transities zijn betrokken Werkt nauw samen met de projectleider Transitie en uitvoerenden Bewaakt de voortgang en prestaties van de onderliggende deeltrajecten en bespreekt correctieve acties Levert de voortgangsrapportage aan SOM



Naam

het Bildt / Menameradiel

Melle Heide

Ferwerderadiel

Rol van

der

Projectleider ICT Migratie het Bildt en Menaam (invlechting)

Wilfred van Schaaf

der

Projectleider ICT Migratie (invlechting)

Leeuwarderadeel

Eveline Staal

der

Projectleider ICT Migratie (invlechting)

Middelsee ICT

Hendrik Jan Schot

ICT transitiemanager Middelsee ICT

SSL ICT

Ype de Vries

Projectleider ICT

Harry Verkaik

Voorzitter coördinatieteam ROM

van

Projectteam Ontvlechting Rol: -

realiseren van de technische ontvlechting van applicaties, data en werkpleksystemen uit de bestaande omgeving Middelsee volgens een gestandaardiseerde en gecontroleerde aanpak. Overdracht van (applicatie)clusters ( technisch en organisatorisch) naar invlechtende gemeente en SSL ICT.



Naam

Middelsee ICT

Harry Verkaik

Middelsee ICT

Rol

Rolomschrijving

Projectmanager

Aansturing en coördinatie tussen gemeenten, SSL en projectuitvoering door Middelsee.

ICT Transitiemanager

Interne coördinatie. Verantwoordelijk voor oplevering technische producten volgens planning en verantwoordelijk voor resourcemanagement.

Kwaliteitsborging en controle

Onafhankelijke architect. Beoordeling technisch impact ontvlechtingscenario, kwaliteitsbewaking uitvoering

Sn. Systeembeheer/ technisch coördinator.

Vast en operationeel aanspreekpunt Techniek voor SSL en projectteams gemeenten.

Ron Stoorvogel

Ruud Coone

Middelsee ICT

Middelsee ICT

Winant Boomsma

Jan Zeinstra Planning en monitoring (projectbureau)

Menameradiel

ntb Finance &Control

Middelsee ICT

Klaas de Haan Overdracht- en contractbeheer (projectbureau)

Middelsee ICT

ntb

Sn. systeembeheerder

Middelsee ICT

ntb

Netwerkspecialist

Opstellen, monitoren en actualiseren projectplanning Ontvlechting MS incl. afhankelijkheden gemeenten en SSL. Opstellen financiële voortgangsrapportage ontvlechting. Tevens al verantwoordelijk voor fin. rapportage Beheer MS. Planning en bewaking overdrachten. Opstellen overdrachtsdossiers. Coördinatie splitsen, overdracht contracten en licenties i.o.m. met gemeenten, Leeuwarden en leveranciers Verantwoordelijk voor voorbereiding en uitvoering technische transitie. Verantwoordelijk voor voorbereiding en uitvoering technische transitie.



Naam

Rol

Rolomschrijving

Middelsee ICT

ntb

Applicatiebeheerder

Verantwoordelijk voor voorbereiding en uitvoering applicaties

Ontvlechting omvat behalve een groot aantal technisch componenten ook aspecten als contracten, financieel en organisatie. In het belang van tijdige opleveringen door Middelsee ICT wordt er in de projectuitvoering een onderscheid gemaakt tussen oplevering van technische producten en de realisatie van de (deel)overdrachten zelf. In onderstaand schema is deze werkverdeling voor de volledig- en duidelijkheid weergegeven.



7.

Projectbeheersing

7.1

Rapportering

Rapportage aan SOM/ Stuurgroep Middelsee ICT ontvlechting. Drie typen voortgangsrapportages van de projectmanager Ontvlechting aan SOM/ Stuurgroep Ontvlechting Middelsee ICT. 1. Hoofdpuntenrapport (maandelijkse voortgangsrapportage). 2. Afwijkingsrapport (Rapportage als de tolerantiegrenzen worden overschreden). 3. Programmaeindrapport. De ontvlechting van systemen, de overdracht van applicaties en data, de ondersteuning aan de gebruikersorganisatie en de ontmanteling brengen aanzienlijke kosten en in de praktijk ook vaak niet voorziene kosten met zich mee. Het is van essentieel belang dat het SOM, fungerend als Stuurgroep voor de ICT-ontvlechting van Middelsee, adequaat over de algemene voortgang en in het bijzonder over de financiële voortgang wordt geïnformeerd. De financiële rapportage, als onderdeel van het Hoofdpuntenrapport, bestaat standaard uit: 1. 2. 3. 4.

Budget Budgetuitputting in de maand Budgetuitputting t/m maand Verwachting tot einde project

De financiële overzichten worden door de afdeling Middelen van Menameradiel samengesteld en opgeleverd. Deze afdeling verzorgt al de financiële rapportages voor de exploitatie van Middelsee ICT. De bestaande overlegstructuur tussen Middelsee-gemeenten in de vorm van Financieel Kwartaaloverleg wordt ook voor dit ontvlechtingsproject worden ingezet. Indien hiertoe gegronde reden aanwezig zijn, kan het SOM besluiten tot een andere wijze van uitvoering van project control. Afwijking van plan en activiteiten worden tussentijds aan de Stuurgroep (SOM) gerapporteerd. Indien deze afwijking gevolgen heeft voor de kosten, dan worden deze gespecificeerd in het afwijkingsrapport aangegeven. Besluitvorming over het wel/niet accepteren van de gesignaleerde afwijking vindt in SOM plaats. Rapportage aan Project Coördinatieteam Ontvlechting Middelsee ICT Rapportage vindt per ontvlechtingsproject (3) plaats. Ook hier gelden drie soorten voortgangsrapportages van de projectleider aan het Projectteam Ontvlechting Middelsee ICT.   

Hoofdpuntenrapport (2 wekelijkse voortgangsrapportage). Afwijkingsrapport (Rapportage als de tolerantiegrenzen worden overschreden). Projecteindrapport.

Tijd- en kostenrapportages. Om de projectmanager te voorzien van stuurinformatie en in staat te stellen voortgangsrapportages op te stellen is het noodzakelijk dat interne projectmedewerkers en projectmedewerkers van leveranciers minimaal 1x per 2 weken de bestede tijd, de nog te besteden tijd en de verwachte opleverdatum van de diverse producten rapporteren.


Ontvlechting Middelsee ICT Voortgangsbewaking: 1. Voortgangsbewaking en regulier overleg. Projectteam vergadert 1x per 14 dagen over algemene gang van zaken en gemeenschappelijke aandacht- en knelpunten. De ICT Transitiemanager Ontvlechting is hierbij aanwezig. 2. Per ontvlechtingsproject 1x per 14 dagen een projectoverleg tussen projectleider gemeente en projectmanager Ontvlechting over de specifieke voortgang en issues.

7.2

Toleranties

Het SOM in de hoedanigheid van Stuurgroep Realisatie Ontvlechting Middelsee ICT stelt het bestuurlijke kader voor ontvlechting met daarbij de initiële projectkosten, tijd en scope vast. Dit is de basis voor het projectteam Realisatie Ontvlechting Middelsee om de drie projecten uit te voeren. Als de tolerantie dreigt te worden overschreden wordt eerst het Project Coördinatieteam geïnformeerd via een afwijkingsrapport. Hierin staan de alternatieve oplossingen en de aanbevolen acties. Binnen het Coördinatieteam Ontvlechting wordt vervolgens besloten of de ‘Exception rapportage’ aan SOM/ Stuurgroep voorgelegd wordt ter informatie of om acties te bepalen dan wel een beslissing te nemen. De project toleranties zijn:  Doorlooptijd: 10 %  Geld: 5%  Scope en kwaliteit: 0% NB. Het projectbegroting is € 695.560. Dit bedrag is exclusief de risico-tolerantie van 5%. Inclusief dit percentage is het bedrag € 730.338. Dit bedrag wordt in budgetaanvraag SOM vermeld. 7.3

Kwaliteit

Hieronder worden nog de producten de acceptatiecriteria en de naam van degene die de kwaliteitsbeoordeling uitvoert, beschreven. Controleren, valideren en testen spelen een belangrijke rol in het proces van ontvlechting en invlechting. Vanuit de projecten Invlechting (inclusief SSL) zal zwaar op testen moeten ingezet. Voor ontvangst (overdracht vanuit Middelsee ICT) zullen door de gemeenten vooraf nog acceptatiecriteria dienen te worden aangegeven.


Ontvlechting Middelsee ICT Fasenr.

Resultaten

Acceptatiecriteria

Kwaliteitsbeoordeling

contractenbestand

Contract per leverancier


Looptijd Beëindigingsdatum Financiele verplichting Architectuurplaat IST

Volledig

QA-manager (enterprise architect)

Actueel Met:

1 inventarisatie

Interne afhankelijkheden Externe koppeling Projectplan

Conform Format

Stuurgroep SOM

In lijn met beleidsuitgangspunten SOM Resourceplan

Sluitend met beheer

ICT transitiemanager MS

Aansluitend op projectplanning invlechtende gemeenten Juiste expertise per transitie beschikbaar Nazorgplan

Volledigheid activiteiten

Projectmanagers Invlechting

Afhankelijkheden gemeente en SSL 2 voorbereiding

Applicatie intake

Volledig en actueel


Interne toetsing Voldoet aan SSL AD-specificatie

Volledig en actueel


Opruimings-en schoniningsplan

Generiek toepasbaar


(incl. op te leveren archief data).

3 uitvoering migratie

SMART per activiteit uitgewerkt

Gemigreerde Juiste technisch format en QA-manager databases (proef, test, volledigheid aangetoond definitief) Verklaring uitval


Ontvlechting Middelsee ICT Fasenr.

Resultaten

Acceptatiecriteria

Kwaliteitsbeoordeling

kennisoverdracht

Documenten

Projectmanager invlechting

werkinstructies transitiedocument

Volledig en specifiek per overdracht


Systeem- en beheer documentatie

As is

ICT Transitiemanager MS

Nazorg

Conform plan


Werkafspraken over openstaande issues

4 Exploitatie/nazorg

Beëindigingsdocument Volgens format


Specifiek per overdracht Afvoer

5 Ontmanteling

Verwijderde hardware


Verwijderde software


Veilig stellen historische systeemdata

Gekozen medium en volledigheid data


Beëindiging

Volledigheid

Controller, aangesteld door SOM

contracten

gedocumenteerd

Financiële registratie

Volledig

Controller, aangesteld door SOM

Geregistreerd gedocumenteerd



8. nr

Projectrisico’s

Aandachts-

Risico

Gevolg

Kans

impact

Effect

Maatregel

Verstoringen en nieuwe projectwerkzaamhede n in bestaande ICTomgeving Middelsee ICT

Resources en omgeving niet beschikbaar voor Ontvlechting . Vertraging in project Ontvlechting en invlechting

7

9

63

o

Piekvorming in claim op resources

6

gebied 1

2

Ontvlechting

Ontvlechting/invlechti ng

Gelijktijdige vraag tot uitvoering vanuit 3 ontvlechtingsprojecte n

o o

o

9

54

o o o

o

Zorgen dat ontvlechtende activiteiten zoveel als mogelijk worden voorgewerkt. Wegblijven bij kritische pad Freeze perioden inlassen voor bestaande omgeving Minimalisatie nieuwe werkzaamheden op bestaande omgeving Werkzaamheden in avond en weekend uitvoeren Goede basisplanning voor 3 projecten Terughoudend goedkeuringsbeleid in verlofaanvragen Wekelijkse(voortschrijdende)werk planning opstellen tbv werkverdeling en inzet resources Waar mogelijk werkzaamheden bij leveranciers laten uitvoeren.

3


Divergerende belangen en inzichten in samenwerking

Langere doorlooptijd ontvlechting en invlechting bij SSL

6

9

54

o o o

Goede governance SOM Inzet CIM (mgt gemeenten) Governance SSL bij aanvang geregeld

4

Invlechting

Verschillend tempo bij gemeente in uitvoering invlechting

Extra belasting op uitvoerende organisatie ontvlechting

7

8

56

o

Goede basisplanning voor 3 projecten Afhankelijkheden tussen projecten planmatig minimaliseren Wekelijkse (voortschrijdende) werkplanning opstellen op basis voortgang per project Eventuele inzet vanuit Ontvlechting tbv invlechtende activiteiten ICT-voorziening langer in Middelsee Tijdelijk migreren van ICTvoorziening naar externe partij of tijdelijke omgeving Leeuwarden

o o

Langere doorlooptijd ontvlechting

o

o o

5

Ontvlechting

Optreden calamiteiten bij Middelsee ICT Beheer

Directe gevolgen van ingezette capaciteit en budget Ontvlechting

3

9

27

o o

Managementafspraken vooraf Snelle besluitvormig tot opschaling/ inzet externe expertise uit oogpunt van schadebeperking.

o


Ontvlechting Middelsee ICT nr

Aandachts-

Risico

Gevolg

Kans

impact

Effect

Maatregel

Onvolledige en niet actuele technische beheerdocumentatie Middelsee/ huidige applicatieleveranciers

Vertraging in validatie en uitvoering ontvlechting en overdracht aan SSL

5

9

45

o

Capaciteit in Leeuwarden ontoereikend voor uitvoering invlechtende werkzaamheden

Zet druk op overige invlechting en ontvlechting

5

Vertraging in bestuurlijke besluitvorming bij invlechtende gemeente (Fdiel e/o Ldeel i.c.m. Leeuwarder e/o Westergo)).

Start en beoogde afgeronde migratie per 1-1- 2016 komt in gevaar, waardoor continuïteit van de ICTvoorziening niet gewaarborgd is (rekening houdende met ontvlechting ICT Middelsee). Extra frictiekosten (denk aan leveranciers applicaties).

6

Ontvlechting ICT Middelsee duurt langer dan gepland

Invlechtende gemeenten kunnen mogelijk niet tijdig starten met migraties, waardoor doelstellinge n migraties in gevaar kan komen.

5

gebied 6

7

8

9

Ontvlechting

Invlechting

Invlechting

Ontvlechting

o

9

8

45

48

o

Goede basisplanning Leeuwarden voor 3 projecten

o

Tijdig inzet flexibele schil bepalen

o

Geen nieuwe projecten andere gemeenten in periode aannemen

o

Back-up scenario, indien migratie later start en streefdatum niet gerealiseerd kan worden ICT-voorziening langer in Middelsee tijdelijk migreren van ICTvoorziening naar externe partij of tijdelijke omgeving Leeuwarden

o o

9

45

Per applicatiecluster ruim voor aanvang ontvlechting zelf valideren Extra inzet expertise applicatieleverancier

o

o

Afstemmen planning kritieke pad met / voor de Middelsee gemeenten. Langer dan beoogd continueren van ICT- voorziening vanuit locatie Menaam.


Ontvlechting Middelsee ICT nr

Aandachts-

Risico

Gevolg

Kans

impact

Effect

Maatregel

gebied 10


Technische complexiteit te ontvlechten en te migreren ICTvoorziening.

Ontvlechting / migratie loopt vertraging op. Mogelijke onvoorziene issues pas bekend gedurende migratie / productie.

5

7

35

Tijdig inventariseren van de technische complexiteit, met aandacht voor te nemen maatregelen (scenario’s).

11

Invlechting

Overzetten van applicaties naar nieuwe ICT-omgeving levert technische issues op.

Applicatie(s) niet tijdig operationeel c.q. geen volledige migratie van data.

5

6

30

o

Per applicatie (A en B) roll back scenario met/door invlechtende gemeente bepalen

(1) Kans : 1 – laag (<10%); 3 – beperkt; 5 – gemiddeld (50%); 7 – hoog; 9 – extreem hoog (>90%) (2) Impact: 1 – laag; 3 – beperkt; gemiddeld; 7 – hoog; 9 – extreem hoog



BIJLAGEN Bijlage 1: Communicatieplan Communicatie is een kritische succesfactor voor de ontvlechting vanuit Middelsee ICT-omgeving en de transitie naar de ICT-omgeving van SSL ICT. Het zwaartepunt in de totale communicatie ligt bij de invlechtende organisaties. Deze organisaties hebben direct toegang tot de eindgebruikers en de beschikbare communicatie-instrumenten. Bovendien omvat de invlechting in veel gevallen meer activiteiten dan alleen een technische ict-transitie. Hieronder worden in het kort het communicatieplan vanuit de Ontvlechting weergegeven. Dit plan dient nog geïntegreerd te worden binnen het Communicatieplan van de invlechtende gemeente. Dit plan vormt verder de basis voor de nog op te stellen communicatieagenda.

Stakeholder

Communicatiedoel

Middel

Frequentie

Eigenaar

Eigenaren applicaties per gemeente

Informeren voortgang

projectrapportage

2-wekelijks


Medewerkers in project Middelsee ICT

Stand van zaken project

Projectrapportage/

2- wekelijks

Transitiemanager MS

Update mail werkbespreking

Wekelijks

Coördinatieteam


Projectrapportage

2- wekelijks

Projectmanager Ontvlechting Projectleider

SOM


Projectrapportage

maandelijk s


Medewerker gemeente

Uitleggen en bekend maken

Intranet, werkinstructie

Start en oplevering


Bijlage 2: Grafische weergaven projectplanning De detailplanning voor de drie ontvlechtingsprojecten voor de ICT-transities zijn nog niet beschikbaar en wordt later aan dit document toegevoegd. De planning wordt in MS-projects opgesteld, bewaakt en geactualiseerd door het projectbureau Middelsee ICT.



Bijlage 3: Producten Ontvlechting en Invlechting In onderstaand schema zijn de specialistische hoofdproducten voor het gehele proces van ICT-onten invlechting weergegeven met vermelding van welke organisatie verantwoordelijk is voor de realisatie. De hoofdproducten zijn door betrokken projectleiders van de gemeenten en SSL ICT vastgesteld eveneens als de toewijzing van de eindverantwoordelijke organisatie voor het hoofdproduct.


Processtructuur (nieuwe) situatie

Procesontwerp (facultatief Westergo)

Vastgesteld Regieproces

Integratie in IV Processen

Processen

In scope Invlechting (Gemeente)

In scope Ontvlechting en Overdracht (MS)

Uitgevoerde Migraties (per gemeente)

C&D applicatiesanering

Uitgevoerde migratie

Applicatie-intake (per applicatie)

Werkplekken

Applicaties

Invlechting/ landingsbaan ICT Leeuwarden

AD-specificatie (per gemeente)

Gebruikers- en rechtenadministratie

Autorisaties

Systemen

Specialistische Producten

Database per app per gemeente

Vastgestelde Historischedataoplossing

Conversieplan (per applicatie)

Data

Netwerkverbindingen

Basis infrastructuur

Productie en acceptatieomgeving

Omgevingen

Contractbeheer (oude en nieuwe contracten op orde)

Ingericht I- Beheer (regie, FB en AB)

Uitwijk- en calamiteitenplan

Licentie-overzicht (nieuw)

SLA en DAP

Totaaldécharge

Contractoverzicht (bestaand)

Beëindigingsdocument dienst Middelsee

SLA Beheer ingericht

Dienstenpakket

CMDB actueel (per gemeente)

Beheerimpact/site survey

Definitieve offerte

Transitiedocument

Beheer

Contracten

Systeem- en beheer Documentatie applicaties

Documentatie

Opleidingsplan

Opleiding

Kennisoverdracht

Nazorg eindgebruikers

Organisatie

Project Ontvlechting-Invlechting

Technische migratieplanning

Architectuurplaat "IST" (per gemeente)

Opruiming/ schoningsplan

Nazorgplan

Resourceplan

Migratieplan (algemeen)

Communicatieplan (eigen invlechting)

Budgetplan

Architectuurplaat functioneel

Vastgesteld Archiveringsplan

Fallback scenarios

Vastgesteld applicatielandschap (NIEUW)

Testplan (uitgevoerd en gevalideerd)

Plannen

Afwijkingsrapport

Project eindrapport

Hoofdpuntenrapport

Afwijkingsrapport

Project eindrapport

Hoofdpuntenrapport

Project Rapporten

Risicolijst

Project planning

Organisatiestructuur

Projectaanpak

Risicolijst

RACI

Product Breakdown Structure (PBS)

Project planning

Organisatiestructuur

Projectaanpak

Project Initiatiedocument (PID)

Management Producten


46

Versie 1.0 Definitief


Bijlage 4: RACI-tabel De benoemde hoofdproducten (zie bijlage 3) zijn in onderstaande tabellen naar verantwoordelijkheden volgens de zogenaamde RACI-methode benoemd. RACI staat voor: R = Responsible, (NL: Verantwoordelijk) A = Accountable, (NL: Eindverantwoordelijk) C = Consulted, (NL: Geraadpleegd) I = Informed, NL: Geïnformeerd) Er kan altijd maar 1 organisatie eindverantwoordelijk (A) zijn. producten Leeuwarden Definitieve Offerte Duidelijkheid in taken: wat wordt wel gedaan door SSC Leeuwarden, wat niet = Dienstenpakket Productie & Acceptatie-omgeving per applicatie/systeem Netwerkverbindingen Werkende infrastructuur = Basisinfrastructuur Migratie ABCD applicaties voor gemeente MN = uitgevoerde migratie Migratie ABCD applicaties voor gemeente FW= uitgevoerde migratie Migratie ABCD applicaties voor gemeente HB= uitgevoerde migratie Migratie ABCD applicaties voor gemeente LW= uitgevoerde migratie Inzicht in planningsopties migratie = Technische migratieplanning ConfiguratieManagementDatabase actueel (per gemeente) Uitgevoerde migraties (werkplek)

ICT Leeuwarden R R

Invlechtende ICT Middelsee gemeente A C

A

R R

C C

A A A

R

R

A

R

R

A

R

A

R

A

C

I

C

A A

R

R R RA R R


Ontvlechting Middelsee ICT producten Invlechtende gemeente Communicatieplan eigen invlechting Inventarisatie usergegevens/aantal op te leveren producten = (gebruikers en rechtenadministratie) Overzicht in te brengen licenties = nieuw licentieoverzicht Oude en nieuwe contracten op orde = contractbeheer Afgestemde budgetten = budgetplan Architectuurplaat functioneel Uitgevoerd en gevalideerd testplan Overeengekomen SLA en DAP Beheerimpact/Site survey Vastgesteld applicatielandschap (NIEUW) Beheerorganisatie functioneel en applicatiebeheer ingeregeld Fallback scenarios Opleidingplan Conversieplan per applicatie C+D applicatiesanering Vastgestelde historische data-oplossing Vastgestelde archiveringsplan Totaaldécharge Nazorg eindgebruikers Regieproces (vastgesteld/bepaald) Procesontwerp (facultatief Westergo) Processtructuur (nieuw) Migratieplan (algemeen) Uitwijk- en calamiteitenplan

Producten Ontvlechting Middelsee ICT Beschikbare contracten van Middelsee ICT = contractoverzicht bestaand Specificatie inhoud AD Architectuurplaat IST Overzicht benodigde recources gedurende migratie/ontvlechting = Resourceplan Beschikbare databases voor migratie gemeente x applicatie y = Datasbase per a per g Nazorg = nazorgplan Opruimings- en schoningsplan Applicatie-intake (per applicatie) Kennisoverdracht Systeem- en beheerdocumentatie Beëindigingsdocument dienst Middelsee Transitiedocument

I

I

R I R R R R

I

RA

R

A

R

A

R R R C

A RA A RA A RA RA

C

C C

C R

C

R C R R C C C C C R R

C C C R C C R R

ICT Leeuwarden I I I

I

I I I

RA A RA A RA A A RA A RA RA RA RA A

Invlechtende ICT Middelsee gemeente R R R

A A A

RA

I

RA RA RA RA RA RA R RA

C R C R I RA C


Projectplan voor Ontvlechting Middelsee ICT. ICT-migratie voor de gemeenten Leeuwarderadeel, Ferwerderadiel, het Bildt en Menameradiel

Recommend Documents