VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE HERINDELINGSCOMMISSIE VAN FRANEKERADEEL, HET BILDT, LITTENSERADIEL EN MENAMERADIEL Donderdag 4 februari 2016
Aanwezig Voorzitter Griffier
: :
de heer G. Krol mevrouw W. Bruinsma
P.v.d.A. F.N.P. GroenLinks C.D.A.
: : : :
Gemeentebelangen V.V.D.
: :
ChristenUnie D66 Werkgroep het Bildt SAM Littenseradiel Frije Bilkerts
: : : : :
de heren B. van Dijk, F. Hiemstra en S. van der Lubbe de heren P.G.C. Bakker, S.L. de Haan en H. Hoekstra de heer J. Harms mevrouw G.M. de Boer, de heren A. Osinga, A. Talsma en T.A. Wijkhuijs de heer P. Drost en mevrouw E. Terpstra de heer A. Magré, mevrouw D. Osinga-Bonnema en de heer W.K. Postma mevrouw D. Bloem de heer G. Geldof de heer H. Stellingwerf mevrouw M.R. Bartels de heer L. Ferwerda
Notuliste
:
mevrouw H.S. Terpstra, Notuleerservice De Griffel
Afwezig
:
de heren R. Osinga en B. Ouderkerken
1. Opening, vaststelling agenda Voorzitter opent de vergadering om 19.00 uur met een hartelijk welkom. De heren R. Osinga en B. Ouderkerken zijn met kennisgeving afwezig. De heer M.G.M. de Bok wordt vervangen door de heer B. van Dijk en de heer Sj.S. Kuipers door de heer F. Hiemstra. 2. Verslag vergadering d.d. 20 januari 2016 Het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen stukken: memo begrotingsperspectief Voorzitter geeft aan dat de memo het uitgangspunt is voor de commissie planning & control om te komen tot een voorlopige begroting voor Waadhoeke per 2018. Hiervan komt een eerste proeve op hoofdlijnen rondom september. De hear Harms (GL) merkt op dat op de earste side stiet: 'afname van uitkering uit het gemeentefonds van 1,3 miljoen euro'. Earder hawwe de kommisjeleden heard dat dat foar alle trije gemeenten jildt, dus trije kear 1,3 miljoen euro. Voorzitter geeft aan dat dit bedoeld is als -1,3 miljoen euro voor de gemeente Waadhoeke per 1 januari 2018 en niet drie keer 1,3 miljoen euro. Daar komt -3 miljoen euro met betrekking van het sociaal domein bij voor de nieuwe gemeente. De hear Postma (VVD) freget oft der wat oer te sizzen is hoe't Frjentsjerteradiel de besuniging fan 84.000 euro útfiere sil. Voorzitter geeft aan dat daar op dit moment niets over te zeggen is. Met de perspectiefnota 2017 die in het voorjaar 2016 wordt behandeld komt daar duidelijkheid over.
Mevrouw Bartels (SAM) merkt op dat het een summier memo is en niet erg recent, van drie maanden geleden. Elke twee weken komt de herindelingscommissie bij elkaar, waarom wordt het memo nu pas gepresenteerd? Hoe komt het dat het resultaat van Franekeradeel omlaag gaat, terwijl de gemeenten met het oog op de herindeling extra zuinig moeten zijn? De hear Hoekstra (FNP) merkt op dat syn fraksje him soargen makket oer it resultaat fan Frjentsjerteradiel, de koarting fan it Ryk dy't deroan sit te kommen en oer de kosten foar it sosjaal domein. De tafallers aanst foar it personiel en in lytsere rie sjocht de fraksje hjir net yn werom. Hoe wurdt dat meinommen yn de nije begrutting? Voorzitter geeft aan dat dit de uitgangspunten zijn met betrekking tot de financiën. Die cijfers komen deels of voor 100% uit het rapport van Deloitte en uit de herindelingsscan. Die cijfers dienen als uitgangspunt voor de commissie planning & control, om een eerste proeve te maken van een begroting op hoofdlijnen per 2018 voor de nieuwe gemeente Waadhoeke. Dat wordt gedaan op basis van de gegevens die nu beschikbaar zijn. Uitgangspunt daarbij is dat daar kortingen op zitten, een korting van 1,3 miljoen euro m.b.t. de algemene uitkering uit het gemeentefonds die opgebracht moet worden. Men heeft de indruk dat dat wel mogelijk is zonder ingrijpende maatregelen, gezien het aantal minder burgemeesters, minder raadsleden en efficiënter werken door het personeel. Het sociaal domein wordt ingewikkelder, daarop zit een negatief bedrag van 3 miljoen euro. Alle cijfers zijn op dit moment nog niet bekend, met name bij de sector jeugd zijn nogal wat onbekende cijfers. Het is goed dat de werkgroep planning & control, die rapporteert aan de Stuurgroep, hiermee zo spoedig mogelijk aan de slag gaat. Het college begrijpt de zorgen over de begroting van Franekeradeel. De portefeuillehouders financiën hebben onderling goed contact en er zijn afspraken gemaakt m.b.t. sluitende begrotingen en meerjarenramingen. Men probeert z.s.m. te komen tot een begroting 2017, vooruitlopend op 1 januari 2018. 4. Uitwerking werkplan gemeenteraden en griffie Voorzitter geeft aan dat het werkplan door de diverse gemeenteraden is goedgekeurd en dat het nu gaat om de uitwerking en om hierna z.s.m. aan de slag te kunnen gaan met de diverse werkgroepen. Dit betekent dat de vier griffiers zo spoedig mogelijk namen zouden willen hebben om zitting te kunnen nemen in de diverse werkgroepen. Vorige vergadering heeft de heer Drost de voorzitter gevraagd om namens de gemeenteraad van Menameradiel een paar dingen te zeggen. De heer Drost (GB) geeft aan dat zijn partij binnen de raad van Menameradiel alvast wat invulling gegeven heeft aan de werkgroepen. De partij is tot de conclusie genomen dat men de werkgroepen 2, de vergaderstructuur, en 3, raadscommunicatie, en 4, burgerparticipatie, zou willen comprimeren tot één commissie, waarbij uitbreiding met één raadslid wordt voorgesteld, dus een commissie van drie personen met een raadsgriffier. Daarboven is nog een integraliteitsgroep van een aantal personen. Die zou met het aannemen van dit voorstel kunnen komen te vervallen. Daarnaast zou de partij ervoor willen pleiten om te werken met een startnotitie. Voorzitter zegt dat dit als een amendement beschouwd kan worden dat in de vergadering wordt gebracht vanuit de gemeente Menameradiel, waarop de commissie kan reageren. Burgemeester Van Mourik zegt dat binnen Menameradiel gezegd is dat ervoor gewaakt moet worden dat de manier van werken niet te bureaucratisch wordt en het geen groot vergadercircus wordt. Men wil een paar werkgroepen in elkaar schuiven en de integraliteitscommissie schrappen en te werken met een startnotitie per werkgroep. Dan kan er maximaal drie of vier keer vergaderd worden en bepaald worden wanneer welke producten er moeten liggen. In de startnotitie moet ook de vergelijking gemaakt worden met wat er elders in het land gebeurt, zodat de discussie op een vlotte manier tot stand komt en de keuzes helder aan de commissie worden voorgelegd. De hear De Haan (FNP) merkt op dat de wurkgroepen al fêststeld binne yn de foarige gearkomste. Burgemeester Van Mourik geeft aan dat dit gaat over de manier waarop gewerkt wordt.
De hear De Haan (FNP) merkt op dat yn de rie ôfpraat is dat der in tal wurkgroepen komme. As der ien nije wurkgroep komme moat, dan sil dat yn de rie bepraat wurde moatte. Mevrouw Bartels (SAM) zou dit voorstel met haar fractie willen bespreken en de volgende keer weer in de vergadering willen behandelen. De heer Wijkhuijs (CDA) vindt dat het hier gaat om belangrijke punten voor de nieuwe gemeente, die niet snel afgedaan kunnen worden. In het oude stramien met commissie en raad vergaderen, was niet de bedoeling van de nieuwe werkwijze die in de vorige vergadering gepresenteerd is. Niet bureaucratisch en met niet teveel werkgroepen vindt zijn fractie prima, maar deze onderwerpen snel afdoen in één werkgroep lijkt zijn fractie geen goed idee. Mevrouw Osinga (VVD) is het met de heren De Haan en Wijkhuijs eens. Zij heeft het ook zo opgevat dat wanneer de raad het anders had gewild, dat dan in een vorige vergadering gereageerd had moeten worden op dit voorstel, want dan was het anders naar de raden gegaan. Ze vindt het belangrijk dat de werkgroepen 2, 3 en 4 ieder op hun deelgebied heel goed gaan nadenken over diverse punten. Dat er een integraliteitswerkgroep boven zit is logisch, want het moet ergens weer samengevoegd worden. Qua tijd hoeft een en ander niet snel afgewerkt te worden. Mevrouw Bruinsma geeft aan dat de commissie bij het besluit dat vorige keer in de raden is geweest per thema aan heeft kunnen geven welk doel men wil bereiken. Daarin was geen werkgroepenstructuur uitgewerkt. Dit voorstel is het vervolg daarop en hierin zijn concrete werkgroepen in kaart gebracht. De opmerking van de heer Drost om drie werkgroepen samen te voegen is op zich niet echt een probleem, als je inhoudelijk kijkt naar de samenhang van de onderwerpen. Burgerparticipatie is leidend voor alle drie thema's en het is niet bezwaarlijk om dat integraal aan te pakken. De tijd van raadsleden is beperkt qua inzetbaarheid, dus in dat kader kan ze het voorstel van Menameradiel volgen. Zij wil als griffier aanraden om zo snel mogelijk te starten met de werkgroepen, omdat dan aangesloten wordt bij de werkgroepen die ambtelijk lopen, zoals nabij besturen en dienstverleningsvisie. Mevrouw Osinga (VVD) neemt aan dat het tijdsschema in het voorstel afgestemd is met de andere werkgroepen. Voorzitter zegt dat vastgesteld kan worden dat het niet zo is dat in de gemeenteraden het besluit is genomen om deze werkgroepen in het leven te roepen. Mevrouw Bruinsma geeft aan dat de thema's en de doelen van het raadsbesluit intact blijven. De hear De Haan (FNP) merkt op dat yn it beslút de produktewurkgroepen beneamd wurde. Frou Bruinsma merkt op dat de produkten yntakt bliuwe. It giet der om hoe't je ta it resultaat komme. De heer Drost (VVD) geeft aan dat zijn fractie gekeken heeft naar een praktische oplossing voor het vele vergaderen, de belasting van raadsleden. Met deze combinatie kom je op een minder aantal commissies waarin ook een kleinere fractie gemakkelijker kan aanschuiven en men over meerdere onderwerpen tegelijkertijd kan meepraten over de hele gang van zaken. De heer Geldof (D66) merkt op dat zijn voorkeur blijft voor de verschillende werkgroepen, vooral omdat in een kleinere omvang dieper op zaken kan worden ingegaan. Zijn fractie wil zich graag bezighouden met participatie en daar diep op ingaan, omdat dat een belangrijk punt is. Wanneer werkgroepen worden samengevoegd is er sprake van een formele vergaderingstructuur met minder dialoog en meer discussie. De heer Drost (VVD) zegt dat de vraag is hoeveel werkgroepen zouden kunnen participeren bij handhaving van dit standpunt, want dit betekent wel een belasting voor de raadsleden. De heer Geldof (D66) zegt dat hij die consequenties neemt, maar dat de diepgang voor zijn fractie bovenaan staat. De heer Wijkhuijs (CDA) merkt op dat hier over de belangrijkste onderwerpen wordt gesproken waarin vernieuwing gerealiseerd kan worden. De vraag is of je daar afbreuk aan doet als je dit in één werkgroep onderbrengt en dat kan hij moeilijk overzien. Mevrouw Osinga (VVD) geeft aan dat ze niet overtuigd is door de argumenten van de heer Drost. In het besluit staat: 'bevordering werkgroepen, één griffier en twee raadsleden per gemeente'. De heer Drost stelt voor dat er één raadslid bij komt. Ze ziet dan nog niet hoe alle
acht fracties vertegenwoordigd zouden kunnen zijn. Het voordeel van meer werkgroepen vindt ze dat er meer fracties vertegenwoordigd zijn. De heer Harms (GL) vindt het van belang dat er een raadslid bij komt. Dan is de raad breder vertegenwoordigd. Hij ondersteunt de heer Drost. De hear Postma (VVD) jout oan dat er wol foar it foarstel fan de hear Drost fielt. Voorzitter concludeert dat er geen breed gedragen instemming is met betrekking tot het voorstel van Menameradiel. Dit betekent dat het zo blijft als is voorgesteld. De structuur van het werkplan wordt vastgesteld. De vier griffiers willen vóór de volgende raadsvergadering de namen ontvangen van de mensen die zitting nemen in de diverse werkgroepen. 5. Informatievoorziening Stuurgroep De heer N. van den Bergh, projectleider herindeling Waadhoeke, vertelt in iedere vergadering van de herindelingscommissie over wat er in de stuurgroep gebeurt en wat de vorderingen zijn m.b.t. tot fase 3. Hij vertelt dat de stuurgroep is gestart met de realisatiefase, fase 3 van de herindeling. Vorige keer heeft hij het plan van aanpak toegelicht. Hij dankt de commissie dat deze het plan van aanpak heeft vastgesteld en het krediet beschikbaar heeft gesteld. Intussen is het opstarten van de ontwikkeling van de organisatie in gang gezet. Men is begonnen met de ontwikkeling van een managementfilosofie en een hoofdstructuur, dat gaat leiden tot de nieuwe organisatie Waadhoeke. De volgende stap daarin is een detailstructuur en een formatieplan. Er zit een korting op de algemene uitkering van ruim 1,3 miljoen euro. Gemiddeld gezien wordt die bij een herindeling opgevangen door een daling van bestuurskosten en een lichte daling van personeelskosten. Richting de zomervakantie gaat de hoofdstructuur richting een detailstructuur en een formatieplan en een loongebouw. Binnenkort gaat men van start met nadenken over huisvesting. De dienstverleningsvisie is al aan de orde geweest in de herindelingscommissie. De harmonisatie van allerlei vormen van beleid wordt opgestart. De wetgever heeft ook ruimte gegeven om twee jaar na de herindeling nog zaken te harmoniseren. De stuurgroep heeft wel de ambitie om veel op te pakken en veel zaken aan de voorkant te harmoniseren. Men is in overleg over het sociaal statuut, op het niveau van de zeven gemeenten. Er worden afspraken gemaakt met de werknemersdelegatie en de vakbonden over alle rechten en plichten van alle medewerkers die betrokken zijn bij dit herindelingstraject. Bij Littenseradiel is sprake van een opsplitsing van de gemeente en dit moet op een zorgvuldige manier plaatsvinden. De bijzondere ondernemingsraad is opgestart één of twee jaar geleden. Dat is een samengestelde ondernemersraad uit de vier ondernemingsraden en is de gesprekspartner voor de nieuwe gemeente op het terrein van medezeggenschap. De OR wordt aan de voorkant meegenomen in het traject van het bouwen van de organisatie. Er wordt veel intern gecommuniceerd en iedere maand wordt de herindelingscommissie bijgepraat. Ook wil de stuurgroep per maand een korte nieuwsbrief maken voor de herindelingscommissie. Voorzitter constateert dat er geen vragen zijn vanuit de commissie en hij bedankt de heer Van den Bergh voor zijn toelichting. 6. Wijziging verordening herindelingscommissie De heer Van der Lubbe (PvdA) zegt, naar aanleiding van bijlage 2, verordening herindelingscommissie Westergo, dat op pagina 1 staat: 'De vergaderingen van de commissie vinden beurtelings plaats in het gemeentehuis van Franekeradeel, Het Bildt, Littenseradiel en Menameradiel. Dat geldt nu ook in de verordening, maar dan zijn we vanavond illegaal bezig. Hij wil voorstellen om daar 'in een locatie van...' van te maken. Voorzitter geeft aan dat het genoteerd wordt. De heer Van der Lubbe (PvdA) zegt naar aanleiding van de bijlage werkplan gemeenteraden en griffie dat de werkgroep 1, griffie, een relatie heeft met werkgroep 5, inrichting griffie. Dat
is de eerste verantwoordelijkheid van de raden, dus hij vindt dat dat terug moet komen in de organisatie waar de bevoegdheden van de werkgroep over gaan. Voorzitter geeft aan dat deze opmerking genoteerd wordt. Hij heeft een verzoek over het voorzitterschap van de herindelingscommissie. Daarover zijn afspraken gemaakt vanuit de stuurgroep. Het gaat hier met name om het vicevoorzitterschap. Onderling is in het kader van taakverdeling afgesproken tussen de burgemeesters dat de heer Van Mourik voorzitter is van de stuurgroep. De heer Krol zal optreden als voorzitter van de herindelingscommissie. Het lijkt hen verstandig om de burgemeester van Franekeradeel, de heer Van Zuijlen, op het moment dat één van de twee verhinderd is, als vicevoorzitter te laten optreden van zowel de stuurgroep als van de herindelingscommissie. Nu staat in het stuk dat de voorzitter vanuit de herindelingscommissie wordt aangewezen. Voorzitter wil de herindelingscommissie voorstellen om daarvan te maken: 'wordt door de herindelingscommissie aangewezen'. En dat wordt opgenomen dat de heer Van Zuijlen, burgemeester van Franekeradeel, vicevoorzitter is van zowel de herindelingscommissie als de stuurgroep. Onlangs is in de stuurgroep gepraat over locaties. Er is gezegd: laat het zo zijn dat we naar bevind van zaken kunnen en mogen handelen. Mevrouw Bruinsma merkt op dat de heer Van der Lubbe bij het vaststellen van het werkplan raden en griffiers zijn opmerking over de relatie tussen de werkgroepen 1 en 5 eerder heeft gemaakt. De werkgroep benoemen beoogd griffier wordt door de projectleider opgestart. De opmerking van de heer Van der Lubbe is dat raadsleden daar de zeggenschap hebben. De heer Van den Bergh, projectleider, geeft aan dat de afspraak is om dit parallel te laten lopen met de invulling van de functie van algemeen directeur/secretaris. De planning is om dat kort voor de zomervakantie voor te bereiden en om uitvoering te geven na de zomervakantie en te komen tot een benoeming rondom 1 november met een uiterste start op 1 januari. Hij zal inderdaad met een plan van aanpak komen, maar niet voordat er een adviescommissie is gevormd vanuit de gemeenten. Voorzitter geeft aan dat de opmerking van de heer Van der Lubbe wordt gehonoreerd. De heer Van der Lubbe (PvdA) zegt dat het zo inderdaad in de stukken staat. Hij denkt dat de adviescommissie wat eerder geformeerd moet worden, omdat deze als eerste de taak heeft om te bepalen of er een interne of externe waarnemer moet komen. De heer Van den Bergh zegt dat dat één van de eerste vragen is die gesteld worden. Die vraag wordt aan de stuurgroep gesteld voor de secretaris en voor de griffier. Als wij de ambitie hebben om zowel de beoogd secretaris als de beoogd griffier per 1 januari 2017 te benoemen, dan hoeft de adviescommissie niet nu al opgestart te worden. Voorzitter constateert dat de opmerking van de heer Van der Lubbe is dat op tijd begonnen moet worden en dat de wijziging verordening herindelingscommissie wordt vastgesteld. 7. Rondvraag Mevrouw Bartels (SAM) is blij dat de herindelingscommissie regelmatig geïnformeerd wordt. Agenda's zijn echter niet altijd even vol en de vergadering duurt nu maar drie kwartier. Ze wil vragen voortaan wat meer na te denken of er echt wel een aparte vergadering nodig is. Voorzitter geeft aan dat de vergadering gepland is om maar zo snel mogelijk aan het werk te kunnen gaan. Er zal gezorgd worden voor een gevulde agenda. De heer J. Harms (GL) is gister bij de vergadering van Fier zijn jas kwijtgeraakt. 8. Sluiting Voorzitter sluit de vergadering om 19.40 uur. Griffier,
Voorzitter,
W. Bruinsma
G. Krol
