Competentiegerichte functiebeschrijving ICT- en systeemverantwoordelijke (projectbasis)
1. Identificatiegegevens: Functiebenaming:
ICT –en systeemverantwoordelijke (projectbasis)
Graadbenaming:
Deskundigen
Sector/Dienst:
Personeel & Organisatie
Niveau/weddeschaal:
B1-B3
Categorie (duid aan)
Administratief kader
Technisch en werklieden kader
Bibliotheek personeel
X
2. Doel van de functie: Voor de komst van het nieuw administratief centrum en de voorbereiding van de synergie met het OCMW werk je op het vlak van ICT een vernieuwend en klantgericht, totaal concept uit. Op de werkvloer zorg je voor de effectieve realisatie ervan. Op die manier zorg je ervoor dat de ICTinfrastructuur optimaal is afgestemd op de behoeften van de gebruikers en de organisatiedoelstellingen efficiënt gerealiseerd kunnen worden.
Functiebeschrijving ICT – en systeemverantwoordelijke (projectbasis)
Pagina 1 van 6
3. Resultaatgebieden en taken 3.1 Generiek resultaatgebieden 1. Beleidsvoorbereiding en beleidsondersteuning Verrichten van beleidsvoorbereidend en beleidsondersteunend werk binnen het specifieke vakdomein om een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bevorderen en het gemeentebestuur toe te laten op dit vlak een gefundeerd en onderbouwd beleid te voeren. Dit omvat onder meer volgende taken: - fungeren als (eerste) beleidsadviseur voor de eigen materies - inhoudelijke studie van dossiers - beleidsondersteunend onderzoek n.a.v. vragen van de gemeenteraad, schepencollege en de gemeentesecretaris (op het niveau van de dienst) - verschaffen van (technische) adviezen aan de beleidsorganen en opvolgen van de ontwikkelingen op dit vlak - zelf voorstellen of adviezen formuleren om het beleid op zijn/haar (beleids)domein te verbeteren - verantwoordelijk voor een zowel technisch als juridisch correcte voorbereiding van de dossiers die behoren tot het betrokken domein en zorgen voor een efficiënte en correcte uitvoering ervan - voorbereiding, planning, opstellen van beleidsnota’s - voorbereiden en evalueren van de (genomen) beslissingen - opstellen van gedocumenteerde, verduidelijkende nota’s die problemen of noodzakelijke wijzigingen aankaarten - ontwikkelen van een strategische visie op het niveau van het beleidsdomein - opvolgen van de uitvoering van de beleidsprioriteiten gesteld door het bestuur - signaleren van ontwikkelingen en trends
2. Dossierbeheer en administratie Verwerken van (complexe) dossiers conform de opgelegde reglementering en verzorgen van de nodige informatie, administratie en taken met het oog op een efficiënte afhandeling en beslissing.
Dit omvat onder meer volgende taken: - beheer van (belangrijke) projecten en dossiers - instaan voor het ontwerp, redactie en voorbereiding van de dossiers voor de beleidsorganen (gemeenteraad, schepencollege, burgemeester) - opvolgen toepasselijke wetgeving - aanwenden en verder ontwikkelen van eigen expertise met betrekking tot de opdrachten binnen de dienst - vertalen van beleidsopties naar een klantgerichte uitvoering, evaluatie en rapportering hiervan - communicatie naar burgers via infoblad, website, nieuwsbrieven, … 3. Opzetten en toepassen van werkingsprocessen voor het eigen beleidsdomein Efficiënt en effectief beheren van tijd, kosten, activiteiten, middelen en processen in functie van een optimale afstemming en uitvoering van de eigen werkzaamheden en opdrachten binnen het eigen beleidsdomein. Dit omvat onder meer volgende taken: - bepalen van de werkorganisatie en planning - activiteiten optimaal op elkaar afstemmen - het gebruik van de middelen (mensen, budget) binnen het eigen beleidsdomein optimaliseren - uitwerken en verbeteren van interne procedures en overleg - meewerken en voorstellen uitwerken voor het opzetten en onderhouden van systemen om de kwaliteit en kwantiteit van de dienst te verbeteren - aanbrengen van verbetervoorstellen voor de eigen dienstverlening - waken over de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde diensten en hieromtrent verbetervoorstellen formuleren
Functiebeschrijving ICT – en systeemverantwoordelijke (projectbasis)
Pagina 2 van 6
4. Financieel beheer Onder verantwoordelijkheid van het dienst/sectorhoofd beheren van het budget van het eigen beleidsdomein, zodat de geldmiddelen efficiënt worden besteed. Dit omvat onder meer volgende taken: - opstellen van het budget voor het beleidsdomein - voorstellen doen voor budgetwijzigingen - verantwoordelijk voor het beheer van de aan het beleidsdomein toevertrouwde budgetten - verantwoordelijk voor de bestelbons van het beleidsdomein, opvolgen dat de procedures correct worden toegepast - nagaan of leveringen voor het beleidsdomein correct worden geleverd en gefactureerd (‘conformverklaring’) - opmaak lastenboeken en opvragen en evalueren van prijsoffertes - gebruik maken van subsidiemogelijkheden
3.2 Functie resultaatgebieden 5. Informaticabeleid Zorgen voor de realisatie en uitvoering van een gemeentelijk informaticabeleid dat nodig is om de gemeente optimaal gebruik te laten maken van de informaticatechnologie, om de realisatie van de vooropgestelde doelstellingen te faciliteren. Dit omvat onder meer volgende taken: - uitwerken van een gemeentelijke visie rond informaticabeleid zodat een ad hoc aanpak wordt vermeden - (eventueel) opmaak van een gemeentelijk beleidsplan rond informatica; opmaak van jaarplannen met kostprijsbegroting - advisering van de ambtelijke hiërarchie en de beleidsorganen rond informaticabeleid - ontwikkelen van een visie zodat iedere nieuwe stap die wordt gezet logisch verder opbouwt en geen nadelige consequenties heeft op de reeds gedane investeringen - kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen - kunnen inschatten en opmaken van de kostprijs die aan het voorgestelde beleid vasthangt - innovatief inspelen op de visie rond de gemeentelijke processen - opmaken van een termijnplanning rond informatica - geven van advies m.b.t. de wenselijkheid tot uitbreiding/verbetering van het systeem - geven van advies m.b.t. de wenselijkheid tot opwaardering hard- en software - het verlenen van advies aan het bestuur betreffende aankopen 6. Projectmanagement Opzetten, faciliteren en uitwerken van ICT-projecten die moeten leiden tot een betere, efficiëntere en vernieuwende manier van werken binnen de organisatie. Dit omvat onder meer volgende taken: - visie, inbreng en implementatie ICT-infrastructuur in het NAC/Vrije Tijdscentrum met aandacht voor nieuwe werkvormen (bv. digitaliseren, flexibele werkplekken,…) - uitwerken van een totaalconcept in dit verband en de implementatie ervan op de werkvloer - afstemmen van hard- en software van gemeente en OCMW en zorgen voor een maximale synergie tussen beide toepassingen - de huidige software kritisch analyseren en verbetervoorstellen formuleren op vlak van gebruik, leveranciers en pakketten - initiëren, begeleiden en faciliteren van interne digitalisering projecten (bv. digitaal archiveren) - vernieuwing website en intranet 7. Externe contacten Verzorgen van de noodzakelijke externe contacten zodat een efficiënt en optimaal communicatiegebeuren naar buiten toe ontstaat. Dit omvat onder meer volgende taken: - fungeren als aanspreekpunt binnen de gemeentelijke organisatie op het brede vlak van informatica
Functiebeschrijving ICT – en systeemverantwoordelijke (projectbasis)
Pagina 3 van 6
-
verzorgen van de contacten met de betrokken derden ingeval van (ernstige) problemen m.b.t. netwerk, hard- of software opvolging van de contacten met derden, eventueel aanmanen of opnieuw aanspreken bij gebrek aan respons contacten met hard- en softwareleveranciers organiseren van prijsvragen (eventueel met opmaak lastenboeken) voor de aankoop en/of huur hard- en software en copiers. nakijken en adviseren van het bestuur m.b.t. de contracten die met leveranciers worden aangegaan
4. Positionering en situering van de functie
Visueel (zie uitgewerkt organogram)
Gemeentesecretaris
Personeel & organisatie
ICT & Systeemverantwoordelijke De ICT & systeemverantwoordelijke maakt deel uit van de stafdienst Personeel & Organisatie. Hij/zij rapporteert aan het hoofd van deze stafdienst, nl. het sectorhoofd Algemene zaken / Personeel & Organisatie.
Krijgt leiding van :
Sectorhoofd Algemene zaken/ Personeel & Organisatie
Geeft leiding aan :
Niet van toepassing
1e evaluator:
Sectorhoofd Algemene zaken/ Personeel & Organisatie
2e evaluator :
gemeentesecretaris
5. Competentieprofiel (voor de bijhorende gedragsindicatoren verwijzen we naar het competentiewoordenboek)
5.1. Gedragscompetenties KERN competenties op organisatieniveau
Functiebeschrijving ICT – en systeemverantwoordelijke (projectbasis)
Pagina 4 van 6
Definitie Samenwerken
Een positieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is en zich inzetten om samen met anderen doelen te bereiken
Niveau 3
Creëert samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten
Definitie
Concrete doelen formuleren en actie ondernemen om de resultaten tijdig en volgens de afspraken te realiseren
Resultaatgerichtheid Werkt resultaatsgericht en draagt dit uit naar de eigen omgeving Niveau 3 GENERIEKE competenties op functiefamilie niveau Onderbouwde mening uiten en advies geven op basis van Definitie een afweging van beschikbare informatie en kennis en zicht hebben op de gevolgen ervan Advies geven Vormt een goed onderbouwd, geïntegreerd en kritisch advies Niveau 3 Kansen zien en uit eigen beweging acties en ideeën Definitie voorstellen en/of ondernemen die de dienst/organisatie ten Initiatief nemen goede komen en bijdragen tot een betere dienstverlening Anticipeert op gebeurtenissen Niveau 3 Binnen de grenzen van de eigen verantwoordelijkheid Definitie zonder begeleiding of toezicht een takenpakket en/of Zelfstandig werken opdrachten kunnen organiseren en uitvoeren Zoekt zelf naar oplossingen voor dagelijkse problemen en probeert ze Niveau 2 uit FUNCTIE competenties op functie niveau In staat zijn mogelijke problemen te herkennen, te zoeken Definitie naar mogelijke oorzaken en haalbare oplossingen voor te Probleemoplossend stellen. vermogen Inventariseren oorzaken en zoeken naar oplossingen. Niveau 2 Nieuwe informatie in zich opnemen en effectief toepassen. Definitie Leervermogen Vernieuwt en laat anderen leren. Niveau 3 Tijdens en na moeilijke situaties, onder stekte druk, Definitie tegenslag of kritiek efficiënt en effectief blijven functioneren. Stressbestendigheid Blijft kalm en rustig in situaties van langdurig verhoogde Niveau 2 druk en/of in crisissituaties eigen aan de opdracht.
5.2. Kennis gebonden competenties Niveau 1 Basiskennis en/of inzicht hebben Gemeentewetgeving Rechtspositieregeling
Niveau 2 Kennis of inzicht kunnen toepassen MS Office Organisatie soft- en hardware Overheidsopdrachten Interne structuren, procedures en organisatieprocessen
Functiebeschrijving ICT – en systeemverantwoordelijke (projectbasis)
Niveau 3 Nieuwe kennis en inzichten kunnen ontwikkelen (expert) Functie specifieke regelgeving Functie specifieke soft- en hardware
Pagina 5 van 6
6. Bijkomende opmerkingen
Validatie
Secretarisbeslissing 19/02/2014
Functiebeschrijving ICT – en systeemverantwoordelijke (projectbasis)
Datum: Handtekening titularis:
Pagina 6 van 6
