Marktontmoeting ICT en Office

Marktontmoeting ICT en Office

Mammoni – Utrecht, 16 november 2010


De Opening

16 november 2010

Pagina 1 van 14


Verslaglegging 1e ronde

Sessie 1 A: Beschrijving ICT infrastructuur tbv Europese aanbesteding Multi Functionals Deelnemers: Byke Monsma - Amstelwijs Hans Bekkers – Brabant Water Gerrit van Bruggen - SVB Ronald de Vries – Min OCW Marja van der Meulen - MSV Henk de Snoo- RWS Patty Poot –Hogeschool Rotterdam Dick Bron - PCBO

Welke ICT-elementen moeten minimaal in de beschrijving van het aanbestedingsdocument worden opgenomen om te voorkomen: 1. Er achteraf vertraging ontstaat i.v.m. onvoorziene omstandigheden 2. Er meer kosten zijn i.v.m. onvoorziene omstandigheden Antwoord: 1. Er is geen standaarddocument. Bovendien is iedere organisatie en dus ICT-infrastructuur anders 2. Minimaal moet worden aangegeven: • Soort besturingssysteem • Hoeveelheid/soort clientapplicaties • Netwerkinfrastructuur (centrale server, aantal aangesloten computers) Advies: 1. Maak gebruik van de kennis in de markt => marktoriëntatie Het voordeel hiervan is dat ook aanbieders beter weten wat je bedoelt te vragen en je als aanbestedende dienst ook krijgt wat je vraagt 2. Indien mogelijk: betrek de ICT partij die aan de organisatie verbonden is bij het opstellen van het ICT gedeelte van het aanbestedingsdocument 3. Verzoek aanbieders van MF een standaarddocument op te stellen waarin gemeenschappelijke noemers worden beschreven Voordelen a. Mogelijkheid om vanuit de leverancierskant aan te geven wat bekend moet zijn om aan de te verwachtingen te kunnen voldoen b. Mogelijkheid van de aanbestedende dienst om de omschrijvingen met elkaar te vergelijken Tenslotte: 1. Zorg voor een goed contractbeheer waarin zaken als SLA en responsetijd goed worden gecontroleerd. Zodat je, zij het achteraf, nog kunt bijsturen. 2. Mocht de aanbieders/inschrijvers nog vragen hebben naar aanleiding van het document is er nog altijd de mogelijkheid tijdens het Europese aanbestedingsproces om deze tijdig bij de aanbestedende partij in te dienen.

16 november 2010

Pagina 2 van 14


Sessie 1B: Aanbesteding > relatie tussen ambitie en resultaat Deelnemers: Alexander van Dieren - Canon Gerrit van Bruggen - SVB Jos den Hollander – Brabant Water Nico v.d. Berg – AgentschapNl Henk Bongers – gemeente Utrecht Hella Leeflang – van Veen Informatica Erwin van Gorkum - PIANOo Wim van Raavenswaaij - Belastingdienst Saida Akaaboune - Sharp

Wat is de relatie tussen de inspanningen aan de “voorkant” van het aanbestedingstraject tot het uiteindelijke resultaat – en de daarmee gepaard gaande inspanningen - gedurende en na afloop van de overeenkomstperiode. Met andere woorden, als we kijken naar de juridische componenten, geldende weten regelgeving en de definitie van de vraagstelling inclusief de beoordelingscriteria aan de voorkant van het traject, hoeveel aandacht is er dan aan de achterkant van het aanbestedingstraject. Zijn de resultaten die beloofd zijn (dor zowel de interne organisatie en de leverancier) ook waargemaakt en wat leren we hiervan bij het initiëren van een eventueel nieuwe aanbesteding Middelen die onder andere worden ingezet zijn periodieke leveranciers tevredenheid en medewerkers tevredenheid onderzoeken, contractmanagement, service level agreement inclusief KPI’s en bonus malus systematiek. Onderliggende vraag is tevens of geprognosticeerde resultaten er in een later stadium nog toe doen, in hoeverre wordt men afgerekend op de geleverde prestatie. De uiteindelijke wens is om te komen tot een functionele aanbesteding door middel van: a) een gedegen behoefte inventarisatie (technisch en functioneel), b) transparante vormgeving in het aanbesteding document, c) interpretatie mogelijkheden voor partijen zoveel mogelijk te beperken d) een Proof of Concept in te richten als essentieel onderdeel van de gunning procedure e) een “objectieve” meer partijen beoordeling met een duidelijke uitkomst. f) een continu proces in te richten welke de performance van de afgenomen product/dienst kan monitoren. Uiteindelijk is dit uitermate belangrijk, om het fenomeen aanbesteden vorm en inhoud te geven gedurende de contractperiode, feitelijk raakt dit de zingeving. Conclusie: Aanbesteden is per slot van rekening een middel om een doel te bereiken, als het doel helder is omschreven kan ook het behaalde resultaat worden gekwalificeerd en gekwantificeerd.

16 november 2010

Pagina 3 van 14


Sessie 1D: Functioneel / technisch specificeren. Hoe krijg ik wat ik nodig heb.

Deelnemers: Linda van den Aakster – Alkmaar Mark Hartman – ICT~Office Henk de Snoo – RWS John van Brecht HHvR Omer Mujakic – Sharp Adry Oudenhoven – nieuwbouw Just/BZK Henk Bongers – gemeente Utrecht Jacqueline Rouers – SVB Hubert van Mastrigt – Sogeti Guido Smeets – Ricoh

Probleemstelling: We willen graag af van dikke boekwerken met technische specificaties. Meer naar functioneel specificeren. Vragen die dan ontstaan: - Hoe maak ik mij vraag concreet. - Hoe weet ik wat ik wil. - Wat biedt de markt. - Innovatie. - Hoe maak ik het concreet op papier, wat ik bedoel. Aangedragen oplossingen/suggesties: - Maak met name gebruik van marktconsultaties en bepaal een gunstig moment hiervoor. Bijvoorkeur als je al een beeld heb van de probleemstelling en wat je op hoofdlijnen wilt bereiken. - Maak gebruik van Best Praktisch - Ken de markt. Oriënteer je voortdurend of i.i.g. regelmatig op ontwikkelingen producten en diensten (beurs en seminars, vakbladen) - Maak gebruik van de kennis van de markt. - Zorg dat je als inkoper tijdig betrokken wordt. - Een marktconsultatie gebruiken om informatie te halen én te brengen. Schrijf eerst op wat je wilt in een soort functionele beschrijving. Beschrijf hierin de doelstellingen die je wilt bereiken (organisatiedoelstellingen, bedrijfsprocessen etc.) Bespreek dit met de markt. Toets het concept. Is het duidelijk wat wij verwachten en inventariseer wat de markt hierbij kan inbrengen. Nota van inlichtingen is aanvullend, maar niet meer het moment om je doelstellingen uitgebreid te concretiseren. De voorfase is belangrijker. Managen van verwachtingen. Praat met elkaar. Zoek elkaar op en bepaal het meest gunstige moment hiervoor.

16 november 2010

Pagina 4 van 14


Verslaglegging 2e ronde

Sessie 2A:

Een aanspreekpunt ICT binnen de overheid Deelnemers: Robert Pastoor - Belastingdienst Hans Bekkers - Brabant Water Binnenlandse Zaken Adry Ouwenhoven - Veiligheid en Justitie

Vraag was: Waar kan je terecht binnen de overheid, wanneer je wil weten welke leveranciers een geïntegreerde toepassing kunnen leveren wat betreft KA en specifieke automatisering. Als voorbeeld is gnomen de huisvesting van een aantal crisisbeheerorganisaties in de nieuwbouw van de ministeries van Veiligheid en Justitie en BZK. Waar kan je terecht als je zowel met gerubriceerde informatie moet werken en daarnaast met KA en waar je gebruik maakt van specifieke AV systemen in combinatie met “gewone” systemen. Over het algemeen heerst bij deelnemers het idee dat je alles toch zelf moet onderzoeken en je veelal bent overgeleverd aan de expertise van de eigen ICT club. Ook in deze sessie worden bruikbare ideeën naar voren gebracht zoals neem contact op met Defensie. Inderdaad hebben we dat gedaan, maar deze blijken op een specialistisch gebied iets te weten, maar niet over een integrale toepassing. Daar Defensie ook niet verder is gekomen zien we dat daar een groot aantal systemen is ontwikkeld in een SAP omgeving. Nu doet zich het probleem voor dat het aantal SAP programmeurs snel afneemt en al “afgezwaaide” SAPers weer via via in dienst wordt genomen. Ook in dit geval is er geen aanspreekpunt of wegwijzer binnen de overheid die hier een antwoord op heeft. Kortom overheid organiseer je ook op het gebied van specifieke vraagstellingen t.a.v. ICT en zorg dat er een wisselwerking komt met andere disciplines. Juist vanuit de nieuwbouw zien we dat er veel raakvlakken zijn met ander disciplines zoals meubilair, zoals stroomvoorziening, zoals toepassingen e.d. Iedere discipline heeft wel een deskundige (organisatie) waar hij/zij op kan terugvallen, maar een organisatie die de weg kan wijzen t.a.v. alle disciplines ontbreekt. Aan de overheid de taak om dit beter te organiseren en niet alleen als wegwijzer te dienen, maar ook als afstemmingsplatform voor al die disciplines. Wellicht is het een idee om FMweb hier als trekker aan te wijzen. Ik hoop hiermee een bijdrage geleverd te hebben aan een betere samenwerking en samenspraak tussen de diverse disciplines, dit alles met tot taak een efficiëntere en effectievere overheid die de burger beter en sneller kan bedienen en kosten bespaart.

16 november 2010

Pagina 5 van 14


Sessie 2B: Waarom vallen veel MKB bedrijven uiten de aanbestedingen Deelnemers: Annemiek Verduin - SVB Mark Hartman – ICT~Office Christine Arendse-Koopman - RWS Henk Bongers - Gem. Utrecht Gerrit van Brugge - SVB Hella Leeflang- Vanveen informatica

De discussie ontstaat voornamelijk over hoe wordt er aanbesteed? Wat zijn de eisen waar men aan moet voldoen? Is er wel een goed voortraject? Wordt er op de werkvloer gevraagd waar men behoefte aan heeft en wat het doel is voor deze aanbesteding. Wordt er voldoende geëvalueerd en aan contractmanagement gedaan? Momenteel wordt er wel wat meer aandacht besteed aan het MKB. De eisen worden lager, er wordt meer met pencelen gewerkt en er wordt aangemoedigd om samen met meerdere concullega’s in te schrijven. Helaas is het nog wel zo dat de kwaliteit verliest van de kwantiteit en dat veel in de overheid wordt gedacht in zo veel mogelijk bedrijven uit te kunnen sluiten zodat er niet veel overblijven die kunnen inschrijven. Er wordt gelukkig wel aan contractmanagement gedaan en er worden ook medewerkers-evaluaties gevraagd. Ook worden er tussentijdse evaluaties gehouden met de mantelpartijen. Hierdoor wordt er wel degelijk op kwaliteit gelet. Ict Office is een van de verenigingen die opkomt voor het MKB en die zich inzet voor zoveel mogelijk transparantie in de aanbestedingen. Zij werken voor bedrijven en Overheid om de aanbestedingen te bespreken om een zo goed mogelijke aanbesteding te kunnen doen. Ook wordt er besproken hoe een zo’n groot mogelijke doelgroep te bereiken bij een eventuele aanbesteding. Er wordt veel geklaagd door het bedrijfsleven dat ze de aanbestedingen missen. Hiervoor is het sociale media een idee. En natuurlijk is dit ook hun eigen verantwoording om te zorgen dat ze op de juiste sites etc kijken.

16 november 2010

Pagina 6 van 14


Sessie 2D: overheid dient verplicht een marktconsultatie te houden voorafgaand aan een aanbestedingsprocedure Deelnemers: Saida Akaaboune - Sharp Jos den Hollander – Brabant Water John van Brecht – HHvR Linda van den Aakster – Alkmaar Henk Bongers – gemeente Utrecht Jacueline Rouers- SVB Wim van Ravenswaaij – Belastingdienst Hubert van Mastrigt – Sogeti Marja van der Meulen – MSV Patty Poot-van Aken – Hogeschool Rotterdam Annemiek Verduin – SVB Mark Hartman – ICT~Office Alexander van Dieren – Canon Hella Leeflang – vanVeen Informatica Dick Bron - PCBO

In deze sessie was de centrale stelling ‘overheid dient verplicht voorafgaand aan een EU procedure een marktconsultatie te houden inzake de in te kopen producten/diensten. Vanuit de markt wordt vaak geconstateerd dat het gevraagde in EU aanbestedingen niet helemaal aansluit bij wat de markt te bieden heeft. Zo worden eisen aan producten/diensten gesteld in de aanbesteding die niet proportioneel, discriminerend of niet mogelijk zijn gevraagd. Om dit tegen te gaan is de stelling dat aanbestedende diensten meer in dialoog kunnen treden met marktpartijen. Een belangrijke conclusie uit de sessie, is dat een dialoog voorafgaand aan een aanbesteding door alle bezoekers wordt toegejuicht, echter vinden een aantal dat het niet verplicht moet worden, omdat zij van mening zijn dat de ‘goede’ aanbestedende diensten de dialoog met marktpartijen standaard doen. • Het is in het belang van marktpartijen om op tijd aan de bel te trekken bij het constateren van onregelmatigheden • Het is verstandig dat er ruimte tussen NvI en inleverdatum wordt gecreëerd van minimaal 2 – a 3 weken, omdat de vraag veranderd en de oplossingrichting en de calculatie, waar vaak budgetten die geïnvesteerd worden, door buitenlandse moeders worden nagerekend en vrijgegeven.

16 november 2010

Pagina 7 van 14


Verslaglegging

16 november 2010

Pagina 8 van 14


3e ronde marktontmoetingen

Sessie 3A: Langdurige relaties en open standaarden/open source Deelnemers: Henk de Snoo – RWS Hans Bekker – Brabant Water Adry Ouwenhoven – nieuwbouw Just/BZK Hubert van Mastrigt – Sogeti Hella Leeflang – van Veen Informatica Linda van de Aakster - Alkmaar

Hoe komen we verder in een afhankelijkheidsrelatie (van elkaar) ten aanzien van een systeem die het liefst wordt gecontinueerd vanwege het gemak door de business, maar waarbij we door een on going proces van functionaliteitswijzigingen nog niet klaar zijn om over te dragen en waarbij weinig standaarden in gebruik zijn, en hoe kan de markt worden uitgenodigd om met open standaarden/ source te komen? 1. Begin een benchmarking/marktconsultatie en breng de vergelijkbare systemen en mogelijkheden in kaart 2. Zorg voor volledig intellectueel eigendom voor dit essentiële systeem 3. Wacht eerst de nog lopende functionaliteitswijziging af voordat de aanbesteed wordt 4. Geef een transitie/transformatieperiode voor de eventuele nieuwe leverancier mee en laat de zittende leverancier dat proces begeleiden 5. Stel als voorwaarde dat er (kennis)overdracht aan het eind van de contractperiode plaats moet vinden (knock out) 6. Hanteer een langere contractperiode, bijvoorbeeld 5-6 jaar, wat investeringen rendabel maakt 7. Ga uit van functioneel aanbesteden (beschikbaarheid 99,5% e.d.). Beschrijf de gewenste beheerssituatie

16 november 2010

Pagina 9 van 14


Sessie B: voorkeuren voor / toeschrijven naar merken / leveranciers Deelnemers: Jacqueline Rouers – SVB Henk de Snoo – RWS Mark Hartman – ICT~Office Alexander van Dieren – Canon Jos den Hollander – Brabant Water Omer Mujakic – Sharp Guido Smeets – Ricoh Byke Monsma-Onrust – Amstelwijs Marja van der Meulen – SVB Ronald de Vries- OCW

Er wordt geconstateerd dat er verschillende redenen zijn om een voorkeur te hebben voor bepaalde merken / leveranciers en om hiernaar toe te schrijven in een aanbesteding: - Goede of juist slechte ervaringen met de huidige leverancier; - Product wordt aanbevolen door derden; - Onder de indruk van productpresentatie van een bepaalde leverancier; - Geen zin in een druk implementatieproject; image voor PC’s al klaar (geen tijd/zin om een nieuw image te maken); - Onvoldoende de markt onderzocht. Bij sommige producten durven aanbestedende diensten het gewoon aan om de merknaam in de Europese aanbesteding te noemen: McAfee, Microsoft Windows, Microsoft Office. Het gaat dan met name om producten van monopolisten, doch niet uitsluitend. “Gewoon stuje risico nemen” wordt er gezegd. Soms wordt een reseller geselecteerd die drie A-merken kan leveren (Ka hardware) of een reseller die een hele reeks standaard software kan leveren (KA software, waaronder Office, antiviruspakketten en vele andere). Dit levert een leverancier op waarbij men uiteindelijk zelf uitmaakt welk merk men gaat afroepen binnen de raamovereenkomst. We hebben het erover gehad of dit ook mogelijk zou zijn in de multifunctionals-markt, maar komen tot de conclusie dat de fabrikanten in deze markt het niet zouden pikken. Het gaat er dus ook om hoe strijdvaardig een bepaalde branche is en hoe deze opgedeeld is in fabrikanten en resellers. Het noemen in een aanbesteding van “merk X of gelijkwaardig” wordt als riskant gezien, want dit legt de onderzoeksplicht bij de aanbestedende dienst om te onderzoeken of een product gelijkwaardig is. Soms worden de switchkosten meegenomen in een aanbesteding, waardoor de zittende leverancier voordeel heeft. Dit wordt soms gebruikt om nieuwe leveranciers buiten de deur te houden. Er wordt ook nog gepraat over open source vs. Monopolisten en geconstateerd dat het hierbij vooral zaak is om de totale kosten in kaart te krijgen (aanschaf en onderhoud). Verder dat de overheid zich hier niet zo mee moet bemoeien.

16 november 2010

Pagina 10 van 14


Sessie 3D: oprechtheid en zuiverheid informatie bij marktconsultatie Deelnemers: John van Brecht - HHvR Ronald de Vries - OCW Guido Smeets - Ricoh Annemiek Verduin - SVB Patty Poot-van Aken – HS Rotterdam Wim van Ravenswaaij - Belastingdienst Hans Guldemond - Tenderned John van Brecht - HHvr Saida Akaaboune- Sharp Dick Bron - PCBO

Hoe oprecht en “zuiver” is de informatie die door leveranciers wordt afgegeven in markconsultaties? Besproken is dat dit sterk zal afhangen van wat de functie is van de persoon waarmee is gesproken. Een persoon met een meer technisch inhoudelijke functie wordt geacht oprechter en vollediger te zijn in de informatie die hij verstrekt. De vergelijking is gemaakt naar een rol van accountmanager; hiervan is de veronderstelling dat deze vanuit het commerciële belang ieder commercieel wenselijk antwoord zal presenteren. Indien hierbij een persoonlijke relatie bestaat dan zou dit de oprechtheid en de volledigheid te goede komen. Ten aanzien van de aanpak van een marktconsultatie is de mening dat een methodische aanpak vruchten afwerpt: eerst praten met de leveranciers apart van elkaar, vervolgens in een gezamenlijk overleg de stellingen voorleggen en toetsten. Tot slot is geconcludeerd dat het verstandig is om te erkennen dat bepaalde inkooptrajecten (denk aan software ontwikkeling) nooit 100% volledig zullen zijn. Accepteer dat dit 70-80% is en bevraag de markt voorafgaand of tijdens een procedure om onzekerheden te benoemen.

16 november 2010

Pagina 11 van 14


Sessie 3E: Wat verwacht de overheid t.a.v. duurzaamheid? Deelnemers: Saida Akaaboune - Sharp Nico van den Berg - Agentschap NL

-

-

Duurzaamheid speelt een steeds belangrijkere rol bij het inkopen binnen de overheid AgentschapNL stelt criteria op t.a.v. duurzaamheid mbt producten. Dit zijn minimale criteria waaraan de markt dient voldoen, om doelstellingen van overheidsinstellingen (duurzaam inkopen) te stimuleren en te realiseren. Het is belangrijk dat de markt ook andere duurzaamheidinitiatieven van de eigen organisatie benadrukt, bijvoorbeeld specifieke innovaties die een toegevoegde waarde kunnen vormen voor die specifieke business case.

16 november 2010

Pagina 12 van 14


Afsluiting

16 november 2010

Pagina 13 van 14

Marktontmoeting ICT en Office

Recommend Documents