Jaarverslag 2006
‘Werken aan kwaliteit’
31 mei 2007
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1. Werken aan kwaliteit 1.1 Managementbeheerssysteem 1.2 Behandelplansystematiek 1.3 Ketenzorg 2. Primair proces 2.1 Algemene kengetallen cliëntenpopulatie 2.2 Zorgaanbod 2.3 Ontwikkelingen in het zorgaanbod 2.4 Overige ontwikkelingen 3. Beleid en organisatie 3.1 Medezeggenschap 3.2 Benchmark 4. Personeel 4.1 Medewerkers 4.2 Personeelsbeleid 4.3 Arbobeleid 5. Bedrijfsvoering 5.1 Financiën 5.2 Bouw, Huisvesting en Beheer 5.3 Automatisering 5.4 Samenvoegen Zorgloket en Cliëntenadministratie 6. Processen 6.1 Meldingscommissie Seksueel Misbruik 6.2 Klachtencommissie Afkortingenlijst
2
2 3 3 4 4 6 6 6 8 9 10 10 11 11 11 13 13 15 15 15 16 17 17 17 17 18
1.
Werken aan kwaliteit
Inleiding In 2006 was het kwaliteitsbeleid één van de speerpunten. Inzet is het behalen de HKZcertificering voor Amstelduin per 1-1-2008. De ontwikkeling van het kwaliteitshandboek heeft, als eerste stap in dit certificeringsproces, de eerste prioriteit gekregen.
1.1
Managementbeheerssysteem
Ter ondersteuning van de ontwikkeling van het kwaliteitshandboek is in de eerste helft van 2006 een softwaresysteem aangeschaft ten behoeve van het beheer en de publicatie van het handboek. Bij de aanschaf van het softwaresysteem is met nadruk gekeken naar de ondersteunende mogelijkheden van het systeem ten behoeve van het kwaliteitsbeleid en de HKZ-verbetercyclus.
In de tweede helft van 2006 is de eerste stap van de verbetercyclus opgepakt, door het handboek te vullen met de al aanwezige processen, protocollen, beleidsstukken en instructies. Daar waar nodig zijn deze geëvalueerd, geactualiseerd of aangepast. Daar waar wenselijk zijn formulieren aangepast of ontwikkeld ter ondersteuning van de beschreven processen en protocollen. In het kader van het verbeteren van de kwaliteit in het primaire proces zijn voor 2006 twee hoofdthema’s ter hand genomen. Dit zijn de ontwikkeling en invoering van de behandelsystematiek en het ontwikkelen van ketenzorg. De afdeling organisatieontwikkeling en kwaliteit (OOK) heeft een belangrijke rol vervult in het ondersteunen van het kwaliteitsbeleid en het beheren van het kwaliteitshandboek.
3
1.2
Behandelplansystematiek
In november 2006 is de nieuwe behandelplansystematiek ingevoerd. Het project betreft onder meer het bewaken van de aansluiting op de normen en eisen van de Harmonisatie Kwaliteit Zorgsector (HKZ). De Behandelplansystematiek heeft tot doel de professionaliteit van de zorg te verbeteren. Dit houdt in dat het primaire proces beschreven moet zijn, de documentatie op orde is, de betrokken medewerkers op de hoogte zijn van de beschreven werkwijze en hun werk ook conform de beschrijving uitvoeren. Door behandelcoördinatoren en teamleiders is een plan van aanpak gemaakt, zodat per 1 juli 2007 alle cliënten geëvalueerd zijn volgens de nieuwe methode van doelrealisatie. De eerste interne audits die in 2007 worden gehouden, zullen veel aandacht besteden aan de behandelplansystematiek. Bij de evaluatie wordt gebruik gemaakt van een nieuwe methodiek voor de vaststelling van de doelrealisatie. Binnen elke behandelmodule geldt een eenduidige systematiek voor het verloop van het behandelproces waarbij, op basis van een vastgesteld behandelplan en periodieke behandelplanbesprekingen, de zorg- en dienstverlening worden geëvalueerd en bijgesteld. Het behandelproces verloopt cyclisch, via planning, uitvoering, evaluatie en bijstelling. Het basisproces van de behandelsystematiek na de zorgtoewijzing kent de volgende onderdelen: • Behandelplan (SMART1 doelen) • Plannen interventies (actie-, observatieplan) • Behandeling/uitvoeren zorg • Evaluatie en bijstellen behandelplan (dit betreft a: voortgangsevaluatie en b: doelrealisatie/behandelplanevaluatie) • Nazorg (indien van toepassing) Middels deze cyclus wordt de geleverde zorg verantwoord en bijgesteld. Het basisproces is voor elk type behandeling of module van toepassing. Verdere invulling en eventuele bijstelling van specifieke punten binnen de behandelplansystematiek zullen blijven plaatsvinden. Om het basisproces behandelplansystematiek op een herkenbare en gestandaardiseerde wijze te laten plaatsvinden, worden tijdens de verschillende fases van de behandelcyclus (in elke module) verschillende documenten gebruikt. Deze documenten staan in het handboek op het Intranet van Amstelduin. Periodiek wordt de behandeling geëvalueerd met de cliënt/wettelijke vertegenwoordiger. Deze evaluatie vindt plaats op basis van voortgangsrapportages. Ook wordt door middel van de methodiek van Goal Attainment Scaling het oordeel van alle betrokkenen over de voortgang en de realisatie van de gestelde doelen vastgelegd. Zonodig worden de doelen bijgesteld of, indien de doelen zijn gerealiseerd, wordt de behandeling afgesloten. De evaluatie/voortgang van de behandeling wordt vastgelegd in een bijgesteld behandelplan. Voor alle behandelmodules geldt dat er minimaal één maal per jaar een evaluatie plaatsvindt.
1.3
Ketenzorg
Amstelduin heeft een breed zorgaanbod voor de licht verstandelijk gehandicapten (LVG) doelgroep met residentiële, semi-residentiële en ambulante zorg- en behandelmodules. Het totale aanbod biedt de mogelijkheid om op elkaar aansluitende behandelarrangementen te maken. 1
Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden
4
De ontwikkeling van interne ketenzorg, die in 2006 ter hand is genomen, heeft tot doel de doorstroom van cliënten langs de verschillende zorgmodules soepel te laten verlopen. De opbrengsten van dit ketenzorgmodel zullen op verschillende niveaus tot uiting komen: • Voor de cliënt: veiligheid en helderheid over zorgpad • Voor de teams: duidelijk gemarkeerd begin en einde van de behandeling • Voor de behandelcoördinatoren: kwaliteitstoets en waarborgen multidisciplinaire beoordeling • Voor het zorgloket: heldere rol en positie De coördinatie van de ketenzorg ligt bij het Zorgloket van Amstelduin. Alle aanmeldingen worden door het Zorgloket in behandeling genomen en deze bepaalt welke behandelmodule wordt aangeboden. Het Zorgloket heeft een spilfunctie in het wachtlijstbeheer en het bepaalt welke cliënt in aanmerking komt voor de start van de behandeling. Alle plaatsingen in een behandelmodule lopen via het Zorgloket. In het kader van het wachtlijstbeheer zijn in 2006 afspraken gemaakt, zodat tijdige informatie van de cliënt en de behandelaars mogelijk is en “lege” plaatsen worden voorkomen. In onderstaande tekening is de beoogde interne ketenzorg schematisch weergegeven.
De volgende actiepunten zijn in 2006 uitgevoerd : • De positionering en inrichting van het Zorgloket is uitgewerkt. • De beslisboom voor de zorgtoewijzing is ontwikkeld. • Het begin en eind van behandelmodules zijn geoperationaliseerd. • Er worden duidelijke afspraken gemaakt met externe ketenpartners. • Er wordt een crisisgroep ontwikkeld. • De competenties voor overgangen in het residentiële pad zijn beschreven. • De observatiegroep wordt in 2007 omgevormd en uitgebreid met kortdurende behandeling. • De Ambulante Gezinsbehandeling (AG) modules zijn omgezet in het standaard format . • Alle modulebeschrijvingen worden in het juiste format gezet. • Het Kamer Trainings Centrum (KTC) wordt doorontwikkeld.
5
Ketenzorg is een proces waar Amstelduin blijvend aandacht aan zal schenken, omdat een goede instroom, doorstroom (intern en extern) en uitstroom enorm belangrijk is. Het project Ketenzorg zal in 2007 verder vormgegeven worden en eventuele nieuwe actiepunten zullen dan worden toegevoegd.
2.
Primair proces
In dit hoofdstuk zijn een aantal algemene kengetallen opgenomen over de cliëntenpopulatie van Amstelduin. Daarnaast worden nog enkele relevante veranderingen en ontwikkelingen beschreven.
2.1
Algemene kengetallen cliëntenpopulatie
Aantal cliënten Amstelduin 2006 naar verschillende zorgvormen:
Zorgaanbod ZIB Residentieel BG KTC Weekend/ Crisisopvang vakantie Observatieopvang groepen Weekend/ vakantie opvang ATC Ambulant NDB AG Families First
Begin 2006 33 46 38 6 13
Eind 2006 64 41 29 6 16
Instroom* 47 21 18 52 40
Uitstroom** 16 26 27 52 37
22
27
13
8
95 26 127 6 412
99 22 141 6 451
134 32 220 44 621
130 36 206 44 582
Totaal * Instroom: in zorg bij Amstelduin
2.2
** Uitstroom: uit zorg bij Amstelduin
Zorgaanbod
Residentieel aanbod Het totale residentiële zorgaanbod in 2006 bestond uit:
Zorgaanbod Behandelgroep Achtervang/ zeer intensieve behandelgroep Observatiegroep Kamertrainingscentrum Weekend opvang Crisisbedden
Aantal groepen 17 8 2 2 2 9
Locatie Alkmaar, Velserbroek, Uithoorn, IJmuiden en Weesp Driehuis Alkmaar en Castricum IJmuiden, Velserbroek en Alkmaar Uithoorn en Alkmaar Noord-Holland Noord, Kennemerland en Amstelland/Meerlanden
6
Verandering in residentieel aanbod Zeer Intensieve Behandelgroepen Driehuis In Driehuis zijn de vier nieuwe groepen in 2006 gestart, waaronder twee meidengroepen. In totaal vormen acht zeer intensieve behandelgroepen, samen met school Molenduin, een zogenaamde drie-milieu's-voorziening. Dit houdt in dat de behandeling plaatsvindt in de drie leefsferen: wonen, leren en vrije tijd. Het Molenduin, een school voor speciaal en voortgezet speciaal onderwijs aan kinderen met gedrags- en/of psychiatrische problemen, heeft voor de uitbreiding van het aantal groepen in Driehuis een nieuw schoolgebouw gebouwd op het terrein in Driehuis. Op 10 november 2006 is dit officieel geopend. De vier nieuwe panden voor de zeer intensieve behandelgroepen op het terrein in Driehuis zijn achtereenvolgens gestart tussen mei en oktober 2006. Op zondag 26 november was de open dag voor deze nieuwe panden.
Ambulant aanbod Het totale ambulante zorgaanbod in 2006 bestond uit:
Zorgaanbod Arbeidstrainingscentrum
Aantal teams 4
UWV-project IAG
1 4
Families First Naschoolse Dagbehandeling
1 6
Locatie Weesp, Amsterdam, IJmuiden en Uithoorn Amsterdam Alkmaar, Driehuis en Amsterdam (ROA-gebied) Amsterdam-Noord Amsterdam, Alkmaar en Purmerend
Verandering in ambulant aanbod Amstelduin Training Centrum (ATC) De afkorting ATC is veranderd van Arbeids Training Centrum in Amstelduin Training Centrum. De oude naamgeving sloot niet meer aan bij de vernieuwde stijl van het ATC, dat breder is dan enkel het trainen van arbeidsvaardigheden. De ATC’s zijn voor interne en externe cliënten die allerlei vormen van (sociale vaardigheids)trainingen nodig hebben om te functioneren in een leer- en werkomgeving. Amstelduin heeft ATC's in Weesp, Uithoorn, Amsterdam en IJmuiden. Dit zal worden uitgebreid met een vestiging in Alkmaar. In het voorjaar van 2007 wordt gestart met het ATC in het pand aan de Kofschipstraat. Het UWV-project In het ATC in Amsterdam is in 2006 het UWV-project gestart. De aanleiding tot de start van dit project was een aantal gerichte vragen vanuit het werkveld aan Amstelduin, o.a. reclassering en het UWV over een te ontwikkelen aanbod van arbeidstraining voor LVG jongeren met een justitieel verleden. Na een half jaar voorbereiding is het project begin januari 2006 gestart. In 2006 zijn 27 jongeren ingestroomd, waarvan inmiddels 17 een passende werkplek hebben gekregen. Dit varieert van een stageplek, een reguliere werkplek tot het volgen van een vervolgopleiding. Het is inmiddels duidelijk geworden dat met dit project in een grote behoefte wordt voorzien. Ook buiten het directe werkveld heeft het de aandacht getrokken, wat o.a. resulteerde in een uitgebreid interview afgelopen zomer in de Volkskrant, waar veel positieve reacties op zijn gekomen. Over het projectjaar 2006 wordt een jaarverslag opgesteld.
7
2.3
Ontwikkelingen in het zorgaanbod
Expertisecentrum Amstelduin is in 2006, in samenwerking met de Kinder- en Jeugd GGz van Dijk en Duin, bezig geweest met het starten van een expertisecentrum voor diagnostiek en therapie. Dit Expertisecentrum Cognitieve Beperkingen wordt gehuisvest in de nieuwe aanbouw van het hoofdgebouw van Amstelduin te Driehuis. De planning voor deze start is 1 mei 2007. Doel hiervan is om de onderlinge samenwerking te versterken en om één voordeur te creëren voor cliënten met (vermoedens van) psychiatrische problematiek. In het nieuwe expertisecentrum worden cliënten met psychiatrische problematiek behandeld door medewerkers van Dijk en Duin. Degenen bij wie met name orthopedagogische problematiek op de voorgrond staat, worden behandeld door medewerkers van Amstelduin. Amstelduin heeft dit concept breder opgepakt en is ook in Alkmaar, in samenwerking met GGz-intelling Triversum een Expertisecentrum aan het opzetten. Opstaptraject interne cliënten Al geruime tijd ligt de vraag hoe we als Amstelduin een antwoord kunnen bieden aan residentiële jongeren, die om wat voor reden dan ook, structureel vastlopen op school, werk of op het ATC. Deze jongeren missen een dagstructuur, omdat ze geen werk of school hebben. Aan plaatsingen voor residentiële jongeren bij Amstelduin is als voorwaarde gesteld dat jongeren naar school, werk of ATC gaan of een andere zinvolle vorm van dagbesteding hebben. Als zij dat om wat voor reden niet kunnen (doen), geldt op termijn dat hun behandelplek voor hen ophoudt, wat een ongewenste uitkomst betekent. Binnen de ATC’s is een op maat gesneden aanbod voor deze jongeren ontwikkeld. Dit aanbod, de module ‘opstaptraject Amstelduin’ kan gezien worden als een voorfase voor deelname in een regulier ATC-traject of voor (her-)plaatsing op school of werk. Dit opstaptraject wordt uitgevoerd in samenwerking met Jobstap. Doel van het opstarttraject is het aanleren van voldoende vaardigheden (motivatie, leerbaar opstellen) om zich te handhaven op reguliere leerplekken (school, ATC). Het opstaptraject heeft voor de cliënten een verplichtend karakter.
Uitbreiding Zeer Intensieve Behandelgroepen Schagen Er is al jaren een lange wachtlijst voor de zeer intensieve behandelgroepen. Een bijdrage aan het oplossen van dit probleem is zorgen voor een goede door- of uitplaatsing. De jongeren, die op de zeer intensieve behandelgroepen uitbehandeld zijn, worden overgeplaatst naar een andere voor hen geschikte setting. Zij maken op deze manier plek voor nieuwe jongeren. Een andere bijdrage aan het verminderen van de wachtlijsten is het uitbreiden van het aantal zeer intensieve behandelplaatsen. In Nederland zijn 2890 intramurale plaatsen in orthopedagogische behandelcentra. Amstelduin exploiteert daarvan 211 plaatsen. Van deze 211 plaatsen hebben 80 plaatsen een erkenning als (besloten) achtervang. Amstelduin heeft toestemming gekregen om de plaatsen zeer intensieve behandeling uit te breiden met 48 plaatsen in de gemeente Schagen. Voor deze voorziening moeten nieuwe panden worden gebouwd, die voldoen aan de eisen voor de behandeling van deze jongeren. De panden zullen vergelijkbaar worden met die in Driehuis. In 2006 is gestart met het vinden van geschikte bouwlocatie.
8
2.4
Overige ontwikkelingen
Verdere professionalisering/scholing Het opleidingsbeleid is een belangrijk onderdeel van het personeelsbeleid van Amstelduin. Elk jaar wordt het collectieve opleidingsjaarplan opgesteld. In 2006 heeft vier maal de functiescholing voor nieuwe groepswerkers plaatsgevonden. De functiescholing bestaat uit 6 dagen, beginnend met de introductiedag. Er zijn gemiddeld per lichting 12 tot15 nieuwe groepswerkers geschoold in: - competentiemethodiek, 1 dag; - agressieregulatie en conflicthantering, 2 dagen; - samenwerken met ouders, 1 dagdeel; - kennis specifieke psychiatrische stoornissen, onder andere Attention Deficit Hyperactivity Disorder (ADHD) en Autisme Spectrum Stoornis (ASS), 2 dagdelen; en - Arbo,- en veiligheidsbeleid, 1 dagdeel. Stagiairs krijgen een aparte introductiedag en een aparte dag met training in de agressieregulatie en conflicthantering. Naast de functiescholing heeft in 2006 elk van de vier nieuwe Zeer Intensieve Behandelteams extra training gehad in agressieregulatie en fysieke conflicthantering. In 2006 zijn deze trainingen tevens twee keer gegeven aan alle nieuwe medewerkers van de Zeer intensieve Behandelgroepen. Ook aan het team van de school Molenduin, op het terrein van Driehuis, is deze training gegeven.
Verdere ontwikkelingen competentiemodel De instellingsmethodiek, het competentiemodel, is op een aantal fronten verder ontwikkeld. Op de NDB is inmiddels de oudertraining verbeterd en wordt door eigen trainers zelfstandig gedraaid. Binnen de ZIB is het accent gelegd op het leren luisteren en praten met onze jongeren; de dialoog.
Jaarverslag traumateam/Collegiale opvang na schokkende en ingrijpende gebeurtenissen Collegiale opvang heeft tot doel het bieden van opvang na schokkende en traumatische gebeurtenissen, waar medewerkers soms aan bloot staan in het werk. Door deze opvang worden de negatieve gevolgen van deze gebeurtenissen zoveel mogelijk beperkt. Bij collegiale opvang is de drempel voor het ontvangen van steun laag. Dit bevordert niet alleen het verwerkingsproces, maar komt ook de arbeidstevredenheid ten goede en verkleint de kans op (ziekte)verzuim. Het traumateam bestond begin 2006 uit drie personen, maar één van de personen is in 2006 van baan veranderd. In 2006 heeft het traumateam 17 opvanggesprekken gevoerd. Geen van de medewerkers, die één of meerdere gesprekken heeft gehad, heeft zich alsnog ziek gemeld dan wel verzuimd.
Micfobo Micfobo staat voor Melding Incidenten Cliënten, FOuten en Bijna Ongelukken. In 2006 zijn in totaal 399 meldingen geregistreerd van incidenten waarbij cliënten betrokken waren of van situaties die potentieel gevaarlijk waren voor cliënten. Veruit de meeste meldingen hebben betrekking op agressie-incidenten (62%). Dit varieert van schelden en bedreigen tot fysiek geweld in de vorm van slaan en schoppen, soms met gevaarlijke voorwerpen. De meeste agressiemeldingen komen vanuit de Zeer Intensieve Behandelgroepen.
9
Vaak zijn de medewerkers het doel van de agressie. In het kader van de Arbo-beleid heeft het voorkomen van en de opvang na agressie-incidenten extra aandacht gekregen. Alle groepsleiders hebben een training gehad in het omgaan met agressie. Ook in de werkbegeleiding wordt aan dit onderwerp regelmatig aandacht besteed. In 2006 had een kwart van de meldingen betrekking op medicatie-incidenten. Het betreft vooral vergeten, te laat verstrekte, of geweigerde medicijnen. Toepassing Middelen en Maatregelen Een deel van de agressie-incidenten is aanleiding voor het toepassen van kortdurende vrijheidsbeperkende middelen en maatregelen (M&M). Dit ter voorkoming van direct gevaar voor de cliënt zelf of direct betrokken cliënten en medewerkers. In 2006 zijn 161 M&M meldingen geregistreerd. De duur van de ingezette middelen en maatregelen is doorgaans kort (tot 10 minuten). Na de op deze wijze gecreëerde afkoelingsperiode (time out) is het voor de groepsleiding weer mogelijk op de normale wijze pedagogisch/behandelend op te treden. In eerste instantie door middel van een gesprek met de cliënt. Iedere toepassing van middelen en maatregelen wordt gemeld bij de verantwoordelijke behandelcoördinator. Die beoordeelt de correctheid van de ingezette middelen en maatregelen en onderneemt zonodig een vervolgactie.
3.
Beleid en organisatie
3.1
Medezeggenschap
Ondernemingsraad In februari 2006 heeft de Ondernemingsraad (OR) verkiezingen gehouden. De aanwezige kennis en ervaring zijn geconsolideerd door het opnieuw zitting nemen in de raad van een aantal oud-leden. Vanaf medio juni 2006 is de OR weer op volle sterkte en vormt de OR een goede afspiegeling van in de organisatie werkende medewerkers. De nieuwe raad en de directeur hebben op een kritische en constructieve manier samengewerkt en overlegd. De raad heeft in 2006 meerdere malen het initiatief genomen om signalen uit de achterban op te pikken en zelf onderzoek te doen naar knelpunten. Zo heeft de OR een instellingsbrede enquête uitgevoerd over de uitwerking van de huidige financiële regelingen tussen de financiële administratie en het primaire proces, te weten de kas en boekhouding op de afdelingen ambulant en residentieel. Daarnaast heeft de OR onderzoek gedaan naar de vergrijzing binnen Amstelduin, knelpunten bij werving en selectie geïnventariseerd en geattendeerd op de rechtsongelijkheid bij de in de instelling gehanteerde reiskostenregeling. Instemming werd gegeven aan het protocol gedragscode medewerkers Amstelduin, het aanbieden van een jaarcontract nieuwe medewerkers, de overgangsregeling opleidingsbeleid, de concretisering tijdelijk opleidingsbeleid en de gedragscode computergebruik. De OR heeft advies gegeven over de herindeling functie groepsleiders (besloten) achtervang en observatiegroepen, de attentieregeling personeel, de negenurig durende werkdag, reizen in werktijd, deel Risico Inventarisatie en Evaluatie (RIE) en het samenvoegen van de cliëntenadministratie en het Zorgloket. Cliëntenraad/cliënteninspraak Amstelduin heeft op dit moment geen cliëntenraad (CR) meer. In 2006 is gestart met de opzet van de CR. De mening van de jongeren en hun ouders/verzorgers vinden we namelijk een heel belangrijke input voor de continue verbetering van de door ons geboden behandeling. Daarbij staat voorop dat iedereen vrijuit zijn mening over Amstelduin kan geven in de cliëntenraad.
10
De CR is een adviesorgaan met eigen rechten onderverdeeld in adviesrecht en zwaarwegend adviesrecht. Deze staan vastgelegd in de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ). De cliëntenraad zal in 2007 geïnstalleerd worden.
3.2
Benchmark
Amstelduin doet mee aan de benchmark gehandicaptenzorg uitgevoerd door de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN). Het onderzoek meet de kwaliteit en de prestaties van de instellingen. Door deze benchmark wordt inzicht verkregen hoe Amstelduin presteert in vergelijking met andere LVG-instellingen. De benchmark bestaat uit de volgende drie onderdelen: • Cliëntenraadpleging: dit geeft inzicht in het oordeel van de cliënten over de geleverde zorg en behandeling en de professionele bijdrage van de zorgaanbieders aan de kwaliteit van het bestaan van de cliënten. • Medewerkersraadpleging: dit geeft inzicht in het oordeel van de medewerkers over de kwaliteit van arbeid. • Onderzoek naar financiële prestaties: dit geeft inzicht in de financiële prestaties van Amstelduin aan de hand van drie dimensies: netto resultaat, financiële positie en de relaties tussen de kosten en de productie per zorgvorm. Eind november 2006 is de cliëntenraadpleging gestart. Deze zal in het eerste kwartaal 2007 afgerond worden. De medewerkersraadpleging, een deel van de cliëntenraadpleging en het onderzoek naar financiële prestaties zullen in 2007 plaatsvinden. De resultaten worden teruggekoppeld naar de instelling. In augustus 2007 ontvangt Amstelduin een integraal benchmarkrapport. In september 2007 verschijnen de algemene resultaten voor de gehandicaptenzorg in een openbaar brancherapport.
4.
Personeel
4.1
Medewerkers
Hieronder worden de belangrijkste cijfers over de personeelsopbouw binnen Amstelduin over het jaar 2006 weergegeven. Ter vergelijking zijn ook enkele cijfers over 2005 opgenomen. Amstelduin bestaat uit twee instellingen, namelijk Amstelmonde en OZC. Aantal medewerkers OZC Amstelmonde Totaal = Amstelduin FTE’S Amstelduin
Verdeling part-time / fulltime OZC Amstelmonde Amstelduin
2005 248 100 348
2006 298 80 378
275,7
312,8
2005 part-time
2005 full time
2006 part-time
2006 full time
169 78 147 (71%)
79 22 101 (29%)
193 57 250 (66%)
105 23 128 (34%)
11
Op 1 januari 2007 waren binnen Amstelduin 378 medewerkers in dienst. Naast veel interne verplaatsingen zijn, in 2006, 57 mensen uit dienst gegaan en 74 mensen in dienst gekomen. Dit leidt tot een netto uitbreiding van 17 personen (hierbij is uitgegaan van geschoonde cijfers gebaseerd op de PGGM gegevens). De uitbreiding komt vooral op rekening van de nieuwe groepen in Driehuis.
Leeftijdsopbouw Amstelduin en per organisatiedeel:
120 100 80
am stelduin
60
am stelm onde
40
ozc
20 0 tot 30
30-40
40-50
50+
Personeelsopbouw Amstelduin naar geslacht per leeftijdscategorie:
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
m an vrouw
tot 24 25-34 35-44 45-54 55-59 60+jr jr jr jr jr jr
Personeelssterkte Amstelduin naar % deeltijd deeltijd; 019%; 7 deeltijd; 8099%; 127
deeltijd; 100%; 124
deeltijd; 20deeltijd; 40- 39%; 20 59%; 24
deeltijd; 6079%; 76
12
Uit de bovenstaande cijfers en grafieken kan worden afgeleid dat 70% van het personeel uit vrouwen bestaat. Ook het aantal medewerkers dat in deeltijd werkt is 70%. Amstelduin blijft een jonge organisatie met bijna 33% van de medewerkers onder de 30 en 62 % onder de 40. Vergrijzing is binnen Amstelduin nog geen groot probleem. Het gemiddelde aantal jaren dienstverband ligt op 3,7 jaar. Hiermee liggen we net iets onder het gemiddelde voor de sectoren jeugdhulpverlening en de gehandicaptenzorg. Dit betekend dat voor Amstelduin een taak is weggelegd om te investeren in het behoud van haar medewerkers.
4.2
Personeelsbeleid
Vanaf september 2005 tot eind 2006 is het project “optimalisering roosteren en formatiebeheer” uitgevoerd. Het zwaartepunt van dit project lag op de analyse van knelpunten rondom het roosteren en de overschrijding van het residentiële personeelsbudget. Besloten is om over te gaan van roosteren per groep naar het roosteren per cluster. Door efficiënter roosteren kan overschrijding van het residentiële personeelsbudget worden voorkomen. Daarnaast is de flexpool gecentraliseerd en opgehangen aan de afdeling P&O. Doel hiervan is een efficiëntere inzet voor de gehele organisatie van de ingewerkte medewerkers uit de flexpool, waardoor de kwaliteit van behandeling gewaarborgd blijft. Voor de teamleiders is een start gemaakt met deskundigheidsbevordering in het werken met een jaarplanning en met informatiemanagement op het gebied van formatiebeheer. In juli en in oktober 2006 is dit project geëvalueerd. Een van de conclusies was dat het project nog onvoldoende effectief bleek te zijn om de personeelskosten te beheersen. Als vervolgtraject is daarom gestart met het ontwikkelen van een instrumentarium, waarmee de personeelskosten stevig in de greep gehouden kunnen worden. In december is vervolgens het project “managementcontrol” opgezet, dat formatiebeheer, personeelsbudget en inzet uitzendkrachten als belangrijkste aandachtspunten heeft. In 2007 wordt gestart met de uitvoer van dit project.
4.3
Arbobeleid
Organisatie In 2006 is het in 2005 ingezette beleid op het gebied van arbo verder uitgebouwd. Een aantal activiteiten waarmee in 2005 is gestart, is verder uitgevoerd. In maart 2006 is een verzuimconferentie voor de leidinggevenden georganiseerd. In het kader van de HKZ en de certificering van Amstelduin zijn het personeelsbeleid, processen en protocollen geactualiseerde en waar nodig verder uitgewerkt en op papier gezet.
Verzuimbeleid Na een significante daling in het ziekteverzuim, is sinds februari 2006 weer sprake van een stijgende lijn bij het voortschrijdende verzuimpercentage. Dit betekent dat het ziekteverzuim en de verzuimaanpak hoog op de agenda moeten blijven staan. Het aantal frequente verzuimers is in 2006 wel sterk afgenomen. De maandelijkse verzuimoverzichten zijn gedurende het jaar steeds meer aangepast op de behoefte van de leidinggevenden en managers. Het managementteam (MT) is dit jaar uitgebreid met een beleidsmatig deel. Hierbij komen thema’s aan de orde in aanwezigheid van de bedrijfsarts, de personeels adviseur, de arbo- en verzuim adviseur en de managers.
13
voortschr. verzuim Amstelduin december 2004 -december 2006 10 9 8
verzuim%
7 6 5 4 3 2 1 0 dec
jan
feb
mar
apr
mei
juni
juli
aug
sept
okt
nov
dec
maand V% 2004-2005 voortschr. Verzuim 2005
V% 2005-2006 target
voortschr. meldingsfrequentie Amstelduin december 2005 - 2006
meldingsfrequentie
2,5 2 1,5 1 0,5 0 dec
jan
feb MF
mrt
apr
mei
voortschr.MF
juni
juli
aug
sept
okt
nov
dec
maand target
Arbobeleid In 2006 is organisatiebreed een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) gehouden. Uit de uitkomsten bleek dat het beleid, dat in 2005 en 2006 is ingezet, al de nodige resultaten oplevert. Dit geldt vooral op de onderdelen agressie en veiligheid. In 2007 zal op basis van de uitslagen van de RI&E een plan van aanpak worden opgesteld. In de loop van 2006 is gestart met de voorbereidingen van een Benchmark onderzoek waaraan een groot deel van de sector deelneemt. Onderdeel is een medewerkersraadpleging. Dit onderzoek wordt in de eerste helft van 2007 uitgevoerd en de uitkomsten zullen eind 2007 bekend zijn. Voor de uitbouw van de Bedrijfs Hulp Verlening (BHV)-organisatie zijn in 2006 voorbereidingen getroffen. In de eerste helft van 2007 wordt voor 24 medewerkers een herhalingsopleiding gegeven en worden 10 nieuwe BHV-ers opgeleid. Verdere uitbreiding van het aantal BHV-ers staat gepland. Vanuit het Arbobudget is in 2006 ruim € 7.400,- besteed aan aanpassingen op werkplekken ter preventie van verzuim, gesprekken bij coaches / loopbaanadviseurs en andere arbogerelateerde uitgaven.
14
5.
Bedrijfsvoering
5.1
Financiën
Managementinformatie In 2005 is een verbetertraject managementinformatie in gang gezet omdat het management nog niet voldoende in controle is over het primaire proces. De sectormanager Ambulant en de sectormanager Residentieel hebben met assistentie van de overige MT-leden het traject managementcontrol in 2006 verder vormgegeven. De managementinformatie is bijgesteld zodat het nog toegankelijker is voor het middenkader om mee te werken. Bij de residentiële sector is de informatie over de bezetting van de bedden, het beheersen van de personeelskosten (hiervoor is een projectplan opgesteld) en het naleven van de procedures verbeterd. Bij de ambulante sector is vooral de informatie over de productiviteit en het naleven van de procedures verbeterd. In 2007 wordt de managementcontrole verder ingevoerd.
Projectplan ZZP Op 1 januari 2007 wordt de zorgzwaartebekostiging in de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) ingevoerd. Deze vorm van bekostiging geldt voor de zorg voor cliënten die zijn aangewezen op verblijf in een instelling als Amstelduin. De invoering van de zorgzwaartebekostiging is onderdeel van de modernisering van de AWBZ. Er zijn zogenaamde zorgzwaartepakketten (ZZP's) ontwikkeld, waarvan er vijf pakketten voor de LVG-sector van toepassing zijn. De afdeling Bedrijfsvoering heeft, in samenwerking met de afdeling OOK, een projectplan voor de invoering van de ZZP's in Amstelduin opgesteld. Vanaf november 2006 tot en met half januari 2007 zijn de cliëntenscores van Amstelduin omgezet naar één van deze vijf ZZP's. De scoring betrof alle intramurale cliënten die op 1 november 2006 in zorg bij Amstelduin waren. Het jaar 2007 wordt een overgangsjaar, waarin zowel volgens de oude systematiek, als volgens de ZZP's wordt gewerkt. De financiële afrekening is in 2007 nog volgens de oude systematiek. Vanaf 2008 zijn de ZZP's concreet.
Hoofdpunten financieel beleid 2006 OZC en Amstelmonde zijn twee aparte instellingen met ieder hun eigen verantwoording. In dit sociaal jaarverslag zijn de beide organisaties als één organisatie (Amstelduin) beschreven. De hieronder aangegeven getallen zijn dan ook een gezamenlijk getal voor Amstelduin. Door het negatieve resultaat over 2005 van € 170.908,- ontstond een negatieve RAK (reserve aanvaardbare kosten) van € 821.129,- ultimo 2006. Het financieel beleid was er op gericht om de negatieve RAK snel weer aan te vullen en om dus een positief resultaat over 2006 te behalen. Er is gestuurd op het in de hand houden van de personele kosten en op het vergroten van de productie (opbrengsten). Samen met een aantal grote incidentele meevallers betekent dit dat er over 2006 een flink positief resultaat behaald is. Het resultaat over 2006 is uitgekomen op een overschot van € 989.918,-. Ultimo 2006 is hiermee een positieve RAK ontstaan van € 168.789,-. Op basis van de opgestelde begroting 2007 is de verwachting dat in 2007 weer een positief resultaat wordt genoteerd.
5.2
Bouw, Huisvesting en Beheer
In 2006 is de nieuwbouw van de vier nieuwe groepen op het terrein van Driehuis afgerond. Op 1 oktober is de laatste van de vier groepen gestart.
15
In verband met de start van de twee meidengroepen in Driehuis zijn de panden Driehuis 1 en 2 in de maanden mei en juni opgeknapt. Tevens is de, ook in de nieuwbouw op het terrein van Amstelduin gevestigde, school ‘Molenduin’ na de zomer van start gegaan. Hiervoor heeft de afdeling BHB de gehele infrastructuur geregeld. In het pand aan de Houtmanstraat te IJmuiden heeft in de maanden september tot en met december groot onderhoud plaatsgevonden. Het pand is meer dan 100 jaar oud en is ingrijpend gerenoveerd. Het is geheel opnieuw opgezet en ingedeeld om te kunnen dienen als kamertrainingscentrum (KTC). Jongeren van de Spitsaak te Velserbroek zullen naar dit pand verhuizen, zodat het pand aan de Spitsaak 5-7 in 2007 verbouwd kan worden. Voor het ATC UWV-project is in het pand aan de Marius Bauerstraat te Amsterdam één lokaal omgebouwd. In de maanden mei en juni heeft ook groot onderhoud plaatsgevonden in één van onze panden in Weesp.
5.3
Automatisering
Verbeteringstraject Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) In 2006 is binnen de afdeling automatisering een verbeteringstraject in gang gezet om de continuïteit, de betrouwbaarheid, de beschikbaarheid en de beveiliging van het netwerk van Amstelduin te verbeteren. Door de inrichting en de apparatuur te standaardiseren, wordt het netwerkbeheer efficiënter gemaakt. In 2006 hebben de voorbereidingen plaatsgevonden voor het outsourcen van de ICT. Er is onderzoek gedaan naar verschillende externe bedrijven die het netwerkbeheer van Amstelduin kunnen overnemen. Uiteindelijk is gekozen voor Glidepath. De 13 servers van Amstelduin worden opgedoekt en het gehele netwerkbeheer gaat vallen onder Glidepath. De continuïteit van het netwerk wordt betrouwbaarder, het is goedkoper en de beveiliging van het netwerk wordt sterk verbeterd. Dit hele traject zal naar verwachting eind mei 2007 gereed zijn.
Project Telecom VoIP Aanleiding voor dit project is het verbeteren van de bereikbaarheid van de medewerkers van Amstelduin. In samenhang met het verbeteringstraject ICT, gaat Amstelduin overstappen van de vaste reguliere telefoonaansluiting via de kabel, naar telefoon via het Amstelduindatanetwerk, het zogenaamde VoIP (Voice over Internet Protocol). Eerst moeten de voorwaarden gecreëerd worden om VoIP te kunnen laten draaien. Door het verbeteren van de ICT, wordt hieraan voldaan. Amstelduin krijgt een regiovrij telefoonnummer. VoIP vergroot de bereikbaarheid en biedt vele uitbreidingsmogelijkheden, voor onder andere voicemail en doorschakelen en is toekomstgericht. De oude telefoonkabel wordt vervangen door een glasvezelkabel. Het is de planning dat in juni 2007 VoIP in gebruik wordt genomen. . Project Computerwerkplekken voor jongeren Voor de jongeren op de residentiële groepen, de Amstelduin Trainings Centra (ATC’s) en de Naschoolse Dag Behandeling (NDB's), worden nieuwe computerwerkplekken ingericht. Met de computers kunnen de jongeren huiswerkopgaven maken en computerspelletjes spelen in hun vrije tijd. In totaal betreft het 40 werkplekken, die worden voorzien van een nieuwe pc, kleurenprinter en bureau. Voor de financiering van dit project zijn fondsen aangeschreven. Het project zal in twee fases worden uitgevoerd. De eerste fase is in 2006 uitgevoerd. De tweede fase zal in 2007 afgerond worden.
16
5.4
Samenvoegen Zorgloket en Cliëntenadministratie
In 2006 zijn het Zorgloket en de Cliëntenadministratie samengevoegd. Het Zorgloket valt, net als de Cliëntenadministratie, onder de afdeling Bedrijfsvoering. Er wordt een Front Office en een Back Office ingericht. De Front Office speelt een belangrijke rol in de contacten met de cliënten en bij de interne (en externe) ketenzorg. De Back Office heeft een belangrijke taak in de verantwoording en de financiën van Amstelduin. Beweegredenen voor de samenvoeging zijn, dat de afdeling hierdoor meer gestroomlijnd en meer afgestemd op elkaar zal werken. Tevens wordt meer nadruk gelegd op het werken volgens vastgestelde procedures zodat transparantie en controleerbaarheid worden verhoogd.
6.
Processen
6.1
Meldingscommissie Seksueel Misbruik
In het handboek van Amstelduin op Intranet staat het protocol seksueel misbruik. Hierin wordt uitgelegd wat te doen bij (of vermoedens van) seksueel misbruik of grensoverschrijdend gedrag. Het protocol is bedoeld voor alle situaties waarbij sprake is van (of vermoedens zijn van) seksueel grensoverschrijdend gedrag, waarbij een cliënt is betrokken. Het betreft zowel seksueel grensoverschrijdend gedrag tussen cliënten onderling als tussen een cliënt en medewerker. Bij (vermoedens van) seksueel misbruik of grensoverschrijdend gedrag moet er een meldingsformulier verstuurd worden naar de Meldingscommissie Seksueel Misbruik. In het verslagjaar 2006 kwamen 15 meldingen binnen bij de Meldingscommissie Seksueel Misbruik. Dat zijn 6 meldingen meer dan in het verslagjaar 2005. In een aantal gevallen is geadviseerd aan betrokkenen, of zijn gesprekken aangegaan over de te volgen werkwijze. Soms is ondersteuning, bijvoorbeeld in de vorm van gesprekken, aangeboden aan cliënten of medewerkers.
6.2
Klachtencommissie
Amstelduin ziet klachten als een advies voor verbetering en dus als hulpmiddel om te blijven werken aan kwaliteit. Klachten kunnen namelijk leiden tot verbetering van de werkwijze en afspraken tussen Amstelduin en de klagende partij. Geadviseerd wordt altijd eerst de interne Amstelduin klachtenregeling te doorlopen. Vaak leidt deze procedure tot een bevredigende oplossing. Is dat niet het geval dan kan de formele klachtenprocedure van Stichting de Opbouw worden ingezet. Klachten van cliënten over de dienstverlening of over de organisatie worden geregistreerd om hiervan te leren en verbeteringen te kunnen invoeren. De klachten die door bemiddeling voorafgaand aan de formele procedure - konden worden opgelost, worden om die reden dan ook geregistreerd. In het verslagjaar 2006 zijn 9 klachten ingediend bij de directie. Het is niet nodig geweest om de externe klachtenbemiddeling van Stichting De Opbouw in te schakelen.
17
Afkortingenlijst AG ATC AWBZ BG BHV CR EC FF FTE GGZ HKZ IAG IBZW ICT KBG KTC LVG Micfobo MT MW NDB OOK OR PGGM RAK RI&E UWV VGN VOIP WMCZ WO ZIB ZIBB ZZP
Ambulante Gezinsbehandeling Amstelduin Trainingscentrum Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten Behandelgroep Bedrijfshulpverlening Cliëntenraad Expertise Centrum Families First Fullime-equivalent Geestelijke Gezondheidszorg Harmonisatie Kwaliteit Zorgsector Intensieve Ambulante Gezinsbehandeling Intensief Begeleid Zelfstandig Wonen Informatie- en Communicatietechnologie Kinder Behandelgroep Kamer Trainingscentrum Licht verstandelijk gehandicapten Melding Incidenten Cliënten, Fouten en Bijna Ongelukken Managementteam Maatschappelijk Werk Naschoolse Dagbehandeling Organisatie Ontwikkeling en Kwaliteit Ondernemingsraad Pensioenfonds voor de Gezondheid, Geestelijke en Maatschappelijke belangen Reserve Aanvaardbare Kosten Risico Inventarisatie & Evaluatie Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland Voice over Internet Protocol Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen Weekend Opvang Zeer Intensieve Behandeling Zeer Intensieve Behandeling Besloten Zorg Zwaarte Pakket
18
