Jaarverslag Stichting Odion Purmerend

Jaarverslag 2012 Stichting Odion Purmerend

1 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

INHOUDSOPGAVE JAARVERSLAG 2012 STICHTING ODION

Pagina

1. 2. 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.4 3. 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2 3.3 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.5 4.5.1 4.5.2 4.6

Voorwoord Uitgangspunten van de verslaglegging Profiel van de organisatie Algemene gegevens Structuur van de organisatie Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Werkgebieden Belanghebbenden Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering Bestuur en toezicht Zorgbrede Governance code Raad van Bestuur Toezichthouders Bedrijfsvoering Zeggenschap en cliëntenraden Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid Kwaliteitsbeleid algemeen Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit van zorg Klachten Toegankelijkheid Veiligheid Kwaliteit t.a.v. medewerkers Personeelsbeleid Kwaliteit van het werk Financieel beleid

4 4 4 4 4 4 5 5 5 6 6 6 6 7 11 14 15 15 16 16 19 19 21 21 23 26 26 28 29


Jaarverslag 2012 Stichting Odion Voorwoord Maatschappelijk verslag of directieverslag, er is veel over te schrijven en er is veel over geschreven. Voor Odion is het belangrijk dat verantwoording aan de cliënt een belangrijk onderdeel is van het jaardocument als markering van een af te sluiten periode. De vorm is daarin niet het allerbelangrijkste. Natuurlijk, Odion houdt zich aan alle relevante weten regelgeving, ook als die betrekking heeft op de wijze van verantwoording. Het meest belangrijk is echter dat wij verantwoording af leggen aan de mensen die een beroep op ons doen. ‘Als wij het aan de cliënt kunnen uitleggen dan kunnen wij het ook aan de stakeholders’ uitleggen is daarin een belangrijk adagium. En eigenlijk vindt die verantwoording elke dag plaats. Toch is er een moment in het jaar waarop wij betrokken maar ook met enige afstand kijken naar de praktijk van alle dag. Is er een verantwoordingsmoment dat een eigen kleur heeft. Dat moment is het moment dat wij het directieverslag schrijven. In het directieverslag staan bedrijfsprocessen centraal, bedrijfsprocessen die ten dienste staan van de zorg en dienstverlening. Bedrijfsprocessen die wij hebben ingericht maar die soms sterk zijn bepaald door externe eisen. Terechte eisen en soms ook eisen waar wij vragen bij stellen omdat zij voor ons moeilijk te verbinden zijn met het primaire proces. In 2013 staan wij aan de vooravond van belangrijke veranderingen in de zorg aan mensen met een beperking. Veranderingen die eerst en vooral hen zelf zullen raken maar ook veranderingen die diep ingrijpen op de wijze waarop wij ons ondersteuningsproces hebben georganiseerd. Vanuit onze maatschappelijke verantwoordelijkheid gaan wij die uitdaging graag aan. Ook in de komende jaren leggen wij graag verantwoording af. Wij weten nog niet in welke vorm. Cliënten, ouders, contactpersonen èn de maatschappij hebben er in ieder geval recht op om bij ons in de keuken te kijken. Jaarlijks maar wat ons betreft ook tussendoor!

Raad van Bestuur H.J.M. Steen


1. UITGANGSPUNT VAN DE VERSLAGLEGGING Het jaarverslag is onderdeel van het jaardocument 2012. In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over alle processen binnen Odion, over het primaire proces maar ook over de bedrijfsprocessen die ten dienste daarvan staan. In het verslag zijn een verslag van de bestuurder en van de raad van toezicht opgenomen. 2. PROFIEL VAN DE ORGANISATIE 2.1 Algemene gegevens Naam rechtspersoon Rechtsvorm Adres Postcode Plaats Telefoonnummer NZa-nummer KVK-nummer E-mail adres Internet pagina Certificering HKZ/ISO 9001

Odion Stichting Purmerweg 19 A 1441 RA Purmerend 0299 – 412 812 600 - 1210 41231857 [email protected] www.odion.nl KIWA (certificaat tot 15 januari 2014)

2.2 Structuur van de organisatie De stichting heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur. De lijnorganisatie is opgebouwd uit clusters. Binnen de clusters vind de ondersteuning aan onze cliënten plaats. Zij worden daarin bijgestaan door enkele lijnondersteunende diensten. De medewerkers in het primaire proces èn zij die hen daarin ondersteunen werken allemaal vanuit de visie van de organisatie. Op centraal niveau is de medezeggenschap van cliënten in het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten geborgd in de Centrale Medezeggenschapsraad, terwijl op decentraal niveau Clusterraden functioneren. Zeggenschap van cliënten wordt zo veel mogelijk gestimuleerd en in een actief proces gestimuleerd, o.a. op basis van de participatieladder en door de mogelijkheid om formeel advies uit te brengen aan de bestuurder. Odion heeft een belang in en werkt nauw samen met de Stichting Odibaan (gecertificeerde jobcoachorganisatie voor mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt) en Stichting Pieter Bell. Stichting Pieter Bell is in 2001 opgericht door Odion met als doel restauratie, beheer en exploitatie van een Volendammer kwak (VD 84), waardoor een arbeidsproject voor verstandelijk gehandicapten met bijzondere hulpvragen mogelijk is geworden. Omdat de verwevenheid met Odion op bestuurlijk, organisatorisch en financieel gebied op dit moment nog groot is, zijn de jaarrekeningen van deze stichtingen geconsolideerd in de jaarrekening van Odion. Het voornemen bestaat om in 2013 te komen tot een juridische fusie tussen de stichting Pieter Bell en Odion waarbij alle rechten en plichten van Pieter Bell onder algemene titel overgaan naar Odion. 2.3 Kerngegevens 2.3.1. Kernactiviteiten en nadere typering Odion is toegelaten voor alle AWBZ-functies. De werkzaamheden van Odion hebben betrekking op ondersteuning van mensen met een verstandelijke, lichamelijke of zintuiglijke (auditieve) beperking. De wijze waarop de zorg wordt geboden is zeer divers, maar steeds is het uitgangspunt om professionele zorg in al zijn aspecten te borgen in nieuwe 4 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

verschijningsvormen. De professionele ondersteuning die Odion biedt is randvoorwaarde voor de kwaliteit van bestaan van haar cliënten. Odion wil cliënten ondersteunen op de verschillende levensterreinen en in de verschillende levensfasen, hetgeen betekent dat Odion veel samenwerkt met andere organisaties die kunnen bijdragen aan een goede kwaliteit van bestaan. De verantwoordelijkheid die Odion heeft als zorgorganisatie en de verantwoordelijkheid die de gemeenten hebben voor hun burgers gaan elkaar steeds meer raken. Parallel daaraan ontwikkelt Odion zich van een categorale organisatie voor gehandicaptenzorg tot een maatschappelijke organisatie in bredere zin die over een brede deskundigheid op het terrein van ondersteuning aan mensen met een beperking beschikt. 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Cliënten: Aantal cliënten (uniek, zonder dubbeltelling) Aantal intramurale cliënten per einde verslagjaar Aantal cliënten dagactiviteiten per eindeverslagjaar (incl. ZZP/VPT) Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten

423 450 340

Capaciteit: Aantal plaatsen Aantal beschikbare plaatsen verblijf per einde verslagjaar inclusief GVT Productie: Aantal Aantal ZZP en VPT dagen Aantal dagdelen dagactiviteiten Aantal uren extramurale productie

2012 152.031 66.822 58.683

2011 133.429 67.517 103.676

Personeel: Aantal personen Aantal fte 2012 Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 779 Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 462

2011 788 463

Bedrijfsopbrengsten: Bedrag in euro's (x 1000) Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro's) Waarvan budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten

2011 35.054 32.613 2.441

2012 36.577 34.171 2.406

2.3.3. Werkgebieden Odion is werkzaam in de regio’s Zaanstreek, Waterland en Kennemerland. 2.4 Samenwerkingsrelaties Odion is een organisatie met een groot aantal samenwerkingspartners. Van oudsher is Odion een netwerk georiënteerde organisatie en dat belang neemt mede in het licht van de decentralisaties en transities toe. Samen met onze partners streven wij naar een maximale kwaliteit van leven voor onze cliënten. Een actief relatiemanagement is daarvoor onontbeerlijk. Odion is ontstaan als een categoriale organisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. Inmiddels ook werkend voor mensen met een lichamelijke en/of auditieve beperking hebben wij ons ontwikkeld tot een maatschappelijke organisatie met een bredere scope. De komst van de WMO zal dat proces nog intensiveren. Enkele voorbeelden van samenwerkingsrelaties: OGGZ: Vanaf 2005 denkt en doet Odion actief mee op het terrein van de Openbare Geestelijke Gezondheidszorg, bijvoorbeeld als het gaat om mensen met een beperking die geneigd zijn elke zorg te mijden. In het kader van de WMO-ontwikkelingen denkt Odion mee over de wijze waarop de ondersteuning van deze kwetsbare groep ook in de toekomst kan 5 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

worden geborgd. In 2012 is veel energie gestoken in de totstandkoming van een ‘brede centrale toegang’ tot de OGGZ, discussie is er over de wijze waarop de taken van het Team Bemoeizorg daarin kunnen worden geborgd. o Odion maakt deel uit van het Directeurenoverleg in de Zaanstreek. In dit overleg vindt bestuurlijke afstemming plaats tussen instellingen en met de gemeente over de decentralisatie- en transitieprocessen. o In het kader van de totstandkoming van het Strategisch Vastgoedbeleid vinden ook verkenningen plaats met Woningbouwcorporaties om te komen een verdieping van de samenwerking die zich ook richt op beheersmatige aspecten. o Onderwijsinstellingen Zaanstreek/Waterland, zowel in het kader van de Brede Schoolontwikkeling als met enkele ROC’s rondom het bieden van aangepaste onderwijsprogramma’s aan mensen met een beperking. o Samenwerking op het gebied van specifieke expertise, o.a. met VISIO en in het kader van het convenant Autisme. o Kentalis: de samenwerking met de Kentalis is in de loop der jaren verschoven van een actieve ondersteuning van de ontwikkeling van woon- en dagbesteding binnen Odion voor mensen met een zintuiglijke beperking naar het inzetten van specifieke expertise binnen Odion als totaal. o Alliantie M3: Odion is een enthousiaste deelnemer aan dit samenwerkingsverband met een aantal collega-instellingen. M3 staat voor ‘de menselijke maat gemobiliseerd.’ M3 wil een tegenmacht vormen in processen die eerder tot vervreemding leiden dan dat zij daadwerkelijk gericht zijn op de kwaliteit van het individuele bestaan. Bedoeling is dat er verschillende platforms ontstaan waar de deelnemers elkaar in directe zin kunnen ontmoeten: kennismanagement, P&O en kwaliteitsontwikkelingen zijn daar voorbeelden van. In het verslagjaar was de bestuurder van Odion voorzitter van de Alliantie. o Met alle gemeenten in het werkgebied hebben in 2012 gesprekken plaatsgevonden over de contouren van de WMO. Met het Zorgkantoor Zaanstreek/Waterland heeft ook in 2012 een intensief verkeer plaatsgevonden. Hoewel de veelal landelijk bepaalde zorginkoopprocessen logischerwijze niet altijd matchen met de specifieke omstandigheden en behoeften bij Odion is de collegiale en functionele relatie zonder meer goed te noemen. Het in verband met de WMO genoemde argument dat het Zorgkantoor (te) ver afstaat van mensen met een beperking wordt in ieder geval gelogenstraft in de persoon van de relatiemanager die zelfs op zeer betrokken wijze deelgenoot was van de pilot “beelden van kwaliteit’. 3. BESTUUR, TOEZICHT, BEDRIJFSVOERING EN MEDEZEGGENSCHAP 3.1. Bestuur en toezicht 3.1.1 Zorgbrede Governance Code De Zorgbrede Governance Code is van toepassing op en wordt nageleefd door het bestuur van Odion. 3.1.2. Raad van Bestuur Sinds 1 januari 1999 is sprake van een bestuursmodel waarin bestuur en toezicht wordt uitgeoefend door een Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht. De statuten zijn in hoofdlijnen gebaseerd op het model van de NVZD. Formele kaders in samenhang met de statuten zijn het Reglement van de Raad van Toezicht, het Bestuurs- en Directiereglement en een competentieschema. Het competentie schema is inmiddels aangepast aan de gewijzigde topstructuur. De samenstelling van de Raad van Bestuur is als volgt: 6 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

Naam

Bestuursfunctie

Nevenfuncties

De heer mr. H.J.M. Steen MHA

Raad van Bestuur

Stichting Pieter Bell, secretaris Lid Raad van Advies Zorgkantoor Arbiter scheidsgerecht voor de gezondheidszorg Lid klachtencommissie Volkshuisvesting Purmerend Odibaan, penningmeester Klachtencommissie Esdégé-Reigersdaal, voorzitter lid redactie BoardroomZorg voorzitter Alliantie M3


3.1.3 Toezichthouders De samenstelling van de Raad van Toezicht per 31 december 2012 is als volgt: Naam De heer H.G. Ouwerkerk

Bestuursfunctie Lid Raad van Toezicht (per 1 januari 2010 voorzitter)

De heer drs. R.P.D.F. van Waterschoot Mevrouw drs. A. van Langen

Lid Raad van Toezicht Vice Voorzitter Lid Raad van Toezicht

De heer J.R. Steketee

Lid Raad van Toezicht

De heer drs. P.A.M. Saelman

Lid Raad van Toezicht

Nevenfuncties Vice-voorzitter Commissie Milieu effect rapportage Utrecht Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Juridisch Loket Utrecht Voorzitter Raad van Toezicht Talant Heerenveen Voorzitter Raad van Toezicht IJsterk Amsterdam Bestuurslid stichting d’Ons Naarden Manager Marketing & Verkoop GGZ Lid RvC Woningstichting Den Helder Directeur RSWP Raadslid Medemblik Bestuursadviseur Cordaan Manager Zorgkantoor NoordHolland Noord

Verslaglegging Raad van Toezicht In 2012 is de Raad van Toezicht samen met de Raad van Bestuur en meestal in aanwezigheid van de directeur Bedrijfsvoering 5 maal bijeen geweest voor een reguliere vergadering. Eén van deze vergaderingen was in het bijzijn van alle clustermanagers. Daarnaast hebben 2 overleggen plaatsgevonden met de Ondernemingsraad. In deze vergaderingen heeft de Raad de voorstellen van de Raad van Bestuur getoetst en deze, voor zover op grond van zijn statutaire goedkeuringsbevoegdheid noodzakelijk, goedgekeurd. Dit betrof onder meer de begroting 2012, het jaarverslag 2011 en de jaarrekening 2011. Uitvoerige aandacht werd geschonken aan de ontwikkelingen - zowel naar inhoud, financiën als wettelijk kader - op het gebied van het accommodatiebeleid. Ook de gewijzigde contractuele relatie met het Zorgkantoor stond op de agenda, evenals strategische vragen die de positionering van Odion betreffen in het licht van de vele veranderingen in wetgeving en beleid. In het jaar 2012 is in het bijzonder aandacht besteed aan: Managementletter 2011 Jaarrekening 2011 Jaardocument maatschappelijke verantwoording 2011 Voorgenomen speerpunten 2013 Jaarplan Raad van Bestuur 2013 en risicobeheersingsmodel Consequenties bezuinigingen van overheidswege Mogelijkheid en wenselijkheid van Strategische samenwerking 8 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

-

Goedkeuring begroting 2013 Treasurystatuut Vastgoedbeleid Terugkerend onderwerp is de stand van zaken rond de Wmo ICT beleid Stand van zaken Odibaan Update risicomodel Besturingsfilosofie ‘Vitaal Organiseren’ Rooster van aftreden RvT BTW afdracht commissarissen Rapportage cliëntenraadpleging

De jaarrekening 2012, die afsluit met een positief saldo ter grootte van € 2.383.000 is door de Raad op 28 mei 2013 goedgekeurd.

H.G. Ouwerkerk voorzitter Raad van Toezicht


Raad van bestuur De transitie waar Odion voor staat zal alle aspecten van de bedrijfsvoering gaan raken. Betroffen alle wijzigingen tot nu toe veranderingen binnen het systeem van de AWBZ, thans is er sprake van een transitie die gebaseerd is op een ander sturingsconcept. Het stelt Odion voor de uitdaging om in nieuwe verhoudingen kwalitatief goede dienstverlening te blijven bieden. Opdracht en uitdaging is om de komende jaren voor minder middelen toch een maximale waarde te creëren voor mensen met een beperking. Odion wil zo veel mogelijk van de bestaande zorg handhaven, niet als een doel op zich maar wel omdat binnen de systematiek van de AWBZ een grote kwaliteitsverbetering heeft plaatsgevonden van mensen die levenslang en levensbreed afhankelijk zijn van anderen in hun omgeving. Het jaar 2012 heeft in enerzijds in het teken gestaan van de verdere professionalisering van de organisatie, anderzijds waren de contouren van de WMO al zichtbaar. Een en ander heeft geleid tot een procesmodel op basis waarvan de verantwoordelijke managers opdracht hebben gekregen diverse scenario’s uit te werken. De majeure bezuiniging op vervoer, de inhoud van het Regeerakkoord en de voortgaande beleidsdynamiek leiden er toe dat deze opdrachten allerminst statisch zijn en voortdurend worden opgeschaald, ook in de richting van scenario’s die leiden tot een krimp van onderdelen van de organisatie. Het jaar 2012 is afgesloten met een uiterst positief financieel saldo. Budgetdiscipline en een voortdurende optimalisatie van bedrijfsprocessen zijn hier debet aan. Helaas wordt Odion door krapte in de regionale contracteringsruimte beperkt in ambities om kandidaten op wachtlijsten voor wonen te bedienen. In combinatie met een aarzelende vastgoedmarkt en de aanstaande decentralisaties leidt dit tot een toenemend risicoprofiel voor het maatschappelijk ondernemen. In 2012 is de laatste hand gelegd aan een Strategisch Vastgoedplan dat in januari 2013 aan de Raad van Toezicht is gepresenteerd. Naast alle aandacht voor de ‘harde’ aspecten in de bedrijfsvoering – financiën, vastgoed, ict – heeft Odion in het verslagjaar veel geïnvesteerd in de inhoudelijke professionalisering, o.a. leidend tot een in november jl. gehouden dag over het thema ‘goede zorg en bemoeizorg.’ Strategisch staat Odion voor een grote uitdaging. De visie van de organisatie, de kwaliteit van de opgebouwde dienstverlening, de flexibiliteit van medewerkers èn de inrichting van onze bedrijfsprocessen geven echter vertrouwen dat de specifieke deskundigheid ook in nieuwe verhoudingen kan worden geborgd!


3.2 Bedrijfsvoering In de jaarverslagen over voorgaande jaren is steeds een beschrijving gegeven van het planning en control systeem. Het systeem draait stabiel en voldoet aan de daaraan te stellen wettelijke transparantie- eisen voor de bedrijfsvoering. Opzet en werking worden ieder jaar in het kader van de controle op de jaarrekening door de externe accountant beoordeeld en voldoende bevonden. Daar waar mogelijk worden vereenvoudigingen en verbeteringen toegepast. Voor het ons verantwoorden op de wijze waarop Odion met risico’s omgaat willen we aansluiten bij het in november 2010 beschikbaar gekomen publieke management letter ‘Nieuwe Bakens voor de Zorg’. In deze rapportage wordt door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants op basis van vijf signalen aanbevelingen geformuleerd, waarbij het accent ligt op het onderkennen van bestuurlijke risico’s op financieel en administratief gebied. Onderstaand zal per beschreven signaal de diagnose van de situatie bij Odion worden benoemd en van commentaar voorzien. 1. Veranker de zorgbrede governance code in de instelling en besteed hierbij aandacht aan integraal risico beheer. • Statuten, bestuur en directie reglementen zijn allen recent aangepast en besproken met Raad van Toezicht; verhouding tussen bestuur en toezicht worden jaarlijks besproken. Raad van Toezicht reflecteert eigen functioneren in evaluatie • Naast overleggen met Raad van Bestuur wordt twee maal per jaar met ondernemingsraad overlegd. Komend jaar staan inhoudelijke thema’s op de planning waarbij (cluster) management wordt uitgenodigd • Odion werkt met een eenvoudig schema waarin alle risico’s als aandachtsgebieden zijn benoemd; dit format komt tevens in jaarplannen terug • Borging financiële eind verantwoordelijkheid is in 2011 bij het versmallen van de Raad van Bestuur van twee personen naar een persoon gecompenseerd door de rol van de controller aan te passen naar die van directeur bedrijfsvoering • Externe accountant wordt twee maal per jaar uitgenodigd om in de Raad van Toezicht de management letter en accountantsverslag toe te lichten 2. Maak het bedrijfsmodel inkomensgericht, zonder hierbij het oog te verliezen voor de kwaliteit van de zorg • De management informatie is zoveel als mogelijk per locatie / product ingericht waardoor inzicht bestaat in de bijdrage van de resultaat verantwoordelijke eenheid in het totale resultaat van Odion. Kosten van ondersteuning worden door middel van sleutels aan deze eenheden toegerekend. • Teamleiders worden via een Business Intelligence tool van alle actuele gegevens op de hoogte gehouden; via stoplichten overzichten in hun scherm per indicator is snel te zien waar positief of negatief wordt afgeweken van de begroting . Naast financiële gegevens gaat het om personele gegevens (formatie, ziekteverzuim), productie gegevens, indicatie, zorgplan gegevens e.d. • In opleidingsprogramma’s zit een onderdeel planning en control waarin de belangrijkste zaken worden getraind • Naast meer jaren overzichten is voor inzicht in de flexibiliteit inde kostenstructuur van Odion een cijferopstelling gemaakt voor meningsvorming over de noodzakelijke schaalgrootte van Odion


3. Actualiseer het huisvestingsbeleid en houdt het oog hierbij op de toekomst gericht • In de clusters wordt met accommodatie plannen gewerkt. Odion heeft een beperkt aantal locaties in eigendom en huurt voor de meeste cliënten appartementen van woningbouwcorporaties. Afwaardering van boekwaarde op de in eigendom zijnde locaties (2 woonlocaties en 1 locatie voor dagbesteding) is niet aan de orde. • Odion huurt voor langere termijn van woningbouwcorporaties, ook voor cliënten die zelfstandig wonen dan wel op basis van Volledig Pakket Thuis. Te allen tijde wordt er naar gestreefd om huurbedragen per maand te betalen, liggend beneden de aftoppingsgrens voor de bepaling van de huursubsidie. • De wijziging van de financieringsbijdrage van huisvestinglasten door de introductie van de normatieve huisvestingslasten zal niet tot negatieve herwaardering van onroerend goed leiden; wel zal bij vervanging van oud door nieuw onroerend goed voor een aantal cliënten de huurlasten toenemen bij iets lagere dekkingsbijdragen • Het scheiden van wonen en zorg is bij Odion gedurende een groot aantal jaren al aan de orde. Het scheiden van de wooncomponent uit de laagste ZZP;s zal in die zin bestuurlijk, financieel en administratief beheersbaar blijken. In een tijd van terug dringen administratieve lasten voor zorginstellingen is deze wijziging niet welkom. Inhoudelijk betekent dit het moeten vaststellen van huren per appartement waarbij voor de twee tal woonlocaties in eigendom de opbrengsten vermoedelijk lager uit zullen vallen dan de kleinschalige norm dan wel normatieve huisvestingscomponent • In verband met het vertrek de part time directeur vastgoed per 1 maart 2013 is in 2012 een intensieve vastgoed training doorlopen door het (cluster) management als onderdeel van het borgen van de continuïteit in dit belangrijke dossier 4. Zorg voor professioneel geldbeheer en financiële deskundigheid in de organisatie • De afgelopen jaren hebben vooral in het teken gestaan van het orde krijgen van de financiële positie van de organisatie (inhalen achterstand in weerstandvermogen); uitdaging voor de komende jaren is om deze financiële positie te handhaven waardoor we de grotere risico’s in de bedrijfsvoering kunnen opvangen • In 2011 is veel tijd geïnvesteerd in het wijzigen van de bankrelatie. Ondanks het nauwelijks gebruik maken van kort krediet heeft Odion toch gemeend een relatie aan te gaan met een meer betrokken Rabo Bank. Na alle kritische beschouwingen mag worden verondersteld dat er voldoende vertrouwen in het management en systemen van Odion aanwezig is. Tegelijk is ook de hele verzekeringsportefeuille na risico analyse beoordeeld en is besloten om het verzekeringspakket elders onder te brengen. 5. Besteed aandacht aan automatisering en houd bij de inrichting van informatiesystemen rekening met externe kwaliteitsindicatoren • De bestuurder is direct betrokken in de Stuurgroep ICT • Odion werkt met een meerjarenbeleidsplan voor de informatie voorziening en automatisering • Voorts participeren we in landelijke overleggen als het gaat om het cliënt registratie systeem en de Business Intelligence tool.


Vastgoed Zoals in het vorige verslag is toegelicht is in 2012 door het clustermanagent een vastgoed training doorlopen waardoor de integrale verantwoordelijkheid ook voor dit deel van de portefeuille verantwoord kan worden gedragen. Na afronding van het opleidingstraject is in het 2e halfjaar de vastgoedstrategie aan het papier toevertrouwd. Omdat Odion al veel cliënten op basis van scheiden wonen – zorg heeft gehuisvest zijn veel van de vragen die rijzen als gevolg van het versnelt scheiden van wonen en zorg door de overheid binnen Odion geen issue. Het tempo en de mate waarin cliënten met zorgzwaarte financiering hun eigen woonlasten moeten gaan betalen is nog niet duidelijk. In zijn algemeenheid is de toekomstige (lagere) dekking van de kapitaallasten voldoende. Een uitzondering daarop is de vergoeding voor de kapitaallasten van zorgruimten in VPT gefinancierde locaties. De intentie om met mini n.h.c’s (normatieve huisvestingscomponenten) te gaan werken is nog niet ingevuld waardoor deze lasten – die niet aan een cliënt in rekening gebracht kunnen wordenmomenteel vanuit zorggelden worden bekostigd. Informatievoorziening / communicatie In 2010 is een nieuw beleidsplan informatiebeleid 2010- 2012 afgerond. De in het opgestelde informatieplan per informatieonderdeel beschreven acties zijn voor een groot deel gerealiseerd. Al met al is sprake van stabiele ICT infrastructuur en adequate informatie systemen. De technische mogelijkheden rondom infrastructuur, domotica en (zorg) applicaties / apps gaan zo hard dat we geen informatie plan voor 2013 en verder uitgebreid beschrijven maar meer aandacht geven aan het optimaal gebruik maken van huidige systemen, onderzoek doen naar de mogelijkheden van ICT voor cliënten en beoordelen wat de consequenties zijn van het decentraliseren van een substantieel deel van de AWBZ cliënten naar de Gemeenten (wat betekent dit voor ondersteunende processen en systemen). Meer een emergent proces dan voorheen. Bedrijfsrisico’s Na toevoeging van het resultaat over 2012 aan de reserve aanvaardbare kosten beschikt Odion over een adequate solvabiliteit en liquiditeit. Deze zal echter hard nodig zijn om als buffer te fungeren voor de gevolgen van de maatregelen die we nu nog niet exact kunnen inschatten. De gangbare exploitatie risico’s in de bedrijfsvoering worden door de maatregelen van de overheid in de diverse akkoorden vergoot. De belangrijkste risico’s worden onderstaand toegelicht. 1. Vervoersrisico In 2013 wordt hard gewerkt aan het terug brengen van het niveau van de vervoerskosten; de taakstelling in 2013 is echter nog niet zo groot dat de uitgaven aan vervoer en de nieuwe tarieven aan het eind van dit jaar in evenwicht kunnen zijnVoor 2014 en verder zal om die reden een bedrag worden bestemd als buffer voor tijdelijk langer overschrijden van de kosten. 2. Vastgoedrisico De maatregelen van de overheid zullen er toe bijdragen dat we het accommodatie beleid van het cluster dagbesteding volwassenen moeten herzien waarbij we cliënten naar andere locaties zullen moeten bewegen en mogelijk capaciteit moeten veranderen en verminderen. De gevolgen voor het vastgoed (veelal gehuurd en in aantal gevallen eigendom) zijn nu nog niet duidelijk, maar zullen wel optreden.

3.

Personele risico 13

jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

Een forse korting op omzet en tarieven zal onherroepelijk gevolgen hebben voor de omvang van de capaciteit medewerkers die we nu contracteren. Door minder flexinzet, gebruik maken van natuurlijk verloop en niet verlengen van contracten met een bepaalde duur kan uiteraard een deel van de vermindering worden opgevangen. Dat zal echter vermoedelijk niet geheel lukken, waardoor Odion met frictie kosten komt te zitten. Ook daarvoor zal een deel van de reserves moeten worden gereserveerd. 3.3 Zeggenschap en cliëntenraden 1. Cliëntniveau: Over 2012 is een apart jaarverslag ‘Zeggenschap 2012’ uitgebracht. In het verslagjaar is door cliënten, ondersteund door de functionaris zeggenschap, een formeel thema-advies aan de RvB uitgebracht over ‘de vertrouwenspersoon’. Daarnaast is een ongevraagd advies uitgebracht aan de bestuurder over het onderwerp ‘hoe de mening van cliënten te betrekken bij het functioneren van begeleiders’. 2 Clusterniveau Op clusterniveau is er sprake van Cliëntenraden (bestaande uit cliënten) en Clusterraden (bestaande uit ouders/contactpersonen). Vanuit deze cliënten- en clusterraden wordt de advisering op het niveau van de Centrale Medezeggenschapsraad voorbereid (de clusterraad zelf heeft een gedelegeerde adviestaak ten aanzien van een aantal in de wet genoemde onderwerpen. Voor het cluster Dagbesteding Volwassenen is sinds eind 2011 geen clusterraad meer. De voorzitter én een van de leden hebben zitting genomen in de Centrale Medezeggenschapsraad De clustermanager geeft 4 maal per jaar informatie op beleidsniveau over alle interne en externe ontwikkelingen die van belang zijn. De agenda wordt in onderling overleg opgesteld. Een vertegenwoordiger van de clusterraad woont de betreffende vergadering van de cliëntenraad bij. 3 Centraal niveau De formele medezeggenschap van cliënten en ouders/contactpersonen wordt ingevuld door de Centrale Medezeggenschapsraad. Deze beschikt over de bevoegdheden op basis van de WMCZ en oefent deze uit ten aanzien van de Raad van Bestuur van Odion. Naast de in de wet geregelde onderwerpen kunnen alle belangrijke beleidsvoorstellen, wijzigingsvoorstellen en informatie uit de diverse geledingen van Odion aan de orde komen. De Raad van Bestuur heeft, naast het overleg met de Centrale Medezeggenschapsraad, elk jaar een overleg met de cliënten in het kader van ‘een algemene jaarvergadering.’ Eind 2012 is de Centrale Medezeggenschapsraad als volgt bezet: De heer E. Molenaar, voorzitter Mevrouw E. Boelens, secretaris De heer C. de Jonge, lid De heer G. v.d. Nieuwendijk, lid De heer G. v.d. Nieuwendijk, lid De heer M. Visser, financieel adviseur In 2012 werd de Raad vanuit Odion uitgebreid geïnformeerd en geadviseerd over de volgende onderwerpen: -

Thema veiligheid in objectieve en subjectieve zin, wat doet Odion op dit gebied? Begroting 2012 Samenwerking Heliomare Verstrekkingenlijst AWBZ-niet AWBZ inclusief indexering 14


-

Stand van zaken Kwaliteitskader, inclusief 3e pijler “Beelden van Kwaliteit” Stand van zaken WMO Verbeterplannen: evaluatienota project Zeggenschap Promotieonderzoek ‘pijnbeleving mensen met Downsyndroom’ Evaluatie project Zeggenschap. Spanning tussen ‘eigen regie’ en ‘goed hulpverlenerschap’ Beelden van Kwaliteit Speerpunten RvB 2013 Terugkoppeling (landelijk) onderzoek Rutger Niso naar seksueel misbruik van cliënten Tussen ambitie en groeiruimte Stand van zaken financiën/perspectief 2013 Rapportage cliëntenraadpleging en keuze verbeterpunten Spelregels vervoer Discussie “rolverdeling” tussen Odion en ouderlijk en/of gezinsmilieu Effecten Regeerakkoord (Toelichting door Henk) Informatieportaal Medezeggenschap Voeding, gezondheid en bewegen Rapport Cliëntenraadpleging,

De wettelijke verplichte mogelijkheid om gebruik te kunnen maken van een commissie van vertrouwenslieden is geëffectueerd door middel van een landelijke aansluiting. Het overleg tussen Raad van Bestuur en Cliëntenraad is door beide partijen als informeel en prettig ervaren. Ondanks de geringe omvang van de raad kwamen veel onderwerpen aan de orde. Gelukkig gaf de heer G. de Rouw eind december 2012 te kennen dat hij met ingang van 2013 de CMR gaat versterken. Als betrokken ouder èn met de nodige ervaring rondom medezeggenschap in het publieke domein is hij een waardevolle versterking van de raad. 4. BELEID, INSPANNING EN PRESTATIES 4.1 Meerjarenbeleid Algemeen: Evenals voorgaande jaren zijn is ook ten behoeve van 2012 door management en staf overleg gepleegd over de punten die in dat jaar centraal stonden. Het uitgangspunt daarvoor vormt evenals de voorgaande jaren het meerjarenbeleidsplan zij het dat er in de strategische beleidsvoering steeds meer sprake is van een ‘emergent’ proces hetgeen het noodzakelijk maakt om dynamisch in te spelen op actuele landelijke beleidsvoornemens die gevolgen kunnen hebben voor onze bedrijfsvoering. Aandachtsgebied Zorg en Dienstverlening: A. Zorg en Dienstverlening • De herkenbaarheid van Odion heeft aandacht, op wijkniveau maar ook als het gaat om zichtbaarheid bij relaties: gemeenten, instellingen, potentiële cliënten en potentiële medewekers • Vernieuwing en verbreding van het woonconcept zijn vervat in concrete initiatieven. B. Kwaliteit • Risicomanagement en een veiligheidsbeleid zijn op een logische wijze onderdeel van en verbonden met het integrale kwaliteitsbeleid. Is actief in gang gezet, borging risicoduiding op basis van format, gestructureerde aandacht voor Arbo en objectieve en subjectieve veiligheidsbeleving cliënten. De uitwerking van het 15 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

landelijke kwaliteitskader en – voor Odion – ‘Beelden van Kwaliteit’ verkrijgen de komende tijd specifieke aandacht. •

Kennismanagement krijgt handen en voeten

Aandachtsgebied Medewerkers: • Centrale elementen in de besturingsfilosofie (coaching, de lerende organisatie en verantwoordelijkheid laag in de organisatie) worden herijkt op hun werkelijke betekenis. Een en ander wordt verbonden met de evaluatie van het proces ‘Triton’ die in dit jaar haar beslag krijgt. • Er is beleid rondom de continuïteit van personeelsinzet. Aandachtsgebied Middelen: • De doelen van Odion worden gespecificeerd naar de respectievelijke financiële kaders AWBZ (zorg), WMO(participatie) en derde geldstromen ( zie ook Meerjarenbeleidsplan: De verhouding tussen zorg en burgerschap vereist een actief inspelen op en gebruik maken van de WMO en het benutten van derde geldstromen) • Het dienstverleningsaanbod van Odion is op inhoud en kostenstructuur transparant bij gemeenten; Odion is voorbereid op een mogelijke transitie van delen van de AWBZ (Odion heeft een aantrekkelijk aanbod). Aandachtsgebied Processen, Innovatie en Markt: • De samenwerkingsstrategie is in een systematisch proces gezet. 4.2 Algemeen beleid • Odion staat voor de grootste verandering in haar bestaan. Waren de wijzigingen in de bedrijfsvoering tot nu toe vooral ingegeven door systeemwijzigingen binnen de AWBZ, nu is er sprake van een overgang van belangrijke taken vanuit de AWBZ naar het publieke domein van de gemeenten. Een en ander vergt een transitieproces dat betrekking heeft op alle facetten van de bedrijfsvoering in de meest uitgebreide zin van het woord. In de eerste plaats is er natuurlijk een heroriëntatie op het primair proces die het gevolg is van een overgang van ‘het cliënt zijn’ naar ‘het burgerschap’. Odion –die het burgerschap juist steeds centraal heeft gesteld – meent dat zorg een belangrijke voorwaarde is voor en ten dienste moet staan aan het kunnen deelnemen aan de samenleving. Het is dan ook niet de intrinsieke bedoeling van de WMO waar wij vraagtekens bij plaatsen maar wel de mogelijke uitkomst waar die een te groot beroep doet op het kunnen hebben van eigen regie in het leven van mensen met een beperking. In 2012 zijn de eerste beleidsvoorbereidingen getroffen om te komen tot een Odion dat in alle opzichten ‘WMO-proof’ is. De nieuwe clustermanager die tevens procesbegeleider WMO is heeft daarin een belangrijke ondersteunende rol. •

In 2012 is door de RvB in overleg met management en Centrale Medezeggenschapsraad het besluit genomen om te komen tot een vervolg (‘doorstart’) van het proces Beelden van Kwaliteit. De bedoeling daarvan is tweeledig. In de eerste plaats is de doorstart gericht op het intern versterken van de op ontwikkeling gerichte relatie tussen medewerker en cliënt. Daarnaast hoopt Odion door een actieve bijdrage aan Beelden van Kwaliteit ook een bijdrage te leveren aan een kwaliteitsmethodiek die geen kwantitatieve op meetbaarheid gerichte insteek heeft maar in plaats daarvan zijn basis vindt in ‘het verhaal van de individuele cliënt.’

4.3 Kwaliteitsbeleid algemeen 16 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

Odion hanteert het HKZ-model ( Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) als basis voor het kwaliteitsmanagementsysteem. Sinds 2007 is Odion HKZ gecertificeerd. Cliëntervaringsonderzoek Odion voert eenmaal per 3 jaar een cliëntenraadpleging uit om te onderzoeken wat cliënten vinden van de zorg en begeleiding die zij krijgen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de CQindex. De CQ index bestaat uit vragen die gebaseerd zijn op het kwaliteitskader gehandicaptenzorg. De meting is uitgevoerd door het onderzoeksbureau Facit. De uitkomsten van het onderzoek dienen meerdere doelen. Het belangrijkste is dat ze voor Odion de basis vormen om op een systematische manier verbeteringen in de zorg tot stand te brengen. De tevredenheidsmeting is steekproefsgewijs uitgevoerd onder cliënten van dagbesteding, wonen en ambulant. Ook is een onderzoek gedaan onder de vertegenwoordigers van cliënten die binnen Odion wonen of dagactiviteiten krijgen. De verwanten van de cliënten waarderen de zorg met een 7.9 en de organisatie een 7.8. In de vragenlijsten werd ook een vrije keuze vraag meegenomen om te peilen welke persoonlijke wensen cliënten hebben. De uitkomst van het onderzoek stemde tot tevredenheid, maar gaven ook op sommige punten aanleiding voor het, in overleg met de cliëntenraad, voorstellen van een verbeterplan. Punten die genoemd waren ter verbetering zijn o.a. bekendheid van cliënten met de cliëntenraad. Daarnaast werd er opgemerkt dat cliënten te weinig nieuwe ervaringen opdoen en te weinig nieuwe dingen leren. Verder kwam naar voren dat ouders en vertegenwoordigers bij dagbesteding, onvoldoende weten hoe de klachtenregeling werkt. Wat moeten ze doen als ze niet tevreden zijn? Dit is opgepakt door de functionaris zeggenschap om hier organisatie breed aandacht aan te geven. Verder scoorde 43% van de ouders en vertegenwoordigers, op het onderwerp dat men niet weet dat er een cliënten raad / bewonersraad is. Onderwerpen die in 2012 zijn ingezet en in 2013 worden voortgezet zijn: • Vitaliteit, gezondheid en bewegen. Er is een projectvoorstel geschreven, er zal een inventarisatie gemaakt worden in 2013 onder de woonlocaties. • Een eenduidig format voor de nieuwsbrief De communicatiemedewerker zal dit in 2013 gaan uitwerken en implementeren. • De clustermanagers zullen het verslag van de tevredenheidsmeting in hun clusters en met de teamleiders bespreken en kijken welke punten zij in hun cluster gaan aanpakken. Hierbij zullen zij de uitkomsten over cliëntveiligheid in ieder geval meenemen. • Het onderwerp bejegening, wordt door de gedragsdeskundigen op de agenda gezet in 2013. Belangrijk is ook dat teamleiders dit regelmatig met hun teams bespreken. • De functionaris zeggenschap heeft meer bekendheid gegeven aan de cliënten over zeggenschap in de vorm van de cliëntenvergaderingen. • De CMR ziet hier graag vrijetijdsbesteding in het weekend aan toegevoegd, dit wordt meegenomen in de team/clustervergaderingen om per locatie de mogelijkheden te bekijken. Beelden van Kwaliteit Odion wil en moet verantwoording afleggen over de kwaliteit van zorg die aan cliënten van zeer verschillende doelgroepen wordt gegeven. De huidige instrumenten om kwaliteit van zorg te meten zijn daarvoor onvoldoende geschikt omdat “ goede zorg” nauwelijks in cijfers valt uit te drukken. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een manier van verantwoorden die 17 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

recht doet aan de individuele cliënt. Odion heeft in 2011 samen met collega instelling het SIG uit Heemskerk meegedaan aan de pilot ‘Beelden van Kwaliteit’ (BvK) De onderzoeksmethode BvK gaat uit van “beelden” of observaties die verzameld worden door observatoren die op een locatie gaan kijken. De VU heeft Odion medewerkers opgeleid tot observatoren die hebben gekeken naar de verbinding tussen cliënt en begeleider en de manier waarop deze verbinding werd ingezet om de cliënten tot ontwikkeling te laten komen. De beelden hebben geleid tot een rapport waarmee Odion denkt zijn zorg te kunnen verantwoorden. Deze methode is binnen Odion als zeer positief ervaren zodat in 2012 is gekeken naar een manier om verder te gaan met deze (intensieve) onderzoeksmethode. Hiertoe zijn diverse bijeenkomsten geweest met het SIG en medewerkers van de stichting BvK. Dit heeft geleid tot een project voorstel die begin 2013 in beide organisaties besproken zal worden. Zie www.beeldenvankwaliteit.nl


4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Onder Steunings Plannen (OSP) In 2013 komt er een nieuwe handleiding en vereenvoudigde versie van het ondersteuningsplan. Cliënten worden actief betrokken zodat zij hun wensen m.b.t. het verkort ondersteuningsplan kenbaar kunnen maken. Bij elke ondersteuningsplan bespreking met cliënt en verwanten, worden een aantal vragen gesteld om concrete informatie te krijgen over de waardering en verwachtingen ten aanzien van de zorgen dienstverlening. Vermelding in het dashboardsysteem ‘inforay’ van het aantal werkdoelen en de aantallen evaluaties wordt als bruikbaar controle-instrument benoemd. 4.4.1 Kwaliteit van Zorg Kwaliteitsthema’s Lichamelijke gezondheid.

Psychisch welbevinden.

Interpersoonlijke relaties

Deelname aan de samenleving.

Beleid, inspanningen resultaten en verbeterpunten. Net als in de samenleving zijn bewegen en gezonde voeding belangrijk ter voorkoming van gezondheidsproblemen. In 2012 en 2013 zal hier dan ook extra aandacht aan besteed worden. Het onderwerp komt binnen diverse geledingen op de agenda. De realisatie van deze onderwerpen zijn divers, zo is er een ‘sportzaal’ opgericht in een activiteitencentrum waar cliënten alleen of samen met begeleiding kunnen sporten. Worden cliënten gestimuleerd naar lokale sportcentra te gaan . Op het gebied van voeding wordt er meer vers gekookt. In 2011 is de Wii geïntroduceerd om beweging te stimuleren. In 2012 is hier extra aandacht voor geweest om dit optimaal te introduceren. Dit jaar is er extra aandacht geweest rondom het gebruik van alcohol en/of drugs. Er is beleid ontwikkeld waarin handvatten en begeleidingsmethodieken aan de orde komen. Indien er specifieke aandacht is voor gezondheidsproblemen wordt dit in het ondersteuningsplan van de cliënt meegenomen. Cliënten moeten zich thuis voelen bij Odion en begrepen voelen. Odion past het activiteitenaanbod aan naar de veranderende vraag en maatschappelijke ontwikkelingen. Zo is er in 2012 op locaties met ouderen een aangepast activiteiten aanbod gekomen, de cliënten hoeven te reizen en dichtbij een fijne dagbesteding hebben. Cliënten vinden de relatie met familie en vrienden zeer belangrijk. Dit werd bevestigd door de uitslagen van de tevredenheidsmeting. Er worden inspanningen gedaan om contacten met de omgeving te handhaven en/of te bevorderen. Initiatieven om de relaties aan te gaan of te stimuleren worden ondersteund door de begeleiding zo nodig als werkdoel opgenomen in het ondersteuningsplan. De werkgroep zeggenschap heeft in 2012 extra aandacht besteed tijdens cliëntenvergaderingen, aan de rechten van cliënten en bejegening. Cliënten van Odion wonen en werken midden in de samenleving. De woonvoorzieningen bestaan grotendeels uit kleine voorzieningen met appartementen. De begeleiding in nabijheid afhankelijk van de behoefte. Niet alle cliënten hebben behoefte om voorzieningen in de eigen wijk te bezoeken voor anderen is het maatschappelijk verkeer 19


binnen handbereik en kunnen zij daar aan deelnemen met of zonder begeleiding. De vrijwilligersschakel organiseert diverse uitjes door het jaar heen zo is dit jaar gelegenheid geweest mee te gaan naar de Winterefteling. Ook worden er in 2 horecagelegenheden avonden georganiseerd waar niet alleen cliënten van Odion komen maar ook van andere organisaties. Persoonlijke ontwikkeling.

Binnen Odion is de scholing gericht op de diverse doelgroepen. In het kind cluster is dit gericht op de ontwikkeling Jaarlijks wordt er een (nieuw) aanbod vastgesteld en wordt er ingespeeld op de vragen die vanuit de doelgroepen komen. Cliënten nemen soms ook deel aan cursussen die door anderen gegeven wordt, er komt ieder jaar een scholingsgids uit waar cliënten alle informatie kunnen vinden. In 2012 is er specifiek een scholing geweest voor cliënten in ondersteunende gebaren. Materieel welzijn. Cliënten kunnen (sinds 2008) gebruik maken van de regeling ‘geld goed geregeld’. Deze regeling heeft ten doel de financiële belangen van cliënten goed en zorgvuldig te behartigen. Voor andere cliënten wordt ondersteuning gegeven door familie of een bewindvoerder. Voor cliënten die (gaan) verhuizen is er een ‘verhuisbox’ ontwikkeld om de cliënt de gelegenheid te geven op zijn niveau mee te kunnen praten. (2012) Zelfbepaling. Cliënten van Odion hebben vrijheid van keuze op allerlei gebied. Eigen regie en het kunnen kiezen welk soort werkzaamheden je wilt doen staat hoog in het vaandel. Beperkend voor deze keuze vrijheid zijn de bezuinigingen in het vervoer. Cliënten hebben dan ook een handtekeningenactie gevoerd en deze aan de tweede kamer overhandigd om hun bezorgdheid over deze ontwikkelingen te uiten. Belangen. Odion heeft op diverse manieren de ondersteuning van de belangen van de cliënt gewaarborgd. Er is per locatie een cliëntenraad en een centrale medezeggenschapraad vanuit de vertegenwoordigers. De functionaris zeggenschap ondersteunt en informeert de cliëntenraden op een begrijpelijke manier. Zij zorgt tevens voor een cliëntenvertaling van diverse documenten. In 2012 is afgesproken ( en vastgelegd hoe) cliënten mee kunnen praten bij de sollicitatie procedure van het ( basis) medewerkers op hun locatie. Er is in 2012 een voorlichtingskoffer ontwikkeld over de taken van de vertrouwenspersonen waardoor het duidelijk is met welke vragen cliënten bij hen terecht kunnen. Zorgafspraken en Het steeds weer accuraat vastleggen van de feiten, risico-inventarisatie ondersteuningsplan. en afspraken in het ondersteuningsplan geeft een wisselend beeld. Op de meeste plekken doen we dat heel goed, op een aantal plekken kunnen afspraken in het ondersteuningsplan nog beter worden vastgelegd. Er is veel aandacht voor de ondersteuningsplanmethodiek. Dit zal leiden tot een nog betere vastlegging van informatie en afspraken in het ondersteuningsplan.(OSP) Het formulier ‘Vrijheidsbeperking’ is dit jaar aangepast waardoor 20 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

Cliëntveiligheid.

gegevens nu op juiste manier, op een duidelijke plek in het OSP genoteerd zijn. Cliënten en medewerkers worden zoveel mogelijk aangesproken op hun eigen verantwoordelijkheid voor het creëren van een veilige woon- en werkomgeving Naar aanleiding van de HKZ audit 2012 heeft Odion een instrument ontwikkeld voor het inventariseren van het individueel cliëntrisico tijdens de zorgplanbespreking. Het risico, de beoordeling en maatregelen worden vastgelegd in het ondersteuningsplan. Het voorkomen van agressie heeft veel aandacht en wordt per doelgroep specifiek aangepakt ter vermindering zo ook in 2012 ( zie ook bij MIC en 4.4.4).

Kwaliteit van medewerkers en organisatie.

Medewerkers hebben in 2012 voorlichting gehad om de zeggenschap te bevorderen. Ook is er in dit jaar scholing geweest aan begeleiders over seksuele voorlichting aan cliënten. In het kindcluster werden meer medewerkers opgeleid om de specifieke begeleidingsmethodes te kunnen toepassen ( ABA) Odion leidt medewerkers op om op andere manier naar welbevinden van cliënten te kijken en te blijven kijken. ( zie beelden van kwaliteit) In 2012 is een start gemaakt met het opzetten van psychoeducatie/behandeling van seksuele problematiek, waarbij gebruik wordt gemaakt van psychodiagnostiek, er zijn diverse methoden van psycho-educatie en seksueel voorlichtingsmethoden voor speciale doelgroepen.

Samenwerking in de zorg en ondersteuning.

Odion wil de cliënten zo lang mogelijk een veilig en verzorgd thuis bieden. Daarom worden er ketenpartners in de zorg ingeschakeld daar om te voldoen aan de (complexe) zorgvraag. In 2012 is er met diverse organisaties intensief contact geweest om de zorg van de cliënt te kunnen garanderen, ook in het kader van komende ontwikkelingen zoals de WMO.

4.4.2. Klachten Klachtenregeling ten behoeve van cliënten Het kan gebeuren dat cliënten of hun ouders/contactpersonen, om welke reden dan ook, niet tevreden zijn. Odion stimuleert hen dan om klachten of problemen eerst daar te bespreken waar ze zich voordoen. In het verslagjaar zijn 5 meldingen van “ontevredenheid” binnengekomen die allen in de lijn zijn opgelost. Er zijn geen klachten door de klachten commissie behandeld, de klachtencommissie wordt op de hoogte gehouden van de meldingen die zijn binnengekomen. 4.4.3 Toegankelijkheid Na aanmelding wordt er naar gestreefd de intakeprocedure binnen 6 weken te starten. De uitvoering van de intake is aangepast en waardoor de intake sneller en accurater verloopt. Bij crisis wordt er een melding gedaan naar het zorgkantoor en volgt direct plaatsing. Voor een woonaanvraag geldt een lange wachtlijst, deze wachtlijst is in 2012 gegroeid. Omdat er voorlopig geen ruimte is om uit te breiden, is de cliënt die geplaatst wil worden afhankelijk van doorstroming, wat maar in geringe mate voorkomt. 21 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

cliënten op de wachtlijst wonen 400 200 0 2009

2010

2011

2012

cliënten op de wachtlijst wonen

In de loop van 2011 is er een wachtlijst gemaakt per product. Wachtlijst Wonen intern/extern

2011 (241 cliënten)

2012 (289 cliënten)

BZW Zaanstreek/Waterland

23

8

Beschermd Wonen

78

123

Individueel Wonen 24 uur

46

60

Individueel Wonen

64

70

Wonen LG

16

25

Wonen ZG

4

3

Wachtlijst kind en Gezin

2011

2012

Ambulante Ondersteuning

1

Intensieve Gezinsbegeleiding

3

Logeerhuis

4

Naschoolse Opvang

2 2

Orthopedagogisch Dagcentrum

1

0

Praktisch Pedagogische Gezinsondersteuning

5

7

Spelweek Zaterdagopvang

0 2

2

11

6

Wachtlijst Overige producten Dagbesteding Volwassenen


Zorgondersteuning (PSH)

2

4

4.4.4. Veiligheid In het ‘visiedocument Risicomanagement’ is beschreven hoe risicomanagement is verankerd in de bedrijfsvoering van Odion en hoe we daarmee om gaan in het primaire zorgverleningsproces, financieel-economisch, ICT, accommodatiebeleid en mediaexposure; de potentiële risicogebieden zijn hiermee in kaart gebracht en geanalyseerd. Voorbeelden van risicomanagement die in de laatste jaren ontwikkeld en ingevoerd zijn: • Er wordt jaarlijks een risicoprofiel gemaakt van alle locaties van Odion. • Er is een dashboard (inforay) ontwikkeld waar diverse resultaten zijn weergegeven om transparantie, controle, en overzicht te bieden van de gegevens die aan diverse onderwerpen gekoppeld zijn. • De jaarplannen zijn aangepast en worden integraal gebruikt. Het jaarplan is een combinatie van een risico-inventarisatie en extra activiteiten voor het komende jaar. • In 2012 is er een knop in het ondersteuningsplan gekomen waar expliciet de risicoinventarisatie opgenomen moet worden. • In het kindcluster zijn alle medewerkers getraind met agressie om te gaan waarbij externe expertise is ingeschakeld. Meldingen incidenten cliënten in 2012 Meldingen incidenten cliënten De module melding incidenten is onderdeel van de bestaande applicatie (PlanCare Dossier) Deze module maakt het mogelijk om snel en overzichtelijk een (bijna)incident te melden en geeft informatie over de genomen maatregelen om incidenten te voorkomen danwel welke herstelmaatregelen er genomen zijn. PlanCare dossier is gekoppeld aan de info-ray monitor waardoor gegevens over de MIC/MIM per locatie te volgen zijn. Het doel van het melden, registreren en analyseren van incidenten is continue bewaking en bevordering van de kwaliteit van de zorg en dienstverlening. De MIC/MIM procedure speelt als verbeterinstrument een belangrijke rol. Bij Odion komen incidenten met medicatie, vallen en agressie het meest voor. Ook landelijk zijn dit de meest voorkomende incidenten. Het aantal meldingen in 2012 is in vergelijking met 2011 stabiel gebleven. Het hoge aantal wordt naast een laagdrempelige meldcultuur (alle afwijkingen worden gemeld) vooral verklaard uit het feit dat incidenten die frequent voorkomen ( bijvoorbeeld krabben/bijten door een bepaalde cliënt) ook steeds door een melding worden gevolgd. Inmiddels is het besluit genomen om specifiek gedrag onderdeel te maken van het Ondersteuningsplan en pas (weer) te melden indien sprake is van een anders te duiden situatie. Naar verwachting zal dit leiden tot een aanzienlijke daling van het aantal meldingen zonder dat in kwalitatieve zin afbreuk wordt gedaan aan de systematiek en meldcultuur.


Soort incident Medicatie Agressie Vallen Overige (brand, techniek, verkeer, voeding, weglopen, zorg, automutilatie) Geen incident aangevinkt

Totaal 2012 (aantal 1186) 305 496 116 96

Totaal 2012 % 25.7% 41.8% 9.8% 8.1%

173

14.6%

Medicatieveiligheid Odion hanteert een eenduidig medicatiebeleid op al haar locaties. De procedure medicatiebeheer en verstrekking wordt voortdurend aangescherpt door de werkgroep medisch/verpleegkundige handelingen. Hierbij worden afspraken en verantwoordelijkheden getoetst en vastgelegd en om (herhaling van) fouten te voorkomen. In 2012 heeft een medewerker op een aantal locaties uitgebreid het medicatiesysteem onder de loep genomen, het verslag is besproken in de werkgroep. Organisatie breed wordt het gebruik van het medicatie verdeelsysteem ‘Baxter’ geadviseerd. Het verbeteren van de medicatie veiligheid heeft een cyclisch karakter en blijft een voortdurend aandachtspunt. Sinds 2010 is er op de locaties een aandachtfunctionaris medicatie aan te wijzen. Begin 2012 is er voor deze medewerkers een voorlichtingsmiddag geweest waarbij een apotheker het belang van juiste toediening van de medicijnen heeft benadrukt. De incidenten waarbij een verkeerde hoeveelheid wordt gegeven en aan de verkeerde cliënt geven is sindsdien verminderd. Door het verbeteren van het contact met de apotheken worden fouten in het baxtersysteem minder de laatste 3 jaar. Het vergeten door de cliënt of medewerker is met name in de tweede helft van 2012 verminderd. In 2013 zal aan het aspect weigeren door de cliënt aandacht gegeven worden omdat dit incident nog geen vermindering laat zien. Vallen Sinds 2010 is er specifieke aandacht voor de valincidenten. Preventie neemt daar een belangrijke plaats in door middel van een cursus valpreventie voor cliënten. De begeleiders van de deelnemende locaties zijn getraind in een stukje bewustwording qua valpreventie en daarna hebben de cliënten 3 preventielessen gekregen. Bij de cliënten wordt er vooral praktisch getraind, b.v. het gebruik van de rollator, hoe op te staan van de grond na een val, spier en balans training. Bij de deelnemende locaties zijn de valincidenten verminderd waardoor een duidelijk daling van het aantal valincidenten is te zien. Jaarlijks doen 3 andere locaties mee aan deze ‘trainingen” Agressie Agressie is onderdeel van de RI&E waarin de deelname van de weerbaarheidstraining afhankelijk is van de mate waarin agressie op een bepaalde locatie voorkomt. In het risicoprofiel ( op intranet te vinden) wordt bijgehouden welke locaties in 2012 aan de weerbaarheidstraining moeten deelnemen. Het kindcluster heeft dit jaar een specifieke agressie training gehad voornamelijk gericht op lichamelijk agressieve vormen.


Er is in 2012 een ontwikkeling geconstateerd naar vragen vanuit locaties mbt specifieke problemen vanuit de doelgroep die daar woont. In 2013 zal aan deze vragen uitvoering worden gegeven. Er zijn in 2012 18 casussen behandeld door de gedragsdeskundigen met meldingen van (vermoeden van) seksueel misbruik. In 6 gevallen is dit vermoeden bevestigd. De casussen zijn allen intern besproken en er is hulp geboden waar dat nodig was (bijv. aandacht weerbaarheid, gesprekken betrokkenen). De casussen waren geen van allen aanleiding voor een melding bij de inspectie voor de gezondheidszorg. Oorzaken konden waren te herleiden naar ongewenst betasten, problemen in de relatie, verwerking van ervaringen in het verleden en ontremd gedrag. Vrijheidsbeperking. Locaties van Odion vallen niet onder de wet BOPZ. De maatregelen die worden getroffen zijn bedoeld om de veiligheid te garanderen van cliënten (m.n. bij kinderen (omdat zij vanuit hun kinderlijk gedrag moeten worden beschermd, net als je kinderen thuis), deze maatregelen behoren niet tot de vrijheidsbeperkende maatregelen. Ze worden veiligheidsmaatregelen genoemd. Er hoeft geen melding van gemaakt te worden. In 2012 is het meldingsformulier in de applicatie aangepast, zodat er nu een goed overzicht van de meldingen is. Ook is de applicatie aangepast zodat gegevens nauwkeuriger geselecteerd kunnen worden uitgedraaid in overzichten. Vrijheidsbeperkende maatregelen worden in het ondersteuningsplan genoteerd op een speciaal document waarin aangeven wordt: Wat de maatregel is Hoelang het mag duren (datum/tijdstip en duur). Toestemming van de AVG arts is verplicht Toestemming van ouders/verwanten is verplicht In 2012 zijn er 10 meldingen geweest van vrijheidsbeperkende maatregelen. Deze meldingen gingen over kortdurende (minimaal 10 - maximaal 30 minuten) fixatie bij kinderen. In alle gevallen ging het om fixatie in een stoel door middel van een beugel, broekje of riem zodat het kind veilig/rustig kon lunchen, televisie kijken of meedoen aan een activiteit. Bij 1 kind was er tevens sprake van een stoelverzwaring wegens valgevaar. De aanleiding tot deze maatregelen konden als veiligheidsmaatregel bestempeld worden omdat het maatregelen waren als in het ‘gewone’ leven, waar een kind in een kinderstoel achter een blad zit te eten of in de gordels in een stoel ter preventie van vallen.


4.5. Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 4.5.1. Personeelsbeleid Verloop van personeel Gemiddeld aantal medewerkers Feitelijk aantal medewerkers eind 2012 Totaal fte op 31 december Instroom totaal • Instroom medewerkers met een vaste standplaats • Instroom flexpoolmedewerkers Uitstroom totaal • Uitstroom medewerkers met een vaste standplaats • Uitstroom flexpoolmedewerkers Verlooppercentage

2011

2012 758 788 463 111 72 39 64 46 18 8,4%

783 779 462 90 45 45 99 57 42 12,6%

Het hogere verlooppercentage in 2012 wordt met name veroorzaakt door het verloop onder flexpoolmedewerkers en dan met name de flexpoolmedewerkers met een voorovereenkomst. Wanneer een medewerker met een voorovereenkomst een jaar lang niet gewerkt heeft, wordt de voorovereenkomst beëindigd. Hiermee houden we het bestand meer up to date en maken we geen overbodige administratieve kosten. Het verlooppercentage onder medewerkers met een vaste standplaats is 7,3%. Tien medewerkers hebben gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een exitgesprekken te voeren met een personeelsadviseur. De resultaten van de exitinterviews zijn teruggekoppeld aan de managers. De rapportage is op geaggregeerd niveau verzonden aan de Raad van Bestuur. Vacatures In 2012 zijn er 43 vacatures geweest, 25 minder dan in 2011, waarvan 4 niet cliëntgebonden. Alle vacatures zijn binnen een termijn van drie maanden vervuld. Verzuim Het gemiddelde ziekteverzuim over 2012 was 5,73%, inclusief het tweede ziektejaar. In 2011 was dit een fractie hoger: 5.96%. De effecten van het plan van aanpak, met veel aandacht voor opleiding en voorlichting aan medewerkers dat dit jaar is uitgevoerd, zijn dan ook nog onvoldoende zichtbaar in de verzuimcijfers. Kijkend naar de clusters afzonderlijk ontstaat er wel een ander beeld. Dan scoren alle clusters op of onder de 5% en laten slechts twee clusters een verhoogd verzuim zien. Inspanningen personeelsbeleid Het jaar 2012 heeft vooral in het teken gestaan van het volgen van maatschappelijke ontwikkelingen en van daaruit anticiperen op de consequenties die dit voor ons werk heeft of kan hebben. Zoals de digitale ontwikkelingen die maken dat veel meer informatie voor iedereen beschikbaar is, systemen het administratieve werk vereenvoudigen, maar ook dat de samenwerking tussen bijvoorbeeld ICT, applicatiebeheer en P&O belangrijker wordt om zaken voor elkaar te krijgen. Voorbeelden hiervan zijn het Handboek, het inschrijfsysteem voor opleidingen en de inrichting van de O-schijf waarop documenten met elkaar gedeeld 26 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

kunnen worden. Maar ook het personeelsinformatiesysteem waarin steeds meer informatie ingevoerd kan worden en daardoor ook op locatie voor de teamleider inzichtelijk is. Mogelijkheden en kansen die Het Nieuwe Werken bieden worden gevolgd, er is een notitie over geschreven en het is onderwerp van gesprek geweest met groepen medewerkers. Op enkele plekken wordt hiermee geëxperimenteerd. De ontwikkelingen met betrekking tot de WMO en regie zo dicht mogelijk bij de cliënt spelen een rol bij het herijken van de besturingsfilosofie. De centrale elementen hierin zoals coachend leidinggeven, de lerende organisatie en verantwoordelijkheden laag in de organisatie staan nog steeds overeind, maar in de praktijk blijkt het zorg hart van onze medewerkers soms sterker te zijn en maakt veel controle en regeldrift, ook van buiten af, het lastig om verantwoordelijkheden werkelijk laag te laten. Na een studiedag voor leidinggevenden waarin ‘Stoppen met leidinggeven’ het centrale thema was krijgt dit binnen de teams een vervolg in 2013 met als thema: ‘Vertrouwen geven en verantwoordelijkheid nemen’. Strategische personeelsplanning in tijden van crisis, bezuinigingen, langer doorwerken en snelle ontwikkelingen op het gebied van zorgdomotica en gebruik van sociale media lijkt bijna een onmogelijke zaak. Voorspelde tekorten maken plaats voor overschotten. In 2012 nam de behoefte aan nieuw vast personeel af en bleek publicatie van vacatures op onze eigen sites voldoende om aan gekwalificeerde medewerkers te komen. Landelijke en regionale ontwikkelingen op dit gebied worden gevolgd evenals de publicaties die hierover verschijnen in de vorm van uitgebreide rapporten. Het regionaal samenwerkingsverband binnen Zaanstreek Waterland krijgt steeds meer vorm en maakt het ook mogelijk om gezamenlijk op te treden richting arbeidsmarkt en opleidingen. Speerpunten in deze samenwerking vormen de onderwerpen: strategische arbeidsmarkt, duurzame inzetbaarheid, voorlichting en opleiden Medewerkers hebben recht om minimaal een keer per jaar met hun leidinggevende te praten over hun functioneren. Leidinggevenden zijn duidelijk, open en eerlijk (DOE) over hun werkgevertevredenheid, er is aandacht voor de medewerkertevredenheid en er worden duidelijke afspraken gemaakt over verbeteringen indien dit aan de orde is. Sinds 2011 houdt P&O bij hoeveel functioneringsgesprekken er gehouden worden en administratief afgerond. Het resultaat voor 2012 is 48% (22% in 2011). Mogelijk zijn er wel meer gesprekken gevoerd maar zijn de formulieren niet ingeleverd. Beleid dat met instemming van de OR is vastgesteld in 2012: • Nieuwe functie van Helpende • Reiskosten bij een gebroken dienst • Vergoedingsregeling • Jaarcontracten verlengen voor bepaalde tijd • Eigen Risicodragerschap beëindigen voor de WVA Scholing 27 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

In samenwerking met het Regiocollege en collega zorgaanbieders is naast de Opleiding Persoonlijk Begeleider, ook gestart met een tweejarige MMZ 3 opleiding. In 2012 hebben in totaal 21 medewerkers gebruik gemaakt van deze mogelijkheid om via deze route alsnog een passend diploma te halen. Het interne scholingsprogramma wordt nu digitaal aangeboden inclusief de mogelijkheid om je digitaal in te schrijven. Het ‘no-showtarief’ dat vorig jaar van kracht is geworden heeft nog steeds een gunstig effect op de aanwezigheid waardoor trainers minder vaak verrast worden met een onverwacht te kleine groep. Nieuw in het aanbod was: • Time management • Samenwerken in de driehoek • Leren omgaan met de computer • Verkorte basiscursus voor flexwerkers met een voorovereenkomst en gastvrouwen De opleidingen worden structureel geëvalueerd onder de deelnemers en scoorden wederom een 8. Vertrouwenspersoon Er zijn dit jaar zeven cliënten en zeven medewerkers die contact hebben gezocht met de vertrouwenspersonen. In de meeste gevallen gaat het over bejegening. Personen voelen zich niet gehoord en hebben last van de wijze waarop gecommuniceerd wordt. Een enkele keer is het op een rijtje zetten al voldoende. Soms was 1 gesprek voldoende en soms was er een vervolgafspraak nodig. Bij cliënten blijkt dat in de begeleiding vraaggericht werken niet altijd haalbaar is/gehanteerd wordt In een enkele casus zou het misschien wenselijk zijn geweest, als er gebruik kon worden gemaakt van een bemiddelaar. Dit, als er verschil van mening blijft bestaan tussen partijen. Opvallend is dat er geen gesprekken hebben plaats gevonden die met seksuele intimidatie of misbruik te maken hebben. Kijkend naar het landelijk gemiddelde is dit bijzonder. De vraag is of hieruit de conclusie kan worden getrokken dat de situatie bij Odion gewoon gunstig afsteekt ten opzichte van het landelijk gemiddelde, of dat deze problematiek wel voorkomt, maar niet zichtbaar wordt. 4.5.2. Kwaliteit van het werk Arbo Naast het organiseren van een Arbomaand, waarin Arbo nadrukkelijk op de agenda van het werkoverleg staat, wordt vanuit de Arbocoördinatie strak gemonitord of iedere locatie voldoende opgeleide BHV’ers heeft, minimaal een keer per jaar een ontruimingsoefening houdt en hier ook verslag van maakt en of iedere locatie jaarlijks de aandachtspunten van de RI&E langsloopt en deze zo nodig aanvult. De voortgang is zichtbaar op intranet via het Risicoprofiel. Vanaf oktober krijgen alle locaties een groene, oranje of rode balk in het Risicoprofiel al naar gelang deze zaken op orde zijn. Aan het einde van het jaar hadden tien locaties nog een oranje balk. Deze locaties hebben extra ondersteuning gekregen van de Arbomedewerkers om dit alsnog in orde te maken. 28 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

De inspectie SZW is langs geweest voor een gesprek met de bestuurder en de OR en heeft een drietal locaties bezocht waarbij ze gesproken heeft met de medewerkers. Naast veel lof had ze een vraag over de juiste toepassing van de arbeidstijdenpatroon op een locatie en constateerde ze dat er wel onderzoek gedaan is naar de werkdruk op de locaties, er ook maatregelen zijn genomen, maar dat blijkbaar niet overal het effect van deze maatregelen is geëvalueerd. Haar vraag met betrekking tot het arbeidspatroon hebben we onderbouwd kunnen beantwoorden. Op locaties waar dit nog niet gebeurd was worden de effecten van de werkdrukmaatregelen alsnog geëvalueerd. In het Medewerkeronderzoek dat begin 2013 wordt afgenomen wordt expliciet aandacht besteed aan de arbeidsomstandigheden en waaronder ook de werkdruk. Medewerkerraadpleging De resultaten van het Medewerkeronderzoek in 2011 hebben geleid tot het opzetten van een digitaal Snoetenboek dat begin 2013 gerealiseerd wordt en de ideeënbus ‘Slimmer werken’. Van de ideeënbus werd veel gebruik gemaakt. Veel praktische ideeën werden geopperd zoals het schortje waarin de telefoon en andere spullen kunnen worden opgeborgen die je tijdens een dienst graag bij de hand hebt en nu gemaakt wordt op een dagbestedingslocatie en te koop is, een formulier dat een cliënt mee kan nemen naar de huisarts zodat alle informatie goed terug komt, het inspreken van de Impuls zodat deze ook ‘leesbaar’ wordt voor cliënten die niet kunnen lezen en het koppelen van diensten tussen wonen en dagbesteding. 4.6 Financieel Beleid 2012 2012 is het laatste jaar waarin we de solvabiliteit en liquiditeit verder hebben kunnen versterken. De opgebouwde reserves zin voor een groot deel nodig om de gevolgen van maatregelen vanuit ministerie (lente akkoord en Regeerakkoord) te kunnen opvangen. Alle inspanningen zijn er op gericht om de bedrijfsvoering op tijd klaar te hebben. De wijze waarop de branche echter geconfronteerd wordt met een opeenstapeling van maatregelen en ingrepen leidt er toe dat langdurige aangegane verplichtingen nog doorlopen terwijl vergoedingen deels of geheel wegvallen. Wettelijk budget / Kapitaallastenvergoeding Het wettelijk budget neemt volgens de enkelvoudige resultatenrekening toe van € 32.613.000 naar € 34.171.000. De stijging is volledig een gevolg van verhoging van de afgesproken tarieven als gevolg van OVA indexering, Agema middelen en hogere kwaliteitsbijdrage in de tarieven (gerelateerd aan prestatie criteria tijdens inkooptraject). De overheid heeft besloten om de Agema kwaliteitsgelden vanaf 2013 niet meer voor de gehandicaptensector ter beschikking te stellen. De opbrengsten zullen daardoor met ruim € 650.000 in 2013 afnemen. Personele bezetting / ingezette formatie Het gemiddeld aantal betaalde fte’s is toegenomen van 486 naar 495. Vanuit de beschikbaar gestelde Agema convenantgelden zijn een aantal medewerkers aangenomen die boventallig een BBL opleiding volgen. In komend verslag jaar zal dat aantal wegens het terug draaien van de middelen worden verminderd. 29 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

In de jaarrekening is sinds 2009 een voorziening gevormd in verband met verplichtingen uit hoofde van de PBL regeling (persoonlijk budget levensfase).Voor een aantal medewerkers die eind 2009 in dienst zijn bij Odion heeft de werkgever de plicht om conform de CAO regels per fte 200 uren aan de PBL regeling toe te voegen. Het uit de CAO voortvloeiende recht over 2010 (25 uur), 2011 (30 uur) en 2012 (35 uur) per full timer is in het merendeel van de gevallen niet opgenomen door de medewerker. De berekende waarde van deze in de toekomst te verzilveren uren is berekend op € Waardering projecten Sinds 2009 is sprake van een transitiefase voor de bekostiging van de materiele vaste activa die tot op heden in aanmerking komen voor integrale nacalculatie. Het huidige, in beginsel risicoloze bekostigingssysteem wordt vervangen door een systeem van prestatiebekostiging. Kapitaallasten moeten voortaan gedekt worden via een component in de integrale tarieven. Hierdoor ontstaan nieuwe risico's voor het vastgoed, zoals exploitatierisico's (leegstand, onderbezetting), boekwaarde risico's (marktontwikkeling), en het risico van afwaardering bij exploitatieverliezen (impairment). Afschrijvingstermijnen worden op de economische levensduur gebaseerd en niet meer op de oude bekostigingssystematiek. Voor nu nog nacalculeerbare huurcontracten van vastgoed treedt ook een bezettingsrisico op. Odion beschikt over vastgoed waar zorg wordt verleend waarop aanspraak bestaat ingevolge artikel 6 van de AWBZ. Voor dit vastgoed zijn in 2011 de bekostigingsregels aangepast. Volledige nacalculatie van kapitaallasten van goedgekeurde investeringen te vervangen door prestatie bekostiging. Hierbij geldt een overgangstermijn van 6 jaar (tot en met 2017) waarin deze overgang gefaseerd wordt doorgevoerd. Als gevolg van deze wijziging in de bekostiging, in samenhang met de beleidsvoornemens van het kabinet inzake de hervorming van de langdurige zorg in de NBA wijzer 2, d.d. 24 oktober 2011, geconcludeerd dat sprake is van indicaties die kunnen duiden op een mogelijke duurzame waardevermindering. Als gevolg hiervan dient Odion te toetsen of de boekwaarde nog kan worden gerealiseerd uit de toekomstige opbrengsten. De economische levensduur wijkt niet in belangrijke mate af van de thans gehanteerde afschrijvingsperioden op basis van de huidige Nza beleidsregels. Odion heeft een beperkt aantal eigendomslocaties in gebruik (Helena Smitstraat Volendam, Zonnehoek krommenie, Palet in Zaandam, Klaverland in Castricum). De verwachting is dat de afschrijvingslast per jaar op basis van de resterende economische levensduur niet substantieel afwijkt van de huidige afschrijvingslast. Waardering Gegeven de vorenstaande situatie zijn de materiële vaste activa gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs verminderd met jaarlijkse afschrijvingen conform de desbetreffende beleidsregels van de NZa. In aanvulling hierop geldt dat investeringen tot en met 2008 in voormalige WTZi-vergunningsplichtige vaste activa worden gewaardeerd tegen de laagste van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs en het goedgekeurde investeringsbedrag. Het deel van de overschrijding van de vergunning dat in de toekomst naar verwachting wordt gecompenseerd door andere/hogere opbrengsten respectievelijk substitutie, is geactiveerd als niet-WTZi/ WTGgefinancierde vaste activa.

Horizontaal toezicht belastingdienst De overleggen met de belastingdienst in 2012 hebben in het teken gestaan van de voortgangscontrole op de in 2011 gemaakte afspraken. Terzake van Odibaan is bijzondere 30 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

aandacht geschonken aan de wijze waarop omzetbelasting word geheven over de diverse omzetrubrieken. Bij Odibaan is sprake van zowel belaste als niet belaste omzet. Resultaat Odibaan Het resultaat van Odibaan is wederom negatief. De directie van Odibaan heeft een aantal (bezuiniging)maatregelen getroffen die moeten leiden tot een hogere productiviteitsratio van de medewerkers en minder inzet van overhead uren. Voor 2013 is een positief resultaat begroot. De markt waarin Odibaan zich begeeft is turbulent, waardoor het niet eenvoudig zal zijn de begroting te realiseren. In 2012 zijn verdere stappen genomen om te komen tot een lossere verhouding tussen Odibaan en Odibaan. Per 1 januari 2013 hebben alle medewerkers die voorheen op detacheringsbasis voor Odibaan werkten een rechtstreekse arbeidsovereenkomst met Odibaan gekregen. Dit geldt zowel voor de medewerkers vanuit Odion als die vanuit Reakt jarenlang aan Odibaan gedetacheerd waren. Het voornemen is om in 2013 te komen tot een andere en bredere bestuurssamenstelling van de stichting Odibaan. Stichting Pieter Bell De besturen van de twee stichtingen hebben begin 2013 besloten om met terug werkende kracht naar 1 januari 2013 een juridische fusie te laten plaats vinden. Bij de aanvang van het dagbestedingsproject VD’84 is gekozen voor een aparte stichting om het beheer en onderhoud van een botter af te zonderen van onze reguliere activiteiten. De afgelopen jaren is gebleken dat het in stand houden van een stichting om deze reden niet noodzakelijk is – de zorgkosten en de materiele kosten worden naar de regelen der kunst gescheiden en dito verantwoord – en blijkt een samengaan met Odion om meerdere redenen de voorkeur te hebben: argumenten die met vereenvoudiging van administratie en fiscaliteit te maken hebben, argumenten die te maken hebben met de verbinding tussen Pieter Bell en de stichting Zuyderzee Cultuur en ook met het niet doorgaan van de bouw van een werf in Volendam. De fusie tussen Odion en Pieter Bell leidt er toe dat de VD’84 wordt beschouwd als een ‘normale’ activiteit van Odion met alle voorwaarden en lasten die daaraan verbonden zijn Verwachtingen en risico duiding De eerder beschreven maatregelen die voortvloeien uit het Lente en Regeerakkoord zullen een forse impact hebben op de omvang van activiteiten van Odion. Zowel het primaire proces als de ondersteunende diensten zullen maatregelen moeten nemen die niet eerder in die omvang nodig zijn geweest. De mate waarin en het tempo waarmee de forse bezuinigingen op Odion af komen zijn nog niet geheel duidelijk. Wel duidelijk is dat er fors bezuinigd wordt en dat dit financieel een verlaging van productie niveau en/of tariefniveau betekent. In de jaarrekening zijn binnen het eigen vermogen een aantal bestemmingsreserves benoemd die achter de hand worden gehouden voor het mogelijk moeten opvangen tijdelijke dekkingsverschillen. Eind 2012 is een interne analyse uitgevoerd die is vastgelegd in een strategisch vastgoed document. De samenvatting daarvan luidt : Het door Odion gevoerde (vastgoed) beleid wordt in zijn volle breedte geraakt door de maatregelen die in het Regeerakkoord worden opgevoerd. AWBZ zorg zal in de komende jaren met forse bezuinigingen te maken krijgen waarbij het motto wordt: “zorgen dat” in plaats van “zorgen voor”. 31 jaardocument 2012 Vastgesteld door de Raad van Bestuur op 16/05/2013 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 28/-5/2013

Vertaald naar vastgoedbeleid betekent dit dat Odion voor het merendeel van haar cliënten een functie houdt door te zorgen dat adequate huisvesting voor zijn cliënten beschikbaar is op basis van het principe scheiden wonen en zorg. Vervangingsvraagstukken voor locaties die niet (meer of zullen) voldoen zullen niet kunnen worden opgelost door zelf te investeren in onroerend goed. Waar Odion nu al in belangrijke mate afhankelijk is van een goede relatie met woningbouwcorporaties in de regio, neemt dit belang de komende jaren alleen maar toe. In de beperkte mogelijkheden die zij hebben is een streepje voor houden van strategisch belang. Stakeholder management wordt dan ook speerpunt in het bijgestelde beleid. Het fors korten van vervoerstarieven (lenteakkoord) en het schrappen van aanspraak dagbesteding (regeerakkoord) maakt dat het aangaan van nieuwe huurverplichtingen voor dagbesteding volwassenen niet mogelijk is. Initiatieven op dat gebied moeten worden vervangen door analyse van terug brengen van capaciteit op termijn en een mogelijke heroverweging van de locaties waar Odion zit. Een en ander neemt niet weg dat op een creatieve manier – mede in het licht van de WMO – gekeken zal worden naar mogelijkheden om vormen van emancipatoire en zinvolle dagbesteding te blijven ontwikkelen voor mensen met een beperking. Stand van zaken per balansdatum Op balansdatum zijn de financiële verhoudingen ten opzichte van het voorgaande jaar als volgt (kengetallen zijn gebaseerd op de geconsolideerde cijfers): 2012 Liquiditeit 2,38 Solvabiliteit 54,9 % (eigen vermogen uitgedrukt als % in het totale vermogen) Vermogensniveau volgens normen 28,2 % Waarborgfonds voor de zorg

2011 1,61 50,9% 22.9 %

Het Waarborgfonds hanteert als indicatie voor het vormen van een weerstandsvermogen een buffer tussen de 10% en 15%; afhankelijk van de aard, omvang en activiteiten van de organisatie. De bankier van Odion rekent met een ratio van minimaal 10%. Met betrekking tot de liquiditeit wordt een ondergrens van 1,5 geadviseerd. Purmerend, 28 mei 2013

H.J.M Steen, Raad van Bestuur


Jaarverslag Stichting Odion Purmerend

Recommend Documents