Jaarverslag 2013 Jaarrekening 2013 Stichting de Bibliotheek Utrecht
28 mei 2014
Inhoudsopgave
blz.
Voorwoord
3
Deel 1.
4
Jaarverslag 2013
Inleiding
4
Dienstverlening
4
Activiteiten - Lezen - Leren - Informeren - Cultuur - Ontmoeting en Debat
6 6 8 9 9 10
Bedrijfsvoering - Personeel en Organisatie - Medezeggenschap - Procesvernieuwingen - Kwaliteitszorg - Huisvesting - Collectie en Presentatie - Communicatie en Marketing
11 11 13 14 14 14 15 16
Governance
18
Financiën - Financieel beeld - Risico-analyse
19 20 20
Vooruitblik op 2014
21
Bijlagen 1a. Bibliotheek Utrecht in cijfers 1b. Resultaten dienstverlening 2. Openingstijden 2013 3. Effect- en prestatie-indicatoren 4. Resultaatplanning
22 23 25 26 27
Deel 2.
Jaarrekening 2013
28
Controleverklaring Accountant
52
Verslag Raad van Toezicht 2013
54
VOORWOORD De Stichting de Bibliotheek Utrecht werd op 14 november 2012 opgericht met als doel ‘Het verzorgen van kennis- en cultuuroverdracht in de meest ruime zin van het woord, waaronder in ieder geval het opzetten en uitvoeren van bibliotheekwerk, op een zodanige wijze dat er een divers en kwalitatief goed aanbod van diensten is, voor een breed publiek en van voldoende omvang’. Het werk van de stichting omvat vijf kernfuncties: lezen, leren, informeren, cultuur, ontmoeting en debat. De Bibliotheek Utrecht levert een actieve bijdrage aan de maatschappelijke participatie van alle burgers door het bieden van vrije en laagdrempelige toegang tot media als bronnen van kennis en cultuur. De Bibliotheek Utrecht gelooft in zelfontplooiing van iedereen en ondersteunt dat door het bieden van een inspirerende omgeving waar mensen kunnen leren, zich informeren en ontspannen. In de visie van de Bibliotheek Utrecht: ‘een vrij toegankelijke en inspirerende plek in de stad en in de wijk te (willen) zijn om te informeren, te recreëren en te verdiepen en in het teken te staan van een leven lang leren en ontdekken’. In deel 1 van dit jaarverslag rapporteert de stichting over de activiteiten die in 2013 zijn uitgevoerd om deze visie en doelstelling te realiseren. In deel 2 is de Jaarrekening 2013 van de stichting opgenomen en de bijhorende accountantsverklaring. De stichting is gevestigd te Utrecht, St. Jacobstraat 127, 3511 BP en op 15 november 2012 ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 56471572. Het bestuur van de stichting berust bij de directeur-bestuurder onder toezicht van de Raad van Toezicht die opereert op basis van de Code Cultural Governance. Zie hiervoor verder het verslag dat is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht en waarin deze rapporteert over 2013. In de combinatie voldoet dit verslag daarmee aan de richtlijn voor jaarverslaglegging (RJ640).
3
Deel 1. Jaarverslag 2013 Inleiding Dit is het eerste jaarverslag van de Stichting de Bibliotheek Utrecht. Per 1 januari 2013 werd de Bibliotheek Utrecht als organisatie op afstand gezet van de gemeente en veranderde deze van een gemeentelijk dienst in een stichting. Bij deze overgang werd de directievoering over de Kunstuitleen Utrecht stopgezet; de kunstuitleen werd een aparte stichting. Na een lang proces van ontvlechting is op 29 november 2013 de overdracht van de Bibliotheek door de gemeente aan de Stichting de Bibliotheek Utrecht getekend. Daarmee is de Bibliotheek, die materieel al zelfstanding opereerde, ook juridisch per 1 januari 2013 overgegaan naar de stichting. De stichting is een gesubsidieerde instelling en legt verantwoording af aan de Gemeente, Dit verslag met bijlagen vermeldt de activiteiten en de stand ten opzichte van de resultaatplanning en de prestatie-indicatoren.
Dienstverlening De Bibliotheek Utrecht heeft in de Centrale Bibliotheek en dertien wijkvestigingen, die samen 358 uren per week geopend zijn, de directe dienstverlening gerealiseerd. De burgers van Utrecht kunnen op verschillende manieren de Bibliotheekgebruiken. Dat kan als lener in een vestiging, als studerende in de Centrale Bibliotheek, bezoeker van de website met digitale diensten, als scholier bij een groepsbezoek of als deelnemer aan een van de bruisende activiteiten. De Bibliotheek Utrecht intensiveerde en verbreedde haar dienstverlening met inzet op meerdere kernfuncties en dat is te zien aan de cijfers in bijlage 1. Het streven om met gerichte marketingacties te zorgen voor behoud van leden heeft succes gehad. Het aantal leners bleef met bijna 66.000 (– 0,1%) vrijwel gelijk. Daarbinnen steeg het aantal jeugdleden, maar daalde het aantal volwassen leden gering. Het aantal oudere leden steeg. Ook het totaal aantal uitleningen daalde beperkt en overigens niet in alle vestigingen. Het educatief programma werd uitgebreid met meer dienstverlening aan het voortgezet onderwijs en met ondersteuning van taalgroepen. Vooral het cultureel programma, met name in de Centrale Bibliotheek, werd uitgebreid met meer en andere activiteiten en meer deelnemers. In de vestigingen werden wijknetwerken opgezet. De wijkbibliotheken zijn een actieve partner in de ‘Vreedzame Wijk’ geworden. Steeds meer mensen benutten de digitale mogelijkheden van de Bibliotheek: door gebruik te maken van de hotspots in de Bibliotheken, het deelnemen aan bijvoorbeeld Tabletcafés en andere workshops of door materialen te reserveren via de website. Rond de jaarwisseling werd de Bibliotheekapp in gebruik genomen. Met deze nieuwe App kreeg de smartphonegebruiker overal en altijd toegang tot de Bibliotheek. 4
Het aantal bezoeken daalde in totaal met 0,8%. Toch waren er ook dit jaar weer meer dan 1,3 miljoen bezoekers. In de Centrale Bibliotheek steeg het aantal bezoekers met 2,8%, mede dankzij de activiteiten op zondagmiddag, terwijl het in andere vestigingen licht daalde. De Bibliotheek Utrecht is met dit aantal bezoekers en met circa 20% van de bevolking als lid in 2013 opnieuw de meest benutte instelling van de stad. De openingstijden bleven ongewijzigd en de tarieven werden per 1 januari 2013 uitsluitend verhoogd met de consumentenprijsindex. Overige tarieven bleven ongewijzigd. Ook de regeling voor U-pashouders bleef gehandhaafd.
5
Activiteiten Lezen Gedurende het jaar werden de leners in alle vestigingen verrast met acties en evenementen rond de landelijke thema’s Nationale Voorleesdagen, Boekenweek, Maand van het Spannende Boek, Kinderboekenweek en Nederland Leest. Voor de tiende keer Nationale Voorleesdagen 2013 (januari) Het voorlezen aan kinderen die dit nog niet zelf kunnen stond in deze periode centraal. Voorlezen maakt van Kleintjes Grote lezers. Er kwamen ruim 1650 peuters naar de vestigingen van de Bibliotheek. Wethouders J. Kreijkamp en E. Everhardt droegen hun voorleessteentje bij en lazen voor in Vleuterweide en Overvecht. In veel vestigingen van de bibliotheek waren voorstellingen voor kinderen van 2 t/m 5 jaar, en werd er voorgelezen, gezongen en gedanst en geknutseld. Kinderen die nog geen lid waren konden gratis ingeschreven worden en kregen een cadeautje. Boekenweek (maart) Paul Feldt gaf in de Centrale Bibliotheek een lezing over Utrecht, waarbij hij het thema ‘Vrede van Utrecht' met het thema van de Boekenweek ‘Gouden tijden, zwarte bladzijden’ combineerde. Samen met de boekhandel en het Literatuurhuis haalde de Bibliotheek Utrecht op 21 maart Kees van Kooten, schrijver van het boekenweekgeschenk, naar Utrecht! Hij ‘speelde zich af’ in Theater Kikker. Maand van het Spannende Boek (juni) De hele maand juni was het weer de ‘Maand van het Spannende Boek’, al weer voor de 25e keer. Daarom was er in de maand juni voor nieuwe leden een cadeau: de glossy ‘Crimezone Magazine’. Ook de bestaande leden werden niet vergeten: 10.000 boekenleggers met opdruk. Kinderboekenweek (oktober) Begin oktober was het weer Kinderboekenweek, gericht op kinderen van 4 tot en met 12 jaar. Sport en spel stonden centraal in alle vestigingen in de theatervoorstellingen en workshops met als motto ‘Klaar voor de start!’ Nederland Leest (november) In alle vestigingen werd het boekje “Erik, of, Het klein insectenboek” van Godfried Bomans uitgereikt aan bibliotheekleden. Tijdens de activiteiten kon men er met elkaar over in gesprek gaan. In de Centrale Bibliotheek trok het speciale programma ‘Alive & Buzzing’ op 2 november 185 bezoekers! BoekStart In alle bibliotheekvestigingen zijn nu BoekStarthoeken voor de allerkleinsten ingericht. De viering van vijf jaar BoekStart vond in juni 2013 plaats in de Centrale Bibliotheek met een voorleesrecord door Ruben Nicolai aan 327 baby’s. Ook in alle Voorscholen komen BoekStarthoeken. 6
Leestips voor de nieuwe koning Tips van bibliotheekleden voor koning Willem Alexander werden op het Plein in de Centrale Bibliotheek verzameld naast het portret van de nieuwe majesteit, van Ank ter Kuilen. Een selectie werd opgestuurd waarop een vriendelijke bedankbrief retour kwam. Lees Meer! Tijdens de landelijke actie ‘Lees meer!’ werden door bijna 50.000 klanten, waaronder ook veel uit Utrecht, e- books geleend. De actie was bedoeld om het lezen van e-books via de Bieb te stimuleren. Ook in de herfstvakantie en kerstvakantie was de VakantieBieb live met gratis e- books. De Stichting Bibliotheek.nl (BNL) heeft de invoering van een betaald e-bookpluspakket uitgesteld om meer tijd te nemen voor een zorgvuldige introductie van het e-bookpluspakket. Bibliotheekleden kunnen voorlopig nog alle e-books van de Bibliotheek zonder extra kosten blijven lezen. Nationale voorleeswedstrijd Ook dit voorjaar was de Bibliotheek Utrecht weer mede organisator van de Nationale Voorleeswedstrijd. De Utrechtse Jasmin Suarez van de Cleophasschool won niet alleen de stedelijke wedstrijd, maar werd ook de provinciale winnares in De Kom in Nieuwegein. Zomerlezen Om het lezen, met name van kinderen, tijdens de zomer te stimuleren gold een verlengde uitleentermijn. Ook was er app vol gratis e-books, display’s vol ‘dikke pillen’, grote verkoop van afgeschreven materialen, gratis bibliotheektas voor nieuwe leden. Makkelijk lezen In bijna alle vestigingen van de Bibliotheek Utrecht is een Makkelijk Lezenplein (MLP) aanwezig. Hierin zijn leesboeken, informatieve boeken en luisterboeken opgenomen voor de jeugd van 7 tot 12 jaar, die moeite hebben met lezen (kinderen met dyslexie, concentratieproblemen of een beperkte woordenschat). Dit jaar kregen ook de vestigingen die nog geen MLP hadden (Lombok, Oog in Al, Waterwin en de Meern) een Makkelijk Lezencollectie. Voor jongeren met leesproblemen waren er nog geen aparte collecties in de Bibliotheek Utrecht, terwijl voor deze doelgroep steeds meer materialen worden uitgegeven. In de Centrale Bibliotheek is daarom gestart met een collectie MLP Young op de 3e verdieping. Laaggeletterden De Lees & Schrijfpleinen met boeken en andere materialen voor volwassenen die Nederlands willen leren, of hun leesvaardigheid willen verbeteren werden geactualiseerd. Volgend jaar krijgen ook de overige vestigingen een kleine collectie voor laaggeletterden in verband met de inrichting in alle vestigingen van taalinformatiepunten (TIP).
7
Leren De Bibliotheek Utrecht werkt samen met vrijwel alle basisscholen. Klassikaal kwamen in het kader van leesbevordering meer dan 400 groepen naar de wijkbibliotheken voor een bezoek rond een thema. Ook in het Voortgezet Onderwijs steeg het aantal groepsbezoeken. De Bibliotheek Utrecht is gestart met leesbevorderingsprojecten in het VMBO op het Globe college en Via Nova college. Met het ROC in Kanaleneiland zijn gesprekken gevoerd over toekomstige samenwerking in de nieuwe bibliotheekvestiging die ernaast wordt gebouwd. De Bibliotheek Utrecht begeleidde ook in de backoffice stagiaires bij het werkervaring opdoen (op het gebied van communicatie & marketing). De Skoolzones in de Bibliotheken Kanaleneiland, Overvecht en Zuilen werden goed gebruikt: tijdens de openingsuren na schooltijd kregen de kinderen hier hulp bij het zoeken van een onderwerp voor spreekbeurt of werkstuk. Informatie en materialen om het werkstuk of de presentatie te maken waren daarbij voorhanden. De Bibliotheek Utrecht leverde een bijdrage aan het tot stand komen van het Utrechtse Taalcurriculum voor de bovenbouwgroepen. In de Werkgroep Taal werd een voorstel voor een Leesoffensief opgesteld dat ter bestuurlijke besluitvorming werd voorgelegd. Er werden twee groepen tot leesconsulent opgeleid: 14 deelnemers ontvingen het certificaat Leesconsulent (voor welzijnsinstellingen) en 15 deelnemers behaalden het certificaat Leescoördinator (basisonderwijs). In december ging in samenwerking met Stichting BNL de HEMA-academie van start, met gratis online cursussen voor bibliotheekleden. In januari 2013 werd door de Bibliotheek Utrecht de Alliantie ‘Taal voor het Leven’ ondertekend. Het project ‘Taalsamenwerking/ Tip Top Taal ’ met o.a. de Stichting Lezen en Schrijven en Taal doet Meer ging van start. In de Bibliotheken werden in het najaar de eerste taalinformatiepunten ingericht met flyers, materialen en banieren in de lees & schrijfpleinen. Trofee voor Taalcoach in de Bieb Het project ‘Taalcoach in de Bieb’ heeft de Henk Westbroektrofee 2013 ontvangen. De prijs werd uitgereikt tijdens een bijeenkomst in de Stadsschouwburg Utrecht in het kader van de Week van de Alfabetisering. Er waren 9 organisaties genomineerd. Het project ‘Taalcoach in de Bieb’ stelt zich ten doel de taalvaardigheid van Utrechtse laaggeletterden te vergroten door ondersteuning van taalcoaches in de Bibliotheek Om te kunnen helpen bij de hulpvraag kregen de medewerkers een training door Taal doet Meer (train de trainer). In de Bibliotheken werden vele taalgroepen ontvangen. Digitale vaardigheden Met de cursus ‘Digisterker’ werden burgers in de Bibliotheken Hoograven, Overvecht en de Centrale Bibliotheek in de gelegenheid gesteld zich te bekwamen in het werken met de digitale overheid. In 2013 werd de cursus in de Bibliotheken verzorgd samen met de gemeente, in 2014 neemt de bibliotheek de organisatie ervan geheel over.
8
Digitale Leerplekken Basisvaardigheden Samen met Taal doet Meer, Stichting Lezen & Schrijven, Mira Media en het Wijkbedrijf voert de Bibliotheek Utrecht met subsidie van de EU in Overvecht en Kanaleneiland het project Digitale Leerplekken Basisvaardigheden uit. Dit project richt zich in brede zin op het verwerven van voldoende digitale vaardigheden om gebruik te kunnen maken van het informatie- en scholingsaanbod van de Bibliotheek. Er is nauwe afstemming met de Utrechtse aanpak Laaggeletterdheid. De Bibliotheek Utrecht is penvoerder en verzorgt de projectleiding.
Informeren Met zo’n 35.000 complexe zoekvragen naar informatie was de Bibliotheek Utrecht ook in 2013 een betrouwbare en laagdrempelige informatiebron. De Bibliotheek bleef ook in 2013 een geschikte en laagdrempelige plek om burgers te informeren over maatschappelijke thema’s. 3D-printen De Bibliotheek heeft diverse workshops verzorgd over 3-D printen. In samenwerking met ProtoSpace werden drukbezochte workshops 3-D printen in de Centrale Bibliotheek en in Hoograven een succes. Deelnemers worden geïnformeerd over de (toekomstige) mogelijkheden en impact van deze technologie. Met ‘computerinlopen’ en ‘tablet-café’s’ maakten bibliotheekmedewerkers in de vestigingen mensen wegwijs in de digitale mogelijkheden. Europe Direct Op de 1e etage in de Centrale Bibliotheek is het regionaal informatiepunt Europe Direct gehuisvest. In elke provincie is een informatiecentrum over de Europese Unie te vinden.
Cultuur Het aantal culturele activiteiten steeg met 50% t.o.v. 2012 naar ruim 200; Met name de zondagse activiteiten in de Centrale Bibliotheek werden goed bezocht. De Centrale Bibliotheek is inmiddels een vaste waarde geworden op culturele zondagen met steeds een interessant programma. Het drukst bezocht was de zondag over ‘Kijken, kijken, kopen’ waarbij in maart een boeken- en platenverkoop georganiseerd werd. Ook de culturele danszondag op 14 april, met een gevarieerd programma met dans, verhalen en gedichten trok honderden bezoekers. Voor een select gezelschap verzorgde de muziekafdeling met ‘Sonar Acoustic’ en ‘Simunye’ kleine concerten. Het ‘Verhalenfeest’ met Vertelburo Lombok, op vier zondagen vanaf 22 september. Meer dan 60 kinderen en minstens 50 volwassenen kwamen zich op elk van deze middagen laven aan de verhalen. In samenwerking met boekhandel Polare werden in de Centrale Bibliotheek lezingen georganiseerd, meestal op de laatste vrijdagavond van de maand: Seniorenbrein (180 deelnemers), Jan Brokken (62), Maarten van Rossem (160), Dan Brown (50).
9
In alle wijken werden wijkactiviteiten voorbereid. De wijkrapp voor de vrede in het kader van het weekend “Vrede in de wijk” in juni in Kanaleneiland en Overvecht sprong het meest in het oog. Andere hoogtepunten waren de samenwerking met de Historische Kring in Hoograven met de tentoonstelling Hoograven & Tolsteeg, met lezing (80 deelnemers) en het festival BuitenWesten in Oog in Al/ Lombok met 200 bezoekers in de Bibliotheek. Vanaf 1 december ging ‘Schat op je pas’ over op ‘Voordeel met je biebpas’. Op vertoon van de Bibliotheekpas is er bijna in het hele land, met uitzondering van Groningen en Drenthe, voor bibliotheekleden korting of een attentie bij theaters, dierenparken, musea, pretparken en festivals.
Ontmoeting & Debat Op 2 november was de Centrale Bibliotheek ‘Alive & Buzzing’, met een programma over insecten, in het kader van Nederland Leest. Op een groot scherm draaide ‘Microcosmos’, een prachtige film over insecten. Sprekers op deze avond waren presentator Oscar Kocken, tafelheer Ingmar Heytze, Midas Dekkers lofredenaar van Erik of het klein insectenboek -, Simon van der Geest, schrijver van ‘Spinder’, al de moderne ‘Erik’ genoemd, tweede tafelheer Arnold van Huis, hoogleraar tropische etymologie en schrijver van het ‘Insectenkookboek’. Het Genetic Choir verzorgde muzikale intermezzo’s, met van alle kanten gezoem, geknor, gepiep, de hele Bibliotheek leek vergeven van de insecten. Ondertussen maakte traiteur Jeroen van Nijnatten aan tafel prachtige plankjes met insectenhapjes klaar, voor iedereen goed te volgen op de grote schermen. Het publiek kreeg aan het eind van de avond natuurlijk ook het campagneboekje Erik of het klein insectenboek uitgereikt. Over het actuele thema ‘Zorg’ werd in de Centrale Bibliotheek een serie lezingen met discussie georganiseerd. Daarbij werd samengewerkt met filmhuis ’t Hoogt waar films over dezelfde zorgthema’s vertoond werden. De Bibliotheek zal steeds meer informatie over maatschappelijke thema’s gaan verstrekken. De Centrale Bibliotheek nam deel in de actie ‘Cares’ (inzameling van schoolmaterialen voor kinderen in Nederland in armoede) en was het drukste inzamelpunt in de stad. In juni in de Bibliotheek Kanaleneiland en in oktober in Overvecht was de film ‘Ik ben hier’ te zien. Een film gemaakt door leerlingen van de internationale Schakelklassen in Utrecht. De jongeren komen uit Somalië, Irak, Afghanistan, Chili, Marokko, Nepal, Soedan en Eritrea. Op de ISK leren zij de Nederlandse taal en cultuur en bereiden zij zich voor op regulier vervolgonderwijs. Ze filmden en interviewden elkaar en hadden volledige inspraak in de montage. In de film vertellen zij, speels en ernstig, hoe het is om als jonge nieuwkomer te leven in Nederland. In het kader van netwerken en samenwerken in de wijk werden in Zuilen gesprekken gevoerd met The Mall en JOU en de sociaal makelaar. Bibliotheekmedewerkers draaien er mee in de workshop ‘Omgaan met jongeren op straat’. 10
BEDRIJFSVOERING Personeel en Organisatie Organigram
In bovenstaand organigram is de organisatie conform de besluiten uit 2012 weergegeven. De functie van Manager B is in 2013 nog niet ingevuld.
Personeelsomvang en -samenstelling
Aantal medewerkers Aantal FTE Gemiddelde leeftijd Verdeling mannen/vrouwen Medewerkers in maximum van schaal Aantal fulltimers Aantal parttimers
per 1 januari 2013 156 121 50 jaar 43 mannen / 113 vrouwen 75% 20 medewerkers 136 medewerkers
11
Per 31 december 2013 158 118,1 50,37 44 mannen/ 114 vrouwen 21 medewerkers 137 medewerkers
Leren en ontwikkelen In 2013 werd het ‘Sterrenplan’ uitgevoerd. Met dit uitgebreide scholingsplan werden medewerkers en management uitgedaagd deel te nemen aan, deels verplichte en deels vrijekeuze, scholing, trainingsprogramma’s en workshops. Aandacht voor ondernemerschap en flexibiliteit t.a.v. veranderingen stond in de scholing centraal in verband met de noodzakelijke modernisering van de bibliotheek. Zo was voor leidinggevenden een training ’Inspirerend en coachend leiderschap’ . Voor een omslag in denken en werken in de dienstverlening werd de cursus ‘Ambassadeur van de Bibliotheek’ verplichte kost voor alle frontofficemedewerkers en een groot aantal backofficemedewerkers. Tijdens de medewerkers dag werd een bezoek gebracht aan de bibliotheek in Hoofddorp om dit ook in de praktijk te zien. Alle medewerkers hebben aan meerdere scholingsactiviteiten deelgenomen. Het scholingsprogramma werd aan het eind van het jaar geëvalueerd waarbij geconstateerd werd dat het goed, veel en intensief was geweest. De opzet zal in 2014 worden gehandhaafd maar de omvang zal iets worden teruggebracht. Verzuim Jaar
Ziekmelding
2013
277
Jaar
Verzuim %
2013
5,29
Jaar 2013
Kort ( <=7 dagen) 211
Middel (8-42 dagen) 43
Lang (>= 43 dagen) 23
Verzuim % zonder langdurig zieken 2,22
Meldings frequentie 1,71
Het terugdringen van het verzuimpercentage is in 2013 niet gelukt. Dat werd mede veroorzaakt door het aantal langdurig, ernstig zieken in 2013. Arbo Op basis van de uitgevoerde Risicoinventarisatie zijn in 2013 een aantal praktische aanpassingen aan gebouwen en hulpmiddelen uitgevoerd. Beloningsbeleid, Sociaal Plan en bedrijfsregelingen Met de overgang van gemeentelijke dienst naar stichting is voor het personeel van de Bibliotheek Utrecht het Algemeen Ambtenaren Reglement komen te vervallen en geldt vanaf 1 januari 2013 de CAO Openbare Bibliotheken. Er zijn overgangsregelingen opgenomen in het Sociaal Plan dat een looptijd heeft tot 1 januari 2016. In verband daarmee werden een aantal nieuwe protocollen en regelingen opgesteld: Verlof- en verzuimprotocol/regelingen Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden en Overgangsregeling Wachtdienst- en inconveniëntenregeling Regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer Regeling persoonsgebonden budget Deelname Nationale fietsplan
12
Medewerkersportal Met Shared Library Services (SLS) zijn dienstverleningsafspraken gemaakt over personeelszaken en financiele dienstverlening. Medewerkers SLS werken vanuit Zaltbommel, maar zijn ook enkele dagen per week ter plekke in de kantoren van de Bibliotheek aan de Jacobsstraat. Voor de medewerkers is in 2013 bij SLS een medewerkersportal ingericht. Hiermee hebben zij direct inzicht in hun (rechts)positie, kunnen zij verlof aanvragen en andere digitale aanvragen doen en de afhandeling hiervan volgen. Ook is de roostermodule van SLS ingevoerd. Samen SLS en Bibliotheek Nieuwegein werd in 2013 een geautomatiseerd systeem ten behoeve van functioneren en beoordelen ontwikkeld.
Medezeggenschap Samenstelling Ondernemingsraad in 2013: Marjan Poort Functie: medewerker Bibliotheek Benoemd tot: voorzitter Nicoline Schipper Functie: medewerker uitleen- en financiële administratie Kunstuitleen Benoemd tot: vice-voorzitter Lenie Kersten Functie: medewerker Bibliotheek Benoemd tot: secretaris Gerrie Koedam, tot februari 2013 Functie: domeinspecialist Collectie Benoemd tot: lid Tineke van der Schaaf Functie: domeinspecialist Educatie Benoemd tot: lid Fred van de Berkhof Functie: medewerker Civiele Dienst Benoemd tot: lid In 2013 nieuw toegetreden: Martijn de Haas Functie: medewerker Bibliotheek Benoemd tot: lid Joost van Leur Functie: medewerker Bibliotheek Benoemd tot: lid Overleg en aandachtspunten Ondernemingsraad De Ondernemingsraad overlegde maandelijks met de directeur bestuurder. De bedrijfsregelingen, uitvoering van het Sociaal Plan en het scholingsplan waren belangrijke onderwerpen van overleg. Op voordracht van de OR werd dhr. B. Vermaak benoemd tot lid van de Raad van Toezicht van de nieuwe stichting.
13
Procesvernieuwingen In januari 2013 vond de migratie plaats naar het nieuwe bibliotheeksysteem. De eerste week van het nieuwe jaar moest de Bibliotheek daarom sluiten voor het publiek. In juni 2013 werd de nieuwe website van de Bibliotheek Utrecht gelanceerd met o.a. de mogelijkheid tot online inschrijven als lid van de Bibliotheek. Ook werd met Active Tickets het online aanmelden voor activiteiten mogelijk. Het aantal hotspots voor gebruik van draadloos internet werd uitgebreid. Telefonie over VOIP is gerealiseerd op de locaties Oudegracht en Jacobsstraat en voorbereid voor de wijkvestigingen. Alle afdelingen kregen nieuwe multifunctionele kopieer/printapparaten waardoor ook het voorraadbeheer vereenvoudigd kon worden. In het streven om de Bibliotheek zoveel mogelijk cashless te maken is in de vestiging Parkwijk een succesvolle proef genomen. In 2014 zal daarom in een groot aantal vestigingen de betaalautomaat en de stroom contant geld vervangen worden door een pinautomaat. Om de processen en projecten beter te kunnen sturen werd in 2013 gestart met de Biblio Monitor. Dit is een pakket waarmee het jaarwerkplan overzichtelijk in planning kan worden gezet en gevolgd. Dit gebeurt conform de beleidsvelden van het Instituut Nederlandse Kwaliteit managementmodel (INK). Voor de producten en diensten van de Educatie die de Bibliotheek aan het basisonderwijs werd een integrale kostprijsberekening uitgevoerd. Op basis daarvan wordt de prijsstelling van de producten en diensten in 2014 aangepast. Om innovatiecapaciteit vrij te maken wordt gewerkt aan het ‘lean’ maken van diverse werkprocessen. In 2013 werden in een leantraject bij de afdeling Educatie de werkprocessen onder de loep genomen en aan gescherpt. In 2014 is de Centrale Bibliotheek, en met name de logistiek daar, gepland.
Kwaliteitszorg De Bibliotheek conformeert zich aan kwaliteitsnormen en -standaarden die zijn ontwikkeld door de Stichting Certificering Openbare bibliotheken. In 2010 werd de Bibliotheek Utrecht voor de 2e keer gecertificeerd. November/ december 2014 is de volgende ronde, na de uitvoering van een zelf-audit. Ter voorbereiding hier op werd in 2013 begonnen de diverse processen en stukken na te lopen en waar nodig te actualiseren.
Huisvesting Vestigingen De zorg voor passende huisvesting, centraal en in de wijken, vroeg op diverse locaties aandacht. In 2013 is grote voortgang geboekt met de bouw van Cereol. Het inrichtingsplan ligt gereed. Opening is voorzien per oktober 2014. De planontwikkeling voor het samengaan van de Bibliotheek Kanaleneiland met het Wijkservicecentrum e.a. in een nieuw gebouw aan de Churchilllaan werd in 2013 voortgezet en heeft geleid tot een definitief plan waarmee voorjaar 2014 gestart zal worden. In Overvecht is planvorming voor het Centrumkwadrant stilgelegd. De Bibliotheek hecht groot belang aan het handhaven van de goede kwaliteit en goede bereikbaarheid van de huidige vestiging en wil daarom geen energie steken in de ontwikkeling van andere - mindere - alternatieven.
14
De vestiging Vleuten is volgens planning per 1 januari 2013 verkleind en volledig zelfservice gemaakt. Vanuit het wijkservicecentrum is er een groep vrijwilligers gevormd die de bezoekers van de vestiging begeleidt. Vooruitlopend op de definitieve vestiging in het Stadsdeelcentrum Leidsche Rijn is er sinds 2002 een tijdelijke vestiging in Parkwijk. Oorspronkelijk gebouwd voor 5 jaar vertoont deze vestiging nu gebreken. De planontwikkeling voor een nieuwe vestiging in Stadsdeelcentrum Leidsche Rijn werd voortgezet. Bij realisatie van de Bibliotheek in het Stadsdeelcentrum gaat de vestiging Parkwijk daarin op. Dit zal niet eerder dan 2016 plaatsvinden. De vestigingen Tuinwijk en Zuilen werden door de gemeente vrij van achterstallig onderhoud overgedragen. In de huidige Centrale Bibliotheek is het achterstallig onderhoud geinventariseerd. Aanpak is nodig om dit gebouw bruikbaar te houden tot de oplevering van een nieuwe huisvesting. De glazen koepel werd gerenoveerd, lekkages aan het dak verholpen en het meest noodzakelijk schilderwerk, reparaties aan trappen en vloeren uitgevoerd. Definitieve besluitvorming over Bibliotheek++, de nieuwe Centrale Bibliotheek zou plaatsvinden op 19 december 2013 maar het te nemen besluit over de Bibliotheek ++ op het Smakkelaarsveld werd uitgesteld tot 13 januari 2014. Het proces rond de nieuwe Centrale Bibliotheek legde een groot beslag op de beperkte beleidscapaciteit binnen de Bibliotheek. Huurovereenkomsten en overdracht panden I.v.m. de overgang van gemeente naar stichting zijn de huurovereenkomsten en servicecontracten geactualiseerd. De Bibliotheek Utrecht huurt van de Utrechtse Vastgoedorganisatie de panden Oudegracht, Hondsrug, Trumanlaan, Oog in Al, Gloriantdreef, Oranjelaan, Musicallaan, Kruidendreef, Dorpsstraat en Burchtpoort. Ook met de verhuurder van het Smaragdplein (Maatschap Smaragdplein Utrecht te Uden) is het contract geactualiseerd. De huurovereenkomst met de eigenaar van Kanaalstraat is opgezegd per juni 2014 i.v.m. de verhuizing van de bibliotheek Lombok naar Cereol. De panden in Tuinwijk en Zuilen zijn in 2013 in bezit van de Bibliotheek Utrecht gekomen.
Collectie & Presentatie De inrichting van de vestigingen werd verder aangepast aan het klantgericht presenteren van de collecties op basis van de landelijke bibliotheekformule. In 2013 werd de Centrale Bibliotheek als een van de laatste vestigingen heringericht volgens deze principes. Er werden meer zitplekken langs de ramen gerealiseerd en Het Plein voor activiteiten werd verfraaid. De indeling en opstelling van de collectie werd herzien en de navigatie en routing verbeterd. De inlichtingenbalies in de vestigingen werden vervangen door info/zoekpunten uit het dienstverleningsconcept van de formule waarbij de medewerkers meer rond lopen en actief bibliotheekgebruikers benaderen voor ondersteuning en advies. Naast aanpassingen in de opstelling van de collectie in werelden, zoekplekken en infobalies stellen ook de andere functies, zoals activiteitenprogrammering en de behoefte aan studieplekken, specifieke eisen aan de bibliotheekvestigingen. Door de samenwerking met netwerken in de wijken ontstond meer vraag naar gebruik door groepen, zowel binnen als buiten de reguliere openingstijden. Om de groepen taalcursisten van Taal doet Meer, de huiswerkbegeleiding in Skoolzones, de i- Pad- of Tabletcafés en workshops zoals het werken met de digitale overheid goed in de bibliotheken te kunnen opvangen werden de ruimtes creatief en flexibel aangepast. 15
Om het gebruik van de collecties luisterboeken volwassenen en jeugd te optimaliseren zijn deze in de wijkbibliotheken omgezet naar een ‘routecollectie’. Hierbij zijn er minder verdubbelingen nodig en blijven er aantrekkelijke collecties maar dan op minder locaties. In de Bibliotheek Utrecht, Eemland en Zeist is de provinciale samenwerkingscollectie ondergebracht. De Bibliotheek Utrecht is een PLUS-bibliotheek. Deze grote en/of gespecialiseerde Bibliotheken leveren met hun collecties een belangrijke bijdrage aan de collectie Nederland. Als zwaartepunt verzorgt Utrecht de collectie Psychologie (bewaarfunctie en neemt over van andere bibliotheken). Dit is per convenant vastgelegd. Verder heeft Utrecht als aandachtsgebieden in de collectie: antroposofie, fotografie en Utrecht. En samen met andere PLUS- bibliotheken: bladmuziek, kunst en mode. In het interbibliothecair leenverkeer werden door Utrecht 2737 aanvragen gehonoreerd. De Bibliotheek Utrecht vroeg zelf 2860 materialen elders in het land aan.
Communicatie & Marketing Ledenbehoud Het streven was erop gericht het aantal leners, met name de betalende, te vergroten. Klanten die dreigden af te haken werden hierover telefonisch benaderd in het kader van marketingcampagnes. Deze campagnes werden in provinciaal verband (Samenwerkende Utrechtse Bibliotheken) uitgevoerd. Het waren succesvolle campagnes; van de circa 2000 dreigende afhakers verlengde 50-70% alsnog het abonnement. Voor jongeren die 18 worden, en moeten gaan betalen voor hun abonnement, worden speciale acties uitgevoerd. Ook de activiteiten zoals in het kader van de landelijke thema’s en lezingen en workshops bevatten een behoud- en wervingselement. Klanttevredenheid De Bibliotheek Utrecht laat regelmatig klanttevredenheidsonderzoeken uit voeren. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van BiebPanel. Enkele malen per jaar wordt aan het panel een te beoordelen thema voorgelegd. Ook worden onderzoeken van de gemeente onder inwoners benut. Voor het onafhankelijk beoordelen en kunnen verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening maakt de Bibliotheek Utrecht al enige jaren gebruik van klanttevredenheidsonderzoeken door middel van het BiebPanel. In 2013 werden drie onderzoeken gedaan naar de thema’s: activiteitenprogrammering, het gebruik van de fictiecollectie en de waardering voor de dienstverlening door het personeel. Geek de Bibliotheek! Om de Bibliotheken onder de aandacht van het grote publiek te brengen werd in G4verband de Geek- campagne opgestart. Deze campagne naar Amerikaans model vertrekt vanuit de belangstelling en passie van de burgers. In Utrecht ging de imagocampagne ‘Geek de Bibliotheek’ in november van start in alle vestigingen. Aan alle klanten werd gevraagd hun passie/interesse te delen. De Bibliotheek heeft voor (bijna) alles en iedereen daarover informatie. De campagne loopt tot begin 2014.
16
Klachten en suggesties
2013
Klacht
Nieuwe website
24
Catalogus/ Aquabrowser
9
Telematica op locatie: traag internet/ printproblemen/ vastlopen (gmail, hotmail, cloud)/ verouderde of alternatieve browser (Onterechte) boetes, facturen, inleveren Tarieven (waarvan 7 over overgang van gratis naar volwassen abonnement Voorwaarden (waarvan 4 over te korte uitleentermijn dvd- series) Vestigingen (vooral Bieb gesloten zonder bericht, kosten toilet en geluidoverlast)
Suggesties
Compliment
19 32 8 6 9
Indeling collectie/ Formule
7
Acties en activiteiten
5
Behandeling/ medewerkers
9
Reserveringen (wachttijd )
3
Aanschafsuggesties
2 3 64
Algemeen
17
20
2
Totaal
148
87
4
17
GOVERNANCE Per 1 januari 2013 is de Bibliotheek Utrecht verzelfstandigd in de al eerder op 14 november 2012 opgerichte Stichting de Bibliotheek Utrecht. Vanaf 1 januari 2013 heeft de Bibliotheek als stichting gewerkt op basis van het Raad van Toezichtmodel voor professionele organisaties. De directeur-bestuurder is degene met bestuursverantwoordelijkheid die het beleid vaststelt. De directeur-bestuurder wordt op basis van de garantieafspraken in het Sociaal Plan Verzelfstandiging bezoldigd. De gemeente heeft in verband hiermee een egalisatiereserve meegegeven. De directeur-bestuurder is tevens bestuurslid bij de Stichting Pica. De vergoeding voor deze nevenfunctie komt ten goede aan de Bibliotheek Utrecht. Daarnaast is een Raad van Toezicht met goedkeurende, controlerende en adviserende taken en bevoegdheden ingesteld op voordracht van de gemeente. Deze vorm van bestuur is ingericht conform de uitgangspunten van de Code Cultural Governance. Personele samenstelling Per 1 januari 2013 is Ton van Vlimmeren tot directeur/bestuurder benoemd. De volgende personen zijn benoemd tot resp. voorzitter/lid van de Raad van Toezicht: Laurent van den Nouwland Functie: Executive vice president Audit Rabobank Groep, Rabobank Nederland Benoemd tot: voorzitter Maarten van Ditmarsch Functie: gepensioneerd; oud-raadslid gemeente Utrecht Benoemd tot: vice-voorzitter Jelle Kaldewaij Functie: Directeur Nationaal Regieorgaan Onderwijsonderzoek Benoemd tot: secretaris Miek Krol Functie: Hoofd Juridische Zaken Universiteit van Amsterdam Benoemd tot: lid, tevens lid RvT Kunstuitleen Utrecht Bob Vermaak ( op voordracht van de OR, vanaf april 2013) Functie: Adviseur / Trainer CAOP Benoemd tot: lid Frank Verleg (vanaf oktober 2013) Functie: Accountant Blömer Benoemd tot: lid
18
FINANCIËN Stichting de Bibliotheek Utrecht realisatie
begroting
2013
2013
€
€
Opbrengsten: 80
Gebruikersinkomsten
1.303.751
1.306.085
82
Specifieke dienstverlening
413.657
185.427
85
Diverse baten
488.108
614.486
88
Subsidies
12.059.620
11.834.057
14.265.135
13.940.055
Totaal opbrengsten: Exploitatiekosten:
40
Bestuur en organisatie
41
Huisvesting
42
-
147.409
153.500
Personeel
2.734.244 7.291.819
3.128.955 7.122.364
43
Administratie
435.685
44
Transport
25.449
45
Automatisering
597.542
642.589
46
Collectie en media
1.754.967
1.518.248
47
Specifieke kosten
130.952
49
Overige kosten
902
29.375
13.118.969
13.239.088
-
513.282 -
30.345
-
-
-
100.430 -
Totaal exploitatiekosten:
-
Kapitaallasten: 50
Afschrijvingen materiële vaste activa
616.710
51
Rentelasten leningen Gemeente
106.346
597.516
-
103.451
Totaal kapitaallasten:
723.057
Resultaat uit exploitatie-activiteiten
423.110
99
Baten verzelfstandiging
1.176.795
99
Lasten verzelfstandiging
876.984
700.967
-
-
Eindsaldo:
722.921 19
-
Financieel beeld Om een beeld van de financiële positie te geven is onderstaand een korte weergave van de balans en een analyse van het resultaat over 2013 opgenomen. Activa Materiële vaste activa Vlottende activa Vorderingen Liquide middelen Totaal vlottende activa Totaal activa
2013 2.965.866
1.805.779 1.834.509 3.640.288 6.606.153
Passiva Eigen Vermogen
2013 722.921
Voorzieningen
210.416
Langlopende schulden Kortlopende schulden Totaal passiva
3.191.767 2.481.049 6.606.153
De Bibliotheek Utrecht heeft over 2013 een exploitatieresultaat uit bedrijfsvoering behaald van € 518.620. Begroot was een exploitatieresultaat uit bedrijfsvoering van € 103.451. Het exploitatieresultaat na kapitaallasten bedraagt € 423.110. Het begrote exploitatieresultaat na kapitaallasten is nihil. In 2013 is het netto resultaat van de afwikkeling van de verzelfstandiging van de Bibliotheek Utrecht € 100.189 negatief. Het geschoonde exploitatieresultaat 2013 van de Bibliotheek Utrecht bedraagt € 322.921. Dit resultaat is ontstaan door compensatie van de Gemeente Utrecht voor de kosten die de Bibliotheek Utrecht gemaakt heeft voor het project Smakkelaarsveld en afboeking van de verplichting vooruitontvangen contributies. Financiële kengetallen De solvabiliteit (eigen vermogen/ totaal vermogen) bedraagt eind 2013 10,9%. De verhouding eigen vermogen – subsidie inkomsten bedraagt 6%. De liquiditeitsratio (vlottende activa/ kortlopende schulden) bedraagt 1,47. Risico-analyse Bij de verzelfstandiging heeft de Bibliotheek voor de komende jaren een groot pakket aan bezuinigingen, besparingen en te realiseren inverdieneffecten voor haar rekening meegenomen in het Bedrijfsplan/meerjarenbegroting. In 2013 is een risico-inventarisatie opgesteld. Centraal stonden daarin de bedrijfseconomische risico’s uit de risico-analyse in het Jaarplan/Begroting 2013. De meest urgente risico’s zijn voorzien van voorgenomen acties in geval ze zich daadwerkelijk voordoen. Voor risico’s met minder impact of urgentie wordt daaraan gewerkt. Om te voorzien in de verschillende acties wordt gewerkt met een jaarplanning controlling en is een financieel handboek opgesteld.
20
VOORUITBLIK OP 2014 Vlak na de jaarwisseling werd duidelijk dat de nieuwe Bibliotheek op het Smakkelaarsveld er niet komt. Alternatieve mogelijkheden zoals het oude postkantoor op de Neude worden momenteel onderzocht. Aan het verbreden van de Bibliotheek door middel van nieuwe activiteiten gericht op individu en onderwijs wordt verder gewerkt. De beperkte ruimte in de huidige Centrale Bibliotheek is voor de activiteiten met name op de culturele zondagen daarbij een belemmering. Het bereiken en ondersteunen van mensen met achterstand op het gebied van lezen en schrijven en het gebruik van nieuwe media heeft prioriteit. Speerpunt in het Jaarplan 2014 is een groter bereik onder volwassenen te realiseren, onder andere door behoud en werving van ( betalende, volwassen) leden. In september wordt de nieuwe vestiging Cereol geopend, de Bibliotheken Oog in Al en Kanaalstraat worden dan gesloten. In 2014 komt er een nieuwe meerjarige beleidsnota 2015-2018. Dit beleid wordt gemaakt in samenwerking met de gemeente met begeleiding van de Holland Branding Company.
21
Bijlage 1a: De Bibliotheek Utrecht in cijfers in 2013 2012 FYSIEK Educatief programma met scholen Groepsbezoeken leesbevordering Voorschool en psz/kdv Groepsbezoeken leesbevordering Basisschool Groepsbezoeken VO Deelnemers aan deze groepsbezoeken
2013
644 92 15.540
Schrijversbezoeken op school, groep 5/6/7/8 en VO Deelnemers schrijversbezoeken Uitgezette project- en wisselcollecties
190 418 63 14.560 135 3.075
2.187
2.116
Bibliotheek- en internetinstructies Basisonderwijs Voortgezet onderwijs Deelnemers bibliotheek- en internetinstructies
2.375
69 41 2.545
Cultureel-informatief programma Aantal activiteiten (cultureel, educatief/informatief) Deelnemers aan deze activiteiten
130 4.882
221 10.375
Taalgroepen Aantal groepen Deelnemers aan deze groepen
187 2.055
Dienstverlening Bezoeken Bibliotheek totaal Bezoeken Centrale Bibliotheek Leners Bibliotheek incl. muziekafd. waarvan jeugd waarvan volwassenen Abonnementen instellingen en overige Totaal uitleningen Bibliotheek (excl tehuizen) Uitleningen Centrale Bibliotheek Verstrekte inlichtingen (excl. huishoudelijke vragen) waarvan gecompliceerde zoekvragen VIRTUEEL Aantal bezoekers website Bibliotheek Hotspotsessies Abonnees Nieuwsbrief (digitaal) Volgers op Twitter Volgers op Facebook Reserveringen
1.312.740 1.302.433 495.869 509.638 65.928 65.833 34.277 34.493 31.651 31.340 2.199 2.243 2.800.635 2.729.423 759.080 761.009 230.247 223.050 43.420 35.620
801.608 67.043
170.384
22
875.598 94.417 26.991 2.045 1.914 199.605
Bijlage 1b: Resultaten dienstverlening Vestiging
Adres
Centrale Bibliotheek Hoograven Kanaleneiland Lombok Lunetten Oog in Al Overvecht Tuinwijk Zuilen Parkwijk Waterwin Vleuterweide Vleuten De Meern Educatie Bibliotheek aan Huis Jeugdbibliotheekbus Totaal
Oudegracht 167 Smaragdplein 100 Trumanlaan 70 Kanaalstraat 199B Hondsrug 21 Park Oog in Al Gloriantdreef 1 Ingenhouszstraat 8 Zwanenvechtlaan 4 Kruidenlaan 1 Musicallaan 106 Burchtpoort 16 Dorpsplein 1 Oranjelaan 14
Inwoners 2012 85.745 23.505 22.020 18.390 11.575 8.780 31.215 22.285 22.530 18.895 7.985 20.940 10.395 12.015
316.275
Bezoekers
2013 % 87.025 1,49 23.705 0,85 22.170 0,68 18.465 0,41 11.535 -0,35 9.035 2,90 31.495 0,90 22.830 2,45 22.900 1,64 19.430 2,83 8.475 6,14 22.390 6,92 10.525 1,25 11.945 -0,58 0
321.925
2012 495.869 78.475 60.160 30.754 48.725 36.984 122.265 53.587 68.292 53.933 36.240 127.764 39.388 60.304
Collectie
2013 % 509.638 2,78 76.413 -2,63 58.998 -1,93 30.132 -2,02 47.588 -2,33 36.846 -0,37 115.010 -5,93 54.027 0,82 63.658 -6,79 49.467 -8,28 37.164 2,55 132.408 3,63 36.118 -8,30 54.966 -8,85
1,79 1.312.741 1.302.433
23
2012 281.021 33.166 20.498 9.397 21.997 18.524 37.409 26.493 23.778 27.226 11.746 48.434 12.755 25.146 50.922 8.951
2013 284.487 32.020 19.058 9.985 19.370 19.482 33.140 25.803 21.231 26.033 12.551 50.849 12.475 23.676 55.378 8.816
Uitleningen % 1,23 -3,5 -7 6,26 -12 5,17 -11 -2,6 -11 -4,4 6,85 4,99 -2,2 -5,8 8,75 -1,5
2012 2013 965.499 930.643 175.892 180.997 86.614 84.001 42.169 42.550 102.024 94.267 90.088 92.725 207.423 187.745 156.766 160.050 123.432 125.730 145.994 140.089 70.125 75.556 332.341 361.672 77.467 56.644 138.729 130.749 50.453 42.962 30.548 23.043 nvt 5.071 -0,79 657.463 654.354 -0,5 2.800.635 2.729.423
Activiteiten % -3,61 2,9 -3,02 0,9 -7,6 2,93 -9,49 2,09 1,86 -4,04 7,74 8,83 -26,9 -5,75 -14,8 -24,6 -2,5
2012 2013 % CB/MB 53 108 103,77 Zuid 37
59
59,46
Noord 9
19 111,11
West 31
35
12,90
130
221
70,00
Groepen
Centrale Bibliotheek Hoograven Kanaleneiland Lombok Lunetten Oog in Al Overvecht Tuinwijk Zuilen Parkwijk Waterwin Vleuterweide Vleuten De Meern Kantoor Totaal
Oudegracht 167 Smaragdplein 100 Trumanlaan 70 Kanaalstraat 199B Hondsrug 21 Park Oog in Al Gloriantdreef 1 Ingenhouszstraat 8 Zwanenvechtlaan 4 Kruidenlaan 1 Musicallaan 106 Burchtpoort 16 Dorpsplein 1 Oranjelaan 14 St. Jacobsstraat 12
Reserveringen
2012 46 85 168 71 33 13 176 41 123 94 64 60 25 33
2013 26 80 200 84 43 13 222 58 170 88 75 89 16 26
% -43,48 -5,88 19,05 18,31 30,30 0,00 26,14 41,46 38,21 -6,38 17,19 48,33 -36,00 -21,21
2012 69.523 9.908 5.069 3.070 7.086 5.220 11.640 9.825 8.965 7.780 2.820 15.849 4.749 8.880
1032
1190
15,31
170384
2013 81.477 11.229 6.645 3.575 7.987 6.719 13.015 11.592 10.513 9.272 3.017 19.256 6.036 9.272
Vragen % 17,19 13,33 31,09 16,45 12,72 28,72 11,81 17,98 17,27 19,18 6,99 21,50 27,10 4,41
2012 2013 152.672 167.102 24.050 25.168 45.786 33.098 11.726 12.974 13.702 13.442 9.828 12.220 31.512 26.286 18.668 22.516 14.092 20.592 9.386 6.951 8.450 5.772 21.524 22.516 12.844 nvt 11.882 11.752
M2 % 9,45 4,65 -28 10,6 -1,9 24,3 -17 20,6 46,1 -26 -32 4,61 -1,1
199605 17,15 386.122 380.389 -1,5
24
2012 6.300 1.200 1.353 430 830 445 1.500 558 1.000 600 187 1.386 330 390 733 17.242
2013 % 6.300 0 1.200 0 1.353 0 430 0 830 0 445 0 1.500 0 558 0 1.000 0 600 0 187 0 1.386 0 330 0 390 0 733 0 17.242 0
Uren open 2012 2013 % 54 54 0,00 27 27 0,00 22,5 24,5 8,89 15 15 0,00 20 20 0,00 17,5 17,5 0,00 37,5 37,5 0,00 27 27 0,00 27 27 0,00 22 22 0,00 15 15 0,00 31 31 0,00 16 9 -43,75 24 31 29,17 356
358
0,56
Bijlage 2. Openingstijden 2013 de Centrale Bibliotheek en muziekafdeling ma 13.00 - 21.00 di 10.00 - 18.00 wo 10.00 - 18.00 do 10.00 - 21.00 vr 10.00 - 18.00 za 10.00 - 17.00 zo 13.00 - 17.00
Hoograven ma 14.00 - 18.00 di 10.00 - 18.00 wo 14.00 - 18.00 do gesloten vr 14.00 - 20.00 za 10.00 - 15.00
Kanaleneiland Ma 14.00 - 17.30 di 14.00 - 17.30 wo 10.00 - 17.30 do 14.00 - 17.30 vr 14.00 - 17.30 za 10.00 - 15.00
Lombok ma 14.00 - 17.00 di 14.00 - 17.00 wo 14.00 - 17.00 do 14.00 - 17.00 vr 14.00 - 17.00 za gesloten Overvecht ma gesloten di 10.00 - 17.30 wo 10.00 - 17.30 do 10.00 - 20.00 vr 10.00 - 17.30 za 11.00 - 16.00
Lunetten Ma 14.00 - 17.30 di gesloten wo 14.00 - 17.30 do 14.00 - 20.00 vr 14.00 - 17.30 za 10.00 - 13.30 Tuinwijk ma gesloten di 10.00 - 18.00 wo 14.00 - 18.00 do 14.00 - 20.00 vr 14.00 - 18.00 za 10.00 - 15.00
Oog in Al ma gesloten di 14.00 - 17.30 wo 14.00 - 17.30 do 14.00 - 17.30 vr 14.00 - 17.30 za 10.00 - 13.30 Zuilen ma 14.00 - 18.00 di 14.00 - 18.00 wo 10.00 - 18.00 do gesloten vr 14.00 - 20.00 za 10.00 - 15.00
De Meern ma 14.00 - 17.00 18.00 - 20.00 di 10.00 - 12.00 14.00 - 17.00 wo 14.00 - 17.00 do 14.00 - 17.00 vr 14.00 - 17.00 18.00 - 20.00 za 10.00 - 13.00 Vleuterweide ma 14.00 - 18.00 di 14.00 - 18.00 wo 10.00 - 18.00 do 14.00 - 18.00 vr 14.00 - 20.00 za 12.00 - 17.00
Parkwijk Ma 14.00 - 20.00 di gesloten wo 14.00 - 17.00 do 14.00 - 20.00 vr 14.00 - 17.00 za 10.00 - 14.00
Vleuten ma 9.00 di 9.00 wo 9.00 do 9.00 vr 9.00
-
17.00 17.00 17.00 21.00 17.00
conform openingstijden wijkservicecentrum Jeugdbibliotheek Waterwin Ma 14.00 - 17.00 Di 14.00 - 17.00 Wo 14.00 - 17.00 do 14.00 - 17.00 vr 14.00 - 17.00 za gesloten
25
Bijlage 3. Effect- en prestatie-indicatoren Resultaat 2012
Beoogd resultaat 2013
Resultaat per 31 dec 2013
Algemeen Leners (abonnementhouders/leden) * Aantal fysieke bezoeken Digitale bibliotheek/bezoekers website
65.928
64.000
65.833
1.331.190
1.437.000
1.302.433
801.608
780.000
875.598
2.800.635
2.778.000
2.729.423
660.180
699.800
654.355
43.420
35.000
35.620
Collectie & Informatie Aantal uitleningen Mediabezit Gecompliceerde zoekvragen Educatie Deelname voorscholen Deelname overige instellingen 0-4 (PSZ/ KDV) Deelname basisscholen Deelname scholen voortgezet onderwijs
88 (van 90)
idem
90%
80 (van 156)
idem
50%
100 (van 110)
idem
90%
12 (van 24)
idem
50%
2.187
2.100
2.116
Groepsbezoeken leesbevordering 0-4 jarigen
240
240
190
Aantal groepen leesbevordering 4-12 jarigen + schrijversbezoeken En overig (ML-feest, K lezen k voor, 1 tegen allen)
404 105 42
400 105
418 75 87
99
75
69
94
100
104 60
48
70
187
130
150
221
Aantal deelnemers culturele, informatieve en niet structurele educatieve ‘dagdelen’ *
4.882
4.450
10.375
Waarvan deelnemers jeugd tot 12 jaar (kbw etc.)
1.130
1.150
3.170
Uitgezette project/wisselcollecties
Aantal groepen media educatie jeugd (informatie zoeken bovenbouw) Aantal groepen leesbevordering en media educ. VO + schrijversbezoeken Aantal groepen media educ. volw. + conversatie/ (taal)programma’s internet Cultuurparticipatie & Ontmoeting Aantal ‘dagdelen’ culturele, informatieve en niet structurele educatieve activiteiten + expo’s/tent
26
Bijlage 4. Resultaatplanning De beleidsdoelen en -plannen zijn vertaald in onderstaande resultaatplanning. Resultaatafspraak In startjaar verzelfstandiging per kwartaal schriftelijke info naar gemeente over fin. stand van zaken gegeven Scholingsplan lerende organisatie opgezet en uitgevoerd Ondernemerschap daarbij ‘handen en voeten’ gegeven Adequate spreiding vestigingen getoetst aan aantal abonnementhouders en gebruikers per stadswijk en deze benchmarken met andere steden Achterliggend beleidsdoel geformuleerd t.a.v. publieksbereik Activiteiten geformuleerd en uitgevoerd ter versterking van de educatieve functie Inspelen op wat er leeft in de stad onder de burgers
Inzet ICT-faciliteiten t.b.v. digitale en fysieke dienstverlening Samenwerkingsverbanden opgezet en daarover gerapporteerd in tussenrapportages en jaarverslagen Beschikbaarheid van diensten, inspanningen en resultaat stelsel van indicatoren ontwikkeld Gecertificeerd conform de branche-formule ‘Kwaliteit en Certificering’ (1x per 4 jaar audit, in 2010 gecertificeerd) Vier BiebPanel onderzoeken Toegankelijkheid en acties RI&E uitgevoerd Onderhoudsplan (meerjarig) Herinrichtingsacties vestigingen Werkafspraken directie/management over opzet, bijsturing en verantwoording financiën (begroting 2013 taakstellend) Medewerkersportal/roostermodule voor medewerkers inzichtelijk Maatschappelijke effecten op onderdelen in kaart brengen
27
2013 Er is regelmatig overleg geweest o.b.v. schriftelijke informatie. Uitgevoerd met ambitie en grote inzet. De Bibliotheek opereert ondernemender. Er is een overzicht leden per (sub)wijk. De conclusies uit de Doorlichting 2010 zijn nog steeds geldig. De ‘why’ in de mission statement is geactualiseerd. Zie beleidsspeerpunten en procesvernieuwingen. Is vormgegeven. Netwerken opgezet, Vreedzaam werken, Taalsamenwerking, Digitale Leerplekken. Verbetertraject loopt nog.
ROC, Taalsamenwerking, ProtoSpace, Digitale Leerplekken Nog niet compleet Audit vindt plaats in najaar 2014.
Drie uitgewerkt in 2013. Gedaan en bevindingen uitgevoerd. Alleen noodzakelijk onderhoud uitgevoerd. Uitgevoerd. In jaarplan 2014 vormgegeven.
Gerealiseerd. Nog niet geraliseerd.
Deel 2. Jaarrekening 2013
Inhoudsopgave Bestuur en vaststelling jaarrekening .................................................................. 289 Samenstelling Directie en Raad van Toezicht .................................................... 299 Vaststelling en goedkeuring jaarrekening ......................................................... 299 Balans verlengd boekjaar 14 november 2012 t/m 31 december 2013 .........................30 Staat van baten en lasten over de periode vanaf 14 november 2012 tot en met 31 december 2013 ................................................................................................32 Kasstroomoverzicht verlengd boekjaar 2013 ............................................................33 Toelichting op de balans en staat van baten en lasten per 31-12-2013 ........................34
Jaarrekening 2013
Pagina 28
Bestuur en vaststelling jaarrekening Samenstelling Directie en Raad van Toezicht De directie vormt het bestuur van de stichting en is verantwoordelijk voor het opstellen en vaststellen van de jaarrekening. De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor de goedkeuring van de jaarrekening. Directie De heer A.G.J. van Vlimmeren Raad van Toezicht De heer L.M.A.W. van den Nouwland De heer M. van Ditmarsch Lid De heer J. Kaldewaij Lid Mevrouw J.M.C. Krol Lid De heer B. Vermaak Lid De heer F. Verleg Lid
Directeur/ Bestuurder
Voorzitter
Vaststelling en goedkeuring jaarrekening De jaarrekening 2013 is door de directeur / bestuurder vastgesteld op 15 april 2014.
A.G.J. van Vlimmeren Directeur/ Bestuurder
De jaarrekening 2013 is door de Raad van Toezicht goedgekeurd op 15 april 2014
L.M.A.W. van den Nouwland Voorzitter Raad van Toezicht
Jaarrekening 2013
Pagina 29
Balans verlengd boekjaar 14 november 2012 t/m 31 december 2013
Activa 31-12-2013 € Vaste activa Materiële vaste activa Gebouwen en terreinen Inventaris en inrichting Automatisering Vervoermiddelen
€
1.606.802 1.150.439 178.178 30.448
Totaal vaste activa
2.965.866
Vlottende activa Vorderingen Debiteuren Overige vorderingen Overlopende activa
952.717 248.609 604.453 1.805.779
Liquide middelen
1.834.509
Totaal vlottende activa
3.640.288
Totaal activa
6.606.153
Jaarrekening 2013
Pagina 30
Passiva 31-12-2013 € Eigen Vermogen Algemene Reserve
€
722.921 722.921
Voorzieningen Voorziening jubilea Voorziening egalisatie Voorziening sloopkosten
107.516 87.900 15.000 210.416
Langlopende schulden Kortlopende schulden Vooruitontvangen bedragen Nog te besteden subsidie Kortlopend deel langlopende schulden Crediteuren Vakantiedagen en compensatie-uren Vakantiegeld Projecten Belastingen en sociale lasten Pensioenpremie Rente Transitorische passiva
3.191.767
156.878 3.875 133.000 907.707 200.546 218.771 80.736 250.307 132.735 8.617 387.877 2.481.049
Totaal passiva
Jaarrekening 2013
6.606.153
Pagina 31
Staat van baten en lasten over de periode vanaf 14 november 2012 tot en met 31 december 2013
Rekening 2013 € € Baten Opbrengsten gebruikers Specifieke dienstverlening Diverse baten Subsidies
1.303.751 413.657 477.272 12.059.620
Totaal baten Lasten Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie en media Specifieke kosten Overige kosten Totaal lasten
Begroting 2013 € € 1.306.085 185.427 614.486 11.834.057
14.254.300
147.409 3.223.159 7.291.819 435.685 34.284 716.503 1.754.967 130.952 902
13.940.055
153.500 3.601.658 7.122.364 513.282 39.180 758.567 1.518.248 100.430 29.375 13.735.679
13.836.604
Resultaat uit bedrijfsvoering
518.620
103.451
Financiële baten Financiële lasten
10.836 106.346
0 103.451
Baten verzelfstandiging Lasten verzelfstandiging Resultaat
1.176.795 876.984 722.921
0
722.921
0
Resultaatsbestemming Toevoeging aan algemene reserve
Jaarrekening 2013
Pagina 32
Kasstroomoverzicht verlengd boekjaar 2013 2013 € Kasstroom uit operationele activiteiten Resultaat
722.921
Aanpassing voor: - afschrijvingen
658.198
Veranderingen in vlottende middelen: - vorderingen - kortlopende schulden
-1.805.779 2.481.049 675.270
Totale kasstroom uit operationele activiteiten Kasstroom uit investeringsactiviteiten Desinvesteringen in materiële vaste activa Investeringen in materiële vaste activa
2.056.389
0 -2.794.309 -2.794.309
Kasstroom uit financieringsactiviteiten Mutatie reserves Mutatie voorzieningen Opname schulden lange termijn Aflossing langlopende schulden (excl. kortlopend deel)
0 210.416 2.495.512 -133.500 2.572.428
Mutatie geldmiddelen
1.834.509 2013 €
Liquiditeit Liquide middelen 31 december 2013 Liquide middelen 14 november 2012 Toe- of afname liquide middelen
Jaarrekening 2013
1.834.509 0 1.834.509
Pagina 33
Toelichting op de balans en staat van baten en lasten per 31-12-2013 Grondslagen voor waardering van activa en passiva Algemeen De jaarrekening is opgesteld volgens de bepalingen van Titel 9 Boek 2 BW in overeenstemming met de minimale bepalingen uit de Richtlijn voor de Jaarverslaggeving voor organisaties zonder winststreven (RJ 640). De algemene grondslag voor de waardering van de activa en de passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten, tenzij anders is vermeld. De baten en lasten zijn toegerekend aan het jaar waar zij betrekking op hebben. Het eerste boekjaar van de Stichting de Bibliotheek Utrecht is een verlengd boekjaar. Activiteiten De Bibliotheek Utrecht heeft ten doel het verzorgen van kennis- en cultuuroverdracht in de meest ruime zin van het woord, waaronder in ieder geval het opzetten en uitvoeren van bibliotheekwerk, op een zodanige wijze dat er een divers en kwalitatief goed aanbod van diensten is, voor een breed publiek toegankelijk en van voldoende omvang. Schattingen Bij het opstellen van de jaarrekening dient de ondernemingsleiding, overeenkomstig algemeen geldende grondslagen, bepaalde schattingen en veronderstellingen te doen die medebepalend zijn voor de opgenomen bedragen. De feitelijke resultaten kunnen van deze schattingen afwijken. Materiële vaste activa De materiële vaste activa is gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen. Uitzondering zijn de panden voor de vestiging Tuinwijk en Zuilen. Bij de verzelfstandiging zijn de panden gewaardeerd tegen actuele waarde op basis van een taxatie door een beëdigd taxateur. De afschrijvingstermijnen en –methoden zijn: Gebouwen Terreinen Huurderbelangen Inventaris en inrichting Automatisering Vervoersmiddelen
Lineair Annuïteit Lineair Lineair Lineair
20 jaar 10 jaar 10 jaar 5 jaar 5 jaar
Voorraden De voorraad collectie en media is gewaardeerd op nihil. Vorderingen De vorderingen worden bij eerste verwerking opgenomen tegen de reële waarde en vervolgens gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs, welke gelijk zijn aan de nominale waarde, onder
Jaarrekening 2013
Pagina 34
aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de vorderingen. Liquide middelen De liquide middelen zijn gewaardeerd op nominale waarde en staan tenzij anders vermeld, ter vrije beschikking. Voorzieningen De voorziening jubilea betreft de geschatte kosten voor uit te keren jubileumuitkeringen. De voorziening is berekend op basis van de bepalingen van de CAO. De voorziening is toereikend om de jubileumuitkeringen voor minimaal 5 jaar te kunnen dekken. De voorziening wordt ieder jaar (her)berekend op basis van de medewerkers in dienst per ultimo boekjaar. Kortlopende schulden De kortlopende schulden zijn gewaardeerd op nominale waarde. De projecten die Bibliotheek Utrecht samen met externe partijen uitvoert en die niet parallel lopen aan het boekjaar zijn per balansdatum als onderhanden werk opgenomen. De waarde van het onderhanden werk is het saldo van de reeds gemaakte kosten en gerealiseerde opbrengsten. Grondslagen voor resultaatsbepaling Subsidiebaten De subsidiebaten zijn de door subsidiegevers beschikbaar gestelde subsidiebedragen die aan het boekjaar zijn toegerekend. Overige opbrengsten Opbrengsten gebruikers zijn de in het boekjaar ontvangen contributie-, leen- en boetegelden van gebruikers. Kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht wordt opgesteld volgens de indirecte methode. In de opstelling wordt de cash flow, die bestaat uit het resultaat vermeerderd met de afschrijvingslasten afzonderlijk gepresenteerd. Betalingen welke voortvloeien uit langlopende leningen worden voor het gedeelte dat betrekking heeft op de rente opgenomen onder de kasstroom uit operationele activiteiten en voor het gedeelte dat betrekking heeft op de aflossing als kasstroom uit financieringsactiviteiten. In deze opstelling is de mutatie van de kortlopende schulden aan de kredietinstellingen begrepen in de mutatie van de liquide middelen.
Jaarrekening 2013
Pagina 35
Toelichting op de balans Activa Vaste activa Materiële vaste activa Het verloop van de materiële vaste activa is als volgt: Totaal HuurdersTotaal Inrichting en AutoVervoers- materiële belangen gebouwen inventaris matisering middelen vaste activa
Panden Stand per 14 november 2012
0
0
0
0
0
0
0
4.447.344 2.968.164 1.479.180
2.806.700 2.546.413 260.287
151.303 112.020 39.283
8.960.549 6.299.497 2.661.052
0 829.755 0 105.255 724.500
96.405 0 0 425.146 -328.742
36.852 0 0 118.961 -82.110
0 0 0 8.835 -8.835
133.257 829.755 0 658.198 304.813
904.170 2.384.957 692.253 778.155 0 0 211.917 1.606.802
4.543.749 3.393.311 0 1.150.439
2.843.552 2.665.374 0 178.178
151.303 120.855 0 30.448
9.923.561 6.957.695 0 2.965.866
Inbreng vanuit verzelfstandiging Cumulatieve afschrijvingen vanuit verzelfstandiging Boekwaarde vanuit verzelfstandiging
651.032 0 651.032
904.170 1.555.202 672.900 672.900 231.270 882.302
Investeringen boekjaar Meerwaarde Desinvesteringen boekjaar Afschrijving boekjaar Saldo
0 829.755 0 85.902 743.853
0 0 0 19.353 -19.353
Aanschafwaarde per 31 december Cumulatieve afschrijvingen Cumulatieve afschrijvingen desinvesteringen Boekwaarde per 31 december
1.480.787 85.902 0 1.394.885
Vlottende activa Vorderingen Debiteuren De post debiteuren bestaat uit nog te ontvangen subsidies, vorderingen op overige debiteuren niet zijnde leden van de bibliotheek en openstaande posten, die meegenomen zijn vanuit het verzelfstandigingstraject. De post debiteuren is als volgt te specificeren. Debiteuren subsidie
Gemeente Utrecht Provincie Utrecht Europese Commissie
31-12-2013 € 580.729 101.585 6.750 689.064
De uitbetaling van de subsidie van de Provincie Utrecht (Provinciaal Collectioneren) en de Europese Commissie (Europe Direct) is gekoppeld aan de af te leggen verantwoording in 2014 over de activiteiten in 2013. Jaarrekening 2013
Pagina 36
De post overige debiteuren bedraagt € 244.385 en de post debiteuren 2012 € 19.267. Van deze laatste post heeft € 18.501 betrekking op de afrekening van het Provinciaal Collectioneren 2012. Overige vorderingen De post overige vorderingen is als volgt gespecificeerd: Overige vorderingen
31-12-2013 €
Te vorderen BTW Clearing Vorderingen Borgsommen Fietsplan
225.196 1.613 14.930 3.850 3.020 248.609
De post Clearing betreft de onderlinge verrekening tussen de samenwerkende Utrechtse bibliotheken van betalingen door de leden van die bibliotheken. De post Vorderingen heeft betrekking op een borgstelling in het kader van het Provinciaal Collectioneren 2012. Voor de panden die door de Bibliotheek Utrecht gehuurd zijn, zijn waarborgsommen gestort. Overlopende activa Overlopende activa
31-12-2013 €
Vooruitbetaalde kosten Compensatie Bieb++ Overige overlopende activa
273.487 213.770 117.196 604.453
De post vooruitbetaalde kosten heeft voor € 255.400 betrekking op huur en servicekosten januari 2014. Voor de kosten die de Bibliotheek Utrecht heeft gemaakt in de voorbereiding op de nieuwbouw Smakkelaarsveld (Bieb++), krijgt de Bibliotheek Utrecht compensatie van de Gemeente Utrecht. Onder de overige overlopende activa zijn opgenomen de vergoeding U-Pas 2013 (€ 54.000), de teruggave premie WAO/WIA 2013 (€ 27.100) en rentebaten 4e kwartaal 2013 (€ 4.200). Liquide middelen 31-12-2013 € Banken ABN betaalrekening ABN ledenrekening ABN deposito rekening Kas
Jaarrekening 2013
249.081 76.655 1.506.674 2.099 1.834.509
Pagina 37
Passiva Eigen Vermogen Het overzicht van het saldo en de mutaties van de reserve luidt als volgt: Algemene reserve Stand begin boekjaar Toevoegingen Onttrekkingen
0 722.921 0
Stand eindboekjaar
722.921
Het resultaat 2013 na resultaatsbestemming is toegevoegd aan de algemene reserve. Met de resultaatsbestemming is de geplande € 400.000 weerstandsvermogen, waarvoor de gemeente een subsidiesuppletie heeft verstrekt, gerealiseerd conform de overdrachtsovereenkomst met de gemeente Utrecht d.d. 29 november 2013. Voorzieningen Het overzicht van de saldi en de mutaties van de voorzieningen luidt als volgt: Jubilea Stand begin boekjaar Inbreng vanuit verzelfstandiging Toevoeging vanuit verzelfstandiging Onttrekking t.g.v. resultaat Stand eind boekjaar
0 0 120.000 -12.484 107.516
Egalisatie 0 87.900 0 0 87.900
Sloopkosten 0 0 15.000 0 15.000
Totaal 0 87.900 135.000 -12.484 210.416
De voorziening Jubilea is gevormd voor de uit te betalen jubileumuitkeringen. De voorziening is voor minimaal de komende 5 jaar toereikend. De in 2013 uit betaalde jubilea zijn onttrokken aan de voorziening. De voorziening Egalisatie is overgedragen door de Gemeente Utrecht bij de verzelfstandiging als tegemoetkoming in personeelskosten boven CAO Openbare Bibliotheken. De voorziening Sloopkosten is gevormd voor de sloop van de tijdelijke vestiging Parkwijk.
Jaarrekening 2013
Pagina 38
Langlopende schulden Lening Gemeente Utrecht
Meerwaarde panden
Totaal
Stand begin boekjaar Inbreng vanuit verzelfstandiging Aflossing Vrijval Kortlopend deel
0 2.670.000 -133.500 0 -133.000
0 829.755 0 -41.488 0
0 3.499.755 -133.500 -41.488 -133.000
Stand eindboekjaar
2.403.500
788.267
3.191.767
Kortlopende schulden 31-12-2013 € Verplichting contributies Verplichting deposito's leden Verplichting tegoedbonnen
95.454 54.201 7.223 156.878
De verplichting contributies heeft betrekking op de per balansdatum vooruitbetaalde contributies van leden. De verplichting deposito’s leden betreft de tegoeden op de ledenpassen van de bibliotheekleden. De verplichting tegoedbonnen heeft betrekking op de per balansdatum gekochte, maar nog niet gebruikte bonnen voor de buiten het bibliotheekabonnement vallende producten en diensten door leden en niet-leden. 31-12-2013 € Loonheffing & sociale lasten Pensioenpremie POB Pensioenpremie ABP Pensioenpremie ABP-VUT Premie IP-AP verzekering
250.307 869 100.971 19.828 11.067 383.041
De te betalen loonheffing & sociale lasten en pensioenpremies hebben de betrekking op december 2013.
Jaarrekening 2013
Pagina 39
Projecten Het saldo onderhanden werk van het project Geek the Library bedraagt € 57.889. Dit project loopt tot medio 2014. De afwikkeling van het Provinciaal Collectioneren 2013 (€ 22.847) vindt in 2014 plaats. Crediteuren Het te betalen bedrag aan crediteuren bedraagt per balansdatum € 907.707. Nog te besteden subsidie De nog te besteden subsidie betreft de subsidie Read2Me (€ 3.875). De activiteiten voor deze subsidie zullen in 2014 plaatsvinden. 31-12-2013 € Gereserveerd vakantiegeld Verlof- en compensatie-uren
218.771 200.546
Deze posten betreffen het gereserveerde vakantiegeld, opgebouwd in 2013 inclusief sociale lasten en de gekapitaliseerde waarde van de openstaande verlof/ en compensatie-uren. Dit betreft 8.317 uur tegen het individuele uurtarief. Transitorische passiva Onder deze post zijn verantwoord de nog te betalen kosten voor de leenrechtvergoedingen (€ 300.000), de samenwerkingscollectie (€ 43.500), accountantskosten (€ 19.000), te betalen boeken & media (€ 9.100), energiekosten (€ 8.700). Niet uit de balans blijkende verplichtingen Huisvesting Voor de vestigingen heeft de Bibliotheek een huurovereenkomst met de Gemeente Utrecht voor onbepaalde tijd met uitzondering van de locaties Musicallaan, Dorpsplein en Burchtpoort. Voor deze locaties is een huurovereenkomst van respectievelijk 11 jaar en 9 maanden, 10 jaar en 40 jaar en 6 maanden. Voor de locatie Smaragdplein is een huurovereenkomst van 5 jaar gesloten met een verlenging van 5 jaar. Voor de locatie Kanaalstraat is een huurovereenkomst gesloten voor 1 jaar met een verlenging van 1 jaar. Voor de locatie Plantage loopt de huurovereenkomst tot en met 2015 en zal daarna niet meer worden verlengd. Voor de locatie St. Jacobsstraat is een huurovereenkomst van 2 jaar gesloten met een verlenging van 2 jaar en 6 maanden. De totale huurverplichting bedraagt op jaarbasis € 2.120.000. De huurprijzen worden jaarlijks geïndexeerd. De Bibliotheek Utrecht heeft voor de schoonmaak van de vestigingen een overeenkomst gesloten met Robbers Schoonmaakdiensten BV. Deze overeenkomst is onderdeel van de Raamovereenkomst Schoonmaak van de Gemeente Utrecht. De overeenkomst heeft een looptijd van 2 jaar met de mogelijkheid tot verlenging van 2 maal een jaar. De jaarlijkse verplichting bedraagt € 181.000. Automatisering Voor het technisch en functioneel beheer van de applicatie voor de ledenadministratie heeft de Bibliotheek een overeenkomst gesloten met de BiSC. Deze overeenkomst loopt tot en met december Jaarrekening 2013
Pagina 40
2015 met stilzwijgende verlenging van een jaar. De jaarlijkse verplichting bedraagt € 118.600 en wordt jaarlijks geïndexeerd. Voor het technisch en functioneel beheer van de lokale ICT-voorzieningen heeft de Bibliotheek Utrecht een overeenkomst gesloten met de BiSC voor onbepaalde tijd, welke per jaar opzegbaar is. De jaarlijkse verplichting bedraagt € 163.500 en wordt jaarlijks geïndexeerd. Voor het onderhoud van de RIFD-apparatuur het de Bibliotheek Utrecht een service overeenkomst gesloten met Kno-tech. De overeenkomst loopt voor 2 jaar met stilzwijgende verlenging van2 jaar. De jaarlijkse verplichting bedraagt € 11.200 Collectie en media Per balansdatum bedraagt de waarde van de in bestelling zijnde collectie en media voor de Bibliotheek Utrecht € 120.000. Administratie De Bibliotheek Utrecht heeft de F- en P-functie uitbesteed. De overeenkomst loopt tot december 2015. De jaarlijkse verplichting bedraagt € 265.000 en wordt jaarlijks geïndexeerd. Voor de copiers heeft de Bibliotheek een huurovereenkomst met Canon gesloten. Deze overeenkomst in aangegaan voor 5 jaar. De jaarlijkse verplichting voor de huur van de copiers bedraagt € 16.700.
Jaarrekening 2013
Pagina 41
Toelichting op de staat van baten en lasten Baten Rekening 2013 € Opbrengsten gebruikers Contributies Leengeld Telaatgeld Reserveringen Schadevergoedingen Internet Verkoop afgeschreven materialen Ibl /ifl gelden Overige opbrengsten
936.666 21.546 295.951 3.305 666 13.117 16.762 14.264 1.474 1.303.751
Begroting 2013 € 900.000 7.000 300.000 8.525 33.000 36.543 6.000 14.017 1.000 1.306.085
Het aantal individuele leden is in 2013 95 afgenomen (0,1% van het totaal) Door een verschuiving van kleine naar standaard abonnementen en een kleine verhoging van de contributie zijn de contributie inkomsten hoger dan begroot. In 2013 zijn 4541 nieuwe leden ingeschreven. Voor de verkoop van afgeschreven materialen is in 2013 3 maal een boekenbeurs gehouden Rekening 2013 € Specifieke dienstverlening Dienstverlening aan scholen Dienstverlening bedrijven Cursussen, workshops en lezingen Toiletgelden Verkoop kantine Kennis en informatie Ontwikkeling en educatie Lezen en literatuur Opbrengst kopieerapparaat, prints Verhuur ruimte en werkplekken Verkoop ingekochte artikelen Overige specifieke opbrengsten
48.660 17.586 346 14.937 2.723 2.847 42.192 0 36.772 62.025 3.000 182.570 413.657
Begroting 2013 € 28.000 0 0 15.900 0 23.500 54.000 2.000 0 55.110 6.917 0 185.427
De opbrengsten uit dienstverlening aan scholen bestaat voor € 7.000 uit opbrengsten die nog betrekking hebben op 2012 en voor € 4.300 uit een vergoeding voor het houden van een tevredenheidsonderzoek VVE programma. Van de reguliere inkomsten bestaat € 21.400 uit dienstverlening aan het basisonderwijs. Het aantal groeps-, collectie en wisselabonnementen voor scholen is in 2013 met 40 toegenomen. De opbrengsten uit kopiëren en prints bestaat voor € 21.600 uit inkomsten van niet-leden. De overige specifieke opbrengsten bestaan voor € 161.700 uit vergoeding voor de inzet van personeel voor het Provinciaal Collectioneren. Jaarrekening 2013
Pagina 42
Rekening 2013 € Diverse baten Detachering personeel Kunstuitleen Utrecht Vergoeding inzet personeel Doorbelasting Kunstuitleen Utrecht
248.323 207.247 21.701 477.272
Begroting 2013 € 308.291 306.195 0 614.486
Het personeel van de Kunstuitleen Utrecht is in dienst van de Bibliotheek Utrecht. De personeelslasten van deze medewerkers zijn geheel doorbelast aan de Kunstuitleen Utrecht. Door het tussentijds vertrek van de directeur van de Kunstuitleen is de doorbelasting lager dan begroot. Tegen deze lagere doorbelasting staan lagere personeelslasten voor de Bibliotheek Utrecht. De overige vergoeding voor inzet van personeel bestaat voor € 130.000 uit inzet ten behoeve van het functioneel catalogus beheer en de digitale bibliotheek, voor € 40.400 uit inzet van een medewerker bij het Amadeus College, voor € 22.000 voor inzet bij het WLWI-project. De Kunstuitleen Utrecht maakt voor haar bedrijfsvoering nog gebruik van infrastructuur van de Bibliotheek Utrecht. De kosten van de bedrijfsvoering die zijn toe te wijzen aan het gebruik door de Kunstuitleen Utrecht zijn conform doorbelast. Rekening 2013 € Subsidies Exploitatiesubsidie Gemeente Utrecht Doelsubsidies Compensatie Bieb++ Overige subsidies
11.614.587 230.763 213.770 500 12.059.620
Begroting 2013 € 11.752.077 81.980 0 0 11.834.057
De toegekende exploitatiesubsidie van de Gemeente Utrecht is conform het bij de verzelfstandiging opgestelde bedrijfsplan. De exploitatiesubsidie bestaat uit € 10.970.156 reguliere exploitatiesubsidie en € 644.431 suppletie exploitatiesubsidie. Van de doelsubsidies zijn alleen de VVE-subsidie (€ 70.000) en de subsidie Boekstart (€ 11.980) begroot. Naast deze subsidies heeft de Bibliotheek Utrecht subsidie ontvangen voor Boekstart in 6 bibliotheken en 3 consultatiebureaus (€ 17.500), Europe Direct (€ 22.500) en de vergoeding voor de verleende korting U-pas 2013 (€ 54.000). Verder is van de Gemeente Utrecht een bijdrage ontvangen voor de verleende korting op de abonnementen van U-pas-houders 2012(€ 54.800). Rekening 2013 € Financiële baten Rente opbrengsten
10.836
Begroting 2013 € 0
De Bibliotheek Utrecht zet haar tijdelijke overtollige geldmiddelen weg op een direct vrij opneembare depositorekening. De over deze gelden ontvangen rente is hier verantwoord.
Jaarrekening 2013
Pagina 43
Lasten Algemeen De begroting 2013 voor de Bibliotheek Utrecht voornamelijk gebaseerd op de realisatie van de Gemeente Bibliotheek 2012. Gedurende 2013 is meer inzicht verkregen in de toerekening van de kosten op basis van het verantwoordingsformat van de Vereniging Openbare Bibliotheken. De toekomstige begrotingen en verantwoordingen zullen daardoor beter met elkaar in lijn zijn. Rekening 2013 € Bestuurs- en organisatie Bestuurskosten/ vergoedingen Vergoeding bestuur/ RvT Promotie Representatie Publiciteit / voorlichting Contributies Documentatie en vakliteratuur Accountantskosten Verzekering organisatie Onderzoek organisatie Overige bestuurs- & organisatiekosten
714 5.458 18.132 16.357 45.512 31.435 688 19.000 0 8.956 1.156 147.409
Begroting 2013 € 5.000 9.000 46.500 3.000 28.000 39.000 1.500 3.000 7.000 11.500 0 153.500
De accountantskosten vallen hoger uit dan begroot. Dit komt, omdat 2013 het eerste jaar is waarover de Bibliotheek Utrecht verantwoording aflegt. Dit brengt voor de accountant eenmalig extra werkzaamheden met zich mee. De kosten verzekering organisatie zijn verantwoord onder de Huisvestingskosten, post verzekeringen.
Jaarrekening 2013
Pagina 44
Rekening 2013 € Huisvesting Huur gebouwen Service kosten Afschrijving gebouwen Vrijval meerwaarde panden Afschrijving inrichting / inventaris Onderhoud gebouwen Onderhoud en reparatie inventaris Kleine inventaris aankopen Onderhoud terrein/ beplanting Schoonmaakkosten Linnengoed Energie Belastingen en zakelijke lasten gebouw Verzekeringen Verzekeringen huisvesting Beveiliging Dotatie beveiligingsapparatuur Kleine aanschaffingen Overige huisvestingskosten
1.925.668 49.654 105.255 -41.488 425.146 76.691 15.248 11.462 6.317 282.288 4.057 265.235 45.856 5.499 18.054 12.783 0 2.452 12.979 3.223.159
Begroting 2013 € 2.178.842 81.741 51.905 0 420.798 97.872 35.000 38.000 5.000 305.000 5.000 271.000 65.000 0 15.500 13.000 5.000 3.000 10.000 3.601.658
De kosten voor huur gebouwen en de servicekosten zijn lager dan begroot. Dit komt omdat een deel van de huur en servicekosten van het 1e kwartaal 2013 al in 2012 in rekening zijn gebracht en in de rekening 2012 bij de Gemeente Utrecht zijn verantwoord. De hogere afschrijvingen gebouwen wordt gecompenseerd door de vrijval van de meerwaarde van de panden. Voor de schoonmaak van de vestigingen maak de Bibliotheek Utrecht nog gebruik van het aanbestedingscontract van de Gemeente Utrecht. Dit contract loopt vanaf 2013 en voordeliger dan het oude contract. De post belastingen is lager dan begroot door het bezwaar dat de Bibliotheek Utrecht heeft gemaakt tegen de aanslag OZB. Dit heeft geleid tot een verlaging van de OZB van € 6.744.
Jaarrekening 2013
Pagina 45
Rekening 2013 € Personeelskosten Salarissen Ontvangen ziekengelden Ziektekosten-verzuimverzekering Reiskosten woon-werkverkeer Reiskosten dienstreizen Onkostenvergoedingen Werving en selectie Studiekosten en deskundigheidsbevordering Kosten Arbodienst Kosten voormalig personeel Regulier uitzendwerk Kosten directievoering Kosten vrijwilligers Advieskosten derden Overige personeelskosten Kantinekosten Ondernemingsraad
6.365.332 -5.729 7.875 75.274 1.509 4.128 0 137.931 0 173.407 147.498 91 494 328.330 30.123 25.061 495 7.291.819
Begroting 2013 € 6.193.448 0 26.500 36.432 10.000 0 3.500 214.700 3.500 279.300 196.532 5.000 5.000 51.252 68.700 25.000 3.500 7.122.364
De salarissen van personeel in vaste dienst is hoger dan begroot, doordat de uitvoering van het sociaal plan hogere kosten met zich mee heeft gebracht dan verwacht. Met name de kosten voor de toeslag onregelmatige dienst. Deze overschrijdingen hebben geleid tot hogere sociale lasten. Dit in combinatie met een hoger pensioenpremiepercentage dan begroot heeft geleid tot een overschrijding van de post Salarissen. De reiskosten woon-werkverkeer zijn hoger dan begroot door het overnemen van de afspraken die de Gemeente Utrecht al had gemaakt met de medewerkers van de bibliotheek. Dit is een eenmalige post van € 25.800. De kosten voormalig personeel zijn lager dan begroot. Dit komt doordat de meeste oud medewerkers ander werk hebben gevonden of geheel zijn uitgestroomd uit het arbeidsproces. Het opzetten van het “sterren-programma” voor de medewerkers van de Bibliotheek Utrecht in het kader van studie en deskundigheidsbevordering heeft meer tijd gevraagd dan bij het opstellen van het bedrijfsplan was ingeschat. Hierdoor is het beschikbare budget niet volledig besteed in 2013. Door gebruik te maken van een roostermodule heeft de Bibliotheek medewerkers efficiënter binnen inzetten voor de bemensing van de vestigingen. Hierdoor heeft de Bibliotheek minder gebruik hoeven te maken van reguliere inhuur. Onder de advieskosten derden zijn de kosten voor de voorbereiding Smakkelaarsveld (€ 178.970) en de frictiekosten verzelfstandiging (€ 99.500) verantwoord. De kosten voorbereiding Smakkelaarsveld zijn gecompenseerd door de Gemeente Utrecht.
Jaarrekening 2013
Pagina 46
Rekening 2013 € Administratie Kopieerapparaten Reproductie / drukwerk Kantoorbenodigdheden Porti- en vrachtkosten Telefoonkosten Bankkosten Financiële administratie Salarisadministratie Overige administratiekosten
51.416 8.790 9.742 13.987 46.774 12.227 128.040 146.208 18.502 435.685
Begroting 2013 € 58.000 20.000 15.000 30.042 52.240 13.000 324.000 0 1.000 513.282
Onder de administratiekosten zijn de kosten verantwoord voor de F- en P-functie die door de Bibliotheek Utrecht zijn uitbesteed. Onder de overige administratiekosten zijn de kosten voor de implementatie en jaarvergoeding voor het gebruik van het management-portaal van de F- en Pfunctie verantwoord. Rekening 2013 € Transport Brandstofkosten Onderhoud Verzekering Wegenbelasting Afschrijvingskosten vervoersmiddelen Transportkosten derden Overige transportkosten
5.185 7.290 3.830 2.602 8.835 5.376 1.167 34.284
Begroting 2013 € 6.000 7.500 2.345 3.000 8.835 5.000 6.500 39.180
Onder de Transport kosten zijn de kosten die gemaakt zijn voor het gebruik en onderhoud van het wagenpark van de Bibliotheek Utrecht. Dit is een 3-tal vrachtwagens/ busjes voor het distribueren van de collectie over de vestigingen. Rekening 2013 € Automatisering Afschrijving automatisering Onderhoud/reparatie automatiserings app. Licenties automatisering Leasekosten automatisering Onderhoud en reparatie automatische uitl.app. Licenties automatische uitleenapparatuur Communicatiekosten/ website Overige automatiseringskosten
Jaarrekening 2013
118.961 6.934 29.598 92.923 1.912 22.451 750 442.974 716.503
Begroting 2013 € 115.978 1.500 447.927 0 0 0 18.087 175.075 758.567
Pagina 47
De werkelijke kosten voor netwerk en automatisering zijn € 49.000 lager dan begroot. In 2013 is meer inzicht gekregen in de werkelijke kosten van deze posten. Rekening 2013 € Collectie en media Boeken, tijdschriften en avm Muziek Digitale bestanden ( bibliotheek.nl) Huur boeken Ibl/ ifl boeken en avm Leenrechtvergoedingen (incl Buma, STEMRA) Kosten ai boeken Bewerkingskosten media Uitbesteed werk Overige materialen Kosten provinciaal collectieteam
840.120 37.237 85.705 64 15.415 602.612 94.577 15.886 2.028 1.634 59.689 1.754.967
Begroting 2013 € 872.000 50.000 160.000 0 8.095 267.000 141.453 17.500 2.200 0 0 1.518.248
De collectie en media die per balansdatum in bestelling zijn, zijn niet onder de kosten verantwoord. Deze zijn als niet uit de balans blijkende verplichting verantwoord. De omslag per inwoner voor de inkoop van landelijke content voor de digitale bibliotheek en de kosten voor titelbeschrijvingen zijn lager dan begroot. De leenrechtvergoedingen zijn hoger dan begroot door een groter aantal uitleningen dan verwacht. Daarnaast zijn ook de leenrechtvergoedingen 2012 (€ 302.600) in 2013 verantwoord. Rekening 2013 € Specifieke kosten Kennis en informatie Ontwikkeling en educatie Kunst en cultuur Lezen en literatuur Ontmoeting en debat Materialen voor verkoop Overige specifieke kosten
681 62.122 1.372 50.100 12.570 2.128 1.979 130.952
Begroting 2013 € 2.500 70.930 0 12.000 10.000 5.000 0 100.430
Onder de post Lezen en literatuur zijn kosten verantwoord die gemaakt zijn voor activiteiten in het kader van de voorbereiding nieuwbouw Smakkelaarsveld (€ 33.600).
Jaarrekening 2013
Pagina 48
Rekening 2013 € Overige kosten Lease koffie automaat Overige kosten
0 902 902
Begroting 2013 € 5.745 23.630 29.375
De koffieautomaat is eigendom van de Bibliotheek Utrecht. Er is daarom geen lease-verplichting. Rekening 2013 € Financiële lasten Rente garantievermogen
106.346
Begroting 2013 € 103.451
De rentelasten hebben voor € 26.400 betrekking op de panden die de Bibliotheek Utrecht bij de verzelfstandiging in eigendom heeft gekregen. Voor € 89.950 hebben de rentelasten betrekking op de bij de verzelfstandiging overgenomen overige vaste activa. Baten en lasten verzelfstandiging Baten De baten verzelfstandiging bestaat uit de subsidiesuppletie van € 1.131.594 van de Gemeente Utrecht en € 45.200 heeft betrekking op de afboeking van de verplichting Vooruitontvangen contributies. Van de subsidiesuppletie is € 400.000 bestemd voor het weerstandvermogen van de Bibliotheek Utrecht. Via de resultaatsbestemming wordt dit bedrag toegevoegd aan het Eigen Vermogen. Dit betekent dat van de subsidiesuppletie van € 1.131.594 maar € 731.594 beschikbaar is om de lasten van de verzelfstandiging te dekken. De Bibliotheek Utrecht heeft € 145.390 uit eigen middelen moeten bijleggen voor het afronden van de verzelfstandiging. Lasten Rekening 2013 € Reservering vakantiegeld Reservering vakantiedagen Voorziening jubilea Voorziening sloopkosten Parkwijk Aanvulling negatief eigen vermogen Afwaardering collectie Afwaardering vorderingen tussenrekening BicatWise Afwikkeling ontvlechting Kunstuitleen Correctie beginstand deposito's leden Overige posten financiële afwikkeling
Jaarrekening 2013
193.168 203.439 120.000 15.000 47.707 34.991 48.468 51.000 10.192 153.019 876.984
Pagina 49
Vanuit de subsidiesuppletie heeft de Bibliotheek Utrecht de kosten voor vakantiegeld, vakantiedagen, jubilea en sloopkosten bekostigd. De overgenomen bibliotheek van de Gemeente kende een negatief eigen vermogen. Dit heeft de Bibliotheek Utrecht vanuit de subsidiesuppletie moeten aanzuiveren. Omdat er voor de collectie geen zekerheid is te verkrijgen over de waarde van de collectie in het economisch verkeer heeft de Bibliotheek Utrecht de overgenomen waarde van de collectie, zoals overigens gebruikelijk in de bibliotheeksector, moeten afwaarderen naar nihil. Over de juistheid van de vorderingen op de tussenrekening BicatWise is geen zekerheid te krijgen over de inbaarheid van de vorderingen. Hierdoor heeft de Bibliotheek Utrecht deze vorderingen afgewaardeerd naar nihil. Uit de opgave van de BiSC ultimo boekjaar over het verloop van de deposito’s van leden gedurende het boekjaar bleek dat de beginstand van de deposito’s van de leden onjuist was. De Bibliotheek Utrecht heeft dit verschil moeten aanvullen vanuit de subsidiesuppletie. Bij de administratieve ontvlechting van de Gemeente Bibliotheek en de Gemeentelijk Kunstuitleen is gebleken dat een bedrag van € 51.000 nog toekwam aan de Kunstuitleen. Op 29 november 2013 heeft de formele overdracht van de bibliotheek van de Gemeente Utrecht aan de Stichting Bibliotheek Utrecht plaatsgevonden. Hiertoe is door de Gemeente Utrecht een financiële afwikkelstaat opgesteld. In deze financiële afwikkelstaat zijn door de Gemeente Utrecht alle op de bibliotheek betrekking hebbende financiële posten tot en met 29 november 2013 opgenomen. Hierin is ook de betaling van de door de Bibliotheek Utrecht overgenomen panden opgenomen. Dit heeft er toe geleid dat de Bibliotheek Utrecht per saldo € 153.019 heeft betaald aan de Gemeente Utrecht.
Jaarrekening 2013
Pagina 50
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) De bezoldiging van de functionarissen die over 2013 in het kader van de WNT verantwoord worden, is als volgt:
Functionaris (naam) Functionaris (functienaam) Benoeming vanaf (datum) In dienst tot (datum) Deeltijdfactor (percentage) Bruto-inkomen Winstdelingen en bonusbetalingen Totaal beloning (6 en 7) Werkgeversbijdrage sociale lasten Bruto-onkostenvergoeding (vast en variabel) Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn Uitkeringen in verband met beëindiging van het dienstverband Totaal bezoldiging in kader van de WNT (8 t/m 12)
Jaarrekening 2013
A.J.G. van Vlimmeren Bestuurder/ Bestuurder 14-11-2012 onbepaalde tijd n.v.t. € 122.730 € € 122.730 € 10.732 € € € € 133.462
L.M.A.W. van den Nouwland M. van Ditmarsch J. Kaldewaij
Mw. J.M.C. Krol B. Vermaak
F. Verleg
Voorzitter RvT 14-11-2012 n.v.t. n.v.t. € 1.500 € € 1.500 € € € € € 1.500
Lid RvT 14-11-2012 n.v.t. n.v.t. € 1.000 € € 1.000 € € € € € 1.000
Lid RvT 14-10-2013 n.v.t. n.v.t. € 250 € € 250 € € € € € 250
Lid RvT 14-11-2012 n.v.t. n.v.t. € 1.000 € € 1.000 € € € € € 1.000
Lid RvT 12-04-2013 n.v.t. n.v.t. € 1.000 € € 1.000 € € € € € 1.000
Lid RvT 15-04-2013 n.v.t. n.v.t. € 708 € € 708 € € € € € 708
Pagina 51
Jaarrekening 2013
Pagina 52
Jaarrekening 2013
Pagina 53
Verslag van de Raad van Toezicht 2013 De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van de directie en op de algemene gang van zaken in de stichting. De Raad van Toezicht staat de directie met advies terzijde en kan indien nodig ingrijpen. De Raad van Toezicht richt zich bij de vervulling van zijn taak op het belang van de stichting en weegt daarbij de belangen af van de bij de stichting betrokkenen. De Raad van Toezicht heeft ter ondersteuning van zijn eigen functioneren een remuneratiecommissie en een auditcommissie in het leven geroepen. De Raad van Toezicht is in 2013 vier keer bij elkaar geweest. Van elke vergadering is een verslag gemaakt. De belangrijkste onderwerpen die zijn besproken zijn: De verzelfstandiging van de bibliotheek (overdracht); De stand van zaken met betrekking tot de Kunstuitleen; De reglementen voor directie en voor de raad van toezicht (vastgesteld 15 april 2013); Instelling en bemensing van de commissies (vastgesteld 24 juni 2013); De Begroting 2013 (formeel vastgesteld 24 juni 2013); Tussentijdse resultaten; De opzet van het risicobeheer; Het jaarplan 2014 (vastgesteld in schriftelijke ronde augustus); Bibliotheek++ (goedgekeurd 14 oktober 2014). De Stichting Bibliotheek Utrecht heeft in 2013 haar maatschappelijke functie goed uitgeoefend. In maart 2014 heeft een eigen evaluatie van het functioneren van de Raad van Toezicht plaatsgevonden. Dit heeft geresulteerd in een lijst met zes genomen besluiten die bijdragen aan het goed functioneren van de raad van toezicht. Tevens is vastgesteld dat de Raad van Toezicht voldoet aan de in het Bedrijfsplan Stichting de Bibliotheek Utrecht opgenomen profielschets. In het profiel ontbreken op dit moment echter wel twee aspecten: inhoudelijke deskundigheid (over het bibliotheekwezen) en creatief ondernemerschap. Vastgesteld wordt, dat dit thans niet als een probleem wordt gezien; desgewenst kan dergelijke expertise op ad hoc basis worden ingehuurd, indien noodzakelijk. Ook wordt vastgesteld, dat de huidige bezetting van de raad van toezicht met 6 leden al aan de ruime kant is voor deze organisatie: een zevende lid zou teveel worden. Bij vacatures wordt opnieuw gekeken naar de dan noodzakelijk aanvulling op het profiel. Gang van zaken in 2013 Nu het eerste jaar van verzelfstandiging van de Bibliotheek Utrecht achter ons ligt, de meeste zaken zijn afgerond en de besluitvorming over Bibliotheek++ heeft plaatsgevonden, heeft de Raad van Toezicht de balans op gemaakt. In de afgelopen periode zijn er door ons en met onze instemming een groot aantal beslissingen genomen, waarvoor wij de verantwoordelijkheid dragen en voelen. Allereerst constateren we dat de Bibliotheek Utrecht als stichting naadloos de dienstverlening van de Bibliotheek heeft opgepakt. In Utrecht is vooraf aan de verzelfstandiging veel in kaart gebracht en geregeld, wat een compliment aan Bibliotheek en gemeentelijke organisatie waard is. Wij zijn trots op wat de Bibliotheek Utrecht in korte tijd laat zien. Ze is bijvoorbeeld een vaste waarde geworden op de Culturele Zondagen, biedt cursussen “Werken met de digitale overheid”, lezingen over de ontwikkelingen in de zorg, heeft de prijs van de stad voor laaggeletterdheid gewonnen en is partner van steeds meer instellingen. 54
Ook het traject om te komen tot nieuwe samenwerkingsverhoudingen met de gemeente en de ontwikkeling van een afgestemd meerjarenbeleid, ervaren wij als positief. Zolang we met elkaar voor ogen houden dat Gemeente en Bibliotheek partners zijn, waarbij de Bibliotheek als private organisatie mee helpt gemeentelijke doelen met betrekking tot de samenleving in de stad te realiseren, hebben we er vertrouwen in dat de bibliotheek die maatschappelijke bijdrage ook daadwerkelijk zal kunnen leveren. Het uitgangspunt bij de verzelfstandiging van de Bibliotheek was het neerzetten van een gezonde en robuuste Bibliotheek, die in staat zou zijn zelfstandig die maatschappelijke rol te spelen. Een Bibliotheek die op eigen benen staat. We constateren echter dat de Bibliotheek maar over weinig financiële ruimte en slagkracht beschikt. Dit levert een verhoogd risicoprofiel op en beperkingen in mogelijkheden die haaks staan op de hoge verwachtingen in de Gemeenteraad ten aanzien van de verzelfstandigde Bibliotheek. Dit leidt tevens tot minder mogelijkheden om eventuele toekomstige bezuinigingen op te vangen zonder ingrijpende maatregelen. Door de eerdere afwijzing van Bibliotheek++ door de gemeenteraad en de onlangs door het nieuwe college aangekondigde verlaging van de budgetten voor nieuwe huisvesting van de Centrale Bibliotheek, is er een onduidelijke situatie ontstaan met veel open einden en vraagtekens. Of en hoe de Bibliotheek in staat gesteld wordt de dienstverlening verder te ontwikkelen, op weg naar een innovatieve Bibliotheek met een dekkend netwerk van sterke wijkvestigingen en als kloppend hart en motor een nieuwe Centrale Bibliotheek, is daarmee weer een open vraag geworden.
Rooster van Aftreden 1e periode Naam
Intrede
Einde 1e periode
Laurent van den Nouwland
14 november 2012
14 november 2016
Miek Krol
14 november 2012
14 november 2016
Maarten van Ditmarsch
14 november 2012
14 november 2016
Jelle Kaldewaij
14 november 2012
14 november 2016
Bob Vermaak
15 april 2013
15 april 2017
Frank Verleg
14 oktober 2013
14 oktober 2017
Naam
Intrede
Einde 2e periode
Laurent van den Nouwland
14 november 2012
14 november 2020
Miek Krol
14 november 2012
1 januari 2019
Maarten van Ditmarsch
14 november 2012
1 januari 2018
Jelle Kaldewaij
14 november 2012
1 januari 2020
Bob Vermaak
15 april 2013
15 april 2021
Frank Verleg
14 oktober 2013
14 oktober 2021
Op voordracht van: Tevens lid RvT Kunstuitleen
Ondernemingsraad
2e periode
55
Op voordracht van: Tevens lid RvT Kunstuitleen
Ondernemingsraad
Functies en nevenfuncties Onderstaand treft u een overzicht aan van de functies en nevenfuncties aan van de leden van de raad van toezicht. Naam
Functie
Nevenfuncties
Laurent van den Hoofd Audit Rabobank Groep Nouwland Aangesloten banken
Lid Bestuur Stichting Cultuurpromotie Utrecht Lid Raad van Toezicht Stichting Liniebreed Ondernemen Lid Raad van Advies Soon
Miek Krol
Hoofd Juridische Zaken Universiteit van Amsterdam
Voorzitter beroepscommissie registraties NIP (psychologenregister) Voorzitter beroepscommissie accreditaties NIPkinder- en jeugdpsycholoog en NVOorthopedagoog-generalist Raad van Toezicht Kunstuitleen Utrecht
Maarten van Ditmarsch
Gepensioneerd, was manager bij de landelijke koepel van chronisch zieken-en gehandicaptenorganisaties
Voorzitter St. Orgelcomité Utrecht Penningmeester St. Joods Monument Utrecht Lid Ledenraad Rabobank Utrecht Voorzitter Wijkraad van Kerkrentmeesters PGUOost Lid College van Kerkrentmeesters Protestantse Gemeente Utrecht Secretaris St. De Driewerf (samenwerkende drie Utrechtse roeiverenigingen) Lid RvT Begraafplaats Oud-Zuilen Voorzitter St. Maartensberaad Utrecht
Jelle Kaldewaij
Directeur Nationaal Regieorgaan Onderwijsonderzoek
geen
Bob Vermaak
Commercieel directeur / consultant at Wiekiesjij Ondernemingsraden
geen
Frank Verleg
Partner Blömer accountants en adviseurs
Lid bestuur van de Algemene Hulpdienst Nieuwegein Voorzitter commissie verbonden aan het bestuur van bedrijvensociëteit de Nieuwe
Vergoeding van de leden van de Raad van Toezicht Leden van de Raad van Toezicht ontvingen op jaarbasis € 1000. De voorzitter ontving over 2013 een vergoeding van € 1.500. Jaarlijks wordt de vergoeding geïndexeerd. Naam
Periode
Bezoldiging
Laurent van den Nouwland
2013
€ 1.500
Miek Krol
2013
€ 1.000
Maarten van Ditmarsch
2013
€ 1.000
Jelle Kaldewaij
2013
€ 1.000
Bob Vermaak
Vanaf 15 april 2013
€ 708,33
Frank Verleg
Vanaf 14 oktober 2013
€ 250,00
56
