Jaarverslag 2013
Inleiding In 2013 kon Cliëntenraad van Bureau Jeugdzorg Groningen uitbouwen wat in het jaar daarvoor was gestart. De raad groeide van vijf naar acht leden. Met een scholingsdag werd een goede basis gelegd voor de taakopvatting van de raad en voor de taakverdeling binnen het team. Het functioneren van de Cliëntenraad werd hiermee verbeterd en daardoor werd ook vaker een beroep gedaan op de raad. Door presentaties, het meelopen in de organisatie en door publicaties in de interne nieuwsbrief werd de bekendheid van de raad vergroot. In dit jaarverslag over 2013 blikt de raad terug op wat is ondernomen en welke resultaten zijn behaald daarmee. Tevens wordt in dit verslag vooruit gekeken naar 2014, omdat in het afgelopen jaar de transitie van de Jeugdzorg in gang is gezet. Dit veranderingsproces heeft de agenda van de raad in de tweede helft van 2013 gedomineerd en zal dat de komende periode blijven doen. Bezetting van de Cliëntenraad De Cliëntenraad van Bureau Jeugdzorg streeft naar een bezetting van negen leden en heeft als minimum vijf leden gesteld. Van die leden zou ten minste de helft een directe band met Bureau Jeugdzorg Groningen moeten hebben, dat wil zeggen cliënt of ouder of verzorger van een cliënt van BJZ Groningen moeten zijn. Begin 2013 telde de raad vijf leden, waarvan slechts twee een directe band met Bureau Jeugdzorg hadden of gehad hadden. Gelukkig werden in de eerste helft van het jaar drie nieuwe leden gevonden. Daarvan hadden twee de positie van cliënt – in het heden of verleden – waardoor het totaal aantal leden op acht kwam en de helft van de raadsleden zelf ervaring had als cliënt. Met de aangevulde raad is op 1 maart een hele dag training gevolgd om te komen tot een gezamenlijke taakopvatting en tot een onderlinge taakverdeling. Deze training heeft veel duidelijkheid gegeven, heeft de leden van de raad sterk gemotiveerd en heeft de samenwerking vooruit geholpen. In september is een training van een dagdeel georganiseerd met dezelfde trainer om nieuwe doelen te stellen en een concreet uitvoeringsplan te krijgen. Ook die training heeft bijgedragen aan het vergroten van de doelmatigheid van de raad. De acht leden van de raad zijn zeer divers, hebben verschillende achtergronden en expertises. Van die verscheidenheid wordt gebruik gemaakt in de taakverdeling. Tegelijk is het van groot belang dat de focus en de taakopvatting bij de leden zoveel mogelijk overeen komen. Het beter functioneren van de Cliëntenraad heeft duidelijk een bindend effect op haar leden; er is meer continuïteit in de bezetting. Contact met de bestuurder Tussen directeur Martin Sitalsing en de Cliëntenraad is volgens een vaste structuur zes maal per jaar contact. Ieder kwartaal is er een overleg tussen de voorzitter en de directeur en daarnaast heeft de voltallige raad twee maal per jaar een gesprek met de directeur. De contactpersoon voor de Cliëntenraad is ook bij al deze besprekingen
Cliëntenraad BJZ Groningen
1
Jaarverslag 2013 aanwezig en hij maakt een verslag van de gesprekken. Deze frequentie van gesprekken wordt door zowel de bestuurder als de raad als zinvol en prettig ervaren. Het lukt op deze wijze goed om elkaar te informeren over wat er gaande is binnen Bureau Jeugdzorg Groningen of binnen de context van de organisatie. In 2013 ging de transitie van de Jeugdzorg een steeds belangrijker thema worden binnen de gesprekken. Voor de raad was het van belang om vroeg geïnformeerd te worden en om betrokken te blijven bij beleidsveranderingen. De adviesrol van de raad kon in 2013 uitgebouwd worden. Werd de raad in het begin van 2013 nog vaak achteraf geïnformeerd en naar haar mening gevraagd in beleidsontwikkelingen, lopende het jaar kwam daar verandering in op verzoek van de raad zelf. In drie zaken werd de raad gevraagd mee te denken in de ontwerpfase. De eerste zaak waarin inspraak werd verleend aan de raad betrof de nota onkostenvergoeding voor de Cliëntenraad zelf. Er waren in voorgaande jaren vragen geweest over de onkostenregeling en daarom was er behoefte aan een herziening van de afspraken. De afspraken moesten duidelijk op papier komen, maar daarvoor is eerst door de bestuurder gecontroleerd of de leden van de Cliëntenraad zich konden vinden in de regeling. Op een aantal punten kon door de leden van de raad een keuze gemaakt worden en daar is ook gebruik van gemaakt. De onkostenregeling is naar tevredenheid van de Cliëntenraad en de bestuurder door de contactpersoon van de Cliëntenraad opgesteld en ligt nu vast. De gewenste duidelijkheid is daarmee verkregen. Naast een gedragscode voor de medewerkers zou Bureau Jeugdzorg Groningen moeten beschikken over een gedragscode voor cliënten en bezoekers. De directeur begreep dat het nodig was dat cliënten en bezoekers aangesproken kunnen worden op hun gedrag op basis van helder gestelde verwachtingen of huisregels, maar vond in een zoektocht naar voorbeelden enkel opsommingen van verboden en geboden. De Cliëntenraad is om een advies gevraagd en heeft daarop voorgesteld om in positieve bewoordingen te beschrijven wat de medewerkers van Bureau Jeugdzorg beogen te bieden en wat cliënten en bezoekers van de medewerkers mogen verwachten. Dat de medewerkers van de cliënten en bezoekers eveneens respect en passende omgangsvormen verwachten zou als tweede punt in de gedragscode opgenomen kunnen worden, aldus het advies van de raad. Het schriftelijk advies van de Cliëntenraad inzake de gedragscode voor cliënten is met instemming ontvangen door het bestuur van Bureau Jeugdzorg Groningen. Het derde advies dat werd gevraagd en gegeven betrof de Cliëntentevredenheidstoets of C-toets. De raad kreeg de opzet van de toets toegestuurd met de vraag of in de aanpak of in de inhoud nog iets verbeterd of aangevuld zou kunnen worden. De opzet van de toets is door de leden van de raad grondig bekeken en beoordeeld waardoor er een aantal suggesties gedaan konden worden. Op dit advies is schriftelijk gereageerd door het bestuur. In de brief stond welke suggesties zijn overgenomen en welke niet. Bij de adviezen die niet zijn overgenomen stond toegelicht waarom besloten was die aanbeveling niet over te nemen. Met deze reactie heeft de raad ervaren dat haar advies serieus is genomen en dat het meedenken tot verbetering van de toets heeft geleid. Daarnaast heeft de Cliëntenraad het verzoek gekregen om de Incidentenrapportage over 2012 en het Klachtenjaarverslag over 2012 te lezen en te beoordelen. De Cliëntenraad is op beide verzoeken ingegaan en heeft een schriftelijke reactie gegeven op de
Cliëntenraad BJZ Groningen
2
Jaarverslag 2013 Incidentenrapportage. De schriftelijke reactie op het Klachtenrapport kon pas onlangs worden afgerond en is begin 2014 ingediend. Met het lezen en bespreken van deze rapporten krijgt de Cliëntenraad meer inzicht in wat cliënten en medewerkers van Bureau Jeugdzorg meemaken en hoe zij oordelen over de geboden hulp en begeleiding. De Cliëntenraad kan zodoende ook meedenken over de vragen die er liggen en verbetersuggesties geven. Contact met de Raad van Toezicht Ook met de Raad van Toezicht is het contact onderhouden. De afgevaardigde van de Raad van Toezicht die de cliëntenraad in haar portefeuille heeft sprak met de voltallige cliëntenraad en zal dat met een frequentie van twee keer per jaar blijven doen. Daarnaast had zij met de voorzitter van de raad een afspraak om elkaar te informeren. Contact met de cliënten In 2013 is – net als in de voorgaande jaren – nauwelijks gebeld of gemaild naar de Cliëntenraad door cliënten van Bureau Jeugdzorg Groningen. Een enkele cliënt heeft een mail gestuurd met een vraag of met een noodkreet. Het betrof meestal persoonlijke ervaringen in de dienstverlening. Er is aan deze cliënten uitleg gegeven over de functie van de Cliëntenraad en over de mogelijkheden om een gesprek aan te vragen of een klacht in te dienen. De Cliëntenraad heeft in deze individuele gevallen geprobeerd aanwijzingen te vinden voor een algemeen of in elk geval breder gevoeld knelpunt om daar vervolgens aandacht voor te vragen bij betrokkenen. De raad heeft het initiatief niet alleen bij de cliënten gelaten, maar is ook zelf contact gaan leggen. Door het meelopen van Cliëntenraadsleden met een medewerker kwamen zij bij cliënten thuis en konden zij een indruk krijgen van het werk van Bureau Jeugdzorg Groningen. Ook het oordeel van de cliënten over de hulp kwam in deze stages ter sprake. De raad heeft in 2013 drie keer een tweetal stage kunnen laten lopen en wil dat graag in 2014 voortzetten. De stages geven veel informatie, vergroten de kennis van de leden van de raad en zorgen ook voor een grotere bekendheid van de Cliëntenraad. Contact met de Ondernemingsraad Met de Ondernemingsraad van Bureau Jeugdzorg is in 2013 een paar keer gesproken door de raad. Deze contacten hadden als doel om elkaar te informeren en te ondersteunen in het uitvoeren van de vertegenwoordigende taak tijdens de transitie van de Jeugdzorg. Met alle veranderingen die aangekondigd zijn in het kader van die transitie werden de overeenkomsten tussen de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad groter. Zowel voor medewerkers als voor cliënten werd het van groot belang om te weten wat er zou veranderen en wanneer en hoe dat zou gaan gebeuren. Naast de verschillende belangen en opdrachten zagen de raden hun gezamenlijke verantwoordelijkheid om te pleiten voor zoveel mogelijk informatie en voor een zorgvuldige aanpak in het veranderingsproces.
Cliëntenraad BJZ Groningen
3
Jaarverslag 2013 Bekendheid van de Cliëntenraad Omdat de raad erg weinig wordt benaderd door cliënten van Bureau Jeugdzorg Groningen en de raad het contact met de achterban wel als een belangrijke functie en informatiebron beschouwt, is in 2013 getracht om de bekendheid van de Cliëntenraad te vergroten. In personeelsbijeenkomsten heeft de raad zich gepresenteerd, in de interne nieuwsbrief heeft de raad meermalen een kort artikel laten opnemen en bij de eindejaar bijeenkomst heeft de raad alle aanwezige medewerkers een kaartje meegegeven. Door bij het personeel de Cliëntenraad onder de aandacht te brengen heeft de raad de verwachting dat ook onder cliënten de raad beter bekend zal worden. In zijn voorlichting heeft de raad ook aan het personeel gevraagd om de Cliëntenraad te noemen in de gesprekken met de cliënten. Externe contacten In 2013 is het contact met Zorgbelang Groningen, een brede belangenbehartiger van zorgvragers in de provincie Groningen, aangehaald. Cliënten van Bureau Jeugdzorg kunnen zich laten informeren en laten bijstaan door Zorgbelang Groningen als zij zich niet goed geholpen voelen. De raad heeft informatie ingewonnen over de rol van Zorgbelang Groningen voor jeugdzorg cliënten en heeft ook kennis genomen van de ontwikkelingen in cliënten vertegenwoordiging waar Zorgbelang Groningen door haar maatschappelijke positie en door landelijke contacten meer zicht op heeft. In november heeft de voorzitter van de cliëntenraad van Wilster samen met Zorgbelang Groningen het initiatief genomen om een platform op te richten voor cliënten vertegenwoordigers van jeugdinstellingen in de provincie Groningen. Het doel van dit Platform Jeugdzorg is de cliënten een stem te geven in de transitie van de Jeugdzorg. De Cliëntenraad van Bureau Jeugdzorg heeft zich aangesloten bij het Platform Jeugdzorg en heeft ook een aandeel in de voorbereidingen van de bijeenkomsten van dit samenwerkingsverband. Resultaten 2013 De slagvaardigheid van de raad is verbeterd. De raad is door de gevolgde trainingen en door de interne stages zich meer bewust van zijn opdracht en meer bekend met zijn mogelijkheden. De raad is gegroeid in het aantal leden en heeft een duidelijke taakverdeling binnen deze groep. De kwaliteit van de adviezen is hierdoor toegenomen. De relatie met de directie is verder verstevigd en de raad wordt in een vroeger stadium geïnformeerd of gevraagd naar zijn advies. Leden van de Cliëntenraad zijn uitgenodigd voor bijeenkomsten waarin het personeel werd geïnspireerd voor nieuwe werkwijzen en de raad was ook bij al deze bijeenkomsten vertegenwoordigd. De bekendheid van de raad is toegenomen onder de medewerkers van Bureau Jeugdzorg Groningen. De Cliëntenraad wordt daardoor vaker en vroeger betrokken bij thema’s of bij veranderingen die de cliëntenbelangen betreffen.
Cliëntenraad BJZ Groningen
4
Jaarverslag 2013 Doelen voor 2014 Er zijn stappen gezet door de raad om meer contact met de cliënten van Bureau Jeugdzorg te hebben en om meer te horen wat er leeft onder hen. In 2014 wil de Cliëntenraad in samenwerking met het bestuur van Bureau Jeugdzorg Groningen een avond organiseren waarvoor cliënten worden uitgenodigd om hun ervaringen met de hulpverlening te delen. Deze bijeenkomst zal ook benut worden om cliënten mee te laten denken over verbetermogelijkheden. De transitie zal in 2014 zorgen voor grote veranderingen. De raad wil zo vroeg en zo veel mogelijk het cliëntenperspectief bij de planvorming inbrengen. De raad doet dat door intern overleg te voeren en door aan te bieden om de ervaringen en de wensen van cliënten te inventariseren. In samenwerking met andere cliëntenvertegenwoordigers worden de provinciale overleggen bezocht. Met het – in dit verslag genoemde – Platform Jeugdzorg wordt getracht om de inbreng van cliënten in het veranderingsproces te vergroten. Omdat de transitie gericht is op het vergroten van de participatie van de cliënten is het naar de mening van de raad van groot belang dat in het proces naar die gewenste uitkomst al hard aan het vergroten van die eigen regie en invloed wordt gewerkt. Samen met de cliëntenraad van Het Kopland en de Gemeente Groningen wil de raad een expertmeeting van cliënten organiseren om input te genereren voor de ontwikkeling van de regiovisie op huiselijk geweld en kindermishandeling in de provincie Groningen. Groningen, februari 2014
Cliëntenraad BJZ Groningen
5
