2013
jaarverslag 2013
Jaarverslag Wereldwinkel Dronten
0
Inhoud
Inleiding ........................................................................ 2 Activiteitenplan 2014 ................................................... 3 Evaluatie werkervaringsgesprekken 2013 ................... 5 Aanpassing huurbedrag 2014/2015 ............................. 5 Voorraadbeheer ........................................................... 5 Aansluiting LVWW ........................................................ 5 Verslagen taakgroepen ................................................ 6
Jaarverslag 2013
Financieel jaarverslag 2013 .......................................... 10
1
Jaarverslag Wereldwinkel Dronten 2013.
Inleiding. Dit jaarverslag over 2013 is samengesteld door een vrijwel nieuw bestuur. Was het bestuur in 2013 niet geheel voltallig, eind december kon de voormalig voorzitter bekend maken dat met ingang van 2014 er een compleet bestuur is met op één na nieuwe leden. Als nieuw bestuur willen wij het oude bestuur bedanken voor hun inzet in de afgelopen jaren. Ook in 2013 hebben zie formeel gezien de Wereldwinkel Dronten door een moeilijk jaar heen geholpen. Maar niet alleen het bestuur. Het is dankzij alle vrijwilligers dat we kunnen blijven bestaan. Jullie inzet, gedrevenheid, passie maakt dat de wereldwinkel er nog is. Veel lege uurtjes in de winkel staan en dalende omzet lijken niet zo motiverend, maar toch wordt de inspiratie vanuit “binnen” gehaald. De doelstelling van een wereldwinkel lijkt in ons hart gesloten. Vanuit die motivatie is het nieuwe bestuur ook van start gegaan. Dit verslag is redelijk beperkt wat inhoud betreft. Het geeft een weerslag van een aantal zaken waarmee het bestuur zich heeft bezig gehouden. Daarnaast hebben de taakgroepen waar de vereniging op drijft hun jaarverslagen aangeleverd. En uiteraard mag de financiële verantwoording niet ontbreken. Tevens zijn er een aantal bijlagen toegevoegd die het lezen waard zijn.
Jaarverslag 2013
Het bestuur ziet dit verslag als een goed uitgangspunt voor bespreking en verantwoording van “het doen en laten” van onze vereniging.
2
ACTIVITEITEN PLAN 2014 Wereldwinkel DRONTEN Inleiding Minder armoede, door meer eerlijke handel. Dat is onze missie! Korter kunnen we het niet schrijven. De internationale gemeenschap heeft zich voorgenomen om de armoede terug te dringen. Daarvoor heeft ze millenniumdoelen benoemd en één van die doelstellingen omvat méér eerlijke handel. Wereldwijd werken ontelbare organisaties, overheden en bedrijven aan het wegwerken van armoede. De Wereldwinkels in Nederland is één van die organisaties die dat met eerlijke handel wil bereiken. De Wereldwinkel in Dronten levert daar in de plaatselijke gemeenschap haar bijdrage aan. Eerlijke handel, of zoals het in de hele wereld steeds meer is gaan heten ‘fairtrade’, is een effectieve vorm van ontwikkelingssamenwerking. Met eerlijke handel wordt enerzijds eerlijke wereldhandel bedoeld. Anderzijds is het een concrete handelsketen die werkt als een ontwikkelingsmodel voor producenten. Fairtrade geeft handelingsperspectief aan consumenten en organisaties en is betekenisvol voor iedereen die zich ervoor inzet.
De Wereldwinkel Dronten begint aan het 43e jaar van haar activiteiten in de gemeente Dronten. De Wereldwinkel heeft daarmee bewezen een vaste waarde te zijn in de Drontense samenleving. Wereldwinkel Dronten een professionele winkel en een onderdeel van een landelijk netwerk van meer bijna 300 Wereldwinkels waar ruim 10.000 vrijwilligers werkzaam zijn. Wereldwinkel Dronten is aangesloten bij de Landelijke Vereniging van Wereldwinkels. De kernactiviteit van de Wereldwinkel richt zich op het bevorderen van de eerlijke handel en er zijn twee kernactiviteiten : 1. – de verkoop van producten uit landen met een beperkte toegang tot de internationale handelsmarkt waardoor handelsbelemmeringen verminderd en de markttoegang vergroot voor met name de kleinere producenten, gewaarborgd door een internationaal certificatie systeem; 2.– het verzorgen van publieksgerichte activiteiten die de eerlijke handel bevorderen in Dronten. Doelstelling Het doel van de Winkel Dronten is vastgelegd in de statuten van de vereniging : - het bevorderen van en het bijdragen aan de ontwikkeling van een rechtvaardige
Jaarverslag 2013
wereldsamenleving -
3
De activiteiten van de Wereldwinkel Dronten in 2014 zijn :
Winkel in stand houden Het in stand houden van een winkel voor de verkoop van producten uit de eerlijke handel. De 45 vrijwilligers zorgen ervoor dat een winkel met een professionele en aantrekkelijke uitstraling 46 uur per week geopend is. In een krimpende markt met een teruglopende omzet de winkel in stand houden dat is de opdracht, dat betekent ook voortdurende aandacht voor de kosten en kostenbeheersing. Klanten blijven aantrekken Maandelijks komen gemiddeld 800 betalende klanten in de winkel, het aantal is in 2013 teruggelopen. Het doel voor 2014 is de bestaande klanten te behouden en nieuwe klanten aan te trekken. De Wereldwinkel richt zich op een zo breed mogelijke klantengroep en wil vooral ook meer jongeren naar de Wereldwinkel trekken. Informatie over eerlijke handel verstrekken Tenminste 2 maal per jaar zal de Wereldwinkel een activiteit organiseren om de Drontense samenleving, het publiek van de Wereldwinkel, te informeren over de eerlijke handel en de mogelijkheden om een duurzame ontwikkeling in de wereldhandel te bevorderen. De landelijke Wereldwinkeldag (World Fair Trade Day) in mei zal zeker met activiteiten de aandacht krijgen in Dronten. Vrijwilligers van de Wereldwinkel nemen ook deel aan activiteiten in het Winkelcentrum en De Meerpaal ( o.a. Nieuwkomersmarkt). De Wereldwinkel Dronten zal ook een actieve rol hebben in het behoud van het certificaat FAIRTRADE GEMEENTE voor de gemeente Dronten. Omzet behoud realiseren In 2014 streeft de Wereldwinkel naar een omzet te realiseren van € 81.000 (excl. BTW). In de krimpende retailmarkt is dit een uitdaging.
Jaarverslag 2013
Dronten, december 2013
4
Evaluatie Werkervaringgesprekken 2013. Er is in 2013 een Rapport Jaarwerkervaringsgesprekken 2013 door het bestuur vastgesteld. De aandachts-en verbeterpunten zijn terug te vinden in hoofdstuk 1.8. Een viertal gebieden verdient hierbij speciale aandacht. Ten eerste productkennis verhogen en beschikbaar stellen. Ten tweede de communicatie tussen de taakgroepen verbeteren. Ten derde verbeteren van planning activiteiten en communicatie (waaronder P.R.), teneinde meer klantengroepen te bereiken. Als laatste is en blijft belangrijk de onderlinge communicatie te behouden en daar waar nodig te verbeteren.
Aanpassing huurbedrag 2014/2015. In verband met de dalende omzet, stijgende kosten en de verwachte huurverhoging heeft het bestuur onderhandeld over de huurprijs van de winkelruimte. De gesprekken met Meerpaal Beheer B.V. zijn goed verlopen. De nieuwe huurovereenkomst loopt vanaf 1 januari 2014 tot en met 31 december 2013. Eén deel is een vast huurbedrag en een ander deel is afhankelijk van de jaaromzet (exclusief BTW). Het peiljaar voor het omzetbedrag is 2013. Vooralsnog verleent de gemeente een substantieel bedrag aan subsidie, waardoor de huur acceptabel blijft. Voorraadbeheer. Het bestuur heeft zich voorgenomen om de voorraad in het magazijn beduidend te verminderen. Aan het eind van het jaar 2013 kan gesteld worden dat dat zij daar in is geslaagd. Het magazijn heeft weer voldoende ruimte. Het blijft een zoeken naar hoeveel er in voorraad gehouden kan worden. zodat goedlopende producten altijd aanwezig zijn. Met de inkoopgroep en de winkelcoordinator een continue punt van aandacht.
Aansluiting LVWW.
Jaarverslag 2013
In 2013 is uitvoerig stilgetaan om al dan niet aangesloten te blijven bij de LVWW. Er is een voor-en nadeel analyse gemaakt. Uiteindelijk is er besloten vooralsnog lid te blijven van deze vereniging in 2014. Een langer lidmaatschap zal afhangen van de ontwikkelingen binnen deze vereniging zelf. Ad Withaar begeleidt het proces binnen deze vereniging. Op onze jaarvergadering zal Ad ons verder informeren over het verloop van dit proces.
5
Verslagen Taakgroepen.
Taakgroep administratie. Dit jaar hebben we 6x vergaderd en bestaat onze groep uit Sytze (voorzitter), Cora (prijsgroep), Ingrid (boekhouder en aan het einde van het jaar ook penningmeester), Lize (afgevaardigde van het bestuur), Angela (notulist) en Marianne (winkelcoordinator). Naast de gebruikelijke onderwerpen waar de administratiegroep zich mee bezig houdt zoals kassa-instructie en de inventarisatie aan het eind van het jaar, hebben we dit jaar de bankkosten onder de loep genomen. Door op een andere manier te storten hebben we de kosten omlaag kunnen brengen. Op verzoek van de leden van de wereldwinkel is gekeken of we ons spaargeld bij de ASN of Triodos bank kunnen onderbrengen. Uit ideëel standpunt heeft dit de voorkeur en verder was er geen bezwaar dus dit zal gebeuren. Ook heeft er overleg plaatsgevonden met de inkoopgroep. We wilden onderzoeken wat we voor de inkoopgroep zouden kunnen betekenen. Het blijkt dat ze wel wat hebben aan de omzetcijfers. We geven die zoveel mogelijk aan ze. Dit jaar zijn we begonnen om de opruimingsartikelen te registreren. Na de uitverkoop konden we nu ook zien hoeveel er verkocht was. Als laatste hebben de kasverschillen onze aandacht. Die lopen soms erg op. Door er meer op te letten hopen we het onder controle te krijgen. Taakgroep Personeel en Organisatie. De taakgroep richt zich op de instroom, doorstroom en uitstroom van de vrijwilligers van de Wereldwinkel. De doorstroom richt zich met name op de scholing en deskundigheid bevordering en de bezetting van de taakgroepen. In 2013 is het gelukt de positie van de winkelcoördinator weer te bezetten. Eind 2013 is er een vacature in het bestuur ontstaan en door het reguliere vertrek van 2 bestuursleden zijn er 3 vacatures. Het lijkt te lukken om deze bestuursvacatures begin 2014 weer vervuld te hebben.
In de taakgroep worden de plannen voor scholing ontwikkeld. Scholing is belangrijk niet alleen om de deskundigheid te ontwikkelen maar het is ook een goede gelegenheid om met elkaar van gedachten te wisselen. In september is er een bijeenkomst geweest om met elkaar de ontwikkeling in de eigen winkel en de landelijke ontwikkeling te bespreken, er is altijd veel informatie om te bespreken.
Jaarverslag 2013
De overige nieuwe vrijwilligers, 3 nieuwe vrijwilligers in 2013, meldden zich spontaan. De aanmelding voor winkelmedewerkers verloopt nog steeds goed, er is voldoende belangstelling. De uitstroom kan zonder probleem worden opgevangen. Punt van zorg blijft de bemensing van extra taken en bij activiteiten, dit gaat niet gemakkelijk.
6
In augustus is de vragenlijst werkervaring weer verspreid en ingevuld. De uitgebreide rapportage is besproken in een thema bijeenkomst en ligt ter inzage. De ervaringen van de vrijwilligers blijven positief en de genoemde knelpunten hebben de aandacht gekregen. Naast deze vragenlijst is er ook met elke vrijwilliger een gesprek gevoerd over de persoonlijke ervaring en ontwikkeling. De coordinator personeel en organisatie voert deze gesprekken. Lief en leed onder de Wereldwinkeliers is altijd een onderwerp van overleg in de taakgroep, een kaartje, een bloemetje of een bezoek volgt dan altijd. Alle vrijwilligers hebben de aangepaste vrijwilligersovereenkomst getekend.
Taakgroep vaste inkopers.
Jaarverslag 2013
In 2013 zijn als vaste inkopers, Gré Westra, Tjerkje Dijkstra, Erna Michielsen, Betty Oosterveld en als aspirant inkoper Maartje de Jongste. Tjerkje is al een aantal jaren het aanspreekpunt van de groep en sinds november is het stokje overgedragen aan Erna. Bestellingen tussendoor worden meestal door hun gedaan. Betty en Gré doen de Floriskaarten. De Novib kalenders organiseert Hennie v.d. Brink. In 2013 zijn we in februari, april, mei, augustus, november en december naar Culemborg geweest om in te kopen. Dat gebeurt met 2 vaste inkopers en 2 andere collega 's, of alleenmet 2 vaste inkopers. Er zijn in Culemborg 19 importeurs op verschillende locaties aanwezig. Via Internet wordt er bij Sawa Hasa (Tilburg), het Voorraadhuis ( Den Helder) en nu ook vaker per internet in Culemborg ingekocht. Dit mede vanwege de kostenbesparing die dit met zich meebrengt. De wierook en geurbranders e.d. worden bij Mira, Almere ingekocht. De vertegenwoordigster komt op afroep van Gré en Tjerkje in de winkel of er wordt per mail besteld. We proberen zo gevarieerd en prijstechnisch goed in te kopen en zo mogelijk vooral 'nieuwe' artikelen. Al blijven meerdere artikelen altijd in het assortiment aanwezig omdat er een constante vraag naar is. Dat noemen we het kernassortiment. Een succesnummer van het afgelopen jaar zijn de 'doppers '. We hebben er al heel veel verkocht en er is nog steeds veel vraag naar. De food producten worden door de food inkopers , Lize Besseling en Marleen Zeelenberg per internet ingekocht.
7
Taakgroep beprijzen. In 2013 bestaat de prijsgroep uit drie personen: Angela, Bert en Cora. Deze groep heeft het volgende gedaan: *regelmatig nieuw ingekochte of bestelde artikelen gecontroleerd en geprijsd. *nieuwe non-food artikelen ingevoerd. *nog meer er op toegezien dat op de barcodesticker ook het landencode wordt vermeld. *op verzoek van de etaleer-inrichtingsgroep de verkoopprijzen zoveel mogelijk op 25, 50, 75 en 90 eurocent laten eindigen. *een nieuwe rose map gemaakt voor de A codes. *het karton met kleine artikelen, waar geen barcodesticker op kan, vervangen door een plastic doos met vakjes waar deze artikelen in kunnen. *met de inkoopgroep en etaleer-inrichtingsgroep opruimingspullen uitgezocht. *1 keer vergaderd en verder overlegd via de mail.
Taakgroep Pr/activiteiten Dit jaar hebben we 5 keer vergaderd waarvan de laatste 2 keer samen met Ad van het bestuur om te kijken hoe we verder gaan als groep. Aan het einde van het jaar bestaat de groep uit nog maar 3 personen, te weten: Lucy, Esther en Angela. We beginnen het jaar enthousiast met de voorbereiding van de Wereldwinkeldag op 11 mei. We organiseren naar aanleiding van het succes van de tasjeswedstrijd, een wedstrijd sieraden maken. Wie maakt het mooiste/leukste/origineelste sieraad van gerecycled materiaal. We maken daarvoor flyers die we zoveel mogelijk verspreiden, bijvoorbeeld door alle basisscholen van Dronten, Swifterbant en Biddinghuizen een brief te sturen met een stapeltje flyers. Ondertussen hebben Soraya en Johan ons verlaten en is Carlien erbij gekomen. Carlien kan de werkzaamheden aan de website overnemen van Soraya en Johan. Ad maakt haar daarbij wegwijs. De afsluiting van het seizoen wordt dit jaar een start van het seizoen na de zomervakantie. Deze vindt plaats bij Esther. Dat was de bedoeling althans. Gezellig bij het kampvuur met lekkere hapjes. Carlien had een mooie uitnodiging gemaakt maar door drukte konden we niet tot een datum komen en is van uitstel afstel gekomen.
-
De Wereldwinkeldag De afsluiting of start van het seizoen De meerpaaldagen De Fair Trade week Persberichten door het jaar heen
Jaarverslag 2013
Helaas verlaat Carlien ons al weer snel en moeten we besluiten wat we nog kunnen doen als PR/activiteiten groep. Onze groep bestaat nu nog uit 3 personen en we besluiten dat we alleen nog de volgende activiteiten kunnen en zullen organiseren:
8
Taakgroep etaleer en inrichting. De etaleer-inrichting groep bestond in 2013 grotendeels uit 7 personen. Er is afscheid genomen van Elske Zoer en van Wilma Groot die enige jaren bij de groep betrokken is geweest. Er zijn ook twee nieuwe leden die zich aanmelden voor de groep, Annelies Mossel een oude bekende Janneke van Wieren .
Deze groep is verantwoordelijk voor het etaleren en presenteren van producten in de winkel. Aan de hand van een schema zijn de etalage, midden tafels, thematafels, bovenste plank van de schappen veranderd. Regelmatig wordt er een kistje geëtaleerd bij restaurant “Moelies”. Er zijn nieuwe prijsblokjes voor de etalages gekomen.
Naar aanleiding van de jaarplanning zijn o.a. de volgende thema’s aan de orde geweest : tassen/sjaals, boeddha’s/klankschalen, Valentijn, blauwe schalen uit Tunesië, olifanten, giraffe, grote groene vazen, bruine vazen, Pasen, poezen, vogels, kop en schotels handgemaakt “Togo Kossi Vidja” project, schriftjes, pennen, spaarpotten, tajine, tapasschalen, kaarsen, 30 april oranje Kroningsdag, middentafel met “Sari” artikelen, fietstassen, meester/juf cadeautjes, thema buitenleven met hangmaten, herfst met vogels, sinterklaas en Kerst, opruiming art. Er zijn regelmatig foodpakketten aanbiedingen geweest op de foodtafel
Verder heeft deze groep in mei een kraam ingericht voor de Wereld Winkeldag. In augustus een kraam voor de meerpaaldagen.
Jaarverslag 2013
Er is regelmatig vergaderd door de taakgroep.
9
Financieel jaarverslag 2013. (Toelichting door Ingrid van Bijsteren)
Balans 2013 Wereld Winkel Dronten
TOTAAL ACTIVA
560 560 530 530 750 1.000 23.717 3.645 29.112 2.457 419 1.528 226 570 5.199 378 10.273 17.671 5.036
323 323 530 530 1.225 425 15.502 4.817 21.969 2.577 3.278 585 255 6.695 380 9.041 20.897 5.146
33.359
-15 845 -61 36.232
68.760
65.749
237 237 -475 575 8.215 -1.172 7.143 -121 -2.860 1.528 -585 -29 570 -1.496 -2 1.233 -3.226 -110 15 -845 61 -2.874 3.010
1-1-2013 PASSIVA Eigen vermogen Reserve winkelformule Resultaat lopend boekjaar Mutaties voorgaande jaren Totaal eigen vermogen
46.868 2.250
31-12-2013 Mutatie
49.118
46.868 2.250 127 1.528 50.773
-127 -1.528 -1.655
Crediteuren Nog te betalen bedragen - 4e kwartaal huur BTW huur 4e kwartaal Nog te betalen bedragen - 4e kwartaal bankkosten Totaal schulden en overlopende passiva
10.524 7.280 1.528 310 19.642
14.812 165 14.977
-4.288 7.280 1.528 145 4.665
TOTAAL PASSIVA
68.760
65.749
3.011
Jaarverslag 2013
1-1-2013 31-12-2013 Mutatie ACTIVA Inventaris Software Totaal materiele vaste activa Leningen Totaal leningen uitgegeven Voorraad cadeau bonnen Voorraad cadeau bonnen gemeente Vooraad producten 21% Voorraad producten 6% Totaal voorraad Debiteuren BTW afdracht BTW huur 4e kwartaal Vooruitbetaald verzekering Te ontvangen bedragen - rente Rabobank Nog te factureren omzet kerstmarkt Totaal vorderingen Kas Rabobank Rabobank internet sparen Triodos bank Kruisposten stortingen Kruisposten pin Kruisposten cadeau bonnen Kruisposten algemeen Totaal liquide middelen
1 0
Exploitatie rekening 2013 Wereld winkel Dronten 2012 Verschil %
2.509 29.107 48.445 80.060
5.983 30.926 50.885 87.794
-3.474 -1.819 -2.440 -7.734
-58% -6% -5%
KOSTPRIJS VAN DE OMZET Inkopen nul Inkopen laag Inkopen hoog Mutatie voorraad
-92 23.650 22.559 9.512
5.051 24.470 32.537
-102% -3% -31%
TOTALE KOSTPRIJS VAN DE OMZET
55.629
62.059
-5.143 -820 -9.978 9.512 -6.430
BRUTOMARGE
24.431
25.735
-1.304
-5%
Brutomarge %
31%
29%
24.304 127
32.881 -7.146
-8.576 7.272
-26% -102%
TOTALE EXPLOITATIELASTEN RESULTAAT
-9%
-10%
jaarverslag 2013
2013 OPBRENGSTEN Verkopen nul Verkopen laag Verkopen hoog Verkopen overig TOTALE OPBRENGSTEN
1 1
Vrijwilligersvergoeding Bestuursvergoeding Overige vergoedingen Wervingskosten Cursussen opleidingen Huurkosten pand Huursubsidie pand Vaste lasten pand Onderhoudskosten pand Huur vergader ruimtes Winkel inrichting algemeen Etaleerkosten Kantoorbenodigdheden Eigen Verbruik Porto- verzendkosten Telefoon, fax en internet Kopieer en drukwerkosten Abonnement contributies Verzekering Onderhoud computer kassa Kilometervergoeding Inkoopkosten algemeen Betalingsverschillen Reclame/ folders e.d. Verkoopkosten algemeen Verpakkingsmateriaal Overige kosten Ondersteuning Fair Support Nagekomen kosten Rente baten en lasten Bankkosten Afschrijvingskosten Kortingen betaling/ inkoop Diverse verschillen Bijzondere baten en lasten
2013 1.325 295 29.118 -15.591 472 371 3 102 300 866 51 509 969 405 48 678 97 -468 44 182 388 3.087 377 -364 872 237 -70 24.304
2012 Verschil % 1.355 250 411 210 29.955 14.091447 547 80 505 46 300 1.155 61 504 5 2.132 337 852 1.163 41 260966 183 303 1.723 2.147 2261.498 237 1056 32.881
3025041185 8361.50025 1767750556 0 289105 51.16368 80448556 2089221831211.335940 377 13862560568.576-
-2% -100% -100% 40% -3% 11% 6% -32% -96% -100% 123% 0% -25% -17% 1% -100% -55% 20% -94% -42% 139% 80% -95% -100% -40% -77% 44% 61% -42% 0% 621% -100% -26% Jaarverslag 2013
CONCEPT EXPLOITATIELASTEN WERELD WINKEL DRONTEN
1 2
