Wereldwinkel Bergen op Zoom
Jaarverslag 2013 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Vrijwilligers 3. Inkoop 4. Presentatie 5. Public relations 6. Kerstpakketten 7. De winkel 8. Bestuur 9. Landelijk 10. Financieel 2013
1. Inleiding 2013 was vooral een feestelijk jaar, het 35-jarig jubileumfeest was groots. Knap dat we al zo lang bestaan. Maar 2013 was ook weer een jaar met een belangrijke omzetdaling (12%). De economische crisis is nog niet voorbij; veel sectoren lijden eronder. De detailhandel heeft het extra zwaar te verduren door de onstuimige groei van verkopen via internet. Winkelstraten blijven daardoor leeg en winkelbezoeken dalen. Bedroeg de omzet in 2011 nog €101.850, in 2013 is deze gezakt tot €80.225; een daling van 22% in twee jaar. Door verbetering van de marge van 32 naar 38% en erg zuinig te zijn kon het verlies worden beperkt tot €9.366 (2012: €10.404), aanzienlijk beter dan begroot. Belangrijke oorzaken voor de margeverbetering (6%) was het verkleinen van de voorraadverschillen (1.5%). Het is bewonderenswaardig dat de motivatie van de vrijwilligers onveranderd goed blijft. De winkel is altijd in orde, er worden veel acties ondernomen en het enthousiasme is groot. Natuurlijk is het jammer dat door de lagere omzet minder mensen in de derde wereld een beter bestaan kunnen krijgen, maar aan de vrijwilligers ligt het niet, hun inzet is onveranderd hoog. 2014 wordt zeker geen gemakkelijk jaar, we verwachten dat de omzet op het niveau van 2013 blijft. Als we er dan in slagen het percentage marge gelijk te houden zal het verlies worden beperkt tot €3.400 en de liquide middelen slechtsweinig verminderen. Het bestuur bedankt alle vrijwilligers voor de inzet in 2013 en rekent ook in 2014 weer op hen. Het bestuur 8 maart 2014
2. Vrijwilligers Aan het einde van het jaar telden we 38 vrijwilligers, zeven minder dan een jaar geleden. Dit aantal ligt net iets lager dan we zouden willen en de commissie vrijwilligersbeleid heeft dan ook juist aan het einde van het jaar een aantal potentiële vrijwilligers die op de wachtlijst stonden benaderd om lid te worden. Het aantal vrijwilligers moet ook weer niet te groot worden, men zou niet voldoende winkeldiensten kunnen draaien om de routine te onderhouden. Tot op heden heeft het niet veel moeite gekost om vrijwilligers te werven. De roosters hebben ook in 2013 nauwelijks problemen gegeven. Naast twee Algemene Ledenvergaderingen heeft er twee maal winkeloverleg plaats gevonden. De structuur van het overleg is onveranderd een mix van voorlichting, ook over de gang van zaken, en een vorm van scholing of training. Tijdens het winkeloverleg in juni heeft het overgrote deel van de aanwezige leden te kennen gegeven dat de leden die winkeldienst draaien moeten worden verplicht een vorm van training te volgen. Hoewel er wel een eerste aanzet is geweest zijn we er onvoldoende in geslaagd om dit een structurele vorm te geven. In 2014 zal dit onderwerp meer aandacht moeten krijgen. Regelmatig lopen leerlingen van middelbare scholen hun maatschappelijke stage in onze wereldwinkel. Er wordt voor een goede begeleiding gezorgd. Formele evaluaties en beoordelingen zijn standaard procedures. We hebben stellig de indruk dat de meesten een aangename en leerzame tijd bij ons hebben. Naast dat wij profiteren van de extra handen vinden we het ook leuk en belangrijk dat wij bijdragen aan de ontwikkeling van de leerlingen. We nemen op de koop toe dat we soms een iets minder gemotiveerde stagiaire hebben. De Tam-tam groep heeft weer de traditionele barbecue georganiseerd. Een behoorlijke groep vrijwilligers bezoekt de Tam-tam evenementen. Enkele vrijwilligers hebben in 2013 gezondheidsproblemen gehad, gelukkig zijn de meesten weer redelijk hersteld. Ondanks de inspanning van het bestuur om tevreden medewerkers te hebben en te houden, is dat in een enkel geval niet gelukt. Jammer. Onveranderd zorgt de “Lief en leed groep” voor contact met leden die tijdelijk niet hun steentje kunnen bijdragen. In 2013 is het vrijwilligersbeleid opnieuw met de commissie vrijwilligersbeleid besproken. Hun relevante opmerkingen zijn verwerkt. Binnenkort zal de definitieve versie worden besproken en vastgelegd. Naast de gebruikelijk formele punten wordt aandacht gegeven aan de (verplichte) training en het formaliseren van taken en voortgangsgesprekken. Daarnaast probeert het bestuur aandacht te geven aan de meer subjectievere aspecten zoals een goede communicatie, saamhorigheid (“iedere vrijwilliger hoort erbij”) en competenties die nodig zijn voor bepaalde functies. Het aanpassen van de “Reilen en zeilen” is een omvangrijke klus gebleken; het bestuur heeft besloten die vooralsnog niet aan te passen. Belangrijke overweging daarbij was dat de processen goed verlopen.
3. Inkoop De inkoop wordt geregeld door de inkoopgroep. De groep bestaat uit 8 personen. De inkoopgroep is 4 keer bij elkaar geweest voor een overleg. Op dit overleg komen allerlei zaken aan de orde die te maken hebben met in - en verkoop, zoals de commerciële kalender, de maandaanbiedingen, wat ging goed, wat kan beter enzovoort. Ook worden de verkoopcijfers van de afgelopen periodes dan besproken. Bestellen van food gaat via de webshop van Fair Trade Original. Omdat het bedrag voor een gratis levering is verlaagd wordt er vaker besteld. Met betrekking tot de importeurs zijn er landelijk grote veranderingen gaande. In Centrum Mondiaal zijn nog 4 importeurs aanwezig. Maar er komt een geheel nieuw centrum op de plek van Fair Trade Original: Fair Plaza. Hierin komen uiteindelijk ± 15 importeurs. Deze nieuwe Fair Plaza zal geopend worden ± juli 2014. Er wordt regelmatig bij de importeurs via de webshop besteld, dit is heel handig. Maar het is ook goed om regelmatig naar de importeurs toe te gaan om nieuwe producten in het echt te zien. Er wordt zo veel mogelijk bij het voorraadhuis besteld, dit is zeer aantrekkelijk vanwege de inkoopkorting die we krijgen als Partner. Omdat we in 2013 een lager servicepakket hebben afgesproken met RSU is er vier maal overleg geweest. Onveranderd een inspirerend overleg. We toetsen ons zelf aan het landelijke beeld. Onderstaand een overzicht van Bergen op Zoom: 15% minder transacties, bedrag per transactie 2% hoger resulterend in een 12% lager omzet. Opvallend is dat de food slechts met 5% is terug gelopen. De landelijke trend is vergelijkbaar, zij het wel minder diep: omzetdaling totaal 7% en food 2%.
Door een computerstoring bij de LVWW / RSU zijn er geen cijfers over november en december beschikbaar. Daarom zijn de getallen tm oktober opgenomen.
4. Presentatie De presentatiegroep is elke drie weken met veel plezier in de weer geweest om de etalages en de winkel er zo aantrekkelijk mogelijk uit te laten zien. Als we klaar zijn verlaten we altijd zeer tevreden het pand!
We volgen zoveel mogelijk de thema’s die landelijk worden aangereikt via de Commerciële Kalender. 5. Public-relations Zoals in het voorwoord geschreven was de omzet een belangrijk aandachtspunt. De acties ontwikkelt door de Pr-groep zijn daarin belangrijk. Een overzicht:
Maart: paasthema in de winkel met een kleurwedstrijd
Maart: kraam Borghoek
Mei: Fair trade dag: creëer je eigen FT moment met fotowedstrijd, hapjes en muziek
Juli: Krabbenfoor met raden van aantal koffiebonen
September: Braderie Halsteren
Oktober: feest 35 – jarig bestaan
Oktober: vitrines met spullen in de bibliotheek
Oktober: kraam vrederust
November: voorlichting op Montesorischool
December: handtekeningenactie door Amnesty in de winkel
December: kraam kerstmarkt Halsteren
Gehele jaar: kassabonnenactie C1000, woensdag = kortings-dag en deelname aan alle koopzondagen en –avonden
Medio juni zijn er stempelkaarten ingevoerd. Bij besteding van €5 wordt een stempel gegeven, bij 20 stempels €5 korting op aankopen in de winkel. Het resultaat is moeilijk te meten, maar de algemene indruk is positief. In 2013 is de nieuwe website live gegaan. We sluiten daarmee aan op de landelijke website met de mogelijkheid om lokale nieuwtjes en acties te vermelden. Een webwinkel maakt onderdeel uit van de website. In het afgelopen jaar is nauwelijks iets online verkocht. We zullen, om er een succes van te maken, er meer aandacht aan moeten geven. In 2013 is diverse malen de nieuwsbrief gepubliceerd. De nieuwsbrief is een handige, moderne, manier om klanten en geïnteresseerden op de hoogte te houden van aanbiedingen en het wel en wee van onze winkel. Om het effect nog groter te laten worden is het belangrijk dat we zo veel mogelijk e-mailadressen verzamelen.
Speciaal aandacht moeten we hier geven aan het 35 – jarig jubileum. Veel activiteiten hadden tot gevolg dat er veel mensen in de winkel kwamen en dat we een mooie omzet draaiden. Wethouder Linssen sneed de taart aan, dansschool BoogyDown, band Slan, koor Windkracht 4 en muziekstudio Maarten Stalpers verzorgden optredens. Nagenoeg alle vrijwilligers hebben die dagen hun steentje bijgedragen.
In 2014 zullen er weel veel activiteiten worden ontplooid. Veel1 zullen in het teken (moeten) staan van een mogelijke verhuizing. Website en nieuwsbrief zullen onveranderd veel aandacht krijgen. 6. Kerstpakketten Onveranderd heeft de verkoop van kerstpakketten weer hoog op de agenda gestaan. Helaas viel het resultaat tegen. Er is een omzet behaald van ongeveer €7.500 tegenover ruim €11.000 in 2012. De concurrentie is hevig en opvallend veel vroegere klanten gaven te kennen dat ze tevreden waren maar ook wel eens iets anders wilden, een soort roulatie. Een aanmoediging om er in 2014 weer vol tegen aan te gaan. De klanten waren weer heel erg tevreden. Een compliment voor alle vrijwilligers die mee hebben gewerkt; verkopers, inpakkers, inkopers, bezorgers en alle anderen. 7. Huisvesting De winkel ziet er nog steeds prima uit. Er hebben zich geen vervelende zaken voorgedaan. Wel was er af en toe sprake van lekkages, deze hebben nauwelijks schade aangebracht. Door de teruglopende omzet wordt het steeds moeilijker de huidige huur te kunnen betalen en is formeel de huur per 30 juni 2014 opgezegd. In november en december is meerdere malen met de verhuurder over een voortzetting van een aangepaste huur gesproken. Begin 2014 heeft de Algemene Ledenvergadering besloten om te gaan verhuizen. Mede door deze perikelen is de buitenzijde in 2014 nog niet geverfd.
In september is een werkgroep opgericht die een verhuizing moest gaan voorbereiden. 8. Bestuur In 2013 hebben twee bestuursleden hun functie neergelegd. een nieuw bestuurslid heeft het onderwerp vrijwilligersbeleid op zich genomen. Het bestuur heeft in 2013 tien maal vergaderd. Naast vrijwilligersbeleid kwamen huisvesting en acties om de omzet te vergroten het meest aan bod. In het winkeloverleg van februari werden 5 prioriteiten voor omzetverhoging afgesproken. Sommige onderwerpen waren heel weerbarstig zodat oplossingen en verbeteringen soms niet snel te realiseren waren. De 5 onderwerpen waren: 1. Buitenreclame weer gebruiken. Ondanks meerdere verzoeken werd geen toestemming van de gemeente ontvangen. Eind 2013 deelde de gemeente mee dat er gedoogd zou worden en zijn de borden weer buiten gezet 2. Meer acties. Zie hoofdstuk Public relations 3. Aandacht in de pers. Een lastig onderwerp, redacties willen dit graag gekoppeld zien aan een advertentie. Er zijn twee persberichtjes ook daadwerkelijk gepubliceerd. 4. Bedrijven interesseren. Dit heeft, met uitzondering van de acties rond de kerstpakketten, weinig aandacht gekregen. 5. Invoeren van een stempelkaart. Zie elders in dit verslag. Het bestuur legt tijdens het winkeloverleg en Algemene Ledenvergaderingen verantwoording af over het beleid en de gang van zaken. Zij probeert dat geheel transparant te doen. Regelmatig zijn bestuursvergaderingen bijgewoond door leden. Sinds enige tijd worden de notulen gepubliceerd op intranet. Er is in 2013 deelgenomen aan workshops: “Sturen op cijfers” en “Verhoging omzet in moeilijke tijden”. 9. Landelijk Ondanks dat er in 2012 op landelijk niveau een toekomstvisie was overeengekomen bleef het onrustig. Steeds meer leden haakten af. Het wantrouwen tussen bestuur van de LVWW (landelijke vereniging) en de verenigingsraad werd zo groot dat aan het einde van het jaar het bestuur uiteen viel. Een interim bestuur heeft tijdelijk de taken overgenomen. Een belangrijke oorzaak van de meningsverschillen ligt in het verleden, maar ook het feit dat omzetten terug lopen en er dus binnen de LVWW moet worden bespaard zorgt voor spanning. Wij hebben ons afzijdig gehouden en het bestuur gesteund wanneer er om werd gevraagd. Wij vinden dat de verzelfstandiging van een aantal taken (2012) en worden uitgevoerd door RSU zijn vruchten afwerpt. Vooral het aanhouden van voorraden door het voorraadhuis, de mogelijkheid om spullen terug te sturen en de centrale inkoop voor een deel van het assortiment zijn positief.
10. Financieel 2013 Financieel is 2013 een slecht jaar geweest. Zie het financieel verslag voor details. 11. Plannen en begroting 2014 In 2014 zullen belangrijke beslissingen moeten worden genomen. Zoals al hiervoor beschreven is besloten om te gaan verhuizen. Voor de financiële verwachtingen wordt verwezen naar het jaarplan en begroting 2014.
Het bestuur, Maart 2014.
