Jaarrekening en jaarverslag 2014
Inhoudsopgave 1.
Voorwoord ...........................................................................................................................................3
2.
Resultaat 2014 ....................................................................................................................................5
3.
Programmaverantwoording .................................................................................................................7 3.1 Programma gezondheid ..............................................................................................................7 3.2 Programma Veiligheid ...............................................................................................................14 3.3 Programma Brandweer .............................................................................................................17
4.
Paragrafen .........................................................................................................................................21 4.1 4.2 4.3 4.4
5.
Financiering ...............................................................................................................................21 Weerstandsvermogen ...............................................................................................................22 Onderhoud kapitaalgoederen ....................................................................................................24 Bedrijfsvoering ...........................................................................................................................24
Jaarrekening ......................................................................................................................................28 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
Balans per 31 december 2014 ..................................................................................................29 Programmarekening 2014 .........................................................................................................30 Waarderings- en resultaatbepalingsgrondslagen ......................................................................31 Toelichting op de balans ...........................................................................................................32 Toelichting op de programmarekening ......................................................................................38 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5
6.
Analyse van de afwijkingen per programma ....................................................................38 Algemene dekkingsmiddelen en financiering ...................................................................42 Benutting van de post onvoorzien ....................................................................................42 Incidentele baten en lasten ..............................................................................................42 WNT-verantwoording........................................................................................................43
Overige gegevens ..............................................................................................................................45 6.1 Controleverklaring .....................................................................................................................45 6.2 Voorgestelde resultaatbestemming ...........................................................................................47 6.3 Vaststelling door het dagelijks bestuur ......................................................................................47
2
1. Voorwoord Hierbij bieden wij u de jaarstukken 2014 van Veiligheidsregio Fryslân ter vaststelling aan. De jaarstukken zijn het sluitstuk van de planning & controlcyclus over het jaar 2014 en daarmee een belangrijk instrument waarmee het Algemeen Bestuur haar kader stellende, maar vooral controlerende rol kan uitoefenen. Afgelopen jaar hebben we u regelmatig geïnformeerd over de voortgang en uitvoering van de in de programmabegroting overeengekomen beleidsvoornemens middels de bestuursrapportages. In deze jaarrekening sluiten wij daarop aan en informeren wij u op hoofdlijnen over de behaalde resultaten in 2014, zowel inhoudelijk als financieel. Het jaar 2014 stond met name in het teken van de integratie van Brandweer Fryslân in de veiligheidsregio. In totaal 65 kazernes en bijbehorende materieel met een balanswaarde van ruim € 40 miljoen, alsmede 180 beroepscollega’s en ca. 1.200 vrijwilligers zijn overgedragen aan, respectievelijk in dienst getreden bij de Veiligheidsregio Fryslân. De begrotingsomzet is gestegen van € 38 miljoen naar € 65 miljoen. Ook zijn wij erin geslaagd om de door het Algemeen Bestuur opgelegde taakstelling van € 1.036.000 structureel op te lossen en daarmee de efficiency van de regionalisering inhoud te geven. Gedurende het verslagjaar 2014 hebben zich naast de implementatie van de regionalisering van de brandweerzorg meerdere belangrijke ontwikkelingen voorgedaan. Veel aandacht ging vorig jaar uit naar de voorbereidingen van de decentralisaties binnen het sociaal domein. Nadat de gemeenten eind 2013 hebben besloten de Jeugdgezondheidszorg in het kader van de stelselherziening Jeugd onderdeel te laten blijven van de Veiligheidsregio Fryslân, heeft de GGD de nodige stappen gezet om de gemeenten en gebiedsteams goed te kunnen ondersteunen. Het jaar 2014 was ook het jaar van “Meiinoar Sun en Feilich”, de geformuleerde ambitie voor de Veiligheidsregio Fryslân. Wij hebben ondersteuning verleend bij een aantal grote evenementen, zoals het Oerol-festival Terschelling en de Visserijdagen Harlingen. Op het gebied van gezondheid stonden met name de problematiek met betrekking tot dioxinegehalten in eieren en de dreiging van Ebolabesmetting centraal. Helaas hebben wij in 2014 ook te maken gehad met een aantal calamiteiten. Het instorten van een dug-out tijdens een schoolkorfbaltoernooi in Twijzel met een dodelijke slachtoffer en een aantal forse branden staan ons nog vers in het geheugen. Dit is zomaar een greep uit de vele onderwerpen die onze aandacht heeft gevraagd in het afgelopen jaar. Meer vindt u terug in het jaarverslag. De jaarrekening 2014 sluit met een positief resultaat van € 3,2 miljoen. Voorgesteld wordt dit bedrag terug te betalen aan de deelnemende gemeenten. Leeswijzer De jaarstukken 2014 bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag bestaat uit de programmaverantwoording en de paragrafen. De programmaverantwoording vormt het hart van de jaarstukken waarin verantwoording afgelegd wordt over het gevoerde beleid. Conform de opzet van de begroting 2014 worden de programma’s gepresenteerd aan de hand van de navolgende vragen: • Wat hebben we gedaan? • Wat heeft het gekost? De paragrafen geven een dwarsdoorsnede van de financiële aspecten van de jaarstukken, bezien vanuit een bepaald perspectief. Risicobeheersing en resultaatafspraken zijn hierbij belangrijke uitgangspunten.
3
Een apart onderdeel is de jaarrekening. In dit onderdeel bevinden zich de balans, inclusief toelichting, de toelichting op de programmarekening, de voorgestelde resultaatbestemming, de controleverklaring van de accountant en ten slotte de bijlage met verantwoordingsinformatie over de specifieke uitkeringen (SISA). Met vriendelijke groet,
W.K. Kleinhuis, algemeen directeur en secretaris Veiligheidsregio Fryslân
4
2. Resultaat 2014 Opbouw resultaat Veiligheidsregio Fryslân heeft in het eerste jaar van de nieuwe organisatie een positief resultaat behaald van € 3,2 miljoen. Dit resultaat is per programma als volgt (x €1.000): Gezondheid Veiligheid Brandweer Totaal
€ 33 € 486 € 2.773 € 3.226
In de voorgestelde resultaatbestemming wordt het saldo terugbetaald aan de deelnemende gemeenten, volgens de per programma voor 2014 geldende verdeelsleutel: voor de programma’s gezondheid en veiligheid is dit het inwonertal, voor het programma brandweer de OOV-sleutel in het gemeentefonds (inclusief correctie als gevolg van het ‘groeimodel’). Deze verdeling is gelijk aan de verdeling die is gehanteerd bij het in rekening brengen van de bevoorschotting. Afwijkingen naar oorzaak De afwijking ten opzichte van de begroting is in hoofdlijnen als volgt weer te geven (x €1.000): Onderuitputting van kapitaallasten Hogere inkomsten Diverse personele kosten Verzekeringen Opleidingen en keuringen Diverse materiële kosten Rente geldleningen Onvoorzien en dekkingsmiddelen Totaal
€ 1.060 € 290 € 300 € 200 € 560 € 150 € 345 € 321 € 3.226
Met uitzondering van de rente op geldleningen hebben de posten een incidenteel karakter en zijn ze te wijten aan de opstartfase van de nieuwe organisatie en het uitstellen van investeringen in kapitaalgoederen (met name brandweermaterieel), een post die bij vervanging van het huidige materieel en vastgoed binnen enkele jaren overslaat naar een tekort van uiteindelijk € 1,3 miljoen. Het structurele overschot op rente bedraagt € 280.000. In de begroting is in eerste instantie een rekenrente gehanteerd van 3,5%. Door het per begin 2014 meerjarig vastleggen van de geldleningen tegen de huidige lage marktrente, kan structureel worden gerekend met een gemiddelde rente van 3%. In de kaderbrief 2016 is voorgesteld deze structurele ruimte in te zetten voor dekking van de opgelegde (structurele) taakstelling. Begroting 2014 voor en na regionalisering De begroting 2014 is tot stand gekomen door de financiële kaders van Samen Naar 1 Brandweer (SN1B) toe te voegen aan de bestaande begroting 2014 van de Veiligheidsregio. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een integrale begroting 2014 die in juni 2014 is vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Deze nieuwe begroting 2014 heeft als startpunt gediend voor de nieuwe VRF organisatie met ingang van 1 januari 2014. Voor de oorspronkelijke organisatie was het financieel kader een begrotingstotaal van € 38,6 miljoen en een bijdrage in het nadelig saldo van € 24,3 miljoen door de deelnemende gemeenten. De regionalisering van de brandweer heeft geleid tot een uitzetting van de begroting naar € 64,7 miljoen. met een gemeentelijke bijdrage van € 50,3 miljoen.
5
Bij de vaststelling van de nieuwe begroting 2014 is de brandweer een efficiencytaakstelling opgelegd van € 1.036.000. Deze taakstelling is in 2014 (structureel) ingevuld. Aansluiting met achtmaands berap 2014 In vergadering van 27 november 2014 heeft het Algemeen Bestuur de achtmaands rapportage 2014 vastgesteld. Uit de prognose na acht maanden werd een voordelig resultaat verwacht van € 3,8 miljoen. De belangrijkste oorzaken voor het verwachte voordelige saldo waren in de achtmaands rapportage 2014 aangegeven: onderuitputting kapitaallasten (€ 1 miljoen.), BTW-effect (€ 0,5 miljoen.), vacatures nog niet invullen (€ 0,6 miljoen.), lagere onderhoudskosten huisvesting (€ 0,4 miljoen.), PPMO beleid in 2014, uitvoering in 2015 (€ 0,2 miljoen.). Het uiteindelijke resultaat 2014 komt uit op een voordelig saldo van € 3,2 miljoen. Het verschil ten opzichte van de prognose van het resultaat na acht maanden ad € 3,8 miljoen. wordt veroorzaakt door: • afbouwvergoeding vrijwilligers € 172.000 (in het vierde kwartaal 2014 is de afbouwvergoeding aan vrijwilligers uitbetaald) • lasten materiaalbeheer, niet in begroting voorzien € 163.000 (inhaalslag vervanging kleding, revisie hoogwerkers) • Aanvullende projectmatige inhuur personeel € 200.000 • Overige mee- en tegenvallers € 60.000
6
3. Programmaverantwoording 3.1 Programma gezondheid Algemeen GGD In 2014 is door de gemeenten hard gewerkt om zich voor te bereiden op de veranderingen in het sociaal domein. Wij, als uw GGD, hebben stappen gezet om ons zodanig in te richten dat wij ons dichterbij de gemeenten kunnen organiseren. Dit om de gemeenten en gebiedsteams te kunnen ondersteunen vanuit zowel pro-actie als vanuit reactie, vanuit onze eigen kracht, vanuit verbinding, vanuit uw behoeften en vragen om op deze wijze onze bijdrage te leveren aan uw uitdaging om de participatie van uw burgers in het sociaal domein te versterken.
Wat hebben we gedaan? Zorg en Advies De afdeling Z&A sluit af met een negatief saldo van € 286.000. Deze overschrijding is voornamelijk toe te schrijven aan drie oorzaken: bovenformativiteit, extra specialistische inhuur en niet behaalde bezuinigingstaakstellingen. De bovenformativiteit is ontstaan door eerdere aanpassingen binnen de afdeling en zal in 2015 door natuurlijk verloop opgelost worden. Vanwege onderzoeken binnen medische milieukunde, bijvoorbeeld dioxine en luchtkwaliteit, was voor specialistische kennis extra inhuur nodig. De afdeling Zorg & Advies had voor 2014 twee taakstellingen die opgelegd waren vanuit Skerp. De taakstelling op beleidsadvisering is niet gehaald maar via natuurlijk verloop zal deze grotendeels in 2015 zijn gerealiseerd. De taakstelling ten aanzien van de Noord Nederlandse samenwerking (2013 € 25.000 oplopend naar € 50.000 in 2014) was niet mogelijk. In 2013 is besloten om deze taakstelling te koppelen aan de Medische milieukunde. In 2014 is gebleken dat dit niet te realiseren valt omdat op bepaalde dossiers ondersteuning vanuit het Noord Nederlands samenwerkingsverband absoluut nodig was. We streven ook voor deze bezuiniging een structurele oplossing in 2015 door personele herschikking. De aanvullende producten Z&A Reizigersvaccinaties en Politiezorg hadden in 2014 een positief resultaat. Wel is vooral de continuïteit van Politiezorg onzeker vanwege de aanbesteding van deze dienst. Deze aanbesteding is het gevolg van de vorming van de nationale politie en zal in 2015 zijn vervolg hebben. Zorg Onder zorg vallen de Infectieziektebestrijding, TBC-bestrijding en SOA/Sense. Op het gebied van infectieziektebestrijding is er veel aandacht besteed aan het BMRO project (multi resistentie). Samen met het streeklaboratorium Izore is een projectplan opgesteld om in te spelen op de veranderingen in het zorgdomein in relatie tot antibioticaresistentie. Hieraan gekoppeld was het goed bezochte symposium Antibioticaresistentie; De Friese Aanpak. In 2015 zal een pilot gestart worden. Dit zal in nauwe samenwerking met het RIVM en LCI gedaan worden TBC heeft wederom een druk jaar gehad met onder andere het afronden van de uitbraak van TBC onder daklozen (start 2013) en nieuwe uitbraak onder de bezoekers van een casino en coffeeshop in Leeuwarden. Dit heeft mede geleid tot een toename van het aantal TBC-patiënten (6) en een forse stijging van het aantal geïnfecteerde personen van 43 naar 81. Er was in Friesland sprake van meerdere clusters van infectieziekten. Eén van deze clusters was die van Hepatitis B, hier vindt in 2015 nog brononderzoek op plaats. Overige verheffingen waren de ziekte van Weil en het NORO virus. De afdeling heeft voor wat betreft Ebola veel preventieve maatregelen getroffen. Deze voorbereidingen gingen in gezamenlijkheid met de GHOR en ketenpartners
7
SOA/SENSE In 2014 is meer ingezet op preventie omdat door veranderde landelijke regelgeving ten aanzien van prioritering naar doelgroep minder consulten zijn uitgevoerd. Ten opzichte van 2013 was dit een daling van 10%. Verschillende doelgroepen zoals bijvoorbeeld swingers worden niet meer geprioriteerd als zijnde risicogroep, waardoor deze groepen geen gratis gebruik meer kunnen maken van de GGD dienstverlening. Deze veranderingen zullen dan zorgen voor een verschuiving richting huisartsenzorg. Ook heeft er extra inzet plaatsgevonden op de invoering van het EPD en op beleidsmatige inzet betreffende de ontwikkeling van e-health en social media. Hierdoor kunnen we onze doelgroepen sneller en effectiever bereiken. OGGZ Vanwege de transities in het zorgdomein is extra ingezet op de OGGZ-functie. Dit betreft beleidsmatige aspecten maar ook de voorbereiding van het opzetten van de provinciale escalatiepool voor de centrumgemeente Leeuwarden. Onder OGGZ (Openbare Geestelijke Gezondheidszorg) vallen de ondersteuning van de sociale teams in Fryslân, de uitvoering van het casemanagement in scenarioteams en de inzet van verpleegkundigen als er in een huishouden sprake is van ernstige vervuiling en/of verwaarlozing. De casemanagers ten behoeve van psychosociale zorg zijn in totaal 12 keer ingezet. 9 keer was dit in verband met casussen omtrent het protocol maatschappelijke onrust. Deze variëren van zedenzaken tot misdrijven. Daarnaast zijn er in het kader van Psychosociale hulpverlening 3 grotere casussen geweest waarvan 1 zich nog in de nazorgfase bevindt. Lijkschouw en politiezorg Het tekort op lijkschouw wordt voornamelijk verklaard door bovenformativiteit. In 2015 zal dat grotendeels opgelost zijn. In mindere mate was het vanwege de inhuur van specialistische kennis. De lijkschouw en de politiezorg vormen samen de forensische geneeskunde. De lijkschouw is een wettelijke taak van gemeenten en wordt, conform bestuurlijke besluitvorming, uitgevoerd voor alle Friese gemeenten. Onder politiezorg verstaan we arrestantenzorg, letselschadespreekuur en advisering aan het openbaar ministerie. Deze politiezorg is een aanvullend product en wordt uitgevoerd in opdracht van de politie en het openbaar ministerie. In 2014 zijn er 495 schouwingen en afhandelingen van euthanasiemeldingen uitgevoerd. Dat was praktisch gelijk aan 2013. Wel is het aantal euthanasiemeldingen met 10% toegenomen. De politiezorg was marginaal hoger dan in 2013: 4.500 verrichtingen in 2014 tegen 4.459 in 2013. Deze worden veroorzaakt door een toename van het aantal letstelbeschrijvingen. Het letselspreekuur is geëvalueerd en wordt na de aanbestedingsprocedure (van de politiezorg) besproken met de politie. De Friese forensische geneeskunde participeert ook in drie noordelijke projecten t.a.v. samenwerking. Deze samenwerking is mede gericht op een betere afstemming van de politiezorg op noordelijk niveau als voorbereiding op de aanbesteding van politiezorg. Deze aanbesteding is het gevolg van de vorming van de Nationale Politie. Tweede helft 2014 heeft met name in het teken gestaan van voorbereiding op het inschrijven van het aanbestedingstraject. Reizigersvaccinatie In 2014 zijn er 10.113 consulten reizigersvaccinatie uitgevoerd. Dit was een stijging van 2% ten opzichte van 2013. Fryslân wijkt hierbij positief af van de landelijke trend. Het jaar 2014 werd dan ook met een positief resultaat van € 43.000 afgesloten. Het aantal vaccinaties is ook licht gestegen in vergelijk met 2013. Uit het klantentevredenheidsonderzoek is gebleken dat 98% van de cliënten tevreden tot zeer tevreden is over de afdeling reizigersvaccinatie.
8
Advies Onder advies vallen de uitvoering van de Medische Milieukunde, technische hygiënezorg, epidemiologie en beleidsadvisering gemeentelijk gezondheidsbeleid. Ook 2014 was een druk jaar voor de Medische Milieukunde. Naast advisering op individuele vragen aan burgers werd er onder meer tijd besteed aan de problematiek rondom dioxinegehalten in eieren van hobby-kippenboeren en de luchtkwaliteit van de REC. Dit ging in samenwerking met GGD Groningen. Tevens werd het tweede deel afgerond rondom het project laagfrequent geluid. Binnen de Medische Milieukunde is er extra tijd geïnvesteerd in de samenwerking met de GGD’en Groningen en Drenthe vanwege bijvoorbeeld de GAGS, gezondheidskundig adviseur gevaarlijke stoffen. Het tekort op MMK is te verklaren door extra inhuur van specialistische kennis van GGD Groningen, waardoor de bezuinigingen niet gerealiseerd konden worden. Binnen THZ is de oorzaak van het tekort een vertragend effect in het aanpassen van de formatie ten opzichte van de productie. Hier is in het laatste kwartaal 2014 op ingespeeld door het beëindigen van een tweetal contracten. De technische hygiënezorg voert inspecties uit op de kinderopvang, op peuterspeelzalen, bij gastouders, op bordelen, tattoo shops en schepen. Alle geplande inspecties zijn uitgevoerd, inclusief een aantal extra aanvragen door gemeenten. Oorzaken zijn te herleiden naar verhuizingen en overnames van kinderdagverblijven door faillissementen, welke allen opnieuw geïnspecteerd moesten worden. Het aantal nieuwe gastouders is toegenomen ter compensatie van verlies van arbeid en/of het niet kunnen vinden van passende arbeid elders in de branche. Het gemiddeld aantal kinderen per gastouder is daardoor verminderd. Binnen het product Inzicht in de gezondheidszorg zijn er dit jaar vele projecten geweest en producten opgeleverd. Voorbeelden hier van zijn de rapportage ‘Gezond opgroeien in’ 2014, de start van het nieuwe burgerpanel en is er gestart met de voorbereidingen voor Go-jeugd die in 2015 zal worden uitgevoerd. Epidemiologie heeft ook een aantal producten in samenwerkingsverband opgeleverd. Zo is met Partoer gewerkt aan een rapportage over armoede in Fryslân en zijn stappen gezet in de ontwikkeling van het Fries Sociaal Planbureau. Met het ‘Dashboard Gezondheid en zorg in de wijk’, een samenwerking van GGD Fryslân met Partoer, Sport Fryslân en ROS Fryslân, is data gebundeld gepresenteerd in een softwareapplicatie. Met De Friesland Zorgverzekeraar is gewerkt aan combineren van gegevens tot gemeentelijke profielen. Binnen Quo Fadis wordt meegewerkt aan gemeentelijke feitenbladen over genotmiddelen. In 2014 is wederom met de academische werkplaats samengewerkt aan onderzoek en is ondersteuning geleverd aan het project Nuchtere Fries. Epidemiologie heeft ook ondersteuning op maat geboden aan gemeenten. In twee gemeenten is een procesevaluatie uitgevoerd van projecten rondom gewicht. Daarnaast is een gemeente ondersteund in het maken van een wijkscan. In weer een andere gemeente is een begin gemaakt met de ondersteuning en advisering in de monitoring van het ambulante jeugdteam. Het product beleid heeft diverse bestaande en nieuwe projecten en beleidsvraagstukken opgepakt in 2014. Zo zijn meerdere gemeenten individueel ondersteund bij de ontwikkeling van de nota gemeentelijk gezondheidsbeleid waar het accent lag op de verbinding met het sociaal domein. De afdeling beleid heeft in samenwerking met het landelijke ondersteuningsprogramma t.a.v. de GIDS gelden (aanpak sociaaleconomische gezondheidsverschillen) een informatieve startbijeenkomst georganiseerd en adviseren gemeenten vervolgens individueel in dit traject. Er is een start gemaakt met de ontwikkeling van trainingsmodules voor de werkers in de wijk/gebiedteams in samenwerking met Pharos. Tevens is er in samenwerking met de gemeente Leeuwarden als centrumgemeente de consequenties voor gemeenten voor wat betreft de Wet verplichte GGZ in kaart gebracht en naar voren gebracht.
9
Academische Werkplaats Publieke Gezondheid Noord-Nederland (AWPGNN) Het afgelopen jaar heeft de Academische Werkplaats Publieke Gezondheid Noord-Nederland verder aandacht besteed aan de ontwikkeling van een breed gedragen samenwerkingsverband op het gebied van beleid, onderzoek en praktijk met vertegenwoordigers uit gemeenten en onderwijs (zowel HBO als universitair) en onderzoeksinstellingen. Hiertoe is een stuurgroep gevormd met GGD-directies en vertegenwoordigers van onderwijs- en onderzoeksinstellingen. Het coördinatieteam is geformeerd en bestaat uit drie onderzoekers van de Noordelijke GGD ’en. Naast het vraagstuk demografische krimp en gezondheid heeft de werkplaats aandacht geschonken aan vraagstukken binnen het brede gebied van de publieke gezondheid. We hebben hierbij de nadruk gelegd op het sociale domein met specifieke aandacht voor kwetsbare groepen (jongeren, mensen met een lage sociaaleconomische status en ouderen). Voor twee Friese gemeenten zijn onderzoeksopzetten voor de evaluatie van de gebiedsteams ontwikkeld. Het Centre of expertise Healthy Ageing heeft middelen beschikbaar gesteld voor de Innovatiewerkplaats 'Samen Doen: participatie en healthy ageing'. De IWP is een deelproject van de AWPGNN. Het Healthy Ageing Network Northern Netherlands biedt de AWPGNN financiële ondersteuning voor de opzet van een infrastructuur voor zorginnovatie projecten in Friesland. Jeugdgezondheidszorg De afdeling jeugdgezondheidszorg sluit 2014 af met een negatief saldo van € 87.000,-- wat een afwijking is van de begroting met slechts 0,5%. Dit heeft vooral te maken met extra personele inzet ten behoeve van het primaire proces. Het bezuinigingstraject “Skerp” is in 2014 afgerond. De bezuinigingen zijn behaald. De laatste wijzigingen zijn geïmplementeerd op het Voortgezet Onderwijs en de flexibele contactmomenten op het consultatiebureau zijn nu volledig ingevoerd. Hiermee geven we extra tijd aan kinderen die meer aandacht nodig hebben. Die extra tijd vinden we bij kinderen die dit minder nodig hebben. Het geheel past binnen het nieuwe basistakenpakket van de JGZ. Inhoudelijke (proces)evaluaties worden gehouden en eventuele aanpassingen beoordeeld. Algemeen Een aantal ontwikkelingen loopt dwars door alle producten heen en wordt daarom hier apart genoemd. Ter voorbereiding op het nieuwe basistakenpakket 2015 zijn met gemeenten voorstellen ontwikkeld over de inhoud van dit pakket. Dit heeft geleid tot een begrotingswijziging, die door het bestuur is aangenomen. De Jeugdgezondheidszorg is nauw betrokken geweest bij de discussie over en vormgeving van de decentralisatie van de taken van jeugdzorg/jeugdhulp naar gemeenten. Zij heeft deelgenomen aan provinciale en gemeentelijke werkgroepen Zorg voor jeugd en regelmatig overleg gevoerd met ketenpartners om de afstemming en samenwerking te verbeteren. De JGZ heeft voorbereidingen getroffen om de preventieve rol binnen het onderwijs beter vorm te geven. Het pilotproject ‘De werkplaats Heerenveen’ is een succes geworden. De eindevaluatie toont aan dat de werkwijze effectief en efficiënt is en door de klant positief wordt gewaardeerd. De werkwijze is door de gemeente Heerenveen meegenomen in haar visie en geformuleerd beleid en zal worden uitgevoerd binnen de Toegang Jeugd. GGD Fryslân heeft in de gemeente Tytsjerksteradiel een pilot uitgevoerd met een zelfsturend JGZ-team. Deze is in oktober beëindigd. De uitkomsten uit de evaluatie zullen worden gepresenteerd aan de gemeente. Verder wordt geparticipeerd in de School als vindplaats en werkplaats in Leeuwarden en het project ‘De basis versterkt’ in Sneek.
10
Met de gemeente Harlingen is een samenwerkingsovereenkomst gesloten, waarbij de GGD Fryslân de coördinatie een aansturing van het stads- en jeugdteam gaat verzorgen. Hiervoor is een coördinator aangesteld. In heel Fryslân wordt inmiddels gewerkt met de leeftijdsgrenzen 0-12 jarigen en 12+. Dit zorgt mede voor een betere aansluiting op de gemeentelijke wijk- en gebiedsteams. Medewerkers zijn hiervoor geschoold. We zijn hiermee één van de koplopers in Nederland en deze werkwijze vindt inmiddels ook elders navolging. In 2013 startte de Inspectie Gezondheidszorg een thematisch onderzoek onder alle JGZ organisaties in Nederland, gebaseerd op de Wet PG, kwaliteitswet zorginstellingen, wet op de jeugdzorg, Richtlijnen contactmomenten Basistakenpakket en NCJ richtlijnen. De JGZ Fryslân is beoordeeld op14 items. Op 2 onderdelen heeft de inspectie de JGZ als onvoldoende beoordeeld, te weten: 1. De scholing van medewerkers in het omgaan met kindermishandeling. 2. Het bereik van bijzondere groepen Daarnaast moest beter onderbouwd worden hoe de JGZ GGD Fryslân zicht houdt op de kwaliteit van zorg. Inmiddels zijn de scholing Kindermishandeling en de onderbouwing van het zicht op de kwaliteit van zorg door de IGZ met een voldoende beoordeeld. Bij het bereik van bijzondere groepen gaat het om bijvoorbeeld om jeugdige immigranten die niet zijn ingeschreven bij het GBA ( kinderen van Oost-Europese ouders), kinderen die wonen buiten in Friesland maar in Friesland op school zitten, illegalen en kinderen die verblijven op een tijdelijk adres (opvanghuis). Voor deze groepen zijn inmiddels specifieke acties en maatregelen opgezet, om zo ook te voldoen aan de inspectienorm om alle kinderen in beeld te hebben. Hierover zal voor 8 maart 2015 aan de IGZ worden gerapporteerd. Zorg voor alle kinderen Onder dit beleidsproduct vallen de uitvoering van alle vaste contactmomenten en in het verlengde hiervan zo nodig extra zorg, de neonatale screening, vaccinaties en advies en informatie. Op 31-12-2014 waren er 143.500 kinderen (0-19 jaar) in zorg bij JGZ. Door de uitvoering van de vaste contactmomenten ziet de jeugdgezondheidszorg bijna alle kinderen. De opkomst blijft onveranderd hoog. Op de consultatiebureaus is de bezettingsgraad lager dan de 90% waarmee gerekend wordt. Het project “Anders plannen” is gestart in het najaar 2014. In 2015 wordt bekeken wat de resultaten hiervan zijn op de bezetting. Er zijn enkele factoren, die door de JGZ niet te beïnvloeden zijn, zoals de no-show (6%) en de late afbellers (8%). Daarmee is theoretisch het meest optimale bezettingspercentage 86% i.p.v. de 90% waarmee wordt gerekend. In 2015 zal een meer realistische norm worden ontwikkeld voor de bezettingsgraad, waarna bekeken gaat worden of deze in de formatie voor 2016 kan worden gerealiseerd. De neonatale screening van alle nieuw geborenen bedraagt 99,9%. De vaccinatiegraad voor 1-jarigen is eveneens onverminderd hoog met 97,9%. Hiermee zitten we boven het landelijk gemiddelde van 96,7%. Voor de HPV-vaccinatie (baarmoederhalskanker) is de vaccinatiegraad 67,6% waarmee we de provincie zijn met de hoogste deelname. Landelijk is de vaccinatiegraad 58,1%.
11
Extra zorg bestaat onder andere uit extra contactmomenten en huisbezoeken, het programma Stevig Ouderschap, Integrale Vroeghulp en acties op basis van de verwijsindex. Bij de Integrale Vroeghulp is het aantal kinderen ongeveer gelijk gebleven (370). Het programma Stevig Ouderschap wordt iets vaker ingezet dan het landelijk gemiddelde (5,4%); dit is vergelijkbaar met 2013. Verwijsindex In de periode van 1-1'14 tot 1-1'15 zijn minder signalen afgegeven dan in vorige jaren (586 t.o.v. 726 in 2013), met een vergelijkbare daling in het aantal matches. Een duidelijke verklaring hiervoor is er niet. 50% van de meldingen betreft kinderen 0-4 jaar, 50% 5-19 jaar. In 2015 wordt gestart met de gezinsfunctionaliteit van de VWI. Hierdoor zullen er naar verwachting meer matches gaan komen. In 2014 heeft de JGZ 38.500 telefonische contacten gehad op de advies- en informatielijn van de JGZ en de CJG-lijn. Hiertussen wordt geen onderscheid meer gemaakt. Veel vragen van ouders gaan over voeding. Met de transitie naar de gemeenten en de invoering van gebiedsteams kiezen veel gemeenten ervoor hun bereikbaarheid op andere wijze te organiseren en het contract voor de CJG-telefonie niet te verlengen. De klanttevredenheid onder verschillende doelgroepen is hoog met (gemiddelde) waarderingscijfers van 8,4 voor het basisonderwijs, 8,4 voor het consultatiebureau en 8,8 voor de pedagogen. De aanbevelingsfactor ligt rond 85%. Klanttevredenheidsonderzoek onder scholen start in 2015. Het totaal aantal klachten in 2014 betrof 30. Allen zijn binnen gestelde termijn afgehandeld. Eén klacht is behandeld door de Nationale Ombudsman en is inmiddels afgerond. Crisis- en calamiteitenzorg Bij de instorting van een dug-out in Twijzel met een dodelijk slachtoffertje zijn diverse medewerkers van de JGZ betrokken geweest. Ondersteuning en (na)zorg aan de betrokkenen en intermediairs is aangeboden en verleend. Hierbij is samengewerkt met GGD medewerkers van de afdeling Zorg & Advies. Monitoring, beleid en preventieprogramma’s De preventieprogramma’s (gezondheidsbevordering) richten zich op de landelijke speerpunten: overgewicht, roken, schadelijk alcoholgebruik, depressie en diabetes. Rondom Stoppen met roken zijn zowel op groepsniveau als op individueel niveau activiteiten ontplooid. Actie tegengif is voortgezet. Het project “Stoptober” in oktober 2014 is een succes geworden en heeft veel media-aandacht gekregen. Rondom stoppen met roken wordt samengewerkt met de zorgverzekeraar De Friesland. In 2014 hebben 64 basisscholen 16 VO-scholen en 4 MBO-scholen in 11 gemeenten deelgenomen aan de Gezonde school (incl. begeleiding vanuit Jeugdimpuls). Vanuit het project Nuchtere Fries zijn diverse activiteiten ontplooid. Gemeenten zijn o.a. ondersteund bij het opstellen van hun preventie- en handhavingplannen, er is ondersteuning verleend bij diverse evenementen, er is een BobSportcafé en een provinciale themabijeenkomst “Hokken en keten” georganiseerd. De inventarisatieronde onder de Friese gemeenten naar de behoefte aan/plannen om te komen tot intergemeentelijke samenwerking op het terrein van toezicht op de naleving van de Drank- en Horecawet is afgerond. Deze inventarisatie willen de gemeenten gebruiken om te bepalen of en hoe zij vervolgstappen ondernemen om op termijn te komen tot een samenwerking op dit gebied.
12
Andere projecten waaraan een bijdrage werd geleverd zijn: Rookvrije schoolterreinen, Achtkarspelen Fit!, JOGG Smallingerland, sportimpuls Tytsjerksteradiel, brede school, cybersafety, pesten en depressiepreventie. Voor een projectplan JOGG zijn gemeenten bezocht om hun bereidheid tot deelname aan en samenwerking aan JOGG te onderzoeken. Beleidsinformatie is aan gemeenten verstrekt d.m.v. jaarrapportages aan elke gemeente in Friesland. Aanvullende producten Onder de aanvullende producten valt het zogenaamde maatwerk. Dit is onderdeel van het wettelijk basispakket van de jeugdgezondheidszorg en is bedoeld om op gemeentelijk niveau extra zorg te kunnen leveren die aansluit bij de lokale situatie. Over de afname en rapportage hiervan worden met gemeenten separaat afspraken gemaakt. Het gaat daarbij onder andere om de inzet van de pedagogische thuisbegeleiding, logopedie, toegeleiding naar VVE (Vroeg- en Voorschoolse Educatie), vertrouwenspersoon onderwijs, tandzorg en prenatale voorlichting. Vanaf 2015 maakt VVE onderdeel uit van het basistakenpakket. Op het niveau van groepsmonitoring, beleid en preventieprogramma’s gaat het onder andere om de inzet van het programma de Gezonde School en inzet bij de JOGG-gemeente.
Wat heeft het gekost?
13
3.2 Programma Veiligheid Wat hebben we gedaan? Crisis (GHOR) In 2014 uitgevoerde werkzaamheden: • Overeenkomsten met Friese ziekenhuizen ondertekend. • Visie op zorgcontinuïteit vastgesteld door Bestuurscommissie Veiligheid. • Vakbekwaamheid GHOR: Command and Control-trainingen in de geneeskundige keten, Trainingen Actiecentrum GHOR, oefeningen met ziekenhuizen, Trainingen Opgeschaalde Zorg op de Waddeneilanden, Trainingen Gewondennest, Awarenesstraining Verpleeg- en Verzorgingshuizen, bijdrage in opleiding Hulpverlening bij Ongevallen en Calamiteiten (SIGMA); 1e competentiemeting uitgevoerd. • Handboeken OvD-G en SIGMA geactualiseerd. • landelijk besluit slachtofferinformatiesystematiek geïmplementeerd. • De GHOR heeft een bijdrage geleverd aan multidisciplinaire activiteiten die bij het Veiligheidsbureau zijn benoemd (zie bij: evenementen, informatiemanagement, planvorming, vakbekwaamheid, operationele inzetten en evalueren). Veiligheidsbureau In 2014 uitgevoerde werkzaamheden: • In nauwe samenspraak met crisispartners, buurregio’s en Friese gemeenten is het Beleidsplan Crisisbeheersing 2015 – 2018 opgesteld; het plan is door Directie en leidinggevenden toegelicht bij de gemeenteraden/raadscommissies. • De regionale crisisorganisatie is versterkt door middel van het indikken en vereenvoudigen van het aantal piketten. Op de Waddeneilanden is de crisisorganisatie versterkt door het inrichten van het CoWa; er zijn Leiders CoWa geworven en benoemd en aansluitend hebben er oefeningen plaatsgevonden. • Overeenkomst met Wetterskip Fryslân gesloten.
• • • •
•
• • • •
Evenementen Themabijeenkomst Evenementenveiligheid georganiseerd (VRF, Friese gemeenten, organisatoren van evenementen). De bijeenkomst is gewaardeerd met een 7.3. De Afdeling heeft haar adviesrol nader uitgewerkt. De Afdeling is intensief betrokken geweest bij de voorbereidingen en tijdens de Tall Ships Races. De Afdeling Crisisbeheersing heeft gemeenten geadviseerd (advies en draaiboek) over evenementen en is bij de diverse evenementen aanwezig geweest in het Veiligheidsteam: o Koningsdag, Bevrijdingsfestival, Hemelvaartsdag (dance-event in Leeuwarden en in Heerenveen), Koninklijk bezoek opening sluizen in Stavoren, Special Olympics in Heerenveen, Oerol-festival Terschelling, Welcome to the village (Groene Ster in Leeuwarden), Wielerronde Surhuisterveen, PC Franeker, Ballonfeesten in Joure, Glemmerbeachfestival in Lemmer, Skutsjesilen (Grou), Sneekweek, Visserijdagen Harlingen,, Mara-Thon Sneek, Psy-fi Inside the Vortex (Groene Ster Leeuwarden) Organisatiestructuur XI-Stedentocht aangescherpt. Informatiemanagement Landelijke, (boven)regionale netwerken en interne overlegstructuren zijn in kaart gebracht. Tabblad Water in LCMS ontwikkeld samen met functionarissen van Rijkswaterstaat, Wetterskip en Kustwacht; medewerkers zijn opgeleid in de netcentrische werkwijze. Relevante planvorming wordt sinds april voorbereid in LCMS. Met ingang van december wordt wekelijks een operationele multidisciplinaire veiligheidsbriefing in LCMS geplaatst.
14
• •
•
•
Samen met de Veiligheidsregio Groningen is een programma van eisen opgesteld voor de Europese aanbesteding (in 2015) en verwerving van elk één Mobiele Commando Unit (MCU). De vakbekwaamheid van informatiemanagers is verder verhoogd. Planvorming Voor specifieke risico’s is planvorming opgesteld. De rampbestrijdingsplannen Van Gansewinkel, Motip Dupli en Basf zijn geactualiseerd; in Noord-Nederlands verband is samen met Pro Rail een Treinincidentbestrijdingsplan vastgesteld; in overleg met het FUMO is het Fries Protocol asbestbranden opgesteld; in overleg met de Waddengemeenten is het Handboek CoWa opgesteld; samen met de Veiligheidsregio’s Groningen en Drenthe, netbeheerders, Defensie, Rijkswaterstaat en hulpdiensten is een Plan van Aanpak Stroomuitval opgesteld. Het CRW is gestart met de actualisatie van het IBP-Waddenzee; tevens is een bijdrage geleverd aan het Landelijke Handboek Incidentbestrijding Water (Waterrand). Vakbekwaamheid Er is nieuw beleid voor vakbekwaamheid opgesteld (o.a. functiebeschrijvingen, competentieprofielen en inwerkprogramma’s opgesteld voor Leider ROT, Leider CoPI en Informatiemanager CoPI en ROT). Voor de burgemeesters is een masterclass georganiseerd, voor de loco-burgemeesters een introductieprogramma Crisisbeheersing. Functionarissen en Teams uit de hoofdstructuur hebben daarnaast meegedaan aan de systeemtest, ROT/CoPI training in combinatie met TBZ, Table Top CRW, oefening/demonstratie Tall Ships Races + ROT-oefening, Trainingen informatiemanagers en plotters, grootschalige hulpverleningsoefeningen Werpsterhoek, scholing Leiders CoWA op de Waddeneilanden, Trainingen IM en plotters (IM’ers ROT & COPI en IM’ers binnen de kolommen). Operationele inzetten In 2014 zijn 7 GRIP-inzetten geweest 1. 31 januari: brand in een grafkistenfabriek in Burgum (GRIP 1) 2. 5 maart: brand in een (kleinschalig) garagebedrijf in Rottevalle (GRIP 1) 3. 18 maart: incident in zwembad van sportschool Ebert in Heerenveen (GRIP 1). 4. 21 mei: instorten dug-out tijdens schoolkorfbaltoernooi in Twijzel (GRIP 3) 5. 18 juni: brand in een leegstaand restaurant aan het Ruiterskwartier in Leeuwarden (GRIP 1) 6. 19 juli brand bij vetverwerkingsbedrijf op industrieterrein in Harlingen (GRIP 1) 7. 29 juli: brand in zuivelfabriek Friesland Campina in Gerkesklooster (GRIP 2) Naast de GRIP-inzetten heeft de Afdeling Crisisbeheersing bemoeienis gehad met uitbraken van Mers, Ebola, vogelgriep en zieke zeehonden.
• • • • •
Evalueren De bovengenoemde 7 operationele inzetten zijn geëvalueerd. Bij de incidenten in Heerenveen en Twijzel is, in opdracht van de burgemeesters, een uitgebreide evaluatie opgesteld. Van alle trainingen en oefeningen zijn tevens diverse evaluaties opgesteld. In opdracht van de burgemeester van Harlingen is een evaluatie opgesteld van het nautische evenement The Tall Ships Races. Uit de evaluaties is een Rode Draad opgesteld met evaluatiepunten en actiepunten.
15
Coördinatie Bevolkingszorg In 2014 uitgevoerde werkzaamheden: • Overeenkomst met Monuta voor ondersteuning bij bijzondere uitvaartzorg ondertekend. • Het deelplan Bevolkingszorg (onderdeel van het regionaal Crisisplan) is geactualiseerd. Hierbij is rekening gehouden met bevolkingszorg op orde en de Slachtofferinformatiesystematiek is opgenomen in de taakorganisatie informatie. De belangrijkste wijziging is de regionalisering van de taakorganisatie communicatie. Als uitgangspunt is gebruik gemaakt van de door het Veiligheidsberaad vastgestelde functieprofielen GROOTer. • De lokale taakorganisaties (bemenst door medewerkers van de gemeenten en opgeleid en geoefend door VRF) zijn door middel van XVR (virtueel trainingsprogramma) getraind en zij hebben deelgenomen aan een oefening van het Team Bevolkingszorg. • De taakorganisatie crisiscommunicatie is geregionaliseerd tot één regionale pool. De functies in deze pool zijn geharmoniseerd conform de functieprofielen van GROOTer. Alle crisiscommunicatie functionarissen hebben deelgenomen aan een e-learning, functiegerichte training en een oefening van het Team Bevolkingszorg. • Er is een themamiddag crisiscommunicatie georganiseerd voor Friese gemeenten en ketenpartners; de middag werd gewaardeerd met een gemiddeld rapportcijfer van 7,9. • Er is een heidag georganiseerd voor de AOV’ers met als thema “leren van evaluaties”; de dag werd gewaardeerd met een gemiddeld rapportcijfer van een 7,9. • (Bureau) Bevolkingszorg heeft een bijdrage geleverd aan multidisciplinaire activiteiten die bij het Veiligheidsbureau zijn benoemd (zie bij: evenementen, informatiemanagement, planvorming, vakbekwaamheid, operationele inzetten en evalueren). Bevolkingszorg In 2014 uitgevoerde werkzaamheden: • Experts zijn geworven voor het expertteam communicatie, informatie en Leidinggevende team bevolkingszorg. Alle expertteams zijn op sterkte. • De expertteams hebben deelgenomen aan 2 oefeningen van het team bevolkingszorg; het expertteam communicatie is naar de Veiligheidsregio Drenthe geweest om kennis en ervaring te delen. • Er is een bijeenkomst georganiseerd voor de expertteams bevolkingszorg over de nafase. • Het informatiemanagement is belegd in de taakorganisatie informatie. Netcentrisch werken maakt onderdeel uit van het vakbekwaamheidsprogramma van bevolkingszorg.
Wat heeft het gekost?
16
3.3 Programma Brandweer Wat hebben we gedaan? Algemeen: Brandweer Fryslân kijkt terug op een vloeiende overgang naar één organisatie op 1 januari 2014. De incidentbestrijding heeft niet onder druk gestaan. De regionalisering is een omvangrijk proces geweest met impact voor onze medewerkers. Het is logisch dat in een dergelijk groot veranderingsproces medewerkers moeten wennen en zoeken in de nieuwe organisatie. Voor veel medewerkers betekende de nieuwe brandweerorganisatie niet alleen een nieuwe werkgever, maar ook een nieuwe werkplek met nieuwe collega’s, leidinggevenden, andere werkwijzen en -inhoud. Gezien de omvang van de regionalisering is de verwachting dat het wennen en zoeken nog wel even zal aanhouden. Van onze medewerkers hebben we in 2014 een grote inspanning gevraagd, de werkbelasting is hoog. We merken dit dan ook als zorgpunt aan en streven naar het krijgen van balans hierin. De sfeer in de organisatie is ondanks de werkdruk goed en het overgrote deel van de medewerkers is tevreden. De samenwerking tussen de beroeps(ondersteuning) en vrijwilligers verloopt naar wens. Ook slagen we erin de lokale eigenheid van de vrijwillige posten te behouden en korpsgebonden problematiek lokaal aan te pakken. Basis op de orde De ondertitel van het Beleidsplan Brandweer Fryslân 2014 luidde ‘de basis op orde’ (AB d.d. 28 november 2013). Het jaar heeft volledig in dit teken gestaan. In het beleidsplan waren om dit te bereiken speerpunten geformuleerd die richting gaven aan en voorwaardenscheppend waren voor het tactische en strategische niveau van de brandweerzorg. De speerpunten waren: de taken harmoniseren, inregelen en borgen, activiteiten Brandveilig Leven en STOOM projectmatig oppakken, beleid Periodiek Preventief Medisch Onderzoek (PPMO) en Vakbekwaam Blijven opstellen en implementatie voorbereiden, eerste- tweede- en derde lijnsonderhoud en Online Beheer Systeem Veiligheidsregio (OBSV) inregelen. Harmoniseren, inregelen & borgen De overgang van 11 organisaties naar 1, bracht een grote verscheidenheid aan beleid, regels en werkwijzen met zich mee binnen alle terreinen van de brandweer. Om veilig, efficiënt en effectief te kunnen werken in een organisatie met een dergelijk grote omvang als Brandweer Fryslân is het noodzakelijk om bestaande regels, werkwijzen, protocollen, leidraden en de diversiteit aan beleid te harmoniseren. Vervolgens dienen deze geharmoniseerde zaken ingeregeld en goed geborgd te worden. Het harmoniseren, inregelen en borgen is voor alle vier de functionele gebieden aan de orde, maar Planvorming had hier in 2014, omdat dit betrekking heeft op al haar taken, in het bijzonder de handen vol aan. Voorbeelden op dit vlak van de andere functionele gebieden zijn het afsprakendocument dat Risicobeheersing heeft opgesteld met alle gemeenten over de Wabo-taken en het nieuwe werving en selectiebeleid voor vrijwilligers dat is geformuleerd. Brandveilig Leven Er zijn verschillende voorlichtingsactiviteiten Brandveilig Leven uitgevoerd. Deze activiteiten waren primair gericht op leerlingen uit de bovenbouwgroepen van het basisonderwijs, studenten, woningeigenaren en huurders. Circa 13.000 personen zijn bereikt met deze activiteiten. De gastlessen brandveiligheid op de basisscholen voor 2014 en 2015 zijn en worden gedekt vanuit een subsidie van het FUEV. Omdat onzeker is of deze subsidie blijft, is de continuïteit nog niet geborgd en hiermee kwetsbaar. Deelname aan de Keurmerken Veilig Ondernemen (KVO) maakt tevens onderdeel uit van het Brandveilig Leven-project. Ook is de pilot Geen Nood Bij Brand opgestart. Deze pilot richt zich op brandveiligheid in zorginstellingen. In 2015 wordt deze pilot verder uitgerold. Onlangs zijn er gesprekken gevoerd met docenten van de opleiding NHL IVZ om een afstudeeronderzoek te laten uitvoeren naar kwalitatieve effectmeting. De uitkomsten van dit onderzoek willen we betrekken bij de ontwikkelingen van de activiteiten Brandveilig Leven 2016 e.v. Daarnaast worden aan gemeenten adviezen afgegeven en wordt toezicht gehouden op brandpreventie.
17
STOOM Brandweer Nederland heeft in 2012 het project Structureel Terugdringen van Ongewenste en Onechte Meldingen (STOOM) opgestart. Het doel is: automatische brandmeldingen leiden in 95% van de gevallen naar een echte brand en slechts 5% is loos. Het succesvol kunnen terugdringen van loze OMS-meldingen begint met een correcte registratie hiervan. In 2014 is Brandweer Fryslân gestart met het invoeren van een betere OMS-registratie. Ongewenste en onechte meldingen worden na gebeld om een gedegen registratie op te bouwen. De meldingen in de gemeente Opsterland en Smallingerland worden momenteel geverifieerd. Het levert ons op, dat we steeds meer inzicht verwerven en zicht krijgen op de problematiek. De cijfers vanuit de MkNN worden beter geduid. Het levert daarbij zogenaamde ‘veelplegers’ op, die worden aangesproken en waar indien nodig in afstemming met de Friese gemeenten, juridische (handhavings)maatregelen worden ingezet. Ook dit helpt in de strijd van het tegengaan van ongewenste en onechte meldingen. In vergelijking met voorgaande jaren zien we ook daadwerkelijk dat het aantal alarmering daalt en hiermee onze inspanningen zijn vruchten afwerpt. Vakbekwaamheid Vakbekwaamheid heeft een flinke inhaalslag op het gebied van opleidingen gemaakt. Gezien deze prioriteit is het formuleren van beleid op Vakbekwaam Blijven doorgeschoven naar 2015. In 2015 gaat Brandweer Fryslân haar repressieve medewerkers keuren door middel van het Preventief Periodiek Medisch Onderzoek (PPMO): een verplichte keurig die vastligt in de CAR-UWO. Alle Manschappen en Bevelvoerders in Nederland moeten deze keuring afleggen. Deze keuring sluit veel meer dan voorheen aan bij het brandweervak. In 2014 heeft binnen Brandweer Fryslân een projectgroep gewerkt aan het opzetten en implementeren van de PPMO-organisatie in onze regio. Materieelbeheer Op het vlak van het materieelbeheer kunnen we melden dat er goede werkafspraken zijn gemaakt tussen ploegleiders (vrijwilligers) en ons beroepspersoneel over de wijze waarop het onderhoud is geregeld. Het gaat dan over afspraken wat vrijwilligers zelf doen aan onderhoud, datgene wat de beroepsondersteuning verricht en wat extern wordt uitbesteed (het zogenaamde 1e, 2e, en 3e-lijns onderhoud). Dit blijft een punt waaraan we blijven ontwikkelen. Ook het inregelen van het Online Beheer Systeem Veiligheidsregio (OBSV) loopt. Daarnaast heeft materieelbeheer zich gericht op de verwerving van uitrukkleding en helmen. Deze zaken zijn afgerond. Tevens zijn aanbestedingen voor brandweervaartuigen en gaspakken uitgezet. Kwaliteitsdiscussie & beleidsplan 2015-2018 Naast het wennen en plek vinden in de nieuwe brandweerorganisatie en het uitvoeren van de speerpunten uit het beleidsplan hebben we in 2014 de kwaliteitsdiscussie gevoerd en het beleidsplan 2015-2018 opgesteld. Aanleiding hiertoe was het vaststellen op 6 maart 2014 door het Algemeen Bestuur van het financieel kader 2015-2018. Een SMART geformuleerd kwaliteitsniveau voor de taakuitvoering is hierbij als wenspunt genomen. Aangezien het vastleggen van een dergelijk kwaliteitsniveau gevolgen kan hebben voor de gemeentelijke bijdrage 2015 zijn de commissies gevraagd om met voorstellen te komen. Brandweer Fryslân heeft deze bestuurlijke opdracht betrokken bij de discussie over het huidige en vereiste kwaliteitsniveau van de brandweerzorg in Fryslân. Dit heeft geresulteerd in de notitie ‘Kwaliteitsdiscussie Brandweer Fryslân’ waarin het huidige kwaliteitsniveau is geschetst en de noodzaak tot kwaliteitsverbetering is aangetoond. De noodzaak tot kwaliteitsverbetering betekent niet dat voor 1 januari 2014 zaken onvoldoende geregeld waren, maar de omgeving waarbinnen de brandweerzorg zich afspeelt is wel in grote mate veranderd. Waar eerst de brandweer een gemeentelijke verantwoordelijkheid was, is het nu een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het bestuur van de VRF. Ook de schaalgrootte waarop de brandweerzorg nu is georganiseerd is overgegaan naar de grootte van de veiligheidsregio. Beide vraagt om in te zetten op eenduidigheid in processen, producten en kwaliteit. Op 1 oktober 2014 heeft de Bestuurscommissie Veiligheid de notitie vastgesteld en onderkend dat het noodzakelijk is om een kwaliteitsslag te maken binnen Brandweer Fryslân.
18
Na het vaststellen van deze noodzaak heeft het MT Brandweer de opdracht gekregen om een plan van aanpak kwaliteitsverbetering op te stellen. Hierbij werd aangegeven dat de verbetervoorstellen moesten passen binnen de bestaande begroting van Brandweer Fryslân. Het plan van aanpak kwaliteitsverbetering was feitelijk de koers voor de komende vier jaar en vormde daarmee de kern van het te voeren beleid. Het plan van aanpak kwaliteitsverbetering is daarom geïntegreerd in het Beleidsplan Brandweer Fryslân 2015-2018.De focus binnen het beleidsplan plan ligt op de koers naar toekomstbestendige brandweerzorg waarin harmonisatie, kwaliteitsverbetering en doorontwikkeling centraal staan. We volgen hiervoor twee sporen: 1. verder bouwen aan de staande organisatie; 2. doorontwikkeling naar toekomstbestendige brandweerzorg. In 2014 hebben we bereikt dat het ‘stof’ is neergedaald in onze organisatie. We zijn goed van start, maar de organisatie staat er nog niet, we zullen daarom de komende beleidsperiode nog verder met elkaar vorm geven aan de brandweerorganisatie. We richten ons op de ontwikkeling van medewerkers, het optimaal inzetten van competenties, communicatie en interne en externe verbinding. We pakken die processen en producten aan, die nog niet (geheel) zijn geharmoniseerd, gaan door met het borgen hiervan en gaan voor kwaliteitsverbetering. Het tweede spoor zetten we in door het programma brandweerzorg 2.0 te ontwikkelen. Dit omvat het afstemmen van de paraatheid, de lerende organisatie, operationele informatievoorziening, het brandrisicoprofiel, het dekkingsplan 2.0 en brandveilig leven. Er is een aantal verbeterpunten met de hoogste urgentie naar voren gebracht op 1 oktober 2014 tijdens de vergadering van de Bestuurscommissie, die terugkomen in het beleidsplan. Dit zijn paraatheid, de lerende organisatie en operationele informatievoorziening. Op het gebied van de paraatheid is eenduidig inzicht in en registratie van de paraatheid van posten (nog) niet beschikbaar. Er is sprake van een spanningsveld op het gebied van de beschikbaarheid bij verschillende kazernes op verschillende momenten, met name tijdens de dag-situatie en vakantieperiode. Er is het afgelopen jaar geïnvesteerd in het aantrekken van vrijwilligers om alle posten op voldoende sterkte te krijgen. We zijn verder gestart met het project voor de ontwikkeling van een eenduidig en veilig normenkader voor de basis uitruksterkte, waarin harmonisatie van lokale formele en informele afspraken ten aanzien van de paraatheid plaatsvindt (project paraatheid 1.0). Als lerende organisatie moeten en willen we continu op zoek zijn naar inzichten om ons eigen presteren te optimaliseren en aan bestuurders, burgers en maatschappij te laten zien wat we doen. Een van de voorwaarden hiervoor is de (door)ontwikkeling van een adequate registratie- en rapportagesystematiek. Het afgelopen jaar hebben we moeten constateren dat we hier nog niet zijn. Het duiden van cijfers en informatie is lastig gebleken, omdat er verschillend wordt geregistreerd. Informatie is hierdoor onvolledig en niet geheel valide door het ontbreken van duidelijke en heldere afspraken. Dit willen we in 2015 verbeteren en met het bestuur afspraken maken over wat en met welk doel we registreren. Ten aanzien van de operationele informatievoorziening hebben we gezien dat informatie die van belang is voor een veilige en doelmatige inzet van de brandweer niet altijd beschikbaar of up-to-date. Gevolg is dat de brandweer met onvolledige of onjuiste gegevens op pad is. Om dit te verbeteren hebben we middelen voor voertuigautomatisering en personele capaciteit vrijgespeeld om de benodigde kwaliteitsslag hierin te maken.
19
Ontwikkelingen Het afgelopen jaar hebben we verschillende ontwikkelingen binnen en buiten onze organisatie gesignaleerd en geconstateerd. - Piketten: er is beweging op het vlak van de piketten. De HOvD en OvD-piketten zijn eind 2014 weer volledig ingevuld. Door de Veiligheidsregio (afdeling crisisbeheersing) wordt momenteel onderzocht of multi-piketten binnen meerdere kolommen ingevuld kunnen worden. Dit heeft effect op de wijze waarop de brandweer haar piketten nu heeft ingevuld. Bij een loskoppeling van multi en mono gaat de brandweer een nieuwe structuur opzetten waarbij de mono (brandweertaken) met voldoende bezetting zijn geborgd; - Er ligt inmiddels een wetsvoorstel Omgevingswet bij de Tweede Kamer. De doelstelling is om een veilige, gezonde fysieke leefomgeving en een goede omgevingskwaliteit te bereiken en te behouden. Brandweer Nederland ziet hierin een rol voor de Brandweer weg gelegd en is stevig aan het lobbyen om de adviesrol van de brandweer wettelijk te verankeren. Het is op dit moment nog onzeker of deze wettelijk adviesrol het gaat halen in de nieuwe Omgevingswet. Het kan voor Risicobeheersing van invloed zijn op de huidige invulling van de toetsingstaak Wabo-vergunningaanvragen. - Er wordt gewerkt aan de invoering van de wet kwaliteitsborging voor het bouwen. Adviesbureaus voeren vanaf het moment van inwerkingtreding de technische Bouwbesluit toets uit voor bouwwerken die binnen gevolgklasse 1 (laag risico) vallen. Een toets aan het Bouwbesluit betekent echter niet automatisch een toets brandveiligheid. Brandweer Nederland pleit dan ook voor betrokkenheid van de brandweer bij de meest risicovolle objecten. En dan niet alleen betrokkenheid in de toezicht fase maar juist aan de voorkant bij de ontwerpfase. Invoering van deze nieuwe regel betekent voor gemeenten een inkomensdaling als het gaat om de legesopbrengsten. De private sector neemt immers een overheidstaak over. Dit heeft ook voor ons consequenties omdat de gemeenten nu door ons worden ondersteund bij de beoordeling van aanvragen.
Wat heeft het gekost?
20
4. Paragrafen 4.1 Financiering Financieringsbeleid en afdekken van risico’s Het financieringsbeleid van Veiligheidsregio Fryslân is erop gericht de financieringsrisico’s voor langere tijd af te dekken met vastrentende leningen. De omvang en looptijd van deze leningen is afgestemd op de omvang en levensduur van de materiële vaste activa en is gepland binnen de kaders voor de renterisiconorm. Afhankelijk van de situatie op de kapitaalmarkt en de hoogte van eigen financieringsmiddelen (eigen vermogen, voorzieningen en werkkapitaal) bestaat de mogelijkheid een deel (tot de kasgeldlimiet) kortlopend te financieren. Bij de financiering worden geen zekerheden verstrekt en worden geen afgeleide financiële instrumenten ingezet. Gewijzigde financieringsstructuur Als direct gevolg van de regionalisering per begin 2014 is de financieringsstructuur ingrijpend veranderd. Het van de Friese gemeenten overgenomen vastgoed en materieel ging gepaard met een forse investering voor de VRF. Deze en andere investeringen zijn begin 2014 gefinancierd door het aantrekken van leningen bij de BNG van in totaal € 42,5 miljoen. De looptijd van het leningenpakket is afgestemd op de verwachte levensduur van de investeringen. Daarnaast is de wijze van betalen van de gemeentelijke bijdragen in het nadelig saldo gewijzigd van 2 maal per jaar naar eens per maand. Dit om de totale financieringslast voor de VRF en de gemeenten gezamenlijk te beperken. Leningenportefeuille en liquiditeit Tot en met 2013 was sprake van twee langlopende leningen, die in 2003 zijn aangetrokken om de nieuwbouw van het hoofdkantoor aan de Harlingertrekweg te financieren. De betreffende leningen hadden per eind 2013 een saldo van € 5,9 miljoen. In januari 2014 is voor een bedrag van € 42,5 miljoen aan leningen aangetrokken in verband met de regionalisering. Het verloop is als volgt: Saldo per 1 januari Opgenomen leningen Reguliere aflossingen Saldo per 31 december
€ 5.885.675 € 42.500.000 € 1.823.991-/€ 46.561.684
Door het gerealiseerde rekeningsaldo en uitgestelde investeringen is het saldo aan liquide middelen (grotendeels aangehouden in de schatkist) opgelopen naar € 6,8 miljoen. Gezien de huidige liquiditeitsen investeringsplanning behoeft waarschijnlijk pas in 2016 weer externe (langlopende) financiering te worden aangetrokken. Kasgeldlimiet Door de toename van het begrotingstotaal naar € 65,8 miljoen is de kasgeldlimiet voor 2014 uitgekomen op € 5,4 miljoen (8,2%). Gedurende geheel 2014 is sprake geweest van een negatieve netto vlottende schuld. De kasgeldlimiet is derhalve niet overschreden in 2014. Renterisiconorm De renterisiconorm voor 2014 is gesteld op 20% van het begrotingstotaal, ofwel € 13,2 miljoen. In 2014 komt het totaal aan aflossingen op € 1,8 miljoen, derhalve ruim onder de renterisiconorm. Bij het samenstellen van de leningportefeuille is ervoor zorg gedragen dat ook in de toekomst de renterisiconorm niet wordt overschreden.
21
Schatkistbankieren Per 15 december 2013 is de Wet verplicht schatkistbankieren in werking getreden. Met ingang van deze datum dient Veiligheidsregio Fryslân haar overtollige liquide middelen aan te houden in de schatkist. Dit met uitzondering van een saldo tot het geldende drempelbedrag, wat voor 2014 is gesteld op € 491.000. De naleving van de regeling is conform het gewijzigde BBV opgenomen in de toelichting op de balans, onderdeel kortlopende vorderingen. Hieruit blijkt dat alleen in het eerste kwartaal het drempelbedrag wordt overschreden. Dit wordt veroorzaakt doordat op 2 en 3 januari 2014 de middelen betreffende de overgenomen activa brandweer op de lopende rekening aanwezig waren. Gedurende het eerste kwartaal is ingeregeld dat de huisbankier dagelijks de lopende rekening afroomt en het verschil afstort in de schatkist. Daarna is het drempelbedrag op kwartaalbasis niet meer overschreden. De eenmalige overschrijding heeft geen consequenties.
4.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing In de beleidsnota Weerstandsvermogen, die op 28 september 2011 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld, is het weerstandsvermogen gedefinieerd als de mate waarin Veiligheidsregio Fryslân in staat is om omvangrijke tegenvallers op te vangen, zonder dat het beleid behoeft te worden aangepast. De weerstandscapaciteit wordt primair gevormd door de “Algemene reserve”. Daarnaast behoort de “Bestemmingsreserve Crisis en Rampen” voor de taakstelling rampen- en crisisbeheersing eveneens tot de weerstandscapaciteit. Het verloop van de weerstandscapaciteit tijdens het verslagjaar was als volgt: 1-1-2014 Algemene Reserve Reserve Crisis en Rampen Totaal weerstandsvermogen
31-122014 - 1.894.223 500.000 - 2.394.223
Toevoeging Onttrekking
1.800.000 500.000 2.300.000
94.223 94.223
De beschikbare weerstandscapaciteit is hiermee in overeenstemming met het noodzakelijk geachte weerstandsvermogen volgens de huidige beleidsnota Weerstandsvermogen (2010 – 2014). De beleidsnota Weerstandsvermogen wordt één keer in de vier jaar geactualiseerd en vastgesteld. In maart 2015 is een geactualiseerde beleidsnota Weerstandsvermogen (2015 – 2018) voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. Algemene reserve De Algemene Reserve is bedoeld voor het opvangen van fluctuaties in de exploitatie van Veiligheidsregio Fryslân en vervult daarmee primair de bufferfunctie. In de huidige beleidsnota Weerstandsvermogen is het plafond gesteld op € 1.800.000. In het verslagjaar is het voordelige resultaat van 2013 toegevoegd aan deze reserve. Bij de vaststelling van de jaarrekening 2013 is besloten om het resultaat 2013 voorlopig te reserveren in afwachting van de actualisatie van de beleidsnota Weerstandsvermogen. Bestemmingsreserve Crisis en Rampen De bestemmingsreserve Crisis en Rampen is in 2013 gevormd voor een bedrag van € 500.000. Deze reserve is bedoeld voor het opvangen van incidentele kosten in verband met rampen en crises. De regionalisering van de brandweer is een ontwikkeling, die bij het opstellen van de huidige beleidsnota Weerstandsvermogen niet actueel was. Bij de actualisatie van het risicoprofiel is de impact van de regionalisering van de brandweer meegenomen.
22
Risico’s In de huidige beleidsnota Weerstandsvermogen zijn de risico’s benoemd die ten grondslag liggen aan de kwantificering van het benodigde weerstandsvermogen van € 1.800.000. Als gevolg van de regionalisering van de brandweer is Veiligheidsregio Fryslân in omvang (fte en budget) gegroeid. Daarnaast is het karakter van de Veiligheidsregio veranderd: vrijwilligersorganisatie, kapitaalintensiever en toename repressieve taken. Gelet op deze ontwikkelingen heeft een actualisatie van het risicoprofiel plaatsgevonden. Daarnaast was actualisatie van het risicoprofiel noodzakelijk in verband met het aflopen van de beleidsnota Weerstandsvermogen (2010 – 2014). Beleidsnota Weerstandsvermogen (2015 – 2018) In 2014 is intern een risicoworkshop gehouden voor het actualiseren van het risicoprofiel voor het weerstandvermogen. De conclusie van deze risicoworkshop is dat het risicoprofiel niet wezenlijk is gewijzigd. De belangrijkste risico’s in het kader van het weerstandsvermogen zijn nog steeds de mogelijkheid van personele frictie en de invloed van marktwerking in brede zin op de VRF. Voor de kwantificering van de risico’s van het risicoprofiel is gebruik gemaakt van de methodiek die ook bij de beleidsnota Weerstandsvermogen 2010 – 2014 is gehanteerd. Marktwerking is bij de kwantificering geoperationaliseerd door middel van ‘risicovolle omzet’: de omzet die gevoelig is voor fluctuatie in de vraag of het tarief. De belangrijkste ontwikkelingen die een rol spelen bij de kwantificering zijn de stijging van de ‘risicovolle omzet’ (gemiddeld 10% per jaar afgelopen periode) en een gewijzigde inschatting van het personeelsverloop (van 5% naar 4%). Op basis van deze ontwikkelingen is het weerstandsvermogen gekwantificeerd op € 2,1 miljoen. Het weerstandsvermogen gericht op het algemene risicoprofiel van de VRF wordt in de beleidsnota als volgt opgebouwd: - vorming egalisatiereserves Gezondheid en Brandweer voor een totaal bedrag van € 1,6 miljoen. - jaarlijkse post onvoorzien in de exploitatiebegroting van € 0,5 miljoen. Hiermee wordt onderscheid gemaakt in een incidenteel deel (via de reserves) en een structureel deel (via post onvoorzien). De omvang van de post onvoorzien is hierbij afgestemd op de inschatting van de incidentele kosten als gevolg van personele frictie. De aanwending van de post onvoorzien zal met ingang van 2015 worden verantwoord als onderdeel van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. In de beleidsnota Weerstandsvermogen 2015 – 2018 wordt invulling gegeven aan de bestuurlijke behoefte om de financiële stromen tussen de verschillende programma’s strikter te scheiden. Het gewenste weerstandsvermogen wordt namelijk gekoppeld aan de verschillende programma’s op basis van de ‘risicovolle omzet’ binnen een programma. Op basis van ervaringen in de beleidsperiode 2010 – 2014 is de inschatting dat de kans op het daadwerkelijk optreden van een ramp of crisis zeer gering is. Gelet hierop wordt de bestemmingsreserve Crisis en Rampen opgeheven. De nieuwe beleidsnota Weerstandsvermogen 2015 – 2018 is op 19 maart 2015 vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Structurele risico’s Voor de komende jaren zijn enkele grote structurele risico’s aangemerkt, dit betreft: - Ontwikkelingen rondom de Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO); - Herijking systematiek BDUR en achterblijven indexatie BDUR; - Onvoldoende geïndexeerde kapitaallasten, effect bij toekomstige vervanging (jaarlijks € 1,3 miljoen).
23
Deze risico’s zullen de komende jaren bij ongewijzigd beleid leiden tot structurele wijzigingen in de budgettering. Aangezien voor deze risico’s op het moment dat zij zich voordoen een structurele oplossing gevonden dient te worden, wordt hiervoor geen (incidentele) weerstandscapaciteit aangehouden.
4.3 Onderhoud kapitaalgoederen In deze paragraaf wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid rondom het beheer van de gebouwen die Veiligheidsregio Fryslân in eigendom heeft. Met ingang van 2014 heeft de organisatie de volgende gebouwen in eigendom/beheer: - Het hoofdkantoor aan de Harlingertrekweg; - 66 Brandweerkazernes, waarvan 47 in eigendom; - 61 locaties voor JGZ, allen gehuurd; - Het regionaal coördinatie centrum (RCC), ondergebracht bij de meldkamer. Voor de gebouwen in eigendom is het gewenste kwaliteitsniveau gesteld op niveau 3 (‘redelijk’) van NEN 2767. Om deze kwaliteit te kunnen waarborgen zijn voor de eigendomslocaties meerjarige onderhoudsplanningen aanwezig. Bij de huurlocaties wordt ernaar gestreefd een vergelijkbaar kwaliteitsniveau vast te leggen in de huurovereenkomsten: bij de nieuw afgesloten huurovereenkomsten met de gemeenten is dit ook zo geregeld, bij huur van derden in de meeste gevallen ook, Bij de regionalisering zijn de budgetten voor de kazernes bepaald op basis van de van de gemeenten overgenomen locaties (huur of eigendom), gekoppeld aan het gewenste kwaliteitsniveau, inclusief een budget voor beheer van het vastgoed. Daarnaast zijn in het kader van het project Samen Naar 1 Brandweer budgetten vastgesteld voor facilitaire kosten en nutsvoorzieningen. Aangezien de kosten van groot onderhoud significant fluctueren over de jaren, is ervoor gekozen deze te egaliseren met behulp van een voorziening groot onderhoud. De stand van de voorziening per eind 2014 sluit aan met de bijgewerkte onderhoudsplanning. In 2014 is nog geen groot onderhoud uitgevoerd, deze werkzaamheden zijn herpland voor 2015. De budgetten voor kapitaallasten zijn gebaseerd op het huidige areaal en op het prijspeil waarop de investeringen in het verleden door de gemeenten zijn gedaan. Indien gebouwen en installaties moeten worden vervangen tegen het huidige (c.q. toekomstige) prijspeil doet zich een tekort voor, dat in de loop der jaren zal oplopen tot maximaal € 600.000. Dit risico is, als onderdeel van het totale risico voor nietgeïndexeerde kapitaallasten van €1,3 miljoen, gemeld in de kaderbrief 2016.
4.4 Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie bij de uitvoering van de programma's en heeft daarmee niet alleen betrekking op de interne organisatie (het personeel) maar ook op de bestuurlijke organisatie (het gezicht van de VRF naar de inwoners toe). De bedrijfsvoering dient aan de volgende criteria te voldoen: • Rechtmatigheid: de VRF handelt rechtmatig als zij handelt volgens de geldende wet- en regelgeving; • Betrouwbaarheid: de VRF heeft haar zaken op orde, voert de wettelijke regels voorspelbaar uit en handhaaft deze regels; • Transparantie: er wordt inzicht geboden in de uitvoering van de programma's en de ondersteunende processen; • Doelmatigheid: zoveel mogelijk resultaat behalen met zo weinig mogelijke middelen; • Doeltreffendheid: de beoogde effecten bereiken; • Responsiviteit: de VRF anticipeert en speelt in op maatschappelijke ontwikkelingen en/of wensen van burgers. Het doel van de bedrijfsvoering is het ondersteunen en faciliteren van de organisatie bij de uitvoering
24
van de programma's en tevens te voldoen aan de wettelijke regelgeving en informatieplicht (zoals de opvolging van de BBV-voorschriften bij de financiële verslaglegging en de informatieplicht aan het CBS in de vorm van de IV3). In de praktijk moet dit tot uiting komen in een goede samenwerking met de kolommen van onze organisatie, interne en externe processen efficiënt te laten verlopen en zorgvuldige besluitvorming te garanderen. Met de groei van Veiligheidsregio Fryslân is er ook voor de kolom Bedrijfsvoering veel veranderd. Zo zijn de meeste niet primaire taken bij Bedrijfsvoering ondergebracht en is de afdeling in formatie en deskundigheid gegroeid. Dit alles om Crisisbeheersing, Brandweer en de GGD maximaal te faciliteren in hun primaire proces. Toch is met de komst van de brandweer en de geplande groei van de overhead met 16% niet voldoende gebleken. Dit uit zich vooral op het gebied van Financiën, Juridische zaken en P&O. Een eerder afgesproken evaluatie door Berenschot toont dit ook aan, de VRF heeft 26% minder overhead dan een vergelijkbare organisatie. Dit is dan ook de reden dat er een voorstel bij het bestuur ligt dit deels op te lossen (is onderdeel van de kaderbrief 2016-2019). De taken van Bedrijfsvoering hebben betrekking op de onderdelen Kwaliteit, Communicatie, Inkoop, Facilitaire services, Huisvesting, ICT, Informatiemanagement, P&O en Financiën. Voor alle onderdelen worden zeer diverse resultaatafspraken gemaakt. De belangrijkste aandachtspunten voor 2014, zoals opgenomen in de begroting 2014, waren (conform het INK-model): Vanuit klantperspectief: 1. Klanttevredenheidsonderzoeken1 faciliteren voor alle kolommen en Veiligheidsregio Fryslân breed rapporteren met behulp van de NPS-methode; 2. De kolommen helpen met klantstrategie om de klanttevredenheid en loyaliteit in 2015 minimaal 10% te kunnen verhogen ten opzichte van 2014. Vanuit Medewerkersperspectief 3. Medewerkerstevredenheidsonderzoek houden voor alle kolommen en Veiligheidsregio Fryslân breed rapporteren met behulp van de NPS-methode 4. De kolommen helpen met ondersteuning van interventieteams om de medewerkerstevredenheid en loyaliteit in 2015 minimaal 10% te kunnen verhogen ten opzichte van 2014. 5. Starten met resultaatgesprekken (planning, voortgang en beoordeling) voor iedere collega met de vier onderdelen resultaat (wat), gedrag en vaardigheid (hoe), faciliteiten (nodig) en toekomst (employability). Vanuit Bestuurders/financiers perspectief 6. Het per kolom en Veiligheidsregio Fryslân breed rapporteren van de doelstellingen op basis van de resultaatgebieden van het INK-model inclusief analyse en advies; 7. Het voorbereiden van de bestuurlijke introductie van een Veiligheidsregio Fryslân resultaatkaart per 1 januari 2016; 8. Betere beoordeling risico en rendement investeringsaanvragen door introductie van gebruik business case; 9. Een jaarrekening 2015 met een maximale delta van 2% t.o.v. de begroting; 10. Een maandelijkse bandbreedte van max. 5% van de prognose van liquiditeit t.o.v. realisatie 11. Het implementeren van een opnieuw geaccordeerd begrotings- en jaarrekeningmodel model voor de begroting vanaf 2016, al dan niet met een separaat programma voor Bedrijfsvoering.
Vanuit Maatschappelijk perspectief: 1
Onder klanten wordt verstaan de inwoners en organisaties in Friesland. De gemeenten zijn in het geval van Bevolkingszorg klant, in de overige gevallen zijn de gemeenten bestuurder/financier en stellen zij de kaders over hetgeen de VRF moet bereiken, inclusief klanttevredenheid over dienstverlening..
25
12. Het implementeren van het beleidsplan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen 13. Betalen van facturen >= 95% binnen 21 dagen 14. Het vanaf 2015 opstellen van een maatschappelijk jaarverslag. Hieronder wordt per punt aangegeven hoe Bedrijfsvoering in 2014 aan deze gestelde doelen heeft gewerkt: 1. Door met Kwaliteit te borgen dat de NPS-methode geïmplementeerd wordt in alle bestaande of nieuw op te zetten onderzoeken; de NPS score van de nulmeting onder de financiële gemeenteambtenaren in 2014 was 5. Overige externe nulmetingen zijn onderhanden of zijn inmiddels gereed. Een voorbeeld is Reizigers, zij scoren bijzonder hoog; 2. In 2014 met een doorloop naar 2015 is/wordt met behulp van een kwartiermaker een klantstrategie geformuleerd. Deze kwartiermaker is met deelname van alle kolommen geselecteerd en zal worden opgevolgd medio 2015 binnen de huidige formatie; 3. Het MTO-onderzoek 2013 (gepresenteerd begin 2014) liet een resultaat zien van 7,0 voor de VRF organisatie. De NPS van de VRF was -12,5. Het “kleine MTO” in 2014 (gepresenteerd begin 2015) eenzelfde gemiddelde score zien, echter nu met een NPS van - 17.2. Opvolging van aanbevelingen worden op diverse niveaus georganiseerd, maar altijd door en met medewerkers. Daarnaast is in 2014 door projectteams van talentvolle medewerkers een advies aan de directie verstrekt om aan te geven hoe Veiligheidsregio Fryslân inhoud kan geven aan meer verantwoordelijkheid bij de professional; dit advies wordt ingebracht in het in 2015 te ontwikkelen leiderschap- en cultuurprogramma 4. De reeds ingevoerde reflectieteams worden in 2015 geëvalueerd. Begin 2016 vindt de meting plaats van het resultaat 2015 ten opzichte van 2014; 5. In 2014 heeft een deel van de organisatie in een proeftuin geëxperimenteerd met het plannings-, voortgangs- en beoordelingsmodel. Dit model is inmiddels door de OR geaccordeerd. Eventuele verbeter- en/of aandachtspunten worden doorgevoerd en opnieuw met de OR geëvalueerd. De jaren 2015 en 2016 zijn eveneens een proeftuin, waarin de gehele organisatie gaat deelnemen. 6. In 2014 is gestart met het intern ontwikkelen van rapportages per kolom per resultaatgebied vanuit het INK-model. In het directieteam zijn de breed geldende resultaten vastgesteld en worden nu de kolom specifieke doelen bepaald. Naast de introductie van het model zal de levering van de informatie naar een steeds hogere frequentie tijd en energie vragen. De verwachting is dat het systeem voldoende robuust en bestuurlijk presentabel is vanaf 2016; 7. In navolging op 6 wordt met ingang van 2016 de bestuurlijke resultaatkaart opgenomen in de P&C cyclus. Wel ligt hier een relatie met het voorstel aan het bestuur de formatie bij Bedrijfsvoering uit te bereiden. 8. In 2014 is een format voor projectmatig werken geïmplementeerd hoe om te gaan met investeringsaanvragen en projectplannen, hierin is de business case separaat opgenomen; 9. Bij iedere bestuursvergadering zijn (eventuele) begrotingswijzigingen voorgelegd om zo ontwikkelingen maximaal direct en transparant in de begroting te verwerken; 10. De invoering van een nieuw proces rondom investeringen heeft het mogelijk gemaakt een betere liquiditeitsplanning te maken, geënt op de nieuwe, maandelijkse betaaltermijnen van de gemeenten. Wel kan dit nog verder worden verfijnd met de invoering van de verplichtingenadministratie (begin 2015) en de maandelijkse planning van investeringen; 11. In samenwerking met de portefeuillehouder Financiën zal in 2015 de begroting worden geëvalueerd om te komen tot aanscherping van het begrotings- en jaarrekeningmodel ingaande de begroting 2017. Vooruitlopend op de evaluatie lijkt het voor de hand te liggen om in ieder geval mee te nemen: • Het SMART formuleren van doelen per resultaatgebied vanuit het INK-model • De totstandkoming van de bijdragen per gemeente; • Het verder expliciteren van de kosten per programma met aanvullend een programma voor Bedrijfsvoering.
26
12. In 2014 zijn de voorbereidingen getroffen om te komen tot een beleidsplan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). In 2015 wordt het MVO beleidsplan opgesteld, deze kan na akkoord van het bestuur in 2015/2016 geïmplementeerd worden; 13. De komst van de brandweer per 1-1-2014 veroorzaakte een enorme toename van het aantal facturen: een verdubbeling van 8.000 naar 16.000. De gemiddelde betaaltermijn in 2014 was 34,2 dagen tegenover gemiddeld 38,3 dagen in januari. Met de geplande invoering van de verplichtingenadministratie begin 2015 is de verwachting dat de betalingstermijn in 2015 richting het gestelde doel komt van 21 dagen. 14. In 2015 zal een maatschappelijk jaarverslag over 2014 worden opgesteld en voorgelegd aan het bestuur.
27
5. Jaarrekening
28
5.1 Balans per 31 december 2014
29
5.2 Programmarekening 2014
5.3 Waarderings- en resultaatbepalingsgrondslagen De jaarrekening 2014 van Veiligheidsregio Fryslân is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de nadere aanwijzingen in de Financiële verordening van Veiligheidsregio Fryslân. Materiële vaste activa De materiële vaste activa betreffen uitsluitend investeringen met een economisch nut. De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingprijs of vervaardigingprijs, verminderd met lineaire afschrijvingen. Eventueel wordt rekening gehouden met een restwaarde. De kapitaallasten in de begroting worden geïndexeerd voor toekomstige vervangingen. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden, in principe, niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemde worden altijd geactiveerd. Voor de verschillende categorieën van activa worden de volgende afschrijvingstermijnen gehanteerd: 40 jaar Bedrijfsgebouwen; 20 jaar renovatie, restauratie en verbouwing van bedrijfsgebouwen; technische installaties in bedrijfsgebouwen; voorzieningen aan terreinen (zoals parkeerplaatsen); containers; 15 jaar brandweervoertuigen c.q. brandweervaartuigen; medische apparatuur t.b.v. tuberculosebestrijding; 12 jaar brandweervoertuigen (beroepskorps); 10 jaar kantoormeubilair; bouwrente; oefenmateriaal brandweer; ademluchtapparatuur; inventaris/bepakking brandweervoertuigen; overig brandweermateriaal; 7 jaar dienst- en OVD-voertuigen; persoonlijke beschermingsmiddelen brandweer; 6 jaar alarmeringsmiddelen (C2000 apparatuur); 5 jaar overige medische apparatuur; PSU GHOR functionarissen; overige kantoorinventaris; gebruikerssoftware, werkplek automatisering, telefooncentrale (incl. vaste telefoons); 3 jaar systeem soft- en hardware; mobiele telefoons; tablets; niet gronden en terreinen. Van de genoemde termijnen kan bij bestuursbesluit worden afgeweken. Vorderingen De vorderingen worden gewaardeerd tegen historische kostprijs. Bij de vorderingen wordt rekening gehouden met noodzakelijk geachte waarderingscorrecties in verband met oninbaarheid. Voorzieningen De voorzieningen worden opgenomen voor het geschatte bedrag van de toekomstige verplichting. Overige activa en passiva Alle overige posten in de balans worden gewaardeerd tegen historische kostprijs. Baten en lasten De baten en lasten zijn toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben, uitgaande van historische kosten. Baten worden slechts in aanmerking genomen voor zover zij gerealiseerd zijn. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Niet in de balans opgenomen verplichtingen Meerjarige financiële verplichtingen worden niet in de balans opgenomen. De lasten die hieruit voortvloeien worden onder de bedrijfslasten verantwoord.
5.4 Toelichting op de balans Materiële vaste activa
De investeringen in materiële vaste activa bestaan voor het grootste deel uit betalingen aan de Friese gemeenten inzake de regionalisering: € 14,9 miljoen aan materieel en € 25,2 miljoen aan vastgoed.
Uitzettingen met een looptijd van korter dan 1 jaar Schatkistbankieren Sinds half december 2013 neemt Veiligheidsregio Fryslân deel aan verplicht schatkistbankieren. Hiertoe is een overeenkomst afgesloten met het Rijk en worden overtollige tegoeden aangehouden in de schatkist. De VRF mag tot een bedrag van € 491.000 buiten de schatkist aanhouden. Per kwartaal was het buiten de schatkist aangehouden saldo gemiddeld als volgt: Eerste kwartaal Tweede kwartaal Derde kwartaal Vierde kwartaal
1.605.099 218.169 357.618 425.133
In het eerste kwartaal was sprake van een overschrijding door een eenmalig hoog saldo begin januari. Dit als gevolg van de aangetrokken leningen die een dag later zijn gebruikt bij de overdracht van activa. Sinds dat moment hebben dergelijke kasstromen zich niet meer voorgedaan én is automatische afroming door BNG in werking gesteld. Hierdoor doen zich op kwartaalbasis geen overschrijdingen meer voor.
32
Lening BON De lening aan Brandweer Opleidingen Noord bedroeg oorspronkelijk € 152.000 en is in 2012 volledig voorzien als oninbaar. Als gevolg van de verbeterde liquiditeitspositie van de BON is in 2014 de helft terugbetaald. Ontvangst van het restant is afhankelijk van de herstructurering van de BON, die naar verwachting rond de zomer van 2015 wordt afgerond. Daarom blijft het openstaande saldo voorzien als mogelijk oninbaar. Overlopende activa Nog te ontvangen subsidiebedragen Vooruitbetaalde bedragen Overige nog te ontvangen bedragen
238.189 640.466 1.242.877 2.121.532
Nog te ontvangen subsidiebedragen Saldo 1/1 FUEV Sociale kaart JGZ
144.000 0 0 144.000
Gemaakte Saldo 31/12 Voorschotten kosten 30145 178.899 123.891 0 25.000 25.000 0 89.298 89.298 -199.008 293.197 238.189
33
Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Vakantiedagen Rechtspositie Gezondheidsenquete Transitie JGZ Crisis en rampen Regionalisering
Totaal eigen vermogen
1-1-2014 Stortingen Onttrekkingen 1.800.000 94.223 0
31-12-2014 1.894.223
105.989 121.621 116.752 204.489 500.000 564.663 1.613.514
0 0 16.000 0 0 0 16.000
105.989 19.500 35.000 0 0 0 160.489
0 102.121 97.752 204.489 500.000 564.663 1.469.025
3.413.514
110.223
160.489
3.363.248
Algemene reserve Volgens de nota weerstandsvermogen is de algemene reserve gemaximeerd op € 1,8 miljoen. Echter, vooruitlopend op totstandkoming van een nieuw weerstandsvermogen (na regionalisering) is het resultaat over 2013 toegevoegd aan de reserve. De reserve wordt in 2015 herijkt naar aanleiding van de nieuwe nota weerstandsvermogen. Vakantiedagen De reserve vakantiedagen is destijds gevormd voor de dekking van risico's met betrekking tot verlofstuwmeren. Bij vaststelling van de jaarrekening 2012 is besloten dat de reserve per eind 2014 opgeheven wordt, onder gelijktijdige afbouw van stuwmeren. De reserve is ingezet ter dekking van de in 2014 uitbetaalde bedragen. Rechtspositie De reserve rechtspositie is gevormd voor de kosten van medewerkers waarvoor een wachtgeldregeling is afgesproken en medewerkers die met ingegane FPU. Aangezien de laatstgenoemde categorie in 2014 is vervallen, is het restant van het saldo bedoeld voor de resterende wachtgelders. Naar verwachting zal de reserve eind 2018 op nihil uitkomen. Gezondheidsenquête Periodiek worden door Veiligheidsregio Fryslân grootschalige onderzoeken uitgevoerd naar de gezondheidssituatie van de Friese bevolking. Met dergelijke onderzoeken zijn aanzienlijke kosten gemoeid, die met behulp van deze reserve worden geëgaliseerd over de jaren. Gemiddeld zijn de kosten € 16.000 per jaar. In 2014 waren de kosten van deze onderzoeken € 35.000. Transitie JGZ Deze reserve is bij de 8-maands bestuursrapportage van 2013 gevormd uit het resultaat van het programma gezondheid en zal worden ingezet ter dekking van incidentele uitgaven die samenhangen met de transitie van de JGZ. Crisis en rampen Deze reserve is gevormd als buffer voor het geval een grootschalige crisis of ramp zich voordoet. De reserve zal worden opgeheven op het moment dat de nota weerstandsvermogen in 2015 wordt vastgesteld.
34
Regionalisering Een deel van het rekeningsaldo van 2012 is destijds gestort in de reserve om ingezet te worden als dekking voor incidentele lasten van de regionalisering van de brandweer in Fryslân. In de kaderbrief 2016-2019 is een voorstel gedaan deze reserve in te zetten ter dekking van incidentele lasten als gevolg van het beleidsplan brandweer.
Voorzieningen 1-1-2014 Stortingen Verplichtingen, verliezen, risico's Voorziening opgebouwde spaaruren Voorziening sociaal plan SN1B
Egalisatie van lasten Groot onderhoud Harlingertrekweg Groot onderhoud brandweerkazernes Egalisatie lasten ILB
Van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden Brede Doeluitkering Rampenbestrijding Totaal voorzieningen
Onttrekkingen
31-12-2014
183.162 1.200.000 1.383.162
0 0 0
0 429.445 429.445
183.162 770.555 953.717
497.346 0 100.000 597.346
23.000 200.800 100.000 323.800
428.950 0 28.720 457.670
91.396 200.800 171.280 463.476
98.838
0
0
98.838
2.079.346
323.800
887.115
1.516.031
Voorziening opgebouwde spaaruren In het verleden konden medewerkers (op grond van de op dat moment geldende CAR/UWO) van de toenmalige HVD Fryslân en van verschillende thuiszorgorganisaties verlofuren sparen op basis van een spaarcontract. De gespaarde verlofuren kunnen in de toekomst door medewerkers worden aangewend om langdurig verlof op te nemen. De mogelijkheid om extra verlof te sparen is enige jaren geleden beëindigd, met als gevolg dat er geen nieuwe spaarcontracten bijkomen. De voorziening is bedoeld voor afwikkeling van het aantal uren dat is gespaard. In 2014 is de indexering van de uurtarieven ongeveer even hoog als de waarde van de opgenomen uren. Voorziening sociaal plan SN1B In 2013 is in het kader van de regionalisering deze voorziening gevormd voor garantiesalarissen en tegemoetkomingen in de reiskosten, zoals afgesproken in het sociaal plan Samen Naar Eén Brandweer. Gedurende 2014 is de voorziening bijgesteld naar aanleiding van herplaatsing van garantiekandidaten en de effecten van de nieuwe cao. Het resterende saldo is voldoende om de garantiesalarissen tot en met eind 2016 te kunnen dekken, alsmede de tegemoetkoming reiskosten tot en met 2018. Groot onderhoud Harlingertrekweg Begin 2014 is de vernieuwbouw van het hoofdkantoor van de VRF aan de Harlingertrekweg afgerond. Tijdens deze vernieuwbouw is een deel van de voorziening ingezet, zijnde onderhoudswerkzaamheden waarvoor in voorgaande jaren was 'gespaard'. In 2014 is een nieuw meerjaren onderhoudsplan opgesteld, dat voorziet in een totale onderhoudslast van € 55.000 per jaar, waarvan gemiddeld € 23.000 per jaar aan groot onderhoud. Ter egalisatie van het groot onderhoud is deze voorziening gevormd, waaraan jaarlijks € 23.000 wordt toegevoegd.
35
Groot onderhoud brandweerkazernes Als onderdeel van de regionalisering zijn 45 brandweerkazernes in eigendom overgenomen van de Friese Gemeenten. Tijdens het overnameproces is voor elk van deze gebouwen een meerjaren onderhoudsplanning opgesteld. Hieruit blijkt voor de eigendomskazernes een jaarlijkse onderhoudslast van in totaal € 545.000, waarvan € 200.800 groot onderhoud. Ter egalisatie van deze lasten is een onderhoudsvoorziening gevormd. Egalisatie lasten ILB Vanuit de CAR/UWO is voor de jaren 2013 tot en met 2015 de mogelijkheid opgenomen gebruik te maken van een Individueel Loopbaan Budget. Medewerkers kunnen over de gehele periode een bedrag van € 1.500 besteden. Naar aanleiding van een inschatting van het gebruik in de periode is een totale last begroot van € 300.000. Om deze lasten te kunnen egaliseren over deze jaren, is een voorziening gevormd waar per jaar € 100.000 aan wordt toegevoegd. De inschatting is dat het resterende saldo nog nodig zal zijn voor de uitgaven in 2015. Aangezien deze faciliteit per eind 2015 vervalt, zal dan de voorziening ook worden opgeheven. Brede Doeluitkering Rampenbestrijding De voorziening is in het verleden gevormd uit overschotten uit de BDUR, en is in 2013 voor een groot deel ingezet voor incidentele kosten met betrekking tot de regionalisering. In de kaderbrief 2016 is voorgesteld het restant in te zetten als dekking voor incidentele kosten inzake het meerjarenbeleidsplan brandweer. De voorziening kan daarna worden opgeheven.
Langlopende schulden Alle langlopende schulden zijn betrokken bij de Bank Nederlandse Gemeenten. Het verloop is als volgt: Stand per 1 januari 2014 Aangetrokken leningen Reguliere aflossingen Extra aflossingen Stand per 31 december 2014
5.885.675 42.500.000 1.823.991 0 46.561.684
De rentelast die in 2014 is gemoeid met de langlopende leningen bedraagt € 1.420.868
Schulden met een looptijd van minder dan 1 jaar Overlopende passiva Vooruitontvangen subsidies Overlopende rente Overige overlopende passiva
229.316 558.354 1.115.700 1.903.370
Vooruitontvangen subsidiebedragen
LFR Haakarmbakken Jeugd en alcohol Zorgopleiding 2e tranche Logopedie gem Leeuwarden Crisiscommunicatie AP Heerenveen OTO Simulering (UMCG)
Saldo Saldo 1/1 Voorschotten Vrijval/betaling 31/12 183.801 0 -15.983 167.818 35.000 31.000 -35.000 31.000 70.000 0 -70.000 0 2.075 0 0 2.075 10.500 0 -10.500 0 0 28.423 0 28.423 24.296 0 -24.296 0 325.672 59.423 -155.779 229.316
36
Niet in de balans opgenomen verplichtingen De niet uit de balans blijkende verplichtingen hebben betrekking op: •
Het Samenwerkingsconvenant Meldkamer Noord-Nederland met de politieregio’s en Veiligheidsregio’s Groningen, Fryslân en Drenthe inzake het gezamenlijke beheer van de meldkamers voor ambulancezorg, brandweer, politie en de Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen te Drachten (de Meldkamer Noord-Nederland). Op grond van dit convenant komt 25% van de gezamenlijke kosten voor rekening van de brandweerkolom. Binnen de brandweerkolom worden de kosten vervolgens op basis van inwoneraantallen over de regio’s verdeeld.
•
Het Convenant Werkgeverschap voor brandweerpersoneel Meldkamer Noord-Nederland met de Veiligheidsregio’s Groningen en Drenthe betreffende het formele werkgeverschap van het brandweerpersoneel in de Meldkamer Noord Nederland. Op grond van dit convenant draagt Veiligheidsregio Fryslân voor ongeveer 38% bij in de gezamenlijke kosten van het brandweerpersoneel.
•
Huurcontracten die zijn aangegaan voor de hoofd-, team- en consultatiebureaulocaties jeugdgezondheidszorg, brandweerkazernes en een aantal overige locaties. De diverse contracten hebben verschillende looptijden, wat resulteert in een jaarlijkse verplichting van € 1,4 miljoen per jaar. Deze verplichtingen hebben een looptijd van langer dan één jaar. Voor één van de contracten is een bankgarantie afgegeven van € 12.000.
•
De verplichtingen met betrekking tot het opgebouwde tegoed voor vakantiegeld en vakantiedagen zijn in overeenstemming met het BBV niet opgenomen in de balans, aangezien zij een meerjarig gelijkblijvend volume kennen. De waarde van de openstaande verlofdagen bedraagt € 942.000, het opgebouwde vakantiegeld is € 1.040.000.
37
5.5 Toelichting op de programmarekening 5.5.1
Analyse van de afwijkingen per programma
Hierna wordt een toelichting gegeven op de afwijkingen per programma, toegespitst naar de vastgestelde beleidsproducten. Totstandkoming begroting na wijzigingen De in juni 2013 vastgestelde primitieve begroting was nog gebaseerd op de organisatie vóór regionalisering van de brandweer. In dezelfde vergadering is de uitzetting als gevolg van SN1B toegevoegd en in oktober van dat jaar de budgetten met betrekking tot het vastgoed van de brandweer. Gedurende 2014 zijn diverse wijzigingen aangebracht, onder andere met betrekking tot de budgetten brandkranen, herijking van de WABO-taak en de geraamde mutaties in reserves. De laatste wijziging (4e) is vastgesteld als onderdeel van de bestuursrapportage over de eerste acht maanden. Programma Gezondheid Het programma Gezondheid bestaat uit de afdelingen Jeugdgezondheidszorg en Zorg&Advies waarbij het resultaat voor het totale programma uitkomt op -/- € 33.000.
Zorg & Advies De afdeling Zorg & Advies sluit met een saldo -/- € 286.000. De overschrijding is voornamelijk het gevolg van bovenformativiteit, extra specialistische inhuur en niet behaalde bezuinigingstaakstellingen. De bovenformativiteit is ontstaan door eerdere aanpassingen binnen de afdeling en zal in 2015 door natuurlijk verloop grotendeels worden opgelost. Per beleidsproduct hierbij een aantal specifieke oorzaken van het betreffende resultaat benoemd: Zorg Onder het beleidsproduct Zorg vallen Infectieziektebestrijding, TBC-bestrijding en SOA/Sense. Het tekort ad -/- € 74.000 is te verklaren door extra inzet bij TBC als gevolg van een aantal uitbraken, bovenformativiteit, frictiekosten en doorrekening van indirecte lasten.
38
OGGZ Het tekort ad € 24.000 is veroorzaakt door inzet van extra formatie t.b.v. de versterking van de OGGZfunctie, zoals de voorbereiding van het opzetten van de escalatiepool voor de gemeente Leeuwarden als centrumgemeente. Lijkschouw Het tekort op lijkschouw wordt verklaard door inhuur van specialistische kennis en toerekening van indirecte kosten vanuit de afdeling. Politiezorg en Reizigersvaccinatie Op beide “markt”-taken is een positief resultaat behaald van respectievelijk € 5.000 en € 43.000. De continuïteit van voornamelijk de Politiezorg is onzeker vanwege de aanbestedingsprocedure hieromtrent. Deze aanbesteding is het gevolg van de vorming van de nationale politie en zal in 2015 zijn vervolg hebben. Op Reizigersvaccinatie is het resultaat toe te schrijven aan efficiency vanwege de stijging van het aantal consulten ten opzichte van de raming. Advies Onder het beleidsproduct Advies vallen de uitvoering van de Medische Milieukunde, Technische Hygiënezorg, Epidemiologie en Beleidsadvisering gemeentelijk gezondheidsbeleid. Het tekort ad € 176.000 is te verklaren door: - extra inhuur bij Medische Milieukunde van specialistische kennis van GGD Groningen, waardoor de bezuinigingen niet gerealiseerd konden worden. - vertragend effect in het aanpassen van de formatie Technische Hygiënezorg ten opzichte van de dalende trend in aantallen inspecties. Hier is op ingespeeld door het beëindigen van een tweetal contracten in het laatste kwartaal van 2014. - het nog niet realiseren van de taakstelling Beleidsadvisering vanuit “Skerp”, waardoor bovenformativiteit is ontstaan. Jeugdgezondheidszorg De afdeling jeugdgezondheidszorg sluit 2014 af met een saldo van -/- € 87.000, wat een afwijking is ten opzichte van de begroting van slechts 0,5%. Dit heeft vooral te maken met extra personele inzet ten behoeve van het primaire proces en doorrekening van indirecte lasten. De verschillen op de beleidsproducten te opzichte van de begroting zijn marginaal waarbij geen relevante financiële afwijkingen zijn opgetreden. Het bezuinigingstraject “Skerp” is in 2014 afgerond waarbij de bezuinigingen zijn behaald en de laatste wijzigingen zijn geïmplementeerd. Het tekort op beide afdelingen wordt grotendeels gecompenseerd door een positief resultaat op de algemene dekkingsmiddelen. Een analyse hiervan is te lezen in paragraaf 5.5.2 en verder.
39
Programma Veiligheid Het programma veiligheid was in de primitieve begroting nog inclusief de regionale brandweer. Deze budgetten zijn met de 3e wijziging overgebracht naar het nieuwe programma brandweer. Wat resteert zijn de budgetten voor de afdeling crisisbeheersing (GHOR, veiligheidsbureau, bevolkingszorg). Het verloop van deze producten is als volgt:
Product Crisis (GHOR) In 2014 heeft de GHOR een nieuwe overeenkomst gesloten met de RAV Fryslân inzake de inhuur van GHOR personeel. In de begroting is er nog geen rekening mee gehouden dat deze inhuur Btw-plichtig is. Bovengenoemde BTW “tegenvaller” is overigens binnen dit product gecompenseerd op “algemene en materiële kosten” (ketensamenwerking, oto, operationeel, piketten) Product Veiligheidsbureau De kosten voor de piketten waren lager dan oorspronkelijk geraamd (naar aanleiding van het verbeterspoor “indikking van de crisisorganisatie” is in 2014 gekozen voor een andere invulling van de piketten), evenals de kosten voor inhuur en materiaal. Product Coördinatie Bevolkingszorg Het tekort binnen dit product is veroorzaakt door de contributie van het Instituut Fysieke Veiligheid, welke in 2014 voor het eerst in rekening is gebracht (contributie voor onder andere aansluiting op de Slachtoffersystematiek en deelname aan het project GROOTer). Product Bevolkingszorg De onderschrijding binnen dit product wordt veroorzaakt door Vakbekwaamheid Bevolkingszorg. 2014 kan voor wat betreft Vakbekwaamheid Bevolkingszorg worden beschouwd als een tussenjaar. Eind 2014 is het nieuwe Vakbekwaamheidsbeleid opgesteld. Met dit beleid wordt de basis gelegd voor aantoonbare vakbekwaamheid van de functionarissen in de hoofdstructuur van de crisisorganisatie en binnen de diverse processen.
40
Programma brandweer Tijdens de regionalisering is het programma brandweer gevormd, bestaande uit de reeds aanwezige budgetten van het regionaal bureau, aangevuld met de bij regionalisering overgedragen budgetten voor brandweer en vastgoed. Daarnaast heeft een herrekening plaatsgevonden van de organisatieoverhead, waarmee het programma brandweer wordt belast volgens de eerder vastgestelde verdeelsleutel. Het resultaat van de brandweer over 2014 is als volgt:
Het resultaat van Brandweer Fryslân over 2014 bedraagt € 2,8 miljoen positief. Op de kosten van de brandweerorganisatie (salarissen en de directe kosten) ontstond een resultaat van € 1,6 miljoen Het saldo van de huisvestingslasten, doorbelasting bedrijfsvoering en toerekening van het resultaat van de algemene dekkingsmiddelen bedroeg € 1,2 miljoen positief. Personele lasten Op de vaste formatie ontstaat een incidenteel resultaat van € 401.000, onder meer door het nog niet (volledig) invullen van vacatureruimte. Dit wordt deels gecompenseerd door externe inhuur van € 305.000, dit is zowel tijdelijke invulling en vervanging, als projectmatige werkzaamheden. Het resultaat op vrijwilligers is € 42.000 negatief, onder meer door eenmalige afkoop uit hoofde van het sociaal plan. Kapitaallasten Op kapitaallasten ontstaat een overschot van € 1,2 miljoen, als gevolg van uitgestelde investeringen. De geplande investeringen zijn, in afwachting van een nieuw dekkingsplan, beperkt tot hetgeen strikt noodzakelijk is voor de continuïteit van de dagelijkse operatie. Materiële kosten De materiële lasten vallen circa € 0,5 miljoen hoger uit, vooral door een noodzakelijke inhaalslag op groot onderhoud van voertuigen. Daarnaast is een inhaalslag gemaakt met betrekking tot de aanschaf van dienstkleding. PPMO/opleidingen In 2014 is beleid ontwikkeld voor de invoering van PPMO, daarom hebben niet alle geplande keuringen plaatsgevonden. Met ingang van 2015 wordt het personeel volgens de geplande cyclus gekeurd. Door de latere invoering ontstond een incidenteel voordeel van € 165.000. Inkomsten De inkomsten vallen hoger uit dan begroot, vooral door incidenteel hogere baten uit de subsidie FUEV van de Provincie. Er zijn meer gesubsidieerde activiteiten uitgevoerd dan initieel gepland.
41
5.5.2
Algemene dekkingsmiddelen en financiering
Rijksbijdrage BDUR De gewijzigde begroting is gebaseerd op de december-circulaire 2013. In deze circulaire wordt van het totale landelijke budget van € 176,8 miljoen voor € 8 miljoen toegewezen aan Fryslân. Als gevolg van de bijstelling gedurende 2014, onder meer in het kader van een incidentele extra bijdrage, is € 16.000 meer ontvangen dan begroot. Niet-bestede BDUR: In de begroting was de niet-ingezette BDUR nog opgenomen als stelpost, voor 2014 bedroeg deze nog € 251.000. In 2014 is de post volledig niet ingezet en valt derhalve vrij ten gunste van het resultaat. Vanaf 2015 is deze post niet meer aanwezig, als gevolg van de laatste tranche van bezuiniging op het rijksbudget BDUR en het niet-indexeren van de rijksbijdrage. Financiering: De totale financieringslast in de begroting is gebaseerd op het financieren van het tijdens de regionalisering vastgestelde investeringsniveau in kapitaalgoederen, tegen een marktrente van 3,5%. Door het niet volledig invullen van het investeringsplan in 2014 is minder geleend, en tevens tegen een lagere gemiddelde rente. Hierdoor ontstaat een overschot in 2014 van € 416.000, waarvan € 280.000 is aangemerkt als structureel. Van deze structurele ruimte is in de kaderbrief 2016 vastgesteld dat deze wordt (door bijstellen van de rekenrente naar 3%) ingezet als dekking voor de taakstelling materiële indexering. Bijdrage in het nadelig saldo De bijdrage in het nadelig saldo is conform gewijzigde begroting geïnd bij de deelnemende gemeenten. 5.5.3
Benutting van de post onvoorzien
De post onvoorzien was voor 2014 begroot op € 470.000 en is naar rato van de lasten toegerekend aan de drie programma’s. De benutting was in 2014 als volgt: Organisatieonderzoek Berenschot Implementatie office 365 Extra inhuur en bovenformatief Z&A Totaal
€ 54.000 € 52.000 € 171.000 € 277.000
Vanaf 2015 wordt de post onvoorzien aangepast en alleen nog ingezet voor personele fricties (zie ook paragraaf weerstandsvermogen). 5.5.4
Incidentele baten en lasten
Het resultaat over 2014 bestaat grotendeels uit incidentele overschotten. Onderstaand zijn de belangrijkste incidentele afwijkingen opgenomen: Onderuitputting van kapitaallasten Hogere inkomsten Diverse personele kosten Verzekeringen Opleidingen en keuringen Diverse materiële kosten Onvoorzien en dekkingsmiddelen
€ 1.060 € 290 € 300 € 200 € 560 € 150 € 321
42
5.5.5
WNT-verantwoording
Volgens de definitie uit de wet worden bij Veiligheidsregio Fryslân de leden van het algemeen bestuur, de leden van het dagelijks bestuur en de algemeen directeur aangemerkt als topfunctionaris. Voor 2014 gaat het om de volgende personen: Toezichthoudende topfunctionarissen: Algemeen bestuur Achtkarspelen
Gerbrandy
Leeuwarderadeel
Boertjens
Ameland
De Hoop
Littenseradiel
Liemburg
Dantumadiel
Heldoorn
Menameradiel
Van Mourik
De Friese Meren
Aalberts
Ooststellingwerf
Oosterman
Dongeradeel
Waanders
Opsterland
Ravestein / Jager / v. Selm
Ferwerderadiel
Van den Berg
Schiermonnikoog
Stellinga
Franekeradeel
Veenstra
Smallingerland
Van Bekkum
Harlingen
Sluiter
Súdwest-Fryslân
Apotheker
Heerenveen
Van der Zwan
Terschelling
Bats
Het Bildt
Krol
Tytsjerksteradiel
Ter Keurs
Kollumerland
Bilker
Vlieland
Schadd-De Boer
Leeuwarden
Crone
Weststellingwerf
Van Klaveren
Dagelijks bestuur Voorzitter
Crone
Plv. voorzitter
Apotheker
Lid
Van Bekkum
Lid
Fokkema
Lid
Maasbommel
De leden van het algemeen en dagelijks bestuur ontvangen voor deze functie geen vergoeding van Veiligheidsregio Fryslân. Leidinggevende topfunctionarissen: bedragen x € 1
W. K. Kleinhuis Algemeen directeur
Functie(s) Duur dienstverband in 2014
1/1 - 31/12
Omvang dienstverband (in fte)
1,0
Gewezen topfunctionaris?
Nee
(Fictieve) dienstbetrekking?
Ja
Zo niet, langer dan 6 maanden binnen 18 maanden werkzaam?
Nvt
Bezoldiging Beloning
123.800
Belastbare onkostenvergoedingen
0
Beloningen betaalbaar op termijn
23.284
Totaal bezoldiging
147.084
Toepasselijk WNT-maximum
230.474
Motivering indien overschrijding: zie
nvt
Totale bezoldiging 2013
158.355
43
Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen die in 2014 een bezoldiging boven het toepasselijke WNT-maximum hebben ontvangen, of waarvoor in eerdere jaren een vermelding op grond van de WOPT of de WNT heeft plaatsgevonden of had moeten plaatsvinden. Er zijn in 2014 geen ontslaguitkeringen aan overige functionarissen betaald die op grond van de WNT dienen te worden gerapporteerd.
44
6. Overige gegevens 6.1 Controleverklaring
45
46
6.2 Voorgestelde resultaatbestemming Het dagelijks bestuur stelt voor het nog niet bestemde resultaat over het boekjaar 2014 van € 3.225.623 uit te betalen aan de deelnemende gemeenten, in overeenstemming met artikel 32, lid 2 van de gemeenschappelijke regeling. Indien ongewijzigd vastgesteld zal het resultaat per programma worden teruggestort volgens de voor 2014 voor het betreffende programma geldende verdeelsleutel voor de gemeentelijke bijdragen.
6.3 Vaststelling Hiermee verklaart het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Fryslân te Leeuwarden dat het jaarverslag en de jaarrekening 2014 van de gemeenschappelijke regeling zijn opgemaakt in overeenstemming met het ter zake vastgestelde “Besluit Begroting en Verantwoording”. Het jaarverslag en de jaarrekening 2014 zijn op 2 juli 2015 vastgesteld door het algemeen bestuur.
Voorzitter
Secretaris
De heer drs. F.J.M. Crone
De heer W.K. Kleinhuis
47
V&J A2
Ontvanger
Juridische grondslag
Specifieke uitkering
Nummer
Departement
Bijlage Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen
Brede Doel Uitkering Rampenbestrijding (BDUR) Besluit veiligheidsregio's artikelen 8.3 en 8.4 Veiligheidsregio's
SiSa bijlage verantwoordingsinformatie 2014 op grond van artikel 3 van de Regeling informatieverstrekking sisa – d.d. 2 januari 2015
I N D I C A T O R E N Besteding (jaar T)
Aard controle R
Indicatornummer: A2 / 01
€ 36.429.658
48