JAARPLAN 2016 COORDINATOR JEUGDCULTUURFONDS UTRECHT Het Jeugdcultuurfonds stelt zich tot doel om financiële drempels weg te halen en zoveel mogelijk kinderen de gelegenheid te geven om mee te doen door middel van actieve kunstbeoefening. Het Jeugdcultuurfonds stimuleert daardoor de persoonlijke ontwikkeling van kinderen in achterstandsposities. Bovendien draagt het Jeugdcultuurfonds daarmee bij aan een creatieve en innovatieve samenleving. Werkzaamheden coördinator. Zorgdragen dat de financiële middelen gevonden worden binnen de gemeentelijke financiering. Daarnaast is het nodig om (graag in samenwerking met het bestuur) extra gelden te werven bij fondsen en door sponsoring, donaties en giften. Het landelijk bureau zorgt ook voor sponsoring. Het streven is dat jaarlijks elk 6e kind betaald wordt door het landelijk fonds mbv. gelden die zijn gekregen van de sponsorbingoloterij. Het JCF Positioneren binnen de jeugdzorg, het onderwijs, maatschappelijke en culturele organisaties in de gemeenten waar een JCF ook daadwerkelijk start. Op dit moment zijn dat de gemeenten Amersfoort, Utrecht Stad, Zeist, Utrechtse Heuvelrug, Soest, De Bilt, Eemnes en Stichtse Vecht. In 2015 zijn hier IJsselstein en Montfoort bijgekomen. Het streven is dat er ieder jaar minimaal 1 gemeente bij komt. Ik ben blijvend in overleg met potentiele gemeentes. Gemeentes die in 2015 interesse hebben getoond zijn Bunnik en Lopik. Maar ook Rhenen, De Ronde Venen, Houten, Vianen en Veenendaal. Informeren over de mogelijkheden van het Jeugdcultuurfonds aan de plaatselijke intermediairs van het JCF. De gebruikers zijn jeugdhulpverleners, leerkrachten/ docenten, maatschappelijk/welzijnswerkers en allen die op een professionele wijze betrokken zijn bij de ontwikkeling en begeleiding van kinderen en jongeren. Dit vraagt veel tijd. Verzorgen van de communicatie en het relatiebeheer om de doelstellingen van het JCF te kunnen realiseren. Ter ondersteuning van de informatie overdracht is (landelijk) materiaal ontwikkeld. Voor stad en provincie Utrecht is extra materiaal ontwikkeld. Afhandelen van de aanvragen die voor alle aangesloten gemeenten binnen komen in het landelijk registratiesysteem. JCF Utrecht beoordeelt en administreert de aanvragen, verwerkt de betalingsopdrachten en archiveert ze. Daarbij krijgen we ondersteuning van een vrijwilliger (8 uur per week). Alle boekingen worden verwerkt door het landelijk bureau. Ook het financiële jaarverslag wordt sinds 2015 opgesteld door het landelijk bureau. Zij zorgen voor de accountantsverklaring. Financiering gemeenten is van directe invloed op de inhoud van mijn werk. Veel gemeenten hebben het convenant ‘Kinderen doen mee’ getekend. In 2008 en 2009 waren er extra middelen aan het gemeentefonds toegevoegd om in te zetten voor participatie waaronder een Jeugdcultuurfonds. In 2010 moeten de gemeentes participatiefondsen betalen uit reguliere armoedemiddelen. Dan betekent voor veel gemeenten dat ze zich houden aan de regelingen die ze de afgelopen jaren al hebben opgezet en niet snel kiezen voor iets nieuws. We moeten veel inzet leveren en een lange adem hebben om een gemeente over de streep te trekken. Sommige gemeenten maken vervolgens gebruik van cultuurgelden voor het JCF ipv. armoedegelden. De cultuurambtenaren en politici lijken beter te snappen dat een JCF nodig is om nieuwe groepen kinderen en jongeren te interesseren voor cultuur. Landelijk onderzoek van het SCP wijst uit dat er structureel wat moet gebeuren om kinderen en jongeren uit arme gezinnen niet de armoede van hun ouders te laten erven. Daarin kan een
1
Jeugdcultuurfonds een goed middel zijn. Daarmee maken kinderen de stap buiten hun eigen omgeving en doen mee aan cultuur. Dat is van groot belang en behulpzaam. Gemeenten krijgen geld van het rijk voor aanpak armoede (Kleinsma gelden). In 2014 is door JSF/JCF landelijk een campagne uitgezet onder gemeenten om hen te bewegen een deel van deze Kleinsma gelden te reserveren voor de kinderen in armoede. 2015/2016 zijn nog overgangsjaren voor veel gemeentes. In 2017 zal blijken of gemeentes ook daadwerkelijk zullen kiezen voor een JSF/JCF. Hoe bereiken we de doelgroep. De eerste ingang is en blijven voor ons de intermediairs. Zij staan dicht bij de gezinnen. Onze member get member actie begin 2015 heeft gezorgd voor een toename in het aantal intermediairs. Daarnaast zijn er in diverse wijken/gemeentes buurtteams opgericht waar ook veel nieuwe intermediairs uit voort zijn gekomen. Buurtteams werken samen met de scholen in de wijk en zijn voor ons een belangrijke partner. In 2016 wordt er landelijk een nieuwe campagne uitgerold voor het bereiken van nog meer intermediairs. Met het bijbehorende promotiemateriaal kunnen we voorlopig weer even vooruit. Hoe zet ik de professional in en welke investering vraagt dat. De grote kracht achter het Jeugdcultuurfonds is de professional. In de praktijk blijkt echter dat de professional van vele kanten wordt benaderd om extra inzet te plegen op kinderen in ‘achterstanden’. Omdat de opzet van het JCF met zo min mogelijk personele bezetting gebeurt, ben ik veel tijd kwijt aan het voorlichten van intermediairs en het koppelen van gezinnen aan de juiste intermediair, zorgen dat ze een aanvraag doen, het ondersteunen bij de daadwerkelijke aanvraag, verwerken van de facturen, vragen per mail of via portal registreren in het kind dossier. Dit maakt dat je gemiddeld 45 minuten bezig bent met een aanvraag. Het idee achter de intermediair is dat zij dicht op het gezin staan waardoor zij juist ook kinderen kunnen motiveren om mee te doen. Sinds najaar 2014 wordt Facebook ingezet om intermediairs te bereiken, Hier blijven we ook in 2016 mee doorgaan, wekelijks minimaall 1 bericht. Onze website pagina wordt onderhouden en periodiek voorzien van nieuwsberichten . Ook het landelijk bureau heeft de website gemoderniseerd. Intermediairs in het zonnetje zetten blijft punt van aandacht. Ook in 2016 zullen we daarop inzetten. Zij mogen trots zijn, hun inzet is onbetaalbaar. Verantwoording afleggen. De coördinator legt verantwoording af aan het bestuur en aan gemeenten waar een Jeugdcultuurfonds is. Werven van subsidies/sponsorgelden Uitgangspunt bij de start van het JCF was dat er zoveel gemeenten gevonden zouden worden die meededen zodat een zekere basis zou kunnen worden gelegd om de JCF coördinator bij ZIMIHC uit de gelden van de gemeenten te kunnen financieren. Door de bezuinigingen bij gemeenten en daarmee de schroom om nieuw beleid in te zetten leek deze ambitie niet direct haalbaar. Provincie Utrecht heeft JCF Utrecht daarom de eerste twee jaar ondersteund in de vorm van subsidie aan ZIMIHC voor de coördinator en de backoffice. Sinds 2012 komt de dekking geheel uit de gemeentes. Het bestuur initieert 1 sponsor actie per jaar. In 2013 was dit Weekend Opera Utrecht. Deze club heeft ook in de jaren daarna weer het Jeugdcultuurfonds als goed doel bestempeld. In 2015 heeft serviceclub Kiwanis ons als goed doel bestempeld in een van hun acties. De samenwerking met Kiwanis zal in 2016 vervolg krijgen. Voor gemeentes die nieuw aansluiten wordt subsidie aangevraagd bij de Rabobank Foundation. Het landelijk bureau ontvangt gelden van de goede doelen loterijen en verdeeld dit ieder jaar over het aantal goedgekeurde aanvragen. Voor 1 op de 6 kinderen die we geholpen hebben in 2015 wordt 320,- toegekend.
2
Ondersteuning door vrijwilligers De behoefte aan extra ondersteuning dmv vrijwilligers zal niet afnemen ten opzichte van 2015. In 2016 is er ruimte voor 2 vrijwilligers die ieder 8 uur per week ondersteuning bieden. De vrijwilligers zetten zich in voor promotie. Middels digitale nieuwsbrieven, website en sociale media wordt het JCF onder de aandacht gebracht. En voor administratieve ondersteuning. Landelijk beleid In het kader van de transparantie heeft het landelijk bureau JSF-+-JCF eind 2014 gezamenlijk een franchiseovereenkomst en vernieuwd handboek gepresenteerd aan de lokale fondsen. Het landelijk bureau beschrijft hierin dat zij een deel van de financiële administratie uit handen willen nemen van de lokale fondsen. Beide fondsen groeien steeds dichter naar elkaar toe. De overeenkomst is in 2015 getekend. Bestuur JCF-+-JSF provincie Utrecht Ook lokaal vormen zich op steeds meer plekken JSF en JCF tot 1 bestuur. Ook in de provincie Utrecht is men voornemens om samen te gaan en onderzoekt men de mogelijkheid. Het Jeugdcultuurfonds Utrecht is ondergebracht bij ZIMIHC. ZIMIHC ondersteunt het Jeugdcultuurfonds in praktische zin. Waarin kan ZIMIHC JCF versterken:
JCF staat vermeld in de folder van afd. Maatwerk, in sociale media en op de website. Het logo van JCF staat op alle ZIMIHC banners. De JCF banner staat opgesteld in de ZIMIHC theaters zodra en activiteiten voor kinderen plaatsvinden. Maandelijks staat er een stukje over JCF in de ZIMIHC nieuwsbrief Het Stadsblad reserveert ruimte voor ZIMIHC om maandelijks een stukje over een amateurkunstactiviteit te schrijven. JCF maakt hier 1 x per jaar gebruik van. ZIMIHC en JCF hebben beide een groot netwerk aan cultuuraanbieders wat elkaar deels overlapt (niet alle cultuuraanbieders hebben aanbod voor kinderen). Alle cultuuraanbieders kunnen zich op de ZIMIHC website in de spotlight zetten. Het plan is opgevat om hier een JCF knop voor te ontwikkelen, zodat ouders kunnen zoeken op Jeugdcultuurfonds. Zij krijgen dan een overzicht te zien van welke cultuuraanbieders zijn aangesloten bij het Jeugdcultuurfonds. ZIMIHC neemt JCF op in jaarverslagen en werkplannen en neemt ons mee in de politieke lobby. JCF valt onder de afdeling ZIMIHC Maatwerk. Martine Spanjers is leidinggevende van deze afdeling. 1x per kwartaal vinden gesprekken plaats inzake de ondersteuning die ZIMIHC kan bieden aan JCF. We gaan in op de vraag waarin kan ZIMIHC JCF versterken. 1x per jaar vindt er een functioneringsgesprek plaats tussen Jolanda en haar leidinggevende, waarbij het functioneren binnen het werk bij ZIMIHC wordt besproken. De personeelsfunctionaris is hierbij aanwezig en legt het gesprek vast in een verslag. ZIMIHC voert een uitstekend vrijwilligersbeleid inzake het aanbieden van overeenkomsten, vergoedingen, verzekering, bijscholing etc. ZIMIHC biedt tevens ondersteuning in het werven vrijwilligers.
3
Doelen 2016 Bereik kinderen en (nieuwe) gemeentes Het aantal goedgekeurde aanvragen zal toenemen met 10% tov van het jaar daarvoor. Het aantal nieuwe intermediairs zal toenemen met 10% tov van het jaar daarvoor. Minimaal 1 nieuwe gemeente zal aansluiten in 2016. Lopende overeenkomsten zullen worden verlengd voor alle gemeenten die zijn aangesloten. Sponsorwerving: In 2016 vindt er minimaal 1 goede doelen actie plaats in de provincie Utrecht Bij minimaal 1 fonds of bank wordt subsidie aangevraagd. Promotie Minimaal 1x per week wordt een bericht geplaatst op de Facebook pagina van JCF Utrecht 1x per maand verschijnt een nieuwsbericht in de nieuwsbrief van ZIMIHC Minimaal 1 maximaal 3 nieuws berichten (artikel of persbericht) verschijnen er in de pers De coördinator verstuurt promotiepakket naar iedere intermediair en cultuuraanbieder die nieuw wordt ingeschreven. Intermediairs en cultuuraanbieders ontvangen minimaal 2x per jaar een nieuwsbrief van JCF Utrecht, in de zomer en in december. Intermediairs en cultuuraanbieders ontvangen bij de start van het nieuwe seizoen per post een nieuw stapeltje flyers + poster. Flyers en posters worden jaarlijks bezorgd bij alle bibliotheken in de provincie. Werving nieuwe intermediairs Het werven van nieuwe intermediairs zal ertoe leiden dat we meer kinderen bereiken, het aantal aanvragen zal hierdoor toenemen. Voor het werven van nieuwe intermediairs wordt er jaarlijks een member get member actie gedaan in gemeentes waar nog onvoldoende kinderen worden bereikt. Deze actie wordt uitgevoerd volgens het plan van aanpak wat in 2014 is ontwikkeld door Dietz Communicatie. De coördinator benadert de studieleider van de leerroute cultuur & media van Hogeschool Utrecht met de vraag of er een lesprogramma ontwikkeld kan worden waarbij studenten aan de slag kunnen met de vragen als hoe kunnen we het JCF beter onder de aandacht brengen en hoe kunnen we meer intermediairs bereiken. De coördinator houdt per gemeente bij: 1. hoeveel intermediairs per organisatie en 2. Het aantal ingediende aanvragen bij sport en/of cultuur, per intermediair. Voorlichtingsbijeenkomsten Zodra een nieuwe gemeente aansluit zal er een voorlichtingsbijeenkomst voor intermediairs worden georganiseerd in de nieuwe gemeente coördinator geeft op jaarbasis minimaal 5x een voorlichting op bijeenkomsten waar potentiele intermediairs aanwezig zijn. De coördinator streeft er naar om per gemeente minimaal 1 keer per jaar een podium te krijgen om JCF te presenteren, momenten worden gekozen in overleg met de cultuurplatforms, centra voor kunsteducatie en met de gemeente. Netwerkbijeenkomsten/deskundigheidsbevordering coördinator neemt deel aan landelijke studiedagen van JCF/JSF coördinator gaat per jaar naar minimaal 1 (studie) bijeenkomst over cultuureducatie coördinator gaat per gemeente minimaal 1x per jaar naar een bijeenkomst van minimanetwerken
4
Financiële en inhoudelijke verantwoording Tussen maart en juni ontvangen alle aangesloten gemeentes een inhoudelijke en financiële rapportage over het jaar ervoor. De coördinator zorgt dat overeenkomsten/beschikkingen/financiën op tijd binnen komen: Alle gemeentes ontvangen uiterlijk 1 juni een financieel jaarverslag van het jaar daarvoor. Dit jaarverslag wordt voorzien van een accountantsverklaring. Het financieel jaarverslag wordt op de website geplaatst en ligt ter inzage op het kantoor op de Bouwstraat. De coördinator draait voor iedere bestuursvergadering een financiële analyse uit die zij bespreekt met Rudi. Samen controleren zij de inkomsten/uitgaven. De coördinator verstuurt voorschotnota’s en (kwartaal) facturen volgens afspraken per gemeente. De coördinator maakt in december haar persoonlijke jaarplan voor het jaar daarna.
Spelregels Gemeente
leeftijdsgrens
inkomensgrens
max. bedrag
voorwaarde
extra check
MIV
1 Amersfoort
4 tm 16 jaar
120% 400,00
of sport of cultuur
2 Bunnik
4 tot 18 jaar
125% 400,00
of sport of cultuur
maatsch.reg
2016
3 De Bilt
4 tot 18 jaar
125% 400,00
of sport of cultuur
Upas/Leergeld
2015
4 Eemnes
4 tm 18 jaar
125% 400,00
of sport of cultuur
maatsch.reg
2014
5 IJsselstein
4 tot 18 jaar
125% 400,00
of sport of cultuur
Upas/Leergeld
2015
6 Lopik
4 tot 18 jaar
125% 425,00
of sport of cultuur
maatsch.reg
2016
7 Montfoort
4 tot 18 jaar
125% 450,00
of sport of cultuur
2015
8 Soest
6 tot 18 jaar
125% 350,00
of sport of cultuur
2012
9 Stichtse Vecht
4 tot 18 jaar
125% 400,00
of sport of cultuur
Upas
2013
10 Utrecht Stad
4 tm 18 jaar
125% 400,00
of sport of cultuur
Upas
2011
11 Utrechtse Heuvelrug
4 tot 18 jaar
125% 350,00
of sport of cultuur
12 Zeist
4 tm 18 jaar
110% 600,00
2010
2009 2010
5
