Jaarplan 2015
Jaarplan 2015 Florijn College
1. Toelichting Jaarplan ....................................................................................................................3 2. Ontwikkelingen ............................................................................................................................4 2.1 Demografische en economische ontwikkelingen ...........................................................................4 2.2 Wet en regelgeving en context onderwijsinstelling ........................................................................5 2.3 Meerjarenperspectief en strategische ontwikkelingen ROC West-Brabant ....................................5 3. Speerpunten .................................................................................................................................7 3.1 Rijk onderwijs ...............................................................................................................................7 3.2 Doelgericht studeren ....................................................................................................................7 3.3 Verhogen basiskwaliteit ................................................................................................................7 3.4 Duurzame inzetbaarheid ..............................................................................................................8 4. Onderwijsproces ..........................................................................................................................9 4.1 Onderwijskwaliteit en kwaliteitsborging .........................................................................................9 4.2 Resultaatgericht werken ............................................................................................................. 11 4.3 Ontwikkelingen in onderwijs ....................................................................................................... 11 4.4 Focus op Vakmanschap ............................................................................................................. 11 4.5 Organisatie ................................................................................................................................ 12 5. Personeel.................................................................................................................................... 13 5.1 Professionalisering ..................................................................................................................... 13 5.2 Ziekteverzuim............................................................................................................................. 13 5.3 Personele ontwikkeling in cijfers ................................................................................................. 14 6. Risicoanalyse ............................................................................................................................. 16 7. Financiën .................................................................................................................................... 18
2
Jaarplan 2015 Florijn College 1. Toelichting Jaarplan Dit jaarplan 2015 geeft, behalve een vooruitblik op de te realiseren doelstellingen voor 2015, een inzicht in de context waarbinnen we deze doelstellingen gaan realiseren en de ontwikkelingen die plaatsvinden; wat zijn mogelijke belemmeringen en risico’s bij het realiseren van ons plan en hoe kunnen we die beperken (kansen en mogelijkheden benutten)? In dit jaarplan geven we enerzijds onze focus als Florijn College op onze missie en kernwaarden weer in relatie tot voortgang en ontwikkeling. Anderzijds leggen we de verbinding met de strategische doelen en focuspunten van ons ROC en ontwikkelingen waar we als MBO mee te maken hebben. De focus op het verbeteren van de (basis)kwaliteit blijft in 2015 aandacht vragen. Borging van verbeteringen staat daarbij centraal. De ervaringen met meer praktijkgericht en loopbaangericht onderwijs blijven leidend in het aantrekkelijker vormgeven van opleidingen. Meer maatwerk en flexibiliteit, meer regie bij de student over zijn/haar leerproces. Werken in een digitale structuur is daarbij onmisbaar. In 2013 zijn we in de volle breedte gaan werken volgens het “Bring Your Own Device” principe. Voortdurend zijn we vanaf toen bezig geweest met het aanpassen van onze leeromgeving en onze logistieke processen. In alle teams wordt gewerkt aan digitale ontsluiting en toegankelijk maken van de opleidingsprogramma’s. We gaan ons in 2015 eveneens gericht voorbereiden op de ontwikkelingen in het VMBO (herinrichting bovenbouw beroepsgerichte leerwegen) en de Herziening Kwalificatiestructuur die gepland staan voor 2016. Het realiseren van genoemde speerpunten kan niet zonder ruimte te maken voor en aandacht te besteden aan verdere ontwikkeling, toekomstgericht en toekomstvast, van de professionaliteit van al onze medewerkers. Ontwikkeling op individueel niveau en op teamniveau is gericht op duurzame inzetbaarheid. Immers; de koers die we hebben ingezet met ons onderwijs vraagt om ontwikkeling van handelingsrepertoire (zowel pedagogisch als didactisch). Verdere digitalisering laat marginaal gebruik van digitale middelen niet meer toe. (Studie)Loopbaanbegeleiding doet een beroep op feedback en reflectievaardigheden. Duurzame inzetbaarheid heeft eveneens een relatie met teamontwikkeling. Voor 2015 ligt het accent op kwaliteitsrijk en resultaatgericht werken. De implementatie van het strategisch plan 2015-2020 en de operationalisering van RSA tweede tranche zullen in 2015 onze agenda (mede) gaan bepalen. We denken daarbij aan het herijken en concretiseren van (nieuwe) strategische doelen. Een verdergaande herinrichting van de organisatie (Bedrijfsvoering en ROC Diensten) en doorontwikkeling van beoogde structuur en werkwijze vragen aandacht. Meer onderlinge afhankelijkheid, meer samenwerken op opleidingsportefeuille, meer standaardisatie maar ook meer efficiëntie en toename van het niveau van bedrijfsvoering (strategisch beleid en meerjarenperspectief). Afgelopen jaar heeft uitgewezen dat het een leerproces is voor ons allemaal. De begroting van 2015 laat een positief resultaat zien van +/+ € 252.443,-. Dat betekent meer ruimte voor de te realiseren speerpunten. We zijn ons bewust van het feit dat hier prestaties en resultaten dienen te worden geleverd om ook daadwerkelijk over de gelden te kunnen beschikken.
Lisan van Beurden, directeur
3
2. Ontwikkelingen 2.1 Demografische en economische ontwikkelingen Uit de prognoses studentenaantallen blijkt ook voor 2015 vooralsnog geen forse terugloop van studentenaantallen BOL. Dat is voor een deel te danken aan de toename van het aantal studenten uit de regio rond Dordrecht/Rotterdam en uit Tilburg (opwaartse spiraal doordat we nu in de voorlichtingsrondes ook actief scholen uit die regio bezoeken op hun verzoek). Hierbij moet wel gezegd worden dat nadrukkelijker en beter prognosticeren op onze wensenlijst staat. Goed ook om te melden dat dit in 2015 door Bedrijfsvoering wordt opgepakt. Komend jaar wordt actief werk gemaakt van het ROC-breed opleidingenportfolio. Behalve de vraag wat we blijven aanbieden en wat niet, is het inrichten van opleidingsprogramma’s en structuren die wendbaarheid mogelijk maken een opdracht (cross overs, nieuwe beroepen, minder functiegericht opleiden, nieuwe vaardigheden). Onderlinge afhankelijkheid ten aanzien van studentenstromen neemt toe. Dit vraagt om samenwerking binnen het ROC en met het bedrijfsleven. Voor economisch onderwijs en de opleidingen van het Florijn verandert de arbeidsmarkt (op termijn, en welke termijn dan is nog moeilijk in te schatten). We herkennen de volgende mogelijke ontwikkelingen: Administratieve en secretariële functies nemen af (digitalisering en/of outsourcing of upgrading zoals office manager). Voor Secretariële Beroepen lijkt echter de komende jaren een stijgende lijn te komen in de vraag naar niveau 4 (Management Assistent/Directiesecretaresse). De vraag naar allround personal assistents voor management in bedrijven neemt weer toe. Dienstverlening vanuit fysieke banken verdwijnt of wordt vervangen door digitale customer selfservice. Dit geldt eveneens voor juridische dienstverlening. Voor een aantal opleidingen op niveau 4 is de doorstroom naar een HBO opleiding motivatie om deze opleiding te (blijven) kiezen (BOL). We zien afname van BBL studenten bij met name Financiële en Secretariële beroepen (geen werk). Administratieve opleidingen die we hebben op niveau 2 hebben weinig arbeidsmarktperspectief. We zetten daarom in elk geval in op verbreden door samenwerking met niveau 2 Detailhandel (zie ook hfdst 4, 4.1 Onderwijskwaliteit). In de Detailhandel verandert de functie van fysieke winkels (beleving) door opkomst van online winkelen. “Clicks & bricks” vragen om een aanpassing van het opleidingsprogramma. Detailhandel trekt nog wel aan qua werkgelegenheid maar onderzoek geeft weer dat deze branche een zandlopermodel wordt (weinig tot geen middensegment functies, wel hogere en lagere segmentfuncties). In de Groothandel zien we de afgelopen jaren een groei van het aantal banen en ook van het aantal studenten. In deze sector verwachten we komende jaren een stabilisatie of lichte daling van het aantal arbeidsplaatsen. Met name voor commercieel medewerkers is het perspectief op een baan (nog) goed. Wel is binnen de Groothandel een ontwikkeling gaande die wijst op de behoefte aan hogere functies. Uit onderzoek naar keuzes van studenten blijkt de verwachting dat het aantal studenten dat voor Detailhandel of Groothandel kiest, gaat afnemen. Voor het Florijn College zien we die afname bij Detailhandel voorzichtig terug, met name BBL.
4
2.2 Wet en regelgeving en context onderwijsinstelling Een aantal opleidingen is begonnen met zich te oriënteren op de Herziene Kwalificatiestructuur om tijdig te kunnen anticiperen op ontwikkelingen. Begin 2015 gaan we gericht aandacht besteden aan de consequenties die de herziene structuur voor onze opleidingen heeft. Voorlopig stellen we vast dat als het gaat om de keuzedelen er nog veel “verplicht” aan profielen gekoppeld zijn. In 2014 hebben we de eerste ervaringen op kunnen doen met de komst van entreeopleidingen en de toelatingseisen voor de niveau 2 opleidingen (niet meer drempelloos). Met name in 2015 zal de inrichting van de profielen en de aansluiting op onze economische opleidingen aandacht vragen. De Centrale Toelatingscommissie (ingesteld door ROC) voor niveau 2 wordt, met de eerste ervaringen, nog geëvalueerd. De invoering van Passend Onderwijs vraagt om aandacht voor het uitvoeren van de afgesproken ondersteuningsprofielen per team. Verdere professionalisering op het omgaan met studenten met speciale behoeften en het managen van verschillen tussen studenten blijft noodzakelijk. Ontwikkelingen binnen het HBO (rondom inschrijving en studieadvies) en VMBO (de eerste pilots met het anders inrichten van de bovenbouw) vragen in het kader van de aansluiting op termijn aandacht voor de inrichting van de intake. Er zal meer aandacht gaan naar een loopbaangerichte intake, loopbaanleren en gerichte loopbaanbegeleiding. De gelden die beschikbaar komen in 2015 en verder worden gekoppeld aan kwaliteitsafspraken (zie brief van de minister van 1 oktober jl. hierover). Kort samengevat houdt dit in dat de kwaliteitsgelden op ROC niveau uitgekeerd worden na beoordeling van een integraal kwaliteitsplan wat uitgaat van de visie op onderwijskwaliteit. Voor het Florijn College een kans om de speerpunten komende jaren te realiseren. Het plan dient een integraal plan te zijn werkend vanuit een visie op de verhoging van de onderwijskwaliteit. De thema’s waarvoor extra financiën beschikbaar zijn, zijn: professionalisering; intensivering van taal en –rekenonderwijs; terugdringen van voortijdig schoolverlaten; bevorderen van de kwaliteit van de beroepspraktijkvorming; stimuleren van excellentie; verbeteren van studiesucces. Ondersteund door Bedrijfsvoering HR zijn we aan de slag gegaan met het implementeren van de nieuwe CAO. Voorlopig gaat het vooral over de implicaties voor het plan van inzet en het aanpassen van ons Teamplanningsmodel dat teams gebruiken voor het maken van het plan van inzet. 2.3 Meerjarenperspectief en strategische ontwikkelingen ROC West-Brabant In 2015 wordt de Strategie 2015-2020 geïmplementeerd. Bovendien worden de diensten Marketing & Communicatie en Facilitair (RSA 2) ondergebracht bij ROC Bedrijfsvoering en (operationeel) ROC Diensten. Wat betreft de strategie zal op hoofdlijnen de komende jaren het accent liggen op: - Onderwijs op maat en up-to-date, Toekomstgericht en toekomstvast, Loopbaanleren. - Professionele en Lerende organisatie op alle niveaus met als belangrijk doel kwaliteit op een hoger niveau brengen. - Een optimaal op de arbeidsmarkt afgestemd opleidingsportefeuille (macrodoelmatigheid), ingericht en afgestemd binnen ROC en met stakeholders. - Blijvende aandacht voor mogelijkheden van alle studenten, ook de zwakkere doelgroepen (o.a. entreeopleidingen, plusvoorzieningen, passend onderwijs). - Optimale samenwerking met (regionale) bedrijfsleven en wederkerigheid hierin. - Aansluiting VMBO en HBO meer vanuit loopbaanperspectief. Uitgangspunt is daarbij dat, waar noodzakelijk en mogelijk, meer samenwerking plaatsvindt maar ook meer loslaten van eigen “heilige huisjes”. Samen doorontwikkelen en inrichten, van en met elkaar leren en professionaliseren, optimaal ondersteund door Bedrijfsvoering en ROC Diensten. 5
Het afgelopen jaar hebben we al kunnen ervaren dat het proces rondom de meerjarenbegroting, het analysekader en de Q-rapportages zeker bijdragen aan het bewustzijn van formatiebeheersing. Voor 2015-2016 gaat, in het kader van een meerjarenperspectief, op een aantal gebieden gewerkt worden aan het verbeteren van de managementinformatie met als doel in control komen en gerichtere keuzes kunnen maken. Het gaat dan bijvoorbeeld om: - Kwaliteitsverbetering van prognoses studentenaantallen. - Overzichten te verwachte uitstroom, aangepast aan veranderingen rondom pensioenen AOW leeftijd. Gaat tevens helpen bij het in beeld brengen van de te verwachte opbouw van de flexibele schil. - Een instrument waarmee scenario’s door te rekenen zijn als het gaat om meerjaren formatieperspectief. - Het in beeld brengen van mogelijke kwalitatieve fricties die kunnen ontstaan (bijvoorbeeld door verschuivingen studentenaantallen tussen opleidingen, uitstroom van bepaalde bevoegdheden/expertise/competenties). - Verbetering van monitoren en registreren projecten.
6
3. Speerpunten In 2013 (zie jaarplan 2013) zijn we gestart met het benoemen van een aantal speerpunten die een periode van meerdere jaren beslaan. In het jaarplan van 2014 hebben we voortgang en activiteiten voor dat jaar beschreven. Voor 2015 hebben we dat ook gedaan. 3.1 Rijk onderwijs De druk op het anders inrichten van onderwijsruimtes en het anders organiseren van het onderwijs (bijvoorbeeld roostering) neemt toe evenals de behoefte te digitaliseren (volledig BYOD) als het gaat om leermiddelen en programma’s waarmee studenten werken. We investeren in een versnelde afbouw van vaste devices en in een opbouw van een infrastructuur die werken met eigen devices mogelijk maakt (zoals concreet 2015 in flexibele oplaadpunten en stroomvoorzieningen voor studenten in de onderwijsruimtes). Een aantal teams is al aan de slag gegaan met voorbereiden van de invoering van de nieuwe kwalificatiedossiers. Hierbij zetten we in op de koppeling met flexibilisering, maatwerk en keuzemogelijkheden voor studenten. Tevens gaat inzicht in de consequenties van de nieuwe bekostigingsstructuur helpen bij het maken van slimme keuzes hierin. In het licht van het perspectief voor studenten van niveau 2 opleidingen gaan de teams die deze opleidingen verzorgen, structureel samenwerken op inhoud, begeleiding en doorstroom naar niveau 3. 3.2 Doelgericht studeren Doorontwikkeling van (studie)loopbaanleren; voor ons onlosmakelijk verbonden met inrichten individuele leertrajecten en maatwerk/flexibilisering en topprioriteit in de teamplannen. In 2015 ligt het zwaartepunt op het verbeteren van de kwaliteit van loopbaangesprekken en professionalisering van studieloopbaanbegeleiders. We nemen deel aan het internationale “Mapping project”. Uit dit project zullen nieuwe activiteiten geïnitieerd worden om loopbaanleren te versterken. We zetten in op doorontwikkeling komende jaren (2015-2018). Dit vraagt tevens om aanpassing van processen zoals intake (hier ligt ook een relatie met aansluiting met VMBO in kader van herinrichting bovenbouw en ontwikkeling LOB). Aansluiting VMBO en HBO; actief volgen van ontwikkelingen binnen VMBO in kader van herinrichting bovenbouw en activiteiten op gebied van LOB: op welke ontwikkelingen kunnen wij nu al beginnen met aansluiten. 3.3 Verhogen basiskwaliteit De teamplannen met projecten ter verbetering van de kwaliteit zijn er. Verbeterprojecten op managementniveau zijn er (op basis van nulmeting). Structuur op alle niveaus van Florijn (directeur met afdelingsmanagers, afdelingsmanagers met teams, binnen en tussen teams) van bespreken, monitoren en voortgang vastleggen is neergezet en wordt komend jaar geïmplementeerd en geëvalueerd. Vervolgstappen zijn het verbeteren van de kwaliteit van verbeterplannen/projecten (analyse, concrete doelstellingen, uitgezet in tijd). Enkele instrumenten om de voortgang zichtbaar te maken zijn door onszelf ontwikkeld. We verwachten snel te kunnen starten met het implementeren van de teamresultatenbox (ROC-ontwikkeling). Het gehele examenproces is in 2014 opnieuw beschreven en ingericht volgens de procesarchitectuur Examinering. Per proces zijn er verbeterpunten beschreven in een verbeterplan dat nu wordt uitgevoerd en gevolgd. De examencommissie gaat ook komend jaar door met controle, toezicht en borging (vastgelegd in verbeterplan)*. In 2015-2016 gaat de aandacht uit naar de geactualiseerde examenprofielen. 7
3.4 Duurzame inzetbaarheid 3.4.1 Dit speerpunt geeft een bredere context aan de lading die we onze beleidsvoornemens als Florijn College ten aanzien van medewerkers geven. Uiteraard is er een directe relatie met de speerpunten één en twee rondom de (door)ontwikkeling van ons onderwijs. Met name: Maatwerk en flexibiliteit vraagt om andere didactiek, onderwijslogistiek en organisatie. De onvermijdelijke toename van digitalisering en de student die binnenkomt als “digital native” maakt dat docenten niet meer kunnen volstaan met marginaal gebruik maken van deze ontwikkelingen. Dit afgezet tegen de voorlopig nog toenemende vergrijzing (substantiële uitstroom wordt niet verwacht voor 2016-2017). (Studie)Loopbaanbegeleiding vraagt om meer dan het aanleren van gesprekstechniek, namelijk om het vermogen continu in gedrag en houding de student te bevragen en te voorzien van feedback gericht op (talent)ontwikkeling. 3.4.2.Duurzame inzetbaarheid heeft eveneens een relatie met teamontwikkeling. Afgelopen jaren hebben we sterk ingezet op teamvorming als proces, zeggenschap krijgen over en verantwoordelijkheid nemen voor de werkzaamheden die er in het primair proces gedaan moeten worden. Voor komend jaar ligt het accent op kwaliteitsrijk en resultaatgericht werken (relatie speerpunt Basiskwaliteit). Met behulp van goede informatie en ondersteuning systematisch werken aan verbetering (structuur is geïmplementeerd) en monitoring op resultaten brengt rust en het gevoel “in control” te zijn.
* zie voor alle concrete producten portal werkruimte Florijn College, blad Examinering
8
4. OnderwijsprocesFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.1 Onderwijskwaliteit en kwaliteitsborging Het verhogen van de basiskwaliteit is als speerpunt (zie paragraaf 3) en actiecluster opgenomen in ons meerjarenperspectief (2013-2015)1. Doel van dit actiecluster is; “voldoen aan de harde eisen die er door het ministerie worden gesteld, helderheid over verwachtingen en verantwoordelijkheid voor teams, vanuit een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel verhogen en vasthouden van de kwaliteit.” a) Onderwijskwaliteit Focus op flexibilisering en maatwerk in het onderwijs blijft in een meerjarenperspectief speerpunt. In alle onderwijsteams (zie aggregatie teamplannen) zijn projecten opgenomen, gericht op (verdere) flexibilisering. De inrichting van ondersteunende systemen (zoals It’s learning) heeft hoge prioriteit, zeker gekoppeld aan het (verder) ontwikkelen van een digitale didactiek. Ontsluiting van en transparantie in leertrajecten zijn een voorwaarde om flexibiliteit mogelijk te maken en maatwerk te bieden. Investering in professionalisering op dit gebied is opgenomen in begroting 2015. Door het benutten van de digitale ontwikkelingen kunnen belangrijke onderwijsontwikkelingen mogelijk worden gemaakt: maatwerk, gevarieerde werkvormen en tempodifferentiatie. Dit heeft zoals gezegd invloed op onze leeromgeving, op leermiddelen en deskundigheid van onze medewerkers. De komende jaren gaat de dienstverlening die we afnemen uit het SLA verschuiven. Een punt van zorg hierbij is de mate waarin de dienstverlening van It Workz deze ontwikkelingen voldoende kan ondersteunen. We merken dat de afhankelijkheid van systemen en het niet meer marginaliseren hiervan (“een device slechts als vervanger van een boek”) ons kwetsbaar maakt. De afhankelijkheid tussen systemen onderling en de afhankelijkheid van ons van die systemen maken de noodzaak dat ze altijd werken, groter. Binnen het Florijn College is kennis voor het beheer van systemen aanwezig, maar de problemen rondom stabiliteit en afmaken van de software vergen te veel inzet en energie van een zeer klein aantal medewerkers. Ik zie een rol voor de Informatiemanager om voor het ROC deze expertise (tactisch/operationeel) te organiseren. Doorontwikkeling van (studie)loopbaanleren; voor ons onlosmakelijk verbonden met inrichten individuele leertrajecten en maatwerk/flexibilisering en topprioriteit in de teamplannen. In 2015 ligt het zwaartepunt op het verbeteren van de kwaliteit van loopbaangesprekken en professionalisering van studieloopbaanbegeleiders. We nemen deel aan het internationale “Mapping project”. Uit dit project zullen nieuwe activiteiten geïnitieerd worden om loopbaanleren te versterken. Doorontwikkeling komende jaren (2015-2018) zoals tevens aanpassing processen als intake (hier relatie met aansluiting met VMBO in kader van herinrichting bovenbouw en ontwikkeling LOB). De invoering van Passend onderwijs heeft, wat tegen de verwachting in, geleid tot een toenemende ondersteuningsvraag en tevens meer differentiatie hierin. Budget van het ROC in te zetten voor ondersteuningsvragen wordt krapper indien deze toename voor alle colleges geldt (dit wordt op dit moment onderzocht). We blijven komende jaren wel investeren in professionalisering van onze medewerkers bij het handelen van deze ondersteuningsvragen. 1
De planning op activiteitenniveau van alle actieclusters wordt bijgehouden in het document “2013-2015_Speerpunten planning”
9
Een aantal teams is al aan de slag gegaan met voorbereiden van invoering nieuwe kwalificatiedossiers. Hierbij zetten we in op de koppeling met flexibilisering en keuzemogelijkheden voor studenten. Tevens gaat inzicht in de consequenties van de nieuwe bekostigingsstructuur helpen bij het maken van slimme keuzes hierin. In het licht van het perspectief voor studenten van niveau 2 opleidingen gaan de teams die deze opleidingen verzorgen, structureel samenwerken op inhoud, begeleiding en doorstroom naar niveau 3. Aansluiting VMBO en HBO; actief volgen van ontwikkelingen binnen VMBO in kader van herinrichting bovenbouw en activiteiten op gebied van LOB; op welke ontwikkelingen kunnen wij nu al beginnen met aansluiten. b) Kwaliteitsborging De teamplannen met projecten ter verbetering van de kwaliteit zijn er. Er is een meerjarenkalender van de kwaliteitszorgactiviteiten. Verbeterprojecten op managementniveau zijn er (op basis van nulmeting). Structuur op alle niveaus van Florijn (directeur met afdelingsmanagers, afdelingsmanagers met teams, binnen en tussen teams) van bespreken, monitoren en voortgang vastleggen is neergezet en wordt geïmplementeerd en geëvalueerd. Vervolgstappen zijn het verbeteren van de kwaliteit van verbeterplannen/projecten (analyse, concrete doelstellingen, uitgezet in tijd). Enkele instrumenten om de voortgang zichtbaar te maken zijn door onszelf ontwikkeld. We verwachten snel te kunnen starten met het implementeren van de teamresultatenbox (ROC-ontwikkeling)*. Examinering; gehele examenproces is in 2014 opnieuw beschreven en ingericht volgens de procesarchitectuur Examinering. Per proces zijn er verbeterpunten beschreven in een verbeterplan dat nu wordt uitgevoerd en gevolgd. De examencommissie gaat ook komend jaar door met controle, toezicht en borging (vastgelegd in verbeterplan)**. In 2015-2016 gaat de aandacht uit naar de geactualiseerde examenprofielen. We continueren de komende jaren (2015 en 2016) de professionalisering op het construeren van examenproducten, het evalueren en op basis daarvan verbeteren van examens, afnemen en borgen kwaliteit examens in de praktijk. Door sturing en structuur te geven zoals hierboven beschreven, wordt het risico van “het niet verder komen” en het niet “rondmaken” van de cirkel beperkt. Risico zien we vooral in de druk op verbetercycli (te kort dus neiging om cosmetische verbeteringen door te voeren in plaats van structurele), en het realistisch houden van resultaten die verbeteringen op moeten leveren.
*zie voor alle concrete producten en instrumenten portal werkruimte Florijn College, blad Basiskwaliteit **zie voor alle concrete producten portal werkruimte Florijn College, blad Examinering
10
4.2 Resultaatgericht werken De afgelopen jaren zijn er, zowel op niveau van teams als staf als management, veel inspanningen verricht om het aantal voortijdig schoolverlaters terug te dringen. Er wordt intensief en structureel toegezien op aan- en afwezigheid. Een begeleiding- en zorgstructuur die staat, draagt bij aan het terugdringen van verzuim en schoolverlaten. De gerichtheid op voorkomen van uitval van de teams en het daarbij behorende gedrag is goed te noemen. Er is door diverse teams veel gedaan aan deskundigheidsbevordering op het gebied van omgaan met en begeleiden van studenten met (meervoudige) problematiek en/of beperkingen. Verbetering zien we vooral, zoals in hoofdstuk drie bij de speerpunten al aangegeven, in het verder professionaliseren van de studieloopbaanbegeleiding. We zijn er vervolgens van overtuigd dat het aanbieden van meer flexibiliteit en maatwerk in het onderwijs ten goede komt aan de keuzes die studenten maken, hetzij voor een studie binnen ons Florijn College hetzij voor een studie daarbuiten. De mogelijkheden van flexibele instroom (door het schooljaar heen) gaan we in 2015 verder implementeren zodat alle teams deze mogelijkheid aan studenten kunnen bieden. Rondom kwaliteitsgericht werken hebben we zowel in hoofdstuk 3 (Speerpunten) als 5 (Personeel; professionalisering) onze doelen en voortgang benoemd. We zien wel dat het concreet maken van verbeterpunten en het analyseren van de opgeleverde resultaten evenals planning en halen van die planning nog professioneler kan en moet. 4.3 Ontwikkelingen in onderwijs In hoofdstuk 3 Speerpunten is beschreven waar onze energie op gericht is als het over de ontwikkeling van ons onderwijs gaat. Het nut en de noodzaak om maatwerk te leveren, staat in alle teams op de agenda (zie bijlage teamplannen) evenals het besef dat het impact heeft op het totale onderwijsproces (van het programma tot manier van begeleiden, inrichting van de leeromgeving en de onderwijs-logistieke processen). Oplossingen om te versnellen of vertragen zijn nog niet in elk team operationeel evenals het aanbieden van alternatieven en keuzemogelijkheden. Daarnaast zien we een gestage toename van het aantal praktijkopdrachten voor onze studenten vanuit instellingen en bedrijven maar moeten ook consequent effort blijven steken in het werven ervan. Maatwerk en flexibilisering hebben ook consequenties voor de manier van denken en werken van de teams. Werkenderwijs en met ondersteuning door management en O&I/Onderwijskwaliteit doorlopen teams dit proces van professionalisering. Het BYOD principe hebben we integraal doorgevoerd; dat helpt ook mee om flexibeler te werken. De noodzaak van stabiel werkende programma’s, web-based leermiddelen en materialen die overal werken, wordt daarmee wel groter. Ook de afhankelijkheid van de wijze waarop onze digitale structuur en de toegang daartoe is vormgegeven, neemt toe. Dat brengt ook kwetsbaarheid mee. Daarnaast vraagt het van docenten om in deze ontwikkeling mee te kunnen. Het verder vormgeven aan begeleiding in de zin van loopbaanbegeleiding is voor ons onlosmakelijk verbonden met de ontwikkelingen die we in ons onderwijs hebben ingezet. Professionalisering in deze lijn van begeleiden, is gestart in de onderwijsteams. 4.4 Focus op Vakmanschap Thema betere examens - De zelfontwikkelde instellingsexamens Nederlands zijn in augustus 2014 goedgekeurd door de onderwijsinspectie. De examens voor Nederlands zijn voor alle opleidingen klaar en worden in 2015 in gebruik genomen. - De instellingsexamens voor Engels worden in 2015 ontwikkeld en uitgeprobeerd. - In 2015 nemen de laatste docenten Moderne vreemde talen deel aan de assessorentraining. Alle taaldocenten hebben dan een assessorentraining gevolgd.
11
Thema intensiveren en verkorten opleidingen - Alle opleidingen voldoen aan de nieuwe kaders voor studieduur en begeleide onderwijsuren. Bij de invoering van de herziene kwalificatiestructuur en het verder flexibiliseren van het onderwijs zal het voldoen aan de kaders en de interpretatie van de eisen aandacht blijven vragen. Thema vereenvoudiging stelsel - De procedures voor nieuwe instroom in 2015-2016 in het kader van Passend onderwijs in het MBO zijn aan het veranderen. Met name op het gebied van intake, instroom uit entree-opleidingen en de ondersteuningsprofielen worden doorontwikkeld. Thema professionalisering - Voor de vaste medewerkers en tijdelijke medewerkers is er aandacht voor professionalisering. Op teamniveau zijn de belangrijkste thema’s beoordelen, begeleiding en digitalisering. Voor individuele ontwikkeling maken medewerkers maatwerkafspraken met hun leidinggevende. Het betreft masteropleidingen, programma’s voor zij-instromers, bijscholingen e.d. Thema herziene kwalificatiestructuur - Nu de nieuwe kwalificatiestructuur en –dossiers beschikbaar zijn en de laatste kaders begin 2015 bekend worden gemaakt, kunnen teams concreet aan de slag. Bij alle teams is een inhoudelijke analyse gemaakt. In het voorjaar worden Florijn-breed afspraken en beleidskaders gemaakt voor de implementatie van de HKS. Uitgangspunt is om te starten in 2016. Daar waar teams voordelen zien in de pilot, kan er geëxperimenteerd worden. Door deelname aan ROC-werkgroepen en expertgroepen van de MBO-raad worden ontwikkelingen nauwgezet gevolgd. Thema samenwerking VMBO, MBO en HBO - De veranderingen in het kader van Passend onderwijs en de aanpassingen van onze niveau 2-opleidingen verbeteren de aansluiting met het VMBO. In 2015 wordt verder samengewerkt met een aantal VMBO-scholen om ons onderwijs goed aan te sluiten op de herziene bovenbouw VMBO. - De aansluiting met het HBO wordt meegenomen bij de implementatie van de Herziene kwalificatiestructuur. Met name de keuzedelen bieden kansen om studenten goed voor te bereiden op het HBO. Samenwerking met het HBO wordt onderzocht. Thema macro-doelmatigheid - Het portfolio van ROCWB wordt in 2015 opnieuw bekeken. Daarbij worden regionale ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, studentenaantallen en demografische ontwikkelingen bij de overwegingen betrokken. Daar waar nodig zijn reeds aanpassingen doorgevoerd. Voor onze niveau 2-opleidingen loopt in 2015 een project om tot een bredere basis en samenwerking te komen om tussentijds switchen beter op te vangen en kansen op succes in niveau 3 te verhogen.
4.5 Organisatie Aan de inrichting van ROC Diensten en Bedrijfsvoering, het inrichten en verbeteren van processen en procedures en de dienstverlening in zijn geheel, is in 2014 hard gewerkt. Het gewenningsproces aan “dienstverlening op afstand” en meer standaardisatie vraagt voor zowel management, staf als voor onderwijsteams, om verschillende redenen, ook in 2015 nog tijd.
12
5. Personeel In hoofdstuk 3 hebben we onze focus op duurzame inzetbaarheid van medewerkers uiteengezet en toegelicht. Gezien de nog beperkte uitstroom van medewerkers de komende 2 jaar, blijft het onze opdracht om aandacht te hebben voor inzetbaarheid en ontwikkeling van de ouder wordende groep medewerkers. 5.1 Professionalisering In relatie tot onderwijskwaliteit en kwaliteitszorg; zie pagina 10, b) Kwaliteitsborging. Resultaat Verantwoordelijke Teams; er wordt ROC West-Brabant breed een onderzoek gehouden naar de ontwikkeling van de resultaatverantwoordelijke teams per college. Dit onderzoek bestaat uit een korte enquête en een verdiepend interview. Op basis van het ROC brede onderzoek worden acties uitgezet om de ontwikkeling van resultaatverantwoordelijke teams te versterken. Intussen blijven we professionalisering van teams faciliteren. Implementatie van kwaliteitszorgsysteem en structuur draagt bij aan teamontwikkeling (het hebben van een teamplan en het verantwoordelijk zijn voor de hierin geformuleerde doelstellingen en resultaten). Het als team maken van plan van inzet op basis van formatiebudget draagt ook bij, maar doen we al; kwaliteit van analyse en op basis daarvan toedelen van taken en werkzaamheden kan nog verbeteren. Het verbeterplan rondom examenprocessen is ingezet. In 2015 blijft aandacht gaan naar systematische evaluatie, borging en het monitoren van beoordeling en afname. De examencommissie professionaliseert zich verder in haar rol als toezichthouder. Gesprekkencyclus; in 2014 is een inhaalslag gemaakt in het voeren van gesprekken. Voor 2015 en verder is het diepgaander bespreken van ontwikkeling en professionalisering van medewerkers in relatie tot bijdrage aan resultaten en taakvolwassenheid een doel. HR beleid rondom de gesprekkencyclus en professionalisering van leidinggevenden is hierbij gewenst. We continueren de komende jaren (2015 en 2016) de professionalisering op het construeren van examenproducten, het evalueren en op basis daarvan verbeteren van examens en het afnemen en borgen kwaliteit examens in de praktijk. De invoering van Passend onderwijs heeft, wat tegen de verwachting in, geleid tot een toenemende ondersteuningsvraag en meer differentiatie. We blijven de komende jaren investeren in professionalisering van onze medewerkers bij het handelen van deze ondersteuningsvragen. Voor het managementteam staat in 2015 zowel professionalisering in het licht van de te implementeren strategie op het programma als een Management Development traject in het kader van leiderschap (vanuit ROC). Daarnaast zijn we aan de slag met onze eigen teamontwikkeling als managementteam. We hebben in de afgelopen twee jaar twee nieuwe afdelingsmanagers mogen verwelkomen. De in hoofdstuk 3 benoemde speerpunten vormen de leidraad waarlangs we met en van elkaar leren als het gaat over koers en toekomst. Op dit moment volgen twee afdelingsmanagers elk een, weliswaar verschillend, traject om hun leiderschap te ontwikkelen.
5.2 Ziekteverzuim Het afgelopen jaar heeft ons opnieuw bewust gemaakt van onze kwetsbaarheid als het gaat om langdurig zieken.
13
Op de begroting voor 2015 hebben we in elk geval meer geld/formatie opgenomen voor vervanging. Ons verzuim zit nog steeds boven de norm van 4 procent (waarbij de laatste rapportage van 2014 wel een daling te zien gaf richting norm). Afdelingsmanagers werken met hun teams die het betreft hard en bewust aan opvang binnen het team (wanneer uitzicht op duur nog niet helder is) en aan vervanging wanneer dit aan de orde is. We moeten helaas ook vaststellen dat het vinden van goede vervanging gedurende het schooljaar vaak veel energie kost. Weinig tot geen ervaring in het beroepsonderwijs vormt een struikelblok bij bevoegde docenten. Bij mensen uit het bedrijfsleven is echter het starten als instructeur of opleider met de daarbij behorende salarisschaal vaak een belemmering. Sinds een aantal jaren werken we, met het oog op toekomstige mogelijkheden, structureel samen met vooral Fontys Hogeschool om te proberen binding te creëren met studenten die stage lopen. Dat dat werkt, hebben we intussen gelukkig ook al mogen ervaren. 5.3 Personele ontwikkeling in cijfers
FTE's
aug-dec 2014
Vast
aug-dec jan-jul 2015 2015
aug-dec jan-jul 2016 2016
aug-dec jan-jul 2017 2017
89,16
89,02
87,48
84,75
84,75
84,75
84,75
Tijdelijk
7,91
12,10
12,36
13,34
14,21
13,34
14,21
Inhuur
0,47
4,69
4,69
4,69
4,69
4,69
4,69
Totaal
97,54
105,81
104,53
102,78
103,65
102,78
103,65
jan-jul 2015
Formatie (excl. inhuur)
aug-dec 2015
FTE Directie Ondersteunend personeel zonder lesgebonden taken Ondersteunend personeel met lesgebonden taken Onderwijzend personeel Totaal
Deelnemers (gewogen)
aug-dec 2014
jan-jul 2015
aug-dec 2015
Percentage FTE
Percentage
1,0000
1%
1,0000
1%
14,0316 11,1258
14% 11%
13,0316 10,1258
13% 10%
74,9595 101,1169
74% 100%
75,6846 99,8420
76% 100%
jan-jul 2016
aug-dec 2016
jan-jul 2017
aug-dec 2017
Deelnemers BOL
1.469
1.402
1.469
1.402
1.469
1.402
1.469
Deelnemers BBL Deelnemers Bedrijfsgroepen
183
162
183
162
183
162
183
Totaal
1.652
1.564
1.652
1.564
1.652
1.564
1.652
Gewogen deelnemers
1.542
1.467
1.542
1.467
1.542
1.467
1.542
14
Florijn 120,00
1.800 1.600
100,00
1.400
80,00 60,00 40,00
1.200
Gewogen deelnemers
1.000
Vast
800
Tijdelijk
600
Inhuur
400
20,00
Totaal
200
0,00
0 jan-jul aug-dec jan-jul aug-dec jan-jul aug-dec jan-jul aug-dec 2014 2014 2015 2015 2016 2016 2017 2017
Uitstroom op basis van AOWleeftijd
FTE
2015
3,0000
2016
2,3394
2017
3,1658
2018
3,2886
aug-dec 015
jan-jul 2015 FTE
Percentage FTE Percentage 4% 4,1959 4%
Bapo
4,4008
Bapo extra/seniorenverlof Gereserveerd ziektevervanging onderwijzend personeel Gereserveerd ziektevervanging ondersteunend personeel
0,7566
1%
0,7566
1%
2,5000
2%
2,5000
3%
0,3000
0,3%
0,3000
0,3%
15
6. Risicoanalyse
Dit hoofdstuk behelst de risicoanalyse zoals deze ook al is opgenomen bij de toelichting op de begroting. Voor het Florijn College zien we de volgende risico’s ten aanzien van voorliggende begroting met daarbij, voor zover binnen onze beïnvloedingsfeer, de maatregelen om de risico’s in te perken. Nr.
Risico
Maatregel
1.
Onzekerheid omtrent allocatie van de normatieve rijksbijdrage voor 2016 en 2017.
We gaan bij de berekening van de normatieve rijksbijdrage van 2016 en 2017 uit van de nu reeds bekende info (daling van 0,5% per jaar voor de komende jaren). Verder gaan we de interne discussie omtrent allocatie in Q1 2015 volgen.
2.
Onzekerheid over de kwaliteitsgelden.
Door de kosten als vacatureruimte op te nemen en gelijk te stellen aan de opbrengsten kunnen de kwaliteitsgelden indien nodig eenvoudig uit de begroting gehaald worden.
3.
Onzekerheid over tijdigheid, juistheid en volledigheid van de facturatie van de opleidingskosten.
Overleg met ROC diensten over het stroomlijnen van dit proces. Verder zijn de kosten van de studenten gelijk gesteld aan de opbrengsten en is de afspraak gemaakt dat er alleen kosten gemaakt mogen worden als er ook opbrengsten direct tegenover staan.
4.
Stijging van de personeelskosten door de nieuwe cao MBO of nog af te sluiten cao MBO.
Hier is geen maatregel genomen. De verwachting is dat als er nog een toekomstige loonstijging gaat komen deze volledig gecompenseerd zal worden door additionele gelden vanuit DUO.
5.
Sterke fluctuatie in studentenaantallen.
We proberen de flexibele schil verder uit te bouwen teneinde fluctuaties op te kunnen vangen.
6.
Extra zorgtaken voor het MBO door decentralisatie van de zorgtaken naar de gemeenten.
De ontwikkelingen monitoren en er zo vroeg mogelijk op proberen te anticiperen. Bespreekbaar maken in BAG Zorg.
7.
Consequenties van de nieuwe bekostigingsstructuur nog onvoldoende duidelijk.
Scenario’s maken voor opstroom en doorstroom van studenten binnen ons eigen college of tussen colleges of ROC’s (bv in relatie tot verblijfsduur en/of reeds behaald lager niveau diploma) en welke keuzes studenten daarin gaan maken.
8.
De mate waarin de dienstverlening van It Workz de ontwikkelingen naar BYOD en volledig digitaal werken voldoende kan ondersteunen. We merken dat de afhankelijkheid van systemen ons kwetsbaar maakt. De afhankelijkheid tussen systemen onderling en de afhankelijkheid van ons van die systemen maken de noodzaak dat ze altijd werken, groter.
Duidelijke afspraken maken met IT Workz en de informatiemanager wat we nodig hebben en hoe dit, op welke termijn, geregeld gaat worden. Deze afspraken moeten gaan over betere uptime van wifi en netwerk en hogere performance van bijvoorbeeld PARS.
16
9.
Niet alle medewerkers kunnen de vergaande digitalisering van het onderwijs bijbenen.
Inzichtelijk maken bij welke medewerkers dit risico optreedt en dit proberen met gesprekken en eventueel trainingen op te vangen.
10.
Bij verbeteringen kwaliteitsborging worden slechts cosmetische verbeteringen doorgevoerd omdat structurele veranderingen teveel tijd kosten.
Voldoende tijd inruimen tussen twee kwaliteitsmetingen waardoor structurele veranderingen ook zichtbaar worden.
11.
Niet tijdige ontwikkeling van standaarden/modellen waardoor de noodzaak ontstaat om het dan maar zelf te gaan ontwikkelen.
Duidelijke planning maken, communiceren en handhaven van de ontwikkeling en uitrol van standaarden/modellen.
12.
De opleiding voor Verkeerschool Blom voldoet niet geheel aan de eisen die worden gesteld aan een bekostigd MBO traject.
Duidelijke afspraken maken met Blom waardoor alsnog gerealiseerd wordt wat nodig is voor een bekostigd traject. Of afscheid nemen van Blom per omgaande. In ieder geval geen nieuwe trajecten meer starten.
17
7. Financiën De begroting van 2015 laat een positief resultaat zien van +/+ € 252.443,-. Een vooruitblik naar 2016 en 2017 laat, bij min of meer gelijkblijvende omstandigheden, een positief resultaat zien. Effecten van de verdere invulling van RSA en de eventuele effecten van een nieuwe bekostigingssystematiek (als deze wordt doorgevoerd) konden nog niet worden meegenomen (verwacht wordt dat bekostiging en consequenties voorjaar 2015 bekend zijn en derhalve voor 2016 kunnen worden verwerkt in de begroting). 2015
2016
2017
8.482.146 81.000 549.529
8.350.694 81.000 488.529
8.309.374 81.000 488.529
5.000
5.000
5.000
218.885
218.887
218.887
Som der baten
9.336.560
9.144.110
9.102.790
Lasten Personeelslasten Afschrijvingen Huisvestingslasten Overige lasten Som der lasten
7.512.547 124.542 405.000 1.042.028 9.084.117
7.359.492 134.582 405.000 1.042.029 8.941.103
7.359.492 123.559 405.000 1.042.029 8.930.080
Resultaat na belasting
252.443
203.007
172.710
Resultaat
252.443
203.007
172.710
2015
2016
2017
15.000 0 98.000 22.500 0 30.000
15.000
15.000
50.000 7.500
70.000
165.500
72.500
92.500
72.500
92.500
Baten (Normatieve) rijksbijdrage OC&W Geoormerkte subsidie OC&W Overige subsidies OC&W Totaal Rijksbijdragen OC&W Gemeentelijke bijdragen Overige overheidsbijdragen Cursus-, les- en examengelden Baten werk i.o.v. derden Totaal overige baten
Investeringsbegroting Inventaris Meubilair onderwijs Overig meubilair Hard- en software Overig onderwijs inventaris Overig inventaris algemeen Vervoermiddelen Totaal Investeringsvraag inventaris Huisvesting - verbouwingen Totaal Investeringsvraag
0 165.500
18
