Jaarplan
2014
Van der Werf Vastgoedonderhoud
Net als voorgaande jaren bezinnen we ons op waar we staan. Welke doelen we voor 2014 willen halen en met welke activiteiten we dat denken te bereiken. We herbevestigen onze missie en visie. Missie Van der Werf Vastgoedonderhoud onderhoudt vastgoed op resultaatgerichte en duurzame wijze. Innovatief, doelmatig en klantgericht.
Visie De wereld waarin we leven wordt op forse wijze beïnvloed door menselijk handelen. Van der Werf Vastgoedonderhoud wil bewust omgaan met de gevolgen van keuzes die we maken én van onze manier van werken voor mens, milieu en bedrijf. Van der Werf is MVO partner en volgt de MVO principes . Van der Werf Vastgoedonderhoud staat voor integraal vastgoed onderhoud. Met eigen vakmensen en vaste netwerkpartners kunnen alle onderhoudsactiviteiten uitgevoerd worden. Desgewenst geven we middels een RvGO contract garantie op een meerjarig resultaat. Met onze partners wordt gericht gezocht en ingezet op een kwalitatief hoogstaande en steeds duurzamere bedrijfsvoering. Van der Werf Vastgoedonderhoud staat voor duurzaam onderhoud van vastgoed. Door hoge kwaliteit van de vakmensen, van de toegepaste beschermingsmaterialen en - technieken wordt vastgoed beter en langer beschermd. Hetgeen tot verlenging van de onderhoudsintervallen leidt en tot minder noodzaak van vervanging van gevelelementen en daardoor tot verminderde milieubelasting en ook lagere kosten. Van der Werf Vastgoedonderhoud voert niet alleen uit, maar adviseert de klant desgewenst middels onderhoudsvoorstellen die door middel van GPR Onderhoud geobjectiveerd kunnen worden op aspecten als energiegebruik, milieuschade en gezondheid. Tevens wordt met dit instrument inzicht geboden in de investeringskosten als ook de netto contante waarde van de kosten over de gehele onderhoudsperiode. Van der Werf Vastgoedonderhoud wil een aantrekkelijke werkgever zijn door haar medewerkers een veilige werkomgeving te bieden (veiligheidsbeleid is in alle processen geïntegreerd), persoonlijke aandacht te geven en ontwikkeling als vakman middels scholing mogelijk te maken. Van der Werf biedt een goede begeleiding en coaching aan jonge/aankomende vakmensen (Schilders^Cool/leerbedrijf). Van der Werf Vastgoedonderhoud heeft een bedrijfsvoering die met behulp van een kwaliteitssysteem zo is ingericht dat zo efficiënt mogelijk gewerkt wordt. Het streven is alles in één keer goed te doen . We zetten in op continu leren en verbeteren (INK). Van der Werf Vastgoedonderhoud hanteert de milieubarometer om de milieubelasting vanuit haar eigen bedrijfsvoering stap voor stap te verminderen.
1
Meerjaren strategie Vastgoed onderhoud op een efficiënte manier organiseren vraagt een goede planning en voorbereiding. Dan kan verdiend worden door alle partijen en is de rekening voor de klant het laagst. Doel is namelijk alles in één keer goed te doen en zodoende faal-en herstelkosten te vermijden. Kwaliteit van het werk wordt mede bepaald door de kans om als deskundige op een zo vroeg mogelijk moment in het beslistraject mee te mogen denken. Een goede inspectie, het voorstellen van verbeterscenario’s, het afstemmen van alternatieven op de wensen van de opdrachtgever, het aanreiken en uitvoeren van een meerjarenonderhoudsplan, vertalen zich uiteindelijk in een opdrachtgever die geen zorg heeft over het behoud van het onroerend goed, die tevreden is, die krijgt wat hij wenst en die gedurende de onderhoudsperiode het goedkoopst uit is, want niet verrast wordt door onverwachte tegenvallers. Van der Werf Vastgoedonderhoud werkt met een vaste, goed opgeleide kern van vakmensen. Vanuit onze jarenlange ervaring weten wij welk onderhoud op welk moment noodzakelijk is en hoe een gebouw in kwaliteit verbeterd kan worden. Daardoor wordt onverwacht onderhoud voorkomen. Deze kennis zetten we in om onze toegevoegde waarde voor de klant te verhogen. Iedere opdracht voor een VVE, een particulier ( m.u.v. kleine serviceklus) en voor een zakelijke klant op verzoek, ronden we af met een meerjarenonderhouds voorstel. Leren en verbeteren begint met zelfreflectie. Wat doen we al goed en waar moeten we het beter doen ? Continue zijn we alert op signalen van klanten (klachten/feedback) en van onszelf (meldingen). Daaruit benoemen we verbetermaatregelen. Dat is ook de basis voor onze sterke en wat onze zwakke punten. Daarnaast kijken we naar de wereld om ons heen en zoeken we relevante kansen en bedreigingen. Dat wordt een SWOT analyse genoemd.
Sterkten • Vakbekwame, loyale medewerkers • Goed gemotiveerd MT met teamleiders, die willen ontwikkelen • Teamleiders tonen zich een goede ambassadeur/marketeer • • • •
MVO Koploper : zowel in primaire proces als in bedrijfsvoering: alles wat hergebruikt kan worden repareren we; afvalstroom minimaal Strak georganiseerd bedrijf, die continu wil leren van haar fouten Volledig geautomatiseerde bedrijfsvoering Financieel gezond; moeilijke tijden overleven we
• • •
Door personeelsmutaties worden we kleiner, flexibele schil helpt Goede spreiding over verschillende categorieën opdrachtgevers Veel tevreden, vaste klanten Goede ambachtelijke samenwerkingspartners
2
Zwakten Hoge loonkosten Eén projectleider; maakt kwetsbaar Geen actieve marketing; website niet up to date; geen periodieke communicatie met klanten Goed bijhouden van projectgegevens nog geen automatisme Concept van samenwerking met andere ambachten nog te versterken Bouwkundige kennis bij teamleiders nog te summier
Kansen • Inspelen op noodzaak bij VVE’s, woningcorporaties en andere opdrachtgevers om onderhoud efficiënter uit te voeren. Dat kan door RvGO op basis van meerjaren plan. • Goede referenties van aansprekende opdrachtgevers benutten • Voorsprong op gebied van duurzaam onderhoud inzetten
Bedreigingen • Terugval van aantal opdrachten • Hevige prijsconcurrentie • Noodgedwongen afname arbeidsplaatsen • Animo jonge, gemotiveerde mensen voor ons vak daalt
Op basis van de SWOTanalyse zijn de kritische succesfactoren voor 2014 bepaald. Deze vormen de basis voor onze doelstellingen en bijbehorende activiteiten voor 2014.
Kritische succesfactoren voor 2014: 1. Kosten moeten omlaag; slimmer werken (o.a. door ICT) 2. Werk binnen halen op laagste onderhoudskosten in de tijd ipv voor de laagste prijs 3. Animo en plezier in het werk hoog houden 4. Doorontwikkeling alle medewerkers blijft vereiste 5. Alle opdrachten in één keer goed uitvoeren door goede voorbereiding en alert zijn tijdens uitvoering 6. Trots zijn op ons bedrijf en het meer en vaker communiceren 7. Open blijven staan voor gemotiveerde leerlingen op niveau MBO en HBO 8. Doorgaan met MVO doelstellingen en deze beter uitdragen
3
Hoe gaan we te werk: Kosten moeten omlaag; slimmer werken (ICT) • Middels smartfoon en daarop aangepaste software kunnen tal van processtappen direct op het werk in 1 keer in het systeem worden gezet. Alle teamleiders leren daarmee om te gaan.(Canvas) • Medewerkers die onvoldoende toegevoegde waarde hebben, worden gecoached om te verbeteren. Indien dat niet lukt, zullen we afscheid van ze nemen. • Scherp zijn op kosten (abonnementen; energie, brandstof) • Leon gaat 4 dagen werken. Werk binnen halen op laagste onderhoudskosten in de tijd ipv voor de laagste prijs • In alle offertes de duur van het te verwachten onderhoudsinterval benoemen en de kosten over die periode per jaar uitsmeren. • Indien gewenst een meerjarenonderhoudsplan toevoegen met eventuele scenario’s tot verbetering. Animo en plezier in het werk hoog houden • We staan stil bij successen. Melden dat op onze website en in onze nieuwsbrief aan medewerkers en klanten. Doorontwikkeling alle medewerkers is vereist • Ons bedrijf = onze medewerkers. Om de prestaties te leveren die we onze klanten beloven en om hen te kunnen verrassen met innovaties zullen onze medewerkers dat moeten leveren. Stil staan is achteruit gaan. Voor iedereen is er aandacht en samen met de teamleider/leidinggevende wordt ingezet op een ontwikkelpad dat bij een medewerker past.
Alle opdrachten in één keer goed uitvoeren door goede voorbereiding en alert zijn tijdens uitvoering Teamleiders worden op een zo vroeg mogelijk moment bij het voorbereiden van een offerte/de uitvoering van een opdracht betrokken. De werkinspectie, de keuze van de materialen, de wensen van de klant, een veilige werkuitvoering ( LMRA; risico inspecties; de verbetermogelijkheden om het gebouw energiezuiniger/milieuvriendelijker/gezonder te maken, de urenplanning etc. worden samen met de teamleider bepaald en door de teamleider als kader voor het uitvoeringsproces meegenomen.
Teamleiders dragen zorg voor een goede registratie van alle relevante aspecten van de uitvoering. Inspectiedetails, materialen toepassing, meer/minderwerk, toekomst advies. Zij maken (desgewenst) proefstukken om de klant te betrekken bij de keuze van uitvoeringsvarianten. Zij verzorgen tussenopleveringen en zijn zo nodig samen met de projectleider aanwezig bij de eindoplevering. Teamleiders organiseren het nalopen van de opleverpunten. Iedere opdracht wordt door de teamleider na afronding geanalyseerd op leer-en verbeterpunten. Deze punten worden geregistreerd (meldingenformulier) en met de projectleider besproken en ingebracht in het teamleidersoverleg. 4
Trots zijn op ons bedrijf en het meer en vaker communiceren • Onze website herzien we in het raamwerk van People, Planet, Profit . • Klanten ontvangen 2x per jaar een nieuwsbrief met relevante inhoud • We maken met onze medewerkers een bedrijfsfilm en zetten die in voor werving gemotiveerd personeel en voor onze website Open blijven staan voor leerlingen • Voor de toekomst hebben we nieuwe schilders en onderhoudsmedewerkers nodig. De bedrijfsfilmgaan gebruiken we om jonge meisjes en jongens te interesseren voor het onderhoudsvak. Op alle niveaus : LBO,MBO en HBO is er een leerplek in ons bedrijf. Doorgaan met MVO doelstellingen Door gerichte wijzigingen en keuzes weten we onze bedrijfsvoering steeds minder afhankelijk te maken van energie, van water, van brandstof (planet) We blijven doorgaan met gerichte verduurzaming van onderhoudsactiviteiten (planet) We voeren een bewust, integer en mensgericht sociaal beleid (people) We bezuinigen niet op veiligheid voor onze medewerkers (people) We ondersteunen zinvolle maatschappelijke initiatieven (people)
5
Doelstellingen voor 2014:
Dashbord Van der Werf 2014
Organisatie: Doelstelling
Meetmethode
Norm
O1 Offertes (binnen 10 werkdagen), transparant, voorzien van advies, met een contante waarde van de jaarkosten over het onderhoudstijdvak
In het KTO zit een onderdeel offertebeoordeling; dit wordt de meting.
Gemiddeld willen we een 8 (zeer goed)halen.
O2 Iedere grote opdracht wordt door teamleider voorbereid en gecontroleerd door MTlid; zo mogelijk al in offertestadium.
MT leden turven aan de hand van uitdraai offertelijst en opdrachtenlijst, die tijdig door Mirjam wordt aangeleverd. Leon turft aan de hand van opdrachtenlijst, die tijdig door Mirjam wordt aangeleverd
80% van de grote opdrachten is door TL voorbereid.
O4 Teamleiders organiseren alle aspecten van hun opdracht adequaat
Uit beoordelingsgesprek teamleiders
5x Goede beoordeling = groen (4=oranje) 3 of minder is rood
O5 Iedere vaste medewerker werkt aan zijn ontwikkeling. O6 Website vernieuwd
Voor iedere mw een ontwikkelplan dat wordt uitgevoerd Voor april 2014
Plan = oranje + uitvoering = groen voor 80% mw bestand 100%
O7 Bedrijfsfilm op de website
Voor april 2014
100%
O8 Digitale Nieuwsbrief voor klanten
2x in 2014
2 = groen
O9 Familie barbecue voor zomer
Zondag 29 juni 2014
100%
O3 Iedere relevant geachte opdracht voor VVE, particulier (m.u.v. serviceklus) en zakelijk (op verzoek) wordt afgesloten met een meerjarenonder-houdsvoorstel voor opdrachtgever . Het mjop wordt onder voorwaarde van vertrouwelijkheid verstrekt.
100% van de relevante projecten heeft een voorstel voor toekomstig onderhoud ontvangen
6
Resultaten : Doelstelling R1
R2
Klanten zijn tevreden over onze offerte
Klanten zijn tevreden over onze uitvoering
R3
Meer binnenwerk in wintermaanden/ waaronder behang/wandbekleding projecten
R4
Reductie faal-en herstelkosten
R5
Gezonde exploitatie: Positief Rendement
Meetmethode
Norm
In klanttevredenheids onderzoek wordt gevraagd naar een oordeel over de offerte
8 is groen
2 weken na verzending factuur wordt klant gemails voor KTO; in iedere kwartaalrapportage wordt cijferoordeel opgenomen en de bijgeleverde analyse in MT behandeld Inzet gericht op 800 mandagen.
8 is groen
Bij het afhandelen van klachten wordt berekend welke kosten we daarvoor maken. In kwartaalrapportage wordt inzicht geboden in gewerkte uren, gefactureerde uren, gemaakte kosten, omzet en rendement In kwartaalrapportage voortgang melden
< € 1000 = groen € 1000-€ 2000=oranje >€ 2000 = rood
7 = oranje <7 is rood
7=oranje < 7 is rood >800 mandagen is groen 600-800 mandagen is oranje < 600 mandagen is rood
Groen is rendement: > 5% (na belasting, managementvergoeding)
R6
In 2014 voeren we 3 RvGO projecten uit
Groen is: 3 projecten Oranje is: 2 project
R7
We bieden over het hele jaar tenminste 3 plekken aan
100% (= 3)
R8
Leer- of stageplek voor LBO (schilder^cool/ROC) MBO (Nimeto) HBO(Hogeschool Utrecht) Verbeteren MVO doelstellingen
Reductie van (tov 2013) Elektriciteit : -5% Gas: - 5% Papier : - 10% Afval: -10% Brandstof (CO2 uitstoot): -10%
Groen is -5 resp -10% Oranje bij uitkomst tussen 0 en -5 /-10 Rood = bij stijging ipv reductie
R9
Medewerkers zijn tevreden
MTO meting oktober 2014
8 is groen
7
8
