Jaarlijkse Algemene Vergadering Van de
MotorSportGroep Universiteit Twente
Dinsdag 2 maart 2010 De kleine zaal, Vrijhof UT Aanvang 20:00 uur
Inhoudsopgave Agenda Jaarlijkse Algemene Vergadering 2010 Toelichting op de agenda Notulen HALV 2009 Jaarverslag Financieel jaarverslag Verslag Kascontrole commissie Verslag Barteam coördinator Verslag Merchandise Verenigingsbeleid 2010 Voorstellen en hamerstukken Openingsbalans 01-01-2010 Begroting MSG 2010
2
Pagina 3 4 7 17 26 35 37 38 39 41 42 43
Agenda Jaarlijkse Algemene Vergadering 2010 2 maart 2010, 20:00, Kleine zaal, Vrijhof 1. Opening 2. Vaststellen agenda 3. Mededelingen bestuur 4. Notulen vorige JAV 5. Jaarverslag 6. Financieel jaarverslag 7. Dechargering en benoeming kascontrolecommissie 8. Verslag en dechargeren barteamcoördinator 9. Dechargeren overige commissies 10. Verslag merchandise 10. Erelidbokaal 11. WVTTK 12. Rondvraag 13. Dechargeren bestuur 2009 en chargeren bestuur 2010 ---- Pauze ---14. Verenigingsbeleid 15. Voorstellen en hamerstukken aan de JAV 16. Benoeming barteamcoördinator 17. Benoeming commissies 18. Vaststellen begroting, tarieven en subsidies 19. WVTTK 20. Rondvraag 21. Sluiting
3
Toelichting op de agenda 2010 1. Opening 2. Vaststellen agenda 3. Mededelingen bestuur 4. Notulen vorige JAV De notulen van de Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering (HALV) van 14 oktober 2009 zijn te vinden vanaf pagina 7. Voorstel: goedkeuren van de notulen van de HALV van 14 oktober 2009. 5. Jaarverslag Het jaarverslag begint op pagina 17. Voorstel: Het jaarverslag over 2009 goed te keuren. 6. Financieel jaarverslag Het financieel jaarverslag begint op pagina 26. De kascommissie zal verslag uitbrengen, het verslag staat op pagina 34. Voorstel: Het financieel jaarverslag over 2009 goed te keuren. 7. Dechargering en benoeming kascontrolecommissie Deze commissie bestaat uit Albert Molderink, Erik Simmers en Anne Franssens. 8. Verslag en dechargeren barteamcoördinator De barteamcoördinator doet verslag van het jaar 2009. Het geschreven jaarverslag is te vinden op pagina 35. Voorstel: De barteamcoördinator te dechargeren. 9. Dechargeren overige commissies De overige commissies bestonden dit jaar uit de volgende personen: Regiotrialcommissie: RikBusschers, StefanDams, TimonDijkstra, Ivo Schoenmaker, Thomas Smit. Achterhorstcommissie: Timon Dijkstra. Hokcommissie: Anne Franssens, Frank de Goeij, Niels Groenouwe, Simon Louwsma, Joost van der Wiel. Internetcommissie: Vincent Arkesteijn, Stefan Dams, Anne Franssens, Albert Molderink, Steven van der Vegt. Lustrumcommissie: Albert Molderink, Daniel Philippens, Erik Simmers, Thomas Smit. Kascontrolecommissie: Anne Franssens, Albert Molderink, Erik Simmers. Voorstel: Deze commissies te dechargeren. 10. Erelidbokaal De erelidbokaal wordt toegekend aan iemand die zich zeer verdienstelijk heeft gemaakt voor de MSG. 11. WVTTK 4
12. Rondvraag 13. Dechargeren bestuur 2009 en Chargeren bestuur 2010. Op de JAV treedt het huidige bestuur af en wordt een nieuw bestuur gekozen. Het bestuur 2009 bestaat uit: Rob Wijsman (Voorzitter) Reinder Hilarius (Secretaris) Mark Bouwman (Penningmeester) Joost v/d Wiel (Hokcommissaris Timon Dijkstra (Motorencommissaris) Stefan Dams (Bestuurslid) Het bestuur dient uit minimaal 5, maximaal 9 personen te bestaan, met goedkeuring van de JAV kan dit aantal ook minder zijn. Maximaal een bestuurslid mag een niet-lid zijn van de vereniging. De voorzitter wordt door de vergadering direct in functie gekozen. Voor 2010 wordt door het bestuur van 2009 voorgedragen: Stefan Dams (Voorzitter) Arno Wedzinga (Secretaris) Thomas Smit (Penningmeester) Lennard Terpstra (Motorencommissaris) Steven v/d Vegt (Hokcommissaris) Tom van Boven (EvCo en BarCo) Voorstel: Het bestuur 2009 te dechargeren en het kandidaatsbestuur te chargeren in een hamerslag.
---- Pauze----
14. Verenigingsbeleid Het verenigingsbeleid voor 2010 begint op pagina 39. Het nieuwe bestuur zal dit beleidsplan toelichten. 15. Voorstellen en hamerstukken aan de JAV Op pagina 41 staan een paar kwesties waarover het nieuwe bestuur een voorstel wil doen aan de JAV. Voorstel: Deze stukken aannemen. 16. Benoeming barteamcoördinator. 17. Benoeming commissies Ook dit jaar zijn we weer op zoek naar veel enthousiaste mensen voor alle commissies. De commissies zijn: Regiotrialcommissie, Hok-/milieucommissie, Internetcommissie, Achterhorstcommissie, Motorencommissie, Lustrumcommissie, 5
Kascontrolecommissie. Iedereen die geïnteresseerd is in deelname in een commissie kan zich voor, tijdens en na de JAV opgeven bij het nieuwe bestuur:
[email protected] 18. Vaststellen begroting, tarieven en subsidies Een voorstel voor de begroting voor het komend jaar staat op pagina 41 en verder. In het afgelopen jaar zijn de volgende bedragen van toepassing geweest: Contributie: EUR 30,00 Minimale donatie EUR 25,00 Kosten trialpas: EUR 38,50 (MSG korting, officiële prijs 43,50) Subsidie trialpas: EUR 22,50 (dus kosten voor een lid zijn EUR 16,00) B&M en olie: afgeronde kostprijs Advertenties Kleplichter: Hele pagina: EUR 57,00 Halve pagina EUR 34,00 19. WVTTK 20. Rondvraag 21. Sluiting
6
Notulen van de Halfjaarlijkse Algemene Vergadering HALV MSG 14 oktober 2009 Kleine zaal, Vrijhof UT Aanwezig (leden): Rob Wijsman, Timon Dijkstra, Mark Bouwman, Joost van der Wiel, Stefan Dams, Reinder Hilarius, Albert Molderink, Steven van der Vegt, Egbert Bouwmeester, Simon Louwsma (gemachtigd door Thea van Westen), Thomas Smit (gaat in de pauze weg en machtigt Steven van der Vegt). Aanwezig (donateurs): Anne-Freerk de Jager, Ineke Koene, Michel Speelman (kwam later binnen) Afwezig met afmelding: Sebastian Kriebitzsch, Tim Wolda, Wilco Bongers. Afwezig zonder afmelding: De rest van de MSG. 1. Opening: 20:09 2. Vaststellen agenda: geen op- of aanmerkingen, vastgesteld. 3. Mededelingen bestuur: Rob: Op p22 is er een zin fout geformuleerd, halverwege de pagina: artikel 13.1: kilometervergoeding is toegevoegd, in overleg met de KasCO is er besloten om een kilometervergoeding in te stellen. Dit moet worden veranderd naar: artikel 13.1: kilometervergoeding is toegevoegd, na inlichtingen te hebben ingewonnen bij een lid van de KasCO is er besloten om een kilometervergoeding in te stellen. 4. Notulen vorige JAV: Schrijf- en spelfouten kunnen gemaild worden naar de secretaris. Anne: Op de website staat Anne-fr(anssens), dit moet Anne de J. zijn. Dit staat wel goed in de notulen maar is verkeerd op de website gezet. De notulen worden goedgekeurd. 6. Kosten evenementen: Rob licht toe dat als we zo door gaan het budget voor evenementen ruim overschrijden. Simon vraagt naar een specificatie van de kosten. Albert vraagt of we niet konden inschatten dat deze kosten zo hoog uit zouden vallen en of het niet beter was geweest een evenement te laten zitten. Mark legt uit dat evenementen goed bezocht worden en dat mede hierdoor de kosten erg hoog uitvielen. Simon: Waarom is er dan ook subsidie aan donateurs gegeven? Rob: Dit is op de afgelopen JAV besproken en iets om volgend jaar aan te passen. Albert: Hoe hoog komen we nu uit, met de activiteiten die nu nog gepland zijn? Mark zegt dat er geen begroting voor alle evenementen gemaakt is. Albert vindt dit onhandig en vindt dat er een begroting per evenement gemaakt had moeten worden. Dit is voor volgend jaar om dit uit te splitsen. Simon vindt het een kwalijke zaak dat er geen begroting is: dit kan niet zo.
7
Anne: Evenementen zijn belangrijk voor de MSG dus we kunnen nu niet gewoon daarmee ophouden. Er kan gekeken worden wat er in de vorige jaren hiervoor begroot is. Joost: We hebben wel naar de kosten van herfstkamperen gekeken maar het niet per evenement uitgesplitst, mede omdat we extra geld hadden gekregen bij de vorige JAV. Thomas: De CARDAN- en KETTING-avonden zijn ook erg goed bezocht. Michel: Dit moet volgend jaar beter bekeken worden, want het is nu niet duidelijk hoe we uitkomen. Simon vraagt of we een voorstel voor een nieuw budget hebben. Bestuur: We denken rond de 900 euro uit te komen. Reinder: Het sponsoren van kampeerevenementen kost erg veel. Rob: We waren niet van plan winterkamperen te sponsoren. Er volgt een discussie over hoe hoog het budget zou moeten worden. Het budget wordt verhoogd naar € 1000,-. 8. Voorstel: Aanschaf groot gereedschap: Albert: Er zijn helaas erg weinig leden voor dit soort beslissingen. Simon: Is hier niet 1/3 van de leden voor nodig? Albert: Nee, dachten we vorig jaar ook, maar dat is niet zo. Discussie volgt. De conclusie is dat het allemaal wel klopt. Het is jammer dat er weinig leden op de HALV zijn maar als de afwezige leden wilden blijkbaar geen inspraak. Anne denkt dat er wel interesse zou zijn in een TIG apparaat, en ook volgens Albert is hier wel meer vraag naar. Discussie volgt over de mogelijkheden en of het mogelijk is (al dan niet na aanpassing) om met ons huidige apparaat aluminium te lassen. Hieruit volgt dat een TIG apparaat weinig meerwaarde heeft boven het huidige apparaat omdat het voornamelijk voordelen biedt bij het lassen van plaatmateriaal. Albert vindt het financiële plaatje netjes. Hij merkt wel op dat een groot deel van ons eigen vermogen vast zit in motoren, olie en B&M: de liquide middelen zijn beperkt. Reinder: Het Sportcentrum wilde een specificatie van hoe ons vermogen is opgebouwd omdat ze het vrij groot vonden. Discussie volgt over liquide middelen en vermogen. Anne: Is het nodig zo veel olie te hebben? Joost: We hebben een inkoop afspraak, op deze manier is het het goedkoopst. Anne: Als het weinig scheelt, zouden we ook kleinere hoeveelheden kunnen kopen zodat er meer geld vrij blijft voor andere dingen. Thomas: Dit willen we juist niet, want dan hebben we te veel geld los. Albert: Ik mis de optie het gehele hok te vernieuwen en het standaard gereedschap te vernieuwen en upgraden. Rob: Dit is overbodig, want het gereedschap en het hok verkeren in goede staat. Steven: Ik zie liever meer klein materiaal dan een enkel groot stuk gereedschap. Bijvoorbeeld een CO2 meter. Er volgt een discussie over een CO2 meter, Joost licht het een en ander toe en legt uit waarom het niet echt geschikt is.
8
Joost: Als er klachten over het gereedschap zijn dan hoor ik dat graag en vervang ik het. Als het wat minder, vies of oud is dan zie ik dat niet als een reden om het te vervangen. Albert: Hoe zit het met het montagedraad? Stefan: Dit valt onder de verbruiksmaterialen (B&M) en wordt geregeld. Albert: Waarom kan er nu zo veel geld uitgeven worden terwijl er geen buis voor de afzuiging kon komen? Steven: Waarom kunnen we deze niet gewoon zomaar kopen? Rob: Dat zijn kleinere aanschaffen. We willen nu een eenmalige aanschaf van groot materiaal doen. Reinder: Als we graag willen dat dit soort middelgrote dingen makkelijker aangeschaft kunnen worden dan zou de gereedschapspost verhoogd moeten worden. Discussie hierover. Rob: Het gereedschap is in principe bedoeld voor onderhoud aan de trial en minimotoren. Albert: Klein materiaal valt onder de hokbegroting en als er genoeg mensen vragen naar bijvoorbeeld een CO2 meter dan moet dit toch kunnen? Joost: Ja dit zou kunnen, maar het is vervelend als er dan te weinig geld overblijft om het basisgereedschap te kunnen vervangen. Daarom is dit meer iets om aan het eind van het jaar aan te schaffen als er geld over is. Egbert: Wordt er vanavond over het grote gereedschap gestemd en beslist? Rob: ja, dat is de bedoeling. Joost geeft toelichting op de voorstellen. Albert wil graag gebruiksrichtlijnen per voorstel bespreken. Egbert: kunnen we vanavond niet een inschatting maken hoe vaak dingen gebruikt gaan worden? Thomas: Ultrasoon is een voorbeeld van een apparaat wat je gebruikt als je het hebt. Discussie over noodzaak, nut en gebruik. Discussie over hoe een ultrasoon reiniger gebruikt kan en mag worden. Egbert: wat zijn de lopende kosten van zo‟n apparaat? Wat kost het medium? Discussie over de kosten van vloeistof en reiniging. Michel: Al jaren hoor ik van veel mensen dat ze een ultrasoonreiniger zouden willen, maar voor ieder apparaat geldt: Waar laat je het en gaat het stuk? Joost: Van een ultrasoonreiniger kun je wel zeggen dat het vrij MSG-proof is, als hij vies wordt kan hij schoon worden gemaakt. Er wordt natuurlijk een keuze gemaakt voor een degelijk apparaat wat lang mee gaat en goed te onderhouden is. Joost gaat verder met toelichting van het bandenapparaat. Albert en Simon vinden 500 euro wel duur voor handmatig banden apparaat. Joost: 500 euro is inderdaad vrij hoog, maar het is worst-case scenario.
9
Rob: Ik zou niet mijn sportbanden willen vervangen met het huidige apparaat en statisch balanceren lijkt me niks. Discussie over het huidige apparaat, eventuele vervangingen en de toegevoegde waarde. Albert: Hoe vaak maak je er nou gebruik van? En is het niet alleen nodig voor sportbanden? Rob: Als er bijvoorbeeld een automatisch apparaat staat dan gebruik je het sneller. Discussie over het gebruik van een automatische machine en de veiligheid hiervan. Ook komt ten sprake of we dit vanuit ons sportoogpunt kunnen verantwoorden naar het sportcentrum. Simon: Gaan er met zo‟n apparaat ook echt meer mensen bij de club hun banden verwisselen? Rob: ik denk van wel want het scheelt aanzienlijk in de kosten op een set banden. Joost: Ik denk dat het ook veel praktischer is dan je wielen loshalen en wegbrengen. Anne: Hoe zit het met het dynamisch balanceren? Joost: De machine geeft exact aan waar je hoeveel gewicht moet aanbrengen. Statisch kan wel goed, maar gaat sneller fout. De genoemde prijzen zijn nieuwprijzen. Discussie volgt over haalbaarheid en redelijkheid van de prijzen en of materiaal nieuw of tweedehands aangeschaft moet worden. Albert: Hoe groot zijn deze machines en waar komen ze te staan? Joost: De bandenlichter komt op de plaats van de huidige tafel, de balanceermachine op de plaats van de oude draaibank, de vuilnisbak moet dan wel weer ergens anders staan. Rob: De oude neemt nu ook veel ruimte in terwijl hij niet gebruikt wordt, als deze weggehaald wordt win je hier ruimte mee. Thomas: Als het nieuwe apparaat iets meer ruimte in neemt en wel gebruikt wordt dan moet dat toch niet zo‟n probleem zijn? Rob: Er heeft ook een draaibank gestaan, dat ging ook. Joost licht het lasapparaat toe: Albert: Er mag nog steeds een nieuw lasapparaat gekocht worden, ook als we nu beslissen wat anders te kopen. Thomas: Er is al twee jaar een discussie of het huidige lasapparaat vervangen moet worden terwijl hij nog gewoon werkt. Albert: Hij wordt gewoon minder en er kan niks meer aan opgeknapt of vervangen worden, als hij dus kapot gaat dan kan er gewoon een andere gekocht worden. Er volgt een discussie over wel of niet vervangen/aanschaffen van een lasapparaat. De conclusie is dat zolang de huidige nog goed genoeg werkt dat deze niet vervangen zal worden. Zodra deze het begeeft kan er gewoon een vervanger gekocht worden. Joost licht straalkast + compressor toe waarop discussie over straalmedium en onderhoud volgt.
10
Egbert: Er zijn goede afspraken voor het gebruik nodig. Thomas: Is zo‟n apparaat niet erg groot tegenover het gebruik? Albert: Komt er niet ontzettend veel rommel van? In het hok mag er ook niet gespoten worden, slaat het stof van die machine niet overal op neer? Joost: Ik denk dat het stuiven wel meevalt. Discussie over damp, troep en stuiven. Albert: Een straalkast is waarschijnlijk niet MSG-proof is en eigenlijk te groot voor het hok. Michel: Hij zal ongeveer zo groot als de huidige reinigingskast zijn. Discussie over de grootte en wat er maximaal in moet kunnen. Joost: Hij zou op de plaats van slijpmachine kunnen staan, die dan een andere plek moet krijgen. Als we het zouden willen dan zou het kunnen. Michel vindt het wel bij de aard van de MSG passen. Anne: hoe gaat het in de praktijk met vervuiling van het straalgrit? Hier wordt over gediscussieerd. Ook de kosten van het straalgrit en het gebruik wordt besproken. Joost licht de freesbank toe: Michel en Albert: Betalen de leden zelf de frezen en het materiaal? Met de oude draaibank was dit een probleem. Discussie over eventuele club-frezen en dat de huidige boren ook kapot gaan door onvoorzichtig gebruik. Michel: Ik vindt het wel een bezwaar dat het ter vervanging van de huidige kolomboor gaat terwijl iedereen hiermee overweg kan. Simon: Als de kolomboor niet weg zou gaan wordt het een stuk aantrekkelijker. Rob: ik denk dat een freesbank gewoon te groot is voor in het hok. Discussie over het nut van een freesbank voor de MSG. Reinder: de machine is wel handig voor de club, maar ik denk niet MSG-proof. Joost: Maar na een avond weet je hoe hij werkt. Egbert: Het duurzaam gebruiken van frezen blijft lastig. Mark: Volgens mij blijft het gebruik van een freesbank lastig. Nogmaals een discussie over het gebruik en de aanschaf van frezen. Simon: Het is wel echt een toevoeging. Steven: Ik denk dat veel meer mensen zelf banden gaan vervangen dan dat ze zelf onderdelen gaan maken. Discussie over de aanschaf van banden online en bij de dealer en wat het bespaart om het zelf te doen. Simon: Wat doen we met de afvoer van banden? Timon: Dit moeten leden zelf regelen, of opgespaard worden in het hok. 11
Albert: Dat is lastig, banden zijn chemisch afval. Joost: De HoCo moet toch naar het chemisch afval omdat hij daar ook heen moet voor de olie. Albert: Als er een band per week komt moet er regelmatig worden afgevoerd. Rob: ik denk dat de MSG best de banden kan afvoeren en kosten door berekenen naar de leden. Thomas: Ze nemen wel veel ruimte in beslag. Simon: Zijn er nog aanvullende voorstellen? Ineke: Is het een optie om een nieuwe compressor te kopen? Rob: ja, maar als de huidige kapot gaat dan is er geld om hem te vervangen. Joost licht de financiering toe en legt uit dat er nog 800 euro overblijft in de hokreservering pot om een nieuwe compressor te kopen. Preventief vervangen vindt hij niet nodig. Stefan: Dit geld ook voor het lasapparaat. Albert: En ook voor de boormachines en andere apparatuur. Albert: De 800 euro die overblijft, is erg weinig tegenover de waarde van het hok, mocht de compressor stuk gaan dan is er geen reservering meer over om iets anders te vervangen. Discussie hierover in met het oog op de staat van de huidige apparatuur en de grote van de reservering. Rob: Is er iemand van mening dat de verhouding verlaging eigen vermogen en hokreservering veranderd moet worden? Albert: Met het Sportcentrum in het achterhoofd, zou ik het omdraaien. Simon: Ik stel 50/50 voor. Discussie over de bedoeling van de hokreservering. Mark: Ieder jaar gaat de hokreservering met 225 omhoog. Rob: Dan kan ons voorstel prima. Thomas: Ik ben het wel met Albert en Simon eens en ben voor 50/50 Discussie over hoeveel geld er overblijft na al de reserveringen. Mark licht dit toe. Het voorstel om de aanschaf van het groot gereedschap voor 50% uit de hokreservering en voor 50% uit het eigen vermogen te financieren wordt unaniem aangenomen. Michel: Ik wil voorstellen om een accu conditiemeter en acculader aan te schaffen. Joost: is de huidige lader slecht? Michel: De staat is al jaren discutabel. Michel een goedkope nieuwe kost ongeveer 60 euro, voor 250 euro is er een die een heel testrapport maakt. Simon: We hebben nu wel de kans om iets groots aan te schaffen, dus het is misschien beter om het geld niet aan een aantal kleine dingen uit te geven. Albert: Voor de volgende JAV kunnen van dit soort kleine dingen hamerstukken worden gemaakt. Discussie over de aanschaf van een nieuwe acculader en wat andere kleine apparatuur. Nogmaals een discussie of een TIG toch een optie is om aan te schaffen. 12
Pauze om 22:02. 22:19, de vergadering wordt hervat. Rob: De stemmethode wordt erg lastig, er kunnen dingen gecombineerd worden, er zijn veel opties en er zijn weinig stemmen. Albert: Is er een freesbank te koop voor 1500 euro? Anders valt die optie al af. Egbert: Volgens mij zijn ze duurder en je wilt kwaliteit. Michel: Als er de tijd wordt genomen iets te vinden dan kan dat zeer lucratief zijn. Joost: Bij de duurdere machines gaan we natuurlijk zoeken voor een koopje of tweedehands. Rob stelt voor om iedereen een stem te geven en eerst eens kijken wat er naar voren komt. Egbert: Maken we de 1500 euro op of kiezen we voor een enkel voorstel? Er volgt een uitgebreide discussie over de manier van stemmen en de opties. Uiteindelijk worden er vier opties samengesteld en krijgt ieder lid één stem. De vier opties zijn: 1 Ultrasoon apparaat + handmatig bandenapparaat met statisch balanceren. 2 Ultrasoon apparaat + bandenmachine met statisch balanceren. 3 Ultrasoon apparaat + straalkast + compressor. 4 Freesbank. Uitslag: Optie # stemmen
1 0
2 5
3 1
4 6
De beslissing is dus gevallen op een freesbank. 9. Voorstel: Wijzigen Huishoudelijk Reglement Rob licht dit toe. Albert: Er waren geen rode boekjes meer beschikbaar. Reinder: Dit komt omdat er meerdere oude versies in omloop zijn, de huidige versie die we aan willen passen is te zien op de beamer. Albert: Als er geen rechten aan ontleend kunnen worden dan kunnen er ook geen plichten worden opgelegd. Discussie of het zo wel geformuleerd kan en mag worden. Michel: We moeten er geen vage disclamers in willen stoppen, het voegt niks toe en het wordt er alleen maar onduidelijker van. De wijziging van artikel 1 wordt afgewezen. De wijziging van artikel 4 wordt aangenomen. 13
Discussie over artikel 5 en hoe het beleid nu wordt uitgevoerd. De wijziging van artikel 5 wordt aangenomen. Egbert: Hoe zit het met de sleutel en de attributen van de aanhanger? Stefan: In de reglementen staat dat deze ook in de zelfde staat geretourneerd dienen te worden. Michel: Hoe zit het met de boete per dag/dagdeel, dit is onduidelijk. Stefan licht dit toe en ter verduidelijking wordt dagdeel geschrapt. Michel: Mogen donateurs gebruik maken van de aanhanger? Discussie of dit mag en niet in strijd is met de regels van de SU omdat donateurs geen Xtra-card hebben. Albert stelt voor om aan donateurs 5 euro huur te vragen voor de leenperiode. Discussie hierover en dit wordt toegevoegd. Het gewijzigde artikel 9 wordt aangenomen. De wijziging van artikel 12 wordt aangenomen. Albert: Ik ben tegen artikel 13 omdat we nog nooit kilometervergoeding hebben gegeven en ik vindt niet dat de penningmeester hierover alleen mag beslissen. Rob: Het is niet het idee dat dit voor kleine ritjes gebeurt maar als een lid voor de vereniging op pad is dan moet dit toch mogelijk zijn? Simon: Hoe zit het dan met een camping uitzoeken of routes uitzetten? Rob: Dat is voor eigen kosten, het is voor niet recreatieve dingen bedoeld. Mark: De HoCo maakt een aantal kleine ritten die samen behoorlijk optellen. Albert: Is dat nu niet mogelijk dan? Waarom moet het expliciet in het HR? Het kan ook op met de huidige declaraties als het bestuur vindt dat het verdiend is. Discussie hierover. Rob: Op dit moment is het dus zo dat het bestuur er over beslist of een kilometervergoeding gehonoreerd wordt. Artikel 13.1 wordt afgewezen. Steven: Wat zijn de kosten van een werkstudent? Joost: Meer dan 10 euro per uur. Simon: Waarom veranderen als het nog nooit geïnd is? Rob: Het wordt nu slecht bijgehouden als dit beter gaat willen we dit wel innen als het nodig is. Steven: Wanneer geldt dit? Als je niet komt opdraven of als je niet draait? Rob: Dit is als je al ingedeeld bent maar niet kunt of komt. Egbert: Wat als je een hokpas hebt maar niet wilt? Reinder: Het is lastig omdat er maar 6 bardiensten zijn en het kan voorkomen dat je die dagen niet kunt. Joost: het idee met het nieuwe systeem is dat je kunt bijhouden hoe vaak iemand bardienst heeft gedraaid zodat je mensen die niet genoeg bardiensten draaien kunt aanspreken. 14
Michel: Als iemand zich systematisch onttrekt van bardiensten dan moeten hier gevolgen aan zitten. Discussie over maatregelen en sancties voor mensen die systematisch geen bardienst draaien. Albert: Er moet een sanctie komen voor mensen die systematisch niets doen, bijvoorbeeld hun hokpas afnemen. Discussie gaat verder over het aantal actieve leden met een hokpas. Discussie gaat verder over het probleem dat mensen geen bardienst willen draaien en dat hier geen maatregel tegenover staat. Michel komt met het voorstel dat als je twee perioden geen bardienst draait dat er dan een boete tegenover staat. Albert: Misschien is dit meer iets voor een volgende ALV Reinder: Dan laten we het nu zo totdat er een goed werkend barsysteem is met meer overzicht. De wijzigingen van artikel 14 worden afgewezen. Michel: Waarvoor dient artikel 16? Rob: Dit is een stukje informatie. Discussie over het nut. De wijzigingen van artikel 17 worden aangenomen. De wijzigingen van artikel 20-22 worden aangenomen. Rob stelt voor om onder voorbehoud van de gemaakte wijzigingen het nieuwe HR aan te nemen. Het nieuwe HR wordt aangenomen. 10. Lustrum: Rob: De lustrumcommissie heeft aangeven een nieuw jong lid te willen. Albert: Dimitri heeft per mail aangegeven dat hij er niet in wil, er moet dus gehamerd worden om hem te dechargeren. Rob: Hij mag er gewoon uit stappen, hiervoor hoeft niet gehamerd te worden Discussie over chargeren en dechargeren. Albert licht toe waarom ze een nieuw lid willen; de commissie bestaat voornamelijk uit oudere leden die waarschijnlijk niet meer lid zijn bij het volgende lustrum. Het zou makkelijk zijn als er iemand in de commissie komt die over 5 jaar ook nog lid is. Rob dechargeert Dimitri. 11. WVTTK: 12. Rondvraag: Simon: Hulde voor de bouwers van de aanhanger,het is erg gaaf dat er een is gemaakt. 15
Anne: Wil iemand de puzzelrit spullen meenemen? Steven: Hoeveel leden hebben we aan de introductie overgehouden? Reinder: Vier en nog een aantal geïnteresseerden. 13. Sluiting: 23:45
16
Jaarverslag Voorzitter: Het bestuursjaar zit er voor mij als voorzitter weer op, tijd voor een jaarverslag. Laten we bij het begin beginnen; de vorming van het nieuwe bestuur. Ik kreeg de indruk dat het bestuur heel enthousiast was om dingen aan te pakken en dat er veel frisse ideeën leefde. Dit bleek, vond ik, ook wel uit het beleid dat werd gemaakt. Maar toen moesten we starten, en de plannen in de praktijk brengen. Al snel bleek het bestuur een hecht team. Met veel enthousiasme werden zaken opgepakt en plannen gesmeed. Plannen waren vaak (te) ambitieus, maar dat is alleen maar prima. Doordat ik al een MSG bestuursjaar had gedaan, kon ik soms beter inschatten wat al eens geprobeerd was, wat haalbaar was en wat te proberen is. Op deze manier werd er aan ideeën gewerkt en er werden soms zaken geregeld en bereikt die daarvoor soms niet haalbaar werden geacht. Soms ook kwamen de ambitieuze ideeën op een dood spoor of bleek het niet haalbaar, maar ook dat hoort erbij. Het is in ieder geval geprobeerd. Toch zijn aardig wat van deze ideeën naast de traditionele functionele bestuurstaken uitgewerkt en uitgevoerd. Vooral het hebben van een extra bestuurslid droeg hier erg aan bij. Wat grotere projecten, zoals het afzuigsysteem en de aanhanger, wat een te grote taak was voor andere bestuursleden om op te pakken kon Stefan leiden of oppakken. Maar ook naast de serieuze uitvoering van taken was er binnen het bestuur ook tijd voor gezelligheid en een goede vriendschap, wat goed is voor de samenwerking binnen het bestuur en de uitstraling binnen de vereniging en daarbuiten. Zo waren er goede banden met externe partijen, zoals het sportcentrum, kantine en sportraad. Erg belangrijk! Maar ook binnen de vereniging was het bestuur mijns inziens goed zichtbaar en aanspreekbaar. Vaak was het merendeel van het bestuur toch wel op dinsdagavond in het hok te vinden. Ook droeg het bij aan het succesvol tot stand komen van een legendarische eerste versie van een jarenlange traditie van MSG bestuursritten. Hier kijkt denk toch wel het hele bestuur met veel plezier op terug. Uiteraard waren er ook, zoals altijd, ook afgelopen jaar ook punten die beter hadden gekund. Zo hadden sommige zaken, zoals enkele evenementen, iets strakker geregeld kunnen worden. Dit leverde soms alleen achter en soms zowel voor als achter de schermen wat last-minute regelwerk op. We hebben geprobeerd alles in de gaten te houden en goed te regelen, maar ook wij (ondergetekende meegerekend uiteraard) zijn weleens even wat dingen vergeten. Ook vind ik het jammer dat het commissie-systeem op de manier van het afgelopen jaar (en daarvoor) eigenlijk niet goed werkt omdat er niet echt duidelijke afspraken over zijn. Dit is jammer, want met goed functionerende commissies is er meer te bereiken en worden sommige bestuursfunctionarissen minder belast. Het is een idee om dit komend jaar duidelijker te regelen. Na het schrijven van dit stuk kan ik concluderen dat ik een top-bestuursjaar heb gehad als voorzitter! Ik draag nu vol vertrouwen het stokje over aan de (kandidaat)voorzitter Stefan (althans, daar gaan we vanuit). Ik zou zeggen: Nieuw bestuur, zet „m op en maak er weer een mooi jaar van! Maar hier heb ik het volste vertrouwen in. Groetjes en tot in het hok, Rob Wijsman Voorzitter
17
Jaarverslag secretaris: In een jaar kan er veel gebeuren, dit geldt zeker ook voor de MSG. Zo heeft de verjonging van de afgelopen jaren doorgezet. Op het moment van schrijven zijn er 68 leden, dit is een groei van 12 leden of 21%. Van deze leden zijn er maar liefst 20 dit jaar lid geworden. Acht leden hebben zich afgemeld of zijn verder gegaan als donateur. Het aantal donateurs is helaas wel wat gedaald en staat nu op 76, 8 minder dan vorig jaar. Ook binnen de functie van secretaris hebben de nodige veranderingen plaatsgevonden. Waarvan de grootste in de vorm van het nieuwe online ledenbestand. De verwachting is dat dit aankomend jaar volledig geïmplementeerd zal worden en dat dit volgende secretarissen het nodige werk zal besparen. Op het gebied van het beheer van het ledenbestand zijn de zaken aardig verlopen. Het ledenbestand was over het algemeen up-to-date en volledig, de sporadische kwijtgeraakte e-mail daargelaten. De Xtra-card controles zijn dit jaar goed verlopen, het merendeel van de leden zorgde er zelf netjes voor. Doormiddel van de nodige herinneringen werden dan de rest van de leden ook over de streep getrokken. Dit heeft dan ook geresulteerd in slechts twee boetes, waarvan er uiteindelijk een onterecht bleek te zijn. De andere is door het lid zelf betaald. Eerlijkheidshalve wil ik het dan ook nog even hebben over de notulen, dit was een aspect van mijn functie dat me niet zo lag. Wat dat betreft ben ik dit jaar dan ook nog met mijn neus in de boter gevallen met het plaatsvinden van een extra ALV. Inmiddels heb ik het notuleren toch behoorlijk onder de knie gekregen en kan ik vrij vlot behoorlijke notulen afleveren, mits ik ze niet totaal vergeet. Het besturen van een vereniging is iets wat me vorig jaar een interessante en leerzame ervaring leek, ik had niet verwacht dat ik er zo van genieten zou als ik heb gedaan. Af en toe kom je jezelf natuurlijk ook tegen en leer je waar je niet, maar ook waar je wel goed in bent. Mocht je het dan een keer verkloten dan heb je gelukkig je mede bestuurders om op terug te vallen. Ik durf wel te zeggen dat dit jaar me niet alleen de nodige bestuurservaring heeft opgeleverd maar ook de nodige vrienden. Ik wil Rob, Mark, Timon, Joost en Stefan dan ook bedanken voor een geweldige tijd. Reinder Hilarius (ex) Secretaris MSG
18
Jaarverslag penningmeester: Dit jaar begon ik als eerstejaars student en nieuw lid met het bestuur van de MSG met als functie penningmeester. Er werd mij door de vorige penningmeester verteld dat in haar bestuursjaar een boel dingen weer op orde waren gesteld, waardoor de functie penningmeester een stuk aangenamer zou zijn. Het programma werkte ook wel goed, maar bepaalde dingen waren toch wat minder optimaal. Ook de omzet van het oude naar het nieuwe programma heeft, met name bij het afronden van het financieel jaar 2009, voor veel problemen gezorgd: van bepaalde betalingen was er bij het inboeken geen rekening gehouden met de zeer duidelijke scheiding van boekjaren in het nieuwe programma: betalingen die in het oude boekjaar ingevoerd waren, konden niet meer veranderd worden en ook niet gemakkelijk weggeboekt worden met „memoriaal‟. Gelukkig ben ik daar, met enig hulp van de oude penningmeester, wel uitgekomen. Het nieuwe programma werkt wel prima, maar je moet net even weten hoe het in elkaar steekt. Wat af en toe wel echt lastig was en met name veel tijd kostte, was het ontbreken van een draaiboek. Er was wel een oud draaiboek uit 2006, maar deze was niet meer up-todate en met een boel zaken irrelevant gezien er met een nieuw programma gewerkt werd. De meeste dingen heb ik prima zelf een beetje uit kunnen zoeken, maar toch heeft het wel voor wat problemen gezorgd… Toen ik bij één van de laatste bestuursvergaderingen zat, schoot mij ineens iets te binnen: de aanvraag van de afstudeermaanden en de subsidieaanvraag! De aanvraag van de afstudeermaanden voor het bestuur was ingediend, mede dankzij het feit dat de vorige penningmeester mij extra goed had gewezen op het feit dat dit niet vergeten moest worden. Echter was de aanvraag voor de subsidie niet gedaan: deze had een twee maanden terug (voor 1 november) ingediend moeten worden. Na heel veel stress en een slapeloze nacht ben ik uit gaan zoeken wat er precies gedaan had moeten worden en wat er mis was gegaan. De subsidieaanvraag, zoals de MSG dat doet, gebeurd op een niet-standaard manier en wij ontvangen dan ook geen reminder voor het indienen ervan. Dat de aanvraag een keer gedaan moest worden was wel een keer ter sprake gekomen bij de overdracht, maar helaas zonder de datum dat het ingediend moest worden. Vanwege het ontbreken van een recent draaiboek kwam ik verder ook niet ergens tegen dat het ingediend moest worden en is het in vergetelheid geraakt, juist omdat ik ook de aanvraag van de afstudeermaanden niet wilde vergeten. In het meest recente draaiboek stond ook een verkeerde datum: de subsidieaanvraag moest volgens dat draaiboek ingediend worden vóór 1 februari, waar ik dan nog wel op tijd voor was. Desondanks is het wel een feit dat ik het vergeten ben en baal ik er ontzettend van! Nadat ik erachter was gekomen ben ik direct naar het Sportcentrum gegaan om nog iets proberen te regelen, maar dat is helaas op niets uitgelopen: er zijn namelijk ook bij het Sportcentrum bezuinigingen en er zou even naar gekeken worden of wij het als vereniging een jaartje zonder subsidie konden. Het enige wat ik nog kon doen was zorgen dat zoiets in de toekomst niet weer kan gebeuren. Daarom heb ik besloten me in te zetten voor een nieuw draaiboek, zodat dit (en andere zaken) in de toekomst moeilijk vergeten kunnen worden en de meeste dingen ook een stuk makkelijker te doen zijn. Tevens staan de belangrijke data nu ook in de agenda van de kandidaat-secretaris, zodat het t.z.t. een agendapuntje wordt op de bestuursvergadering. Naast dit vervelende voorval, zijn er ook een aantal andere dingen gebeurd: zo kwam ik erachter dat het KNMV ons een licentie teveel had laten betalen en heb ik met wat 19
telefoontjes plegen weer goed kunnen krijgen, ondanks de dreiging met een incassobureau door de KNMV! Ook de olieaankoop was wel spannend, aangezien je niet elke dag een bedrag van bijna vierduizend euro overmaakt. Het was even helemaal spannend toen bleek dat het bedrijf nog een incassomachtiging had en een poging deed geld van de MSG rekening af te schrijven… Naast een boel cijfertjes en breinbrekers heeft het bestuursjaar ook veel gezelligheid met zich meegebracht: het bestuur was erg gezellig en zo bleven we na elke vergadering nog even een biertje drinken. Ook waren we overduidelijk vertegenwoordigd op bijeenkomsten van het Sportcentrum, met name wanneer hier een barbecue met veel vlees mee gemoeid was. Het hoogtepunt van het bestuursjaar was toch eigenlijk wel de bestuursrit: een rit van bijna 700 km langs de ouders van de bestuursleden. Zo kwamen we in Steenwijk, Hurdegaryp, Sneek, Alkmaar, Maassluis en Berkel en Rodenrijs. Een rit waarbij veel olie verstookt werd en zelfs een zuiger over ging naar gene zijde. Desondanks zijn we allemaal weer veilig thuis gekomen. Ik heb ontzettend genoten van mijn bestuursjaar en ik wens het nieuwe bestuur veel succes en plezier in hun bestuursjaar! Mark Bouwman Penningmeester 2009
20
Jaarverslag hokcommissaris: Vorig jaar ongeveer rond deze tijd, werd mij gevraagd of ik mogelijk HoCo wilde worden. Na een praatje met Rob (de HoCo van het vorige jaar) bleek het een functie te zijn die bij mij past en mij de mogelijkheid zou geven actiever met de MSG bezig te zijn. Na wat verder overleg bleek de rest van de bestuursfuncties ook gevuld te zijn en even later werden we gechargeerd. Voor mij is het sleutelen en de activiteiten in het hok een belangrijk deel voor de MSG (stiekem misschien zelfs wel het belangrijkste). Daarom is dat ook de “backbone” voor mijn periode als HoCo geweest. Mijn officiele taak is ervoor te zorgen dat het hok in een dusdanige staat blijft dat mensen er goed kunnen sleutelen. Daarnaast word er tijdens het HoCo spreekuur olie verkocht en bijvoorbeeld hokpassen uitgedeeld. Ik vind het echter ook belangrijk (en gelukkig ook leuk) om mensen te kunnen helpen of bij te staan als ze een probleem hebben. Niet alles is echter leuk om te doen, af en toe moet ik de boeman zijn en mensen uit het hok jagen als hun motor deel van het meubilair dreigt te worden. Mensen erop wijzen dat het ook hun verantwoordelijkheid is om het hok netjes te houden. En vertellen waarom niet elke schroevendraaier een beunschroevendraaier is. Gelukkig luisteren MSG‟ers daar erg goed naar en is het bijna niet nodig, écht op mn strepen staan en het rode boekje erbij halen is uberhaupt niet nodig geweest. Dat is het grote voordeel van een relatief kleine en persoonlijke vereniging en maakt de taak als HoCo een stuk plezieriger. Ook gaan er wel eens dingen mis; rommel die blijft rondslingeren, gereedschap wat eeuwig stuk/kwijt is (die ellendige looplamp bijvoorbeeld) of het bier is weer eens op. Daaruit blijkt ook meteen waar ik niet goed in ben, plannen. Problemen stapelen zich op en blijven weken op m‟n to-do lijstje staan. Dit is dus ook meteen wat ik wil meegeven aan de volgende HoCo, loop planmatig elke dinsdag een lijstje met punten af en regel dat meteen. Ik kan je garanderen, dat is ook voor de HoCo een stuk plezieriger ;) Verder heb ik naar mijn idee een goed jaar achter de rug, ik kan er in ieder geval tevreden op terug kijken. Als laatste wil ik er nog even aan toevoegen, dat ik het hele bestuursjaar als erg plezierig heb ervaren. Het scheelt natuurlijk dat ik een deel van het bestuur al eerder kende, maar daarnaast is de communicatie naar de leden, binnen de commissies en met de overige takken van de MSG erg leuk verlopen. Ik kan niet anders dan het aanraden voor nieuwe leden, het is een hartstikke mooie ervaring en ik zal er altijd met veel plezier aan terug denken. De komende jaren ben ik nog niet klaar met studeren dus zal ik uiteraard ook te vinden zijn bij de MSG, alleen niet meer als HoCo ;). Joost v.d. Wiel HoCo 2009-2010
21
Jaarverslag motorencommissaris: Trial Dit jaar ging het goed met de trial tak van de MSG. We hebben in het begin van het jaar een tweetal trainingen opgezet. De beginnerstraining, vaak onder leiding van Stefan en de "normale" training onder leiding van Bjorn. Dit was mijns inziens een groot succes en werd ook veelvuldig bezocht. Verder zijn er dit jaar 18 licenties uitgeschreven en hebben we een aantal nieuwe trial leden mogen verwelkomen. Onderhoud Omdat er meer werd getriald is er ook meer onderhoudt nodig aan de trial motoren. Ook gingen er meer dingen kapot. Bij de rode trialmotor is eerst het kickstarttandwiel gebroken, toen ging de waterpomp kapot en daarna ging de kickstart veer kapot. Regiotrial De regiotrial was dit jaar een geslaagd evenement. Ten opzichte van vorig jaar was de datum verschoven naar een zondag die niet midden in de tentamenweken viel. Het zoeken naar vrijwilligers verliep desondanks nog erg moeizaam. Na een afzegging op de dag van de regiotrial was er even helemaal chaos. Gelukkig kon dit ter plekke opgelost worden, maar dit is iets wat komende jaren beter kan en moet. De communicatie tussen mij en de regiotrial commissie kon ook beter, ik adviseer de nieuwe moco dan ook een vergadering te houden. Dit jaar is namelijk geprobeerd om de taken via de mail te verdelen en dat is mijns inziens niet goed gelukt. De taken werden laat opgepakt en geregeld. Het uitzetten van de non-stops en de catering ging wel weer erg goed. Bjorn, hiervoor nog bedankt. Verder wil ik de regiotrial-commissie en stefan in het bijzonder nog bedanken. Achterhorst We hebben dit jaar een aantal extra obstakels gemaakt op de achterhorst m.b.v. een kraan die Bjorn kon lenen van z'n werk. Er zijn een 3-tal boomstronken ingegraven en nog wat op- en af stapjes gemaakt. Aan het begin van de zomer hebben we met onkruidbestrijdingsmiddel de Achterhorst op sommige plaatsen ingespoten om te kijken of dit ervoor zorgde dat we minder vaak hoeven te maaien. Dit was het geval, mede door het intensieve gebruik bij trial training. Ik adviseer de nieuwe moco dan ook om 2 of 3 keer per jaar wat onkruidverdelger te spuiten, scheelt veel werk met grasmaaien. Verder was er nog het plan om de Achterhorst op te hogen, alleen is daar door samenloop van omstandigheden niets meer van gekomen. Minimotoren Dit jaar hebben we een nieuwe minimotor aangeschaft met de bedoeling om te gaan racen op de kartbaan van Go Planet Enschede. We zijn ook bezig geweest met de blauwe minimotor. Deze is in z'n geheel uit elkaar geweest om te reviseren. Hierna is hij weer in elkaar gezet. Deze motor moet alleen nog goed in elkaar geschroefd worden, en dan kan er ook mee geraced worden. De gele minimotor doet het nog steeds goed, maar doet af en toe wat raar in z'n versnellingsbak. Mijn reflectie Ik vond het erg leuk om dit jaar moco te zijn. Heb nog nooit eerder zoiets gedaan en was wel wennen voor me. Vooral het goed plannen van bijvoorbeeld evenementen ging wel eens mis, maar dat kwam gelukkig altijd weer goed. Het was leuk om zoveel enthousiaste triallaars te hebben en ik hoop voor de komende moco dat het aantal blijft
22
groeien. Verder wil ik het nieuwe bestuur veel succes en plezier wensen voor komend jaar. Timon Dijkstra Motorencommissaris
23
Jaarverslag algemeen bestuurslid: Het bestuursjaar zit er al weer bijna op, naar mijn mening erg jammer omdat ik het heel erg naar mijn zin gehad heb afgelopen jaar. Ik ben het jaar begonnen zonder ervaring met besturen en met een grotendeels ongedefineerde functie. Mede door dat laatste heeft het wel even geduurd voordat ik mijn draai binnen het bestuur te pakken had. Eenmaal begonnen met een aantal projecten werd ik steeds enthousiaster en gingen bestuurstaken ook wat soepeler lopen. Met het eerste project, de motortrailer, ben ik samen met een paar enthousiaste leden maar meteen groot begonnen. We hebben eerst een plan van aanpak gemaakt want de basisconstructie was niet meer dan een dissel met een as en hij moet natuurlijk wel MSG-proof worden. Met een goed plan op zak zijn we staal gaan kopen bij een lokale ijzerboer en toen kon het leuke werk beginnen! Samen met een paar leden hebben we in de vakantie dagen lopen zagen, slijpen en lassen om aanhanger te voorzien van een degelijk frame en een vloer. We hebben erg ons best gedaan om het ding zo onverwoestbaar mogelijk te krijgen maar er zullen vast MSG‟ers zijn die het tegendeel gaan bewijzen. Op het moment van schrijven is de aanhanger al klaar voor gebruik er zijn nu echter een paar kleine reparaties die nog uitgevoerd moeten worden. Op de JAV was besloten dat we dit jaar een goede internetverbinding in het hok gingen maken omdat de oude verbinding via WLAN steeds wegviel. Na een discussie werd besloten dat een richtantennne waarschijnlijk de beste oplossing was en er werd een budget van 200 euro opgesteld om die te kopen. Eigenwijs als ik ben heb ik eerst in het hok lopen rondneuzen om een goedkopere oplossing te vinden en toen zag ik de telefoonaansluiting die verdacht veel op een internetaansluiting leek. Dus toch maar eens met ICTS gebeld en blijkt dat we gewoon internet in het hok hebben de telefoonaansluiting moest alleen gesplist worden. Normaal gesproken moet voor een internetaansluiting een bepaald bedrag per maand betaald worden maar de medewerkers bij ICTS zijn erg schappelijk en als we onder het kopje werkplek staan is het gewoon gratis (en eigenlijk is het hok ook gewoon een werkplek ;)). Voordat ik bestuur werd heb ik samen met andere leden wel eens op een dinsdagavond met wat pvc-pijpen en een stofzuigermotor staan klussen aan een uitlaatafzuigsysteem. Nu is een stofzuigermotor om best veel redenen niet echt een goed idee, uitlaatgassen zijn best wel corrosief en bij een stofzuiger gaan deze langs de wikkelingen van de motor en verder kan een stofzuiger niet genoeg lucht verplaatsen. Na een paar dinsdagavonden waren we er dus wel uit dat het zo niet ging werken, toen heb ik een beetje rons lopen vragen aan wat kennissen of die niet een goed idee hadden. Ergens in het begin van het bestuursjaar heb ik toen via via een hele mooie afzuigmotor gekregen die heel veel lucht kan verplaatsen en tegen uitlaatgassen kan. Inmiddels hangt het ding al een tijdje in het hok maar het is nog niet af omdat goede kwaliteit luchtslang nogal duur is en ik 100 euro voor een slang echt te veel vind. De regiotrial was dit jaar niet op de gebruikelijke datum, midden in de tentamenweek, en ik heb Timon meegeholpen met de organisatie. Aan de regiotrial gaat veel werk vooraf, er moet van alles met allerlei instanties geregeld worden, de achterhorst moet gemaaid worden, de catering moet geregeld worden, wc‟s en afzetlint moeten opgehaald worden en de routes moeten uitgezet worden. Ik vond het wel erg leuk om te doen, zeker op de dag zelf als je dan ziet dat alles vlot verloopt en bijna iedereen het een geslaagd evenement vind, dan is dat erg leuk.
24
Een faalproject is de „nieuwe‟ 2dehands computer in het hok. Ik heb een haat/liefde verhouding met oude hardware, op het moment van schrijven overheerst de haat. Geheugen, voeding en beeldscherm zijn al vervangen door betere exemplaren maar volgens mij is het beeldscherm nu weer overleden. Misschien is het wel een goed idee om een nieuwe computer met een nieuw beeldscherm te kopen zodat we weer 5 jaar verder kunnen zonder dat het elke week stuk gaat. Dit jaar hebben we na een bestuursvergadering, dus tijdens de bestuursborrel, het geniale idee gehad om een bestuursrit te maken langs alle ouders. Na een snelle blik op de kaart bleek dat een rondje Enschede – Steenwijk – Hardegarijp – Sneek – Alkmaar – Maassluis – Berkel en Rodenrijs – Enschede te worden. Het hele verhaal is in de klep te lezen maar het wel erg gaaf en ik hoop dat we een traditie gestart zijn en dat volgende besturen ons voorbeeld volgen. In het nieuwe bestuur zal mijn functie waarschijnlijk komen te vervallen maar ik zou graag nog een jaartje bestuur doen maar nu als voorzitter. Stefan
25
Jaarverslag evenementencommissaris: Enske 16-02-2010, Van de Oude EvCo, Beste Leden, het was me weer een mooi jaartje; Bier… bier… en nog eens bier! Hier een typische conversatie tusen Lid en EvCo: “Ow ja, euhm motorrijden! Nah.. we zien het wel op een schermpje hoe men het in de jaren 70 deed (onder het genot van een biertje;-)) Hey EvCo! Is er nog geld voor een evenementje?” “ Nee, vreemd genoeg is het er aan bier door gegaan, ik zal mijn opvolger het advies geven om meer geld te reserveren voor evenementjes!” Als oude EvCo moet je natuurlijk kritisch blijven, zeker naar jezelf. Kijkend naar het afgelopen jaar hebben we erg veel leuke dingen gedaan, maar ik moet eerlijk toegeven dat het voornamelijk de leden zelf zijn die het meeste georganiseerd hebben! Zo is er tegenwoordig een filmpje op Youtube met een cursus BMW`s parkeren in de sloot. Ook hebben we ons weer lekker kunnen misdragen op de introductie. En waren de kampeerevenementjes goed bevolkt. Toch begin ik me soms een beetje zorgen te maken. Er zijn in dit jaar verdacht veel berm- en boomkleef ervaringen opgedaan, hetgeen een serieuze bedreiging is voor ons ledenaantal. Tijdens het winterkreperen is er al met de echt oude garde een idee besproken om de motoren van de jongste en wildste leden uit te voeren met een kringspier bekrachtigde achterrem. Om zo het aantal onwillig uitgevoerde bijzondere verrichtingen te minimaliseren. Dit lijkt me een ietwat radicale manier, daarom wil ik de volgende veiligheidsregel introduceren:
“Rijd nooit harder dan volgas!” Vatten we dit stukje samen, dan vinden we: Bezorgd filmpjes uit de jaren 70 kijken, bier drinken en veiligheidsregels opstellen. Wat een overduidelijke aanwijzing is voor een té oude EvCo! Daarom wens ik de nieuwe EvCo, Tom van Boven, toe om de trend door te zetten in de richting van: Meer geld vinden voor leuke evenementjes die resulteren in filmpjes op Youtube van MSG evenementen, waar vol gas uitgevoerde bijzondere verrichtingen leiden tot veilig geparkeerde BMW`s in de sloot. Zodat de Ex-EvCo, deze thuis op de bank onder het genot van een pilsje kijken kan. Ik wil alle leden bedanken voor hun deelname en organisatie van de evenementen van het afgelopen jaar, en wens jullie allen heel veel motorrijd plezier, en denk aan de veiligheidsregel! Groetjes, Dimitri
26
Financieel jaarverslag 2009 Openingsbalans 1-1-2009 Activa
Waarde
Passiva
Waarde
Vaste activa Trialmotor 1 Trialmotor 2 Minimotor 1 Minimotor 2
1.416,68 3.311,33 -
Vlottende activa Voorraad B&M Voorraad benzine Voorraad olie
Vreemd vermogen 1.200,56 Crediteuren 30,64 Kruisposten 2.869,30
Liquide middelen Hoofdrekening Kas Spaarrekening
1.528,90 41,76 7.694,47
Debiteuren Debiteuren
Eigen vermogen Eigen vermogen Hok reservering Kleding reservering Lustrum Reservering
5.780,91 € 23.874,55
19.148,24 1.576,89 329,27 2.347,77
420,52 -
€ 23.874,55
Bij de beginbalans is er een fout in de optelling van de passiva: het totaalbedrag van de passiva komt op een € 23.822,69 euro, niet op € 23.874,55. Het verschil is € 51,86. De optelling van de activa klopt wel. De reden van de fout in de beginbalans is een niet kloppende sluitingsbalans 2008. Door de penningmeester van 2008 was een fout ontdekt in het Davilex programma, waardoor er een incidentele baat van € 51,86 ontstond. Deze fout is doorgevoerd in het nieuwe boekhoudprogramma onder boekjaar 2008, maar niet in het oude boekhoudprogramma waarmee de sluitingsbalans 2008 was opgesteld. Dit had echter wel gemoeten, maar is door allerlei verschuivingen in de crediteuren destijds over het hoofd gezien. Zowel de sluitingsbalans van 2008 als de openingsbalans van 2009 zijn door de JAV goedgekeurd en kunnen dus niet zomaar gewijzigd worden voor de jaarafrekening. Om de sluitingsbalans van 2009 toch kloppend te maken, is de € 51,86 in het boekjaar 2009 ondergebracht als incidentele baat.
27
Sluitingsbalans 31-12-2009 Activa
Waarde
Passiva
Waarde
Vaste activa Trialmotor 1 Trialmotor 2 Minimotor 1 Minimotor 2 Minimotor 3
708,35 2.649,06 225,00
Eigen vermogen Eigen vermogen Hok reservering Groot Gereedschap reservering Hok internet reservering Kleding reservering Lustrum Reservering
Vlottende activa Voorraad B&M Voorraad benzine Voorraad olie
1.597,71 Vreemd vermogen 76,00 Crediteuren 4.809,16 Kruisposten
Liquide middelen Hoofdrekening Kas Spaarrekening Postbank
1.528,90 41,76 6.799,89 3.589,89
Debiteuren Debiteuren
2.963,35 Resultaat: Winst:
17.508,24 1.051,89 1.500,00 200,00 329,27 2.647,77
607,91 -
1.143,99
24.989,07
24.989,07
Toelichting op de eindbalans Vaste activa Dit jaar is er een nieuwe minimotor van € 325,- aangeschaft, die in vier jaar wordt afgeschreven: de eerste drie jaar € 100,- en het laatste jaar € 25,-. Vlottende activa Dit jaar is er weer een grote lading olie aangeschaft, waardoor de voorraad olie weer flink wat waard is. Op 31-12-2009 was de nieuwe olievoorraad nog niet aangebroken: de restjes van de oude voorraad worden eerst verkocht voor de oude prijs. Voor de nieuwe voorraad olie geldt weer een nieuwe prijs. Liquide middelen Doordat bij het boekhoudprogramma een verkeerde post als hoofdrekening werd beschouwd, zijn de mutaties van dit jaar te vinden onder Postbank. Voor het volgende jaar wordt dit in het programma overgeboekt naar de hoofdrekening. Dit jaar is er verder niets met de kas gebeurd en blijft het bedrag dus staan. Debiteuren Het grootste gedeelte van debiteuren bestaat uit een paar rekeningen van het UT-Nieuws die nog niet betaald zijn. Daarnaast is er nog een gedeelte van de olie die geïncasseerd moet worden bij de leden, maar hierover meer bij „Toelichting baten 2009; Verkoop; Resultaat Olie‟. Eigen vermogen Dit jaar is het eigen vermogen verlaagd met € 1.640,- en dus komt het bedrag van het eigen vermogen neer op € 17.508,24. Deze € 1.640,- is gebruikt voor onder andere het verhogen van begroting van EvCo evenementen en voor de reservering van een freesbank. Dit is besloten op de JAV en de HALV, zie: „Toelichting baten 2009; Diversen; Verlaging eigen vermogen‟. Vreemd vermogen De crediteuren bestaan uit al geboekte en betaalde rekeningen, maar waarvan het afschrift waar ze op staan pas in 2010 verschijnt. Resultaat Dit jaar heeft de MSG € 1.249,01 winst gemaakt. Dit is echter wel bij een verlaging van het eigen vermogen met een bedrag van € 1.640,-.
28
Resultaten MSG 2009 Baten Leden/donateurs Verkoop UT inkomsten Klep Diversen TOTAAL
Begroot 2009 € 3.900,00 € 0,00 € 4.527,32 € 364,00 € 1.720,00 € 10.511,32
Gerealiseerd 2009 € 4.090,00 € -39,53 € 4.372,60 € 330,00 € 1.891,82 € 10.644,89
Lasten Motoren Hok EvCo Klep Bestuur Commissies Diversen Voorzieningen Verzekeringen TOTAAL
Begroot 2009 € 2.920,60 € 1.320,00 € 1.050,00 € 1.900,00 € 475,72 € 290,00 € 730,00 € 1.475,00 € 350,00
Gerealiseerd 2009 € 2.805,84 € 1.009,29 € 1.113,76 € 1.359,60 € 451,95 € 0,00 € 983,85 € 1.475,00 € 301,61 € 9.500,90
€ 10.511,32
Resultaat: € 10.644,89 - € 9.500,90 = € 1.143,99 Het totaalbedrag van de gerealiseerde baten van dit jaar komen redelijk overeen met de begroting: het gerealiseerde bedrag is maar een klein beetje hoger dan begroot. De inkomsten van de leden/donateurs was een stuk hoger dan verwacht vanwege de groei van het aantal leden. De inkomsten van de UT waren iets lager, evenals de inkomsten van de klep. De barinkomsten waren iets lager en er is een verwachtte advertentie uitgebleven. Diversen is een stuk hoger uitgevallen omdat er dit jaar incidentele baten waren. De lasten zijn een stuk lager uitgevallen dan begroot. Dit komt gedeeltelijk doordat een paar rekeningen van het verzenden van de kleplichter nog niet binnen zijn. Hier moet volgend jaar rekening mee gehouden worden bij de begroting. Ook de kosten voor het hok vielen een stuk lager uit en heeft het actieve ledenuitje op moment van schrijven nog niet plaatsgevonden. Op de volgende pagina‟s volgt een toelichting van de baten en lasten van 2009.
29
Toelichting baten 2009 Leden/Donateurs Leden Donateurs Trialdonateurs
Begroot: € 1.800,00 € 2.100,00 € 0,00 € 3.900,00
Gerealiseerd: € 2.160,00 € 1.930,00 € 0,00 € 4.090,00
Het aantal leden was dit jaar groter dan verwacht: de vereniging telt nu 67 leden. Het aantal donateurs daarentegen was iets kleiner. Totaal is het bedrag hoger uitgevallen.
Verkoop Resultaat merchandise Resultaat lassen Resultaat B&M Resultaat olie
Begroot: € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00
Gerealiseerd: € 0,00 € 39,72 € -84,43 € 5,18 € -39,53
De vereniging koopt momenteel alleen merchandise in op aanvraag, waardoor er geen winst of verlies wordt gemaakt. Het lassen heeft dit jaar voor een kleine winst gezorgd, vanwege het feit dat hier alleen het lasdraad als onkostenpost is meegenomen. Het vullen van de cilinder wordt samen met de huur, milieuheffing e.d. op één factuur berekend en is daarom wat lastiger te scheiden. De winst bij verkoop wordt gecompenseerd door het hoger uitvallen van de kosten voor de gascilinder: zie „Toelichting lasten 2009; Hok; Gascilinder‟. B&M is ook dit jaar weer geteld en het bleek dat de voorraad € 84,43 minder waard was dan in de boekhouding stond. Dit blijkt twee oorzaken te hebben: - In de B&M lijsten stonden een paar fouten, waardoor een aantal leden iets minder betaald hebben. Het totale bedrag wat de MSG te weinig heeft geïncasseerd dit jaar aan B&M ligt rond de 10 euro. Dit wordt als verlies beschouwd. - Dit jaar is er voor € 381,54 aan voorraad ingekocht. De waarde die deze voorraad volgens de telling heeft, is een stuk lager dan wat er voor betaald is. M.a.w. een gedeelte van de nieuw gekochte bouten en moeren wordt voor een lagere prijs verkocht dan dat ervoor betaald is. Het totale verlies is € 82,36. Voor 2010 kan er gekeken worden of de prijzen van deze boutjes en moertjes verhoogd worden, zodat dit verlies gecompenseerd wordt. De olie heeft dit jaar voor veel problemen gezorgd, vanwege het feit dat de streeplijsten voor de olie verkeerd overgenomen waren in de incassolijsten: er waren namelijk kolommen verschoven. Na alles opnieuw gecontroleerd te hebben, blijkt dat er voor 2009 één fles GP teveel gestreept is. Dit levert een kleine winst op. Er moet echter nog wel een correctie uitgevoerd worden bij de volgende incasso: sommige leden krijgen geld terug en anderen moeten nog wat betalen.
UT-inkomsten Bar-inkomsten UT-Nieuws Sportkrant Subsidie
Begroot: € 1.200,00 € 1.750,00 € 0,00 € 1.577,32 € 4.527,32
Gerealiseerd: € 1.024,28 € 1.725,00 € 46,00 € 1.577,32 € 4.372,60
De barinkomsten zijn iets lager uitgevallen in vergelijking met vorig jaar. De UT-Nieuws inkomsten komen aardig overeen: de eerste editie van 2009 is bij het boekjaar 2008 meegenomen, maar de opbrengst per editie is iets verhoogt. Tevens bezorgt de MSG vanaf dit jaar de Sportkrant voor de Sportraad tegen hetzelfde tarief als het UTNieuws. De aangevraagde subsidie van 2009 is volledig toegezegd en klopt dus met het begrootte bedrag.
30
Kleplichter Kleplichter advertenties
Begroot: € 364,00 € 364,00
Gerealiseerd: € 330,00 € 330,00
De kleplichter advertenties hebben iets minder dan begroot opgeleverd, aangezien er bij de begroting rekening was gehouden met een nieuwe advertentie voor een halve pagina. Deze is echter uitgebleven en dus valt het bedrag iets lager uit.
Diversen Verlaging eigen vermogen Rente Incidentele baten
Begroot: € 1.640,00 € 80,00 € 0,00 € 1.720,00
Gerealiseerd: € 1.640,00 € 79,10 € 172,72 € 1.891,82
Op de JAV van maart 2009 was besloten het eigen vermogen te verlagen met € 690,-. Bij de HALV is besloten het eigen vermogen met nog eens € 950,- extra te verlagen: € 750,- voor Groot Gereedschap reservering en nog € 200,- extra voor de EvCo evenementen. De rente dit jaar kwam aardig overeen met de rente van vorig jaar, omdat er ook dit jaar weer veel geld op de rekening heeft gestaan. Dit jaar is PostPoint failliet gegaan. We kregen van dit bedrijf nog € 272,79 vanwege het feit dat er in 2007 rekeningen dubbel betaald waren. In 2008 stond er nog een rekening open die betaald moest worden, wat uiteindelijk niet gebeurd is. Deze rekening valt onder incidentele baten. De € 272,79 is terug te zien onder incidentele lasten (zie Toelichting lasten 2009; Diversen; Incidentele lasten). Ook de € 51,86 (zie Openingsbalans 2009) valt onder incidentele baten.
31
Toelichting lasten 2009 Motoren Afschrijving GasGas Afschrijving minimotors Subsidies trialpas Trial diversen Trial onderhoud Kleding Achterhorst Minimotoren onderhoud Motortrailer Subsidie sportevenement
Begroot: € 1.370,60 € 100,00 € 450,00 € 50,00 € 400,00 € 0,00 € 100,00 € 200,00 € 250,00 € 0,00 € 2.920,60
Gerealiseerd: € 1.370,60 € 100,00 € 405,00 € 0,00 € 620,77 € 0,00 € 8,72 € 4,22 € 296,53 € 0,00 € 2.805,84
De afschrijving van de Trialmotoren is gelijk ten opzichte van vorig jaar. De nieuwe minimotor heeft, zoals op de JAV afgesproken, het eerste jaar een afschrijving van € 100,-. Dit jaar is iets minder geld uitgegeven aan trialpassen, maar is er wel erg veel onderhoud aan de trialmotoren gepleegd: er moesten aardig wat onderdelen vervangen worden, omdat ze steeds stuk gingen. De achterhorst heeft dit jaar voor weinig onkosten gezorgd, net als het onderhoud van de minimotoren. De motortrailer is iets buiten het budget gegaan, omdat er veel onderdelen voor gekocht moesten worden. Dit jaar zijn er geen sportevenementen georganiseerd waar subsidie aan is verleend.
Hok Huur Calslaan 13 Lectuur Hok onderhoud Hok diversen Hok gereedschap Hok milieu Sleutelcursus Gascilinder
Begroot: € 90,00 € 120,00 € 100,00 € 200,00 € 500,00 € 250,00 € 0,00 € 60,00 € 1.320,00
Gerealiseerd: € 90,00 € 61,75 € 30,02 € 303,05 € 259,06 € 193,11 € -24,53 € 96,83 € 1.009,29
De lectuur is dit jaar goedkoper uitgevallen, omdat we over zijn gestapt op nieuwe bladen. Hok onderhoud, gereedschap en milieu zijn dit jaar ruim binnen de begroting gebleven. Voor hok diversen is dit jaar meer geld uit gegeven, maar hierbij zit ook nog een gedeelte van 2010: een gedeelte van de B&M voorraad is in 2010 ingekocht voordat de telling heeft plaatsgevonden. Op deze factuur stond ook nog € 20,59 aan poetspapier, wat daarom is ondergebracht in de administratie van 2009. De sleutelcursus heeft dit jaar iets winst gemaakt. De gascilinder, die gehuurd wordt, viel wat duurder uit omdat hier ook het vullen bij gerekend is.
Evco EvCo evenementen Regiotrial Infomarkt
Begroot: € 1000,00 € 0,00 € 50,00 € 1.050,00
Gerealiseerd: € 1.057,75 € -2,74 € 58,75 € 1.113,76
Voor EvCo evenementen is op de HALV besloten om het begrootte bedrag te verhogen naar € 1000,-. Hier waren we in de eerste instantie binnen gebleven, totdat er begin 2010 nog een tweetal declaraties ingediend werden van een paar maanden terug. De reden dat EvCo evenementen dit jaar behoorlijk hoog was, is vanwege het feit dat de door de MSG gesponsorde toer- en kampeerritten goed bezocht zijn, net als de ketting- en cardanavonden. Ook is er dit jaar een barbecue georganiseerd, die achteraf wat duurder uitviel.
32
Klep Kleplichter fabricage Kleplichter verzenden
Begroot: € 1.000,00 € 900,00 € 1.900,00
Gerealiseerd: € 801,81 € 557,79 € 1.359,60
De fabricage van de zes kleplichters viel dit jaar wat goedkoper uit dan verwacht. Aangezien nog niet alle facturen van het verzenden van de kleplichters binnen zijn, is het bedrag voor het verzenden een stuk lager. Hier moet rekening mee gehouden worden voor de begroting van volgend jaar.
Bestuur Bestuur diversen Etentje Public Relations
Begroot: € 75,00 € 150,00 € 250,72 € 475,72
Gerealiseerd: € 35,78 € 180,00 € 236,17 € 451,95
Voor de bestuurskosten is alleen het etentje duurder uitgevallen: dit jaar waren we dan ook met zes man in plaats van vijf. De overige kosten en de bestuursshirts zijn netjes binnen de perken gebleven, waardoor de totale kosten die door het bestuur zijn gemaakt lager uitvallen dan begroot.
Commissies Barteam Commissies
Begroot: € 50,00 € 240,00 € 290,00
Gerealiseerd: € 0,00 € 0,00 € 0,00
Voor het barteam is er ook dit jaar weer geen geld uitgegeven. Het actieve ledenuitje heeft nog niet plaats gevonden en heeft dus ook nog geen kosten met zich meegebracht.
Diversen Verhoging Eigen Vermogen Lidmaatschap KNMV Daglicenties KNMV Lidmaatschap Sportraad Kamer van Koophandel Kosten betalingsverkeer Bijdrage Giropas JAV kosten Subsidie merchandise Incidentele lasten Faciliteitenkaartcontrole Afgevoerde debiteuren
Begroot: € 0,00 € 174,00 € 50,00 € 60,00 € 40,00 € 70,00 € 11,00 € 125,00 € 200,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 730,00
Gerealiseerd: € 0,00 € 174,00 € 0,00 € 58,00 € 26,14 € 86,23 € 10,95 € 147,11 € 153,63 € 272,79 € 30,00 € 25,00 € 983,85
Dit jaar zijn er geen daglicenties van de KNMV aangeschaft. De bedragen voor het KNMV, de Sportraad, de KvK en de ING komen redelijk overeen met de begroting. De JAV kosten zijn dit jaar wat hoger, aangezien er ook nog een halfjaarlijkse vergadering was. De subsidie van de merchandise is dit jaar meegevallen, omdat er maar één ronde binnen dit boekjaar viel. De incidentele lasten bestaan uit twee facturen van 2007 die dubbel betaald zijn, terwijl het bedrijf inmiddels failliet is (zie ook het stukje over incidentele baten). Er zijn dit jaar totaal drie boetes geweest voor de faciliteitenkaartcontrole, waarvan er twee door de MSG zijn betaald. De afgevoerde debiteuren bestaan dit jaar uit één donateur, waarvan de donatie teruggeboekt is.
33
Voorzieningen Kleding voorziening Lustrum voorziening Hok voorziening Groot Materiaal Internet
Begroot: € 0,00 € 300,00 € 225,00 € 750,00 € 200,00 € 1.475,00
Gerealiseerd: € 0,00 € 300,00 € 225,00 € 750,00 € 200,00 € 1.475,00
Ook dit jaar is er geen extra geld gereserveerd voor kleding. Wel is er een reservering gemaakt voor een stabiele internetverbinding en voor de aanschaf van een freesbank, beide ten koste van het eigen vermogen. Er is dit jaar echter geen geld uitgegeven voor de internetverbinding, terwijl er reeds wel een vaste verbinding is gerealiseerd. Voor de freesbank is € 750,- uit het eigen vermogen en € 750,- uit de hokreservering gehaald. Het gedeelte uit de hokreservering is een balansmutatie en staat verder niet in de resultaten. De overige bedragen voor de reserveringen zijn gelijk gebleven in vergelijking met voorgaande jaren.
Verzekeringen Hok verzekering Extra verzekeringen
Begroot: € 250,00 € 100,00 € 350,00
Gerealiseerd: € 251,61 € 50,00 € 301,61
Dit jaar zijn er twee extra verzekeringen aangevraagd in plaats van de begrootte vier. Deze extra verzekeringen waren voor R-Coën en de Regiotrial.
34
Verslag Kascontrole commissie Controle boekjaar 2009 De kascontrolecommissie (KasCo) voor het boekjaar 2009 bestaat uit Albert Molderink, Anne Franssens en Erik Simmers. De KasCo heeft op 2 februari steekproefsgewijs de administratie in de vorm van declaraties, inkomende rekeningen, uitgaande facturen, bankafschriften, incasso‟s, de kas en de voorraad administratie gecontroleerd en is tot de volgende conclusie gekomen: De kascontrolecommissie is van mening dat de administratie door de penningmeester zeer zorgvuldig bijgehouden is. Er zijn nergens verschillen geconstateerd tussen de gevoerde boekhouding en de situatie zoals die blijkt uit de inkomende rekeningen, uitgaande facturen, afschriften e.d. Er is dan ook alle reden om aan te nemen dat de financiële situatie zoals die door de balans en de jaarrekening gerepresenteerd wordt, overeenkomt met de werkelijkheid. Hierbij dient echter opgemerkt te worden dat er bij het overgaan van boekjaar 2008 op 2009 is overgegaan op een nieuwe versie van het boekhoudprogramma. Hierdoor zijn twee situaties ontstaan die toelichting behoeven:
Op onverklaarbare wijze is er hierbij een post van 100 Euro verdwenen. Het betreft een boeking voor vloercoating voor het hok, die tussen de jaarwisseling en de bestuurswissel is ingeboekt in de oude versie van de software. Samen met de penningmeester heeft de kascontrolecommissie uitvoerig de beide administraties doorzocht. De post van 100 Euro was echter zowel in de oude als in de nieuwe versie niet te achterhalen. De factuur is overigens wel netjes betaald.
In de beginbalans is een fout in de optelling van de passiva: het totaalbedrag van de passiva komt op een 23.822,69 euro, niet op 23.874,55 euro. Het verschil is 51,86 euro. De optelling van de activa klopt wel. De oorzaak van dit verschil ligt in het feit dat een incidentele baat van 51,86 euro in 2008 alleen in de nieuwe versie van het boekhoudprogramma was doorgevoerd. De eindbalans is echter, na die tijd, in de oude versie gemaakt.
Aangezien zowel de eindbalans van 2008 als de beginbalans van 2009 reeds door de ALV zijn goedgekeurd, de boeking van en de verdwenen boeking geen invloed heeft op de boekhouding als zodanig en het ontstane verschil van 51,86 euro correct is gecorrigeerd, kan de Kasco niets anders dan een en ander ter kennisgeving aan te nemen.
Tot spijt van de Kascontrolecommissie zijn er, ondanks de aanbevelingen zoals deze door de kascontrolecommissie van 2008 zijn aangedragen, alsnog de nodige problemen ontstaan met de voorraadadministratie van de olie. Bij de fysieke controle waarbij de KasCo aanwezig was, bleken er onduidelijkheden te zijn over gestreepte hoeveelheden. Met name bij afname van volle dozen blijken er fouten te ontstaan. Daarnaast is er in de financiële afhandeling in de vorm van de incasso een fout ontstaan.
35
Ook bij de voorraad bouten en moeren zijn problemen ontstaan. Prijsverhogingen bij aanschaf van nieuwe voorraad zijn niet doorberekend, wat een aanzienlijke verliespost op de balans tot gevolg heeft. Het stemt de Kascontrolecommissie treurig dat de penningmeester bij het oplossen van de geconstateerde problemen nauwelijks door de overige bestuursleden geholpen is. Dit ondanks de ernst van de situatie. Aanbevelingen kascontrolecommissie 2009: De financiële administratie is zorgvuldig en adequaat uitgevoerd. Op basis van de afgelopen boekhouding controle en onze gesprekken met de penningmeester zijn namens de kascontrolecommissie een aantal aanbevelingen te noemen voor het MSG bestuur:
De data van olie verkopen en inkopen dienen strikt bijgehouden te worden. Dit is van essentieel belang om achteraf te kunnen bepalen wat de waarde van de voorraad was op een bepaald moment in tijd (bijv. het eind van het boekjaar). Dit was tevens een aanbeveling van de KasCo 2005, 2006 en 2008. De KasCo 2009 adviseert daarom wederom MET KLEM om deze aanbeveling consequent uit te voeren. Olie moet gewaardeerd en verkocht worden naar de prijs van aanschaf. De KasCo adviseert dus om olie niet te herwaarderen naar de laatst betaalde prijs bij de leverancier. Ook hiervoor is het van belang om een goede olie administratie te voeren en goed te merken welke flessen olie tegen welke prijs aangeschaft zijn. Bij de voorraadadministratie van de olie dient er een voorziening te worden getroffen waardoor het onmogelijk wordt dat volle dozen niet worden gemist. Als er bij aanschaf van bouten en moeren prijsverschillen tussen bestaande voorraad en nieuw ingekochte voorraad worden geconstateerd, dient er (in tegenstelling tot bij de olie) wel te worden geherwaardeerd en dienen de hieruit voortkomende artikelprijzen gelijk te worden doorgevoerd en doorberekend aan de gebruikers. Om een en ander gladder te laten verlopen is het wenselijk dat bovenstaande zaken in de desbetreffende draaiboeken worden opgenomen.
Daarnaast heeft de KasCo één aanbeveling voor haarzelf:
De KasCo adviseert dat ten in ieder geval de olievoorraad „fysiek‟ door de KasCo zelf, samen met de hokcommissaris, zo kort mogelijk na 31 december geteld dient te worden.
Namens de Kascontrolecommissie 2009, Albert Molderink Anne Franssens Erik Simmers De getelde voorraden zijn als bijlage bij de getekende, papieren, versie van dit verslag, toegevoegd.
36
Verslag Barteam Coordinator Op aanraden van Eddy, de laatste BarCO is deze functie afgelopen jaar als algemene bestuurstaak opgenomen. Het organiseren van een bardienst is binnen het bestuur gerouleerd en dit is vrij goed gegaan. Wat ons dit jaar wel is opgevallen is dat de ene bardienst met één mailtje gevuld is terwijl er voor een andere meerdere belrondes nodig zijn. Voor aankomend jaar is dit niet meer een wenselijke oplossing. Omtrent de bardiensten is er namelijk veel aan het veranderen, waarvan de grootste verandering de invoering van de Instructie Verantwoord Alcoholschenken (IVA) is. Het verplichte van deze cursus heeft er toe geleid dat het huidige barsysteem en –beleid niet meer toereikend is. Op het moment wordt er dan ook gewerkt aan een nieuw barsysteem wat de boekhouding zal versimpelen en een duidelijker overzicht zal geven. Hierdoor kunnen de bardiensten eerlijker verdeeld worden. Verder is het aan het aankomende bestuur de taak om hier een passend beleid voor te ontwikkelen. Vanwege deze en andere redenen is dan ook besloten om de functie van BarCo te combineren met die van EvCo en hiervoor een apart bestuurslid aan te stellen, hierover later meer. Ter verduidelijking nog even wat over de IVA cursus: De Instructie Verantwoord Alcoholschenken cursus is verplicht voor alle verenigingen en werkstudenten in verband met de horeca vergunning en het wettelijke voorschrift dat er te allen tijde een gecertificeerde barvrijwilliger werkt achter de bar gedurende de openingstijden. Om je hiervoor te certificeren dien je een cursus van anderhalf uur te volgen. Het certificaat dat je na afloop ontvangt is landelijk geldig en hoef je maar eenmalig te halen. Personen die ooit al eens het diploma sociale hygiëne hebben gehaald zijn hier van vrijgesteld. Het mag duidelijk zijn dat het voor de MSG wenselijk is om zo veel mogelijk leden met een IVA-certificaat te hebben. Dit om er voor te zorgen dat het hebben van een certificaat niet een verplichting tot bardiensten wordt. Vanaf dit jaar zal de Stichting Kantine Sportcentrum Universiteit Twente (KSUT) dan ook jaarlijks een IVA-cursus aanbieden voor leden van de sportverenigingen. Deze cursus is op het moment gratis en zal voor zover wij weten dat ook blijven. Afsluitend zouden wij alle leden nogmaals op het belang van de bardiensten willen wijzen. De bardiensten zijn een belangrijke bron van inkomsten voor de MSG. Het is dus van belang dat iedereen, ook als je minder actief bent zijn of haar steentje bijdraagt. Meld je dus aan voor een bardienst en de IVA-curus. De mogelijke gevolgen laten zich natuurlijk wel raden; minder inkomsten betekend namelijk meer contributie of minder activiteiten! Daarnaast zijn die drie uurtje bardienst over het algemeen erg gezellig, je doet eens wat anders en het is een goede gelegenheid om eens kennis te maken met leden die je nog niet kent. Al met al is het dit jaar toch weer gelukt om alle bardiensten te vullen en succesvol af te ronden. We willen alle leden die zich ook dit jaar hiervoor weer hebben ingezet dan ook hartelijk bedanken. Namens het bestuur, Reinder Hilarius Secretaris MSG 37
Merchandise Het is zondagavond, na een dag hard werken om mijn huis dusdanig schoon te krijgen dat ik de rest van de week weer lekker kan ranzen, om kwart voor schaatsen-kijken-opteevee en al meer dan 6 uur geleden dat de Vozi mij herinnerde aan de deadline voor de JAV-stukken, die eigenlijk al een halve week geleden voorbij gevlogen is. De stapel afwas heeft nog net geen pootjes, maar wel al ogen, waarmee ze mij verwijtend aankijkt. De pot thee is inmiddels halfleeg en de koelkast smeekt of ik de zware last van een gezonde voorraad bier wil verlichten. Vooruit dan maar, want een nieuw creatief stukje over de merchandise lijkt er voor vandaag niet meer in te zitten. Iets nieuws heb ik eigenlijk toch niet te melden, dus hierbij een samenvatting van het Merchandise-JAV-boekje-stukje, al dan niet voorzien van recentelijk commentaar: Merchandise op bestelling: werkt over het algemeen goed, een enkele uitzondering daargelaten die in de krochten van de ZuidHorst mijn werkplek niet weet te vinden. Ach, dat heb ik zelf ook wel eens. De merchandise-print-service lijkt vooralsnog prima producten af te leveren. Ik heb nog niemand horen klagen, al is de JAV daar wel een uitstekende gelegenheid daarvoor is. Bovendien schijnt er beloofd te zijn dat de laatste merchandise-lichting klaar zou zijn bij de JAV: het waarschijnlijkheidsgehalte hiervan bepaalt dan tevens de kans op mijn aanwezigheid. Ineke, wederom bedankt voor de fantastische ontwerpen en ideeën (en het creeëren van de juiste omstandigheden teneinde de creativiteit van de geest optimaal te benutten). Er zitten alweer (en nog steeds) briljante ideeën in de pijplijn (hihi..). Veel beter dan vorig jaar kan ik mijn verslag niet afsluiten, dus: Tenzij de JAV daar een andere mening op nahoudt (wat ik me goed voor kan stellen, gezien het bovenstaande), ben ik bereid voor komend jaar weer ettelijke uren op te offeren voor de merchandise. Dat lijkt me een prima doel voor het inzetten van mijn levendige fantasie (of het kanaliseren van frustratie). Omdat niet alle output daarvan bruikbaar is, wilde ik bij deze wederom een beroep doen op jullie creativiteit: heb je een idee, mail het naar
[email protected]. Misschien loopt volgend jaar de halve MSG dan wel rond in jouw trui! Liesbeth
38
Verenigingsbeleid 2010 Algemeen Het ledenbestand is het afgelopen jaar met een vijfde toegenomen, dit is een forse toename. Mede door een jong bestuur was het mogelijk om veel nieuwe leden aan te trekken, met name jonge leden. Ook het aantal actieve leden is toegenomen, er is veel belangstelling voor de trailtrainingen geweest evenals voor hokavonden en andere evenementen. Het nieuwe bestuur zal proberen deze stijgende lijn aan te houden. Het nieuwe bestuur wil in navolging van het vorige bestuur opnieuw een Saxion-promo actie houden. Ook proberen we prominenter aanwezig te zijn tijdens de intro om zo meer bekendheid onder de studenten te krijgen. Er zal ook een algehele vernieuwing komen van het promomateriaal en de inhoud van de website. Motorsport Er zijn dit jaar veel nieuwe en vooral enthousiaste triallaars bij gekomen. Vooral de beginners en de normale wekelijkse trainingen werden druk bezocht. Dit jaar zal in samenwerkingen met Bjorn opnieuw wekelijkse trainingen worden opgezet. Dit gebeurt op een vaste dag door Bjorn in samenwerking met de MoCo. In het begin van het seizoen zullen er 6 beginnerstrainingen worden opgezet. Mits er genoeg animo is kan dit worden uitgebreid. Dit jaar wordt een interne trialcompetitie opgezet voor leden. Als het niveau van de leden hoog genoeg is, en er genoeg animo is; kunnen we met de motortrailer naar externe trialactiviteiten. Dit jaar zullen twee evenmenten gesponsord worden door de MSG om met de minibikes te rijden op het circuit. Hiermee willen we belangstelling testen voor de minibikes. Hierna zullen de kosten voor het rijden op rekening komen van de deelnemers. Motorhok Beleidsmatig willen we een kleine verandering invoeren wat betreft de verandwoordelijkheid van het schoonhouden van het hok. De eindverantwoordelijkheid blijft bij de HoCo liggen, maar we willen de vervuiler zelf ook laten mee helpen. Hierdoor willen we bevorderen dat reparaties aan motoren zo snel mogelijk worden uitgevoerd. Daarom hebben we het volgende systeem bedacht. Om het hok schoon te houden zal er een systeem ingevoerd worden waarbij de vervuiler zelf schoonmaakt. De tijd dat de motor in het hok staat word omgerekend naar een aantal punten. De punten kunnen worden ingewisseld tegen kleine taken van maximaal 10 á 15 minuten per taak. Hierbij kan worden gedacht aan: vegen, kopjes afwassen etc. Voor elke week dat de motor aanwezig is in het hok krijg je 1 punt. Een revisie van 2 dagen is dus "gratis". Wat betreft het aanwezige gereedschap willen we het volgende voorstel doen. De afgelopen jaren zijn er niet veel nieuwe dingen voor het hok aangeschaft, enkel onderhoud gepleegd. We willen dit jaar het hok iets moderniseren door het volgende gereedschap aan te schaffen: Een acculader (een lader met diagnostische functies die kan aangeven of de accu nog goed is of niet), hokcomputer, CO-meter (apparaat om d.m.v. een sensor in de uitlaat het mengsel van de motor te bepalen) en afzuigslang. Hiermee willen we de mogelijkheden van het hok uitbreiden. De afzuigslang zien we als een essentieel onderdeel van het hok omdat het anders niet mogelijk is binnen een motor te starten, wat tijdens het sleutelen soms onvermijdelijk is. Evenementen Het whiteboard wordt goed gebruikt om evenementen aan te kondigen. Ook de website word hiervoor goed gebruikt. We willen de huidige evenementen behouden en meer 39
promoten voor een hogere opkomst. In de agenda willen we ook niet officiële MSG evenementen aankondigen zoals; De TT Assen, Motorbeurzen, Oldtimerevenementen etc. Ook willen we leden de gelegenheid geven hier zelf hun evenementen aan toe te voegen. Er zal geprobeerd worden om ongeveer een keer per maand een Ketting- of Cardanavond te organiseren. Het afgelopen jaar is dit goed bevallen. De financiele bijdrage van de MSG aan evenementen zal alleen voor leden gelden, donateurs worden hier van uitgesloten.
Public Relations Het afgelopen jaar zijn de banden tussen de MSG en het UT Nieuws verbeterd. We willen dit jaar beter vertegenwoordigd zijn in het UT Nieuws om de naamsbekendheid te verbeteren. Om een betere indruk te maken willen het promomateriaal vernieuwen. Ook willen we tijdens de intro twee dagen aanwezig zijn, tijdens de intro-markt en de sportdag. We willen veel aandacht op ons vestigen door zoveel mogelijk motoren neer te zetten en een goed trialobstakel te bouwen. Met een tweede saxionpromo willen we de naamsbekendheid onder de HBO studenten vergroten. Secretarieel We zijn tevreden over het huidige secretarieel niveau, daarom voeren we geen wijzigingen door. Dit jaar zullen we wel volledig over gaan naar het ledenbestand op de website en het systeem met excel-sheets laten varen.
Financieel We krijgen dit jaar geen subsidie van het sportcentrum, hier is rekening mee gehouden in de begroting. We zullen dit jaar dus wel het eigen vermogen moeten gebruiken om dit tekort op te vangen. Kijk hiervoor naar de toelichting op de begroting.
Bardiensten Dit jaar is de bardienst functie en evenementen commissaris functie gecombineerd in het bestuur. Er is inmiddels een eerste lichting met leden die hun IVA certificaat hebben gehaald. We willen alle leden stimuleren en de mogelijkheid geven om ook hun IVA certificaat te behalen. Dit jaar zal er ook beter op worden toegegezien dat ieder zijn bardiensten doet. Achterhorst Dit jaar zal het onderhoud van de achterhorst weer in handen zijn van de achterhorstcommissie. We zullen er op toezien dat de achterhorst zijn huidige staat van onderhoud behoud. Website/Computer We willen de inhoud van de site updaten en in een lijn krijgen met het promo-materiaal. Verder willen we de leden meer functionaliteit bieden op de site, zoals bijvoorbeeld een GPS-route database en een fotopagina waar comments op de foto's gegeven kunnen worden. Als blijkt dat de huidige computer in het hok niet voldoet willen we een nieuwe computer kopen.
40
Klepredactie Voor de continuiteit willen we graag een á twee nieuwe leden voor de klepredactie. Voor de rest zijn we uitermate tevreden over het niveau van de Kleplichter. We zullen proberen om alle evenementen in de klep te krijgen en ook om leden te stimuleren stukjes voor de klep te schrijven. We willen de inkomsten van de klep vergroten door meer advertenties te plaatsen. Hamerstukken Contributie: We zien geen reden om de contributie te veranderen deze blijft dus 30 euro per jaar. Subsidie triallicentie: We willen trial blijven stimuleren, daarom zien we geen reden om de subsidie te veranderen. We blijven dus € 22.50 per triallicentie subsidiëren. Donateurschap: Donateurs blijven ook minimaal € 25 betalen, omdat we geen reden zien om dit bedrag te verhogen of te verlagen.
41
Openingsbalans 01-01-2010 Activa
Waarde
Passiva
Waarde
Vaste activa Trialmotor 1 Trialmotor 2 Minimotor 1 Minimotor 2 Minimotor 3
708,35 2.649,06 225,00
Eigen vermogen Eigen vermogen Hok reservering Groot Gereedschap reservering Hok internet reservering Kleding reservering Lustrum Reservering
Vlottende activa Voorraad B&M Voorraad benzine Voorraad olie
1.597,71 Vreemd vermogen 76,00 Crediteuren 4.809,16 Kruisposten
Liquide middelen Hoofdrekening Kas Spaarrekening
5118.79 41,76 6.799,89
Debiteuren Debiteuren
2.963,35
24.989,07
18652.23 1.051,89 1.500,00 200,00 329,27 2.647,77
607,91 -
24.989,07
42
Begroting MSG 2010 Baten
Begroot 2008
Gerealiseerd 2008
Begroot 2009
Gerealiseerd 2009
Leden/donateurs Verkoop UT inkomsten Klep Diversen
€ 3.800,00 € 0,00 € 4.030,00 € 478,00 € 786,74
€ 3.920,00 € 7,34 € 4.653,63 € 410,00 € 581,23
€ 3.900,00 € 0,00 € 4.527,32 € 364,00 € 770,00
€ 4.090,00 € -39.53 € 4.372,60 € 330,00 € 1.891,82
Begroot 2010 € 4.175,00 € 0,00 € 3.567,65 € 398,00 € 1.864,40
TOTAAL
€ 9.094,74
€ 9.572,20
€ 9.561,32
€ 10.644,89
€ 10.005,05
Lasten
Begroot 2008
Gerealiseerd 2008
Begroot 2009
Gerealiseerd 2009
Motoren Hok EvCo Klep Bestuur Commissies Diversen Voorzieningen Verzekeringen
€ 2.782,48 € 1.292,40 € 500,00 € 1.900,00 € 825,00 € 290,00 € 629,86 € 525,00 € 350,00
€ 2.002,82 € 1.013,22 € 426,13 € 1.720,21 € 469,15 € 0,00 € 1.609,49 € 525,00 € 249,54
€ 2.920,60 € 1.320,00 € 850,00 € 1.900,00 € 475,72 € 290,00 € 730,00 € 725,00 € 350,00
€ 2.805,84 € 1.009,29 € 1.113,76 € 1.359,60 € 451,95 € 0,00 € 983,85 € 1.475,00 € 301,61
Begroot 2010 € 2.785,60 € 1.781,75 € 1035,00 € 2.100,00 € 385,00 € 290,00 € 751,09 € 525,00 € 351,61
TOTAAL
€ 9.094,74
€ 8.015,56
€ 9.561,32
€ 9.500.90
€ 10.005,05
43
Hier volgt een toelichting op bovenstaande begroting.
Specificatie Baten: Leden/Donateurs Leden Donateurs Trialdonateurs
Begroot: € 1.800,00 € 2.100,00 € 0,00
Gerealiseerd: € 2.160,00 € 1.930,00 € 0,00
€ 3.900,00
€ 4.090,00
Begroot 2010 € 2.250,00 € 1.925,00 € 0,00 € 4.175,00
Deze bedragen zijn gebaseerd op 75 leden en 77 donateurs. We verwachten namelijk een groei wat betreft het aantal leden. Er is momenteel al een stijgende lijn in het aantal leden en we verwachten tijdens de introductie nog wat leden bij te werven op zowel de UT als op het Saxion. Er is op het moment geen sprake van trialdonateurs. Verkoop Resultaat merchandise Resultaat lassen Resultaat B&M Resultaat olie
Begroot:
Gerealiseerd:
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00 € 0,00 € 0,00
€ 39,72 € -84,43 € 5,18
€ 0,00
€ -39,53
Begroot 2010 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00
De club heeft geen winstoogmerk voor de verkoop. Daarnaast wordt de merchandise op aanvraag ingekocht, waardoor er geen producten over blijven. Hierdoor kan alles op € 0,- begroot worden. UT-inkomsten
Begroot:
Gerealiseerd:
Bar-inkomsten UT-Nieuws Sportkrant Subsidie
€ 1.200,00 € 1.750,00 € 0,00 € 1.577,32
€ 1.024,28 € 1.725,00 € 46,00 € 1.577,32
€ 4.527,32
€ 4.372,60
Begroot 2010 € 1.200,00 € 2.275,65 € 92,00 € 0,00 € 3.567,65
De bar-inkomsten zijn dit jaar begroot op €1200,- aangezien er al drie bardiensten hebben plaatsgevonden en we dit jaar nog een aantal bardiensten verwachten te draaien. De UT-nieuws inkomsten zijn hoger begroot omdat de gebouwen Sky en Box er bij komen. Omdat nog niet duidelijk is vanaf wanneer dit exact gaat gebeuren hebben we de helft van de inkomsten daarvan begroot. De MSG brengt sinds vorig jaar ook de sportkrant rond. Deze zal tweemaal per jaar rondgebracht worden. Helaas is de aanvraag voor subsidie te laat ingeleverd waardoor we dit jaar geen subsidie ontvangen.
44
Kleplichter
Begroot:
Gerealiseerd:
Kleplichter advertenties
€ 364,00
€ 330,00
Begroot 2010 € 398,00
€ 364,00
€ 330,00
€ 398,00
Momenteel hebben we inkomsten uit 4 hele en 3 halve advertentiepagina‟s. Het bestuur wil zich inzetten om een aantal advertenties erbij te werven zodat er ook nieuwe advertenties in de klep komen te staan. Zo vindt er ook vernieuwing plaats bij de advertenties, en dit komt de continuïteit ook ten goede. Ook blijven de prijzen voor dit jaar weer gelijk: € 57, - voor een hele advertentiepagina en € 34, - voor een halve advertentiepagina. Diversen Verlaging eigen vermogen Rente Incidentele baten
Begroot:
Gerealiseerd:
€ 1.640,00
€ 1.640,00
Begroot 2010 € 1.799,40
€ 80,00 € 0,00
€ 79,10 € 172,72
€ 65,00 € 0,00
€ 1.720,00
€ 1.891,82
€ 1.864,40
Dit jaar verlagen we het eigen vermogen met € 1799,40 omdat de MSG geen subsidie ontvangt dit jaar. De rente is gebaseerd op de resultaten van 2009 en de verwachte uitgaven aankomend jaar.
Specifieke Lasten: Motoren Afschrijving GasGas Afschrijving minimotors Subsidies trialpas Trial diversen Trial onderhoud Kleding Achterhorst Minimotoren onderhoud Motortrailer Subsidie sportevenement
Begroot:
Gerealiseerd:
€ 1.370,60
€ 1.370,60
Begroot 2010 € 1.370,60
€ 100,00
€ 100,00
€ 100,00
€ 450,00
€ 405,00
€ 495,00
€ 50,00 € 400,00 € 0,00 € 100,00 € 200,00
€ 0,00 € 620,77 € 0,00 € 8,72 € 4,22
€ 0,00 € 400,00 € 0,00 € 20,00 € 200,00
€ 250,00 € 0,00
€ 296,53 € 0,00
€ 100,00 € 100,00
€ 2.920,60
€ 2.805,84
€ 2.785,60
De afschrijving van de Trialmotoren blijft gelijk ten opzichte van afgelopen jaar. Volgend jaar zal de oudste Gas Gas trial motor afgeschreven zijn. De afschrijving van de minimotoren is € 100,-. De subsidie van de trialpas is begroot op € 495, - omdat we er vanuit gaan dat er ongeveer 25 trialpassen worden uitgegeven. De onderhoudskosten voor de minimotoren zijn omhoog gegaan, aangezien er plannen zijn om ten minste één van de minimotoren circuitwaardig te maken. 45
Voor de motortrailer is een bedrag van € 100, - begroot, er moeten nog enkele aanpassingen gemaakt worden. De subsidie sportevenement is begroot op € 100, -. Dit is het vier maal het inschrijf geld om met de mini motoren een circuit op te mogen. Hok
Begroot:
Gerealiseerd:
Huur Calslaan 13 Lectuur Hok onderhoud Hok diversen Hok gereedschap Hok milieu Sleutelcursus Gascilinder Acculader CO meter Afzuigsysteem werkend Hok PC
€ 90,00 € 120,00 € 100,00 € 200,00 € 500,00
€ 90,00 € 61,75 € 30,02 € 303,05 € 259,06
€ 250,00 € 0,00 € 60,00 nvt
€ 193,11 € -24,53 € 96,83 nvt
nvt
nvt
nvt
nvt
€ 1.320,00
€ 1009,29
Begroot 2010 € 90,00 € 61,75 € 100,00 € 200,00 € 500,00 € 250,00 € 0,00 € 60,00 € 110,00 € 60,00 € 100,00 € 250,00 € 1.781,75
De bedragen voor de huur Calslaan 13, het hok onderhoud, hok diversen, hok gereedschap en hok milieu en huur gascilinder zijn gelijk gebleven ten opzichte van afgelopen jaar. Voor de sleutelcursus is € 0,- begroot, aangezien de deelnemers inschrijfgeld betalen en dit redelijk overeen komt met de uitgaven. Er is 110,- euro begroot voor een „‟slimme‟‟ acculader. De acculader in het hok is oud, en heeft niet alle gewenste functies. Er is 60 euro groot voor een CO meter en 100 euro om het afzuigsysteem af te maken. Er is 250 euro begroot voor een Hok PC. Dit zal een energie zuinig en kleine PC worden die voldoet aan de eisen die wij stellen. Voor de MSG eisen wij niet zoveel van een PC, maar hij moet wel stabiel zijn en voor de komende aantal jaren bruikbaar. Evco EvCo evenementen Regiotrial Infomarkt Thema’s CARDAN Vernieuwen Promo
Begroot:
Gerealiseerd:
€ 1.000,00
€ 1.057,75
Begroot 2010 € 800,00
€ 0,00 € 50,00 nvt
€ -2,74 € 58,75 nvt
€ 0,00 € 60,00 €100,00
nvt
nvt
€ 75,00
€ 1.050,00
€ 1.113,76
€ 1035,00
Het bedrag voor de EvCo is €800,-, Hieronder een overzicht van de evenementen met het bijbehorende begrote bedrag per activiteit. Het begrote geld is bedoeld voor eten en drinken (RCOEN, KACHELEN, Small End, Eisbauerrit), sponsoring camping voor leden (Hemelvaart- en, Paaskamperen) en kopjes koffie tijdens de ritten. Ook kan gedacht worden aan organisatorische kosten als het uitprinten materialen als kaarten voor een puzzelrit. 46
De regiotrial is op € 0,- begroot aangezien de deelnemers inschrijfgeld betalen en er geen winstoogmerk is. Voor de infomarkt (MSG bij de introductie) is er €60,- begroot, dit bedrag is voor de stand en broodjes en koffie voor de vrijwilligers. Er is 75 euro begroot voor het vernieuwen van de promotie materialen. Dit zullen korte informatie flyers, wat grotere informatie folders en wat posters zijn.
Specificatie EvCo: Activiteit Euro lente in twente paaskamperen Hemelvaart pinksterrit KIB RCOEN Italianischer eisbauerrit small end Nachtelijke puzzelrit Herfstkamperen Najaar Kachelen onvoorzien
Klep Kleplichter fabricage Kleplichter verzenden
40 90 180 40 50 40 100 40 70 60 40 40 10 800
Begroot:
Gerealiseerd:
€ 1.000,00
€ 801,81
Begroot 2010 € 1.000,00
€ 900,00
€ 557,79
€ 1.100,00
€ 1.900,00
€ 1.359,60
€ 2.100,00
We verwachten dat de kosten van de klep ongeveer gelijk zijn, waardoor de begroting hiervan gelijk is aan vorig jaar. Echter zijn de kosten voor het verzenden van de laatste kleplichter nog niet gefactureerd en zullen die in 2010 vallen. Bestuur Bestuur diversen Etentje Public Relations
Begroot:
Gerealiseerd:
€ 75,00
€ 35,78
€ 150,00 € 250,72
€ 180,00 € 236,17
€ 475,72
€ 451,95
Begroot 2010 € 75,00 € 60,00 € 250,00 € 385,00
De kosten bestuur diversen is gelijk begroot ten opzichte van afgelopen jaar, omdat dit bedrag wel aardig klopt. Het bestuur heeft besloten op het etentje te besparen omdat zij vind dat het geld beter ergens anders aan besteed kan worden. 47
Commissies
Begroot:
Gerealiseerd:
Barteam Commissies
€ 50,00 € 240,00
€ 0,00 € 0,00
€ 290,00
€ 0,00
Begroot 2010 € 50,00 € 240,00 € 290,00
De kosten voor het barteam, hieronder vallen o.a. de shirts, blijven ongeveer gelijk. De begroting voor de commissies (vooral het actieve-leden-uitje) is begroot op € 240,- aangezien het actieve leden uitje dit jaar plaats zal vinden. Diversen
Begroot:
Gerealiseerd:
€ 0,00
€ 0,00
Begroot 2010 € 0,00
€ 174,00
€ 174,00
€ 174,00
Daglicenties KNMV Lidmaatschap Sportraad Kamer van Koophandel
€ 50,00 € 60,00
€ 0,00 € 58,00
€ 50,00 € 75,00
€ 40,00
€ 26,14
€ 26,14
Kosten betalingsverkeer Bijdrage Giropas JAV kosten Subsidie merchandise
€ 70,00
€ 86,23
€ 90,00
€ 11,00 € 125,00 € 200,00
€ 10,95 € 147,11 € 153,63
€ 10,95 € 125,00 € 200,00
Incidentele lasten Faciliteitenkaartcontrole
€ 0,00 € 0,00
€ 272,79 € 30,00
€ 0,00 € 0,00
Afgevoerde debiteuren
€ 0,00
€ 25,00
€ 0,00
€ 730,00
€ 983,85
€ 751,09
Verhoging Eigen Vermogen Lidmaatschap KNMV
Er is voor dit jaar geen verhoging gepland van het eigen vermogen. Het lidmaatschap van de KNMV is al betaald, en kan dus ingevuld worden. Er zijn vorig jaar geen daglicenties voor evenementen aangeschaft, maar dat gaat dit jaar wel gebeuren. Het lidmaatschap van de sportraad was afgelopen jaar gebaseerd op een bedrag van € 1,- per lid en er wordt dit jaar gerekend op 75 leden. De kosten Kamer van Koophandel zullen het zelfde bedragen als vorig jaar. De kosten voor het betalingsverkeer zijn iets hoger begroot dan vorig jaar, aangezien deze kosten vorig jaar te laag begroot waren. Tevens verwachten we i.v.m. het lustrum etc. meer transacties. De JAV kosten zijn gelijk gebleven aan vorig jaar. Vorig jaar is die post iets over het begrote budget gegaan maar dit is gekomen doordat er een extra vergadering heeft plaatsgevonden. De subsidie van de merchandise zijn de kosten die de MSG bijdraagt bij de merchandise. Hieronder vallen de drukkosten van de shirts.
48
Voorzieningen Kleding voorziening Lustrum voorziening Hok voorziening Groot Materiaal Internet
Begroot:
Gerealiseerd:
€ 0,00
€ 0,00
Begroot 2010 € 0,00
€ 300,00
€ 300,00
€ 300,00
€ 225,00 € 750,00 € 200,00
€ 225,00 € 750,00 € 200,00
€ 1.475,00
€ 1.475,00
€ 225,00 € 0,00 € 0,00 € 525,00
De kleding voorziening is op dit moment €329,27. We zijn van plan om een aantal nieuwe handschoenen en eventueel een extra helm aan te schaffen. We verwachten daar niet het volledige bedrag voor nodig te hebben. Voor de hokvoorziening is afgelopen tijd goed gespaard, zodat voor de uitgaven geen extra bedrag begroot hoeft te worden. Groot materiaal (freesbank) is vorig jaar geld voor gereserveerd dus daar hoeft dit jaar geen geld voor begroot te worden. De kostenpost Internet kan van de balans afgehaald worden. Er is op het moment een goede internet verbinding die geen geld kost. Wel wil het bestuur investeren in een nieuwe PC zodat we komende jaren een fatsoenlijke probleemvrije Hok PC hebben. Verzekeringen
Begroot:
Gerealiseerd:
Hok verzekering Extra verzekeringen
€ 250,00 € 100,00
€ 251,61 € 50,00
Begroot 2010 € 251,61 € 100,00
€ 350,00
€ 301,61
€ 351,61
De kosten voor de hok verzekering blijft ongeveer hetzelfde als vorig jaar en is dus ook in de begroting hetzelfde. De extra verzekeringen zijn voor de verplichte KNMV verzekeringen bij de trialevenementen (Small-End, R-coën, Regio Trial en Kachelen).
49
50
