JAARLIJKSE ALGEMENE VERGADERING
M.H.C. ”DE WARANDE”
26 SEPTEMBER 2007
Secretariaat: Postbus 261, 4900 AG Oosterhout
Pagina 1 van 18
Aan alle leden en ouders van jeugdleden van Mixed Hockeyclub De Warande Mixed Hockeyclub De Warande Oosterhout, 17 september 2007 Betreft: ALGEMENE VERGADERING Namens het bestuur nodig ik u uit tot het bijwonen van de Jaarlijkse Algemene Vergadering, welke gehouden zal worden op 26 september 2007 om 20.00 uur in het paviljoen. Onderstaand treft u de agenda aan. Het bestuur vertrouwt op een grote opkomst. R.C.A. Patijn voorzitter Agenda 1. Opening door de voorzitter 2. Vaststelling agenda 3. Ingekomen stukken 4. Vaststelling verslag Algemene Ledenvergadering van 21 september 2006, welke u via de website heeft kunnen downloaden. 5. Vaststelling verslag Bijzondere Algemene Vergadering van 1 februari 2007, welke u via de website heeft kunnen downloaden. 6. Jaarverslag van het bestuur, welke u via de website heeft kunnen downloaden. 7. Verslag van de kascommissie 8. Vaststelling jaarrekening 2006-2007 en begroting 2007-2008, inclusief voorgestelde contributieverhoging. De betreffende stukken heeft u op verzoek kunnen ontvangen. 9. Benoeming kascommissie. 10. Verkiezing van de leden van het bestuur. Statutair worden in de jaarvergadering van even jaren de voorzitter en de penningmeester gekozen. In de jaarvergadering van de oneven jaren wordt de secretaris gekozen. Van de overige bestuursleden wordt 50% (naar beneden afgerond) gekozen in de jaarvergadering in de even jaren, de overige 50% (naar boven afgerond) in de jaarvergadering in de oneven jaren. Statutair treden nu de heer J. Dolhain en de dames I. de Groot en S. Houdijk af. De heer Dolhain en mevrouw De Groot zijn niet verkiesbaar. Mevrouw Houdijk is herkiesbaar. Het bestuur stelt voor mevrouw S. Houdijk te herbenoemen. Het bestuur stelt voor mevrouw L. Jans Rat te benoemen in de vacature van de heer Dolhain, mevrouw A. Nagelkerke in de vacature van mevrouw De Groot. Tevens stelt het bestuur voor om de heer H. Kriens te benoemen in de vacature bestuurslid arbitragewedstrijdsecretariaat en materiaal, mevrouw P. de Ruig in de vacature bestuurslid sponsoring. Bovenstaande is in overeenstemming met art 9 van het Huishoudelijk Reglement. 11. Huldiging jubilarissen 12. Benoeming leden van verdienste 13. Rondvraag 14. Sluiting
Pagina 2 van 18
M.H.C. DE WARANDE Oosterhout
JAARVERSLAG BESTUUR M.H.C. DE WARANDE over het verenigingsjaar 2006-2007
1. INLEIDING. 1.1. Dit Jaarverslag bevat het navolgende: a. Verslaggeving van het Bestuur aan de AV m.b.t. bijzonderheden in de periode 1 juli 2006 – 1 juli 2007. c. Het aangeven door het Bestuur aan de AV van de verwachtingen en voornemens die het Bestuur heeft m.b.t. de realisatie en invulling van het ABP 2006-2010 en de Begroting 2007-2008. d. Het aangeven door het Bestuur aan de AV van de overige verwachtingen en voornemens. 2. VERSLAG VOORZITTER. 2.1. Bestuur. Gedurende het verenigingsjaar 2006-2007 heeft het Bestuur bestaan uit de volgende personen: a. Voorzitter
: Rob Patijn
b. Secretaris
: Sylvia Houdijk
c. Penningmeester
: Rudy van Maaren
d. Technische Zaken Senioren
: Jeroen Dolhain
e. Technische Zaken Jeugd
: Sjoerd Alvers
f. Arbitrage
: Hans Kriens, ad interim
g. Sponsoring
: Rob Patijn
h. Public Relations en Communicatie
: Ingrid de Groot
Pagina 3 van 18
2.2. Jaarverslag Een succesvol seizoen! Daar ben ik zeer blij mee en ik realiseer me dat de inspanning van een groot aantal vrijwilligers veel aan dit succes heeft bijgedragen. Zonder de enorme inzet van deze vrijwilligers is het niet mogelijk om onze doelstelling te realiseren en ik wil daarvoor iedereen bedanken! Onze standaardteams zijn naar een hogere klasse gepromoveerd en een aanzienlijk aantal jeugdteams is kampioen geworden. Gefeliciteerd! Nadat we tijdens een bijzondere Algemene Vergadering op 01 februari 2007 van de leden toestemming hadden gekregen om onze twee oudste zand-ingestrooide velden te vervangen door semi-watervelden, is dit project vervolgens in een sneltreinvaart gerealiseerd. Met de firma Oranjewoud uit Oosterhout als hoofdmachinist, bleef de sneltrein goed op de rails en werd het eindstation op tijd bereikt. Aan onze prachtige accommodatie is nu een kwaliteitsimpuls gegeven waardoor het voor alle teams mogelijk wordt om de modernste hockeytechnieken te leren en toe te passen. Onder de inspirerende leiding van onze Verenigingsmanager werden dit seizoen wederom evenementen georganiseerd die niet alleen voor gezelligheid zorgden maar ook hebben bijgedragen aan de verhoging van het sociale aspect binnen onze hockeyclub. De kwaliteitsverbetering heeft ook de naamsbekendheid van onze hockeyclub vergroot met als gevolg dat meer bedrijven met ons een sponsorovereenkomst zijn aangegaan. We doen ons best om de samenwerking met onze sponsors te optimaliseren en een van de middelen daartoe was het organiseren van een aantal activiteiten door de Bussiness Club. We kunnen ook terugzien op een seizoen met veel aandacht voor ons 60-jarig jubileum en ik wil graag de jubileumcommissie complimenteren voor de uitstekende organisatie. Als we ons met z’n allen op deze manier blijven inzetten dan ben ik ervan overtuigd dat we nog vele jubilea kunnen vieren. . De voorzitter Rob Patijn.
Pagina 4 van 18
3. VERSLAG SECRETARIS. 3.1. Ledenbestand. In het verenigingsjaar 2006-2007 heeft het ledenbestand zich als volgt ontwikkeld:
Categorie
Senioren
Totaal Senioren
Stand 010706 M V 134
80
214
Stand 010707 M V 132
81
Toename M
V
Toename % M V
-2
1
-1
213
-1
1
Stand 010907 M V 132
-0.50
81
213
A-jeugd
41
20
42
44
1
24
2
120
31
65
B-jeugd
42
70
55
80
13
10
31
14
52
95
C-jeugd
52
83
59
108
7
25
13
30
54
109
D-jeugd
59
87
61
99
2
12
3
14
69
105
E-jeugd
50
87
60
106
10
19
20
22
60
107
F-jeugd
43
77
46
82
3
5
7
6
52
87
Totaal junioren
711
842
131
18
886
Totaal spelend
925
1055
130
14
1099
Nietspelend
67
37
-30
-45
32
992
1092
100
10
1131
Totaal leden
De ledenadministratie maakt dit jaar gebruik van E-Hockey. E-Hockey heeft vele mogelijkheden en komend seizoen zullen diverse mogelijkheden worden uitgerold. 3.2. Bestuur
Pagina 5 van 18
Het bestuur vergaderde gedurende het seizoen 2006-2007 maandelijks. Naast de jaarlijkse AV is er afgelopen jaar een bijzondere AV gehouden op 1 februari 2007. Deze vergadering stond geheel in het teken van de vervanging van 2 velden door 2 semi-watervelden. De Secretaris, Sylvia Houdijk
4. VERSLAG PENNINGMEESTER. 4.1. Financieel verslag 2006-2007 en begroting 2007-2008. Deze documenten kunt u op verzoek ontvangen.
4.2. Toelichting bij de begroting 2006-2007. Het afgelopen boekjaar kenmerkt zich door een aantal posten die hoger zijn uitgevallen dan begroot. Het betreft hoofdzakelijk meerkosten die betrekking hebben op: * de technische staf. * het onderhoud van de accommodatie. * de aankoop van materiaal. * de productie van de War’anders en de verspreiding daarvan. * de verdere implementatie van e-hockey. Voorts bleef de baromzet als gevolg van het niet kunnen doorgaan van het seniorentoernooi in het Pinksterweekend (WAHT) lager dan begroot, maar door een efficiënt inkoopbeleid is de netto baropbrengst vrijwel hetzelfde gebleven als in het vorige seizoen. Als gevolg van de aanwas van meer nieuwe leden zijn de daarbij behorende inkomsten hoger uitgevallen. De plussen en minnen tegen elkaar afwegend heeft als resultaat dat het verenigingsjaar met een exploitatie tekort is afgesloten. Op basis van het gestelde in het beleidsplan staat bij het bestuur de kwaliteitsverbetering t.b.v. de verdere invulling van onze doelstelling en ambitie, hoog in het vaandel. Na goedkeuring door de leden tijdens een bijzonder Algemene Vergadering aan het begin van dit jaar, zijn inmiddels onze twee oudste velden vervangen door semi-watervelden, waardoor het mogelijk wordt om ook onze jeugd de moderne hockey technieken aan te leren, maar ook de consequentie heeft dat de exploitatiekosten hoger komen te liggen. Voortbordurend op de verhoging van het niveau bij onze club, is het noodzakelijk dat er een verdere impuls wordt gegeven aan de kwaliteit van de opleiding. Daarvoor zal extra inspanning moeten worden geleverd, waaraan aanvullende kosten zijn verbonden. Door investeringen, noodzakelijk onderhoud en slechts een minimale verhoging van de contributie, is het verenigingsjaar de afgelopen drie seizoenen met een exploitatietekort afgesloten. Het komende seizoen moet dit tekort worden weggewerkt. Dit vereist voor het komende seizoen een begroting die een positief saldo laat zien, waardoor de liquiditeit van de vereniging wordt versterkt. De voornoemde aspecten nopen het bestuur om de uitgavenkant van de begroting gedurende het seizoen zeer kritisch te bewaken, maar ook om een contributieverhoging door te voeren. Tenslotte wil ik iedereen bedanken die me het afgelopen seizoen en de jaren daarvoor, altijd zo onvoorwaardelijk tot steun zijn geweest.
Voorstel contributie-aanpassing veldhockey, seizoen 2007/2008
Pagina 6 van 18
Voor het nieuwe seizoen stelt het bestuur zoals hiervoor is aangegeven een contributieverhoging voor. Bij deze contributie verhoging is rekening gehouden met de initiële verhoging ad € 15 zoals deze is goedgekeurd tijdens de algemene ledenvergadering op 1 februari jl. Daarnaast stelt het bestuur een algemene contributieverhoging voor teneinde een exploitatie tekort aan het einde van het seizoen 2007/2008 te vermijden. Daarnaast is een verhoging noodzakelijk om de liquiditeit van de vereniging te verbeteren. Het bestuur stelt daarom de contributie als volgt vast te stellen. was senioren (geboren voor 1 oktober 1989) junioren (geboren na 30 september 1989 en voor 1 oktober 1993) aspiranten (geboren na 30 september 1993) niet-competitiespelende jeugd (uitsluitend training) niet-spelende senioren gezinsabonnement* inschrijfgeld nieuwe leden
€ 219,00
wordt € 239,00
191,00 182,00 85,00 65,00 645,00 50,00
218,00 209,00 109,00 74,00 720,00 65,00
De Penningmeester, Rudy van Maaren
5. VERSLAG BESTUURSLEDEN TECHNISCHE ZAKEN. Seizoen 2006-2007 was op alle fronten een succesvol jaar. De professionalisering van de technische organisatie, hoewel nog niet afgerond, heeft al zijn vruchten afgeworpen. Zelden zijn er zoveel teams in hun klasse kampioen geworden; heel veel jeugdteams en natuurlijk onze senioren Heren 1, Dames 1 en Heren 5. Uiteraard heeft de extra investering in de dames en meisjes-lijn hiertoe veel bijgedragen. Deze investering was en is m.n. bedoeld om onze grootste groep jeugdleden, de meisjes, een uitdagende toekomst binnen de club te bieden zodat onze talenten niet in grote getalen naar de Bredase clubs vertrekken. Met deze promotie van onze dames naar de 1e klasse en het kampioensschap van MB1 en de aanleg van de 2 semi-watervelden, zal dit zeker minder vaak voorkomen. Als afgeleide van de neergezette prestaties mocht MHC de Warande zich verheugen op een veel groter publiek en extra aandacht van sponsoren. Om deze “winning mood” te continueren is het nodig om de organisatie blijvend kritisch te beschouwen en waar nodig te verbeteren. Kwaliteit van de trainers scoort hierbij heel hoog. Als vervolg op de cursus “Jeugd Hockey trainer” van vorig jaar is daarom dit seizoen de A-cursus binnengehaald. Medio het komend seizoen zullen een aantal Warandetrainers hiervoor examen doen. Maar met alleen een cursus geven zijn we er natuurlijk niet. Gaande het seizoen zijn er vele kleine en grote verbeterpunten aan de oppervlakte gekomende die vaak meteen konden worden opgepakt of in een aangepaste organisatie konden worden opgenomen. Een belangrijk punt blijft daarbij altijd aandacht.. Afgelopen seizoen heeft de trainingscoördinatorjeugd, Pascal Claveaux, de teams die aandacht kunnen geven en zijn wij begonnen met het aanstellen van scouts. Komend seizoen zullen er daarnaast ook lijncoördinatoren worden aangesteld om verschillende groepen van teams nog eens extra aandacht te kunnen geven. De Pascal kan zich dan nog meer richten op de kwaliteit van de trainingen middels het trainen van de trainers. Uiteraard wordt hij weer voor zijn enorme inzet in het afgelopen seizoen, bedankt. Daarnaast gaat onze dank ook uit naar Monique van Thiel (wedstrijdsecretariaat) Michelle Poppelaars (coördinator prestatiehockey en klankbord), Han Robben (senioren) en de scheidsrechterscommissie. Zonder deze, en gelukkig nog vele andere, vrijwilligers is het onmogelijk om elk jaar maar weer de teams van trainers en coaches te voorzien en e.e.a. in goede banen te leiden.
Pagina 7 van 18
In 2006 schreven wij al “Met het vernieuwde enthousiasme van onze Topteams, de prima sfeer, een mooie accommodatie en een steeds professionelere organisatie daaromheen kunnen we er nu alle vertrouwen in hebben dat alle inspanningen alleen maar kunnen leiden tot een succesvol en vooral sportief seizoen 2006-2007”. Dit blijft onverkort geldig en daar hebben wij nu voor 2007-2008 niets aan toe te voegen. Bestuursleden Technische Zaken Sjoerd Alvers en Jeroen Dolhain
6. VERSLAG BESTUURSLID ARBITRAGE. A.I. In de scheidsrechterscommissie hebben wij afscheid moeten nemen van George Martens. Wij danken hem ook hierbij voor de vele jaren dat hij zich heeft ingezet voor het aanstellen van scheidsrechters, waarbij hij zelf ook een onevenredig groot aantal wedstrijden als scheidsrechter op zich heeft genomen. De scheidsrechterscommissie bestaat nu uit Ron Wouters en Bart Stegwee. In het seizoen 2006-2007 zijn een 25-tal kaarten uitgedeeld aan spelers en coaches van de Warande. Hieronder een uitsplitsing naar categorie: Senioren Gele kaarten Rode kaarten Fysiek Verbaal 8
17 15 (1x coach) 2 9
Junioren Gele kaarten Rode kaarten Fysiek Verbaal 5
8 5 (1x coach) 3 (1x coach) 3
Bij de senioren wordt het leeuwendeel van de kaarten door Dames 1 en Heren 1 opgelopen. In totaal een 14-tal. Hierbij is echter geen enkele rode kaart. Bij de jeugd licht het zwaartepunt in de B-lijn. Hier zijn door MB1 en JB1 in totaal een 5-tal kaarten opgelopen. Absoluut dieptepunt zijn een 2-tal rode kaarten voor slaan geweest bij Heren 6 en JB1, waarbij de betroffen spelers 5 respectievelijk 6 wedstrijden geschorst zijn. In het afgelopen seizoen zijn er weer een aantal scheidsrechterscursussen gehouden die met wisselend succes zijn afgesloten. Er ligt een zeer duidelijk verband tussen het wel/niet aanwezig zijn op de cursusdagen en het wel/niet succesvol afsluiten van het examen. Het komende jaar zal er een strikter beleid worden gevoerd in de A en B-lijn van de jeugd en bij de senioren. Het is noodzakelijk om tot een inhaalslag te komen om de druk van het fluiten niet bij een te kleine groep scheidsrechters te leggen. Indien de vergadering ermee instemt zal er vanaf de AV van 26 september een bestuurslid arbitrage, wedstrijdzaken en materialen zijn die als verlengstuk van de scheidsrechters commissie zal optreden en mede het beleid voor de middellange en lange termijn zal opstellen. Hans Kriens Bestuurslid a.i. Arbitrage, wedstrijdzaken en materialen
7. VERSLAG BESTUURSLID PR & COMMUNICATIE. Het seizoen 2006/2007 is een zeer actief jaar geweest voor MHC De Warande op vele gebieden. De volgende activiteiten zijn uitgevoerd onder auspiciën van het PR & Communicatie Team: -
Het boekje “War’anders” Website Info tafel Externe publicatie artikelen
Pagina 8 van 18
-
e-Hockey Medewerkersdag 60-jarig bestaan MHC De Warande Foto’s voor website/War’anders etc.
De War’anders is het afgelopen jaar weer wekelijks samengesteld door drie zeer trouwe enthousiaste leden. De laatste 4 maanden van het seizoen is er een verandering ingetreden in het wekelijks ontvangen van het boekje maar ook inhoudelijk. Door de komst van een gehele nieuwe website www.MHCDEWARANDE.nl is de informatie voorziening naar onze leden veranderd maar ook de werkzaamheden van het Team “War’anders. Deze beslissing is genomen vanwege de tijd waarin wij leven maar ook zeker vanwege de kosten die productie van een wekelijks boekje met zich meebrengen. Op onze website zal u in het nieuwe seizoen wekelijks de aanvangstijden van de wedstrijden, fluitschema voor de scheidsrechters, bar- en infotafel diensten, uitslagen etc. kunnen vinden. Dit zal zeker een gewenning geven voor ons allemaal en ook niet zonder kinderziekten verlopen. Om u toch zo goed mogelijk te blijven informeren zal er met grote regelmaat een boekje verschijnen tot einde seizoen 2007. In het nieuwe seizoen zal er een “Website Team” officieel geïntroduceerd worden. Vermeld dient te worden dat dit team al bijna 1 jaar achter de schermen zeer actief is met de opmaak van de website en het test draaien. De installatie van een door de hockeybond erkende software-applicatie nl. eHockey is bijna een feit. Op eHockey zal het volledige ledenbestand komen te staan. Ook alle wedstrijdschema’s, scheidsrechters, barschema’s, vrijwilligers, trainers zullen hiermee worden beheerd. Uiteraard is er een link naar onze nieuwe website zodat de juiste informatie op de juiste plaats terechtkomt. Het invoeren van al deze gegevens is door een zeer klein team gedaan waarin Astrid van Hagen (Ledenadministratie) een grote rol heeft gespeeld. eHockey zal in de toekomst de werkzaamheden van onze vrijwilligers verlichten plus de informatie blijft up to date. Het seizoen 2006/2007 heeft in grote lijnen in dienst gestaan van het 60 jarig bestaan van onze club en de daarbij behorende werkzaamheden met betrekking tot diverse activiteiten maar vooral het feest in het weekend van 25 en 26 augustus 2007. Het samenstellen van ons jubileumboek heeft een groot gedeelte van de tijd door een speciaal “Feest commissie team” in beslag genomen. Resultaat is er dan ook naar; een geweldig jubileumboek en een feestelijk weekend. Alle informatie en foto’s zijn bij elkaar gezocht en gemaakt door vrijwilligers. Ook het feest met al z’n organisatie is door vrijwilligers tot stand gekomen. Vele, vele uren zijn hierin gestoken. Het PR & Communicatie Team is een actief team met trouwe vrijwilligers. Ik wil dan ook iedereen hartelijk danken voor de meer dan optimale inzet. Ingrid de Groot PR & Communicatie
Oosterhout, 17 september 2007 Rob Patijn, Voorzitter.
Pagina 9 van 18
Notulen van de Algemene Ledenvergadering van M.H.C. De Warande d.d. 21 september 2006
Aanwezig zijn 24 personen. 1.
Opening en mededelingen door de voorzitter
De voorzitter heet een ieder van harte welkom, in het bijzonder de ereleden mevrouw M. Poppelaars en de heren J. Oomen en T. Veringa, leden van verdienste mevrouw R. Oomen-van Bekhovenen mevrouw Boers, en de jubilarissen mevrouw Kuhlman en de heer Doets. De voorzitter stelt het bestuur voor, en stelt vast dat aan alle formele vereisten is voldaan, en dit derhalve een legale jaarlijkse ALV is. Mededelingen Ik ben er trots op om voorzitter te mogen zijn van deze prachtige hockeyclub. Wij varen een goede koers en het afgelopen seizoen heb ik wederom gemerkt dat we met z’n allen niet bevreesd zijn geweest om daar waar nodig de “boegschroeven” op tijd en intensief te activeren om te realiseren dat we inderdaad op koers konden blijven. Ik wil “met z’n allen” extra benadrukken, omdat het voor ons als bestuur alleen, een onmogelijke taak is om alles in goede banen te leiden. Coördinatoren, commissieleden, scheidsrechters, coaches, rij-ouders en nog vele anderen dragen er elke weer toe bij dat we met onze hockeyclub kunnen hockeyen, in de ruimste zin van het woord. Ik vind dat we aan het begin van deze ALV deze grote groep vrijwilligers met een applaus mogen bedanken……. Het bestuur heeft haar beleid en het handelen daarnaar, zo goed als mogelijk afgestemd op het nieuwe ABP 2006-2010 dat in een bijzondere ALV op 26 januari van dit jaar is aangenomen. Evenals in het vorige seizoen, konden we onszelf ook dit seizoen weer het label opplakken van één van de snelst groeiende hockeyclubs in Nederland. Als je dit landelijk beschouwd, dan doet de situatie zich voor dat de KNHB in 1999 een beleid met een daaraan gekoppelde strategie heeft vastgesteld en uitgewerkt, dat was gebaseerd op de doelstelling om vanuit een aantal leden van 130.000 te groeien naar een ledenaantal van 175.000 in 2010. De praktijk keerde zich tegen dit beleid, in die zin, dat het aantal van 175.000 leden reeds in 2004 werd bereikt. Feiten zoals verhoging van de aantrekkelijkheid en naamsbekendheid van de hockeysport in het algemeen maar ook bij verenigingen in het bijzonder, keuzes die in ons land werden gemaakt juist voor het hockeyen en het sneller “geboren” worden van hockeyclubs in de zogenaamde “witte vlekken” gebieden, hebben voor deze, onverwachte groei gezorgd. In samenspraak met de hockeyclubs, heeft de KNHB het beleid aangepast op een groeicurve die in het jaar 2015 terecht komt op 300.000 leden. Als we in de tijd deze landelijk groei poneren op de situatie bij onze club, dan kunnen we met z’n allen constateren dat wij eveneens in hoog tempo zijn gegroeid en nu terecht zij gekomen op een leden aantal van tussen de 1000 en 1100. Je zou dit kunnen afdoen door te stellen: ja logisch, wij zijn meegegaan met de landelijke trend en dus nam het aantal leden bij ons daardoor automatisch toe. Ik vind dit een verkeerde stelling. Immers als je met de armen over elkaar, alleen maar af gaat zitten wachten, dan zul je uiteindelijk tot de conclusie komen, dat het met je hockeyclub bergafwaarts gaat. Anticiperen op hetgeen er om je heen gebeurt door het ontplooien van activiteiten die het hockeyen en het daarbij behorende sociale aspect aantrekkelijker maken is een must. Welnu, ook het afgelopen seizoen zijn we erin geslaagd om onze hockeyclub zowel sociaal als operationeel op een hoger niveau te tillen, waardoor onze aantrekkelijkheid in belangrijke mate is verhoogd. Je verneemt dit niet alleen binnen onze eigen club, maar ook daarbuiten als je met vertegenwoordigers van andere clubs en potentiële sponsors praat. In het kader van het sociale aspect hanteren wij nog steeds het motto:”gezelligheid en uitstraling als ondersteunende peilers voor de prestaties”. Onder de immer enthousiaste en stimulerende leiding van onze VM werden het afgelopen seizoen weer vele activiteiten georganiseerd, die niet alleen zorgden voor extra baromzet, maar ook voor de nodige impulsen om aan ons motto gestalte te geven. Ook ons jeugdbestuur heeft zich het afgelopen seizoen weer van haar energieke en enthousiaste kant laten zien, door leuke en aansprekende feesten te organiseren en ik ben de mening toe gedaan dat dit moet worden gecontinueerd. Een extra dimensie aan het sociale aspect wordt ook bereikt als je als hockeyclub in staat bent om een goed senioren toernooi te realiseren. Al jaren bruist het Pinksterweekend van hockeywedstrijden en feestelijk activiteiten die in relatie staan tot ons WAHT. Onverwachte externe oorzaken hebben er voor gezorgd dat aan het WAHT van 2005 de kwalificatie van zeer zeker niet optimaal moest worden toegekend, met alle schadelijke gevolgen van dien. Voor de organisatie van dit seizoen, heeft de WAHT commissie, in goed overleg met het bestuur en de VM, er voor de volle 100% de schouders onder gezet om het toernooi tot een succes te maken en dat is gelukt. Er werd gehockeyd en gefeest en aan dit alles werd een goed financieel plaatje gehangen en bovendien heeft het WAHT een extra impuls aan de baromzet gegeven. Bij onze besprekingen om t.b.v deze vergadering tot een zo volledig mogelijk jaarverslag van het bestuur te komen, is het ons helaas ontgaan dat we hadden verzuimd er ook een stukje over het WAHT in op te nemen. Bij deze hoop ik dat enigszins goed te hebben gemaakt.
Pagina 10 van 18
En dat moet er ook nog worden gehockeyd. Dat is immers onze kernactiviteit. Het afgelopen seizoen hebben we zowel bij onze senioren als onze jeugd, “gemengd” gepresteerd, waarbij de balans doorsloeg naar goede prestaties, waar we natuurlijk erg content mee zijn. Meer dan driekwart van onze 1000 leden bestaat uit jeugdleden, hetgeen een scheve verhouding is, een scheve verhouding overigens, die zich ook landelijk manifesteert. Je zou hiervan kunnen schrikken en kunnen besluiten om verder niets aan je technische organisatie te doen en over te gaan op een ledenstop bij de jeugd. Het afgelopen seizoen hebben we dat niet gedaan en we zijn doorgegaan met het verbeteren van onze technische organisatie opdat de hockeysport aan alle leeftijdscategorieën kan worden aangeboden, waarbij prestatie-en wedstrijdhockey hand in hand gaan. In het afgelopen seizoen hebben we ervoor gekozen om in onze technische organisatie een coördinator jeugd, senioren en veteranen en een coördinator tophockey op te nemen. Hierdoor is het mogelijk geworden om aan de begeleiding van de teams optimaal invulling te geven. Even toegespitst op de coördinator tophockey: als we inderdaad onze ambitie conform het ABP willen waarmaken en we ook nog eens vanuit onze jeugdhockey school de toptalenten verder willen begeleiden om uiteindelijk in de hoogste prestatieteams te kunnen spelen, dan is het van belang dat er in je organisatie een separate coördinatietak Tophockey wordt ingebed. Is het gebruik van het woord toptalenten binnen onze club wellicht overdreven? Absoluut niet. We hebben ze die toptalenten. Het afgelopen seizoen zijn enkele van onze jeugdleden uitgekozen voor een plaatsje in de selectie van Zuid Nederland en één is er geselecteerd voor het nationaal meisjes B team. Heel dikwijls is het zo dat talent bij muziek of sport bij kinderen in de genen zit, maar laten we niet vergeten dat deze geselecteerde jeugdleden de laatste jaren bij onze hockeyclub efficiënt en goed zijn getraind en dat wil ik vanavond niet onvermeld laten. Een compliment voor ons trainercorps. Om goed te kunnen hockeyen is het vanzelfsprekend noodzakelijk dat we over een goede en adequate accommodatie beschikken, waarvan de velden telkens de keuringstoets van NOC/NSF moet kunnen doorstaan. Door een nauwe en goede samenwerking met de Coöperatieve Vereniging Hockeyaccommodatie De Warande, zijn we daar het afgelopen seizoen zeer wel in geslaagd. Dan kom ik op het punt dat de vele activiteiten bij onze club bekostigd moeten worden. Dat is niet zo moeilijk. Je int de contributie en klaar is Kees. En als je daarenboven je horeca component ook goed exploiteert dan zit je op rozen. Welnu. Dit is een te simpele en niet meer reële benadering. Wereldwijd, nationaal, maar ook bij gemeentelijke sportverenigingen is sponsoring een niet meer weg te denken financiële bron van inkomsten. In dit kader hebben we het afgelopen seizoen voortgeborduurd op ons in 2004 vastgesteld sponsorplan. Dit plan, waarbinnen goede sponsormogelijkheden worden geboden, gepaard aan de grote aantrekkelijkheid(eerder genoemd) van onze club hebben geresulteerd in het aantrekken van meer sponsors. Dit geeft natuurlijk een aantrekkelijke impuls aan onze begroting van het volgend jaar, waarbij ik direct aanteken dat we ons steeds moeten realiseren dat sponsoring ook een risicovolle bron van inkomsten is, vanwege o.a. de elementen van geleidelijkheid en tijdelijkheid. Met andere woorden: sponsoring is geen vanzelfsprekendheid, waarbij we ons altijd voor ogen moeten houden dat het behouden van een sponsor in feite nog belangrijker is dan het werven van een sponsor. We moeten dus voldoende aandacht aan sponsors besteden en om daar o.a. invulling aan te kunnen geven hebben we het afgelopen seizoen een Business Club opgericht, waarvan het aantal leden momenteel 40 is. Ik stel me zo voor dat het een BC moet zijn met een missie en een doelstelling die we de komende tijd in gezamenlijkheid moeten gaan definiëren. Een BC waaraan op jaarbasis activiteiten worden aangeboden en die uiteindelijk ook zelf faciliteiten biedt om activiteiten te kunnen ontplooien, waardoor de leden van de BC bij onze hockeyclub een eigen identiteit kunnen vestigen. Een BC die ook de betrokkenheid van de leden bij de activiteiten versterkt, waardoor er uiteindelijk een BC ontstaat die tevens bijdraagt aan positieve impulsen m.b.t. de kaspositie van onze club. Zonder oneerbiedig te zijn tegen de vele vrijwilligers die we wel hebben, heb ik tijdens de ALV van het vorig jaar opgemerkt dat de tijd van onvoorwaardelijke clubliefde en loyaliteit voorbij is. Dat gezegd hebbende, heb ik vervolgens aangegeven dat voor sleutelfuncties binnen onze club, verdere professionalisering noodzakelijk is. In de loop van het afgelopen seizoen hebben we voor die verdere professionalisering gekeken naar onze jeugdafdeling en er uiteindelijk voor gekozen om daarin de professionalisering meer body te geven door een verdere uitbreiding van het taken pakket van de Technisch Coördinator Jeugd, ondanks het feit dat we daarop niet hadden geanticipeerd, door de daarvoor benodigde extra kosten in de begroting van het voorbije boekjaar op te nemen. We waren er echter van overtuigd dat onze beslissing hieromtrent zijn vruchten zou afwerpen en het afgelopen seizoen heeft iedereen dat kunnen merken. Het afgelopen seizoen is een jubileumcommissie druk aan het werk geweest om van ons 60 jarig bestaan het volgend jaar iets onvergetelijks te maken. U heeft er reeds enkele keren in de War’anders over kunnen lezen en ik ben ervan overtuigd dat de jubileumcommissie erin zal slagen om er iets moois van te maken. Vanwege het feit dat sommige activiteiten in het kader van het jubileumjaar een verrassingselement in zich moeten dragen, denk ik dat het goed is om vanavond verder niets te “verklappen” zodat we met z’n allen uiteindelijk ongedwongen van ons jubileumjaar kunnen gaan genieten. Het afgelopen seizoen is een werkgroep die bestaat uit leden van de CV en de hockeyclub begonnen met een haalbaarheidsonderzoek naar de vervanging van onze twee oudste velden door nieuwe (semi)watervelden, bij aanvang van het seizoen 2007/2008. Daar zijn onderling maar ook met De Gemeente, andere hockeyclubs en potentiële leveranciers vele gesprekken over gevoerd. De stand van zaken op dit moment is dat onlangs alle officiële offertes zijn ontvangen, die in de komende periode door de werkgroep nader worden geanalyseerd, zodat daarna aan de besturen van de CV en van de hockeyclub een gedegen advies kan worden gegeven welke keuze
Pagina 11 van 18
er uiteindelijk aan de leden tijdens een bijzondere ALV moet worden voorgelegd. In tijd gezien, zal deze bijzondere ALV eind januari van het volgend jaar worden gepland. Ik ben van mening dat het onze hockeyclub bruist van energie, dankzij de inspanning van velen en ik ben ervan overtuigd dat we bezig zijn met het bouwen van een solide brug naar de toekomst. 2.
Vaststelling agenda
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
3.
Ingekomen stukken.
Afmeldingen zijn binnen gekomen van de dames Hinnen, en van der Schoof, en van de heren Oomens, Martens, van der Schoof, Marijnissen, Krijnen en Bongers. 4.
Vaststelling verslag Algemene Ledenvergadering van 28 september 2005
Zowel inhoudelijk als tekstueel zijn er geen opmerkingen. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 5.
Vaststelling verslag bijzondere Algemene Ledenvergadering van 26 januari 2006
Zowel inhoudelijk als tekstueel zijn er geen opmerkingen. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 6.
Jaarverslag van het bestuur
Hierover zijn geen vragen of opmerkingen. 7.
Verslag kascommissie.
Tijdens de ALV van 28/09/05 is de heer Versluis herbenoemd als lid van de kascommissie en zijn mevrouw de Vos en de heer Meeusen als lid benoemd, terwijl mevrouw Storm van Leeuwen als plaatsvervangend lid werd benoemd. De heer Meeusen is niet meer aan onze club verbonden en is daardoor niet als kascommissielid actief geweest. Ingevolge ons HR bestaat de KC uit drie leden en 1 plaatsvervangend lid. Daaraan is voldaan. De KC is verplicht de bescheiden en kasgelden van de vereniging tenminste 1 x per jaar te controleren. Van deze controle brengt de KC schriftelijk verslag uit aan de jaarlijkse ALV. De Voorzitter geeft het woord aan de kascommissie: Op woensdag 20 september jl. hebben Paulette de Vos, Ruud Versluis en Miek Storm van Leeuwen op het clubhuis met de penningmeester de financiële gegevens van de Hockeyclub M.H.C. "De Warande" gecontroleerd. Hierbij is met name gelet op volledigheid, tijdigheid en rechtmatigheid van de inkomsten en uitgaven. Ook is gecontroleerd of de gegevens van de door de penningmeester gemaakte balans, het exploitatie overzicht en de toelichting op het exploitatie overzicht aan de gestelde voorwaarden voldoen. De kascommissie heeft geen onrechtmatigheden geconstateerd. In verband met het feit dat M.H.C. De Warande met een tweetal personen een dienstverband is aangegaan heeft de kascommissie voorgesteld, met het oog op wetgeving inzake doorbetaling van salaris bij ziekte, een ziekteverzuimverzekering af te sluiten. Dit om mogelijke financiële consequenties af te dekken. Gezien het voorgaande stelt de kascommissie de vergadering voor de penningmeester, Rudy van Maaren te dechargeren. Wij danken de penningmeester voor zijn inzet en zien een nieuw jaar met vertrouwen tegemoet. De voorzitter stelt voor de penningmeester te dechargeren. Voorstel wordt aangenomen.
8.
Vaststelling jaarrekening 2005-2006 en begroting 2006-2007, inclusief contributieverhoging
De penningmeester geeft een korte toelichting waarbij hij als voornaamste redenen van het negatieve resultaat noemt: hogere personeelskosten door inzet meer personeel, meerkosten ID- baan door versnelde verlaging subsidie en kosten WAHToernooi uit het verleden. Daarnaast is de opbrengst bar hoger dan begroot. De keuze van het bestuur voor professionalisering heeft geleid tot verlies. De hiermee samenhangende uitgaven zijn echter verantwoord en naar beste eer en geweten gedaan.
Pagina 12 van 18
De heer van ’t Hoff vraagt of de personele kosten niet te voorzien waren geweest. Mevrouw Storm van Leeuwen geeft aan dat de stijging vooral komt door de uitbreiding van één naar twee personeelsleden. Deze uitbreiding was bij het maken van de begroting niet voorzien. De heer van Lith vindt dat de club erg inteert op het vermogen, en dat daar vrij makkelijke overheen wordt gestapt. Voorgaande jaren hebben ook al een verlies opgeleverd. Penningmeester geeft aan, dat dit voor de toekomst niet meer mag gebeuren. Het geld dat beschikbaar is voor de club kan uitgegeven worden. Het bestuur heeft besloten dit voor een deel aan professionalisering te besteden. T.a.v. de begroting merkt de heer van Lith op, dat aantallen leden maal contributie zou leiden tot een verhoging van €11.000,00 en niet tot een verhoging van €24.000,00. De penningmeester heeft zijn berekening niet bij de hand. De voorzitter stelt voor dat de heer van Lith een afspraak maakt met de penningmeester om de cijfers te vergelijken. Als hier een groot verschil uitkomt, moet een nieuwe Algemene Ledenvergadering gehouden worden. Mevrouw Kulmann informeert of er een onderscheid in trainerskosten per leeftijdscategorie gemaakt kan worden. Verder zou zij het onderscheid willen zien trainerskosten prestatieteams en wedstrijdteams. Voorzitter merkt op dat je hierbij de sponsoring moet betrekken. Deze is verschillend voor prestatie- en wedstrijdteams. De heer Janssen zou graag een meer bedrijfseconomische begroting willen. In januari 2007 wordt een bijzondere Algemene Ledenvergadering gehouden in verband met de investering in de aanleg van nieuwe (semi)waterveld(en). Op die vergadering zal het gevraagde overzicht gepresenteerd worden (trainerskosten per leeftijdscategorie, verdeeld naar prestatie- en wedstrijdteams en de sponsopbrengsten per team). Mevrouw Kuhlmann vraagt of er speelster van Dames 1 betaald worden. Deze vraag wordt beantwoord tijdens de rondvraag. De heer van ’t Hoff merkt op dat er in de begroting geen kosten opgenomen zijn voor het WAHToernooi, terwijl dit in het verleden wel altijd zo geweest is. Voorzitter geeft aan dat er een evaluatie van het WAHToernooi heeft plaatsgevonden die positief was. Hierbij heeft het bestuur toegezegd te kijken of er geld beschikbaar kan zijn. De heer van ’t Hoff zegt dat er in het verleden altijd een tekort is geweest. Penningmeester antwoordt dat dit niet altijd zo hoeft te zijn: in principe zelf bedruipen. De heer van Es meldt dat de opbrengsten van het WAHToernooi nu onder baropbrengst geboekt worden. De opbrengst kan echter makkelijk ( WAHT is enige activiteit tijdens pinksterweekend) aan WAHT toegerekend worden. Voorzitter geeft aan dit te zullen gaan doen. Met betrekking tot de voorgestelde contributieverhoging geeft penningmeester aan dat niet overal voor dezelfde verhoging gekozen wordt. In de jeugd is meer geïnvesteerd. De heer van Rijzingen vindt dat het fluiten door ouders bij de jeugd een achteruitgang in speelkwaliteit betekent. Deze achteruitgang is niet de rijmen met de voorgestelde contributieverhoging. Ouders moeten meer betalen, maar krijgen minder geboden. Voorzitter geeft aan dat het gaat om het begeleiden van 8-tallen. We spreken hier niet van scheidsrechters maar spelleiders. Bij het aanmelden nemen ouders de verplichting tot vrijwilligerswerk op zich. Het begeleiden van wedstrijden valt hier onder. De spelleiders krijgen een cursus. Op basis hiervan zou het mogelijk moeten zijn de wedstrijden te begeleiden. Voorzitter stelt voor de financiële paragraaf, inclusief contributieverhoging, goed te keuren. Dit voorstel wordt unaniem aangenomen. 9.
Benoeming kascommissie
Mevrouw de Vos en mevrouw Storm van Leeuwen worden herbenoemd. De heer van Lith wordt benoemd als lid van de kascommissie en mevrouw Kuhlmann als plaatsvervangend lid. 10.
Verkiezing leden van bestuur
Mevrouw de Groot en de heren Patijn, van Maaren en Dolhain zijn herkiesbaar. Mevrouw Heijkants is niet herkiesbaar. Het bestuur stelt voor mevrouw Sylvia Houdijk (secretaris) te benoemen. Tenslotte stelt het bestuur voor om Sjoerd Alvers, die al enige tijd actief is als BTZJ ad interim, te benoemen als BTZJ. De heren Patijn, van Maaren en Dolhain en mevrouw de Groot worden herkozen. Mevrouw Houdijk en de heer Alvers worden gekozen. De voorzitter dankt het afgetreden bestuurslid voor de manier waarop zij zich heeft ingezet. 11.
Wijziging Statuten en Huishoudelijk Reglement
Voorafgaande aan het formele deel van de behandeling van dit agendapunt het volgende: De huidige statuten en HR dateren van 23 mei 1978. Het bestuur was van mening dat gerelateerd aan de vele ontwikkelingen na die datum, de nieuwe organisatie waarmee we nu zijn gaan werken en ook als gevolg van het
Pagina 13 van 18
door u geaccordeerde ABP voor de periode 2006-2010, de oude statuten en HR kritisch tegen het licht moesten worden gehouden om te kunnen vaststellen of wijziging noodzakelijk zou zijn. We zijn tot de conclusie gekomen dat dit inderdaad nodig was en vandaag leggen we ter goedkeuring de gewijzigde statuten en HR aan de ALV voor. Hoe zijn we te werk gegaan: In de eerste plaats hebben we Ed Onderdelinden bereid gevonden om met alle van toepassing zijnde factoren de huidige statuten en HR te beshouwen en daar waar nodig aan te passen. Aan het bestuur presenteerde hij vervolgens in fases de herschreven delen van de statuten en HR, waarna wij die in bestuursvergaderingen bespraken en al dan niet voorzien van op –of aanmerkingen bestuurlijk goedkeurden. Op die manier zijn de nieuwe statuten en HR, volledig geënt op onze herziene organisatie en ABP, gedegen en zorgvuldige tot stand gekomen, zodat we die u vandaag ter goedkeuring kunnen aanbieden. Ed heeft hier veel tijd en energie aanbesteed en hij zat ons regelmatig achter onze broek aan om op tijd met eventueel commentaar over de brug te komen. Ed bedankt! Statutair kunnen voorstellen tot wijziging van de statuten alleen in een ALV worden behandeld en zijn dan pas goedgekeurd indien 2/3 van de aanwezig stemgerechtigde leden zich voor goedkeuring heeft uitgesproken. Tevens dient de tekst van de voorgestelde wijziging, tenminste 8 dagen voorafgaande aan de oproep voor de ALV bekend te worden gesteld. Dit is weken voorafgaande aan deze ALV gebeurd, door bij de oproep voor deze vergadering in de wekelijkse War’anders duidelijk te vermelden hoe de volledige tekst op onze website kon worden gevonden, met daarbij de vermelding dat vragen en opmerkingen vóór 15 september j.l. aan het bestuur kenbaar konden worden gemaakt. We hebben geen vragen en opmerkingen ontvangen, dus ik ga ervan uit dat de gewijzigde statuten voor eenieder duidelijk zijn. Hetzelfde geldt voor het HR. Voorts moet ik vermelden dat de gewijzigde statuten niet eerder in werking treden dan nadat daarvan een notariële akte is opgemaakt. Voor het gewijzigde HR geldt dat die van kracht zijn vanaf de dag volgend op die waarop de ALV haar goedkeuring aan de wijzigingen heeft gehecht. De heer Janssen merkt op dat er in 1984 nog een statutenwijziging is geweest m.b.t. het boekjaar. Voorzitter brengt de wijziging Statuten en Huishoudelijk Reglement in stemming: 22 vóór, 0 tegen en 2 onthoudingen. Dat betekent dat dit voorstel is aangenomen. 12.
Benoeming leden van verdienste
Statutair zijn leden van verdienste zij die door hun verdienste aanspraak kunnen maken op de erkentelijkheid van de vereniging. Voor de benoeming geldt dat zij door het bestuur worden benoemd nadat daartoe in een ALV een gemotiveerd voorstel van het bestuur of van tenminste 10 leden, met 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen is aangenomen. Het bestuur stelt voor om tijdens deze vergadering twee leden te benoemen tot Lid van Verdienste. Eigenlijk zou ik tot op het laatste moment van onze voordracht niet kenbaar moeten maken om wie het gaat, maar ik ben er van overtuigd dat de kandidaten zelf, maar ook velen van de andere aanwezigen al snel in de gaten zullen hebben over wie het gaat. Beiden zijn zo’n 25 jaar geleden in Oosterhout terecht gekomen en zijn sindsdien actief bij onze hockeyclub. Hun 4 kinderen hebben allemaal gehockeyd en de jongste doet dat nog steeds. Zij heeft als gevolg van een schouderblessure de tas aan de wilgen moeten hangen, althans voor wat betreft het hockeyspelletje zelf. Hij heeft jarenlang de teams van hun kinderen gecoached en beiden hebben lange tijd vele wedstrijden gefloten, hij doet dat nog steeds. Beiden draaien nog steeds bardiensten en in het verleden heeft hij op vrijdagavonden de bar gerund. In de periode 1995-1999 hebben beiden de Grote Clubactie binnen onze vereniging georganiseerd en gestimuleerd. Ze hebben toe veel tijd gestoken in het actief benaderen van team coaches om de actie te laten slagen. Zij zit bepaald niet stil en verzorgt al enige jaren de ledenadministratie en de bezorging van onze wekelijks clubblad de War’anders. Dit doet ze nauwgezet en zeer plichtsgetrouw. Hij zorgt er iedere week als hoofdredacteur voor de War’anders tot stand komt met daar in alle bijzonderheden over wedstrijden, bestuur, commissies, advertenties, verslagen etcetera. Beiden denken na over ontwikkelingen en veranderingen die ten voordele van onze hockeyclub zouden kunnen zijn. Ze komen dienaangaande met voorstellen en zorgen vervolgens, na afstemming met het bestuur voor uitvoering. Een recent voorbeeld daarvan os het fenomeen “e-hockey” dat nu vrijwel klaar is en bijna volledig aan hun is te danken. Een enorme klus, waaraan door beiden veel tijd en energie is gestoken. Deze opsomming van activiteiten die zeer zeker niet uitputtend is, maar in het bijzonder de inzet en het verantwoordelijkheidsgevoel van beiden ten opzichte van het reilen en zeilen van onze hockeyclub, heeft het bestuur doen besluiten om Astrid en Wim van Hagen voor te dragen als Lid van Verdienste van de MHC De Warande en na aanname door de ALV ze ook als zodanig te benoemen. Dit voorstel wordt unaniem aanvaard. Voorzitter overhandigt hen de bijbehorende oorkonde en bloemen. 13.
Huldiging van de jubilarissen.
Pagina 14 van 18
Aanwezig zijn: mevrouw Kuhlmann en de heer Doets die hun 25 jarig jubileum vieren. Mevrouw Bakker (25 jaar) en de heer van der Schoof (40 jaar) zijn verhinderd. De voorzitter huldigt de jubilarissen en overhandigt hen de verenigingsspeld en bloemen en dankt hen voor hun jarenlange inzet voor de vereniging.
14.
Rondvraag
Jeroen Dolhain (BTZS) beantwoordt de eerder gestelde vraag van mevrouw Kuhlmann. De TC en het bestuur vinden dat de doorgroeilijn aan de meisjes/dameskant van onze club door het grote aantal C en D-teams problemen gaat geven. Wederom zijn er speelsters naar de Bredase clubs vertrokken. Wij willen nu juist deze speelsters een goede (op hun niveau) toekomst bieden bij onze club en niet langer dienen als opleidingsinstituut voor die Bredase clubs. Het feit dat Sven v/d Most wegging noopte ons tot een selectie van een nieuwe trainer/coach voor Dames 1 en MA1 of MB1. Verschillende mogelijkheden bekeken en gesprekken gevoerd en uiteindelijk bij Gijs Segers terecht gekomen. Deze trainer wilde niet alleen komen en gewoon die teams gaan trainen maar bood ons een project aan waarin hij, met hulp van een team van speelsters, en trainers, de damesselectie en de jeugdselectie naar een veel hoger plan zou brengen. Hiervoor trekt hij 2 jaar uit en ziet dat als een project, ook qua financiering. Zijn bedoeling was dan ook om hier additionele sponsoring voor aan te spreken zodat extra benodigde gelden, bovenop een "normale" trainer/coach niet ten laste van de club zouden komen en zodoende dus geen andere uitgaven in de weg zouden staan. In het bestuur is toen besloten (vanwege de tijd), om enkele nieuwe (extra) sponsorgelden (die nog geen bestemming hadden gekregen) voor dit doel ter beschikking te stellen. Deze zijn uiteindelijk alleen gebruikt om het budget voor de trainers te verhogen van ongeveer € 80.000 naar € 100.000,- wat door mij al was aangevraagd in het kader van de toename van het ledenaantal van rond de 800 naar de 1000 leden. Over de exacte verdeling van de gelden kan ik kort zijn: Het team krijgt geld en daaruit worden ook onkostenvergoedingen uitgekeerd aan enkele extra speelsters die zijn aangetrokken om de kwaliteit en de sfeer in het team te verhogen. Daarbij ontvangt Gijs persoonlijk beduidend minder dan wat de vorige trainer/coach ontving. Betaald MHC De Warande dus individuele speelsters of spelers ( zoals zoveel andere clubs dat doen)?: NEEN. En dat zullen wij ook in de toekomst niet doen. We betalen dit project! Staat MHC De Warande open voor vernieuwende projecten?: JA, want wanneer een bedrijf (en de Warande is met meer dan 1000 leden een bedrijf) niet meer investeert in de toekomst (accommodatie, velden maar ook spelers) dan is men op sterven na dood. En verwachten wij dat dit project zijn vruchten zal afwerpen naar de gehele club? JAZEKER, hoe hoger we spelen, hoe meer goede spelers en speelsters we binnen houden, hoe meer sponsoren geïnteresseerd zijn in onze club, etc. etc. De heer Janssen vraagt of de onkostenvergoeding binnen de fiscale normen valt. Dit wordt door BTZS bevestigd. Mevrouw Poppelaars geeft aan dat er heel veel tijd geïnvesteerd is in de voorbereiding van dit project. Mevrouw Harts verwacht dat de dames die nu met de heer Segers zijn meegekomen, ook vertrekken als de heer Segers vertrekt. De kwaliteit waarin nu geïnvesteerd wordt, blijft dan niet behouden voor de club. De heer van Rijzingen vraagt hoe groot het “potje Segers” is. BTZS antwoordt dat het niet gebruikelijk is om bedragen te noemen m.b.t. de vergoedingen van trainers. Mevrouw Kuhlmann informeert verder naar de sancties met betrekking tot het niet opkomen bij fluiten. Zij stelt als maatregel voor bij voorbeeld een keer extra fluiten. De heer van Lith vraagt aandacht voor MA3. Ook deze meisjes moeten gemotiveerd worden. Dit kan onder andere door het inzetten van goede trainers. BTZS geeft aan, dat er naar gestreefd wordt om op alle teams zo goed mogelijke trainers te zetten. Helaas blijkt het in de praktijk lastig trainers te vinden voor de lagere teams. 15.
Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 22.40 uur, en nodigt alle aanwezigen uit nog een drankje te nuttigen. Voor dit verslag Ellen Heijkants secretaris
Pagina 15 van 18
Notulen van de bijzondere Algemene Vergadering van M.H.C. De Warande d.d. 1 februari 2007 AANWEZIG: Er zijn 23 leden inclusief 3 bestuursleden, de heer Patijn, de heer Alvers en mevrouw Houdijk aanwezig. BERICHT VAN VERHINDERING: Mevrouw E. Heijkants en de heer P. Bongers hebben een bericht van verhindering gestuurd. De bestuursleden Mevr. I. de Groot, de heer R. van Maaren en de heer J. Dolhain hebben een bericht van verhindering gestuurd en deze bestuursleden hebben de aanwezige bestuurleden schriftelijk gemachtigd voor het uitbrengen van hun stem. 1. OPENING VOORZITTER De voorzitter opent de vergadering om 20.15 uur en heet iedereen welkom, in het bijzonder de ereleden en de leden van verdiensten. De voorzitter stelt vast dat de aankondiging van de Algemene Vergadering op 20 december 2006 in het clubblad heeft plaats gevonden. Dit is minimaal een maand voor de huidige datum. En dus kan vastgesteld worden dat voldaan is aan de statuten en dus deze Algemene Vergadering is rechtsgeldig. Dit is de eerste Algemene Vergadering van onze hockey vereniging. Op 21 september is door de Algemene Leden Vergadering het nieuwe huishoudelijk reglement en de nieuwe statuten aangenomen. Dus vanaf 21 september 2006 heeft onze verenging een Algemene Vergadering. 2. PROJECT VERVANGING VELDEN A EN B De voorzitter meldt dat er een Werkgroep Project Vervanging Velden A en B bestaat. In deze werkgroep hebben zitting: - Rob Patijn :Vz. bestuur hockeyclub, tevens Vz. WG - Bart Janssen : Penningmeester CV, tevens financieel adviseur WG - Dré v.d. Schoof : Lid van de CV, tevens technisch adviseur WG - Tom Claveaux : Verenigingsmanager Hockeyclub, tevens adviseur WG - Ed Onderdelinden : Adviseur bestuur hockeyclub, tevens adviseur WG De opdracht van de WG is: * Advies aan besturen Hockeyclub en CV m.b.t. de vervanging van de Velden A en B. * Kwaliteitsaspecten, realisatietermijn, financiële consequenties. Aan de hand van Sheets schetst de voorzitter de werkwijze van de WG.die geleid hebben tot de conclusies en het advies van de werkgroep aan de besturen van de hockeyclub en de CV. Conclusies WG * Gelijktijdige vervanging van velden A en B door semi-watervelden inclusief beregeningsinstallatie * Vervanging Dug Outs op beide velden * Nieuwe slagplanken op veld B en het aanbrengen van oefencirkels * Vervanging hekwerk rondom veld A Advies WG aan de besturen van de hockeyclub en de CV * Vervanging van de velden A en B conform de conclusies van de WG. Toelichting Voorzitter: Product a. Huidige situatie Veld B is in 1992 aangelegd en opgeleverd en zou op basis van een afschrijvingsperiode van tussen de 10 en 12 jaar uiterlijk in 2004 aan vervanging toe zijn. Met vervanging wordt hier bedoeld de vervanging van de kunstgrasmat omdat voor de onderlaag(fundering) van kunstgrasvelden een levensduur van meer dan 30 jaar van toepassing is. In 2004 werd besloten om uit doelmatigheidsoverwegingen te kiezen voor extra onderhoud op grond waarvan de levensduur van de mat kon worden verlengd. In de laatste jaren werd, ondanks het extra onderhoud, de waterdoorlaatbaarheid van de kunstgrasmat als gevolg van algvorming en daardoor dichtslibbing, steeds slechter. Dit heeft regelmatig geleid tot een beperkte beschikbaarheid van veld B.
Pagina 16 van 18
In relatie tot het wedstrijdprogramma leidt deze beperkte beschikbaarheid vervolgens weer tot een capaciteitstekort. Veld A is in 1985 aangelegd. Na 12 jaar werd in 1997 de kunstgrasmat vernieuwd. Dit betekent dat dit veld na een afschrijvingsperiode van 10 jaar, waarop ook de huursom die de hockeyclub betaalt is gebaseerd, in 2008 van een nieuwe kunstgrasmat moet worden voorzien. Eventuele verlenging van deze termijn, leidt mogelijk tot dezelfde problemen zoals nu worden ondervonden met veld B. b. Behoeftestelling De beperkte beschikbaarheid bij natte weersomstandigheden van veld B is onaanvaardbaar hetgeen betekent dat de kunstgrasmat van dit veld zo spoedig mogelijk moet worden vervangen. De kunstgrasmat van veld A moet, gegeven de verwachtingen m.b.t. de niet-beschikbaarheid bij extensie van de levensduur, uiterlijk in 2008 worden vervangen. Het in het Algemeen Beleidsplan(ABP) vastgestelde ambitieniveau voor de prestatieteams van senioren en junioren, vereist dat deze teams spelen en trainen op een(semi)waterveld. Reeds een aantal jaren is de praktijk dat de senioren-en juniorenteams tijdens de competitie bij uitwedstrijden steeds frequenter op (semi)watervelden moeten spelen. Teneinde het ambitieniveau zo optimaal mogelijk in de planperiode van het ABP(2006-2010) te kunnen halen, bestaat de behoefte om de teams reeds m.i.v. het seizoen 2007/2008 op (semi)watervelden te laten spelen en trainen. Dit vereist de beschikbaarheid van voldoende (semi)waterveldcapaciteit. In vergelijking tot droge zandingestrooide kunstgrasvelden zijn (semi)watervelden meer geschikt voor de toepassing van de moderne hockeytechnieken. Tevens neemt op (semi)watervelden de kans op blessures(vooral schaafwonden) af. De nieuwe generatie semi-watervelden benadert, mits voorzien van een beregeningsinstallatie, in hoge mate de eigenschappen van een vol-waterveld. Semi-watervelden hebben het voordeel dat deze ook onberegend kunnen worden bespeeld. Dit verhoogt niet alleen de beschikbaarheid, met name in de winter, maar zorgt ook voor minder exploitatiekosten t.o.v. een volwaterveld. Omdat, gerelateerd aan het ambitieniveau van onze hockeyclub, semi-watervelden met beregeningsinstallatie toereikend zijn(pas bij hoofdklasse wordt door de KNHB een vol-waterveld geëist), gaat de voorkeur uit naar dit type veld. De vereiste beschikbaarheid van voldoende (semi)waterveldcapacitiet, gerelateerd aan de huidige conditie van de kunstgrasmatten van de velden A en B, kan worden gerealiseerd door de matten van beide velden zo spoedig mogelijk en tegelijkertijd te vervangen door semi-watervelden. Bijkomend voordeel bij vervanging van de kunstgrasmatten van beide velden tegelijkertijd is dat slechts éénmaal sprake is van een bouwput op het complex.
Tijdpad Het gestelde onder “product” betekent dat er behoefte bestaat aan twee semi-watervelden als vervanging van de velden A en B met als uiterste realisatiedatum 15 augustus 2007, zodat m.i.v. het volgende seizoen optimaal van de twee vernieuwde velden kan worden geprofiteerd. Teneinde dit te kunnen realiseren is en dient het volgende tijdpad aangehouden/te worden aangehouden: 01 december 2005 – 15 december 2006 Werkzaamheden van de “Werkgroep Project Vervanging Velden A en B(WG)”. 20 december 2006 Eindrapport van de WG, met conclusies en advies naar de besturen van MHC De Warande en de Coöperatieve Vereniging Hockeyaccommodatie De Warande(CV). 15 - 19 januari 2007 Goedkeuring van het project door de besturen van MHC de Warande en de CV. 01 februari 2007 Algemene Ledenvergadering. Presentatie, toelichting en besluitvorming. 01 februari 2007 – 15 maart 2007 Werkzaamheden van de WG, inhoudende de vervolg besprekingen met potentiële leveranciers en financiële instellingen. 01 april 2007(uiterlijk) Advies van de WG aan de CV m.b.t de keuze van leverancier en uitvoerder. 01 mei 2007(uiterlijk) Gunning van de opdracht aan leverancier/uitvoerder door de CV. Eerste week van juni 2007(uiterlijk) Start van de uitvoering 15 augustus 2007(uiterlijk) Oplevering van de nieuwe velden.
Pagina 17 van 18
Financieel Voor iedere hockeyvereniging is de aanleg van een nieuw kunstgrasveld een grote investering, waarbij altijd de vraag om de hoek komt kijken: “hoe gaan we dit betalen”. Ter beantwoording van die vraag spelen de twee subvragen: “ hoe wordt het geld voor de investering op tafel gelegd” en wat zijn straks de extra exploitatiekosten”, de belangrijkste rol. In de huurovereenkomst die MHC De Warande met de CV heeft is in de jaarlijkse huur voor de kunstgrasvelden een afschrijvingsbedrag voor de kunstgrasvelden(gebaseerd op een afschrijving van 10 jaar) opgenomen. In de loop der jaren is de hoogte van dit bedrag inmiddels zodanig dat het grootste deel benodigd voor de investering, kan worden betaald. Een restbedrag zal moet worden gefinancierd en de hoogte daarvan kan pas definitief worden vastgesteld als de laatste technische en commerciële besprekingen met de potentiële leveranciers/uitvoerders zijn afgerond. Als gevolg van de vernieuwing van de velden, zal het afschrijvingsbedrag van de velden in de jaarlijkse huur met de CV worden verhoogd. Ook de rentekosten en het gebruik van water en elektra worden hoger. Deze factoren zijn van invloed op de exploitatiekosten. Omdat het bestuur vindt dat de kosten die voor de accommodatie moeten worden opgebracht, gegenereerd moeten worden uit structurele inkomsten(dus niet uit sponsorinkomsten, omdat die aan variatie onderhevig zijn), zullen de investering voor de vernieuwing van de twee velden en de daaraan gerelateerde exploitatiekosten van invloed zijn op de hoogte van de contributie.
De voorzitter vraagt nu namens het bestuur aan de Algemene Vergadering instemming om: • In de periode van 04 juni 2007 tot 15 augustus 2007 de velden A en B gelijktijdig te vervangen elk door een waterzandkunstgrasveld (semi-waterveld) met beregeningsinstallatie, •hetgeen ten opzichte van de begroting voor het seizoen 2006/2007, vastgesteld tijdens de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van 21 september 2006, in het jaar 2008 een huurverhoging voor de accommodatie tot gevolg heeft die ligt tussen € 4.800,00 en € 7.800,00, waardoor de contributie voor het seizoen 2007/2008, gerelateerd aan de investering voor de vervanging van de velden A en B en extra exploitatie en uitgaande van 1000 leden, zal vermeerderen met een bedrag dat ligt tussen € 12,00 en € 15,00 voor ieder spelend of trainend lid.
Na aanleiding van deze instemmings vraag en de presentatie van de voorzitter vindt discussie over het onderstaande plaats. De nu gevraagde contributie verhoging betreft enkel een verhoging tav de investering van de velden. Een contributie verhoging bijv. nav indexering van de bond komt hier nog boven op. Het bestuur heeft formeel geen instemming van de AV nodig voor deze investering. Het water waar mee de velden besproeid gaan worden is leiding water en zal net als regenwater in de grond zakken. Er wordt dus geen water opgevangen. De velden zullen als gevolg van o.a. vallend blad meer geborsteld moeten worden. De contributie verhoging zal voor ieder lid gelden. Er zal geen onderscheid gemaakt worden in leeftijd en/of spelend/trainend lid. 3. STEMMING De voorzitter gaat na deze discussie over tot stemming. Er worden geen tegen stemmen uitgebracht, een lid onthoud zich van stemming. De voorzitter stelt na telling van de stemming vast dat het voorstel is aangenomen.
4. RONDVRAAG Mevr. Van Thiel vraagt of de deadline van 15 augustus wordt afgedwongen. De voorzitter antwoordt dat deze garantie aan de leverancier gevraagd wordt.
5. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering om 21.55 uur. Voor dit verslag, Sylvia Houdijk Secretariaat
Pagina 18 van 18
