J A A R V E R S L A G VPTZ 2 0 1 2 1. Algemeen Het doel van onze stichting is het vergroten van de mogelijkheid voor terminale patiënten om thuis, in de nabijheid van dierbaren en in de vertrouwde omgeving te kunnen sterven. Thuis zorgen voor een stervende betekent dat er 24 uur per dag iemand moet zijn, die de stervende kan bijstaan. De eventuele partner en kinderen, familie, vrienden of buren (de zogeheten mantelzorgers) verlenen die zorg. In de huidige maatschappij blijkt steeds meer dat dit mantelzorgnetwerk soms grote gaten vertoont, of zelfs geheel ontbreekt. Daarnaast neemt de vergrijzing toe, evenals de wens in de laatste levensfase thuis te mogen zijn. De periode, waarin de patiënt en diens mantelzorgers zich bewust worden dat de terminale fase is aangebroken, is dikwijls zeer kort. Voordat men zelfs maar de tijd heeft gehad om daarin te berusten, krijgt men te maken met palliatieve zorg door de huisarts of medisch specialist en de professionele thuiszorg. Dit alles is dermate ingrijpend voor de patiënt en de mantelzorgers dat dikwijls wordt geconcludeerd dat opname in een verpleeghuis of hospice onontkoombaar is. Dit is extra ingrijpend voor patiënten voor wie het definitief verlaten van de eigen vertrouwde omgeving emotioneel moeilijk kan worden opgebracht. De patiënt die in de eigen omgeving wil sterven en diens mantelzorgers dienen daarom zo tijdig mogelijk gewezen te worden op de mogelijkheden daartoe, onder meer door de inschakeling van vrijwilligers voor terminale zorg. Dit is ook aan de orde indien het onvermijdelijk blijkt dat patiënten hun eigen omgeving zullen moeten verlaten, maar dat zij in afwachting daarvan op een wachtlijst worden geplaatst voordat zij kunnen worden opgenomen in een verpleeghuis of hospice. De professionele zorg wordt de komende jaren steeds minder door ingrepen in de zorg door de Overheid. Mede daarom is het geven van ruimere bekendheid aan het bestaan van onze organisatie en haar activiteiten is dan ook nog meer een blijvend punt van aandacht en zorg dan voorheen. De praktijk leert dat bij de betrokkenen pas echt belangstelling voor onze organisatie ontstaat op het moment dat men te maken krijgt met een patiënt die thuis wil sterven en diens huisgenoten daardoor ineens mantelzorgers zijn geworden. Indien noodzakelijk is de VPTZ bereid onafgebroken gedurende 24 uur hulp te verlenen zonder dat hier een vergoeding tegenover staat. Het afgelopen jaar is het aantal hulpaanvragen gegroeid van 47 in 2011 naar 61 in 2012. Het is echter met het oog op de komende veranderingen in de zorg belangrijk om door gerichte en voortdurende PR bekendheid te geven aan ons hulpaanbod. Onze coördinatoren besteden daar veel aandacht aan. Hoewel het door tijdgebrek bij de verschillende instellingen moeilijk is om een afspraak te krijgen is het in dit verslagjaar de coördinatoren toch gelukt om met de diverse thuiszorgorganisaties in Eindhoven informatiebijeenkomsten te houden. Daarnaast wordt het bestaan van onze organisatie steeds opnieuw onder de aandacht gebracht van huisartsen, specialisten en transferverpleegkundigen. De regelmatige personeelswisselingen binnen die instellingen noodzaakt tot regelmatige herhaling van deze contacten. De brochures van de VPTZ werden ook in 2012 door de coördinatoren uitgedeeld tijdens de jaarlijkse Mantelzorgdag in het Eindhovense stadhuis. Ook bij diverse symposia die door de coördinatoren werden bijgewoond werden in 2012 VPTZ brochures aangeboden. In 2012 werd door een van de vrijwilligers die bereid is zich voor de GGzE in te zetten, een stage gelopen bij de afdeling Ouderen om goed voorbereid te zijn in de
1
omgang met deze speciale cliënten. Dit zal waarschijnlijk de afdeling zijn die in voorkomend geval het meest een beroep op de VPTZ zal doen. Onze stichting ontving ook in 2012 subsidie van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
2. Bestuur De samenstelling van het bestuur was gedurende het verslagjaar als volgt: de heer H.C.M. Raaijmakers, voorzitter, de heer R.C.M. van Kaam, penningmeester, mevrouw I.J. Bertelsmann, secretaris en mevrouw G.A.A. Karsseboom, lid. In de loop van dit jaar werden twee nieuwe bestuursleden aangetrokken t.w. mevrouw T.M.J. van den Dungen-Veenstra en de heer G.M.E. Slijpen. Het aantrekken van nieuwe bestuursleden was van belang in verband met het aangekondigde vertrek per januari 2013 van de voorzitter. Het bestuur kwam in 2012 zeven maal in vergadering bijeen in een vergaderruimte van thuiszorgorganisatie St. Annaklooster. Mede om de onderlinge contacten in informele sfeer aan te halen, wordt tweemaal per jaar een bijeenkomst georganiseerd voor alle vrijwilligers, coördinatoren en bestuursleden. De eerste bijeenkomst werd als nieuwjaarsbijeenkomst gehouden op 12 januari 2012. Alle vrijwilligers ontvingen een cadeaubon als blijk van waardering voor hun inzet. De tweede vrijwilligersbijeenkomst vond plaats op 25 augustus in Eindhoven bij de Philips Fruittuinen. Er werd een rondleiding gegeven door dit zeer bijzondere project binnen Eindhoven. Na de lunch in het bijbehorende pannenkoekenhuis konden de deelnemers aan deze dag deelnemen aan een workshop bloemschikken. We kunnen terugkijken op een geslaagde dag. Een delegatie van bestuur en coördinatoren had ook dit jaar een overlegmoment met de mevrouw A. Smits, zorgmanager van thuiszorgorganisatie St. Annaklooster. Het doel van dit jaarlijkse overleg is het evalueren van onze onderlinge contacten en het uitwisselen van belangrijke informatie. In dit overleg werd duidelijk dat er met het gebouw waar ons kantoor zetelt en waar het bestuur vergadert andere plannen zijn. Dit betekent dat er naar een andere kantoor- en vergaderlocatie moest worden gezocht. De congregatie van de Broeders van Liefde heeft de VPTZ een kleine, zelfstandige kantoorruimte ter beschikking gesteld en inmiddels hebben de coördinatoren daar hun intrek genomen. Tot en met april 2013 kan nog wel gebruik worden gemaakt van de vergaderlocatie Leemerhoef. Intussen kan rustig worden gezocht naar een andere vergaderruimte. Bestuurslid mevrouw T. Karsseboom neemt regelmatig deel aan de vrijwilligersavonden, die door de coördinatoren worden georganiseerd.
3. Coördinatie De coördinatie van het vrijwilligerswerk was het gehele jaar in handen van de heer A. van Pelt en mevrouw F.J. Heijligers-Bienemann. In verband met het aangekondigde vertrek van de heer Van Pelt werd de heer J. Reijnen per 1 september 2012 aangetrokken. De heer Reijnen heeft in dit jaar een inwerkperiode gehad van drie maanden en neemt per januari 2013 het stokje van de heer Van Pelt over. Het team werkt goed samen en wisselen maandelijks via een rooster van dienst en vervangen elkaar waar dit nodig is.
2
De plaatsvervangend coördinator die eerder werd aangesteld heeft in verband met zijn drukke professionele werkzaamheden de VPTZ moeten verlaten. De coördinatoren vervullen een spilfunctie binnen onze organisatie. Zij verrichten de intake van nieuwe patiënten, begeleiden onze vrijwilligers en plannen zowel hun inzet bij patiënten als hun (bij)scholing. Regelmatig worden door de coördinatoren thema-avonden voor de vrijwilligers georganiseerd (6 in 2012). Ook dragen zij zorg voor de werving, selectie en opleiding van nieuwe vrijwilligers. Vrijwilligers kunnen altijd bij de coördinatoren terecht met vragen. Dit kan zowel telefonisch als in een persoonlijk gesprek op het kantoor Tenslotte nemen de coördinatoren de administratieve taken voor hun rekening die samenhangen met al deze taken. In totaal besteedden de coördinatoren het afgelopen jaar 536 uren aan hun werkzaamheden. De coördinatoren van de thuiszorgorganisaties in de regio Eindhoven/De Kempen komen regelmatig bijeen. Zij wisselen informatie en ervaringen uit en dragen zorg voor de organisatie van de basiscursus voor nieuwe vrijwilligers. Er wordt ook contact onderhouden met de coördinatoren van collega-organisaties voor vrijwillige thuiszorg voor de andere doelgroepen in de stad, met name die van de Vrijwillige Hulpdienst, een sectie van het Rode Kruis en MEE. Verder nemen onze coördinatoren deel aan de regelmatige bijeenkomsten van het palliatieve netwerk van het Integraal Kankercentrum en de nieuw opgezette regiobijeenkomsten van de overkoepelende organisatie van de VPTZ in Bunnik. Binnen dit netwerk bestaat ook aandacht voor de rol van de vrijwilligers in de palliatieve zorg. De coördinatoren vernieuwen en onderhouden contacten met functionarissen die professioneel met terminale patiënten in aanraking (kunnen) komen. Het betreft o.a. de Stichting ZuidZorg Eindhoven, de Thuiszorgorganisatie St. Annaklooster, Hospice De Regenboog, logeerhuis en hospice In Via, verzorgings- en verpleeghuizen, GGzE Eindhoven en De Kempen, maar ook met de transferverpleegkundigen van de ziekenhuizen. Tenminste één van de coördinatoren is aanwezig bij de bestuursvergaderingen van de stichting, om verslag te doen van de praktijk van alle dag en het verloop van de lopende activiteiten en contacten. Het bestuur vindt dat de coördinatoren ook in dit verslag weer een bijzonder woord van dank verdienen voor hun grote inzet en toewijding. Zij staan immers in hoge mate borg voor de continuïteit van onze stichting, voor de succesvolle inzet van onze vrijwilligers bij de patiënten en voor de kwaliteit van ons werk.
4. Vrijwilligers De vrijwilligersinzet vormt de essentie van ons werk als VPTZ-organisatie. Naar aanleiding van 61 hulpaanvragen (47 in 2011) bedroeg het aantal zorguren 1854 (2450 in 2011). Gelukkig zien veel vrijwilligers kans om, naast hun vele andere activiteiten, steeds opnieuw positief te reageren op de gevraagde inzet. Op enkele vrijwilligers kon zelfs heel frequent een beroep worden gedaan. Wij zijn hen hiervoor veel dank verschuldigd. Een aantal vrijwilligers heeft in het verslagjaar afscheid genomen van onze organisatie maar wij mochten vijf nieuwe vrijwilligers begroeten. Een vrijwilligerster is tijdelijk niet beschikbaar op werkdagen maar is altijd bereid om ingezet te worden tijdens de weekenden. Ons team vrijwilligers bestond aan het einde van het jaar uit 31 personen. 3
Vanwege het onvermijdelijk regelmatige vertrek van vrijwilligers is voortdurende aandacht nodig voor het aantrekken van nieuwe vrijwilligers. Gelukkig reageren steeds opnieuw belangstellenden op onze regelmatige oproepen voor vrijwilligers in de media. De verplichte basiscursus wordt altijd door de nieuwe vrijwilligers gevolgd. Deze cursus bestaat uit twintig lesuren, die gegeven worden door een verpleegkundige van de thuiszorgorganisatie Zuidzorg. Door vijf vrijwilligers werd deelgenomen aan de vervolgcursus voor vrijwilligers van het Landelijk Steunpunt VPTZ te Bunnik. Er werden door de coördinatoren in 2012 zes vrijwilligersavonden georganiseerd in een vergaderruimte van thuiszorgorganisatie ZuidZorg. Tijdens deze avonden worden door de vrijwilligers onderling ervaringen met cliënten besproken en uitgewisseld. Daarnaast wordt tijdens thema-avonden aandacht besteed aan bijzondere onderwerpen. Onze vrijwilligers worden geselecteerd, opgeleid en regelmatig bijgeschoold om goed toegerust hun taak te kunnen vervullen. Deze taak bestaat in hoofdzaak uit het bieden van praktische hulp en ondersteuning aan terminaal zieken en vooral ook aan de mensen in de naaste omgeving van de zieke. Onze vrijwilligers verrichten géén verpleegkundige handelingen. Zij “zijn” er en ondersteunen of vervangen de mantelzorg. Zij worden hierbij begeleid door de coördinatoren van de VPTZ Eindhoven. Alvorens te worden opgenomen in het vrijwilligersteam overleggen nieuwe vrijwilligers een officieel “bewijs van goed gedrag” dat wordt uitgegeven door de gemeente waar de vrijwilligers woonachtig is. Hiermede voorkomen wij dat ook gebeurtenissen uit het verleden onvermeld blijven die een risico zouden kunnen vormen voor het functioneren van de vrijwilligers in de kwetsbare omgeving van terminale patiënten. Onze hartelijke dank gaat vooral uit naar alle vrijwilligers die zich steeds weer geheel belangeloos inzetten voor de medemens, die de wens hebben om thuis te mogen overlijden. Alle aanvragen konden worden gehonoreerd, zodat niemand behoefde te worden teleurgesteld. Dit is de verdienste van onze vrijwilligers!
5. De zorgverlening De hulpverlening door de vrijwilligers is gericht op de terminale patiënt en de ondersteuning of overname van de mantelzorg van deze patiënten, die hun laatste levensfase thuis willen doorbrengen. De hulp bestaat uit praktische handelingen en emotionele ondersteuning, zowel voor de patiënt als voor de mantelzorger. De hulp kon dagelijks, ook tijdens het weekeinde, via de mobiele telefoon worden aangevraagd bij een van de beide coördinatoren. Daarnaast kunnen aanvragen ook worden gedaan via het telefonisch meldpunt van de Vrijwillige Hulpdienst (VHD). De hulp kan dagelijks, ook tijdens de weekeinden en in avonduren, worden aangeboden. Het is vrijwel steeds mogelijk om binnen 24 uur de inzet van een vrijwilliger te regelen. Er werd aan 61 cliënten hulp verleend, waarvan 57 nieuwe cliënten. Het aantal zorguren bedroeg in totaal 1854 (2450 in 2011): een gemiddelde van ruim 30 uur vrijwilligersinzet per cliënt. Uitgesplitst per dagdeel bedroeg de inzet: 720 uren in de ochtend; 531 uren in de middag; 595 uren in de avond en 8 uren in de nacht. De reistijd naar en van de cliënten bedroeg 729 uur.
4
Inclusief de tijdbesteding door de beide coördinatoren, bedroeg het aantal binnen onze stichting ‘gewerkte’ uren in totaal: 3219 uur inclusief reistijden. De hulpaanvragen, waarop inzet van vrijwilligers volgde, waren afkomstig van de thuiszorgorganisaties ZuidZorg (23) en St. Annaklooster (2) familie of mantelzorger (7), verzorgingshuizen (5), Hospice De Regenboog (4), logeerhuis en hospice In Via (6), telefonisch meldpunt (8) en Buurtzorg (2). Het totaal aanmeldingen van nieuwe patiënten bedroeg 57, maar één van hen overleed voordat een vrijwilliger daadwerkelijk kon worden ingezet en voor één cliënt werd de hulp door de aanvrager voorlopig nog uitgesteld. Dit laatste onderstreept weer dat soms pas laat in de terminale fase van patiënten wordt gedacht aan inschakeling van onze vrijwilligers. Er kwamen geen aanvragen binnen via transferverpleegkundigen.
6. Huisvesting De coördinatoren zijn via de mobiele telefoon van de VPTZ bereikbaar. Hun administratieve taken werden in het eerste halfjaar uitgevoerd in de kantoorruimte op het landgoed Eikenburg in een van de gebouwen van thuiszorgorganisatie St. Annaklooster. Daarna kreeg het kantoor een andere werkruimte ter beschikking van de Broeders van Liefde, eveneens op Eikenburg. Het bestuur kon nog wel haar vergaderingen op de oude locatie houden. De verhuizing van ons kantoor is in de loop van 2012 gerealiseerd. Dankzij de inzet van de coördinatoren en met behulp van de organisatie Rentree, eveneens gevestigd op Eikenburg, is dit allemaal soepel verlopen. Het secretariaat werd gevoerd ten huize van de secretaris; het penningmeesterschap, waaronder het bijhouden van de financiële administratie, werd gevoerd ten huize van de penningmeester.
7. Financiën De stichting ontving in 2012 van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport een bijdrage van € 48.355.02 op grond van de regeling Subsidieverlening Vrijwilligers Palliatieve en Terminale Zorg. Deze bijdrage is hoger dan die in 2011. De verwachting is echter dat er in 2013 in verband met de bezuinigingen een lagere subsidie zal worden toegekend. Aan donaties ontving de stichting in het afgelopen jaar een bedrag van € 400.00. De administratie voor de vergoedingen van de coördinatoren wordt verzorgd door een extern accountantskantoor. Ter besparing van de kosten is een externe accountantscontrole van de jaarcijfers achterwege gebleven. Deze wordt gelet op de voorwaarden van het ministerie ook niet verlangd. Al met al wist de stichting een voordelig resultaat van 26.511.40 te genereren. Dit is toegevoegd aan de algemene reserve. Door de betrokkenheid van de vrijwilligers weet de stichting de kosten laag te houden. Het financieel beleid is erop gericht een buffer te vormen voor moeilijkere tijden zodat de stichting haar werk tot in lengte van jaren kan voortzetten.
5
Gezien te verwachten vermindering van subsidies in de komende jaren zal de stichting een actief donatiebeleid gaan voeren en op termijn omzien naar verdere mogelijkheden om financieel een sterke organisatie te blijven.
8. Tenslotte Wij spreken onze grote dank uit aan al onze vrijwilligers en coördinatoren en aan alle personen en instanties binnen en buiten onze stichting die ertoe hebben bijgedragen dat wij in 2012 wederom in staat waren om onze taak in het belang van een goede mantelzorg voor thuisverblijvende terminale patiënten te verrichten. Wij streven ernaar om onze werkzaamheden, dankzij de grote betrokkenheid van onze coördinatoren en vrijwilligers, tot in lengte van dagen te kunnen voortzetten en zo mogelijk zelfs te intensiveren.
Eindhoven, april 2013
Het stichtingsbestuur
6
Resultatenrekening 2012 2012
2011
INKOMSTEN subsidie subsidie VWS 2012 subsidie VWS 2011
€ 48.355.02
subtotaal
giften giften patiënten subtotaal
overige inkomsten rentebaten bank
__________
€ 34.050.00 __________
€ 48.355.02 ==========
€ 34.050.00 ==========
€ 400.00 __________ € 400.00 ==========
€ 1.150.00 ___________ € 1.150.00 ===========
€ 2.085.58 € 1.658.00 ========== =========== € 50.840.60 € 36.858.00 =========== ============
TOTAAL INKOMSTEN
UITGAVEN personele kosten vergoeding bestuur vergoeding kosten coördinatoren onbelast bruto vergoeding coördinatoren zorgverzekeringswet vrijwilligersdag/-avonden attenties vrijwilligers afscheid vrijwilligers werving vrijwilligers reiskosten coördinatoren reiskosten vrijwilligers opleiding en nascholing
€
1.500.00 €
€ 272.22 € 7.683.48 € 528.52 € 720.50 € 2.211.12 € € € 1.554.60 € 2.909.40 € 608.00 ___________ € 17.987.84 ===========
subtotaal
afschrijving apparatuur
1.200.00
€ € 6.570.00 € 510.00 € 1.217.00 € 2.379.00 € 121.00 € 507.00 € 1.009.00 € 3.323.00 € 1.527.00 ____________ € 18.363.00 ============
€ 125.00 € 157.00 =========== ===========
7
materiële kosten huisvestingskosten druk- en kopieerwerk portikosten telefoon/fax kosten internet/automatisering kantoorbenodigdheden overige kantoorkosten contributies bankkosten administratiekosten
€ 1.000.00 € 513.32 € 203.61 € 1.316.56 € 982.62 € 424.37 € € 142.78 € 77.94 € 1.555.16 ____________ € 6.216.36 ============
subtotaal
€ 1.000.00 € 789.00 € 208.00 € 1.526.00 € 972.00 € 315.00 € 30.00 € 252.00 € 78.00 € 1.599.00 ___________ € 6.769.00 ===========
TOTAAL UITGAVEN
€
24.329.20 €
25.289.00
EXPLOITATIERESULTAAT
€
26.511.40 €
11.569.00
TOEGEVOEGD AAN EIGEN VERMOGEN
€
26.511.40 €
11.569.00
8
Balans 31 december 2012 2012
2011
ACTIVA liquide middelen rekening courant ABN/AMRO spaarrekening ABN/AMRO kas totaal liquide middelen
vorderingen nog te ontvangen rente
apparatuur computer
Totaal activa
€ 6.038.99 € 133.196.54 € 445.00 ___________ € 139.680.53 ===========
€ 7.126.00 € 106.538.00 € 445.00 ___________ € 114.109.00 ===========
€ 2.085.58 ===========
€ 1.658.00 ===========
€ 50.00 ===========
€ 175.00 ===========
€ 141.816.11 ===========
€ 115.942.00 ===========
€
€
PASSIVA eigen vermogen en reserves eigen vermogen Correctie eigen vermogen afrondingsverschillen exploitatieresultaat Totaal eigen vermogen
voorzieningen voorziening betaling coördinatoren voorziening vrijwilligersavonden voorziening apparatuur voorziening software voorziening infofolder/briefpapier voorziening opleidingskosten voorziening buro coördinatoren voorziening meubilair buro coördinatoren voorziening kosten vrijwilligers Totaal voorzieningen
9
90.127.00
78.555.00
€ 0.16€ 26.511.40 ____________ € 116.638.24 ============
€ 3.00 € 11.569.00 ____________ € 90.127.00 ============
€ 6.000.00 € 2.000.00 € 1.800.00 € 900.00 € 2.500.00 € 2.500.00 € 1.000.00 € 500.00 € 6.000.00 ____________ € 23.200.00 ============
€ 6.000.00 € 2.000.00 € 1.800.00 € 900.00 € 2.500.00 € 2.500.00 € 1.000.00 € 500.00 € 6.000.00 ____________ € 23.200.00 =============
kortlopende schulden crediteuren te betalen rente en kosten bank te betalen vergoedingen te betalen loonheffing december 2010 Totaal kortlopende schulden
€ 1.961.55 € 16.32 € € ___________ € 1.971.87 ===========
€ 2.009.00 € 16.00 € 460.00 € 130.00 ___________ € 2.615.00 ===========
€ 141.816.11 € 115.942.00 ============ ===========
Totaal passiva
10
ALGEMENE GEGEVENS STICHTING VRIJWILLIGE PALLIATIEVE THUISZORG EINDHOVEN Secretariaat bestuur: Mevrouw I.J. Bertelsmann, Lichtstraat 320, 5611 XH Eindhoven. Tel. 040 2486769 E-mail:
[email protected] Kantoor VPTZ: Aalsterweg 285c 5644 RE Eindhoven E-mail:
[email protected] Aanvragen voor vrijwilligershulp: Mobiel: 06 54240625 Bankrekening: IBAN: NL95ABNA043.30.50.500 BIC : ABNANL2A ten name van Stichting VPTZ, Eindhoven Kamer van Koophandel: Inschrijvingsnummer 41091659 RSINnummer ANBI 801426686
11
