�
J A A R V E R S L A G 2 0 0 4 B I J L A G E N
I N H O U D
I nho u d
40
B
i
j
l
a
g
e
n
Sociaal jaarverslag
41
Kwaliteitsjaarverslag
59
Jaarverslag van de cliëntenraad
69
Jaarverslag van de ondernemingsraad
75
—
O
v
e
r
z
i
c
h
t
(zie andere deel) Voorwoord Raad van Bestuur
3
— Mediant
5
— Leiderschap
8
Strategie en beleid
11
Management van medewerkers
14
Management van middelen
19
Management van processen
22
Waardering door klanten en leveranciers
27
Waardering door medewerkers
29
Waardering door de maatschappij
31
Resultaten: de cijfers
33
—
�
S O C IA A L
Materiële
J A A R V E R S L A G
a r b e i d s v o o r w a a r d e n
CAO Mediant valt onder de CAO geestelijke gezondheidszorg (CAO-GGZ). De CAO-GGZ, die per 1 juli 2004 afliep, werd ongewijzigd verlengd tot 31-12-2004, dit in afwachting van de ontwikkelingen in het overleg tussen de sociale partners over o.a. de pensioenwetgeving, en de daarmee samenhangende levensloopregeling en ruimte voor loonontwikkelingen. Doorlopend Sociaal Plan Organisatieontwikkeling (DSPO) In het DSPO is de positie van medewerkers geregeld ingeval van reorganisatie of ingrijpende functiewijziging. In het kader van het DSPO heeft Mediant een Sociale Begeleidingscommissie en sinds april 2004 ook een Bezwarencommissie. Hoewel in 2004 binnen Mediant twee grote reorganisaties werden doorgevoerd en een derde in voorbereiding is genomen, werden er door medewerkers geen zaken bij de commissies aanhangig gemaakt. Ontwikkelingen in het Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden (MKSA) Het MKSA werd per januari 2004 uitgebreid met regelingen voor het kopen of verkopen van vakantiedagen en met een regeling voor de aftrek van de kosten vakbondslidmaatschap. Ook werd de spaarverlofregeling gewijzigd. Van deze nieuwe regelingen wordt, in tegenstelling tot de eerder ingevoerde regelingen, tot op heden slechts beperkt gebruik gemaakt. Zo hebben bijna 200 medewerkers in de afgelopen jaren gebruik gemaakt van de mogelijkheid via Mediant een PC-privé aan te schaffen. Helaas heeft de overheid in 2004 besloten de fiscale ruimte voor deze succesvolle regeling te schrappen. Op de valreep van 2004 werd met instemming van de fiscus een eenmalige regeling uitgevoerd waardoor medewerkers alsnog in aanmerking kwamen voor fiscaal voordeel in verband met hun reiskosten woon-werkverkeer. Deze regeling bleek een groot succes: aan in totaal 439 medewerkers kon een vergoeding worden overgemaakt van gemiddeld 707 Euro bruto (variërend tussen 17 en 4.660 Euro), zonder dat de werkgever hiervan financieel nadeel ondervond. Tabel 1.1. geeft een overzicht van de deelname aan de MKSA-regelingen. Kinderopvang Door wijzigingen in de wetgeving werd in het najaar van 2004 de regeling kinderopvang gewijzigd. Mediant draagt vanaf 2005 conform de richtlijnen van de overheid een zesde deel van de kosten van de kinderopvang bij. Bovendien worden de ouders vooralsnog ondersteund bij de uitvoering van de administratie rond de kinderopvang van hun kinderen. Tabel 1.2. geeft een overzicht van de deelname aan de kinderopvangregeling. Uit de cijfers blijkt dat in 2004 zowel het aantal deelnemende medewerkers als het aantal deelnemende kinderen licht steeg.
41 J a a r v e r s la g
1.
-
S o c ia a l
B I J L A G E
B I J L A G E
S O C I A A L
J A A R V E R S L A G
Regeling inschaling en gratificaties medewerkers
J a a r v e r s la g
Binnen Mediant werd de bevoegdheid tot het aanstellen van medewerkers gedelegeerd naar de
form beleid wordt gevoerd, geldt deze regeling daarbij als centraal kader.
S o c ia a l
42
-
Voor een uitvoerig (beleids)verslag wordt verwezen naar de terugblik op 2004 als vervat in het
circuitmanagers en hoofden stafafdelingen. De inschaling van medewerkers wordt bepaald door de budgethoudende leidinggevende. Gezien het belang dat er aangaande de inschaling een uni-
2 .
A r b o - z a ken
arbojaarplan 2005. Het arbojaarplan is voor medewerkers toegankelijk via het intranet. Ter aanvulling volgen onderstaand nog enkele toelichtingen en kengetallen: Arbodienst Mediant laat zich bij de ontwikkeling en uitvoering van het arbobeleid ondersteunen door de arbodienst Ardyn. Eind 2004 bleek uit de jaarlijkse evaluatie dat de samenwerking door alle betrokkenen, inclusief de medewerkers, zeer positief wordt gewaardeerd. Jaarlijks wordt door de arbo-arts, in de vorm van een arbojaarrapport, verslag gedaan aan het managementteam en de ondernemingsraad. Enkele kengetallen over de verzuimbegeleiding door de arbodienst: Er zijn in 2004 ca. 1500 ziekmeldingen geweest. De arbodienst heeft ca. 630 keer op de 5e ziektedag een telefonische eigen verklaring afgenomen. De arbo-arts had 440 spreekuurcontacten, waarvan 15 op verzoek van de werkgever. Er zijn 35 poortwachtertrajecten gestart. 72 keer maakten de medewerkers gebruik van de mogelijkheid zelf een afspraak met de arbo-arts te maken (bron: Ardynverrichtingen 2004). Ziekteverzuim en WAO-instroom De sleutelrol in de verzuimbegeleiding ligt bij de leidinggevende, die daarbij zodra er sprake is van langere ziekte actief wordt ondersteund door een intensief en gestructureerd overleg met de arbo-arts en de reïntegratiecoördinator. Uit de verzuimcijfers (Tabel 2.1.) blijkt dat dit beleid zeer succesvol was. Het verzuim bedroeg in 2004 4,3 %, zodat de einddoelstelling voor 2005 als vervat in het meerjarenbeleidsplan (5% verzuim) ook in 2004 al opnieuw en ruim gerealiseerd werd. Omdat sinds 2004 medewerkers pas na het tweede jaar ziekte in de WAO instromen, was er in het jaar 2004 “technisch” geen nieuwe wao-instroom. Er waren per eind 2004 3 medewerkers langer dan 1 jaar ziek. De oorzaken hiervan waren niet werkgerelateerd. In de landelijke publicatie van WAO-instroomcijfers over 2003 stak Mediant met een cijfer van 0,2 % opnieuw heel gunstig af tegen het gemiddelde instroomcijfer in de PGGM-sector van 1,0%.
�
S O C IA A L
J A A R V E R S L A G
Herplaatsing van medewerkers Herplaatsing is o.a. aan de orde wanneer tijdens de verzuimbegeleiding van een zieke medewerker blijkt dat deze niet meer in staat is om terug te keren naar zijn oude functie. Op dat moment verliest de medewerker zijn oude functie en krijgt hij de status van herplaatsingskandidaat. Herplaatsingkandidaten hebben extra rechten bij interne vacatures en er wordt actief gezocht naar andere mogelijkheden. In 2004 werd er in één geval een herplaatsingstatus toegekend. Daarnaast werden er nog zes herplaatsingkandidaten uit 2003 begeleid. Twee werden er succesvol binnen Mediant herplaatst, één kandidaat koos voor een andere baan buiten Mediant, in één geval werd de status ingetrokken na een wijziging van werkzaamheden in de eigen functie, en voor twee medewerkers wordt nog naar een plek gezocht. Hepatitis-vaccinaties en griepprikken In 2004 zijn opnieuw 42 medewerkers gestart met het vaccinatietraject tegen hepatitis B. 8 medewerkers hebben een deeltraject gedaan (bloedonderzoek en/of boostervaccinatie). 20 medewerkers maakten gebruik van de mogelijkheid via Mediant een griepprik te krijgen. Bedrijfshulpverlening Met bijna 20 locaties en op sommige locaties omvangrijke klinische voorzieningen, is BHV een complexe aangelegenheid. Nadat in het jaar daarvoor de nieuwe BHV-structuur werd vastgesteld, werden in 2004 meer dan 100 BHV-ers opgeleid en vervolgens in juli 2004 door de raad van bestuur formeel als BHV-er geïnstalleerd. Uiteindelijk zal Mediant ruim 150 BHV-ers hebben. De verdere training-on-the job en aansturing van BHV-ers ligt in handen van de stafafdeling Facilitaire Zaken. Nieuw arbo-beleid In 2004 werden de volgende nieuwe arboregelingen vastgesteld: - De gedragscode agressie en veiligheid Voor alle bij Mediant betrokkenen – medewerkers, cliënten en derden – is een veilige en respectvolle leef- en werksituatie binnen onze instelling van grote waarde. Op verschillende manieren en door vele betrokkenen werd en wordt er aan gewerkt om deze situatie te realiseren, te handhaven en verder uit te bouwen. In dit proces werd in 2004 een belangrijke stap gezet met het vaststellen van de gedragscode agressie en veiligheid. - Het protocol Opvang bij schokkende gebeurtenissen Met dit protocol wordt beoogd in een vroegtijdig stadium opvang en ondersteuning te bieden aan medewerkers die een schokkende gebeurtenis hebben meegemaakt. Het Bedrijfsopvangteam, dat in het kader van dit protocol is ingesteld, werd in 2004 drie maal ingeschakeld.
43 J a a r v e r s la g
-
S o c ia a l
B I J L A G E
B I J L A G E
S o c ia a l
J a a r v e r s la g
44
-
S O C I A A L
J A A R V E R S L A G
De regeling Melding Incidenten Medewerkers In april 2004 is de regeling Melding Incidenten Medewerkers van kracht geworden. Uit de jaarrapportage 2004 van de MIM-commissie blijkt, dat er 41 meldingen zijn gedaan. Aanvullende informatie vindt u in het jaarverslag kwaliteit De regeling werkplekonderzoek De regeling beschrijft de procedure waarlangs leidinggevenden zich kunnen laten adviseren ten aanzien van de inrichting van de werkplek van een medewerker.
3 .
K e n m e r ken
en
kengetallen
personeelsbestand
Beaufort In 2004 werd hard gewerkt aan het doorvoeren van enerzijds correcties, anderzijds verbeteringen in de inrichting van ons registratiesysteem. Zie ook de opmerkingen hierover in het sociaal jaarverslag 2003. Als resultaat hiervan zijn de kengetallen over ons personeelsbestand, zoals opgenomen in de bijlage bij dit jaarverslag completer en eenduidiger dan voorheen. Waar mogelijk zijn ook de gegevens over 2003 opnieuw, en gecorrigeerd, bijgevoegd, zodat vergelijking mogelijk is. Tabel 3.1. geeft inzicht in de omvang van het personeelsbestand per ultimo 2003 en ultimo 2004. De geleidelijke groei van Mediant die zich al sinds de oprichting manifesteert, heeft zich ook in 2004 voortgezet. Tabel 3.2. geeft inzicht in de samenstelling van het personeelsbestand naar de aard van het dienstverband. In het aantal tijdelijke dienstverbanden zijn tevens de leer-arbeidsovereenkomsten inbegrepen. Vanaf 2005 worden deze afzonderlijk geregistreerd. In samenhang met een betere controle op de toepassing van de flexwet, werden alle afroepovereenkomsten die niet volledig aan de flexweteisen voldeden beëindigd. Tabel 3.3. geeft inzicht in de samenstelling van het personeelsbestand naar de omvang van het dienstverband. Mediant kent geen min-max contracten meer; wel kunnen parttime medewerkers op ad hoc basis extra uren werken. Tabel 3.4. geeft inzicht in de samenstelling van het personeelsbestand naar de duur van de arbeidsrelatie met Mediant. Bijna de helft van onze medewerkers is 5 jaar of minder bij Mediant in dienst, en dus “van na de fusie”. Tabel 3.5. geeft inzicht in de samenstelling van het personeelsbestand naar de functiecategorie. Tweederde van het personeelsbestand werkt in de directe zorg. Een derde heeft een leidinggevende, facilitaire, staf, secretariële of administratieve functie.
�
S O C IA A L
J A A R V E R S L A G
Tabel 3.6.a. geeft inzicht in de samenstelling van het personeelsbestand naar leeftijdscategorie. De grootste groep medewerkers valt in de leeftijdscategorie tussen de 41 en 50 jaar. Tabel 3.6.b. geeft de leeftijdsopbouw per functiecategorie weer. Tabel 3.7. geeft inzicht in de aard van het dienstverband per functiecategorie. In de functiecategorie verpleegkundigen, sph en verzorgende functies is veruit de grootste groep van het vrouwelijke geslacht. Diversiteit Mediant heeft in 2004 geen actief diversiteitbeleid gevoerd ten aanzien van de verdeling van functies over mannen en vrouwen, allochtonen en autochtonen. Tabel 3.8. geeft inzicht in de man-vrouwverdeling van ons personeelsbestand per functiecategorie. Het aandeel vrouwen blijft ongeveer stabiel rond 70%. Van de mannen heeft 28% een hogere functie (leidinggevend of academisch), van de vrouwen 17%. Sinds het vervallen van de wet SAMEN per 1-2004, voert Mediant geen registratie meer van de etnische herkomst van haar medewerkers. Dat betekent niet dat interculturaliteit niet onder de aandacht is; eind 2004 hebben veel medewerkers met enthousiasme deelgenomen aan een studiemiddag over dit thema en dat inspireert diverse afdelingen om concreet te werken aan verdere ontwikkeling van de cultuursensitiviteit. ID-medewerkers Mediant ontving in 2004 voor 9 medewerkers een bijdrage in de loonkosten vanuit de ID-regeling van de gemeente Enschede. Mediant heeft in 2003 (in ruil voor omzetting van enkele ID-banen in reguliere banen) met de gemeente afgesproken dat het recht op ID-subsidie voor 10 banen is gegarandeerd. Wel zal de hoogte van deze subsidie afnemen. Vrijwilligers Onmisbaar voor de zorg is het leger van vrijwilligers dat dagelijks ten behoeve van de cliënten van mediant aan het werk is. Eind 2004 ging het om 128 personen. Dit is nog exclusief de vrijwilligers die diensten verlenen in bestuurlijke functies (zoals de Raad van Toezicht, de cliëntenraad, etc.). Nadat al langer de behoefte daartoe was aangegeven, werden in 2004 met alle vrijwilligers vrijwilligersovereenkomsten gesloten. Wederzijdse afspraken, rechten en plichten werden goed vastgelegd.
45 J a a r v e r s la g
-
S o c ia a l
B I J L A G E
B I J L A G E
S o c ia a l
J a a r v e r s la g
46
4 .
-
S O C I A A L
J A A R V E R S L A G
P e r s o n e elsvoorziening
( i n s t r o o m
–
doorstroom
–
uitstroom)
Algemeen beeld De in 2003 ingezette kentering in de arbeidsmarktsituatie voor verplegend en verzorgend personeel heeft zich in 2004 doorgezet. Er zijn binnen Mediant geen moeilijk vervulbare vacatures meer; ook de psychiaterbezetting is op normale sterkte. De regeling werving en selectie medewerkers is aan herziening toe. Een nieuwe regeling is in voorbereiding en zal begin 2005 ter besluitvorming worden voorgelegd. Instroom van nieuwe medewerkers - Wervingsprocedures Tabel 4.1. geeft een overzicht van het verloop van de wervingsprocedures in 2003 en 2004. Externe werving vindt in de regel plaats door eerst de vacature te plaatsen bij Zorgselect, het mobiliteitsbureau van de zorgwerkgevers in Twente en de Oost-Achterhoek. Indien nodig wordt daarna via de regionale en/of de landelijke dagbladen en eventueel vaktijdschriften geworven. Incidenteel verlopen deze externe wervingsacties gelijktijdig. Doorstroom - Interne mobiliteit Interne mobiliteit is het intern veranderen van functie. De regel dat vacatures intern worden opengesteld alvorens extern te werven, heeft ten doel de interne mobiliteit te bevorderen. Mediant slaagt daar naar behoren in: zoals blijkt uit tabel 4.1. werden in 2004 48 van de 82 vacatures (bijna 60%) intern vervuld. - Het poolbureau en de opleidingen als bijzondere wervingsbronnen Net als in voorgaande jaren is de pool van flexibel inzetbare medewerkers een wervingsbron van betekenis voor Mediant, met name voor de verpleegkundige en verzorgende functies. Van de in 2004 bij het poolbureau vertrokken medewerkers zijn 16 personen overgestapt naar een regulier dienstverband met vaste uren bij Mediant. Van de vijf in 2004 gediplomeerde verpleegkundigen zijn er drie in dienst gekomen bij Mediant, één koos voor een baan elders. Eén student konden wij helaas geen passende baan bieden door een tekort aan vacatures. Er werden in 2004 geen verzorgenden gediplomeerd. De pool van flexibel inzetbare medewerkers Eind 2003 werd de try out samenvoeging van het Mediant poolbureau met de regiopool van de werkgeversvereniging beëindigd. Sindsdien heeft Mediant weer een poolbureau in eigen beheer. De pool van flexibel inzetbare medewerkers is nodig om in geval van vakanties, ziekte en niet vervulde vacatures toch de personeelsbezetting op peil te houden.
�
-
S O C IA A L
J A A R V E R S L A G
Deels zijn deze medewerkers in dienst, deels zijn het door Mediant opgeleide uitzendkrachten. De terugkeer van het poolbureau werd aangegrepen om de samenstelling van de pool te wijzigen. In tabel 4.2. vindt u nadere informatie over de behoefte aan en inzet van flexibel inzetbare medewerkers in 2004. Uitstroom Tabel 4.3. geeft een overzicht van de geëindigde dienstverbanden naar de reden van beëindiging.
S o c ia a l
Het bruto verloopcijfer is 8,8%. Een kwart daarvan betreft de reguliere afloop van een tijdelijk dienstverband.
5 .
D e s k u n d i gheidsbevordering
en
ontwikkeling
van
m e d e w e r k e r s Zowel in het kader van de beleidsdoelstelling kwaliteit van zorg als in het kader van de beleidsdoelstelling behoud van personeel, wordt deskundigheidsbevordering van medewerkers gezien als een belangrijk instrument. Het instellingsbudget voor deskundigheidsbevordering is de afgelopen jaren dan ook aanzienlijk verhoogd. Het is aan de leidinggevende en de medewerker om, onder andere via functioneringsgesprekken, concrete afspraken te maken over de deskundigheidsbevorderingsactiviteiten die de medewerker gaat volgen. Leidinggevenden kunnen daarbij onder andere gebruik maken van een aantal cursussen die Mediant-breed zijn ontwikkeld. Ook in 2004 hebben al vele medewerkers aan een of meer centrale cursussen deelgenomen. Tabel 5.1. geeft een overzicht van de cursussen die in 2004 zijn aangeboden en van het aantal deelnemers daaraan.
6 .
D e
O - k a n t
47 J a a r v e r s la g
B I J L A G E
van
personeelsmanagement
Managementstructuur Mediant werkt met het zogeheten “integrale managementmodel met duale aspecten”. Het element “integraal” verwijst naar de eenheid van leiding die binnen het management wordt gehandhaafd. Het element “duale aspecten” is toegevoegd om aan te geven dat er binnen het model van integraal management een prominente plaats is ingeruimd voor de inbreng van beleidsprofessionals. In het afgelopen jaar werd de managementstructuur van Mediant geëvalueerd. De conclusie is dat het model nog voldoet, maar dat er verbeteringen in de communicatie- en adviesstructuur nodig en mogelijk zijn. Hiertoe zijn eind 2004 de nodige stappen gezet.
B I J L A G E
S o c ia a l
J a a r v e r s la g
48
-
S O C I A A L
J A A R V E R S L A G
Personeelsplanning: formatieplaatsenplannen en personeelsbezetting Parallel aan de invoering van het systeem van productiegerelateerde budgettering, hebben de circuitmanagers de bevoegdheid gekregen het jaarlijkse formatieplaatsenplan voor hun circuit vast te stellen. De maandelijkse managementinformatie geeft aan, hoe de feitelijke personeelsbezetting van de circuits in de afgelopen maand is geweest. Voor de meeste circuits geldt, dat sinds de FPP’s binnen het circuit worden vastgesteld, op instellingsniveau niet meer bekend is welke personeelsformatie was gepland, en dus ook niet, hoe de relatie ligt tussen planning en realisatie van personeel. Voor de stafafdelingen geldt, dat het formatieplaatsenplan door de Raad van Bestuur wordt vastgesteld. FWG – ontwikkelingen Medio 2004 ging, in vervolg op het invoeringstraject FWG 3.0, het FWG-onderhoudstraject van start. De onderhoudsactiviteiten bestaan uit: - het beschrijven en indelen van na 1-1-2000 gewijzigde en nieuw ontstane functies. Het gaat in totaal om circa 90 functies (inventarisatie tot 1-7-2004) - het terugbrengen van het aantal functiebeschrijvingen door het samenvoegen van op circuitniveau beschreven functies tot Mediant-brede functies. - het verbeteren van de kwaliteit van de functiebeschrijvingen. In de regeling Beheer FWG-functiebeschrijvingen en –functiewaarderingen is vastgelegd hoe het beheer en de besluitvorming over FWG-zaken plaatsvinden. Een centrale rol hierin speelt de FWGcommissie, die op 1 juli 2004 door de Raad van Bestuur werd geïnstalleerd. De FWG-commissie wordt ondersteund door de stafmedewerker FWG, een nieuwe functie binnen Mediant.
7 .
M e d e z e ggenschap
De formele medezeggenschap van medewerkers vindt plaats in het overleg tussen de bestuurder en de Ondernemingsraad. De OR brengt een eigen jaarverslag uit, waarnaar wij u graag verwijzen voor nadere informatie.
8 .
H o o f d l i jnen
van
personeelsbeleid
Mediant is doende haar visie op personeelsbeleid en de belangrijkste doelstellingen voor de komende jaren opnieuw te formuleren. De verwachting is, dat een kadernota hierover medio 2005 kan worden vastgesteld.
�
1 .
-
S O C IA A L
Ta b e l l e n
M a t e r iële
Tabel 1.1
J A A R V E R S L A G
49
arbeidsvoorwaarden
Deelname Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden
Naam MKSA-regeling
datum invoering instroom 2003
instroom 2004
Geldregelingen Spaarloonregeling
1994
73
88
Aanvullende Pensioen
2002
-
-
PC-Priveregeling
2002
104
66
Fietsregeling
2002
108
37
Meerkosten kinderopvang
2002
-
-
Vakbondslidmaatschap
(1-1-2004)
-
13
Tijd/geldregelingen Spaarverlof (nieuwe regeling)
(1-1-2004)
-
13
Kopen vakantie-uren
(1-1-2004)
-
3
Verkopen vakantie-uren
(1-1-2004)
-
2
(NB: de registratie van de deelname aan de spaarverlofregeling is mogelijk nog onvolledig)
Tabel 1.2
Deelname regeling kinderopvang 31-12-2002
Aantal deelnemende medewerkers
31-12-2003
31-12-2004
67
81
87
Kinderdagverblijf
64
77
84
Gastouderopvang
25
18
19
Aantal kinderen, uitgesplitst naar:
Buitenschoolse opvang Totaal deelnemende kinderen
16
23
27
105
118
130
Ba la ns
B I J L A G E
B I J L A G E
Ba la ns
50
2 .
-
Ta b e l l e n
2.1
S O C I A A L
J A A R V E R S L A G
aA rr bb oo zz aa kk ee nn
Ziekteverzuim Mediant 2000
2001
2002
2003
2004
Exclusief zwangerschapsverlof: % ziekteverzuim Mediant
7,6
6,8
4,9
5,1
4,3
% ziekteverzuim GGZ-sector
7,3
6,9
5,9
5,3
5,1
meldingsfrequentie Mediant
1,57
1,57
1,54
1,59
1,45
meldingsfrequentie GGZ-sector
1,74
1,71
1,68
1,69
1,62
gemiddelde duur ziekte Mediant
17,6
20,3
15,4
13,2
13,5
gemiddelde duur ziekte GGZ-sector
16,5
16,3
14,6
12,9
12,6
WAO-instroom Mediant
1,7
1,3
0,3
0,4
0
WAO-instroom GGZ-sector
1,4
1,3
1,1
1,1
0
% medewerkers zonder verzuim Mediant
38%
37%
37%
31%
34%
% zonder verzuim GGZ-sector
40%
42%
39%
31%
33%
% verzuim door zwangerschap
1,3
1,6
1,0
0,9
1,3
NB - De WAO-instroomcijfers van Vernet wijken (door een andere definiëring) af van de UWVrapportages daarover
�
-
S O C IA A L
J A A R V E R S L A G
51
32 . T a b e l l e n pA er b r so oz na ek e lns b e s t a n d Tabel 3.1
Omvang personeelsbestand 31-12-2003
31-12-2004
aantal medewerkers
932
947
aantal dienstverbanden
967
972
aantal f.t.e. (moment opname)
699
722
NB: - als gevolg van ons registratiessteem kan het werkelijke aantal fte. licht afwijken - 1 medewerker kan meerdere dienstverbanden hebben
Tabel 3.2
Dienstverbanden naar aard dienstverband 31-12-2003
31-12-2004
Vaste dienstverbanden:
895
879
Regulier dienstverband voor onbepaalde tijd
842
852
ID-baan voor bepaalde tijd
10
9
Afroepovereenkomst voor onbepaalde tijd
39
15
Poolcontract met vaste uren
4
3
Tijdelijke dienstverbanden
72
93
Regulier dienstverband bepaalde tijd, vaste einddatum
50
69
Reg. dienstverband bepaalde tijd, afhankelijke einddatum
19
24
Afroepovereenkomst voor bepaalde tijd
3
-
ID-baan voor bepaalde tijd
-
-
Totaal: 967
972
Ba la ns
B I J L A G E
B I J L A G E
Ba la ns
52
-
Tabel 3.3
S O C I A A L
J A A R V E R S L A G
Dienstverbanden naar omvang dienstverband per 31-12-2003
per 31-12-2004
Aantal dienstverbanden met een omvang van - meer dan 36 uur
16
18
- 36 uur
204
214
- 30 uur - minder dan 36 uur
228
245
- 25 uur - minder dan 30 uur
94
97
- 20 uur - minder dan 25 uur
182
187
117
115
34
37
92
59
Totaal: 967
972
- 15 uur - minder dan 20 uur - 10 uur - minder dan 15 uur
52
- minder dan 10 uur
Tabel 3.4
Medewerkers naar duur arbeidsrelatie met Mediant 31-12-2003
31-12-2004
- 5 jaar of minder
434
427
- 10 < 5 jaar
192
198
- 15 < 10 jaar
135
126
- 20 < 15 jaar
138
128
- 25 < 20 jaar
19
50
- meer dan 25 jaar
14
18
Totaal 932
947
aantal medewerkers in dienst gedurende
NB: -Bij medewerkers die gelijktijdig of achtereenvolgens meer dan een dienstverband hebben is uitgegaan van de begindatum van het eerste dienstverband
�
-
Tabel 3.5
S O C IA A L
J A A R V E R S L A G
53
Medewerkers naar functiecategorie 31-12-2003
31-12-2004
Aantal medewerkers in Medische functies
30
36
Academische behandelfuncties
97
96
Overige behandel/begeleidingsfuncties en vaktherapeuten
208
221
Verpleegkundige, SPH- en verzorgende functies
250
264
60
60
Leidinggevende functies Staf-, secretariële en administratieve functies
164
168
Facilitaire functies
97
90
Opleidingen
31
37
Totaal 967
972
Tabel 3.6.a
Medewerkers naar leeftijdscategorie 31-12-2003
31-12-2004
Aantal medewerkers - van 20 jaar of jonger
13
3
- tussen 21 en 30 jaar
153
156
- tussen 31 en 40 jaar
240
249
- tussen 41 en 50 jaar
340
335
- tussen 51 en 60 jaar
176
189
- van 61 jaar en ouder
10
15
Totaal 932
947
De gemiddelde leeftijd van de medewerkers op 31-12-2003 is 41,19 De gemiddelde leeftijd van de medewerkers op 31-12-2004 is 41,72
Ba la ns
B I J L A G E
B I J L A G E
S O C I A A L
Tabel 3.6.b
J A A R V E R S L A G
Medewerkers naar leeftijdscategorie en naar functiecategorie 2004 Leeftijd
Functiecategorie
<20 jr.
21-30 jr.
31-40 jr.
41-50 jr.
51-60 jr.
> 61 jr. totaal
Medische functies
-
-
6
12
17
1
36
Academische functies
-
16
22
33
21
4
96
Overige behandel/beg. functies
-
29
64
79
44
5
221
Verplk, SPH- en verz functies
-
63
85
76
40
-
264
Leidinggevende functies
-
-
13
30
16
1
60
Staf-, en secr en adm functies
1
21
40
73
30
3
168
Facilitaire functies
2
9
16
36
26
1
90
Opleidingen
-
20
11
6
-
-
37
3
158
240
340
176
10
972
Totaal
staf, secretariëel, administratief
fac.
opleid
77
5
7
17
4
11
1
1
verplk SPH- en verz. funct.
148
ov. beh./ beg. funct.
60
academisch behaald
2004
leidinggevend
3.7 Aard dienstverband naar functiecategorie
medisch
Ba la ns
54
-
regulier, onbepaalde tijd
33
83
203
242
regulier, bepaalde tijd, vaste einddatum
3
12
16
dienstverband
functies
regulier, bepaalde tijd, afh. einddatum
1
ID-baan voor onbepaalde tijd
21 9
op afroep voor onbepaalde tijd
1
12
poolcontract met vaste uren
1
2
�
-
S O C IA A L
Tabel 3.8
J A A R V E R S L A G
Man/vrouw-verdeling medewerkers per functiecategorie 2003
Functiecategorie
man
vrouw
2004 man
vrouw
Medische functies
15
15
18
18
Academische functies
29
68
29
67
Overige behandel/beg. functies
65
143
69
152
Verplk, SPH- en verz functies
70
210
63
201
Leidinggevende functies
32
28
32
28
Staf-, en secr en adm functies
31
133
30
138
Facilitaire functies
37
60
34
56
Opleidingen
14
17
12
25
285
647
279
668
Totaal
31%
69%
29%
71%
55 Ba la ns
B I J L A G E
B I J L A G E
Ba la ns
56
-
S O C I A A L
J A A R V E R S L A G
4 . Ta b e l l e n p e r s o n e e l s v o o r z i e n i n g
Tabel 4.1
overzicht verloop wervingsprocedures 2003
2004
121
82
37
48
vervuld na intern en daarna externe werving
78
30
vervuld door alleen externe werving
6
4
na wervingsprocedure niet vervulde vacatures
11
6
aantal gestarte wervingsprocedures vacature vervuld door interne werving
Tabel 4.2
Vervulling van de behoefte aan flexibel inzetbare medewerkers
a. Verloop aanvragen bij het poolbureau 2003
2004
32.879
23.417
Ingevuld
79 %
89 %
Door aanvrager ingetrokken
8%
8%
Niet opgelost
13 %
3%
Totaal bij poolbureau aangevraagde uren
b. Door het poolbureau ingevulde uren naar wijze van invulling Ingevulde uren Door flexwerkers in dienst van Mediant
25.896
20.626
77 %
49 %
Door Payrol- uitzendkrachten Door uitzendbureau
NB: - Dubbeltelling door ziekte eigen pool/payrol 249 uur
25 % 23 %
2%
24 %
�
-
Tabel 4.3
S O C IA A L
J A A R V E R S L A G
57
Geëindigde dienstverbanden naar reden van beëindiging
In 2003 is van 123 medewerkers een dienstverband geëindigd. In 2004 is van 86 medewerkers een dienstverband geëindigd. 2004 Opzeggen vast dienstverband door werknemer
22
Einde dienstverband in de proeftijd op initiatief werknemer
-
Einde dienstverband in de proeftijd op initiatief werkgever
1
Reguliere afloop tijdelijk dienstverband
21
Tussentijds opzeggen tijdelijk dienstverband door werknemer
6
Einde afroepovereenkomst bepaalde tijd
1
Einde afroepovereenkomst 6 mnd niet opgeroepen
17
Opzeggen afroepovereenkomst en vertrek bij Mediant
2
Einde dienstverband na 2 jaar ziekte (geen herplaatsing)
3
Ontslag via procedure kantonrechter
8
OBU/Flexpensioen
5
Overlijden
Totaal
86
NB: Het feit dat een dienstverband eindigt betekent niet altijd dat de medewerker ook bij Mediant vertrekt. Medewerkers kunnen meerdere dienstverbanden hebben.
Ba la ns
B I J L A G E
B I J L A G E
Ba la ns
58
-
S O C I A A L
J A A R V E R S L A G
5. Deskundigheidsbevordering en ontwikkeling van medewerkers
Tabel 5
Overzicht Mediant-brede Cursussen 2004
Naam cursus Vrijheidsbeperkende interventies
aantal groepen
aantal deelnemers
4
46
Psychopathologie
2
30
Bejegening en weerbaarheid
2
25
Werkbegeleiding niveau 5
1
11
Werkbegeleiding niveau 4
1
14
Alle handelingen
6
40
Injecteren
7
48
User (secretaresses)
2
16
User (stafafd.+ RvB)
2
11
Superuser
2
16
User ECR
10
100
Pilot ECD User Opmaat
2
16
DRP-4
5
45
(+1 groep buiten ESF, voor 1 april van ±12 deelnemers)
Voorbehouden handelingen
Reanimatie
123
Fysieke belasting
5
53
BHV (basis)
9
111
BHV (herhaling)
1
9
Medicatiedistributie (basis)
2
16
Introductiebijeenkomst
10
75
73
805
Totalen: 18 verschillende cursussen
�
I
J
L
A
G
E
-
K
W
A
L
I
T
E
I
T
Inleiding Het Mediant jaarverslag Kwaliteit vormt een onderdeel van het instellingsjaarverslag. In dit deelverslag wordt ingegaan op het kwaliteitsbeleid in engere zin. Welke keuzes werden gemaakt in het kader van kwaliteitsmanagement, welke zaken waren in het jaar 2004 aan de orde in de diverse kwaliteitscommissies en op welke wijze wordt zorg gedragen voor het verbeteren van de kwaliteit vanuit de kwaliteitscommissies. Visie op kwaliteit Mediant is een deskundige, betrouwbare, toegankelijke en doorzichtige instelling, die hulp en advies geeft bij vragen van mensen met psychische (inclusief psychiatrische) problemen en die bijdraagt aan voorkomen van deze problemen. In de doelstellingen van de organisatie worden de volgende doelen expliciet benoemd: - bevordering kwaliteit, - verduidelijking regionale GGZ-aanbod, - verbetering marktpositie, - verhoging doelmatigheid. Mediant hanteert een kwaliteitssysteem dat bestaat uit procedures, processen, verantwoordelijkheden in de organisatie voor het kunnen uitvoeren van kwaliteitszorg. Voor de ontwikkeling van ons kwaliteitssysteem werd gebruik gemaakt van het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK) model. Het kwaliteitssysteem omvat enerzijds het gehele primaire proces van hulpverlening, dienstverlening en preventie en anderzijds geeft het een integrale uitwerking van het begrip kwaliteit weer. Dat wil zeggen dat het kwaliteitssysteem criteria bevat voor de beroepshouding, het methodisch handelen en de organisatorische voorwaarden. Het kwaliteitssysteem is ook in 2004 verder ontwikkeld. Hoofdlijnen bij deze verdere ontwikkeling zijn: - De gehele kwaliteitscyclus (normeren, toetsen, verbeteren/bijstellen) wordt, zo mogelijk, doorlopen - In november 2004 werd Mediant aangemeld voor de procedure die moet leiden tot certificering in het kader van het Harmonisatiemodel (externe) Kwaliteitstoetsing Zorgsector. Een interne inventarisatie maakte duidelijk waar nog hiaten aanwezig zijn zodat op die punten verbetertrajecten werden opgezet. Kwaliteitsbeleid 2004 Het kwaliteitsbeleid is gebaseerd op de missie en visie van de Mediant organisatie en wordt geconcretiseerd in een aantal prioriteiten per jaar die voortkomen uit de actuele jaarschijf van het meerjarenbeleidplan. De circuits vertalen deze prioriteiten in concrete activiteiten die worden opgenomen in de werkplannen. Concretisering van het kwaliteitsbeleid vindt plaats in de circuits onder de integrale verantwoordelijkheid van de circuitmanagers.
59 Kwa lite it
B
B I J L A G E
Kwa lite it
60
-
K W A L I T E I T
Ter toetsing van het gevoerde beleid aan de voor Mediant relevante kwaliteitsnormen zijn diverse systemen in 2004 of daarvoor het leven geroepen waaronder de Kwaliteitscommissies: - De Commissie Melding Incidenten Cliëntenzorg (MIC) - De Commissie Melding Incidenten Medewerkers (MIM) - De Middelen of Maatregelen Commissie (M of M) - De Formularium Commissie - De Commissie Verpleegkundig Instrumenteeltechnische Zaken (VITZ) Kwaliteitscommissies Algemeen In 2003 werd er een start gemaakt met het verbeteren van de communicatie tussen de kwaliteitscommissies. In 2004 resulteerde dit in de notitie ‘Samenhang kwaliteitscommissies’. Hierin werd naast de positionering van de commissies, ook de onderlinge samenhang en de afstemming met de lijnorganisatie beschreven. De halfjaarlijkse vergaderingen van de voorzitters van de commissies samen met de EGI ( Eerste Geneeskundige op Instellingsniveau) en een staffunctionaris Kwaliteit werden gecontinueerd en de inhoud en de status van het overleg werd verankerd in de reglementen van de verschillende kwaliteitscommissies. In februari 2004 werd door middel van de uitvoeringsregeling “De EGI en de kwaliteitscommissies” helderheid verschaft over de communicatielijnen tussen beiden. Ook deze uitvoeringsregeling werd verankerd in de reglementen van de kwaliteitscommissies. De reglementen van de kwaliteitscommissies werden daarnaast inhoudelijk geëvalueerd conform de evaluatieprocedure en door de EGI vastgesteld voor een periode van 3 jaar. In april 2004 werd het besluit genomen dat de M of M en IBS (In Bewaring Stelling) protocollen inhoudelijk worden beheerd door betreffende commissie. Dit zelfde geldt ook voor het Handboek Verpleegkundig instrumenteel technische handelingen en het Formularium. M of M commissie De M of M commissie is een van de kwaliteitscommissies binnen Mediant die zich bezig houdt met het toezicht op het gebruik van Middelen en Maatregelen en adviseert ter verbetering van de kwaliteit. De commissie is qua samenstelling goed op sterkte. Naar aanleiding van het besluit “Positionering EGI”, is de EGI uit de M of M commissie gegaan en werd haar plaats ingenomen door één van de psychiaters. Daarnaast is er een wisseling geweest in de secretariële ondersteuning.
�
-
K W A L I T E I T
De M of M commissie heeft in 2004 het beheer gekregen over de voor de commissie relevante protocollen. Deze zijn: - het toepassen van separeren; - het toepassen van afzonderen; - het toepassen van fixeren; - gedwongen toediening van voedsel; - gedwongen toedienen van medicatie; - het toepassen van vrijheidsbeperkende maatregelen; Onderwerpen die in 2004 aan de orde zijn geweest zijn: - evaluatie van het reglement M of M commissie; - afronding van de inventarisatie van de separeers en voorruimtes; - afronding bezoek inspectie; - de EGI heeft het initiatief genomen om een beleidsnota Mof M te schrijven. Waarschijnlijk is deze nota in het eerste kwartaal van 2005 gereed - steekproefsgewijs onderzoek naar de reden voor separatie. Dit zal tweemaal per jaar geschieden; - de invuldiscipline van M of M formulieren; - advisering over de afschaffing van het dwangjack, fixatie in de separeer vervangen door het “Holding en Restraint” principe, cameratoezicht in de separeer, en het ontwikkelen van alternatief begeleid separeren; - versnelling van het tempo van scholing van personeel in het toepassen van vrijheidsbeperkende maatregelen en weerbaarheid. Daarnaast werd er tweemaal, middels een delegatie, de regionale bijeenkomst bezocht van M of M commissies. Deze bijeenkomsten werden bijgewoond door de Inspectie voor Gezondheidszorg. Werkgroep fixatie en separatie De werkgroep fixatie en separatie functioneert onder verantwoordelijkheid van de M of M commissie. De werkgroep heeft als doelstelling de kwaliteit van zorg te verbeteren in de directe zorg rond een separatie en/of fixatie. Dit bereikt ze door een concrete uitwerking van voorschriften, materialen, bijdrage aan protocollen / richtlijnen en het schrijven van handleidingen en beleidsvoorstellen- en adviezen.
61 Kwa lite it
B I J L A G E
B I J L A G E
Kwa lite it
62
-
K W A L I T E I T
Het afgelopen jaar heeft de werkgroep de volgende activiteiten ontplooid: - inventarisatie en maatwerk aanpassing huidig fixatiemateriaal - contact met Inspectie Gezondheidszorg en leveranciers van fixatiematerialen - bezoek aan symposia, waaronder het grote afrondende landelijke project Dwang en Drang - aanpassing van de fixatierichtlijnen als onderdeel van het fixatieprotocol en opname in het digitale Handboek VITZ op het Mediant Intranet - organisatorische- en inhoudelijke bijdragen leveren aan de cursus Vrijheidsbeperkende Interventies en Weerbaarheid, in samenwerking met de nieuw aangestelde Staffunctionaris Deskundigheidsbevordering - deelname aan een regionale M of M bijeenkomst, i.s.m. voorzitter M of M commissie - gevraagd- en ongevraagd adviseren verschillende interne- en soms ook externe gremia over zaken rond toepassing dwang en drang, separatie en fixatie - afschaffingsvoorstel fixatie in de separeer en dit om te zetten in nieuw beleid van ”Holding en Restraint” Hiermee is in 2004 pilotvorm, met behulp van de EGI, gestart. In 2005 zal e.e.a. op beleidsniveau in het Managementoverleg worden afgerond. Het is op dit moment nog niet duidelijk of de gehele procedure wordt afgeschaft al lijkt er sprake te zijn van een gunstig perspectief. Ook is er aansluiting gevonden, op informatiebasis, met het landelijke project rond Dwang en Drang en ook zijn er directe lijnen met de platformgroep Dwang en Drang van Mediant. In 2004 is er een meetinstrument ontwikkeld op vraag vanuit de M of M commissie waarmee de huidige separeers gemeten kunnen worden.Uitgangspunt daarbij zijn o.a. de nieuwe richtlijnen van het College Bouw Ziekenhuisvoorzieningen. Dit meetinstrument kan naast de nota gelegd worden waarin de uitwerking rond alle separeers- en separeervoorruimtes beschreven zijn (2003). In afstemming en samenwerking met de EGI en M of M commissie zal dit dienen te leiden tot verbetervoorstellen van de huidige separeerruimtes/ voorruimtes, etc. Hierbij zal gezorgd moeten worden voor afstemming met het managementoverleg daar er meerdere circuits bij betrokken zijn. Melding Incidenten Cliëntenzorg (MIC) De MIC commissie heeft zich in 2004 toegelegd op een betere werkwijze hetgeen geleid heeft tot een betere registratie, een grotere transparantie en een aangepast meldingsformulier. In opdracht van de Raad van Bestuur is er gewerkt aan een geïntegreerd meldingsformulier voor zowel MIC als MIM meldingen. Dit bleek een moeilijke opdracht gezien de onmogelijkheid aan te sluiten bij een reeds ontwikkeld document in USER en de mogelijke gebruiksonvriendelijkheid van een geïntegreerd formulier. Ook is er een verzoek geweest van de Raad van Bestuur, in het kader van cliëntenparticipatie, omtrent mogelijke deelname van (ex-)cliënten aan de MIC commissie.
�
-
K W A L I T E I T
Na uitvoerig overleg binnen de MIC commissie en na inwinnen van informatie bij andere MIC commissie’s en na overleg met de Rvb, is besloten om niet in te stemmen met de suggestie tot deelname aan de MIC commissie door (ex-)cliënten. Er zijn in 2004 wijzigingen geweest in de bezetting van de MIC-commissie. Vanaf September 2004 was de MIC-commissie niet compleet, als gevolg van het aftreden en ziekte van enkele leden. Vergaderingen werden door 3 leden en secretaresse gehouden, in plaats van de gebruikelijke 6 leden. Door het aftreden van de voorzitter ontstond er een extra probleem. Het voorzitterschap is door één van de MIC leden opgepakt ( ad interim). De MIC-commissie heeft zich in 2004 gebogen over een aantal onderwerpen op beleidsmatig terrein, onder andere beleid betreffende agressie binnen Mediant. In 2004 zijn er in totaal 376 meldingen binnen gekomen; in 2003 waren dat er 354. Hiervan hebben 188 meldingen betrekking op valincidenten en 67 meldingen op medicatie-incidenten. Er zijn 41 agressie meldingen binnen gekomen, waarvan 18 meldingen met betrekking tot agressie tussen cliënt en medewerkers en waarvan 23 meldingen met betrekking tot cliënten onderling. Er zijn zeven suïcides gemeld en 27 tentamen suïcides. Daarnaast zijn er 46 meldingen binnen gekomen, welke niet onder de voorafgaande incidenten te rubriceren zijn. De verdeling van de meldingen van incidenten over de diverse afdelingen binnen Mediant, zowel klinisch als ambulant, is gespreid. Hierop vormt de ouderenzorg een uitzondering met een hoog aantal meldingen met betrekking tot valincidenten. Zolang de MIC niet voltallig is, zal zij zich alleen kunnen toeleggen op de MIC meldingen en eventuele andere zaken zullen tijdelijk in de wacht worden gezet. Commissie Melding Incidenten Medewerker (MIM) Medio 2004 is een regeling vastgesteld voor het melden van incidenten m.b.t. medewerkers, de zogeheten MIM. Het gaat hierbij om het centraal registreren van alle gebeurtenissen, waarvan medewerkers nadelige gevolgen hebben ondervonden of hadden kunnen ondervinden. De MIM-registratie maakt onderdeel uit van de Risico Inventarisatie en Evaluatie, waarover elke instelling in Nederland dient te beschikken. De RI&E is voor iedere medewerker in te zien, waardoor deze op de hoogte kan zijn van bestaande arbeidsrisico’s. De registratie van incidenten dient ook als input van het management voor het te voeren arbo-beleid en kan van belang zijn voor de beoordeling van de aansprakelijkheid voor de schade. Tengevolge van de start van de MIM-commissie in oktober is de groep het afgelopen jaar slechts 1x bijeen geweest. Er zijn toen tevens nadere afspraken gemaakt over de praktische wijze van informatie-uitwisseling m.b.t. de MIM-meldingen en de communicatie binnen de commissie.
63 Kwa lite it
B I J L A G E
B I J L A G E
Kwa lite it
64
-
K W A L I T E I T
Toelichting en aanbevelingen De meldingen zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid geregistreerd in de volgende groepen: - Agressie door cliënt (24) - Agressie door overigen (1) - Prikaccident (4) - Verwonding aan materiaal, apparatuur e.d. (2) - Diversen (10) Agressie Uit het bovenstaande overzicht blijkt, dat incidenten in de vorm van agressie door cliënten de boventoon voeren (bijna 60% van de meldingen). Met name binnen het circuit VLOT is dit veelvuldig gemeld. Opvallend is, dat vanuit de pendanten van locatie de Opmaat (klinische afdelingen van VLMT) minder meldingen van agressie zijn gedaan. Dit correspondeert overigens met de uitkomsten van het werkbelevingsonderzoek in 2002, waarin de medewerkers van de klinische teams van VLMT significant minder belasting ten gevolge van agressie meldden dan die van VLOT. Daarnaast valt op, dat de agressiemeldingen op één na (in DAC) alle afkomstig zijn uit de klinische zorg- en behandelsettingen. Vanuit de ambulante zorg en de ondersteunende diensten is geen enkele melding ontvangen. Dit is opmerkelijk, omdat er landelijk en ook binnen Mediant veel aandacht wordt besteedt aan agressie en onveiligheid in bijvoorbeeld crisisdiensten en op de terreinen. Prikaccidenten Bij twee van de vier prikaccidenten maakten medewerkers duidelijk een ‘kunstfout’ door een gebruikte naald op te pakken. De leidinggevenden is geadviseerd om zich te bezinnen op bespreking van de werkwijze in het team. Alle medewerkers die injecteren dienen deze verpleegkundige vaardigheden onder de knie te hebben. Daartoe dienen deze medewerker deel te nemen aan de training ‘Voorbehouden en risicovolle handelingen’ uit het centrale cursusaanbod binnen Mediant. Verwonding aan materiaal, apparatuur e.d. Eén van de twee incidenten is gemeld aan de arbeidsinspectie, aangezien de verwonding blijvende gevolgen had kunnen hebben. De inspectie heeft nader onderzoek verricht en achteraf gerapporteerd, dat de werkgever niet in gebreke is gebleven. De betreffende medewerker is volledig hersteld. Diversen Een groep meldingen betreft het persoons alarmerings systeem op de Opmaat, dat volgens de melders veelvuldig niet blijkt te functioneren. De vijf meldingen zijn alle gedaan na een test van het systeem, die periodiek wordt gehouden.
�
-
K W A L I T E I T
De arbocoördinator had medio juli n.a.v. signalen van medewerkers o.a. bij Arbo-dienst dit knelpunt reeds onder de aandacht van de locatiemanager van de Opmaat gebracht. Daarbij bleek, dat de knelpunten in het pieper- en beveiligingssysteem al sinds november 2002 bekend zijn. Sindsdien wordt er door het management en Facilitaire Zaken naar passende oplossingen gezocht. Ook de arbeidsinspectie heeft dit knelpunt gerapporteerd na haar onderzoek in september jl. en heeft Mediant tot mei 2005 de tijd gegeven om het probleem op te lossen. Er zijn drie meldingen gedaan van diefstal en vernieling van eigendommen van medewerkers op de terreinen van Mediant. Uit de meldingen bleek, dat sommige medewerkers in een dergelijk geval van de werkgever een schadevergoeding verwachten. Deze verwachting is echter niet terecht; de verzekering van Mediant vergoedt alleen als de verzekering vergoedt. De Commissie Verpleegkundig Instrumenteel Technische Zaken (VITZ) De doelstelling van de commissie richt zich op het signaleren van mogelijkheden tot en adviseren over kwaliteitsverbetering op het terrein van verpleegkundig instrumenteel technische zaken en handelen. Daarbij valt te denken aan richtlijnen, protocollen, kwaliteitsnormen, te gebruiken hulp- en/of verbandmiddelen, meetapparatuur (o.a. thermometers, bloeddrukmeters, bloedsuikercontroleapparatuur, etc.), zuurstofapparatuur, rolstoelen, tilliften, etc. De commissie bestond in 2004 uit vier leden; - een praktiserend somatisch arts - een verpleegkundig Specialist GGZ - een teamleider circuit Ouderenzorg - een verpleegkundige uit de locatie Opmaat (vacature) De commissie kreeg desgevraagd adhoc secretariële ondersteuning door het secretariaat Stafafdeling Kwaliteit, de beschikbaarheid werd in 2004 als een knelpunt ervaren. De commissie heeft haar aandacht vooral gericht op: - Introductie van het Handboek Verpleegkundig Instrumenteel Technische Zaken op het Intranet en dit onder de aandacht brengen van alle verpleegafdelingen. Ook is geconstateerd dat een aantal inhoudelijke richtlijnen niet in het Handboek VITZ waren opgenomen waar dat feitelijk wel had gemoeten. Enkele zijn al opgepakt, een aantal zal volgen in 2005.
65 Kwa lite it
B I J L A G E
B I J L A G E
Kwa lite it
66
-
K W A L I T E I T
- Herverdelen, inrichten en beheer van VITZ (Verpleegkundig Instrumenteel Technische Zaken)verbandmaterialen en hulpmiddelen. De uitgifte van verbandmiddelen welke nu onder directe verantwoordelijkheid van de doktersassistentes vallen (locatie Helmerzijde) zijn prima verlopen. Zij vullen weer aan vanuit het Magazijn met een directe doorsluizing van de kosten naar de circuits waar deze middelen gebruikt worden. Ten behoeve van de hulpmiddelen VITZ zou er ook een centraal VITZ magazijn ingericht worden op huis 3, locatie Helmerzijde. Het lag in de bedoeling de VITZ commissie te laten initiëren en coördineren. Dit bleek echter niet goed uit te werken waarna besloten werd tot een geheel andere aanpak. Er ligt nu een nieuw voorstel om de procedure helemaal onder te brengen onder de regie en verantwoordelijkheid van het circuit Ouderen. Daarbij zal net als bij de verbandmaterialen, directe doorbelasting van de kosten middels een leen/huurovereenkomst plaatsvinden. De circuits die de spullen lenen, betalen. De rol van de VITZ commissie bestaat uit adviseren en optreden als consulent bij de opzet, inhoud en uitgifte vanuit dit magazijn. De VITZ commissie heeft, waar nodig en zinvol, adviezen uitgebracht gericht op een goede en gerichte bijscholing van V. & V. medewerkers op het terrein van voorbehouden- en niet voorbehouden risicovolle handelingen. Meerdere bijscholingen zijn uitgevoerd op dit terrein, andere bijscholingen zoals op het terrein van een herhalingscursus medicatiedistributie zitten nog in de ontwikkelfase. Ook zijn er bijdragen geleverd voor de nieuwe protocollen op dit terrein. Er waren in 2004 problemen rond de aanschaf, toetsing, etc. van nieuwe hulpmiddelen. Vertegenwoordigers maakten afspraken op diverse afdelingen en/of met leidinggevenden wat later leidde tot vervelende communicatie, “onder druk zetten”, etc. Er zijn met Hoofd Inkoop en betrokken afdelingen afspraken gemaakt die inhouden dat innovaties van hulpmiddelen en VITZ-zaken voortaan door de VITZ-commissie worden beoordeeld zodat er kwalitatieve oordeels- en besluitvorming kan plaatsvinden voordat nieuwe spullen worden opgenomen in het Mediantassortiment. Vooral ook om fouten en ongelukken bij de toepassing van hulpmiddelen te vermijden. Er werd in 2004 een proef gedaan op de afdeling GOA met nieuwe naalden welke minder risico opleveren tot prikincidenten in spanningsvolle situaties. In 2005 zullen de resultaten van deze pilot geëvalueerd worden in de Commissie. Formulariumcommissie In 2004 is de formulariumcommissie Mediant zes maal in de gewone samenstelling bijeen gekomen. Daarnaast organiseerde de formulariumcommissie twee maal een bijeenkomst van de regionale formulariumcommissie, waaraan ook de PAAZ-psychiaters en de zelfstandig gevestigden deelnamen.
�
-
K W A L I T E I T
In 2004 werd het Mediantformularium 2002 herwerkt tot de het Formularium Psychofarmacologie Twente 2005. Er werd een nieuw hoofdstuk startadviezen uitgewerkt, dat toegevoegd werd aan Formularium Psychofarmacologie Twente 2005. Er werd een begin gemaakt met het transmuraal werken en met het regionaal overleg met de eerste en tweede lijn. De voorzitter had vier vergaderingen met de regionale HAGRO-groepen (Glanerbrug, Goor, Enschede, Hengelo). De voorzitter organiseerde voor de Huisartsen van Enschede twee maal een FPT-bijeenkomst over het voorschrijven van psychofarmaca in de eerste lijn. Vanuit de formulariumcommissie werd een protocol ontwikkeld voor de controles bij het voorschijven van atypische antipsychotica. Het voorschrijven van Zyprexa IM werd aan strikte kwaliteitsvoorwaarden gekoppeld. In 2004 waren er twintig verzoeken tot uitzondering op het formularium (8x Risperdal Consta; 5 x Exelon; 5 x Nozinan; 1 x Zyban en 1 x Aripiprazole). Deze verzoeken werden meestal ingewilligd. Overige kwaliteitsprojecten - Protocollen Diverse protocollen werden, soms na lange verbetertrajecten vastgesteld en op het Intranet gepubliceerd. De bekendheid van de protocollen bij medewerkers en de mate waarin ze daadwerkelijk worden gebruikt werd onderzocht door een tweetal studenten. De aanbevelingen die zij deden werden en worden gebruikt bij implementatie van nieuwe en ge-update protocollen. De direct leidinggevenden spelen daarin een belangrijke rol. - Onderzoek Mediant participeert in diverse onderzoeken. In de eerste plaats zijn dat de onderzoeksactiviteiten geïnitieerd door de bijzonder hoogleraren die werkzaam zijn binnen Mediant (prof. dr. H.F. Kraan, sociale en communicatieve aspecten van de psychiatrie en prof. dr. J.J. Baneke, gezondheidspsychologie in het bijzonder de psychosociale aspecten van conflict, communicatie en gezondheid). Daarnaast werd deelgenomen aan het langlopend project “Geestkracht’ een onderzoeksprogramma met subsidie van ZONMW. Het onderzoek is van belang voor de behandeling van mensen die lijden aan schizofrenie. In dat zelfde kader werd ad-on studie naar de ‘onder diagnostiek’ van vrouwen met psychotische stoornissen uitgevoerd. Binnen het programma psychotische stoornissen en binnen de langdurende zorg werden verschillende klinische trials uitgevoerd in samenwerking met de farmaceutische industrie. In samenhang met de Nazorg Vuurwerkramp werd onderzoek gedaan naar de effecten van de behandeling en de kwaliteit van leven van de cliënten van het nazorgteam. Dit onderzoek is sinds 1 januari 2004 niet langer ingebed in het onderzoeksproject onder de regie van de GGD Twente. Voor het jaar 2004 werd nog wel financiering ontvangen van het ministerie van VWS.
67 Kwa lite it
B I J L A G E
B I J L A G E
Kwa lite it
68
-
K W A L I T E I T
Klachten en meldingen van cliënten/familie Op basis van de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector is een klachtencommissie werkzaam. Deze klachtencommissie voorziet in een onpartijdige opvang, bemiddeling en behandeling van klachten van cliënten van Mediant en RIBW Twente en heeft daartoe een onafhankelijk voorzitter en enkele onafhankelijke cliënten in haar midden. Nadere informatie over klachten die werden ingediend bij de klachtencommissie RIBW Twente/Mediant zijn te vinden in het door de klachtencommissie uitgebrachte jaarverslag. Naast de ingediende klachten bij de klachtencommissie werden er ook problemen rechtstreeks bij de hulpverleners, leidinggevenden en Raad van Bestuur gemeld. Van deze probleemsignalering bestaat geen systematische registratie. In 2004 werd na vaststelling in 2003, gewerkt met de klachtenregeling voor familieleden. De regeling voorziet in een klachtencommissie voor familie/naasten. Er werd rekening gehouden met die situaties waarin een cliënt niet wil dat familie/naasten betrokken worden bij behandeling en/of begeleiding.
�
I
J
L
A
G
E
-
C
L
I
Ë
N
T
E
N
R
A
A
D
Beleid en strategie De cliëntenraad heeft zich op diverse vlakken bezig gehouden met beleid en strategie, zoals het hier als volgt genoemde: MIC (Melding Incidenten Cliëntenzorg) De cliëntenraad heeft aangegeven te willen participeren in de MIC commissie. Er kwam een voorstel van de Raad van Bestuur om hierover met de EGI af te stemmen en overleggen te plannen. PCPT/ Cliëntenplatform GGZ Twente/Trimaran Eind 2002, begin 2003 is het tot een breuk met de regionale belangenbehartiger van cliënten binnen Twente, het Patienten Consumenten Platform Twente (PCPT), en onder andere de cliëntenraad gekomen. Samen met de cliëntenraden van Adhesie en het RIBW Hengelo werden er stappen ondernomen om te komen tot een nieuw regionaal platform, waarvan de naam Trimaran is. Kwaliteitstoetsing vanuit cliëntenperspectief De Cliëntenraad Mediant heeft onder haar verantwoordelijkheid een onderzoek bij de Gesloten Opname Afdeling van Mediant locatie Helmerzijde gehouden. Dit onderzoek werd uitgevoerd door de werkgroep Kwaliteit van de Cliëntenraad onder supervisie van een onafhankelijk onderzoeker. In goede samenwerking tussen deze werkgroep, (ex-)cliënten, de Raad van Bestuur, management en medewerkers van de GOA van het circuit VLOT (Volwassenen Langerdurende zorg Oost Twente) kwam het rapport tot stand. De presentatie van het GOA onderzoek vond op 25 mei 2004 plaats. Nu het onderzoek afgerond is, zijn wij als werkgroep erg trots over de aanloop naar het onderzoek, het verloop van het onderzoek en de afronding door uitgave van “Een boekje open”. De cliëntenraad voegt hiermee iets toe aan het succes van de kwaliteit van zorg voor cliënten. Projectgroep veiligheid en agressie Naar aanleiding van de uitkomst van de bijeenkomst over agressie in 2003 werd er begin 2004 een project veiligheid en agressie gestart waarin ook de cliëntenraad participeert. Wij vinden het belangrijk dat cliënten en medewerkers van Mediant zich in een veilige omgeving bevinden. Opening cliëntenraad aan de Tromplaan Eind december 2003 verhuisde de cliëntenraad naar de nieuwe locatie aan de Tromplaan 5. Hier kan de cliëntenraad beschikken over drie kantoorruimtes. De opening van het kantoor in mei 2004 was zeer geslaagd. Er was een grote opkomst van cliënten en medewerkers. Familieavond Circuit VLMT Door aanwezig te zijn bij achterban en belangenbehartigers werd het mogelijk de cliëntenparticipatie breder onder de aandacht te brengen. De cliëntenraad was mede daarom present op deze momenten bij cliënten en familie.
69 C lië nte nr a a d
B
B I J L A G E
C lië nte nr a a d
70
-
C L I Ë N T E N R A A D
DAC i.o. locatie Helmerzijde De cliëntenraad heeft haar bijdrage geleverd in de voorbereidingen van een Dag Activiteiten Centrum op locatie Helmerzijde. De Cliëntaal De cliëntenraad startte in 2004 met de eerste twee uitgaven van een cliënten informatie blad ”De Cliëntaal”. Hierop zijn veel positieve reacties gekomen. Samenwerkingsovereenkomst Raad van Bestuur en cliëntenraad De Raad van Bestuur van Mediant heeft besloten de samenwerkingsovereenkomst van 20 mei 1999 aan te passen. Met ingang van 7 juni 2004 werd onder andere het voorlopige stadium van de Cliëntenraad aangepast, waarmee de ‘V’ uit de aanduiding (VCR) Voorlopige Cliëntenraad, is geschrapt. Lustrumfeest Er werd door de cliëntenraad een bijdrage geleverd aan een lustrumwerkgroep voor het organiseren van een cliëntenfeest. Het feest is door de cliënten met veel positieve reacties als zeer geslaagd ervaren. Rookbeleid Er werd een enquête over het rookbeleid gehouden op de locatie Helmerzijde. De resultaten van deze enquête werden aan de Raad van Bestuur bekend gemaakt zodat zij, bij het maken van het beleid en nemen van maatregelen, rekening kunnen houden met de wensen van de cliënten. Verder volgt de cliëntenraad het rookbeleid, rekening houdend met de signalen van cliënten. Beeldvorming GGZ cliënten Door één van de leden van de cliëntenraad werd een bijdrage geleverd aan een symposium voor onder andere SPV-ers (Sociaal Psychiatrisch Verpleegkundige) bij de hogeschool Saxion Enschede. Door middel van een pakkende presentatie werd de negatieve uitwerking door de beeldvorming over GGZ cliënten onder de aandacht gebracht. Symposium veiligheidsbeleving cliënten In samenwerking met PDO heeft de Cliëntenraad Mediant een theaterbijeenkomst georganiseerd met als thema veiligheid. De Cliëntenraad denkt dat de veiligheidsbeleving onder de cliënten van Mediant daardoor beter bespreekbaar wordt. Samen met het publiek werd onderzocht waardoor het gevoel van onveiligheid wordt veroorzaakt en wat er nodig is om veiligheid te creëren en te ervaren. Boekje medezeggenschap Binnen Mediant werd er een nieuwe versie van het informatieboekje over medezeggenschap verspreid.
�
-
C L I Ë N T E N R A A D
Samenwerking met PDO In 2004 werd de samenwerking tussen de Cliëntenraad en PDO geconsolideerd en verder uitgebouwd. Dit heeft onder andere geresulteerd in activiteiten als: - organisatie van een activiteit met als thema ‘Veiligheid en onveiligheid’; - een gezamenlijke oriëntatie met betrekking tot lotgenotencontacten en zelfhulpgroepen; - oriëntatie op financiële en administratieve dienstverlening voor cliënten (o.a. een training budgettering). Open dag de Opmaat Vanuit de Circuitraden Inloop Dagbesteding en Arbeid (IDA) en Volwassenen Langdurende zorg Midden Twente(VLMT) werd er een stand bemand ter informatie over de cliëntenparticipatie binnen Mediant. Adviesvragen De volgende adviesvragen zijn door de cliëntenraad behandeld: 1 - Vraaggericht en professioneel werken Op 20 januari werd er positief gereageerd door de cliëntenraad, echter met enkele vragen en kanttekeningen. De Raad van Bestuur reageerde hierop dat de manager VAB de vragen hierover zou beantwoorden. Op 12 februari 2004 werd er een definitief besluit genomen. Op 29-4-04 was er een bijeenkomst met een lid van de Raad van Bestuur waar de vragen omtrent de adviesvraag werden beantwoord. Een lid van de cliëntenraad is voortaan aanwezig bij de VAB overleggen. 2 - Adviesvraag huisvesting Jeugd Vanuit de cliëntenraad kwam er een positief advies, met enkele op- en aanmerkingen . Het besluit van de Raad van Bestuur werd op 6 mei 2004 genomen, waarbij de opmerkingen werden beantwoord. Men wil proberen een beschutte rookruimte te creëren voor de cliënten. Ook de Raad van Bestuur vindt het noodzakelijk dat er een goede fietsenstalling komt zowel voor medewerkers als voor cliënten. Er mag door de cliëntenraad gebruik gemaakt worden van een flexibele ruimte voor cliëntenbelangenbehartiging. 3 - Financieel verslag 2003 Positief advies na beantwoording van vragen door de teamleider IAF. 4 - Ongevraagd advies alcoholbeleid Er is al sinds twee jaar een “tijdelijke maatregel” van kracht die alcohol schenken in het Trefcentrum locatie Helmerzijde verbiedt. Op 31 maart 2004 heeft de Cliëntenraad de Raad van Bestuur verzocht om de maatregel te beëindigen. De enquête over alcohol gebruik op de locatie Helmerzijde heeft mede geresulteerd in een overleg met vele disciplines. De Raad van Bestuur heeft verzocht om een onderhoud met de cliëntenraad en het management waarbij de Raad van Bestuur heeft aangeven het probleem op te lossen. De cliëntenraad heeft hiermee ingestemd. Eind 2004 werd er van gedachten gewisseld over een nieuw beleid in deze met de Raad van Bestuur, het management en de cliëntenraad.
71 C lië nte nr a a d
B I J L A G E
B I J L A G E
C lië nte nr a a d
72
-
C L I Ë N T E N R A A D
5 - Ongevraagd advies, cursus budgettering. De Raad van Bestuur vond de suggestie over een cursus budgettering waardevol. Zij heeft de vraag van de cliëntenraad doorgestuurd naar de afdeling PDO. Er liggen plannen om een cursus op te gaan zetten, maar dit doel werd in 2004 niet gerealiseerd. 6 - Advies Protocol M of M De EGI heeft, met betrekking tot een advies over het protocol M of M, een positief antwoord ontvangen van de cliëntenraad. Er werden echter wel vragen en opmerkingen geplaatst die door de EGO beantwoord werden. Hierbij maakte zij de opmerking dat een gedeelte van de tekst verwarrend was voor wat betreft de duur van de maatregelen, waarna deze tekst werd aangepast. 7 - Advies Vriendstap Op 5 juli heeft de cliëntenraad positief gereageerd op dit punt met dien verstande dat men zorgvuldig zal moeten omgaan met kwesties betreffende de privacy van de cliënten, zoals het inwinnen van informatie bij de huisarts. De Raad van Bestuur heeft dit doorgegeven aan Vriendstap. 8 - Traumacentrum De Cliëntenraad heeft positief gereageerd op de doorstart van het traumacentrum echter met enkele vragen en opmerkingen. Deze vragen werden door de manager van het circuit VAB in september 2004 beantwoord. 9 - Lange termijn huisvestingsplan Begin september werden er vragen en opmerkingen over dit plan naar de Raad van Bestuur gestuurd. De Raad van Bestuur heeft nog geen besluit genomen over dit plan. 10 - Samenwerking Mediant/ Oldenkotte De cliëntenraad heeft over deze samenwerking onder voorbehoud positief geadviseerd. Er is nog geen besluit genomen door de Raad van Bestuur. 11 - Advies gedragscode Op 5 oktober 04 werd er een voorlopig negatief advies gegeven. De cliëntenraad heeft wat aandachtspunten en redenen gegeven voor het negatieve advies. De Raad van Bestuur vond de gemaakte op- en aanmerkingen niet relevant en heeft deze naast zich neergelegd. 12 - Advies begroting Mediant 2005 De cliëntenraad gaf een positief advies. De cliëntenraad vond het budget wat zij toebedeeld heeft gekregen te laag. Inmiddels is het budget, onder bepaalde voorwaarden, opgehoogd.
�
-
C L I Ë N T E N R A A D
13 - Advies reorganisatie Ouderen Over de reorganisatie is positief geadviseerd na beantwoording van de vragen door de circuitmanager ouderen. Eind december was er nog geen besluit genomen door de Raad van Bestuur. Middelen/ Financieel overzicht De uitgaven uit het budget van de cliëntenraad en circuitraden voor 2004 Kasgeld (reiskosten, cadeaus)
4804,22
Deskundigheidsbevordering
1910,00
Diversen Totale uitgaven
935,35 7649,57 =======
Personeel De cliëntenraad maakt gebruik van twee ondersteuners. Het totaal beschikbare aantal uren voor ondersteuning zijn hiermee ingevuld. Waardering door de cliënt Signalen van cliënten worden door de cliëntenraad opgepikt, bijvoorbeeld tijdens het steunpunt spreekuren. Op dit moment zijn er twee circuitraden; t.w. IDA en VLMT. De cliëntenraad heeft voor de andere circuits steunpunten opgericht zodat de achterban beter geïnformeerd wordt en er terecht kan met vragen en/of ideeën. Op signaalbrieven van de cliënten die in de ideeënbussen werden gedeponeerd wordt stelselmatig door de cliëntenraad gereageerd. Middels het uitbrengen van de Cliëntaal en het verspreiden van de notulen van de cliëntenraadverslagen, wat vanaf eind 2003 gebeurt, liet de cliëntenraad meer van zich horen en daarmee werd zij ook zichtbaarder voor de cliënt. De VLMT-raad en de IDA-raad zijn actief, hierdoor werd de medezeggenschap binnen deze circuits gewaarborgd. De onderstaande resultaten zijn hier een resultante van. Warmte woningen Naar aanleiding van klachten over extreme warmte in de woningen van de locatie Helmerzijde werd door de cliëntenraad actie ondernomen om dit probleem onder de aandacht te krijgen. Uiteindelijk werd er eind 2004 opdracht gegeven om dit warmteprobleem om te lossen. Signaal hangplek Mede naar aanleiding van de signalen aan de Raad van Bestuur over een hangplek op locatie Helmerzijde werd er aandacht aan dit probleem geschonken en zijn er maatregelen getroffen ter voorkoming hiervan.
73 C lië nte nr a a d
B I J L A G E
BIJLAGE
C l i ë n t e n r a a d
74
-
CLIËNTENRAAD
Bedrijfsnoodplannen Naar aanleiding van de signalen die zijn doorgegeven tijdens de overlegvergaderingen met de Raad van Bestuur, over tekortkomingen bij bijvoorbeeld brandpreventie en andere calamiteiten, werden er maatregelen getroffen. Preventieve activiteiten gewichtstoename ten gevolge van medicatie Door ongevraagd advies van de cliëntenraad aan de Raad van Bestuur, waarin zij met deskundigen een plan wilden opstellen voor een goede begeleiding bij cliënten met overgewicht tengevolge van medicatie gebruik, constateerde de cliëntenraad dat er actie ondernomen werd. Waardering door de medewerkers Er is in het afgelopen jaar regelmatig overleg geweest tussen de cliëntenraad en medewerkers van andere afdelingen binnen Mediant of mensen die werken voor de cliënten van Mediant, zoals de P.V.P.-er, de EGI, Preventie en de afdeling Casemanagement. De doelen waren uitwisseling van informatie, gezamenlijke organisatie van evenementen e.d. en doorverwijzen. Al meerdere jaren zijn cliëntenraadsleden desgevraagd, betrokken bij de CTO onderzoeken van de Stafafdeling Kwaliteit. Resultaten De resultaten van de inspanningen zijn verwerkt in bovenstaand jaarverslag. Aan de hand van het werkplan werd geconstateerd dat de meeste doelen gehaald zijn. Helaas moeten wij constateren dat de bezetting van de cliëntenraad en circuitraden en een regelmatig overleg met alle circuitmanagers maar ten dele gelukt is.
Cliëntenraad Voorzitter Gaya Schaning (begin 2004) Gerrie Herben (eind 2004)
Vice Voorzitter Yvonne Hekkink
Ondersteuning Cliëntenraad Rob Luesink
Secretaris Carlo Smits (begin 2004) Herman Harms (eind 2004)
Ondersteuning Cliëntenraad Carla de Wit
Penningmeester Yvonne Hekkink (begin 2004) Peter Hofman (eind 2004)
Raad van Toezicht (RvT) Anke Bijleveld (voorzitter)
Lid Milco van Ulzen
Lid Cora van Pieterson
Lid Sylvia van de Vijver
Aspirant Lid Hanny Traanman (eind 2004)
Lid Karin Spenkelink
Lid Mireille Wissink
Aspirant Lid Marjolein Jorna (eind 2004)
Lid Tanja Stoffele
�
I
J
L
A
G
E
-
O
N
D
E
R
N
E
M
I
N
G
S
R
A
A
D
75
I n l e i d i n g Het OR-jaarverslag 2003 eindigde met de zin; “De OR zal de ingeslagen weg vervolgen om ‘schijnbare’ tegenstellingen in het belang van de organisatie te overbruggen en de wederzijdse betrokkenheid en ieders plezier in het werk te bevorderen”. Werd aan deze doelstelling voldaan? Daarover het volgende: Er werd in 2004 wederom, soms met vallen en opstaan, hard gewerkt aan het overbruggen van deze ‘schijnbare’ tegenstellingen. Immers het OR-belang dient het organisatiebelang en omgekeerd. Het jaar begon met ‘vallen’. De nieuwjaarsspeech van de voorzitter van de OR was kritisch van inhoud en wellicht té kritisch van toon, zo kon worden afgeleid uit een aantal reacties uit diverse geledingen. Een citaat van een bekend politicus is ‘zonder rel, geen debat’; de rol van de OR is immers een kritische en dat zal ook zo moeten blijven. Hoe kun je anders voorgenomen beleidsplannen toetsen, meedenken en managers inspireren de dialoog met de OR aan te gaan? Maar na vallen komt opstaan en na een ietwat stroef begin werd de rest van het jaar constructief samengewerkt met de Raad van Bestuur en de managers. Er waren dit jaar onder meer een aantal ingrijpende (voorgenomen) organisatiewijzigingen aan de orde, waarbij grote groepen medewerkers waren betrokken. Er werd ook over allerlei ander beleid, waarover verder in dit verslag meer, geadviseerd en ingestemd. Daarom werd er wederzijds veelvuldig geïnformeerd, van gedachten gewisseld en onderhandeld met een positief eindresultaat voor onze doelgroep, nl. de medewerkers èn voor de organisatie.
Co m m i s s i e
A utomatisering,
Financiën
en
Organisatie
Automatisering In 2004 gingen de pilots van start van het cliëntenregistratiesysteem/elektronisch cliëntendossier USER. Veel medewerkers werden opgeleid en zijn inmiddels gewend geraakt aan het gebruik. De werkbaarheid in de praktijk werd door de OR gevolgd en de informatie die de OR bereikte was positief. In 2005 wordt het systeem verder in de organisatie geïmplementeerd. De OR vindt een goed functionerend cliëntenregistratiesysteem van wezenlijk belang, omdat correcte registratie directe gevolgen heeft voor de financiering van de zorg. Financiën Uit het financieel jaarverslag van 2003 bleek een gunstig resultaat. De OR heeft de Raad van Bestuur hiervoor gecomplimenteerd. De periodieke managementrapportages van 2004 werden nauwlettend gevolgd en deze gaven vertrouwen voor de financiële toekomst van Mediant. Externe ontwikkelingen en nieuwe wetgeving zullen voor de toekomst steeds meer invloed hebben op de financiële structuur van de organisatie en de OR zal de wijzigingen op de voet volgen. Dit vergt ook van de medezeggenschap meer deskundigheid en maakt het inwinnen van extern specialistisch advies wellicht noodzakelijk, om gedegen te kunnen adviseren.
On d e r ne m ing s r a a d
B
B I J L A G E
On d e r ne m ing s r a a d
76
-
O N D E R N E M I N G S R A A D
De investeringsbegroting 2004 passeerde de revue. De aandacht van de OR ging vooral uit naar de wijze waarop deze werd samengesteld en niet zo zeer naar de bedragen. De besluitvorming met betrekking tot investeringsaanvragen verliep niet altijd naar wens. In het bijzonder werd aandacht gevraagd voor klimaatvraagstukken en investeringen hieromtrent. Een meningsvormende discussie met de Raad van Bestuur heeft in 2004 plaats gehad. Organisatie Er waren in 2004 drie organisatiewijzigingen aan de orde: bij de circuits VAB, Ouderen en bij de stafafdeling Facilitaire Zaken. De Raad van Bestuur en de verantwoordelijke managers hebben de OR steeds in diverse overleggen voortgaand geïnformeerd over de beleidsplannen. Zowel de organisatorische als personele aspecten zijn uitgebreid aan de orde geweest. De reorganisaties moesten enerzijds leiden tot een structuur waarin efficiënter en meer kwaliteitsgericht werken het doel was en tot een sluitende financiële bedrijfsvoering anderzijds. Voor de OR was belangrijk dat er geen arbeidsplaatsen verloren zouden gaan. Verder werd het accent gelegd op de noodzaak van het in een vroeg stadium betrekken van medewerkers bij het gehele veranderingsproces. Tevens was van belang dat er bij de uitvoering van het beleid voldoende rekening zou worden gehouden met belangstelling van medewerkers bij het invullen van functies en vacatures. Over deze punten zijn goede afspraken gemaakt, reden om positief te adviseren. Verder werd erop toegezien dat het doorlopend sociaal plan werd toegepast. Ook werd er steeds contact gehouden met de achterban en dit heeft geleid tot een goede informatie-uitwisseling. Er werd positief geadviseerd op de vorming van het ‘Centrum voor Psychotraumabehandeling Oost Nederland’. De OR vindt het een goede zaak dat de know how op het gebied van traumabehandeling die is opgebouwd naar aanleiding van de vuurwerkramp, wordt omgezet in permanent aanbod in de vorm van genoemd centrum. Ook werd er positief geadviseerd op de plannen tot samenwerking tussen Oldenkotte (kliniek voor forensische psychiatrie) en Mediant. LTHP (lange termijn huisvestingsplan) en huisvesting Jeugd De OR heeft positief advies uitgebracht over de actualisatie en aanvullingen van het LTHP 2000 – 2010. In dit kader werd de OR vanaf 2000 steeds geïnformeerd over de huisvesting van het circuit Jeugd. De nieuwbouw wordt gerealiseerd in Enschede. Het is een concrete uitwerking van al eerder vastgestelde hoofdlijnen van het LTHP. Behalve nieuwbouw, betekent de nieuwe constructie ook intensivering van de samenwerking met de stichting Kinder- en Jeugdpsychiatrie Oost Nederland (SKJPON). De OR heeft positief geadviseerd op de plannen en met de Raad van Bestuur is afgesproken dat de OR op de hoogte zal worden gehouden van verdere ontwikkelingen aangaande de intensivering van deze samenwerking en de eventuele personele gevolgen.
�
-
O N D E R N E M I N G S R A A D
Co m m i s s i e
S ociaal
Beleid
FWG Aan de orde waren de herziening van het huishoudelijk reglement van de IBC (interne bezwaren commissie) en het verdere beheer en de ontwikkeling van functiebeschrijvingen en functiewaarderingen. Het ging hier deels om instemming en deels om advies. Gezien het grote belang voor medewerkers en voor de organisatie werd over dit onderwerp externe deskundigheid ingehuurd, om zodoende tot weloverwogen adviezen te kunnen komen. De OR heeft er steeds in haar kontakten met de Raad van Bestuur en het hoofd P&O op aangedrongen veel aandacht te besteden aan de communicatie met betrokkenen om het complexe proces bij de medewerkers helder te krijgen. Er kwamen, in tegenstelling tot 2003, in 2004 niet veel signalen van de achterban bij de OR binnen en het lijkt erop dat de implementatie van het FWG-project goed verloopt. Protocollen Er werd positief geadviseerd op de protocollen ‘MIM’ (melding incidenten medewerkers) en M of M (middelen of maatregelen). In zijn algemeenheid werd opgemerkt dat het naleven van protocollen alleen mogelijk is als op de werkvloer handzame samenvattingen beschikbaar zijn. Deskundigheidsbevordering Deskundigheidsbevordering is één van de speerpunten in het OR-beleid. Er werd in het verleden dan ook steeds de nadruk op gelegd in overleggen met betrokkenen. Er was wel budget, maar geen adequaat beleid. In 2004 heeft dit gestalte gekregen middels de nota ‘Structuur en kader deskundigheidsbevordering’, waarop positief is geadviseerd. De OR ondersteunt de ingezette koers van harte. Reiskostenvergoeding Het reiskostenbesluit dat in de loop van 2004 door het Ministerie van Financiën werd genomen was aanleiding tot een addendum bij de al bij Mediant geldende reiskostenregeling. Hierop werd ingestemd. Eind 2004 werd er, voor medewerkers gunstige regeling ‘verruilen reiskostenvergoeding’ van kracht. Kinderopvang Vooruitlopend op de nieuwe wet kinderopvang die per 01.01.05 in gaat, is in 2004 beleid ontwikkeld ten aanzien van de kinderopvang, waarop werd ingestemd. In het verlengde hiervan is de dienstverlening/ondersteuning van de ouders bij de uitvoering van deze wet door Mediant geregeld. Beleid dat door de OR van harte werd ondersteund. Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden (MKSA) In dit kader is in 2004 ingestemd met de regeling ‘vakbondslidmaatschap’.
77 On d e r ne m ing s r a a d
B I J L A G E
B I J L A G E
On d e r ne m ing s r a a d
78
-
O N D E R N E M I N G S R A A D
Commissie
Veiligheid,
Gezondheid,
Welzijn
en
Milieu
Arbo-convenant De looptijd van het bestaande arbo-convenant dat door de GGZ-partners was afgesloten om een aantal arbo-zaken centraal te regelen, werd per 1 juli 2004 beëindigd. Het arbo-beleid en de uitvoering daarvan staan inmiddels goed op de rails binnen Mediant. Bedrijfshulpverlening (BHV) Er werd positief geadviseerd op de beleidsvoorstellen met betrekking tot de BHV. Voorwaarde was wel, dat ook de bedrijfsnoodplannen zouden worden gerealiseerd, omdat deze onlosmakelijk zijn verbonden met de BHV. De opleiding van de bedrijfshulpverleners ging in 2004 van start. Er zal door de OR op worden toegezien dat uitvoering van het beleid goed ‘tussen de oren’ komt, want dat is van essentieel belang om bij calamiteiten adequaat tot actie te kunnen komen. RI&E, werkplekonderzoek en arbeidsinspectie In 2004 werd er een actuele Risico-inventarisatie & -evaluatie gemaakt. De OR was hierover zeer verheugd, het was een hele klus, vond het een positief rapport: genoeg redenen om hiermee in te stemmen. De OR heeft positief geadviseerd op de plannen die zijn ontwikkeld voor de inrichting van de werkplek en voor de omstandigheden van de werkplek. Het beleid heeft ten doel de medewerkers een fysieke werkplek te bieden die goed past bij de werkzaamheden en die de veiligheid en de gezondheid van de medewerker dient. De arbeidsinspectie heeft in 2004 een controle op de locatie Helmerzijde uitgevoerd. De OR heeft in deze het zgn. ‘vergezelrecht’ en heeft hiervan ook gebruik gemaakt. In de praktijk betekende dit dat een OR-lid met de inspecteur de ronde maakte. Naar aanleiding van dit bezoek zijn een aantal eisen geformuleerd in het kader van agressie en fysieke belasting. De Raad van Bestuur heeft medewerking toegezegd bij het oplossen van de knelpunten en de OR zal het proces verder volgen. Werkbelevingsonderzoek, Gedragscode voor agressie en onveiligheid en ziekteverzuim Het werkbelevingsonderzoek (WBO) dat in 2002 is gehouden zou in 2004 een vervolg krijgen. Dit is, tot teleurstelling van de OR, uitgesteld tot 2005. De uitkomsten van het WBO in 2002 waren ondermeer aanleiding tot het ontwikkelen van een gedragscode voor agressie en onveiligheid. De OR is verheugd over het feit dat hieromtrent nu beleid is ontwikkeld en is positief over de ingeslagen weg. Zoals werd verwacht zijn het verzuimpercentage en de instroom in de WAO door de sinds 1 januari 2004 in werking zijnde wet Poortwachter gunstig beïnvloed. Er kwamen geen signalen vanuit de achterban en medewerkers lijken goed in te spelen op de nieuwe wetgeving.
�
-
O N D E R N E M I N G S R A A D
P R - c o m m i s s i e Visie In het afgelopen jaar werd er een duidelijke visie ontwikkeld met betrekking tot de communicatie met de Raad van Bestuur, de circuitmanagers, de hoofden stafafdeling en de achterban. Het leek een algemeen adagium, maar netwerken en het tot stand brengen van tweerichtingsverkeer met de ‘zeggenschap’ in organisatie was voor de OR een tamelijk onbekend terrein. Communiceren met de achterban daarentegen was vanzelfsprekend. In een organisatie als de onze, die steeds in beweging is en waar ontzettend veel informatie wordt uitgewisseld is het echter van belang deze informatie-uitwisseling vice-versa goed te onderhouden, zodat de OR in staat is haar achterban adequaat op de hoogte te houden van de actuele stand van zaken. Betrokken leidinggevenden zijn vervolgens beter in staat om hierop in te spelen en kennis te nemen van hetgeen op de werkvloer leeft. De organisatie is er uiteindelijk mee gediend en dat is één van de doelstellingen van de OR. OR-website In 2004 zijn voorbereidingen getroffen voor het ontwikkelen van een eigen OR-website. In het voorjaar 2005 moet de eigen website definitief gestalte krijgen, zodat via de intranet van Mediant de achterban over de meest actuele informatie aangaande OR-zaken kan beschikken. Communicatie met de achterban - OR-Journaal Het OR-Journaal heeft in 2004 geleid tot veel positieve reacties. Het blijkt voor de OR een goed middel de achterban te informeren over alles wat gaande is. - OR-verslagen en verslagen van de overlegvergaderingen met de Raad van Bestuur: Het aantal abonnementhouders werd in 2004 uitgebreid en dit toonde aan dat er levendige belangstelling vanuit de achterban is, waar we blij mee zijn. - Voorlichting aan nieuwe medewerkers: Via de maandelijkse voorlichting werden nieuwe medewerkers op de hoogte gebracht van de positie van de OR in de organisatie en ingelicht over het werkterrein van de ondernemingsraad. - Achterbanvergadering Aan de achterbanvergadering van 2004 werd het thema ‘Arbo’ verbonden. Het was de eerste keer dat een themagebonden bijeenkomst werd georganiseerd. Er werd aan de hand van stellingen gediscussieerd met een arbo-panel, bestaande uit de arbo-arts, de arbo-coördinator en de reïntegratiecoördinator over onderwerpen als ziekteverzuim en reïntegratie. Er werd uitgebreid van gedachten gewisseld over de rol van de medewerkers, de bedrijfsarts en de leidinggevende in dergelijke processen. Er kwamen naderhand veel positieve reacties vanuit de achterban en we konden dan ook spreken van een groot succes.
79 On d e r ne m ing s r a a d
B I J L A G E
B I J L A G E
On d e r ne m ing s r a a d
80
-
O N D E R N E M I N G S R A A D
Werving nieuwe OR-leden De OR was nog steeds niet voltallig in 2004. Het bleek lastig de openstaande zetels te bezetten. Overigens was dit een landelijk beeld, waarop Mediant dus geen uitzondering vormt. Er hebben wel een aantal medewerkers belangstelling getoond voor het OR-lidmaatschap. De werving zal onverminderd voortgaan, met als streven de overgebleven 3 zetels te bezetten. Ten slotte . . . Eén van de speerpunten van de ondernemingsraad is binnen Mediant beleid te bevorderen om bevoegd- en verantwoordelijkheden, waar mogelijk, lager in de organisatie te leggen. Dit heeft ook gevolgen voor de medezeggenschap. Om de medezeggenschap dichter bij de werknemers te brengen, beraadt de OR zich op een eventuele nieuwe organisatie met een onderdeelcommissiestructuur. Concreet betekent dit een (kleinere) centrale ondernemingsraad en per circuit of stafafdeling een onderdeelcommissie. Met een nieuw werkplan, met een aantal nieuwe OR-leden, kortom met nieuw elan zullen de inspanningen van de ondernemingsraad ook in 2005 wederom zijn gericht op het overbruggen van ‘schijnbare’ tegenstellingen. Want willen we ook dan niet met z’n allen met plezier naar ons werk gaan in een gezonde organisatie?
�
Colofon Voor meer exemplaren van dit jaarverslag kunt u contact opnemen met het secretariaat van de Raad van Bestuur, telefoon (053) 475 55 01 Concept, fotografie en uitvoering Studio Beerens B.V., Hengelo; De Beeldmakers Druk Van Marle Grafische Bedrijven, Hengelo Tekst Mediant Geestelijke Gezondheidszorg, Enschede Eindredactie M.J.W. Vaanhold ALG/001 Mei 2005
—